Adviesrapport SharePoint

Adviesrapport SharePoint Voor de Kennissatelliet Amersfoort

Een advies- en overzichtsrapportage ten behoeve van de optimale implementatie van een SharePoint Portal Server binnen de Kennissatelliet Amersfoort

Auteur: Alexander Wezenberg Datum: 16 juli 2004 Versie: 1.2

Het bestuur van de Stichting Hogeschool van Utrecht aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade voortvloeiende uit het gebruik van enig gegeven, hulpmiddel of procédé in dit verslag geschreven. Vermenigvuldiging zonder toestemming van zowel de opleiding Mediatechnologie van de Hogeschool van Utrecht als de opdrachtgever, projectbureau ImmI, is niet toegestaan. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

2

Samenvatting Binnen de Kennissatelliet Amersfoort(KSA) is er duidelijk behoefte aan één centraal informatiesysteem. Er zijn binnen de Hogeschool van Utrecht(HvU) tal van informatiebronnen beschikbaar maar deze zijn niet onder een enkel systeem gebracht. Hierdoor ontstaat onduidelijkheid in de wijze waarop naar informatie gezocht moet worden. In eerste instantie was de bedoeling om hiervoor gebruik te gaan maken van Perseus. Dit is een centraal informatie systeem die is opgezet door de Faculteit Communicatie en Journalistiek(FCJ) en in samenwerking met de Faculteit Natuur en Techniek(FNT) verder zou worden uitgebreid. Echter werd er al gesproken over SharePoint Portal Server van Microsoft als centraal systeem binnen de hele HvU. De ontwikkelingen hierin waren al dusdanig ver dat er voor gekozen is om niet verder te gaan met Perseus. De SharePoint Portal Server zal, eenmaal in gebruik, centraal komt te draaien op een andere locatie dan de KSA. SharePoint leent zich uitstekend om op afstand te beheren op een daarvoor aangewezen plaats binnen de portal. Alleen het toevoegen van webparts (in het bijzonder de assembly DLL bestanden) aan de portal vereist enige administratieve taken die niet direct kunnen worden gedaan. Verder zijn de mogelijkheden gelijk, indien de rechten goed zijn geconfigureerd, aan het beheer van een eigen server. Dit neemt niet weg dat er een kennisgat bestaat over de mogelijkheden en het beheer van SharePoint binnen de KSA. Om deze reden is er een test server opgezet en dit document opgesteld. De portal server bestaat uit twee delen: Windows SharePoint Services en SharePoint Portal Server. Deze laatste is een uitbreiding op de SharePoint Services die het o.a. mogelijk maakt eenvoudig op informatie te zoeken en informatie de delen of publiceren. De functionaliteiten binnen deze SharePoint producten bieden alle mogelijkheden die gewenst zijn voor een HvU brede portal en ligt tevens in het verlengde van de wensen vanuit de KSA. Vooral de zoekmogelijkheden binnen SharePoint Portal Server is een belangrijk punt geweest in de keuze van een centrale informatievoorziening. SharePoint Portal Server biedt standaard full-text inhoudsindexering en zoekfaciliteiten voor veel soorten inhoudsbronnen. Hierbij kan gedacht worden aan mailboxen, databases, bestand shares, websites enz. Deze zijn overigens naar wens uitbreidbaar met andere informatiebronnen of met het indexeren en beschikbaar stellen van een nieuw bestandstype doormiddel van nieuwe zoekfilters. De mogelijkheden hierin zijn bijzonder uitgebreid, niet alleen voor het zoeken binnen SharePoint maar ook algemenere uitbreidingen aan het systeem gebaseerd op het .NET platform. Ten behoeve van dit document is een test server opgezet en zijn de bevindingen beschreven die dit opleverde. Belangrijk is wel te weten dat SharePoint vrijwel volledig kan worden aangepast en worden uitgebreid. Om deze reden zijn alleen de directe zaken die van belang zijn in een dergelijk systeem beschreven. De configuratie van de SharePoint Portal Server is vrij eenvoudig op te zetten en te onderhouden. Eventuele uitbreiding aan het systeem vereisen echter wel wat meer technische kennis. Ondanks dat is er enorm veel informatie beschikbaar die hierbij van dienst kan zijn. Ook zijn er vanuit Microsoft diverse hulpmiddelen, zoals webpart templates, en zijn er webparts beschikbaar om te downloaden. Ook zijn er kant-en-klare webparts en filters van derden beschikbaar die kunnen worden geïnstalleerd in de SharePoint Portal Server. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

3

Conclusies en aanbevelingen SharePoint Portal Server blijkt bijzonder eenvoudig te zijn bij de installatie, configuratie en in het gebruik van het systeem. Met wellicht een korte introductie is men al snel in staat eigen sites en inhoud beschikbaar te stellen met alle bijkomende zaken zoals rechten, doelgroepen enz. Voor gebruikers is de (initiële) navigatie eenvoudig in gebruik en deze werkt in principe niet anders dan een normale website. Het uitbreiden van zoekmogelijkheden en webparts zijn wel meer technisch uitdagend maar zeker goed haalbaar. Microsoft biedt enorm veel informatie en hulpmiddelen om hierin te voorzien. Ook derde partijen beiden informatie en complete webparts en zoekfilters voor SharePoint. Alle zaken binnen het SharePoint zijn aan te passen via uitgebreide configuratie en beheer features binnen het systeem. Zo is het mogelijk de volledige lay-out en opmaak van pagina’s aan te passen aan de wensen van de organisatie. Ook de opzet van een herkenbare en bruikbare navigatie structuur is volledig aan te passen aan de wensen. Het belangrijkste punt van dit rapport is inzicht geven in de mogelijkheden van SharePoint Portal Server. Specifiek de zoekmogelijkheden en uitbreidbaarheid van deze applicatie. Hieruit blijkt dat de aanpasbaarheid van SharePoint enorm groot is. Het systeem is gebouwd op het .NET platform en is via programmeertalen zoals ASP.NET en C#.NET uitbreidbaar in de breedste zin van het woord. SharePoint Portal Server bezit standaard al over veel features, is eenvoudig uitbreidbaar en wordt goed ondersteund. Het Perseus systeem haakte vaak op deze punten af. De wensen vanuit de KSA vereisten bepaalde functionaliteiten die bijvoorbeeld nog apart moesten worden ontwikkeld voor Perseus maar standaard in SharePoint zitten. Naast dat het samenwerkingverband tussen de FNT en FJC niet bijzonder goed verliep, en dat de HvU al veel verder met SharePoint was dan verwacht, maakte de keus voor SharePoint Portal Server niet moeilijk. Dit rapport richt zich voornamelijk op de uitleg van wat SharePoint is, wat de mogelijkheden zijn en een praktijk situatie. Echter zijn de mogelijkheden SharePoint producten en technologieën te omvattend om allemaal te worden beschreven. Er is ook dan voor gekozen om slechts de meest relevante informatie op te nemen. Dit neemt niet weg dat alle documentatie rondom een centraal informatie systeem, voor de keuze voor SharePoint, belangrijk blijft. Deze achtergrond informatie is zeker van belang om een beter inzicht te krijgen in de keuzes die zijn gemaakt evenals diverse relevante technische informatie en bevindingen. Het is dan ook zeer raadzaam de documentatie, aangegeven bij het literatuuroverzicht van dit rapport, door te nemen.

Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

4

Voorwoord In maart 2004 ben ik begonnen met mijn afstudeerperiode bij projectbureau ImmI(Instituut voor Multimedia en Interactie). Ik ben student aan de opleiding Mediatechnologie aan de Hogeschool van Utrecht. De organisatie ImmI is verbonden aan de faculteit Natuur en Techniek aan de Hogeschool van Utrecht en wordt bekostigd uit het innovatiefonds van deze faculteit. De onderwijsconcepten van de HBO Mediatechnologie en Information Engineering opleidingen aan deze faculteit is modern en gaat uit van een nauwe band met de beroepspraktijk. Het doel van dit project bureau is door vanuit een heldere en zorgvuldig geformuleerde positionering projecten samen met de beroepspraktijk te gaan doen, met harde deadlines, resultaatverplichting en potentieel materieel gewin ten behoeve van deze opleidingen. Tevens ligt de hieronder beschreven opdracht in het verlengde van het project ‘Verbetering In & Externe Infovoorziening’ wat tevens ook een innovatiefonds project is. Mijn initiële afstudeeropdracht is geformuleerd als zijnde: het aanvullen van Perseus. Perseus is een centraal informatie systeem wat bij de Kennissatelliet van Amersfoort zou geïmplementeerd worden. Deze opdracht bestond uit een aantal onderdelen, te weten: Een adviesrapport over de installatie van Perseus. De daadwerkelijke implementatie van de Perseus server. De implementatie van bestaande informatiesystemen in Perseus. Het ontwikkelen van een search-module voor Perseus. Een handleiding van Perseus m.b.t. instellingen, toevoegen nieuwe modules en dergelijke. Hieruit is een adviesrapport voor Perseus ontstaan. Echter is vanwege diverse overwegingen ervoor gekozen om over te stappen op SharePoint Portal Server als centraal informatie systeem. Dit heeft tot verandering in de afstudeeropdracht geleid op applicatie niveau. De volledige opdracht was nu geformuleerd als zijnde: De implementatie van een centraal informatie systeem, met de volgende onderdelen: Een advies- / onderzoeksrapport over de implementatie van Perseus. Een advies- / onderzoeksrapport over SharePoint (met een nadruk op de zoekmogelijkheden). De opzet van een SharePoint Portal Server test server en het beschrijven van de bevindingen. Dit laatste punt is ook deel van dit adviesrapport en zal dieper ingaan op de bevindingen over o.a. de installatie, Active Directory koppeling, en opzetten van en webpart, het toevoegen van een zoekfilter en de back-up mogelijkheden. Deze rapportage moet een beeld geven de mogelijkheden van SharePoint, de zoekmogelijkheden binnen SharePoint Portal Server en de hands-on bevindingen met de opzet van een test server. Hieruit zal een overzicht worden samengesteld met gepaste bevindingen en adviezen. Alexander Wezenberg, 16 juli 2004


5

Inhoudsopgave Samenvatting ................................................................................................................................... 3 Conclusies en aanbevelingen .......................................................................................................... 4 Voorwoord........................................................................................................................................ 5 Inhoudsopgave................................................................................................................................. 6 1. Inleiding........................................................................................................................................ 8 1.1 Context .................................................................................................................................. 8 1.2 Probleemstelling .................................................................................................................... 8 1.3 Wensen en randvoorwaarden................................................................................................ 8 1.4 Doel van het rapport .............................................................................................................. 9 1.5 Uitgangspunten...................................................................................................................... 9 1.6 Opbouw rapport ..................................................................................................................... 9 2. Microsoft SharePoint...................................................................................................................10 2.1 Wat is Windows SharePoint Services...................................................................................10 2.2 Wat is SharePoint Portal Server ...........................................................................................12 2.3 Integratie mogelijkheden Microsoft Office .............................................................................14 2.4 Verschil en relatie tussen WSS en SPS................................................................................16 2.5 De toekomst van SharePoint binnen de HvU........................................................................20 2.6 Systeemvereisten .................................................................................................................21 2.6.1 Windows SharePoint Service ........................................................................................21 2.6.2 SharePoint Portal Server...............................................................................................22 2.7 Licentievormen .....................................................................................................................23 2.7.1 Twee verschillende Windows CAL’s..............................................................................23 2.7.2 Client toegang licentie modes........................................................................................23 3. Zoeken met SharePoint ..............................................................................................................25 3.1 Mogelijkheden binnen SharePoint ........................................................................................25 3.1.1 Zoekmogelijkheden Windows SharePoint Services.......................................................25 3.1.2 Zoekmogelijkheden SharePoint Portal Server...............................................................25 3.1.3 Uitbreidingen op zoekmogelijkheden.............................................................................27 3.2 Afhandeling van queries binnen SharePoint .........................................................................29 3.3 Uitbreiding van Sharepoint....................................................................................................30 3.3.1 Mogelijkheden met .NET ...............................................................................................31 3.3.2 Mogelijkheden met filters...............................................................................................31 3.4 Beperkingen doormiddel van Active Directory ......................................................................35


6

4. SharePoint Portal Server Bevindingen........................................................................................36 4.1 Installatie Procedure .............................................................................................................36 4.1.1 Vereisten voor installatie ...............................................................................................36 4.1.2 Het soort installatie ........................................................................................................36 4.1.3 Initiële configuratie.........................................................................................................37 4.2 Het maken van een infrastructuur met gebieden en subgebieden ........................................39 4.3 Het gebruik van doelgroepen................................................................................................40 4.4 Het importeren van Active Directory gebruikersprofielen ......................................................41 4.5 Configuratie van gebruikers en beveiliging ...........................................................................42 4.6 De opzet en implementatie van een webpart........................................................................45 4.6.1 De webpart description bestand ....................................................................................46 4.6.2 De webpart assembly bestand ......................................................................................47 4.6.3 De webpart eigenschappen...........................................................................................47 4.6.4 Verschillen in webpart type............................................................................................47 4.6.5 Voordelen van het webpart ontwerp ..............................................................................48 4.6.5 Het importeren en exporteren van webparts..................................................................49 4.6.6 De ontwikkeling van een simpele webpart.....................................................................49 4.7 De opzet en gebruik van sjablonen.......................................................................................50 4.7.1 Werken met site definities .............................................................................................50 4.7.2 Werken met aangepaste sjablonen ...............................................................................51 4.8 Aanpassen van de vormgeving d.m.v. CSS..........................................................................52 4.9 Het toevoegen van een zoekfilter .........................................................................................53 4.10 Back-up mogelijkheden van SharePoint Portal Server .......................................................54 5. Literatuuroverzicht.......................................................................................................................56 6. Bijlagen Bijlage I. Feature Matrix WSS & SPS Bijlage II. Full-Text Search Comparison Tables Bijlage III. Systeemvereisten SharePoint Portal Server Bijlage IV. Installatie en registratie PDF iFilter 5.0 Bijlage V. Het ontwikkelen van een eenvoudige webpart Bijlage VI. Verklarende woordenlijst


7

1. Inleiding Binnen de FNT(Faculteit Natuur en Techniek) kan en breed scala van verschillende informatie(bronnen) apart worden geraadpleegd. Hierbij kan gedacht worden aan de studentenmail, het cijferbureau, het roosterbureau, diverse bronnen van naslagwerk, webpagina’s, de file server enzovoorts. Hierdoor ontstaat een grote chaos in de wijze waarop naar informatie moet worden gezocht. Om hier orde in te scheppen zal er gebruik worden gemaakt van SharePoint Portal Server om alle informatie onder één interface te brengen. 1.1 Context Binnen de Kennissatelliet Amersfoort(KSA) is duidelijk de behoefte aan één centraal informatiesysteem. In eerste instantie wordt hierna gekeken vanuit de opleidingen Mediatechnologie en Information Engineering aan de Hogeschool van Utrecht. De eerste insteek was om met een centraal informatiesysteem onder de naam Perseus te gaan werken. Echter bleek halverwege de afstudeeropdracht dat SharePoint Portal Server de betere keuze was gezien vanuit de wensen voor een dergelijk systeem. Perseus was overigens bedoeld als een tussenstap voor een uniform intranet systeem die over de gehele Hogeschool van Utrecht(HvU) zou moeten gaan draaien. De ontwikkelingen vanuit de HvU met SharePoint waren echter al veel verder gevorderd dan de verwachting was. Dit en het feit dat het samenwerkingsverband met de FJC(Faculteit Communicatie en Journalistiek) voor Perseus moeizaam verliep en SharePoint Portal Server bepaalde faciliteiten standaard bevat in tegenstelling tot Perseus heeft geleid tot de keuze voor SharePoint. Vanaf volgend schooljaar(2004/2005) zullen de eerste testomgevingen gaan draaien vanuit de HvU waar verschillende opleidingen aan zullen deelnemen waaronder Mediatechnologie en Information Engineering. 1.2 Probleemstelling Momenteel is er nog geen centraal informatie systeem beschikbaar op de KSA die alles op een ordelijke wijze aan de gebruikers(docenten, medewerkers en studenten) kan aanbieden. De keuze voor SharePoint Portal Server betekent dat, vanwege de ontbrekende kennis hierover, er inzicht nodig is in deze applicatie. Duidelijk zal moeten worden wat de reikwijdte van de mogelijkheden met SharePoint zijn. Ook inzicht in de uitbreidingsmogelijkheden is van belang. 1.3 Wensen en randvoorwaarden Er is specifiek gekozen voor SharePoint als centraal intranet systeem ten behoeve van hogere student en medewerker tevredenheid, betere interne en externe informatievoorziening, kennisdeling en optimale samenwerking. Het moet de mogelijkheid bieden om bestaande systemen te integreren. Daarnaast moeten informatiepagina’s beschikbaar zijn waarop studenten en docenten kunnen communiceren met betrekking tot lessen, het maken van afspraken of het opzoeken van contactinformatie.


8

1.4 Doel van het rapport Het doel van dit rapport is een overzicht en advies te geven over de mogelijkheden, implementatie, configuratie en onderhoud van SharePoint Portal Server als centraal informatie systeem. 1.5 Uitgangspunten Er wordt van uitgegaan dat er gebruik gaat worden gemaakt van SharePoint Portal Server, als centraal informatie systeem, over de hele Hogeschool van Utrecht. Bestaande informatiesystemen zullen worden overgenomen door de functionaliteiten van SharePoint of worden ingebouwd in het systeem. Ten behoeve van dit rapport zal er echter op bepaalde punten worden uit gegaan van de situatie binnen de KSA. Dit heeft voornamelijk betrekking op de opzet van een test server. Deze maakt uiteraard gebruik van de beschikbare hardware en software omgeving binnen de KSA en de server is slechts gelimiteerd toegankelijk. 1.6 Opbouw rapport Dit adviesrapport zal eerst dieper ingaan op wat SharePoint precies is. In het bijzonder de verschillen en relatie tussen Windows SharePoint Services en SharePoint Portal Server. Daarna wordt er gekeken naar één van de belangrijkste features, namelijk de zoekfaciliteiten, binnen SharePoint Portal Server. Afsluitend zal er een overzicht en advies worden gegeven over de bevindingen die op zijn gedaan met de opzet en configuratie van de test server. De rapportage bevat tevens een aantal bijlagen waarnaar verwezen zal worden in de verschillende hoofdstukken. Dit omvat ook een bijlage met een verklarende woordenlijst die cursief geschreven woorden in dit document zal bevatten. Het gaat om woorden die niet in het rapport zijn beschreven of uitgelegd maar wel enigszins van belang zijn om het rapport beter te doorgronden. De samenvatting, conclusies en aanbevelingen zijn voor de overzichtelijkheid van het rapport bovenaan geplaatst.


9

2. Microsoft SharePoint Dit hoofdstuk gaat dieper in op wat SharePoint is en wat de mogelijkheden zijn. Er wordt gekeken naar de Windows SharePoint Services en de uitbreidingset SharePoint Portal Server. De Hogeschool van Utrecht(HvU) wil in de toekomst gebruik gaan maken van SharePoint als centraal informatie systeem. De toekomst van SharePoint binnen de HvU zal nader worden uitgelegd. Tot slot worden de systeemvereisten en licentievoorwaarden beschreven. De kosten van licenties worden verder niet behandeld omdat de Hogeschool van Utrecht een zogenaamde SURF licentie heeft waar Microsoft SharePoint Portal Server in is opgenomen. Deze prijzen zijn vele malen lager(tot zelf 10% van de originele prijs) dan wat commerciële partijen ervoor moeten betalen. De SURF licenties zijn specifiek bedoeld voor o.a. het hoger onderwijs. 2.1 Wat is Windows SharePoint Services Met Windows SharePoint Services kunnen websites worden gebouwd die gebruikers in staat stellen informatie uit te wisselen en samen aan documenten te werken. Windows SharePoint Services maakt deel uit van de infrastructuur in Windows Server 2003 en levert (team)services en websites voor Microsoft Office en andere PC programma’s. Daarnaast dient het als platform voor de ontwikkeling van aanvullende applicaties. De websites van Windows SharePoint Services bieden mogelijkheden voor het opslaan en uitwisselen van bestanden. Het maakt samenwerking in teamverband mogelijk via communities en stelt gebruikers in staat gezamenlijk te werken aan documenten, taken, lijsten met contactpersonen, evenementen en andere informatie. De functies voor samenwerking aan documenten maken een gebruiksvriendelijke uitgifte en versiebeheer van documenten mogelijk. Daarnaast kunnen team- en websitebeheerders de inhoud van de site en de activiteiten van de gebruikers gemakkelijk coördineren. De Windows SharePoint Service omgeving is zo ontworpen dat implementatie, beheer en applicatieontwikkeling op een gebruiksvriendelijke en flexibele wijze kunnen worden uitgevoerd. SharePoint sites zijn opgebouwd uit webparts en componenten die gebaseerd zijn op ASP.NET. Webparts worden toegevoegd aan pagina's en geconfigureerd worden door sitebeheerders en gebruikers. Op deze manier kunnen complete, op pagina's gebaseerde applicaties worden gemaakt. Windows SharePoint Services wordt geleverd met een aantal kant-en-klare webparts. In de toekomst zullen meer webparts beschikbaar komen, zowel vanuit Microsoft, vanuit derden als eigen ontwikkelde webparts. Gebruikers van SharePoint sites kunnen via e-mail en instant messaging contact zoeken met andere gebruikers, sleutelfiguren en experts. De inhoud van de site kan gemakkelijk worden doorzocht. Daarnaast kunnen gebruikers een waarschuwing ontvangen wanneer bestaande documenten of gegevens worden gewijzigd, of wanneer nieuwe documenten of gegevens worden toegevoegd. De inhoud en de lay-out van de site kunnen aan de persoonlijke wensen van individuele gebruikers worden aangepast en door middel van webparts kan doelgerichte informatie over nauwkeurig vastgestelde onderwerpen aan bepaalde gebruikers worden gepresenteerd.


