Verslag (concept) Algemeen Bestuur GGD regio Utrecht

Verslag (concept) Algemeen Bestuur GGD regio Utrecht Datum, tijd en plaats:

4 december 2014

Aanwezige leden:

dhr. P.A.H. Blokker (Baarn), mw. A. Brommersma (De Bilt), dhr. J.J. Eijbersen (Bunnik), dhr. B. Koops (Bunschoten), dhr. J.G. van Dunnen (Eemnes), dhr. J.C.H. Rensen (Houten), dhr. J. Overweg (Leusden), dhr. J.R.C. van Everdingen (Lopik), J.L.M. Vlaar (Montfoort), dhr. A.J. Adriani (Nieuwegein), dhr. A.M. de Regt (Oudewater), mw. D.J. Dorrestijn-Taal (Renswoude), mw. J.M. de Heer-Verheij (Rhenen), mw. H.M. Spil (De Ronde Venen), dhr. P.A. van der Torre (Soest), dhr. H.J. van Rhee (Stichtse Vecht), dhr. V. Everhardt (Utrecht) (voorzitter), dhr. H. Nijhof (Utrechtse Heuvelrug), mw. M. Overduin (Veenendaal), dhr. M.F.M. Verweij (Vianen), dhr. D.P. de Kruif (Woudenberg),mw. W.A.J. Kosterman (Wijk bij Duurstede), mw. Y. Koster (Woerden), dhr. M.C.M. Fluitman (Zeist)

Afwezige leden:

mw. F. Imming (Amersfoort), mw. M.J.T.G. van Beukering Huijbregts (IJsselstein)

Secretaris:

dhr. P.L.J. Bos

Mede aanwezig:

dhr. H. Kruisselbrink, mw. J. Ludding, mw. N. van Tankeren

Notulist:

dhr. R. van Walsem (GGDrU)

1.

Opening

1.1

Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld. 1.2

Mededelingen

De secretaris doet een tweetal mededelingen:  Er worden per subregio informatie bijeenkomsten voor raadsleden georganiseerd. Op advies van dhr. Van Everdingen worden raadsleden betrokken in de voorbereiding;  De gemeenten in Utrecht West en Lekstroom tekenen na de vergadering het convenant Nuchter Verstand. 1.3

Ingekomen stukken

De brief van de provincie naar aanleiding van de aard van het begrotingstoezicht wordt voor kennisgeving aangenomen.

concept verslag AB GGDrU 4 december 2014

1

2.

Bestuur

2.1

Verslag AB 27 oktober 2014

Naar aanleiding van het verslag vraagt Mw. Koster naar de consequenties van de nieuwe CAO gemeenten. De secretaris geeft aan dat deze nu worden doorgerekend. Er wordt beoordeeld of de gevolgen passen binnen de verhoging conform de afgesproken indexering en daarmee opgelost kunnen worden binnen de bestaande begroting. Het dagelijks bestuur bespreekt het voorstel van Mw. Koster waarbij ook wordt gekeken naar oplossingen binnen bestaande budgetten. Naar aanleiding van het verslag vraagt dhr. Den Dunnen naar wijziging van de werkkostenregeling. De secretaris geeft aan dat de huidige regeling past binnen de kaders van de nieuwe wetgeving. Het algemeen bestuur besluit het verslag vast te stellen. 2.2

Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen

Voor kennisgeving aangenomen. 3.

Ter informatie

3.1

Informatie uit de dienst

Mw. Overduin vraagt naar de mogelijkheden van verdere samenwerking in de sociale kaart. Is het mogelijk om deze in gezamenlijk beheer als een functie bij de GGD te beleggen? 4.

