Algemeen bestuur Verslag - concept

Algemeen bestuur Verslag - concept Pagina 1/6

Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland d.d. 3 februari 2014

Aanwezig R.C.L. Strijk, Leiden (voorzitter) H. Pluckel, Rijnland H. Schouffoer, Rijnland H. van den Akker, Gouda J. Haanstra, Oegstgeest B. de Beer, Voorschoten E.P. Beimers, Wassenaar C. den Ouden, Zoeterwoude E.T.M. van Kesteren (directeur)

Afwezig J. Goudbeek, Bodegraven-Reeuwijk W. van Duijn, Katwijk

Verslag: R. van Welzen

1. Opening De heer Strijk opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom, in het bijzonder de heer De Beer als nieuw lid van het algemeen bestuur. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2. Mededelingen Er worden geen mededelingen gedaan.

3. AB vergadering 25 november 2013 De heer Van den Akker vraagt naar de ‘WOZ-app’. Mevrouw Van Kesteren meldt dat er contact is geweest met de gemeente Tilburg. Zij willen in een later stadium met de BSGR om de tafel. Men moet wel rekening houden met de kosten die het ontwikkelen van een app met zich meebrengt. Dit is kostbaar, doordat er allerlei koppelingen met systemen gemaakt moeten worden. Mevrouw Haanstra voert aan dat er ook andere, minder kostbare manieren zijn om burgers meer bij de waardebepaling in het kader van de Wet WOZ te betrekken. Mevrouw Van Kesteren reageert dat er dit jaar, evenals vorig jaar, een inloopavond bij de gemeente Voorschoten wordt georganiseerd. Ook kunnen burgers bellen met vragen over de vastgestelde waarde. Dit is vorig jaar door de burgers zeer goed ontvangen. Helaas kwamen er niet beduidend minder bezwaarschriften door binnen. Dit jaar wordt het project voortgezet om te bekijken of het aantal bezwaarschriften nu wel duidelijk afneemt. De ‘WOZ-app’ blijft op de actiepuntenlijst staan. Het verslag en de besluitenlijst van de vergadering van het algemeen bestuur van 25 november 2013 worden ongewijzigd vastgesteld.

Pagina 2/6

4. Rapportage belastingen 2013 Mevrouw Haanstra vraagt waar de fikse stijging in het aantal bezwaarschriften door komt. Mevrouw Van Kesteren antwoordt dat er in de rapportage over 2012 van het aantal bezwaarschriften is uitgegaan en in de voorliggende rapportage van het aantal bezwaarde regels. Per bezwaarschrift worden meestal meerdere regels ingeboekt. Dit verklaart het grote verschil. De heer Den Ouden merkt op dat er ook door het wegwerken van de achterstanden van andere afdelingen nu een stijging in het aantal bezwaarschriften te zien is. Mevrouw Van Kesteren beaamt dit en plaatst hierbij de kanttekening dat de kostprijs per individueel bezwaarschrift erg hoog is door een te lage productiviteit. Dit is zorgwekkend en hier wordt dit jaar dan ook op ingezet. De heer De Beer haalt de productie bij de afdeling Heffen aan. Mevrouw Van Kesteren licht toe dat een aantal mensen moeite heeft met de omslag van een ambtelijke naar een meer bedrijfsmatige cultuur. Om de continuïteit van de organisatie te waarborgen, moet er een duidelijke cultuurslag gemaakt worden. Als dat niet gebeurt, is het gevolg dat de BSGR niet met de markt mee kan. De heer Strijk voegt hieraan toe dat dit de aandacht van het bestuur heeft. Mevrouw Haanstra geeft aan dat de rapportage niet alle benodigde gegevens levert ten behoeve van de begroting, zoals de grondslagen per tariefcategorie. Mevrouw Van Kesteren verwijst naar de maandelijkse rapportages, waarin deze gegevens verstrekt zouden worden. Er zal contact op worden genomen met de regiefunctionaris van de gemeente Oegstgeest om dit af te kaarten. De heer Van den Akker spreekt zijn complimenten uit over de rapportage. Hij vraagt naar de oorzaak van de hoge rentepost in bijlage 2. Mevrouw Van Kesteren gaat dit na en komt hier op terug. De heer Den Ouden vraagt naar de totstandkoming van de toleranties op pagina 4. Mevrouw Van Kesteren antwoordt dat de vermelde toleranties ambtelijk en politiek zijn kortgesloten. Er is nu sprake van een grote diversiteit. Dit is niet wenselijk en zal in de toekomst moeten veranderen. De heer Den Ouden vindt het een goed idee om hier nog eens naar te kijken. De toleranties worden geagendeerd voor de vergadering van het algemeen bestuur op 16 juni 2014. De gemeente Zoeterwoude heeft een brief ontvangen van de Waarderingskamer dat de resultaten achteruit zijn gegaan. De heer Den Ouden maakt zich hier zorgen over. Het oordeel was ‘naar behoren’ en is nu ‘kan verbeterd worden’. Mevrouw Van Kesteren legt uit dat de Waarderingskamer vooral kijkt naar achterstanden in het proces. Dit beïnvloedt de beoordeling. De inhoudelijke kwaliteit is op orde door een verbeterslag in de objectkenmerken. Als de kwaliteit van de waardering niet op orde is, mag er niet beschikt worden. De heer Strijk plaatst bij paragraaf 2.2.3. de opmerking dat het verzorgen van de analyse niet sec een verantwoordelijkheid van de deelnemer is. De BSGR heeft hier ook een rol in. Hij verzoekt de tekst op dit punt aan te scherpen. In aanvulling op de verantwoordelijkheden van de deelnemer geeft mevrouw Van Kesteren aan dat EY (voorheen: Ernst & Young) de deelnemers een verklaring wil laten ondertekenen dat alle gegevens tijdig aangeleverd zijn. Tot slot wijst mevrouw Van Kesteren erop dat in bijlage 2 bij Bodegraven-Reeuwijk een regel is verschoven. Het bij ‘gecorrigeerd saldo af te dragen 2012’ vermelde bedrag ad € 192.185 is al voor de conversie ontvangen door Bodegraven-Reeuwijk. Dit wordt gecorrigeerd.

