BAB 4 RANCANGAN S IS TEM YANG D IUS ULKAN
4.1 Prosedur yang diusulkan Prosedur yang diusulkan pada Sekolah Islamic Village adalah sebagai berikut : a. Pendaftaran Siswa Dimulai dari calon siswa mendaftar ke Bagian Pendaftaran, kemudian Bagian Pendaftaran melayani pendaftaran calon siswa baru dengan memberikan FPSB (Formulir Pendaftaran Siswa Baru) ke siswa/orangtua siswa untuk diisi data calon siswa. Setelah itu calon siswa/orangtua siswa menyerahkan FPSB ke Bagian Pendaftaran yang telah diisi, sesuai waktu yang ditentukan beserta dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran, lalu Bagian Pendaftaran akan membuat Bukti Pendaftaran Siswa Baru (BPSB) dan menginput data siswa baru ke dalam Tr_FPSB sesuai FPSB tersebut. Bagian Pendaftaran akan memberikan Bukti Pendaftaran Siswa Baru (BPSB) beserta rincian biaya penerimaan siswa baru ke calon siswa/orangtua siswa. Kemudian siswa dapat mengikuti ujian saringan masuk sesuai dengan tingkatannya yang telah dijadwalkan oleh sekolah. Jika siswa lulus tes masuk, maka calon siswa/orangtua siswa akan membayar uang masuk sesuai dengan rincian biaya penerimaan siswa baru ke Bagian Administrasi Keuangan. Lalu Bagian Administrasi Keuangan akan menginput jumlah pembayaran di Tr_BPUM , Bagian Administasi Keuangan juga mencetak BPUM (Bukti Pembayaran Uang M asuk) sebanyak 1 rangkap dan diserahkan ke siswa/orangtua siswa, yang digunakan sebagai bukti untuk pengambilan seragam dan alat sekolah lainnya di koperasi. Didalam BPUM tersebut terdiri 63
64 dari ketentuan pembayaran sesuai dengan tingkatannya, tingkatan tesebut terdiri dari Playgroup sampai dengan Sekolah M enengah. Jumlah yang tertera di Tr_BPUM dapat diangsur 3x dalam jangka waktu 1 tahun.
Ketentuan-ketentuan Administrasi dan Keuangan Penerimaan Siswa Baru : a. Pemberlakuan Discount/potongan biaya PSB : •
Siswa baru putra/i ke 3 (tiga) dst yang masuk menjadi siswa di Islamic Village diberikan discount :
•
-
Biaya sumbangan bangunan dan fasilitas sebesar 10 %.
-
Biaya kegiatan dan kebutuhan sekolah 1 tahun sebesar 10 %.
Siswa baru yang memiliki hubungan keluarga yang masuk secara bersamaan, 2 (dua) orang atau lebih, diberikan discount : -
Biaya sumbangan bangunan dan fasilitas sebesar 10 % untuk anak ke 2 (dua) dan sebesar 20 % untuk anak ke 3 (tiga) dan seterusnya.
-
Biaya kegiatan dan kebutuhan sekolah selama 1 (satu) tahun sebesar 10 % untuk anak ke 2 dan sebesar 20 % untuk anak ke 3 dan seterusnya.
b. Beasiswa berupa pembebasan SPP •
Bebas SPP selama 1 (satu) tahun untuk : -
Calon siswa/siswi SM P, SM A, dan SMK yang memiliki kemampuan dibidang Akademis berupa Juara Umum dengan rata-rata 8.50 dan
65 Juara Olympiade Nasional yang dibuktikan dengan Fotokopi raport dan Sertifikat. -
Calon siswa/siswi SM P, SM A dan SM K yang memiliki kemampuan di bidang non Akademis untuk tingkat Nasional.
•
Bebas SPP selama 1 semester (6 bulan) untuk : -
Calon siswa/i SM P, SMA dan SM K yang memiliki kemampuan dibidang non Akademis untuk tingkat Provinsi.
•
Bebas SPP selama 3 (tiga) bulan untuk : -
Calon siswa/i SM P, SMA dan SM K yang memiliki kemampuan dibidang non Akademis untuk tingkat Provinsi.
b. Pembayaran yang dilakukan oleh siswa aktif Setiap bulannya siswa mempunyai kewajiban untuk membayar SPP dengan menyerahkan buku SPP ke kasir. Kasir akan mengotorisasi dan memberi stempel, setelah itu kasir akan menginput pembayaran tersebut kedalam Tr_SPP. Begitu juga setiap awal tahun ajaran baru, siswa harus melakukan registrasi ulang dengan cara datang ke Bank BPR milik Yayasan Islamic Village, lalu siswa/orangtua siswa mengisi slip setoran yang terdiri dari 2 rangkap dan meyerahkannya ke Staff Bank. Setelah itu Bank akan menginput di Tr_BPRU lalu mencetak BPRU (Bukti Pembayaran Registrasi Ulang) untuk diberikan ke siswa/orangtua siswa sebagai bukti pembayaran regristrasi ulang beserta slip setoran rangkap 1. Bagian Akuntansi dapat melihat Tr_BPRU yang dibuat oleh Bank.
66 Pada akhir tahun Bagian Akuntansi membuat laporan pendapatan yang terdiri dari Laporan Pendapatan SPP yang dibuat setiap bulan dan akhir tahun (tahunan) ini berdasarkan kebutuhan data tersebut didapat dari tr_SPP, Laporan Pendapatan Uang M asuk dimana datanya didapat dari tr_FPUM dan Laporan Registrasi Ulang yang dibuat setiap akhir tahun yang datanya didapat dari tr_BPRU. Ketiga Laporan Pendapatan tersebut dicetak
masing - masing 1
rangkap. Bagian Akuntansi juga membuat Laporan Tunggakan Pembayaran yang terdiri dari Laporan Tunggakan SPP yang dibuat setiap 3 bulan sekali dilihat dari tr_SPP, Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang yang dilihat dari tr_BPRU dan Laporan Tunggakan Pembayaran Uang M asuk dilihat dari tr_FPUM . Setelah itu ketiga Laporan Tunggakan Pembayaran tersebut dicetak masing – masing 2 rangkap. Kemudian Bagian Akutansi akan membuat Laporan Historikal Data Siswa di Tr_Historikal Data Siswa yang berisikan data siswa yang aktif disekolah dalam setiap tingkatannya. Laporan- laporan tersebut akan diserahkan kepada Kepala Keuangan untuk diperiksa dan diotorisasi. Laporanlaporan itu digunakan oleh Kepala Keuangan untuk pengambilan keputusan. Setelah Laporan – Laporan Pendapatan dan Laporan – Laporan Tunggakan Pembayaran diperiksa dan diotorisasi, Kepala Keuangan akan menyerahkan Laporan – Laporan Tunggakan Pembayaran rangkap 2 ke Bagian Adminstrasi Keuangan untuk dibuatkan Surat Tunggakan Pembayaran yang nantinya akan diserahkan ke setiap tingkatan sekolah untuk diberikan kepada orangtua siswa. Sedangkan
laporan-laporan
pengambilan keputusan.
