ALGEMEEN BESTUUR CONCEPTVERSLAG VERGADERING 13 mei 2016
Aanwezig: Provincie Groningen, de heer P.H.R. Brouns, voorzitter Gemeente Stadskanaal, mevrouw G. Brongers Gemeente Bellingwedde, de heer B. Huizing Gemeente De Marne, de heer K.P. Berghuis Gemeente Groningen, de heer J. van Keulen Gemeente Grootegast, de heer M. de Haan Gemeente Hoogezand-Sappemeer, de heer J.G. Lindeman, vice-voorzitter Gemeente Leek, de heer R. Honnef Gemeente Loppersum, de heer P. Prins Gemeente Marum, de heer J. Vos Gemeente Menterwolde, de heer J. Borg Gemeente Oldambt, mevrouw R. van den Aker Gemeente Pekela, de heer J. van Mannekes Gemeente Zuidhorn, de heer H.A. Bakker Gemeente Slochteren, mevrouw A. Woortman Gemeente Ten Boer, mevrouw J.C. de Groot (vervangster van de heer N.A. van de Nadort) Gemeente Appingedam, de heer M. van Bostelen Gemeente Vlagtwedde, de heer S. Lok Gemeente Delfzijl, de heer E. Groot Gemeente Veendam, de heer A. Hammenga Gemeente Haren, de heer M. Verbeek (vervanger van de heer P. van Veen) Omgevingsdienst Groningen, mevrouw R. Siertsema (afdelingshoofd ondersteuning a.i.) Omgevingsdienst Groningen, mevrouw K. Uneken-Blauw (notuliste) Afwezig: Gemeente Winsum, de heer R. Michels Gemeente Bedum, de heer J.W. van de Kolk Gemeente Haren, de heer P. van Veen Gemeente Eemsmond, de heer H. Sienot Gemeente Ten Boer, de heer N.A. van de Nadort 1.
Opening, mededelingen en vaststelling agenda. De voorzitter, de heer Brouns heet allen van harte welkom en noemt de afmeldingen, de heer Van Veen wordt vervangen door de heer Verbeek. De heer
ACTIE
Van de Nadort wordt vervangen door mevrouw De Groot. Hij opent hiermee de vergadering. a. Mededelingen De heer Brouns deelt mee dat een delegatie van de Ondernemingsraad op verzoek aanwezig is bij deze vergadering. b. Rondgaan presentielijst De aanwezigen worden verzocht de presentielijst te tekenen.
c. Vaststelling agenda De agenda wordt als zodanig vastgesteld.
2.
Conceptverslag d.d. 5 februari 2016. Het verslag wordt ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld. Conform het Reglement van orde wordt het verslag door de voorzitter en de secretaris geparafeerd. Mevrouw Van den Aker deelt mee een schrijven vanuit de gemeente Oldambt gestuurd te hebben inzake de verslaglegging van de vergadering Algemeen Bestuur d.d. 5 februari jl. De heer Brouns bevestigd de ontvangst van dit schrijven en geeft aan deze in het Dagelijks Bestuur van 11 april besproken te hebben.
3.
Ter informatie. - Bijpraten interne organisatie door P. Brouns. De heer Brouns geeft de stand van zaken weer in toelichting op de mail die hij daarover heeft verstuurd aan het Algemeen Bestuur met een weergave van de huidige situatie. Het Dagelijks Bestuur heeft in het kader van het Bedrijfsplan opdracht gegeven aan adviesbureau BMC tot het schrijven van de Evaluatie Omgevingsdienst Groningen. Daarin kwam de interne organisatie aan de orde evenals de rollen van eigenaar en opdrachtgever. Het rapport bevat een aantal kritische elementen. Het Dagelijks Bestuur heeft de directie gevraagd een Verbeterplan te schrijven voor wat betreft de interne organisatie. De manier waarop de directeur dit realiseerde heeft bij het Dagelijks Bestuur geleid tot twijfels over of de directeur in staat was noodzakelijke maatregelen te kunnen doorvoeren. Daarover heeft het Dagelijks Bestuur gesprekken gevoerd met de directeur zelf, het MT en de Ondernemingsraad. Het Dagelijks Bestuur heeft met de directeur samen de conclusie getrokken dat hij niet de juiste man op de juiste plek is en daarom is de directeur in overleg vrijgesteld van werkzaamheden. Het Dagelijks Bestuur werkt aan een nette afwikkeling van het arbeidsverband.
