Whitepaper. De mogelijkheden van SharePoint Whitepaper - De mogelijkheden van SharePoint 2013 pagina 1

I

Whitepaper De mogelijkheden van SharePoint 2013

Whitepaper - De mogelijkheden van SharePoint 2013

pagina 1

Inhoudsopgave 01 >

AANLEIDING

3

02 >

HUIDIGE ONTWIKKELINGEN

4

03 >

HUIDIGE UITDAGINGEN

5

04 >

ONZE OPLOSSING: SHAREPOINT 2013

6

4.1 SharePoint 2013 feature sets

6

4.2 SharePoint 2013 edities

7

4.3 Toepassingsgebieden SharePoint 2013

7

05 >

VERGELIJKING SP2010 EN SP2013

8

06 >

VOORDELEN VAN SHAREPOINT 2013

9

6.1 Beter beheer van informatie en documenten

9

6.2 Samenwerken aan documenten

9

6.3 Informatie delen

9

6.4 Gemakkelijk publiceren

9

6.5 Ondersteuning van bedrijfsprocessen

9

6.6 Rapportage

10

6.7 Integratie met andere Microsoft-oplossingen

10

6.8 Uitgebreide Social Media functionaliteiten

10

6.9 Eenvoudig toepassen van (HTML) design

10

BELANGRIJKE OVERWEGINGEN

11

7.1 SharePoint 2010 of 2013?

11

7.2 Welke editie van SharePoint?

11

7.3 SharePoint on-premise, in de cloud of een hybride oplossing?

11

7.4 Juiste ICT-kennis in huis?

12

7.5 Zelf bouwen of uitbesteden?

12

7.6 Voldoende draagvlak?

12

7.7 Succesvolle ingebruikname?

13

7.8 Zicht op governance?

13

07 >

BIJLAGE: FUNCTIONALITEITEN SP2013


14

pagina 2

01 > Aanleiding Hoe kan ik de bestaande informatie en kennis in mijn organisatie succesvol managen? Een actuele vraag die veel organisaties vandaag de dag bezighoudt. Informatiestromen en kennis komen binnen organisaties namelijk overal terug. Bij samenwerken tussen medewerkers, bij projecten en programma’s, bij het bedienen van klanten, op websites, ten behoeve van nieuwsberichten enzovoorts. Organisaties hebben dan ook veel informatie en kennis opgeslagen: op intranet, extranet, websites en in systemen en applicaties. Maar belangrijker nog, veel informatie en kennis ligt nog steeds opgeslagen in de hoofden van de medewerkers zelf. Organisaties zien dan ook steeds meer het belang van een effectieve kennisdeling en –borging in. Zeker met de toenemende vergrijzing. Het wegvloeien van relevante informatie en kennis is inmiddels een veel voorkomend bedrijfsrisico geworden. SharePoint is het platform dat kennis en informatiedeling mogelijk maakt. Met de komst van SharePoint 2013 zijn de mogelijkheden van SharePoint verder uitgebreid. Inmiddels werken al meer dan 135 miljoen gebruikers wereldwijd met SharePoint. SharePoint 2013 biedt deze gebruikers nieuwe ervaringen, onder andere op het gebied van design, collaboration en document management. Maar wat zijn nu precies de nieuwe mogelijkheden van SharePoint 2013? Dit whitepaper geeft een beschrijving van de ontwikkelingen op het gebied van informatieen kennismanagement. Bovendien schetst het de actuele uitdagingen die organisaties op dit vlak kennen en hoe SharePoint 2013 hierin kan faciliteren.


pagina 3

02 > Huidige ontwikkelingen In de huidige economie worden informatie en kennis steeds belangrijker. De opbouw, het opnieuw benutten, ontwikkelen, ontsluiten en delen van informatie en kennis zijn cruciaal. Door globalisering wordt de informatieen kennisdeling niet alleen internationaler maar ook tijd-, plaatsen mensonafhankelijker. Steeds meer organisaties voeren bijvoorbeeld Het Nieuwe Werken in. En websites, intranetsites, extranetsites en platformen voor social media schieten als paddenstoelen uit de grond. Er is daarbij een blijvende ontwikkeling gaande in technische mogelijkheden om informatie en kennis te delen. Verbeterde infrastructuren zorgen voor een hogere snelheid waarmee informatie beschikbaar komt.