digunakan
oleh
Kepala
Keuangan
untuk
67 4.2 Overview Acti vity Diagram Sistem yang Diusulkan a. Pendaftaran Siswa Baru Siswa/Oran gtu a
Bagia n P enda ftaran
B agian Ad min K euan gan
Me nd aftar
Kompu ter
Tr_FPSB M ela ya ni Pen da fta ran
Ms_Siswa
Me ng iku ti tes ma suk
Lulus
Mel aya ni P emb aya ran U an g Ma suk
Tr_BPUM
{BP UM}
M en erim a BPU M
Gambar 4.1 OAD Pendaftran S iswa Baru
68 b. Pembayaran yang dilakukan oleh siswa aktif
Gambar 4.2 OAD Pembayaran Siswa Aktif
69
4.2.1
Event Table
Event 1. M elayani Pendaftaran
Internal Agent Bagian Pendaftaran
S tart When Calon siswa datang mendaftar ke Bagian Pendaftaran -
2. M elayani Pembayaran Uang M asuk
Bagian Administrasi dan Keuangan
3. M elayani Pembayaran SPP
Kasir
4. M embuat Laporan Pendapatan SPP
Bagian Akuntansi
Calon siswa baru yang lulus tes kemudian membayar uang masuk Siswa datang membayar SPP setiap bulan Setiap hari dan setiap bulan sekali
-
-
Activities M emberikan FPSB ke calon siswa M enginput data-data pribadi calon siswa M emberikan BPSB, dan rincian biaya M enyimpan data-data siswa ke M s_siswa M enerima pembayaran M enginput jumlah pembayaran ke Tr_BPUM M encetak BPUM M engupdate Tr_BPUM M enerima pembayaran SPP M engotorisasi dan M enstempel Buku SPP M enginput pembayaran spp ke Tr_SPP; M embuat laporan pendapatan SPP berdasarkan tr_SPP M encetak laporan pendapatan SPP M enyerahkan laporan pendapatan SPP ke Kepala Keuangan
70
Events 5. M engotorisasi Laporan Pendapatan SPP
Internal Agent Kepala Keuangan
S tart When Setelah menerima laporan pendapatan SPP
Activities -
Bagian Akuntansi 6. M embuat Laporan Pendapatan Uang M asuk
Setiap akhir tahun
-
7. M engotorisasi Laporan Pendapatan Uang M asuk
Kepala Keuangan
Setelah menerima laporan pendapatan uang masuk
-
8. M embuat Laporan Pendapatan Registrasi Ulang
Bagian Akuntansi
Setiap akhir tahun
-
-
9. M engotorisasi Laporan Pendapatan Registrasi Ulang
Kepala Keuangan
Setelah menerima laporan pendapatan registrasi ulang
-
-
M enerima laporan pendapatan SPP dari Bagian Akuntansi M emeriksa laporan pendapatan SPP M engotorisasi laporan pendapatan SPP M embuat laporan pendapatan uang masuk berdasarkan data dari tr_FPUM M encetak laporan pendapatan uang masuk M enyerahkan laporan uang masuk ke Kepala Keuangan M enerima laporan pendapatan uang masuk M emeriksa laporan pendapatan uang masuk M engotorisasi pendapatan laporan uang masuk M embuat laporan pendapatan registrasi ulang berdasarkan data dari tr_BPRU M encetak laporan registrasi ulang M enyerahkan laporan registrasi ulang ke Kepala Keuangan M enerima laporan pendapatan registrasi ulang dari Bagian Akuntansi M emeriksa laporan pendapatan registrasi ulang M engotorisasi laporan pendapatan registrasi ulang
71 Events 10. M embuat Laporan Historikal Data Siswa
Internal Agent Bagian Akuntansi
S tart When Setiap Tahun
Activities -
-
-
11. M engotorisasi Laporan Historikal Data Siswa
Kepala Keuangan
Setelah menerima laporan historikal data siswa -
12. M embuat Laporan Tunggakan Pembayaran SPP
Bagian Akuntansi
Setiap 3 bulan sekali
-
-
-
13. M engotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran SPP
Kepala Keuangan
Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran SPP
-
-
M enginput jumlah siswa berbagai tingkatan dan kelas di tr_historikal_data_siswa sesuai dengan M s_ siswa M enyimpan jumlah siswa tersebut di tr_historikal_data_siswa M encetak laporan historikal data siswa M enyerahkan laporan historikal data siswa ke Kepala Keuangan menerima laporan historikal data siswa dari Bagian Akuntansi M emeriksa laporan historikal data siswa M engotorisasi laporan historikal data siswa M engecek data pembayaran SPP di tr_SPP M embuat laporan tunggakan pembayaran SPP berdasarkan data dari tr_SPP M encetak laporan tunggakan pembayaran SPP sebanyak 2 rangkap M enyerahkan laporan tunggakan pembayaran SPP 2 rangkap ke Kepala Keuangan M enerima laporan tunggakan pembayaran SPP 2 rangkap dari Bagian Akuntansi M emeriksa laporan tunggakan pembayaran
72 Events
Internal Agent
S tart When
Activities -
-
14. M embuat Surat Tunggakan Pembayaran SPP
Bagian Administrasi Keuangan
Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran SPP
-
-
-
15. M embuat Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang
Bagian Akuntansi
Setiap tahun
-
-
-
-
SPP M engotorisasi laporan tunggakan pembayaran SPP 2 rangkap M enyerahkan laporan tunggakan pembayaran SPP rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan M enerima laporan tunggakan pembayaran SPP rangkap 2 dari Kepala Keuangan M embuat surat tunggakan pembayaran SPP berdasarkan laporan tunggakan pembayaran SPP M enyerahkan surat tunggakan pembayaran SPP ke siswa yang bersangkutan M engecek data pembayaran registrasi ulang di tr_BPRU M embuat laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang berdasarkan data dari tr_BPRU M encetak laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang sebanyak 2 rangkap M enyerahkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang 2 rangkap ke Kepala Keuangan
73 Events 16. M engotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang
Internal Agent Kepala Keuangan
17. M embuat Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang
Bagian Administrasi Keuangan
S tart When Activities Setiap menerima - M enerima laporan laporan tunggakan tunggakan pembayaran pembayaran registrasi registrasi ulang 2 rangkap ulang dari Bagian Akuntansi - M emeriksa laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang - M engotorisasi laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang 2 rangkap - M enyerahkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan Setelah menerima - M enerima laporan laporan tunggakan tunggakan pembayaran pembayaran registrasi registrasi ulang rangkap 2 ulang rangkap 2 dari Kepala Keuangan - M embuat surat tunggakan pembayaran registrasi ulang berdasarkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang - M enyerahkan surat tunggakan pembayaran registrasi ulang ke siswa yang bersangkutan
74 Events 18. M embuat Laporan Tunggakan Pembayaran Uang M asuk
Internal Agent Bagian Akuntansi
S tart When Setiap akhir tahun
