Algemeen bestuur
Concept verslag AB vergadering 23 september 2013
1
Verslag - concept
Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland d.d. 23 september 2013 Aanwezig: R.C.L. Strijk, Leiden (voorzitter) H. Pluckel, Rijnland C. den Ouden, Zoeterwoude E. Beimers, Wassenaar H. Schouffoer, Rijnland H. van den Akker, Gouda J. Goudbeek, Bodegraven-Reeuwijk E.T.M. van Kesteren (directeur)
Afwezig F. Blommers, Voorschoten J. Haanstra, Oegstgeest W. van Duijn, Katwijk
Verslag: R.Vroonland
1. Opening De heer Strijk opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Aangezien niet alle aanwezigen met elkaar bekend zijn, vindt er eerst een voorstelronde plaats. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen Mevrouw Van Kesteren doet de volgende mededelingen: - Er zijn afmeldingen ontvangen van mevrouw Haanstra (Oegstgeest) en de heren Blommers (Voorschoten) en Van Duijn (Katwijk). De heer Beimers geeft aan dat hij in dit overleg ook de stem van de gemeente Voorschoten weergeeft. Aangegeven wordt dat het onderling vervangen van bestuursleden in het Algemeen Bestuur niet mogelijk is. Ieder lid van het Algemeen Bestuur kan slechts zijn/haar eigen organisatie vertegenwoordigen. - Op 28 oktober as. vindt er een brainstormsessie plaats voor het bestuur en het MT van de BSGR met als onderwerpen het kostprijs & strategie. Deze sessie vindt plaats in het Golden Tulip hotel. Naast de eerder genoemden zullen ook een tweetal externe partijen worden uitgenodigd om daarbij volgtijdig aanwezig te zijn. Te weten de heer P. van den Bosch; hij zal een presentatie geven over de “do’s and don’t” op het gebied van samenwerking van belastingorganisaties en de ontwikkelingen op de markt van belastingsamenwerkingsverbanden, en Kokx & De Voogd; zij zullen een presentatie geven over de uitbreidingsstrategie van de BSGR. Van het rapport van Kokx & De Voogd heeft inmiddels al een terugkoppeling plaatsgevonden naar het DB. - De jaarlijkse bijeenkomst voor de leden van de AB’s van de deelnemers is gepland op 12 november aanstaande (de uitnodigingen zijn al verzonden). Er staat een drietal presentaties op het programma. Mevrouw Van Kesteren zal een terugkoppeling geven over het afgelopen jaar; de heer Van den Bosch geeft een presentatie over de “do’s and don’t”op het gebied van samenwerking van belastingorganisaties en zal daarbij tevens de ontwikkelingen op de markt van belastingsamenwerkingsverbanden aanstippen; tenslotte geeft de heer Strijk een presentatie over de voorgenomen strategie van de BSGR.
pag 1 van 6
1-11-2013
Concept verslag AB vergadering 23 september 2013
2
3. DB vergadering 13 mei 2013 Pagina 1. de heer Beimers geeft aan dat hij bezien vanuit het standpunt van de BSGR in het kader van een kostprijs discussie het item harmonisatie begrijpt, maar hij geeft wel aan dat er vanuit de gemeente Wassenaar sterk wordt gehecht aan de heffingssystematiek die zij nu hanteren (gemeentelijke autonomie) ten behoeve van de tariefstelling van de rioolheffing. Hij geeft aan dat een wijziging van de heffingssystematiek gevolgen heeft voor de lastenverdeling over de burgers. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat met de kostprijsdiscussie allereerst wordt beoogd om de kosten van de diverse heffingsmethodieken inzichtelijk te maken. Daarna kan hierover verder een inhoudelijk discussie in het bestuur worden gevoerd. De heer Strijk merkt op dat de keuzevrijheid van de afzonderlijke deelnemer voor een bepaalde heffingsmaatstaf blijft bestaan, maar dat er mogelijkerwijs wel een kostenplaatje wordt gehangen aan deze keuze. De heer Beimers heeft geen moeite met deze insteek nb. actiepunt 7 aanlevering gegevens Dunea: mevrouw Van Kesteren geeft aan dat nog niet alle gegevens voor 2012 zijn aangeleverd. Daarnaast geeft zij aan dat er zich problemen voordoen met de koppeling van de gegevens van Dunea aangezien deze gegevens niet BAG conform worden aangeleverd. De heer Beimers merkt op dat hij begrepen heeft dat Dunea voornemens is om wel BAG conform te gaan leveren, waarop mevrouw Van Kesteren antwoordt dat zij hier voorlopig nog niet veel van verwacht. nb. actiepunt 5 contact met Zuidplas: de heer Van den Akker geeft aan dat het overleg met Zuidplas nog moet plaatsvinden. Mevrouw Van Kesteren geeft daarop aan dat de BSGR geen offerte