BAB 4 RANCANGAN SISTEM
4.1 Business Blueprint 4.1.1 Analisis Kebutuhan Penyusunan business blueprint oleh tim didasarkan terhadap segala bentuk kebutuhan dari PT. J. Business blueprint yang dikembangkan sebagai upaya untuk menjawab gap yang ada antara sistem pada proses bisnis berjalan serta sistem pada proses bisnis ERP yang akan diterapkan. Berikut merupakan analisis kebutuhan berdasarkan modul yang telah dilakukan oleh tim seputar proses bisnis yang berjalan pada PT. J saat ini dengan mempertimbangkannya pada:
Production Planning • Dibutuhkannya traceability yang digunakan untuk penelusuran pemakaian material maupun gilingan secara aktual dari material finished goods maupun semi finished goods pada suatu production order. Dimana pada sistem sebelumnya setiap hasil output produksi yang dikirim ke gudang tidak berdasarkan manufacture order. • Dibutuhkan kontrol sistem terhadap perhitungan jatah material dalam suatu proses produksi yang mana pada sistem berjalan menggunakan form MR (Material Request) yang dibuat oleh PPIC secara manual. • Kebutuhan akan laporan efisiensi material dan efisiensi produksi per production order dimana pada sistem sebelumnya hanya dapat dibuat laporan bulanan per mesin, 159
160 sehingga nantinya akan digunakan production order di dalam sistem sebagai acuan dalam seluruh aktivitas production execution. • Perhitungan kebutuhan material yang dulu dilakukan secara manual oleh PPIC dengan menggunakan spreadsheet tools terhitung lambat dan sulit untuk dilakukan analisis, karena perlu menarik data stok yang ada di gudang dan future stock dari produksi yang akan berjalan, sehingga dibutuhkan run MRP oleh sistem pada proses bisnis yang akan berjalan di SAP. • Kebutuhan untuk melakukan aktivitas evaluasi CRP (Capacity Requirement Planning) dalam perhitungan kapasitas produksi, dimana tidak dapat dilakukan pada sistem berjalan karena tidak adanya standard process maupun data-data lain yang dibutuhkan sebagai bahan analisis perhitungan kapasitas, sehingga data-data yang terkait dengan perhitungan evaluasi kapasitas akan di-maintain dalam master data.
Material Management • Material hasil campuran resin dan masterbatch (mixing material) di gudang tetap dianggap sebagai stok dari resin dan masterbatch secara terpisah, sehingga diperlukan mixing material di dalam sistem guna mengontrol stok hasil campuran resin dan masterbatch. • Proses berjalan tidak dapat meng-cover material-material yang dibutuhkan untuk konsumsi pada proses produksi. Hal ini dipicu oleh tidak terintegrasinya proses produksi dengan sistem stok pada gudang. Masalah ini mengakibatkan redundant activity dari pihak produksi dalam mengidentifikasi material-material untuk dikonsumsi dan dari pihak gudang yang mengidentifikasi ulang material-material
161 tersebut. Rentan pula kesalahan yang terjadi mengingat banyaknya material yang dimaintain di gudang. • Proses pengelolaan stok yang dipicu dari aktivitas pengeluaran maupun penerimaan barang pada bagian logistik, tidak dapat menyentuh hingga pada level rak. Sehingga pada proses berjalan, stok material pada lokasi rak tertentu tidak dapat dikontrol oleh bagian logistik. Hal ini menyebabkan terjadinya tumpang tindih stok pada rak-rak tertentu di gudang. Selain itu, tidak dapat diketahui umur suatu material yang ada di gudang karena tidak terdapat rincian yang jelas atas identitas suatu material. Sehingga pada proses berjalan, identitas material akan diketahui secara detail dikarenakan informasi dari stok akan dirinci hingga pada level rak. • Laporan Inventory Aging yang terdapat pada proses berjalan dikembangkan dengan aplikasi Office dengan sistem First-in-First-out. Sistem ini tentu tidak akurat karena umur material tidak terdefinisi dengan sempurna. Karena itu pada proses nanti akan dikembangkan laporan Inventory Aging dengan identifikasi umur barang berdasarkan konsumsi barang yang benar-benar dipakai pada keadaan sebenarnya.
Financial Accounting • Pada proses bisnis yang lama saat menggunakan software aplikasi ACCPAC tidak terdapat integrasi antara modul logistik dan modul financial accounting yang menyebabkan proses penerimaan tagihan dari vendor, perlu memasukkan ulang data material-material yang dibeli secara manual tanpa bisa memasukkan nomor dokumen purchase order, berbeda dengan SAP yang bisa mengintegrasikan purchase order dengan penerimaan invoice. Pada saat melakukan proses pembayaran/bank
162 reconciliation, tidak terdapat informasi mengenai invoice yang akan dibayar, sehingga tidak terdapat istilah open item vendor pada aplikasi ACCPAC, sedangkan pada SAP terdapat istilah open item vendor yang berfungsi untuk menunjukkan invoice dari vendor yang belum dibayar. • Dibutuhkan sistem yang dapat melakukan penjurnalan secara real time, karena pada sistem yang berjalan saat ini proses penjurnalan tidak bersifat real time, contohnya adalah tidak terjadi penjurnalan saat barang diterima dari vendor dan masuk ke gudang logistik, penjurnalan dilakukan saat invoice dari vendor diterima oleh bagian account payable. Jurnal yang terbentuk: Db
Inventory Cr
A/P
Sedangkan pada SAP, pada saat barang diterima dan masuk ke gudang logistik, langsung dilakukan penjurnalan, tanpa harus menunggu adanya invoice dari vendor, jurnal yang terbentuk: Db Inventory Cr
Gr/Ir clearing
Pada saat invoice diterima, jurnal yang terbentuk: Db
Gr/Ir Clearing Cr
A/P
Contoh lainnya adalah proses penjurnalan rekonsiliasi bank pada sistem yang berjalan saat ini dilakukan pada saat closing akhir bulan, semua rekening koran pada periode berjalan ditampung dahulu dan saat closing akhir bulan maka semuanya akan di jurnal secara bersama, jurnal yang terbentuk: Db
A/P
163 Cr
Cash in Bank
Berbeda dengan SAP, karena SAP memiliki proses rekonsiliasi bank yang secara otomatis akan menciptakan jurnal sehingga setiap terjadi proses rekonsiliasi bank akan terbentuk jurnal sebagai berikut. Saat mengeluarkan cek/giro/transfer: Db
A/P Cr
Bank Outgoing Clearing
Saat menerima rekening koran: Db
Bank Outgoing Clearing Cr
Cash In Bank
• Dibutuhkan sistem yang dapat mendukung pencatatan informasi pada dokumen pembelian barang/purchase order untuk mengatasi pekerjaan manual untuk mencari data yang berkaitan dengan pembelian barang dari vendor. Pada sistem yang berjalan saat ini, saat akan dilakukan proses pengakuan invoice dari vendor, bagian account payable harus mencari kembali purchase order yang dibuat sebelumnya untuk memberikan informasi bahwa invoice tersebut untuk menagih pembelian atas purchase order yang mana. Sedangkan pada sistem SAP, alur dari proses pembelian dapat terlihat dengan jelas pada purchase order, termasuk proses penerimaan barang, dan proses pengakuan invoice-nya.
Dari sekian analisis yang dilakukan tim, maka disusunlah business blueprint yang mencakup pada modul Production Planning, Material Management serta Financial Accounting.
164 Business blueprint yang dikembangkan ini diharapkan dapat menjawab gap yang ada antara proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. J dengan proses bisnis baru yang akan diimplementasikan.
4.1.2 Pengenalan Business Blueprint Pembuatan Business Blueprint merupakan fase yang dilakukan setelah proses Project Preparation selesai dilakukan. Proses pembuatan Business Blueprint harus dibuat berdasarkan requirement dari PT. J. Requirement didapat dari hasil interview (Question & Answer) yang dilakukan oleh tim proyek terhadap business process owner dari PT. J. Pada Business Blueprint kali ini, proses dibagi menjadi tiga tahap, yakni pemetaan enterprise structure perusahaan ke dalam sistem SAP. Selain itu juga akan dibahas mengenai Business Scenario dan Business Blueprint yang dikembangkan kepada PT. J.
4.1.3 Pemetaan Enterprise Structure 4.1.3.1 Company Code Company Code adalah sebuah unit organisasi di dalam sebuah financial accounting. Penamaan untuk Company Code pada PT. J adalah JEXP.
4.1.3.2 Plant PT. J mempunyai tiga buah plant yg berada di bawah company code JEXP, yaitu: • JX00: J Head Office
165 • JX01: J Plant 1 • JX02: J Plant 2 • JX03: J Plant 3
4.1.3.3 Storage Location Storage Location yang terdapat pada PT. J dibedakan berdasarkan pada penempatannya, yaitu: Tabel 4.1 Storage Location Plant JX01 JX01 JX02 JX02 JX03 JX03
Storage Location J110 J120 J210 J220 J310 J320
Deskripsi Material & FG/SFG Mixing Material Material & FG/SFG Mixing Material Material & FG/SFG Mixing Material
4.1.3.4 Warehouse Warehouse di masing-masing plant terdiri dari satu warehouse, yaitu: • J01: Warehouse dari Plant 1 • J02: Warehouse dari Plant 2 • J03: Warehouse dari Plant 3
4.1.4 Assignment Semua sistem dalam SAP akan diintegrasikan dan saling mendukung antar satu dengan yang lainnya. Dari sudut pandang struktur organisasi, maka di bawah ini dapat dilihat hubungan antar modul.
166 4.1.4.1 Integrasi Struktur Organisasi Material Management dengan Warehouse Management Pada gambar di bawah ini dapat dilihat hubungan antar struktur organisasi Material Management dan Warehouse Management: C L IE N T W a re h o u s e N um ber
C om pany C ode
P u r c h a s in g O r g a n iz a t io n
S to ra g e T y p e
S to ra g e T y p e
S to ra g e S e c t io n
S to ra g e S e c tio n
S to r a g e B in
S to r a g e B in
B a tc h
M a te ria l
P la n t
S to ra g e L o c a tio n
S to ra g e L o c a tio n
B a tc h
M a te r ia l
M a te r ia l M a n a g e m e n t
W a re h o u s e M a n a g e m e n t
Gambar 4.1 Hubungan struktur organisasi MM dan WM
4.1.4.2 Integrasi Struktur Organisasi Material Management dengan Production Planning Pada gambar di bawah ini dapat dilihat hubungan antar struktur organisasi Material Management dan Production Planning: C L IE N T
C om pany C ode
P u rc h a s in g O rg a n iz a tio n
P la n t
M R P C o n tro lle r
S to ra g e L o c a tio n
S to ra g e L o c a tio n
B a tc h
M a te ria l
M a t e r ia l M a n a g e m e n t
W o rk C e n te r
W o rk C e n te r
P r o d u c t io n P la n n in g
Gambar 4.2 Hubungan struktur organisasi MM dan PP
167 4.1.4.3 Integrasi struktur organisasi Material Management dengan Financial Controlling Pada gambar di bawah ini dapat dilihat hubungan antar struktur organisasi Material Management dan Financial Controlling: C L IE N T C lie n t C o n t r o l l in g A re a
C om pany P u r c h a s in g O r g a n iz a t i o n
P la n t
C om pany C ode
S to ra g e L o c a tio n
S to ra g e L o c a tio n
B a tc h
M a te r ia l
M a te r ia l M a n a g e m e n t
B u s in e s s A r e a
P r o fit C e n te r
C o s t C e n te r
F in a n c ia l & A c c o u n tin g
Gambar 4.3 Hubungan struktur organisasi MM dan FI/CO
4.1.5 Detail Rancangan Secara rinci mengenai SAP Organizational Structure di PT. J dapat dilihat dari tabel berikut ini: Tabel 4.2 Rincian Organizational Structure pada PT. J SAP org. unit Company Code
Business area
Description of usage in SAP Didefinisikan sebagai suatu legal entity dalam satu perusahaan. Semua transaksi akuntansi dalam sistem SAP dilakukan dalam sebuah company code. Balance sheet dan profit and loss statement akan dibuat untuk setiap company code. Didefiniskan sebagai satu unit bisnis dalam satu company code dimana
Background PT. J merupakan perusahaan plastik terkemuka di asia tenggara.
Bagian yang terdapat di dalam JEXP.
SAP code JEXP
PT. J
10 40 50
Packaging Tooth Brush Tube
Description
168 SAP org. unit
Plant
Valuation area
Purchasing organisation
Purchasing group
Description of usage in SAP balance sheet dan profit and loss statement dapat dipersiapkan. Merupakan tempat dimana material atau jasa tersedia. Plant didefinisikan sebagai organisasi tertinggi dalam company code yang berhubungan dengan logistik dan pembelian. Beberapa plant di-assign ke satu company code. Level dimana stok dinilai pada level Plant atau pada level Company Code.
Didefinisikan sebagai unit organisasi yang bertanggung jawab terhadap proses pembelian. Satu Purchasing Organization dapat bertanggung jawab untuk beberapa Plant. Purchasing organization bertanggung jawab terhadap proses negosiasi dengan kondisi-kondisi tertentu dengan vendor. Didefinisikan sebagai orang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab terhadap purchasing. Purchasing group merupakan bagian dari purchasing organization.
Background
SAP code
Description
Terdapat tiga plant saat ini yang bernaung di bawah JEXP.
JX00 JX01 JX02 JX03
J Head Office J Plant 1 J Plant 2 J Plant 3
Jika Business Area JEXP dihubungkan dengan satu plant maka sebaiknya valuation area di level plant sehingga definisi dari valuation area akan sama dengan plant. PT. J akan menggunakan satu Purchasing Organization yang akan di-assign ke Plant dan ke Company Code.
JX00 JX01 JX02 JX03
J Head Office J Plant 1 J Plant 2 J Plant 3
JEXP
PT. J
002
Resin
Jadi nama yang dimiliki sama dengan Company Code. PT. J membagi purchasing group berdasarkan kelompok material.
169 SAP org. unit Storage Location
Warehouse
Description of usage in SAP
Background
SAP code J110 J120 J210F J220 J310 J320F
Description
Didefinisikan sebagai lokasi fisik (misalnya gudang) dalam satu gudang. Material akan disimpan dalam satu storage location.
Storage location digunakan untuk menunjukkan area fisik dalam satu gudang. Material akan didefinisikan per Storage Location.
Warehouse Management (WM) merupakan satu gudang secara fisik yang lengkap akan didefinisikan dalam satu warehouse number. Pendefinisian warehouse number dapat berupa warehouse building yang berbentuk lokasi gudang yang lengkap.
Tiap plant diwakili J01KJ oleh masing-masing KJHJ J02G warehouse. FGF J03
Gudang Utama J Plant 1 Gudang Utama J Plant 2 Gudang Utama J Plant 3
Storage type di JEXP di mantain di tiap-tiap area.
010IL IOI U 011O IOIU I 100I OUI
Gudang 1 Finished Goods
101T Y 901 YUT Y 902Y UTY
Production Area
Mat & FG/SFG Mixing Material Mat & FG/SFG Mixing Material Mat & FG/SFG Mixing Material
SAP merekomendasikan satu warehouse number untuk setiap group storage area atau satu gudang (warehousing complex) dalam satu area geografis yang sama.
Storage Type
Jika lokasi gudang berada dalam lokasi yang berbeda maka sebaiknya dibuat dalam warehouse number yang berbeda. Storage type merupakan suatu storage area, warehouse facility, atau warehouse zone yang didefinisikan dalam Warehouse Management (WM) dalam satu warehouse number. Hal ini merupakan sebuah lokasi fisik atau logical dari satu warehouse complex yang mempunyai karakteristik teknis dari satu warehouse, space yang digunakan, Dalam satu
Gudang 1 Raw Materials Production Supply
GR Area for Production GR Area External Rcpts
170 SAP org. unit
Description of usage in SAP
SAP code 904H
Background
storage type akan mempunyai beberapa storage bins.
Storage Bin
Storage type secara umum mempunyai storage spaces atau slots. Dalam Warehouse Management disebut storage bin.
914df sfsdfd sfds PT. J mengunakan struktur bin : ACNNCNNCCC
Description Returns GI Area Production Orders Automatic Numbering
Contoh: A-01-01
Storage bin merupakan unit space paling kecil dalam satu warehouse. Posisi material dalam warehouse management akan digambarkan pada storage bin.
Sedangkan struktur bin yang akan diimplementasi di PT. J adalah sebagai berikut: Tabel 4.3 Storage Bin Company Code
Plant
Storage Location
Warehouse
Bin
Storage type
To H-12-04
J110 J120 JEXP
JX01
J150
J170 J210 J220 JX02
J250
J02
J260 J270 J310 J320 JEXP
JX03
J350 J360 J370
A-01-01
011
A-01-01
015
A-01-01
010
A-01-01
011
A-01-01
015
A-01-01
010
A-01-01
011
A-01-01
015
A-01-01
F-11-05
J01
J160
JEXP
010
J03
171 4.1.6 Pemetaan Berdasarkan Modul 4.1.6.1 Pemetaan Pada Modul Production Planning 4.1.6.1.1 Master Data 4.1.6.1.1.1 Bill of Material Bill of Material (BOM) adalah daftar dari material-material (komponen) yang dibutuhkan untuk membuat suatu semi finished goods atau finished goods yang ada dalam suatu plant. Daftar tersebut memuat material number dari setiap komponen, jumlah dan satuannya. BOM akan digunakan di beberapa area di SAP antara lain: - Product Costing Salah satu komponen utama yang diperhitungkan pada saat menghitung standard cost dari suatu produk adalah biaya komponen. Biaya komponen ini dihitung berdasarkan banyaknya komponen yang digunakan untuk membentuk suatu produk dikalikan dengan harga dari komponen tersebut. - Material Requirement Planning Pada saat perhitungan perencanaan kebutuhan komponen, maka sistem akan melakukan perhitungan kebutuhan berdasarkan bill of material dari produk tersebut. - Production Order Di dalam production order terdapat beberapa informasi yang dibutuhkan untuk melakukan suatu proses produksi, salah satunya adalah component overview. Component Overview adalah list component yang digunakan untuk melakukan proses produksi. List component ini diperoleh dari data bill of material.
172 4.1.6.1.1.1.1 BOM Usage BOM Usage adalah tipe penggunaan dari suatu BOM. Usage dari bill of material yang digunakan adalah Production. Tipe usage ini menandakan bahwa bill of material telah siap digunakan untuk proses mass production.
4.1.6.1.1.1.2 Base Quantity Base quantity pada BOM adalah jumlah yang dijadikan sebagai dasar perhitungan dari bill of material. Base quantity dari semi finished goods dan finished goods adalah Quantity standard packing dari produk dalam satu karton box. Apabila terdapat finished goods (FG) yang menggunakan packaging yang sama dengan semi finished goods (SFG) dan masih perlu penambahan packaging. Maka base unit quantity adalah perkalian antara quantity standard packing SFG dan FG.
Contoh perhitungan base quantity pada BOM: Semi finished goods (SFG) dengan standard packing 200 pc/box dan finished goods (FG) dengan standard packing 150 pc/box. Base unit quantity untuk FG adalah 150 dikali dengan 200 menjadi 30.000 pc. Untuk quantity item dari packaging adalah 200 pc dikurangi dengan 150 pc, sehingga menjadi 50 pc. Jadi, untuk setiap produksi FG sebanyak 30.000 pc, maka dibutuhkan packaging sebanyak 200 pc. (150 pc dari packaging SFG dan 50 pc permintaan baru). Dan apabila tidak ada penambahan maka base quantity menggunakan Standard packing dan tidak perlu menambahkan component item untuk packaging di dalam BOM.
173 4.1.6.1.1.1.3 Multi Level BOM
Gambar 4.4 Multi-level BOM
Multi level BOM mempunyai beberapa level komponen. Hal ini digunakan untuk mengetahui secara detail struktur dari setiap komponen tersebut. production order akan terdapat di level finished goods (FG) dan setiap komponen semi finished goods (SFG) yang memiliki component item. Dengan multi level BOM, posisi stok setiap level di dalam sistem dapat di-maintain. Tabel 4.4 Rincian Multi level BOM pada level finished goods Produk
Komponen
Cap/botol
FG (Cap / Botol) Æ SFG (Cap Blank / Botol Blank) Æ Mixing Æ Pure & Masterbatch
Round tube
FG (Tube) Æ SFG (Cap & Tube) Æ Tube decoration Æ Tube heading Æ Sleeve Æ Pure & Masterbatch
Oval tube
FG (Tube) Æ SFG (Cap & Tube) Æ Tube heading Æ Tube deco Æ Sleeve Æ Pure & Mastebatch
Toot brush (display box) Tooth brush multipack
FG (SET) Æ SFG TB head sleeve Æ SFG handle Æ Mixing Æ Pure & Mastebatch FG (SET) Æ SFG TB Head Æ SFG handle Æ Mixing Æ Pure & Mastebatch (FG (SET) Æ SFG TB Head Æ SFG handle Æ Mixing Æ Pure & Mastebatch
Tooth brush promo
174 4.1.6.1.1.2 Work Center Work center merupakan suatu unit kerja di dalam production plant yang melakukan suatu aktivitas produksi. Work center akan digunakan di dalam routing untuk menerangkan unit kerja yang digunakan pada setiap operation.
4.1.6.1.1.2.1 Work Center Category Setiap work center dikelompokan sesuai dengan work center category. Jenis kategori dibedakan menurut karakteristik dari setiap work center. Tabel 4.5 Work center category Work center category
Description of the work center category
J001
Process with mould
J002
Process without mould
Keterangan Kategori J001 digunakan untuk mengelompokkan unit kerja yang menggunakan mould. Contohnya untuk mesin injection dan blow. Kategori J002 digunakan untuk mengelompokkan unit kerja tanpa mould. Contohnya untuk mesin decoration dan capper.
4.1.6.1.1.2.2 Standard Value Key Formula Standard value key formula mendefinisikan nilai standar dari suatu work center. Standard value key yang digunakan pada PT. J adalah ZJEX. Parameter-parameter yang terdapat dalam standard value key akan muncul pada standard value overview pada work center, dan pada saat konfirmasi produksi.