19. M engotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Uang M asuk
Kepala Keuangan
Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran uang masuk
20. M embuat Surat Tunggakan Pembayaran Uang M asuk
Bagian Administrasi Keuangan
Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran uang masuk rangkap 2
Table 4.1 Event Table
Activities - M engecek data pembayaran uang masuk di tr_FPUM - M embuat laporan tunggakan pembayaran uang masuk berdasarkan data dari tr_FPUM - M encetak laporan tunggakan pembayaran uang masuk sebanyak 2 rangkap - M enyerahkan laporan tunggakan pembayaran uang masuk 2 rangkap ke Kepala Keuangan - M enerima laporan tunggakan pembayaran uang masuk rangkap 2 dari Kepala Keuangan - M embuat surat tunggakan pembayaran uang masuk berdasarkan laporan tunggakan pembayaran uang masuk - M enyerahkan surat tunggakan pembayaran uang masuk ke siswa yang bersangkutan - M enerima laporan tunggakan pembayaran uang masuk rangkap 2 dari Kepala Keuangan - M embuat surat tunggakan pembayaran uang masuk berdasarkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang - M enyerahkan surat tunggakan pembayaran uang masuk ke siswa yang bersangkutan
75 4.2.2
Workflow Table Sistem yang Diusulkan Actor
Calon siswa/orangtua Bagian Pendaftaran Calon siswa/orangtua
Activity Menerima Pendaftaran 1. M endaftar ke Bagian Pendaftaran 2. M emberikan Formulir Pendaftaran Siswa Baru (FPSB) untuk diisi oleh calon siswa/orangtua 3. M engisi FPSB yang akan dikembalikan ke Bagian Pendaftaran
Bagian Pendaftaran
4. M embuka Tr_FPSB
Komputer
5. M enampilkan Tr_FPSB
Bagian Pendaftaran
6. M enginput data-data pribadi calon siswa ke Tr_FPSB sesuai dengan FPSB yang telah diisi 7. M engklik tombol save;
Komputer
8. M enyimpan data-data pribadi calon siswa ke Tr_FPSB; 9. M emberikan BPSB dan rincian biaya ke calon siswa/orangtua; 10. M enerima BPSB dan rincian biaya Melayani Pembayaran Uang Masuk 11. M engumumkan nama-nama siswa yang lulus 12. M engecek kelulusan 13. Calon siswa yang dinyatakan lulus dapat langsung membayar uang masuk ke Bagian Administrasi; 14. M enerima pembayaran uang masuk 15. M embuka Tr_BPUM 16. M enampilkan Tr_BPUM 17. M enginput jumlah pembayaran ke Tr_BPUM sesuai dengan rincian biaya 18. M engklik tombol save 19. M enyimpan data-data pembayaran uang masuk ke Tr_BPUM 20. M embuka M s_Siswa 21. M enampilkan M s_Siswa 22. M enginput data pribadi siswa yang melakukan pembayaran di Ms_Siswa 23. M enyimpan data pribadi siswa yang baru ke Ms_Siswa 24. M engklik tombol print pada Tr_BPUM 25. M encetak BPUM 2 rangkap 26. M emberikan BPUM rangkap 1 ke Calon siswa/orangtua
Bagian Pendaftaran Orangtua/Calon Siswa Bagian Administrasi Keuangan Calon Siswa/orangtua
Bagian Administrasi Keuangan Komputer Bagian Administrasi Keuangan
Komputer Bagian Administrasi Keuangan Komputer Bagian Administrasi Keuangan Komputer Bagian Administrasi Keuangan Komputer Bagian Administrasi Keuangan
76 Actors Calon Siswa/orangtua Bagian Administrasi Keuangan
Siswa Kasir
Komputer Kasir
Komputer Kasir Siswa/orangtua
Activities 27. M enerima BPUM rangkap 1 dari Bag. Administrasi Keuangan 28. M emberikan BPUM rangkap 2 ke Bag. Akuntansi Melayani Pembayaran S PP 29. M emberikan uang spp beserta buku SPP ke kasir 30. M enerima uang SPP dan buku SPP dari siswa 31. M engotorisasi dan menstempel buku SPP yang bertanda lunas 32. M embuka Tr_SPP 33. M enampilkan Tr_SPP 34. M enginput data-data pembayaran SPP ke Tr_SPP 35. M engklik tombol save 36. M enyimpan data-data pembayaran SPP ke Tr_spp 37. M engembalikan buku SPP ke siswa 38. M enerima buku SPP
77 Actor Bagian Akuntansi
Komputer Bagian Akuntansi
Kepala Keuangan
Bagian Akuntansi Komputer Bagian Akuntansi
Kepala Keuangan
Bagian Akuntansi
Komputer
Activities Membuat Laporan Pendapatan S PP 39. M embuat Laporan Pendapatan SPP berdasarkan tr_SPP 40. M engklik tombol print 41. M encetak Laporan Pendapatan SPP 42. M enyerahkan Laporan Pendapatan SPP ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Pendapatan S PP 43. M enerima Laporan Pendapatan SPP dari Bagian Akuntansi 44. M emeriksa Laporan Pendapatan SPP 45. M engotorisasi Laporan Pendapatan SPP Membuat Laporan Pendapatan Uang Masuk 46. M embuat Laporan Pendapatan Uang M asuk berdasarkan tr_BPUM 47. M engklik tombol print 48. M encetak Laporan Pendapatan Uang M asuk 49. M enyerahkan Laporan Pendapatan Uang M asuk ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Pendapatan Uang Masuk 50. M enerima Laporan Pendapatan Uang M asuk dari Bagian Akuntansi 51. M emeriksa Laporan Pendapatan Uang M asuk 52. M engotorisasi Laporan Pendapatan Uang M asuk Membuat Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 53. M embuat Laporan Pendapatan Registrasi ulang berdasarkan tr_BPRU 54. M engklik tombol print 55. M encetak Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 56. M enyerahkan Laporan Pendapatan Registrasi Ulang ke Kepala Keuangan
Bagian Akuntansi
Kepala Keuangan
Mengotorisasi Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 57. M enerima Laporan Pendapatan Registrasi ulang dari Bagian Akuntansi 58. M emeriksa Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 59. M engotorisasi Laporan Pendapatan Registrasi Ulang
78 Actor Bagian Akuntansi Komputer Bagian Akuntansi
Komputer Bagian Akuntansi Komputer BagianAkuntansi
Kepala Keuangan
Bagian Akuntansi
Komputer Bagian Akuntansi
Kepala Keuangan
Bagian Administrasi Keuangan
