1. Welkom en opening De voorzitter heet iedereen welkom en introduceert de agenda. Een korte voorstelronde vindt plaats

Afdeling Europese Regelingen Contactpersoon Carlijn Janus T 070 315 20 29 F 070 315 21 00 [email protected] Datum 6 juli 2011 Onze referentie AGSZW/DH/ESFN/2011/20585 Auteur Carlijn Janus

Omschrijving Datum en tijdstip overleg Aanwezig

Afwezig

Platformbijeenkomst ESF Actie E 5 juli 2011, 10:00 u Martijn Röfekamp (Berenschot), Mart Hurkmans (Imtech Marine), Helmie Manders (Van Lente en de Vos), Theo Kras (Craeghs Consultancy), Nicky Hogenkamp (Craeghs Consultancy), Jan Vrins (Bilancia), Jannes Bouma (AC Adviseurs), Liesbeth Rutjes (St. Opleidingsfonds Levensmiddelen), Esther Terpstra (Waterland Ziekenhuis), Jasper Munier (Shamrock), Nassira Hassani (Agentschap SZW), Ayty Oei (Ministerie SZW), Steven Billiet (Agentschap SZW), Carlijn Janus (Agentschap SZW), Evert van der Zwan (Agentschap SZW), Wouter Gerards (Agentschap SZW) Veena Balgobind (Agentschap SZW), Kim Hoogmoed (Agentschap SZW), H. van Alebeek (mb) (Van Lente en de Vos)

ESF investeert in jouw toekomst

EUROPESE UNIE Europees Sociaal Fonds

1. Welkom en opening De voorzitter heet iedereen welkom en introduceert de agenda. Een korte voorstelronde vindt plaats. 2. Mededelingen Het e-platform wordt momenteel als gebruikersonvriendelijk ervaren. Het Agentschap SZW werkt aan een vernieuwd e-platform dat beoogd wordt per 3 oktober 2011 in gebruik genomen te worden. De aanpak van de monitorfase is veranderd. Per project wordt een consultant toegewezen die het vaste aanspreekpunt blijft gedurende de gehele periode van de subsidieaanvraag. Kort na het afgeven van de beschikking wordt een startgesprek met de aanvrager gevoerd. Op basis van de samen geconstateerde risico’s wordt het vervolgtraject in de monitorfase bepaald. Deze nieuwe aanpak is efficiënt gebleken. Het Agentschap SZW werkt hard om de lange afhandelperiode van de einddeclaraties in te korten.

Pagina 1 van 10

Afdeling Europese Regelingen

3. Ingekomen agendapunten ESF Regeling tot 1-10-2011 Inhoudelijk vlak

Datum 6 juli 2011 Onze referentie AGSZW/DH/ESFN/2011/20585

Betrokkenheid van de medewerkers Met betrekking tot het ingekomen agendapunt “betrokkenheid van medewerkers” wordt opgemerkt dat uren van een kick-off bijeenkomst als niet subsidiabel worden aangemerkt. Voor het verkrijgen van draagvlak is een dergelijke bijeenkomst wel noodzakelijk. Er wordt gepleit om deze uren wel subsidiabel te maken. Het Agentschap SZW erkent dat het creëren van draagvlak inderdaad erg belangrijk is. Draagvlak hebben voor het ESF-project is ook één van de voorwaarden in de aanvraagfase voor het verkrijgen van subsidie (draagvlakdocument). Echter, de subsidieregeling is duidelijk over welke activiteiten subsidiabel zijn. De kick-off bijeenkomst wordt gezien als een bijeenkomst die als doel heeft kennis en/of informatie te verstrekken. Deze activiteiten vallen in één van de uitsluitingsgronden van “kennisverspreiding” binnen Actie E. Het Agentschap erkent dat er grijze gebieden zijn wanneer het gaat om definitiebepaling van termen als kennisverspreiding, maar intern is een richtlijn geformuleerd die bepaalt dat slechts uren van de projectmedewerker die de kick-off meeting geeft en de presentatie verzorgt subsidiabel zijn. De uren van de toehoorders die passief deelnemen aan de bijeenkomst zijn misschien noodzakelijk voor het project, maar kunnen niet opgenomen worden in de einddeclaratie. Wanneer deze medewerkers actief participeren aan een bijeenkomst zijn deze uren wel subsidiabel, er is dan sprake van actieve deelname aan het project. Er wordt aangegeven dat gemerkt is dat er verschillend wordt omgegaan met subsidiabliteitsbepalingen van de uitsluitingsgronden door medewerkers van de afdeling Europese Regelingen en de afdeling Control & Monitoring. Het Agentschap SZW geeft aan dat de consultants van de afdeling Europese Regelingen veel vroeger in het proces zijn betrokken dan de medewerkers van de afdeling Control & Monitoring die vaak aan het eind van een project worden ingezet. Tijdens de monitorfase kan op basis van de dan beschikbare informatie door consultants slechts aangeven of er indicaties zijn of bepaalde activiteiten wel of niet subsidiabel zijn. Het agentschap kan vaak pas ex-post vaststellen wat er daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. We zien vaak dat wanneer activiteiten niet zijn afgekeurd dat de aanvrager dit interpreteert als akkoord en subsidiabel bevonden. Deze beredenering is te volgen maar klopt niet. De uitspraken die gedaan worden in de monitorfase worden per definitie gedaan op basis van onvolledige informatie. Tenslotte kan er alleen een uitspraak gedaan worden over elementen die gezien zijn tijdens de monitorfase.