Kadernota 2016

4.1

Concept kadernota 2016

De voorzitter kijkt met een goed gevoel terug op de bestuursconferentie van maandag 24 november 2014. De eerste inzichten zijn in de concept kadernota opgenomen. Deze ligt nu voor voor verzending aan de raden. De kadernota is nog besproken door de ambtelijke werkgroep financiën. Aandachtspunten zijn de wijze van overhead toerekening, en de verdeling collectief / individueel. Alle punten zijn besproken, en leiden niet tot bijstelling van de concept kadernota. Ambtelijk zijn nog diverse opmerkingen bij de kadernota geplaatst, de bestuursleden zeggen toe deze na de vergadering met de GGD te delen. Het bestuur wil duidelijk aan de raden voorleggen dat deze kadernota onderdeel uitmaakt van de vorming van een visie op de juiste dienstverlening door de GGD; gemeenschappelijk organiseren en ook lokaal goed aansluiten. De raden worden mede als eigenaar van de GGD nadrukkelijk bij betrokken. Het algemeen bestuur besluit deze opmerking op te nemen in een voorwoord en in de begeleidende brief aan de raden. 5.1

Gewijzigde begroting 2014-2

Naar aanleiding van de zienswijze van de gemeente Zeist geeft de secretaris aan dat inderdaad in de rapportage 8 maanden wordt gerapporteerd langs de producten en dat de begroting is opgesteld langs de kosten. Hoewel de begroting hiermee voldoet, is deze lastig koppelbaar met de rapportage. De rapportages vloeien evenwel voort uit de wens van het bestuur om een stap vooruit te maken, en zijn daarom al wel langs de producten

concept verslag AB GGDrU 4 december 2014

2

ingericht. Het bestuur erkent dat hiermee reeds een stap vooruit is gemaakt. De begroting 2016 wordt vervolgens op productniveau ingericht waarmee vanzelf de rapportages duidelijk aansluiten bij de opbouw van de begroting. Dhr. Fluitman geeft aan dat de gemeente Zeist behoefte heeft aan een uitlegbare P&C cyclus met documenten die op elkaar aansluiten. Hij geeft aan dat het pad daar naar toe nog onvoldoende inzichtelijk is. Hij vraagt hoe het bestuur hier naar toe werkt. Het bestuur geeft aan dat het eindpunt met de opbouw van een inzichtelijke begroting 2016 gedeeld wordt. Het dagelijks bestuur zegt een procesbeschrijving naar een inzichtelijke, uitlegbare en transparante P&C cyclus in de vergadering van maart toe. Het algemeen bestuur besluit de gewijzigde begroting 2014-2 met 60 stemmen voor en 0 tegen vast te stellen. 5.2

Financiële verordeningen

De accountant heeft opmerkingen gemaakt n.a.v. de verordeningen. Deze zijn verwerkt. De volgende suggesties zijn overgenomen:  Art. 5 lid 2 zienswijze willen we wat nadrukkelijker opnemen. Tekst voorstel wordt overgenomen.  Art. 5 lid 3; moet wel binnen de begroting passen. Tekstueel aangepast.     5.3

Het Het Het Het

algemeen algemeen algemeen algemeen

bestuur bestuur bestuur bestuur

besluit besluit besluit besluit

de ‘Financiële verordening 2015’ vast te stellen; de ‘Controleverordening 2015’ vast te stellen; het ‘Controleprotocol 2014’ vast te stellen; het ‘Treasurystatuut 2015’ vast te stellen.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het bestuur vindt het belangrijk dat duurzaamheid en social return on investment (SROI) in het beleid komt. De secretaris geeft aan dat het beleid een juridische toets heeft doorstaan. Bij de uitvoering van het beleid zal recht worden gedaan aan de wens van gemeenten om rekening te houden met social return on investment. Het is van belang om de verordening vast te stellen om nu goed te voldoen aan de wettelijke vereisten. De voorzitter vat samen dat social return on investment wordt verankerd bij uitvoering van het beleid en dat dit op een later tijdstip ook in de verordening zal worden verankerd.   5.4

Het algemeen bestuur de notitie ‘Inkoop en aanbesteding’ vast te stellen; Het algemeen bestuur de notitie ‘Algemene leveringsvoorwaarden’ vast te stellen. Rapportage interim controle