175 Tabel 4.6 Standard value key Standard value key
Text
Parameters
ZJEX
PT. J Standard Value
SAP_01 SAP_02 SAP_03 SAP_04
Key word for parameter ID Setup Process Labor Tear Down
4.1.6.1.1.2.3 Setup type key Setup type key didefinisikan untuk pembagian jenis scrapping berdasarkan plant dan proses produksi pada suatu work center. Ketika salah setup type key di-assign pada suatu work center, maka scrapping reason untuk setup type key tersebut akan tampil saat melakukan pelaporan konfirmasi hasil produksi. Tabel 4.7 Setup type key Plant JX01 JX01 JX01 JX01 JX01 JX01 JX02 JX02 JX02 JX02 JX02 JX02 JX03 JX03
Setup Type Key A B C D E F A B C D E F A B
Deskripsi Reason type Blow Reason type Decoration Reason type Tufting Reason type Widatra Reason type Injection Reason type Otsuka Reason type Blow Reason type Decoration Reason type Tufting Reason type Widatra Reason type Injection Reason type Otsuka Reason type Sleeve & Header Reason type Decoration
176
4.1.6.1.1.2.4 Person Responsible Person responsible adalah suatu grup yang bertanggung jawab terhadap suatu work center. Tabel 4.8 Person Responsible Person Responsible B01 B02 B03 I01 IB1 IS1 D01 I01 I02 I03 I04 TB1 TB2 T01
Plant JX01 JX01 JX01 JX01 JX01 JX01 JX01 JX02 JX02 JX02 JX02 JX02 JX02 JX03
4.1.6.1.1.2.5
Remark BLOW 1 BLOW 2 BLOW 3 INJECTION INJ.BLOW ISBM DECORATION INJECTION 1 INJECTION 2 INJECTION 3 INJ.MEDC TB.HANDLE TB.TUFTING TUBE
Location
Location merupakan lokasi fisik dari suatu work center. Pendefinisian location dibagi per plant. Tabel 4.9 Location Plant JX01 JX02 JX03
Location BANGUNAN 1 BANGUNAN 1 BANGUNAN 1
Remark BANGUNAN 1 JX01 BANGUNAN 1 JX02 BANGUNAN 1 JX03
177 4.1.6.1.1.2.6 Supply Area Supply area adalah area produksi yang men-supply kebutuhan material untuk work center. Supply area dibagi berdasarkan group yang bertanggung jawab terhadap stok material yang ada di setiap area produksi. Tabel 4.10 Supply area Plant JX01 JX01 JX01 JX01 JX01 JX01 JX01 JX02 JX02 JX02 JX02 JX02 JX02 JX03
Supply Area B01 B02 B03 I01 IB1 IS1 D01 I01 I02 I03 I04 TH1 TT1 TB1
Remark BLOW 1 BLOW 2 BLOW 3 INJECTION INJ.BLOW ISBM DECORATION INJECTION 1 INJECTION 2 INJECTION 3 INJ.MEDC TB.HANDLE TB.TUFTING TUBE
4.1.6.1.1.2.7 Shift Sequence Shift sequence menerangkan urutan jam kerja dari suatu work center. Shift sequence akan mempengaruhi kapasitas yang dimiliki oleh work center tersebut. Tabel 4.11 Shift sequence Sequence
SHS1
SHS2
Description
7 Days 3 Shift
6 Days 3 Shift Normal (Non Break)
Working Days 7
6
Shift
Working Hour
1
07:00 – 15:00
2
15:00 – 23:00
3
23:00 – 07:00
1
07:00 – 15:00
2
15:00 – 23:00
3
23:00 – 07:00
Break
178 Sequence
SHS3
SHS4
Description
Working Days
6 Days 3 Shift Normal (Break)
6 Days 3 Shift Pendek (Break)
Shift
6
6
Working Hour
Break
1
07:00 – 15:00
11:00 – 12:00
2
15:00 – 23:00
18:00 – 19:00
3
23:00 – 07:00
00:00 – 01:00
1
07:00 – 15:00
11:00 – 12:00
2
15:00 – 23:00
18:00 – 19:00
3
23:00 – 07:00
00:00 – 01:00
4.1.6.1.1.2.8 Capacity Planner Group Capacity planner group menerangkan grup yang bertanggung jawab atas perencanaan kapasitas dari work suatu center. Tabel 4.12 Capacity Planner Group Plant JX01 JX01 JX01 JX01 JX01 JX01 JX01 JX02 JX02 JX02 JX02 JX02 JX02 JX03
Capacity Planner Group B01 B02 B03 I01 IB1 IS1 D01 I01 I02 I03 I04 TH1 TT1 T01
Remark BLOW 1 BLOW 2 BLOW 3 INJECTION INJ. BLOW ISBM DECORATION INJECTION 1 INJECTION 2 INJECTION 3 INJ.MEDC TB. HANDLE TB. TUFTING TUBE
179 4.1.6.1.1.2.9 Naming Convention Dalam penamaan work center, terdapat beberapa ketentuan yang menjadi dasar penamaan yaitu plant dan jenis work center. Berikut ini tabel rincian tata penamaan work center: Tabel 4.13 Naming convention untuk work center Naming Convention
XXMM-NNN
Description XX= Plant = J1, J2 & J3 MM = Jenis Mesin Contoh : IM (Injection), BM (Blow), DC (Decoration), IS (Injection Stretch Blow), IB (Inject Blow), SB (Stretch Blow), AS (Assembly), RW (Rework), TF(Tufting), SL (Sleeves), HD (Heading) NNN = running number
4.1.6.1.1.3 Routing Routing merupakan master data di dalam modul production planning yang menggambarkan urutan operasi produksi yang harus dilalui untuk memproduksi suatu material. Di dalam routing terkandung data-data yang menerangkan setiap proses tersebut, seperti work center, standard time dari proses, PRT (Production resources tools) dan jenis proses. Routing akan digunakan di beberapa area di SAP antara lain: - Product Costing Salah satu komponen utama yang diperhitungkan pada saat menghitung standard cost dari suatu produk adalah biaya proses. Biaya proses ini dihitung berdasarkan berapa lama proses tersebut dilakukan dan unit kerja apa yang digunakan untuk melakukan proses tersebut.
180 - Capacity requirement planning Pada saat perhitungan perencanaan kebutuhan kapasitas, sistem akan menghitung kebutuhan kapasitas berdasarkan kapasitas tersedia yang terdapat di dalam unit kerja tersebut dibandingkan dengan kebutuhan kapasitas yang terdapat di dalam suatu order. Kebutuhan kapasitas ini dihitung berdasarkan routing yang dimiliki oleh order tersebut. - Production order Di dalam production order terdapat beberapa informasi yang dibutuhkan untuk melakukan suatu proses produksi, salah satunya adalah operation overview adalah urutan proses untuk melakukan proses produksi. Urutan proses tersebut didapat dari routing.
4.1.6.1.1.3.1
Routing Usage
Routing usage adalah tipe penggunaan dari suatu routing. Routing usage yang digunakan adalah production. Tipe usage ini untuk routing yang akan digunakan pada mass production.
4.1.6.1.1.3.2 Control Key Control key akan menentukan jenis proses dari setiap operation yang terdapat di dalam routing. Berikut adalah jenis-jenis proses tersebut: Table 4.14 Control key for operations Control key ZPP1 ZPP2 ZPP3
Control key description Production Process I Production Process II Production Process III
181 Control key ZPP4 ZPP5 ZPQ1 ZPQ2 ZPQ3 ZPQ4 ZPQ5
Control key description Production Process IV Production Process V Quality Checking I Quality Checking II Quality Checking III Quality Checking IV Quality Checking V
Pada tabel 4.14 Menjelaskan control key yang dapat digunakan di dalam routing, berikut penjelasan dari control key berdasarkan pembagiannya pada Inhouse production process dan Quality checking: • Inhouse production process Inhouse production process adalah suatu proses produksi yang dilakukan di dalam plant (inhouse) yang bersangkutan. Inhouse production process akan dibagi ke beberapa control key sesuai urutan proses. (ZPP1 untuk proses pertama, ZPP2 untuk proses kedua, ZPP3 untuk proses ketiga, dan seterusnya) • Quality checking Quality checking adalah suatu proses pengecekan hasil produksi (Pass QA) yang dilakukan oleh QA untuk proses produksi di dalam plant (Inhouse). Quality process akan dibagi ke beberapa control key sesuai dengan urutan proses yang melalui proses quality checking. (ZPQ1 untuk quality checking proses pertama, ZPQ2 untuk quality checking proses kedua, ZPQ3 untuk quality checking proses ketiga, dan seterusnya)
182 4.1.6.1.1.3.3
Standard Value
Standard value menjelaskan value-value yang akan dijadikan standard di dalam routing. Ada beberapa standard value yang dimaintain di dalam routing: - Base quantity adalah quantity yang dijadikan dasar dalam perhitungan di dalam routing. Base quantity adalah hasil produksi dari tiga hari kerja. - Setup adalah lama set up mesin dilakukan. - Machine adalah lama jam mesin dilakukan untuk memproduksi quantity sebesar base quantity. - Labor adalah adalah lama jam yang diperlukan labor dilakukan untuk memproduksi quantity sebesar base quantity. - Tear down adalah lama tear down mesin dilakukan. - Operator adalah jumlah operator dari suatu proses. - Cavity adalah jumlah cavity standar dari suatu mesin. - Station adalah jumlah station dalam satu mesin. - Cycle time/speed (second) adalah cycle time/speed standar dari suatu proses.
183 4.1.6.1.1.4 Production Version Production version
digunakan
untuk
membuat
kombinasi
penggunaan
alternative BOM pada suatu production order.
Gambar 4.5 Production version
4.1.6.1.2 Production Planning 4.1.6.1.2.1 Planning Strategy Planning strategy adalah suatu strategi yang digunakan untuk menentukan langkah-langkah suatu perencanaan produksi di dalam sistem SAP. Setiap jenis planning strategy memiliki langkah-langkah yang berbeda dalam melakukan suatu perencanaan. Suatu kebutuhan adalah sejumlah material yang dibutuhkan dalam jumlah tertentu dan pada waktu tertentu. Planning strategy mewakili suatu prosedur di dalam suatu perencanaan produksi untuk memenuhi kebutuhan. Planning produksi menerangkan bagaimana kebutuhan baik itu berasal dari sales order customer maupun forecast customer diolah menjadi suatu requirement yang nantinya akan dijadikan dasar dalam pembuatan rencana produksi (planned order) dan juga bagaimana perencanaan
184 kebutuhan untuk komponen-komponen pembentuk untuk memenuhi rencana produksi tersebut. Planning strategy yang akan digunakan adalah strategy 40 (Planning with final assembly). Strategi ini dipilih karena sesuai dengan latar belakang perencanaan produksi saat ini, dimana proses produksi selalu di-trigger oleh Sales order. Sales order akan otomatis meng-generate planned order apabila terjadi kekurangan stok. Di dalam strategi ini stok tidak me-reference kepada SO (sales order) tertentu, Jadi stok dari hasil produksi tersebut masih bisa dipakai untuk pengiriman sales order lain. Setiap production order harus disertakan reference number baik sales order regular atau sales order stok. Apabila tujuan produksi itu untuk menggantikan masalah quality, harus disertakan notes di dalam production order tersebut.
4.1.6.1.2.2 MRP Controller MRP Controller adalah seseorang yang memiliki tugas untuk mengontrol pengadaan material di dalam suatu perusahaan. Definisi dari material disini adalah dari material pembentuk sampai dengan semi finished goods dan finished goods. MRP controller ini akan di-assign ke setiap material sehingga setiap material akan dibagi berdasarkan MRP Controller di dalam proses pengadaannya. Tabel 4.15 MRP Controller Plant JX01 JX01 JX02 JX02 JX03 JX03
MRP Controller M01-5 F01-7 M01-5 F01-7 M01-5 F01-7
Remark Component Controller 1 – 5 FG & SFG Controller 1 - 7 Component Controller 1 – 5 FG & SFG Controller 1 - 7 Component Controller 1 – 5 FG & SFG Controller 1 - 7
185 4.1.6.1.2.3 Procurement Type Procurement type adalah suatu indikator yang menerangkan bagaimana pengadaan material tersebut dilakukan. Procurement Type akan di-assign ke setiap material di dalam material master. Beberapa jenis procurement type yang digunakan: Tabel 4.16 Procurement type Procurement Type E F X
Deskripsi Material Inhouse: Material yang pengadaannya dari dalam lewat proses produksi Material Outhouse: Material yang pengadaanya melalui pembelian dari luar Material Inhouse & Outhouse: Material yang pengandaannya dapat melalui proses produksi maupun pembelian dari luar
4.1.6.1.2.4 Activate Requirement Planning Requirement Planning adalah suatu perencanaan kebutuhan material yang dilakukan oleh SAP di dalam suatu perusahaan. Sistem akan menghitung kebutuhan material dengan memperhatikan beberapa faktor antara lain: • Requirement. Requirement adalah kebutuhan suatu barang. Ada dua jenis Requirement yaitu Independent Requirement dan Dependent Requirement. Independent Requirement adalah kebutuhan akan suatu barang yang di-trigger langsung dari Sales Order. Sedangkan Dependent Requirement adalah kebutuhan akan suatu barang yang ditrigger dari Independent Requirement.
186 • Stok Stok yang diperhitungkan adalah Unrestricted Stock yang terdapat di dalam suatu plant. • Future Stock Future Stock adalah stok yang akan diterima di masa yang akan datang baik itu dari proses produksi menggunakan production order atau dari proses pembelian menggunakan purchase order. Sistem akan membuat suatu planned order apabila terjadi kekurangan stok pada saat dilakukan requirement planning. Planned order ini nantinya dapat di-convert sesuai dengan procurement type dari material tersebut.
4.1.6.1.2.5 Capacity Planning Capacity Planning adalah suatu perencanaan untuk mengatur kapasitas produksi yang dibutuhkan untuk memenuhi ketersediaan suatu material melalui proses produksi. Capacity planning terdiri dari dua bagian, antara lain: • Capacity Evaluation Di dalam capacity evaluation, available capacity akan dibandingkan dengan requirement quantity. Sehingga dapat diketahui apakah kapastitas yang dimiliki cukup untuk memenuhi kebutuhan. • Capacity Leveling Tujuan dari capacity leveling adalah untuk mengoptimalkan kapasitas yang ada. Di dalam capacity leveling, planner akan melakukan mapping terhadap schedule dari production order pada suatu work center.
187 4.1.6.1.2.6 Planned Order Converting Planned order converting dilakukan setelah dilakukannya Requirement Planning untuk merubah planned order menjadi production order untuk inhouse procurement atau purchase requisition untuk external procurement.
4.1.6.1.3 Production Execution 4.1.6.1.3.1 Production Order Creation Setiap production order memiliki order type tertentu yang di-define berdasarkan fungsi dari setiap production order. Berikut beberapa order type yang digunakan: Tabel 4.17 Order Type Plant
Order type
Number range
JX01
ZRP1
41000000 – 41499999
JX01
ZRM1
41500000 – 41599999
JX02
ZRP2
42000000 – 42499999
JX02
ZRM2
42500000 – 42599999
JX03
ZRP3
43000000 – 43499999
JX03
ZRM3
43500000 – 43599999
Deksripsi Digunakan untuk Mass Production pada Plant JX01 Digunakan untuk Material Mixing Process pada Plant JX01 Digunakan untuk Mass Production pada Plant JX02 Digunakan untuk Material Mixing Process pada Plant JX02 Digunakan untuk Mass Production pada Plant JX03 Digunakan untuk Material Mixing Process pada Plant JX03
4.1.6.1.3.2 Production Order Release Release Production order harus dilakukan setelah pembuatan production order sebagai tanda bahwa production order tersebut telah siap untuk dilaksanakan realisasinya. Pada saat release dilakukan, maka sistem akan melakukan beberapa aktivitas, antara lain:
188 • Cost Calculation Sistem akan menghitung planned cost dari production order tersebut. planned cost terdiri dari material cost dan process cost yang dihitung berdasarkan component dan operation dari production order tersebut. • Material Availability Sistem akan melakukan pengecekan terhadap ketersediaan material. Pengecekan ini dilakukan oleh sistem dengan membandingkan antara stok yang tersedia dengan material reservation yang ada. Setiap production order yang dibuat akan otomatis membuat suatu material reservation dari komponen-komponen yang dibutuhkan. Sistem akan memberikan pesan warning apabila terdapat kekurangan material. • Capacity Availability Sistem akan melakukan pengecekan terhadap ketersediaan kapasitas produksi. Pengecekan ini dilakukan oleh sistem dengan membandingkan antara kapasitas yang tersedia dengan kapasitas yang dibutuhkan. Sistem akan memberikan warning apabila terdapat kekurangan kapasitas produksi. Setelah dilakukan release terhadap production order, maka planner dapat mencetak form production order, form ini berisi tentang informasi yang berhubungan dengan production order. Form ini diberikan oleh planner sebagai tanda akan dijalankannya suatu proses produksi. Setelah proses produksi selesai, maka form ini harus dikembalikan ke planner sebagai tanda bahwa proses produksi tersebut telah diselesaikan.
189 Berikut contoh dari form production order :
Gambar 4.6 Form Production Order
4.1.6.1.4 Production Goods Movement 4.1.6.1.4.1 Production Replenishment Production replenishment adalah suatu pergerakan material component pembentuk, baik dari warehouse maupun dari area produksi untuk memenuhi kebutuhan dari suatu proses produksi yang akan dilaksanakan. Maksimal quantity yang di-supply sebesar component quantity yang dibutuhkan di production order tersebut. Untuk penambahan jatah, bagian admin produksi harus memberikan informasi kepada planner untuk dibuatkan permintaan tambahan. Setiap
190 pemindahan material untuk production replenisment akan meng-generate dynamic bin di area produksi yang menggambarkan production order number tersebut. Berikut contoh dynamic bin pada production supply yang dibuat secara otomatis setelah planner melakukan release production order:
Gambar 4.7 Transfer material supply to dynamic bin
Pada gambar 4.7 menggambarkan contoh transfer material supply dimana dynamic bin 30000001 pada production supply. Bin 30000001 menerima material dari production area injection dan bin warehouse A-03. Untuk dapat menerima supply, komponen yang dikirim haruslah merupakan komponen yang dijatahkan oleh planner. Sedangkan form yang digunakan untuk mencatat pengebonan material supply dari warehouse ke production area menggunakan bukti pengeluaran barang/material. Bukti pengeluaran barang/material mencatat item component dan quantity untuk production order. Pengebonan supply material tidak dapat melebihi jatah component quantity dari planner. Berikut contoh bukti pengeluaran barang/material:
191
Gambar 4.8 Form bukti pengeluaran barang/material (stock transfer)
4.1.6.1.4.2 Goods Issue to Production Order Goods issue to production order adalah pelaporan penggunaan material component dimana material tersebut akan dikonsumsi ke setiap production order sesuai dengan penggunaan aktual. Hal ini mengakibatkan berkurangnya stok pada production supply dan berubah menjadi biaya di dalam production order yang bersangkutan.
192 Form yang digunakan untuk mencatat transaksi ini adalah form goods issue slip. form ini digunakan sebagai log pemakaian material dari suatu production order. Berikut contoh form goods issue slip:
Gambar 4.9 Form goods issue slip
4.1.6.1.4.3 Goods Receipt Production Order Goods receipt production order dilakukan untuk memunculkan stok hasil produksi. Stok akan muncul pada production area seperti blow, injection, stretch blow dan decoration. Goods receipt dilakukan setelah konfirmasi hasil inspeksi oleh bagian quality control dilakukan.
193 Form yang digunakan untuk mencatat transaksi ini adalah bukti pengeluaran barang/material. bukti pengeluaran barang/material digunakan sebagai log hasil produksi dari suatu production order, hasil produksi dicatat berdasarkan hasil konfirmasi dari pass on oleh bagian quality control. Berikut ini contoh bukti pengeluaran barang/material dari produksi ke warehouse untuk serah terima hasil produksi:
Gambar 4.10 Form bukti pengeluaran barang/material (goods receipt)
194 4.1.6.1.5
Production Confirmation
Production Confirmation dilakukan untuk meng-input hasil produksi dan jam pengerjaan dari suatu production order. Salah satu komponen dari production cost adalah process cost. Process cost ini dikalkulasi dari hasil konfirmasi jam pengerjaan dengan activity rate yang terdapat di dalam work center yang digunakan. Problemproblem proses baik yang berhubungan dengan mesin maupun dengan kualitas dapat dicatat dengan melakukan konfirmasi. Berikut adalah jenis-jenis problem yang akan dimaintain di SAP: 1. Problem Proses Problem proses dibagi menjadi dua bagian, yaitu planned break down dan unplanned break down. •
Unplanned break down adalah problem yang berhubungan langsung dengan proses produksi yang sedang berjalan. Tabel 4.18 Unplanned break down Departement yang bertanggung jawab Engineering Engineering Engineering MPC Production Production Production
•
Problem Utility MC Tool & Mould Material Preparation Setup Startup Process
Planned break down adalah problem yang tidak behubungan dengan proses produksi yang sedang berjalan.
195 Tabel 4.19 Planned break down Departement yang bertanggung jawab Engineering Engineering Sales Logistic -
Problem Preventive Maintenance PLN No Order Material Support Holiday Trial
2. Problem Quality Problem quality adalah problem yang berhubungan dengan kualitas produk. Berikut ini merupakan macam-macam reason untuk reject produksi berdasarkan pada plant dan setup type key yang telah di-define pada work center. Tabel 4.20 Reason type for scrapping Plant
Reason type
Deskripsi
JX01, JX02
A001
Amandel
JX01, JX02
A002
Appearance berkabut
JX01, JX02
A003
Appearance ngombak
JX01, JX02
A004
Berat < Standard
JX01, JX02
A005
Berat > Standard
JX01, JX02
A006
Bercak-bercak putih
JX01, JX02
A007
Bintik hitam
JX01, JX02
A008
Bocor
JX01, JX02
A009
Body cekung
JX01, JX02
A010
Body cembung
JX01, JX02
A011
Body miring
JX01, JX02
A012
Body neck bengkok
JX01, JX02
A013
Bottom nerawang
JX01, JX02
A014
Bottom berlubang
JX01, JX02
A015
Body cacat
JX01, JX02
A016
Cuwil
JX01, JX02
A017
Deform
JX01, JX02
A018
Dinding tebal tipis
JX01, JX02
A019
F. Snap < Standard
196 Plant
Reason type
Deskripsi
JX01, JX02
A020
F. Snap > Standard
JX01, JX02
A021
Flash
JX01, JX02
A022
Garis buram/material
JX01, JX02
A023
Garis kilap
JX01, JX02
A024
Garis tajam
JX01, JX02
A025
Garis patah
JX01, JX02
A026
Garis sisik
JX01, JX02
A027
Garis warna
JX01, JX02
A028
Gigi selip/kiyep
JX01, JX02
A029
Hole buntu
JX01, JX02
A030
Isi kurang
JX01, JX02
A031
Jetting
JX01, JX02
A032
Kolaps
JX01, JX02
A033
Kondensasi
JX01, JX02
A034
Kotor bekas air
JX01, JX02
A035
Kotor debu
JX01, JX02
A036
Kotor material
JX01, JX02
A037
Kotor oli/fat
JX01, JX02
A038
Korosif
JX01, JX02
A039
Label geser
JX01, JX02
A040
Label kurang lengket
JX01, JX02
A041
Melipat
JX01, JX02
A042
Mulut tidak press
JX01, JX02
A043
Mentil
JX01, JX02
A044
Neck bolong
JX01, JX02
A045
Ø Bore < Standard
JX01, JX02
A046
Ø Bore > Standard
JX01, JX02
A047
Ø Oval
JX01, JX02
A048
Ø Snap < Standard
JX01, JX02
A049
Ø Snap > Standard
JX01, JX02
A050
Passing cap dol
JX01, JX02
A051
Passing cap gap
JX01, JX02
A052
Passing cap miring
JX01, JX02
A053
Passing cap selip
JX01, JX02
A054
Passing cap seret
JX01, JX02
A055
Pecah
JX01, JX02
A056
Pundak nrawang
197 Plant
Reason type
Deskripsi
JX01, JX02
A057
PL kasar
JX01, JX02
A058
PL nrawang
JX01, JX02
A059
Pori-pori kasar
JX01, JX02
A060
Salah isi
JX01, JX02
A061
Salah label
JX01, JX02
A062
Stabilitas goyang
JX01, JX02
A063
Tebal bibir botol tebal tipis
JX01, JX02
A064
Tebal body > Standard
JX01, JX02
A065
Tebal body < Standard
JX01, JX02
A066
Tinggi neck < Standard
JX01, JX02
A067
Tinggi neck > Standard
JX01, JX02
A068
Tinggi neck miring
JX01, JX02
A069
Treatment < bersih
JX01, JX02
A070
Treatment krowak
JX01, JX02
A071
Tinggi total < Standard
JX01, JX02
A072
Tinggi total > Standard
JX01, JX02
A073
Volume < Standard
JX01, JX02
A074
Volume > Standard
JX01, JX02
A075
Warna gelap
JX01, JX02
A076
Warna kebiruan
JX01, JX02
A077
Warna kehijauan
JX01, JX02
A078
Warna kemerahan
JX01, JX02
A079
Warna keputihan
JX01, JX02
A080
Warna mangkak
JX01, JX02
A081
Warna nerawang (opacity < std.)