10

De programma's van Microsoft Office maken gebruik van de website inhoud van SharePoint. Alle website inhoud voor gezamenlijk gebruik, zoals documenten, lijsten, evenementen, taaktoewijzingen en ledenlijsten, kunnen worden gelezen en bewerkt in Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 en Microsoft Office PowerPoint 2003. Het is ook mogelijk foto's uit fotobibliotheken op het web te bewerken. In Microsoft Office Outlook 2003 kan een evenementenkalender van een SharePoint site worden weergegeven naast persoonlijke kalenders. Ook kunnen in Microsoft Office Outlook 2003 werkruimten worden opgezet voor bepaalde vergaderingen, ter ondersteuning van groepsafspraken. Beheerders van SharePoint sites kunnen de inhoud en de lay-out van sites aanpassen, zodat de gebruikers van de site toegang hebben tot belangrijke en relevante informatie. Bovendien kunnen de bijdragen van leden worden gecontroleerd en kan er zo nodig worden ingegrepen. De verantwoordelijkheden op het gebied van de beveiliging en de uitvoering van taken zijn flexibel opgezet en eenvoudig toegankelijk. Lijsten waarvan het ontwerp bevalt en zelfs complete sites kunnen als sjabloon worden opgeslagen en opnieuw worden gebruikt door individuele gebruikers, teams of business units binnen een organisatie. Windows SharePoint Services kan worden geschaald tot duizenden sites binnen een organisatie. Het uitrollen van ‘load balanced’ webfarms en geclusterde databases wordt volledig ondersteund. Voor site- en serverbeheerders kunnen quota's worden ingesteld en afgedwongen, niet alleen voor het gebruik van opslagruimte, maar ook voor het aantal sites per server en het aantal gebruikers per site. Het is mogelijk na te gaan hoe een site wordt gebruikt, zodat inactieve sites kunnen worden opgespoord en afgesloten. Er zijn gedetailleerde beveiligingsopties beschikbaar, die gemakkelijk te beheren zijn. Beheerders kunnen het maken van sites delegeren aan eindgebruikers. Sites en servers kunnen worden beheerd vanuit een webbrowser, via hulpprogramma's voor de opdrachtregel of met behulp van een objectmodel dat toegankelijk is via een webservice. Wanneer er meer moet worden gedaan met Windows SharePoint Services en de webpart infrastructuur te beperkt is, is het ook mogelijk de servers, sites en site inhoud van Windows SharePoint Services te benaderen via het uitgebreide objectmodel op basis van Windows .NET en standaard webservices.


11

2.2 Wat is SharePoint Portal Server Met SharePoint Portal Server kan op eenvoudige wijze naar informatie worden gezocht, worden gedeeld en gepubliceerd. SharePoint Portal Server biedt een kant-en-klaar, en volledig, (Internet)portal dat afgestemd kan worden op de behoeften van een organisatie en waarmee snel toegang tot relevante informatie wordt verkregen. Dit systeem bevat functies voor documentenbeheer zoals het archiveren en ophalen van documenten, het beheren van documentenprofielen en de publicatie van documenten met behulp van Microsoft Office. Er kunnen ook verschillende SharePoint Portal Server dashboards gecreëerd worden om documenten voor projectbeheer te plannen, te delen en te beheren. Web portals vormen een modern hulpmiddel om informatie uit verschillende bronnen op één plaats samen te brengen en toegankelijk te maken. Met SharePoint Portal Server maakt men in een handomdraai portals met een geïntegreerd documentbeheer en zoekfunctionaliteit. Er kan een centraal toegangspunt worden gemaakt voor alle essentiële informatie en toepassingen en er kan informatie centraal worden gedeeld die normaal verdeeld is over verschillende file servers, databases, gebruikers mappen, internetsites en sites die gebaseerd zijn op Windows SharePoint Services. SharePoint Portal Server maakt gebruik van verschillende Microsoft technologieën, zoals het Windows besturingssysteem, het Portal Framework, Microsoft Office, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Exchange Store en Microsoft Search Service. De clientcomponenten van SharePoint Portal Server bestaan uit functionele extensies voor Office en Windows Verkenner waarmee documenten kunnen worden beheerd vanuit deze toepassingen. Zo kan, nadat een Microsoft Word document is bewerkt dat is uitgecheckt uit een werkruimte van SharePoint Portal Server, in het menu Bestand van Word de opdracht Inchecken gekozen worden. Bestanden uit een werkruimte van SharePoint Portal Server kunnen ook in Windows Verkenner worden bekeken en beheerd. Omdat SharePoint Portal Server geïntegreerd is met Windows en Microsoft Office biedt de server een intuïtieve oplossing voor het samenwerken van gebruikers en het publiceren gegevens. De uitgebreide zoekmogelijkheden van SharePoint Portal Server kunnen direct vanuit Microsoft Office gebruikt worden. De communicatie tussen de clientcomponenten voor Microsoft Office en Windows Verkenner en de server componenten wordt verzorgd door standaard Internetprotocollen. Tijdens de installatie van SharePoint Portal Server wordt automatisch een portalsite gemaakt. Deze site is een centraal toegangspunt vanwaar gebruikers informatie kunnen opvragen en kunnen beheren. Beschikbare functies na de initiële installatie zijn: Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

12

Categoriegewijs door informatie bladeren Zoeken Abonneren op nieuwe of gewijzigde informatie Documenten in- en uitchecken Versiegeschiedenis van documenten bekijken Documenten vrijgeven voor publicatie Documenten publiceren De portalsite biedt tevens toegang tot informatie die binnen en buiten een organisatie is opgeslagen, zodat gebruikers toegang hebben tot documenten, ongeacht de locatie of de documentindeling. Verder kan de introductiepagina van de portalsite worden aangepast door nieuws over de organisatie of andere belangrijke informatie er aan toe te voegen. Met het Portal Framework en webpart componenten kunnen alle functies van de portal site beheerd worden. Met deze componenten, waarmee de gebruikersinterface wordt weergegeven, kunnen beheerders en coördinatoren de portalsite aanpassen. Het Portal Framework geeft bovendien opdrachten weer van webparts op de portal site. SharePoint Portal Server biedt niet alleen een opslaglocatie maar ook functies voor documentbeheer, zoals in- en uitchecken en versiebeheer. SharePoint Portal Server maakt gebruik van Microsoft Search Service, die over 4 functies beschikt: Gezamenlijke inhoud van een verzameling URL's doorzoeken om deze op te nemen in een index. Documenten ontleden of filteren voor extractie van relevante metagegevens en inhoud. Opgehaalde gegevens toevoegen aan een index. Inhoud doorzoeken. Gebruikers kunnen zoekopdrachten opgeven vanuit de zoekpagina van de portalsite of vanuit Microsoft Office toepassingen. Ontwikkelaars kunnen softwarematig zoekopdrachten geven in de vorm van ADO- of WebDAV SQL zoekopdrachten. Hieronder zijn twee voorbeeld scenario’s beschreven van mogelijke toepassingen van de SharePoint Portal Server: Voorbeeldscenario: Documentbeheer Deze configuratie ondersteunt een groep gebruikers die vooral de functie voor documentbeheer nodig heeft, maar ook op zoek kan zijn naar informatie buiten hun werkgebied. Een afdeling gebruikt SharePoint Portal Server voor het maken van documenten, versiebeheer en het publiceren van documenten in de groep. In dit voorbeeld wordt de volledige inhoud opgeslagen in de eigen werkruimte(op de SharePoint Portal Server). De hoeveelheid inhoud buiten de werkruimte is beperkt en kan bijvoorbeeld bestaan uit inhoudsbronnen die verwijzen naar één of meer websites. Het accent ligt meer op documentbeheer dan op zoeken. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

13

Voorbeeldscenario: zoekacties voor groepen Deze configuratie ondersteunt een intranetsite voor een groep die in een organisatie en op het Internet naar informatie wil zoeken en weinig behoefte heeft aan functies voor documentbeheer. Voorbeeld: een groep gebruikers gebruikt SharePoint Portal Server om inhoud te doorzoeken die is opgeslagen op de file servers en database servers van de groep zelf en op de website van een concurrent. De portalsite wordt ook gebruikt om informatie weer te geven die van belang is voor de gehele organisatie, zoals aankondigingen, vakanties en personeelsinformatie. 2.3 Integratie mogelijkheden Microsoft Office Windows SharePoint Services is een component van Microsoft Windows 2003 server dat het mogelijk maakt om informatie te delen en samen met documenten te werken. De intergratie van Microsoft Office 2003 is een belangrijk onderdeel in deze SharePoint services. Andere server producten, zoals SharePoint Portal Server die de Windows SharePoint Services als ondergrond gebruiken, kunnen ook gebruik maken van de features en technologie van deze integratie. Het delen van documenten en informatie is slechts een deel van wat er kan gedaan worden met Windows SharePoint Services. Microsoft Office heeft integratie met Windows SharePoint Services zodat features in Windows SharePoint Services beschikbaar zijn in Office applicaties. Veel belangrijke features van Windows SharePoint Services zijn toegankelijk via de Office menu’s en standaard Office features. Het is mogelijk om met Microsoft Office diverse SharePoint sites te creëren zonder uitgebreide trainingen te volgen of specifieke technische kennis te bezitten. Windows SharePoint Services en Microsoft Office zijn in deze opzet partners in een productieve en door computers gekoppelde omgevingen. Het doel van deze intergratie is het gebruik van vertrouwde en bekende applicaties in een omgeving voor centrale samenwerking en informatie deling. Er zijn verschillende versie van Microsoft Office die intergratie bieden met SharePoint. Het gaat hier om de Microsoft Office 2000, XP en 2003 edities. Echter is het niveau van integratie per editie verschillend waarbij de meest recente versie de meeste mogelijkheden biedt. Hieronder volgt een kort overzicht van de integratie niveaus: Integratie met bestanden opslaan – Microsoft Office 2000 biedt basis integratie met Windows SharePoint Services. Een gebruiker kan bestanden, opgeslagen op SharePoint sites, openen en opslaan vanuit de Office 2000 applicaties en waarschuwingen ontvangen in Microsoft Outlook 2000. Basis data Integratie – Microsoft Office XP biedt additionele data integratie met SharePoint sites en Microsoft Office door het mogelijk te maken om lijstdata te exporteren naar Microsoft Excel 2002 en de eigenschappen en metadata voor bestanden te bekijken opgeslagen op SharePoint sites. Contextuele integratie – Microsoft Office 2003 biedt een uitgebreide contextuele integratie tussen Microsoft Office en Windows SharePoint Services. Deze integratie biedt de Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

14

mogelijkheid om alle veel gebruikte features, door bedrijven en organisaties, in SharePoint en Office te combineren In andere woorden kan gezegd worden dat Microsoft Office 2003 de meeste mogelijkheden biedt op zijn voorgangers. Microsoft Office 2003 biedt de bekende applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint 2003. Met deze Office editie is het mogelijke dat gebruikers gebruik maken van Windows SharePoint Services om documenten te creëren, meetings en activiteiten te organiseren, het toegang verkrijgen tot en het analyseren van data op SharePoint sites en het gebruik van FrontPage 2003 om aanpasbare lijsten of webparts op SharePoint sites te maken. Ook kunnen gebruikers gebruik maken van data integratie die het mogelijk maakt om data te verplaatsen tussen SharePoint sites en Office en het creëren van databases gelinkt aan data opgeslagen op SharePoint Sites. Er zijn ook twee nieuwe applicaties in Microsoft Office 2003 geïntegreerd met SharePoint. Het gaat hier om de Office OneNote en InfoPath 2003 applicaties. OneNote is een programma waarmee notities kunnen worden gemaakt van verzamelde stukken informatie van meerdere resources in een georganiseerde vorm. Windows SharePoint Services kan het OneNote bestandsformaat herkennen en de inhoud ervan doorzoeken als deze op een SharePoint site is opgeslagen. Ook is het mogelijk om een gezamenlijk OneNote notitieboek voor een groep of team te creëren die opgeslagen staat op een SharePoint site. InfoPath is een informatie verzamelingprogramma waarmee teams en organisaties dynamische formulieren kunnen ontwikkelen en plaatsen die mensen verbindt met bedrijfsapplicaties en processen. Met InfoPath kunnen gebruikers gedefinieerde data sheets gebruiken om accuraat en effectief informatie te verzamelen. InfoPath kan ook formulieren in SharePoint document library sites verzamelen en opslaan. Ook is Windows SharePoint Services geïntegreerd met Microsoft Project Server 2003 wat deel is van Microsoft Office. Project server 2003 kan Windows SharePoint Services gebruiken voor document management, risico management en het traceren en nakijken van bepaalde (probleem)situaties. De webtoegang feature in Office Project 2003 gebruikt Windows SharePoint Services om documenten, risico’s en (probleem)situaties te creëren, volgen en te linken aan een project of aan specifieke projecttaken op een SharePoint site. Microsoft Office 2003 is een goede keus voor situatie waarbij een projectgroep leden heeft op verschillende locaties. Ook biedt de integratie van Office 2003 met SharePoint een omgeving geschikt voor analyseren van zaken door live, up-to-date toegang tot informatie. Tevens is bij Office 2003 de ondersteuning voor XML beter dan elke voorgaande versie van Microsoft Office. Het Microsoft Office Systeem wordt in Windows SharePoint Servies veel gebruikt op werkruimte sites voor documenten(document workspace sites) en werkruimte sites voor meetings(meeting workspace sites). Veel organisaties maken veelal gebruik van e-mail en file shares als primair middel om documenten te delen. Beide gevallen zijn zeer onhandig in het gebruik als meerdere personen het document moeten bewerken en aanpassen. Zo kan iemand van een document versturen naar mede auteurs en recensenten. Deze methode kan verwarring opleveren over wie de originele versie van het document in het bezit heeft indien met veranderingen gaat aanbrengen. Als een document opgeslagen is op een file share kan het moeilijk zijn om verandering te identificeren en het document tot de vorige staat te herstellen indien veranderingen niet zijn goedgekeurd. Met Microsoft Office 2003 kan een gebruiker automatisch een werkruimte site(voor documenten) en een gedeelde bijlage creëren als men een document verstuurd naar andere gebruikers voor herziening. Een werkruimte site voor documenten is een SharePoint site dat Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

15

informatie bevat relevant aan het gezamenlijke werk aan een document, inclusief informatie opgeslagen in SharePoint lijsten(vb. leden, taken, links en gerelateerde documenten). Een gedeelde bijlage is een document dat op een SharePoint site is opgeslagen en gelinkt is aan de bestandskoppeling in een e-mail bericht. Wanneer een gedeelde bijlage wordt gecreëerd wordt deze door Windows SharePoint Services opgeslagen en kan de werkruimte voor documenten worden geconfigureerd om de versies bij te houden. Zo kunnen gebruikers vorige versies van het document bekijken en is het mogelijk, indien nodig, naar een vorige versie terug te gaan met het document. Werkruimte site voor meetings zijn gelijk aan de werkruimte site voor documenten. In Microsoft Office 2003 kunnen gebruikers automatisch een werkruimte pagina voor meetings creëren als onderdeel van de planning of een verzoek voor een meeting in Microsoft Office Outlook 2003. Op deze manier kunnen gebruikers werk effectief delen zonder tijd kwijt te zijn aan het opzetten van een doorvoor bestemde website. Ook is het mogelijk om werkruimte pagina’s voor meetings te creëren voor terugkerende meetings zodat groepsleden de voorgang van taken en projecten kunnen navolgen. 2.4 Verschil en relatie tussen WSS en SPS Microsoft SharePoint producten en technologieën creëren een samenwerkingsverband binnen een organisatie en met partners en klanten. Bij gebruik van de gecombineerde features van Windows SharePoint Services(WSS) en SharePoint Portal Server(SPS) 2003 kunnen gebruikers op eenvoudige wijze websites creëren, managen en eigen (gezamenlijke) website ontwikkelen en deze door de hele organisatie beschikbaar maken. Zie voor een beknopt overzicht van de verschillen bijlage I. Windows SharePoint Services is een collectie van services van Microsoft Windows server 2003 dat gebruikt kan worden om informatie te delen, samen te werken met andere gebruikers aan documenten en het creëren van lijsten en webpart pagina’s. Windows SharePoint Services kan ook gebruikt worden als een ontwikkeling platform voor creatie van samenwerking and informatie delende applicaties. SharePoint Portal Server 2003 is een veilig, schaalbare, organisatie portal server gebouwd op de Windows SharePoint Services om het geheel van SharePoint sites, informatie en applicaties in een organisatie in een enkel, eenvoudige te gebruiken portal te plaatsten. Naast de features van Windows SharePoint Services beschikt SharePoint Portal server 2003 over de volgende zaken: Nieuws en onderwerpen. Mijn Site, met persoonlijke en publieke delen. Informatie specifiek gericht aan bepaalde groepen. Krachtige indexering en zoekmogelijkheden door file shares, webservers, beveiligde webservers, Exchange Public Folders, Lotus Notes en SharePoint sites. Een ‘alert’-systeem dat een gebruiker op de hoogte stelt van veranderingen aan relevante informatie, documenten of applicaties. Single sign-on voor enterprise applicatie integratie(Mogelijk via Active Directory) Integratie met Microsoft BizTalk Server Omdat SharePoint Portal Server 2003 Windows SharePoint Services vereist kan SharePoint Portal Server gebruik maken van alle features uit Windows SharePoint Services.


16

De keus tussen Windows SharePoint Services en SharePoint Portal Server 2003 is afhankelijk van waarvoor een oplossing nodig is. SharePoint Portal Server 2003 is alles dekkend maar is in sommige situaties niet nodig. Dit is een belangrijk punt van overwegen aangezien Windows SharePoint Service een kosteloze uitbreiding is op het Windows 2003 server besturingssysteem in tegenstelling tot SharePoint Portal server waar aparte licenties voor moeten worden aangeschaft. Om een beeld te geven van de toepassingsmogelijkheden van beide wordt nu wat dieper ingegaan op een aantal mogelijkheden per SharePoint product. Windows SharePoint Services(WSS) wordt veelal gebruikt in situaties waarbij men de volgende problemen wil oplossen: Het zoeken en vinden van documenten binnen een eigen groepssite – Met WSS kunnen gebruikers zoeken op de inhoud van alle websites(incl. documenten), die opgeslagen staat in een database van SharePoint, op een server of server park. Tevens is het mogelijk WSS gebruik te laten van de full-text search engine van Microsoft SQL server 2000 om website inhoud te doorzoeken. Het delen van contact lijsten, evenementen kalenders en mededelingen met teams, klanten en partners – WSS bied een gedeelde webruimte voor teamleden met standaard tools en services voor het delen van documenten, contacten lijsten, mededelingen en taken. SharePoint site worden primair worden gebruikt voor teams maar kunnen ook gebruikt worden voor een adhoc gedeelde ruimte voor een bepaalde taak, meeting of document. Het eenvoudig delen van document(en) met teamleden voor herziening – De werkruimte pagina’s voor documenten in WSS is een eenvoudige service voor communicatie en samenwerking. De integratie met Microsoft Office maakt het eenvoudige om documenten op deze ruimtes te plaatsen gekoppeld aan zaken zoals taken, contacten, links en gerelateerde documenten. Het opzetten van een site waar meetings kunnen worden gemanaged – Is een zelfde omgeving als die van de werkruimte pagina’s voor documenten maar dan gericht op meetings. Een werkruimte voor meetings bevat bijvoorbeeld planningen, webparts, lijsten en document bibliotheken relevant aan de meeting op de desbetreffende site. De mogelijkheid om gebruikers hun eigen websites te laten creëren zonder technische ondersteuning – Administrators hebben de mogelijkheid om in WSS de ‘Self Service Site Creation’ te activeren zodat gebruikers hun eigen top-level websites kunnen opzetten zonder administrator privileges te hebben op een server of virtuele server. De gebruiker wordt dan eigenaar en administrator van zijn eigen opgezette site. Ondersteuning voor management van websites – Een website gebaseerd op WSS kan inactief worden door verschillende reden. De site kan opgezet zijn voor documenten gerelateerd aan een afgerond project of een gebruiker had een testsite aangemaakt die niet meer in gebruik is. Er kan in WSS bericht worden aan de gebruiker of de site, na een periode van inactiviteit, mag worden verwijderd. De gebruiker kan dan op dit bericht reageren zodat de site wel of niet mag worden verwijderd. Tevens is het mogelijk dit geheel automatisch te doen zodat na een bepaalde inactieve periode een website van het systeem wordt gehaald. Documenten die verzonden zijn als bijlage in inkomende e-mail berichten worden automatisch toevoegt aan een document bibliotheek – In WSS kan een document bibliotheek gelinkt worden aan een publieke folder van Microsoft Exchange Server. WSS voegt dan automatisch alle documenten gekoppeld aan e-mail berichten toe aan deze bibliotheek.


17

Controle over versies van verschillende documenten – WSS kan verschillende versie bijhouden van documenten die opgeslagen staan op een SharePoint site. Het houdt een kopie bij van alle vorige versie zodat men eenvoudig naar een oude versie kan teruggaan. Een automatische notificatie wanneer een document verandert – WSS gebruikt een alertsysteem om belangrijke gebeurtenissen en veranderingen op een site naar gebruikers te sturen. Deze alerts zijn per onderdeel in te stellen(bv. wanneer en met welke frequentie).