De hoeveelheid informatie die we over het algemeen elke dag te verwerken krijgen, neemt drastisch toe. Zo bevat een editie van The New York Times vandaag de dag meer informatie dan een burger in de zeventiende eeuw in z’n hele leven tegenkwam. Dat zal in de komende jaren alleen maar meer worden. Dat mensen moeite hebben grip te krijgen op de informatie die hen omringt, is volgens experts niet alleen het gevolg van de toegenomen hoeveelheid, maar vooral ook door het verdwijnen van logische filters. Mensen filteren de informatie niet effectief genoeg. Hierdoor ontvangen ze informatie die niet op hen van toepassing of die gewoonweg niet interessant voor hen is. En dat geldt ook voor organisatie-omgevingen. Organisaties bieden een veelheid aan informatie, die wellicht niet voor iedere afdeling of medewerker nuttig of geschikt is. Organisaties proberen informatie dan ook steeds meer op een zo gestructureerd mogelijke manier aan te bieden aan hun medewerkers, opdrachtgevers en partners. Met als doel de informatie niet in overvloed aan te bieden, maar gericht op de verschillende doelgroepen. Daarbij is het een niet te stoppen trend dat medewerkers- en klantcontacten steeds meer via online- en social media plaatsvinden. Het inzetten van social media platforms gebeurt niet alleen om de medewerkers- en klanttevredenheid te verbeteren, maar het inzetten van deze platforms werkt ook kostenbesparend. Een andere ontwikkeling die organisaties heden ten dage treft is het feit dat de babyboomers, mensen die ruwweg tussen 1945 en begin jaren ’60 zijn geboren, de komende jaren met pensioen gaan. Het is belangrijk om de kennis die deze groep in de loop der jaren heeft vergaard binnen de organisatie en in het eigen hoofd te borgen, om te voorkomen dat deze kennis verdwijnt. .


pagina 4

03 > Huidige uitdagingen Organisaties lopen tegen veelvoorkomende problemen aan bij het managen van bestaande kennis. Kennis en informatie staan vaak in verschillende ICT-systemen opgeslagen en zijn daarmee versnipperd. Medewerkers hebben dus geen duidelijk overzicht van de aanwezige kennis of krijgen vanuit de organisatie niet de juiste tools om de aanwezige kennis effectief en efficiënt te ontsluiten. Met het gevolg dat er voor medewerkers niet één plek is voor het opslaan en terugvinden van kennis en informatie. En met het risico dat de kennis versnippert en verdwijnt. Kennis en informatie worden steeds vaker niet alleen binnen de eigen organisatie gedeeld, maar ook met opdrachtgevers, partners en derde partijen. Het komt regelmatig voor dat vertrouwelijke informatie onbedoeld op de straat belandt doordat een ICT-systeem of platform niet betrouwbaar of veilig blijkt te zijn. Organisaties lopen hiermee het risico op reputatieschade of hoge boetes. Organisaties die dit risico niet durven lopen, bieden hun medewerkers geen mogelijkheid om onafhankelijk van tijd en plaats te werken. Hiermee kunnen de organisaties niet actief inspelen op de ontwikkeling van de 24-uurs economie. Daarnaast neemt het terugvinden van informatie steeds meer tijd in beslag. De hoeveelheid informatie en data binnen een organisatie is de afgelopen jaren geëxplodeerd. Voor de kenniswerker anno nu is het dan ook een tijdrovende bezigheid om relevante informatie terug te vinden. Uit onderzoek van McKinsey Global Institute uit 2011 blijkt zelfs dat slechts 39% van de tijd wordt besteed aan werk gerelateerde taken; dit impliceert dus dat het grootste gedeelte niet aan werk wordt besteed. En daar kunnen organisaties dus enorme winsten behalen.


pagina 5

04 > Onze oplossing: SharePoint 2013 Microsoft SharePoint 2013 is een geïntegreerde omgeving om mensen, processen en gegevens bijeen te brengen. Het is een raamwerk dat de basis vormt voor intranet, extranet en website(s). En op dit raamwerk kunnen verschillende portalen gebouwd worden, volledig afgestemd op de specifieke behoefte van de organisatie. Deze portalen kunnen vanaf nul gebouwd worden met bestaande SharePoint-onderdelen, waardoor het helemaal op maat kan worden gemaakt voor een organisatie. Er kunnen bovendien verschillende zaken worden geïntegreerd in één omgeving; intranet, een projectenportaal, een document management systeem, een record management systeem, extranet en meer. SharePoint wordt dan ook wel vergeleken met een blokkendoos; een basis met verschillende bouwstenen om een intranet, een extranet of websites mee te bouwen. Wat een organisatie besluit te bouwen met de bouwstenen is voor iedere organisatie verschillend. Waar de ene organisatie misschien een intranet bouwt, heeft de andere organisatie behoefte aan een DMS

4.1 SharePoint 2013 feature sets SharePoint 2013 is onderverdeeld in 8 verschillende feature sets, als het ware de ‘bouwstenen’ van SharePoint. Dit zijn Developer, IT Professional, Content, Insight, Search, Sites, Social en Add-ons.

