SHAREPOINT ONLINE (SAMEN-)WERKEN IN DE WOLKEN
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
1
WIE ZIJN WIJ ?
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
2
WIE BENT U ? • Professional • Op zoek naar productiviteit • Samenwerken met • • • •
Collega’s Externe partijen Onderaannemers …
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
3
WAT IS ONS PLAN ? 1. Wat is SharePoint? • • • • • •
Sites Lijsten Bibiliotheken Pages (pagina’s) Webparts Workflows
2. SharePoint “Online” • Office 365
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
3. SharePoint toegepast • • • • • • •
Documenten Takenlijsten Goedkeuren van documenten Documenten “delen” Kennisbeheer Dashboards …
4. Wanneer wel / niet ?
4
WAT IS SHAREPOINT ?
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
5
ACCORDING TO MICROSOFT…
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
6
SHAREPOINT IN PLAIN ENGLISH
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
7
IN MENSENTAAL Eindgebruiker: SharePoint is een website
Ontwikkelaar: SharePoint is een eenvoudige tool
• Opslag en consultatie van documenten
• Framework met componenten
• Opslag en consultatie van informatie • Intranet, teaminformatie, projectbeheer, (kleine) toepassingen http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
• Gepersonaliseerde, specifieke webpagina’s • Zonder veel programmeren 8
COMPONENT: SITE • Verzameling van informatie • • • • •
HR team Project 972 Service Desk Filiaal …
• Verzameld in een site collectie • Teams, projecten, .. http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
9
COMPONENT: LIJST • Vergelijkbaar met een Excel werkblad • Rijen (“Items”) • Kolommen (velden voor elk Item)
• Soorten informatie • Datum, bedrag, tekst, link, …
• Bijlage • Versiebeheer http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
10
TYPES DATA Tekst
Info uit andere lijst
Meerdere lijnen tekst
“Term store”
Numeriek - valuta
Info uit ander systeem
Datums
Formules
Meerkeuze
Personen
Ja / Nee
URL / foto
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
11
WEERGAVES Views = Vergelijkbaar met Excel filters Voorbeeld: Takenlijst • Wat zijn mijn taken ? • Welke taken moeten vandaag rond zijn? • Welke taken lopen vertraging op ? • Welke taken zijn afgerond ? http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
12
COMPONENT: BIBLIOTHEEK Library = Lijst voor documenten Plus: • Kolommen voor eigen Metadata • Alle voordelen van lijsten • Versiebeheer, weergaves, … • Alle voordelen van fileshare • Drag/drop, security,…
• Alert me! http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
13
WAT ZIJN METADATA ?
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
14
AHA, MET METADATA!
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
15
AUTOMATISCHE METADATA • Wie heeft de info gecreëerd? • Wanneer ? • Wie heeft de info laatst gewijzigd? • Wanneer? • Versienummer • (Intern) uniek nummer als ID http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
16
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
17
COMPONENT: WEBPART Lego™-blokjes voor pages • Editeerbare tekst • View op Lijst / Bibliotheek • Mini-toepassing Kunnen elkaar sturen: • Filters en selecties http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
18
COMPONENT: PAGE Webpagina Samengesteld uit • Tekst en opmaak • Afbeeldingen • SharePoint Webparts
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
19
COMPONENT: APPS Lijsten Bibliotheken Webparts
Add an app! http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
20
COMPONENT: WORKFLOW
Als conditie X dan activiteit Y Kan automatisch starten • na het aanmaken van een Item • na het bewerken van een Item http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
21
COMPONENT: WORKFLOW Welke activiteiten? • • • •
Email Calculate/Edit Copy …
Standaard workflows • • • •
Approval Collect feedback Collect Signatures Three states
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
22
COMPONENT: ZOEKMOTOR
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
23
WAT IS SHAREPOINT ONLINE ?
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
24
KAN IK SP ZELF INSTALLEREN ? Benodigdheden: • Hardware: 1 – 5 servers (high availability) • Windows licenties • SQL Server licenties • SharePoint Server licenties (server + client) • AD infrastructuur • Permanent onderhoud (installatie, upgrades, patches, backups en restores, ...) http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
25
HET KAN ANDERS!
Microsoft "verhuurt" Office apps in een gecombineerde formule: • Office licenties voor lokale installatie EN/OF online gebruik • Aangevuld met OneDrive, Outlook, Lync, Yammer, ... • ... en SharePoint Online http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
26
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
27
OFFICE 365 VOOR BEDRIJVEN
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
28
MICROSOFT: CLOUD FIRST
"Microsoft needs 3 iterations to make something good" Vroeger: Eén iteratie per 3 jaar Office 365: Kleine iteraties per 3 maand http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
29
SHAREPOINT ONLINE IN DE PRAKTIJK
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
30
HOE ZIET SP ERUIT ?
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
31
USER MANAGEMENT Gebruikers
Gebruikers beheer Groepen
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
Permissie niveau
32
OVERERVING VAN MACHTIGINGEN
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
33
DOCUMENT LIBRARY Meer dan een file system folder… • Metadata • Versies Combinatie met Workflows • Nalezen / goedkeuren / … http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
34
DOCUMENT LIBRARY
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
35
TAKEN Beter dan in Outlook • Met attachments • Over meerdere sites heen • Weergaves • Beheerbaar in Outlook • …
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
36
TAKEN
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
37
INFORMATIE DELEN Delen zonder attachments • Links naar een “enige bron” • Permissies regelen
Integratie met Office 365 • Editeren in de browser http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
38
INFORMATIE DELEN
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
39
DASHBOARDS
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
40
SHAREPOINT APP: BRIGHTWORK
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
41
SHAREPOINT APP: NINTEX
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
42
OFFICE 365 PC, Mac & Mobiel: • Word • Excel • PowerPoint • OneNote • Outlook
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
43
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
44
DELVE
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
45
CONCLUSIES
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
46
WAAROM SP (ONLINE) GEBRUIKEN ? • Eén opslagplaats, één zoekmotor • Metadata • Minder e-mail SharePoint = platform voor ontwikkelaars • Bouwen van workflows • Bouwen van apps http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
47
HEEFT SHAREPOINT ONLINE NADELEN ?
• Kostprijs • Best voor kleinere hoeveelheden data • Inloggen met Microsoft account • Geen beheer van automatische processen
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
48
DOEN Zorg voor een goeie Business Case Train je gebruikers Bepaal vooraf je governance •
Wie mag wat doen?
•
Opvolging?
•
Backups?
•
...
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
49
NIET DOEN • Iedereen mag sites / libraries / ... aanmaken • Iedereen mag(externe) users toevoegen
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
50
GEBRUIKERSADOPTIE
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
51
MISVERSTANDEN EN SCEPCIS
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
52
ALS ADOPTIE VAN DEODORANT AL ZO COMPLEX IS... HOE LASTIG IS HET DAN OM EEN TECHNOLOGIE ALS SHAREPOINT TE ADOPTEREN? Mijn deodorant heeft een drukknop. SharePoint heeft duizenden opties en mogelijkheden. Eindgebruiker ziet vaak enkel verandering, maar geen verbeteringen. Introductie vraagt analyse van de doelgroep, een goed plan en strakke uitvoering. Kortom, een adoptie-aanpak. http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
53
HEBT U EEN BUSINESS CASE VOOR SHAREPOINT?
http://www.ie-net.be - Workshop SharePoint
54