SharePoint Portal Server(SPS) 2003 wordt veelal gebruikt in situaties waarbij men de volgende problemen wil oplossen: Het ontvangen van automatisch alerts over gebruikers, nieuws-, lijsten enz. – SPS heeft extra mogelijkheden met betrekking tot alerts binnen het systeem. Zo kunnen alerts over veranderingen worden ingesteld voor gebruikers, nieuws, lijsten, lijst onderdelen, de site directory, categorieën, zoek uitvragen en backward-compatible document bibliotheken. De gebruiker heeft een aparte overzichtspagina met alle ingestelde alerts. Het zoeken en vinden websites, bestanden en meer vanaf een portal site – De search engine in SPS bevat de volgende features: Zoeken in file servers, webserver, beveiligde webservers, Exchange Public Folders, Lotus Notes en databases voor relevante informatie Weergave van gebruikers, teams, documenten, websites, lijsten en onderdelen van lijsten in het zoekresultaat Gebruikt zoek bereiken om zoekresultaten op basis van onderwerp of inhoud te filteren Gebruikt Secure Sockets Layers(SSL) om beveiligde website te indexeren en te doorzoeken. Geavanceerde zoekmogelijkheden op eigenschappen, sortering op meer dan alleen relevantie, keuze uit bronnen enz. De mogelijkheid een zoekresultaat aan een aparte persoonlijke link pagina en site toe te voegen. Pagina’s inhoudelijk richten op de werkzaamheden of interesses van gebruikers – Met SPS is het mogelijk om de inhoud van pagina’s te baseren op de werkzaamheden en/of interesses van de gebruikers. Webparts, nieuws, lijsten en lijst items kunnen gericht worden op een specifieke groep of meerdere groepen. De inhoud kan worden opgestemd op de eigenschappen van het gebruikersprofiel, de hiërarchie binnen de organisatie of het lidmaatschap binnen een Active Directory service groep. Permanente portalen voor de organisatie en/of afdelingen daarbinnen – Gebruikers hebben de mogelijkheid nodig om nieuws en gebeurtenissen te kunnen volgen van de organisatie en hun afdeling. Er kan ook informatie van andere teams worden opgenomen op een dergelijke pagina wat relevant is voor de betreffende teampagina. De portal heeft ook de mogelijk om documenten te managen, te doorzoeken en aanmelding features van relevantie informatie of het ontvangen van alerts voor de aangemelde services. SPS bezit ook over een catalogus van webparts die gebruikt kunnen worden om eenvoudig en snel een hoge kwaliteit applicatie oplossing op te zetten. Het integreren van applicaties met een portal – Met de Single Sign-On service van SPS is het mogelijk om met een enkele set van gebruikersgegevens meerdere applicaties te benaderen, zelfs als deze applicaties een eigen authenticatie systeem gebruiken. Elke webpart kan automatisch een gebruiker inloggen op de geassocieerde applicatie zonder tussenkomst van een inlogscherm. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

18

Het voorzien van persoonlijke pagina’s voor gebruikers waar informatie door deze gebruikers kan worden gemanaged en gedeeld met andere – ‘My Site’ is een persoonlijke SharePoint pagina binnen SPS. Voor elke gebruiker is er een dergelijke site beschikbaar met gerichte inhoud gebaseerd op het publiekelijke lidmaatschap, snelle toegang tot de gebruiker zijn documenten, contacten, websites en persoonlijke(gebruikersgedefinieerde) alerts voor veranderingen op de pagina. Gebruikers kunnen lijsten, document bibliotheken en webparts aan de persoonlijke site koppelen. SPS heeft een privé en publiek deel van een persoonlijke pagina waarbij het laatste de mogelijkheid geeft om andere gebruikers van het portal toegang tot gebruikersinformatie en documenten te geven. Het eenvoudig creëren, managen en organiseren van SharePoint sites – Met de site directory van SPS kan op eenvoudige wijze sites worden gecreëerd. Er kan een nieuwe site worden toegevoegd of gemarkeerd worden om te worden geïndexeerd. Ook kunnen er nieuwe links worden toegevoegd aan bestaande sites, de huidige lijst van sites worden gemanaged en sites markeren zodat deze worden doorzocht en de inhoud in de zoekresultaten wordt toegevoegd. Het doorzoeken van informatie op onderwerp – Onderwerpen bevatten lijsten, discussie borden, document bibliotheken en andere features die men kan gebruiken om samen te werken. Met de onderwerpen feature in SPS kunnen gebruikers informatie bekijken georganiseerd in verschillende onderwerpgebieden. Meerdere portalen ondersteunen met dezelfde index – De ‘portal services’ in SPS kan gedeeld worden over server parken. Het is mogelijk om management uit te voeren op de services voor één of meer server parken vanuit een enkel portal website. De volgende services kunnen worden gedeeld in SPS: Gebruikersprofielen – De hoogstgelegen portal site kan informatie delen met lager gelegen sites en servers voor gebruikersgegevens. Publieksgroepen – De hoogstgelegen portal site kan informatie over publieksgroepen met de lager gelegen sites en servers. Publieksgroepen zijn aanpasbare groepen om inhoud op te richten. Zoeken – De hoogstgelegen portal site levert zoek services voor lagergelegen sites en servers. Alerts – De hoogstgelegen portal site deelt alerts voor zoek uitvragen, gebieden, bestanden en folders met de lagergelegen sites en servers Single Sign-On service – De hoogstgelegen portal site deelt deze services met de onderliggende site en servers. Persoonlijke sites – De hoogstgelegen portal site deel ‘My Site’ persoonlijke pagina’s met de onderliggende sites en servers. Er is een privé en persoonlijke versie beschikbaar voor relevante informatie, documenten en applicaties. Het gebruik van SharePoint Portal Server als extranet – Met SPS is het mogelijk om een extranet configuratie op te zetten om externe gebruikers toegang te geven tot documenten, data, informatie en applicaties.


19

2.5 De toekomst van SharePoint binnen de HvU Op de Hogeschool van Utrecht gaat in de toekomst gebruik worden gemaakt van SharePoint als centraal informatiesysteem. Dit geeft de mogelijkheid om algemene informatie, vakken, projecten, gebruikers(en gebruikersgroepen) centraal te beheren. De HvU SharePoint Portal Server zal tal van zaken op zich nemen waaronder:

Een centraal informatie systeem van algemene zaken(vb. HvU>Faculteit>Afdeling>Opleiding). Per vak een onderwijssectie(vb. MT>Vormgeving & Interactie>Blok+code) met ruimte voor discussie, agenda, documenten en andere bestanden, projectgroepen enz. Projectgroepen per vak of project(vb. ProjectJaar2Blok2>Werkgroep 2312) met onder andere de mogelijkheid om gezamenlijk aan documenten te werken(met in- en outchecking). Het toevoegen van gebruikers of gebruikersgroepen aan een onderwijs of projectsectie met instelbare bevoegheden. Integratie met Microsoft Office waarbij documenten direct online gezet of bewerkt kunnen worden. Hierbij is het niet nodig de bestanden via een ander mechanisme op de website te plaatsen of eerst van de server te downloaden. Het aanpassen van webparts, zoals discussie, aan de wensen van de pagina met de mogelijkheid deze ook in zijn geheel van de pagina te verwijderen. Gebruikers ook een privé view van een pagina instellen indien dit gewenst is. Het toevoegen van nieuwe webparts aan het systeem die geplaatst kunnen worden aan een pagina. Dit kan doormiddel van het .NET platform. Sigle Sign-On doormiddel van een centraal beheerde Active Directory. De schema’s binnen de directory structuur zal worden geoptimaliseerd en gestandaardiseerd voor alle portal features. Externe toegang, voor anonieme toegang of derden, kan doormiddel van ADAM(Active Directory Application Mode) los van Active Directory worden toegestaan met bijbehoorden ristricties. Het koppelen van vakbeschrijvingen en roosters uit Osiris en automatische publicatie in SharePoint als nieuwe secties met de juiste gebruikersristricties zonder menselijke tussenkomst. Het alleen beschikbaar stellen van relevatie Informatie aan de hand van de gebruikersgegevens vastgelegt in Active Directory. Zoekmogelijkheden op bestanden, (privé)mail, websites, databases en gebruikers met resultaten gebonden aan de de ristricties van de gebruiker. Het inschakelen van een alert systeem bij verandering van de inhoud op een pagina met verschillende configuratie opties. De mogelijkheid voor studenten, docenten en medewerkers om een eigen website(portal) te ontwikkelen en privé of algemeen beschikbaar te stellen. Chat (instant messaging) mogelijkheden met andere gebruikers indien deze online zijn. Indien men offline is kan contact gelegd worden via e-mail. Koppeling van andere externe HvU faciliteiten zoals studentenmail en Osiris.

De implementatie van een SharePoint Portal Server voor dit systeem ligt, voor de benodigde faciliteiten en behoefte, voor de hand. Dit centrale informatiesysteem ligt tevens in het verlengde van de wens om alles binnen de Hogeschool van Utrecht te centraliseren.


20

2.6 Systeemvereisten Deze paragraaf geeft een overzicht van de systeemvereisten rondom Windows SharePoint Services en SharePoint Portal Server. 2.6.1 Windows SharePoint Service De systeemvereisten van Windows SharePoint Services zijn onderverdeeld in: de server hardware, software, database, netwerk en de browser client. De minimale server hardware vereisten zijn: Minimaal een Intel Pentium III ondersteunde processor 512 MB fysiek geheugen 550 MB beschikbare schijfruimte De volgende software componenten zijn benodigd om deze service te kunnen draaien: Eén van de volgende besturingssystemen: Windows Server 2003 Standaard / Enterprise / Datacenter / Web editie (deze laatste vereist een volledige versie van Microsoft SQL server) Een webapplicatie server met de volgende componenten: Microsoft ASP.NET Internet Information Server(IIS) 6.0 met de volgende componenten: Common Files Simple Mail Transfer Protocol(SMTP) service World Wide Web service De volgende databases worden ondersteund: Een van de volgende versies van SQL server: SQL Server 2000, met de laatste service pack SQL Server 2000 Enterprise editie, met de laatste service pack SQL Server 2000 Desktop Engine(MSDE) SQL Server 2000 Desktop Engine(Windows)(WMSDE) Eén van de volgende netwerkomgevingen moet beschikbaar zijn: Server moet deel zijn van een Microsoft Windows NT 4.0 domein Server moet deel zijn van een Microsoft Windows 2000 domein Server moet deel zijn van een Microsoft Windows 2003 domein Windows SharePoint Services is toegankelijk via de volgende browsers: Microsoft Internet Explorer 5.01 met service pack 2 Internet Explorer 5.5 met service pack 2 Internet Explorer 6 Netscape Navigator 6.2 of hoger


21

2.6.2 SharePoint Portal Server De systeemvereisten van Windows SharePoint Services zijn onderverdeeld in: de server hardware, software en de browser client voor toegang en management. Omdat SharePoint Portal Server gebouwd is op de Windows SharePoint Services zijn de systeemvereisten van deze services ook van toepassing. De minimale server hardware vereisten zijn: Minimaal een Intel Pentium 700Mhz ondersteunde processor 512 MB fysiek geheugen 575 MB beschikbare schijfruimte De volgende software componenten zijn benodigd om deze service te kunnen draaien: Eén van de volgende besturingssystemen: Windows Server 2003 Standaard / Enterprise / Datacenter / Web editie (deze laatste vereist een volledige versie van Microsoft SQL server op een andere server dan die van de SharePoint Portal Server) met de laatste services packs geïnstalleerd. Windows SharePoint Services is toegankelijk via de volgende browsers: Toegang tot de portal is mogelijk via: Microsoft Internet Explorer 5.01, met de laatste service pack Internet Explorer 5.5, met de laatste service pack Internet Explorer 6, met de laatste service pack Internet Explorer 5.2 voor Mac OS X, met de laatste service pack Netscape Navigator 6.2 of hoger Netscape Navigator 6.2 voor Mac Netscape Navigator 6.2 voor UNIX

Toegang tot de portal management is mogelijk via: Internet Explorer 5.5, met de laatste service pack Internet Explorer 6, met de laatste service pack


22

2.7 Licentievormen Microsoft heeft verschillende licentiemogelijkheden betreffende de Windows Server 2003 Family waar de SharePoint producten en technologieën onderdeel van zijn. Bij het gebruik van een Windows server product zal een server licentie moeten worden aangeschaft voor elk geïnstalleerde server applicatie. Daarbij is een Client Access License(CAL) vereist voor elke gebruiker of apparaat(of combinatie van beide) dat de server software benaderd of gebruikt. Met de komst van Windows Server 2003 worden CAL’s gebaseerd op toegang en gebruik van server software. Dit in tegenstelling tot het voormalige Windows Server licentie model waarbij het gebaseerd was op het gebruik van bepaalde services. De nieuwe licentie methode geldt voor alle versies van Windows Server 2003 behalve voor de Web editie, deze vereist geen CAL’s. Er is een uitzondering op de Windows CAL licentie eis: Windows CAL’s zijn niet verplicht als toegang tot de server software over het Internet verloopt en er geen authenticatie plaats vindt. De geautoriseerde toegang is gedefinieerd als zijnde de uitwisseling van gebruiker en applicatie referentiegegevens tussen server software en een gebruiker of apparaat. Een voorbeeld van deze situatie is een gebruiker de publieke website benaderd en bekijkt. 2.7.1 Twee verschillende Windows CAL’s Er zijn twee verschillende type CAL’s te onderscheiden binnen de Windows Server 2003 Family: de zogenaamde Windows apparaten CAL’s en gebruikers CAL’s. Dit betekend dat er een keuze is om een CAL aan te schaffen voor elk apparaat(gebruikt door willekeurige gebruikers) of een CAL voor elke benoemde gebruiker(vanaf elk willekeurig apparaat) die de server benaderd. Er is ook nog de zogenaamde per processor licentie waarbij er een vast bedrag per processor in de server moet worden betaald. Deze is echter niet beschikbaar voor SharePoint Portal Server. Voor zowel de KSA als de Hogeschool van Utrecht breed geldt dat er van minder apparaten gebruik wordt gemaakt dan dat er docenten, medewerkers en studenten zijn. Dit betekend dat de keus voor Windows apparaten CAL’s voor de hand ligt 2.7.2 Client toegang licentie modes Nadat de keuze tussen gebruikers of apparaten CAL’s is nog de optie om server software in verschillende modes te gebruiken: De ‘per gebruiker’ of ‘per apparaat’ en ‘per server’ modes. Beide modes zijn beschikbaar voor de verschillende CAL’s. De per gebruiker of apparaat mode is gedefinieerd als volgt: Een aparte CAL(van elk type) is vereist voor elke gebruiker of apparaat dat toegang heeft of gebruik maakt van de server software op welke server dan ook. Het aantal CAL’s benodigd is gelijk aan het aantal gebruikers of apparaten die de server software benaderd of gebruikt Bij keuze voor deze licentie mode staat het type CAL vast, Deze is achteraf niet meer te veranderen, wel is het mogelijk CAL’s het toe te wijzen aan een ander apparaat of een andere gebruiker. De per gebruiker of apparaat mode is economisch het meest geschikt voor organisaties met gedistribueerde omgevingen waar meerdere servers binnen de organisatie services leveren voor apparaten en gebruikers. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

23

De per server mode is gedefinieerd als volgt: Een aparte CAL(van elk type) is benodigd voor elke gebruiker of apparaat dat toegang heeft of gebruik maakt van de server software op welke server dan ook. (Dit veranderd overigens niet het maximale aantal connectie op basis van één CAL per connectie) Het aantal CAL’s benodigd is gelijk aan het maximum aantal gebruikers of apparaten dat gelijktijdig toegang op gebruik maken van de server software geïnstalleerd op een specifieke server. De toegewezen CAL’s zijn exclusief verbonden aan deze specifieke server. Bij de keus voor deze licentie mode is het mogelijk éénmalig het type mode te veranderen naar de per gebruiker of apparaat mode. De per server mode is economisch het meest geschikt voor organisaties met een omgeving waarin een klein aantal servers beschikbaar zijn met gelimiteerde toegangvereisten. Deze laatste mode is het meest geschikt voor de KSA en Hogeschool van Utrecht breed omdat de SharePoint Portal Server een centrale plaats zal krijgen. Tevens kan er onderzoek worden gedaan naar het maximale gelijktijdige gebruik van de server en het aantal CAL’s worden teruggedrongen. Er bestaat ook nog een External Connector licentie waarbij een organisatie ongelimiteerd het aantal niet aan de organisatie gebonden gebruikers toegang kan geven tot het netwerk. Hierbij hoeft niet voor elke individuele gebruiker een CAL te worden aangeschaft. Deze licentie is alleen interessant indien er veel niet-anonieme gebruikers(die niet docenten, medewerkers of studenten zijn) verbinding moeten kunnen maken met het netwerk. Dit zal voor de SharePoint Portal Server binnen de KSA of de Hogeschool van Utrecht breed niet van toepassing zijn. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

24

3. Zoeken met SharePoint Dit hoofdstuk gaat dieper in op de indexering- en zoektechnologie binnen de SharePoint Technologie en Services. Daarnaast word gekeken hoe zoek uitvragen worden behandeld, hoe SharePoint kan worden uitgebreid en de koppeling met Active Directory. Ook wordt er gekeken naar de mogelijkheden om bestanden, e-mail boxen en databases te doorzoeken. 3.1 Mogelijkheden binnen SharePoint Zowel Windows SharePoint Services en SharePoint Portal Server hebben geïntegreerde zoekmogelijkheden. Deze zoekmogelijkheden zijn in SharePoint Portal Server enorm uitgebreid en maken het mogelijk over het gehele portal breed te zoeken. 3.1.1 Zoekmogelijkheden Windows SharePoint Services Windows SharePoint Services heeft gelimiteerde zoekmogelijkheden binnen SharePoint sites. Zo is het alleen mogelijk om te zoeken binnen een enkele pagina en niet over de gehele service. De standaard zoekmogelijkheden van Windows SharePoint Services zijn:

Full-text indexing per individuele website. Er kan gebruik worden gemaakt van de SQL full-text indexering dat een website brede zoekopdracht mogelijk maakt. Het doorzoeken van items in lijsten en documenten via de SQL full-text indexering

Voor de full-text inhoud indexering en zoekmogelijkheden wordt gebruik gemaakt van Windows Indexing Service, onderdeel van de Microsoft Search Technologies die beschikbaar is in o.a. Windows server 2000 en 2003. De ingebouwde zoekmogelijkheden maken het voor gebruikers eenvoudig om de benodigde informatie binnen een werkruimte snel en effectief te doorzoeken. Full-text search moet echter wel geconfigureerd worden via de Microsoft SQL Server. Windows SharePoint Services slaat alle inhoud op in SQL Server inhoudsopslagen. Deze kan door de Microsoft Search full-text indexering- en zoektechnologie binnen Microsoft SQL Server worden benaderd. Dit betekend dat door Windows SharePoint Services alleen inhoud van SQL Server inhoudopslagen kunnen worden geïndexeerd en doorzocht. Zie bijlage II voor het verschil in mogelijkheden tussen applicaties met full-text zoekmogelijkheden. 3.1.2 Zoekmogelijkheden SharePoint Portal Server SharePoint Portal Server breidt de zoekmogelijkheden van de SharePoint technologie door gebruikers de mogelijkheid te geven om te zoeken tussen verschillende werkruimtes en andere informatiebronnen. SharePoint Portal Server gebruikt de laatste versie van de Microsoft .NET Search Services naast de SQL Server full-text zoekmogelijkheden. Het index systeem kan ongeveer 20 miljoen items(vb. documenten en websites) bevatten en zoekbaar maken. De geavanceerde zoekmogelijkheden van SharePoint Portal Server levert resultaten voor zoekopdrachten op documenten, gebruikers, teamsites en TIFF bestanden(dit laatste staat standaard uitgeschakeld). SharePoint Portal Server kan ook PDF files indexeren. Hiervoor moet PDF filtering worden ingeschakeld. Hiervoor moet een ‘iFilter’ voor Adobe Acrobat worden geïnstalleerd.


25

De resultaten worden georganiseerd in een duidelijk overzichtelijk formaat om inhoud eenvoudig te kunnen vinden. SharePoint Portal Server biedt een geavanceerde ‘probabilistic ranking algoritme’ dat ervoor zorgt dat de meest relevante resultaten aan de top van de resultatenlijst worden geplaatst. SharePoint Portal Server heeft additionele zoekmogelijkheden(ook wel “crawling” genoemd). Het gebruikt ‘protocol handlers en de gatherer’ om zoeken mogelijk te maken door verschillende inhoudsbronnen. De sources die SharePoint Portal Server kan doorzoeken direct na installatie zijn: Windows SharePoint Services sites Personen, teams, document bibliotheken, lijsten en lijst items(binnen de gehele SharePoint server) Filters voor Microsoft Office Publisher(.pub), Microsoft Office Visio(.vsd), Microsoft Office Word(.doc), Microsoft Office Excel(.xls), Microsoft Office PowerPoint(.ppt), Multipurpose Internet Mail Extensions(MIME), Extensible Markup Language(XML), en HTML formaten. Hypertext Transfer Protocol over Secure Socket Layer(HTTPS) websites File systemen / shares Websites Computers die Exchange 2003 Server, 2000 Server of Exchange server 5.5 draaien (publieke folders binnen deze servers zijn te doorzoeken) Lotus Notes servers Andere SharePoint Portal Server 2003 werkruimtes SharePoint Portal Server kan ook toegang krijgen tot elke inhoudsbron die programeerbaar is via de ‘search software development kit(SDK) protocol handler extensies’. Deze filters(iFilters) maken het mogelijk een bron op de juiste wijze te doorzoeken en te indexeren. De zoekmogelijkheden van SharePoint Portal Server maken het mogelijk om een gebruiker: de inhoud van sources beveiligd te laten doorzoeken vanuit een browser of cliënt programma’s, die compatible zijn SharePoint producten en technologieën, als Microsoft Office Word en Excel 2003. de breedte van zoekopdrachten te laten limiteren zodat er gezocht kan worden om meer relevante informatie sources met snelle en eenvoudig te lezen resultaten. gebieden(topics) en best kloppende resultaten binnen de zoekresultaten te laten weergeven zoals het aangeven van relevante personen. geavanceerde zoekopties te laten instellen zoals document eigenschappen en het sorteren van resultaten op schrijver, data of locatie. Tevens worden bronnen effectief geïndexeerd door de volledige woordenlijst en een woordenbreker, om verschillende woorden te identificeren die de zelfde betekenis kunnen hebben, zoals samengevoegde woorden en acroniemen(afkortingen).


