SHAREPOINT TRAININGEN SAMENWERKING MET DE IT-AFDELING Om de implementatie van Sharepoint te laten slagen heeft de IT afdeling behoefte aan gebruikersinformatie. Daarom willen wij precies weten wat het beleid is betreffende archivering én sitebeheer, kortom wat het governanceplan inhoudt. Hier plannen wij een dagdeel voor OnSite. Tijdens en na de trainingen willen wij graag overleg met afdeling IT om bruikbare info uit de trainingen door te spelen. Wij raden ook aan dat er mensen van de helpdesk aansluiten bij de training zodat duidelijk wordt waar de eindgebruikers tegenaan lopen en welke informatie zij meekrijgen van de trainer.
TRAINING EINDGEBRUIKERS SharePoint is geïmplementeerd. Van medewerkers wordt verwacht dat zij steeds meer gebruik gaan maken van SharePoint door bronnen te raadplegen op intranet, documenten te beheren op MySite (of OneDrive) en digitaal samen te werken. Voor de eindgebruiker is een eerste stap in dit nieuwe werken: inzicht en gebruik van MySite. Voor medewerkers die geen of weinig kennis hebben van deze omgeving wordt deze workshop ingezet.
Inhoud Inzicht in doel en motivatie tot gebruik Korte introductie van de SharePointomgeving (soms Intranet). Navigeren in een SharePointomgeving (// browseromgeving) Delen van documenten binnen en over afdelingen De werking van bibliotheken en lijsten De samenwerking tussen Microsoft Office en SharePoint De sociale kant van SharePoint: vinden van mensen en expertise en samenwerken Zoeken van documenten
De sociale kant Persoonlijke profiel invullen. Inzicht in consequenties van profielgegevens. Profielfoto (en koppeling met Outlook) Contactpersonen (collega`s) toevoegen Werking en gebruik van de Newsfeed pagina
De documenten kant WERKEN MET MYSITE (OF ONEDRIVE) De lay-out van een site en de navigatie Machtigingen: verschil tussen de standaard MySite bibliotheken: persoonlijke en gedeelde documenten Zoeken binnen een SharePoint site: bronnen én personen WERKEN MET BIBLIOTHEKEN Bestanden toevoegen aan een documentbibliotheek Documenten in- en uitchecken Versiegeschiedenis Waarschuwingen (alerts) Een nieuwe documentbibliotheek maken Maken en gebruiken van metadata Zoeken/filteren/sorteren binnen een bibliotheek WERKEN MET LIJSTEN Maken en invullen van o Agenda o Takenlijst o Adreslijst Zoeken/filteren/sorteren binnen een lijst WERKEN MET DOCUMENTEN IN SHAREPOINT Documenten publiceren: verschil tussen maken en uploaden Documenten wijzigen
2/6
In- en uitchecken Alerts instellen voor wijzigingen INTEGRATIE MET OFFICE Outlook o
SharePoint agenda`s en Outlook agenda's
o
SharePoint bibliotheken of lijsten weergeven in Outlook.
o
Bijlages toevoegen vanuit en opslaan in een Sharepointbibliotheek
Officedocumenten: o
Koppelen van SharePoint aan Windows Explorer
o
Koppelen van SharePoint aan Office desktop apllicaties
o
Document vanuit Office-programma opslaan in Sharepointbibliotheek
o
SharePoint document openen in een Officeprogramma
Praktisch
2 dagdelen Hands-on in de eigen omgeving van de deelnemers Gast-login voor trainer met dezelfde rechten als de deelnemers
3/6
TRAINING SITEBEHEERDERS / CONTENTBEHEERDERS SharePoint is geïmplementeerd. Van medewerkers wordt verwacht dat zij steeds meer gebruik gaan maken van SharePoint door bronnen te raadplegen op intranet, documenten te beheren op MySite (OneDrive) en digitaal samen te werken. Op iedere afdeling zijn een of meer medewerkers verantwoordelijk voor de afdeling site (sitebeheerders). De grote lijn wordt hierin beheerd door IT en/of de afdeling Communicatie; de sitemanagers maken en beheren subsites en maken en beheren de bibliotheken en lijsten binnen de afdeling. In de workshop wordt uitgegaan van het beheersen van de basiskennis voor eindgebruikers(zie voorgaand).
Inhoud Een antwoord bieden op volgende grote vragen: Hoe kan ik als sitebeheerder mijn afdeling/project bedienen om het werk zo goed mogelijk te organiseren? Welke toepassingen zijn beschikbaar binnen een Standaard SharePoint Site die ik kan inzetten als sitebeheerder voor het bevorderen van samenwerking en kennisdeling binnen mijn afdeling/project? Hoe motiveer ik mijn collega`s tot het gebruik van SharePoint?
Governance plan
Uitleg rol sitebeheerder (Wat centraal/wat decentraal beheerd?)
Uitleg incidentproces (opvang eerste vragen gebruikers/evt. vragen aanmelden bij helpdesk/functioneel beheerder SharePoint)
Opzet afdelingssite (openbaar/besloten) en projectsite (openbaar/besloten)
4/6
Functioneel beheer
Overzicht en functionaliteit van beschikbare standaard sitetemplates/werkruimtes die sitebeheerders kunnen toepassen.
Bibliotheken:
o
de meest gebruikte bibliotheken bespreken
o
metadata maken en toepassen
o
verschillende weergaves maken
Lijsten: o
de meest gebruikte lijsten bespreken
o
metadata maken en toepassen
o
verschillende weergaves maken
Webparts: gebruik maken van interessante webparts op landingspagina`s
Integratie SharePoint/Office
Machtigingen op siteniveau, bibliotheken en lijsten. Verschil tussen unieke machtigingen en overerven
Nieuws toevoegen en weergave instellingen van een webpart hiervoor.
Actualiseren ledengroep afdeling
Publieke documenten beheren
De navigatie instellen
Optioneel
Labels en notities Contenttypes Documentensets gebruik van doelgroepen (standaard) werkstromen formulieren
5/6
Praktisch
2 dagdelen
Hands-on in de eigen omgeving van de deelnemers
Gast-login voor trainer met dezelfde rechten als de deelnemers
6/6
