BAB 4 RANCANGAN S IS TEM YANG D IUS ULKAN
4.1. Prosedur dari S istem yang Diusulkan 4.1.1. Prosedur Perhitungan Gaji CA (Customer Assistant) Setiap harinya pada saat masuk kerja, CA mengisi absensi dengan menginput ID_CA pada form Absensi harian, kemudian supervisor akan memvalidasi absensi harian setelah mengecek kehadiran CA di Counter. Pada tanggal 26 setiap bulannya, HRD akan membuat rekap absen dari masing-masing CA dengan memproses table absensi harian dan Tr_izin. Rekap absen tersebut kemudian disimpan pada Tr_rekap_absen. Setelah membuat rekap absen, HRD akan membuat rekap gaji berdasarkan perhitungan yang telah ditentukan. Perhitungan gaji CA, yaitu gaji pokok CA yang dapat dilihat pada tabel M s_Grade_CA, ditambah dengan bonus dan lembur istimewa yang dapat dilihat pada tabel Tr_tambahan_gaji, dan akan dikurangi dengan potongan atas absen yang dapat dilihat dari Tr_rekap_absen, kemudian dikurangi Administrasi, BON, pergantian barang yang hilang, dan pembelian barang yang ada pada tabel Tr_potongan_gaji. Setelah melakukan perhitungan gaji, HDR akan menyimpan perhitungan rekap gaji masing-masing CA pada Tr_rekap_gaji.
100
101
Retail Support Head (RSH) memeriksa rekap gaji dengan melihat Tr_rekap_gaji, kemudian RSH akan memvalidasi rekap gaji dengan memasukan NIK dan password. Rekap gaji yang telah divalidasi oleh RSH dapat dilihat oleh Finance Staff. Kemudian Finance Staff membuat cek berdasarkan total seluruh gaji CA yang akan dibayarkan. Cek akan diberikan ke Dir. Finance untuk diototrisasi oleh Dir. Finance. Setelah Dir. Finance menerima cek, maka cek tersebut akan diperiksa dengan melihat total seluruh gaji CA pada Tr_rekap_gaji. Jika sesuai maka Dir. Finance akan
mengotorisasi cek tersebut dan
mengembalikannya ke Finance Staff. Cek yang telah diotorisasi tersebut kemudian difotocopy dan Finance Staff mencetak daftar nomor rekening beserta jumlah dana yang akan
di transfer. Pembayaran gaji CA akan di transfer langsung ke
rekening masing-masing CA. Kemudian cek yang asli dan daftar nomor rekening diberikan ke Bank dan cek yang difotocopy akan di arsip oleh finance staff. Selanjutnya Finance Staff akan menginput transaksi pembayaran gaji pada Tr_pembayaran_gaji. Pihak Bank akan mengirim bukti transfer ke accounting staff, kemudian accounting staff akan memeriksa kesesuaian bukti transfer dengan tabel Tr_pembayaran_gaji. Accounting staff mencatat jurnal yang berkaitan dengan pembayaran gaji pada Tabel jurnal. Setiap akhir periode bulanan, HRD membuat slip gaji pada form slip_gaji untuk semua CA dengan melihat Tr_rekap_gaji. HRD kemudian
102
akan mencetak slip gaji CA 2 rangkap. Slip gaji CA 2 rangkap akan di berikan ke data collector yang bertanggung jawab atas penyaluran dokumen dari kantor ke counter. Slip gaji lembar 1 akan diberikan ke CA, sedangkan slip gaji lembar ke-2 akan di arsip oleh HRD.
4.1.2. Prosedur Permohonan Izin Setelah bekerja selama 1 tahun, para CA dapat mengambil cuti dengan mengisi form permohonan izin pada Tr_izin. Pada saat pengisian form tersebut, CA yang bersangkutan memilih jenis izin. Jika izin yang diambil adalah izin tanpa upah maka akan terjadi pemotongan gaji atas izin absen secara proposional, yaitu gaji pokok CA akan dibagi 30 hari kerja dan dikali dengan jumlah hari izin yang diambil. Retail Support Head (RSH) dapat melihat permohonan izin pada Tr_izin dan dapat menampilkan History cuti yang telah diambil oleh CA yang bersangkutan. RSH akan memvalidasi form permohonan izin sebagai tanda bahwa permohonan izin diterima. Pada akhir bulan HRD akan menghitung potongan atas izin yang diambil dengan melihat Tr_izin.
