Verslag vergadering algemeen bestuur BOOR
5-6-2013
aanwezig: algemeen bestuur Philip Geelkerken (voorzitter) Marianne van den Anker Farid Azarkan Laura van Geest Miriam Scha Paul Zevenbergen college van bestuur Jan Rath toekomstig college van bestuur Huub van Blijswijk Didier Dohmen BOOR Services Bart Kestens (directeur a.i.) Cristel Wieman (bestuursadviseur) Gerard Drukker (ambtelijk secretaris) Paul Scharff (rector Erasmiaans Gymnasium) enkele toehoorders 1. Opening 2. Kennismaking met Didier Dohmen Didier Dohmen wordt hartelijk welkom geheten. Ieder stelt zich kort voor. Naar verwachting besluit de gemeenteraad op 20 juni a.s. over zijn benoeming. 3. Presentatie voortgezet onderwijs (VO) (Paul Scharff, rector Erasmiaans Gymnasium) In het kader van het inwerken van het algemeen bestuur geeft Paul allereerst een korte beschrijving van alle scholen voor voortgezet onderwijs bij BOOR. Daarna vertelt hij over de inrichting van de sector en kort iets over de relatie tussen primair onderwijs (PO) en voortgezet onderwijs en over onderwijskwaliteit. De volgende punten komen in de discussie aan de orde: Problematiek van een diverse populatie aan leerlingen en ouders op scholen. Wat te doen bij overaanmelding van leerlingen. Concurrentie tussen VO-scholen. Huisvestingsperikelen.
1
Paul geeft aan dat het Strategisch Beleidsplatform BOOR (SBB) momenteel voor het VO een lagere prioriteit heeft. Binnen het SBB worden thema’s besproken die gemeenschappelijk zijn voor alle sectoren. Op dit moment is het volgens Paul belangrijker dat eerst binnen de diverse sectoren orde op zaken wordt gesteld. Het VO twijfelt aan de concrete opbrengsten van het SBB. Er kan verschillend worden gedacht over de meerwaarde van verschillende sectoren binnen één bestuur. Er is wel collectiviteit (bijvoorbeeld op het gebied van identiteit en personeel), maar vooral op financieel gebied is er discussie. In het VO is meer twijfel over het voordeel van collectiviteit dan in het PO. Verder komt aan de orde dat er bij BOOR een verschuiving is van nauwelijks (financiële) controle op scholen naar een zware verantwoordingsplicht. Dit tast volgens Paul de autonomie aan en past minder in de cultuur van het VO. Bovendien is er nog altijd twijfel aan betrouwbaarheid van de financiële gegevens. Van alle VO-collega’s is Paul het meest cynisch over het effect van inspanningen om de aansluiting PO-VO te verbeteren. Dit heeft mede te maken met het feit dat het Erasmiaans Gymnasium leerlingen krijgt van een zeer groot aantal basisscholen in de regio. Individuele afspraken met scholen zijn beter voor de aansluiting dan structurele programma’s. Voor het meten van kwaliteit wordt in het VO in eerste instantie gebruik gemaakt van inspectiegegevens en tevredenheidspeilingen onder leerlingen, ouders en personeel. Daarnaast zijn er aanvullende indicatoren waarover in het jaarverslag van de scholen wordt gerapporteerd. Er wordt gestreefd naar koppeling van de indicatoren aan het strategisch beleidsplan (o.a. de kernwaarden) en het HRM-plan. Paul ervaart het traject tot invoering van passend onderwijs als nog weinig concreet. Afgesproken wordt dat een aantal van bovengenoemde thema’s en discussiepunten in een volgende vergadering aan de orde zal komen. 