Activities Membuat Laporan Historikal Data Siswa 60. M embuka tr_historikal_data_siswa 61. M enampilkan tr_historikal_data_siswa 62. M embuat laporan data historikal data siswa berdasarkan M s_kelas dan diinput ke dalam tr_historikal_data_siswa 63. M engklik tombol save 64. M enyimpan laporan historikal data siswa ke tr_historikal_data_siswa 65. M engklik tombol save 66. M encetak laporan historikal data siswa 67. M enyerahkan laporan historikal data siswa ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Historikal Data Siswa 68. M enerima Laporan Historikal Data Siswa dari Bagian Akuntansi 69. M emeriksa Laporan Historikal Data Siswa 70. M engotorisasi Laporan Historikal Data Siswa Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran S PP 71. M embuat Laporan Tunggakan Pembayaran SPP berdasarkan data di Tr_SPP 72. M engklik tombol print 73. M encetak Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 2 rangkap 74. M enyerahkan Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 2 rangkap ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran S PP 75. M enerima Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 2 rangkap 76. M emeriksa Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 77. M engotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 2 rangkap 78. M enyerahkan Laporan Tunggakan Pembayaran SPP rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan Membuat Surat Tunggakan Pembayaran S PP 79. M enerima Laporan Tunggakan Pembayaran SPP rangkap 2 dari Kepala Keuangan 80. M embuat Surat Tunggakan Pembayaran SPP sesuai L:aporan Tunggakan Pembayaran SPP
79 Actor
Bagian Akuntansi
Komputer Bagian Akuntansi
Kepala Keuangan
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian Akuntansi
Activities 81. M engotorisasi Surat Tunggakan Pembayaran SPP 82. M enyerahkan Surat Tunggakan Pembayaran SPP ke siswa yang bersangkutan Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 83. M embuat Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang berdasarkan data di Tr_BPRU 84. M engklik tombol print 85. M encetak Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 2 rangkap 86. M enyerahkan Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 2 rangkap ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 87. M enerima Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 2 rangkap dari Bagian Akuntansi 88. M emeriksa Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 89. M engotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 2 rangkap 90. M enyerahkan Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan Membuat Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 91. M enerima Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang rangkap 2 dari Kepala Keuangan 92. M embuat Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 93. M engotorisasi Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 94. M enyerahkan Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulangke siswa-siswa yang bersangkutan Membuat Laporan Tunggakan pembayaran Uang Masuk 95. M embuat Laporan Tunggakan Pembayaran Uang M asuk Berdasarkan Data di Tr_FPUM
80 Actor
Activities 96. M engklik tombol print Komputer 97. M encetak Laporan Tunggakan pembayaran Uang M asuk 2 rangkap Bagian Akuntansi 98. M enyerahkan Laporan Tunggakan pembayaran Uang M asuk 2 rangkap ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Tunggakan Kepala Keuangan pembayaran Uang Masuk 2 rangkap 99. M enerima Laporan Tunggakan pembayaran Uang M asuk 2 rangkap dari Bagian Akuntansi 100. M emeriksa Laporan Tunggakan pembayaran Uang M asuk 2 rangkap 101. M engotorisasi Laporan Tunggakan pembayaran Uang M asuk 2 rangkap 102. M enyerahkan Laporan Tunggakan pembayaran Uang M asuk rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan Membuat Surat Tunggakan Pembayaran Uang Masuk 103. M enerima Laporan Tunggakan pembayaran Bagian Administrasi Keuangan Uang M asuk rangkap 2 dari Kepala Keuangan 104. M embuat Surat Tunggakan Pembayaran uang M asuk 105. M engotorisasi Surat Tunggakan Pembayaran uang M asuk 106. M enyerahkan Surat Tunggakan Pembayaran uang M asuk ke siswa-siswa yang bersangkutan. Tabel 4.2 Workflow Table
81 4.2.3
Detailed Activity Diagram
Gambar 4.3 D AD Menerima Pendaftaran
82
Gambar 4.4 D AD Melayani Pembayaran Uang Masuk
83
Gambar 4.5 D AD Melayani Pembayaran S PP
84
Gambar 4.6 D AD Membuat Laporan Pendapatan S PP
85
Kepala Keuangan
43. menerima laporan pendapatan SPP
{laporan pendapatn SPP}
44. memeriksa laporan pendapatan SPP
45. mengotorisasi laporan pendapatan SPP
{laporan pendapatn SPP}
signed
Gambar 4.7 D AD Mengotorisasi Laporan Pendapatan S PP
86 Bagian Akuntansi
46. Membuat laporan pendapatan uang masuk
Komputer
Tr_FPUM
47. Mengklik tombol print 48. Mencetak laporan pendapatan uang masuk
49. Menyerahkan laporan pendapatan uang masuk ke kepala keuangan
{laporan pendapatan uang masuk}
Gambar 4.8 D AD Membuat Laporan Pendapatan Uang Masuk
87
Gambar 4.9 D AD Mengotorisasi Laporan Pendapatan Uang Masuk
88
Gambar 4.10 D AD Membuat Laporan Pendapatan Registrasi Ulang
89
Gambar 4.11 Mengotorisasi Laporan Pendapatan Registrasi Ulang
90 Bagia n Akuntansi
K omputer
Tr_historikal_d ata_siswa 6 0. Mem bu ka fil e tr_h istor ika l_d ata _si swa
7 8. Me na mpi lka n tr_h isto rika l_ da ta _si swa
6 1. Me mbu at la po ran h isto rika l d ata s isw a
Ms_kela s 62 . M en gkl ik tomb ol s ave
Tr_ histo rika l_da ta_ siswa
63 . M en yimp an la po ran h isto rika l da ta sis wa ke tr_ hi stori kal _d ata_ sisw a
64 . M en gkl ik tomb ol p rin t
65 . Me nce tak l apo ra n hi stori kal d ata si swa
6 6. Men yera hk an l ap ora n h istori kal da ta sis wa ke Ke pa la Ke ua ng an
{l ap ora n h istori kal d ata si swa }
Gambar 4.12 Membuat Laporan Historikal Data Siswa
91
Kepala Keuangan
67. menerima laporan historikal data siswa
{laporan historikal data siswa}
68. memeriksa laporan historikal data siswa
69. mengotorisasi laporan historikal data siswa
{laporan historikal data siswa}
(signed)
Gambar 4.13 D AD Mengotorisasi Laporan Historikal Data Siswa
92
Gambar 4.14 D AD Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran S PP
93
Gambar 4.15 D AD Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran S PP
94
Gambar 4.16 D AD Membuat S urat Tunggakan Pembayaran S PP
95
Bagian Akuntansi
82. membuat laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang
Komputer
Tr_BPRU
83. mengklik tombol print
84. mencetak laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang 2 rangkap
{laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang} 85. menyerahkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang ke Kepala Keuangan
Gambar 4.17 D AD Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang
96
Gambar 4.18 D AD Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang
97
Gambar 4.19 D AD Membuat S urat Tunggakan Pemabayaran Registrasi Ulang
98
Bagian Akuntansi
