Verslag vergadering algemeen bestuur BOOR
10-4-2013
aanwezig: algemeen bestuur Philip Geelkerken (voorzitter) Marianne van den Anker Farid Azarkan Laura van Geest Miriam Scha Paul Zevenbergen college van bestuur Jan Rath BOOR Services Bart Kestens (directeur a.i.) Cristel Wieman (bestuursadviseur) Gerard Drukker (ambtelijk secretaris) Huub van Blijswijk (voorzitter college van bestuur per 1 augustus 2013) Dennis van Zundert (Deloitte) Frank van Kuijck (Deloitte)
1. Opening 2. Mededelingen Marianne van den Anker komt iets later in verband met andere verplichtingen. 3. Verslag van de vergadering van 6 maart 2013 Het verslag wordt met enkele aanpassingen vastgesteld. 4. Verslag auditcommissie van 4 maart 2013 Geen opmerkingen. 5. Stand van zaken financiën / huisvesting Dennis van Zundert en Frans van Kuijck geven een toelichting. Met de auditcommissie heeft overleg plaatsgevonden over onder andere de liquiditeitssituatie en de stand van zaken rond de afrekening van huisvestingsprojecten. (zie verder het concept-verslag van de auditcommissie van 3 april 2013). 1
Rond de jaarwisseling (2012-2013) was de liquiditeitssituatie slecht. Dit werd deels veroorzaakt doordat veel onderhanden huisvestingsprojecten door BOOR waren voorgefinancierd en omdat er nog een aantal huisvestingsprojecten uit het verleden moest worden afgerekend. Inmiddels heeft overleg met de gemeente plaatsgevonden, waarbij de gemeente in beginsel akkoord is gegaan met het snel oplossen van deze dossiers. Binnenkort vindt met de gemeente een vervolgoverleg plaats. Deze afspraken zijn ook teruggekoppeld naar de Rabobank. Verder zijn afspraken gemaakt over het periodiek rapporteren over de liquiditeit met een prognose voor de toekomst. Als ultimum remedium valt schatkistbankieren te overwegen. Met de Rabobank is ook afgesproken dat de schoolrekeningen worden meegenomen bij het bepalen van de liquiditeit van BOOR als geheel. De gemeente lijkt zich coulant op te stellen bij het afrekenen van de huisvestingsprojecten. In het verleden door BOOR niet bestede middelen blijven mogelijk beschikbaar voor de toekomst. Er komt nog nader overleg hierover met de directeur van de afdeling jeugd en onderwijs. Uiterlijk 24 april a.s. moeten er harde afspreken gemaakt zijn. Ook de wethouder en de gemeenteraadsleden willen deze zaken met BOOR graag afronden. Voor 1 mei a.s. moet de door de gemeenteraad gevraagde reality check op de begroting klaar zijn. Het wordt één beknopt document met een samenvatting en zal worden meegestuurd met de jaarrekening. Het meerjarenbestuursformatieplan is ook relevant voor de reality check, evenals de leerlingprognoses. Schoolleiders hebben vaak de neiging de ontwikkeling van het aantal leerlingen te positief in te schatten. Deloitte doet hier nog een check op. De verhouding en de communicatie met stichting Vizyr verbeteren. Het vertrouwen van de scholen in het administratiekantoor moet weer groeien. Dit heeft tijd nodig. Aangezien BOOR de grootste klant van Vizyr is, moet het mogelijk zijn duidelijke zakelijke afspraken te maken. Philip Geelkerken heeft goede afspraken gemaakt met de voorzitter van de raad van toezicht van Vizyr. De verwachting is dat er geen goedkeurende verklaring bij de jaarrekening zal worden afgegeven. De aanbestedingen door BOOR voldoen waarschijnlijk niet aan de rechtmatigheidstoets. In de aanbiedingsbrief bij de jaarrekening zal hierover een toelichting worden opgenomen en worden aangegeven dat er een duidelijke vooruitgang wordt geboekt. De controle op de centrale inkoop binnen BOOR Services zal in de toekomst wellicht versterkt moeten worden. Jaarrekening en reality check hebben de hoogste prioriteit. 