e Digitale Leer en Werk Omgeving (DLWO) Federatieve DLWO (3TU)

Dienst ICT Rapportage 2007 ICT projecten 2008-2009

TU/e ICT Infrastructuur TU/e Digitale Leer en Werk Omgeving (DLWO) Federatieve DLWO (3TU)

Dienst ICT Versie 08

1 of 18

Mei ’08

Inhoudsopgave:

Introductie en verantwoording. ............................................................................................... 3 Management samenvatting. .................................................................................................... 4 1. Plan van Aanpak TU/e ICT Infrastructuur 2008-2009. ....................................................... 7 1.1 Wat vooraf is gegaan in 2007. ....................................................................................... 7 1.2 De roadmap voor de TU/e ICT Infrastructuur 2008-2009. ........................................... 9 2. Plan van Aanpak TU/e DLWO 2008-2009. ........................................................................ 11 2.1 Wat vooraf is gegaan in 2007 ...................................................................................... 11 2.2 De roadmap voor de TU/e DLWO 2008-2009. ............................................................ 13 3. Plan van Aanpak Federatieve DLWO (3TU) 2008-2009. ................................................... 14 3.1 Wat vooraf is gegaan in 2007 ...................................................................................... 14 3.2 De roadmap voor de Federatieve DLWO 2008-2009. ................................................ 15 4. Conclusie. ............................................................................................................................ 16

Bijlage 1: Bijlage 2:


Afkortingenregister ......................................................................................... 17 Lijst van onderliggende documenten ............................................................ 18

2 of 18

Mei ’08

Introductie en verantwoording.

“Een (informatie) tuin is op pas orde Als men er het hele jaar door Boeketten kan plukken, die men wenst”

In januari 2006 is het ICT beleidsplan 2005-2008 (Zie [1]) vastgesteld. De uitvoering van dit plan is in volle gang, maar nog niet alle voornemens zijn volledig tot bloei gekomen. Wel zijn er door invloeden vanuit de omgeving een aantal nieuwe zaken bijgekomen. De fase die vooraf gaat aan informeren en communiceren is eerst orde op zaken te stellen. Dat is voor een groot deel gebeurd. Met deze vroege voorjaarsnota informeert de dienst ICT het College van Bestuur over de stand van zaken rond eind 2007 en hoe dat gerealiseerd is en daarnaast, als aanvulling op het “ICT - beleidsplan 2005-2008”, de ICT projecten voor de jaren 2008-2009 en hoe we die gaan aanpakken. Met het lezen van de management samenvatting bent u snel op de hoogte van de voornaamste resultaten en ervaringen, die in de periode 2005-2007 zijn behaald en/of zijn opgedaan. Dat geldt ook voor de ICT projecten voor 2008-2009. In de erop volgende hoofdstukken 1 t/m 3 wordt in meer detail ingegaan op de onderdelen. Zij zijn het lezen zeker waard, doch ook zij dienen gelezen te worden als abstracts, welke telkens weer doorverwijzen naar gedetailleerdere informatie in voorheen verschenen stukken. De titels daarvan zijn opgenomen in bijlage 2. De conclusie vindt u in hoofdstuk 4.