Pagina 2 van 10

Pilots Met betrekking tot het ingekomen agendapunt “Pilots” wordt aangehaald dat een pilot en reguliere bedrijfsvoering door elkaar heen lopen. Dit is met name in het MKB van toepassing, waarbij het lastig is binnen een bedrijf met een kleine x aantal medewerkers een testfase uit te voeren. Wanneer wijzigingen in de bedrijfsprocessen eenmaal zijn doorgevoerd, is er geen weg meer terug in de bedrijfsvoering. De pilot wordt daardoor een kunstmatige fase om aan de regelgeving te voldoen.

Afdeling Europese Regelingen Datum 6 juli 2011 Onze referentie AGSZW/DH/ESFN/2011/20585

Het Agentschap SZW benadrukt dat Actie E bedoeld is om experimenten op het gebied van sociale innovatie te stimuleren en te subsidiëren. Hierbij is daarom een testfase van belang. Daarnaast zit Agentschap SZW met het feit dat de regelgeving bindend is en projecten op basis van de regelgeving getoetst worden. Het Agentschap begrijpt dat het 7-fasen model van Actie E vaak als keurslijf wordt ervaren. De feedback uit het veld is daarom ook meegenomen en verwerkt in de nieuwe regeling van Actie E, waar het 7-fasen principe wordt losgelaten. Er wordt gevraagd of er niet naar een deel van de activiteiten van de pilot kan worden gekeken waarna een scala van activiteiten kan worden doorgevoerd. Het Agentschap SZW beschrijft het belang van de pilot. Wat belangrijk is, ook binnen kleine organisaties, is dat er geen sprake hoeft te zijn van definitieve implementatie. Een ESF project moet een experimenteel karakter hebben en de conclusie kan zijn dat de in de pilot uitgeteste situatie niet wordt geïmplementeerd. Dit dient dan uiteraard wel volledig onderbouwd te worden in het implementatieplan. Er wordt aangegeven dat het implementeren een natuurlijk verloop van het testen is. Bijvoorbeeld in een kleine organisatie waar het zelfroosteren wordt getest, gaat de organisatie daar ook automatisch mee verder. Het ‘point of no return’ is dan al gepasseerd. Er kan dan niet ineens een moment worden vastgesteld waarop wordt geïmplementeerd (testen en implementeren zijn in elkaar verweven). Wanneer het zelfroosteren niet blijkt te werken tijdens de testfase wordt het ook niet geïmplementeerd. Het Agentschap SZW merkt op dat er verschillende situaties zijn en er dus geen algemene uitspraak gedaan kan worden. Elk project en case is uniek. In de beoordeling van de plannen wordt ook rekening gehouden met verschillende omstandigheden, waarbij het uitgangspunt wel blijft dat het project binnen de regelgeving moet passen. Inhoudelijke tips 1. Kwaliteit implementatieplannen: In het verleden heeft het Agentschap SZW aanvragers vrij gelaten in de vorm en inhoud van op te leveren implementatieplannen. Gemerkt is dat hierdoor de kwaliteit van implementatieplannen aanzienlijk verschilt. Om aanvragers een handreiking te bieden voor het schrijven van een goed implementatieplan is een format ontwikkeld. Het format is gepubliceerd op de website van het Agentschap SZW. Aanvragers worden dringend geadviseerd dit format te gebruiken voor het schrijven van een implementatieplan. In het format staat beschreven welke informatie het Agentschap SZW minimaal noodzakelijk acht voor een goede beoordeling van het project. 2. Meetbare doelstellingen en testfase: Bij een aantal projecten is gebleken dat de pilot niet is uitgevoerd (binnen de Pagina 3 van 10