Direct daarop is het Dagelijks Bestuur gestart met de selectieprocedure van een interim-directeur. De selectiecommissie met vertegenwoordigers van Dagelijks Bestuur en MT en de adviescommissie bestaande uit OR-leden kwamen onafhankelijk van elkaar tot de conclusie dat mevrouw S. Borgers de beste kandidaat is om inhoud te geven aan het Verbeterplan en de implementatie van dat Verbeterplan. Het Verbeterplan betreft de interne organisatie van de uitvoeringsdienst. Het Dagelijks Bestuur verwerkt de aanbevelingen met betrekking tot de rol van eigenaren en opdrachtgevers in een plan van aanpak.
- Voortgang Quick Wins, project LOS en PDC. Het Algemeen Bestuur wordt geinformeerd over de voortgang en planning van het implementatietraject voor het LOS, tevens de stand van zaken van de PDC en Quick Wins. Het belang van het 100% digitaal aanleveren van informatie wordt benadrukt, informatie niet digitaal aanleveren kan eigenlijk niet meer. De opdrachtgevers die (nog) niet digitaal aanleveren moeten zich er van bewust zijn dat dit doorberekend wordt. Dit is ook één van de onderdelen uit het verbeterplan. Mevrouw Siertsema geeft aan dat er nog wordt onderzocht of er een oplossing kan worden gevonden voor die (complexe en terugkerende) zaken, waarbij er sprake is van grote hoeveelheden statische documenten . De heer Huizing geeft aan dat het van belang is om ook te kijken naar de dienstverleningsovereenkomsten. Er zit discrepantie tussen de opdracht en de dienstverleningsovereenkomst. Er kunnen niet éénzijdig afspraken door de Omgevingsdienst worden afgezegd. Afgesproken wordt dat wanneer er knelpunten rondom de dienstverleningsovereenkomsten zijn dit aan het Algemeen Bestuur dient te worden voorgelegd. 4.
Ter besluitvorming.
- Toelichting definitieve rapportage evaluatie en plan van aanpak door M. Kerstens (BMC). De heer Kerstens informeert het Algemeen Bestuur over de uitkomsten van de evaluatie en het proces hier naar toe. De politiek verantwoordelijken stellen de kaders, de secretarissen geven hierin advies. De eigenaarsrol is in beperkte mate uitgewerkt. Het advies is dan ook om collectief in gesprek te gaan over bepaalde vraagstukken en als Algemeen Bestuur meer bij elkaar te laten komen. Er zullen voorstellen komen om deze eigenaarsrol scherper te krijgen. Vanuit het eigenaarsperspectief is het bijzonder dat toch die efficiencykorting is gekomen, met een beperkte bedrijfsvoering en inbreng fte. Er is gestart zonder nulmeting en essentiële zaken waren niet op orde. Vanuit de Omgevingsdienst is te weinig gestuurd, de overhead was een gegeven, e.e.a. had eerder gesignaleerd kunnen worden. Tevens is het collectief van eigenaren ook niet scherp neergezet. Het gezamenlijk gesprek is destijds niet gevoerd. De afstemming is het laatste half jaar verbeterd, er zijn goede slagen gemaakt en e.e.a. zakelijker ingestoken. Dit is het resultaat van de komst van een aantal nieuwe managers. Met de komst van de Omgevingswet, is het van belang dat we hier gezamenlijk naar toe werken. We zijn hier echter nog niet klaar voor. De PDC speelt hierin ook een
belangrijke rol. Goed om te noemen is dat er geen vraagtekens staan bij de kwaliteit en inzet van de medewerkers. Het advies is om vanaf 1 mei (symbolisch) een doorstart te maken en opnieuw te beginnen. Het gevoel naar elkaar toe dient verbeterd te worden, met een nieuwe stip op de horizon. Tevens dienst het begrip efficiencykorting niet meer genoemd te worden, we gaan het hebben over onze organisatie. Het Dagelijks Bestuur heeft een portefeuilleverdeling gemaakt en gaat themabijeenkomsten voor het Ab organiseren. Het Opdrachtgeversplatform is ook