94. membuat laporan tunggakan pembayaran uang masuk
Komputer
Tr_FPUM
95. mengklik tombol print
96. mencetak laporan tunggakan pembayaran uang masuk 2 rangkap
97. menyerahkan laporan tunggakan pembayaran uang masuk ke Kepala Keuangan
{laporan tunggakan pembayaran uang pendaftaran}
Gambar 4.20 D AD Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk
99
Gambar 4.21 D AD Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk
100
Gambar 4.22 D AD Membuat S urat Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk
101 4.3 UML Class Diagram
Gambar 4.23 Class Diagram
102 4.4 Use Case Diagram Billing Information System pad a Ya yasan Islamic Village
M em buat PSB
M enginput data-data s iswa baru
M enc etak BPUM
M enerim a pem bay ar an pendaftaran
Bagia n Adminis trasi Keuangan
M enerim a Pembayaran Uang M asuk
M enc etak Bukti Pembayaran Uang M asuk
Menerima Pem bay aran SPP
M enc etak Bukti Pem bay aran Kas ir
M enerim a Pem bay aran R egis ulang
M encetak BPR U Staff Bank
Mem buat laporan pendapatan s pp bulanan
m embuat laporan pendapta n s pp tahunan
Bagian A kuntans i
m embuat laporan pendapatan uang mas uk
mem buat a l poran pendapatan regis trasi ula ng
m em buat laporan historikal data sis wa
mem buat a l poran tunggak an pembayaran spp
m em buat laporan tunggak an pem bay aran uang mas uk
m em buat laporan tu nggak an pem bay aran regis trasi ulang
m em buat s ur at tunggak an pem bay aran Bagia n Administras i Keuangan
Gambar 4.24 Use Case Diagram
103 4.5 Rancangan Database Nama File
: M s_Siswa
Primary Key : NIS Nama
Tipe
Panjang
Keterangan
NIS
Varchar
10
NIS
Nama
Varchar
25
Nama Siswa
Tingkatan
Varchar
8
Tingkatan
Alamat
Varchar
30
Alamat
JenisKelamin
Char
1
Jenis Kelamin
Agama
Char
1
Agama
Telepon
Varchar
12
Telepon
StatusKeluarga
Char
1
Status Keluarga
AnakKe
Int
2
Anak Ke
TempatLahir
DateTime
-
Tempat Lahir
SekolahAsal
Varchar
20
Sekolah Asal
TanggalM asuk
DateTime
-
Tanggal M asuk
TahunAjaran
Varchar
10
Tahun Ajaran
NoPSB
Varchar
10
No PSB
Kelas
Varchar
3
Kelas
SaudaraKandung
Int
2
Saudara Kandung
SaudaraTiri
Int
2
Saudara Tiri
TahunLulus
Int
5
Tahun Lulus
NoSTTB
Varchar
10
No STTB
104 NamaAyah
Varchar
25
Nama Ayah
NamaIbu
Varchar
25
Nama Ibu
PekerjaaanAyah
Varchar
20
Pekerjaan Ayah
PekerjaanIbu
Varchar
20
PekerjaanIbu
AlamatAyah
Varchar
30
Alamat Ayah
AlamatIbu
Varchar
30
Alamat Ibu
NamaWali
Varchar
25
Nama Wali
PekerjaanWali
Varchar
20
Pekerjaan Wali
AlamatWali
Varchar
30
Alamat Wali
KewarganegaraanAyah Varchar
10
Kewarganegaraan Ayah
KewarganegaraanIbu
Varchar
10
Kewarganegaraan Ibu
PenghasilanAyah
Varchar
10
Penghasilan Ayah
Penghasilan Ibu
Varchar
10
Penghasilan Ibu
Nama File
: M s_Tingkatan
Primary Key : NoTingkatan Nama
Tipe
Panjang
Keterangan
NoTingkatan
Varchar
10
No Tingkatan
Tingkatan
Varchar
8
Nama Tingkatan
BiayaPendaftaran
Int
12
Biaya Pendaftaran
BiayaSeragam
Int
12
Biaya Seragam
BiayaBP3
Int
12
Biaya BP3
105 BiayaBuku
Int
12
Biaya Buku
BiayaSPP
Int
12
Biaya SPP
Nama File
: M s_User
Primary Key : UserName Nama
Tipe
Panjang
Keterangan
UserName
Varchar
10
User Name
Password
Nchar
8
Password
Nama File
: M s_Kelas
Primary Key : UserName Nama
Tipe
Panjang
Keterangan
KodeKelas
Varchar
8
KodeKelas
Tingkatan
Varchar
8
Tingkatan
Kelas
Varchar
3
Kelas
106 Nama
: M s_NoUrutKelas
Primary Key : NoUrut Nama
Tipe
Panjang
Keterangan
NoUrut
Varchar
8
No Urut
Tingkatan
Varchar
8
Tingkatan
UrutanKelas
Varchar
5
Urutan Kelas
Nama File
: Tr_FPUM_h
Primary Key : NoFPUM Foreign Key
: NIS
Nama
Tipe
Panjang
Keterangan
NoFPUM
Varchar
10
No FPUM
Tanggal
Date Time
-
Tanggal
NIS
Varchar
10
NIS
Tingkatan
Varchar
8
Tingkatan
Nama File
: Tr_FPUM_d
Primary Key : NoFPUM Nama
Tipe
Panjang
Keterangan
NoFPUM
Varchar
10
No FPUM
BiayaPendaftaran
Int
12
Biaya Pendaftaran
107 BiayaSeragam
Int
12
Biaya Seragam
BiayaBP3
Int
12
Biaya BP3
BiayaBuku
Int
12
Biaya Buku
Total
Int
12
Total
JumlahAngsuran
Int
12
Jumlah Angsuran
AngsuranKe
Int
2
Angsuran Ke
Nama File
: Tr_SPP_h
Primary Key : NoSPP Foreign Key
: NIS
Nama
Tipe
Panjang
Keterangan
NoSPP
Varchar
10
No SPP
NIS
Varchar
10
NIS
Nama
Varchar
25
Nama Siswa
Kelas
Varchar
3
Kelas
Tanggal
DateTime
-
Tanggal
Tingkatan
Varchar
8
Tingkatan
108 Nama File
: Tr_SPP_d
Primary Key : NoSPP Nama
Tipe
Panjang
Keterangan
NoSPP
Varchar
10
No SPP
Bulan
Varchar
10
Bulan
Tahun
Varchar
10
Tahun
Total
Int
-
Total
Potongan
Int
-
Potongan
JumlahBayar
Int
-
Jumlah Bayar
Nama File
: Tr_BPRU_h
Primary Key : NoBPRU Foreign Key
: NIS
Nama
Tipe
Panjang
Keterangan
NoBPRU
Varchar
10
No BPRU
Tanggal
DateTime
-
Tanggal
NIS
Varchar
10
NIS
Tingkatan
Varchar
8
Tingkatan
NaikKeKelas
Varchar
3
Naik Ke Kelas
Alamat
Varchar
30
Alamat
Tabel 4.3 Rancangan Database
109 4.6 Rancangan Formulir S EKOLAH IS LAMIC VILLAGE MANDIRI FORMULIR PENDAFTARAN TAHUN AJARAN 2009/2010 Isilah Formulir di Bawah Ini Dengan Data-data yang Lengkap dan Benar! No. Form: Foto 2x3 A. Data Pribadi 1. Nama Siswa
:
2. Alamat
:
3. Jenis Kelamin
:
4. Tempat, Tanggal Lahir
:
5. Agama
:
6. Kewarganegaraan
:
7. Anak ke Berapa
:
8. Jumlah Saudara Kandung
:
9. Jumlah Saudara Tiri
:
10. Jumlah Saudara Angkat
:
11. Nomor Telepon/HP
:
B. Keterangan Pendidikan Sebelumnya No. 1. 2. 3. 4.
Nama Sekolah
Tingkat
Tahun Lulus
No. STTB
110 C. Keterangan Tentang Orangtua/Wali No. Keterangan Ayah 1. Nama 2. Alamat
4. 5. 6. 7.
Ibu
Wali
Kewarganegaraan Pendidikan Terakhir Pekerjaan Penghasilan per tahun No. Telpon
Demikianlah fornulir ini diisi dengan baik, benar, dan sejujur-jujurnya.
Hormat Saya, Calon Siswa
Nama Jelas
M engetahui, Orangtua/Wali
Kepala Sekolah
Nama Jelas
Nama Jelas
Gambar 4.25 Rancangan Formulir Pendaftaran S iswa Baru
111
S EKOLAH IS LAMIC VILLAGE FORMULIR PEMBAYARAN UANG MAS UK TAHUN AJARAN 2009/2010 No. PSB : Nama Siswa : Tingkatan : Angsuran :
Angsuran 1 : Angsuran 2 : Angsuran 3 :
Terbilang
:
Staff Admin & Keuangan
Tangerang, …………….. Orangtua/Siswa
(……………….)
(…………………)
Gambar 4.26 Rancangan Formulir Pembayaran Uang Masuk
112
S EKOLAH IS LAMIC VILLAGE BUKTI PEMBAYARAN REGIS TRAS I ULANG TAHUN AJARAN 2009/2010
Nomor: NIS
:
Nama
:
Naik ke Kelas/Tingkatan : Alamat
:
Nomor Telepon/HP
:
Keterangan
:
Jumlah
:
Terbilang
:
S taff Bank
Tangerang, ………… Orangtua/Siswa
(…………………)
(………………...)
