Verslag van werksessie DLWO SURF, 24 mei 2013 De werksessie DLWO is onderdeel van het programma Visie op DLWO. Dit programma heeft als doel om instellingen te ondersteunen bij het ontwikkelen van een visie op hun eigen DLWO. In de werksessie wordt de DLWO uitgewerkt aan de hand van de burchtmetafoor. Aan de deelnemers wordt gevraagd om de huidige situatie van hun eigen DLWO te typeren en te beschrijven hoe de gewenste doorontwikkeling eruitziet. Het is de bedoeling dat deze sessie een aantal scenario’s oplevert voor de invulling van de burcht en het open landschap. Instellingen zijn met nadruk uitgenodigd om met meerdere personen deel te nemen aan de bijeenkomst. In de werksessie zijn 10 instellingen vertegenwoordigd, waarvan 6 instellingen met 3 of 4 personen. In de bijlage is de deelnemerslijst opgenomen. Inleiding Iedereen wordt welkom geheten door Lianne van Elk. Vervolgens gaat Nico Juist in op de ontwikkelingen die er momenteel spelen rondom DLWO. Nico schetst de aanleiding en het doel van het programma Visie op DLWO en de opzet van de werksessie van vandaag. Zie ook powerpointpresentatie (bijlage). Opdracht 1: DLWO schetsen • Maak kennis met je groepsleden • Bespreek met elkaar of je de geschetste problematiek herkent en welke vragen je in het programma DLWO beantwoord zou willen hebben. • Bespreek welke initiatieven er lopen rond de DLWO en de geschetste problematiek • Kies als referentie een instelling • Schets een plaatje van het huidige deel van het applicatielandschap dat relevant is gegeven de geschetste problematiek • Schets een plaatje van hoe je denkt dat het zou moeten zijn. Terugkoppeling opdracht 1 De eerste groep geeft aan dat er ondermeer een discussie is gevoerd over het beschikbaar stellen van informatie binnen en buiten de instelling. ELO’s kun je niet zomaar ook direct openstellen voor doelgroepen buiten de instelling. Portalen zijn steeds minder het ingangspunt voor alle informatie omdat gebruikers over steeds meer kanalen beschikken zoals bijvoorbeeld hun mobiele telefoon. Het is vooral belangrijk dat de gebruiker van de informatie centraal staat en dat tegemoet wordt gekomen aan zijn informatiebehoeften en wens tot keuzevrijheid. De groep is gekomen tot een visie gebaseerd op de ontwikkelstadia van Internet: • Web1.0 was een technisch verhaal. Het werd mogelijk om wereldwijd informatie te delen. • Web2.0 is de fase waar we met DLWO nu in zitten: gebruikers kunnen met elkaar interacteren. • Web3.0 is weer een technische golf en gaat over het betekenis geven aan data. • Web4.0: gebruiker is weer aan zet, maar het is onduidelijk hoe deze fase er precies uit ziet. Wat betekent dit nu voor de inrichting van je DLWO? Uiteindelijk zal de rol van portalen vooral afnemen omdat gebruikers en informatie meer automatisch aan elkaar worden gekoppeld, omdat de informatie meer weet over de context van gebruiker (weet welke device/software/vs je gebruikt, weet waar je bent en wat je aan het doen bent). Hierbij zijn alle kanalen die je kan gebruik nodig, want alles is rond de gebruiker gecentreerd. Maar de belangrijkste vraag is nu eigenlijk: hoe overbrug je deze periode. Interessante ontwikkelingen in dit kader: • Smart agents, zelf inrichtende portalen bijvoorbeeld op basis van waar je naar kijkt. • Personal cloud: collectie van diensten die je zelf meeneemt.
