""T^Cjl^é? 3
GGD Iff regio Utrecht
>
2015s268
Notitie versterking Bedrijfsvoering
2 1 a p r i l 2015 V 2.0 Teun van Deijck Jikke de Jong Marieke Knobbe
Notitie versterking Bedrijfsondersteuning
GGDrU- Pagina 1
Inhoudsopgave 1.
Inleiding
2
2.
Risico's ten aanzien van de bedrijfsvoering
3
3.
Beleidscapaciteit Directie
4
4.
Overzicht benodigde formatie
4
5.
Financiering
6
Bijlage 1 Overzicht versterking bedrijfsvoering totaal
Notitie versterking Bedrijfsondersteuning
GGDrU- Pagina 1
1.
Inleiding
De GGDrll is de afgelopen jaren sterk gegroeid in omvang. Het aantal formatieplaatsen is van 244 fte in 2010 toegenomen tot 315 fte in 2014, dit is een toename van 30%. Daarbij is er, met uitzondering van twee (deeltijd) teamleiders facilitair en I&A, geen substantiële toename van formatie op de ondersteunende functies geweest. De formatie op de ondersteunende functies is dus niet evenredig meegegroeid met de totale formatie en feitelijk is er hierdoor sprake van een relatieve afname. Ook op het organisatieonderdeel Directie wordt een tekort aan, met name beleidsondersteunende formatie, geconstateerd. Met name de relatieve afname aan formatie op de bedrijfsvoeringsfuncties is in de organisatie nu goed merkbaar; de GGDrll is in toenemende mate niet meer in staat om aan alle wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit komt mede omdat de organisatie gegroeid is waardoor de GGDrU aan andere wet- en regelgeving (zoals Europese aanbestedingsregels) moet voldoen maar ook door autonome ontwikkelingen (zoals meer wet- en regelgeving, strengere financiële vereisten etc.) zijn hier debet aan. Deze toegenomen complexiteit vraagt om een herbezinning op het bedrijfsvoeringsmodel, zowel qua processen als qua ondersteunende en beleidsmatige capaciteit. De noodzaak voor organisatie ondersteuning doet zich voor bij de volgende organisatieonderdelen: - Bedrijfsondersteuning: Finance & control, DIV en I&A, Facilitair - HR - Directie. Daarnaast wijzen ook externe partijen meer en meer op kwetsbare onderdelen in de organisatie. Directe aanleiding voor deze notitie zijn de constateringen van de accountant die een aantal risico's ten aanzien van de financiële controles en de plannings- en controlcyclus benoemt. Andere externe partijen, zoals het KIWA die de HKZ certificering doet en Berenschot (2010), constateerden al eerder dat de formatie op de organisatie ondersteunende functies zeer laag of zelfs onder de kritische grens zit en wijzen op het onvoldoende zicht hebben op de risico's in de ondersteunende processen. Kortom, om een goed georganiseerde GGD te zijn, en aan tenminste de minimale wettelijke vereisten te kunnen voldoen, is vanaf 2015 extra formatie (zowel structureel als incidenteel) op een aantal cruciale plekken noodzakelijk. In deze notitie staan de risico's die zich voordoen wanneer op deze onderdelen geen formatie beschikbaar komt en wordt een onderbouwing gegeven van de benodigde formatie in fte's en in middelen om deze op een verstandige wijze tegemoet te komen. Tot slot wordt de wijze van financiering aangegeven.
Notitie versterking Bedrijfsondersteuning
GGDrU- Pagina 2
2.
Risico's ten aanzien van de bedrijfsvoering
Hierna zijn de belangrijkste risico's, onderverdeeld in bedrijfsondersteuning en HR gerelateerde risico's opgesomd. I.
Belangrijkste risico's ten aanzien van bedrijfsondersteuning (Finance & control, DIV,I&A, Facilitair) Geen goedkeurende verklaring van de accountant op de jaarrekening. Onder preventief toezicht van de provincie komen te staan. Niet voldoen aan wet- en regelgeving en het riskeren van boetes. Door ontbreken van interne financiële controles, geen valide cijfers en onvoldoende sturing. De ICT-infrastructuur als ook de capaciteit is op een kwetsbaar niveau aanwezig. ICT is als hulpmiddel voor de dagelijkse uitvoering van de taken onmisbaar.
• • • • • II. • • •
Belangrijkste risico's ten aanzien van HR Niet voldoen aan RI&E en ARBO wet en aansprakelijk zijn voor ongevallen en mogelijke boetes riskeren. Niet voldoen aan wet- en regelgeving; zoals participatiewet, werktijdenregeling, wet werk & zekerheid, cao-wijzigingen niet (tijdig) doorgevoerd. Salarissen worden niet tijdig of niet correct uitbetaald.
