Adviesrapport probleemgebieden DLWO

Media, Informatie en Communicatie

Student aan zet

Adviesrapport probleemgebieden DLWO Léon Oele DMCI_MD201B

Tutor

: Chris Streefkerk

Docent : Chris Streefkerk & Ñusta Nina

IM-deeltijd 10-04-2015

Adviesrapport probleemgebieden DLWO

Voorwoord Dit adviesrapport is tot stand gekomen binnen de deeltijdopleiding Media, Informatie & Communicatie (MIC) aan de Hogeschool van Amsterdam (HvA). Ik ben tweedejaars student en volg in periode 3 (6 februari-10 april 2015) de module Student aan zet. Deze module gaat over de methodiek van het onderzoeken, research doen en het correct en volledig rapporteren daarover. Als onderwerp moesten we een onderzoek doen binnen de het vakgebied van de Informatieprofessional. Ik heb een onderzoek gedaan naar het intranet van de Hogeschool. Ik heb voor dit onderwerp gekozen, omdat ik zelf ook gebruik maak van deze dienst. Het ligt daarom ook binnen mijn interessegebied. De doelgroep van dit rapport is erg breed. Eigenlijk iedereen die direct te maken heeft met dit intranet, zowel de beheerders als eindgebruikers. Léon Oele.

3


4


5

Inhoud 1

Managementsamenvatting

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Inleiding Aanleiding van het onderzoek Doelstelling Probleemstelling Operationalisering Indeling onderzoeksrapport

9 9 9 9 9 10

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Verantwoording onderzoeksmethoden Onderzoeksmethoden en verantwoording Invulling methoden en bijhorend tijdpad Populatie en Steekproef Presentatie

11 11 12 12 13

4 4.1 4.2

Analyse en resultaten Deskresearch Fieldresearch 4.2.1 Respons van de steekproef 4.2.2 Vragenlijst 4.2.3 Enquête 4.2.4 Interview Deelvragen beantwoord 4.3.1 Populatie eindgebruikers DLWO 4.3.2 Gebruik DLWO door populatie 4.3.3 Problemen/ onduidelijkheden bij gebruik DLWO 4.3.4 Mogelijke oplossingen voor deze problemen/onduidelijkheden

15 15 16 16 16 16 16 16 16 17 18 19

5

Conclusie

21

6

Aanbevelingen

23

7

Evaluatie van het onderzoek

25

8

Bronnenlijst

27

4.3

Bijlagen Bijlage I: Mindmap begin van het onderzoek Bijlage II: Het definitieve Plan van Aanpak (PvA) Bijlage III: Screenshots presentatie Bijlage IV: Vragenlijst 1 Bijlage V: Enquêtevragen via Surveymonkey

7

29 31 32 36 38 40


6


1

7

Managementsamenvatting

Sinds de zomer van 2013 is de DLWO, het intranet van de Hogeschool van Amsterdam (HvA), online gegaan. Ook binnen de opleiding Media, Informatie en Communicatie (MIC) wordt daar gebruik van gemaakt. Eindgebruikers zijn studenten, docenten en medewerkers. We hebben het hier over zo’n 3440 mensen. Zoals bij elk nieuw intranet, ontstaan er bij in gebruik-name de nodige knelpunten. Ik heb onderzoek gedaan naar deze knelpunten, om binnen de opleiding MIC, te inventariseren wat de problemen en onduidelijkheden zijn voor de eindgebruikers. Aan de hand van deskresearch, een vragenlijst en een enquête onder mijn steekproef van de populatie én een gesprek met een functioneel beheerder van de DLWO, heb ik over een periode van 6 weken, mijn resultaten verzameld om de probleemstelling te kunnen beantwoorden. De probleemstelling: Wat zijn de huidige problemen bij het gebruik van de DLWO door de eindgebruikers binnen de opleiding MIC van de Hogeschool van Amsterdam en welke verbeteringen zou de HvA kunnen implementeren? De belangrijkste conclusies waren: 

De respons in mijn onderzoek was: 13 ingevulde vragenlijsten, 24 ingevulde enquêtes en een gesprek met een functioneel beheerder van de DLWO.



De grootste ongemakken vertaalden zich naar de slechte zoekfunctie en het onhandig navigeren binnen de DLWO. Een A-Z pagina werkt al wel, maar dat is slecht bekend.



Eindgebruikers ervaren vooral problemen bij het zoeken van informatie, teveel klikken op weg naar deze informatie, dat documenten en roosters niet openen in een nieuw venster, de slechte/onduidelijke informatievoorziening m.b.t. minoren en tentamens en de hoeveelheid informatie. Bij dat laatste wordt gedoeld op het niet verwijderen van oude informatie.



Oorzaken van deze problemen liggen hoofdzakelijk bij de HvA zelf. Zo wordt volgend jaar een overstap gemaakt van Sharepoint 2010 naar Sharepoint 2013. Verder is er veel bureaucratie binnen het verbeterproces, is het verlenen van autorisaties aan gebruikers lastig en worden huidige verbeteringen slecht gecommuniceerd naar de eindgebruikers. Budgetproblemen zijn te verwaarlozen.



Eindgebruikers hebben echter zelf ook een verantwoordelijkheid zich het werken met



Problemen kunnen tegenwoordig centraal gemeld en gesignaleerd worden via de self-

het intranet eigen te maken. servicedesk. Deze is te bereiken via: https://uva-hva.topdesk.net. Nader onderzoek zal uit moeten wijzen wat meer realistische mogelijkheden zijn om de DLWO te verbeteren. De HvA is onlangs zelf ook gestart met het inventariseren van knelpunten.


8


2

Inleiding

2.1

Aanleiding van het onderzoek

Sinds de zomer van 2013, het begin van schooljaar 2013/2014, is de Digitale Leer- en Werkomgeving (DLWO) online gegaan. De DLWO was vanaf dát moment het nieuwe interactieve intranet van de Hogeschool van Amsterdam (HvA). Je kunt daar alle relevante informatie vinden die je nodig hebt voor jouw opleiding. Die informatie is HvA-breed (voor de gehele Hogeschool), maar ook specifiek gericht op verschillende domeinen. Ik richt me bij dit onderzoek binnen het domein Digitale Media en Creatieve Industrie (DMCI) op de opleiding Media, Informatie & Communicatie (MIC). Op het moment van schrijven is de DLWO ruim anderhalf jaar in gebruik. Als onderzoeker en deeltijdstudent Informatie & Media ( één van de uitstroomprofielen van de opleiding MIC) maak ik zelf ook meerdere malen per week gebruik van datzelfde intranet. Vanaf dag één stuitten mijn medeklasgenoten en ik op een aantal onduidelijkheden bij gebruik van de DLWO, waardoor nogal eens de nodige miscommunicatie en irritatie is ontstaan. Nu, bijna twee jaar verder, is het dan ook het uitgelezen moment om een evaluatie onder de eindgebruikers van de DLWO te houden en te inventariseren waar eventuele probleemgebieden zitten in het systeem en wat de wensen en behoeften zijn m.b.t. veranderingen aan de DLWO.