Een aanvulling: CRM is bij universiteiten belangrijk in keten waarin student behandeld wordt, vooral in voortraject en in natraject. De tweede groep geeft aan dat het louterend was om met elkaar in gesprek te gaan. Veel problemen komen overeen, al zijn er ook grote verschillen tussen de organisatie in inrichting en in de wijze waarop er mee om gegaan wordt. De groep heeft de huidige situatie van de NHL getekend, en daaronder hoe het zou moeten zijn. De groep doet een voorstel voor een nieuwe metafoor: de DLWO als een nieuwbouwwijk. Vergelijk parallelle ontwikkeling: legolisering in bouw, ook vanuit duurzaamheid. Idee hierbij is dat je als instelling basisstructuren moet bouwen. Vragen die ze tegenkwamen: • Balans tussen centraal en decentraal • Processen vs Informatie. Voorop staat: stel gebruiker centraal, die moet zijn werk doen/onderzoek doen/diploma halen. Hoe kan je dat goed organiseren. Je hebt het over onderwijsprocessen en niet over vastgestelde ‘brokken’ informatie. Die moeten zo flexibel mogelijk te organiseren zijn, waarbij je op het juiste moment gebruik kan maken over de informatie die je nodig hebt Binnen de derde groep werd geconstateerd dat het thema centrale sturing vs. decentrale sturing bij beide instellingen een groot issue is. Fontys: van oorsprong centraal gestuurd, ICT werd opgedrongen. Met de komst van een nieuw CvB werd overgegaan naar decentrale sturing. Instituten en diensten konden hier niet goed mee omgaan, want ze hadden hier nooit over na hoeven denken. Slinger beweegt nu weer terug. Toch behoefte aan burchtmetafoor. Want bijvoorbeeld een CRM systeem is nodig om zaken goed te organiseren Er is binnen Fontys een project gestart gericht op inrichting van DLWO, maar dat staat nu op waakpitje. Gebruikers herkenden het niet. Kanttekening: het is altijd moeilijk om te spreken vanuit Fontys aangezien Fontys erg groot is, de meningen soms verdeeld zijn en de verantwoordelijkheden niet altijd duidelijk belegd zijn. Er is wel consensus over het feit dat gebruikers heel belangrijk zijn, maar er is onduidelijkheid over wie nu waar beslissing over neemt De vierde groep heeft intensief gesproken over IT governance, een project dat al 3 jaar loopt bij Saxion. Ze hebben geen tekening op flap gemaakt maar presenteren een plaatje van de DLWO infrastructuur van Saxion. Saxion is afgelopen jaar gefuseerd met Edith Stein. Edith Stein gaat over op de systemen van Saxion. Docenten klagen hierover omdat ze alle systemen moeten leren gebruiken. Saxion wil de DLWO opnieuw inrichten, maar nu vanuit gebruikers. Zij hebben hierbij twee key-users gedefinieerd: docenten en studenten. Ze beginnen met docenten, want die zijn nu bepalend. Een belangrijk probleem is bijvoorbeeld dat docenten veel gebruik maken van onbeveiligde dropboxen. Docenten zijn de weg kwijtgeraakt in het aanbod van Saxion en kiezen voor eigen oplossingen. Saxion wil daarom nu van goede naar bruikbare DLWO. Hierbij kijken ze in eerste instantie naar een roadmap: wat kunnen ze komend jaar doen en wat op langere termijn. Belangrijk is om hierbij de scope te bepalen. De burcht is hierbij een handige metafoor. Toevoeging: NHTV is nog veel meer gefragmenteerd bezig. Afdelingen hebben eigen oplossingen. De NHTV is nog veel minder ver in de ontwikkeling van de DLWO.
Conclusie opdracht 1. Er zijn interessante punten ingebracht: burcht in lego, nieuwe metafoor van nieuwbouwwijk. Voor alle instellingen geldt dat het opnieuw pakken van de regie belangrijk is. Verantwoordelijkheden goed beleggen en beslissingen nemen is voor veel instellingen heel lastig. Gebruiker moet wel in beeld, maar heeft eigenlijk maar kleine rol als het gaat om inrichting. Hoe communiceer je hierover naar alle doelgroepen, en ook naar CvB. Dat blijft een lastig vraagstuk. Hierbij is het ook aardig om een bruggetje te slaan naar de professionalisering van docenten op het gebied van ICT. Belangrijk onderwerp van gesprek is ook hoe we als instellingen met elkaar kunnen samenwerken rondom deze problematiek. Een stip op de horizon is nodig (zoals ideeën rondom web 4.0). Op basis daarvan zou je roadmap kunnen gaan bepalen: welk stappen kunnen we nu nemen. Lunch Presentatie burchtmetafoor door Danny Greefhorst Danny Greefhorst presenteert een uitwerking van de burchtmetafoor. Bij het uitwerken van de metafoor is gebleken dat er veel verschillende