JX01, JX02
A082
Warna terlalu pekat
JX01, JX02
A083
Warna variable
JX01, JX02
A084
Welding tipis
JX01, JX02
B001
Bercak-bercak putih
JX01, JX02
B002
Gradasi belang-belang
JX01, JX02
B003
Isi kurang
JX01, JX02
B004
Kotor stamping
JX01, JX02
B005
Kotor cat/ tinta
JX01, JX02
B006
Label bubble
JX01, JX02
B007
Label geser
JX01, JX02
B008
Label kurang lengket
JX01, JX02
B009
Layout terlalu naik
198 Plant
Reason type
Deskripsi
JX01, JX02
B010
Layout terlalu turun
JX01, JX02
B011
Print blobor
JX01, JX02
B012
Print selip
JX01, JX02
B013
Print hilang/putus
JX01, JX02
B014
Print tipis
JX01, JX02
B015
Print menumpuk
JX01, JX02
B016
Salah isi
JX01, JX02
B017
Salah label
JX01, JX02
B018
Scratch test mengelupas
JX01, JX02
B019
Stamping krowak/pethal
JX01, JX02
B020
Tape test mengelupas
JX01, JX02
C001
Pl handle kasar
JX01, JX02
C002
Handle flash
JX01, JX02
C003
Gate kasar
JX01, JX02
C004
Hole retak
JX01, JX02
C005
Hole buntu
JX01, JX02
C006
App jetting
JX01, JX02
C007
App belang
JX01, JX02
C008
App buble
JX01, JX02
C009
App deform
JX01, JX02
C010
Handle bintik
JX01, JX02
C011
Handle krowak/unmoulded
JX01, JX02
C012
Handle bengkok
JX01, JX02
C013
Jumlah filamen < Standard
JX01, JX02
C014
Jumlah filamen > Standard
JX01, JX02
C015
Salah isi
JX01, JX02
C016
Salah label
JX01, JX02
C017
Stamping pethal
JX01, JX02
C018
Stamping gripis
JX01, JX02
C019
tidak ada stamping
JX01, JX02
C020
Lubang hole tidak terisi penuh
JX01, JX02
C021
kode produksi salah
JX01, JX02
C022
Wrapping sobek
JX01, JX02
C023
Wrapping tidak lengket
JX01, JX02
C024
Isi kurang
JX01, JX02
D001
App bintik hitam
JX01, JX02
D002
App kotor fat
199 Plant JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02
Reason type D003 D004 D005 D006 D007 D008 D009 D010 D011 D012 D013 D014 D015 D016 D017 D018 D019 D020 D021 D022 D023 D024 D025 D026 D027 D028 D029 D030 D031 E001 E002 E003 E004
Deskripsi Cap krowak/unmoulded Cap flash Guide joint ( highness ) < standard Guide joint ( highness ) > standard Leak test bocor Netto < standard Netto > standard Ø int of coupling edge < standard Ø int of coupling edge > standard Ø ext of coupling edge < standard Ø ext of coupling edge > standard Ø rubber housing < standard Ø rubber housing > standard Ø Outer Cap housing < standard Ø Outer Cap housing > standard Ø Inner Cap housing < standard Ø Inner Cap housing > standard Ø Outer Cap < standard Ø Outer Cap > standard Ø Rubber side ring < standard Ø Rubber side ring > standard Plastic sealing berlubang Pull off < standart Pull off > standart Rubber.housing(highness) < std Rubber.housing(highness) > std Int.cap.housing(highness) < std Int.cap.housing(highness) > std Tidak ada rubber App Bintik hitam App Beret App Bercak air Belt flash
JX01, JX02
E005
Belt krowak
JX01, JX02
E006
Cap tanpa wadding
JX01, JX02
E007
Cap pecah
JX01, JX02
E008
Cap bubble
JX01, JX02
E009
Engsel putus
JX01, JX02
E010
Engsel retak
200 Plant
Reason type
Deskripsi
JX01, JX02
E011
Engsel flash
JX01, JX02
E012
Engsel selip
JX01, JX02
E013
Engsel berlubang
JX01, JX02
E014
Engsel ada bekas putih
JX01, JX02
E015
Engsel memuai
JX01, JX02
E016
Flip Top renggang
JX01, JX02
E017
Flip Top terbuka
JX01, JX02
E018
Flip Top selip
JX01, JX02
E019
Flip Top krowak/unmoulded
JX01, JX02
E020
Filamen mekar
JX01, JX02
E021
Filamen campur dalam satu hole
JX01, JX02
E022
Filamen nyebrang
JX01, JX02
E023
Gate kasar
JX01, JX02
E024
Gate berambut
JX01, JX02
E025
Gate bolong
JX01, JX02
E026
Gosong
JX01, JX02
E027
Garis kilap
JX01, JX02
E028
Hole cacat
JX01, JX02
E029
Hole Flash
JX01, JX02
E030
Hole buntu
JX01, JX02
E031
Hole retak
JX01, JX02
E032
Isi kurang
JX01, JX02
E033
Jetting
JX01, JX02
E034
Jig hole tidak masuk
JX01, JX02
E035
Jig kepala handle tidak masuk
JX01, JX02
E036
Jml filamen<std dlm satu hole
JX01, JX02
E037
Jml filamen>std dlm satu hole
JX01, JX02
E038
Kotor oli/fat
JX01, JX02
E039
Kotor material
JX01, JX02
E040
Lip ring krowak/unmoulded
JX01, JX02
E041
Lip ring korosif
JX01, JX02
E042
Lip ring flash
JX01, JX02
E043
Lip ring cacat
JX01, JX02
E044
Lip ring ngombak
JX01, JX02
E045
Lay out stamping < standard
JX01, JX02
E046
Lay out stamping > standard
JX01, JX02
E047
Melipat
201 Plant
Reason type
Deskripsi
JX01, JX02
E048
Ngombak
JX01, JX02
E049
Out side flash
JX01, JX02
E050
Out side mekar
JX01, JX02
E051
Passing Cap miring
JX01, JX02
E052
Pin penyok
JX01, JX02
E053
Pin flash
JX01, JX02
E054
Pin ejector nerawang
JX01, JX02
E055
Pin ejector bolong
JX01, JX02
E056
Pin ejector Flash
JX01, JX02
E057
PL kasar
JX01, JX02
E058
Pecah
JX01, JX02
E059
Pulling test < std min 25 N
JX01, JX02
E060
Snap mengelupas
JX01, JX02
E061
Seal Melesek
JX01, JX02
E062
Seal putus
JX01, JX02
E063
Stoper flash
JX01, JX02
E064
Salah isi
JX01, JX02
E065
Salah label
JX01, JX02
E066
Top deform
JX01, JX02
E067
Top cacat
JX01, JX02
E068
Tape test stamping mengelupas
JX01, JX02
E069
Tinggi filamen < standard
JX01, JX02
E070
Tinggi filamen > standard
JX01, JX02
E071
Ulir mengelupas
JX01, JX02
E072
Warna nerawang/Transparant
JX01, JX02
E073
Warna gelap
JX01, JX02
E074
Warna kebiruan
JX01, JX02
E075
Warna kehijauan
JX01, JX02
E076
Warna kemerahan
JX01, JX02
E077
Warna keputihan
JX01, JX02
E078
Warna kekuningan
JX01, JX02
E079
Warna terlalu pekat
JX01, JX02
E080
Warna variable
JX01, JX02
E081
Warna mangkak
JX01, JX02
E082
Welding tipis
JX01, JX02
F001
Inner flash
JX01, JX02
F002
Inner Bintik
202 Plant
Reason type
Deskripsi
JX01, JX02
F003
Inner buble
JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX01, JX02 JX03 JX03 JX03 JX03 JX03 JX03
F004 F005 F006 F007 F008 F009 F010 F011 F012 F013 F014 F015 F016 F017 F018 F019 F020 F021 F022 F023 F024 F025 F026 F027 F028 F029 F030 F031 F032 A001 A002 A003 A004 A005 A006
Inner deform Inner cacat Inner unmoulded Inner kurang masuk Gate retak Gate kasar Netto < standard Netto > satandard Outer flash Outer Bintik Outer buble Outer deform Outer cacat Outer unmoulded Ø Bottom flange < standard Ø Bottom flange > standard Ø Cap Insert < standard Ø Cap Insert > standard Height shoulder < standard Height shoulder > standard Total height < standard Total height > sitandard Pull off < standard Pull off > standard Gate kasar Gate ngrambut Tidak ada inner Tidak ada rubber App cacat Bintik hitam Bore buntu Bore flash F snap < standard F snap > standard Garis tajam
JX03
A007
Garis warna
JX03
A008
Header deform
JX03
A009
Header melipat
203 Plant
Reason type
Deskripsi
JX03
A010
Header sobek
JX03
A011
Isi kurang
JX03
A012
collapse
JX03
A013
Kondensasi
JX03
A014
Kotor bagian dalam tube
JX03
A015
Kotor debu
JX03
A016
Kotor material
JX03
A017
Kotor oli/fat
JX03
A018
Leak test bocor
JX03
A019
Light transmision nerawang
JX03
A020
Ø bore < standard
JX03
A021
Ø bore > standard
JX03
A022
Ø snap < standard
JX03
A023
Ø snap > standard
JX03
A024
Sleeve ngerambut
JX03
A025
Tinggi neck < standard
JX03
A026
Tinggi neck > standard
JX03
A027
Tinngi total < standard
JX03
A028
Tinggi total > standard
JX03
A029
Tube berbau tajam
JX03
A030
Unmelting
JX03
A031
Unmoulded
JX03
A032
Warna & Opacity < Opaque
JX03
A033
Warna & Opacity > Opaque
JX03
A034
Warna Upper
JX03
A035
Warna lower
JX03
B001
Bercak-bercak putih
JX03
B002
Eyemark geser
JX03
B003
Gradasi belang-belang
JX03
B004
Gradasi kasar
JX03
B005
Gradasi ngeblok
JX03
B006
Gradasi Putus
JX03
B007
Kotor bagian dalam tube
JX03
B008
Kotor stamping
JX03
B009
Kotor tinta
JX03
B010
Label bubble
JX03
B011
Label geser
204 Plant
Reason type
Deskripsi
JX03
B012
Label peel off
JX03
B013
Layout terlalu naik
JX03
B014
Layout terlalu turun
JX03
B015
Print blobor/bayang
JX03
B016
Print hilang/putus
JX03
B017
Print selip
JX03
B018
Print tipis
JX03
B019
Product tercampur
JX03
B020
Rub test ngelontok
JX03
B021
Salah isi
JX03
B022
Salah label
JX03
B023
Scratch test mengelupas
JX03
B024
Stamping berkerut
JX03
B025
Stamping geripis
JX03
B026
Stamping krowak
JX03
B027
Stamping pelangi
JX03
B028
Tape test mengelupas
JX03
B029
Tube tidak ter-varnish
JX03
B030
Varnish kurang naik
JX03
B031
Varnish rontok
JX03
B032
Varnish tidak rata
JX03
B033
Warna > upper
JX03
B034
Warna < lower
4.1.6.1.6 Closed Production Order Setelah proses produksi dilaksanakan maka production order harus dikembalikan ke planner dan dilanjutkan dengan merubah status production order menjadi TECO (Technically Completed). Status TECO ini akan menghilangkan semua reservation baik material maupun work center yang berhubungan dengan production order tersebut.
205 4.1.6.2 Pemetaan Pada Modul Material Management 4.1.6.2.1 Master Data 4.1.6.2.1.1 Pemetaan Material Type Material dapat juga kita kelompokkan menjadi beberapa jenis seperti material bahan baku (raw material), material suku cadang (spare part), material setengah jadi (semi finish goods), material barang jadi (finished goods), material jasa (service) dan masih banyak lagi jenis yang lain. Di dalam sistem SAP pengelompokkan material seperti tersebut diatas dikenal sebagai pengelompokkan material berdasarkan material type-nya. Fungsi lain dari material type dalam sistem SAP adalah sebagai kontrol untuk menentukan setting urutan view pada saat pembuatan material master. Dengan demikian proses pengisian data dapat dilakukan secara lebih efisien karena sesuai dengan kelompok material type-nya. Seperti yang pernah dicontohkan, untuk material bahan baku dimana kita tidak melakukan proses penjualan maka view untuk proses penjualan (view sales) dapat kita hilangkan karena data tersebut tidak diperlukan. Untuk masingmasing material type kita dapat membuat ketetapan, view mana saja yang akan ditampilkan dalam proses pembuatan material master. Berikut ini data material type yang di-maintain pada PT. J: Tabel 4.21 Material type Material type ROH ZSM ZMIX VERP FERT HALB
Deskripsi Bahan baku utama untuk produksi, contoh: HDPE Bahan pendukung produksi, contoh: masterbatch,tinta Mixing material (resin dan masterbatch) Packaging, contoh: lakban, karton box. Finished Goods, contoh: printed bottle Semi finished goods, contoh: blank bottle
206 Tabel dibawah ini menunjukkan berbagai karakteristik dari material type yang digunakan pada PT. J. Material type tersebut dibuat dengan cara melakukan duplikasi (copy) dari material type standard yang ada dalam sistem SAP. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar bila terjadi perubahan dikemudian hari kita dapat melakukan penyesuaian tanpa harus mengubah bagian standard dari sistem SAP. Tabel 4.22 Material type characteristic Tipe Material + Kode SAP ROH (Bahan baku produksi) SAP Reference code = ROH ZSM (Bahan baku produksi) SAP Reference code = ROH ZMIX (Material Mixing) SAP Reference code = ROH VERP (Packaging) SAP Reference code = VERP FERT (Finish Goods) SAP Reference code = FERT HALB (Finished Goods) SAP Reference code = HALB
View Material Master Basic data , Classification, MRP, Purchasing, Warehouse management, Sales, Storage, Costing, Accounting , Plant stocks, Storage location stocks Basic data , Classification, MRP, Purchasing, Warehouse management, Sales, Storage, Costing, Accounting , Plant stocks, Storage location stocks Work scheduling, Accounting, Classification, MRP, Purchasing, Costing, Basic data, Sales, Plant stocks, Storage location stocks Basic data , Classification, MRP, Purchasing, Warehouse management, Sales, Storage, Costing, Accounting , Plant stocks, Storage location stocks Work scheduling, Accounting, Classification, MRP, Purchasing, Costing, Basic data, Sales, Plant stocks, Storage location stocks Work scheduling, Accounting, Classification, MRP, Purchasing, Costing, Basic data, Sales, Plant stocks, Storage location stocks
Penomoran Keterangan Material Bahan baku Internal Numbering produksi
Internal Numbering
Bahan pendukung produksi
Internal Numbering
Hasil dari mixing material
Internal Numbering
Packaging untuk dikirim ke customer
Internal Numbering
Hasil dari produksi berupa barang jadi Finished Goods Hasil dari produksi berupa barang setengah jadi
Internal Numbering
207 4.1.6.2.1.2 Material Valuation Strategy Setiap pergerakan barang akan dapat menimbulkan perubahan posisi stok material. Sistem SAP akan langsung melakukan update posisi stok begitu pergerakkan material di-posting ke dalam sistem SAP. Bila setiap transaksi dilakukan dengan tepat waktu (real time) maka posisi stok material akan selalu akurat, sebaliknya penundaan posting transaksi menyebabkan tidak sesuainya data di lapangan dengan data posisi stok yang ada pada sistem SAP. Berikut ini rincian perbedaan standard price dan moving average price: Tabel 4.23 Perbedaan Standard Price dengan Moving Average Price
Advantages
Disadvantages
Standard Price (S) Setiap pergerakan material akan dinilai dengan harga yang telah distandarkan dalam satu periode tertentu Variance yang timbul akan dipost ke Price Different account Karena Standard Price disimpan dalam satu periode maka Standard Price tsb tidak menggambarkan actual cost yang terjadi dalam satu periode
Moving Average Price (V) Harga material ini adalah nilai rata-rata yang dihitung dari total nilai inventory dan total quantity stock dari material tersebut. Setiap pergerakan material akan dinilai dengan harga rata-rata tersebut. Tidak ada Price different Account Tidak bisa dijadikan suatu benchmark untuk penilaian performansi dalam jangka waktu yang panjang
4.1.6.2.1.3 Material group Material group merupakan pengelompokan material yang digunakan terutama untuk proses pelaporan. Dari tabel berikut ini akan ditunjukkan data material group untuk masing-masing material type, yang digunakan dalam implementasi di PT. J:
208 Tabel 4.24 Material group No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Material group Code RM01 SM01 SM02 SM03 SM04 SM05 SM06 SM07 SM09 SM11 SM12 SM13 PG01 PG02 PG03 PG04 FG01 FG02 FG03 FG04 SF01 SF02 SF03 SF04
Deskripsi Resin Additive Deep Tube Foil Label Lem Liner Master Batch Material Tinta Produk Aksesoris Roll on Balls Pallet Container Kantong Plastik Karton Box Pengikat Packaging Blow Product Decoration Blow Product Decoration Injection Product Injection Product Blow Product Decoration Blow Product Decoration Injection Product Injection Product
Dalam SAP R/3 System, hubungan material type, material group dan valuation strategy dapat didefinisikan seperti pada tabel di bawah ini: Tabel 4.25 Hubungan material type, material group dan valuation strategy Material type
Description
Material group
Valuation Strategy
ROH
Raw Material
RM01 Resin
Moving Average
ZSM
Secondary Material
SM01 SM02 SM03 SM04 SM05 SM06 SM07 SM09 SM11
Moving Average
Addictive Deep Tube Foil Label Lem Liner Master Batch Material Tinta Produk Aksesoris
209 Material type
Description
ZMIX
Mixing Material
VERP
Packaging
FERT
Finished Goods
HALB
Semi Finished Goods
Material group SM12 Roll on Balls SM13 Pallet MX01 Mixing PG01 PG02 PG03 PG04 FG01 FG02 FG03 FG04 SF01 SF02 SF03 SF04
Container Kantong Plastik Karton Box Pengikat Packaging Blow Product Decoration Blow Product Decoration Injection Product Injection Product Blow Product Decoration Blow Product Decoration Injection Product Injection Product
Valuation Strategy
Moving Average Moving Average
Moving Average/ Standard Price
Moving Average/ Standard Price
4.1.6.2.1.4 Material Number Menggunakan penomoran yang berbeda antar satu dengan yang lainnya untuk setiap material master dalam sistem SAP. PT. J menggunakan internal numbering dalam penomoran material. Tabel 4.26 Penomoran material per material type Kode Tipe Material ROH ZSM ZMIX VERP FERT HALB
Tipe Material Raw Material Secondary Material Mixing Material Packaging Finished Goods Semi Finished Goods
Selang Penomoran No. Awal No. Akhir 10000000 15999999 20000000 29999999 16000000 29999999 30000000 36999999 80000000 89999999 90000000 97999999
Metode Penomoran Internal Internal Internal Internal Internal Internal
210 4.1.6.2.1.5 Unit of Measure Satuan yang digunakan dalam SAP pada dasarnya terdiri atas beberapa macam yaitu: 1. Base Unit Of measure Biasanya digunakan untuk melihat stok yang masih tersedia di gudang. Pada dasarnya setiap material dalam SAP hanya mempunyai satu base unit of measure yang menjadi pedoman dalam hal konversi namun apabila menggunakan satuan lain diluar base unit of measure. Di dalam transaksi, base unit of measure akan menjadi default jika tidak meng-entry apapun pada field satuan. 2. Alternative unit of measure Alternative unit of measure dapat digunakan asalkan telah menyediakan konversi untuk satuan tersebut terhadap satuan dari base unit of measure yang digunakan. 3. Vendor unit of measure/order unit Setiap vendor memiliki satuan tersendiri yang juga harus dikonversikan dengan satuan base unit of measure. Data satuan untuk vendor disimpan pada info record dan setiap melakukan pembelian terhadap vendor tersebut, SAP akan memberikan default satuan sesuai dengan data pada info record. 4. Sales Unit Satuan unit yang digunakan untuk penjualan material. Beberapa alternatif satuan unit dapat didefinisikan untuk satu material dimana faktor konversi berdasarkan base unit of measure. Untuk material yang mempunyai lebih dari satu unit satuan maka harus dibuat konversi terhadap base unit of measure. Tabel berikut ini menunjukkan unit satuan yang digunakan pada PT. J:
211 Tabel 4.27 Unit of Measure Satuan BKS BOX BTG CAN CYL DOZ DRM EA JRG KG KLG LBR LSN LTR M PAK PAL PC PTG PSG RIM ROL SAK SHP SET SHT TUB UNT
Keterangan Bungkus Box Batang Can Cylinder Dus Drum Each (Buah) Jerigen Kilo Gram Kaleng Lembar Lusin Liter Meter Pack Pall Pieces Potong Pasang Rim Roll Zak Shipper Set Sheet Tube Unit
4.1.6.2.1.6 Term of Payments Term of Payments adalah tempo pembayaran yang ada di dalam vendor master data. Term of Payments dihitung dari tanggal invoice (di-input pada field document date). Term of Payments menentukan due date suatu invoice.
212 Tabel 4.28 Term of Payments Term of Payment Z01 Z07 Z120 Z14 Z15 Z18 Z180 Z21 Z30 Z360 Z45 Z50 Z60 Z75 Z90 ZA60 ZA90 ZDPA ZIN1 ZIN2 ZL30 ZL36 ZL60 ZL90 ZLCA ZT14 ZTT
Deskripsi Payable immediately Due net Within 7 days Due net Within 120 days Due net Within 14 days Due net Within 15 days Due net Within 18 days Due net 180 days (6 months) Within 21 days Due net Within 30 days Due net 360 days (12 months) Within 45 days Due net Within 50 days Due net Within 60 days Due net Within 75 days Due net Within 90 days Due net ZDA60 days (2 months) ZDA90 days (3 months) Payable immediately Due net DP 30 %, 45 days 70% DP 20 %, 60 days 80% LC 30 days LC 360 days ( 12 month ) LC 60 days LC 90 days LC at Sight T/T Remitance 14 Day After The B/L Date T/T Before Shipment
4.1.6.2.2 Purchasing Documents PT. J akan menggunakan dokumen pembelian seperti di bawah ini untuk mendukung semua bisnis proses dalam melakukan pembelian: • Purchase Requisitions (PR) • Purchase Order
213 Secara umum purchasing document terdiri dari dua bagian yaitu data header dan data item. Purchase Requisition merupakan suatu pengecualian karena hanya terdiri dari data item saja. Data header berisikan informasi secara umum dari document pembelian dimana data tersebut berlaku untuk seluruh item yang ada. Sedangkan data item berisikan informasi yang secara spesifik berhubungan dengan data item per baris. Sebagai contoh, informasi di PO header berisikan infomasi mengenai company code, purchasing organization, purchasing group dan lain-lain. Data item spesifik mengenai suatu material, kuantitas order yang dipesan, account assignment, item category dan lain-lain.
4.1.6.2.2.1 Purchasing Document Type Digunakan untuk mengelompokkan purchasing document. Tipe dari document akan digunakan untuk mendefinisikan secara spesifik karakteristik dari suatu document dan prosedur yang menghasilkannya. Document Type menyeleksi field yang akan di maintain dalam suatu document yang akan didefinisikan dari type penomorannya. Tabel dibawah ini memberikan data untuk mengenai penomoran document tersebut. Tabe 4.29 Purchasing document type Dokumen Purchase Requisition (PR) Purchase Order JEX Lokal (PO) Purchase Order JEX Import (PO)
Kode Dokumen NB NRL NRI
Selang Penomoran No. Awal No. Akhir 1000000000 1999999999 4500000000 4599999999 4500000000 4599999999
214 4.1.6.2.2.2 Item Category Group Item Category menggambarkan suatu kebutuhan dari item atau dapat berupa material number, account assignment, goods receipt dan invoice receipt. Item Category tergantung dari document type yang digunakan. Tabel 4.30 Item category group Kode
Item Category Standard
Characteristic Digunakan untuk melakukan pembelian atas material dan jasa
4.1.6.2.2.3 Account Assignment Object Spesifikasi dari suatu object (contoh cost center, sales order, project) yang dibebankan sebagai akibat dari realisasi dari purchase order yang langsung digunakan atau dikonsumsi. Dapat digunakan satu Account Assignment untuk satu item atau beberapa Account Assignment untuk satu Item. Account Assignment menggambarkan Account yang akan dibebankan ketika invoice atau penerimaan material di-posting. Tabel 4.31 Account Assignment Object Description Unknown
Required Account Assignment Data None
4.1.6.2.2.4 Purchase Requisition Proses ini digunakan untuk membuat permintaan pembelian kepada pihak purchasing. Untuk merealisasikan purchase requisition maka digunakan release procedure. Release procedure untuk PR yang ditetapkan di PT. J adalah sebagai berikut:
215 Tabel 4.32 Release Strategy untuk Purchase Requisition Release Strategy Code Description Secondary B1 Material <= 5 juta Secondary B2 Material <= 50 juta Secondary B3 Material <= 500 juta
B4
Secondary Material <=Miliar
B5
Secondary Material > 1Miliar
R1
Resin <= 10 juta
R2
Resin <= 200 juta
R3
Resin <= 2 miliar
R4
Resin <= 4 Miliar
R5
Resin > 4 Miliar
Release Code R1
Ass. Manager/Manager
R1 R2
Ass Manager/Manager SM/PM/Chief Buyer
R1 R2 R3 R1 R2 R3 R7 R1 R2 R3 R7 R8 R1 R1 R2 R1 R2 R3 R1 R2 R3 R7 R1 R2 R3 R7 R8
Ass. Manager/Manager SM/PM/Chief Buyer General Manager Ass. Manager/Manager SM/PM/Chief Buyer General Manager Operational Director Ass. Manager/Manager SM/PM/Chief Buyer General Manager Operational Director President Director Ass. Manager/Manager Ass. Manager/Manager SM/PM/Chief Buyer Ass. Manager/Manager SM/PM/Chief Buyer General Manager Ass. Manager/Manager SM/PM/Chief Buyer General Manager Operational Director Ass. Manager/Manager SM/PM/Chief Buyer General Manager Operational Director President Director
Release Code Description
Description Pembelian barang Secondary Material
Pembelian Raw Material
4.1.6.2.2.5 Purchase Order Transaksi ini digunakan PT. J dengan menggunakan release procedure berdasarkan urutan proses dan besaran nilai dari purchase order tersebut, berikut data rincian release strategy yang digunakan untuk purchase order:
216 Tabel 4.33 Release Strategy untuk Purchase Order Release Strategy Code Description Secondary Material B1 <= 25 juta Secondary Material B2 <= 250 juta B3
Secondary Material <= 500 juta
B4
Secondary Material > 500 juta
R1
Resin <= 100 juta
R2
Resin <= 1miliar
R3
Resin <= 2 miliar
R4
Resin > 2 miliar
Release Code
Release Code Description
P1
Ass. Manager/Manager
P1 P2 P1 P2 P3 P1 P2 P3 P4 P1 P1 P2 P1 P2 P3 P1 P2 P3 P4
Ass. Manager/Manager Chief Buyer Ass. Manager/Manager Chief Buyer GM Supply Chain Ass. Manager/Manager Chief Buyer GM Supply Chain Board of Director Ass. Manager/Manager Ass. Manager/Manager Chief Buyer Ass. Manager/Manager Chief Buyer GM Supply Chain Ass. Manager/Manager Chief Buyer GM Supply Chain Board of Director
Classification Order Secondary Material
Order Raw material
PT. J menggunakan beberapa kondisi pada purchase order tergantung dari jenis material dan cara pengadaan yang telah di-define di awal.