heeft uitgebracht op de uitvraag van de gemeente Zuidplas en dat zij heeft vernomen dat er momenteel contact is gelegd tussen de gemeente Zuidplas en de RBG (dezelfde regio) Pagina 2. Er is een conceptmemo opgesteld met betrekking tot de evaluatie van het toetredingsproces van Bodegraven-Reeuwijk en de gemeente Katwijk. Deze ligt nu ter beoordeling bij de twee gemeenten. Zodra er hierop een reactie is ontvangen wordt deze memo aan het bestuur voorgelegd (toevoegen aan de actiepunten lijst) Pagina 3 De heer Den Ouden vraagt naar de evaluatie van het project ”informele afdoening WOZ bezwaren gemeente Voorschoten”. De heer Vroonland geeft aan dat bij de evaluatie ook de uitkomst betrokken wordt van bezwaarschriften van belanghebbenden die na de informele ronde alsnog zijn ingediend. (toevoegen aan actiepunten lijst) Mevrouw Van Kesteren geeft nog een toelichting op de stand van zaken ten aanzien van de Landelijke Voorziening WOZ. Centric geeft aan dat dit naar verwachting in het 3e kwartaal van 2014 operationeel zal zijn. Er wordt al wel openlijk aan getwijfeld of deze datum ook haalbaar is. Vanuit het regieoverleg (met name gemeente Leiden) wordt er bij de VNG voor verdere aandacht voor dit project gelobbyd.
pag 2 van 6
1-11-2013
Concept verslag AB vergadering 23 september 2013
3
Pagina 4 De heer Pluckel wil graag de stand van zaken weten met betrekking tot de voortgang van de herwaardering van de WOZ. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat eind september 50% van de objecten is gewaardeerd en eind oktober 70%. Zij memoreert nog even dat in 2012 het aantal objecten dat op 1 oktober was gewaardeerd aanzienlijk lager lag. De heer Pluckel vraagt naar de stand van zaken met betrekking tot de proceskosten vergoeding. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat naar aanleiding van de in de vorige vergadering behandelde memo zowel de rechtmatigheid als de juridische haalbaarheid van het voorstel is bekeken. EY heeft, bij monde van de heer Renaud, aangeven dat het hanteren van deze systematiek voor deze begrotingspost rechtmatig is. Daarnaast bestaat er ook geen juridisch beletsel om deze berekeningsmethodiek te gaan hanteren. Actiepuntenlijst De punten 1 tot en met 5 worden als afgehandeld van de actiepunten lijst afgevoerd: • • • • •
Informatie groeistrategie toesturen. Overzicht WGA uitkeringen toesturen. Inplannen sessie actualiteiten. Brief verzenden aan Servicepunt ’71. Contact opnemen met Zuidplas over samenwerkingsmogelijkheden.
Punt 6. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat zij op ambtelijk niveau contact heeft gehad met de gemeente Leidschendam-Voorburg; daarbij werd aangegeven dat er geen interesse bestaat op het gebied van samenwerken met de BSGR. De heer Beimers geeft aan dat hij wel contact wil opnemen met zijn bestuurlijke ambtgenoot in Leidschendam-Voorburg. Vanuit de gemeente Leiderdorp is de nieuwe gemeentesecretaris op bezoek geweest bij de BSGR; hij wil zich eerst intern oriënteren alvorens verdere stappen op het gebied van samenwerking te gaan zetten. Voorlopig wordt dit actiepunt aangehouden Punt 7. Wordt als afgehandeld beschouwd. Punt 8. afgehandeld Toegevoegd worden; * Evaluatie toetredingproces Bodegraven-Reeuwijk en Katwijk * Evaluatie rapport “informele afdoening bezwaarschriften Voorschoten”. Het verslag en de besluitenlijst van de vergadering van het algemeen bestuur van 19 juni 2013 worden ongewijzigd vastgesteld.
4/5. 7- en 8-maandsrapportage belastingen/bedrijfsvoering (incl. begrotingswijzigingen 2013) In verband met de onderlinge samenhang stelt de heer Strijk voor om de agendapunten 4 en 5 gezamenlijk te behandelen. Mevrouw Van Kesteren geeft een toelichting op de cijfers. Zij geeft aan dat voor het merendeel van de deelnemers de cijfers “on track” liggen. Alhoewel de prognose niet hard is, liggen de uitkomsten van de deelnemers rond 100%. Voor wat betreft de gemeente Wassenaar wordt voorgesteld om de cijfers separaat door te nemen. De vragen die daarbij worden gesteld zijn a) zijn de begrotingscijfers van Wassenaar wel op juiste aanname gebaseerd of b) zien wij, BSGR, iets over het hoofd? Afgesproken wordt dat er een afzonderlijke afspraak wordt ingepland. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat er voor het overige geen zorgpunten bestaan.