26

3.1.3 Uitbreidingen op zoekmogelijkheden SharePoint Portal Server kan uitgebreid worden met zoekapplicaties geschreven in verschillende Application Programming Interfaces(API) en programmeertalen. Het .NET platform geeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om webparts te schijven in ASP.NET ter uitbreiding van SharePoint als geheel. Webparts, voor zoekdoeleinden, kunnen worden geprogrammeerd om queries(zie query)aan te bieden aan de SharePoint Portal Server Search engine. De uitbreiding van SharePoint wordt later in die document behandeld. De zoekbare eigenschappen van een bestand of document worden door SharePoint Portal Server geassocieerd uit de attributen en metadata die het bevat in een werkruimte. Deze eigenschappen zijn bijvoorbeeld informatie die het systeem er aan toevoegt zoals de datum dat een bestand gecreëerd is en de datum van de laatste wijziging. Zoekbare eigenschappen bevatten ook metadata die via iFilters uit een document of bestand worden gehaald. Elke eigenschap is uniek geïdentificeerd bij een Uniform Resource Name(URN) dat bestaat uit een ‘namespace’ en een naam. Wanneer een document wordt gefilterd en toegevoegd aan een index wordt de metadata, geassocieerd met het bestand, onderzocht op gelijkenissen met bestaande SharePoint Portal Server schema eigenschappen. De index engine controleert twee eigenschappen definities van elke eigenschap; IsContentIndexed and IsRetrieved. Als de eerste op ‘True’ staat dan is de eigenschap toegevoegd aan de full-text index. Is de laatste op ‘True’ gezet dan is de eigenschap, naast toegevoegd aan de full-text index, toegevoegd aan de eigenschap opslag van de Search Service. Dit betekend dat de eigenschap kan geselecteerd worden bij een query, inclusief het controleren op gelijkheid en met reguliere expressies, en een gebruiker kan zoeken op de eigenschapwaarde. Binnen SharePoint Portal Server kan er gezocht worden met behulp van ADO(ActiveX Data Objects), XMLHTTP and WebDAV. Met ADO kan de SharePoint Portal Server documentenopslag worden doorzocht door SQL queries vanuit een ADO client applicaties. De afhandeling van een dergelijke uitvraag verloopt als volgt: 1) 2) 3) 4)

ADO roept de OLEDB provider(de DB toegang) aan; Microsoft OLEDB provider voor Internet Publishing(MSDAIPP) vertaalt de query naar WebDAV; WebDAV SEARCH request wordt doorgestuurd naar de DAV provider; DAV provider, draaiend in een IIS proces op de SharePoint Portal Server computer ontvangt de query

En terug: 1) De DAV provider routeert de query door naar de betreffende componenten van de Search services; 2) De resultaten worden naar de MSDAIPP teruggestuurd in XML formaat; 3) MSDAIPP vertaalt de XML resultaten naar een OLEDB Rowset en stuurt her door naar ADO 4) ADP converteert de Rowset naar een ADO Recordset en stuurt het door daar de ADO client applicatie


27

Client applicaties zoals ASP.NET pagina’s kunnen gebruik maken van de Microsoft ServerXMLHTTP COM componenten en World Wide Web Distribution Authoring en Versioning(WebDAV) om te zoeken in de opslag van SharePoint Portal Server. ServerXMLHTTP gebruikt het HTTP protocol om een WebDAV SEARCH request te versturen. Dit verzoek bevat een SharePoint Portal Server SQL query dat is samengevat in XML. Om het verzoek te versturen moet er een ‘stream object’ of string, die het XML verzoek bevat, worden gecreëerd. Dit kan worden gedaan door middel van het XML Document Object Model(DOM). De SharePoint Portal Server zal dan een respons geven op de zoek uitvraag in text/XML formaat dat aansluit op de DAV provider respons formaat. Met SharePoint Portal Server kunnen zoek webparts twee verschillende programmeerbare taken vervullen: Het verzenden van queries naar de Search Services met gebruik van data access APIs, zoals ADO of ServerXMLHTTP en WebDAV. Het gebruik van Document Management Object Model om schema look-ups uit te voeren. Een webpart heeft normaal een aparte client-side en server-side componenten scripts die deze taken uitvoeren. De componenten scripts worden in een webpart gevat wanneer deze worden geïnstalleerd. De client-side webpart component script kan geschreven worden in JavaScript. Het client script construeert de zoek query op basis van de input van een gebruiker. De resulterende query wordt uitgevoerd en de resultaten worden naar de server-side component script doorgestuurd. Webparts die gebruik maken van ADO of ServerXMLHTTP en WebDAV moeten hun eigen query’s afhandelen. Als de resultaten van de query in de Search Result webpart moeten worden getoond moet de query, doormiddel van de HTTP POST methode, aan IIS worden aangeboden. De webpart server-side componenten scripts worden geschreven in Visual Basic Scripting Edition(VBScript). Een dergelijk script bepaald de naam en de werkruimte waarbinnen een zoek webpart moet zoeken. Dit component script voert alle taken uit die benodigd zijn om objecten aan het Document Management Object Model te binden. Zo kan de werkruimte worden geopend en er een woordenboek look-up op worden uitgevoerd.


28

3.2 Afhandeling van queries binnen SharePoint De Structured Query Language(SQL) die gebruikt wordt in het zoekcomponenten van SharePoint Portal Server maakt gebruik van de standaard SLQ-92 en SQL-99 database query syntax. SharePoint Portal Server biedt zoekmogelijkheden als toevoeging op bijvoorbeeld de Microsoft Indexing Service, SQL Server full-text search en de Exchange Content Indexing Support. Bij de installatie van SharePoint Portal Server wordt ook het Web Storage System geïnstalleerd. Microsoft Exchange installeert ook een Web Storage Systeem en zowel Exchange als SharePoint Portal Server hebben full-text indexering- en zoekmogelijkheden. Het enige verschil tussen beide is dat de SQL syntax kleine verschillen heeft. Wanneer een query wordt verstuurd zal een ServerXMLHTTP object de query doorsturen naar de Internet Server API(ISAPI) extensie in de DAV provider. De DAV provider draait in een IIS proces op de SharePoint Portal Server computer. De ISAPI extensie leest en interpreteert de query en routeert het door parallelle paden. De mogelijke routes, zie de afbeelding, kunnen de SharePoint Portal Server documentopslag, de Search engine of beide zijn. Dit duale pad maakt gebruik van de Web Storage System en biedt een pad voor de Search engine voor full-text zoeken. SharePoint Portal Server gebruikt de Web Storage System technologie voor document bibliotheken omdat het de mogelijkheid biedt om structurele niet tekstgebaseerde data op te kunnen slaan. Hoe SharePoint Portal Server de query routeert is deels afhankelijk van de diepte(vb. Alleen de huidige folder of alle subfolders) en bereik van een zoekopdracht. Oppervlakkige zoekopdrachten, op basis van gelijkenissen in de eigenschappen van folders in de documenten bibliotheek, worden gerouteerd door de ISAPI extensie in de DAV provider naar de SharePoint documenten opslag. Een andere factor in de routering is of de query full-text functies zoals “FREETEXT” en “CONTAINS” wel of niet worden ondersteund. Alle full-text zoekopdrachten(onafhankelijk van de zoek diepte) en alle diepe zoekopdrachten worden gerouteerd door de Search engine. Zoek diepte

Zoeken naar

Bereik

Query pad

Ondiep

Alleen eigenschappen

Document bibliotheek

SharePoint Portal Server documenten opslag

Ondiep

Inhoud en eigenschappen

Document bibliotheek of catalogus

Search engine

Diep

Inhoud en/of eigenschappen Document bibliotheek of catalogus

Search engine


29

Oppervlakkige zoekopdrachten op de categorie folder(s) worden zowel naar de SharePoint Portal Server documentenopslag verstuurd als de Search engine. Hierbij zal de ISAPI extensie van de DAV provider de resultaten samenvoegen en een XML representatie naar de client doorsturen De standaard query binnen SharePoint Portal Server bestaat uit twee query strings die gelijktijdig worden uitgevoerd. De eerste voert een query uit op gelijkenissen van categorieën en de tweede voert een query uit voor beste kans en gelijkenis van documenten. De standaard query voert voor zowel voor beste kans en normale document gelijkenis vergelijkingen uit. Doormiddel van een dwingende rangbepaling, functies en attribuutweging worden de resultaten in groepen geplaatst. Attribuutweging heeft het effect dat bepaalde attributen zwaarder wegen dan andere en op die manier de relevantie van een document promoot die niet als ‘beste kans’ is gemarkeerd. De standaard query geeft een resultaat terug die gerangschikt is op basis van relevantie. Deze resultaten worden getoond op het portal en op basis van hun rang met de ‘top vijf beste kansen’ bovenaan. De rang voor een document wordt gemeten aan de hand van de relevantie tussen document en query. Op de portal resultatenpagina is de vastgestelde rang voor een document de indicatie van waar het document in het query resultaat voorkomt. Wegen is de mogelijkheid om de rang relevantie aan te passen aan de parameters die gespecificeerd zijn in de query. Zo kan bijvoorbeeld de attribuutweging zo gespecificeerd worden dat een document met het gezochte woord in het document titel hoger gerangschikt wordt dan in het documentbody. 3.3 Uitbreiding van Sharepoint Windows SharePoint Services en SharePoint Portal Server zijn uitbreidbaar via zogenaamde webparts. Webparts zijn stukken modulair opgebouwde code die binnen een portal pagina kunnen worden ingevoegd. Deze kunnen voor vele doeleinden worden gebruikt zoals toegang krijgen tot informatiebronnen en applicaties. In een applicatie integratie omgeving is het mogelijk om webpart te gebruiken om gebruikers toegang te geven tot een applicatie via het portal van SharePoint. Hierdoor wordt de applicatie eenvoudig en centraal te vinden door deze in een bekende context te integreren. De portal kan hierbij ook services zoals Single Sign-On en personalisatie aan het webparts toevoegen wat de integratie voor de gebruiker simplificeert. Geen enkele oplossing benadert de wensen en benodigdheden van elke organisatie zonder enige aanpassingen. Met SharePoint Portal Server is de architectuur eenvoudig uitbreidbaar door verschillende tools en Application Programming Interfaces(API’s). Met deze tools en API’s is het bijvoorbeeld mogelijk om applicaties, hetzij zelf ontwikkelt of van derden, te kunnen indexeren en te doorzoeken. Met de uitbreidbare documenten bibliotheek model binnen SharePoint Portal Server kunnen administrators aangepaste document eigenschappen creëren en in kaart brengen. Deze eigenschappen kunnen gebruikt worden om te categoriseren, organiseren en data door de organisatie portal vindbaar te maken. Administrators hebben hierbij bijvoorbeeld de mogelijkheid om nieuwe iconen voor nieuwe document types toe te voegen en de zoek en zoekresultaten webparts aan te passen om deze voor gebruikers eenvoudiger in gebruik te maken. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

30

De Indexing Engine in SharePoint Portal Server kan gebruik maken van iFilters om full-text zoekopdrachten op veelgebruikte formaten zoals Word, Excel, PowerPoint, MIME, XML en HTML. Daarbij kunnen aangepaste iFilters worden ontwikkeld voor additionele (nieuwe) bestandsformaten. Ook kan de zoek interface volledig worden aangepast. Er zijn verschillende faciliteiten beschikbaar voor ontwikkelaars om SharePoint uit te kunnen breiden. Het uitbreidbare platform van SharePoint maakt gebruik van het Microsoft .NET Platform en is te bewerken met o.a. Visual Studio .NET. De faciliteiten die een ontwikkelaar heeft zijn: Webparts – De bouwstenen om gebruikers de mogelijkheid te geven om aangepaste webpagina’s binnen elke SharePoint site te ontwikkelen Sites als programeerbare objecten die toegankelijk zijn vanuit gemanagede code en web services Web services en WebDAV toegankelijke opslag voor documenten en lijst inhoud Een grote hoeveelheid services voor inhoudindexering en zoekmogelijkheden, gebruikers profielen, server topologie management, onderwerp gebieden invulling en controle en Single Sign-On toegang tot een grote variatie aan andere applicaties 3.3.1 Mogelijkheden met .NET De SharePoint producten en technologieën zijn gebouwd op het uitgebreide Windows .NET Platform. Het .NET gebaseerde object model en Web services stellen SharePoint open voor site aanpassingen en geavanceerde, op data gestuurde, site content. Zelfs voor gebruikers zonder programmeerkennis is het mogelijk, door het gebruik van Microsoft Office FrontPage, Sharepoint uit te breiden en (complexe) datagestuurde websites te ontwikkelen. SharePoint sites maken gebruik van ASP.NET technologie welke uitgebreid kunnen worden door het gebruik van het Microsoft .NET Platform. Met .NET kan snel en effectief nieuwe SharePoint Portal Server oplossingen worden ontwikkeld. Vrijwel elke SharePoint Portal Server databron kan worden benaderd en worden geprogrammeerd met de SharePoint API’s. SharePoint Portal Server gebruikt gemanagede code op de server om foutieve of dubieuze code nooit uit te voeren. In context kunnen SharePoint sites, die gebouwd zijn op ASP.NET, uitgebreid worden met het .NET Platform. Het .NET object model geeft de mogelijkheid om eigengemaakte applicaties op het Windows SharePoint Services platform te ontwikkelen. Binnen een bestaande applicatie worden de uitbreidingen gedaan met zogenaamde webparts die selecteerbaar zijn uit een site bibliotheek. Deze bibliotheek is uitbreidbaar met zelfontwikkelde webparts. 3.3.2 Mogelijkheden met filters Protocol handlers kunnen de zoekcapaciteiten van SharePoint Portal Server uitbreiden door nieuwe inhoudsbronnen beschikbaar te maken voor de twee hoofdcomponenten van de Search Services: de Gatherer en de Index engine. SharePoint Portal Server biedt ook uitgebreide registratie functies voor indexeringsfilters. De filters breiden het type documenten dat gefilterd kunnen worden uit. De SharePoint Portal Server Search Service gebruikt de Microsoft Indexing Service filtertechnologie om inhoud van documenten, in een document bibliotheek of externe bronnen, te filteren. Er kan een speciale Dynamic Link Library(DDL) worden geïnstalleerd om documenten in hun native formaat te benaderen. Dit wordt ook wel een iFilter genoemd. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

31

SharePoint Portal Server biedt al iFilters voor veel gebruikte documentformaten. Onder deze iFilters vallen filters voor tekst, HTML, Microsoft Office documenten en Tagged Image File Format(TIFF). iFilters draaien in een proces van de Filter Daemon en halen inhoud en eigenschappen uit specifieke bestandstypen. Zo zal bijvoorbeeld de HMTL filter het document van alle HTML tags ontdoen en zal de bodytekst en HTML elementen zoals de titel als eigenschappen terug geven. iFilters zijn geregistreerd aan documenttypes, geïdentificeerd aan de bestandsextensies, Multipurpose Internet Mail Extensions(MIME) Content Types, Class ID en zijn onafhankelijk van de protocol handler die de filters gebruikt. Het registreren van een iFilter Gedurende het iFilter zelfregistratie proces binden standaard Indexing Service iFilters(gebruik makend van regsvr32.exe) zich aan bestandsysteem extensies die kunnen worden behandeld. Het direct registreren van iFilters bij de Indexing Service gaat doormiddel van Persistent Handlers beschreven in de Indexing Service 3.0 SDK. SharePoint Portal Server biedt additionele flexibiliteit en mogelijkheden voor iFilter registratie doormiddel van de FilterRegistration en FilterRegistration2 objecten. FilterRegistration en FilterRegistration2 methodes worden aangeroepen in de DLLRegisterServer and DLLUnregisterServer export functies van een zelfgemaakt iFilter. Deze ondersteunen de standaard ‘mapping’ voor vorige iFilter versies zoals mapping van een iFilter aan een bestand extensie. Verder kan een iFilter worden gekoppeld worden aan een specifiek MIME inhoudstype en aan een specifiek bestandstype voor een specifieke indexeringscatalogus. De FilterRegistration en FilterRegistration2 objecten ondersteunen ook dat een iFilter als standaard filter voor een databron kan worden ingesteld. Zo zou Microsoft Word als standaard filter voor alle documenten met een .doc extensie worden ingesteld. Als een iFIlter, geregistreerd voor een document type, beschikbaar is dan zal SharePoint Portal Server deze gebruiken bij het indexeren van een document van dat type. Als er geen geregistreerde iFilter beschikbaar is voor een document type zal SharePoint Portal Server de standaard iFilter gebruiken. Features voor het binden van iFilters aan bestandextensies specifiek voor SharePoint Portal Server zijn alleen beschikbaar voor iFilters die voor deze features geregistreerd zijn. De iFilters geregistreerd voor SharePoint Portal Server worden eerst onderzocht, gevolgd de iFilters die globaal zijn geregistreerd en uiteindelijk degene die geregistreerd staan in een Indexing Service. Het LoadFilter object biedt additionele methodes dat het mogelijk maakt iFilters in ander iFilters te laden. Deze functionaliteit is bruikbaar voor het opzetten van iFilters die documenten filteren met één of meer ingevoegde of gekoppelde items.


32

De werking van protocol handlers SharePoint Portal Server heeft de mogelijkheid om externe inhoudsbronnen aan een werkruimte toe te voegen en te indexeren. Protocol handlers zijn software componenten van de Filter Daemon die een protocol implementeren om inhoudsbronnen te benaderen in zijn native formaat. Dit stelt het open om geïndexeerd te worden door de Search Service. In de onderstaande afbeelding wordt de protocol handler architectuur en de data flow van het indexeringsproces weergeven.

Het indexeringsproces wordt begonnen binnen het Gatherer proces van een SharePoint Portal Server werkruimte. De Gatherer ontvangt een URL van de inhoud die geïndexeerd moet worden. De URL kan het startadres zijn van een inhoudsbron, een link opgeslagen van een vorige indexering of een notificatie van een SharePoint Portal Server werkruimte. De Gatherer controleert de URL op indexeringsbeperkingen die eventueel ingesteld staan voor een werkruimte. Wanneer de indexering van een inhoudsbron start zal er een ‘crawler’ of ‘robot’ thread in de Gatherer een indexering request sturen naar het Filter Daemon. De robot thread wijst een filter object toe uit een pool. Wanneer het filter object is toegewezen wordt deze geassocieerd met een Filter Thread object. Elk document dat wordt gefilterd correspondeert met één Filter thread in de Filter Daemon. De Filter Daemon draait in een apart proces van de Gatherer zodat dat proces kan worden afgesloten wanneer het een fout of loop tegenkomt. Het Filter Daemon en de Gatherer communiceren door gebruik van ‘pipes’ in gedeeld geheugen. De Filter thread ontvangt de URL voor de inhoud die gefilterd moet worden naast informatie over de laatste keer dat de inhoud is geïndexeerd. De Filter thread bepaald en roept de desbetreffende protocol handler toe voor het URL item. De protocol handler creëert een UrlAccessor object dat de controle voor het item onder handen zal hebben. Het URL item doorgestuurd aan de Filter thread kan het startadres zijn van een inhoudbron of een URL zijn van een item binnen de inhoudsbron. In proces 1, in de bovenstaande afbeelding, biedt de Gatherer het startadres aan van een inhoudsbron aan het Filter thread. De protocol handler produceert een opsomming van items binnen de inhoudsbron. The Gatherer reageert op deze opsomming van items en bepaald welke items moeten worden gefilterd. Het associeert een URL


33

met elk item en vormt rijen van items die voor verder onderzoek door de Filter Daemon klaar moeten staan. Als een URL naar een specifiek item wijst binnen de inhoudsbron kan de data van het UrlAccessor object twee paden volgen van de protocol handler naar de Filter thread. Deze paden zijn weergeven als 2a en 2b in de bovenstaande afbeelding. In proces 2a krijgt de Filter thread een URL toegewezen voor een item in de inhoudsbron. De protocol handler behandeld de data op één van twee manieren. Het kan de inhoud van en item doorsturen via een geopende ‘stream’ voor de Filter thread in de Filter Daemon. Dit gebeurd doormiddel van de BindToStream methode in de UrlAccessor. In dit geval roept de Filter thread de desbetreffende iFilter aan op de Stream object voor het document. De alternatieve wijze is dat de protocol handler van het item, waarnaar in de URL verwijst, de bestandsnaam teruggeeft. De Filter thread gebruikt de bestandsnaam om het bestand direct te benaderen en kiest daarvoor de juiste iFilter. In proces 2b gebruikt de UrlAccessor het ProtocolHandlerSite object om de Filter Daemon uit te vragen op de juiste iFilter die gebruikt moet worden bij het URL item. De keuze van een iFIlter is gebaseerd op de bestandsextensie, een Class ID dat de bestandsinhoud identificeert in het register of op de MIMI Content Type. Het UrlAccessor object past deze iFilter toe op het URL item en retourneert de gefilterde data aan de Filter thread. Nadat de Filter thread een verbinding tot stand heeft gebracht met de iFilter, voor het desbetreffende item wat wordt benaderd, is het filteringproces gelijk aan beide protocol handler data paden. Het iFilter proces vormt een loop in het lezen van het URL item en het produceren van gefilterde data die wordt verstuurd naar het Gatherer proces. De iFIlter haalt eerst de metadata dat correspondeert met de eigenschappen die gemarkeerd staan voor indexering in het SharePoint Portal Server schema uit het item zoals titel, bestandsgrootte, en de laatste aanpassingsdatum. Daarna breek het de iteminhoud op in stukken tekst. Alle fouten die ontstaan tijdens dit proces worden opgeslagen in een Gatherer log bestand. Wanneer er een fout ontstaat, kan het filterproces worden beëindigd. De items die gefilterd werden wanneer de Filter Daemon beëindigde worden opnieuw in de wachtrij geplaatst door de Gatherer om op een later moment gefilterd te worden. Bij de start van de indexering van een inhoudsbron wordt door de Gatherer de URL van het startadres voor de inhoudsbron bepaald en doorgestuurd naar de Filter Daemon. De Filter Daemon bepaald de juiste protocol handler voor de inhoudsbron. Tussen inhoudsbron type wordt onderscheidt gemaakt doormiddel van de URL prefixen. Zo zal wanneer de URL, van het type http://www.immi.nl, is de protocol handler geassocieerd worden met het HTTP protocol. SharePoint Portal Server biedt ondersteuning voor hiërarchische en link gebaseerde protocol handlers. Hiërarchische protocol handlers werken met structurele inhoudsbronnen, zoals file shares, die een structuur zoals directories of folders moeten doorzoeken. Link gebaseerde protocol handlers werken met inhoudsbronnen zoals websites waar links binnen de inhoud aangeven hoe de inhoud wordt doorzocht. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

34

3.4 Beperkingen doormiddel van Active Directory Active Directory is een essentieel onderdeel van SharePoint Portal Server. Op basis van de gebruikersgegevens binnen Active Directory worden de rechten van een gebruiker bepaald op de portal. Dit houdt in dat een gebruiker slechts toegang heeft tot sites die toegankelijk zijn voor de specifieke gebruiker of een gebruikersgroep. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld de zoekfunctionaliteit binnen SharePoint Portal Server. Deze zal slechts resultaten van een zoekopdracht laten zien die toegankelijk zijn voor een gebruiker. SharePoint Portal Server kan geschaald worden tot één miljoen gelijktijdig geregistreerde gebruikers in Active Directory. De gebruikersgegevens die gehaald worden uit Active Directory geven de mogelijkheid om in SharePoint de administratie taken te verdelen van verschillende onderdelen in de portal. Zo kunnen er specifieke administrators worden toegewezen aan verschillende secties. De SharePoint Portal Server kan op deze wijze volgens de gewenste organisatiestructuur worden ingedeeld. Binnen SharePoint Portal Server kan ook naar personen worden gezocht die deel zijn van de organisatie. De gegevens worden synchroon gehouden met de gegevens in Active Directory. Tevens zijn standaard gegevens beschikbaar op persoonlijke sites(My Site) van een gebruiker binnen de organisatie. Binnen SharePoint kunnen alle sites en bestanden, zoals documenten, worden voorzien van rechten en beperkingen voor de gebruikers van het systeem. De Single Sign-On functionaliteit van SharePoint Portal Server biedt gebruikers het gemak om met een enkele inlogprocedure toegang te krijgen tot alle resources van, het intranet van de organisatie waartoe een gebruiker gerechtigd is. SharePoint Portal Server slaat gebruikersgegevens beveiligd op wanneer een gebruiker inlogt op de portal. Deze stap wordt overgeslagen als de gebruiker al geverifieerd is door Active Directory bij het inloggen op een werkstation binnen de organisatie. Wanneer een portal gebaseerde applicatie data vereist van andere applicaties, zoals Enterprise Resource Planning(ERP) en Customer Relationship Management(CRM) applicaties, gebruikt SharePoint Portal Server de opgeslagen gebruikersgegevens om te valideren tegen Active Directory zodat gebruikers niet opnieuw hoeven in te loggen. Indien het schema van Active Directory vaststaat en niet voldoet aan de gewenste gegevens die SharePoint Portal Server nodig heeft kan gebruik worden gemaakt van ADAM(Active Directory Application Mode) om deze gegevens op te slaan. Dit is een applicatie gerichte directory die het mogelijk maakt om gebruikersgegevens via de algemene Active Directory te controleren en de SharePoint specifieke gegevens in ADAM op te slaan. Tevens biedt ADAM ruimte aan verificatie van externe partijen die ook toegang nodig hebben op de portal met bepaalde rechten en informatie over de persoon of organisatie.