4.1.1 Developer Alle functionaliteiten voor het bouwen van content, zoals documenten, webpagina's en andere digitale media bevinden zich in de bouwsteen Developer. Met behulp van deze bouwsteen kan gebouwd worden aan alle soorten content, maar ook aan verschillende Apps.

4.1.2 IT Professional Speciaal voor de IT professional heeft SharePoint 2013 deze bouwsteen ontwikkeld: Gevorderde functies voor ICT’ers die nog meer content en uitdaging uit een SharePoint omgeving willen halen.

4.1.3 Content Alle functionaliteiten voor het reviewen, publiceren en archiveren van content, zoals documenten, webpagina's en andere digitale media bevinden zich in de bouwsteen Content. Met behulp van deze bouwsteen kan gebouwd worden aan content management, document management, records management en web-content management

4.1.4 Insight Insights is een bouwsteen die het mogelijk maakt (management)informatie te presenteren en te analyseren. Ook worden business intelligence faciliteiten voor een grote groep eindgebruikers mogelijk gemaakt middels deze functionaliteit

4.1.5 Search Deze bouwsteen Search is een functionaliteit voor het snel en gemakkelijk vindbaar maken van informatie en personen. Door het zoeken in SharePoint-lijsten, -sites en externe databronnen zoals file shares, websites en line-of-business applicaties.


pagina 6

4.1.6 Sites De bouwsteen Sites bevat de basisfunctionaliteiten die benodigd zijn om SharePoint sites te creëren, beheren en op een effectieve manier te gebruiken via een intranet, extranet of internet

4.1.7 Social De bouwsteen Social maakt het mogelijk om op een eenvoudige manier kennis en informatie toegankelijk te maken en de interactie binnen formele en informele netwerken te faciliteren. Zowel binnen een organisatie als tussen organisaties

4.1.8 Add-ons Add-ons zijn de ‘after-market’ onderdelen van SharePoint. Denk hierbij aan bijvoorbeeld SAP-integratie, of aan additionele storage in de cloud.

4.2 SharePoint 2013 edities SharePoint 2013 is beschikbaar in 3 verschillende edities: 1. 2. 3.

Foundation: basisfunctionaliteiten van SharePoint Standard: standaard versie van SharePoint Enterprise: uitgebreide versie van SharePoint

In de bijlage worden de specifieke verschillen per editie van SharePoint 2013 verder toegelicht.

4.3 Toepassingsgebieden SharePoint 2013 Met behulp van deze 8 bouwstenen, kan SharePoint ingezet worden voor verschillende doeleinden:                   

creëren van een intranet bouwen van een extranet verbeteren van klantenservice ondersteunen in samenwerking faciliteren van virtuele werkruimten samenstellen van offertes optimaliseren van de supply chain genereren van rapportages personaliseren van informatie bouwen van eCommerce oplossingen beheren van documenten archiveren van documenten verbeteren van service- en supportmanagement digitaliseren van werkprocessen beheren van contracten automatiseren van formulieren digitaliseren van personeelsbeoordelingen optimaliseren van case management borgen van de wettelijke naleving voor documentbeheer


pagina 7

05 > Vergelijking SP2010 en SP2013 Onderstaande tabel geeft de belangrijkste verschillen tussen SharePoint 2010 en SharePoint 2013 weer. SharePoint 2010

SharePoint 2013 Developer

SharePoint 2010 liet ontwikkelaars Sandbox Solutions gebruiken

Cloud App Model om Apps te maken voor SharePoint. Apps zijn zelfstandige tools die de functionaliteiten van SharePoint 2013 uitbreiden. Hiervoor kan HTML, CSS, Javascript gebruikt worden om te communiceren met SharePoint door middel van Apps.

SharePoint 2010 introduceerde het gebruik van Client Object Model en Server Object Model om data uit SharePoint te halen.

SharePoint 2013 introduceert nieuwe Tools voor het ontwikkelen van Apps Visual Studio 2012 laat je zelf Apps maken voor SharePoint en Office 365. Niet meer beschikbaar: Sandbox Solutions. Social De ‘social’-mogelijkheden in SharePoint 2010 waren beperkt tot: -

SharePoint 2013 introduceert een heel scala aan ‘social’-mogelijkheden:

My sites Tags en Tag profile pages Notities

-

Interactieve Social Feed Community Site Follow People Follow Sites en documents

Search SharePoint 2010 introduceerde FAST search als toevoeging.

SharePoint 2013 heeft een aantal verbeterde search functies waarbij FAST is opgenomen in het product: -

Nieuw framework om resultaten te presenteren Keyword Query Language (KQL) Consolidated Search resultaten Rich Results Framework

Enterprise Content Management SharePoint 2010 beschikte over beperkte mogelijkheden voor ECM, waardoor het toepassen en aanpassen van designs meer tijd in beslag nam

SharePoint 2013 voegt verbeterde functionaliteiten toe: -

Uitgebreide Design Manager Managed Navigation Cross-site publishing eDiscovery


pagina 8

06 > Voordelen van SharePoint 2013 Microsoft SharePoint 2013 kent een groot aantal voordelen voor organisaties. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste voordelen van SharePoint 2013 beschreven.