projectperiode) en niet verder is gekomen dan een conceptfase (binnen de projectperiode). In zulke gevallen wordt de subsidie op nihil gesteld, omdat het project niet heeft geleid tot een experiment. De regelgeving van het Agentschap SZW is gebaseerd op het operationeel programma waarin vermeld staat dat er voorkomen moet worden dat er “papieren tijgers’” ontstaan. Het Agentschap SZW benadrukt daarom het belang om binnen de projectperiode alle activiteiten uit te voeren. Het zwaartepunt ligt binnen Actie E met name in de testfase. Met betrekking tot de meetbare doelstelling(en) wordt aangegeven dat wanneer deze niet SMART vóór de pilot zijn gesteld (het gaat hier om de Key Performance Indicator’s), gemerkt is dat het testen dan ook niet goed verloopt. Het Agentschap SZW verzoekt om kritisch te blijven op fase 3 (meetbare doelstellingen) en 4 (testen van het implementatieplan).


Er wordt gevraagd of het mogelijk is om de reeds goedgekeurde implementatieplannen openbaar te maken als best practice. Het Agentschap SZW is momenteel druk bezig met het gereedmaken van de publicatie van implementatieplannen. Intern is men bezig om vorm te geven aan de publicatie. Er wordt nagedacht over het sorteren en publiceren van implementatieplannen op sector. De genodigden kaarten aan dat vanuit concurrentieoverwegingen ondernemingen niet direct publicatie van de implementatieplannen willen. Door het publiceren van een nulmeting wordt gevoelige bedrijfsinformatie weggegeven. Er wordt gevraagd of er gewerkt kan worden met een samenvatting van de implementatieplannen voor publicatie. Het Agentschap SZW geeft aan dat overdraagbaarheid ook een voorwaarde is om de subsidie te krijgen. De subsidie heeft voor ogen dat andere (collega)instellingen en ondernemingen van aanvragers kunnen leren. Aanvragers worden in de monitorfase hier ook over geïnformeerd en er op gewezen dat implementatieplannen gepubliceerd zullen worden. Aanvragers behoren dit niet alleen te weten, maar zijn over deze vereiste vaak ook specifiek op de hoogte gesteld. In het kader van bedrijfsgevoelige informatie adviseert het Agentschap SZW aanvragers kritisch te kijken naar formuleringen in het implementatieplan. Daarnaast geeft het Agentschap SZW aanvragers ook de mogelijkheid om bij het duiden van de bevordering van de arbeidsproductiviteit niet te werken met absolute getallen bij het schrijven van implementatieplannen, maar met het vermelden van percentages. Deze aanpak is vaak voldoende voor het vereiste van overdraagbaarheid. Op administratief vlak Verantwoording Er wordt opgemerkt dat de verantwoordingssystematiek van de activiteiten met betrekking tot de ontwikkeling niet in te passen is in de administratie. Het Agentschap SZW geeft aan dat door middel van het implementatieplan de prestatie eenvoudig kan worden verantwoord. In de urenstaten moeten de uren op de 7 fasen worden geschreven, verdere precisering met betrekking tot activiteiten is niet nodig. Er moet wel een verband met het implementatieplan kunnen worden gelegd (het aantal uren en de periode volgens de urenstaten versus de beschreven, verrichtte activiteiten in het implementatieplan). Het Agentschap SZW geeft daarnaast aan dat bij Actie E, sociale innovatie, de administratieve lasten lager zijn dan bij andere acties van het ESF. Dit komt met Pagina 4 van 10

name doordat kosten direct te linken moeten zijn aan de 7 fasen van het implementatieplan.