3 of 18

Mei ’08

Management samenvatting. Gekozen is voor een beschrijving van een drietal topics uit het product portfolio van de dienst ICT. • De TU/e ICT Infrastructuur; • De TU/e Digitale Leer en Werk Omgeving (DLWO); • De Federatieve DLWO (3TU). Deze keuze is gemaakt vanwege: • De actualiteit; • Verschil in doelgroepen en samenwerkingen; • Verschil in status, aanpak en innovatiemogelijkheden; • Verschil in beschikbare kennis, kunde en capaciteit. Met betrekking tot de topic TU/e ICT infrastructuur kan geconstateerd worden dat deze met betrekking tot resultaten, aanpak en samenwerking volwassen is geworden en op weg is naar excellentie, de andere twee staan nog in de kinderschoenen en zullen nog veel inspanning vergen. Bij elke topic zal in de paragraaf “wat vooraf is gegaan” beschreven worden wat er was, wat er nu is, hoe we dat gedaan hebben en wat het voor de TU/e heeft opgeleverd. In de paragraaf “roadmap” wordt per topic onze visie beschreven, wat hiervan gerealiseerd wordt, hoe we dat gaan doen en wat dit voor de TU/e zal opleveren. De TU/e ICT Infrastructuur. Met betrekking tot de TU/e ICT infrastructuur is de Dienst ICT zowel centraal als in faculteiten actief. Het productportfolio is mede gebaseerd op georganiseerd centraaldecentraal overleg met facultaire ICT-coördinatoren en wordt in grote mate gedreven door de vraag vanuit het onderzoek en onderwijs op de TU/e. Hierdoor wordt gewaarborgd dat de Dienst ICT producten en diensten levert op en naar wens van de afnemers en gebaseerd is op opdrachten verstrekt door het CvB, de faculteiten en de diensten. Het merendeel van de in het “ICT beleidsplan 2005 – 2008” (zie [1]) genoemde projecten met betrekking tot de infrastructuur, zijn gerealiseerd. Microsoft Office 2003, Exchange 2003, draadloze campus, toegang via 3TU, 10 gigabit backbone, documentopslag in Sharepoint, print-accounting en videoconferentie faciliteiten. Ook een toename van centrale housing en virtualisatie van servers en rekenclusters is gerealiseerd, waarbij tevens het principe van on-demand beschikbaarheid is geïntroduceerd. Dat maakt de ICT Infrastructuur ook “GROENER”. Verder is er veel aandacht besteed aan security en een awareness programma daarvoor. Met betrekking tot de dienstverlening zal in 2008 een tevredenheids onderzoek uitgevoerd gaan worden bij de klanten van de Dienst ICT zowel met betrekking tot de centrale als de decentrale dienstverlening. Daarnaast zal er een benchmark uitgevoerd worden met een aantal andere universiteiten met betrekking tot de prestaties van de dienst . Aan een recent gemaakt communicatieplan (zie [2]) zal in 2008 uitvoering gegeven worden. Dienst ICT Versie 08

4 of 18

Mei ’08

Verdere speerpunten in 2008 zijn een campuswijde SharePoint omgeving, Microsoft Office 2007, Exchange 2007, Vista, Office Communication Server & Unified Messaging, scheiding internet en intranet, medewerkers portal, volgende generatie WLAN en uitbreiding faciliteren smartphones. Verder volgt een voortzetting van het security awareness programma. Meer informatie zie hoofdstuk 1. De TU/e Digitale Leer en Werk Omgeving. In maart 2007 is een aanvang gemaakt met het project DLWO en in september was er een werkbaar portal voor studenten en docenten van de TU/e. Eind 2007 is de portal klaargemaakt voor de totale uitrol naar alle studenten en docenten. Dit heeft inmiddels plaatsgevonden en er is een aanvang gemaakt met fase 2 van het project DLWO. Hierover zo meteen meer. Voorheen moesten studenten en docenten uitzoeken welke van de vier systemen (Owis, Studyweb, Vubis en Exchange) ze moesten gebruiken voor het uitvoeren van transacties en het verkrijgen van informatie. Op elk systeem moest steeds weer opnieuw ingelogd worden. Nu zijn alle relevante onderwijsfuncties verzameld en benoemd in de portal en wordt de student of docent, na één inlog op de portal, automatisch in de juiste applicatie gebracht. Belangrijke doorbraken bij dit project zijn: • Het realiseren van een intensieve samenwerking tussen 4 diensten en de faculteiten, als hoeders van Studyweb; • Het verkregen inzicht in de bestaande architectuur; • De ontwikkeling en acceptatie van een nieuwe architectuur; • De wil bij de samenwerkende partijen te streven naar standaardisatie en stroomlijning van processen, functies en applicaties. Nota bene, de single logon en de transparantie van functies zijn de eerste boegbeelden hiervan. In 2008 wordt fase 2 uitgevoerd met als speerpunten: • Het realiseren van een userinterface (GUI) voor alle vier de systemen • Het realiseren van een middleware laag voor gegevensuitwisseling tussen: o De userinterface en de aanwezige systemen; o Systemen onderling (reductie interfaces); o Instellingen voor hoger onderwijs (via SURF en nu met name voor 3TU). • Alleen voor die functionele services waarvoor door de faculteiten en STU afspraken zijn gemaakt en de in 3TU verband afgesproken services zoals: o Inschrijven leeractiviteit; o (online) samenwerken; o College volgen; o Informatie voorziening; o Begeleiding; o Beoordeling. Een verdere stroomlijning en standaardisatie van gegevens en applicaties staat daarbij hoog in het vaandel. Voor meer informatie zie hoofdstuk 2.