35

4. SharePoint Portal Server Bevindingen In dit hoofdstuk worden alle bevindingen beschreven die zijn opgedaan tijdens de installatie, configuratie en beheer van de SharePoint Portal (test) Server. 4.1 Installatie Procedure De installatie van SharePoint Portal Server is vrij eenvoudig. Alle benodigde onderdelen worden in het installatie bestand automatisch mee geïnstalleerd indien nodig. Echter zijn er wel en aantal zaken die moeten worden opgezet voordat de installatie van start kan gaan. Het gaat hier voornamelijk om de systeemvereisten die eerder in dit document al beschreven zijn. De installatie zelf bestaat uit twee of drie verschillende software installatie. Het gaat hier om de Windows SharePoint Services, de SharePoint Portal Server en de optionele SQL Server Desktop Engine. Dit wordt gevolgd door een initiële configuratie van de SharePoint server. Dit is dan ook het belangrijkste onderdeel van de installatie aangezien de gehele server, en de features daarbinnen, bepaalde toegang en rechten binnen de server computer zelf en op het netwerk nodig hebben om correct te werken. 4.1.1 Vereisten voor installatie De minimale systeemvereisten voor de installatie van SharePoint Portal server zijn al eerder in dit document aangegeven. De volledige lijst die moet worden afgegaan voor de installatie van SharePoint staat beschreven in bijlage III. 4.1.2 Het soort installatie Er zijn twee verschillende soorten installaties. Dit heeft betrekking op de database server die gebruik gaat worden. Er kan gekozen worden om SharePoint Portal Server te installeren met de bij geleverde SQL Server Desktop Engine of met een andere al geïnstalleerde SQL Server te laten werken. Voor de test SharePoint server is gekozen om gebruik te maken van de server licentie voor de SQL Server 2000 standaard editie. Indien er besloten word om SharePoint te installeren zal eerst Windows SharePoint Services worden geïnstalleerd. Daarna volgen de installatie van SharePoint Portal Server en de SQL Server Desktop Engine. Na deze installatie zal de initiële configuratie van SharePoint server starten. De SQL Server Desktop Engine heeft een gelimiteerde doorvoer mogelijkheid en ondersteund alleen databases met een maximum grote van twee gigabytes. Indien er een opzet nodig is met een hoge schaalbaarheid of dat er meer dan 2 GB aan documenten moet worden opgeslagen is het aangeraden om gebruik te maken van de andere SQL Server edities. Indien er besloten wordt gebruik te maken van een andere, al geïnstalleerde, SQL server kan de installatie van de SQL Server Desktop Engine worden opverslagen. Hierbij wordt eerst Windows SharePoint Service geïnstalleerd gevolgd door SharePoint Portal Server. Na de installatie zullen een serie webpagina’s volgen die de initiële configuratie vormen voor de SharePoint Server. In beide gevallen moet de installatie gebeuren door iemand die lid is van de lokale administrator groep op de server.


36

4.1.3 Initiële configuratie Ten behoeve van de bevindingen van de installatie van de SharePoint test server wordt nu alleen de initiële configuratie van de SharePoint Portal Server zonder SQL Server Database Engine behandeld. De configuratie met de database engine is overigens goed gedocumenteerd en terug te vinden in de SharePoint Portal Server Administrator’s Guide (zie literatuuroverzicht). De initiële configuratie bestaat uit een aantal stappen waarbij het belangrijk is om de toegangsaccounts goed te configureren. Het gaat hier voornamelijk over het toegangsaccount voor de SQL Server configuratie database en het standaard toegangsaccount voor inhoudsbronnen. 1) Op de accountinstellingen van de server-farm configureren pagina, moeten de volgende stappen worden ondernomen: a) In het standaardaccount voor toegang tot inhoud sectie, moeten de volgende stappen worden ondernomen: i) Selecteer de account opgeven check box. ii) In het gebruikersnaam veld moet de accountnaam in het formaat DOMEIN\gebruikersnaam worden ingevoerd. Dit account is een bestaand Windows account dat gebruikt wordt als standaard account voor het creëren van inhoudsindexen en inhoudsbronnen. Het account moet lees toegang hebben tot de inhoud die doorzocht kan worden. iii) In het wachtwoord veld moet het wachtwoord voor dit account worden ingevoerd. iv) In het bevestig wachtwoord veld moet deze opnieuw worden ingevoerd. b) In het identiteit van groep van toepassingen op portal-site sectie moeten de volgende stappen worden ondernomen: i) In het gebruikersnaam veld moet de accountnaam in het formaat DOMEIN\gebruikersnaam worden ingevoerd. Dit account moet een domein account zijn. Echter, indien het gaat om een installatie van een enkele server met een SQL Server configuratie kan dit ook een lokaal account zijn. ii) In het wachtwoord veld moet het wachtwoord voor dit account worden ingevoerd. iii) In het bevestig wachtwoord veld moet deze opnieuw worden ingevoerd. c) Klik op OK. 2) Op de Instellingen voor de configuratiedatabase opgeven voor OWL(de test server naam) pagina moeten de volgende stappen worden ondernomen. a) In de databaseverbindingen sectie: Indien er geen configuratie database bestaat klik dan op een configuratie database maken Als er al een configuratie database bestaat klik dan op verbinding maken met de bestaande configuratie database


37

b) In de server voor de configuratie database sectie, in het database server veld, moet de naam van de server worden opgegeven waar de configuratie server wordt opgeslagen . Indien er een naam wordt opgegeven van de SQL Server instantie moet dit in het formaat servernaam\SQL_instantienaam worden opgegeven. c) In de naam van configuratie database sectie moeten de volgende stappen worden ondernomen: Indien er men gebruik wil maken ben de standaard database naam die wordt weergeven moet geklikt worden op standaardnaam gebruiken. Indien er een ander naam gewenst is moet er geklikt worden op aangepaste naam opgeven. In het aangepaste naam veld kan vervolgens de naam worden ingevoerd. d) Klik op OK. De database en server zijn nu, indien de juiste accountgegevens zijn opgegeven, goed geconfigureerd. De overige configuratie bestaat uit de volgende punten: Op de account instellingen van de server-farm configureren pagina: Het instellen van een contact e-mail adres. Deze kan worden gebruikt indien administrator contact wil opnemen als het iets mis gaat met het doorzoeken van een externe website Het instellen van de Proxy server indien van toepassing Op de servertopologie configureren pagina: Het toewijzen van onderdelen (web/zoeken/index) aan een server De onderdeel taakserver selecteren die de bovenstaande taken en achtergrond taken uitvoert Hierna volgt de configuratie voor een portal-site maken onder configuratie van portal-site en virtuele server bestaand uit: Het opgeven van een naam van de site (deze verschijnt bovenaan de portal website) Het opgeven van de site URL. Dit is standaard http://servernaam/. Het opgeven van de eigenaar van de portal met de bijbehorende accountinformatie Hierna wordt automatisch de portal site opgezet en wordt er afgesloten met een melding dat de portal succesvol is gecreëerd. Na deze melding kan de portal site verder worden geconfigureerd.


38

4.2 Het maken van een infrastructuur met gebieden en subgebieden Er kan binnen SharePoint Portal Server gebruik worden gemaakt van toplevel(hoogst liggende in de hiërarchie) websites ofwel gebieden en subsites(ofwel subgebieden) om inhoud op te delen in te onderscheiden, verschillende managebare sites. Gebieden kunnen verschillende subgebieden bevatten en subgebieden ook weer verschillende subgebieden bevatten. Het de hoeveelheid lagen is niet aan een limit gebonden. Het geheel van gebieden en subgebieden wordt een website collectie genoemd zoals aan in het volgende diagram: Deze hiërarchie maakt het mogelijk voor gebruikers om gebruik te maken van een hoofdpagina voor een heel team met daaronder individuele werkgebieden of gedeelde sites. De (hoofd)gebieden en subgebieden geven de mogelijkheid tot verschillend niveau controle over sites. De administrator van een site collectie heeft controle over zowel het hoofdgebied als alle onderliggende subgebieden. De administrator van een subsite heeft slechts controle over de toegewezen subgebieden. Onderliggende subgebieden worden weer door daartoe verwezen administrators beheerd. Afhankelijk van de aanpasbaarheid en controle die gebruikers kunnen doen kan ervoor gekozen worden dat gebruikers zelf hoofdgebieden en subgebieden kunnen maken. Dit is mogelijk de SelfService Site Creation optie die aan het uit kan worden gezet. Ook kunnen gebruikers met ‘creëer gebied’ rechten deze handeling doen voor een specifiek gebied. Administrators hebben uiteraard standaard deze rechten.


39

4.3 Het gebruik van doelgroepen Doelgroepen maken het mogelijk om inhoud op gebruikers te richten op basis van hun functie of taken binnen en organisatie. De inhoud kan worden gericht op basis van waardes van eigenschappen in het gebruikersprofiel, de structuur van de organisatie of de Active Directory groep waartoe een gebruiker behoord. Lidmaatschap in een doelgroep wordt bepaald door gebruikers eraan toe te voegen die de eigenschappen hebben die gelijk zijn aan de doelgroep ‘regels’. Dit kunnen ook leden van beveiligingsgroepen of distributielijsten zijn die aan de regels van en doelgroep voldoen. Omdat de regels of gebruikers die aan deze voldoen veranderlijk zijn na verloop van tijd moet een doelgroep regelmatig opnieuw gecompileerd worden. Deze mogelijkheid maakt het mogelijk dat gebruikers ten alle tijden de inhoud van de juiste doelgroep te zien krijgen. De veranderingen die gemaakt worden in doelgroepen en doelgroepen regels worden niet direct gereflecteerd in het doelgroeplidmaatschap tot de doelgroep opnieuw is gecompileerd. Wanneer een doelgroep wordt gecompileerd worden de eigenschap waardes in gebruikersprofielen en lidmaatschap van distributie lijsten, beveiligingsgroepen en in een reportage structuur gecontroleerd of dit gelijk is aan de regels. Gebruikers die een match hebben met een doelgroep regel worden aan deze doelgroep toegevoegd en zullen de inhoud van deze doelgroep op zich gericht krijgen. Binnen SharePoint Portal Server is het mogelijk om een compilatie schema op te zetten zodat doelgroepen op regelmatige intervals automatisch worden vernieuwd. Uiteraard is het mogelijk om, indien dit nodig is, de doelgroep op elk moment tussen de compilatie momenten te laten compileren. Omdat gebruikersprofielen kunnen worden geïmporteerd uit Active Directory zal het uitermate nuttig zijn om in het directory schema een doelgroep eigenschap op te nemen.


40

4.4 Het importeren van Active Directory gebruikersprofielen Binnen SharePoint portal Server is het mogelijk de profieldata van gebruikers opgenomen in Active Directory te importeren en te gebruiken voor de gebruikersprofielen van SharePoint. Deze Active Directory(AD) data kan komen uit servers van het huidige domein. Ook is het mogelijk deze gegevens uit servers te halen van het gehele AD forest of van AD servers die één of meerdere aangepaste domeinen draaien.

Binnen de SharePoint Portal Server instellingen voor het importeren van gebruikersprofielen is het dus mogelijk meerdere domeinen toe te voegen. Zo is het mogelijk het huidige domein voor de gebruikers van de server in te stellen en ADAM(Active Directory Application Mode) te gebruiken voor profielen(en toegang te verlenen tot de server) voor externe partijen. Het belangrijkste punt met het opgeven van een domein is het instellen van het volledige pad naar de domeincontroller. Indien dit niet wordt gedaan bestaat de kans dat de controller niet kan worden gevonden.

Het voordeel van het importeren van gebruikersinformatie uit AD is dat niet voor iedere gebruiker binnen een organisatie of instelling de gegevens handmatig hoeven te worden ingevoerd. Dit scheelt aanzienlijk in de tijd die benodigd is om SharePoint profieldata beschikbaar te stellen. Dit betekend niet per definitie dat alle eigenschappen die benodigd zijn uit de directory kunnen worden gehaald. Hoewel het mogelijk is deze eigenschappen later alsnog handmatig toe te voegen is dit zeker in een wat groter profielenbestand zeer tijdrovend. Om dit op te lossen kan ervoor gekozen worden om het schema van AD aan te passen en bijvoorbeeld een doelgroepeigenschap aan een gebruikersprofiel toe te voegen. Dit heeft als voordeel dat gebruikers van de server automatisch zijn toegewezen aan doelgroepen en dat specifieke inhoud op eenvoudige wijze kan worden gericht aan gebruikers. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

41

Wat er geïmporteerd wordt uit AD is volledig instelbaar doordat aangegeven kan worden welke eigenschappen binnen SharePoint geïmporteerd en gebruikt kunnen worden. De import bewerking is overigens volledig te automatiseren zodat de gegevens regelmatig(volledig of incrementeel) worden gecontroleerd en up-to-date zijn met AD. De geïmporteerde gebruikersprofielen worden en in een lijst opgenomen en zijn vanuit deze lijst aan te passen of indien nodig te verwijderen. Deze lijst bestaat uit twee onderdelen namelijk de actieve profielen en de ontbrekende profielen. Bij deze laatste gaat het om profielen die in het verleden zijn opgenomen maar bij de laatste drie importbewerkingen niet meer beschikbaar zijn vanuit Active Directory. Een belangrijk punt is dat het importen van gebruikersprofielen uit AD slechts bedoeld is voor het aanvullen van SharePoint profieldata. Toegang en rechten binnen de SharePoint Portal Server zijn ondergebracht in een aparte configuratie voor gebruikers en beveiliging. 4.5 Configuratie van gebruikers en beveiliging Nadat er een portal site is gecreëerd kan aan gebruikers toegang worden gegeven door deze toe te voegen aan site groepen. De volgende site groepen worden standaard geïnstalleerd maar er kunnen ook aangepaste groepen worden opgezet. Lezer – Deze site groep heeft alleen-lezen-toegang tot de website Inzender – Deze site groep kan inhoud toevoegen aan bestaande documentbibliotheken en lijsten Webontwerper – Deze site groep kan lijsten en documentbibliotheken maken en pagina’s in de website aanpassen Beheerder – Deze site groep heeft volledig beheer over de website Inhoudsbeheerder – Deze site groep kan gebieden, lijsten, bibliotheken en site maken en beheren Lid – De site groep kan de inhoud van de portal site bekijken en aanpassen en sites kunnen worden gemaakt.

De toegang tot gebieden van de portal site kunnen worden aangepast door gebruikers toe te voegen aan een site groep voor een specifiek gebied. Er kunnen specifieke rechten worden Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

42

toegekend aan gebruikers of aan hele domeingroepen uit Active Directory. Echter worden beiden altijd gecontroleerd tegen Active Directory waardoor de koppeling met AD en SharePoint een onmisbaar en een essentieel deel is van de server. Lokale gebruikers en groepen kunnen wel worden toegevoegd met toegewezen rechten zonder tussenkomst van een domeincontroller. Binnen de test server is aparte site groep opgezet onder de naam KSA lidmaatschap. Deze geeft toegang de portal met de zelfde rechten als de site groep ‘Lezer’ maar met de mogelijkheid een eigen site te beheren. Dit is met opzet gedaan zodat er wel gebruik kan worden gemaakt van de faciliteiten zoals ‘mijn site’ maar zonder dat de gebruiker pagina’s kan aanpassen zoals bij de site groep ‘Lid’ het geval is. Natuurlijk is het ook mogelijk deze laatste site groep hierop aan te passen. SharePoint Portal Server biedt de mogelijkheid om de toestemming en rechten per gebied in te stellen. Indien er gevoelige informatie in een bepaald gebied is opgeslagen die niet door iedere gebruiker mag worden bekeken kan de toegang ingesteld worden welke gebruikers dit kunnen bekijken, aanpassen en onderdelen kunnen toevoegen. Toegang kan gegeven worden aan individuele gebruikers, groepen van gebruikers of aan een site groep. De per gebied toegang werkt voor elke lijst of inhoud in een gebied(zoals aankondigingen, taken, gedeelde documenten enz.)

De gebied toestemmingen kunnen worden aangepast door elke gebruiker die daarvoor de rechten heeft. Dit is standaard de beheerder site groep of voor alle gebruikers die voor dat gebeid volledige controle hebben toegewezen gekregen. Standaard hebben alle leden van een gebied(ofwel alle gebruikers toegewezen aan een site groep met uitzondering van de gast site groep) toegang tot de gebiedsinhoud zoals lijsten en documentbibliotheken. Elke site groep heeft een voor gedefinieerd niveau van toegang tot alle inhoud. De standaard gebiedsniveau toestemmingen zijn: Vermeldingen weergeven (standaard toegewezen aan de Lezer site groep) Vermeldingen weergeven, invoegen, bewerken, verwijderen ( standaard toegewezen aan de Inzender site groep) Vermeldingen weergeven, invoegen, bewerken, verwijderen; instellingen van gebieden en lijsten wijzigen (standaard toegewezen aan de Webontwerper site groep) Vermeldingen weergeven, invoegen, bewerken, verwijderen; instellingen van gebieden en lijsten wijzigen; beveiliging van gebieden wijzigen


43

De al bestaande site groepen kunnen voor een bepaalde site andere of additionele rechten toegewezen krijgen. Verder kunnen er geavanceerde toestemmingen worden ingesteld die het mogelijk maken om de volgende rechten aan een gebruiker of site groep toe te wijzen: Gebied weergeven - Een gebied en de inhoud ervan weergeven Pagina's weergeven - Pagina's in een gebied weergeven Items toevoegen - Items toevoegen aan lijsten, documenten toevoegen aan SharePointdocument bibliotheken en webdiscussieopmerkingen toevoegen Items bewerken - Items in lijsten bewerken, documenten in SharePoint-documentbibliotheken bewerken en pagina's met webonderdelen in SharePoint-documentbibliotheken aanpassen Items uit een lijst verwijderen, documenten uit een documentbibliotheek verwijderen en discussieopmerkingen uit documenten verwijderen Persoonlijke weergaven beheren - Persoonlijke weergaven van lijsten maken, wijzigen en verwijderen Persoonlijke webonderdelen toevoegen/verwijderen - Webonderdelen toevoegen of verwijderen op een persoonlijke pagina met webonderdelen Persoonlijke webonderdelen bijwerken - Webonderdelen bijwerken om persoonlijke informatie weer te geven Uitchecken annuleren - Een document inchecken zonder de huidige wijzigingen op te slaan Pagina's toevoegen en aanpassen - HTML-pagina's of pagina's met webonderdelen toevoegen, wijzigen of verwijderen en de portal-site bewerken met een editor die compatibel is met Windows SharePoint Services Gebied maken - Een gebied maken op de portal-site Gebied beheren - De eigenschappen van een gebied op de portal-site verwijderen of bewerken Gebiedsmachtigingen beheren - Gebruikersrechten voor een gebied toevoegen, verwijderen of wijzigen Opmaakmodellen toepassen - Een opmaakmodel (CSS-bestand) toepassen op een gebied of op de portal-site Zoeken in mappen - Zoeken in mappen in een gebied Leden van de Beheerders site groep hebben altijd het hoogste niveau toestemming voor alle gebiedsinhoud. Voor deze groep is het niet mogelijk om toestemmingen te veranderen.


44

4.6 De opzet en implementatie van een webpart Een webpart is een modulaire unit van informatie dat een enkel doel heeft en de basis bouwsteen vormt van een webpart pagina. Een webpart bestaat eigelijk uit twee basis bestanden, vereist vaak additionele resource bestanden en de eigenschapwaardes worden opgeslagen in database tabellen. Hieronder is een diagram weergeven van het ontwerp van een webpart. Het diagram vat het ontwerp samen van een webpart bestaand uit de volgende onderdelen: 1. De webpart description bestand (met de extensie .dwp). Dit is een verplaatsbare container van standaard gepersonifieerde eigenschapwaardes voor een webpart. 2. De webpart assembly bestand (met de extensie .dll). Deze bevat de logica en code voor de webpart welke geïnstalleerd wordt op de site server. 3. De resource bestanden die de webpart ondersteunen welke ook op de site server worden opgeslagen. 4. Tabellen in de Windows SharePoint Services database die gebruikt worden voor de opslag van de huidige eigenschapwaardes van de webpart. Er zijn twee belangrijke concepten om te weten over de manier waarop webpart worden ontwikkeld: Er is slechts één webpart assembly bestand maar er kunnen verschillende instanties van de webpart worden gebruikt. Elke instantie van een specifiek webpart is gelijk aan of verschillend in uiterlijk en gedrag. Maar het blijft gebaseerd op de zelfde webpart assembly file welke geïnstalleerd is op de site server. Binnen een webpart assembly file is het wel mogelijk om code voor meer dan één webpart onder te brengen. Om een webpart goed te laten werken moeten beide files aanwezig op de site zijn evenals alle additionele resource bestanden. Dit is normaal geen probleem met webpart die ingebouwd zijn in Microsoft SharePoint Services maar kan een mogelijk probleem zijn voor webparts verkregen van andere sites of bronnen.