6.1 Beter beheer van informatie en documenten Uit onderzoek is gebleken dat medewerkers gemiddeld 25% van hun tijd besteden aan het zoeken naar informatie die ze voor hun werk nodig hebben. Het is een vak apart om de informatie en kennis van een organisatie overzichtelijk, gestructureerd, up-to-date en vindbaar te houden. Met SharePoint 2013 is het mogelijk meta-data toe te voegen aan informatie en documenten. Met behulp van die meta-data kunnen informatie en documenten gemakkelijker worden teruggevonden in een lijst, bibliotheek en/of zoek-functionaliteit. Ook kan verouderde informatie worden verwijderd of gearchiveerd. Bovendien bestaat er door het gebruik van de functionaliteiten ‘workflow’, ‘versioning’ en ‘check-in/check-out’ maar één juiste versie van een document.

6.2 Samenwerken aan documenten Met SharePoint 2013 is het nog gemakkelijk om gezamenlijk aan documenten te werken. Met behulp van versiebeheer, in- en uitchecken van documenten worden documenten gezamenlijk bewerkt en beheerd. Dubbele versies behoren hiermee tot het verleden. Daarbij is het mogelijk om tegelijkertijd aan eenzelfde document te werken. De medewerkers geven aan welke gedeelte van het document ze gaan bewerken door het te selecteren. Andere medewerkers kunnen hetzelfde document openen en het geselecteerde gedeelte wel lezen, maar niet aanpassen.

6.3 Informatie delen Informatie delen gaat met SharePoint 2013 eenvoudig. Informatie kan namelijk gedeeld worden op basis van rechten. Geautoriseerde gebruikers hebben dan direct de beschikking tot en over de juiste informatie en documenten. Dit is gemakkelijk bij het werken in teamverband en bij projecten, want iedereen heeft toegang tot dezelfde gegevens die op één plek beschikbaar worden gesteld. Agenda’s, actielijsten, contactgegevens, mailinglijsten, werkinstructies, werkstromen en notificaties worden gedeeld via e-mail en RSS. Daarnaast kan door de uitgebreide social media mogelijkheden informatie ook op een interactieve manier gedeeld worden, bijvoorbeeld middels de social feed.

6.4 Gemakkelijk publiceren Het plaatsen van informatie of kennis zoals nieuwsberichten gaat zeer gemakkelijk in SharePoint 2013. Hiervoor is er geen ingewikkelde HTML-kennis nodig. Informatie kan zo worden gepubliceerd op internet, intranet of extranet, ondersteund door een passende navigatiestructuur.

6.5 Ondersteuning van bedrijfsprocessen Veel documenten raken zoek, wanneer ze langs verschillende mensen en afdelingen moeten om te worden goedgekeurd. Met SharePoint 2013 kunnen de stappen binnen bedrijfsprocessen worden vormgegeven met behulp van de functionaliteit ‘workflow’. Door het digitaliseren van werkprocessen verlopen processen zoals ze behoren te verlopen; het document gaat langs de juiste afdelingen en personen. Daarbij zijn de status van de workflow en het document zelf te volgen. Bovendien wordt een document automatisch geëscaleerd naar een manager in het geval een document te lang blijf hangen bij een bepaald persoon.


pagina 9

6.6 Rapportage Er kunnen rapportages worden gemaakt op basis van de inhoud van de SharePoint-sites. Zo kunnen rapportages worden opgesteld over onderwerpen als voortgang, productiviteit, groei, omzet, enzovoorts. Met behulp van de functionaliteit ‘Silverlight ondersteuning’ kunnen de rapportages bovendien gemakkelijk worden weergegeven in een interactief diagram.

6.7 Integratie met andere Microsoft-oplossingen SharePoint 2013 werkt naadloos samen met andere Microsoft oplossingen, waaronder Microsoft Office, Microsoft Exchange en Microsoft Lync. Hierdoor hebben medewerkers gemakkelijk en snel toegang tot de benodigde informatie. Medewerkers zijn daarnaast gewend om gebruik te maken van hun huidige Office applicaties, waardoor de adoptie graad van SharePoint ook velen malen hoger zal liggen dan andere platformen. De integratie van de verschillende Microsoft oplossingen zorgt er ook voor dat medewerkers over verschillende manier beschikken om contact op te nemen met een collega.