Pagina 3/6

Het algemeen bestuur neemt kennis van de rapportage belastingen 2013 en ziet deze inclusief de accountantsverklaring gaarne terug in de vergadering van het algemeen bestuur op 27 maart 2014.

5. Zeggenschap; de stemverhouding Mevrouw Van Kesteren licht toe dat het de bedoeling is om, voor toetreding van een nieuwe deelnemer, tot een toekomstbestendige zeggenschapsverdeling te komen. Bij de huidige stemverhouding krijgen de bestaande, grotere deelnemers minder zeggenschap als er een grote deelnemer toetreedt. In theorie zou het kunnen dat de kleine deelnemers relatief meer zeggenschap krijgen dan grote deelnemers. Dit is niet billijk. Daarom wordt voorgesteld de stemverhouding te baseren op de financiële inbreng van de deelnemers. Deze zeggenschapsverdeling is mede bedoeld om een potentiële deelnemer over de streep te trekken. De heer De Beer voert aan dat de uitkomsten van het kostprijsmodel invloed zouden kunnen hebben op de keuze voor de voorgestelde zeggenschapsverdeling of juist een andere wijze van verdeling. De heer Schouffoer reageert dat er juist van tevoren een zuivere discussie gevoerd kan worden. Mevrouw Haanstra vindt het niet redelijk dat de zeggenschap van de initiële deelnemers minder wordt. Zij stelt voor een bepaald percentage van de zeggenschap, bijvoorbeeld 15%, te verdelen over de oorspronkelijke deelnemers. De overige 85% wordt dan op basis van de financiële inbreng over alle deelnemers verdeeld. De heer Den Ouden merkt op dat er diverse andere mogelijkheden zijn qua zeggenschapsverdeling. Er passeren een aantal varianten de revue. De heer De Beer pleit ervoor dat het niet te ingewikkeld moet worden. Hij kan zich vinden in het voorliggende voorstel. Mevrouw Haanstra voert aan dat het percentage van de zeggenschap op basis van financiële inbreng ieder jaar kan wisselen. Zij verzoekt dit scherper te formuleren. Zo zou als ijkmoment 1 januari van het kalenderjaar kunnen gelden. Daarnaast hecht zij eraan dat één deelnemer nooit meer dan 50% van de zeggenschap kan krijgen. Ook moet gewaarborgd worden dat het dagelijks bestuur een afspiegeling vormt van de diverse gremia in het algemeen bestuur, te weten: hoogheemraadschap, grote gemeenten en kleine gemeenten. Verder wenst mevrouw Haanstra dit memo, evenals het memo ‘uitgangspunten liquidatieplan bij uittreding,’ voor te leggen aan het college. Dit was qua tijdsbestek niet haalbaar voor deze bestuursvergadering. De heer Beimers vindt het vanuit procesmatig oogpunt ook goed om dit voorstel eerst voor te leggen aan het college. De Strijk stelt voor dat er vanuit de gemeente Leiden voor beide memo’s een conceptcollegevoorstel wordt aangeleverd. Het algemeen bestuur neemt kennis van het ‘memo zeggenschap’ en het voorstel om de stemverhouding naar rato van de deelnemersbijdragen te verdelen en besluit dit ter instemming voor te leggen aan de colleges van burgemeester en wethouders cq. het dagelijks bestuur van het Hoogheemraadschap van Rijnland, waarna in de vergadering van het algemeen bestuur op 27 maart 2014 op het voorstel terug wordt gekomen.