5 of 18

Mei ’08

De Federatieve (3TU) DLWO. In samenwerking met 3TU-Graduate School (GS) en SURF is vastgesteld welke processen, functies en gegevens er nodig zijn om interuniversitair te kunnen doceren en studeren. Deze processen, functies en gegevens zijn beschreven en een aanzet voor een architectuur is geleverd. Uitgangspunt daarbij is dat studenten/docenten de portal van de eigen instelling als userinterface (GUI) moeten kunnen gebruiken naar alle informatie en onderwijsfuncties van alle drie de instellingen en later mogelijk ook andere. Deze portal werkt op de middleware laag van de eigen instelling. Deze middleware laag communiceert met alle eigen onderliggende applicaties en via een switch bij SURF met de middleware laag van andere instellingen. Alle noodzakelijke intelligentie (processen, routing e.d.) bevindt zich in de eigen middleware laag bus. Alleen voor het uitwisselen met andere instellingen dient instellingsoverschrijdende governance ingericht te worden. In 2008 worden de gedefinieerde processen en functies in overeenstemming gebracht met de eigen processen en functies. Het is nodig vast te stellen welke van de huidige applicaties ze kunnen leveren. Wanneer er niet geleverd kan worden zullen er voorstellen moeten komen voor changes, die in dan nog te definiëren projecten uitgevoerd moeten gaan worden. Voor meer informatie zie hoofdstuk 3.


6 of 18

Mei ’08

1. Plan van Aanpak TU/e ICT Infrastructuur 2008-2009. 1.1 Wat vooraf is gegaan in 2007. Met betrekking tot de TU/e ICT infrastructuur is de Dienst ICT zowel centraal als in faculteiten actief. Het productportfolio is mede gebaseerd op georganiseerd centraaldecentraal overleg met facultaire ICT-coördinatoren en wordt in grote mate gedreven door de vraag vanuit het onderzoek en onderwijs op de TU/e. Hierdoor wordt gewaarborgd dat de Dienst ICT producten en diensten levert op en naar wens van de afnemers en gebaseerd is op opdrachten verstrekt door het CvB, de faculteiten en de diensten. Voorheen opereerde de Dienst ICT als een aanbodgerichte leverancier, nu als een klant-, service- en vraaggerichte dienst. De cultuuromslag die daarvoor nodig was is middels vele trainingen gerealiseerd en heeft tot een veel betere samenwerking tussen centraal en decentraal geleid met als resultaat dat in goed collegiaal overleg met de faculteiten en diensten de meeste in het ICT beleidsplan 2005-2008 (zie [1]) genoemde projecten inmiddels gerealiseerd zijn. Zo is op een gecoördineerde wijze in samenwerking met de faculteiten in korte tijd de overgang naar Office2003 gemaakt. Dit heeft zeker bijgedragen aan een ongestoorde bedrijfsvoering zonder compatibiliteitsproblemen tussen de verschillende office versies. De introductie van een gemeenschappelijke webapplicatie Employee Pages, waarmee gegevens uit de informatiebronnen HRM ( persoonsgegevens), Owis ( onderwijs aandeel) en Metis ( publicaties) per medewerker kunnen worden afgebeeld, heeft bijgedragen aan een betere informatievoorziening en kwaliteit van de data in de bedrijfssystemen. Medewerkers van de centrale Dienst ICT hebben samen met ICT-coördinatoren een plan uitgewerkt voor de clustering en consolidatie van de facultaire Exchange servers naar één centraal opgestelde en beheerde failsafe Exchange omgeving. Met de overgang naar Exchange2003 is dit plan ook daadwerkelijk gerealiseerd. Inmiddels zijn met de faculteiten ook SLA's afgesloten voor het gemeenschappelijk en gedeeld beheer van dit Exchange cluster. Naast consolidatie van hardware is er ook op vrij grote schaal hardware (servers) gevirtualiseerd de afgelopen jaren en is het on-demand concept geïntroduceerd. Door toepassing van virtualisatie is het mogelijk meerdere virtuele servers te draaien op 1 enkele fysieke server en on-demand maakt het mogelijk snel en eventueel tijdelijk over capaciteit te kunnen beschikken. Dit leidt niet alleen tot besparingen in de aanschaf van hardware ( Servers, UPS systemen, koelsystemen, vierkante meters ) maar eveneens tot besparingen in de exploitatie van de hardware ( onderhoudskosten + energierekening ). Dus “GROENER”. In samenwerking met faculteiten is de draadloze campus gerealiseerd. Overal zijn nu draadloze netwerkvoorzieningen beschikbaar met een voldoend hoge capaciteit. Daarbij is tevens de mogelijkheid gerealiseerd van toegang tot het netwerk voor collega's van andere Nederlandse universiteiten via Eduroam en voor gasten van de TU/e via speciale gastaccounts. De netwerkcapaciteit via vaste bedrading is verder opgevoerd door in gebruikneming van de 10 gigabit backbone en een aantal verbindingen met andere HO instellingen zijn Dienst ICT Versie 08