2.2

Doelstelling

Ik wil inventariseren wat de problemen en irritaties zijn van de eindgebruikers van de DLWO binnen het domein DMCI (de opleiding MIC in het bijzonder). Met deze inzichten kan de HvA gaan kijken of er oplossingen bestaan voor deze problemen om zo de DLWO te verbeteren en/of optimaliseren.

2.3

Probleemstelling

Wat zijn de huidige problemen bij het gebruik van de DLWO door de eindgebruikers binnen de opleiding MIC van de Hogeschool van Amsterdam en welke verbeteringen zou de HvA kunnen implementeren?

2.4

Operationalisering

Hieronder uitleg bij de afkortingen/termen die ik verder in het rapport zal gebruiken: 

DLWO: Digitale Leer- en Werkomgeving (intranet HvA).



DMCI: Domein Digitale Media en Creatieve Industrie, waaronder MIC valt.



MIC: De opleiding Media, Informatie & Communicatie.



IM: Een uitstroomprofiel (én deeltijdvariant) van MIC; Informatie & Media.



HvA: Hogeschool van Amsterdam.



Eindgebruikers: Docenten, studenten (vol- en deeltijd) en medewerkers binnen de opleiding MIC van de HvA.

9


2.5

10

Indeling onderzoeksrapport

In de volgende hoofstukken zal ik allereerste de onderzoeksmethoden die ik heb gebruikt gaan om- en beschrijven. Zo wordt gelijk duidelijk waarom ik deze methoden heb toegepast. Vervolgens ga ik mijn deelvragen die voortkomen uit mijn probleemstelling beantwoorden, waardoor ik in een later stadium hopelijk een antwoord kan geven op die centrale vraag. Ik zal eindigen met mijn conclusies en aanbevelingen, waarna ik af zal sluiten met een evaluatie van het onderzoek. Ik zal in die evaluatie, reflectiemomenten beschrijven waar nodig. Uit die reflectie hoop ik de nodige leermomenten te halen. Aansluitend vind u een bronnenlijst en relevante bijlagen voor dit onderzoek.


3

Verantwoording onderzoeksmethoden

3.1

Onderzoeksmethoden en verantwoording

11

Voor het onderzoek heb ik verschillende onderzoeksmethoden gebruikt, waaronder: 

Deskresearch: Om van achter mijn laptop het nodige vooronderzoek uit te kunnen voeren. Het belangrijkste is om te kijken of er al een soortgelijk onderzoek heeft plaatsgevonden in afgelopen anderhalf jaar, binnen de HvA. Dat kan ik checken in de HvA-catalogus van de bibliotheek van de HvA. Verder wil ik kijken of ik de populatie en steekproef kan gaan afbakenen om zo tot een concreter onderzoek te komen. Aangezien ik zelf ook toegang heb tot de DLWO, ga ik zelf ook wat dingen uitproberen in het systeem om te kijken of ik zelf al op onduidelijkheden en errors stuit. Denk hier bijvoorbeeld aan het zoeken naar informatie en het vinden van relevante contactpersonen. Resultaten kan ik meenemen in verdere vragenlijsten en/of enquêtes.



Vragenlijsten: Middels een korte vragenlijst (die te vinden is in Bijlage VI), wil ik uitzoeken hoe en hoe vaak de eindgebruikers gebruik maken van de DLWO. Stuiten zij daarbij op onduidelijkheden en/of problemen die bruikbaar zijn in dit onderzoek? De antwoorden die ik ontvang (dat weer af zal hangen van het aantal ingevulde vragenlijsten ik zal terug krijgen), zal de basis vormen van de enquête die ik daarna uit wil gaan zetten onder dezelfde populatie.



Enquêtes: Ik ga vervolgens een enquête maken met de tool Surveymonkey (Surveymonkey, 2015). Dat is online software, waarmee een kleine enquête van tien vragen in elkaar te zetten is. De uiteindelijke enquête is te vinden in Bijlage V. Deze ga ik vervolgens naar alle e-mailadressen sturen, die ik terug krijg bij de ingevulde vragenlijsten. Ik zet de enquête ook uit in de Facebook-pagina van onze klas (jaar twee van de deeltijdopleiding MIC). Via andere wegen probeer ik ook een aantal voltijdstudenten, docenten en medewerkers te bewegen de enquête in te vullen en dus mee te werken aan mijn onderzoek.



Interviewen: Daarnaast is het interessant om iemand te spreken van binnen de opleiding, bij voorkeur een medewerker die verantwoordelijk is voor de DLWO of manager is binnen de opleiding MIC. We kunnen het dan hebben over resultaten die ik tot dusver ontvangen en behaald heb. In dit gesprek kan licht geworpen worden op eventuele mogelijkheden ter verbetering van de DLWO voor alle eindgebruikers. Tevens is dit een heldere methode om te kijken of er nieuwe, nog onbekende zaken aan het licht zijn gekomen.


3.2

12

Invulling methoden en bijhorend tijdpad

Hier onder heb ik in tabelvorm, een tijdpad gemaakt, waarin duidelijk wordt welke acties ik wanneer ga uitvoeren. Zo heb ik een duidelijk schema, waarin helder wordt met welke deadlines ik te maken krijg: Methodiek en tijdpad (met deadlines) voor mijn onderzoek datum 13-02 Wk 2 20-02 Wk 3 06-03 Wk 5

Deskresearch

Vragenlijst

Enquête

Interview

Inleveren versie 1

onderzoeken voor

van mijn Plan van

Plan van Aanpak

aanpak (PvA)

Verder werken tot PvA in orde is Verder werken tot

PvA moet nu

PvA in orde is en

goedgekeurd zijn

basis ontstaat voor

om verder te

vragenlijst (e-mailen) van een

Wk 6

digitale vragenlijst

20-03 Wk 7

Wk 8 03-04 Wk 9

10-04

kunnen gaan Maken en uitzetten

13-03

27-03

Anders

Beginnen met

Uitlezen van de

Maken en

Definitieve

gegeven antwoorden

uitzetten van mijn

herziende versie

en analyse

enquête via e-mail

PvA aan docent e-

uitkomsten

en Facebook-page

mailen

Deze week ben ik in Colombia, ik moet alleen respons in de gaten houden en eventueel aanjagen. Verder is de planning zo, dat ik even een week kan gaan genieten en ontspannen. Zorg dat alle info ter analyse binnen is Ondertussen

Uitlezen van de

Gesprek/interview

Verder schrijven

gegeven

met Petra

en afmaken van

doen bij

antwoorden en

Immerechts;

het adviesrapport

onduidelijkheden

analyse van de

functioneel

uitkomsten

beheerder DLWO

onderzoek blijven

Inleveren adviesrapport via DLWO én papieren versie in postvak C. Streefkerk

Wk 10

3.3

Populatie en Steekproef

De populatie bestaat uit alle eindgebruikers van de DLWO binnen de opleiding MIC en daaronder vallen drie groepen: 

Studenten; zowel voltijd als deeltijd. Ik heb als steekproef een aantal studenten genomen uit onze klas. Daarnaast heb ik een aantal deel- en voltijdstudenten benaderd uit andere jaren (1 en 3) van de opleiding MIC.