6. Toezichtkader Philip Geelkerken en wethouder Hugo de Jonge hebben over de uitwerking van het toezichtkader gesproken met de raadscommissie jeugd, onderwijs, cultuur en sport. Afgesproken is dat een klein comité uit de raadscommissie zich specifiek bezig zal houden met stichting BOOR. Het voorstel van D’66 om alle begrotingsoverschrijdingen van BOOR te melden aan de gemeenteraad is niet overgenomen. De eerste keer zal de rapportage op grond van het toezichtkader wellicht nog niet volledig zijn. Dit kan dan bij het desbetreffende onderwerp worden toegelicht. De taakverdeling tussen gemeenteraad en algemeen bestuur zoals die onder andere uit het toezichtkader naar voren komt is historisch gegroeid. Het recente verleden en de huidige situatie vragen om steviger toezicht vanuit de gemeente dan in het verleden. Overigens kan het toezichtkader op grond van ervaringen of veranderende omstandigheden altijd worden bijgesteld. 2
7. Vaststellen bestuursreglement 8. Vaststellen reglement auditcommissie 9. vaststellen reglement remuneratiecommissie De juridische check bij de gemeente vindt vrijdag a.s. plaats. Daarna volgt terugkoppeling. Als er nog opmerkingen van de leden van het algemeen bestuur zijn, kunnen deze aan Gerard Drukker worden doorgegeven. 10. BOOR 2.0 Jan Rath en Bart Kestens geven een toelichting op de voorstellen. Bij het proces van totstandkoming van het nieuwe strategisch beleidsplan is ook teruggekeken naar het effect van het vorige strategisch beleidsplan. Hieruit is onder andere geleerd dat er veel plannen zijn beschreven, maar dat er te weinig aandacht voor de uitvoering is geweest. Er is meer focus nodig op sturing op onderwijskwaliteit. Eind 2011 is het nieuwe strategisch beleidsplan vastgesteld door het bestuur van BOOR. De gemeenschappelijke medezeggenschapsraden zijn akkoord gegaan, maar wel met de verwachting nauw betrokken te zullen worden bij besluiten over de uitvoeringsagenda. Scholen Veel discussie was er over het voorstel om te komen tot scholengroepen in het primair onderwijs met algemeen directeuren en directeuren bedrijfsvoering. Vervolgens was een van de aanbevelingen van de commissie governance kritisch over de vorming van scholengroepen. Het bijgaande voorstel heeft naar verwachting draagvlak bij de directies van het primair onderwijs. De kwaliteit van het onderwijs en het opbrengstgericht werken staan centraal. Al het bovenschoolse moet hier dienstbaar aan zijn. Er moet aandacht zijn voor de verschillen tussen de sectoren. De positie van het (voortgezet) speciaal onderwijs moet nader bekeken worden. In het voortgezet onderwijs wordt uitgegaan van 5 clusters. In het primair onderwijs wordt (vooralsnog) uitgegaan van 7 clusters. Er treedt een vereenvoudiging van de aansturing op. Er komen bovenschools directeuren (werknaam) in plaats van de huidige bovenschools managers. De huidige functies van meerscholendirecteuren en adjunct-directeuren verdwijnen. Opmerkingen / vragen hierbij: - Bij de clustering van scholen zoveel mogelijk aansluiten bij wijkbenadering. - Gevaar van stigmatisering van de clusters (afhankelijk van wijk, imago). - Samenwerking met partners in de wijk belangrijk (medegebruik gebouw e.d.) - De aanpassing moet budgetneutraal plaatsvinden. - Uitgangspunt moet blijven dat de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie liggen. - Het gaat om een nieuwe organisatie, niet slechts om de organisatiestructuur. - De notitie is zonder voldoende voorkennis moeilijk te begrijpen. - Is dit het antwoord op de aanbeveling van de commissie governance dat de school centraal moet staan ? - De positie van de huidige bovenschools managers moet snel duidelijk worden. 3
