Concept Verslag van werksessie 2 DLWO SURF, 25 juni 2013 De werksessie 2 DLWO is onderdeel van het programma Visie op DLWO. Dit programma heeft als doel om instellingen te ondersteunen bij het ontwikkelen van een visie op hun eigen DLWO. De tweede sessie is een vervolg op de werksessie van 24 mei waarin de metafoor van de burcht en het open landschap centraal stond. In werksessie 2 wordt ingegaan op gebruikerservaringen en wordt een aantal cases gepresenteerd van instellingen. In het tweede gedeelte van de dag staan scenario’s voor het inrichten van de DLWO van de toekomst centraal. Inleiding Iedereen wordt welkom geheten door Lianne van Elk. Zij schets kort het programma Visie op DLWO waarvan deze werksessie een onderdeel is. Zie ook powerpointpresentatie Inleiding en scenario’s. De centrale vraag: Hoe kan je als instelling enerzijds de gebruikers optimaal faciliteren en vrijheid geven om eigen tools en apps te gebruiken en anderzijds goede randvoorwaarden creëren voor informatiebeheer, beveiliging en verantwoording. DLWO en gebruikersonderzoek van Saxion, Heino Logtenberg en Marjon Baas Heino Logtenberg presenteert de huidige stand van zaken rondom de DLWO van Saxion. (zie ook powerpoint presentatie casus Saxion). Bij Saxion speelt momenteel een groot aantal implementaties van bedrijf kritische applicaties naast elkaar. Saxion heeft gekozen voor Blackboard. Afgelopen jaren is er veel aandacht besteed aan het goed inrichten van IT governance. Nu zijn de domeinen eigenaar van de IT en zijn adviseurs gekoppeld aan domeinen. Saxion heeft voor wat betreft het inrichten van de DLWO gekozen voor: wat wettelijk moet en wat gezamenlijk efficiënt en effectief lijkt te zijn. Het eerste deel hiervan moet gewoon, het laatste is lastiger. Saxion kiest voor het inrichten van de burcht, en van een klein beetje stad. Maar het informele gedeelte (landschap) wordt vrijgelaten. Saxion vindt het wel belangrijk, maar de keuze is gemaakt om dit niet te gaan regelen. Saxion heeft zes onderwerpen gekozen waarop de aandacht de komende tijd gericht wordt. Eén van de onderwerpen is het behalen van ‘quick wins’, om de grootste pijnpunten vanuit de organisatie aan te pakken. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het maken van apps voor het mobiel ontsluiten van informatie, het beschikbaar stellen van meer opslagcapaciteit (zodat gebruikers niet hoeven uit te wijken naar dropbox) en het verkorten van de opstarttijd van pc’s die gebruikt worden voor presentaties in lokalen. Daarnaast is er een model ontwikkeld voor professionalisering van docenten. Marjon Baas presenteert het resultaat van gebruikersonderzoek dat Saxion uitgevoerd heeft. De Saxion studenten enquête is afgerond. De Saxion docenten enquête loopt nog. Zie de presentatie over het gebruikersonderzoek en Infographic van Saxion. Ontwerpprincipes voor leeromgevingen die digitale competenties versterken, Frans Jacobs Frans Jacobs presenteert zijn promotieonderzoek dat ging over ontwerpen van leeromgevingen die digitale competenties versterken. Frans geeft aan dat er kansen gemist worden en dat er door onkunde op het terrein van ICT binnen bedrijven tijd en geld verknoeit wordt. Uit zijn onderzoek komt naar voren dat ICT op alle niveaus in het onderwijs geïntegreerd zou moeten zijn. Hij komt hierbij op twaalf ontwerpprincipes (zie ook zijn prezi casus Hogeschool Zuyd http://prezi.com/vc9kjhn1vbwo/surf-dwlo-bijeenkomst-25-06-2013/ en de repository Slagvaardig met ICT: http://repository.tudelft.nl/view/ir/uuid%3A41e00c81-e909-4301-a80e-9da23327e3f0/).