4.1.3. Prosedur Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian Barang yang Hilang CA yang ingin melakukan pembelian harus memberikan surat retur untuk meminta ijin supervisor dept store mengeluarkan barang yang akan di beli. Setelah itu Supervisor akan mengisi Bukti Pengeluaran Barang
103
(BPB) 5 rangkap dan mengarsip surat retur dan Bukti Pengeluaran Barang rangkap ke-1. Bukti pengeluaran barang 4 rangkap akan diberikan ke data collector, ketika data collector menghitung jumlah stock barang yang ada di counter. Kemudian, Bukti Pengeluaran Barang beserta laporan penjualan counter akan diberikan ke sales coordinator. Sales coordinator setelah menerima Bukti Pengeluaran Barang dan akan mencatat pembelian karyawan dengan potongan pembelian yang telah ditentukan. Kemudian mengecek kesesuaian laporan penjualan. Jika terjadi kehilangan, maka sales coordinator akan memberitahukan kepada bagian HRD untuk memotong gaji CA yang bertugas pada counter yang kehilangan barang sebagai beban bon. Potongan gaji ditanggung oleh CA yang bertugas pada hari tersebut sebesar 50% dari harga jual. Sales coordinator akan memberikan BPB rangkap ke-2 ke bgaian HRD. HRD akan menghitung dan menginput potongan gaji CA pada Tr_potongan_gaji di sistem sesuai dengan BPB.
104
4.2. Event Table dari S istem yang Diusulkan 4.2.1. Event Table Perhitungan Gaji CA No.
Event
Internal Agent
S tart when
Activity
1
M embuat rekap
HRD
Pada akhir
• M emproses absensi
absen
periode
setiap CA selama 1
bulanan
bulan. • M embuat rekap absen pada Tabel rekap_absen
2
M embuat rekap
HRD
gaji
M engecek Tr rekap_absen
• M enghitung rekap gaji berdasarkan Tr_rekap_ absen. • M enginput tambahan gaji berdasarkan Tr_ tambahan_gaji • M enginput potongan gaji berdasarkan Tr_ potongan_gaji.
3
M emvalidasi
Retail Support
M engecek
• M emeriksa rekap gaji
rekap gaji
Head (RSH)
Tr_rekap_
pada Tr_rekap_gaji.
gaji
• M emvalidasi rekap gaji pada Tr_rekap_gaji.
4
M embuat Cek
Finance Staff
M engecek
• M elihat jumlah total
105
No.
Event
Internal Agent
S tart when
Activity
Tr_rekap_
gaji seluruh Ca pada
gaji yang
Tr_rekap_gaji.
sudah
• M embuat Cek.
divalidasi.
• M engirim cek ke Dir. Finance.
5
M engotorisasi
Dir. Finance
Cek
M enerima cek • M emeriksa cek. dari Finance
• M engotorisasi cek.
Staff
• M engembalikan cek ke finance staff.
6
M enyetorkan
Finance Staff
Cek
M enerima cek • M emfotocopy cek yang yang telah diotorisasi.
telah diotorisasi. • M encetak daftar nomor rekening. • M engirimkan cek beserta daftar nomor rekening ke Bank. • M engarsip fotocopy cek. • M encatat transaksi pada Tr_Pembayaran_gaji.
7
M encatat Jurnal
Accounting
M enerima
Staff
bukti transfer
• M encocokan bukti transfer dengan
106
No.
Event
Internal Agent
S tart when dari Bank.
Activity tr_pembayaran_gaji. • M encatat jurnal pengeluaran kas pada Tabel jurnal. • M engarsip bukti transfer.
8
M embuat Slip
HRD
gaji
M engecek
• M engecek pembayaran
pembayaran
gaji CA pada
gaji CA di Tr
Tr_pembayaran_gaji.
pembayaran_ gaji
• M embuat slip gaji seluruh CA pada form slip_gaji berdasarkan Tr_rekap_gaji • M encetak slip gaji 2 rangkap. • M emberikan slip gaji 2 rangkap ke Data Collector. • M engarsip slip gaji lembar ke-2.
9.
M enyalurkan slip gaji
Data collector
M enerima slip • M embawa slip gaji ke gaji
counter
107
No.
Event
Internal Agent
S tart when
Activity • M eminta CA menandatangani slip gaji • M emberikan slip gaji lembar ke-2 yang telah diotorisasi ke HRD
T abel 4.1. Event T abel Perhitungan Gaji CA
4.2.2. Event Table Permohonan Izin No.
Event
Internal Agent
S tart when
Activity
1
M emvalidasi
Retail Support
M emeriksa
• M emeriksa kelayakan
form permo-
Head (RSH)
Tr_Izin
Cuti dengan membuka history cuti CA.
honan Izin
• M emvalidasi form_permohonan_izin 2
M enghitung potongan
HRD
Pada akhir
• M enghitung potongan
bulan
gaji atas cuti pada Tr_izin.
T abel 4.2. Event T able Permohonan Izin
108
4.2.3. Event Table Pinjaman atas pembelian atau penggantian barang yang hilang No.
Event
Internal Agent
S tart when
Activity
1.
M emberikan
Data Collector
M enerima
• Datang ke counter
surat retur ke
BPB 4
• M encatat stock barang
sales
rangkap
di counter • M engambil laporan
coordinator
penjualan dan BPB 4 rangkap • M emberikan laporan penjualan, laporan stock barang dan BPB ke sales coordinator 2.
M emeriksa
Sales
M enerima
laporan
Coordinator
laporan
penjualan
penjualan,
• M enganalisa laporan penjualan • M enginput pembelian
stock barang
CA berdasarkan BPB
dan BPB dari
yang diterima
data collector
• M emberikan informasi potongan gaji atas pinjaman barang hilang ke HRD jika terjadi ketidaksesuaian data
109
No.