- Er is in het algemeen bestuur consensus over de richting, maar de uitleg moet duidelijker (probleemstelling, verbinding tussen de sectoren, centraal stellen van de school). - Elementen van cultuurverandering benoemen (in relatie tot aanbeveling 26 van de commissie governance). - Er zit een spanning tussen de dienstverlening door BOOR Services aan scholen en een rol bij toezicht houden (gezagsverhouding). - Dienstverlening kan niet zijn alles doen wat scholen / sectoren wensen. - Is de naam bovenschools directeur de juiste ? Deze naam suggereert dat er meer sprake is van managen dan van besturen. Bij minder, maar grotere clusters zal het door de “span of control” niet meer mogelijk zijn andere taken dan bestuurstaken te doen. Huub van Blijswijk wil graag betrokken worden bij de werving van deze functionarissen. - Een cluster moet geen bestuurlijke eenheid zijn. - In de notitie moet duidelijk gemaakt worden hoe de “bovenschools directeuren” zich verhouden tot integraal verantwoordelijke schoolleiders. BOOR Services Verschillende functionarissen die onder verschillende aansturing werkzaam waren, zijn bij BOOR kunnen werken. De kwaliteit van BOOR Services behoeft verbetering, met name op het gebied van financiën en control. Het imago van BOOR Services (voorheen: Bestuursbreau) is in het verleden mede bepaald door slechte ervaringen van scholen met het administratiekantoor Vizyr (voorheen Prosco). Binnen BOOR Services wordt regelmatig gesproken over de rol en taken. Onlangs zijn de bovenschoolse kwaliteitsmedewerkers ook overgegaan naar BOOR Services, zodat het college van bestuur beter rechtstreeks kan sturen op de kwaliteit van het onderwijs. Binnen BOOR Services moet een aantal zaken veranderen. Zo hebben sommige medewerkers geen of verouderde functieomschrijvingen en zijn er medewerkers met verschillende rechtsposities (CAO-VO en gemeente Rotterdam). Een nieuw functiebouwwerk is nodig. Opmerkingen / vragen hierbij: - Eigenlijk is BOOR Services geen stafbureau omdat ook diensten verleend worden aan scholen. Deze term moet eruit. - De drie teams (financiën, huisvesting en algemeen beleid) zijn erg ongelijk van omvang en hebben niet allemaal een leidinggevende. Hoewel het deels historisch gegroeid zal zijn, valt niet goed in te zien waarom voor deze organisatie is gekozen. - Er lijkt veel kwetsbaarheid bij uitval. Met name huisvesting en communicatie zijn krap bezet. - Ondanks de inzet van personeelsconsulenten bij Vizyr is één adviseur HRM bij BOOR Services onaanvaardbaar weinig. - De kosten van BOOR Services zouden aan de hand van benchmarking aan de scholen uitgelegd moeten worden. - Het is belangrijk goed te weten wat de scholen zelf aan ondersteuning willen. - De grondhouding van de mensen bij BOOR Services is belangrijk. - Het is belangrijk te bepalen wat BOOR Services wel en niet doet. - Het functiehuis moet flexibel zijn (generieke functiebeschrijvingen zijn een middel hiertoe). - De concern-controller kan tevens hoofd van het team finance & control zijn. Deze wordt aangestuurd door het lid van het college van bestuur dat belast is met de bedrijfsvoering. De concern controller heeft een statutaire bescherming tegen disciplinaire maatregelen. De sector controllers zouden een vergelijkbare bescherming moeten krijgen. 4