Gambar 4.27 Rancangan Formulir Pembayaran Registrasi Ulang
113 4.7 Rancangan Layar
Gambar 4.28 Rancangan Layar Login
Gambar 4.29 Tampilan Layar Menu Utama
114
Gambar 4.30 Rancangan Layar Ms_S iswa
Gambar 4.31 Rancangan Layar Pendaftaran S iswa
115
Gambar 4.32 Rancangan Layar Ms_Tingkatan
Gambar 4.33 Rancangan Layar Ms_Kelas
116
Gambar 4.34 Rancangan Layar S PP
Gambar 4.35 Rancangan Pembayaran S iswa Baru
117
Gambar 4.36 Rancangan Layar Registrasi Ulang
Gambar 4.37 Rancangan Layar Jurnal Penerimaan Kas
118 4.8 Rancangan Laporan Laporan Pendapatan S PP harian
Print Date : ____ Print Time: ____ PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) 546 4172, 547 0787 TAHUN AJARAN yyyy / yyyy
LAPORAN PENDAPATAN S PP BULANAN
No Formulir Tingkatan
Tanggal : ddmmyyyy : xx/xxxx/xxxx : xxxx Hal__dari__
NIS
Nama S iswa
Kelas
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx
Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx
X.x X.x X.x X.x
Jumlah S PP
Potongan
Rp.Xxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxx Rp.Xxxxx Jumlah Pendapatan Per Bulan
SubTotal Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxxxxx
Gambar 4.38 Rancangan Laporan Pendapatan S PP Bulanan
119 Laporan Pendapatan S PP Tahunan
Print Date : ____ Print Time: ____ PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) 546 4172, 547 0787 TAHUN AJARAN yyyy / yyyy
LAPORAN PENDAPATAN S PP TAHUNAN
No Formulir Tingkatan
Tanggal : ddmmyyyy : xx/xxx/xxxx : xxxx Hal__dari__
No
Bulan
Xx Xx Xx Xx
Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx
Kelas
Jumlah S PP
Potongan
Xx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxx Xx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxx Xx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxx Xx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxx Jumlah Pendapatan Per Tahunan
SubTotal Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxxxxx
Gambar 4.39 Rsncangan Laporan Pendapatan S PP Tahunan
120 Laporan Pendapatan Uang Masuk Print Date : ____ Print Time: ____ PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) 546 4172, 547 0787 TAHUN AJARAN yyyy / yyyy
LAPORAN PENDAPATAN UANG MAS UK Tanggal : dd/mm/yyyy No Formulir Tingkatan
: xx/xxxx/xxxx : xxxx Hal__dari__
No BPUM
Tanggal Pembayaran
Xx Xx Xx Xx
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Biaya Masuk
Potongan
Rp.Xxxxxx Rp.Xxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxx Jumlah Pendapatan
Jmlh Bayar
Sisa Pembayaran
Rp.Xxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxx
Rp.Xxxx Rp.Xxxx Rp.Xxxx Rp.Xxxx Rp.Xxxx
Gambar 4.40 Rancangan Laporan Pendapatan Uang Masuk
121 Laporan Pendapatan Regristrasi Ulang
Print Date : ____ Print Time: ____ PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) 546 4172, 547 0787 TAHUN AJARAN yyyy / yyyy
LAPORAN PENDAPATAN REGIS TRAS I ULANG Periode : dd/mm/yyyy No Formulir
: xx/xxxx/xxxx
Tingkatan
: xxxx hal__dari__
No BPRU
NIS
Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx
Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx
Naik ke kelas Xx Xx Xx Xx
S tatus Bayar
Pembayaran
xxxx Rp.xxx xxxx Rp.xxx xxxx Rp.xxx xxxx Rp.xxx Jumlah Pendapatan
Jumlah Bayar Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxxx
Gambar 4.41 Rancangan Laporan Pendapatan Registrasi Ulang
122 Laporan Historical Data Siswa
Print Date : ____ Print Time: ____ PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) 546 4172, 547 0787 TAHUN AJARAN yyyy / yyyy
LAPORAN HIS TORIKAL DATA S IS WA Tanggal : ddmmyyyy No Formulir Tingkatan No X X X X
: xx/xxxx/xxxx : xxxx Nama Siswa
NIS Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Hal__ dari__
Histori kelas X Xx Xx Xx Xx
X Xx Xx Xx Xx
X Xx Xx Xx Xx
X Xx Xx Xx Xx
X Xx Xx Xx Xx
Total Keseluruhan Siswa : xxxx
Gambar 4.42 Rancangan Laporan Historikal Data Siswa
X Xx Xx Xx Xx
123 Laporan Tunggakan Pembayaran S PP Print Date : ____ Print Time: ____ PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) 546 4172, 547 0787 TAHUN AJARAN yyyy / yyyy
LAPORAN TUNGGAKAN PEMBAYARAN S PP Tanggal : ddmmyyyy s/d ddmmyyyy No Formulir Tingkatan
: xx/xxxx/xxxx : xxxx Hal__dari__
NIS
Nama S iswa
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Jumlah Potongan Tunggakan X.x Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxx X.x Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxx X.x Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxx X.x Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxx Jumlah Tunggakan Pembayaran
Kelas
SubTotal Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxxxxx
Gambar 4.43 Rancangan Laporan Tunggakan Pembayaran S PP
124
Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk
Print Date : ____ Print Time: ____ PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) 546 4172, 547 0787 TAHUN AJARAN yyyy / yyyy
LAPORAN TUNGGAKAN PEMBAYARAN UANG MAS UK Tanggal: ddmmyyyy Tingkatan : xxxx Kelas : xx Hal__dari__
No BPUM
NIS
Nama S iswa
Kelas
Sisa Angsuran
Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
X.x X.x X.x X.x
Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxxx
Gambar 4.44 Rancangan Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk
125
Laporan Tunggakan Pembayaran Regristrasi Uang Print Date : ____ Print Time: ____ PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) 546 4172, 547 0787 TAHUN AJARAN yyyy / yyyy
LAPORAN TUNGGAKAN PEMBAYARAN REGIS TRAS I ULANG Tanggal : ddmmyyyy No Formulir Tingkatan
: xx/xxxx/xxxx : xxxx Hal__dari__
NIS
Nama S iswa
Kelas
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
X.x X.x X.x X.x
Sisa Pembayaran Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxxx
Gambar 4.45 Rancangan Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang
126
4.9 Navigation Diagram
Gambar 4.46 Navigation Diagram
127
4.10 Prosedur Aplikasi Billing S ystem
Gambar 4.47 Tampilan Layar Login Ketika pertama kali menjalankan aplikasi, yang pertama tampil adalah layar “Login”. user harus mengisi username dan password kemudian menekan tombol “OK”. Jika username atau password salah, maka akan muncul message box yang bertuliskan “Username/Password salah”. Untuk keluar dari layar log in, user dapat menekan tombol “Cancel” atau dengan menekan tanda “x” di pojok kanan atas layar.
128
Gambar 4.48 Tampilan Menu Utama Jika user berhasil log in, maka layar selanjutnya yang akan tampil adalah layar menu utama seperti yang terdapat pada gambar di atas. Selanjutnya yang akan kita bahas adalah sebagai berikut:
129 1. Master Data – Tingkatan
Gambar 4.49 Tampilan Menu Master Tingkatan Pertama-tama, kita harus mengisi data-data pada M aster Tingkatan dengan menekan tombol “Insert”, kemudian menginput data-data yang terdiri dari: Tingkatan, Biaya Pendaftaran, Biaya Seragam, Biaya BP3, Biaya Buku, dan Biaya SPP, lalu menekan tombol “Save” untuk menyimpan data ke database. Data-data yang sudah disimpan akan tampil di table yang berada di bawah field-field pengisian master. Data-data tersebut akan digunakan untuk transaksi-transaksi pembayaran seperti pembayaran SPP, uang masuk, dan BPRU.
130 Tingkatan yang dimaksud di master data ini adalah jenjang pendidikan sekolah yang ditempuh oleh siswa mulai dari Playgroup, TK, SD, SMP, SMA, dan SM K. Untuk keluar dari layar “Formulir Pendaftaran Siswa Baru”, user dapat menekan tombol “x” pada pojok kanan atas layar. Kemudian untuk melakukan pembatalan pengisian, kita tinggal menekan tombol “Cancel”.dan seluruh field menjadi kosong.
2. Master Data - Kelas
Gambar 4.50 Tampilan Menu Master Kelas Setelah melakukan pengisian tingkatan, kemudian kita melanjutkan mengisi M aster Kelas dengan kelas-kelas yang tersedia dan didahului dengan memilih tombol “Insert”. Kemudian memilih tingkatan/jenjang pendidikan. Setelah mengisi semua
131 field, maka kita harus menekan tombol “Save”. Data-data yang sudah disimpan akan tampil di table yang berada di bawah field-field pengisian master. Untuk tombol “Update” dan “Delete” pada layar M aster Tingkatan, memiliki fungs i yang sama dengan tombol “Update” dan “Delete” pada layar sebelumnya. Begitu juga dengan pembatalan pengisian master data, kita hanya perlu menekan tombol “Cancel” dan kedua field menjadi kosong. 3. Master Data – Siswa
Gambar 4.51 Tampilan Tabel Master Data Siswa Gambar di atas merupakan tabel-tabel yang berisi data-data pribadi seluruh siswa Sekolah Islamic Village. Untuk menampilkan layar tersebut, kita harus menekan tombol “M aster” kemudian menekan tombol “Siswa”. Apabila ada pendaftaran siswa baru, lalu kita menginput data-data pribadi calon siswa tersebut dengan menekan tombol “Insert”. Ketika tombol tersebut ditekan maka akan tampil layar seperti berikut ini:
132
Gambar 4.52 Tampilan Formulir Pendaftaran S iswa Baru (input) Setelah layar tersebut tampil, kita kemudian menginput data-data pribadi siswa ke formulir satu per satu. Selesai menginput, selanjutnya kita menekan tombol “Save” dan data-data siswa akan di tersimpan di database dan tampil di “Tabel M aster Siswa”. Jika kita ingin memperbaiki atau mengedit data-data siswa, kita harus menekan tombol “Update” pada layar “Tabel M aster Data Siswa”. Setelah tombol tersebut ditekan, maka akan tampil layar seperti berikut ini:
133
Gambar 4.53 Tampilan Formulir Pendaftaran S iswa Baru (update) Jika sudah selesai mengedit data, Selanjutnya kita menekan tombol “Save” untuk menyimpan data-data yang telah diinput tersebut. Jika user ingin menghapus data siswa, user terlebih dahulu harus memilih data mana yang akan dihapus pada tampilan layar “Tabel M aster Data Siswa” kemudian menekan tombol “Delete”.