Ook uit verschillende benchmarkonderzoeken blijkt dat de GGDrU onder de gemiddelde waarden in formatie zit op de organisatie ondersteunende afdelingen. GGD (2010)
GGD (2014)
Benchmark Berenschot
Facilitaire zaken
3,4%
2,1%
5-8%
Financiën en control
2,1%
1,5%
3-5%
Informatisering & automatisering
1,8%
2,0%
2-3%
Onderdeel
Personeel & organisatie
1,6%
1,3%
1,5-2,5%
Communicatie & kwaliteitszorg
1,0%
0,7%
1-1,5%
Juridische Zaken
0,0%
0,0%
0,5-1,5%
Benchmark GGD N L *
2,71% 2,1%.
* alleen benchmarkgegevens beschikbaar voor Financien en control en P&O
Bovenstaande tabel laat zien dat de GGDrU op vijf van de zes onderdelen (ver) onder het gemiddelde van de overheadbenchmark ligt en dat de afwijking van 2014 ten opzichte van 2010 verder is toegenomen.
Notitie versterking Bedrijfsondersteuning
GGDrU- Pagina 3
3.
Beleidscapaciteit Directie
De toegenomen omvang van de organisatie en het nieuwe bestuurlijke construct sinds 2014, vraagt ook voor de directie en management om extra (strategische) beleidsondersteuning. Hierbij gaat het om de ontwikkeling van de organisatie in brede zin, het opvolgen van ontwikkelingen die zich binnen het GGD domein afspelen en een vertaling daarvan naar een bestuurlijke en ambtelijke agenda, de advisering over organisatie-inrichtingsvraagstukken, de ontwikkeling van een nieuw bedrijfsvoeringsmodel met bijbehorende sturingsinstrumenten en de uitvoering van diverse strategische projecten. Ook deze extra benodigde formatie is in het hierna volgende overzicht opgenomen.
4.
Overzicht benodigde formatie
De totale extra benodigde formatie komt uit op 9,86 fte. Aan deze extra benodigde formatie ligt een uitgebreide risico-inventarisatie, op basis van de in hoofdstuk 2 genoemde risico's, ten grondslag. In onderstaande tabel is de gewenste uitbreiding per functie voor de organisatieonderdelen Financiën, HR, Automatisering, Facilitair en Directie opgenomen. Tevens is de gevraagde formatie-uitbreiding financieel vertaald in loonkosten.
Financiën Administrateur Manager Financien & Facilitair Manager Financiën Medewerker Financiële Administratie Projectadministrateur
Totaal Financiën
Human Resource Management Beleidsmedewerker HR-Adviseur HR-medewerker Manager Human Resources Preventiemedewerker Totaal HR
Formatie 2016 en Formatie verder 2015
Mutatie
Mutatie loonkosten
1,50 1,00 1,00 2,00 2,80
1,00 1,00 0,00 1,86 2,00
0,50 0,00 1,00 0,14 0,80
8,30
5,86
2,44
96.337 6.407 44.799 179.217
Formatie 2016 en Formatie verder 2015
Mutatie
Mutatie loonkosten
0,80 2,67 2,20 1,00 0,22
0,00 2,67 1,40 1,00 0,00
6,89
5,07
0,80 0,00 0,80 0,00 0,22 1,82
31.674
-
65.058
36.610
15.510 117.178
Notitie versterking Bedrijfsondersteuning GGD ril- Pagina 4
Automatisering Coordinator DIV Coördinator I&A Coördinator DDJGZ Medewerker DIV Senior Systeembeheerder Systeembeheerder Medewerker applicatiebeheer Teamleider ICT Technisch beheerder DIV Totaal Automatisering
Formatie 2016 en Formatie verder 2015
Totaal Facilitair
Directie Adjunct-directeur Publieke Gezondheid Administratief Medewerker Beleidsmedewerker Communicatieadviseur Directiesecretaresse Directeur Publieke Gezondheid Informatiespecialist Kwaliteitsfunctionaris Strategisch beleidsadviseur Totaal Directie
Mutatie loonkosten
-
0,89 0,67 1,00 1,40 1,50 2,00 1,67 1,00 1,00
0,89 0,67 1,00 1,40 1,00 2,00 1,67 0,80
0,00 0,00 0,00 0,00 0,50 0,00 0,00 0,20 1,00
31.674
11,13
9,43
1,70
100.343
^
Facilitair Medewerker Beheer Inkoop/contractmanagment Senior medewerker Beheer Teamleider Facilitair Telefoniste/Receptioniste
Mutatie
■■
Formatie 2016 en Formatie verder 2015
12.670 55.999
- . < < - . -
Mutatie
Mutatie loonkosten
-
2,00 1,00 1,00 1,00 3,18
2,00 0,00 1,00 0,60 3,18
0,00 1,00 0,00 0,40 0,00
8,18
6,78
1,40
86.847
Mutatie 0,00 0,00 1,00 -0,70 0,00 0,00 0,00 0,20 1,00 1,50
Mutatie loonkosten 81.323 -44.344 16.265 81.323 134.567
Formatie 2016 e n Formatie verder 2015 1,00 1,00 0,53 0,53 1,80 0,80 0,80 1,50 1,00 1,00 0,33 0,33 0,67 0,67 1,00 1,20 1,00 0,00 8,33
6,83
Notitie versterking Bedrijfsondersteuning
70.499
16.348
GGDrU- Pagina 5
Daarnaast is er ten behoeve van de versterking op Financiën ten behoeve van de Planning & Control cyclus een versterking bij de sectoren APG en JGZ gewenst.