Op 8 oktober 2013 is er een SURFacademy bijeenkomst over dit onderwerp. Zie ook Seminar Slagvaardig met ICT.
Casus Hogeschool Leiden, Nico Juist (zie presentatie casus H Leiden) Uitgangspunt bij Hogeschool Leiden: DLWO is onderwijsneutraal. Hogeschool Leiden zit ook in een transitietraject waarin er aandacht is voor het aanpassen van het business model en het goed inrichten van de DLWO. Ambities zijn hoog maar ook lastig te realiseren omdat het gaat om het aanpassen van lopende werkprocessen: het is als vliegtuigen bouwen in de lucht. Wat speelt er allemaal: roosterproblematiek, oude systemen die vernieuwd moeten worden. HR systeem is naar de cloud, Bb is saas (geen cloud), migratie naar Office 365, gebruikers die keuzevrijheid willen. Binnen Leiden is er een visie op ICT in onderwijs geformuleerd en zijn er principes opgesteld voor de inrichting van de DLWO. Het uitgangspunt is om de burcht zo klein mogelijk te houden (archief, document management systeem) en applicaties in de stad te faciliteren (bijvoorbeeld Blackboard, persoonlijke mail, Edugroepen, HBO Kennisbank). De verantwoordelijkheid voor informatie in deze systemen ligt bij gebruikers. Edwin Castelein (HAN) geeft aan dat hij het jammer vindt dat het in dit verhaal weer over applicaties gaat. Hij wil het liever over gegevens en over functionaliteiten hebben. Nico: in wil het ook graag informatiekundig beschouwen, maar in realiteit heb ik te maken met de huidige situatie en met gesprekspartners die denken in applicaties. Daar moet ik mee stoeien. Huidige ontwikkelingen Hogeschool Leiden: scheiden van content en werkprocessen in ELO, brievenbus in muur van burcht, miniportal over alle webservices heen. Volgend jaar staat de implementatie van een Document Management Systeem op de agenda. Nico zou het liefst zien dat er hierbij een link wordt gelegd met de Selectielijst. Alle stukjes informatie uit de selectielijst zijn output van een proces. Het is uitdagend om een systeem zo in te richten dat deze processen ondersteund worden en dat gebruiker simpelweg een template kan kiezen en dat de informatie dan – via onderwaterprocessen – op de juiste wijze wordt opgeslagen. Er is hiervoor zowel aan voorkant als aan achterkant nog heel veel te doen. Edwin vraagt wat de inrichting van de DLWO in Leiden mag kosten. Nico vertelt dat ze bij de ontwikkeling van het DLWO-boekje vorig jaar vastgelopen zijn op de ‘business case’. Het is wel mogelijk om een business case bij kleine onderdelen van de DLWO te maken, bijvoorbeeld een migratie van “on premise” naar “Cloud”, maar voor het geheel is dit erg complex. Edwin geeft aan dat hij vindt dat de kosten momenteel binnen de perken blijven, maar dat dit niet zo ervaren wordt. Blijkbaar zijn we niet gewend om geld aan deze zaken uit te geven, terwijl het wel kwaliteit oplevert. Frans: het gaat steeds om ‘out of pocket’ kosten. Wat je bespaart, dat wordt dan weer niet meegenomen. Voorbeeld Frans van opmerking van iemand uit Tsjechië naar aantal presentaties vanuit Nederland: “we only have 1 system”. Als er geld is dan wil je allemaal ‘eigen ’dingen. Juist door cloudontwikkelingen zouden we weer naar meer samenwerking toekunnen. Bert: nieuwe selectielijst zou hierbij een goede aanleiding kunnen zijn. Het is toch een nachtmerrie dat alle documenten die je nodig hebt voor je verantwoording in verschillende applicaties zitten. Casus Universiteit Maastricht, Jeroen ten Haaf Jeroen presenteert het ‘landschap’ van de UM aan hand van de burchtmetafoor (ppt volgt). Vooraf maakt hij een opmerking over het feit dat sturen op contacturen, zoals nu wordt gedaan, averechts werkt voor de overstap naar een flexibelere leeromgeving. Online contact wordt nu niet meegenomen, en grote colleges leveren het meeste op. Hierdoor sturen bestuurders de docenten weer grote collegezalen in.
