1e bestuursrapportage 2015 Bestuursrapportage over het 1e kwartaal van het boekjaar 2015
1e bestuursrapportage
Bestuursrapportage over het 1e kwartaal van het boekjaar 2015
Datum: 25 mei 2015 24 juni 2015 Status: Vastgesteld © Omgevingsdienst Achterhoek
1
Elderinkweg 2, 7255 KA Hengelo (Gld)
[email protected] www.odachterhoek.nl www.gelderseomgevingsdiensten.nl @odachterhoek /OmgevingsdienstAchterhoek
OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK www.odachterhoek.nl
Inhoud Inleiding .................................................................................................................... 3 1. Resultaten per programma ......................................................................................... 4 1.1 Programma 1 – Vergunningverlening ..................................................................... 4 1.2 Programma 2 - Toezicht en Handhaving ................................................................. 5 1.3 Programma 3 - Advies ..................................................................................... 6 1.4 Programma 4 – Bovenregionale taken .................................................................... 7 2. Ontwikkelingen en projecten ....................................................................................... 8 2.1 Implementatie VTH systeem (Open wave) .................................................................... 8 2.2 Evaluatie ODA .................................................................................................. 8 2.3 P&O: kwaliteitscriteria en e-portfolio .......................................................................... 9 2.4 ODA Zonder Omwegen (OZO): slimmer werken ........................................................... 9 2.5 Outputfinanciering .............................................................................................. 9 Bijlage: Behaalde resultaten per partner .................................................................................10 Besluit Algemeen Bestuur ................................................................................................11
2
OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK www.odachterhoek.nl
Inleiding Voor u ligt de 1e Bestuursrapportage (BERAP) over 2015. De BERAP is onderdeel van de begroting- en verantwoordingcyclus. De hele begroting- en verantwoordingcyclus bestaat in beginsel uit vier documenten. Begroting 1e BERAP 2e BERAP Jaarverslag/Jaarrekening. In deze 1e BERAP geven we informatie over de stand van zaken na het 1e kwartaal 2015 (1 januari – 1 april) met betrekking tot de uitvoering van de programma’s en bijzondere projecten. Hierbij bedoelen wij de programma’s zoals ze staan in de programmabegroting van 2015. De financiële mutaties van de begroting 2015 hebben wij reeds in een afzonderlijke 1e begrotingswijziging 2015 aan u voorgelegd. Leeswijzer In het 1e hoofdstuk geven wij u inzicht in de in het 1e kwartaal behaalde resultaten per programma. De resultaten worden voornamelijk weergegeven in staafdiagrammen. Daarin staat per onderdeel van wat gedaan is ten opzichte van de specifieke ingebrachte taken (bijv. het aantal ingebrachte milieucontroles) of ingeschatte taken (aantal verwachte meldingen/vergunningen op basis van de kwartaalgemiddelde van 2014). Daarna geven wij een toelichting op eventuele afwijkingen en/ of bijzonderheden. In hoofdstuk 2 geven wij de stand van zaken aan met betrekking tot projecten en ontwikkelingen. In de bijlage staan de behaalde resultaten per partner uitgesplitst.