Pagina 4/6

6. Uitgangspunten liquidatieplan Mevrouw Van Kesteren licht toe dat dit voorstel is bedoeld om een aantal uitgangspunten van het liquidatieplan van tevoren vast te leggen. Dit is het eerste jaar dat een deelnemer kan opzeggen. Het is goed dit nu alvast te regelen, zodat er later geen discussies over ontstaan. Het grootste deel van de kosten in het liquidatieplan bestaat uit personeelskosten. Uitgangspunt is dat de kosten lager uitvallen als de uittreder personeel overneemt. Bij geen overname van personeel geldt een afbouwregeling van de kosten, gedurende vier jaren na uittreding. Mevrouw Haanstra merkt op dat het door de opzegtermijn van ten minste één jaar mogelijk is dat een deelnemer nu al opzegt per bijvoorbeeld 1 januari 2019. Daarom moet er een relatie worden gelegd met de toekomstige salariskosten. Als er een nieuwe deelnemer toetreedt, heeft dit ook gevolgen voor de personeelskosten. Zij stelt voor in het voorstel op te nemen dat de berekening van de door te belasten personeelskosten plaatsvindt op basis van voorcalculatie op het moment van uittreding. De heer Strijk vindt het onredelijk om bij een opzegging die ver vooruit gebeurt, alsnog gedurende vier jaar kosten door te belasten. Hoe langer van tevoren de opzegging plaatsvindt, hoe meer maatwerk er wordt geleverd voor wat betreft de door te belasten kosten. De heer Schouffoer stelt voor uit te gaan van het aan de uittreder toe te rekenen aantal fte, niet van personeel. De heer Den Ouden vraagt waarom de kosten van huisvesting en ICT niet gespecificeerd worden. Mevrouw Van Kesteren antwoordt dat de ICT-kosten eenvoudig zijn te berekenen. De kosten van huisvesting zullen tegen contante waarde doorbelast. De periode van doorbelasting is afhankelijk van de resterende huurperiode. Het algemeen bestuur neemt kennis van het memo ‘uitgangspunten liquidatieplan bij uittreding’ en besluit dit – indien gewenst – ter instemming voor te leggen aan de colleges van burgemeester en wethouders cq. het dagelijks bestuur van het Hoogheemraadschap van Rijnland, waarna in de vergadering van het algemeen bestuur op 27 maart 2014 op het voorstel terug wordt gekomen.

7. Kwijtschelding kleine ondernemers Mevrouw Van Kesteren licht toe dat de Nationale Ombudsman heeft aanbevolen bij kwijtscheldingsverzoeken van kleine ondernemers het volledige inkomen mee te nemen. Dit brengt de nodige kosten met zich mee, doordat de toetsing van de verzoeken uitbesteed moet worden. Uit navraag bij andere samenwerkingsverbanden blijkt dat zij volstaan met het opvragen van een IB60verklaring. Deze wijze van toetsen kost minder en kan door de BSGR zelf gebeuren. De kosten zullen op nacalculatiebasis worden doorberekend. De heer Strijk verzoekt voor de verzending van het combikohier duidelijke informatie over de kwijtschelding voor kleine ondernemers op de website te vermelden. Het algemeen bestuur stemt in met de werkwijze en het beleid met betrekking tot het behandelen van kwijtscheldingsverzoeken kleine ondernemers, zoals in het memo omschreven.