Docenten; Ik heb ook een aantal docenten van de opleiding MIC benaderd via e-mail. Ik heb hen gevraagd mee te werken door een vragenlijst in te vullen. Later heb ik diezelfde groep benaderd om ook de enquête in te vullen. Dit is dus ook een steekproef uit de gehele populatie docenten binnen MIC.



Medewerkers; Ik heb een aantal mensen benaderd die niet deelnemen aan een opleiding of doceren, maar juist werkzaam zijn binnen de HvA in ondersteunende


13

functies. Ik hoop voor mijn steekproef ten minste met één persoon in de juiste functie te spreken. Een ideale respons, waar ik voldoende representativiteit voor dit moment uit zou durven halen, komt neer op ongeveer 10 ingevulde vragenlijsten en 20 ingevulde enquêtes. Binnen de respons zou in het ideale geval de verhoudingen tussen studenten, docenten en medewerkers, respectief 10:4:1 zijn. Dit is een schatting die later bij de deelvragen meer concreet zal worden.

3.4

Presentatie

Op vrijdag 27 maart heb ik een presentatie gehouden voor mijn tutor en mijn medestudenten uit mijn groepje. Hierin presenteerde ik mijn bevindingen tot dusver en benoemde ik mijn verdere aanpak van het onderzoek. Screenshots van de presentatie zijn te vinden in bijlage III.


14


4

Analyse en resultaten

4.1

Deskresearch

15

Met deze methode ben ik gaan uitzoeken wat er vanuit de HvA zelf wordt gecommuniceerd over het intranet. Het betreft een gesloten intranet, dus kon ik alleen zoeken binnen de omgeving van de DLWO (DLWO, 2015) en de website van de HvA (HvA, 2015). Verder heb ik nog toegang tot de bibliotheek van de HvA (HvA-catalogus, 2015). Ik vond ook een artikel uit het Parool over een student die een groot lek had ontdekt in het systeem (Lucht, S. de, 2014). Het lek is gedicht. Ik heb met deskresearch de volgende informatie gevonden, die een helder beeld schept over wat de DLWO nu precies is en wat mogelijkheden zijn: 

De DLWO is een flexibele webomgeving met allerlei tools en functies die het leren, doceren, onderzoeken en werken ondersteunen binnen de HvA. Standaard zijn er wiki’s, blogs, modulepagina’s, gedeelde whiteboards, inleverboxen, takenlijsten en discussieplatforms beschikbaar. Als docent, student en medewerker kun je zelf bepalen welke voorzieningen je wilt gebruiken (DLWO, 2015).



Wat betreft samenwerken: Je kunt als medewerker, docent of student een HvA Teamsite aanmaken waarbinnen je bijvoorbeeld voor een project kunt samenwerken. Vaak is in de DLWO van je eigen domein of afdeling al een team-site aangemaakt. Afhankelijk van de rechten die je hebt gekregen, kun je op een site lezen, toevoegen of beheren. Ben je (functioneel) beheerder, dan kun je zelf bepalen wat er op een site gebeurt en wie je welke rechten geeft.



Als docent kun je er ook je onderwijs anders mee inrichten. Denk aan het inzetten van kennisclips en webcolleges. Of aan discussieplatforms en webconferenties waarmee je studenten extra begeleiding kunt bieden. In je eigen lesruimte kun je mededelingen plaatsen op de startpagina van de DLWO van de studenten die je lessen volgen. Opdrachten kunnen binnen de modulepagina’s in de dropbox ingeleverd worden door studenten. Ook via e-mail en Ephorus kunnen opdrachten worden ingeleverd.



Als student heb je direct toegang tot de lesomgeving van de studiedelen die je volgt. Je krijgt op de startpagina van de DLWO alleen de studieonderdelen en de daarbij horende mededelingen te zien die relevant voor jou zijn. Informatie die voor andere studenten relevant is, wordt niet getoond. Hierdoor wordt de kans op het missen van belangrijke informatie verkleind (Gebruik en ondersteuning, 2015).



Vragen, opmerkingen en wensen over DLWO kan je voortaan aanmelden via de SelfServicedesk: https://uva-hva.topdesk.net. Voorheen ging het aanmaken van meldingen via een mail. Je vraag komt via de nieuwe wijze direct bij de lokale functioneel beheerder DLWO uit en wordt zo spoedig mogelijk in behandeling genomen, mede afhankelijk van de urgentie (Contact, 2015).


4.2

16

Fieldresearch

4.2.1 Respons van de steekproef Om mijn onderzoeksresultaten vorm en daadkracht te geven heb ik voldoende respons gekregen vanuit de steekproef van de populatie. Echter blijven de resultaten indicatief, omdat mijn steekproef geen reële afspiegeling kan vormen van de hele opleiding MIC, inclusief alle studenten, docenten en medewerkers. Binnen de gehele opleiding MIC zijn er namelijk ca.: 

3145 voltijdstudenten, 76% is vrouw (studiedata, 2015)



121 deeltijdstudenten, 55% is vrouw (studiedata, 2015)



175 docenten (135) en medewerkers (volgens Margriet van Eck Poppe, docente HvA)

4.2.2 Vragenlijst De vragenlijst die te vinden is in bijlage IV, heb ik uitgezet op 19 maart 2015. Binnen 8 dagen heb ik 13 ingevulde vragenlijsten retour gemaild gekregen. Daarvan waren er 2 voltijdstudent, 7 deeltijdstudent, 3 docent en 1 medewerker. Verhoudingen binnen de steekproef hier 9:3:1. 4.2.3 Enquête De enquête die ik heb gemaakt met de tool van Surveymonkey (te vinden in bijlage V), heb ik op 27 maart 2015 uitgezet via e-mail en Facebook. Ik heb 24 ingevulde enquêtes retour gekregen. Ze zijn volledig ingevuld, dus bruikbaar voor het onderzoek. Van de 24 ingevulde enquêtes, waren er 6 voltijdstudent, 10 deeltijdstudent en 8 docent. Van de respondenten was 75% vrouw en de gemiddelde leeftijd is 35 jaar. Ik heb geen medewerker kunnen werven de enquête in te vullen. Verhoudingen binnen de steekproef hier 16:8:0. 4.2.4 Interview Ondanks dat ik weinig medewerkers heb kunnen bewegen om mijn vragenlijst en enquête in te vullen, heb ik op woensdag 8 april 2015, een gesprek geregeld met Petra Immerechts. Zij is één van de drie functioneel beheerders van de DLWO van het domein DMCI. Met haar heb ik resultaten vanuit mijn eerdere onderzoek doorgenomen en om zo bekende knelpunten en mogelijke aanpassingen en veranderingen door te nemen. Verder heeft zij veel knowhow over het systeem/software waarin de DLWO draait. Een schot in de roos.