Afdeling Europese Regelingen

Er wordt gevraagd of de urenstaten ook per maand kunnen worden getekend door medewerkers.

Datum 6 juli 2011

Het Agentschap SZW geeft aan dat dit niet mogelijk is voor medewerkers en dat het tekenen van de urenstaten op weekbasis de gekozen comply-methode is, zoals deze ook in de handleiding projectadministratie is toegelicht. Een aanvrager kan een andere methodiek kiezen, maar loopt hierbij wel het risico niet aan de verantwoordingsvereisten te voldoen. Op de website van het Agentschap SZW wordt een format voor de urenstaten als handreiking aangeboden.

Onze referentie AGSZW/DH/ESFN/2011/20585

Administratieve tips 1. AO/IB: De door de aanvrager aangeleverde AO/IB’s zijn in opzet vaak goed. Het Agentschap constateert echter dat de werking vaak niet conform de opzet is. Daardoor worden vaak correcties op de hoogte van de subsidie doorgevoerd tijdens de einddeclaratiefase. Dit is jammer en het Agentschap SZW vraagt daarom de aandacht voor het uitvoeren van de administratieve organisatie zoals beschreven in de door het Agentschap SZW goedgekeurde AO/IB’s. 2. Marktconformiteit: Over de marktconformiteitsprocedure wordt opgemerkt dat deze niet altijd juist wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld bij het kiezen van de procedure (gunning uit de hand, benchmark, offerte, aanbesteden). De correcties kunnen daarom hoog oplopen. Het Agentschap SZW adviseert daarom een zwaardere procedure (benchmark- of offerteprocedure) als de geraamde kosten in de buurt van een grensbedrag liggen om daarbij niet het risico te lopen van overschrijding van het geraamde bedrag. 3. Uurtarieven: Het Agentschap SZW ziet vaak dat uurtarieven vaak door de controller van de organisatie worden berekend die vaak niet bekend zijn op basis van de ESF-administratie en regelgeving. Vaak wordt hierbij uitgegaan van het interne uurtarief. Dit uurtarief verschilt van de werkelijke kosten en is derhalve niet geheel subsidiabel. Dit leidt vaak tot correcties die oplopen tot 30% van de opgevoerde interne loonkosten. Dit is zonde! Het Agentschap SZW adviseert aanvragers daarom uurtariefberekeningen voor de indiening van de einddeclaratie (dus in de monitorfase) aan het Agentschap SZW ter beoordeling voor te leggen. Een toelichting op de subsidiabele componenten van uurtarieven staat in de Handleiding Projectadministratie .Tevens is het verstandig als aanvragers alle gemaakte uren in de declaratie opvoeren, ook wanneer de totale projectkosten de €160.000 euro overstijgen, zodat wanneer blijkt dat de realisatie lager uitvalt vanwege een correctie, het maximale subsidiebedrag alsnog gerealiseerd kan worden. Er wordt aangekaart dat voor een directeur/eigenaar van een BV een uurtarief moet worden berekend dat gebaseerd is op het vastgestelde DGA-tarief. Hierdoor komt het voor dat een projectmedewerker in een veel lagere schaal een uurtarief opvoert dat veel hoger ligt dan die van de directeur. Er wordt aangegeven dat hierdoor een scheve verhouding ontstaat. Er wordt opgemerkt dat elke DGA loonbelasting afdraagt en op grond daarvan het tarief kan worden bepaald om de scheve verhouding op te lossen. Pagina 5 van 10

Het Agentschap SZW geeft aan dat het DGA-tarief € 188,88 per dag is en wordt gebruikt wanneer de werkelijke kosten niet bepaald kunnen worden. Immers, een directeur van een B.V. kan zijn eigen tarieven bepalen. Om te voorkomen dat er buitengewone uurtarieven voor BV directeuren worden opgevoerd is het DGAtarief het uitgangspunt van het Agentschap SZW geweest. Het Agentschap SZW erkent dat dit kan leiden tot scheve verhoudingen. Daarom mag een directeur van een B.V. dezelfde componenten doorrekenen als zijnde een gewone werknemer in loondienst. Er zal wel aangetoond moeten worden dat de hoogte van de in de einddeclaratie opgenomen componenten een bestendige gedragslijn vertonen met de jaren vóór en ná de projectperiode, waarbij als plafond geldt het percentage genoemd in de betreffende of aanpalende bedrijfstak van toepassing zijnde CAO voor werknemers ten tijde van de projectperiode. Daarnaast dient te worden aangetoond dat de kosten daadwerkelijk gemaakt en betaald zijn.