De burcht bestaat uit: SAP, LDap en voor een deel uit Bb en de VRE. De UM werkt met Problem Based Learning. Binnen de UM staat alles in Blackboard. Ook de VRE maakt voor een belangrijk gedeelte gebruik van Blackboard. Er zijn 660 actieve communities en meer dan een miljoen hits per dag. Blackboard is gekoppeld aan administratiesystemen om gebruikers te registeren en te autoriseren. Facebook: = metafoor voor nieuwe ontwikkelingen De stad van de UM is te vergelijken met Rio aan de Maas. Als carnaval is afgelopen: dan wordt een zooitje in de stad, een onbeheersbare massa. Studenten/docenten: niet tevreden hierover. Er is een standaardformat voor het aanbieden van PGO via Blackboard. Daar houden docenten zich lang niet altijd aan tot ergernis van studenten. VRE, maakt voor belangrijk gedeelte gebruik van Bb. Vanuit onderzoek is geëxperimenteerd met SP, want nadeel Bb is dat het alleen intern gebruikt kan worden. Nu is gekozen ‘virtual classroom’ : Elluminate bb webconference. Deze licentie staat toe dat je iedereen mag uitnodigen. Het is ook mobiel toepasbaar en wordt nu veel door onderzoekers gebruikt. Uitgangspunten van PGO: Real life situation Tutorial groups (ongunstig voor contacturen) Self directed; develop your own style Formatieve toetsen Feedback, evaluatie (is nu te weinig aandacht voor nu, gaan ze aan werken). Facebook: gebruiken om mensen buiten te bereiken, als vlaggenstok. Voorbeeld site van bibliotheek wordt veel geliked Waar mogelijk integreren: facebook kan niet, maar mobiele diensten wel. Bb-mobile app: 7 uur ’s ochtend staat dit loeihard aan. Heel triviaal (wan studenten kijken vooral of er iets uitvalt). Het speelt wel in op behoefte van studenten. EdL@b: leeromgevingen, leertrajecten die studenten/docenten kunnen uitproberen (bijvoorbeeld Portfolio) De UM wil toe naar een hybride omgeving met 1 voorkant. Problemen waar ze nu tegenaan lopen: Docenten gebruiken Bb niet volgens het format en dat levert irritatie bij studenten Veel tools opgedrongen, via servicepacks komt nieuwe functionaliteit en daar zit je niet altijd op te wachten Veel en tegenstrijdige eisen: studenten willen dat docenten spullen op zelfde plek zetten, docenten willen juist vrijheid in invulling. Aanpak om situatie te verbeteren (stad op te ruimen): Focus interviews met gebruikers Usual suspects gebruikersgroep “schoonmaakploeg” Wisselend gebruik: benchmarken Gebruik monitoren (Saxion heeft dit al), heeft mogelijkheid tot contextgebaseerde support. -
Contextgebaseerde support (voor 90 % wijst gebruik Bb zichzelf al)
Dit leidt tot een dynamisch –cyclisch proces: aanbevelingen – draagvlak (is er dan al als het goed is) – besluiten –uitvoeren. Vraag van Roelof: speelt Bb een rol bij archivering? Antwoord Jeroen: In Sap worden knoppen omgezet zodat course verschijnt. Vervolgens kan de docent de course inrichten. Content blijft vijf jaar bewaard in het contentsysteem dat hieraan gekoppeld is. De docent moet Bb gebruiken want alle announcements zitten hierin. Ook werkstukken worden in Bb ingeleverd, dat kan met tijdsslot. Met nieuwe tool – Bb Retention Centre – kunnen docenten volgen wat studenten doen.