4.3

Deelvragen beantwoord

Hieronder zal ik stapsgewijs de deelvragen uit mijn Plan van aanpak beantwoorden: 4.3.1 Populatie eindgebruikers DLWO 

Wie zijn de eindgebruikers van de DLWO binnen de opleiding MIC?

Eindgebruikers zijn studenten en docenten binnen de opleiding MIC. Maar ook medewerkers van de HvA die bijvoorbeeld functioneel beheerder zijn van de DLWO. Ik sprak onlangs ITspecialist René Lievens. Hij noemde alle gebruikers van een intranet niet alleen eindgebruikers, maar ook begingebruikers (zijn hetzelfde) in de cyclus van verbeteren.




17

Wat is de verhouding studenten/docenten als eindgebruikers binnen de opleiding MIC en binnen de respondenten?

Binnen de opleiding MIC is het totaal aantal studenten ongeveer 3266. Er zijn ongeveer zo’n 135 docenten (inclusief gastdocenten). Die verhouding is dus ongeveer 24:1. De respondenten van de vragenlijst verhouden zich 3:1 en bij de enquête 2:1 (Surveymonkey), zie hieronder:

1. Wat is je gebruikersrol?

4.3.2 Gebruik DLWO door populatie 

Waarvoor gebruiken voltijdstudenten de DLWO?

Voltijdstudenten gebruiken de DLWO ongeveer 2-3 keer per week, meestal op de dagen dat ze school hebben. Ze hebben regelmatig contactmomenten met docenten en medewerkers van de opleiding, waardoor vaker checken niet nodig lijkt. Ze gebruiken de DLWO voornamelijk om modulehandleidingen en presentaties uit de colleges te downloaden, maar ook om opdrachten in te leveren. Modulepagina’s zijn aparte pagina’s ingedeeld per vak. Je vind hier informatie over de vakken, handleidingen en sheets uit de lessen. 

Waarvoor gebruiken deeltijdstudenten de DLWO?

Deeltijdstudenten gebruiken de DLWO aanzienlijk vaker, gemiddeld zo’n 5 maal per week. Zij gebruiken de DLWO voor dezelfde onderdelen als de voltijdstudenten. Toevoeging is dat roosters tegenwoordig bekeken kunnen worden in de daarvoor ontwikkelde HvA-app op een smartphone of tablet. 

Waarvoor gebruiken docenten de DLWO?

Docenten gebruiken de DLWO minstens 5 dagen per week om vervolgens in alle hoeken en gaten van het intranet te zoeken, uploaden en downloaden. Voorbeelden zijn links naar SIS (site om cijfers voor studenten invoeren), het bekijken van afstudeerinformatie, informatie plaatsen op modulepagina’s en het inzien van roosters. 

Wat zijn voor de populatie belangrijke onderdelen van de DLWO?

Onderdelen die voornamelijk en regelmatig bezocht worden zijn modulepagina’s, tentamenoverzichten, roosters en pagina’s met algemene en/of afstudeerinformatie die voor


18

de gebruiker op dat moment geraadpleegd dient te worden. Deze kan dan in principe gevonden worden door middel van de ingebouwde zoekfunctie. 4.3.3 Problemen/ onduidelijkheden bij gebruik DLWO 

Welke problemen/onduidelijkheden ervaren docenten en studenten?

Met name de zoekfunctie en de navigatiestructuur van de DLWO wordt als slecht of ongemakkelijk ervaren. Van de 24 respondenten vinden er slechts 5 (waarvan 3 docenten en 2 studenten) het makkelijk om te navigeren en informatie te vinden. Het downloaden van documenten vanaf de DLWO laat ook te wensen over. Dit is door sommigen ook te wijten aan de instabiliteit in bepaalde internetbrowsers. Knelpunten waar meer dan 50% van de respondenten het over heeft zijn: de zoekfunctie (die werkt niet naar wens), teveel klikken (naar datgene dat je zoekt), documenten openen niet in nieuw tabblad (of venster), slechte informatievoorziening m.b.t. minoren en tentamenoverzichten zijn voor leken moeilijk te vinden. Verder wordt oude informatie niet verwijderd, waardoor een wirwar aan informatie ontstaat, is er weinig samenhang met www.hva.nl en is het uploaden van bestanden groter dan 200 Mb, niet mogelijk. Gemiddeld cijfer dat de DLWO krijgt van de respondenten is een 5.4.

2. Welke problemen ervaar je bij de DLWO?



Liggen er problemen/onduidelijkheden bij de DLWO of HvA (oorzaak)?

Op woensdag 8 april 2015, heb ik een uur lang gesproken met Petra Immerechts. Zij is een functioneel beheerder van de DLWO binnen het domein DMCI. Ik heb haar wat uitkomsten uit de enquête voorgelegd. De zoekfunctie is zonder dat duidelijk naar studenten te communiceren, afgelopen januari al gecentraliseerd onder het kopje A-Z. Hier wordt nu meer gebruik gemaakt van taxonomieën, wat steeds vaker toegepast zal worden binnen de sites van de DLWO. De zoekbalk op de A-Z pagina werkt nog niet. Ook is de overgang van de oude


19

software (Roxen) naar de nieuwe (Sharepoint van Microsoft) té snel verlopen, waardoor een aantal van de huidige problemen/onduidelijkheden zijn ontstaan. Nu draait de DLWO nog op Sharepoint 2010. De bedoeling is dat vanaf schooljaar 2016/2017 overgestapt gaat worden naar Sharepoint 2013. Veel van de huidige problematiek kan dan wellicht ondervangen worden. Verder draaien sommige onderdelen van de DLWO, zoals roosters, op andere software. Die softwareprogramma’s heten: Syllabus Plus, Hippo en Topdesk. Een andere oorzaak die niet uit te vlakken valt gaat onder de noemer bureaucratie. Zoveel mensen, zoveel wensen. Als de ene manager een verandering voorstelt, houdt een ander dat tegen of wil het weer anders. Wel zijn ze bezig met bouwen naar de toekomst en continue verbeteringen om de dienst naar een hoger niveau te tillen. Het verlenen van autorisaties is omslachtig. Budgetproblemen zijn te verwaarlozen.

3. A-Z pagina met taxonomieën (zoekbalk werkt (nog) niet)



Liggen er problemen/onduidelijkheden bij de eindgebruikers (oorzaak)?

In principe is dit niet het geval. Als er veranderingen/verbeteringen plaats vinden in het systeem, dan zal dat duidelijk vanuit de HvA naar de eindgebruikers gecommuniceerd moeten worden. De eindgebruikers hebben wel de eigen verantwoordelijkheid zich bekend te maken met de mogelijkheden en gebruik van de DLWO. 4.3.4 Mogelijke oplossingen voor deze problemen/onduidelijkheden 

Welke veranderingen zouden studenten en docenten graag zien?

