Veelgemaakte fouten bij de inzet van SharePoint
Vincent Somers
Paul Keijzers
Oprichter, directeur Orangehill
Oprichter, directeur KbWorks
Online- & IT-professional
Online Business Consultant • SharePoint specialist
• Intranet • Publieksomgevingen • maatwerk software
www.orangehill.nl @orangehill020
[email protected] nl.linkedin.com/in/vsomers
• Microsoft Office 365 • Medeorganisator diverse SharePoint user groups
www.kbworks.nl www.office365experts.nl
[email protected] @kbworks nl.linkedin.com/in/paulkeijzers
Case 1 ‘Zelfs de licentie hebben we al!’ Een landelijke zorg- en welzijnsorganisatie
Case 1: ‘Zelfs de licentie hebben we al!’ • Het betreft een landelijke zorg- en welzijnsorganisatie • Intranet is 6 jaar oud, leverancier biedt geen ondersteuning meer
• Actieve IT afdeling en dito IT Manager (Microsoft-fan) • In bijeenkomst overtuigt IT manager aanwezigen van SharePoint • Bijna iedereen is akkoord… • IT gaat het project trekken en introduceren • SharePoint is immers een technisch platform!?
Case 1: ‘Zelfs de licentie hebben we al!’ • De IT manager is blij met de keuze voor SharePoint • “De licentie hebben wij al (Small Business Server + SharePoint)” • Geen extra licentiekosten!! • Redactie zet gegevens over van oude naar nieuwe intranet • IT geeft Iedereen toegang, + start • Na een maand blijkt: Intranet wordt nauwelijks gebruikt… • Gebruikers: SharePoint ‘lastige omgeving’, weinig draagvlak Fout: Business is niet betrokken, introductie vanuit technisch perspectief
Case 1: ‘Zelfs de licentie hebben we al!’ Oplossing • Stel relevante vragen: Waar staat business voor? Wat willen we bereiken? • Bijvoorbeeld: Verbetering interne communicatie, Introductie andere manier werken, etc.
• Betrek gebruikers bij de functionele inrichting • Wat is NU noodzakelijk, nuttig
• Gefaseerde introductie (geprioriteerd) • Begin met een of meer breed gedragen benefits (bijv. profielen, Yammer)
• Creëer draagvlak door aanjagers/evangelisten • Bij voorkeur medewerkers • Externe traint de trainer die vervolgens medewerkers opleidt
Case 2 ‘Vullen maar!’ Een organisatie uit de energiesector
Case 2: ‘Vullen maar!’ • Betreft een organisatie uit de energiesector • SharePoint intranet al deels gebouwd • Opdrachtgever is gestopt met de leverancier • Invoeren gegevens was al volop gestart • Veel onenigheid over content-structuur • Daardoor verschillende technische wijzigingen • Leverancier is technisch georiënteerd: ‘U vraagt wij draaien’
”We zijn meteen begonnen met vullen”
”We zijn meteen begonnen met vullen”
Case 2: ‘Vullen maar!’ • Door wijziging structuur verlies van ingevoerde gegevens • Nog geen back-up ingesteld
• Gevolg: Verstoorde relatie, breuk met leverancier • Project slechte naam: Gegevensverlies, vertraging, SharePoint onbetrouwbaar Fout: Er werd echte data opgevoerd terwijl intranet in ontwikkeling was
Case 2: ‘Vullen maar!’ alleen testdata Oplossing • Maak gebruik van een OTAP-straat: • Ontwikkel, Test en Acceptatie ontwikkeling productie test en Productieacceptatie • Gebruik in ‘O, T en A’ alleen testdata (deze zal weer worden verwijderd) • In ‘P’ kan worden gevuld • In ‘P’ ook trainen in de definitieve structuur
vullen terook publicatie • Vullen zonder vrees gegevens kwijt te raken, back-up ingesteld
OTAP-straat
alleen testdata
ontwikkeling
test
acceptatie
productie
vullen ter publicatie OTAP-straat
Case 3 ‘Dat zetten wij zelf wel even over!’ Een scholengemeenschap
Case 3: ‘Dat zetten wij zelf wel even over!’ • Een scholengemeenschap vraagt externe partij om SharePoint intranet • Deze partij zet het intranet geheel standaard neer
• Data oude intranet (20 GB) wordt integraal overgezet naar SharePoint • Overzetten doet de scholengemeenschap zelf (met studenten)
Case 3: ‘Dat zetten wij zelf wel even over!’ • Overzetten wordt haastig en daardoor slordig gedaan • Gedurende het traject komen er vragen en opmerkingen zoals: • • • • •
‘Waarom doet mijn verkenner het niet?’, ‘Mijn OneDrive-schijf staat vol!’ ‘Er zijn bestanden die missen, hoe kan dat?’ ‘Ja, ik kreeg wel een melding maar die kon ik toch negeren?’ ‘Ik kan nog steeds niets vinden in SharePoint!’