Event
Internal Agent
S tart when
Activity stock yang seharusnya.
3.
M enghitung
Bagian HRD
M endapat
potongan gaji
informasi
CA
potongan gaji
• M enghitung potongan gaji CA • M enginput potongan
dari sales
gaji CA pada
coordinator
Tr_potongan_gaji.
T abel 4.1.3. Event Tabel Pinjaman atas Pembelian dan Penggantian Barang yang Hilang
110
4.3. Overview Acti vity Diagram (OAD) dari Sistem yang Diusulkan 4.3.1. OAD Usulan Perhitungan Gaji CA
Gambar 4.1. OAD Usulan Perhitungan gaji CA
111
4.3.2. OAD Usulan Permohonan Izin
Gambar 4.2. OAD Usulan Permohonan Izin
4.3.3. OAD Usulan Pinjaman atas Pembelian Atau Penggantian Barang yang Hilang
Gambar 4.3. OAD Usulan Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian Barang yang Hilang
112
4.4. Workflow Table dari S istem yang Diusulkan 4.4.1. Workflow Table Usulan Perhitungan Gaji CA Actor
Activity Menginput Absensi
Customer Assistant
1. M emilih id_CA pada form absensi harian. 2. M enekan tombol Submit.
Komputer
3. M enyimpan absensi CA. Memvalidasi Absensi
Supervisor
4. M enekan tombol “Validasi” 5. M emasukan Password.
Komputer
6. M engecek Password. 7. M enampilkan form validasi. 8. M enampilkan detail CA yang hadir.
Supervisor
9. M engecek kehadiran CA. 10. M enekan tombol “Accept”.
Komputer
11. M engupdate status absensi harian. Membuat Rekap Absen
HRD
12. M embuka menu Tr_Rekap_Absen.
Komputer
13. M enampilkan Form Rekap Absen.
HRD
14. M emilih ID CA.
Komputer
15. M enampilkan Detail kehadiran CA. 16. M enampilkan Detail izin.
HRD
17. M enekan tombol “Proses”.
113
Actor
Activity
Komputer
18. M enghitung absensi CA.
HRD
19. M enekan tombol “Save”.
Komputer
20. M enyimpan rekap absen. Membuat Rekap Gaji
HRD
21. M emilih menu Tr_rekap_gaji.
Komputer
22. M enampilkan from rekap gaji.
HRD
23. M emilih ID CA.
Komputer
24. M enampilkan gaji pokok. 25. M enampilkan detail potongan gaji. 26. M enampilkan detail tambahan gaji. 27. M enghitung jumlah potongan absen.
HRD
28. M enekan tombol “Save”.
Komputer
29. M enyimpan rekap gaji. Memvalidasi Rekap Gaji
Retail Support Head
30. M emilih menu Validasi rekap gaji.
Komputer
31. M enampilkan form validasi rekap gaji.
Retail Support Head
32. M emeriksa rekap gaji. 33. M enekan tombol “Accept”
Komputer
34. M eng-update status rekap gaji. Membuat Cek
Finance Staff
35. M emilih menu Pembayaran gaji.
Komputer
36. M enampilkan form pembayaran gaji.
114
Actor
Activity 37. M enghitung total seluruh gaji CA
Finance Staff
38. M elihat total seluruh gaji CA yang harus dibayar. 39. M embuat cek. 40. M engirim cek ke Dir. Finance. Mengotorisasi Cek
Dir. Finance
41. M enerima cek. 42. M emilih menu Pembayaran gaji.
Komputer
43. M enampilkan Detail rekap gaji yang telah divalidasi. 44. M emeriksa total seluruh gaji CA yang harus dibayar.
Dir. Finance
45. M engotorisasi cek. 46. M engembalikan cek (signed) ke Finance Staff. Menyetorkan Cek
Finance Staff
47. M enerima cek yang telah diotorisasi. 48. M emilih menu pembayaran_gaji.
Komputer
49. M enampilkan form pembayaran_gaji.
Finance Staff
50. M enekan tombol “Catatan Pembayaran Gaji”. 51. M enginput transaksi pembayaran gaji. 52. M enekan tombol “Save”.
Komputer
53. M enyimpan transaksi pembayaran gaji.
115
Actor Finance Staff
Activity 54. M eng-copy cek. 55. M engarsip copy cek. 56. M emilih menu Cetak daftar gaji.
Komputer
57. M enampilkan daftar gaji
Finance Staff
58. M enekan tombol “Print”
Komputer
59. M encetak daftar gaji.
Finance Staff
60. M enyetorkan cek dan daftar gaji ke Bank. Membuat Jurnal
Accounting Staff
61. M enerima bukti transfer dari Bank. 62. M emilih menu pembayaran_gaji.
Komputer
63. M enampilkan form pembayaran gaji.
Accounting Staff
64. M encocokan bukti transfer dengan pembayaran gaji.
Accounting Staff
65. M emilih menu Jurnal.
Komputer
66. M enampilkan form jurnal. 67. M enampilkan detail jurnal.
Accounting Staff
68. M enekan tombol “Catat Jurnal”.
Komputer
69. M enampilkan form Input jurnal.
Accounting Staff
70. M embuat jurnal.
Komputer
71. M emeriksa keseimbangan jumlah debit-kredit.
Accounting Staff
72. M enekan tombol “Save”.
Komputer
73. M enyimpan jurnal.
116
Actor
Activity Membuat Slip Gaji 74. M emilih menu slip gaji.