45

4.6.1 De webpart description bestand Een webpart description bestand is een XML tekst bestand met de extensie dwp. Deze kan het volgende bevatten: De eigenschap waardes en instellingen voor de webpart instantie. Een referentie aan de bij behoorde webpart assembly bestand (dll). Als een gebruiker een persoonlijke webpart heeft bevat het description bestand uit de veranderingen aan elke standaard en aangepaste eigenschap waarde. Hieronder staat een webpart description bestand voorbeeld: <WebPart xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xmlns="http://schemas.microsoft.com/WebPart/v2"> (1) <Title>Image Web Part Default Use to display pictures and photos. true LeftColumn <PartOrder>1 Normal (2) <Width /> true true true true Default <PartImageSmall /> <MissingAssembly /> <PartImageLarge>/_layouts/images/msimagel.gif (3) Microsoft.SharePoint, Version=11.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=71e9bce111e9429c Microsoft.SharePoint.WebPartPages.ImageWebPart (1)

1. De webpart element identificeert deze XML code als een webpart description bestand en bevat de overige elementen in het bestand. 2. Als de eigenschap waarde leeg is zal de webpart de standaard waardes, opgeslagen in de database tabellen, gebruiken. 3. Als de eigenschap waarde niet leeg is overschrijft het de standaard waarde en wordt de nieuwe waarde voor deze instantie van de webpart gebruikt. Wanneer SharePoint Services voor het eerst wordt geïnstalleerd wordt de webpart description bestand normaal geïnstalleerd in de webpart galerij. Andere instanties van webpart description bestanden worden, na verloop van tijd, door gebruikers gecreëerd die webparts exporteren en site administrators die webparts uploaden en downloaden. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

46

4.6.2 De webpart assembly bestand Een webpart assembly bestand is een Visual Basic(of C#) .NET Dynamic Link Library bestand (dll) dat de logica en code van de webpart bevat. Het is de metgezel van webpart description bestand. Echter, voor elke instantie van een specifieke webpart op een site bestaat slecht één assembly bestand. Dit assembly bestand bevat de geleide code afgeleid van een ASP.NET Web Form Control. Deze code is essentieel om een webpart werkende te krijgen aangezien een webpart pagina een ASP.NET (aspx) pagina is. Wanneer SharePoint Services wordt geïnstalleerd wordt elke webpart assembly bestand voor elke webpart op de site server geïnstalleerd. Na verloop van tijd kunnen additionele assembly bestanden worden toegevoegd door de site administrator. Daarnaast moeten alle resource bestanden die benodigd zijn door de webpart zoals afbeeldingen, alternatieve taal bestanden, en hulp bestanden worden geïnstalleerd in de systeemfolder van de site server. 4.6.3 De webpart eigenschappen Elke webpart deelt een set van algemene eigenschappen(base class properties) georganiseerd in secties in een daarvoor bestemd bewerkingspaneel dat controle heeft of het uiterlijk(zoals titel, hoogte en breedte), lay-out(zoals webpart indeling in een zone en de richting van de inhoud) en geavanceerde karakteristieken(zoals een afbeeldingicoon en omschrijving). De meeste webparts hebben hun eigen aangepaste eigenschappen die uniek zijn voor de desbetreffende webpart. Deze worden normaal getoond boven of onder de algemene webpart eigenschappen in het bewerkingspaneel, inclusief de link van de afbeelding, de horizontale en verticale uitlijning en de achtergrond kleur. 4.6.4 Verschillen in webpart type Elke instantie van een webpart kan geclassificeerd worden als één van drie types, te weten: Een gedeelde webpart – Een webpart die toegevoegd is aan een webpart pagina door een gebruiker die deze pagina heeft gecreëerd of veranderingen eraan heeft gebracht in de openbare ruimte. Gedeelde webpart zijn beschikbaar voor alle gebruikers met de bijbehorende toestemmingen van de webpart pagina. De persoonlijk webpart – Een gedeelde webpart met één of meer eigenschapwaardes aangepast door een gebruiker die veranderingen heeft gemaakt in een webpart in persoonlijke ruimtes. De veranderingen die gemaakt zijn in een persoonlijke webpart zijn alleen beschikbaar voor de gebruiker die deze veranderingen heeft gemaakt. Echter zullen andere gebruikers die niet de veranderingen hebben gemaakt in de persoonlijk webpart de gedeelde webpart blijven zien. De privé webpart – Een webpart dat een gebruiker heeft toegevoegd aan een webpart pagina vanuit een webpart galerij of heeft geïmporteerd vanuit een computer tijdens het creëren of veranderingen aanbrengen aan de webpart pagina in een persoonlijke ruimte. Privé webparts zijn alleen beschikbaar voor gebruikers die de webpart hebben toegevoegd of geïmporteerd. Geen enkele andere gebruiker kan deze privé webparts zien.


47

Het type van een webpart waarmee gewerkt wordt is belangrijk omdat: Men heeft mogelijk recht op het aanpassen van alleen sommige type webparts op zekere webpart pagina’s maar niet op andere webpart pagina’s Men kan de mogelijk hebben connectie te hebben met bepaald type webpart op een webpart pagina maar niet met andere types op dezelfde webpart pagina. 4.6.5 Voordelen van het webpart ontwerp Er zijn significante voordelen aan de webpart architectuur en waarom de instanties losgekoppeld zijn in webpart description bestanden(.dwp) en webpart assembly bestanden(.dll). Uitwisselbaarheid – Gebruikers kunnen op eenvoudige wijze een webpart persoonlijk maken zonder dat die effect heeft op instanties van andere gebruikers die dezelfde webpart gebruiken. Gebruikers en site administrators kunnen eenvoudig instanties van webparts delen door aan de ene kant een description bestand via de mail te sturen of door een webpart naar een andere site galerij over te zetten. Transport mogelijkheden – Het primaire voordeel van een webpart description bestand is dat het klein is en daarom eenvoudig is te transporteren en dupliceren. Wanneer men een webpart exporteert, importeert, download of upload is het slechts het webpart description bestand dat daadwerkelijk wordt gemanipuleerd. Performance – Omdat een webpart assembly bestand voor gecompileerde code is wordt de uitvoering ervan sneller. De webpart pagina hoeft niet ingewikkelde code en logica te interpreteren. Omdat er slecht één assembly bestand is om te installeren kunnen site administrators eenvoudige methodes gebruiken om het gebruik en controle van een webpart te beheren en mogelijk in te dammen. Ook kan zo het aantal webparts worden ingesteld zodat geen enkele gebruiker op de webpart pagina teveel systeem resources consumeert. Schaalbaarheid – Omdat webpart eigenschappen opgeslagen worden in database tabellen kunnen vele gebruikers webparts delen en vele instanties ervan creëren zonder de complete systeem performance te benadelen. Verder kan de werklast van de server uitgebalanceerd worden of de webpart installatie worden gestroomlijnd door de ontwikkeling van webpart package bestanden (.cab) en het opzetten van webparts in virtuele server webpart galerijen. Beveiliging – Door het gebruik van standaard rechten en site groepen in Microsoft SharePoint Services kunnen site administrators controle beheren op diverse zaken. Hieronder vallen de toegang tot een webpart pagina, het bekijken of aanpassen List View webpart data, het persoonlijk maken van een webpart pagina, het toevoegen of verwijderen van webparts en het aanpassen van webpart eigenschappen. Een site administrator kan ook controle hebben over welke webparts kunnen worden geïnstalleerd op een site en of deze wel of niet op de site mogen draaien. Onderhoud – Site administrators kunnen eenvoudig controle uit oefenen op welke webparts mogen draaien op een site door de installatie van de webpart assembly bestand te beheren. Tevens als een webpart aangepast moeten worden of dat er een nieuwe versie met toegevoegde features beschikbaar komt hoeft de site administrator slecht het nieuwe assembly bestand en eventuele nieuwe resource bestanden te installeren om de verandering voor alle instanties van het webpart door te voeren. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

48

4.6.5 Het importeren en exporteren van webparts Webparts zijn zeer goed verplaatsbaar en worden ontwikkeld om eenvoudig te worden geëxporteerd, getransporteerd en geïmporteerd. Wanneer men een webpart aanpast, aan de persoonlijke wensen of wanneer een site administrator een verandering maakt aan een webpart pagina voor alle gebruikers, kan de gebruiker of de administrator dit delen met andere gebruikers op de site of op een geheel andere site. Bijvoorbeeld: Men kan een webpart van een webpart pagina exporteren en de webpart description bestand(dwp) via de e-mail versturen naar andere gebruikers. Andere gebruikers kunnen de webpart dan importeren op een webpart pagina. Een site administrator kan een webpart direct beschikbaar stellen in een webpart galerij zodat gebruiker deze eenvoudig kunnen toevoegen. Een site administrator kan een webpart exporteren van een webpart galerijen het bestand opslaan naar een publieke locatie. Andere gebruikers kunnen deze dan importeren op een webpart pagina. Tevens kan en andere site administrator de webpart description bestand in een andere webgalerij uploaden. In elk geval is het belangrijk dat de webpart assembly bestand ook geïnstalleerd is op de nieuwe site zodat de nieuwe webpart die is ontwikkeld op de site kan draaien. 4.6.6 De ontwikkeling van een simpele webpart Ten behoeve van dit rapport is een simpele webpart opgezet die gebruikt kan worden binnen SharePoint Portal Server. Met deze persoonlijk webpart kan, doormiddel van een invoerveld en een knop, de titel eigenschap van de webpart worden gewijzigd. De titel eigenschap is een basis klasse eigenschap dat de tekst in de titelbar van de webpart kan veranderen. In bijlage V staan de stappen beschreven die moeten worden ondernomen een dergelijk webpart op te zetten. De belangrijkste punten bij dit proces worden hieronder weergeven: Het gebruik van Visual Studio .NET in combinatie met SharePoint webpart sjablonen. Deze zorgen van de basis functionaliteiten binnen een webpart die verder kunnen uitgebreid worden met de functionaliteiten door de code aan te passen en nieuwe code toe te voegen. De webpart voorzien van een ‘strong name’. Deze bestaat uit de assembly identiteit plus een publieke sleutel en een digitale handtekening. Dit is vereist voor de beveiliging van een aangepast webpart om veilig te zijn voor de server en de gebruikers. Het aanpassen of rekening houden met de ‘Trust Level’ van de server. SharePoint van gebruik van Code Access Security voor zijn toegankelijkheid. Dit houdt in dat sommige functionaliteiten binnen een webpart van bepaalde rechten moeten worden voorzien voordat ze werken. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden waaronder het maken van een aangepast policy bestand, de installatie van de assembly in de Global Assembly Cache(GAC) of de Trust Level aanpassen voor de hele server. De webpart registreren als ‘safe control’ in de web.config bestand van de server. Dit is een beveiligingsvereiste van SharePoint voordat de webpart binnen de portal kan worden gebruikt. De opzet van een webpart description bestand. Dit XML bestand bevat alle eigenschapinstellingen voor een webpart en is tevens het bestand wat kan worden gedeeld over de portal met iedere gebruiker. Het importeren van de webpart in een webpart pagina. Dit is de stap die moet worden ondernomen om de webpart binnen SharePoint te kunnen gebruiken.


49

4.7 De opzet en gebruik van sjablonen Er zijn methodes die het mogelijk maken ‘voorverpakte’ site en lijst inhoud te maken en te gebruiken. Er kan zo een nieuwe site definitie worden gebouwd. Site definities bevatten een set van basis pagina’s en schema’s waar alle SharePoint sites uit worden opgebouwd. Deze definities worden in het bestandssysteem van de server opgeslagen in webpagina’s en XML bestanden. Bestaande sites en lijsten kunnen worden opgeslagen als aangepaste sjablonen. Aangepaste sjablonen is een manier om een set veranderingen aan een bestaande site definitie voor te verpakken en deze beschikbaar te maken voor nieuwe sites en lijsten. Elke aangepaste sjabloon wordt opgeslagen in de database en beschikbaar gemaakt doormiddel van een centraal of site sjablonen galerij. Elke methode geeft de mogelijkheid om of een volledige site of slecht een lijst voor te verpakken. De ‘site creation template picker’ pagina laat zowel de site definitie als sites met aangepaste sjablonen. Wanneer een nieuwe site wordt aangemaakt zijn deze beschikbaar (site definities en aangepaste sjablonen).

4.7.1 Werken met site definities Bij de installatie van SharePoint wordt een standaard set van site definities geïnstalleerd. Elke definitie is opgeslagen in een map op het bestandsysteem van een server en wordt minimaal beschreven in het ‘Onet.xml’ bestand. Administrators van de server computer kunnen eigengemaakte set van aangepaste site definities maken. Het is raadzaam deze standaard definities niet aan te passen maar een nieuwe te creëren op basis van een standaard definitie. Wanneer er wel een standaard definitie wordt aangepast zal deze worden teruggezet indien men de Sharepoint server in een later stadium zal upgraden. Een site definitie kan ook als verborgen worden opgegeven. Dit houdt in dat gebruiker van het systeem zelf niet deze betreffende definitie kan kiezen bij het maken van een site. Om dit te doen zal het ‘Webtemp.xml’ bestand moeten worden aangepast. Dit weergeeft een lijst van beschikbare site definities met een parameter die op verborgen kan worden gezet.


50

4.7.2 Werken met aangepaste sjablonen Het is mogelijk aangepaste sites of lijst sjablonen te ontwikkelen voor gebruikers. Om een dergelijk aangepaste sjabloon te creëren kan met een bestaande site of lijst als een site of lijst sjabloon opslaan. Deze sjablonen kunnen weer toegevoegd worden aan een centraal sjablonen galerij of een site collectie sjablonen galerij. Gebruikers kunnen site aanpassen en deze site opslaan als een site sjabloon zodat andere gebruikers in de site collectie deze weer kunnen gebruiken. Site sjablonen ontwikkeld door andere gebruikers of derden kunnen ook geïmporteerd worden in de site collectie sjablonen galerij. Om een site sjabloon gebaseerd op een website te creëren moet de gebruiker wel lid zijn van de Administrator site groep. Om deze site sjablonen te importeren in de site collectie galerij moet de gebruiker ‘onderdelen toevoegen’ rechten hebben voor de site sjablonen galerij. Deze rechten zijn standaard toegewezen aan de webontwikkelaar en beheerder groepen voor de top-level websites in een site collectie. Site sjablonen worden opgeslagen als bestanden met de .stp extensie. Een site sjabloon is een bestand dat alle design informatie bevat van de site zoals: De lijsten binnen een site Elke webpart pagina’s binnen een site Elke aangepaste pagina’s binnen een site Het thema en de lay-out toegepast op de site Elke aanpassingen aan de ‘snel starten’ balk Site inhoud (lijst en documentbibliotheken inhoud - is optioneel) Echter worden de volgende zaken niet in een site sjabloon beschreven: Beveiligingsinstelling zoals een lijst van gebruikers en groepen met toegang tot de site waaruit de sjabloon is opgeslagen. Persoonlijke instellingen aan een webpart pagina Web discussies van de originele site Alert van de originele site Webpart assemblies die aan de originele site waren toegevoegd


51

4.8 Aanpassen van de vormgeving d.m.v. CSS SharePoint Portal Server maakt gebruik van Cascading Style Sheets(CSS) voor de stijl en formattering van het portal. Daarbij wordt gebruik gemaakt van twee verschillende hoofd CSS bestanden: ows.css – Dit is het basis CSS bestand gebruikt door alle SharePoint sites. sps.css – Dit is de overkoepelde set afgeleid van het ‘ows.css’ CSS bestand en wordt gebruikt door SharePoint Portal Server pagina’s. Het is mogelijk om eigen CSS klassen te creëren en beschikbaar te stellen in een eigengemaakt CSS bestand. Deze kunnen worden geplaatst in de zelfde map waar de ows.css en sps.css zijn gelokaliseerd. Om aan dit aangepaste opmaakmodel te refereren moet deze ingesteld worden in de site instellingen van SharePoint Portal Server. (Deze instelling is te vinden onder ‘siteinstellingen’ onder ‘Eigenschappen van de portal-site en instellingen voor het maken van SharePoint-sites wijzigen’ bij ‘Aangepast opmaakmodel)

Omdat HTML standaards de mogelijkheid geven om meerdere opmaakmodellen te ondersteunen kan een eigen set van klassen worden gedefinieerd anders dan die van de ows.css en sps.css opmaakmodellen. Dit isoleert tevens de eigen CSS klassen in een ander bestand zo dat veranderingen in de Sharepoint opmaakmodellen niet de eigen gemaakte veranderingen overschreven worden. De mogelijkheid van opmaakmodellen binnen SharePoint is enorm uitgebreid. Dit wordt al vrij duidelijk al men alleen kijkt naar de omvang en inhoud van het ows.css bestand. Omdat alles om te zetten is naar een eigen stijl en formattering is deze mogelijkheid dé oplossing om een portal volledig aan te passen aan het imago en de vormgeving van een organisatie.


52

4.9 Het toevoegen van een zoekfilter Er kunnen nieuwe bestandtypes(aangegeven met bestandsextensies) gespecificeerd worden om meegenomen te worden in de inhoudsindex wanneer een inhoudsbron doorzocht wordt. Zou kunnen dus extensies zoals .pdf (Adobe Acrobat Document) worden toegevoegd aan de index. De toevoeging van een bestandstype is alleen toegepast op inhoud die buiten de portal site is opgeslagen en ingevoegd is in de inhoudsindex doormiddel van inhoudsbronnen. De toevoeging van een bestandtype is niet van toepassing op inhoud opgeslagen in de portal site zelf. Wanneer een bestandstype een geassocieerde iFilter heeft moet deze geregistreerd worden op de computer die SharePoint Portal Server die het bestandtype gaat doorzoeken. Nadat een iFilter is geregistreerd kunnen documenten van dat bestandstype worden doorzocht en opgenomen in de index. Indien er een bestandstype wordt toegevoegd zonder bijbehorende iFilter zullen alleen de bestandeigenschappen worden opgenomen in de index. De procedure om iFilters te registreren is variabel, en hangt af van de desbetreffende iFilter die geregistreerd moet worden. De juiste installatie procedure van een degelijke iFilter staat meestal goed beschreven in de documentatie die erbij wordt geleverd. SharePoint Portal Server bevat standaard filters voor de volgende bestandtype’s: Microsoft Office documenten Microsoft Publisher bestanden Visio bestanden HTML bestanden Tagged Image File Format (TIFF) Tekst bestanden Binnen SharePoint Portal Server is het mogelijk om verschillende iFilters voor bestandtypes toe te voegen binnen de zoekfunctionaliteit. Een bestandstype kan via de ‘Nieuwe bestandstype’ configuratie worden toegevoegd aan de indexeringsservice. Er moet echter wel een bijbehorende iFilter worden geïnstalleerd. Indien deze niet is geregistreerd zullen slechts de bestand eigenschappen worden opgenomen in de index. Binnen de test server van SharePoint Portal Server is de indexering voor de bestandextensie van Adobe Acrobat documenten(pdf, met bijbehorend icoon ) opgenomen. Het blijkt dat de installatie van een nieuwe iFilter, de registratie en de instellingen benodigd in SharePoint vrij eenvoudig kunnen worden opgezet. Deze eenvoud is natuurlijk grotendeels afhankelijk van de handelingen die getroffen moeten worden voor de installatie het iFilter. In het geval van de PDF iFilter 5.0 van Adobe is de installatie automatisch en dus binnen enkele minuten opgezet indien de stappen worden ondernomen zoals beschreven in bijlage IV.


53

4.10 Back-up mogelijkheden van SharePoint Portal Server Binnen SharePoint Portal Server is het mogelijk een volledige server farm, portal of individuele componenten te herstellen of te back-uppen. SharePoint heeft hiervoor een aparte ‘Data Backup and Restore’ applicatie. Om een back-up image aan te maken moeten de volgende accounts schrijfrechten in de folder hebben waar de image wordt geplaatst en om een image succesvol terug te zetten moeten de volgende accounts leesrechten hebben: Een service account voor de SQL server Search service en database toegangaccounts voor zoeken De huidige gebruiker van de applicatie De gebruiker die de operatie uitvoert moet ook de volgende rechten hebben: Leesrechten tot alle SQL Server databases Schrijfrechten tot alle site databases en de configuratie database Lidmaatschap van de lokale administrator groep op de document management server Administrator rechten op de database server als lid van de locale administrator groep of als lid van de SQL Server systeem administrators server role. De SharePoint back-up applicatie kan vrijwel alle data op een server(of server farm) herstellen of back-uppen.

De gebruikte evaluatie versie van SharePoint Portal Server die voor de test server wordt gebruikt heeft een evaluatie periode van 120 dagen. Na deze periode zal er een foutmelding optreden dat de evaluatie periode om is. Gebruikers die onderwerpen proberen te zoeken zullen een foutmelding ontvangen met het bericht contact op te nemen met de administrator van de portal site. Het herstellen van de server en het exporteren van data is na deze periode ook niet meer mogelijk. Indien er een upgrade wordt gedaan op SharePoint Portal Server op een server met een verlopen versie van de evaluatie periode zal de systeemdata en tijd moeten terug gezet naar binnen deze periode. Wanneer dit wordt gedaan kan alle data weer geëxporteerd worden om in de volledige versie van SharePoint Portal Server te worden hersteld.


54

Enkele aanpassingen raken verloren wanneer er een upgrade vanuit een evaluatie versie van SharePoint Portal Server wordt uitgevoerd. Het gaat hier om de aanpassingen aan template bestanden voor gebieden en site, en ook aanpassingen aan de Cascading Style Sheets(CSS) bestanden gebruikt op de portal site. Om deze aanpassingen te behouden van CSS bestanden moeten de bestanden met de naam ‘sps.css’ in een andere locatie worden opgeslagen. Deze bestanden zijn normaal te vinden op de volgende locaties: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\60\Template\Layouts\1033\Styles\sps.css C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\60\Template\Admin\1033\SPS\Styles\sps.css De andere template bestanden zijn gelokaliseerd onder de volgende folder: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\60\Template\Admin\1033 Wanneer alle bestanden in uit deze folder die zijn aangepast zijn opgeslagen zullen aanpassingen worden behouden. De bestanden hoeven slechts over de nieuw geïnstalleerde bestanden heen te worden opgeslagen.