4.1.6.2.2.6 Goods Movement Goods movement di dalam sistem SAP memiliki banyak tipe yang dapat digunakan sesuai dengan fungsinya. Tabel di bawah ini menunjukkan goods movement yang terjadi dalam sistem SAP R/3 yang dipakai oleh PT. J:
217 Tabel 4.34 Goods Movement Type No 1
2
3
4
5
6 7
SAP Movement Type
Goods Movement Penerimaan Material masuk ke central warehouse masuk ke nilai stock (GR to unrestricted) Penerimaan Material masuk ke central warehouse masuk ke nilai stock (GR to unrestricted) (Reversal) Penerimaan Material masuk ke central warehouse tapi belum masuk ke nilai stock (GR block stock) Pengembalian material kepada Vendor akibat tidak memenuhi Quality Inspection (Cancel GR block Stock) Penerimaan Material setelah Quality Inspection dan masuk ke nilai stock (GR block stock to unrestricted) Pengembalian Barang ke Vendor Pengembalian Barang ke Vendor (Reversal)
101
Financial posting Debit (D) / Credit (C) Debit Persediaan material Kredit GR/IR Kliring
102
Debit GR/IR Kliring Kredit Persediaan material
103
Tidak ada financial posting
104
Tidak ada financial posting
105
Debit Persediaan material Kredit GR/IR Kliring
122
Tidak ada financial posting
123
Tidak ada financial posting
Pada saat menggunakan transaksi goods movement, terdapat dua dokumen yang dihasilkan yaitu material document dan accounting document apabila pada transaksi tersebut terjadi perubahan nilai persediaan. Jika tidak terjadi perubahan nilai maka hanya material document yang dihasilkan. Tabel berikut ini menunjukkan penomoran dari material document: Tabel 4.35 Penomoran Material Document Documents Goods Issue and Inventory Differences Goods Receipt
Kode Dokumen
Selang Penomoran No. Awal No. Akhir
WA; WI
4900000000
4999999999
WE
5000000000
5999999999
218 4.1.6.3 Pemetaan Pada Modul Financial Accounting 4.1.6.3.1 Master Data 4.1.6.3.1.1 Account Group Chart of accounts di dalamnya terdiri dari banyak tipe G/L accounts, yang di kelompokkan ke dalam Account Group. Biasanya satu account group berisi G/L accounts yang memiliki tipe yang sama seperti group untuk account kas, account material, account asset, profit/loss account dan sebagainya. Tabel 4.36 Account Group COA DPCA DPCA DPCA DPCA DPCA DPCA DPCA DPCA
Account Group 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 9000
Deskripsi Assets Liabilites Equity Revenue Cost Of Goods Sold Operating Expenses Other Income and Charges Initial Balance
Range From Acc. To Acc. 1000000 1999999 2000000 2999999 3000000 3999999 4000000 4999999 5000000 5999999 6000000 6999999 7000000 7999999 9000000 9999999
4.1.6.3.1.2 Account Payable G/L Account Account payable mencatat semua transaksi accounting yang berhubungan dengan supplier. Sebagian besar data nya tercipta dari transaksi yang muncul di area procurement (Materials Management). Di dalam sistem SAP di kenal adanya Reconciliation Account yang di gunakan untuk melakukan posting ke sub ledger (vendor atau customer). Sistem akan secara otomatis melakukan posting ke General Ledger ketika ada transaksi di sub ledger. Dengan adanya reconciliation account ini dapat di pastikan bahwa balance dari general
219 ledger account akan selalu nol, artinya kita dapet melihat laporan balance sheets kapan saja tanpa harus melakukan rekonsiliasi antara sub ledger dengan general ledger. Berikut adalah ilustrasi dari penggunaan reconciliation account pada sistem SAP. Reconciliation account ini di gunakan di dalam pembuatan master data untuk customer dan vendor. Sehingga semua posting jurnal yang akan kita lakukan ke customer dan vendor akan melalui reconciliation account. Tabel 4.37 Reconciliation Account Reconciliation Account Lokal/Export Trade payable – Non Trade Trade payable - Domestic - Third Party Trade payable - Overseas - Third Party Trade payable - Domestic - Affiliate Trade payable - Overseas - Affiliate Non Trade Payable – Domestic - Third Party Non Trade Payable – Overseas - Third Party Non Trade Payable - General Adminis Payable Non Trade Payable - Company 1 Non Trade Payable - Company 2 Non Trade Payable - Company 3 Non Trade Payable - Company 4 Non Trade Payable - Company 5 Non Trade Payable - Company 6 Non Trade Payable - Company 7 Non Trade payable - Company 8 Non Trade payable - Others Non Trade payable - Company 9 Non Trade payable - Company 10
G/L Account Number 2131101 2131102 2131201 2131202 2132101 2132102 2132103 2132202 2132212 2132203 2132204 2132205 2132206 2132207 2132209 2132210 2132211 2132212
220 4.1.6.3.1.3 Vendor Account Group Vendor pada PT. J dibedakan menjadi beberapa group, yaitu: Tabel 4.38 Vendor Account Group No. 01 02 03 04 XX XX
Number Range From 01000000 02000000 03000000 04000000 -
To 01999999 02999999 03999999 04999999 -
Vendor Acct. Group ZLKL ZIMP ZNTV ZNTI ZAFF ZOTV
Deskripsi Vendor Lokal - Trade Vendor Import - Trade Vendor Lokal - Non Trade Vendor Import - Non Trade Vendor Affiliate Vendor One-Time
4.1.6.3.1.4 Cash G/L Account Berikut G/L account cash yang digunakan oleh PT. J untuk melakukan penjurnalan pada proses pembayaran. G/L account bank Outgoing clearing digunakan sebagai akun perantara pada saat proses pembayaran terjadi namun uang pada bank belum berkurang, hanya uang di sistem yang berkurang. G/L account cash in bank digunakan sebagai akun yang menunjukkan jumlah uang di bank milik PT. J. Tabel 4.39 Cash in G/L Account Reconciliation Account Bank Outgoing Clr - CHF - Bank UOB A/C 9999999999 Bank Outgoing Clr - EUR - Bank UOB A/C 9999999999 Bank Outgoing Clr - IDR - B PERMATA A/C 9999999999 Bank Outgoing Clr - IDR - Bank BCA A/C 9999999999 Bank Outgoing Clr - IDR - Bank CIMB1 A/C 9999999999 Bank Outgoing Clr - IDR - Bank CIMB2 A/C 9999999999 Bank Outgoing Clr - IDR - Bank STCT1 A/C 9999999999 Bank Outgoing Clr - IDR - Bank STCT2 A/C 9999999999 Bank Outgoing Clr - IDR - Bank UOB A/C 9999999999 Bank Outgoing Clr - USD - Bank BCA A/C 9999999999 Bank Outgoing Clr - USD - Bank UOB A/C 9999999999
G/L Account 1114691 1114671 1114607 1114603 1114601 1114602 1114605 1114606 1114604 1114631 1114632
221 Reconciliation Account Cash in Bank - CHF - Bank UOB A/C 9999999999 Cash in Bank - EUR - Bank UOB A/C 9999999999 Cash in Bank - IDR - Bank PERMATA A/C 9999999999 Cash in Bank - IDR - Bank BCA A/C 9999999999 Cash in Bank - IDR - Bank CIMB1 A/C 9999999999 Cash in Bank - IDR - Bank CIMB2 A/C 9999999999 Cash in Bank - IDR - Bank STCT1 A/C 9999999999 Cash in Bank - IDR - Bank STCT2 A/C 9999999999 Cash in Bank - IDR - Bank UOB A/C 9999999999 Cash in Bank - USD - Bank BCA A/C 9999999999 Cash in Bank - USD - Bank UOB A/C 9999999999
G/L Account 1112691 1112671 1112607 1112603 1112601 1112602 1112605 1112606 1112604 1112631 1112632
4.1.6.3.1.5 Bank Details Berikut merupakan data-data bank yang ada pada PT. J yang dapat digunakan untuk melakukan pembayaran ke vendor : Tabel 4.40 Bank Details Bank Key CIMBSDMSBY1 CIMBSDMSBY2 BCABKDSSBY BCABKDSSBY UOBBMYRSBY UOBBMYRSBY
House Bank
Account ID
G/L Accounts CIB
J00
10100
1112601
J01
10201
J02
Bank Currency
Region
City
Bank CIMB Niaga Tbk.
IDR
SBY
SBY
1112602
Bank CIMB Niaga Tbk.
IDR
SBY
SBY
10102
1112603
Bank Central Asia Tbk
IDR
SBY
SBY
J02
20102
1112631
Bank Central Asia Tbk
USD
SBY
SBY
J03
10103
1112604
Bank UOB Indonesia
IDR
SBY
SBY
J03
20103
1112632
Bank UOB Indonesia
USD
SBY
SBY
Bank Name
222 House Bank
Account ID
G/L Accounts CIB
J03
30103
1112671
J03
40103
J04
STCTBSRSBY2 PMTBTJNSBY
Bank Key UOBBMYRSBY UOBBMYRSBY STCTBSRSBY1
Bank Currency
Region
City
Bank UOB Indonesia
EUR
SBY
SBY
1112691
Bank UOB Indonesia
CHF
SBY
SBY
10104
1112605
Standard Chartered Bank
IDR
SBY
SBY
J05
10205
1112606
Standard Chartered Bank
IDR
SBY
SBY
J06
10106
1112607
Permata Bank
IDR
SBY
SBY
Bank Name
4.1.6.3.1.6 Cost Center Cost center adalah sebuah wilayah yang bertanggung jawab atas biaya yang dikeluarkan. Cost center merupakan salah satu unit kecil di dalam struktur organisasi. Cost center diatur di dalam suatu hirarki yang merupakan perwakilan dari internal perusahaan yang menerapkan pelaporan/struktur pertanggung jawaban. Pengembangan hirarki adalah pusat dari semua pelaporan cost center dalam modul controlling. Berikut ini tabel cost center pada PT.J: Tabel 4.41 Cost Center Cost Center 300000 301300 301310 301320 301330 301340 301350 301360
Deskripsi PT. J Production JX01 Blow Dec. area 1 Inject ISBM (PET) IBM Dec. area 2
223 Cost Center 301390 301400 302000 302300 302330 302370 302390 302400 303000 303300 303380 303390 303400
Deskripsi Production Support JX01 QA Plant 2 – PT. J Plant 2 Production JX02 Inject Tooth brush Production Support JX02 QA Plant 3 – PT. J Cikarang Production JX03 Body Tube Production Support JX03 QA
4.1.6.3.2 Invoice Receipt and Payment for Invoice Dalam proses verifikasi invoice/penerimaan invoice dan pembayaran atas invoice, tipe-tipe dokumen yang dihasilkan adalah: Tabel 4.42 Document type pada Invoice Receipt and Payment Tipe Dokumen RE KZ
Deskripsi Invoice Receipt Vendor Payment
Pada saat proses verifikasi invoice, tipe dokumen yang akan dihasilkan adalah RE yang memiliki kelompok number range 51, yaitu dari (5100000000-5199999999), dimana dokumen dengan angka 51 pada 2 angka di depannya menunjukkan bahwa dokumen tersebut adalah dokumen invoice dari vendor. Pada saat proses pembayaran invoice dari vendor, tipe dokumen yang akan dihasilkan adalah KZ yang memiliki kelompok number range 15, yaitu dari (1500000000-1599999999), yang nantinya dokumen dengan angka 15 pada 2 angka di
224 depannya menunjukkan bahwa dokumen tersebut adalah dokumen pembayaran atas invoice dari vendor.
4.1.7
Ruang Lingkup Proses Bisnis (PP-MM-FI)
Production Planning MRP
Material Management
Financial Accounting
Purchasing Account Payable
Goods Movements CRP Goods Receipt
Production Planning
Goods Receipt Production
Production Execution
Goods Issue ro Production Consumption
Payment to Vendor
Production Closing
Gambar 4.11 Ruang lingkup proses bisnis (PP-MM-FI)
Pada gambar 4.11 menggambarkan integrasi pada ruang lingkup proses bisnis yang akan diimplementasikan dengan SAP pada modul Production Planning, Material Management dan Financial Accounting. Proses akan dimulai ketika terdapat kebutuhan material, baik yang berasal dari order maupun dependent requirement dengan run MRP. Ketika terdapat requirement, maka untuk memenuhi kebutuhan tersebut akan dilakukan proses produksi atau proses pembelian sesuai dengan jenis material (procurement type). Untuk proses produksi, akan dilakukan evaluasi kapasitas mesin dengan Capacity Requirement Planning untuk mencegah terjadinya overload pada mesin.
225 Beberapa hal yang ditinjau dalam perencenaan produksi seperti antrian produksi, ketersediaan bahan baku, ketersediaan alat produksi serta berbagai faktor lainnya. Setelah mendapatkan jadwal kapan material tersebut diproduksi dari planner, maka tahap selanjutnya adalah production execution. Pada tahap ini, maka bagian produksi akan meminta material dari gudang dimana material tersebut diperlukan sebagai material pembentuk untuk semi finished goods maupun finished goods yang akan diproduksi. Hal ini akan memicu terjadinya proses consumption to production yang mengakibatkan berkurangnya stok gudang akibat dari produksi barang tersebut. Setelah finished goods telah selesai diproduksi, maka bagian gudang akan bertugas untuk melakukan good receipt dari produksi ke gudang. Setelah itu, bagian gudang juga diharuskan untuk melakukan racking (peletakan material dalam suatu rak). Selanjutnya bagian produksi akan melakukan production closing yang mengganti status produksi menjadi selesai (TECO). Namun, dalam proses permintaan barang dari produksi ke gudang apabila terdapat material lain (non finished goods) sebagai pembentuk finished goods tersebut tidak terdapat stok nya pada gudang, maka purchase requisition akan dibuat. Setelah itu unit yang membuat PR akan meminta approval dari pihak yang berwewenang (level release ditentukan dari total value pada PR) agar dapat dibuatkan Purchase Order oleh bagian purchasing. Apabila PR yang diajukan telah di-approve maka bagian purchasing akan membuat PO berdasarkan PR yang diajukan dan disetujui sebelumnya. PR dapat diubah oleh user sekalipun PR tersebut telah di approve oleh atasan. Apabila value dari PR tersebut masih termaksud dalam range level approval sebelumnya, maka PR tersebut tidak perlu di approve lagi, namun sebaliknya apabila value dari PR tersebut tidak termaksud lagi dalam range level approval sebelumnya (baik lebih rendah maupun lebih
226 tinggi), maka PR secara otomatis akan kembali meminta approval dari pihak yang berwewenang. Setelah PO telah dibuat oleh bagian purchasing, maka sama halnya dengn PR, PO tersebut juga membutuhkan approval dari pihak yang berwewenang (level release ditentukan dari total value pada PO), tetapi bedanya, apabila terdapat perubahan apapun dari PO yang sudah di approve, maka tanpa melihat level range sama atau tidak, secara otomatis PO tersebut akan kembali meminta ijin approval dari pihak yang sesuai dengan level approval PO tersebut. Apabila PO telah di approve, maka PO tersebut akan dikirimkan ke supplier terkait. Ketika barang datang dari supplier, maka bagian gudang akan menerima barang tersebut baik secara aktual maupun secara sistem. Proses penerimaan dapat dilakukan secara partial maupun secara komplit sekaligus. Dalam penerimaan barang, akan dilakukan 2 proses sekaligus, yakni penerimaan barang di gudang dimana barang akan ditampung di bin sementara SAP, pada saat ini, barang yang diterima belum dapat digunakan (belum menjadi available stock), karena stok dianggap belum disimpan ke dalam rak sehingga belum secara resmi menjadi available stock di gudang. Setelah itu, bagian gudang harus melakukan racking, dimana akan terjadi proses peletakkan barang ke rak yang telah ditentukan. Ketika aktivitas ini dilakukan, secara otomatis stok akan menjadi available pada rak terpilih. Hal ini dilakukan dikarenakan dalam me-maintain stok pada PT. J, telah menggunakan Warehouse Management, dimana level total stok mencapai level storage bin. Account payable akan muncul setelah proses invoice verification dilakukan. Proses invoice verification dipicu dari adanya tagihan supplier yang datang ke perusahaan. Proses invoice verification ini dibuat berdasarkan nomor dokumen Purchase Order yang dibuat oleh bagian purchasing. Tahap selanjutnya adalah payment to
227 vendor. Tahap ini menjelaskan bagaimana uang perusahaan secara actual telah keluar dari kas perusahaan yang diakibatkan oleh adanya pembayaran ke vendor berdasarkan dari invoice yang telah diverifikasi sebelumnya.
228
4.1.8 Business Scenario 4.1.8.1 Inhouse Production For Sales
Gambar 4.12 Business scenario inhouse production for sales (bagian 1) Sumber: Dokumen FTS01-Inhouse Production For Sales
229
Gambar 4.13 Business scenario inhouse production for sales (bagian 2) Sumber: Dokumen FTS01-Inhouse Production For Sales
230 Business scenario Inhouse Production For Sales pada gambar 4.12 dan gambar 4.13 menggambarkan skenario pelaksanaan produksi. Skenario inhouse production for sales dimulai dengan adanya requirement terhadap finished goods yang disebabkan adanya order (Modul Sales Distribution), baik itu sales order maupun sales forecast. Suatu material yang akan diproduksi haruslah memiliki standard cost (Modul Controlling). Apabila Material yang akan diproduksi telah memiliki standard cost, maka planner akan membuat perencanaan produksi inhouse (PP-T01 Production planning inhouse from SO). Dari perencanaan produksi yang telah dibuat, akan dilanjutkan dengan proses production execution (PP-T03 Production execution Inhouse). pada proses ini, terjadi serah terima material supply antara produksi dengan warehouse, serta konfirmasi jam kerja dan hasil output produksi. Setelah itu
akan dilakukan pencatatan material consumption dalam proses
produksi (MM-T22 Consumption to production order), dampak dari pemakaian material ini aka mengurangi stok material yang terdapat pada supply produksi. Lalu hasil output produksi yang telah dinyatakan pass on oleh bagian quality control akan dikirim oleh admin produksi ke gudang (MM-T17 Good receipt production order). Apabila output produksi telah mencapai target order atau di-stop, maka planner akan menutup order tersebut (TECO) menandakan bahwa production order tersebut telah selesai (PP-T04 Closed production order for inhouse production). Lalu pada setiap akhir bulan akan dilakukan settlement terhadap production order yang telah berjalan (Modul Controlling).
231
4.1.8.2 Perencanaan Kebutuhan Material Produksi
Gambar 4.14 Business scenario perencanaan kebutuhan material produksi Sumber: Dokumen FTS02 Perencanaan kebutuhan material produksi
232 Business scenario perencanaan kebutuhan material produksi pada gambar 4.14 menggambarkan skenario proses pengadaan material yang digunakan untuk proses produksi. Aktivitas dimulai ketika diperlukannya material baru yang akan dikerjakan oleh Tim SAP dari Head Quarter PT. J (MM-M01 Maintain material master). Berdasarkan dari material yang baru tersebut, akan di cek vendor mana yang menjual material tersebut, hal inilah yang memicu adanya aktivitas penangan vendor master dalam rangka untuk tetap memiliki data terkini mengenai vendor yang aktif (MM-M02 Maintain vendor master). Apabila vendor dan material telah ada dan sesuai, maka selanjutnya proses pembelian akan dilakukan dengan membuat purchase requisition dari unit yang membutuhkan material tersebut (MM-T01 Purchase requisition processingstock). Selanjutnya, PR tersebut memerlukan approval dari pihak yang berwewenang (level release ditentukan dari total value pada PR) agar dapat dibuatkan purchase order oleh bagian purchasing. Apabila PR yang diajukan telah di-approve atau disetujui maka bagian purchasing akan membuat PO berdasarkan PR yang diajukan dan disetujui sebelumnya tersebut (MM-T08 Purchase order processing-stock). Apabila PO telah di approve, maka PO tersebut akan dikirimkan ke supplier terkait. Setelah barang datang dari supplier, maka bagian gudang akan menerima barang tersebut baik secara aktual maupun secara system (MM-T16 Goods receipt purchase order with QI). Proses penerimaan dapat dilakukan secara partial maupun secara komplit sekaligus. Barang yang diterima tidak dapat langsung dianggap menjadi stok, karena barang tersebut akan dilempar ke bagian QA untuk diperiksa kualitasnya. Apabila barang tersebut dianggap telah memiliki kualitas yang memadai, maka bagian QA akan kembali memberikan barang tersebut ke bagian gudang. Dan apabila terdapat barang
233 yang tidak sesuai dengan kualitas yang diinginkannya, maka bagian QA akan langsung melakukan pengembalian barang ke vendor (MM-T19 Return delivery to order). Dalam sekali penerimaan barang, akan dilakukan dua proses sekaligus, yakni penerimaan barang di gudang dimana barang akan ditampung di bin sementara SAP. pada saat ini, barang yang diterima belum dapat digunakan (belum menjadi available stock), karena stok dianggap belum disimpan ke dalam rak sehingga belum secara resmi menjadi available stock pada gudang. Setelah itu, bagian gudang harus melakukan racking, dimana akan terjadi proses peletakkan barang ke rak yang telah ditentukan. Aktivitas ini pun dilakukan baik secara aktual maupun secara sistem. Ketika aktivitas ini dilakukan, secara otomatis stok akan menjadi available pada rak terpilih. Hal ini dilakukan dikarenakan dalam me-maintain stok pada PT. J telah menggunakan warehouse management, dimana level total stok mencapai level storage bin. Account Payable akan muncul setelah proses invoice verification dilakukan (MM-T39 Invoice verification processing). Proses invoice verification dipicu dari adanya tagihan supplier yang datang ke perusahaan. Proses invoice verification ini dibuat berdasarkan nomor dokumen purchase order yang dibuat oleh pihak purchasing. Tahap selanjutnya adalah payment to vendor. Tahap ini menjelaskan bagaimana uang perusahaan secara aktual telah keluar dari kas perusahaan yang diakibatkan oleh adanya pembayaran ke vendor (FI-T55 Post outgoing payment) berdasarkan dari invoice yang telah diverifikasi sebelumnya dilanjutkan dengan proses rekonsiliasi bank (FI-T22 Bank reconcilliation).