134 4. Transaksi – S PP
Gambar 4.54 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran S PP Pada aplikasi pembayaran SPP di atas, nomor transaksi pada field No. SPP terisi secara otomatis agar dapat menghindari kesalahan dalam pengurutan nomor transaksli. Lalu field Tanggal akan terisi dengan tanggal hari ini. Yang pertama kali kita input adalah NIS (Nomor Induk Siswa), setelahnya akan muncul secara otomatis isi-isi dari field Nama Siswa, Kelas, dan Tingkatan. Kemudian kita memilih bulan pembayaran di frame Bulan dan dalam sekali transaksi, siswa dapat melakukan pembayaran SPP lebih dari 1 (satu) bulan. Sebelum memilih bulan field Jumlah Bayar, Potongan, dan Total masih kosong, tapi jika bulan sudah dipilih maka field Jumlah Bayar akan terisi dengan nominal biaya SPP. Seandainya kita hanya memilih satu bulan maka field Jumlah Bayar akan terisi dengan biaya SPP per bulan. Tapi jika memilih lebih dari satu bulan, maka
135 field Jumlah Bayar akan terisi dengan jumlah pembayaran SPP per bulan dikali berapa banyak bulan yang dibayar. Field Total berisi seluruh jumlah pembayaran yang telah dikurangi potongan (jika ada). Potongan diberikan kepada siswa-siswa yang memiliki prestasi akademis maupun non akademis. Apabila seluruh field telah diinput, kita kemudian menekan tombol “Save” untuk menyimpan data-data transaksi pembayaran SPP. Tombol “View” berfungsi untuk menampilkan tabel transaksi pembayaran SPP seperti berikut ini:
Gambar 4.55: Tampilan View Transaksi 5. Transaksi – Pembayaran Uang Masuk Sama seperti M enu Transaksi Pembayaran SPP, pada M enu Transaksi Pembayaran Uang M asuk nomor transaksi di field No. FPUM akan terisi Otomatis. Begitu juga dengan tanggal pada field Tanggal akan terisi dengan tanggal hari ini. Yang pertama harus diinput adalah No. PSB, lalu field Nama Siswa, Tingkatan, Biaya Pendaftaran, Biaya Seragam, Biaya BP3, Biaya Buku, dan Total akan terisi secara otomatis. Dalam melakukan pembayaran uang masuk, siswa dapat
136 mengangsur biaya yang dikenakan sebanyak 3x (kali). Untuk menginput pembayaran yang diangsur tersebut, pertama-tama kita memilih jenis angsuran di frame biaya dan kemudian kita menginput jumlah pembayaran. Jika field angsuran diisi, maka field Sisa Angsuran akan terisi dengan jumlah yang merupakan sisa dari biaya masuk yang belum dibayar.
Gambar 4.56 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran Uang Masuk Untuk menyimpan data-data tersebut, kita perlu menekan tombol “Save” dan jika ingin keluar dari tampilan layar, maka kita bisa menekan tobol “Cancel” atau menekan tombol “X” yang berada di pojok kanan atas layar.
137 6. Transaksi - Pembayaran BPRU
Gambar 4.57 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran BPRU Sama seperti tampilan-tampilan sebelumnya, nomor transaksi akan terisi secara otomatis dan field Tanggal akan terisi dengan tanggal hari ini. Kemudian kita menginput NIS (Nomor Induk Siswa) dan field Nama dan Alamat akan terisi otomatis. Selanjutnya kita harus memilih tingkatan dan Naik Ke Kelas serta memilih cara pembayaran, apakah membayar secara cash atau dicicil 2x (kali). Barulah kemudian kita menginput semua biaya-biaya pada frame Biaya sesuai dengan jumlahnya masing-masing.
138 Apabila semua pembayaran diinput, maka field Total Pembayaran akan terisi sesuai dengan jumlah pembayaran keseluruhan yang telah dinput. Untuk field Pembayaran, akan diisi dengan jumlah uang yang dibayarkan oleh siswa ke sekolah. Apabila siswa membayar dengan mencicil sebanyak 2x (kali), maka field Sisa Pembayaran akan terisi dengan jumlah yang merupakan sisa dari pembayaran registrasi ulang yang belum dilunasi. Akan tetapi, jika siswa membayar secara cash maka field Pembayaran akan diisi sesuai dengan field Total Pembayaran dan field Sisa Pembayaran otomatis akan bernilai nol. 7. Layar Cetak Laporan Pada M enu Laporan terdapat Submenu Cetak Laporan yang apabila ditekan maka akan tampil layar seperti di bawah ini:
Gambar 4.58 Tampilan S ubmenu Cetak Laporan (1) Apabila ingin mencetak Laporan Pendapatan SPP, pertama-tama kita memilih Pendapatan
SPP pada pilihan Jenis Laporan lalu menekan tombol “Next”. Setelah
tombol “Next” ditekan tampilan layar nantinya menjadi seperti di bawah ini:
139 berfungsi untuk keluar dari tampilan layar. Selanjutnya, setelah memilih jenis laporan dan periode laporan, kita kemudian menekan tombol “Next” dan akan muncul layar seperti berikut:
Gambar 4.59: Tampilan Layar Cetak Laporan (2) Tombol “Back” yang tadinya tidak bisa berfungsi pada layar Submenu Cetak Laporan, kini bisa berfungsi. Akan tetapi tombol “Print” masih belum bisa berfungsi pada tampilan layar ini. Pencetakan Laporan Pendapatan SPP dibagi menjadi 2 (tiga) periode yaitu bulanan, dan tahunan.. Jika ingin M encetak laporan Pendapatan SPP Harian pilihlah periode laporan Harian lalu tekan tombol “Next”. Tampilan layar akan berubah menjadi seperti berikut:
140
Gambar: 4.60 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan S PP Bulanan (1) Tampilan layar Submenu Cetak Laporan kemudian berubah seperti pada gambar di atas. Selanjutnya kita memilih periode Bulan yang akan kita cetak dan menekan tombol “Next” sehingga tampilan layar berubah menjadi seperti berikut:
Gambar 4.51 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan S PP Bulanan Gambar 4.61 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan S PP Bulanan (2)
141 Kemudian dilanjutkan dengan memilih bulan dan tahun untuk menentukan laporan pada bulan dan tahun berapa yang ingin dicetak dan menekan tombol “Print” untuk mencetak.