Vanuit de enquête is duidelijk geworden dat zowel studenten als docenten graag zien dat de zoekfunctie binnen de DLWO en de navigatiestructuur verbeterd wordt. Aanvulling op de structuur is het vooral voor studenten een verbetering, wanneer informatie ook meer gestructureerd wordt aangeboden per studiejaar (vol-/deeltijd, 1e, 2e, 3e en laatstejaars). Een


20

aantal losse suggesties: Laat roosters en documenten openen in een nieuw venster/tabblad en haal verouderde informatie weg of plaats deze in een apart archief. Het is nu een doolhof. 

Welke mogelijkheden biedt de technische ondersteuning van de DLWO m.b.t. aanpassingen?

Vanaf schooljaar 2016/2017 zal de DLWO worden overgezet naar Sharepoint 2013. Deze versie van de software biedt meer mogelijkheden. Toch zal deze overgang eerst uitvoerig getest moeten gaan worden. Verder is er veel wil tot verbeteren, maar is bureaucratie soms een hoge drempel. Er is in ieder geval vanaf maart 2015 een centraal punt om klachten of opmerkingen te plaatsen. Dit kan via: https://uva-hva.topdesk.net. Vanuit deze klachtenafhandelingen kunnen de functioneel beheerders problemen sneller signaleren. Werken met taxonomie in plaats van metadata zal in de toekomst de zoekfunctie kunnen verbeteren. 

Is er al eerder een dergelijk onderzoek geweest naar het intranet van de HvA en wat waren de uitkomsten?

In de HvA-catalogus van de bibliotheek is geen onderzoek of scriptie te vinden bij intoetsen van de termen: onderzoek AND/OR DLWO. Dat is niet heel vreemd, aangezien het intranet nog geen twee jaar online is. Eindgebruikers moeten er wel eerst bekend mee raken, wil je specifieke verbeterpunten kunnen traceren. Ik begreep van mijn coach Margriet van Eck Poppe, dat de HvA zelf ook gaat inventariseren onder docenten en studenten, waar knelpunten in het systeem zitten.

4. Één van de huidige problemen binnen de DLWO.


5

21

Conclusie

De doelstelling van het onderzoek was om te inventariseren wat de problemen en irritaties zijn van de eindgebruikers van de DLWO binnen de opleiding MIC aan de HvA om zo de DLWO te kunnen gaan verbeteren. Hieraan gekoppeld zit een probleemstelling die luidt als volgt: Wat zijn de huidige problemen bij het gebruik van de DLWO door de eindgebruikers binnen de opleiding MIC van de HvA en welke verbeteringen zou zij kunnen implementeren? Na uitvoeren van het onderzoek kwam ik de volgende belangrijke zaken tegen: 

De DLWO draait op Sharepoint 2010 en het systeem is online binnen de HvA sinds



Sommige onderdelen zoals roosters en informatievoorziening draaien op andere

schooljaar 2013/2014. softwareprogramma’s als: Syllabus Plus, Hippo en Topdesk. 

Binnen de opleiding MIC maken zo’n 3266 studenten, 135 docenten en ongeveer 40 medewerkers gebruik van de DLWO.



De respons in mijn onderzoek vertaald zich naar: 13 ingevulde vragenlijsten, 24 ingevulde enquêtes en een gesprek met een functioneel beheerder van de DLWO.



De grootste ongemakken vertaalden zich naar de slechte zoekfunctie en het onhandig navigeren binnen de DLWO. De A-Z pagina werkt al wel, maar dat is slecht bekend.



Eindgebruikers ervaren vooral problemen bij het zoeken van informatie, teveel klikken op weg naar deze informatie, dat documenten en roosters niet openen in een nieuw venster, de slechte/onduidelijke informatievoorziening m.b.t. minoren en tentamens en de hoeveelheid informatie. Bij dat laatste wordt gedoeld op het niet verwijderen van oude informatie.



Oorzaken van deze problemen liggen hoofdzakelijk bij de HvA zelf. Zo wordt volgend jaar een overstap gemaakt van Sharepoint 2010 naar Sharepoint 2013. Verder is er veel bureaucratie binnen het verbeterproces, is het verlenen van autorisaties aan gebruikers lastig en worden huidige verbeteringen slecht gecommuniceerd naar de eindgebruikers. Budgetproblemen zijn te verwaarlozen.



Eindgebruikers hebben echter zelf ook een verantwoordelijkheid zich het werken met het intranet eigen te maken.



Problemen kunnen tegenwoordig centraal gemeld en gesignaleerd worden via de selfservicedesk. Deze is te bereiken via: https://uva-hva.topdesk.net.



De HvA gaat zelf ook inventariseren waar knelpunten in de DLWO zitten.

Ik heb de centrale vraag van de probleemstelling redelijk goed kunnen beantwoorden. Er zijn wel degelijk een aantal problemen en onduidelijkheden die ervaren worden aan de kant van de eindgebruikers van de DLWO. Of deze op zeer korte termijn opgelost kunnen worden lijkt lastig. In het volgend hoofdstuk zal ik alvast enkele aanbevelingen doen ter verbetering van de gebruikerservaring van de DLWO door deze eindgebruikers.


22


6

23

Aanbevelingen

Om de DLWO voor toekomstig gebruik door de eindgebruikers te kunnen verbeteren, wil ik in het verlengde van mijn onderzoeksresultaten en conclusies, een aantal aanbevelingen doen: 

Houd regelmatig evaluaties onder de eindgebruikers binnen de opleiding MIC en het



Doe ditzelfde ook binnen andere domeinen; is er een lijn/trend te ontdekken?



Probeer niet te kijken wat met software niet mogelijk is op dit moment, maar ga ook



Communiceer duidelijk en regelmatig, desnoods middels een nieuwsbrief, over

domein DMCI. Denk aan studenten, docenten en medewerkers van de HvA.

ontdekken welke veranderingen wel op korte termijn haalbaar zijn. veranderingen en verbeteringen in de DLWO. 

Maak een FAQ-pagina aan binnen de DLWO, waar bekende problemen met hun eventuele oplossingen genoemd en uitgelegd zijn. Zo heb je een centraal punt voor alle bekende klachten en hun afhandeling.



Betrek eindgebruikers in het traject en proces de DLWO tot een groter succes te maken onder de eindgebruikers.

Uiteindelijk zal aanvullend en uitvoeriger/langduriger onderzoek, nauwkeurigere en gedetailleerdere resultaten opleveren. Daarmee kan dan een nog beter werkend intranet gerealiseerd worden, door realistische aanpassingen te doen aan de DLWO.