234 4.1.9 Business Processs 4.1.9.1 Business Process Production Planning 4.1.9.1.1 Maintain Bill of material
Gambar 4.15 Maintain Bill of Material Sumber: Dokumen PP-M01 Maintain Bill of Material
235 Proses Maintain Bill of material pada gambar 4.15 menggambarkan langkahlangkah dari proses pembuatan dan perubahan data komponen pembentuk (Bill of material) dari suatu material. Bill of material (BOM) adalah daftar dari material-material (komponen) yang dibutuhkan dalam proses produksi untuk membuat suatu semi-finished goods atau finished goods. Proses ini dimulai ketika ada komponen baru atau perubahan pada data Bill of material yang sudah ada. Aktivitas ini akan ditangani oleh Product & Development. Dampak dari perubahan data dari Bill of material akan mempengaruhi planned order maupun production order, sehingga bagian Product & Development perlu menginformasikan perubahan data bill of material kepada planner untuk kemudian melakukan transaksi run Material Requirement Planning (MRP) dan mengecek requirement list.
236 4.1.9.1.2 Maintain Routing
Gambar 4.16 Maintain Routing Sumber: Dokumen PP-M02 Maintain Routing
237 Proses Maintain Routing pada gambar 4.16 menggambarkan langkah-langkah penanganan data routing. Routing merupakan urutan proses yang harus dilakukan dalam memproduksi suatu produk. Penanganan data routing dilakukan oleh bagian Product & Development (PD). Seperti halnya dengan Bill of Material (BOM), Routing menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari planned order dan juga production order, karena tanpa adanya routing, planner tidak dapat membuat production order. Sehingga apabila routing untuk suatu material belum dibuat, maka planner akan menginstruksikan bagian PD untuk membuat routing. Perubahan pada routing banyak berpengaruh pada production order, sehingga setiap kali ada perubahan, maka bagian PD akan menginformasikan planner mengenai perubahan data routing dan planner harus melakukan perhitungan ulang kebutuhan material dengan menjalankan transaksi run Material Requirement Planning (MRP) dan cek requirement list.
238 4.1.9.1.3 Maintain Work Center
Gambar 4.17 Maintain Work Center Sumber: Dokumen PP-M03 Maintain Work Center
Proses maintain work center pada gambar 4.17 menggambarkan langkah-langkah dari proses pembuatan suatu work center. Work center merupakan suatu unit kerja yang digunakan dalam suatu task list seperti routing yang berisi data penjadwalan dan kapasitas yang dibutuhkan untuk lead time scheduling dan capacity planning.
239 Proses pembuatan work center ditangani langsung oleh tim SAP help desk berdasarkan Form pembuatan work center baru yang diajukan oleh planner. Di dalam pembuatan work center, terdapat activity type yang berhubungan dengan perhitungan standard cost dari suatu produk sehingga perlu ada penanganan data activity type oleh staff costing terlebih dahulu.
4.1.9.1.4 Production Planning Inhouse
Gambar 4.18 Production Planning Inhouse (bagian 1) Sumber: Dokumen PP-T01 Production Planning Inhouse
240 Operation
T-Code
PIC
Dokumen
Keterangan
2
Convert Production Order from Planned Order
MD04
Production Planner
Release Production Order
CO02
Production Planner
Print Production Order
CO04n
Production Planner
Production Order
Production Planner
Paket Produksi
Serahkan Paket Produksi ke QA & Produksi PP-T03
A B
Paket Produksi : - Production Order A (Pengirim) = PPIC (Planner) B (Penerima) = MP, QA dan Produksi
End
Gambar 4.19 Production Planning Inhouse (bagian 2) Sumber: Dokumen PP-T01 Production Planning Inhouse
Proses Production Planning Inhouse pada gambar 4.18 dan gambar 4.19 menggambarkan langkah-langkah dari proses perencanaan produksi. Strategi yang digunakan PT. J di dalam memenuhi kebutuhan material adalah dengan strategi Make to stock. Sehingga untuk melakukan perencanaan produksi, planner terlebih dahulu mengecek adanya kebutuhan material baik itu kebutuhan yang berasal langsung dari adanya order maupun dependent requirement (permintaan yang muncul akibat kebutuhan pada level BOM header) dengan run Material Requirement Planning (MRP). Setelah run MRP, maka setiap kekurangan yang ada, akan secara otomatis memunculkan suatu planned order.
241 Planner kemudian akan melakukan evaluasi dan juga pengaturan kapasitas untuk proses produksi. Setelah itu, planner akan mengubah planned order hasil dari run MRP menjadi suatu Production order. Dimana dokumen ini akan diberikan oleh planner kepada bagian Material Preparation (MP), QA, dan produksi.
4.1.9.1.5 Production Execution Inhouse
Gambar 4.20 Production Execution Inhouse (bagian 1) Sumber: Dokumen PP-T03 Production Execution Inhouse
242 Operation
T-Code
PIC
Dokumen
2
Informasi ke MRP Planner mengenai penambahan material untuk Produksi
Changed Component Production Order
MP
CO02
Production Planner
1
Gambar 4.21 Production Execution Inhouse (bagian 2) Sumber: Dokumen PP-T03 Production Execution Inhouse
Keterangan
243 Operation
T-Code
PIC
Dokumen
Keterangan
3
Transfer barang hasil produksi ke warehouse
LT01 mvt 920
Production Admin
Confirm Transfer Order
LT12
Warehouse Admin
Ada sisa component material ?
MP
Buat List Pengeluaran material
MP
Transfer sisa material
Confirm Transfer Order
LT01 mvt 920
LT12
BPBM
MP
Warehouse Admin
PP-T04
Gambar 4.22 Production Execution Inhouse (bagian 3) Sumber: Dokumen PP-T03 Production Execution Inhouse
244 Operation
T-Code
PIC
Dokumen
Keterangan
1
Konfirmasi Jam Produksi dan Hasil Produksi
CO11n
Production Admin / QA Inline
Ada Problem Mesin ?
Y
N
Input Reason for Confirmation
ZPP003S / ZPP025
Production Admin
Ada Reject Produksi ?
Y
Input Reason for Confirmation
End
MM-T22
Print BPBM
3
MM-T17
ZPP004S
MB1A
Production Admin / QA Inline
MP
Goods Issue Transaction adalah transaksi penggunaan material yang digunakan di dalam suatu proses produksi
ZBPBM
Production Admin
BPBM yang diprint adalah list barang yang sudah diPASS oleh QA dan akan dikirim ke proses selanjutnya / ke gudang.
MIGO
Production Admin
Goods Receipt adalah transaction pencatatan hasil produksi yang sudah di Pass Oleh QA
Gambar 4.23 Production Execution Inhouse (bagian 4) Sumber: Dokumen PP-T03 Production Execution Inhouse
Proses Production Execution Inhouse pada gambar 4.20 - gambar 4.23 menggambarkan langkah-langkah dari proses pelaksanaan produksi. Ketika bagian material pereparation (MP) menerima production order (PO) dari Planner, maka
245 material preparation akan melakukan permintaan ke gudang untuk bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi sesuai jatah yang telah dikalkulasi berdasarkan acuan data yang terdapat di dalam bill of material (BOM) berdasarkan production version yang digunakan di dalam production order tersebut. Bahan baku yang digunakan dalam produksi seperti resin, tinta printing, masterbatch, dan karton box. Namun apabila proses produksi tersebut memerlukan material hasil mixing antara resin dan masterbatch, maka Planner akan membuat production order untuk mixing yang mana hasil dari produksi ini akan digunakan sebagai bahan baku dalam membuat semi finished goods (HALB) maupun finished goods (FERT). Bahan baku untuk produksi akan di transfer oleh bagian warehouse ke lantai produksi yang kemudian akan di-confirm oleh bagian Material Preparation. Bagian produksi selanjutnya dapat menjalankan proses produksi sesuai urutan proses produksi yang terdapat pada group routing sesuai dengan yang terdapat pada production order yang dibuat oleh planner. Setelah proses produksi telah selesai, maka material semi finished goods (HALB) maupun finished goods (FERT) tersebut akan di transfer ke gudang apabila lolos inspeksi oleh bagian QA. Apabila terdapat sisa material yang tidak terpakai, maka bagian material preparation yang akan melakukan transfer stok dari lantai produksi ke gudang atau untuk dialokasikan ke production order lain. Dan pada setiap shift-nya, bagian production admin akan melakukan konfirmasi jam, hasil produksi, problem mesin sedangkan bagian QA akan meng-input hasil inspeksi yang pass on dan reject. Data dari konfirmasi ini digunakan sebagai input bagi laporan produksi.
246 4.1.9.1.6 Closed Production Order for Inhouse Operation
T-Code
PIC
Dokumen
Production Admin / QA Inline
Paket Produksi
Keterangan
Start
MM-T17
TECO paket produksi yang sudah selesai
TECO Paket produksi digunakan sebagai tanda bahwa pelaksanaan produksi telah selesai begitu juga dengan transaksi di sistem SAP
A B
TECO Production Order
CO02
Production Planner
A (Pengirim) = Produksi & QA B (Penerima) = Planner
CO-T15
End
Gambar 4.24 Closed production order for inhouse Sumber: Dokumen PP-T04 Closed production order for inhouse
Proses Closed production order for inhouse pada gambar 4.24 menggambarkan proses penutupan produksi yang telah selesai. Perubahan status production order menjadi TECO (Complete Technically) apabila produksi tersebut telah mencapai order yang ditargetkan oleh planner atau apabila order tersebut harus di-stop akibat adanya pergantian produksi. Perubahan status production order ini ditangani langsung oleh planner berdasarkan pada paket produksi dan laporan dari bagian production admin maupun QA.
247 4.1.9.1.7 Production Planning for Mixing Operation
T-Code
PIC
Dokumen
Keterangan
Start
Create Production Order Mixing
CO01
Production Planner
Release Production Order
CO02
Production Planner
CO04n
Production Planner
Production Order
Production Planner
Paket Produksi
Print Production Order
Serahkan Paket Produksi ke Produksi
A B
Paket Produksi : - Production Order A (Pengirim) = PPIC (Planner) B (Penerima) = MP
End
Gambar 4.25 Production planning for mixing Sumber: Dokumen PP-T19 Production planning for mixing
Proses Production Planning for Mixing pada gambar 4.25 menggambarkan langkah-langkah proses pembuatan production order mixing. Proses mixing merupakan proses pengadukan antara resin (raw material) dengan masterbatch (Secondary Material) dimana hasil dari mixing ini akan menjadi bahan baku dari production order lain yang memerlukan material campuran resin dan matser batch. Production order mixing dibuat oleh planner, lalu production order mixing ini akan diberikan kepada Material Preparation (MP) untuk digunakan sebagai acuan permintaan bahan baku ke warehouse.
248 4.1.9.1.8 Production Execution for Mixing Operation
T-Code
PIC
Dokumen
Keterangan
Start
PP-T19
MM-T22
MB1A
MPC
MM-T17
MIGO
MPC
Create Transfer Order to Production
LT01
MPC
PP-T21
End
Gambar 4.26 Production Execution for Mixing Sumber: Dokumen PP-T20 Production Execution for Mixing
Proses Production Execution for Mixing pada gambar 4.26 digunakan untuk menggambarkan proses produksi mixing. Tidak seperti proses produksi material semi finished goods dan finished goods, pada proses mixing tidak memerlukan adanya konfirmasi seperti jam kerja maupun problem mesin. Hasil dari mixing material akan langsung di transfer oleh material peparation dari area Mixing ke bin produksi yang membutuhkan hasil dari proses mixing tersebut. Apabila terdapat sisa resin maupun masterbatch yang tidak terpakai, maka bagian
249 Material Preparation akan melakukan transfer kembali ke warehouse atau transfer ke bin produksi lain yang membutuhkan material yang bersangkutan.
4.1.9.1.9 Closed Mixing Production Order Operation
T-Code
PIC
Dokumen
Keterangan
Start
Paket Produksi
TECO paket produksi yang sudah selesai
TECO Production Order
CO02
TECO Paket produksi digunakan sebagai tanda bahwa pelaksanaan produksi telah selesai begitu juga dengan transaksi di sistem SAP
Production Planner
CO-T15
End
Gambar 4.27 Closed Mixing Production Order Sumber: Dokumen PP-T21 Closed Mixing Production Order
Proses Closed Mixing Production Order pada gambar 4.27 digunakan untuk menandakan bahwa proses produksi mixing telah selesai. Ketika bagian Material Preparation menyatakan bahwa hasil mixing telah cukup, maka bagian Material Preparation akan menginformasikan kepada planner untuk mengubah status dari production mixing tersebut menjadi closed (TECO).
250 4.1.9.2 Business Process Material Management 4.1.9.2.1 Purchasing Requisition-Stock
Gambar 4.28 Purchasing requisition-stock Sumber: Dokumen MM-T01 Purchasing requisition-stock
251 Proses Purchasing Requisition-stock pada gambar 4.28 menggambarkan langkah-langkah pembuatan Purchase Requisition untuk material stok (material yang digunakan dalam proses produksi). Tujuan dari proses ini adalah untuk mengetahui bagaimana pihak planner dapat membuat suatu permintaan pembelian berdasarkan kebutuhan yang ada. Proses dimulai dari pengecekan ada tidaknya material number yang akan diminta oleh planner. Apabila material number belum ada, maka SAP Help Desk akan membantu untuk membuatkan MM sesuai dengan material yang diinginkan. Selanjutnya, planner akan membuat permintaan pembelian. Setelah itu kepala departemen akan bertindak sebagai pihak yang menyetujui (release) atau tidak PR tersebut untuk dibuatkan purchase order-nya. Apabila PR telah di-release oleh kepala departemen, selanjutnya bagian purchasing akan membuat suatu purchase order berdasarkan purchase requisition yang diajukan. Perubahan terhadap PR yang telah di-release diijinkan. Namun apabila value dari PR tersebut melewati level release dari PR sebelumnya, maka release sebelumnya dianggap batal sehingga PR harus kembali di-release. Namun apabila perubahan tidak menjadikan value dari PR tersebut merubah level release sebelumnya, maka PR tersebut tidak perlu di-release kembali oleh bagian yang berwewenang.
252 4.1.9.2.2 Purchasing order-stock
Gambar 4.29 Purchasing order-stock Sumber: Dokumen MM-T08 Purchasing order-stock
253 Proses Purchase order–stock pada gambar 4.29 menggambarkan langkahlangkah pembuatan purchase order untuk material yang bersifat stok seperti resin, mastebatch dan karton box. Pembuatan PO merupakan lanjutan dari proses pengadaan barang standar dimana SAP menggunakan sistem adopt PR untuk di lanjukan menjadi PO. Langkah awalnya adalah setelah adanya PR yang telah disetujui oleh kepala departemen, maka pihak purchasing akan membuatkan PO dari PR yang diajukan. Sama halnya seperti purchase requisition, purchase order yang telah dibuat juga untuk harus melewati persetujuan dari kepala purchasing. Apabila kepala purchasing telah menyetujui PO tersebut, barulah PO tersebut dapat dikirim ke supplier. Perubahan PO setelah adanya proses release (persetujuan) diijinkan. Namun apabila dilakukan perubahan terhadap PO tersebut, maka akan menyebabkan persetujuan PO sebelumnya dibatalkan, sehingga kepala purchasing harus kembali me-release PO tersebut agar dapat dikirimkan ke supplier.
254 Berikut contoh dokumen purchase order yang dihasilkan dari proses ini:
Gambar 4.30 dokumen purchase order
255 4.1.9.2.3 Goods Receipt-Stock Operation
T-Code
PIC
GR ini di lakukan jika menerima barang dengan melewati inspeksi QA
Start
Y
Cek List PO
ME5A
Admin Warehouse / Spare Parts
Terima Barang oleh PPIC
MIGO
Admin Warehouse / Spare Parts
Release QA
MIGO
QA Non Shift
MB90
Admin Warehouse / Spare Parts
Barang OK
Keterangan
Dokumen
Y
Print STPB
Cek list PO yg masih open dan sdh di release
Movement type : 103, Maka Jurnalnya Adalah D:
Release jumah barang yg satus OK oleh QA Movement type yang di gunakan: 105
STPB
STPB di print A: beri ke vendor B: file PPIC Output Type: WE03
A B N
MM-T19
MIGO
Admin Warehouse / Spare Parts
Jika proses retur akan di terima kembali, maka akan masuk proses cek terima kembali. Sedangkan jika tidak akan di kirim kembali maka proses akan berakhir
Minta kirim kembali
MM-T39
N
Jika barang yang di terima tidak bagus maka akan di lakukan proses retur Movement type yang di gunakan: 124
MIRO
Finance AP
Dilanjutkan proses pembayaran oleh finance
End
Gambar 4.31 Goods receipt-stock Sumber: Dokumen MM-T16 Goods receipt-stock
256 Proses Goods receipt-Stock pada gambar 4.31 menggambarkan langkah-langkah dalam melakukan penerimaan barang. Goods receipt ini merupakan penerimaan pembelian material stok melalui QA inspection. Langkah awalnya adalah ketika aktual barang tiba di gudang dari supplier, maka admin warehouse akan melakukan transaksi penerimaan barang dengan movement type 103. Movement type ini membuat barang masuk ke dalam blocked stock (belum dapat digunakan). Selanjutnya, pihak QA akan mengecek kualitas dari barang yang telah diterima oleh bagian gudang. Setelah bagian QA mengecek kualitas dari barang tersebut, bagian QA akan melakukan transaksi terima barang dengan movement type 105. Movement type ini akan melepas status blocked stock material yang diterima menjadi unrestricted stock, dimana material tersebut dianggap telah melewati proses inspeksi kualitas. Barang-barang yang tidak berhasil melewati inspeksi kualitas akan di kembalikan ke vendor yang mengirim disertai alasan pengembalian. Berikut contoh dokumen yang dihasilkan dari proses ini:
Gambar 4.32 Dokumen surat tanda penerimaan barang
257 4.1.9.2.4 Proses Pengakuan Hutang Dagang
Gambar 4.33 Proses pengakuan hutang dagang Sumber: Dokumen MM-T39 Proses pengakuan hutang dagang
Proses Pengakuan hutang dagang pada gambar 4.33 menggambarkan langkahlangkah melakukan pengakuan terhadap hutang dagang atas pembelian sebelumnya. Proses ini menggambarkan bagaimana pengakuan hutang dagang dilakukan setelah vendor mengirimkan barang ke perusahaan. Tagihan yang masuk ke perusahaan akan diverifikasi datanya oleh pihak finance. Apabila data yang diterima valid, maka akan dilakukan invoice verification. Namun
258 apabila invoice tersebut dinyatakan tidak valid, maka invoice tersebut akan diserahkan kembali ke pihak vendor yang mengirim.
4.1.9.2.5 Goods Issue Return to Vendor Operation
T-Code
PIC
Keterangan
Dokumen
Retur dilakukan jika di temukan ada qualitas barang yg di tidak bagus/reject
Start
Cek no STPB
Cek Stock
Retur Delivery to Vendor
Print
ME23N
QA Non Shift
Cek no STPB yang akan di retur
MIGO
QA Nin Shift
Cek stock
MIGO
Admin QA
Movement Type 122/124, maka jurnalnya adalah : K :SMD - Local D : GR / IR Clearing
MB90
User isi from permintaan
Admin QA
Print form retur delivery untuk barang yg reject
Kirim barang yg retur ke vendor
End
Gambar 4.34 Goods issue return to vendor Sumber: Dokumen MM-T19 Goods issue return to vendor
Proses Goods Issue Return to Vendor pada gambar 4.34 menggambarkan langkah-langkah dalam melakukan proses pengeluaran barang kepada vendor dari gudang karena adanya kondisi tertentu.
259 Langkah awalnya adalah pihak QA non shift akan melakukan pengecekan nomor surat tanda penerimaan barang (STPB) untuk mendapatkan nomor STPB dari material yang rusak. Selanjutnya akan di cek juga stok secara sistem dengan stok secara aktual untuk melakukan kontrol terhadap barang yang akan dikembalikan ke vendor. Selanjutnya, transaksi pengembalian barang akan dilakukan oleh admin QA. Admin QA juga akan mencetak form retur barang.
260 4.1.9.2.6 Goods Issue Consumption to Production Order
Gambar 4.35 Goods issue consumption to production order Sumber: Dokumen MM-T22 Goods issue consumption to production order
261 Proses Goods issue consumption to production order pada gambar 4.35 menggambarkan langkah-langkah untuk proses pengeluaran material untuk keperluan produksi. Bagian gudang akan menerima bukti pengeluaran barang/material (BPBM) dari admin produksi atau material preparation control (MPC) sebagai bukti pengebonan material. Quantity material yang diminta oleh admin produksi atau MPC yang tertera pada BPBM tidak boleh melebihi dari jatah yang telah ditentukan oleh planner pada saat membuat production order, karena apabila melewati jatah maka bagian gudang tidak akan dapat mengeluarkan material dari warehouse ke area produksi. Sehingga apabila terjadi kekurangan, admin produksi maupun MPC harus menginformasikan pada planner. Apabila stok di gudang tersedia, maka gudang akan melakukan transfer dari bin warehouse ke area produksi. Movement type yang digunakan dalam proses ini adalah movement type 261. Admin warehouse akan membebankan material yang di goods issue ke cost center sesuai dengan supply area yang meminta. Pada setiap akhir bulan akan dibuat laporan pemakaian material per production cost center. Apabila terdapat material untuk diretur, maka dapat menggunakan movement type 262 untuk melakukan reversal atau pembatalan dari goods issue yang telah dilakukan.
262 4.1.9.2.7 Goods Receipt Production Order Operation
T-Code
PIC
Keterangan
Dokumen
GR ini di lakukan untuk menerima hasil produksi yg akan masuk gudang
Start
Production Order yang siap di MIGO
PP-T01
Terima Barang
MIGO
Masuk ke Bin Sementara
Terima surat penerimaan barang
Admin Produksi
Movement type 101=>MIGO Prod Order, maka Jurnalnya Adalah: D : FGC – Injection K : Manfc Cost All Comp
Admin Produksi
Barang yg sudah di terima akan masuk ke bin sementara
Admin Warehouse
Form BPBM
Form BPBM A: di berikan ke gudang
A
Kirim Barang ke Gudang
Konfirmasi Transfer Order
LT01
LT12
Admin Produksi
Barang akan di pindahkan ke dalam gudang sesuai dengan aktual barang masuk gudang
Admin Warehouse
End
Gambar 4.36 Goods Receipt Production Order Sumber: Dokumen MM-T22 Goods Receipt Production Order
Proses Goods receipt production order pada gambar 4.36 menggambarkan langkah-langkah penerimaan barang hasil output produksi. Goods receipt ini digunakan apabila terdapat hasil output produksi yang telah selesai dan lolos inspeksi QA.
263 Untuk memunculkan stok hasil produksi di dalam sistem, admin produksi menggunakan transaksi MIGO dengan Movement Type 101 sesuai dengan quantity hasil produksi yang di-pass on oleh QA. Dan ketika hasil produksi tersebut akan di-transfer ke gudang, admin produksi akan membuat bukti pengeluaran material/barang (BPBM) yang berisikan material yang akan diserahkan oleh produksi ke warehouse. Sesuai dengan BPBM yang telah dibuat, bagian admin produksi akan melakukan transfer order dari area produksi ke bin transit (bin sementara). Lalu admin produksi akan menulis transfer order number pada BPBM. Kemudian BPBM akan diserahkan ke bagian warehouse untuk dilakukan konfirmasi. Pada saat melakukan konfirmasi, admin warehouse akan mengubah bin transit sesuai dengan bin aktual.
264 4.1.9.3 Business Process Financial Accounting 4.1.9.3.1 Payment to Vendor Operation
T-Code
PIC
Dokumen
Keterangan
1
Mulai
MM-T39
Finance Staff
Verifikasi Dokumen
ok
N
Kembalik an ke A/P
Y
F-58
Input Pembayaran Hutang
Print Bukti Pembayaran Bank
ZFI001
Input Pembayaran Hutang ke Bank Statement
FF67
Post di Bank Statement
ok
FEBA
N
Reverse Doc.