De secretaris geeft aan dat de accountant nauwgezet heeft gekeken naar de vereisten aan de organisatie. Inmiddels is naar aanleiding van de aanbevelingen het nagezonden plan van aanpak opgesteld dat fors inzet op verbetering van de bedrijfsvoering. De bestuur heeft vragen bij het structurele en incidentele karakter van de verbeteringen en de dekking hiervan. Kan dit allemaal binnen de bestaande begroting, en als dit niet kan vraagt dit dan niet om een discussie op taakniveau? Kan op dit moment al een orde van grootte worden aangegeven? De portefeuillehouder financiën geeft aan dat de basis van de organisatie op orde moet zijn, in de voorgaande bestuursperiode is in zekere mate roofbouw gepleegd op de bedrijfsondersteuning. De accountant heeft de beperkte capaciteit al meerdere jaren achtereen weergegeven. Het is op dit moment nog niet mogelijk om aan te geven welke investering noodzakelijk is voor de verbeteringen.

concept verslag AB GGDrU 4 december 2014

3

Het bestuur onderschrijft de noodzaak tot verbetering van de bedrijfsvoering, indien dit vraagt om een investering dan moeten ook keuzes op de inhoud gemaakt worden om dit mogelijk te maken. Het dagelijks bestuur zegt toe dit te adresseren bij bespreking en voorbereiding van de begroting 2016, het moment waarop het algemeen bestuur hier gezamenlijk in kan beslissen. 6.

Organisatie

6.1

Archiefverordening

Het algemeen bestuur besluit de Archiefverordening GGDrU 2014 vast te stellen. 7.

Algemene Publieke Gezondheid

Lili Dokter, manager Kenniscentrum, geeft een presentatie. De Professional Publieke Gezondheid (PPG) combineert de taken van de oude functie ‘functionaris Gezondheidsbevordering’ met taken van de oude functie ‘adviseur lokaal beleid’. Daarnaast vervult de PPG’er samen met de districtsmanager JGZ een spilfunctie in het regioteam Eemland. Taken • • • •

• • •

van de PPG’er zijn o.a.: Relatiebeheer gemeenten op ambtelijk en bestuurlijk niveau; Schakel tussen de gemeenten en andere disciplines binnen de GGD; Coördinatie van de regioteams binnen de GGD (i.s.m. de districtsmanager JGZ); Vertalen van resultaten gezondheidsmonitors naar regionale/lokale prioriteiten en praktische aanknopingspunten voor beleid; Advisering bij de ontwikkeling van lokaal gezondheid; Verbindingen leggen met andere beleidsterreinen (denk aan advisering bij conceptnota’s sport, WMO etc.); Advisering over de aanpak van gezondheidsthema’s en opzetten van integrale preventieprogramma’s; Afstemming met samenwerkingspartners over preventieprogramma’s en opbouwen netwerk; Versterking samenwerking met de 1e lijn (zorg en preventie) Projectcoördinatie; Implementatie van landelijke preventieprogramma’s (zoals Lekker fit!);

8.

Sluiting en rondvraag

• • • •

Er zijn geen vragen voor de rondvraag, De voorzitter sluit om 11.45 de vergadering.

concept verslag AB GGDrU 4 december 2014

4

Besluiten 1.1 2.1 4.1

Omschrijving Agenda Verslag AB 27 oktober 2014 Concept kadernota 2016

5.1

Gewijzigde begroting 2014-2

5.2

Financiële verordeningen

5.3

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

5.4

Rapportage interim controle

6.1

Archiefverordening

Actie Vastgesteld Vastgesteld - Raden meenemen in de vorming van een visie op dienstverlening van de GGD. Opnemen in voorwoord en begeleidend schrijven. - DB zegt een procesbeschrijving naar een uitlegbare P&C cyclus toe. - Gewijzigde begroting 2014-2 vastgesteld. - ‘Financiële verordening 2015’ vastgesteld; - ‘Controleverordening 2015’ vastgesteld; - ‘Controleprotocol 2014’ vastgesteld; - ‘Treasurystatuut 2015’ vastgesteld. - SROI verankeren in uitvoering beleid, en op een later tijdstip verankeren in verordening. - notitie ‘Inkoop en aanbesteding’ vastgesteld; - ‘Algemene leveringsvoorwaarden’ vastgesteld - Inhoudelijke keuzes t.a.v. beschikbare midden voor verbetering bedrijfsvoering adresseren bij begroting 2016. - Archiefverordening vastgesteld.

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 26 maart 2014 de voorzitter

de secretaris

dhr. V. Everhardt

dr. P.L.J. Bos

concept verslag AB GGDrU 4 december 2014

5