HRD
75. M enentukan bulan dan tahun gaji. Komputer
76. M enampilkan slip gaji seluruh CA.
HRD
77. M emilih tombol “Print”
Komputer
78. M encetak slip gaji.
HRD
79. M emberikan slip gaji ke Data Collector. Menyalurkan Slip Gaji
Data Collector
80. M embawa slip gaji ke counter.
CA
81. M enerima slip gaji T abel 4.4 Workflow T able Usulan Perhitungan Gaji CA
4.4.2. Workflow Table Usulan Permohonan Izin Actor
Activity Mengajukan permohonan izin
Customer Assistant
1. M emilih menu permohonan izin.
Komputer
2. M enampilkan form permohonan izin.
Customer Assistant
3. M emasukan ID CA. 4. M emilih jenis izin. 5. M enentukan tanggal izin. 6. M enekan tombol “Save”.
Komputer
7. M enyimpan permohonan izin.
117
Actor
Activity 8. M embuat status permohonan izin menjadi “Pending” Memvalidasi form permohonan izin
RSH
9. M emilih menu Tr_izin. 10. M enampilkan form izin.
Komputer
11. M emilih ID CA yang akan diproses.
RSH
12. M enekan tombol history Cuti.
Komputer
13. M enampilkan history cuti CA.
RSH
14. M enilai kelayakan cuti CA. 15. M enekan tombol “Accept” or “Reject”
Komputer
16. M engupdate status permohonan izin menjadi “Accepted” or “Rejected”. Menghitung potongan gaji atas cuti
HRD
17. M emilih menu Tr_izin.
Komputer
18. M enampilkan daftar Tr_izin.
HRD
19. M emilih ID_CA.
Komputer
20. M enghitung potongan gaji atas cuti tanpa gaji.
HRD
21. M enekan tombol “Save”.
Komputer
22. M engupdate status permohonan izin menjadi “Close”. 23. M enyimpan potongan gaji atas cuti. T abel 4.5 Workflow T able Usulan Permohonan Izin
118
4.4.3. Workflow Table Usulan Pinjaman Atas Pembelian Atau Penggantian Barang yang Hilang Actor
Activity Membuat Surat Retur
CA
1. M encatat artikel barang yang akan di beli 2. M engisi form Surat Retur 3. M emberikan Surat Retur ke Supervisor dept. Store Mengisi BPB
Supervisor
4. M enerima surat retur 5. M engisi BPB 5 rangkap 6. M engarsip BPB rangkap 1 7. M emberikan BPB 4 rangkap kembali ke CA Memberikan BPB 4 rangkap
Data collector
8. Datang ke counter 9. M encatat stock barang di counter 10. M engambil Laporan Penjualan dan BPB 4 rangkap 11. M emberikan laporan penjualan, laporan stock
119
Actor
Activity barang dan BPB ke sales coordinator Memeriksa Laporan Penjualan
Sales Coordinator
12. M enerima laporan penjualan, laporan stock barang, BPB 4 rangkap. 13. M enginput pembelian CA berdasarkan BPB. 14. M emberikan BPB rangkap ke-2 dan memberikan informasi potongan atas barang yang hilang ke HRD Menghitung Potongan Gaji CA