Fout: Er vindt geen selectie van gegevens plaats; ‘Garbage in is Garbage out’
Case 3: ‘Dat zetten wij zelf wel even over!’ Oplossing • Zorg voor een goede bestandstructuur, hoe gaan we de inhoud structureren? • Kijk samen met een expert naar de huidige structuur en bespreek wat je wel en wat je niet gaat overzetten • Zorg voor de juiste metadatering van documenten en ook van mensen, teams, projecten. Metadatering kan ook voor een deel geautomatiseerd worden toegevoegd • Daarnaast is het een goed idee om het overzetten uit te voeren met behulp van bestaande, speciaal daartoe ontwikkelde software • Deze software wijst je ook op eventuele conflicten • Ga niet dieper dan twee lagen • Het nieuwe intranet en de inhoud ervan zijn dan gericht op de toekomst.
Case 4 ‘Dan bouwen we dat toch op maat?’ Een energiemaatschappij
Case 4: Dan bouwen we dat toch op maat?’ Oplossing • Veel bedrijven willen met SharePoint alles naar hun hand zetten • Ze gaan voorbij aan wat SharePoint standaard al biedt • Soms is maatwerk onvermijdelijk • In de regel raden wij maatwerk binnen SharePoint af • De belangrijkste reden daartoe: • Upgrade naar een volgende versie wordt bemoeilijkt • Is soms zelfs onmogelijk
Fout: Maatwerk binnen SharePoint Metafoor: Een volledig verbouwde auto (maatwerk), niets meer standaard
Case 4: Dan bouwen we dat toch op maat?’ Oplossing • Maatwerk ja maar zoveel mogelijk buiten SharePoint • Upgrades dan nooit een probleem. • Geldt voor zowel SharePoint on premise als SharePoint 365 • Klein maatwerk is vaak geen probleem. • Advies: gebruik third party tools: • SharePoint blijft standaard • gewenste functionaliteit toch beschikbaar
NB. Soms makkelijker intern proces aan te passen dan SharePoint Metafoor: Standaard auto waar accessoires aan toegevoegd worden
Case 5 ‘Dat kan toch wel met SharePoint?’ Een woningbouwcoöperatie
Case 5: ‘Dat kan toch wel met SharePoint?’ • Woningbouwcoöperatie wil een nieuw SharePoint-intranet. • Bestaande webbouwer/concept bureau krijgt de opdracht maar heeft geen verstand SharePoint. Betrekt een SharePoint-specialist als onderaannemer. • Webbouwer blijft aanspreekpunt/projectleider. Houding richting specialist: ‘Wat wij bedenken moet jij gewoon bouwen’. • Best Practices worden genegeerd, project duurt langer en wordt kostbaarder • Het intranet wordt matig gewaardeerd • Opdrachtgever zet doorontwikkeling in de ijskast, relatie met webbouwer, opdrachtgever raakt verstoord en onderaannemer is de ‘gebeten hond’. Fout: Bestaande webbouwer was geen goed keus voor ontwikkeling SharePoint-intranet
Intranet wordt matig gewaardeerd
Case 5: ‘Dat kan toch wel met SharePoint?’ Oplossing • Opzet intranet vereist intensieve samenwerking in -extern • Een ‘klik’ met opdrachtnemer/onderaannemer is een must • Kies een bureau dat bij je past • Snappen ze SharePoint, snappen zij jouw business? • Betrekken ze de business/eindgebruikers? • Onderling begrip en nauwe samenwerking tussen alle betrokkenen: • …scheelt productietijd • …leidt tot een stabiel, actueel en upgrade-baar intranet • …leidt tot acceptatie door eindgebruikers
Case 6 ‘Wij zijn he-le-maal losgegaan op design’ Een internationaal installatiebureau
Case 6: ‘Wij zijn he-le-maal losgegaan op design’ • Goede vormgeving en interactie zijn belangrijk • Herkenning versterkt de acceptatie en dat wil je • Toch loopt dit vaak niet soepel… • In aanvragen komen wij vaak de volgende eisen tegen: • Alles moet met 1 klik bereikbaar zijn…. • Wij willen een volledig custom design, niet SharePoint-achtig Fout: Vorm óf functie is leidend in plaats van vorm én functie
Visie technisch bureau ‘Alle functionaliteiten zijn in een klik en vanaf de homepage bereikbaar’
Visie design-bureau ‘Je ziet echt niets meer terug van standaard SharePoint vormgeving’
Logo
Case 6: ‘Wij zijn he-le-maal losgegaan op design’ Oplossing • Pak de vormgeving van het intranet stapsgewijs op • Vorm, functionaliteit én interactie moeten kloppen • Betrek gebruikers, IT, SharePoint architect, ontwikkelaar(s), designers • Wij adviseren te werken met een draadmodel voordat wordt gestart met bouwen en met vormgeven • Test lay-out en design met meerdere gebruikers • Een paar voorbeelden van intranet-vormgeving
Logo
Veelgemaakte fouten bij de inzet van SharePoint Dank voor je aandacht
www.kbworks.nl www.office365experts.nl @kbworks
www.orangehill.nl @orangehill020