55

5. Literatuuroverzicht “The Road to Perseus”, Kennissatelliet Amersfoort, Ronald Broekhuizen en Stephan Verhey “Advies Netwerkinrichting”, Kennissatelliet Amersfoort, Jeroen Meijer “Windows 2000 Migratieplan”, Kennissatelliet Amersfoort, Jeroen Meijer “Advies Perseus Implementatie”, Projectbureau ImmI, Alexander Wezenberg “Plan van aanpak - In & Extern Informatiesysteem MT/IE”, Projectbureau ImmI, Wim van der Plas Algemene informatie SharePoint, Microsoft Corporation Windows SharePoint Services: SharePoint Portal Server: Integratie met Microsoft Office: Licencies en kosten: Relatie tussen WSS & SPS: Verschil tussen WSS & SPS: Systeemvereisten WSS & SPS:

http://www.microsoft.com/windowsserver2003/technologies/sharepoint/ default.mspx http://www.microsoft.com/office/sharepoint/prodinfo/default.mspx http://www.microsoft.com/office/sharepoint/prodinfo/officeintegration.mspx http://www.microsoft.com/windowsserver2003/howtobuy/licensing/default.mspx http://www.microsoft.com/windowsserver2003/howtobuy/licensing/ sharepoint.mspx http://www.microsoft.com/office/sharepoint/prodinfo/relationship.mspx http://www.microsoft.com/sharepoint/evaluationoverview.asp http://www.microsoft.com/windowsserver2003/howtobuy/licensing/ sharepoint.mspx http://www.microsoft.com/office/sharepoint/prodinfo/sysreq.mspx

Informatie zoekmogelijkheden SharePoint, Microsoft Corporation Mogelijkheden met SPS: Informatie over Filters: Uitbreidingsmogelijkheden:

Customizing SPS:

http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/ spssdk/html/_building_advanced_search_queries.asp http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/ odc_SP2003_ta/html/ODC_HowToWriteaFilter.asp http://msdn.microsoft.com/msdnmag/issues/04/07/WindowsSharePoint Services/default.aspx http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/office/sps2003/plan/ spst23to.mspx http://msdn.microsoft.com/office/understanding/sharepoint/ articles/default.aspx?pull=/library/en-us/odc_sp2003_ta/ html/odc_spscustomizingsharepointsites1.asp

Informatie SharePoint Portal Server configuratie en beheer, Microsoft Corporation WSS Administrator’s Guide: SPS Administrator’s Guide: SharePoint SDK:

http://www.microsoft.com/resources/documentation/wss/2/all/adminguide/ en-us/stsa02.mspx http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx? FamilyID=47405143-f586-4941-92f5-048bf00cf332&displaylang=en http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx? FamilyID=aa3e7fe5-daee-4d10-980f-789b827967b0&DisplayLang=en

Meer bronnen en links zijn te vinden op de bijbehorende cd-rom: Afstudeerverslag Alexander Wezenberg. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

56

Bijlage I. Feature Matrix WSS & SPS De volgende tabel weergeeft de overige features die WSS(Windows SharePoint Services) en SPS(SharePoint Portal Server) bevatten. Feature

Windows SharePoint Services

SharePoint Portal Server 2003

Alerts

Ja

Ja

Browser-based customization

Ja

Ja

Discussion boards

Ja

Ja

Document libraries

Ja

Ja

Document Workspace

Ja

Ja

Meeting Workspace

Ja

Ja

Lists

Ja

Ja

BizTalk integration

Nee

Ja

Microsoft FrontPage integration

Ja

Ja

Microsoft InfoPath™ integration

Ja

Ja

Surveys

Ja

Ja

Templates

Ja

Ja

Web Part pages

Ja

Ja

Automatic categorization

Nee

Ja

Audiences

Nee

Ja

Topic areas

Nee

Ja

News

Nee

Ja

Personal sites

Nee

Ja

Shared services

Nee

Ja

Single sign-on

Nee

Ja

Site Directory

Nee

Ja

User profiles

Nee

Ja


Bijlage I. Feature Matrix WSS & SPS

Bijlage II. Full-Text Search Comparison Tables The tables on the following pages show a technology and feature comparison of the Microsoft products that implement full-text searching, including the following: SharePoint Portal Server Indexing Service Site Server SQL Server 2000 Exchange 2000 Server Office XP SharePoint

Indexing

Site

SQL

Exchange

Office XP

Office XP

Portal

Service

Server

Server

2000

on

on

2000

Server

Windows

Windows

2000

98 or ME

v

v

Server

Full-text

v

v

v

v

v

v

v

v

search using proprietary query language Full-text

v

v

v

v

search using SQL full-text extensions Boolean ranking algorithm Advanced

v

v

probabilistic ranking algorithm Uses

v

v

multiple data access protocols Crawls


Bijlage II. Full-Text Search Comparison Tables

SharePoint

Indexing

Site

SQL

Exchange

Office XP

Office XP

Portal

Service

Server

Server

2000

on

on

2000

Server

Windows

Windows

2000

98 or ME

v

v

Local only

Local only

v

v

Server

File system

Web sites

v

v

v

v

v

v

Local only, through file system Lotus Notes

v

Exchange

v

5.5

Public

v

folders Exchange

v

v

2000

Public

Public

folders

folders and private mail boxes

SQL tables

SharePoint

v

v

Through

Through

ASP

ASP

v

v

Portal Server workspaces 3rd party

v

protocols Best Bets

v

Categories

v

End user UI

Dashboard

Windows

Outlook

Office

Office

Explorer

Custom

Custom

through

search

search

on

Advanced

task pane

task pane

Windows

Find,

2000 and

custom

custom


Bijlage II. Full-Text Search Comparison Tables

Bijlage III. Systeemvereisten SharePoint Portal Server Hardware Requirements The following are minimum hardware requirements for the server: • • •

Intel Pentium III–compatible 700-MHz processor 512 megabytes (MB) of random access memory (RAM) 550 MB free hard disk space Important The operating system partition and any partitions on which SharePoint Portal Server components will be installed, including the paths chosen during setup for program and data files, must be formatted as NTFS file system.

•

Program and data file paths cannot point to removable or networked storage.

Note If you use Windows Network Load Balancing or another network load balancing solution that does not allow each front-end Web server to contact the other front-end Web servers, it is recommended that you install a second network interface card (NIC) to support this communication. Two NICs are recommended on front-end Web servers in a server farm. This is especially important if your search services are running on the front-end Web servers. Note If you are planning to install SharePoint Portal Server 2003 on a 32-processor server, you must first apply an update to the .NET Framework. For more information, search for article 821157 in the Microsoft Knowledge Base. Before you install the update, make sure that you have the most recent version of the .NET Framework installed on the server.

Disk Space Requirements SharePoint Portal Server 2003 requires the following amounts of disk space for installation and data storage. Installation requirements for disk space: • • •

300 MB on your operating system hard disk drive 200 MB in the Program Files installation directory that is selected during Setup 75 MB in the Data Files installation directory that is selected during Setup

Data storage after installation varies considerably depending upon usage, but the minimum recommendation is: •

700 MB free disk space in the Data Files installation directory, including the 75 MB required for installation


Bijlage III. Systeemvereisten SharePoint Portal Server

•

2.0 GB free disk space in the directory used by Microsoft SQL Server 2000 or SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE 2000) to store data Note You specify this directory during installation of SQL Server 2000. If you choose the option to install MSDE 2000 during installation of SharePoint Portal Server 2003, the directory is specified for you on your operating system drive.

The optional server components for backward-compatible document libraries require the following additional amounts of disk space. Installation requirements: • • •

150 MB on your operating system hard disk drive 70 MB in the Program Files installation directory that is selected during Setup 80 MB in the Data Files installation directory that is selected during Setup

Data storage after installation varies considerably depending upon usage, but the minimum recommendation is: •

250 MB free disk space in the Data Files installation directory, including the 80 MB required for installation

Software Requirements The server must be running one of the following operating systems: • • • •

Microsoft Windows Server 2003, Standard Edition, plus the latest service pack Microsoft Windows Server 2003, Enterprise Edition, plus the latest service pack Microsoft Windows Server 2003, Datacenter Edition, plus the latest service pack Microsoft Windows Server 2003, Web Edition, plus the latest service pack Note If you are running SharePoint Portal Server on Windows Server 2003, Web Edition, you must have Microsoft SQL Server installed on a separate computer. You cannot use SQL Server Desktop Engine for database storage. In addition, you can use the SharePoint Portal Server computer running Windows Server 2003, Web Edition as a front-end Web server only. You cannot use it as a search server or index management server.

In addition to the operating system, the following operating system components must be installed on the computer running SharePoint Portal Server: •

Application Server with the following components: o Microsoft ASP.NET o Enable network COM+ access o Microsoft Internet Information Services (IIS) with the following components: Common Files



Internet Information Services Manager World Wide Web Service with the following components: World Wide Web Service

Important Make sure that FrontPage 2002 Server Extensions is not selected. The following operating system components must be installed on the computer running the optional component for backward-compatible document libraries: •

Application Server with the following components: o Internet Information Services (IIS) with the following components: SMTP Service World Wide Web Service with the following components: Active Server Pages

All non-English versions of the server components for backward-compatible document libraries for SharePoint Portal Server 2003 must be installed on servers with the matching regional settings. If the settings do not match, Setup fails. For more information about regional settings, see Windows Help.All servers in a server farm must run the same version and language of the operating system and (where applicable) the same version and language of Microsoft SQL Server 2000, with the following exception — the computer running SQL Server 2000 can run on any supported operating system for SQL Server 2000. All non-English versions of the server components for backward-compatible document libraries for SharePoint Portal Server 2003 must be installed on servers with the matching regional settings. If the settings do not match, Setup fails. For more information about regional settings, see Windows Help. If you are installing SharePoint Portal Server on a domain controller, you must install without the database engine. When installing on a domain controller, the option to install with the database engine is not available.

Database Requirements SharePoint Portal Server 2003 includes a version of Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE 2000) with Service Pack 3. Note MSDE 2000 has limitations in terms of data size supported and other areas. If these limitations are exceeded, SharePoint Portal Server 2003 will not function correctly. For more information, see the MSDE 2000 documentation. SharePoint Portal Server 2003 requires one of the following database servers: • •

Microsoft SQL Server 2000 Standard Edition, plus the latest service pack Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition, plus the latest service pack



•

Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine Note You must use the version of MSDE 2000 that SharePoint Portal Server 2003 installs.

The database server can be running any of the supported operating systems for SQL Server 2000. For more information, see the documentation for SQL Server 2000. When installing SharePoint Portal Server 2003 on a domain controller, the option to install with the database engine is not available. You must have Microsoft SQL Server installed on the domain controller or on a separate computer. Note Please refer to http://www.microsoft.com/security for any security bulletins related to your SQL Server 2000 or MSDE 2000 installation.

Network Requirements SharePoint Portal Server is supported only on servers that are members of a Microsoft Windows NT 4.0, Windows 2000, or Windows Server 2003 domain. Notes •

•

•

You must install and operate SharePoint Portal Server 2003 in a domain environment. Installing and operating SharePoint Portal Server 2003 in a workgroup environment is not supported. All servers in a server farm must be members of the same domain. If the connection between a computer in the server farm and the domain controller fails during Setup, the installation can fail. This can occur because a computer in the server farm is not connected to the network, is not configured properly, or is logged on with cached credentials. To avoid this problem, ensure that every computer in the server farm is properly configured and connected to the network. If you have a computer that is a member of a domain and is not currently connected to the network, you must install the Microsoft Loopback Adapter before running Setup. To install the Loopback Adapter, from Control Panel, open the Add Hardware Wizard. On the Select Network Adapter page of the wizard, in the Manufacturer list, click Microsoft. In the Network adapter list, click Microsoft Loopback Adapter. After completing the wizard, from Control Panel, open Network Conections. Right-click the network connection for Microsoft Loopback Adapter, and then click Properties to configure network connection properties. You must disable the Microsoft Loopback Adapter network connection before reconnecting to another network connection. If you are using Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine, you may have to restart the MSSQL$SHAREPOINTPORTAL service.

You cannot install and operate SharePoint Portal Server 2003 on a server with an existing installation of SharePoint Team Services 1.0 from Microsoft. It is not supported. You must uninstall SharePoint Team Services before installing SharePoint Portal Server 2003.



Bijlage IV. Installatie en registratie PDF iFilter 5.0 Om de Adobe PDF iFilter 5.0 te installeren en SharePoint Portal Server 2003 te configureren om .pdf bestanden te indexeren moeten de volgende stappen worden ondernomen: 1. 2.

3. 4.

5. 6.

7. 8.

9.

Download Adobe PDF iFilter 5.0 van de volgende Adobe website: http://www.adobe.com/support/downloads/detail.jsp?ftpID=1276 Stop de IIS Admin Service, doe dit als volgt: a. Ga naar Start > Administrative Tools en klik dan op Services b. Klik met de rechter muisknop op IIS Admin Service en kies Stop Open het setup bestand van Adobe iFilter 5.0 om de filter op de server te installeren Registreer de Adobe iFilter 5.0, doe dit als volgt: a. Ga naar Start > Run en voer ‘cmd’ in gevolgd door OK b. Wissel de huidige directory naar de directory die de Adobe PDF Filter 5.0 bestanden bevat. Dit is meestal in de orde van: C:\Program Files\Adobe\PDF IFilter 5.0 c. Voer het volgende in afsluitend met ENTER: regsvr32.exe pdffilt.dll d. Zodra er bericht komt dat de operatie succesvol is verlopen kan OK worden geklikt e. Voer exit in en druk op ENTER om de command promt af te sluiten. Kopieer het .gif bestand dat gebruikt moet worden als icoon in de juiste directory op de server. Dit is meestal in de orde van: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\60\Template\Images Bewerk het Docicon.xml bestand om de .pdf extensie te koppelen aan het icoon. Dit kan als volgt: a. Start Notepad en open het Docicon.xml bestand. Deze bevindt zich normaal in de volgende folder: Drive:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web server extensions\60\Template\Xml b. Voeg een regel toe voor de .pdf extensie. Deze bevat een ‘Mapping Key’ en een ‘Value’ welke als volg moeten worden ingevuld: <Mapping Key="pdf" Value="NameofIconFile.gif"> De Value is de naam van het icoon die hiervoor op de server is gekopieerd c. Sla het Docicon.xml bestand op en sluit Notepad Herstart de server Voeg de .pdf bestandstype toe aan de inhoudsindex, doe dit als volgt: a. Open de portal site en ga naar Site-instellingen b. Ga onder Zoekinstellingen en geïndexeerde inhoud naar Zoekacties en indexering configureren c. Ga op de Zoekacties en indexering configuratie pagina onder Algemene instellingen van de inhoud en indexeringsstatus naar Bestandstypen opnemen d. Klik op de pagina Bestandstypen opgeven die moeten worden opgenomen op Nieuw bestandstype e. Voer op de Bestandtype toevoegen pagina in het bestandsextensie veld pdf in en klik op OK Herindexeer de inhoudsbronnen die Adobe Acrobat bestanden bevatten

LET OP! De Adobe iFilter 5.0 is geschikt voor PDF bestanden tot en met versie 5. Dit betekend dat PDF bestanden hoger dan deze versie niet kunnen worden gelezen. Dit heeft tot gevolg dat het bestand wel terug komt in de zoekresultaten maar zonder zaken zoals inhoud en auteur. Momenteel is er vanuit Adobe nog geen nieuwe iFilter beschikbaar. Echter is het wel mogelijk PDF bestanden, gemaakt met een latere versie Acrobat, op te slaan met de mogelijkheid om gelezen te worden door oudere versies waaronder door de Adobe iFilter 5.0. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg

Bijlage IV. Installatie en registratie PDF iFilter 5.0

Bijlage V. Het ontwikkelen van een eenvoudige webpart This programming task provides the steps for creating a basic custom Web Part that you can add to your Web Part Page. It is a very simple Web Part that allows you to change the Web Part’s Title property. The Title property is a Web Part base class property that sets the text in the part's title bar.

Requirements Microsoft Visual Studio .NET Microsoft Windows SharePoint Services

Starting a Web Part project Web Parts are based on ASP.NET Web Form Controls. You create Web Parts in C# or Visual Basic .NET by using the Web Part Library template in Visual Studio .NET. The Web Part templates can be downloaded from MSDN. After you download and install these templates, you can proceed with creating a Web Part using C# as described in this topic. To create a new Web Part Library project 1. Start Visual Studio .NET. 2. On the File menu, point to New, and then click Project. 3. In the New Project dialog box, click Visual C# Projects, and then select the Web Part Library template. Note If you want to create a Visual Basic .NET project, select the Web Part Library template from Visual Basic Projects instead. 4. Type SimpleWebPart as the name and specify the location for the project files, and then click OK. On the other hand, if you do not want to download the templates, you can choose to create a Web Part by starting with the ASP.NET Web Control Library template. To create a new Web Control Library project 1. Start Visual Studio .NET. 2. On the File menu, point to New, and then click Project. 3. In the New Project dialog box, click Visual C# Projects, and then select the Web Control Library template.


Bijlage V. Het ontwikkelen van een eenvoudige webpart

Note If you want to create a Visual Basic .NET project, select the Web Control Library template from Visual Basic Projects instead. 4. Type SimpleWebPart as the name and specify the location for the project files, and then click OK. 5. To create a Web Part, you need to add a reference to the Microsoft.SharePoint assembly (Microsoft.SharePoint.dll) in your Web Control Library project. If you’re working from Visual Studio .NET installed on a server running Microsoft Windows SharePoint Services, the Microsoft.SharePoint assembly will be registered and available from the Add Reference dialog box. If you want to develop Web Parts on another computer, you will need access to a server running Windows SharePoint Services. On the server computer, copy Microsoft.SharePoint.dll from the C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\60\ISAPI folder to a folder on the computer where you will be developing Web Parts, and follow the steps in this topic to add a reference. You will also need to add a reference to System.Xml.dll to support the System.Xml.Serialization namespace which is used to define the XML namespace for serializing custom properties, as described later in this topic. To add a reference to Microsoft.SharePoint.dll to a project If you are creating a Web Part on a computer that has Windows SharePoint Services or SharePoint Portal Server installed on it: 1. On the Project menu, click Add Reference. 2. On the .NET tab, double-click Windows SharePoint Services. 3. Click OK. If you are creating a Web Part on a computer that does not have Windows SharePoint Services or SharePoint Portal Server installed on it: 4. On the Project menu, click Add Reference. 5. On the .NET tab, click Browse, and then navigate to C:\inetpub\wwwroot\bin (or the folder to which you copied Microsoft.SharePoint.dll). Select Microsoft.SharePoint.dll, and click Open. 6. Click OK. To add a reference to System.Xml.dll to a project The same steps apply regardless of whether you are creating a Web Part on a computer that has Windows SharePoint Services or SharePoint Portal Server installed on it: 7. On the Project menu, click Add Reference. 8. On the .NET tab, double-click System.Xml.dll. 9. Click OK.



Initial project settings Before you start working with the code for a Web Part, you need to make the following changes to your project settings: • • •

Specify the build output path. Set the version number. Strongly name the assembly.

Specify the build output path This task assumes that you are running Visual Studio .NET on a server running Windows SharePoint Services or SharePoint Portal Server. Setting the build output path to the C:\inetpub\wwwroot\bin folder will build your Web Part's assembly in the same location from which it will run on your server. If you are not running Visual Studio .NET on your computer, you can copy your Web Part's assembly to the folder C:\inetpub\wwwroot\bin folder on your server after building it. Note The C:\inetpub\wwwroot\bin folder is one of two default locations where the .NET common language runtime will look for .NET assemblies. The other location is the Global Assembly Cache (GAC), which is exposed in the Windows user interface as C:\windows\assembly. However, if you want to run your Web Part's assembly from the GAC, you should not specify C:\windows\assembly as the build output path in Visual Studio .NET. Instead, you should manually copy it using Windows Explorer (drag the file to C:\windows\assembly) or by using the gacutil.exe command-line utility which is located in C:\Program Files\Microsoft Visual Studio .NET\FrameworkSDK\bin. Be aware that the GAC requires you to strong name your assembly. In addition to the two default locations, you can specify another folder (for example, \inetpub\wwwroot\mydir or \inetpub\wwwroot\mydir2\bin) by specifying those folders in the web.config file for your server by adding the following element block within the element: <probing privatePath="mydir;mydir2\bin"/>

To specify the build output path 1. In the Solution Explorer, right-click your project name (for example, SimpleWebPart), and then click Properties. 2. Under Configuration Properties | Build | Outputs, set the Output Path to: C:\inetpub\wwwroot\bin. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg


Set the version number (only if using the Web Control Library template) By default, the AssemblyVersion property of your project is set to increment each time you recompile your Web Part. A Web Part Page identifies a Web Part with the version number that is specified in the web.config file. (For details, see "Register the Web Part as a Safe Control" later in this topic.) With the AssemblyVersion property set to increment, if you recompile your Web Part after importing it into a Web Part Page, the Web Part Framework will look for the version number you specified in the web.config file. If the version number does not match, an error will occur. To prevent the version number of your Web Part from incrementing each time you recompile, you need to set the version number in AssemblyInfo.cs. These steps are not required if you use the Web Part Library template. To set the version number 1. In the Solution Explorer, double-click AssemblyInfo.cs. 2. Edit the line [assembly: AssemblyVersion("1.0.*")]

so that it reads

[assembly: AssemblyVersion("1.0.0.0")]

Strongly name the assembly Web Parts are designed to be distributed over the Internet or an intranet. For security reasons when creating a custom Web Part, you must strongly name it to ensure that the part can be trusted by your users. A strong name consists of the assembly’s identity plus a public key and a digital signature. You can use the Strong Name tool (sn.exe) to manage keys, generate signatures, and verify signatures. This tool is installed with the .NET Framework SDK when you install Visual Studio .NET. To strongly name the assembly 1. Create a file containing the key pair. From a command prompt on the drive where you installed Visual Studio .NET, type the following: cd \Program Files\Microsoft Visual Studio .NET 2003\SDK\v1.1\Bin\

2. Type the following: sn.exe -k c:\keypair.snk Note You can use any path, as long as you reference that path in the following steps. 3. In the Solution Explorer, double-click AssemblyInfo.cs in your project and edit the line [assembly: AssemblyKeyFile("")]

so that it reads

[assembly: AssemblyKeyFile("c:\\keypair.snk")]



Note Although it is possible to create and use the same strong name key pair file (.snk) for all Web Part assemblies you build, for greater security we recommend that you create and use a different key pair file (.snk) for each assembly you create.

Modifying the default code file (only if using the Web Control Library template) When you create a project using the Web Control Library template in Visual Studio .NET, a default C# source file called WebCustomControl1.cs is created. The following steps are basic additions and modifications that you make to that default code to create the class for a custom Web Part (these steps will not be required if you use the Web Part Library template): • • • • •

Adding namespace directives Defining toolbox data Inheriting from the WebPart class Defining the XML namespace Using the RenderWebPart method

To start modifying the default code file •

In the Solution Explorer, double-click WebCustomControl1.cs.

Adding namespace directives To make it easier to write a basic Web Part class, you should use the using directive to reference the following namespace in your code: The Microsoft.SharePoint.WebPartPages namespace provides the types for Web Part Pages, such as the WebPart class. •

The System.Xml.Serialization namespace provides the XmlRootAttribute and XmlElementAttribute classes that support the XmlRoot and XmlElement attributes used to declare the XML namespace that is used for the serialization of any custom properties implemented by your Web Part.