pag 3 van 6
1-11-2013
Concept verslag AB vergadering 23 september 2013
4
De heer Strijk vraagt of er naar aanleiding van de rapportage nog vragen zijn. De heer Van den Akker geeft aan dat hij blij is met de prognose. Wel vraagt hij zich af of er niet 1,0 mln opbrengst OZB wordt gemist bij de gemeente Gouda. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat inderdaad nog niet de gehele begrootte opbrengst OZB voor Gouda is opgelegd. Het verschil tussen begroting en realisatie bedraagt ca. 1,0 mln. De heer Schouffoer geeft aan dat de rapportages (7 maands en 8 maands) elkaar voor een groot deel overlappen. De heer Strijk bevestigt dit en geeft aan dat e.e.a. een gevolg is van het feit dat de gemeente Leiden in het kader van hun budgetcyclus graag een 7 maandsrapportage wil hebben. De heer Pluckel merkt op dat ook hier een streven naar harmonisatie de voorkeur verdient. De heer Strijk geeft aan dat intern (gemeente Leiden) de budgetcyclus nog eens bekeken wordt. De heer Van den Akker stelt een vraag met betrekking tot het ziekteverzuim. Mevrouw Van Kesteren licht toe dat er groot verschil is tussen afdelingen. Met name de WOZ, Invorderen en Bedrijfsvoering scoren goed. Bezwaar & Beroep kent een hoog percentageziekteverzuim als gevolg van langdurige uitval bij een aantal medewerkers na operatieve ingrepen. Voor de Frontoffice en Heffen gaat het om een meer structureel probleem. De heer Van den Akker vraagt of de begroting 2013 sluitend blijft. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat de voorgestelde begrotingswijziging budgettair neutraal verloopt; er vindt een verschuiving tussen programma’s plaats. Mevrouw Van Kesteren geeft wel aan, onder verwijzing naar het schema op pagina 3 van de 8 maands-rapportage bedrijfsvoering, dat dit het 3e jaar is dat- op basis van de huidige cijfers- met een positief saldo wordt afgesloten. Daarbij plaats zij echter wel de kanttekening dat het positieve saldo met name een gevolg is van de nu nog beschikbare implementatie budgetten. Zouden deze budgetten niet worden meegenomen in het resultaat, dan zou er sprake zijn van een overschrijding van ca. 1% van het totale budget. Bij ongewijzigd beleid zal dit in 2014 aangroeien tot een tekort van 3 a 4%. Mevrouw Van Kesteren merkt op dat zij in oktober in gesprek wil met alle afdelingen om te bezien in hoeverre het mogelijk is om dit tekort binnen de bestaande budgetten op te vangen en aldus kan worden bijgestuurd, zodat ook voor komend jaar een positief resultaat kan worden bereikt. De heer Strijk geeft aan dat hiermee dus een soort “winstwaarschuwing” wordt afgegeven. De heer Van den Akker heeft nog een vraag met betrekking tot de hogere raming voor de afdeling Bezwaar en Beroep. Deze hogere bijdrage is met name gebaseerd op het feit dat er op die afdeling meerdere langdurig zieken aanwezig waren. De Heer Strijk constateert dat er geen nadere vragen meer zijn ten aanzien van de punten en geeft aan dat de rapportages en de begrotingswijziging hierbij zijn vastgesteld. De heer Den Ouden vraagt nog of de stukken via de AB’s van de afzonderlijk deelnemers moeten worden vastgesteld. Aangegeven wordt dat dit slechts ter kennisgeving behoeft te worden voorgelegd.
6. Sociaal Statuut Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat er sinds het afgelopen voorjaar is gewerkt aan een nieuw Sociaal Statuut. Het Sociaal Plan dat van kracht was bij de oprichting van de BSGR liep op 1 januari 2013 af; afspraak was dat dit Sociaal Plan van kracht zou blijven tot het moment dat er een nieuw Sociaal Statuut zou zijn afgesloten. Het onderliggende Sociaal Statuut wordt voor een heel groot deel gedicteerd door de bepalingen uit de CAR/UWO, met name artikel 10d. Op 12 september jl. hebben de leden van de vakbond binnen de BSGR over het Sociaal Statuut gestemd. Mevrouw Van Kesteren is verheugd om mede te delen dat de stemming positief is uitgevallen.
pag 4 van 6
1-11-2013
Concept verslag AB vergadering 23 september 2013
5
De heer Goudbeek vraagt of het Statuut voldoende handvatten biedt om met name in individuele gevallen slagvaardig op te treden. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat het Statuut met name van toepassing is op collectieve gevallen, zoals organisatiewijzigingen. Het Sociaal Statuut wordt vastgesteld; mevrouw Van Kesteren zal een afspraak maken om het Sociaal Statuut door de partijen te laten tekenen.