Bert: de massaliteit kan je ook gebruiken, bijvoorbeeld door studenten elkaar te laten helpen. Dan zou je eigenlijk een 661e community moeten hebben waar iedereen inzit. Dit lukt helaas niet want Bb gaat traag werken als er mee dan 1500 gebruikers in een course zitten. Cas: Bb staat bekend als omgeving waarin studenten moeilijk kunnen samenwerken. Hoe dan jullie dat met PGO? Jeroen: de collaboratieve tools en feedback mogelijkheden worden te weinig gebruikt. We kunnen dit nu gaan meten. Studenten werken op verschillende plekken samen, ook via social media, maar docenten zitten daar niet op te wachten. Dit zorgt voor een spagaat: docenten zien behoefte van studenten, doen zijn niet altijd in staat of bereid om hierop in te spelen. Je moet investeren om iets eigen te maken, en er komen nog steeds meer tools bij. Casus Avans, Eky Fioole en Jan Snijders Bij Avans is een tijd geleden een ‘glazen bol’ gebruikt om de toekomstvisie te bepalen. Het idee hierachter was: het is 1 DLWO maar de manier waarop je ernaar kijken bepaalt wat je ziet. De bol leverde mooie verhalen waarvan sommigen zijn uitgekomen en anderen niet. Huidige situatie Avans: Google Bb: meest uitgebreide systeem inclusief content systeem iAvans: leeg opleveren, echt als schil, gebruikers kunnen zelf bepalen wat ze erin zetten. Wat is er aan de hand: Bb wordt intensief gebruikt, kernsysteem, relatie met Google (building Block) waardoor documenten gedeeld worden. Alle persoonlijke schijven en groepsschijven gaan eruit. In plaats daarvan: Xythos (X-drive), aan ander kant: Corsa. Grote systemen als Osiris staan nu nog redelijk los hiervan. Avans wil toe naar splitsing tussen opslaan en beheer van documenten en systeem waarin ze gebruikt worden. Binnen Blackboard hebben studenten zelf de mogelijkheid om course aan te maken alsof hij docent is, waarin hij kan samenwerken. Avans heeft 1 systeem dat integraal en grootschalig gebruik wordt, maar ook een portaal. De burcht is heet groot: Studenten maken gebruik van eigen courses in bb, maar studenten gebruiken ook google docs en social media. Geen beleid hierop vanuit Avans. Voordelen: Bb is niet goed in delen en samenwerken Gebruikers soms onbewust vaardig Nadelen: Gebruik van Xythos is veel te abstract, omzetten is veel werk, maar ook meerwaarde halen uit gebruik si heel lastig. Best of breed: klinkt mooi, maar is in praktijk lastig. Juist Bb is lastig te koppelen. Actuele vraagstukken: Ontwikkelrichting ePortfolio: grote problemen met transfer van gegeven Dedicated digitaal toetssysteem: grootschalig summatief toetsen kan niet meer binnen Bb, omdat Bb zo hard gegroeid is. Hoe dan wel Nieuwe visie op DLWO en heroriëntatie op Bb Gebruikers zeggen steeds vaker: maakt niet uit hoe jullie het organiseren, als we er maar geen last van hebben.