HRD
15. M emilih menu tr potongan gaji.
Komputer
16. M enampilkan form Potongan gaji.
HRD
17. M emasukan ID CA 18. M emilih jenis potongan gaji 19. M emasukan jumlah potongan gaji. 20. M enekan tombol “Save”.
Komputer
21. M enyimpan transaksi potongan gaji. T abel 4.3 Workflow T able Usulan Pinjaman Atas Pembelian atau Penggantian Barang yang Hilang
120
4.5. Detailed Activity Diagram (DAD) dari Sistem yang Diusulkan 4.5.1. DAD Perhitungan Gaji CA DAD Menginput Absen
Gambar 4.4 DAD Menginput Absen
121
DAD Memvalidasi Absensi Harian
Gambar 4.5 DAD Memvalidasi Absensi Harian
122
DAD Membuat Rekap Absen
Gambar 4.6 DAD Membuat Rekap Absen
123
DAD Membuat Rekap Gaji
Gambar 4.7 DAD Membuat Rekap Gaji
124
DAD Memvalidasi Rekap Gaji
Gambar 4.8 DAD Memvalidasi Rekap Gaji
125
DAD Membuat Cek
Gambar 4.9 DAD Membuat Cek
126
DAD Mengotorisasi Cek
Gambar 4.10 DAD Mengotorisasi Cek
127
DAD Menyetorkan Cek
Gambar 4.11 DAD Menyetorkan Cek
128
DAD Membuat Jurnal
Gambar 4.12 DAD Membuat Jurnal
129
DAD Membuat Slip Gaji
Gambar 4.13 DAD Membuat slip Gaji
130
DAD Menyalurkan Slip Gaji
Gambar 4.14 DAD Menyalurkan Slip Gaji
131
4.5.2. DAD Permohonan Izin CA DAD Mengajukan Permohonan Izin
Gambar 4.15. DAD Mengajukan Permohonan Izin
132
DAD Memvalidasi Permohonan Izin
Gambar 4.3.2. DAD M emvalidasi Permohonan Cuti
133
DAD Menghitung Potongan Gaji atas Cuti
Gambar 4.17 DAD Menghitung Potongan Gaji atas Cuti
134
4.5.3. DAD Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian Barang yang Hilang DAD Membuat Surat Retur
Gambar 4.18 DAD M embuat Surat Retur
135
DAD Mengisi Bukti Pengeluaran Barang (BPB)
Gambar 4.19 DAD M engisi BPB
136
DAD Memberikan BPB 4 Rangkap
Gambar 4.20 DAD Memberikan BPB 4 Rangkap
137
DAD Memeriksa Laporan Penjualan
Gambar 4.21 DAD Memeriksa Laporan Penjualan
138
DAD Menghitung Potongan Gaji CA
Gambar 4.22 DAD Menghitung Potongan Gaji CA
139
4.6. UML Class Diagram
Gambar 4.23 UML Class Diagram
140
4.7. Use Case Diagram
Gambar 4.24 Usecase Diagram
141
4.8. Rancangan Database Nama file:
Ms_Customer_Assistant
Primary Key:
ID_CA
Foreign Key:
-
Field
Type Data Size
Description
ID_CA
Char
Digit 1 dan 2 adalah Kode dari
5
Customer Assistant (CA). digit 3,4, dan 5 adalah no. urut CA. Nama_CA
Varchar
30
Nama dari customer assistant.
Alamat
Varchar
50
Alamat tempat tinggal CA
No_Telepon
Varchar
13
Nomor telepon dari CA
Outlet
Varchar
20
Nama outlet tempat CA bekerja
Grade_CA
Varchar
10
Nama grade CA
No_rekening
Varchar
12
nomor rekening yang dimiliki CA
Rekening_a/n
Varchar
30
Atas nama dari nomor rekening CA
Tanggal_masuk
Datetime
-
Tanggal CA mulai bekerja (dd-mm-yyyy)
T abel 4.7 Rancangan Database Ms_Customer_Assistant
Nama file:
Ms_Karyawan
Primary Key:
NIK
Foreign Key:
-
142
Field
Type Data Size
Description
NIK
Char
Digit 1, 2, dan 3 adalah kode dari
6
Nomor Induk Karyawan. Digit 4, 5, dan 6 adalah no. urut. Nama_karyawan
Varchar
30
Nama karyawan
Alamat
Varchar
50
Alamat tempat tinggal dari Karyawan
No_telepon
Varchar
13
Nomor telepon karyawan.
Jabatan
Varchar
10
Tingkatan jabatan karyawan.
Bagian
Varchar
15
Bagian yang ditempati oleh karyawan
Password
Varchar
6
Password untuk mengakses sistem
T abel 4.8 Rancangan Database Ms_Karyawan
Nama file:
Ms_GradeCA
Primary Key:
Kd_GradeCA
Foreign Key:
-
Field
Type Data Size
Description
Kd_GradeCA
Char
Digit 1 dan 2 adalah kode grade.
4
Digit 3 dan 4 no.urut grade. Nama_Grade
Char
4
Nama dari grade
Tingkatan
Char
3
Tingkatan yang menentukan besarnya gaji pokok CA
143
Brand
Varchar
12
Brand
Gaji_pokok
Numeric
8
Gaji Pokok setiap gradeCA
T abel 4.9 Rancangan Database Ms_GradeCA
Nama file:
Ms_Outlet
Primary Key:
Kd_outlet
Foreign Key:
-
Field
Type Data Size
Description
Kd_outlet
Char
Digit 1 adalah kode dari outlet.
4
Digit 2, 3, 4 adalah no. urut outlet Nama_outlet
Varchar
20
Nama outlet
Password
Varchar
6
Pasword untuk outlet
T abel 4.10 Rancangan Database Ms_Outlet
Nama file:
Tr_Izin
Primary Key:
Kd_Izin
Foreign Key:
ID_CA, NIK
Field
Type Data Size
Description
Kd_Izin
Char
Digit 1 dan 2 adalah kode dari
5
Tr_izin. 3, 4, dan 5 adalah nomor urut Tr_izin. ID_CA
varchar
5
Id CA dari tabel M s_CA
144
Tgl_Awal
DateTime
-
Tanggal mulai pengambilan izin.
Tgl_Akhir
DateTime
-
Tanggal akhir pengambilan izin.
Jenis_Izin
Varchar
20
Jenis-jenis izin yang dapat diambil
Jum_Izin
Number
2
Jumlah hari izin yang diambil.