7 of 18

Mei ’08

(i.s.m. SURF) via lichtpaden gerealiseerd (zie figuur 1). Tevens hebben faculteiten, waar nodig, in samenwerking met de centrale Dienst ICT, de eigen netwerkinfrastructuur gemoderniseerd. In onderling overleg hebben faculteiten en Dienst ICT een campus breed systeem voor print en copy accounting (PAS) gerealiseerd en geïmplementeerd waarmee printers en copiers bij faculteiten, de bibliotheken en de ICTheek ontsloten kunnen worden. Hierdoor hebben studenten en medewerkers overal op de campus toegang tot print en kopieer faciliteiten. De centrale Dienst ICT beheert dit systeem. Figuur 1: Impressie van lichtpaden.

Beveiliging van informatie en informatievoorzieningen heeft veel aandacht gekregen. Er is een Security Platform gevormd dat gevraagd en ongevraagd het Dienst ICT Overleg en de facultaire ICT-coördinatoren adviseert met betrekking tot te nemen beveiligingsmaatregelen. Zaken als het gebruik van sterke wachtwoorden, het verbannen van, inmiddels, onveilige operating systemen als Windows95 en Windows2000 van de campus, het gebruik van een alternatieve virusscanner en het in kaart brengen van de bedreigingen door middel van een database zijn voorbeelden van adviezen van het Security Platform. Daarnaast heeft dit platform vanaf haar oprichting plannen gemaakt voor een security awareness campagne. De hierdoor verkregen inzichten zijn ingebracht in de 3TU security werkgroep en hebben geleid tot een awareness campagne in 3TU verband, waarvan in september 2007 de eerste uiting zichtbaar was. Verder zijn er vele nieuwe producten geïnstalleerd ten behoeve van de veiligheid zoals [web]servers certificaten, secure [mail/www] protocollen, spam/virusscanners. In oktober 2007 is een testdag gehouden deze eerste keer toegespitst op e-mail. Bij de tests op deze dag werd de robuustheid van de infrastructuur getoetst door dubbel uitgevoerde componenten als servers en netwerkverbindingen uit te schakelen en daarbij te controleren of de e-mail service, ook zonder de uitgeschakelde onderdelen, nog functioneerde.


8 of 18

Mei ’08

De dag bleek erg nuttig. Hoewel de meeste tests succesvol verliepen kwam er wel een ontwerpfout aan het licht. Vanwege dit nut zal voortaan jaarlijks een testdag worden gehouden met steeds een ander hoofdonderwerp. Inmiddels maken meer faculteiten gebruik van de centrale housing voor het onderbrengen van eigen servers en rekenclusters. Vele van de bovenstaande samenwerkingen en de daarbij bereikte resultaten hebben op het gebied van de TU/e infrastructuur geleid tot: • Een nog steeds “State of the Art” en “veilige” TU/e ICT Infrastructuur; • Een aantal “Early Adopter” projecten met als resultaat de introductie van: lichtpaden, office communication services & unified messaging, smartphones, sharepoint, identity management en single log-on; • Meer tevredenheid bij de gebruikers van de TU/e ICT infrastructuur. • Een balans in samenwerking tussen centraal en decentraal, die volwassen genoemd mag worden; • Een heldere positie van de ICT-coordinatoren bij de klant en de Dienst ICT. • Een lager kostenniveau; • Een hoger “GROEN” niveau; • Deling van kennis en kunde.

1.2 De roadmap voor de TU/e ICT Infrastructuur 2008-2009. De bereikte status (volwassenheid) in de samenwerking tussen centraal en decentraal van de Dienst ICT staat toe vervolgstappen te zetten naar verdere professionalisering van de gehele dienst met als doel excellentie. Ook dit jaar zullen er weer evaluaties plaatsvinden en met behulp van heisessies, nu ook voor centraal en decentraal gezamenlijk, zullen voorstellen gegenereerd en geconcretiseerd worden om: • Het dienstverleningsniveau verder verhogen; • De infrastructuur “State of the Art” te houden/te innoveren; • Beleid en architectuur (visie) met betrekking tot infrastructuur en beveiliging te ontwikkelen en te concretiseren; • Meer en nog sneller innovaties te adopteren (Next Generation faciliteiten); • Interne en externe communicatie en presentatie van de Dienst ICT tot volwassenheid te brengen; Het dienstverleningsniveau verder verhogen. Met betrekking tot de dienstverlening zal een tevredenheids onderzoek uitgevoerd gaan worden bij de klanten van de Dienst ICT zowel met betrekking tot de centrale als de decentrale dienstverlening. Daarnaast zal er een benchmark uitgevoerd worden met een aantal andere universiteiten met betrekking tot de prestaties van de dienst. Om klanten beter te kunnen bedienen bij het testen van systemen zal een universele testomgeving worden ingericht waarin alle componenten van de infrastructuur aanwezig zijn. Ter garantie van het dienstverleningsniveau zal het security awareness programma worden voortgezet. Zo zal ook de mogelijkheid voor het bieden van centrale housing voor nieuwe rekenclusters, servers en uitwijkapparatuur worden uitgebreid; Dienst ICT Versie 08