6.8 Uitgebreide Social Media functionaliteiten Social Media is niet meer weg te denken uit de hedendaagse samenleving. Nieuwe werknemers verwachten ook dat zij op dezelfde manier binnen de organisatie kunnen communiceren als zij gewend zijn in hun privé leven. Enterprise Social Media is dan ook het gebruikmaken van social media functionaliteiten binnen de muren van een organisatie. Dit stelt medewerkers van een organisatie in staat om kennis en informatie te delen met collega’s en ook de interactie op te zoeken. SharePoint 2013 biedt uitgebreide mogelijkheden voor microblogging, tagging en het vinden van collega’s op bepaalde expertise gebieden.

6.9 Eenvoudig toepassen van (HTML) design Bij de ontwikkeling van SharePoint 2013 is uitgebreid gekeken naar de design mogelijkheden. Voor websites is het al belangrijk om een interactief en pakkend design te hebben. De laatste jaren wordt het design van bijvoorbeeld een intranet ook steeds belangrijker. In SharePoint 2013 is het daarom eenvoudiger geworden om een design toe te passen. Hierbij kan bijvoorbeeld een design aangeleverd worden door een reclamebureau en omgezet worden naar HTML. Dit kan dan weer eenvoudig worden toegepast binnen SharePoint, waardoor de look en feel van de SharePoint-omgeving voldoet aan de wensen van de organisatie.


pagina 10

07 > Belangrijke overwegingen Een aantal overwegingen zijn van belang bij de besluitvorming over het aanschaffen van Microsoft SharePoint 2013. Ook dient te worden stilgestaan bij het feit dat de kosten van het realiseren en onderhouden van SharePoint sterk afhankelijk zijn van de omvang en de eisen aan de implementatie van het platform in de organisatie.

7.1 SharePoint 2010 of 2013? Een belangrijke overweging is uiteraard SharePoint 2010 of 2013. SharePoint 2013 kent functionaliteiten die meer gestabiliseerd en geperfectioneerd zijn in vergelijking met SharePoint 2010. Dit maakt dat het SharePoint 2013 pakket met minder maatwerkaanpassingen kan worden ingezet ter ondersteuning van uiteenlopende bedrijfsprocessen. Het pakket kan u dus financiële voordelen brengen in vergelijking met het SharePoint 2010. Voor het maken van een weloverwogen keuze is het verstandig om eerst de eisen en wensen van uw organisatie in kaart te brengen. Op basis hiervan kunt u een inschatting maken of SharePoint 2013 of 2010 het meest passende platform voor uw organisatie is. Heeft u nog geen SharePoint in huis of begint u met een totale nieuwe omgeving? Dan adviseren wij altijd om voor de laatste SharePoint versie te gaan. Hiermee weet u zeker dat u klaar bent voor de toekomst, ook al gebruikt u misschien niet direct de nieuwste mogelijkheden van de laatste versie.

7.2 Welke editie van SharePoint? Er zijn drie edities die overwogen kunnen worden in de aanschaf van SharePoint: Foundation, Standard of Enterprise. SharePoint Foundation is gratis in te zetten. Deze editie maakt het mogelijk om al veel oplossingen mee te realiseren. De andere versies bieden meer functionaliteit waarvoor betaald moet worden, hetzij per gebruiker, hetzij een licentie om informatie op internet te publiceren. Er dient dus helder te zijn welke functionaliteiten uw organisatie in SharePoint wenst. Op basis hiervan en met het beschikbare budget in het achterhoofd, kan een goede beslissing genomen worden over de meest passende editie.

7.3 SharePoint on-premise, in de cloud of een hybride oplossing? Het is mogelijk om SharePoint zowel on-premise te gebruiken, in de cloud of een hybride oplossing. Middels Office365 is SharePoint Online beschikbaar, waarmee organisaties voor een vast bedrag per gebruiker per maand kunnen beschikken over de mogelijkheden van SharePoint. Heeft u een bestaande omgeving met veel maatwerk of zijn Active Directory Policies, koppelingen met andere systemen en cross site publishing belangrijk, dan is vaak de on-premise oplossing de beste keuze. Steeds meer organisaties kiezen voor een hybride oplossing. Op deze manier profiteren organisaties van de beschikbaarheid en mogelijkheden van SharePoint online in combinatie met de voordelen van een on-premise installatie. Daarnaast is het belangrijk om af te vragen of u zelf de juiste ICT-kennis in huis heeft om de omgeving te beheren. Bij SharePoint Online heeft u niet zelf een server nodig en de benodigde infrastructuur. Kiest u voor SharePoint on-premise, dan ligt de verantwoordelijkheid voor de IT-infrastructuur bij uw eigen organisatie. U kunt uiteraard ook het onderhoud en beheer uitbesteden aan een gespecialiseerde SharePoint-specialist, zoals in het volgende punt besproken wordt.