NIK
Char
6
kode karyawan yang memproses.
Status_Izin
Varchar
8
Status pengajuan Izin
Tabel 4.11 Rancangan Database Tr_Izin
Nama file:
Tr_rekap_Absen
Primary Key:
Kd_RekapAbsen
Foreign Key:
ID_CA, NIK
Field
Type Data Size
Description
Kd_RekapAbsen
Char
Digit 1 dan 2 adalah kode dari rekap
5
absen. Digit 3,4, dan 5 adalah nomor urut rekap absen Bulan
Char
3
Bulan di prosesnya rekap absen
Tahun
Char
4
Tahun di prosesnya rekap absen
ID_CA
Char
5
Id CA dari tabel M s_CA
Outlet
Varchar
20
Outlet tempat CA ditempatkan
Jum_kehadiran
Numeric
2
Jumlah kehadiran CA 1 bulan
Jum_izin
Numeric
2
Jumlah cuti yang diambil CA
JumIzin_tanpa_
Numeric
2
Jumlah izin tanpa upah
upah
145
Lembur_istimewa
Numeric
2
Jumlah hari lembur istimewa
Jum_Absen
Numeric
2
Jumlah Ketidakhadiran CA.
NIK
Char
6
Kode karyawan yang memproses
T abel 4.12 Rancangan Database T r_RekapAbsen
Nama file:
Tr_Potongan_Gaji
Primary Key:
Kd_potongan
Foreign Key:
ID_CA
Field
Type Data Size
Description
Kd_potongan
Char
Digit 1 dan 2 adalah kode potongan.
5
Digit 3, 4, dan 5 adalah nomor urut transaksi potongan gaji. ID_CA
Char
5
Id CA dari tabel M s_CA
Nama_CA
Varchar
30
Nama dari CA
Tanggal
DateTime
-
Tanggal terjadi potongan. (dd-mm-yyyy)
Jenis_Potongan
Varchar
20
Jenis dari potongan gaji.
Jum_potongan
Float
-
Jumlah potongan yang dikenakan pada CA
NIK
Char
6
Kode karyawan yang memproses.
T abel 4.13 Rancangan Database T r_potongan_gaji
146
Nama file:
Tr_Tambahan_Gaji
Primary Key:
Kd_tambahan
Foreign Key:
ID_CA
Field
Type Data Size
Description
Kd_tambahan
Char
Digit 1 dan 2 adalah kode tambahan
5
gaji. Digit 3, 4, dan 5 adalah nomor urut transaksi potongan gaji. ID_CA
Char
5
Id CA dari tabel M s_CA
Nama_CA
Varchar
30
Nama dari CA
Tanggal
DateTime
-
Tanggal terjadi tambahan gaji. (dd-mm-yyyy)
Jenis_tambahan
Varchar
20
Jenis dari tambahan gaji.
Jum_tambahan
Float
-
Jumlah tambahan yang didapat oleh CA
NIK
Char
6
Kode karyawan yang memproses.
T abel 4.14 Rancangan Database T r_tambahan_gaji
Nama file:
Tr_RekapGaji
Primary Key:
Kd_RekapGaji
Foreign Key:
ID_CA, Kd_RekapAbsen, Kd_Potongan, NIK
Field
Type Data Size
Description
Kd_RekapGaji
Char
digit 1 dan 2 adalah kode dari rekap
5
gaji. Digit 3, 4, dan 5 adalah nomor
147
urut rekap gaji. Bulan
Char
3
Bulan pemrosesan rekap gaji
Tahun
Char
4
Tahun pemrosesan rekap gaji
ID_CA
Char
5
Id CA dari tabel M s_CA
Nama_CA
varchar
30
Nama dari CA
Outlet
Varchar
20
Outlet tempat CA ditempatkan
Brand
Varchar
12
Brand
No_rekening
Varchar
12
Nomor rekening milik CA
Rekening_a/n
Varchar
30
atas nama dari rekening CA
Gaji_pokok
Float
-
Jumlah Gaji pokok CA
Kd_RekapAbsen
Char
5
Kode rekap absen dari Tr_rekap Absen
Bonus
Float
-
Bonus yang diterima CA
Lembur_Istimewa
Float
-
Jumlah uang dari lembur istimewa
Potongan_absen
Float
-
Potongan dari ketidakhadiran CA
Administrasi
Float
-
Potongan administrasi
Pembelian_Invio
Float
-
Pembelian produk Invio oleh CA
Pembelian_
Float
-
Pembelian produk Atmosphere
Pembelian_Omara
Float
-
Pembelian produk Omara oleh CA
Pembelian_
Float
-
Pembelian produk Transform oleh
Atmosphere
Transform BON
CA Float
-
potongan atas kehilangan
148
Total_Gaji
Float
-
Total gaji yang akan diterima CA
NIK
Char
6
kode karyawan yang memproses
Status
Varchar
15
Status rekap gaji dalam pemprosesan pembayaran gaji.