Finance Staff
Cek, Giro
Finance Staff
Voucher / Bukti Pembayaran Bank
Finance Staff
Mutasi rekeing koran
Pembayaran yang dilakukan menghasilkan jurnal : Dr A/P Cr BOC Serahkan giro/cek/transfer ke Financial Controller untuk di mintakan persetujuan. Setelah terjurnal di bank Statement akan terjurnal : Dr BOC Cr CIB
Finance Staff
FB08
Finance Dept. Head
FBL1N ZFI019
Account Payable Staff
Y
Vendor Line Item
Selesai
Gambar 4.37 Bank reconcilliation Sumber: Dokumen FI-T22 Bank reconcilliation
265 Proses Bank reconcilliation pada gambar 4.37 menggambarkan langkah-langkah proses pembayaran hutang dan rekonsiliasi bank. Bagian account payable setiap harinya akan merekap semua hutang yang harus dibayar melalui report aging hutang untuk diserahkan kepada bagian finance. Selanjutnya bagian finance akan melakukan pengecekan terhadap dokumen invoice yang akan dibayar dengan membuka report vendor open item untuk melihat detail dari invoice tersebut apabila dokumen invoice terdapat kesalahan maka akan dikembalikan ke bagian account payable untuk dikoreksi, apabila dokumen sudah benar maka dilanjutkan dengan proses rekonsiliasi bank yang dimulai dengan melakukan proses mengeluarkan cek, giro atau transfer uang ke rekening bank vendor sejumlah hutang yang akan dibayar oleh bagian finance, yang akan menghasilkan jurnal: Db
Vendor ( A/P ) Cr
Bank Outgoing Clearing
Setelah jumlah uang di bank berkurang, maka akan dilakukan proses manual bank statement dan post ke bank statement untuk menyesuaikan jumlah uang di sistem dengan jumlah uang yang ada di bank sebenarnya yang dilakukan oleh bagian finance, dan menghasilkan jurnal: Db
Bank outgoing clearing Cr
Cash in Bank
Apabila terjadi kesalahan dalam proses rekonsiliasi bank, maka harus dilakukan pembatalan cek, giro atau transfer bank dengan cara me-reverse dokumen pembayaran tersebut, tetapi pembatalan tersebut harus dilaporkan ke kepala bagian finance untuk dipertanggung jawabkan. Jika proses rekonsiliasi bank belum sampai tahap mengeluarkan cek, maka dokumen dapat dibatalkan tanpa dipertanggung jawabkan ke
266 kepala bagian finance dengan melakukan reverse dokumen. Setelah proses rekonsiliasi bank selesai maka dapat dilakukan pengecekan pada laporan vendor cleared item atau pada laporan aging hutang untuk melihat apakah hutang tersebut sudah terbayar dengan benar. Template yang digunakan sebagai media print bukti pembayaran bank adalah sebagai berikut:
Gambar 4.38 Dokumen rekonsiliasi Bank
267 4.2 Functional Specification 4.2.1 Functional Specification Production Planning 4.2.1.1 Down Time Confirmation 4.2.1.1.1 Requirement Details Tujuan dari program ini adalah untuk meng-input konfirmasi planned dan unplanned down time pada proses produksi. Tabel baru yang akan dibuat dalam program ini adalah: 1. ZTBPP005: Down Time Confirmation Tabel 4.43 Down time confirmation table Data Type
Length
MANDT
Field
MANDT
Data Element
CLNT
3
RMZHL
CO_RMZHL
CHAR
8
VORNR
VORNR
CHAR
4
AUFNR
AUFNR
CHAR
12
ERSDA
RU_ERSDA
DATS
8
GRUND
CO_AGRND
CHAR
4
KAPTPROG
KAPTPROG
CHAR
4
ISERH
ISERH
QUAN
9
STOKZ
STOKZ
CHAR
1
XUBNAME
XUBNAME
CHAR
12
STZHL
CO_STZHL
CHAR
8
ARBPL
ARBPL
CHAR
8
WERKS
WERKS_D
CHAR
4
TIME
/BEV3/CHAZEIT
TIMS
6
BUDAT
BUCHDATUM
DATS
8
2. ZTBPP006 : Down Time Problem Type Tabel 4.44 Down time problem type table Field
Data Element
Data Type
Length
WERKS
WERKS_D
CHAR
4
GRUND
CO_AGRND
CHAR
4
DTTXT
AD_TITLETX
CHAR
30
268 3. ZTBPP007 : Shift Definition Tabel 4.45 Shift definition table pada down time confirmation Field
Data Element
Data Type
Length
KAPTPROG
KAPTPROG
CHAR
4
KTEXT
SCHTXT
CHAR
15
4.2.1.1.2 Transparent Tables/Logical Database Used Tabel 4.46 Transparent table pada down time confirmation Description Client Confirmation Counter Work Center Order Number Operation / Activity Number Confirmation entry date Reason for Variance Shif Definition Confirmed break time Document Has Been Reversed Username in User Master Record Confirmation counter of cancelled confirmation Plant Time Posting date Control Key Plant Down Time Type Text for Down Time Type Shift Definition Text for Shift Definition Paramater Value Parameter ID Username
Table / Structure name
Field Names
ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005
MANDT DTCNR ARBPL AUFNR VORNR FBUPER GRUND KAPTPROG DTHR STOKZ XUBNAME
ZTBPP005
DTRNR
ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP006 ZTBPP006 ZTBPP006 ZTBPP007 ZTBPP007 USR05 USR05 USR05
WERKS Time Create_Date STEUS WERKS DTRNR DTTXT KAPTPROG KTEXT PARVA PARID BNAME
269 4.2.1.1.3
Sample File Tabel 4.47 sample file pada down time confirmation Client Plant Order No. Operation No. Control Key Work Center Problem Type Down Time Hour Date Shift
4.2.1.1.4
300 JX01 41000000 0010 ZPP1 R1BM-001 P001 8.000 01.08.2011 S01
Input Screen Format Tabel 4.48 Input screen format pada down time confirmation Client Plant Order No. Operation No. Control Key Work Center Problem Type Down Time Hour Date Shift
ZTBPP005-MANDT T001L-WERKS S022-AUFNR S022-VORNR AFVC-STEUS S022-ARBPL ZTBPP006-DTTNR ZTBPP005-DTHR ZTBPP005-FBUPER ZTBP005-KAPTPROG
4.2.1.1.5 Program Requirements/Pseudocode/Flow Charts of the program Pada tampilan awal program dijalankan, plant akan otomatis terisi berdasarkan user ID yang sedang log in. User dapat mengisi work center dengan dua cara : 1. Dengan tombol bantuan pengisian (F4), tanpa harus mengisi order no. dan operation no. 2. Memasukkan order no. dan operation no., selanjutnya apabila order no. dan operation no. Terdapat pada tabel S022, maka kolom work center akan terisi secara otomatis.
270 Setelah itu, user akan mengisi problem type baik planned maupun unplanned (berdasarkan pada tabel ZTBPP006), down time hour, Setelah itu, user dapat menyimpan data down time confirmation. Program akan menyimpan data down time confirmation ke dalam tabel ZTBPP005. Logika Program: Tabel 4.49 Logical flow pada down time confirmation Description Cek plant berdasarkan user ID Cek control key dan work center berdasarkan order no. dan operation no.
Cek control key dan work center berdasarkan order no. dan operation no.
Logical Flow SELECT parva FROM usr05 WHERE parid = 'WRK' and bname = syst-uname. SELECT steus arbpl FROM afvc INNER JOIN afko ON afvc~aufpl = afko~aufpl INNER JOIN s022 ON s022~aufnr = afko~aufnr AND s022~vornr = afv c~vornr WHERE s022~aufnr = s022-aufnr AND s022~vornr = s022-vornr. SELECT arbpl FROM crhd itab WHERE werks = T001L-WERKS AND arbpl = s022-arbpl.
4.2.1.1.6 Output Layout /Log Berikut contoh tabel ZTBPP005 yang akan terisi berdasarkan konfirmasi planned dan unplanned down time yang di-input oleh user: Tabel 4.50 Output layout pada down time confirmation (bagian 1) Confirmation Counter 0000000001 0000000002 0000000003 0000000004 0000000005 0000000006 0000000007 0000000008 0000000009
Work Center TEST-169 DEC-TOOL INJ-MOLD S1MM-001 WSH-TOOL MTN-MC PST-MOLD TEST-169 INJ-MOLD
Order No.
41000000
Operation No.
0010
Confirmation entry date 22.08.2011 22.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 24.08.2011 24.08.2011 24.08.2011
271 Tabel 4.51 Output layout pada down time confirmation (bagian 2) Reason for Variance U001 U004 U004 P010 P008 P008 P006 U001 U004
Shift Definition S02 S02 S02 S02 S03 S01 S03 S02 S02
Confirmed break time 4.300 4.010 3.210 2.120 1.000 2.120 2.400 4.300 3.210 -
Document Has Been Reversed X X
Username TESTER TESTER TESTER TESTER TESTER TESTER TESTER TESTER TESTER
Tabel 4.52 Output layout pada down time confirmation (bagian 3) Confirmation counter of cancelled confirmation
0000000001 0000000002
Plant JX02 JX02 JX02 JX01 JX02 JX03 JX03 JX01 JX01
Time 14:58:55 14:59:19 15:02:54 15:30:06 16:56:49 16:59:02 14:55:43 14:55:44 14:55:45
Posting date 23.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 24.08.2011 24.08.2011 24.08.2011
4.2.1.2 Reverse Down Time Confirmation 4.2.1.2.1 Requirement Details Tujuan dari program ini adalah untuk membatalkan konfirmasi down time baik planned maupun unplanned yang telah dibuat.
272 4.2.1.2.2 Transparent Tables/Logical Database Used Tabel 4.53 Transparent table pada reverse down time confirmation Description Client Confirmation Counter Work Center Order Number Operation/Activity Number Confirmation entry date Reason for Variance Shif Definition Confirmed break time Document Has Been Reversed Username in User Master Record Confirmation counter of cancelled confirmation Plant Creation Time Posting date Control Key
Table/Structure Name ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005
Field Names MANDT RMZHL ARBPL AUFNR VORNR ERSDA GRUND KAPTPROG ISERH STOKZ XUBNAME
ZTBPP005
STZHL
ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005 ZTBPP005
WERKS Time BUDAT STEUS
4.2.1.2.3 Sample File Tabel 4.54 Sample file pada reverse down time confirmation Client Confirmation no. Plant Work center Order no. Operation no. Control key Problem Type Date Shift Hour
300 0000000001 JX02
R1BM-001 I 0010 ZPP1 U001 22-12-2011 S01 8
4.2.1.2.4 Input Screen Format Tabel 4.55 Input screen format pada reverse down time confirmation Confirmation no.
ZTBPP005-DTCNR
273 4.2.1.2.5 Program Requirements/Pseudocode/Flow Charts of the program Saat pertama kali user menjalankan program reverse down time, user harus memasukkan confirmation no., lalu sistem akan melakukan validasi terhadap data konfirmasi apakah konfirmasi itu dibuat oleh user tersebut. Jika confirmation no. Yang di-input adalah valid dan belum pernah dibatalkan, maka sistem akan menampilkan data konfirmasi down time, seperti plant, work center, order no., operation no., problem type, posting date, shift dan down time hour. Khusus untuk field down time hour, sistem akan membalikkan nilai menjadi negatif, misal down time hour adalah 5.30, akan diubah menjadi -5.30. Logika Program : Tabel 4.56 Logical flow pada reverse down time confirmation Description Generate data konfirmasi sebelumnya berdasarkan confirmation no. Yang di-input oleh user. Membalikkan nilai dari down time hour.
Logical Flow SELECT arbpl aufnr vornr werks fbuper dttnr kaptprog dthr FROM ztbpp005 WHERE rmzhl = ztbpp005-rmzhl. DTHR = DTHR * -1.
4.2.1.2.6 Output Layout/Log Tabel 4.57 Ouput layout pada reverse down time confirmation (bagian 1) Confirmation counter 0000000001 0000000002 0000000003 0000000004 0000000005 0000000006 0000000007 0000000008 0000000009
Work center TEST-169 DEC-TOOL INJ-MOLD S1MM-001 WSH-TOOL MTN-MC PST-MOLD TEST-169 INJ-MOLD
Order no.
42000001
Operation no.
0010
Confirmation entry date 22.08.2011 22.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 24.08.2011 24.08.2011 24.08.2011
Reason for variance U001 U004 U004 P010 P008 P008 P006 U001 U004
274 Tabel 4.58 Ouput layout pada reverse down time confirmation (bagian 2) Shift definition S02
Confirmed break time
Document Has Been Reversed
4.300
S02
4.010
S02
3.210
S02
2.120
TESTER
S03
1.000
TESTER
S03
2.120
TESTER
S01
2.400
TESTER
S03
4.300 -
TESTER
0000000001
S01
3.210 -
TESTER
0000000002
X
Username
Confirmation counter of cancelled confirmation
TESTER TESTER
X
TESTER
Tabel 4.59 Ouput layout pada reverse down time confirmation (bagian 3) Plant JX02 JX02 JX02 JX01 JX02 JX03 JX03 JX01 JX01
Time 14:58:55 14:59:19 15:02:54 15:30:06 16:56:49 16:59:02 14:55:43 14:55:44 14:55:45
Posting date 23.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 23.08.2011 24.08.2011 24.08.2011 24.08.2011
4.2.1.3 Automatic Maintain Dynamic Bin when Saving Production Order 4.2.1.3.1 Requirement Details Menambahkan beberapa logic flow pada user exit PPCO0007: - Membuat dynamic bin ketika menyimpan production order jika status production order adalah REL. - Menghapus dynamic bin ketika menyimpan production order jika status production order adalah TECO.
275 4.2.1.3.2 Transparent Tables/Logical Database Used Tabel 4.60 Transparent tables pada automatic maintain dynamic bin Description Order Number Plant Order Type Client Object number Object status Indicator: Status Is Inactive Warehouse Number Storage Type Storage Bin Warehouse Number Storage Type Storage Bin
Table/Structure Name Header_Imp Header_Imp Header_Imp Header_Imp JEST JEST JEST LAGP LAGP LAGP LQUA LQUA LQUA
Field Names AUFNR WERKS AUART MANDT OBJNR STAT INACT LGNUM LGTYP LGPLA LGNUM LGTYP LGPLA
4.2.1.3.3 Program Requirements/Pseudocode/Flow Charts of the program Tabel 4.61 Logical flow pada automatic maintain dynamic bin cek order type cek order status
Status REL
If header_imp-WERKS neq ‘J01’ or ‘J02’ or ‘J03’ then EXIT Else If header_imp-AUART contain ‘ZRM* then EXIT If header_imp-STTXT contain CRTD Æ Status Prod Order = CRTD If header_imp-STTXT contain REL Æ Status Prod Order = REL If header_imp-STTXT contain TECO Æ Status Prod Order = TECO If header_imp-STTXT contain CLSD Æ Status Prod Order = CLSD Else EXIT Check Storage bin in table LAGP where: • LGNUM (Warehouse Number) = Check from Table T320 where WERKS = header_imp-WERKS • LGTYP (Storage Type) = 100 • LGPLA (Storage Bin) = 00AUFNR (Prod Ord Number) If sy-subrc eq 4 then Run Fuction module L_LAGP_HINZUFUEGEN where • MANDT eq header_imp-MANDT • LGNUM eq LGNUM • LGTYP eq ‘100’ • LGPLA eq 00AUFNR • LGBER eq ‘001’ Else EXIT
276 Status CRTD or TECO or CLSD
Check Storage bin in table LAGP where: • LGNUM (Warehouse Number) = Check from Table T320 where WERKS = header_imp-WERKS • LGTYP (Storage Type) = 100 • LGPLA (Storage Bin) = 00AUFNR (Prod Ord Number) If sy-subrc eq 4 then EXIT Else Check Storage bin stock in table LQUA where : • LGNUM (Warehouse Number) = Check from Table T320 where WERKS = header_imp-WERKS • LGTYP (Storage Type) = 100 • LGPLA (Storage Bin) = 00AUFNR (Prod Ord Number) If sy-subrc eq 0 then msg Error “Storage bin 00AUFNR is not empty!!!” Else Run Funtion Module L_LAGP_LOESCHEN EXIT
4.2.1.4 User Exit MWMTO008 Modification 4.2.1.4.1 Requirement Details User exit ini digunakan untuk mengontrol transaksi pembuatan Transfer Order ke Production Order. Sistem akan mengecek apakah quantity yang akan ditransfer masih masuk di dalam sisa alokasi yang dimiliki oleh suatu production order. Apabila quantity yang akan ditransfer melebihi sisa alokasi yang dimiliki maka sistem tidak akan melanjutkan transaksi transfer order tersebut. Untuk menghitung sisa alokasi dari suatu production order maka ada beberapa parameter yang diperhitungkan: • Requirement quantity dari component • Quantity transfer order yang sudah pernah dilakukan • Quantity pengembalian gilingan (Khusus ZMIX) yang pernah dilakukan
277 4.2.1.4.2 Input Screen Format
Warehouse No (I_LTAP‐LGNUM) Destination (I_LTAP‐NLPLA)
Material (I_LTAP‐MATNR) Quantity (I_AUSML)
Plant (I_LTAP‐WERKS)
Gambar 4.39 Input screen format pada user exit MWMTO008 modification
4.2.1.4.3 Transparent Tables/Logical Database Used
Gambar 4.40 Transparent tables pada user exit MWMTO008 modification
278 4.2.1.4.4 Program Requirements/Pseudocode/Flow Charts of the program Tabel 4.62 Logical flow pada user exit MWMTO008 modification
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
Warehouse No.
Material
Plant
Destination
Reservation No
Requirement Qty.
R01
16000000
J01
41000023
429786
100
(7) Return Regrind (262) 35
(8) Return Regrind (Reversed) (261) 10
(9) Total Return Regrind 25
(10) Transfer Bin Qty 100
(11) Return Bin Qty 20
(12) Total transfer Bin Qty
(13) Quantity to remove
(14) Remain Qty
80
40
-10
Logika program: (1) Warehouse No = I_LTAP-LGNUM (2) Material = I_LTAP-MATNR (3) Plant = I_LTAP-WERKS (4) Destination = I_LTAP-NLPLA (5) Reservation No = AFKO-RSNUM IF (5) Reservation No not found then EXIT (6) Requirement Qty. = RESB-BDMNG IF (6) Requirement Qty. not found then Msg Error “Invalid Component Number” (7) Return Regrind (262) = Total AUFM-MENGE where BWART = ‘262’ (8) Return Regrind (Reversed) (261) = Total AUFM-MENGE where BWART = ‘261’
(9) Total Return Regrind = (7) AUFM (262) – (6) AUFM (261)
279 (10) Transfer Bin Qty. = Total LTAP_1-VSOLM (11) Return Bin Qty. = Total LTAP_2-VSOLM (12) Total Transfer Bin Qty. = (10) Transfer Bin Qty. - (11) Return Bin Qty. (13) Quantity to remove = I_AUSML (14) Remain Qty = (6) Requirement Qty - (12) Total Transfer Bin Qty + (9) Total Return Regrind (13) Quantity to remove IF (14) Remain Qty. < 0 then Pop up Message : Remain Transfer Qty. < 0
Remain Transfer Qty < 0 (12) Total Transfer Bin Qty. = 80 (9) Total Return Regrind = 25 (13) Quantity to remove = 40
4.2.1.5 Create Form Bukti Pengeluaran Barang 4.2.1.5.1 Requirement Details Program create form bukti pengeluaran barang digunakan untuk mencetak daftar material output produksi hasil inspeksi yang berstatus pass on. Data yang masuk ke dalam form bukti pengeluaran barang ini adalah data-data hasil konfirmasi QA. Form ini menjadi referensi untuk melakukan goods receipt oleh bagian produksi.
280 4.2.1.5.2 Transparent Tables/Logical Database Used
Gambar 4.41 Transaparent tables pada create Form bukti pengeluaran barang
Berikut ini rincian kondisi pada tabel-tabel yang digunakan pada functional specification create form Bukti Pengeluaran Barang: • Table AFRU
Gambar 4.42 Table AFRU
281 Condition pada table AFRU : AFRU-STOKZ = Initial AFRU-STZHL = Initial AFRU-WERKS = WERKS AFRU-BUDAT = BUDAT
• Table AFPO
Gambar 4.43 Table AFPO
• Table AFVC
Gambar 4.44 Table AFVC
Condition : AFVC-STEUS Contain “ZPQ”
282 • Table CRHD
Gambar 4.45 Table CRHD
Condition : CRHD-OBJTY = “A” CRHD-VERWE = “R001” or “R002” CRHD-ARBPL = ARBPL CRHD-VERAN = VERAN
• Table MARM
Gambar 4.46 Table MARM
Condition : MARM-MEINH <> “PC” or “SET”
283 • Table TC24
Gambar 4.47 Table TC24
Condition : TC24-WERKS = WERKS
• Table MAKT
Gambar 4.48 Table MAKT
Condition : MAKT-SPRAS = “E”
284 4.2.1.5.3 Input Screen Format Tabel 4.63 Input screen format pada create Form bukti pengeluaran barang Selection Plant (WERKS) Posting Date Person Responsible (VERAN)
Condition Parameter (Mandatory) Like AFRU-WERKS Parameter (Mandatory) Like AFRU-BUDAT Parameter (Mandatory) Like CRHD-VERAN
4.2.1.5.4 Program Requirements/Pseudocode/Flow Charts of the program Data pada form bukti pengeluaran material haruslah dapat di-sort berdasarkan Material Description, Order, Production Date , Shift, Batch. Berikut adalah contoh tampilan data dari create list data yang akan di-print :
5
4
9
8
10
12
Gambar 4.49 contoh tampilan bukti penerimaan barang
Spesifikasi format pencetakan bukti peneluaran barang: - Ukuran Kertas : F4 - Ukuran Font : Title header = 18, Content = 11 - Jenis Font : Arial
11
285
Berikut ini merupakan logika program dalam pencarian data untuk form bukti pengeluaran barang:
1
2
10
5
3
9 4
6
7
8
Gambar 4.50 Penomoran field pada bukti pengeluaran barang
Logika program dari gambar 4.48 dirincikan seperti pada data dibawah ini: (1) = AFRU-BUDAT (2) = CONCATENATE ( CRHD-VERAN & “-“ & TC24-KTEXT) (3) = CRHD-ARBPL (4) = AFRU-AUFNR (5) = MAKT-MAKTX (6) = (8) / (7) (7) = MARM-UMREZ (8) =AFPO-MEINS (9) Ada 2 Tipe : = Pass QA from Rework Process : Total AFRU-RMNGA
11
12
286 Group By AUFNR, ARBPL, ZBATCH, KAPTPROG = Pass QA from Non Rework Process : Total AFRU-LMNGA Group By AUFNR, ARBPL, ZBATCH, KAPTPROG (10) = AFRU-ZPRODDATE (11) = AFRU-ZBATCH (12) = AFRU-KAPTPROG
287 4.2.1.5.5 Output Layout
Gambar 4.51 Contoh print out bukti pengeluaran barang
288 4.2.1.6 Create Production Efficiency Report 4.2.1.6.1 Requirement Details Efficiency production report adalah laporan efisiensi dari suatu production order. Laporan ini dapat digunakan sebagai bahan evaluasi efisiensi produksi per production order. Ada beberapa data yang ditampilkan di dalam laporan ini, diantaranya: Tabel 4.64 Field pada create production efficiency report No. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
7. 8.
Field Plant Person Responsible Production Date Shift Work Center Shoot Counter (Untuk mesin yang menggunakan mould) Standard Output
9. 10. 11. 12.
Gross (Untuk mesin yang menggunakan mould) Actual Hold Pass QA Loss Cavity
13.
% Loss Cavity
14.
% Hold
15.
Reject Production
16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.
Reject QA Total Reject % Reject Waste Commercial Hour Effective Working Time % Availability % Efficiency
Description Plant dari work center digunakan. Departemen yang bertanggung jawab terhadap suatu work center tertentu. Tanggal dilaksanakannya proses produksi. Shift dilaksanakannya proses produksi. Unit kerja yang digunakan. Jumlah Shoot Counter.
Total Standard output dari mesin per production order pada periode tertentu. Std. Station x St.d Cavity x Shoot Counter.
Output produksi pada periode tertentu. Output produksi yang di Hold QA. Output produksi yang Pass QA. Actual Counter x {(Std. Cav. x Std. Station) – (Act. Cav. x Act. Station)} (Untuk mesin yang menggunakan mould). Loss Cavity / Gross x 100% (Untuk mesin yang menggunakan mould). Hold / Actual x 100% (Untuk mesin yang menggunakan mould). Untuk mesin yang menggunakan mould: Gross – Loss Cavity – Actual Untuk mesin yang tidak menggunakan mould dihitung sesual actual reject yang dikonfirmasi. Total Reject QA. Reject Produksi + Reject QA. Total Reject / (Actual + Reject Production). Total Reject x Standard Weight. Production Hour. Commercial Hour + Unplanned Down time. Commercial Hour / Effective Working Time. (Actual + Reject Prod.)/ Std. Output.