pagina 11

7.4 Juiste ICT-kennis in huis? Organisaties die Microsoft SharePoint 2013 aankopen zijn zich er niet altijd van bewust wat er komt kijken bij het implementeren van SharePoint in de organisatie. Op de eerste plaats is er specifieke technologische kennis over SharePoint nodig om alle functionaliteiten die de organisatie wenst als geïntegreerd geheel op het platform te kunnen bouwen. Daarbij is het denken in structuren en organisatieprocessen essentieel om de technische mogelijkheden ook functioneel te benutten. Want het is natuurlijk belangrijk dat het platform technisch goed is opgebouwd. Maar belangrijker nog dat het platform optimaal gebruikt kan worden door de medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden. Niet iedere ICT-verantwoordelijk is overigens bekend met de technologie achter SharePoint. Of heeft de kennis en vaardigheden om dit te onderhouden en beheren, en bestaande informatie uit systemen te migreren naar SharePoint. Er dient dus inzichtelijk te zijn of de juiste ICT-kennis en –ervaring in huis is voor het bouwen, onderhouden en beheren van SharePoint. En vervolgens dient een goede afweging gemaakt te worden tussen het zelf installeren van SharePoint of dit te beleggen bij een externe partij die over deze specialistische kennis beschikt.

7.5 Zelf bouwen of uitbesteden? Organisaties weten vaak niet welke onderdelen en functionaliteiten ze willen terugzien in SharePoint. Of hoe sites en portalen in SharePoint er precies uit moeten komen te zien, simpelweg omdat ze vanaf nul beginnen met bouwen. Met het gevolg dat organisaties vaak opnieuw het wiel uitvinden. En vele uren bezig zijn met het aaneenschakelen van SharePoint-onderdelen of het programmeren van de ICT-componenten. Dit kost niet alleen veel tijd, maar ook veel geld. Standaard SharePoint-portalen en sites bieden in dit geval een uitkomst, deze producten zijn kant-en-klaar en eenvoudig en snel te installeren. De producten zijn relatief goedkoop omdat ze al ontwikkeld zijn op basis van best practices. Er komen dus geen ontwikkelkosten bij. Organisaties met een beperkt organisatiebudget kunnen op deze wijze dan ook snel en gemakkelijk een portaal of site uitrollen. Uiteraard is het belangrijk dat de functionaliteiten die in het standaard portaal of de standaard site voorkomen, voldoende aansluiten bij de wensen en de eisen van de organisatie. Mocht dit niet het geval zijn, dan bestaat er de mogelijkheid om extra functionaliteiten in een standaard portaal of site te bouwen. Zo sluit het portaal of de site naadloos aan bij de organisatie en haar gebruikers. Natuurlijk kan er ten slotte ook gekozen worden voor een op maat gemaakt portaal of site die vanaf nul door een externe partij wordt opgebouwd. Uw wensen worden dan één op één vertaald naar het portaal of de site, waardoor het product volledig op de organisatie is afgestemd. Een nadeel van deze keuze is dat er hoge kosten aan verbonden zijn. Kortom, er dient een weloverwogen beslissing genomen te worden over wel of niet zelf een portaal of site bouwen in SharePoint. Als u ervoor kiest niet zelf in SharePoint te willen gaan bouwen, kunt u een externe partij aanhaken. Hierbij heeft u de keuze uit het aanschaffen van een standaard product, het laten uitbreiden van een standaard product of het laten ontwikkelen van een nieuw product.

7.6 Voldoende draagvlak? De medewerkers in een organisatie gaan met de komst van SharePoint over op een nieuwe manier van werken. Dit betekent een verandering in hun dagelijkse werkzaamheden. En daar waar mensen moeten veranderen kan er weerstand in een organisatie ontstaan die weggenomen dient te worden. Bij een goede implementatie van SharePoint in de organisatie worden medewerkers voorbereid op de komst van een nieuw platform. Dit betekent dat ze worden geïnformeerd over de achterliggende gedachte van het platform, de veranderingen in hun werkzaamheden en de mogelijkheden van SharePoint. Kortom, de medewerkers worden niet alleen geïnformeerd, maar ook betrokken bij de komst van het nieuwe platform. Door de uitleg die ze ontvangen over de nieuwe manier van werken en de achtergrond daarvan, raken medewerkers gemotiveerd. De organisatie creëert zo een versneld draagvlak voor het werken met SharePoint. Belangrijke aspecten hierbij zijn communicatie, opleiding en verwachtingsmanagement, zodat medewerkers kunnen maar ook willen werken met SharePoint. Kortom, het aanschaffen van SharePoint alleen is niet voldoende. Er dient ook nagedacht te worden over de manier waarop het platform in de organisatie geïmplementeerd dient te worden. Een succesvol gebruik van SharePoint hangt namelijk af van het uiteindelijk gebruik ervan door de medewerkers.