7. ISAE-verklaring type 1 Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat de accountant zijn concept goedkeuring heeft gegeven voor het verkrijgen van de genoemde ISAE-1 verklaring. Zij licht toe dat er een onderscheid is tussen de ISAE1 verklaring en de ISAE-2 verklaring. De ISAE-1 verklaring omvat het vaststellen van opzet en bestaan van controles. De ISAE-2 verklaring houdt in dat de controles ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. EY heeft aangegeven dat er nu 46 controle maatregelen bestaan, waarvan er ook daadwerkelijk 44 effectief zijn; de uitvoering van de resterende 2 controle maatregelen wordt op een andere wijze ondervangen cq. gemitigeerd door de overige controlemaatregelen. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat als het AB akkoord gaat met de onderliggende controle maatregelen, EY de ISAE-1 verklaring afgeeft. Het AB stelt met complimenten de controle maatregelen vast en feliciteert de organisatie met het bereiken van deze stap. Aangegeven wordt dat hieraan ook via de pers enige ruchtbaarheid zal worden gegeven. Ook zal er vanuit het bestuur een reactie op intranet worden geplaatst. De heer Goudbeek stelt voor het personeel te trakteren. De heer Den Ouden geeft aan dat het goed is om hieraan ook in de bijeenkomst van 12 november enige aandacht te schenken.
8. Status SEPA / Schatkistbankieren / ICT-beveiligingsassessment Voor SEPA is de BSGR één van de testorganisaties (naast oa. Hollands Noorderkwartier en Drechtsteden) voor Centric en daarmee zit de BSGR vooraan in het traject. Hiertoe is besloten omdat de databasestructuur van het belastingpakket van Centric (Key2GH) gaat wijzigen. Hierdoor kan het zijn dat workflow procedures en managementinfo worden geraakt. Door in het testtraject mee te werken, kan hierop al in een vroegtijdig stadium worden geanticipeerd. Omdat een wijziging van de databasestructuur consequenties kan hebben voor te leveren managementrapportages vraagt zij de aanwezigen begrip voor het feit dat de managementinformatie dan van mindere kwaliteit kan zijn. Voor het schatkistbankieren zullen 2 rekeningen worden geopend bij de BNG. Hierdoor worden de belastinggelden en het ‘eigen’ geld gescheiden in de administratie. De financiële consequenties lijken vooralsnog beperkt te zijn. Wel zal er strak op interne procedures en debiteurenbeheer gestuurd gaan worden. De heer Beimer ging er vanuit dat het schatkistbankieren slechts van toepassing was op overtollige liquide middelen. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat het ook moet voor de belastinggelden en dat de rekeningen dagelijks worden afgeroomd. De heer Beimer vraagt zich af of het dan niet verstandig is dat deze gelden rechtstreeks naar de deelnemer worden overgemaakt. Mevrouw Van Kesteren merkt op dat dit dan een probleem gaat geven met de afdrachtmodule met name omdat de afzonderlijke aanslagen via een gecombineerd aanslagbiljet worden opgelegd.
pag 5 van 6
1-11-2013
Concept verslag AB vergadering 23 september 2013
6
Het ICT-beveiligingsassessment DigiD heeft een aantal aandachtspunten opgeworpen, waar momenteel door partijen hard aan gewerkt wordt om deze op te lossen. Voor 1 januari 2014 dient er ook voor het gebruik door de BSGR een beveiligingscertificaat te zijn afgegeven. Als dit niet is gebeurd, wordt de toegang tot DigiD afgesloten. Mevrouw Van Kesteren geeft het verloop van de ervaringen met onze ICT provider Servicepunt 71 tot heden weer. Er moet hier een inhaalslag worden gemaakt. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat zij “boven op” de ontwikkelingen zit, omdat de BSGR niet het risico kan lopen dat zij wordt afgesloten van het gebruik van DigiD. 12. Rondvraag Naar aanleiding van de vraag van de heer Strijk in het DB van 11 september ligt er een korte memo inzake de wijze waarop de gemeente Tilburg haar burgers betrekt bij de vaststelling van de WOZ waarde. De heer Vroonland, één van de opstellers van deze memo, geeft hierop nog een korte toelichting. Over de inhoud van de memo volgt een korte discussie, waarbij wordt aangegeven dat: • het een goed idee is om de raadsleden op de bijeenkomst van 12 november over deze mogelijkheid te informeren; • na de, door de gemeente Tilburg toegezegde, bijeenkomst over dit onderwerp een terugkoppeling te geven aan het bestuur. Voor het overige wordt er geen gebruik gemaakt van de rondvraag.
13. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde, sluit de heer Strijk de openbare vergadering.
pag 6 van 6
1-11-2013