289 No. 24. 25. 26.
% Yield % OEE
Field
27.
Operator
Total Hour
Description Pass QA / (Actual + Reject Prod). % Availability x % Efficiency x % Yield. Commercial Hour + Unplanned Diown time + Planned Down time. Operator ID pada periode tertentu.
4.2.1.6.2 Transparent Tables/Logical Database Used Tabel 4.65 Transparent tables pada create production efficiency report Description Production order Production date Plant Net Weight Yield Scrap Rework Reason for Variance Routing number of operations in the order General counter for order Indicator: document has been Reversed Confirmation counter of cancelled confirmation Shift definition Setup Hour Machine Hour Tear down Hour Machine Counter Cavity Station Personel No 1 Personel No 2 Personel No 3 Personel No 4 Personel No 5 Personel No 6 Personel No 7 Personel No 8 Personel No 9 Personel No 10 Object ID
Table/Structure Name AFRU AFRU AFRU MARA AFRU AFRU AFRU AFRU
AUFNR ZPRODDATE WERKS NTGEW LMNGA XMNGA RMNGA GRUND
AFRU
AUFPL
AFRU
APLZL
AFRU
STOKZ
AFRU
STZHL
AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFRU AFVC
KAPTPROG ISM01 ISM02 ISM04 ZCOUNTER ZCAVITY ZSTATION ZOP1 ZOP2 ZOP3 ZOP4 ZOP5 ZOP6 ZOP7 ZOP8 ZOP9 ZOP10 ARBID
Field Names
290 Description Control Key Material Order Type Order Type Description Description Key word ID for user-defined fields Cavity Standard Station Standard Cycle time Standard Object Type Person responsible for the work center Work center cat. Work Center Down time type Down time hour
4.2.1.6.3
Table/Structure Name AFVC AFPO AFPO T003P MAKT AFVU AFVU AFVU AFVU CRHD CRHD CRHD CRHD ZTBPP005 ZTBPP005
Field Names STEUS MATNR DAUAT TXT MAKTX SLWID USR02 USR03 USR04 OBJTY VERAN VERWE ARBPL GRUND DTHR
Sample file Tabel 4.66 Sample file pada create production efficiency report Field Plant Work Center Production Date Person Responsible
4.2.1.6.4
Sample JX01 INITIAL 18.12.2011 - 31.12.2011 B01
Input Screen format
Tabel 4.67 Input screen format pada create production efficiency report Selection Plant (WERKS) Work Center (ARBPL) Production Date (ZPRODDATE) Shift (KAPTPROG) Person Responsible (VERAN)
Condition Select Option Like AFRU-WERKS (Mandatory) Select Option Like CRHD-ARBPL Select Option Like AFRU-ZPRODDATE (Mandatory) Select Option Like AFRU-KAPTPROG Select Option Like CRHD-VERAN
291 4.2.1.6.5
Program Requirements/Pseudocode/Flow Charts of the program
MARA matnr ntgew
AFPO aufnr matnr dauat
T003P auart txt
AFRU aufpl aplzl aufnr ZTBPP005 aufnr arbpl
AFVC aufpl aplzl arbid AFVU aufpl aplzl
CRHD objid veran arbpl objty verwe
Gambar 4.52 Hubungan antar table pada create production efficiency report
Tabel 4.68 Field dan logical flow pada create production efficiency report No.
Field
Logical Flow
1.
Plant
2.
Production Date
Plant (AFRU-WERKS) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRUKAPTPROG) tertentu. Production date (AFRU-ZPRODDATE) dari periode yang dipilih.
3.
Shift
Shift (AFRU-KAPTPROG) dari periode yang dipilih.
4.
Person Responsible
Person Responsible (CRHD-VERAN) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu.
5.
Work Center
Work center (CRHD-ARBPL) pada Production date (AFRUZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu.
6.
Counter
IF VERWE (work center Cat.) = ‘ZR02’ then counter = total LMNGA + XMNGA dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. Condition : Control Key (AFRU-STEUS) contain ZPP Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial”
292 No.
Field
Logical Flow Else Counter = total AFRU-ZCOUNTER dari suatu work center (CRHDARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. Condition : Control Key (AFRU-STEUS) contain ZPP Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial”
7.
STD_Output
STD_Output adalah total stdout dari suatu work center (CRHDARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. STDOUT = 3600 x cavstd x statstd x prodeffworking / ctstd dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. If VERWE (Work center cat.) = ‘ZR02’ then cavstd = 1 and statstd =1 Else Cavstd (AFVU-USR02) Cavity standard dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS) tertentu. Statstd (AFVU-USR03) Station standard dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS tertentu. Ctstd (AFVU-USR04) Cycle time standard dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS tertentu. prodEffworking = prodCom+ Unplanned time + Unplanned 2 time dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. prodCom = total machine hour (AFRU-ISM02) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRUZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu.
293 No.
Field
Logical Flow Condition : Control Key (AFRU-STEUS) contain ZPP Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial” Reason for Variance (AFRU-GRUND) equal initial Unplanned time = unplanned non setup + unplanned setup Unplanned non setup = total machine hour (AFRU-ISM02) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRUAUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRUZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. Condition : Control Key (AFRU-STEUS) contain ZPP Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial” Reason for Variance (AFRU-GRUND) not equal initial Unplanned setup = total setup hour (AFRU-ISM01) + total teardown hour (AFRU-ISM04) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRUKAPTPROG) tertentu. Condition : Control Key (AFRU-STEUS) contain ZPP Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial” Unplanned2 time = total dthr (ZTBPP005-DTHR) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS),Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. Condition : Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial” Reason for Variance (ZTBPP005-GRUND) begin with “U”
294 No. 8.
Field Gross
Logical Flow Gross adalah total prodgross dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRUKAPTPROG) tertentu. prodgross = cavstd x prodcounter dari suatu work center (CRHDARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) If VERWE (Work center cat.) = ‘ZR02’ then cavstd = 1 and statstd = 1 and prodcounter = total AFRU-LMNGA (Yield) + total AFRUXMNGA (Scrap) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRUKAPTPROG) Condition : Control Key (AFRU-STEUS) contain ZPP Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial” Else Cavstd (AFVU-USR02) Cavity standard dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVCSTEUS)tertentu. Statstd (AFVU-USR03) Station standard dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS) tertentu. prodcounter Total AFRU-ZCOUNTER dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVCSTEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRUKAPTPROG). Condition : Control Key (AFRU-STEUS) contain ZPP Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0
295 No.
Field
9.
Actual
10.
Hold
11.
Pass On
Logical Flow Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial” Total prodactual dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRUKAPTPROG) tertentu. Prodactual = yield (AFRU-LMNGA) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG)tertentu. Condition : Control Key (AFRU-STEUS) contain ZPP Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial” Total rework (AFRU-RMNGA) dari suatu work center (CRHDARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. Condition : Control Key (AFRU-STEUS) contain ZPP Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial” Pass On = Total prodpasson dari dari suatu work center (CRHDARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. Control key production = STEUS contain ZPP Control Key qa = Concatenate ZPQ & right(Control key production,1) Contoh : Control Key Production = ZPP1 Control Key Qa = ZPQ1 Cek Control key Qa (AFVU-STEUS) di table AFVU Jika tidak ketemu maka prodpasson = Total yield (AFRU-LMNGA) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. Condition : Control Key (AFRU-STEUS) = control key production Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0
296 No.
Field
Logical Flow Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial”. Jika ketemu maka, prodpasson = prodpasson1 + prodpasson2 dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRUAUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRUZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG). prodpasson1 = Total yield (AFRU-LMNGA) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG). Condition : Control Key (AFRU-STEUS) = control key qa Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial” Prodpasson2 = Total rework (AFRU-RMNGA) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRUZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG). Condition : Control Key (AFRU-STEUS) = control key qa Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial” GRUND (Reason for Variance) equal initial
12.
Loss Cavity
If VERWE (Work center cat.) = ‘ZR02’ then Loss cavity = 0 else Loss cavity = total prodlosscav dari suatu work center (CRHDARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. prodLosscav = prodcounter x (cavstd-cavact) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. Prodcounter = Total zcounter (AFRU-ZCOUNTER) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRUZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG)
297 No.
Field
Logical Flow Condition : Control Key (AFRU-STEUS) contain ZPP Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial” Cavstd (AFVU-USR02) Cavity standard dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVCSTEUS)tertentu. Statstd (AFVU-USR03) Station standard dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRUKAPTPROG)tertentu. Cavact (AFRU-ZCAVITY) Cavity standard dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRUKAPTPROG)tertentu.
13.
% Loss Cavity
14.
% Rework
15.
Reject Prod
Statact (AFRU-ZSTATION) Station standard dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRUKAPTPROG) tertentu. % Loss Cavity = Loss Cavity / Gross x 100 dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. % Rework = Hold / Actual dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRUKAPTPROG) tertentu. Reject Prod = total prodrejectprod dari suatu work center (CRHDARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. If VERWE (Work center cat.) = ‘ZR02’ then Prodrejectprod = Total XMNGA (Scrap) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. Condition: Control Key (AFRU-STEUS) contain ZPP
298 No.
Field
Logical Flow Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial” Else
16.
Reject QA
prodrejectprod = prodgross – prodActual – prodLosscav dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. Reject QA = total prodrejectqa dari suatu work center (CRHDARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. prodrejectqa = prodactual – prodpasson dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu.
Total Reject
Condition : Control Key (AFRU-STEUS) = control key production Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial”. Total Reject = total prodtotalreject dari suatu work center (CRHDARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. Prodtotalreject= prodrejectprod + prodrejectqa dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG)tertentu.
17. 18.
% Reject Waste
Condition : Control Key (AFRU-STEUS) = control key production Indicator : Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial”. % Reject= Total Reject / (Actual + Reject Prod). Waste = total prodwaste dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRUKAPTPROG) tertentu. Prodwaste = prodtotalreject x Net Weight (MARA- NTGEW) dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production Order
299 No.
Field
Logical Flow (AFRU-AUFNR), Control Key (AFVC-STEUS), Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG).
19.
Commercial
20.
Eff. working time
21.
% Availability
Condition : Control Key (AFRU-STEUS) contain ZPP Indicator: Document Has Been Reversed (AFRU- STOKZ) not equal ‘X’ Confirmation counter of cancelled confirmation (AFRU- STZHL) equal 0 Order Type Description (T003P-TXT) not contain “trial”. Commercial = total prodcom dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRUKAPTPROG) tertentu. Eff working time = total prodeffworking suatu work center (CRHDARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu. % availability = commercial / eff working time x 100.
22.
% Efficiency
% Efficiency = ( actual + reject prod ) / std output x 100.
23.
% Yield
% Yield = pass on / (actual + reject prod) x 100.
24.
% OEE
% OEE = %availability x % efficiency x % yield / 10000.
25.
Total Hours
Total Hours = 8.
26.
Operator
Gabungkan AFRU-Zop1 – AFRU-Zop10 dari suatu work center (CRHD-ARBPL) pada Production date (AFRU-ZPRODDATE) dan shift (AFRU-KAPTPROG) tertentu.
4.2.1.6.6 Output Layout / Log Tabel 4.69 Output layout pada create production efficiency report (bagian 1) Plant RX03 RX03 RX03
Person Responsible D01 D01 D01
Work Center R3DC-003 R3DC-003 R3DC-004
WC Desc POLYTYPE RDA-X POLYTYPE RDA-X WUTUNG
Production Order 43000006 43000046 43000009
Material No 90007875 90007821 90007808
300 Tabel 4.70 Output layout pada create production efficiency report (bagian 2) Mat. Desccription OIL CNTRL SKN FF 50G TUBE PRINT PURE WHITE DCFF 50 TUBE PRINT DEEP WASH 100ML TUBE PRINT
Counter
Std. Output
Actual
100
83.468
108
110.124
108
110.124
Hold
Pass ON
Tabel 4.71 Output layout pada create production efficiency report (bagian 3) Loss Cavity
% Loss Cavity
% Rework
Reject Prod. 2,328.000 1,552.000 3,857.000
Reject QA
Total Reject
Waste
83,468.000 110,124.000 110,124.000
85,796.000 111,676.000 113,981.000
683.794 532.694 547.446
Tabel 4.72 Output layout pada create production efficiency report (bagian 4) Commercial 16.300 20.100 20.100
Eff. Working Time 21.100 20.100 20.100
% Availability 77.25 100.00 100.00
% Efficieny 75.68 103.40 105.54
% Yield
% OEE
Total Hours 22.10 20.10 20.10
301 4.2.1.7 Create Material Efficiency Report 4.2.1.7.1 Requirement Details Material efficiency report menggambarkan efisiensi penggunaan komponen pada suatu production order. Laporan ini akan merincikan efisiensi dari setiap komponen yang digunakan pada suatu proses produksi dan akan membandingkan antara standard dengan penggunaan pada aktual.
4.2.1.7.2 Transparent Tables/Logical Database Used Tabel 4.73 Transparent tables pada create material efficiency report Table/Structure Name AUFM AUFM AUFM AUFM AUFM AUFM AFPO AFPO MARC MARC CRHD CRHD CRTX MAKT AUSP
4.2.1.7.3
Field Names WERKS AUFNR MENGE BWART MENGE MEINS MATNR DAUAT STLAN STLAL ARBPL VERAN KTEXT MAKTX ATWRT
Sample File Tabel 4.74 Sample file pada create material efficiency report Field Plant (WERKS) Order No.(AUFNR) Posting date (BUDAT) Order type (DAUAT) Material No.(MATNR) Material group (MATKL) Work Center (ARBPL) Person Responsible (VERAN)
Sample JX03 43000000 INITIAL INITIAL 90005822 SM07 06B-0001 BLW
302 4.2.1.7.4 Input Screen Format Tabel 4.75 Input screen format pada create material efficiency report Selection Plant (WERKS) Order No.(AUFNR) Posting date (BUDAT) Order type (DAUAT) Material No.(MATNR) Material group (MATKL) Work Center (ARBPL) Person Responsible (VERAN)
4.2.1.7.5
Condition Select Option Like AUFM-WERKS (Mandatory) Select Option Like AUFM-AUFNR Select Option Like AFRU-BUDAT (Mandatory) Select Option Like AFPO-DAUAT Select Option Like CRHD-MATNR Select Option Like CRHD-MATKL Select Option Like CRHD-ARBPL Select Option Like CRHD-VERAN
Program Requirements/Pseudocode/Flow Charts of the program
Tabel 4.76 Logical flow pada create material efficiency report No. 1. 2. 3. 4.
Field Order No. Work Center Person Responsible Order Type
5. 6. 7.
Header Header Desc. Material type
8.
Component
9. 10. 11.
Component Desc. Mat. Group Standard
12.
Consumption
13. 14.
UOM Delivery Quantity.
15. 16.
Uom Mat. Eff.
Logical flow (AUFM-AUFNR) where BWART = 101 or 102. (S022-ARBPL) where AUFNR = AUFM-AUFNR (CRHD-VERAN) where ARBPL = S022-ARBPL (AFPO-DAUAT) where MATNR = AUFM-MATNR and dwerk = MARC-DWERK (AUFM-MATNR) where MATNR = AUFM-MATNR (MAKT-MAKTX) where MATNR = AUFM-MATNR (AUSP-ATWRT) where Objek = AUFM-MATNR and ATINN = 0000000252 (STPO-IDNRK) where stlnr = MAST-STLNR (AUFM-MATNR) where bwart not equals 101 and 102 (MAKT-MAKTX) where MATNR = Component (MARA-MATKL) where MATNR = Component A*(Delivery Qty)/B*((100+C)/100) A : STPO-MENGE where STLNR = STAB-STLNR and STLKN = STAT-STLKN B : STKO-BMENG where STLNR = MAST-STLNR and STLAL = MARC-STLAL C : STPO-AUSCH Where STLNR = STAB-STLNR and STLKN = STAT-STLKN ( SUM(AUFM-MENGE) where BWART = 101) (SUM(AUFM-MENGE) where BWART = 102) AUFM-MEINS ( SUM(AUFM-MENGE) where BWART = 101) – (SUM(AUFM-MENGE) where BWART = 102) STPO-MEINS (Standard / Consumption) * 100
303 4.2.1.7.6
Output Layout / Log
Tabel 4.77 Output layout pada create material efficiency report (bagian 1) Person Resp.
Ord.Type
Header
16030922 06B-0001
BLW
ZRP3
90005822
16030922 06B-0001
BLW
ZRP3
90005822
Order
Work Center
Header Desc. HELIOS 200 ML BTL HELIOS 200 ML BTL
Tabel 4.78 Output layout pada create material efficiency report (bagian 2) Mat. Type HALB HALB
Component Component Desc. 20002181 MB 6060 WHITE OPAQUE MW 20005267 FILLER CACO3 BIM 11380
Mat. group
Standard
SM07
189,144
SM07
566,988
Tabel 4.79 Output layout pada create material efficiency report (bagian 3) Consumption 44,004 0
Uom KG KG
Delivery Qty. 198.912 198.912
Uom PC PC
Material Eff. 429,83 0
4.2.2 Functional Specification Material Management 4.2.2.1 Inventory Aging Report 4.2.2.1.1 Requirement Details Pembuatan Laporan Inventory Aging ini berguna untuk mengetahui umur barang dari suatu material berdasarkan pergerakan yang terjadi pada material tersebut. Value Material yang akan dihasilkan dilihat dari kapan suatu material tersebut diterima hingga akhir pemakaian barang pada batch barang tersebut per sekali penerimaan. Laporan ini juga akan memiliki informasi seputar identitas material tersebut seperti Material description, base unit, material group dan lain sebagainya.
304 Material type yang dapat digunakan pada laporan ini adalah FERT, HALB, ROH, VERP, ZMIX, ZSM. Movement type yang akan digunakan pada laporan ini adalah 101 (GR goods receipt), 105 (GR from blocked stock), 602 (RE goods deliv. rev.), 657 (GD returns blocked), 634 (GI receipt : customer consignment).
4.2.2.1.2
Transparent Tables/Logical Database Used
Tabel 4.80 Transparent tables pada inventory aging report Description Material Number Material Description Base Unit Material group Material type Plant Batch Value Current
Table/Structure Name MARA MAKT MARA MARA MARA MARC MCHB MBEW -
Field Names MATNR MAKTX MEINS MATKL MTART WERKS CHARG VPRSV / STPRS -
Qty(1-90 days) Amount(1-90 days) Qty(91-120 days) Amount(91-120 days) Qty(121-180 days) Amount(121-180) days Qty(>180 days) Amount(>180 days)
-
-
305 4.2.2.1.3 Sample File Tabel 4.81 Sample file pada inventory aging report Material Number Plant Batch GR Date Material Type Material Group
Range Single Range Range Range Range
4.2.2.1.4 Input Screen Format Tabel 4.82 Input screen format pada inventory aging report Material Number : ______ to ______
MARA-MATNR
Plant: _______ to ________
MARC-WERKS
Batch: _______ to _______
MCHB-CHARG
GR Date: ________ to ________
MKPF-BUDAT
Material type : ______ to _______
MARA-MTART
Material group : _______ to ______
MARA-MATKL
4.2.2.1.5 Program Requirements/Pseudocode/Flow Charts of the program 4.2.2.1.5.1
Perhitungan Logical
Tabel 4.83 Perhitungan logical pada inventory aging report Description
Value
Logic If MARA-MTART = ‘FERT’ OR MARA-MTART = ‘HALB’ then Value = (MBEWSTPRS) * MCHB-CLABS Else Value = (MBEW-VPRSV) * MCHB-CLABS
306 Description
Logic
Cek(Last) = {Select (a~CLABS – b~MENGE) as hasil from MCHB as a inner join MSEG as b on a~MATNR = b~MATNR and a~CHARG = b~CHARG and a~WERKS = b~WERKS inner join MKPF as c on b~MBLNR = c~MBLNR where c~BUDAT = LAST and b~BWART = ‘101’ or b~BWART = ‘105’ or b~BWART = ‘602’ or b~BWART = ‘657’ or b~BWART = ‘634’} Current If hasil < 0 then Cek(Last-1) Else If(c~BUDAT = TODAY) then Current = hasil Endif Endif
Cek(Last) = {Select (a~CLABS – b~MENGE) as hasil from MCHB as a inner join MSEG as b on a~MATNR = b~MATNR and a~CHARG = b~CHARG and a~WERKS = b~WERKS inner join MKPF as c on b~MBLNR = c~MBLNR where c~BUDAT = LAST and b~BWART = ‘101’ or b~BWART = ‘105’ or b~BWART = ‘602’ or b~BWART = ‘657’ or b~BWART = ‘634’} Qty(1-90 days) If hasil < 0 then Cek(Last-1) Else If(DIFF(c~BUDAT and TODAY) = BETWEEN (1-90 days) then Current = hasil Endif Endif
307 Description
Logic Select (SALK3 / LBKUM) as nilai from MBEW where MATNR = ‘Material Number’
Amount(1-90 days) Amount(1-90 days) = nilai * Qty(1-90 days)
Cek(Last) = {Select (a~CLABS – b~MENGE) as hasil from MCHB as a inner join MSEG as b on a~MATNR = b~MATNR and a~CHARG = b~CHARG and a~WERKS = b~WERKS inner join MKPF as c on b~MBLNR = c~MBLNR where c~BUDAT = LAST and b~BWART = ‘101’ or b~BWART = ‘105’ or b~BWART = ‘602’ or b~BWART = ‘657’ or b~BWART = ‘634’} Qty(91-120 days) If hasil < 0 then Cek(Last-1) Else If(DIFF(c~BUDAT and TODAY) = BETWEEN (91120 days) then Current = hasil Endif Endif Select (SALK3 / LBKUM) as nilai from MBEW where MATNR = ‘Material Number’ Amount(91-120 days) Amount(91-120 days) = nilai * Qty(91-120 days)
308 Description
Logic
Cek(Last) = {Select (a~CLABS – b~MENGE) as hasil from MCHB as a inner join MSEG as b on a~MATNR = b~MATNR and a~CHARG = b~CHARG and a~WERKS = b~WERKS inner join MKPF as c on b~MBLNR = c~MBLNR where c~BUDAT = LAST and b~BWART = ‘101’ or b~BWART = ‘105’ or b~BWART = ‘602’ or b~BWART = ‘657’ or b~BWART = ‘634’} Qty(121-180 days) If hasil < 0 then Cek(Last-1) Else If(DIFF(c~BUDAT and TODAY) = BETWEEN (121180 days) then Current = hasil Endif Endif Select (SALK3 / LBKUM) as nilai from MBEW where MATNR = ‘Material Number’ Amount(121-180) days Amount(121-180 days) = nilai * Qty(121-180 days)
Qty(>180 days)
Cek(Last) = {Select (a~CLABS– b~MENGE) as hasil from MCHB as a inner join MSEG as b on a~MATNR = b~MATNR and a~CHARG = b~CHARG and a~WERKS = b~WERKS inner join MKPF as c on b~MBLNR = c~MBLNR where c~BUDAT = LAST and b~BWART = ‘101’ or b~BWART = ‘105’ or b~BWART = ‘602’ or b~BWART = ‘657’ or b~BWART = ‘634’}
If hasil < 0 then Cek(Last-1) Else
309 Description
Logic If(DIFF(c~BUDAT and TODAY) > 180 days then Current = hasil Endif Endif Select (SALK3 / LBKUM) as nilai from MBEW where MATNR = ‘Material Number’
Amount(>180 days) Amount(>180 days) = nilai * Qty(>180 days)
4.2.2.1.5.2
Database Execution
Tabel 4.84 Database execution pada inventory aging report Description Material Number
Logical Flow select a~matnr b~maktx a~meins a~matkl a~mtart c~werks e~menge d~charg f~vprsv f~stprs from mara as a inner join makt as b on a~matnr = b~matnr inner join marc as c on a~matnr = c~matnr inner join mseg as e on a~matnr = e~matnr inner join mbew f on a~matnr = f~matnr inner join mseg g on a~matnr = g~matnr inner join mchb as d on d~matnr = g~matnr and d~charg = g~charg and d~werks = g~werks
Material Description
select a~matnr b~maktx a~meins a~matkl a~mtart c~werks e~menge d~charg f~vprsv f~stprs from mara as a inner join makt as b on a~matnr = b~matnr inner join marc as c on a~matnr = c~matnr inner join mseg as e on a~matnr = e~matnr inner join mbew f on a~matnr = f~matnr inner join mseg g on a~matnr = g~matnr inner join mchb as d on d~matnr = g~matnr and d~charg = g~charg and d~werks = g~werks
Base Unit
select a~matnr b~maktx a~meins a~matkl a~mtart c~werks e~menge d~charg f~vprsv f~stprs from mara as a inner join makt as b on a~matnr = b~matnr inner join marc as c on a~matnr = c~matnr inner join mseg as e on a~matnr = e~matnr inner join mbew f on a~matnr = f~matnr inner join mseg g on a~matnr = g~matnr inner join mchb as d on d~matnr = g~matnr and d~charg = g~charg and d~werks = g~werks
310 Description Material group
Logical Flow select a~matnr b~maktx a~meins a~matkl a~mtart c~werks e~menge d~charg f~vprsv f~stprs from mara as a inner join makt as b on a~matnr = b~matnr inner join marc as c on a~matnr = c~matnr inner join mseg as e on a~matnr = e~matnr inner join mbew f on a~matnr = f~matnr inner join mseg g on a~matnr = g~matnr inner join mchb as d on d~matnr = g~matnr and d~charg = g~charg and d~werks = g~werks
Material type
select a~matnr b~maktx a~meins a~matkl a~mtart c~werks e~menge d~charg f~vprsv f~stprs from mara as a inner join makt as b on a~matnr = b~matnr inner join marc as c on a~matnr = c~matnr inner join mseg as e on a~matnr = e~matnr inner join mbew f on a~matnr = f~matnr inner join mseg g on a~matnr = g~matnr inner join mchb as d on d~matnr = g~matnr and d~charg = g~charg and d~werks = g~werks
Plant
select a~matnr b~maktx a~meins a~matkl a~mtart c~werks e~menge d~charg f~vprsv f~stprs from mara as a inner join makt as b on a~matnr = b~matnr inner join marc as c on a~matnr = c~matnr inner join mseg as e on a~matnr = e~matnr inner join mbew f on a~matnr = f~matnr inner join mseg g on a~matnr = g~matnr inner join mchb as d on d~matnr = g~matnr and d~charg = g~charg and d~werks = g~werks
Batch
select a~matnr b~maktx a~meins a~matkl a~mtart c~werks e~menge d~charg f~vprsv f~stprs from mara as a inner join makt as b on a~matnr = b~matnr inner join marc as c on a~matnr = c~matnr inner join mseg as e on a~matnr = e~matnr inner join mbew f on a~matnr = f~matnr inner join mseg g on a~matnr = g~matnr inner join mchb as d on d~matnr = g~matnr and d~charg = g~charg and d~werks = g~werks
Value
select a~matnr b~maktx a~meins a~matkl a~mtart c~werks e~menge d~charg f~vprsv f~stprs from mara as a inner join makt as b on a~matnr = b~matnr inner join marc as c on a~matnr = c~matnr inner join mseg as e on a~matnr = e~matnr inner join mbew f on a~matnr = f~matnr inner join mseg g on a~matnr = g~matnr inner join mchb as d on d~matnr = g~matnr and d~charg = g~charg and d~werks = g~werks
311 4.2.2.1.6 4.2.2.1.6.1
Output Layout/Log Output Layout Pada Report
Tabel 4.85 Output layout pada inventory aging report (bagian 1)
Tabel 4.86 Output layout pada inventory aging report (bagian 2)
4.2.2.1.6.2
Table Required Output
Gambar 4.53 Table MCHB
Gambar 4.54 Table MSEG (bagian 1)
312
Gambar 4.55 Table MSEG (bagian 2)
Gambar 4.56 Table MBEW
Gambar 4.57 Table MKPF (bagian 1)
Gambar 4.58 Table MKPF (bagian 2)
313 4.2.2.2 Term of Payment Report 4.2.2.2.1 Requirement Details Pembuatan laporan pembelian (PO) berdasarkan TOP ini berguna untuk mengetahui listing transaksi pembelian dilihat dari sisi Term-of-Payment. Laporan ini digunakan oleh bagian pembelian untuk mengetahui laporan serta lama pembayaran ke vendor berdasarkan transaksi pembelian dari sisi TOP masing-masing vendor. Selain itu, melalui laporan ini, perusahaan dapat melakukan Vendor Management dalam rangka melakukan evaluasi untuk kebutuhan-kebutuhan di masa depan. Pada laporan ini akan dijabarkan beberapa table sejumlah dengan Term-of-Payment yang ada pada range periode yang telah ditentukan sebelumnya. Pada masing-masing table akan dilengkapi dengan rincian field-field yang value nya (di luar logical value field) terkait dengan Purchase Order number terpilih.Terdapat juga variabel percentage yang akan mewakili gambaran persentase nilai (amount) suatu TOP berbanding dengan nilai (amount) keseluruhan TOP. Laporan ini juga akan memiliki prosedur cek authorization object M_LFM1_EKO.