ideeën leven over de manier waarop de metafoor bedoeld is. Danny schetst in zijn presentatie diverse perspectieven van waaruit je naar de burcht kan kijken. Elk perspectief heeft eigen consequenties voor de inrichting van de burcht. (zie ook powerpointpresentatie) Vraag: waar zitten de processen in het verhaal? Danny geeft aan je een proces kan zien als een transformatie van gegevens: van input naar output. Maar je zou ook kunnen kijken of je dit kan toevoegen als perspectief waarmee je naar de burcht kan kijken. Na de presentatie ontstaat een discussie over de ‘taal’ waarin we met elkaar spreken. Docenten hebben het vaak over applicaties terwijl ze eigenlijk gegevens bedoelen. Maar als je met docenten over gegevens praat worden ze kriegel. Danny geeft aan dat de uitwerking van de burchtmetafoor niet direct geschikt is voor communicatie; het is een gereedschapskist. Er is een vertaling nodig als je met en docenten en studenten wilt communiceren. Het verhaal raakt wel allerlei aantal concrete issues van docenten en studenten. Bijvoorbeeld: student die een tentamen mist omdat hij aankondiging in Blackboard niet gezien heeft. Is dat zijn eigen schuld? Wat als dat in whatsapp gebeurd? Moet je docenten dwingen om deze communicatie via voorgeschreven programma te doen? Ander voorbeeld: docent die er moeite mee heeft dat studenten hun informatie overal op Interner neerzetten. Hoe maakt hij zich al deze applicaties eigen? Nog een voorbeeld: portfolio: verantwoordelijkheid ligt bij student, maar we willen het ook als beoordeling gebruiken. Opdracht 2: Samenvatting: Aan de groepen werd gevraagd om een perspectief te kiezen, en op basis van dat perspectief de informatie-eenheden te plaatsen in burcht of in de dynamische stad. De eerste groep heeft gekeken vanuit het verantwoordingsperspectief. Zij kwamen tot de conclusie dat je er niet aan ontkomt om veel informatie en systemen in de burcht te plaatsen. Ook de tweede groep kwam tot deze conclusie. Deze groep gaf aan dat dit eigenlijk wel een droevig beeld te vinden: je moet wel heel veel bewaren. En hoe kan je nu juist die open stad faciliteren? Een derde groep heeft eerst een discussie gevoerd over welk perspectief je zou moeten kijken. Dat was al lastig kiezen omdat de verschillende perspectieven om verschillende redenen interessant zijn. Zij kwamen erop uit dat je je telkens moet afvragen of het om ‘plaatsen’ of ‘sturen’ gaat. Conclusie van deze groep: er zitten zoveel kanten aan dat het heel moeilijk is om een keuze te maken om iets ergens te plaatsen. Deze groep heeft ook gekeken wat ze mee terug kunnen nemen naar de instelling. Hoe ze op basis van deze metafoor binnen de instelling een zinvolle discussie kunnen voeren. Dat blijkt niet gemakkelijk omdat het veel verschillende vraagstukken zijn die je dan weer vanuit verschillende perspectieven kan bekijken. Hoe koppel je deze vraagstukken dan weer terug naar de bestaande
vraagstukken binnen de instelling. Twee problemen waar ze tegenaan liepen: 1. Wie is verantwoordelijk voor gegevensbeheer. Dat zou je eerst goed moeten organiseren binnen de instelling. 2. Toegankelijkheid van leermateriaal. Eigenlijk wil je dat leermateriaal zoveel mogelijk open is. Maar wie beheert het materiaal, wie stuurt hierop, wie organiseert de toegang? De vierde groep heeft gekeken vanuit een afstudeertraject. Als je denkt vanuit het verantwoordingsperspectief dan is de burcht interessant. Maar als je kijk naar het leerproces dan is de stad veel interessanter. Tussenproducten van een afstudeerproject zitten in de stad. Als er status op zit, dan in burcht. Stad zou zo moeten worden ingericht dat je er een gedeelde sturing op hebt. Deze discussie levert interessante punten. Is het hebben van alleen een formeel afstudeerdocument voldoende om een beoordeling te geven. Of weeg je bij de beoordeling ook het totstandkomingproces mee. De hoeveelheid begeleiding die een student nodig had, kan bijvoorbeeld een verschil maken tussen een 7 en een 9. Als dat zo is, dan wil je de procesinformatie ook borgen. Nog een ander punt: eigenaarschap is veel ingewikkelder te plotten. Niet zo gemakkelijk in burcht te plaatsen. Bijvoorbeeld bij creatieve producten die in kader van opleiding zijn gemaakt. Conclusie opdracht 2 Het is zinvol om de burchtmetafoor vanuit verschillende perspectieven te bekijken. Als je alleen naar