4. Mededelingen - Gesprek delegatie commissie JOCS (Jeugd, Onderwijs, Cultuur en Sport) (29-5-2013) Op 29 mei jl. heeft een voorgesprek plaatsgevonden in verband met de vergadering van de commissie JOCS vanmiddag, waar de verantwoordingsdocumenten zijn geagendeerd. De commissie was positief kritisch. De commissie stelt vast dat er hard gewerkt is en dat er zichtbare resultaten behaald zijn. Wel bestaat er nog zorg over de bedrijfsvoering en over de gevolgen van de bezuinigingen voor de kwaliteit van het onderwijs. De commissie is geïnteresseerd en heeft vertrouwen in het bestuur. Goed functionerende medezeggenschap wordt belangrijk gevonden. Uit brieven van scholen en medezeggenschapsraden blijkt zorg over of de gevolgen van de bezuinigingen eerlijk verdeeld worden. Men verzoekt om een overzicht van de personeelsformatie per school. De jaarstukken zijn aanvaard met de afspraak dat de tweede kwartaalrapportage wordt opgeleverd met een risicoanalyse en een reality check. Er heeft nog wel enige discussie plaatsgevonden over de stand van zaken rond de afrekening van huisvestingsprojecten. De commissie is blij dat het college van bestuur binnenkort weer op sterkte is. Het vertrouwen moet nu verder worden waargemaakt. Continuïteit is belangrijk. Op 8 juli a.s. zal tijdens de bestuursvergadering een kennismaking met de wethouder plaatsvinden en mogelijk ook met commissieleden. - Stand van zaken Children’s Zone In tegenstelling tot krantenberichten is er geen vertraging voor de BOOR Campus (samenwerking tussen OSG Hugo de Groot en OBS De Triangel). Wel wordt zorgvuldig en kleinschalig gestart met groep 7 en 8. 2
5. Verslag van de vergadering van 13 mei 2013 - ad agendapunt 2: Er heeft overleg tussen BOOR en de gemeente plaatsgevonden over de huisvesting van de Mytylschool. Behalve de mogelijkheid om toch op de Xerxesweg te blijven, wordt nog een andere variant bekeken. Het verslag wordt vastgesteld. 10. Brief Overschie College Jan Rath licht toe dat de oplossing voor de situatie van het Overschie College gezocht wordt in samenwerking met CVO (Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs). Er wordt op dit moment gewerkt aan een transitiedocument. De gemeente is al van de plannen op de hoogte. De directeur van het Overschie College (Peter Snel) vindt de oplossing goed voor de leerlingen. Het Overschie College is te klein geworden vanwege krimp in het voedingsgebied. Er is gekozen om het Overschie College op te laten gaan in Accent Delfshaven en niet andersom, omdat het Overschie College de kleinste school is. Afgesproken wordt dat er pas een brief naar de gemeente gaat als de medezeggenschapsraad heeft ingestemd. Het college van bestuur moet het als voorgenomen besluit aan de medezeggenschapsraad voorleggen. Het woord “mede” in alinea 3 van de brief kan geschrapt worden. Na instemming moet er een nieuwe brief aan de gemeente komen die in het algemeen bestuur wordt vastgesteld en waarin wordt uitgelegd waarom deze keuze gemaakt wordt en wat het perspectief voor de toekomst is. De gemeenteraad moet worden gevraagd het besluit goed te keuren. 6. Mededelingen uit de audit commissie (zie verslag van de vergadering van de audit commissie van 29 mei 2013). Interne controle en onderwijshuisvesting waren voor de audit commissie de belangrijkste onderwerpen. Per 1 augustus zal een financiële hard closure (vergelijkbaar met een jaarafsluiting) plaatsvinden. De kaderbrief moet echt kaders stellen. Volgen van de kaderbrief moet leiden tot een sluitende begroting. De kaderbrief komt terug in de audit commissie. Leerlingprognoses moeten zo vroeg mogelijk worden gemaakt en worden gecontroleerd door finance & control. Overwogen kan worden de afdelingen finance & control en huisvesting te integreren. Hierover wordt later in overleg met Didier Dohmen een beslissing genomen. Er komt een profielschets voor het externe lid van de audit commissie. Bij voorkeur iemand met aanzien in Rotterdam. Het hoeft geen financieel specialist of onderwijsdeskundige te zijn. Bij voorkeur wordt het externe lid openbaar geworven. Huub van Blijswijk zal nagaan wat en redelijke vergoeding is voor het externe lid. De profielschets komt terug in de bestuursvergadering. Voor volgend jaar zal er een nieuwe procedure worden gestart voor de keuze van een accountantskantoor. 7. BOOR 2.0 a. Herstructurering sector (speciaal) basisonderwijs