4.2.2.2.2
Transparent Tables/Logical Database Used Tabel 4.87 Transparent tables pada term of payment report Description
Table/Structure Name
Field Names
TOP VENDOR
LFB1
ZTERM
TOP PO
EKKO
ZTERM
INDIKATOR
-
-
VENDOR
EKKO
LIFNR
VENDOR NAME
LFA1
NAME1
314 Description
Field Names
PLANT
EKPO
WERKS
PURCHASING ORG.
T024E
EKORG
NO. PO
EKPO
EBELN
PURCHASING GROUP
EKKO
EKGRP
PO DATE
EKKO
BEDAT
MATERIAL TYPE MATERIAL GROUP MATERIAL NUMBER MATERIAL DESCRIPTION
EKPO EKPO EKPO
MTART MATKL MATNR
MAKT
MAKTX
QTY
EKPO
MENGE
CURRENCY
EKKO
WAERS
PRICE (Doc Currency)
EKPO
NETPR
PRICE Currency)
(Local
-
-
AMOUNT Currency)
(Local
-
-
-
-
PERCENTAGE
4.2.2.2.3
Table/Structure Name
Sample File Tabel 4.88 Sample file pada term of payment report Purchasing Organization PO Date Material Type Material Group TOP
Single Range Range Range Range
315 4.2.2.2.4
Input Screen Format
Tabel 4.89 Input screen format pada term of payment report Purchasing Org : ______
T024E-EKORG (Mandatory)
PO Date: _______ to ________
EKKO-BEDAT (Mandatory)
Material type: _______ to _______
MARA-MTART
Material group: ________ to ________
MARA-MATKL
TOP: ______ to _______
LFB1-ZTERM
4.2.2.2.5 4.2.2.2.5.1
Program Requirements/Pseudocode/Flow Charts of the program Perhitungan Logical
Tabel 4.90 Perhitungan logical pada term of payment report Description Indikator Price (Local Currency) Amount (Local Currency) Percentage
4.2.2.2.5.2
Logic If (TOP Vendor = TOP PO) then Indikator = "" else Indikator = "X" Amount x (Kurs yang berlaku) Quantity x Amount in Rupiah (Total Amount xxx / Total of All Term-ofpayment Amount) *100%
Database Execution
Tabel 4.91 Database execution pada term of payment report Description TOP VENDOR
Logical Flow SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT.
316 Description TOP PO
VENDOR
VENDOR NAME
PLANT
Logical Flow SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT. SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT. SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT. SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT.
317 Description PURCHASING ORG.
NO. PO
PURCHASING GROUP
PO DATE
Logical Flow SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT. SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT. SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT. SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT.
318 Description MATERIAL TYPE
MATERIAL GROUP
MATERIAL NUMBER
MATERIAL DESCRIPTION
Logical Flow SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT. SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT. SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT. SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT.
319 Description QTY
CURRENCY
PRICE (Doc Currency)
Logical Flow SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT. SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT. SELECT c~NAME1 k~LIFNR s~EBELN s~MTART s~MATKL j~ekgrp s~werks s~MATNR d~MAKTX s~MENGE s~NETPR k~ZTERM j~EKORG j~BEDAT j~WAERS j~WKURS FROM LFA1 AS c INNER JOIN EKKO AS j ON c~LIFNR = j~LIFNR inner join ekpo as s on j~EBELN = s~EBELN inner join LFB1 AS k on j~LIFNR = k~LIFNR INNER JOIN MAKT AS d on s~MATNR = d~MATNR where k~ZTERM in s_zterm and s~MTART in s_MTART and s~MATKL in s_MATKL and j~EKORG = s_EKORG and j~BEDAT in s_BEDAT.
320 4.2.2.2.6
Output Layout/Log (if any)
Tabel 4.92 Output layout pada term of payment report (bagian 1)
Tabel 4.93 Output layout pada term of payment report (bagian 2)
4.2.3 Functional Specification Financial Accounting 4.2.3.1 Print Bukti Pembayaran 4.2.3.1.1 Requirement Details Pembuatan program print bukti pembayaran ini berguna untuk menghasilkan print-out yang berguna sebagai bukti pembayaran kepada vendor. Voucher pembayaran bank yang akan diberikan kepada bagian finance bersama dengan satu set dokumen tagihan (STPB, invoice, faktur pajak, surat tanda terima dokumen) untuk dilakukan pengecekan sebelum akhirnya diserahkan kepada direktur dan manajer keuangan untuk menandatangani cek atau giro. Setelah cek atau giro diterima oleh vendor, maka voucher tersebut akan diarsip oleh bagian finance.
4.2.3.1.2 Transparent Tables/Logical Database Used Tabel 4.94 Transparent tables pada print bukti pembayaran Description
Table/Structure Name
Field Names
Document Number of the Payment Document
PAYR
VBLNR
Document Date in Document
BKPF
BLDAT
321 Description
Table/Structure Name
Field Names
Company Code
BKPF
BUKRS
Fiscal Year
BKPF
GJAHR
G/L Account
BSEG
HKONT
Account Number of Vendor or Creditor
LFA1
LIFNR
Name of the payee
PAYR
ZNME1
Amount Paid in the Payment Currency
PAYR
RWBTR
Item Text
BSEG
SGTXT
Check number
PAYR
CHECT
Name of bank
BNKA
BANKA
Probable Payment Date (Cash Discount 1 Due)
PAYR
ZALDT
Accounting Document Number
RFPOSXEXT
BELNR
4.2.3.1.3 Sample File Tabel 4.95 Sample file pada print bukti pembayaran Company Code Document Number Fiscal year
Single Single Single
4.2.3.1.4 Input Screen Format Tabel 4.96 Input screen format pada print bukti pembayaran Company Code : _______
BKPF-BUKRS
Document Number : ___ to ___
PAYR-VBLNR
Fiscal Year : _____
BKPF-GJAHR
322 4.2.3.1.5 Program Requirements/Pseudocode/Flow Charts of the program Tabel 4.97 Program requirements pada print bukti pembayaran Description Logical Flow get data from header SELECT * FROM bkpf INTO TABLE gi_bkpf WHERE belnr I FI table N belnr AND bukrs EQ bukrs AND gjahr EQ gjahr. get data from cluster FI table
SELECT * FROM bseg INTO TABLE gi_bseg WHERE belnr I N belnr AND bukrs EQ bukrs AND gjahr EQ gjahr.
get data from payment table
SELECT * FROM payr INTO TABLE gi_payr WHERE vblnr IN belnr AND gjahr EQ gjahr AND zbukr EQ bukrs.
4.2.3.1.6 Output Layput/Log
Gambar 4.59 Struk bukti pembayaran bank
323 4.2.3.2 Aging Report For AP 4.2.3.2.1 Requirement Details Pembuatan laporan ini berguna untuk mengetahui hutang perusahaan yang mana yang telah jatuh tempo dan juga mengetahui jumlah hari jatuh tempo hutang tersebut. Laporan ini digunakan oleh bagian finance untuk mengetahui hutang mana yang harus dibayar agar tidak melewati tanggal jatuh tempo hutang. Selain itu juga sebagai kontrol hutang pada vendor tertentu, seperti contohnya untuk mengetahui jumlah hutang.
4.2.3.2.2 Transparent Tables/Logical Database Used Tabel 4.98 Transparent Tables pada aging report for AP Description
Table / Structure FAGLFLEXA Profit Center FAGLFLEXA Segment BSIK Fiscal Year BSIK Line item BSIK Account Number of Vendor or Creditor BSIK Posting Date in the Document BSIK Document Date in Document BSIK Accounting Document Number LFA1 Name 1 BSIK Amount in Document Currecy BSIK Posting Date in the Document Document Number of the Clearing Document BSIK BSIK Reference Document Number BSIK Amount in local currency BSIK Debit/Credit Indicator BSIK Bassline Date BSIK Assignment number / INVOICE No BSIK Text BSIK Currency Key HARI HARI1 HARI2 HARI3 HARI4 -
Field Names PRCTR SEGMENT GJAHR BUZEI LIFNR BUDAT BLDAT BELNR NAME1 WRBTR ZDUE AUGBL XBLNR DMBTR SHKZG ZFBDT ZUONR SGTXT WAERS HARI HARI1 HARI2 HARI3 HARI4
324 Description HARI5 HARI6 DETAIL Account Number of Vendor or Creditor Purchasing Organization Terms of payment key Account Number of Vendor or Creditor Name 1
Table / Structure LFM2 LFM2 LFM2 LFA1 LFA1
Field Names HARI5 HARI6 DETAIL LIFNR EKORG ZTERM LIFNR NAME1
4.2.3.2.3 Sample File Tabel 4.99 Sample file pada aging report for AP Posting Date Company Code Vendor Code Purchasing Organization Fiscal year G/L Account
Single Single Single Single Single Single
4.2.3.2.4 Input Screen Format Tabel 4.100 Input screen format pada aging report for AP Posting Date : ______
BSIK-BUDAT
Company Code : _______
BSIK-BUKRS
Vendor Code : _______ to _______
BSIK-LIFNR
Purchasing Org. : ________ to ________
LFM2-EKOGR
Fiscal Year : ______ to _______
BSIK-GJAHR
G/L Account : ______ to _______
BSIK-HKONT
325 4.2.3.2.5 Program Requirements/Pseudocode/Flow Charts of the program Tabel 4.101 Program requirements pada aging report for AP Description Hari Hari1 Hari2 Hari3 Hari4 Hari5 Hari6
Logic BSIK-ZDUE – BSIK-ZFBDT If(Hari <= 0) then Hari1 = BSIK-DMBTR If(Hari <= 30) then Hari2 = BSIK-DMBTR If(Hari <= 45) then Hari3 = BSIK-DMBTR If(Hari <= 60) then Hari4 = BSIK-DMBTR If(Hari <= 90) then Hari5 = BSIK-DMBTR If(Hari > 90) then Hari6 = BSIK-DMBTR
4.2.3.2.6 Output Layout/Log
Gambar 4.60 Output layout pada aging report for AP
326 4.3 Pengembangan Lain-lain Dalam rangka pengimplementasian sistem SAP pada PT. J, dilakukan juga pengembangan program yang menggunakan bahasa pemograman ABAP. Pengembangan program ini dilakukan untuk mengefesiensikan aktivitas permintaan pembuatan material baru yang dibutuhkan oleh masing-masing plant. Dengan adanya program ini, maka setiap planner dari masing-masing plant dapat dengan mudah memasukkan data material baru ke dalam program yang telah dikembangkan. Setelah itu, tim SAP head office akan melakukan pengecekan untuk memastikan bahwa data yang telah diinput oleh planner telah benar. Selanjutnya, tim SAP head office melakukan persetujuan pembuatan material atau penolakan pembuatan material dengan alasan-alasan tertentu. Berikut adalah penjelesan jalannya program yang baru ini pada PT. J.
Gambar 4.61 Tampilan awal program
327 Gambar 4.61 menunjukkan tampilan awal dari program material master requesition yang dapat diakses oleh user dengan menggunakan transaction code ZMM026. Terdapat tiga pilihan pada screen awal tersebut, yaitu : 1. Material master request, digunakan oleh user untuk mengisi data-data yang diperlukan untuk pembuatan material tersebut, contohnya description, unit of measure, material group, dan lain-lain. 2. Request status, digunakan oleh user untuk melihat history dari permintaanpermintaan materialnya. 3. Request approval, menu ini hanya dapat diakses oleh admin master data SAP untuk memeriksa permintaan material yang datang dari user, dan kemudian menyetujuinya yang selanjutnya akan tercipta material baru secara otomatis di SAP.
Gambar 4.62 Tampilan awal menu Material Master Request
328 Gambar 4.62 menunjukkan tampilan pada menu material master request, pada screen ini user dapat memilih apakah hendak membuat material baru atau melakukan extend material (extend sales atau extend plan). User ID akan terisi secara otomatis sesuai dengan user ID yang digunakan oleh user untuk log in ke dalam SAP, selanjutnya user perlu mengisi nama, plant, departemen, email, serta material type (jika hendak membuat material baru) atau mengisi material number (jika hendak melakukan extend material).
Gambar 4.63 Tampilan possible entries untuk pilihan input-an user
Gambar 4.63 menunjukkan pilihan bantuan yang muncul jika user memilih tombol pilihan /F4 yang dapat digunakan user untuk mengisi data-data yang diperlukan.
329
Gambar 4.64 Tampilan program menu Material Master Request yang telah di-input
Gambar 4.64 menunjukkan tampilan ketika user akan meminta untuk pembuatan material baru. Setelah mengisi data-data yang diperlukan maka user dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya.
Gambar 4.65 Dialog Box identifikasi plant
Gambar 4.65 menunjukkan screen organizational level, defaultnya akan muncul pilihan plant, storage location, sales organization, distribution channel, warehouse
330 number, dan storage type. Tampilan akan berubah sesuai dengan customizing yang telah dilakukan, contoh : untuk material type ERSA, organizational level yang muncul hanya plant dan storage location.
Gambar 4.66 Tampilan untuk user meng-input data material master request
Gambar 4.66 menunjukkan screen pengisian data-data material yang diperlukan untuk membuat sebuah material baru. Terlihat untuk material type ERSA user hanya perlu mengisi base UoM, material group, type, valution class, dan moving price. Field juga akan terisi secara otomatis jika hanya terdapat satu pilihan pada pengisiannya, contohnya profit center.
331
Gambar 4.67 Tampilan untuk user meng-input data material master request yang telah di-input
Gambar 4.67 menunjukkan bahwa user telah selesai mengisi semua data yang diperlukan, selanjutnya user dapat masuk ke tab-tab yang tersedia untuk melihat datadata yang telah terisi (data pada tab-tab lain akan terisi secara otomatis sesuai customizing yang telah dilakukan sesuai dengan material type nya).
332
Gambar 4.68 Tampilan view Basic Data dan Classification
Gambar 4.69 Tampilan view Sales
333
Gambar 4.70 Tampilan view Purchasing dan MRP
Gambar 4.71 Tampilan view Work Schedulling dan Warehouse
334
Gambar 4.72 Tampilan view Accounting
Gambar 4.73 Dialog Box untuk memverifikasi Valuation Class
Setelah user menekan tombol save, akan muncul sebuah dialog box confirmation valuation class (gambar 4.73) yang harus diisi oleh user dengan cara memilih deskripsi dari valuation class yang telah dipilih pada tab fill data sebelumnya, tujuan dari screen confirmation valuation class ini agar user tidak salah memilih valuation class dari material yang akan dibuat karena valuation class merupakan data yang penting untuk
335 bagian finance accounting untuk menentukan COGS, ataupun untuk valuasi-valuasi lainnya dan data tersebut tidak dapat diganti lagi apabila material tersebut telah tersebut.
Gambar 4.74 Tampilan request number yang muncul
Gambar 4.74 menunjukkan request number dari material request yang dibuat oleh user. Request number muncul pada bagian bawah layar.
336
Gambar 4.75 Tampilan error saat memvalidasi proses extend
Gambar 4.75 menunjukkan contoh tampilan validasi dari proses extend material, apabila material number yang diinginkan untuk di-extend telah tersedia pada plant tersebut, maka akan muncul pesan error “The Material Already Exist”
337
Gambar 4.76 Tampilan menu Request Status
Gambar 4.76 menunjukkan tampilan awal dari menu ke-2 yaitu request status. Pada screen awal ini, user dapat memilih kriteria dari history yang akan dilihat, dapat berdasarkan request number, request date, approval date, material type, material number, description, status atau gabungan dari semua/beberapa kriteria. History yang dapat dilihat oleh user hanyalah history dari request yang telah dibuat oleh user nya sendiri, user tidak memiliki otorisasi untuk melihat history request dari user lainnya.
338
Gambar 4.77 Tampilan daftar request
Gambar 4.77 menunjukkan tampilan dari history material request dari user sesuai dengan kriteria yang telah dipilih sebelumnya. Pada tampilan history ini ditampilkan status dari material request user tersebut, APP berarti telah dibuat dengan material number yang dapat dilihat pada kolom mat. number requested, PEN berarti pending / belum dibuat, REJ berarti tidak disetujui pembuatan material tersebut, dan EXT berarti material request dari user telah di extend. Selain itu juga ditampilkan tanggal dan waktu permintaan dikirimkan serta tanggal dan waktu permintaan disetujui. Terdapat kolom time difference yang menunjukkan berapa lama request tersebut direspon oleh admin master data SAP.
339
Gambar 4.78 Tampilan untuk melihat data input-an user
Apabila user mengklik dua kali pada salah satu baris history, maka akan tampil detail dari material request tersebut (gambar 4.78), user dapat mengganti data-data material apabila request tersebut belum disetujui atau ditolak.
340
Gambar 4.79 Tampilan untuk melihat secara detail data input-an user
Gambar 4.79 menunjukkan tampilan pada menu ke-3 yaitu request approval, menu ini hanya dapat diakses oleh admin master data SAP. Pada tampilan awal ini, admin dapat menyetujui permintaan pembuatan /extend material dari user dengan cara mencentang pada kotak checkbox yang tersedia, kemudian selanjutnya mengklik tombol approve / extend. Apabila admin ingin melihat detail dari material request tersebut, admin dapat mengklik dua kali pada baris yang diinginkan.
341
Gambar 4.80 Tampilan data input-an user yang diganti
Gambar 4.80 menunjukkan bahwa admin dapat mengganti data material request apabila terjadi kesalahan pada saat pengisian, contohnya kesalahan pada pemilihan material group. Setelah data dianggap benar maka admin dapat menyetujuinya dengan mengklik tombol approve. Selain itu admin juga dapat menolak permintaan pembuatan / extend material dengan mengisi alasan penolakan pada field rejection reason, dan kemudian menekan tombol reject. Setelah permintaan disetujui atau ditolak, maka sistem juga akan secara otomatis mengirim email kepada user yang membuat material request tersebut sesuai dengan email yang telah diisi sebelumnya oleh user pada menu material master request. Isi dari email tersebut adalah informasi bahwa material request yang dibuat oleh user telah disetujui/ditolak beserta kode materialnya atau alasan penolakannya.
342
Gambar 4.81 Tampilan notifikasi new material number
Setelah admin menekan tombol approve maka akan muncul kotak dialog (gambar 4.81) yang mengkonfirmasi bahwa pembuatan / extend material telah berhasil dilakukan beserta kode material tersebut.
Gambar 4.82 Tampilan untuk meng-approve pembuatan material secara massal
Gambar 4.82 menunjukkan contoh pembuatan/extend material secara massal yaitu dengan mencentang pada tombol checkbox pada baris data material yang disetujui.
343
. Gambar 4.83 Tampilan konfirmasi request number yang di-approve
Setelah admin menekan tombol approve maka akan muncul kotak dialog konfirmasi (gambar 4.83) yang menunjukkan request number dari material request yang telah disetujui/di-extend beserta kode materialnya.
Gambar 4.84 Tampilan auto-refresh pada window
344 Gambar 4.84 menunjukkan bahwa screen pada menu request approval ini juga dilengkapi dengan fasilitas auto refresh dengan jedah 20 detik. Auto refresh ini dimasukkan agar admin dapat mengetahui apabila ada request material baru dari user yang belum muncul pada tabel, sehingga admin tidak perlu masuk ke dalam transaction code ini berulang-ulang. Apabila admin menekan tombol refresh maka request material baru tersebut akan muncul pada tabel.
Gambar 4.85 Tampilan e-mail notifikasi
Gambar 4.85 menunjukkan email yang dikirim secara otomatis dari SAP kepada user yang meminta pembuatan /extend material apabila material request telah disetujui atau di-extend atau ditolak oleh admin.