Sectoren Beleidsmedewerker P&C (APG) Beleidsmedewerker P&C (JGZ) Totaal Sectoren
5.
Formatie 2016 en Formatie 2015 verder 0,00 0,50 0,00 0,50 0,00 1,00
Mutatie
Mutatie loonkosten
0,50 0,50
40.662 40.662
1,00
81.323
Financiering
De inzet is om de financiering van deze extra formatie primair binnen de begroting op te lossen. Gezien de omvang van het benodigde budget, en het budget gestuurde karakter van de GGDrU in de laatste jaren, met een krappe formatie voor de ondersteunende functies, is het niet reëel om te verwachten dat het gehele budget binnen de GGDrU begroting te vinden is. Gezien de noodzaak om direct actie te kunnen nemen, zal aan het bestuur worden verzocht om het structurele benodigde verschil in formatie ten opzichte van de begrote formatie 2015, dit jaar incidenteel te kunnen invullen. Zo mogelijk, zal dit eveneens ten laste komen van het verwachte positieve rekenresultaat van 2014, voor zover dit niet uitgaat boven het rekenresultaat.
Notitie versterking Bedrijfsondersteuning
GGDrU- Pagina 6
Bijlage 1 Overzicht versterking bedrijfsvoering totaal Formatie 2016 en Formatie verder 2015
Mutatie
Mutatie loonkosten
Financiën Administrateur Manager Financiën Medewerker Financiële Administratie Projectadministrateur Totaal Financiën
1,50 1,00 2,00 2,80
1,00 0,00 1,86 2,00
0,50 1,00 0,14 0,80
31.674 96.337 6.407 44.799
8,30
5,86
2,44
179.217
Human Resource Management Beleidsmedewerker HR-medewerker Preventiemedewerker Totaal HR
0,80 2,20 0,22 6,89
0,00 1,40 0,00 5,07
0,80 0,80 0,22 1,82
65.058 36.610 15.510 117.178
1,50 1,00 1,00 11,13
1,00 0,80 9,43
0,50 0,20 1,00 1,70
31.674 12.670 55.999 100.343
Facilitair Inkoop/contractmanagment Teamleider Facilitair Totaal Facilitair
1,00 1,00 8,18
0,00 0,60 6,78
1,00 0,40 1,40
70.499 16.348 86.847
Directie Beleidsmedewerker Communicatieadviseur Kwaliteitsfunctionaris Strategisch beleidsadviseur Totaal Directie
1,80 0,80 1,20 1,00 8,33
0,80 1,50 1,00 0,00 6,83
1,00 -0,70 0,20 1,00 1,50
81.323 -44.344 16.265 81.323 134.567
Sectoren Beleidsmedewerker P&C (APG) Beleidsmedewerker P&C (JGZ) Totaal Sectoren
0,50 0,50 1,00
0,00 0,00 0,00
0,50 0,50 1,00
40.662 40.662 81.323
9,86
699.475
Automatisering Senior Systeembeheerder Teamleider ICT Technisch beheerder DIV Totaal Automatisering
Totaal
Notitie versterking Bedrijfsondersteuning
GGDrU- Pagina 1
2015-269
GGD $( regio Utrecht
Bijlage B Berekening verhoging Utrecht - Midden-Nederland Inwonerbijdrage programma Publieke Gezondheid (x £1.000) Bijdrage gemeente Utrecht inwonerbijdrage exd JGZ Bijdrage MN gemeenten inwonerbijdrage exd JGZ Subtotaal IWB exclusief JGZ
€ € €
1.122 4.695 5.817
Bijdrage gemeente Utrecht inwonerbijdrage JGZ Bijdrage MN gemeenten inwonerbijdrage JGZ Subtotoo//l/VBJGZ
€ € €
6.379 6.379
Totaal
£
12.196
Dekking deel structurele versterking bedrijfsvoering door verhoging inwonerbijdrage
€
300.000
Aandeel APG (1/3 x €300.000) Resterend deel [2/3) overtotaal (2/3 X €300.000) -waarvan APG - waarvan JGZ
€ € € €
Aandeel APG (1/3 x €300.000) Resterend deel (2/3) overtotaal (2/3 x €300.000): deel APG Resterend deel (2/3) overtotaal (2/3 x €300.000): deel JGZ
MN gemeente € 73.824 € 76.992 € 104.608 € 255.424
Aantal inwoners Bedrag per inwoner structurele versterking Bedrijfsvoering Gemiddeld bedrag per inwoner structurele versterking Bedrijfsvoering
100.000 200.000 95.392 104.608
€ € € €
Gemeente Utrecht 26.176 18.399 44.576
925.508 0,28 €
328.164 0,14
€ € € €
Totaal 100.000 95.392 104.608 300.000 1.253.672 0,24
A