verantwoordelijkheid kijkt, dan is het een archiveringsverhaal. Maar als je vanuit het perspectief van een gebruiker kijkt, dan gaat het meteen over applicaties. De burchtmetafoor maakt helder hoe complex het de vraagstukken rondom de DLWO zijn. Nog een voorbeeld: verschillende opleidingen organiseren gemeenschappelijk minoren. Vanuit verantwoordelijkheid zou je deze in burcht willen plaatsen. Maar gezien het feit dat je het wil presenteren aan studenten, en dat je wil dat studenten aan de slag gaan met het materiaal, zou je het in de open ruimte willen plaatsen. Nico geeft aan dat ze in Leiden praten over ‘broninformatie’. Die moet in orde zijn en in de burcht. In open ruimte ontstaat afgeleide informatie. Op het moment dat de afgeleide informatie een bepaalde status krijgt, zou deze informatie ook weer opgenomen moeten worden in de burcht. De burchtmetafoor kan helpen om zaken duidelijk te krijgen, maar de metafoor kan ook verwarring scheppen. We hebben er met een informatie-architectuur blik naar gekeken op instellingsniveau. We hebben dus niet gekeken vanuit de gebruikers. Als je de metafoor wilt gebruiken voor het inrichten van je DLWO, is het belangrijk om steeds heel helder voor ogen te hebben waar we het precies over hebben. Dan kan deze werkwijze nieuwe inzichten geven. Het uitwerken van de metafoor moet geen doel op zichzelf worden. Hoe verder Lianne presenteert de ideeën vanuit het programma Visie op DLWO en geeft aan dat de volgende stap in het programma het uitwerken van een aantal scenario’s is. Zij stelt de vraag of instellingen mee willen werken aan het ontwikkelen van een aantal scenario’s voor de inrichting van de DLWO. De deelnemers geven aan dat het voor hen niet helemaal duidelijk is wat we precies met de scenario’s bedoelen. Vanuit het scenariodenken zou het moeten gaan om het schetsen van verschillende scenario’s om een bepaald eindpunt te bereiken. Hier gaat het om instellingen met zeer verschillende beginsituaties. En het is nog helemaal niet duidelijk hoe het eindpunt (“DLWO van de toekomst”) er precies uit gaat zien. Lianne geeft aan dat er inderdaad nog veel vrijheidsgraden zijn en dat er vanuit het programma graag samen met instellingen wordt gekeken wat je precies tegenkomt op de verschillende terreinen (plaatje: transitie van functionaliteiten, techniek en contracten). Het zou misschien beter ‘voorbeelduitwerkingen’, ‘invullingen DLWO’ of ‘cases’ genoemd kunnen worden. Andere reacties vanuit de instellingen: Een deelnemer gaf aan dat ze de kant van de gebruikers gemist heeft: de didactiek en de inspiratie. Een andere deelnemer gaf aan dat hij in de loop van de dag steeds meer in verwarring is gebracht doordat we vanuit verschillende beelden en perspectieven met elkaar praten
-
Een deelnemer gaf aan dat de gesprekken rondom de opdrachten zeker interessant waren. Oefeningen zijn zinvol, maar raken in mindere mate de praktijk van docenten en studenten. Suggestie om DLWO vanuit twee aanvliegroutes uit te weken: vanuit didactisch perspectief aan de ene kant en vanuit onderwijslogistiek perspectief aan de andere kant Suggestie om eerst onderwijsproces goed in kaart te brengen en pas daarna te gaan praten over inrichten van DLWO Suggestie om Rational Unified Process te gebruiken als aanpak om te komen tot oplossingen. Dit is een methode die gangbaar is voor software-ontwikkeling. Deelnemer geeft aan dat het programma Visie op DLWO misschien te veel en te snel wil. Deze dag heeft heel goed duidelijk gemaakt dat het een complex geheel is en dat je vanuit verschillende invalshoeken naar de DLWO kan kijken.
Voor een aantal punten die genoemd worden, geldt dat ze al uitgewerkt worden/zijn door andere partijen (bijv. vanuit informatie-architecten of vanuit SURFnet). Uitgangspunt van het programma Visie op DLWO is juist om verschillende ontwikkelingen bij elkaar te brengen. Op basis daarvan zouden dan instrumenten ontwikkeld moeten worden die instellingen verder helpen bij het ontwikkelen van een eigen visie op de DLWO. We spreken af dat Nico, Danny en Lianne zich beraden op de vervolgstappen. Vraag om deelnemerslijst met mailadressen rond te sturen. Niemand heeft hier bezwaar tegen. De deelnemerslijst zal daarom als bijlage bij het verslag worden meegestuurd. Bijlagen: 1. Powerpointpresentatie werksessie 24 mei 2013 2. Deelnemerslijst (inclusief mailadressen)