pagina 12

7.7 Succesvolle ingebruikname? Met het installeren van SharePoint is de organisatie er nog niet. Voordeel is de Microsoft-herkenning van het platform voor veel medewerkers. Maar training in het gebruik van het platform blijft essentieel voor het succes. Door training leren gebruikers namelijk alle mogelijkheden die het platform te bieden heeft en begrijpen beheerders hoe ze SharePoint het beste kunnen beheren. Onderzoek wijst uit dat organisaties die hun gebruikers en beheerders in SharePoint hebben getraind meer tevreden zijn met het platform. Kortom, er dient dus een goede afweging gemaakt te worden tussen het wel of niet aanbieden van trainingen aan gebruikers. Uiteraard wordt het beste rendement geleverd door trainers die niet alleen technische kennis van SharePoint hebben, maar ook over de juiste doelgroepervaring beschikken. Zo worden mensen niet overvoerd met informatie.

7.8 Zicht op governance? Het is aan te raden om duidelijke afspraken en richtlijnen op te stellen voor het vullen, beheren en gebruikmaken van SharePoint. Zo wordt ervoor gezorgd dat SharePoint ook daadwerkelijk gebruikt wordt in de organisatie op een manier die het management voor ogen heeft. Binnen de organisatie zullen mensen dan ook verantwoordelijk moeten zijn voor de informatie die middels SharePoint beschikbaar wordt gesteld. Dit geldt voor zowel het plaatsen van nieuwe informatie, het onderhouden van bestaande informatie als ook het verwijderen of archiveren van verouderde informatie. Daarnaast zullen vragen moeten beantwoordt als: Wie heeft er toegang tot het portaal en de verschillende onderdelen op het portaal? Welke rechten krijgen medewerkers? Waar zijn handleidingen voor het gebruik van SharePoint te vinden? Wie beantwoordt de vragen van gebruikers? Enzovoorts. Dit maakt dat mensen weten wat er wel en niet mogelijk is met SharePoint 2013. En ook hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van het systeem. Governance is dus een belangrijke overweging bij de aanschaf van SharePoint.


pagina 13

Bijlage: functionaliteiten SP2013 Zoals in hoofdstuk 5 is aangegeven, is SharePoint 2013 beschikbaar in 3 verschillende edities: 1. 2. 3.

Foundation: basisfunctionaliteiten van SharePoint Standard: standaard versie van SharePoint Enterprise: uitgebreide versie van SharePoint

In het volgende overzicht ziet u de verschillen in functionaliteiten per SharePoint editie. Dit is onderverdeeld in de 8 ‘bouwstenen’ van SharePoint 2013 (zie hoofdstuk 4).

Developer Foundation

Standard

Enterprise

BCS: External List

App Catalog

Access Services

BCS: Secure Store Services

App Deployment: Cloud-Hosted Apps

BCS: Rich Client Integration

Browser-based Customizations

App Deployment: SharePoint-Hosted Apps

BCS: Tenant-level external data log

Client Object Model (OM) Client-side Rendering (CSR) Full-trust Solutions

App Management Services BCS: Alerts for External Lists

Javascript Object Model

BCS: App Scoped External Content Types (ECTs)

List and Library APIs

BCS: Business Data Webparts

Remote Event Receiver

BCS: OData connector

REST API

BCS: Profile Pages

Sandboxed Solutions

Forms Based Applications

SharePoint Design Manager

Forms on Spreadsheets

SharePoint Designer

Workflow 2010 (out of the box)

SharePoint Store

Workflow 2013

Workflow 2010 (.NET 3.5)

Workload API: ECM APIs

Workload API: Search APIs

Workload API: Social APIs

Custom Site Definitions Custom Site Provisioning InfoPath Forms Services

Inclusief Foundation en Standard Functionaliteiten

Inclusief Foundation Functionaliteiten


pagina 14

IT Professional Foundation

Standard

Enterprise

Active Directory Synchronization

Configuration Wizards

Analytics Platform

Alternate Access Mapping (AAM)

OAuth

Improved Self-Service Site Creation

Claims-Based Authentication Support

Site Collection Compliance Policies

Deferred Site Collection Upgrade Distributed Cache Host Header Site Collections



Improved Permissions Management Managed Accounts Minimal Download Strategy (MDS) Patch Management Quota Templates Read-Only Database Support Remote Blob Storage Request Management Request throttling Resource throttling Service Application Platform SharePoint Health Analyzer Shredded Storage State Service Streamlined Central Administration System Status Notifications Unattached Content Database Recovery Upgrade evaluation site collections Usage Reporting and Logging Windows PowerShell Support


pagina 15

Content Foundation

Standard

Enterprise

Accessibility Standards Support

Auditing

eDiscovery

Asset Library Enhancements/Video Support

Auditing & Reporting (e.g. doc edits, policy edits, deletes)