24


7

25

Evaluatie van het onderzoek

In het begin van deze module vond ik het lastig om tot een doelgericht, inspirerend onderwerp te komen om onderzoek naar te doen. Al snel greep ik de optie aan, waar ik zelf al vaker over had nagedacht. De problematiek rondom het gebruik van de DLWO. Om tot een goede probleemstelling te komen, was niet zo’n probleem. Ik ervoer wel wat lastigheid om tot goede deelvragen te komen om mijn onderzoek uit te lijnen. Ik worstelde nogal bij het invullen van mijn Plan van aanpak. Nadat ik de tweede week van maart een week ben gaan skiën, kwam ik er achter, dat ik dat nu juist even nodig had. Even een stap terug en daarna weer een nieuwe, frisse, uitgeruste blik op mijn plan van aanpakken. Doordat ik pas in een laat stadium geïnspireerd raakte, kwam de rest van mijn onderzoek ook onder tijdsdruk te staan. Dit verplichtte mij een duidelijk tijdplan (pagina 12) en presentatie (bijlage III) te maken. De laatste was sowieso een verplicht onderdeel van de module. Vanaf dat moment lag er een soort visuele blauwdruk voor mijn verdere aanpak. Hier heb ik erg veel aan gehad. Ik kon nu systematisch te werk gaan. Daar houd ik van. Omdat ik zelf ook eindgebruiker ben van de DLWO, weet ik niet of het onderzoek 100% onafhankelijk genoemd kan worden. Ik heb natuurlijk ook een eigen mening en ervaring met het intranet. Het zorgde er natuurlijk wel voor dat ik überhaupt in het systeem kon. Ik heb wel getracht mijn persoonlijke mening zoveel mogelijk achterwege te laten. Op een eindgebruikerstotaal binnen de opleiding MIC, kwam ik op ongeveer 3440 mensen. Ik heb zelf een respons van 26 personen gehad (24 studenten/docenten en 2 medewerkers). Dat is 0.76% van de totale populatie. Ik vrees dat ik mijn onderzoek niet klakkeloos kan generaliseren naar de hele populatie. Wel heb ik een goede indruk gekregen over een aantal problemen en knelpunten. Wat betreft validiteit van mijn onderzoek, heb ik achter veel kunnen leren. Het is het onderzoek zelf niet persé ten goede gekomen, maar ik zal een aantal punten benoemen die volgende keer beter kunnen: 

Een aantal vraagstellingen in mijn vragenlijst uit bijlage IV, kunnen volgende keer meer gestructureerd. Ik moet voorkomen dat respondenten sociaal wenselijke antwoorden gaan geven. Wat ook niet de bedoeling is, is dat vragen voor de respondenten, nóg meer vragen oproepen. Een vragenlijst moet duidelijk en logisch zijn voor degene die hem invult.



Waar mogelijk zal ik overleggen met een collega of andere expert op het gebied van onderzoek. Onder de noemer peer-consultancy wordt een onderzoek dan ook meer valide en kunnen fouten die erin sluipen ondervangen worden.



Het uitlezen van gratis enquête-tools is goed te doen. Alleen bij meer uitgebreidere opties zal je moeten betalen. Dit heb ik niet gedaan Daardoor was het ook gelijk lastiger om resultaten in kruistabellen uit te lezen.


26

Er ging natuurlijk ook veel goed in het onderzoek. Het feit dat ik relatief kort de tijd had (misschien mijn beleving), heeft toch geresulteerd in een uitgebreid en volledig onderzoek. Dat heeft geresulteerd tot dit adviesrapport. Hier een aantal punten die erg goed gingen: 

Ik heb een grote diversiteit aan respons gekregen.



Respondenten kwamen met knelpunten en verdere input, waar ik zelf nog niet aan had gedacht.



Het tijdspad was een enorm goede ondersteuning. Daardoor had ik duidelijke deadlines en kwam ik tot resultaten. Ik wist ook gelijk wanneer ik ergens actief achteraan moest gaan.



De resultaten uit mijn onderzoek waren voldoende om een volledig rapport over te kunnen schrijven.

In hoofdstuk 6 heb ik al wat aanbevelingen gedaan om over te gaan tot verder en grondiger onderzoek. Ik heb genoten van deze oefening en kijk, ondanks de strubbelingen op het begin, uit naar het 4e jaar en het schrijven van mijn scriptie. Eerst nog even jaar 3. Léon Oele


8

27

Bronnenlijst

Afbeelding titelpagina. (2015). Geraadpleegd op 20 februari 2015, via: http://www.hva.nl/onderwijs/opleidingen/item/media-informatie-en-communicatiedeeltijd.html Bibliotheek HvA. (2015). HvA Catalogus. Geraadpleegd op 17 februari 2015, via: https://bib.hva.nl/nl/Paginas/default.aspx Contact. (2015). Geraadpleegd op 21 februari 2015, via: https://dlwo.dmci.hva.nl/NL/contact/Paginas/default.aspx DLWO. (2015). Mijn startpagina DLWO. Geraadpleegd op 17 februari 2015, via: https://dlwo.dmci.hva.nl/NL/Paginas/default.aspx Gebruik en ondersteuning. (2015). Geraadpleegd op 20 februari, via: https://az.hva.nl/studenten/dmci/media-informatie-encommunicatie/nav/keys/ict/item/dlwo-st.html HvA. (2015). Homepage HvA. Geraadpleegd op 17 februari 2015, via: http://www.hva.nl/ Lucht, S. de. (09-09-2014). Student spoort in eerste week lek op bij de HvA. Parool. Geraadpleegd op 18 februari 2015, via: http://www.parool.nl/parool/nl/4/AMSTERDAM/article/detail/3744251/2014/09/08/Eerstejaa rsstudent-vindt-beveiligingslek-op-intranet-HvA.dhtml Studiedata. (2015). Aantal deeltijdstudenten MIC aan de Hogeschool van Amsterdam. Geraadpleegd op 28 maart 2015, via: http://hbobachelors.nl/hogescholen/Hogeschool-vanAmsterdam/bachelor/Media-Informatie-en-Communicatie/deeltijd/ Studiedata. (2015). Aantal voltijdstudenten MIC aan de Hogeschool van Amsterdam. Geraadpleegd op 28 maart 2015, via: http://hbobachelors.nl/hogescholen/Hogeschool-vanAmsterdam/bachelor/Media-Informatie-en-Communicatie/voltijd/ Surveymonkey. (2015). Enquête Gebruikerservaring DLWO. Geraadpleegd op 27 maart 2015, via: https://nl.surveymonkey.com/r/VJMKVNK


28


Bijlagen 

Bijlage I: Mindmap begin van het onderzoek



Bijlage II: Het definitieve Plan van Aanpak (PvA)



Bijlage III: Screenshots presentatie



Bijlage IV: Vragenlijst (in Word)



Bijlage V: Enquêtevragen via Surveymonkey

29


30


Bijlage I: Mindmap begin van het onderzoek

31


32

Bijlage II: Het definitieve Plan van Aanpak (PvA) Naam student: Léon Oele Studentnummer:500688833

Groep: DMCI_MD201B

E-mailadres: [email protected] Telefoonnummer: 06-21563745

Omschrijving probleemsituatie: 







 