Ervaringen met de nieuwe werkwijze In 2010 is het Agentschap SZW gestart met een nieuwe werkwijze. Voorheen werd er eenmaal een interim bezoek afgelegd bij de projecten en was het contact dat daarop volgde met het Agentschap SZW het indienen van de einddeclaratie. Nu ligt er meer focus op de voorkant van het subsidietraject door middel van het begeleiden van aanvragers op basis van startgesprekken, risico’s en behoeften. Aan de hand van de telefonische startgesprekken worden de risico’s en behoefte aan vervolgcontacten afgestemd. De nieuwe werkwijze is nu één jaar van kracht en het Agentschap SZW is daarom benieuwd naar de ervaringen van aanvragers uit het veld. De aanwezigen waarderen de nieuwe werkwijze van het Agentschap SZW. De nieuwe werkwijze is laagdrempeliger en daardoor verloopt het contact met het Agentschap SZW soepeler. Er wordt opgemerkt dat de gesprekken voor de adviseurs routine begonnen te worden onder de oude werkwijze. De telefonische gesprekken zijn efficiënter. Adviseurs kunnen eenvoudig deelnemen aan een conference call en kunnen daardoor meerdere aanvragers in een kortere tijd ondersteunen. Het Agentschap SZW wordt gecomplimenteerd voor de cultuuromslag. Het Agentschap SZW denkt nu mee met de aanvrager. Er wordt aangegeven volgens de “oude” Subsidieregeling ESF het Agentschap er ongeveer 1,5 jaar over moest doen om de subsidie vast te stellen. De oorzaak hiervan was enerzijds terug te vinden in de kwaliteit van de externe adviseur en anderzijds vanwege onduidelijkheid vanuit het Agentschap SZW. Er zijn nog steeds veel administratieve lasten en men vraagt zich af of de kosten tegen de baten opwegen. Aan het eind van het project wordt vaak de meerwaarde van de subsidie gezien en blijkt dat ondanks de administratieve lasten de toegevoegde waarde van het project groot is. Bij een aanvrager is vanwege een steekproef driemaal een controle met een behoorlijke doorlooptijd geweest (Agentschap SZW, Rijksauditdienst, Europese Commissie). Deze controles zijn als belastend ervaren maar zijn prima verlopen. De nieuwe werkwijze is laagdrempeliger en het is erg prettig om een vaste contactpersoon te hebben. De ‘spelregels’ zijn eenvoudiger geworden. Desondanks zouden er nog steeds drie controles kunnen plaatsvinden.

Pagina 6 van 10

De aanwezigen geven het Agentschap een verbeterpunt mee. Wanneer een aanvrager maanden heeft moeten wachten op een reactie op een ingediende einddeclaratie en vervolgens binnen twee weken moet reageren, dan wordt dit als niet redelijk ervaren. Een oplossing zou zijn om voor het versturen van het rapport van bevindingen met de aanvrager te bellen. Een ander aandachtspunt is de voorlichting over wat de controle door de Rijksauditdienst inhoudt. Aanvragers voelen zich nu overvallen. Het Agentschap SZW geeft aan dat het een onafhankelijke controle betreft. Er zal meer nadruk worden gelegd op de communicatie over de mogelijke controle door de Rijksauditdienst en de Europese Commissie.