Flexibiliteit: aandacht voor ketens. Wat we hebben geleerd: geen enkele afdeling kan het alleen, op raakvlakken zitten grootste uitdagingen. Nog geen idee hoe we zaken goed met elkaar kunnen verbinden. Samengevat: we hebben burcht en open stad, maar we zoeken nog naar bruggen. Xythos: is dms van Bb, (uitgeklede versie). Avans heeft gekozen voor Xythos digital locker, een DMS van Bb (uitgeklede versie). Bb is nog steeds een kernsysteem voor docenten en opleidingen. Maar zij gebruiken ook intensief andere systemen. Ze moeten de documenten vervolgens wel in Bb opslaan want moet in Bb contentsysteem Heroriëntatie: blijft Avans bij Bb? Portfolio wordt waarschijnlijk anders ingevuld Toetsen: voor grootschalig toetsen is Bb niet bestendig Voor andere functionaliteiten: we moeten kijken of we naar onze droom kunnen: lege portal… Vraag Berg: service Buux?? Maakt het gemakkelijker om componenten te vervangen. Jan: vanuit architectuurwerkgroep wordt hiernaar gekeken. Maar het probleem is vaak dat de governance niet goed belegd is. Avans zit in fase waarin zaken op orde gebracht moeten worden. Bert: spaghetti in governance geeft spaghetti in oplossingen. Presentatie scenario’s DLWO, Danny Greefhorst Danny Greefhorst presenteert vier scenario’s voor het inrichten van een DLWO: 1. Maximaal inzetten op een LMS (bijvoorbeeld Blackboard) 2. Een LMS inrichten op een productonafhankelijke wijze 3. Maximaal inzetten op een generiek product (bijvoorbeeld Sharepoint) 4. Best of Breed omgeving integreren via SURFconext (zie ook toelichting op scenario’s in bijlage). Aan de deelnemers wordt gevraagd om een scenario te kiezen en aan de hand van de volgende vragen te bespreken: 1. Waarom kies je voor dit scenario? 2. Wat zijn voor- en nadelen vanuit gebruikersperspectief (studenten/docenten/onderzoekers) ? 3. Wat zijn de voor- en nadelen vanuit het perspectief van de burcht en de dynamische open stad (gegevens beheer/externe verantwoording)? 4. Wat zijn voor- en nadelen vanuit inkoopbeleid en vanuit de Europese aanbestedingsregels? 5. Wat zijn voor- en nadelen vanuit technisch perspectief? 6. Overige voor- en nadelen? Opmerkingen vooraf: Bert stelt voor om bij scenario 4 de toevoeging SURFconext te schrappen omdat uitwisseling data via SURFconext (nog) niet mogelijk is. Heino vraagt of we het over DLWO hebben of over DLO? Scenario’s concentreren zich op Onderwijs. Als je het hele spectrum meeneemt is de keuze misschien anders. Jeroen geeft aan dat ze ook bij de UM ervan af gaan dat ze afhankelijk zijn van 1 systeem. Voor onderzoek is er niet een generiek systeem. Daar zal je altijd naar ’best of breed’ moeten. Danny geeft aan dat we voor het vervolgtraject nog eens goed kijken naar de definitie van de scenario’s. En hij vraagt de deelnemers om een keuze te maken en het scenario te bespreken aan de hand van bovenstaande vragen. Terugkoppeling op bespreking van scenario’s in groepen Scenario 1: door niemand gekozen. Door de deelnemers wordt aangegeven dat dit niet een scenario voor de toekomst is. Scenario 2: besproken door Nico, Roelof, Cas en Eky
Zij kozen voor dit scenario omdat een productonafhankelijkheid nodig is om aan te kunnen besteden. Zie ook sheet van Nico.