Wat is het probleem? Op de HvA werkt men vanaf de zomer 2013 met een nieuw intranet, de Digitale Leer- en Werkmgeving (DLWO). Je hebt de technische ondersteuning onder de motorkap. Docenten en managers van de communicatieafdeling plaatsen inhoud in de ruimtes. Verder is er alle algemene informatie te vinden die binnen het domein Digitale Media en Creatieve Industrie (DMCI) en de opleidingen die daarbinnen vallen nodig is. In het bijzonder de opleiding Media, Informatie & Communicatie (MIC). Er lijken echter nog veel zaken ongedekt en misschien zijn er nog onbewandelde paden qua mogelijkheden. Ikzelf als eindgebruiker zie zeker nieuwe mogelijkheden binnen de DLWO. Ik zie bijvoorbeeld regelmatig miscommunicatie tussen docenten en studenten ontstaan over wijze van inleveren van eindproducten, waardoor van twee kanten irritatie ontstaat. Welke problemen doen zich eigenlijk nog meer voor aan de eindgebruikerskant en welke irritaties ontstaan daardoor? Wanneer is het probleem ontstaan? In het schooljaar 2013/2014 is de DLWO in gebruik genomen. Voor zowel studenten, docenten en technische ondersteuning was dit een geheel nieuw intranet. Het probleem is dus eigenlijk ontstaan toen het pas in gebruik is genomen. Waarom is het een probleem? Het is een probleem, omdat duizenden studenten en docenten etc. (de eindgebruikers), er belangrijke handelingen mee verrichten en er nóg belangrijkere informatie vanaf halen en gebruiken. Het is een essentieel en niet weg te denken onderdeel binnen de HvA. Het is van uiterst belang dat het intranet goed werkt om storingen en andere problematiek, irritaties en complete miscommunicatie te voorkomen. Waar doet het probleem zich voor? Dat is nu net de opzet van mijn onderzoek. Ik wil gaan uitzoeken en inventariseren waar dergelijke problemen zich voordoen, bij wie die problemen zich dan voordoen en of ze echt worden ervaren als problemen. Hoe/waardoor is het probleem ontstaan? Dit is iets waar ik (nog) geen antwoord op heb. Middels dit onderzoek kan ik daar hopelijk meer uitsluitsel over geven. Wie is de opdrachtgever of wie kan iets met de resultaten? De opdrachtgever is de HvA, maar in het bijzonder de eindgebruikers. Zowel studenten als docenten etc. Het zou leuk zijn als door mijn mini-onderzoek, vastgesteld kan worden waar eventuele problemen in het systeem zitten, zodat de HvA met de sitebouwer kan gaan inventariseren waar verbeteringen toegepast kunnen worden.

Probleemstelling: Wat zijn de huidige problemen bij het gebruik van de DLWO door de eindgebruikers binnen de opleiding MIC van de Hogeschool van Amsterdam en welke verbeteringen zou de HvA kunnen implementeren? Doelstelling: Ik wil inventariseren wat de problemen en irritaties zijn van de eindgebruikers van de DLWO


33

binnen het domein DMCI (de opleiding MIC in het bijzonder). Met deze inzichten kan de HvA kijken of er oplossingen bestaan voor deze problemen om de DLWO te verbeteren en/of optimaliseren. Deelvragen: Deelvraag 1 Wat is nu precies de populatie van eindgebruikers van de DLWO?  

Wie zijn de eindgebruikers van de DLWO binnen het domein DMCI (opleiding MIC)? Wat is de verhouding studenten/docenten als eindgebruikers?

Deelvraag 2 Waarvoor wordt de DLWO gebruikt?    

Hoe gebruiken voltijdstudenten de DLWO Hoe gebruiken deeltijdstudenten de DLWO? Hoe gebruiken docenten de DLWO? Wat zijn belangrijke onderdelen van de DLWO?

Deelvraag 3 Welke problemen/onduidelijkheden doen zich voor bij gebruik van de DLWO?    

Welke problemen/onduidelijkheden ervaren studenten? Welke problemen/onduidelijkheden ervaren docenten? Liggen er problemen/onduidelijkheden bij de DLWO? Liggen er problemen/onduidelijkheden bij de eindgebruikers?

Deelvraag 4 Wat zijn mogelijke oplossingen voor deze problemen?    

Welke veranderingen zouden studenten graag zien? Welke veranderingen zouden docenten graag zien? Welke mogelijkheden biedt de technische ondersteuning van de DLWO m.b.t. aanpassingen? Is er al eerder een dergelijk onderzoek geweest binnen een intranet van een Hogeschool en wat waren die uitkomsten?

Matrix deelvragen/methode van onderzoek Deskresearch

Fieldresearch

Internationale component

Kwantitatief

Kwalitatief

onderzoek

onderzoek

Deelvraag 1

X

X

Deelvraag 2

X

X

Deelvraag 3

X

X

Deelvraag 4

X

Verantwoording methode van onderzoek:

X

X

?


34

1.

Verantwoording van de wijze van informatie verzamelen (bijv. deskresearch, interviewen enquêtevragen  Door middel van deskresearch wil ik bij deelvraag 1 uit gaan zoeken wie de eindgebruikers van de DLWO nu allemaal zijn. Ik denk deze informatie op de DLWO zelf te gaan vinden, bijvoorbeeld bij de huisregels of meer algemene informatie. Verder wil ik bij de servicedesk vragen stellen over de verhoudingen studenten/docenten binnen de opleiding MIC.  Bij deelvraag 2, wil ik met deskresearch uitzoeken hoe de DLWO in elkaar zit. Daarbij kan ik mijn eigen kennis natuurlijk ook gebruiken, ik ben ten slotte ook een eindgebruiker. Met een korte vragenlijst zal ik een paar docenten en studenten (voltijd en deeltijd) benaderen, om te kijken hoe zij de DLWO precies gebruiken.  Bij deelvraag 3 wil ik eigenlijk dezelfde methode gaan gebruiken als bij deelvraag 2, maar dan met andere vragen die mij inzicht kunnen geven in eventuele problematiek bij gebruik van de DLWO.  Bij deelvraag 4 Met deskresearch wil ik kijken of er al eerder een dergelijk onderzoek is geweest en wat daarvan de uitkomsten waren. Wat is er überhaupt mogelijk? Met de vragenlijst/enquête/interview uit deelvraag 3 wil ik gelijk inventariseren wat eindgebruikers goede oplossingen/aanpassingen zouden vinden. Varianten daarvan en hun belangrijkheid wil ik middels een enquête (met software van surveymonkey) toetsen bij de populatie. Daarnaast wil ik iemand van de technische ondersteuning wat zaken vragen om zo al gesignaleerde problemen of storingen te inventariseren. Tevens kan ik daar ook vragen welke software er wordt gebruikt en wat mogelijkheden zijn wat betreft de technische ondersteuning. Welke ondersteuning is er al?

2.

De diepgang van het literatuuronderzoek. Hier kan ik gaan kijken of er al soortgelijke onderzoeken zijn gedaan en/of er zich stelselmatige problemen voordeden. Wat waren daar bijvoorbeeld oorzaken/oplossingen/mogelijkheden? Te allen tijde moet de literatuur en de resultaten van de deskresearch relevant zijn voor het onderzoek.

3.