9 of 18

Mei ’08

Uitgangspunt hierbij is: “GROEN” door virtualisatie en consolidatie van hardware. Smartphones zullen uitgebreider ondersteund gaan worden. De infrastructuur “”State of the Art” te houden/te innoveren. Het “State of the Art”” houden van de infrastructuur zal gestalte krijgen onder andere in de uitrol van Office 2007. Centrale en decentrale ICT medewerkers bereiden deze uitrol nu voor. In verband met een gewijzigd documentformaat en een gewijzigde gebruikersinterface is een gecoördineerde actie, ondersteund met gebruikerscursussen gericht op verschillende doelgroepen, van groot belang. Ook nu weer staat het belang van een ongestoorde bedrijfsvoering centraal. De uitrol hiervan wordt in de tweede helft van 2008 verwacht. De overgang naar Vista is afhankelijk gesteld van de Vista-readiness van de software, die nu in gebruik is bij faculteiten en diensten. De verwachting is dat de notebooks van de generatie 2008 met Vista zullen worden uitgerust, waarna werkplekken van medewerkers zullen volgen. Er is echter geen noodzaak voor een snelle migratie. Inmiddels hebben de ICT-coördinatoren ook positief geadviseerd ten aanzien van de uitrol van Exchange 2007 (mail/agenda) over de campus. Al enige tijd wordt hiermee, in een gezamenlijke pilot van de TU/e en Microsoft, ervaring opgedaan in een groep van ca 100 gebruikers. De verwachting is dat verdere uitrol in 2008 zijn beslag zal krijgen. Op netwerkgebied wordt het ontwerp van de volgende generatie WLAN voorbereid opdat meer bandbreedte en Next Generation faciliteiten beschikbaar komen. Webinnovatie. • Evaluatie van het huidig content management systeem (Typo3). • De realisatie van de scheiding internet en intranet. • Een aanvang maken met een medewerkers (DWOM) portal. Beleid en architectuur met betrekking tot de ICT Infrastructuur en beveiliging. Beleid en architectuur met betrekking tot de infrastructuur zal een vast agenda punt gaan worden in het overleg tussen centraal en decentraal. Ontwikkelingen op onderwijs en onderzoeksgebied, internationalisering, samenwerking met andere universiteiten (3TU) en instellingen (WTR, SURF), het instellingsplan van de TU/e en het vinden van een balans tussen belangen van faculteiten zullen hierbij belangrijke aandachtspunten zijn. Het voor u liggend rapport is één resultaat van deze inspanning. In 2008 zal een planning en controle cyclus hiervoor ingericht worden opdat deze periodiek herhaald kan worden en zullen nieuwe instrumenten ingezet gaan worden om dit beleid te concretiseren. Meer en sneller innovaties adopteren. Een van de mogelijkheden voor het concretiseren van beleid is door meer en sneller innovaties (Next Generation faciliteiten) te adopteren. Samen met enige ICTcoördinatoren, de centrale Dienst ICT en het IEC wordt een plan uitgewerkt voor de uitrol van een campuswijde Sharepoint omgeving, zowel voor: • Documentbeheer en archivering; • Het faciliteren van samenwerken in onderwijs- en onderzoeksgroepen (teamwork);