Preservation hold library

Design Manager

Auditing of View Events

Document Translation in Word Web App

Content Organizer

In-Place Hold Office Web Apps (edit) Office Web Apps (view)

Content Search Web Part Document Sets Folder Sync

Video Search WCM: Catalog WCM: Content Search Web Part WCM: Cross-site publishing WCM: Faceted navigation WCM: Image Renditions

Office Web Apps Server integration

Information Rights Management (IRM)

WCM: Multiple Domains

Quick Edit

Managed Metadata Service

WCM: Topic Pages

Related Items

Metadata-driven Navigation

SharePoint Translation Services

Multi-stage Disposition


PowerPoint Automation Services Rich Media Management Shared Content Types Site mailbox Unique Document IDs WCM: Analytics WCM: Designer Tools WCM: Mobile and Device Rendering WCM: OOTB Recommendations Webparts WCM: Search Engine Optimizations (SEO) Word Automation Services



pagina 16

Insight Foundation

Standard

Enterprise

Niet beschikbaar in Foundation

Niet beschikbaar in Standard

Business Intelligence Center Calculated Measures and Members Data Connection Library Decoupled PivotTables and PivotCharts Excel Services Field list and Field Support Filter Enhancements Filter Search PerformancePoint Services PerformancePoint Services (PPS) Dashboard Migration Power View PowerPivot Quick Explore Scorecards & Dashboards SQL Server Reporting Services (SSRS) Integrated Mode SQL Server Reporting Services (SSRS) Integrated Mode Timeline Slicer Visio Services

Search Foundation

Standard

Enterprise

Advanced Content Processing

Deep links

Custom entity extraction

Continuous crawl

Event-based relevancy

Extensible content processing

Expertise Search

Graphical refiners

Query rules—advanced actions

Hybrid search

Managed navigation

Search vertical: “Video”

Phonetic name matching

Query rules—Add promoted results

Query spelling correction

Query suggestions

Quick preview

Query throttling

Refiners

Recommendations

RESTful Query API/Query OM

Search vertical: “Conversations”

Result sources

Search vertical: “People”


Search results sorting Inclusief Foundation Functionaliteiten


pagina 17

Sites Foundation

Standard

Enterprise

Change the look



Connections to Microsoft Office Clients Cross Browser Support Custom Managed Paths Governance Large List Scalability and Management Mobile Connectivity Multi-Lingual User Interface My Tasks OOTB Web Parts Permissions Management Project functionality for team sites Project site template Project Summary web part Project workspace SharePoint Lists SharePoint Ribbon Task list Team Site: Drag & Drop Team Site: Notebook Team Site: Simplified Access Templates Themes Work Management Service Usage Analytics


pagina 18

Social Foundation

Standard

Enterprise

Blogs

Ask Me About

Community

Communities Reputation, Badging, and Moderation


Company Feed Photos and Presence Site Feed Skydrive Pro

Follow Microblogging Newsfeed One Click Sharing People, Sites, Document Recommendations Personal Site Profile Ratings Tag profiles Tasks integrated with Outlook Trending Tags Wikis


Add-ons Foundation

Standard

Enterprise

After market only

After market only

After market only


pagina 19

Over ETTU ETTU is opgericht in 2006 en als Gold Partner van Microsoft dé specialist op het gebied van Microsoft SharePoint. Als één van de weinige ICT-kennisorganisaties in Nederland richten wij ons uitsluitend op oplossingen gericht op het SharePoint-platform. Hierdoor hebben we veel specifieke kennis en ervaring opgebouwd over het ontwikkelen en implementeren van SharePoint-portalen. Dat doen we samen met onze medewerkers en inmiddels bij meer dan 300 opdrachtgevers in een diversiteit aan branches. Op basis van best practices en onze uitgebreide kennis over SharePoint hebben we standaard SharePoint-portalen, -oplossingen en -webonderdelen ontwikkeld. De producten worden geleverd voor een fixed price. Het zijn gebruikersvriendelijke producten die bewezen succesvol zijn, op het gebied van ICT, HRM, communicatie, projectmanagement, documentbeheer, archivering en meer. Dit maakt dat we duurzaam ondernemen en verspilling voorkomen. Bent u benieuwd naar wat ETTU voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op via 0182 686000 of [email protected], of kijk voor meer informatie op www.ETTU.nl

Laatste update: 3 september 2013


pagina 20


pagina 21

Whitepaper. De mogelijkheden van SharePoint Whitepaper - De mogelijkheden van SharePoint 2013 pagina 1

Recommend Documents