Pagina 5/6

8. Evaluatie klanttevredenheidsonderzoek Mevrouw Van Kesteren is tevreden met het gemiddelde cijfer van een 7-. Vooral op persoonlijk contact is erg hoog gescoord. Men is aanzienlijk minder tevreden over de afhandelingstermijn van correspondentie. Dit jaar wordt gefocust op de doorlooptijden van brieven en e-mailberichten. De heer Van den Akker vraagt naar het vervolg, aangezien de licentie per 1 mei 2014 afloopt. Mevrouw Van Kesteren antwoordt dat er na het combikohier nog een klanttevredenheidsonderzoek wordt gehouden. Er zijn diverse opmerkingen over de website gemaakt. Deze is al aangepast. De bevindingen betreffende de nieuwe website worden in de vragenlijst meegenomen. Na dat onderzoek zal er voorlopig geen klanttevredenheidsonderzoek meer plaatsvinden, gelet op de hoge kosten voor de licentie. De heer Strijk merkt op dat er hoge cijfers tussen zitten en spreekt hiervoor zijn complimenten uit.

9. Presentatie kostprijs Mevrouw Van Kesteren stelt de heer Geerts voor. Hij is een voormalig accountant van EY en heeft de financiën van de BSGR ‘in control’ gebracht. De heer Geerts geeft aan dat de afgelopen maanden hard is gewerkt om het kostprijsmodel op te zetten. De eerste resultaten zijn uitgewerkt in het model. Doel is in eerste instantie het inzichtelijk maken van de kosten en kostenstructuur. Daarnaast kan het model als basis dienen voor de bekostiging van de BSGR en als sturingselement op het behalen van efficiencyvoordelen. Benchmarking met andere samenwerkingsverbanden behoort tot de mogelijkheden, maar er is nog geen benchmark. Tijdens de presentatie op 28 oktober 2013 was de Frontoffice nog als primair proces ondergebracht. Na die bijeenkomst is hier nogmaals goed over nagedacht. Besloten is de Frontoffice als overhead te verdelen over de primaire processen: WOZ, Heffen, Invorderen en Bezwaar & Beroep. De activiteiten per primair proces zijn in kaart gebracht. De diverse activiteiten zijn gekoppeld aan eenheden die objectief meetbaar zijn. Kosten die direct kunnen worden toegewezen aan een bepaald proces zijn direct toegewezen, indirecte kosten zijn op basis van verdeelsleutels naar de processen versleuteld. Daarbij geldt hoe meer directe kosten, hoe betrouwbaarder de kostprijs. De heer Beimers vraagt wat er in de genoemde bedragen zit, bijvoorbeeld € 11,91 voor toeristenbelasting. De heer Geerts antwoordt dat dit sec een aanslagregel is. De zogenaamde exoten zijn relatief duur in de uitvoering. De heer Beimers stelt dat als men bij een norm van bijvoorbeeld twaalf bezwaren per dag er maar drie per dag behandelt, de kostprijs veel te hoog wordt. De heer Geerts beaamt dit. In deze fase is echter gekeken naar de bestaande situatie. De volgende stap is de gewenste situatie. Mevrouw Van Kesteren meldt dat de kostprijs per GH-bezwaar (plicht, maatstaf, etc.) erg hoog is. De achterstand in de GH-bezwaren van ca. 3.000 stuks is uitgezet in de markt. Ook de kostprijs voor een WOZ-bezwaar is hoog, waardoor de kostprijs per WOZ-beschikking te hoog uitkomt. De kostprijs moet omlaag om aantrekkelijk te zijn voor nieuwe deelnemers.

Pagina 6/6

De heer Strijk vraagt naar het vervolg. Mevrouw Van Kesteren meldt dat de indirecte kosten nog nader worden gespecificeerd. Daarna zal er opnieuw met de controllers gesproken worden over de gehanteerde verdeelsleutel.

10. Rondvraag Mevrouw Haanstra attendeert een ieder erop dat de volgende vergadering van het algemeen bestuur gepland staat op 24 maart 2014. Dan vindt er een internationale conferentie plaats, waardoor ernstige verkeershinder in de hele Randstad verwacht wordt. Er zal een nieuwe datum gepland worden voor de volgende vergadering.

11. Sluiting

Niets meer aan de orde zijnde, sluit de heer Strijk de vergadering.