10 of 18

Mei ’08

•

Als mogelijke nieuwe technologie voor de Digitale Leer en Werk Omgeving (DLWO portal); • Als nieuwe technologie voor de in 2008 voorziene Studyweb 2 omgeving. Het centrale deel van de Dienst ICT is hiervoor een campus brede Sharepoint testomgeving aan het inrichten. Na een eerste pilot samen met Nec-Philips en Microsoft rond Office Communication Services & Unified Messaging (OCS) zal dit product opgenomen worden in het portfolio van de Dienst ICT en zal in de komende jaren geleidelijk voor een steeds grotere groep gebruikers beschikbaar komen. OCS verbindt telefonie, e-mail, video-conferencing en instant messaging met elkaar. Gebruikers krijgen vanaf hun eigen werplek toegang tot deze OCS functionaliteit via extra software op hun PC. Met Unified Messaging komen voicemails van de telefonie omgeving terecht in de Outlook mailbox van de gebruiker. Daarnaast behoort ‘Outlook Voice Access’ tot de mogelijkheden. Hiermee wordt het bijvoorbeeld mogelijk gemaakt om via de telefoon emails, contacten en agenda te beluisteren. Ter voorbereiding op een single logon voor alle diensten wordt in 2008 verder gewerkt aan een verdere operationalisering van de Active Directory Federation Service (ADFS) en een koppeling met de Surfnet Federatie; Interne en externe communicatie en presentatie tot volwassenheid brengen Begin 2008 is er een communicatieplan (zie [2]) gemaakt dat in uitvoering gebracht zal worden. Dit zal gaan leiden tot een: • Meer planmatige en meer inhoudelijke informatievoorziening van de dienst ICT zowel naar buiten als naar binnen. • Een nieuwe sprankelende interactieve website voor de dienst. • Meer aandacht voor de presentatie van producten en diensten van de dienst (productcatalogus). • Het publiceren van nieuwsbrieven. De eerste verschijnt in april 2008. Verder zal de Dienst ICT frequenter stukken als deze gaan produceren om de periode van verslaglegging en planvorming te bekorten .

2. Plan van Aanpak TU/e DLWO 2008-2009. 2.1 Wat vooraf is gegaan in 2007 In maart 2007 is een aanvang gemaakt met het project Digitale Leer en Werk Omgeving (DLWO, zie [3]) en in september was er een operationeel portal voor studenten en docenten van de TU/e. Eind 2007 is de portal klaargemaakt voor de totale uitrol, die inmiddels heeft plaatsgevonden en is een aanvang gemaakt met fase 2. Voorheen moesten studenten en docenten uitzoeken welke van de vier systemen (Owis, Studyweb, Vubis en Exchange) ze moesten gebruiken voor het uitvoeren van transacties en het verkrijgen van informatie. Op elk systeem moest steeds weer opnieuw ingelogd worden. Dienst ICT Versie 08

11 of 18

Mei ’08

Nu zijn alle relevante onderwijsfuncties verzameld en benoemd in de portal en wordt de student of docent, na één inlog op de portal, automatisch in de juiste applicatie gebracht. Belangrijke doorbraken bij dit project zijn: • Het realiseren van een intensieve samenwerking tussen 4 diensten en de faculteiten, als hoeders van Studyweb; • Het verkregen inzicht in de bestaande architectuur (zie figuur 2); • De ontwikkeling en acceptatie van een nieuwe architectuur (zie figuur 3); • De wil bij de samenwerkende partijen te streven naar standaardisatie en stroomlijning van processen, functies en applicaties. Nota bene, de single logon en de transparantie van functies zijn de eerste boegbeelden hiervan. Het betrof hier een nieuwe vorm van samenwerking tussen drie diensten (STU, IEC, Dienst ICT) en de faculteiten (vertegenwoordigt door een van hen). Doel was het tot stand brengen van een geïntegreerd product bestaande uit diensten (functionele services) voor het proces onderwijs, direct dus voor studenten en docenten. Deelnemers waren niet de ICT-coördinatoren. Wel de proces en systeem eigenaren (directeuren en diensthoofden) en hun functionele beheerders van de in het product opgenomen componenten en de opleidingsdirecteuren van de faculteiten. De studenten werden middels het SAO geconsulteerd. Kritische succesfactoren hierbij waren: • De bereidheid eigen identiteit in te leveren en consequenties voor processen te aanvaarden; • Taken en gegevensverzamelingen te willen verdelen ter voorkoming van duplicatie en afwijkingen; • De wens van de gebruiker en de condities voor acceptatie betrouwbaar in kaart te krijgen. Figuur 2: De applicatiestructuur nu van onderwijs gerelateerde informatiesystemen.