T abel 4.15 Rancangan Database T r_RekapGaji
Nama file:
Tr_Pembayaran_Gaji
Primary Key:
Kd_pembayaran
Foreign Key:
NIK
Field
Type Data Size
Description
No_Pembayaran
Char
Digit 1 dan 2 adalah kode dari
5
pembayaran. Digit 3, 4, dan 5 adalah nomor urut pembayaran. Bulan
Char
3
Bulan dilakukannya pembayaran
Tahun
Char
4
Tahun dilakukannya pembayaran
Nama_transaksi
Varchar
50
Nama transaksi pembayaran
No_Cek
Varchar
10
nomor cek untuk pembayaran gaji
Total_pembayaran Float
-
Jumlah pembayaran seluruh gaji
NIK
6
Kode karyawan yang mencatat tr.
Char
T abel 4.16 Rancangan Database T r_Pembayaran_Gaji
149
Nama file:
Absensi Harian
Primary Key:
-
Foreign Key:
ID_CA
Field
Type Data Size
Description
Tanggal
Datetime
-
Tanggal absensi (dd-mm-yyyy)
ID_CA
Char
5
Id CA dari tabel M s_CA
Nama_CA
Varchar
30
Nama CA
Nama_Outlet
Varchar
20
Outlet tempat CA ditempatkan
Jam_hadir
Datetime
-
Waktu saat CA datang
Status
Varchar
20
Status absen
Periode
varchar
10
Periode bulanan.
T abel 4.17 Rancangan Database Absensi Harian
Nama file:
Jurnal
Primary Key:
-
Foreign Key:
-
Field
Type Data Size
Description
No_transaksi
Char
digit 1 dan 2 kd jurnal. Digit 3, 4,
5
dan 5 adalah no. urut jurnal Tanggal_Jurnal
DateTime
-
Tanggal pencatatan jurnal
Nama_Transaksi
Varchar
30
Nama transaksi
No.Ref
Varchar
5
Nomor refrensi
Debit
Float
-
Debit
150
Kredit
Float
-
Kredit
Sumber_data
Varchar
10
Sumber data pencatatan jurnal
T abel 4.18 Rancangan Database Jurnal
4.9. Rancangan Formulir Formulir Daftar Rekening CA
PT. Dekatama Centra Daftar Rekening dan Gaji CA
Jakarta, (dd-mm-yyyy) Penyetor:
PT. Dekatama Centra – Jakarta No. Cek: xxx Daftar Rekening Tujuan No. 1 2 3 . . . . . . . . . . .
Nama nn . . . . . . . . . . . . .
No. Rekening xxx . . . . . . . . . . . . .
Rekening a/n xxx . . . . . . . . . . . . . Grand Total
Total xxx . . . . . . . . . . . . . xxx
Teller
(
Penyetor
)
(Nama jelas) Page xx of xx
Gambar 4.25 Rancangan Formulir Daftar Gaji CA
151
Formulir Slip Gaji
PT. Dekatama Centra Slip Gaji No. Slip Gaji: xxx ID_CA
: xxx
Nama
: xxx
Periode
: (MMMM YYYY)
No. Rekening
: xxx
Rincian Gaji: Keterangan Gaji Pokok Tambahan Gaji: Bonus Lembur Istimewa Total Tambahan Gaji Potongan Gaji Potongan absen Administrasi Pembelian Invio Pembelian Atmosphere Pembelian Omara BON Total Potongan Gaji
Total xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx Grand Total
(xxx) xxx
Diserahkan oleh:
Nb: Dokumen ini sah tanpa tanda tangan pihak terkait.
Gambar 4.26 Rancangan Formulir slip gaji CA
152
4.10. Rancangan Layar Form MDI Utama
Gambar 4.27 Rancangan layar MDI Utama
153
Form Login Karyawan
Gambar 4.28 Rancangan Layar Login
154
Form Mengubah Password
Gambar 4.29 Rancangan Layar mengubah password
155
Form Absensi CA
Gambar 4.30 Rancangan Layar absensi CA
156
Form validasi absensi
Gambar 4.31 Rancangan Layar Validasi absensi
157
Form Permohonan Izin
Gambar 4.32 Rancangan Layar permohonan izin
158
Form Menginput Libur
Gambar 4.33 Rancangan Layar Menginput Libur
159
Form Master Karyawan
Gambar 4.34 Rancangan Layar Master Karyawan
160
Form Master CA
Gambar 4.35 Rancangan Layar Master CA
161
Form Master Grade CA
Gambar 4.36 Rancangan Layar Master Grade CA
162
Form Persetujuan Izin
Gambar 4.37 Rancangan Layar Persetujuan Izin
163
Form Rekap Absen
Gambar 4.38 Rancangan Layar Rekap Absen
164
Form Potongan Gaji
Gambar 4.39 Rancangan Layar Potongan Gaji
165
Form Tambahan Gaji
Gambar 4.40 Rancangan Layar T ambahan Gaji
166
Form Rekap Gaji
Gambar 4.41 Rancangan Layar Rekap Gaji
167
Form Validasi Rekap Gaji