3
Aldus opgemaakt door het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Achterhoek, Bronckhorst, 18 maart 2015. De voorzitter
De secretaris,
drs. J.H.A. van Oostrum
Ir. P.G.M. van Oosterbosch
OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK www.odachterhoek.nl
,
1. Resultaten per programma 1.1 Programma 1 – Vergunningverlening
Vergunningen en meldingen 5 2 2
MER ontvankelijkheid
24 19 25
vooroverleg
28 20 25 35 20 25
Binnengekomen
uitgebreid Regulier
42 24 43
kwartaalgemiddelde 2014
Afgerond
Melding
250
426
325
totaal
410 370 0
200
400
560 600 4
Toelichting Bovenstaande staafdiagram laat per procedure zien hoeveel er het eerste kwartaal zijn afgerond ten opzichte van de binnengekomen aantallen. Ook is er een vergelijking gemaakt met het kwartaalgemiddelde van 2014. In totaal zijn er in het eerste kwartaal van 2015 iets meer procedures afgehandeld dan het kwartaalgemiddelde van vorig jaar. Dit komt door de grotere hoeveelheid meldingen en dan met name op het gebied van asbest. Uit de gegevens valt op dat maar iets meer dan de helft van de reguliere procedures die zijn binnen gekomen zijn afgehandeld. Voor deze procedures geldt een termijn van 8 weken. In de meeste gevallen is dit een termijn van orde en in een beperkt aantal gevallen is een fatale termijn aan de orde. Bij reguliere procedures zijn aanvragen vaak niet compleet en wordt om aanvullende gegevens gevraagd. Dit zorgt voor vertraging in het proces. Op dit moment worden twee data geregistreerd: datum van binnenkomst van de aanvraag en datum van verlening. Er is nog geen zicht op de doorlooptijden. Momenteel wordt een VTH-systeem geïmplementeerd en later dit jaar worden deze doorlooptijden wel inzichtelijk. Voor de uitgebreide procedures geldt een termijn van orde van 26 weken. De procedures die afgerond zijn, zijn dus gestart in 2014. Verder komt ook bij deze procedure het geregeld voor dat aanvullende gegevens gevraagd worden. Daarnaast kost de behandeling van zienswijzen veel tijd. Het aantal zienswijzen verschilt per procedure waardoor het nu lastig is om in te schatten wanneer een procedure is afgehandeld. Maar ook voor deze procedure kunnen we meer inzicht verschaffen op het moment dat het VTH-systeem geïmplementeerd is. Geen vergunning is van rechtswege verleend.
OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK www.odachterhoek.nl
1.2 Programma 2 - Toezicht en Handhaving
Toezicht en handhaving Controles inrichtingen
1596
449 (28%)
Klachtenbehandeling
194
Milieutoezicht slopen/ asbest
347 165 (47,6%)
Gepland in 2015 Uitgevoerd 1e kwartaal 2015
Milieutoezicht toepassing grond
338 108 (32%)
Milieutoezicht bodemsaneringen
50 17 (34%) 0
500
1000
1500
2000
Zaken met een hogere tijdsbesteding Aalten 9 Berkelland 1 Bronckhorst 4 Doetinchem 4 Lochem 1 Oost Gelre 3 Winterswijk 6 Zutphen 1 Toelichting Controles inrichtingen 28% van de geplande controles uit het HUP (Handhavinguitvoeringsprogramma) 2015 en de achterstand van 2013 en 2014 zijn in het eerste kwartaal uitgevoerd. Dit betekent dat we voor het totaal op schema zitten ten aanzien van het HUP 2015 en de opgelopen achterstand. Wel zijn er nog grote verschillen tussen de aantallen per gemeente/ provincie. Bij een aantal zijn nog maar weinig controles gedaan, terwijl ook bij een aantal al veel meer zijn gedaan. Dit komt met name door het branchegericht werken. Een bepaalde branche kan namelijk bij een gemeente veel voorkomen en bij een andere gemeente bijna niet. In de loop van het jaar wordt dit recht getrokken. Klachtenbehandeling Van de 194 klachten zijn er 163 binnen de termijn afgehandeld (83%). Asbesttoezicht De ODA voert asbesttaken voor vier partners uit (Doetinchem, Bronckhorst, Zutphen en Oost Gelre). Het aantal uitgevoerde asbesttaken was in het eerste kwartaal fors hoger dan gepland. Dit wordt de komende periode afgestemd met de betreffende partners. Bodemtoezicht Het milieutoezicht op de toepassingen van grond en de bodemsaneringen liggen ruim op schema ten opzichte van de geplande aantallen in het HUP 2015. Zaken met een hogere tijdsbesteding In een aantal gemeentes lopen er zaken die zeer veel tijd extra kosten. Deze zaken worden met de betreffende gemeentes besproken en waar nodig wordt ook afgestemd welke consequentie dit kan hebben op de tijdsbesteding bij de reguliere controles.
OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK www.odachterhoek.nl
5
1.3 Programma 3 - Advies
Adviezen Licht
0 1 0,5
Milieuzonering
1 1 1,5
Lucht/ geur
3 3 0,8
Juridische zaken
9 3 4
Externe veiligheid
9 5 3
Cultuurhistorie/ erfgoed
6
23 25
Binnengekomen
RO algemeen
20 20 19
Geluid/ trillingen
25 22 16
Afgerond Kwartaalgemiddelde 2014
Archeologie
35 39 52
Bodem
47 42 40
Constructieve veiligheid
36
Overige adviezen
6 67
88
92
189 189
totaal
399
289,8
0
100
200
300
400
450
500
Toelichting Het staafdiagram laat zien hoeveel procedures per specialisme het eerste kwartaal zijn binnengekomen en afgehandeld. Ook staat per specialisme het kwartaalgemiddelde van 2014 vermeld. Dit om de uitgevoerde taken te kunnen vergelijken met vorig jaar. Totaal zijn er in het eerste kwartaal van 2015 450 verzoeken om adviezen binnen gekomen en 399 adviezen verstrekt. Hiervan is een aantal verzoeken al ingediend in 2014. Er zijn dus ruim meer adviezen afgehandeld ten opzichte van het kwartaalgemiddelde van vorig jaar.
Wat verder opvalt is dat op het gebied van cultuurhistorie/erfgoed slechts 6 van de 23 en voor juridische zaken 3 van de 9 binnengekomen adviezen zijn afgehandeld. Dit komt omdat bij deze adviezen vaak sprake is van veel (voor)overleggen en langdurige projecten waarbij veel begeleiding gewenst is. Verder heeft dit ook te maken met het tijdstip van indiening (bijv. eind maart). Het kopje ‘Overige adviezen’ betreft werkzaamheden op het gebied van het beheer van het bedrijvenbestand en het voorzien van bodeminformatie aan de makelaars. Dit speelt alleen bij gemeente Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk.
OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK www.odachterhoek.nl
1.4 Programma 4 – Bovenregionale taken Niet alle Gelderse omgevingsdiensten zijn voldoende “robuust” om alle opgedragen taken uit te voeren. Om die robuustheid wel te garanderen, is een Gelders stelsel ontwikkeld. Omgevingsdiensten waar bovenregionale taken zijn belegd, zorgen voor de uitvoering daarvan ten behoeve van alle Gelderse omgevingsdiensten. De volgende voor de ODA van belang zijnde bovenregionale taken zijn als volgt belegd:
Bovenregionale taak
Belegd bij
Ketentoezicht Complexe vergunningverlening provinciaal Complexe vergunningverlening gemeentelijk
Omgevingsdienst Rivierenland Omgevingsdienst Nijmegen Omgevingsdienst Nijmegen
De cijfers van de complexe vergunningverlening zijn al geïntegreerd in de cijfers van de voorgaande hoofdstukken. Voor de bovenregionale Ketenhandhaving is een programma ‘ketentoezicht 2015 Gelderse omgevingsdiensten’ opgesteld. Onderstaande tabel uit dit programma geeft aan wat de ODA aan ketenhandhaving in 2015 gaat doen. Taak Asbest Co-vergisting Autodemontage Verontreinigde grond
Aantal Controles
Uren per controle
Interventies
Uren per interventie
15 3 5 3
25 25 20 15
3 3 5 2
60 100 60 120
OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK www.odachterhoek.nl
In kwartaal 1,2,3,4 1,2,3 1,2,3,4 1,2,3,4
Totale uren 555 375 400 285
7
2. Ontwikkelingen en projecten Binnen de ODA zijn diverse ontwikkelingen en projecten. Hieronder een overzicht van de voortgang.