een belangrijk onderdeel, van belang is om vertegenwoordiging van het zelfde niveau en rol hierin te laten plaatsnemen. De basis en onze dienstverlening dient op orde gebracht te worden, waarbij een essentiële wijziging in de structuur van de organisatie gaat helpen. In het plan van aanpak is ook geadviseerd om tijdelijk een Directeur bedrijfsvoering aan te stellen. De heer Brouns vraagt het Algemeen Bestuur een besluit te nemen over het volgende: de aanbevelingen die in het rapport genoemd staan te verwerken in een verbeterplan vanuit de Omgevingsdienst. Tevens de aanbevelingen voor de eigenaren en opdrachtgeversrol te verwerken in een verbeterplan vanuit de eigenaren. De heer Berghuis merkt op dat het van belang is om snel van start te gaan en niet meer naar het verleden te kijken, hij kan zich vinden in het plan van aanpak . Mevrouw Van den Aker geeft aan het eens te zijn om het verleden achter ons te laten. Als opdrachtgever moet we ook stappen zetten, van belang is dat dit in volle breedte gebeurd. Zij kan zich vinden in standaardisatie en het advies rondom de themabijeenkomsten. Het Opdrachtgeversplatform is ook een belangrijk onderdeel, goed is om hierin sterke vertegenwoordiging vanuit de opdrachtgevers te laten plaatsnemen. Zij spreekt haar waardering uit over de voortvarendheid van het Dagelijks Bestuur en wenst ze succes voor de komende tijd. De heer Brouns bedankt haar hiervoor en wenst de leden van het Algemeen Bestuur ook veel succes. Desgevraagd door de heer Verbeek geeft de heer Kerstens aan dat met 'symbolisch' de efficiencykorting en het invullen van rollen en afdelingsstructuur bedoeld wordt. De heer Borg noemt de enorme impact van de Omgevingswet op de Omgevingsdienst. De heer Hammenga geeft aan zich ook aan te sluiten bij de vorige sprekers. 'ik ben me er van bewust om kritisch te blijven naar mijn eigen organisatie'. De heer Huizing vraagt naar de inhoud van de themabijeenkomsten. De bedoeling is dat o.a. de PDC, een inhoudelijk thema en de diverse rollen op de agenda worden gezet. De heer Van Keulen merkt op dat we nog stevige discussies gaan krijgen over de efficiencykorting. Met het 'symbolisch ' vervangen van de directeur zijn we nog lang
niet uit de problemen. Het is van belang dat we elkaar als eigenaar en opdrachtgever regelmatig treffen. Met inachtneming van deze opmerkingen besluit het Algemeen Bestuur dat de aanbevelingen verwerkt kunnen worden in een verbeterplan voor de organisatie, en een plan van aanpak voor de eigenaren. Het Dagelijks Bestuur zal tweewekelijks bij elkaar komen om te monitoren en de rol van het eigenaarschap scherp te houden. 5.
Rondvraag en sluiting. De heer Berghuis vraagt hoe e.e.a. gecommuniceerd kan worden naar de raden toe. De heer Brouns geeft aan dat het van belang is dat er eenduidige communicatie zal plaatsvinden en stelt voor dat er volgende week een begeleidende memo komt vanuit het Dagelijks Bestuur, waarin het proces van de behandeling van de evaluatie Omgevingsdienst Groningen wordt omschreven. Afsluitend aan de vergadering sprak de voorzitter van de Ondernemingsraad over de prettige samenwerking met het Dagelijks Bestuur. Hij benoemde het belang in het investeren in de organisatie wat leidt tot meer werkplezier en dat komt ten goede aan efficiënt werken. De Ondernemingsraad geeft aan graag te participeren en ondersteunen. De voorzitter van het Algemeen Bestuur bedankt de Ondernemingsraad. Hij waardeert de samenwerking met zeer constructief, snel beschikbaar en enorme inzet. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering onder dankzegging voor ieders inbreng.
De Voorzitter,
De secretaris,