Kwaliteit van de onderzoekinstrumenten, bijv. enquête: Betrouwbaarheid omdat ik van te voren al wil uitzoeken wat probleemgebieden zijn binnen de DLWO, kan ik met de enquête meer gerichte vragen stellen. Ik ga onderzoek doen binnen het domein DMCI. Als het goed is werken er ook docenten mee, waardoor in mijn optiek de uitkomsten nog betrouwbaarder zijn. Ik ondervraag docenten, studenten en technische staf. Zo krijg je een onafhankelijk beeld. Validiteit Omdat ik van te voren de populatie van eindgebruikers goed afbaken, ga ik meten wat ik wil meten. Ook moet ik nog wat termen gaan operationaliseren.

4.

Verantwoording van de steekproef (indien van toepassing): -

-

-

definitie van de populatie; Eindgebruikers (binnen de deelvragen meer geoperationaliseerd. methode van steekproeftrekken; Docenten die ik ken en docenten die ik niet ken. Hetzelfde voor studenten die ik wil ondervragen. Ik wil een gezonde verhouding respondenten benaderen. Docenten:Studenten 1:5. gerealiseerde steekproefomvang; Deze kan ik alleen achteraf benoemen, nadat ik weet hoeveel respondenten er waren.


35

-

5.

6.

representativiteit. Als de respons goed genoeg is, dus gelijk aan wat ik van te voren beoogd heb, dan zijn voor mijn de uitkomsten representatief. De populatie is tevens een afspiegeling van de eindgebruikers. Beschrijving van de data-analysemethode (indien van toepassing) : Ik moet nog gaan bepalen welke software ik kan gaan gebruiken. Waarschijnlijk Excel of SPSS en/of SurveyMonkey. Gebruik van referenties en oude onderzoeken Hier kom ik op terug na mijn eerste ronde deskresearch.

Concept hoofdstukindeling: - Voorblad - Voorwoord - Inhoudsopgave - Nederlandstalige managementsamenvatting (max. 1 pagina) - inleiding (Eigenlijk de probleemomschrijving en reden onderzoek etc) - verantwoording onderzoeksmethoden (eventueel in inleiding)(ook operationalisering) - verslag desk- en fieldresearch in diverse hoofdstukken (deelvragen beantwoorden) - conclusie en aanbevelingen (twee aparte hoofdstukken/ subhoofdstukken) - evaluatie onderzoek (inclusief tips voor medestudenten en reflectie) - bronnenlijst (APA) - bijlagen (ook PvA en andere relevante toevoegingen) Vorm beroepsproduct (bijv. advies, rapport, marketingplan) Ik ga een advies-/onderzoeksrapport schrijven m.b.t. de problematiek die ondervonden wordt bij gebruik van de DLWO door de eindgebruikers binnen het domein DMCI van de HvA. Het rapport bevat uiteindelijk 8 hoofdstukken, dus van een pagina of 20 ga ik wel uit. Tevens verdienen we 2 studiepunten met deze module, wat gelijk staat aan 56 uur. Binnen dat kader moet het te doen zijn. De doelgroep is eigenlijk gelijk aan de opdrachtgevers. Dus de managers, docenten, studenten en technische staf van het domein DMCI van de HvA. Aan de hand van operationalisering van termen wordt duidelijk wat bedoeld wordt. We moeten het rapport digitaal in PDF inleveren; dus het medium is de DLWO. Best grappig. Tijdsplanning: Aankomende weken ga ik vragenlijsten maken nadat ik deelvraag 1 en 2 heb kunnen beantwoorden en heb kunnen inventariseren waar problematiek ondervonden wordt. Daarna kan ik pas enquêtes uitzetten rondom die problematiek. Het schrijven van het rapport zal ik in de week van inleveren (rond 11 april) doen. De weken ervoor zal ik per week communiceren met mijn tutor over de vooruitgang van mijn onderzoek en feedback vragen wat betreft mijn methodiek en deadlines. Om een goed onderzoek te kunnen doen, mag je geen fouten maken. Gebeurt dat wel, dan moet je weer een stap terug. Ik zal vanaf het begin een schema bijhouden met daarin mijn acties en resultaten. Op vrijdag 20 maart wordt een presentatie gegeven over de tussentijdse resultaten van het onderzoek.


Bijlage III: Screenshots presentatie

36


37


38

Bijlage IV: Vragenlijst Ik ben Léon Oele, deeltijd MIC-student aan de HvA, met uitstroomprofiel Informatie & Media(IM). Ik doe onderzoek naar het intranet, de DLWO, van de HvA. Ik wil graag inventariseren hoe het intranet voornamelijk wordt gebruikt door de eindgebruikers en waar eventuele probleemgebieden zitten bij gebruik van het systeem. Aangezien u docent, student en/of medewerker bent van de HvA, heb ik u geselecteerd om mij daarbij te kunnen helpen. Ik heb een zevental vragen opgesteld, die u hopelijk voor mij wilt en kunt beantwoorden. Zo kan ik een zo representatief mogelijk onderzoek uitvoeren. Het kost maximaal 10 minuten om de vragen te beantwoorden. Alvast dank voor je hulp. U kunt het ingevulde formulier e-mailen naar: [email protected]

Vul hieronder je gegevens in (je kunt ook anoniem reageren; vul dan slechts je rol in:    

Naam: Leeftijd: Rol (student (voltijd/deeltijd en jaar), docent, medewerker): E-mailadres:

1.

Hoe vaak per week en in welke rol (student, docent of medewerker) maakt u gemiddeld gebruik van de DLWO? Vul hieronder je antwoord op vraag 1 in:

2.

Welke onderdelen van de DLWO (denk bijvoorbeeld aan modulepagina’s of specifieke informatie die u nodig hebt of plaatst) gebruikt u het meest binnen de opleiding/uw werk binnen de HvA? Vul hieronder je antwoord op vraag 2 in:

3. Wat is uw algemene gebruikerservaring van de DLWO? Vul hieronder je antwoord op vraag 3 in:

4. Treden er wel eens problemen/onduidelijkheden op bij gebruik van de DLWO? Vul hieronder je antwoord op vraag 4 in:


39

5.

Zo ja, wat zijn precies die problemen/onduidelijkheden waar u op stuit(omschrijf situatie)? Vul hieronder je antwoord op vraag 5 in:

6. Hoe ontstaat volgens u zo’n dergelijk probleem/onduidelijkheid? Vul hieronder je antwoord op vraag 6 in:

7.

Waar ligt vanuit uw perspectief dat probleem/die onduidelijkheid en kan zo’n probleem/onduidelijkheid voorkomen of opgelost worden (lees: hoe)? Vul hieronder je antwoord op vraag 7 in:

Mag ik u binnen een paar nog één maal benaderen om een korte enquête in te vullen die slechts 5 minuten van uw tijd in beslag zal nemen (Haal weg wat niet van toepassing is)? JA/NEE Alvast bedankt voor uw medewerking. Met vriendelijke groet, Léon Oele


Bijlage V: Enquêtevragen via Surveymonkey

40


41

Adviesrapport probleemgebieden DLWO

Recommend Documents