12 of 18

Mei ’08

2.2 De roadmap voor de TU/e DLWO 2008-2009. In 2008 wordt fase 2 uitgevoerd met als speerpunten: • Het realiseren van een userinterface (GUI) voor alle vier de systemen. Gebruikers zijn niet geïnteresseerd in uit welk systeem gegevens komen maar wel in een gelijkvormige presentatie van de gegevens en eenzelfde bediening van de onderliggende systemen. • Het realiseren van een middleware laag voor gegevensuitwisseling tussen: o De userinterface en de aanwezige systemen; o Systemen onderling (reductie van interfaces); o Instellingen voor hoger onderwijs (via SURF en nu voornamelijk voor 3TU). Een middleware laag bevat o.a. de definitie van de gegevens en de functionele services, de work-flow voor en intelligentie van processen ter creatie van functionele services, de routing en locatie van de gegevens en applicatie services, die deze services leveren en structuren voor gegevensuitwisseling. • Alleen voor die functionele services waarvoor door de faculteiten en STU afspraken zijn gemaakt en de in 3TU verband afgesproken services zoals: o Inschrijven leeractiviteit; o (online) samenwerken; o College volgen; o Informatie voorziening; o Begeleiding; o Beoordeling. (Zie voor de opdrachtomschrijving [4]). Op dit moment wordt het projectplan gemaakt dat in februari aan de stuurgroep TU/e DLWO zal worden voorgelegd. Het streven is om op 1 september 2008, 1 januari 2009 en 31 december 2009 met resultaten te komen. Het project zal worden uitgevoerd op basis van een nieuw architectuur model (SOA) en de architectuurprincipes en de IT richtlijnen zoals die in 3TU verband in concept zijn uitgewerkt door een zestal 3TU-ICT projecten (zie hiervoor hoofdstuk 3). De door de dienst ICT voor 3TU gedane inspanningen leveren daarmede direct resultaat op voor de verdere ontwikkeling van de digitale leer en werk omgeving van de TU/e. Omgekeerd is afgesproken dat het TU/e DLWO project tevens weer pilot zal zijn voor verdere ontwikkeling van de federatieve DLWO (3TU, SURF).


13 of 18

Mei ’08

Figuur 2: De toekomstige applicatiestructuur van onderwijs gerelateerde informatiesystemen.

3. Plan van Aanpak Federatieve DLWO (3TU) 2008-2009. 3.1 Wat vooraf is gegaan in 2007 In samenwerking met de 3TU-Graduate School (GS) en SURF is vastgesteld welke processen, functies en gegevens er nodig zijn om interuniversitair te kunnen doceren en studeren. Deze processen, functies en gegevens zijn beschreven en een aanzet voor een architectuur is geleverd (zie [5 en 6]). Uitgangspunt daarbij is dat studenten/docenten de portal van de eigen instelling als userinterface moeten kunnen gebruiken naar alle informatie en onderwijsfuncties van alle drie de instellingen en later mogelijk ook andere instellingen. Deze portal werkt op de middleware laag van de eigen instelling. Deze middleware laag communiceert met alle eigen onderliggende applicaties en via een switch bij SURF met de middleware lagen van andere instellingen. Alle noodzakelijke intelligentie (processen, routing e.d.) bevindt zich in de eigen middleware laag. Alleen voor het uitwisselen met andere instellingen dient instellingsoverschrijdende governance ingericht te worden.


14 of 18

Mei ’08

Om de Federatieve DLWO op de infrastructuren van de drie instellingen in bedrijf te krijgen is in 2007 gezamenlijk door de drie TU’s een hoop grondwerk verricht. Daartoe zijn door de drie diensten ICT een zestal 3TU-ICT projectgroepen opgericht. De projectgroep 3TU DLWO, die het hierboven staande heeft opgeleverd. De projectgroep Identity Management en Role Based Access (IDM) heeft in 2007 een koppeling tot stand gebracht tussen de drie Identity Management systemen van de TU’s in samenwerking met en via het IDM systeem van SURF. Daarnaast is er, ook weer met SURF, een dataset gedefinieerd voor authenticatie en autorisatie van geïdentificeerde personen. De projectgroep Security heeft in 2007 gemeenschappelijke richtlijnen opgesteld voor inrichting en gebruik van de infrastructuren en is een security awareness programma bij alle drie de instellingen gestart. Daarnaast is er een uitwijk carrousel georganiseerd voor de schaduwsystemen van de instellingen. De projectgroep Multi Media Communicatie heeft in 2007 bewerkstelligd dat alle drie de instellingen over dezelfde video opname apparatuur beschikken en er gemeenschappelijke activiteiten worden ontplooid met betrekking tot telefonie. De projectgroep SIS heeft in 2007 bewerkstelligd dat een 3TU-GS masterstudent zich alleen maar bij de eigen instelling hoeft in te schrijven en daarmee automatisch bekend is bij de twee andere instellingen en zo toegang heeft tot de faciliteiten. De groep SISNEW heeft een Europese aanbesteding voorbereid voor het vervangen van de onderwijssystemen bij de TUD en de UT. De TU/e vervangt nog niet. De projectgroep Architectuur heeft in 2007 architecturen, architectuurprincipes, ITrichtlijnen en governance regels ontwikkeld voor de Federatieve DLWO. De dienst ICT van de TU/e heeft met 2 personen per projectgroep deelgenomen aan deze projectgroepen en deze inspanning heeft zich door de bundeling van capaciteit en kennis direct zeer succesvol terugvertaald naar resultaten. Deze resultaten zijn direct toepasbaar zijn bij de verdere ontwikkelingen van de TU/e DLWO, de TU/e infrastructuur, het TU/e informatiemanagement en de Dienst ICT.