9. Layar Cetak Laporan – Pendapatan S PP Tahunan
Gambar 4.62 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan S PP Tahunan Pencetakan Laporan Pendapatan SPP Tahunan dimulai dengan langkah yang sama dengan pencetakan laporan harian dan bulanan, yaitu dengan memilih jenis laporan pada layar Submenu Cetak Laporan lalu menekan tombol “Next” dan tampilan layar akan berubah. Setelah itu kita memilih periode laporan Tahunan kemudian menekan tombol “Next” lagi. Tampilan layar tersebut lalu berubah lagi seperti pada gambar di atas. Langkah selanjutnya, menginput tahun untuk memilih laporan tahun berapa yang akan dicetak dan terakhir menekan tombol “Print”.
142 10. Layar Cetak Laporan – Pendapatan Uang Masuk
Gambar 4.63 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan Uang Masuk (1) Pencetakan Laporan Pendapatan Uang M asuk hanya untuk periode tahunan saja. Pertama-tama pilih jenis Laporan Pendapatan Uang M asuk pada pilihan Jenis Laporan lalu menekan tombol “Next” dan tampilan layar akan berubah menjadi:
143
Gambar 4.64 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan Uang Masuk (2) Lalu, input tahun ke field Tahun untuk memilih laporan tahun berapa yang akan dicetak, kemudian menekan tombol “Print”.
144 11. Layar Cetak Laporan – Pendapatan BPRU
Gambar 4.65 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan BPRU (1) Pencetakan Laporan Pendapatan BPRU dapat dilakukan dengan memilih jenis laporan Pendapatan BPRU lalu menekan tombol “Next” sehingga tampilan layar akan berubah menjadi berikut ini:
145
Gambar 4.66 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan BPRU (2) Karena Laporan Pendapatan BPRU hanya dicetak untuk periode tahunan saja, maka kita hanya perlu menginput tahun dari laporan yang ingin kita cetak ke field Tahun lalu menekan tombol “Print” untuk mencetak laporan.
146 12. Layar Cetak Laporan – Historikal Data Siswa
Gambar 4.67 Tampilan Layar Cetak Laporan Historikal Data Siswa (1)
Gambar 4.68 Tampilan Layar Cetak Laporan Historikal Data Siswa (2)
147 Tidak jauh berbeda dengan prosedur pencetakan Laporan Pendapatan Uang M asuk dan BPRU, Laporan Historikal Data Siswa juga dicetak untuk periode tahunan. Selain itu prosedur aplikasi sistemnya juga tidak berbeda dengan kedua laporan sebelumnya. Yang membedakan kedua laporan sebelumnya dengan Laporan Historikal Data Siswa, hanya pada pemilihan jenis laporan di tampilan Submenu.
13. Layar Cetak Laporan – Tunggakan S PP
Gambar 4.69 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan S PP (1) Laporan Tunggakan SPP merupakan laporan yang memuat daftar-daftar tunggakan pembayaran SPP yang terjadi setiap tiga bulan sekali. Seperti biasanya jika ingin melakukan pencetakan laporan, kita memilih jenis laporan yang akan dicetak pada tampilan Submenu Cetak Laporan, yaitu Jenis Laporan Tunggakan SPP pada pilihan Jenis Laporan lalu menekan tombol “Next” dan tampilan layar akan berubah.
148
Gambar 4.70 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan S PP (2) Pada tampilan selanjutnya, yang kita lakukan adalah memilih Bulan Transaksi dan Tahun lalu menekan tombol “Print”. 14. Laporan Tunggakan – Uang Masuk
Gambar 4.71 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan Uang Masuk (1)
149
Gambar 4.72 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan Uang Masuk (2) Selain menunggak SPP, siswa juga menunggak pembayaran biaya masuk yang dibayar pertama kali masuk sekolah. Untuk itu dibuatlah Laporan Tunggakan Uang M asuk yang merupakan laporan yang berisi daftar siswa-siswa yang belum melakukan pembayaran biaya masuk sekolah pertama kali melebihi jangka waktu yang telah ditetapkan sekolah. Laporan ini dibuat setiap tahun ajaran sekolah. Pencetakan laporan ini memiliki prosedur aplikasi yang sama dengan beberapa laporan sebelumnya, salah satunya seperti Laporan Historikal Data Siswa.
150 15. Laporan Tunggakan – Registrasi Ulang
Gambar 4.73 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan Registrasi Ulang (1)
Gambar 4.74 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan Registrasi Ulang (2) Laporan yang terakhir adalah Laporan Tunggakan Registrasi Ulang yang merupakan laporan yang berisi daftar siswa-siswa yang belum membayar biaya registrasi ulang
151 melebihi jangka waktu yang telah ditetapkan sekolah. Prosedur aplikasi pencetakan laporan ini juga sama dengan Laporan Tunggakan Uang M asuk. 16. Jurnal Penerimaan Kas
Gambar 4.75 Tampilan Layar S ubmenu Jurnal Penerimaan Kas Dalam aplikasi ini kita bisa menginput jurnal penerimaan kas yang berisi Kas pada debet dan Pendapatan pada kredit. Jika ingin menampilkan tampilan layar jurnal penerimaan kas, klik menu Transaksi pilih jurnal penerimaan kas. Akan muncul tampilan seperti gambar yang diatas. Setelah itu, input tanggal, no referensi, nama perkiraan dan jumlah debet atau kredit sesuai dengan jumlah perkiraannya, lalu tekan tombol input jurnal. Setelah tombol input jurnal ditekan, data-data yang telah diinput akan muncul di tabel Jurnal Penerimaan Kas. Untuk menghapus data, pilih yang akan dihapus lalu tekan tombol clear.
152 4.11 Matriks Rencanan Penerapan Sistem 4.11.1 Matriks Jadwal Pengolahan Data
Tahunan
Bulanan
Harian
Waktu
Kegiatan √
M aster Siswa
√
Transaksi FPUM √
Transaksi SPP
√
Transaksi BPRU Laporan Pendapatan SPP Harian Laporan Pendapatan SPP Bulanan
√ √
Laporan Pendapatan SPP Tahunan
√
Laporan Pendapatan Uang M asuk
√
Laporan Pendapatan Registrasi Ulang
√
Laporan Historikal Data Siswa
√
Laporan Tunggakan Pembayaran SPP
√
Laporan Tunggakan Pembayaran Uang M asuk Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi
√
Ulang Tabel 4.4 Matriks Jadwal Pengolahan Data
√
153 4.11.2 Matriks Distribusi Laporan
Laporan
Bagian Akuntansi
Personal
Laporan Pendapatan SPP Harian
√
Laporan Pendapatan SPP Bulanan
√
Laporan Pendapatan SPP Tahunan
√
Laporan Pendapatan Uang M asuk
√
Laporan Pendapatan Registrasi Ulang
√
Laporan Historikal Data Siswa
√
Laporan Tunggakan Pembayaran SPP
√
Laporan Tunggakan Pembayaran Uang M asuk Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi
√ √
Ulang Tabel 4.5 Matriks Distribusi Laporan
154
M enu Transaksi FPUM M enu Transaksi SPP
C, R, U
R
C,R,U
M enu Transaksi BPRU
R R
M enu Laporan Pendapatan SPP Harian
C,R,U
M enu Laporan Pendapatan SPP Bulanan
C,R,U
M enu Laporan Pendapatan SPP Tahunan
C,R,U
M enu Laporan Pendapatan Uang M asuk
C,R,U
M enu Laporan Pendapatan Registrasi Ulang
C,R,U
M enu Laporan Historikal Data Siswa
C,R,U
M enu Laporan Tunggakan Pembayaran SPP M enu Laporan Tunggakan Pembayaran Uang M asuk M enu Laporan Tunggakan Pembayaran
C,R,U C,R,U C,R,U
Registrasi Ulang Tabel 4.5 Matriks Level Akses
Staff Bank
Menu
Bagian Akuntansi
Kasir
S taff
Bagian Administrasi Keuangan
4.11.3 Matriks Level Akses
C,R,U