ESF Toekomst ESF periode 2013-2020 Op dit moment kan nog weinig worden gemeld over de nieuwe ESF programmaperiode. Het ministerie van SZW is hier op een nog abstract niveau mee bezig. In 2012 zal er een consultatieronde plaatsvinden. Het is nog niet bekend in welke vorm de consultatieronde zal plaatsvinden en wie precies worden geraadpleegd. Waarschijnlijk zullen een aantal partijen worden uitgenodigd. Het is tevens nog niet duidelijk of dezelfde soort acties en/of Sociale Innovatie terugkomen. Dit wordt gezegd om geen verwachtingen te scheppen. Het formele standpunt van het kabinet in deze is: Nederland vindt dat geen ESF geld naar het rijke Nederland moet gaan, maar moet gaan naar lidstaten die het nodig hebben. Of dit standpunt een meerderheid gaat halen is nog de vraag. Er wordt rekening gehouden met het scenario dat er vanuit de structuurfondsen toch geld naar Nederland gaat en dat er dus in de toekomst geld beschikbaar komt voor ESF. De genodigden geven aan dat het in ieder geval prettig is dat vanuit SZW wordt aangegeven dat over het onderwerp wordt nagedacht en dat volgend jaar een consultatieronde plaatsvindt. Voorheen was het vanwege het politieke klimaat zeer lastig om over dit onderwerp te praten. ESF NIEUW Actie E nieuwe stijl (sociale innovatie, vitale bedrijven) Per oktober gaat het nieuwe aanvraagtijdvak van Actie E open. De nieuwe subsidieregeling is eind juni gepubliceerd. Het Agentschap werkt momenteel nog hard aan de extra toelichting over de nieuwe regeling op de website. Intern heet de nieuwe regeling Actie E nieuwe stijl en extern wordt de regeling gepromoot onder de naam “Actie E, sociale innovatie, vitale bedrijven”. De nieuwe regeling is een vereenvoudigd subsidiemodel en ziet er in bijna alle opzichten anders uit dan de huidige lopende regeling. De nieuwe regeling is bedoeld als opstartsubsidie voor met name het MKB. De thema’s zijn onveranderd gebleven, waarbij het thema “duurzame inzetbaarheid” is toegevoegd en het oude thema arbeidstijdenmanagement is geschaard onder het thema “duurzame inzetbaarheid”. In de nieuwe regeling zullen alleen de externe adviseurkosten subsidiabel zijn, waarbij het maximaal gesubsidieerde uurtarief is afgetopt op €125,-, excl. BTW . Het Agentschap heeft voorafgaand aan de openstelling van de regeling een benchmarkonderzoek uitgevoerd naar dit tarief. Hierdoor is geen marktconformiteitsprocedure meer vereist. Verder is van belang dat uitsluitend de kosten die door de subsidieontvanger daadwerkelijk zijn gemaakt voor subsidiëring in aanmerking komen. Deze kosten dienen te worden gestaafd met Pagina 7 van 10

facturen en betaalbewijzen. Van belang is dat de geselecteerde adviseur moet beschikken over 3 referenties van 3 verschillende opdrachtgevers. Een adviseur mag een diagnose, advies, een test of implementatie voor de subsidie uitvoeren. Een adviseur mag ook verschillende activiteiten tegelijk verrichten (bijv. een diagnose en een advies tegelijk). Tevens hoeven geen urenstaten meer bijgehouden te worden, omdat de subsidiabiliteit van interne uren is komen te vervallen. Het aanvraagtijdvak is niet zoals voorheen slechts één maand geopend, maar zal een doorlopend aanvraagtijdvak zijn tot eind december 2012. Het budget bedraagt € 24 miljoen. Mocht het budget eerder uitgeput zijn dan zal het aanvraagtijdvak ook eerder sluiten (subsidieplafond). Het principe geldt: wie het eerst komt wie het eerst maalt.