2.1 Implementatie VTH systeem (Open wave) Status: In uitvoering Voortgang: Op schema
Planning gereed: 1-7-2015
Korte omschrijving project: Implementatie van het (registratie)systeem voor vergunningen, Toezicht en Handhaving systeem. Toelichting voortgang: - half maart: Leren van het systeem door applicatiebeheerder en informatieadviseur - eind maart: Starten met inrichten van de processen in het systeem De inrichting loopt verder door t/m juli, waarbij het systeem ook nog getest wordt. Daarnaast worden de medewerkers in mei/ juni voor het gebruik van het systeem opgeleid. Eind mei volgt ook een afspraak met de verschillende partners over de koppeling van Open Wave met het VTH systeem van de partner. Eventuele aanvullende acties/bijsturing: Niet van toepassing
8
2.2 Evaluatie ODA Status: In uitvoering Voortgang: Op schema (inmiddels afgerond op 13 mei)
Planning gereed: 1-72015
Korte omschrijving project: In de GR en de DVO’s staat dat er een evaluatie van de ODA dient plaats te vinden in 2015. De insteek daarin is met name om maar een aantal zaken te evalueren. We hebben er voor gekozen om een evaluatie te doen voor een totaalbeeld. Toelichting voortgang: - januari: Opstellen van het plan van aanpak door de klankbordgroep - 18 februari: Vaststelling van het plan van aanpak door het AB - februari/ maart: Vinden van een onafhankelijke uitvoerder door de klankbordgroep - eind maart: opdrachtverstrekking aan Richard de Winter als uitvoerder Eind maart is samen met Richard de Winter al de planning gemaakt voor de vervolgacties: - april: interviews en de doorlichting van alle stukken - mei/ juni: bespreken en vastlegging van de resultaten Eventuele aanvullende acties/bijsturing: Niet van toepassing
OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK www.odachterhoek.nl
2.3 P&O: kwaliteitscriteria en e-portfolio Status: In uitvoering Voortgang: Op schema
Planning gereed: 1-7-2015
Korte omschrijving project: Individuele medewerkers bouwen digitaal hun portfolio op (opleiding, werkervaring en frequentie werk). Op basis hiervan wordt bekeken of de ODA voldoet aan de algemene kwaliteitscriteria VTH. Verder geeft dit inzicht in benodigde ontwikkeling en ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers op deskundigheidsgebieden, door middel van opleiding, training of aanvullende werkervaring. Toelichting voortgang: - Alle medewerkers hebben hun diploma’s, werkervaring en frequentie ingevuld. - Alle medewerkers hebben aansluitend een gesprek met een auditor gehad en zijn daarbij beoordeeld op basis van de kwaliteitscriteria. Er loopt nog een aanvullende audit voor medewerkers met een MBO-diploma die op een HBO functie werkzaam zijn. Deze medewerkers krijgen op basis van werkervaring en een capaciteitentest de gelegenheid om aan te tonen dat zij aan het gestelde werk- en denkniveau kunnen voldoen. Naar verwachting is eind juni het eindrapport beschikbaar. Eventuele aanvullende acties/bijsturing: Per medewerker wordt gekeken welke actie/ bijsturing nodig en/ of wenselijk is.
2.4 ODA Zonder Omwegen (OZO): slimmer werken Status: In uitvoering Voortgang: Op schema
Planning gereed: 1-7-2015
Korte omschrijving project: Volgens het lean principe worden 11 belangrijke processen binnen de ODA bekeken en geoptimaliseerd. Daarbij wordt ook bepaald wat de gemiddelde doorlooptijden en de werkelijke bewerkingstijden zijn van deze processen. Ook worden de Kritische procesindicatoren (KPI’s) daarbij aangegeven. Toelichting voortgang: - Van 4 processen is al een nieuwe werkwijze bedacht. - 2 processen zijn al wel bekeken, maar nog niet afgerond. Eventuele aanvullende acties/bijsturing: Niet van toepassing
2.5 Outputfinanciering Status: In voorbereiding Planning gereed: 1-1-2016 Voortgang: Nog op te starten Korte omschrijving project: Om op 1 januari 2017 te kunnen starten met outputfinanciering moet al dit jaar begonnen worden met de voorbereidingen er van. Want begin 2016 zal de wijze van outputfinanciering meegenomen moeten worden in de begroting over 2017. Hiervoor moet dus in 2015 input komen. Toelichting voortgang: Echte invulling van dit project begint na de zomer.