Scenario 3: besproken door Danny, Marion en Peter Hogenhuis Bij de HAN en Universiteit Eindhoven is deze casus actueel. Voordelen:
• • • • • • •
Op maat maken/flexibiliteit Geen hoge bb licentiekosten Naadloos geïntegreerd Maar één systeem voor gebruikers Veel mogelijkheden voor autorisaties (office, outlook en lync integratie) 1 (samen aan één document werken)
Nadelen:
• • • • • • •
Kosten van maatwerk (specifieke leer/onderwijsfuncties ontbreken standaard) Risico voor gegevensbeheer Lastig op te waarderen/migreren/vervangen Flexibiliteit levert beheerprobleem Requirements vragen veel kennis (beperkt mobiel toegankelijk) (complex systeem om te beheren)
Om nadelen te voorkomen:
• • • • •
Eerst goed nadenken over functionele eisen Voorkom maatwerk zoveel mogelijk (80/20 regel) Standaardiseer inrichting Componentiseerd losse bedrijfsfuncties Maak er geen bronsysteem van
Aanvulling van Eky: als je systeem uit de lucht gaat, dan heb je helemaal niets meer Gevoel: dit is niet het ideale scenario… HAN gaat eigenlijk voor scenario 4. Als je 80% kan afdekken dan is 3 misschien wel het ideale scenario. Maar als je slechts 60% kan afdekken dan kom je in scenario 4 terecht. Scenario 4 Om alle processen te dekken hebben we losse bouwstenen nodig. Dat kan ook een compleet LMS zijn (Nico: dan kom je op scenario 2). Maximale aansluiting op gebruikersbehoeften: daarom spreekt dit aan. Meerdere systemen, vraagt om meerdere vaardigheden Voor bedrijfskritische applicaties: norm vaststellen. Individuele of opleidingskeuzes mogelijk Spanning tussen bedrijfsprocessen en onderwijsprocessen: wat heel dicht bij onderwijsproces zit, dan zie je heel veel diversiteit, bij bedrijfsprocessen wil je echt kiezen voor standaarden. Als het gaat om het uitwisselen van gegevens: inschrijfproblemen, verwerken van toetsresultaten, die processen moeten op orde en gegevens uitwerking. 1
(sharepoint specifiek tussen haakjes)
Bij onderwijsprocessen is het uitwisselen van gegevens wat minder urgent Jan s: kan ook spanning zijn in eisen vanuit bijvoorbeeld accreditatie Dit scenario 4 is gewoon de realiteit. Maar het is niet altijd ideaal. Het is een enorme technische uitdaging om de systemen goed met elkaar te integreren. Daarnaast heb je te maken met Europese regels over aanbestedingen. Indien je meerdere grote systemen hebt, ben je telkens veel tijd kwijt aan de aanbestedingsprocessen. Over de precieze regelgeving is nog veel onduidelijkheid binnen deze groep. Conclusie en afspraken De beschrijving van de scenario’s was teveel vanuit onderwijs ingestoken. Indien je brede definitie hanteert van DLWO dan is scenario 4 de enige optie. Wellicht is het interessant om dit scenario verder uit te diepen vanuit verschillende perspectieven: markt, techniek (SURFconext). Etc. Wat gebeurt er als je DLWO met een onderwijskundige bril gaat benaderen? Wat zegt dat over benodigde functionaliteiten? Dit kan ook een interessante insteek zijn. Maar dan heb je het slechts over een deel van de DLWO (en niet over onderzoek en bedrijfsprocessen). Nico concludeert dat er een tegenstelling is in de wensen van de instellingen en de wijze waarop de grote producten zich ontwikkelen. De wens vanuit de instelling om losse bouwstenen te hebben waarmee je zo goed mogelijk op de behoeften van gebruikers kan inspelen. Maar de producten bewegen zich veelal naar het integreren van mee functionaliteit binnen 1 systeem (bijvoorbeeld Blackboard). Als gebruikers zijn we inmiddels gewend aan allerlei mobiele apps, klein en handig qua functionaliteit, die soms ook gegevens uitwisselen. Maar dit is nog niet zo gemakkelijk te realiseren binnen de DLWO.
Bijlagen: Deelnemerslijst 25 juni Powerpoint Inleiding en scenario’s, Lianne van Elk en Danny Greefhorst Powerpoint DLWO Saxion, Heino Logtenberg Powerpoint Gebruikersonderzoek Saxion, Marjon Baas Infografics Gebruikersonderzoek Saxion, Marjon Baas Prezi Ontwerpprincipes leeromgevingen Frans Jacobs: http://prezi.com/vc9kjhn1vbwo/surf-dwlo-bijeenkomst-25-06-2013/ Powerpoint DLWO Hogeschool Leiden, Nico Juist Powerpoint DLWO Universiteit Maastricht, Jeroen ten Haaf Powerpoint DLWO Avans Hogeschool, Jan Snijders en Eky Fioole Handout Scenario’s voor het inrichten van de leeromgeving