In totaal kunnen er zo’n 1667 aanvragen worden ingediend. Er wordt steeds een bedrag van €18.000 euro subsidie toegekend (75% van de projectkosten van 24.000 euro). De afrekening vindt na afloop van het project plaats. De minimale realisatie is €13.000. Dit betekent concreet dat het Agentschap SZW maximaal 18.000 euro subsidie verleent aan projecten met een minimum van €24.000 euro aan projectkosten. Er zal in de aanvraagfase daarom niet gevraagd worden om een begroting. Minimaal 25% van de projectkosten zijn voor rekening van de aanvrager. Er worden in tegenstelling tot de lopende regeling geen voorschotten verstrekt. Aanvragers dienen hier rekening mee te houden. Het hele proces van aanvraag tot en met vaststelling duurt ongeveer een jaar. De insteek van de nieuwe regeling is de administratieve lasten zo veel mogelijk te beperken. De verantwoording van de subsidie zal als volgt zijn: facturen van de externe deskundige(n) + een verslag van de diagnose, advies, test of implementatie. De inhoud van de powerpoint presentatie en meer inhoudelijke informatie over de nieuwe regeling is terug te vinden op onze website www.agentschapszw.nl. Vragen omtrent de nieuwe subsidie regeling Sociale innovatie, vitale bedrijven: 1. Mag een aanvrager een subsidieaanvraag indienen wanneer de organisatie al een project in de oude of nieuwe regeling heeft lopen? Nee, in de nieuwe regeling wordt per aanvrager van de oude of nieuwe regeling voor ten hoogste één project tegelijkertijd subsidie verleend. Wanneer de einddeclaratie is ingediend en er nog budget is kan een aanvrager overwegen om een nieuwe aanvraag in te dienen. 2. Kunnen werkmaatschappijen (aparte bv’s) die vallen onder een moedermaatschappij allemaal een subsidieaanvraag indienen?. M.a.w. worden binnen de regeling verschillende juridische entiteiten binnen één groep of holdingmaatschappij als verschillende aanvragers beschouwd? In de regeling staat dat als ‘arbeidsorganisatie’ wordt beschouwd ‘iedere eenheid ongeacht haar rechtsvorm, waarin door werknemers arbeid wordt verricht’. Dus evenals in de regeling van 1 oktober 2010 Actie E worden binnen de vernieuwde regeling ESF actie E, vitale bedrijven, aanvragende bedrijven, die een verschillende KvK - nr hebben als verschillende juridische entiteiten beschouwd ook al zitten zij binnen één groep of holdingmaatschappij.

Pagina 8 van 10

3. Moeten aanvragers in de nieuwe regeling nog steeds een erkenningsverzoek indienen? De registratie en erkenningen blijft ongewijzigd. Aanmeldingen kunnen via: https://www.mijnagentschapszw.nl/esf/page/register_applicant 4. Vaak huurt een organisatie een adviesbureau in en maakt het niet uit welke adviseur het werk verricht, omdat de aanvrager niet een adviseur, maar een dienst inkoopt. Daardoor lijkt de eis van het aanleveren van 3 referenties zijn doel voorbij te schieten. Soms zijn adviseurs niet in staat om 3 referenties aan te leveren. Dus wanneer is nu een referentie geldig? Er zijn verschillende mogelijkheden overwogen om een kwaliteitsborging voor de inhuur van externe adviseurs in te bouwen. Er zijn inderdaad voor- en nadelen om 3 referenties als kwaliteitsborging te hanteren. De beslissing is genomen in samenspraak met de sociale partners die betrokken zijn geweest bij de totstandkoming van de nieuwe regeling en vanuit de ervaringen van het Agentschap SZW die zijn opgedaan bij nationale subsidieregelingen. Een ander punt is dat het Agentschap SZW wil voorkomen dat onervaren junior consultants van adviesbureau’s worden ingezet om actie E sociale innovatie projecten uit te voeren. Het Agentschap SZW betwijfelt of er dan stevige Actie E sociale innovatie projecten worden opgestart. Het is daarom voor een aanvrager raadzaam om van tevoren na te denken welke externe deskundige(n) hij/zij inhuurt. Immers, een aanvrager draagt zelf minimaal 25 procent bij aan cofinanciering. Het is ook in zijn/haar belang om kwalitatief goede adviseurs in te huren.