Eventuele aanvullende acties/bijsturing: Uit de evaluatie blijkt dat de ODA extra capaciteit nodig heeft voor control. Daarvoor wordt tijdelijk extra capaciteit aangetrokken. Deze controller levert een belangrijke bijdrage aan de vormgeving van de outputfinanciering.
OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK www.odachterhoek.nl
9
Bijlage: Behaalde resultaten per partner Afgeronde vergunningverleningprocedures per partner Partner
MER 0
Ontvanke -lijkheid 0
Vooroverleg 5
Aalten Berkelland
1
1
Bronckhorst
1
Doetinchem
0
Lochem
Uitgebreid
Regulier
Melding
Totaal
5
5
13
28
1
4
3
36
46
2
1
2
2
47
55
2
2
0
0
45
49
0
5
1
4
1
47
58
Montferland
0
0
1
0
0
2
3
Oost Gelre
0
1
1
1
3
42
48
Oude IJsselstreek
0
8
2
1
1
42
54
Winterswijk
0
0
3
2
1
20
26
Zutphen
0
0
2
0
2
26
30
Provincie
0
0
1
1
6
5
13
Totaal
2
19
20
20
24
325
410
Toezicht en handhaving per partner Partner Aalten
Inrichting controles 34
Klachten/ meldingen 5
Sloop/ asbest 0
Toepassing grond 0
Bodemsanering 2
Totale zaken 41
Berkelland
70
7
0
8
2
87
Bronckhorst
45
8
18
22
8
101
Doetinchem
118
50
55
16
0
239
Lochem
20
17
0
28
3
68
Montferland
18
6
0
1
0
25
Oost Gelre
34
55
16
17
1
123
Oude IJsselstreek
41
8
0
8
0
57
Winterswijk
28
5
0
4
1
38
Zutphen
12
13
76
4
0
105
Provincie Totaal
29
20
0
0
0
49
449
194
165
108
17
933
OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK www.odachterhoek.nl
10
BESLUIT ALGEMEEN BESTUUR
Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Achterhoek; Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 8 juni 2015 tot vaststelling van de 1ste bestuursrapportage 2015 B E S L U I T: De 1ste Bestuursrapportage 2015 vast te stellen.
Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Achterhoek op 24 juni 2015. De voorzitter,
De secretaris,
drs. J.H.A. van Oostrum
Ir. P.G.M. van Oosterbosch
OMGEVINGSDIENST ACHTERHOEK www.odachterhoek.nl
11
Advisering per partner Partner
Milieuzone 0
Lucht/ geur 0
0
Externe veiligheid 0
RO Algemeen 0
Geluid/ trilling 0
Archeologie
Berkelland
0
0
0
0
1
1
9
6
5
14
10
0
Bronckhorst
0
0
0
1
14
1
2
7
11
Doetinchem
1
0
0
3
0
0
0
2
Lochem
0
0
9
0
0
0
0
Montferland
0
0
0
0
0
0
Oost Gelre
0
2
0
0
0
Oude IJsselstreek Winterswijk
0
0
1
0
0
0
1
0
0
Zutphen
0
0
0
Totaal
1
3
10
Aalten
Juridisch
Erfgoed/ Cultuur 0
Bodem
Construct. veiligheid 0
Overig 0
Totaal binnen 2
Totaal afgerond 2
87
131
124
0
0
36
27
1
48
0
55
44
0
2
0
0
11
4
0
1
0
0
0
1
0
7
16
1
3
20
9
58
57
1
1
3
3
0
0
9
10
0
3
0
6
16
20
93
139
128
5
0
2
1
0
0
0
0
8
3
9
23
20
25
35
47
88
189
450
399