3
Bij de GMR-en is steun over het “wat”. In het nieuwe schooljaar wordt verder gesproken over het “hoe”. Als bekend is of het algemeen bestuur de richting goedkeurt, kan het college van bestuur verder met de uitwerking. Alle leden zijn van mening dat er gestart moet worden. De ankerpunten zijn voldoende beschreven. De volgende opmerkingen worden nog gemaakt: - Integraal leiding geven moet worden beschreven in de context van bestuurlijke kaders (kan in managementstatuut). Ook moet worden beschreven hoe verantwoording moet worden afgelegd. - De schoolleider is integraal verantwoordelijk. Bovenschools directeuren middenmanagement zijn de verlengde arm van het bestuur. Hier iets ter verduidelijking toevoegen. - Er komt nog wel veel jargon voor in de tekst voor. - Naast meten en procedures ook iets toevoegen over een kwaliteitscultuur. - Een prioritering van de aanbevelingen en verbeteracties is gewenst. De inhoud van dit onderdeel wordt goedgekeurd. Het college van bestuur zal een vervolgdocument leveren. Er kan van start worden gegaan. b. Handboek inrichting VO Hier wordt op dit moment nog aan gewerkt. c. BOOR Services Alle leden zijn van mening dat er gestart moet worden. Volgende week zullen Jan Rath en Huub van Blijswijk de functies binnen BOOR Services vaststellen. Daarna kan met werving worden begonnen. De volgende opmerkingen worden nog gemaakt: - Personele beheersing toevoegen bij speerpunten (blz. 47). - Bij HRM toevoegen: vacaturebeheer (blz. 49). - De bezetting is met name kwetsbaar bij HRM en juridische zaken (blz. 90). - Op blz. 94 juridische zaken toevoegen. Philip Geelkerken acht het noodzakelijk HRM snel uit te breiden. Personeelsbeleid is van groot belang voor BOOR. Farid Azarkan vraagt nog aandacht voor de samenstelling van het huisvestingsteam. Ook hier geldt dat de continuïteit gewaarborgd moet zijn. Wat betreft het samenvoegen van finance & control en onderwijshuisvesting krijgt het college van bestuur mandaat om dit verder uit te werken. 8. Strategisch beleidsplan In de voorliggende tekst zijn de eerder gemaakte opmerkingen verwerkt. Niet alles kan worden aangepast, omdat de tekst gebaseerd is op een bestaand document dat tot stand is gekomen met medewerking van velen. In 2015 zal het college van bestuur een proces inrichten om te komen tot een nieuw strategisch beleidsplan. De volgende opmerkingen worden nog gemaakt: 4
- Klopt het genoemde aantal scholen ? - Hoe wordt over het strategisch beleidsplan gecommuniceerd (publieksversie) ? - Over passend onderwijs wordt weinig vermeld. - Er valt nog veel te zeggen over identiteit (dit een keer apart agenderen). - School moet centraal staan (blz. 26, doelstelling 6.1 aanpassen). Het strategisch beleidsplan wordt vastgesteld. 9. Bijlage bestuursreglement De bijlage wordt vastgesteld Er zal nog een numerieke verwijzing naar het bestuursreglement worden toegevoegd en bedragen die aan verandering onderhevig zijn zullen worden weggelaten. Vervolgens gaat het naar de gemeente. De gemeenteraad moet het reglement goedkeuren. 11. Brief ouders Afgesproken wordt dat reacties morgen kunnen worden rondgestuurd. Marianne Eijkenduijn zal de brief aanpassen en voor het weekend nogmaals rondsturen. Er kan dan nog een laatste ronde gereageerd worden. Maandag wordt de brief definitief gemaakt. Marianne v/d Anker doet een laatste eindredactie en dinsdag wordt hij via de schooldirecteuren PO verspreid. De volgende opmerkingen worden hierbij gemaakt: - Niet teveel geruststellen. - Niet zeggen dat leerlingen geen last van de maatregelen zullen hebben. - Liever vermelden welke inspanningen worden gepleegd voor de toekomst. - Reden bezuinigen noemen (teveel uitgegeven), noodzaak terug te keren naar normaal niveau. - Situatie nog relatief gunstig in Rotterdam. - Fraudezaak pas melden na opmerking over teveel geld uitgegeven. 