- Het is goed over de herinrichting van BOOR Services advies van Deloitte te vragen. - Niet alle expertises kunnen in BOOR Services worden opgenomen. Met flexibele schil wordt bedoeld dat bijvoorbeeld bij centrale inkoop de regie door BOOR Services wordt gevoerd, maar expertise op een bepaald gebied tijdelijk wordt ingehuurd. - Naast dienstverlening aan scholen heeft BOOR Services ook een authentieke taak, te weten namens het bestuur zorgdragen voor de continuïteit van de organisatie. - Het is belangrijk intern over cultuuraspecten te praten. Angstcultuur moet worden tegengegaan. - Nader moet worden uitgewerkt welke omvang en samenstelling BOOR Services krijgt als er geen inhuur meer is en welke financiële consequenties dit heeft. - Huisvesting en HRM hebben een krappe bezetting. Afgesproken wordt dat de voorstellen besproken wordt in de audit commissie en vervolgens terugkomt in het algemeen bestuur. Volgende week wordt het ook besproken met de schooldirecteuren. 11. Strategisch beleidsplan Het door het bestuur van BOOR vastgestelde en aan de gemeente aangeboden strategisch beleidsplan (2012-1016) is onder andere naar aanleiding van de aanbevelingen van de commissie governance teruggenomen. Inmiddels is er een aangepaste versie gemaakt. Na het nemen van een voorgenomen besluit door het algemeen bestuur zal het aan de gemeenschappelijke medezeggenschapsraden worden gestuurd. Na definitieve vaststelling door het algemeen bestuur kan het aangepaste plan naar de gemeente. Opmerkingen / vragen bij het strategisch beleidsplan: - Een logischer volgorde is: missie/visie – identiteit – onderwijs – bedrijfsvoering. - Bijlage met de aanbevelingen van de commissie governance is goed. - Aanbeveling 22 (combineren portefeuille CvB-lid financiën met een inhoudelijke portefeuille) wordt in beginsel wel onderschreven, maar gezien de financiële situatie van BOOR op dit moment (nog) niet zo uitgevoerd. - Verander de jaren in de titel (2013-2016). - Ondertekening Wim Blok in de introductie kan er uit. - Zet een tekstschrijver in voor de eindredactie en maak een publiekssamenvatting. - De missie en visie zijn erg uitgebreid. Kan wellicht korter en de rest in een bijlage. - De kernwaarden zijn erg sterk. - Aandacht besteden aan maximale talentontwikkeling is belangrijk. - Iets toevoegen namens Huub van Blijswijk (nieuwe versie gaat immers in het derde kwartaal 2013 naar de gemeente). - Holle beleidstaal vermijden. - Rol van de rechten van het kind is abstract beschreven. Concrete betekenis en consequenties aangeven. - Het plan is voor een leek zonder voorkennis moeilijk te volgen. De aangepaste versie zal in eerste instantie aan Jan Rath en Huub van Blijswijk gestuurd worden. 12. Integriteit Dit onderwerp wordt verzet naar de vergadering van mei 2013. 13. W.V.T.T.K. - beleid opheffen BRIN-nummers (kleine scholen) Dit onderwerp is niet besproken. 5
- communicatieplan algemeen bestuur In het concept communicatieplan is de omgang met de politiek nog niet uitgewerkt. Uitgangspunt is geweest alle communicatie te doen met bestaande middelen. Cristel Wieman zal de schoolbezoeken van leden van het algemeen bestuur coördineren. In de bestuursvergaderingen zal een korte terugkoppeling gegeven worden van afgelegde schoolbezoeken. Rondvraag: - Zowel Paul Zevenbergen als Farid Azarkan zijn verhinderd voor het kennismakingsbezoek aan de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (voortgezet) speciaal onderwijs op 18 april a.s. Philip Geelkerken en Marianne van den Anker zullen in hun plaats gaan. Gerard Drukker geeft dit door aan de secretaris van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraden (Willy Feyer). - De werving van het derde lid van het college van bestuur (met portefeuille bedrijfsvoering) loopt. Morgen worden kandidaten geselecteerd die voor een gesprek zullen worden uitgenodigd. Huub van Blijswijk wordt hierbij betrokken. Bij de gesprekken zal ook Paul Zevenbergen betrokken worden. Het streven is voor 1 mei a.s. een voordracht aan de gemeente te doen. 14. Sluiting
-------------
6