5. Mag een aanvrager tussentijds wisselen van externe adviseur? Dit mag, maar dan dient een aanvrager wel een wijziging door te geven en opnieuw 3 referenties van de nieuwe externe adviseur aanleveren. Dit verzwaart de adminisratieve lasten voor een aanvrager. 6. Dient de externe adviseur referenties aan te leveren op gebied van het thema sociale innovatie? Ja, dat klopt. 7. Het lijkt er op dat de 7 fasen zijn opgeknipt in diagnose, advies, test en implementatie. Is dat zo? In de nieuwe regeling is er sprake van en/en of en/of. Dat betekent concreet dat er één of meerdere van de subsidiabele activiteiten verricht kunnen worden. De subsidie is bedoeld als opstartsubsidie en wijkt in die zin af van de oude regeling. Tevens was implementatie in de oude/lopende regeling niet subsidiabel. 8. Als het uurtarief van de externe adviseur is afgetopt naar een tarief van €125,- per uur, maar in werkelijkheid kost een adviseur €250 euro en er wordt 100 uur besteed aan het ESF project. Hoe vindt dan de berekening van de subsidie dan plaats? Het Agentschap SZW subsidieert in dit geval P x Q met het uitgangspunt €125,- x 125 uur, waarvan 75% wordt vergoed. De overige kosten zijn voor rekening van de aanvrager. Het Agentschap subsidieert maximaal 75% van 192 uur aan advieskosten (€ 18.000/ €125,-).

Pagina 9 van 10

9. BTW is in de nieuwe regeling uitgesloten van subsidie. Organisaties die niet in aanmerking komen voor aftrek van BTW, zoals veel zorginstellingen, worden daarom achtergesteld. Er wordt gepleit om de BTW-kwestie in heroverweging te nemen. We hebben in de nieuwe systematiek gekozen voor het niet subsidiëren van BTW. De opmerking over organisaties die hierdoor achtergesteld zouden worden is geïncasseerd. Het is ondoenlijk om hier rekening mee te houden omdat er zeer veel varianten zijn van arbeidsorganisaties die wel/geen BTW kunnen afschrijven.


10. In het verleden werden het aantal tekens voor een aanvraag gemaximaliseerd. Zal dat voor de projectomschrijvingen in de nieuwe regeling ook gelden? Daar wordt op dit moment over nagedacht. We willen graag concrete, maar bondige aanvragen ontvangen. 11. Als het aanvraagtijdvak geopend wordt. Wat is de verwachting van het aantal aanvragen op de eerste dag? Het Agentschap SZW geeft aan dat de regeling ook geheel nieuw is binnen ESF. Het Agentschap SZW is ook erg benieuwd of de nieuwe subsidieregeling zal aanslaan. Het Agentschap SZW verzoekt iedereen feedback te leveren, zodra de regeling gaat lopen. 12. Wordt er in de toekenning van de subsidie gekeken naar de spreiding van sectoren? Nee, in de huidige opzet wordt er niet naar gekeken; het wordt wel bezien of dit nog moet. Er wordt uitgegaan van het principe: Wie het eerst komt wie het eerst maalt. 13. Wat zijn de voorwaarden die gesteld worden aan de facturen die opgeleverd moeten worden met de einddeclaratie? De kenmerken zullen niet veel anders zijn dan de vereisten die momenteel aan facturen worden gesteld (projectnummer, ESF vermelding, specificatie van aantal uren per betrokken adviseur tegen het tarief van de adviseur en overeenkomstig de betaalbewijzen). 14. Is het correct dat de looptijd van een project 9 maanden is? Ja, dat klopt. 15. Kun je met meerdere externe adviseurs werken aan een ESF-project bij een aanvrager? Ja, dat kan wel, maar dan is de subsidie erg snel op! Per adviseur zijn ook 3 referenties vereist in dat geval. 16. Welke vragen worden er gesteld als referenties daadwerkelijk worden opgevraagd/gecheckt? Een eenduidig antwoord kan niet vooraf gegeven worden op deze vraag. Het zal duidelijk zijn dat het Agentschap SZW het opgegeven telefoonnummer kan bellen, zaken kan opvragen of dat men langs kan gaan. Het betreft maatwerk. 17. Is er al een printversie beschikbaar van het E-(aanvraag)formulier? Het Agentschap is momenteel druk bezig met het ontwikkelen van het aanvraagformulier. Deze wordt in het nieuwe systeem gegoten. Zodra deze activiteiten afgerond zijn zal er een printversie beschikbaar zijn op onze website.

Pagina 10 van 10

1. Welkom en opening De voorzitter heet iedereen welkom en introduceert de agenda. Een korte voorstelronde vindt plaats

Recommend Documents