Gambar 4.42 Rancangan Layar Validasi Rekap Gaji
168
Form Pembayaran Gaji
Gambar 4.43 Rancangan Layar Pembayaran Gaji
169
Form List Jurnal
Gambar 4.44 Rancangan Layar List Jurnal
170
Form In put Jurnal
Gambar 4.45 Rancangan Layar Input Jurnal
171
4.11. Rancangan Laporan Rancangan Laporan Absensi CA
Gambar 4.46 Rancangan Laporan Absensi CA
172
Rancangan Laporan Potongan Gaji CA
Gambar 4.47 Rancangan Laporan Potongan Gaji
173
Rancangan Laporan Potongan Gaji CA per Brand
Gambar 4.48 Rancangan Laporan Potongan Gaji per Brand
174
Rancangan Laporan Tambahan Gaji CA
Gambar 4.49 Rancangan Laporan T ambahan Gaji CA
175
Rancangan Laporan Tambahan Gaji CA per Bran d
Gambar 4.50 Rancangan Laporan T ambahan Gaji CA per Brand
176
Rancangan Laporan Pembayaran Gaji CA
Gambar 4.51 Rancangan Laporan Pembayaran Gaji CA
177
4.12. Navigation Diagram
Gambar 4.48 Navigation Diagram
178
4.13. Matriks Rencana Penerapan Sistem 4.13.1. Tahapan Implementasi Sistem Dalam penerapan sistem informasi akuntansi penggajian ini, tahapan-tahapan yang diusulkan adalah sebagai berikut: a. Tahap pertama dalam implementasi sistem adalah perbaikan infrastruktur IT yang dapat menunjang berjalannya sistem, yaitu berupa pengadaan jaringan, hardware, dan juga software. b. Tahapan kedua dilakukan pengembangan aplikasi dan instalasi hasil pengembangan aplikasi. c. Tahapan ketiga yang dilakukan adalah menguji sistem dan infrastruktur IT, serta pengawasan infrastruktur yang telah ada. Perangkat komputer yang diusulkan minimal sesuai dengan ketentuan sebagai berikut: a. Hardware:
•
Processor:
Intel Pentium IV 2,4 GHz.
•
RAM :
1GB DDR2.
•
Hard disk:
80 Gb.
•
VGA:
128 M B.
•
M onitor:
LCD 14’.
•
Keyboard.
•
M ouse.
•
Stabilizer.
•
Uninterupt Power Supply (UPS).
179
b. Software:
•
Sistem Operasi:
Windows XP SP2.
•
Aplikasi database:
M icrosoft SQL Server 2005.
•
Bahasa pemograman: Visual Studio 2008.
•
Aplikasi laporan:
Crystal Report 10.
180
4.13.2. Matriks Jadwal Pengolahan Data Waktu Data-data
Setiap Saat
Setiap Hari
M aster Karyawan
9
M aster CA
9
M aster Outlet
9
M aster Grade CA
9
Absensi
9
Transaksi Izin
Setiap Bulan
9
Rekap absen
9
Potongan gaji
9
Tambahan gaji
9
Rekap gaji
9
Pembayaran gaji
9
Formulir daftar gaji
9
Formulir slip gaji
9
Lap. Absensi CA
9
Lap. Potongan gaji
9
Lap. Pembayaran gaji
9
Jurnal
9 T abel 4.19 Matriks jadwal pengolahan data
9
181
4.13.3. Jadwal Implementasi M inggu Keterangan
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Presentasi Sistem Instalasi Software Instalasi Jaringan Pengetesan Sistem Training Implementasi Evaluasi T abel 4.20 Jadwal implementasi
4.13.4. Matriks Distribusi Laporan Bagian Dibuat Oleh Bagian HRD Laporan
Didistribusikan keBagian
Finance
Dir.
Bagian
RSH
staff
Finance
Acounting
Laporan absensi CA
C, V, P
V, P
Laporan Potongan
C, V, P
V, P
V, P
Gaji Laporan
C, V, P
V, P
Pembayaran gaji CA T abel 4.21 Matriks Distribusi laporan
Keterangan: C = Create, V = View, P = Print
V, P
V, P
14
182
4.13.5. Matriks Level Akses Ba gian Ba gian Menu
HRD
Ba gian
Fi nance Di r.
Ba gian
RSH
Sta ff
Fi nance
Acounting
Mas ter CA
C, R, U
Mas ter Grade CA
C, R, U
R, U
R, U
Rekap Absen
C, R, U
R
Potongan ga ji
C, R, U
R
R
Tamba han ga ji
C, R, U
R
Rekap ga ji
C, R, U
R, U
R
R
R
Validasi rekap ga ji
R, U
Da fta r ga ji da n rekening
R
Tr Pemba ya ran ga ji
C, R, U
R
Slip gaji
C, R, U
Lap. Absensi CA
C, R, U
R
Lap. Potongan ga ji CA
C, R, U
R
R
Lap. Pemba ya ran ga ji
C, R, U
R
R
R
C, R, U
Mas ter Outlet Tr Izin
Jurnal
T abel 4.22 Matriks Level Akses
Keterangan: C = Create, R = Read, U = Update