12. W.V.T.T.K. / Rondvraag - Vandaag heeft een gesprek plaatsgevonden met de inspectie van het onderwijs (Philip Geelkerken, Jan Rath, Paul Zevenbergen en Dennis van Zundert). Er is een conceptrapport besproken over het bestuurlijk handelen met betrekking tot de financiële positie. Het probleem is nog eens vanuit een extern standpunt verhelderd. In oktober 2014 komt er een vervolgonderzoek. Stichting BOOR bevindt zich nu formeel in de categorie verhoogd financieel risico. Er moet driemaandelijks informatie aan de inspectie worden verstrekt. Hiertoe kan het toezichtkader dienen. De inspectie heeft aangegeven dat er weer een duidelijke functiescheiding moet komen (bestuur en toezicht) als het college van bestuur weer voltallig is. Als het definitieve rapport van de inspectie klaar is, zal de inhoud aan de gemeente worden gemeld. - Er zijn inmiddels enkele afspraken gemaakt voor schoolbezoeken van leden van het algemeen bestuur. Wensen kunnen nog worden doorgegeven aan Cristel. - Brieven aan het algemeen bestuur zullen in eerste instantie aan Philip Geelkerken worden gestuurd. Indien de brief inderdaad bij het algemeen bestuur thuishoort, wordt zowel de brief als het antwoord ter informatie rondgestuurd aan de leden. In het nieuwe schooljaar zullen hierover nieuwe afspraken worden gemaakt. 5
- Het bestuur van BOOR zou als eerste schoolbestuur een eed aan de samenleving kunnen afleggen in het kader van integriteit. Hierbij zou de minister van onderwijs betrokken kunnen worden. Miriam en Marianne komen met een voorstel en zullen hier Paul Kamps bij betrekken. - De planning van bestuursvergaderingen moet misschien aangepast worden aan de begrotingsagenda. De planning voor 2014 kan ook vast gemaakt worden. Deze kan dan op 8 juli a.s. worden vastgesteld. Wellicht is nog een extra bijeenkomst in dit schooljaar noodzakelijk. - Paul Zevenbergen heeft contact met Marc Tijthoff. Dit is een ouder uit Spangen die graag vanuit de wijk wil samenwerken met scholen. Paul en Marc plannen een afspraak. Huub van Blijswijk wil er bij zijn. Andere belangstellenden kunnen zich bij Paul Zevenbergen melden. - De volgende keer kan er in het kader van inwerken een bovenschools manager PO of de bovenschools directeur (V)SO worden uitgenodigd. - Farid Azarkan vraagt nogmaals aandacht voor onderwijshuisvesting. Er moet nog veel geregeld worden aan samenhang en afstemming. Ook moet er een beter registratiesysteem komen. De aanbestedingen moeten ook goed bekeken worden. Het is de vraag of het nu allemaal volgens de regels gaat. Vrijdag a.s. overlegt Farid met Bart Kestens over huisvesting. Ook in de audit commissie is huisvesting een voortdurend aandachtspunt. 13. Sluiting
ACTIELIJST Uitwerken BOOR 2.0 Brief aan ouders over bezuinigingen aanpassen en versturen Bestuursreglement aanpassen en naar gemeente sturen Afwezigheid AB-leden in zomervakantie inventariseren Voorbereiden eedaflegging integriteit Overzicht personele formatie per school Opstellen profielschets extern lid audit commissie Nagaan vergoeding extern lid audit commissie Voorgenomen besluit opheffing Overschie College voorleggen aan MR Na instemming hiervoor nieuwe brief aan gemeente i.v.m. goedkeuring Plannen bestuursvergaderingen schooljaar 2013-2014
CvB + BOOR Services ME GD GD MS + MA + BOOR Services BOOR Services Audit commissie HB CvB GD GD
6