For the purposes of this sample, we're also adding a using directive for the System.Web.UI.HtmlControls namespace because we'll use two HtmlControls classes in the rendering of this Web Part. To add namespace directives •

Add the following using directives near the top of your code: using Microsoft.SharePoint.WebPartPages; using System.Xml.Serialization; using System.Web.UI.HtmlControls;



Defining Toolbox data The ToolboxDataAttribute class specifies the default tag that is generated for a custom control when it is dragged from a toolbox in a tool such as Microsoft Visual Studio. To define Toolbox data •

Replace the following line [ToolboxData("<{0}:WebCustomControl1 runat=server>")]

with this line

[ToolboxData("<{0}:SimpleWebPart runat=server>")]

Inheriting from the WebPart class A Web Part is compatible with ASP.NET server controls because the Microsoft.SharePoint.WebPartPages.WebPart base class inherits from the same parent class as server controls, the System.Web.UI.Control class. To create a Web Part, the implementation of your WebPart class must inherit from the WebPart base class. To inherit from the WebPart base class •

Replace this line of code

public class WebCustomControl1 : System.Web.UI.WebControls.WebControl

with this line

public class SimpleWebPart : WebPart

Defining the XML namespace To succesfully import your custom Web Part, you must define an XML namespace for all of the properties in your Web Part. You can do this globally by declaring the XmlRoot attribute at the top of your Web Part class definition, or by declaring an XmlElement attribute for each custom property in your class. The following steps describe using the XmlRoot attribute at the class level. For examples of using the XmlElement attribute, see Creating a Web Part with Custom Properties. To define the XML namespace for an entire WebPart class •

Add this line of code above declaration for your WebPart class [XmlRoot(Namespace="MyWebParts")]



Using the RenderWebPart method The WebPart base class seals the Render method of System.Web.UI.Control because the Web Part infrastructure needs to control rendering the contents of a Web Part. For this reason, custom Web Parts must override the RenderWebPart method of the WebPart base class. To implement the WebPart class RenderWebPart method •

Replace this line of code

protected override void Render(HtmlTextWriter output) •

with this line

protected override void RenderWebPart(HtmlTextWriter output)

Modifying the Web Part's namespace (when using either the Web Control Library template or Web Part Library template) If you are creating multiple Web Parts, you should generally use the same namespace across all of your Web Parts. By default, both the Web Control Library and Web Part Library templates assign the namespace the same name as your project. For this example, we're using the arbitrary namespace of MyWebParts for both the WebPart class and XML namespace for the Web Part's properties. To modify the Web Part namespace •

Replace this line of code namespace SimpleWebPart

•

with this line

namespace MyWebParts

To modify the XML namespace •

Replace this line of code [XmlRoot(Namespace="SimpleWebPart")]

•

with this line

[XmlRoot(Namespace="MyWebParts")]

Defining the logic and rendering of your Web Part After you have completed the previous steps, you can define the logic and rendering for your Web Part. For this part, we will write some basic ASP.NET code to create two HTML server controls: a text box, and a button that will set the Title property of the Web Part. The following code sample shows the complete SimpleWebPart.cs file with all of the modifications described in the previous steps. The additional code to define the Web Part's functionality is highlighted in bold text: Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg


//-------------------------------------------------------------------// File: SimpleWebPart.cs //-------------------------------------------------------------------using using using using using using using using using using

System; System.ComponentModel; System.Runtime.InteropServices; System.Web.UI; System.Web.UI.WebControls; System.Xml.Serialization; Microsoft.SharePoint; Microsoft.SharePoint.WebPartPages; Microsoft.SharePoint.Utilities; System.Web.UI.HtmlControls;

namespace MyWebParts { /// <summary> /// This Web Part changes it's own title and implements a custom property. /// [XmlRoot(Namespace="MyWebParts")] public class SimpleWebPart : WebPart { private const string defaultText = "hello"; private string text=defaultText; // Declare variables for HtmlControls user interface elements. HtmlButton _mybutton; HtmlInputText _mytextbox; // Event handler for _mybutton control that sets the // Title property to the value in _mytextbox control. public void _mybutton_click (object sender, EventArgs e) { this.Title = _mytextbox.Value; try{ this.SaveProperties=true; } catch{ Caption = "Error... Could not save property."; } } // Override the ASP.NET Web.UI.Controls.CreateChildControls // method to create the objects for the Web Part's controls. protected override void CreateChildControls () { // Create _mytextbox control. _mytextbox = new HtmlInputText(); _mytextbox.Value=""; Controls.Add(_mytextbox); // Create _mybutton control and wire its event handler. _mybutton = new HtmlButton(); _mybutton.InnerText = "Set Web Part Title"; _mybutton.ServerClick += new EventHandler (_mybutton_click); Controls.Add (_mybutton); } [Browsable(true),Category("Miscellaneous"), DefaultValue(defaultText), WebPartStorage(Storage.Personal), FriendlyName("Text"),Description("Text Property")] public string Text { get{ return text; } set{ text = value; } } protected override void RenderWebPart(HtmlTextWriter output) { RenderChildren(output); // Securely write out HTML output.Write("
Text Property: " + SPEncode.HtmlEncode(Text)); } } }



After you've added all of the preceding code, you can build your sample Web Part. Assuming that you are building your Web Part on your server, this will create an assembly for the part named SimpleWebPart.dll in the C:\inetpub\wwwroot\bin folder.

To build your Web Part •

On the Build menu, click Build Solution.

By default, the trust level for this server is WSS_Minimal, which does not allow access to the SharePoint object model. In order for this Web Part to set the SaveProperties property, you must perform one of the following three actions: • • •

Create a custom policy file for your assembly. Install your assembly in the global assembly cache. Increase the trust level for the entire virtual server.

For more information about SharePoint permissions, see Code Access Security for Developers, or search on "SharePoint Permissions" on the Microsoft SharePoint Products and Technologies Developer Center on MSDN®.

Deploying your Web Part In addition to copying your Web Part's assembly to the C:\inetpub\wwwroot\bin folder of your SharePoint server (or to the Global Assembly Cache folder C:\windows\assembly), you must perform three additional steps to deploy a Web Part: • • •

Register your Web Part as a safe control. Create a Web Part Definition file (.dwp). Import your Web Part into a Web Part Page.

Register your Web Part as a SafeControl As a security measure, Windows SharePoint Services requires you (or a server administrator) to register the Web Part's assembly and namespace as a SafeControl in the web.config file of the server. To register a Web Part assembly as a SafeControl 1. Open c:\inetpub\wwwroot\web.config in Visual Studio .NET or Notepad. 2. Add the following lines in the <SafeControls> block:

3. 4. 5. 6. 7. 8.

<SafeControl Assembly="SimpleWebPart, Version=1.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=def148956c61a16b" Namespace="MyWebParts" TypeName="*" Safe="True" />



Note Replace the PublicKeyToken value (def148956c61a16b) with the actual value for your Web Part's assembly.To determine the correct PublicKeyToken value for the Assembly attribute of the <SafeControl> tag for your Web Part, use the sn.exe commandline utility: sn.exe -T c:\inetpub\wwwroot\bin\SimpleWebPart.dll

Note You can also determine the correct PublicKeyToken value for your Web Part assembly, by performing the following workaround: 1. In Windows Explorer, open the C:\inetpub\wwwroot\bin folder. 2. In a separate window, open the C:\Windows\Assembly folder. (C:\Windows\Assembly exposes the contents of the GAC.) 3. Drag your Web Part assembly (your sample from these procedures should be named SimpleWebPart.dll) from the C:\inetpub\wwwroot\bin folder into the C:\Windows\Assembly folder. 4. In the C:\Windows\Assembly folder, right-click your assembly, and then click Properties. 5. Copy the PublicKeyToken value, and then paste it into the <SafeControl> tag for your assembly. 6. In the C:\Windows\Assembly folder, right-click your assembly, and then click Delete. Create a Web Part Definition file (.dwp) A Web Part Definition file (.dwp) file is a simple XML file which contains property settings for a single Web Part. To import your Web Part into a Web Part Page, simply upload the .dwp file. After uploading the Web Part, you can display the Web Part by dragging it into one of the zones of the Web Part Page. Two properties are required in the .dwp file: Assembly and TypeName. However, to display a default name and description for the Web Part after it is imported, you should also include the Title and Description properties. If you want to set other Web Part properties during import, you can also define them in a .dwp file. A .dwp file takes the following form: <WebPart xmlns="http://schemas.microsoft.com/WebPart/v2"> AssemblyName(with no .dll extension), Version=VersionNumber, Culture=Culture, PublicKeyToken=PublicKeyToken WebPartNamespace.WebPartClassName <Title>DefaultWebPartTitle WebPartDescription

If you used the Web Part templates, a .dwp file will have been created for you automatically; just make sure that the after you change the name of the Web Part you also change the corresponding TypeName in the .dwp file. If you did not use the Web Part templates, to create a .dwp file for this



sample Web Part from scratch, type the following lines in a new Notepad document and save it as SimpleWebPart.dwp in the C:\Inetpub\wwwroot\bin directory. <WebPart xmlns="http://schemas.microsoft.com/WebPart/v2"> SimpleWebPart, Version=1.0.0.0, Culture=Neutral, PublicKeyToken=def148956c61a16b MyWebParts.SimpleWebPart <Title>My Simple Web Part A sample Web Part

Note In the preceding example, replace the PublicKeyToken value (def148956c61a16b) with the actual value for your Web Part's assembly. Import your Web Part into a Web Part Page To use and test your Web Part, import it into a Web Part Page on a server running Windows SharePoint Services or SharePoint Portal Server. To import your Web Part 1. Open a Web Part Page on your server. 2. Click Modify My Page or Modify Shared Page (depending on whether you're in Personal View or Shared View) in the upper right corner of the page and click Add Web Parts from the menu. 3. Click Import. 4. Browse to the location of the SimpleWebPart.dwp file and click the Upload button. After uploading, the page will refresh and "My Simple Web Part" should be displayed under Imported Web Part. 5. Drag the icon next to "My Simple Web Part" to a zone on the Web Part Page. 6. Type some text in the text box, and then click Set Web Part Title to test the part.



Bijlage VI. Verklarende woordenlijst Een belangrijk punt van dit adviesrapport is een overzicht geven over SharePoint die begrijpelijk is zonder veel technische kennis. Ten behoeve van de leesbaarheid en het gestelde kennisniveau zijn in deze bijlage alle, niet in het rapport beschreven, cursieve woorden ondergebracht en uitgelegd. .NET platform Microsoft .NET is het Microsoft platform voor XML Web Services. Toepassingen kunnen op basis van XML met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen via het Internet, ongeacht het besturingssysteem, apparaat of de programmeertaal. Het Microsoft .NET platform biedt wat ontwikkelaars nodig hebben om XML Web Services te maken en samen te voegen. Active Directory Active Directory(AD) is de gezamenlijke term voor Microsoft’s geïntegreerde set directory services. Het belangrijkste daarbij is dat AD een centrale, zoekbare bewaarplaats ofwel database is (met de mogelijkheid voor het simpel delen van netwerk resource informatie) die functioneert als een centrale autoriteit voor netwerkbeveiliging. ADO(.NET) In het .NET platform wordt gegevenstoegang gerealiseerd met een set van classes onder de naam ADO.NET. Binnen het .NET framework is ADO.NET de opvolger van het bestaande ActiveX Data Objects (ADO). API Application Programming Interface. Een interface die bestaat uit een set van instructies of software routines, die de gebruiker/programmeur de mogelijkheid geeft om applicaties te bouwen voor bepaalde software of hardware. ASP.NET Active server pages. Het dynamische web scripttaal voor de ontwikkeling van toepassingen voor het internet, intranet of extranet. ASP.NET wordt geschreven in Visual Basic, C# of JavaScript. ASP.NET is ontwikkeld door Microsoft als opvolger van standaard Active Server Pages. ASP.NET is echter tot veel meer in staat dan ASP en is bovendien veel eenvoudiger te gebruiken. Authenticatie De verificatie van gebruikersgegevens op juistheid of echtheid. Browser In het kort een zoekprogramma. In de context van het document is een browser een computerprogramma waarmee men websites kan raadplegen. De meest gebruikte browser is die van Microsoft: de Internet Explorer.


Bijlage VI. Verklarende woordenlijst

Client-server model Dit model beschrijft de relatie tussen twee computers waarbij één computer, de cliënt, een service aanvraag doet bij een de andere computer, de server, die de aanvraag volbrengt. Deamon (proces) Normaal gesproken werkt een Daemon zo, dat het proces een groot gedeelte van de tijd stil ligt. Alleen als er een verzoek om een dienst binnen komt, heeft de Daemon iets te doen. En wat de Daemon meestal doet is een apart proces opstarten dat de eigenlijke taak uitvoert (er is dus één uitvoerend proces per verzoek) en ervoor zorgen dat dat aparte proces kan communiceren met de client die het verzoek deed. Daarna laat de Daemon het aparte proces zijn gang gaan en gaat weer "slapen", wachtend op het volgende verzoek. Database Een databank. Een centraal opslagmedium voor gegevens. DLL Een DLL bestand (Dynamic Link Library) is een uitvoerbaar bestand dat door programma's wordt gebruikt om code en andere bronnen te delen die nodig zijn om bepaalde taken uit te voeren. Microsoft Windows bevat diverse DLL bestanden met functies en bronnen die programma's nodig hebben om in de Windows omgeving te kunnen functioneren. Document Object Model(DOM) De officiële benaming voor de wijze waarop de verschillende onderdelen van een HTML / XML pagina zijn ingericht en hoe hun eigenschappen zijn uit te lezen en te veranderen. Het doel van het DOM is om te voorzien in een algemene basis en een unieke weergave voor alle platforms en vooral voor alle browsers. Het DOM fungeert als interface tussen een HTML of XML document en een programmeertaal als JavaScript. Document Management Object Model Wordt binnen SharePoint Portal Server gebruikt om documenten management functies te manipuleren met programmeertalen. Extranet Een systeem waarbij een deel van de resources, van het op TCP/IP gebaseerde intranet, van een organisatie beschikbaar te stellen voor externe gebruikers. File server Een server die centraal bestanden en programma’s beschikbaar stelt en/of opslaat in een bepaalde structuur. Het vereenvoudigt de back-up en geeft gebruikers toegang tot alle gegevens(mits de beheerder daarvoor de toegangsrechten heeft gegeven). Full-text search engine Een zoekmachine die het mogelijk maakt te zoeken binnen een database naar digitale informatie in de vorm van niet gestructureerde tekst die wel of geen opmaak bevat.



Geclusterde databases Samenbrengen van databases in groepen met gemeenschappelijke eigenschappen of kenmerken. HTTP Hyper Text Transfer Protocol. Het protocol om hypertekst bestanden op te halen en te tonen. HTTPS De beveiligde versie van het Hyper Text Transfer Protocol(HTTP). Index(eren) Als ware de verwijzing naar de juiste rijen binnen een tabel in een dataopslag op basis van zoekwoorden. IIS Internet Information Server. De webserver software die bijgeleverd wordt met het Windows besturingsysteem van Microsoft. Internet Een wereldwijd netwerk van computers, gebaseerd op een gemeenschappelijk, gestandaardiseerd protocol. Intranet Mogelijk internationaal netwerk binnen een organisatie gebaseerd op dezelfde protocollen als, en met de browse- en zoekmogelijkheden van internet. ISAPI (Internet Server API) Dit is een API, voorgesteld door Microsoft, als vervangen voor CGI. Programma's die gebruik maken van ISAPI worden als DLL gecompileerd, waardoor ze vele malen sneller lopen als een CGI script. Instant Messaging Met instant messaging kun eenvoudige berichten worden gestuurd naar andere gebruikers die ook online zijn. Load balanced Load balanced houdt in dat er sprake is van meerdere servers op geografisch verschillende locaties waarover de belasting naar beschikbare capaciteit wordt verdeeld. Dit heeft als grote voordeel dat overbelasting van de server(trage responstijd bij pagina opvragen!) bestreden wordt en dat de tijd dat een server uitgeschakeld staat minimaal is. Metadata Metadata is informatie die aan een object wordt toegevoegd, maar alleen gebruikt wordt door het systeem. Bijvoorbeeld: Een kernwoord uit de tekst kan als metadata gebruikt worden om het zoeken binnen de website mogelijk te maken. Het systeem gaat bij een zoekopdracht van een bezoeker langs de metadata en bepaalt zo of een object aan de zoekopdracht voldoet. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg


MIME Wanneer een e-mail niet alleen ASCII gegevens bevat, maar ook bijvoorbeeld video of JPEG, dan worden deze door middel van MIME(Multipurpose Internet Mail Extensions) omgezet met een codering (bijv. base64) naar ASCII. Namespace Een namespace is een mechanisme dat in veel programmeertalen de mogelijkheid biedt om namen van variabelen constanten en functies (identifiers) zodanig te groeperen dat ze verschillende contexten een (volstrekt) afzonderlijke betekenis en werking krijgen. Een naamruimte is een abstracte zone die bestaat of zou kunnen bestaan uit namen, technische termen of woorden. Een naamruimte identificeert een verzameling van namen eenduidig, zodat er geen sprake kan zijn van overeenkomst als objecten met een andere herkomst maar met dezelfde naam door elkaar gebruikt worden. De reden hiervoor is dat de namen nooit "vermengd" kunnen worden, omdat ze uit verschillende naamruimten komen. In een naamruimte moet iedere naam uniek zijn. De naamruimte is de context, en in de naamruimte kan ieder woord in principe refereren aan een object of concept in de werkelijkheid. Iedere taal is een naamruimte, of het nu een natuurlijke taal is, of een geconstrueerde taal zoals een formele taal, technische terminologie van een vakgebied, een dialect, een sociolect enz. Native (ondersteuning) De automatische ondersteuning van een functionaliteit binnen applicaties, services of faciliteiten op systeem zonder dat hier speciale configuratie voor nodig is. PDF De indeling PDF(Portable Document Format) is een standaard voor het distribueren en bekijken van documenten met behoud van lay-out, typografie, bitmap- en vectorafbeeldingen. PDF is gebaseerd op de pagina beschrijvingstaal Postscript. Ze kunnen films en geluid bevatten. Bij het maken van een PDF bestand is het van belang om de juiste resolutie te gebruiken, indien dit wordt gedaan zijn PDF bestanden goed bruikbaar voor drukwerk. Portal Een portal is een internetsite al dan niet in combinatie met een intranet en/of een extranet, waarbinnen diverse services en informatiebronnen verzameld zijn met als doel een meer persoonlijke relatie te ontwikkelen en onderhouden met gebruikers van het systeem. POST Methode POST en GET zijn twee verschillende methodes, gedefinieerd in HTTP die heel erg verschillende dingen doen, maar allebei de mogelijkheid hebben om formulierverzendingen naar de server te zenden. Normaliter wordt GET gebruikt om een bestand of andere bron te krijgen, mogelijk met parameters die beter specificeren wat precies nodig is. In het geval van formulierinvoer, voegt GET de invoer geheel in de URL toe. Normaal gesproken wordt POST gebruikt om een heleboel data naar de server te sturen om te worden verwerkt, wat dat verwerken ook inhoudt. Je kunt hele bestanden versturen met POST. Verder is de grootte van de data ongelimiteerd, anders dan bij GET. Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg


Protocol Het geheel van regels en afspraken voor het uitwisselen van gegevens tussen verschillende programma's, computers of netwerken. Protocol handlers Protocol handlers zijn software componenten van de filter Daemon die de capaciteit van de SharePoint Portal Server Search service uitbreidt. Dit maakt het mogelijk inhoud buiten de documentenbibliotheek in werkruimtes te doorzoeken. Query Een query is een de manier om met SQL een database uit te vragen. Een dergelijke uitvraag kan vele radvoorwaarden bevatten zodat de juiste informatie terug wordt gegeven. Reguliere expressies Reguliere expressies (regular expressions) worden gebruikt voor ingewikkelde, context gevoelige zoekacties en veranderingen aan tekst. Ze kunnen gebruikt worden in vele tekstverwerkers, in bepaalde programma's(parsers) en in programmeertalen. Server Een server is een computer dat aanvragen van buitenaf verwerkt, instructies uitvoert en eventueel resultaten terugbezorgt. Deze aanvragen en resultaten kunnen naargelang de toepassing sterk variëren: zo zijn er print servers, netwerk servers, file servers, webservers, enz. Servers zijn doorgaans zeer krachtige machines die het kloppende hart van moderne informatienetwerken vormen. SQL Structured Query Language. Gestandaardiseerde databasetaal ten behoeve van de uitvraag, en bewerking, van de inhoud van databases. SURF (licenties) SURFdiensten is een intermediaire organisatie tussen ICT-aanbieders enerzijds en het Nederlandse (hoger) onderwijs en wetenschappelijk onderzoek anderzijds. SURFdiensten is opgericht in 1991, is een not-for-profit organisatie en heeft als doelstelling (de eindgebruikers binnen) het (hoger) onderwijs en wetenschappelijk onderzoek in Nederland tegen betaalbare prijzen te voorzien van kwaliteitsproducten en -diensten op het brede terrein van informatie- en communicatietechnologie. URL Een URL staat voor een "Uniform Resource Locator" wat zoveel wil zeggen als een unieke bestandsnaam of bestandslocatie (directory of folder) binnen het Internet. VBScript VBScript is een afleiding van Visual Basic. Het maakt het mogelijk active scripting toe te passen op zowel web cliëntniveau (browsers zoals Internet Explorer), als op webserver niveau (zoals Internet Information Server). Adviesrapport SharePoint Alexander Wezenberg


Visual Basic Een programmeertaal ontwikkeld door Microsoft. Tegenwoordig wordt veelal gebruik gemaakt van Visual Basic.NET in plaats van de ouder ontwikkelingsmethode. WebDAV Web-based Distributed Authoring and Versioning. WebDAV is een internationale standaard dat het gezamenlijk bewerken en beheren van bestanden op afgelegen Web servers mogelijk maakt. Het omvat een set van extensies op het HTTP protocol en maakt daarbij slim gebruik van XML voor de codering van metadata en aspecten van beheer. XML Extensible Markup Language is een standaard voor het definiëren van formele markup-talen voor de representatie van gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst. Deze representatie is zowel machineleesbaar als leesbaar voor de mens. De uniformiteit van XML maakt uitwisseling tussen verscheidene en verschillende systemen mogelijk. XMLHTTP XMLHTTP is een ActiveX Object ingebouwd in Internet Explorer(5.5 of hoger) waarmee XML data van een server gelezen kan worden zonder de pagina te moeten herladen. Vervolgens is het mogelijk om met JavaScript deze data te verwerken. XML Web Service XML Web services zijn de fundamentele bouwstenen voor gedistribueerde berekeningen over het internet. Open standaarden en met focus op communicatie en samenwerking tussen mensen en applicaties creëren een omgeving waarin XML Web Services het platform voor applicatie intergratie wordt. Applicaties kunnen opgebouwd worden met meerdere XML Web Services vanaf diverse bronnen ongeacht waar deze zich bevinden of hoe ze zijn geïmplementeerd. XML Web Services bieden functionaliteit op het web voor gebruikers aan door een standaard protocol. In de meeste gevallen SOAP. Het geeft ook een omschrijving van het te gebruiken interface met genoeg detail om een gebruiker een client applicatie te kunnen laten ontwikkelen die communicatie mogelijk maakt. Deze omschrijving is meestal gegeven in een XML document genaamd Web Services Description Language (WSDL). Tevens zijn de XML Web Services geregistreerd zodat potentiële gebruikers deze eenvoudig kunnen vinden doormiddel van de Universal Discovery Description and Integration (Web Services Description Language).



Adviesrapport SharePoint

Recommend Documents