3.2 De roadmap voor de Federatieve DLWO 2008-2009. In 2008 worden de in 3TU verband gedefinieerde processen en functies bij alle drie de TU’s afgebeeld op de eigen processen en functies en wordt vastgesteld welke van de huidig aanwezige applicaties ze kunnen leveren. Wanneer er niet geleverd kan worden volgen er voorstellen voor wijziging of aanvulling van de huidige applicaties. Dit wordt dan in nog te plannen projecten uitgevoerd. Realisatie wordt op elke TU opgepakt. De projectgroep 3TU DLWO draagt in 2008 zorg voor het bovenstaande door een instellingsoverschrijdend implementatieplan te maken. De 3TU projectgroep Architectuur zal in 2008 concepten opleveren voor de architectuur van de infrastructuur voor de toekomst, de governance voor het gemeenschappelijke deel, een roadmap voor het bereiken van een SOA infrastructuur en een programma van eisen voor de inrichting van portalen (GUI’s). De projectgroep Identity Management en Role Based Access (IDM) rond in 2008 de koppeling van de (technische) providers af en start met het definiëren van service providers. Ook gaat zij op zoek naar applicaties die “federatief aware” zijn ofwel in staat zijn het role-based access principe te ondersteunen. Dienst ICT Versie 08

15 of 18

Mei ’08

De projectgroep Security gaat in 2007 het gebruik van het optical privat netwerk stimuleren, een security awareness nulmeting uitvoeren, het security beleid op hoofdlijnen formuleren en de bestaande policies inventariseren. De projectgroep Multi Media Communicatie werkt in 2008 het video project verder uit, maakt plannen voor synchronisatie van telefonie en unified messaging en onderzoekt de status van 3TU intranet. De projectgroep SIS en SIS-NEW ronden de Europese aanbesteding voor Delft en Twente af. De TU/e vervangt voorlopig nog niet.

4. Conclusie. “So be it and shall it be done! ”


16 of 18

Mei ’08

Bijlage 1: Afkortingenregister 3TU ADFS BO CEC CVB DHO DLWO DFEZ DPO GS GUI HO HRM ICT IDM IEC IT METIS OCS OPLDIR OWIS PAS PC PVA SAO SBI SIS SOA SLA SURF TUD TU/e UPS UT VUBIS WLAN WOB WTR


= Federatie Technische Universiteiten. = Active Directory Federation System. = Bestuurlijk Overleg TU/e. = Communicatie Expertise Centrum. = College van Bestuur. = Dienst Hoofden Overleg. = Digitale Leer en Werk Omgeving. = Dienst Financiën en Administratie. = Dienst Personeel en Organisatie. = Graduate School. = Graphical User Interface. = Hoger Onderwijs. = Human Resource Management system. = Informatie en Communicatie Technologie. = Identity Management. = Informatie Expertise Centrum. = Informatie Technologie. = Naam onderzoeksregistratie systeem. = Office Communication Service. = Opleidings Directeuren. = Onderwijs Informatie Systeem TU/e. = Printing Accounting System. = Peronal Computer. = Plan van Aanpak. = Studenten Advies Orgaan. = Stuurgroep Bedrijfs Informatie Systemen = Studenten Informatie Systeem. = Service Oriented Architecture. = Service Level Agreement. = Stichting Universitaire Reken Faciliteiten. = Technische Universiteit Delft. = Technische Universiteit Eindhoven. = Uninterruptable Power Supply. = Universiteit Twente. = Naam bibliotheek systeem. = Wireless Local Area Network. = Werk Overleg Bedrijfsdirecteuren. = Wetenschappelijke Technische Raad.

17 of 18

Mei ’08

Bijlage 2: Lijst van onderliggende documenten 1. 2. 3. 4. 5. 6.

ICT beleidsplan 2005-2008 Communicatieplan Dienst ICT Presentatie DLWO bij OPLDIR Opdrachtbeschrijving DLWO fase 2 Management presentatie 3TU DLWO Rapport 3TU DLWO BiZZdesign


18 of 18

Juni 2005 Nov 2007 Mei 2007 Jan 2008 Dec 2007 Dec 2007

Mei ’08

e Digitale Leer en Werk Omgeving (DLWO) Federatieve DLWO (3TU)

Recommend Documents