Werkplek van de toekomst. Whitepaper

Werkplek van de toekomst Whitepaper

Whitepaper Werkplek van de toekomst

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1

De veranderende zakenwereld........................................................................................... 4

Hoofdstuk 2

Virtualisatie....................................................................................................................... 6

Hoofdstuk 3

Apparaatonafhankelijk werken.......................................................................................... 8

Hoofdstuk 4

Bring Your Own Device..................................................................................................... 10

Hoofdstuk 5

Toekomstbeeld................................................................................................................ 13

2


Samenvatting De mogelijkheid om overal en op ieder moment je werk te kunnen doen, is leidend voor de moderne werkplek; mobiliteit is ‘key’. Wat overigens niet wegneemt dat ook het vertrouwde bureau op kantoor belangrijk blijft. Maar ook die plek vraagt om een andere benadering dan voorheen. De werkplek van nu en de toekomst is een heel andere dan voorheen. Binnen moderne werkplekken is een prominente rol weggelegd voor virtualisatie; binnen de context van deze whitepaper het virtueel maken van hardware. Virtualisatie vermindert de complexiteit en zorgt voor grotere flexibiliteit en snelheid. Een belangrijke eigenschap van virtualisatie en specifieker nog voor cloud is het ‘pay-per-use’-model. Een model dat is gebaseerd op kosten voor werkelijk verbruik, wat leidt tot kostenbesparing. Wat je niet gebruikt, daar betaal je ook niet voor. Cloud computing laat zich omschrijven als een schaalbare en elastische vorm van IT-gebruik, die met behulp van internettechnologie wordt geleverd als dienst. Cloud-gebaseerd werken draagt bij aan de vrijheid die medewerkers hebben om te werken op apparaten van hun keuze. Waar eerder het systeem waar de eindgebruiker op werkte centraal stond, daar dient IT nu steeds meer de manier waarop de gebruiker wenst te werken. Steeds meer werkgevers zien ook de gezamenlijke voordelen in van flexibel werken. Werknemers de mogelijkheid bieden om verschillende middelen te gebruiken die passen bij hun eigen manier van werken, leidt tot meer plezier in het werk en veelal tot een hogere productiviteit. Flexibeler werken brengt grote veranderingen met zich mee voor organisaties. Veranderingen waarin techniek centraal staat, maar waar techniek zeker niet de enige factor is waar organisaties zich op dienen te richten. Medewerkers laten werken met smartphones, laptops en tablets vraagt om een bedrijfsstrategie. Veranderingen vinden zowel plaats op technisch vlak als op operationeel, financieel, juridisch en inkoopvlak.

3

De veranderende zakenwereld

1

De fysieke beperkingen die we enige tijd geleden nog ondervonden in het werk komen steeds meer te vervallen. Sterker nog: door digitale ontwikkelingen heeft de fysieke omgeving nog maar weinig invloed op het functioneren van veel bedrijven. Lange afstanden zijn snel te overbruggen en collega’s hoeven niet meer op één locatie samen te komen. Het voordeel dat organisaties hierdoor hebben, reikt ver. Van sneller zakendoen en minder kans op fouten tot het bekijken van nieuwe businessmodellen die passen bij mobiel werken. Techniek mag geen obstakel meer zijn om het werk te doen. Of beter gezegd: moderne techniek biedt nieuwe kansen voor iedereen. Tijd en snelheid zijn steeds belangrijker geworden, waardoor de ontwikkeling van bijvoorbeeld mobiel werken een vlucht heeft genomen. De mogelijkheid om overal en op ieder moment je werk te kunnen doen, is leidend voor de moderne werkplek; mobiliteit is ‘key’. Wat overigens niet wegneemt dat ook het vertrouwde bureau op kantoor belangrijk blijft. Maar ook die plek vraagt om een andere benadering dan voorheen. De werkplek van nu en de toekomst is een heel andere dan voorheen.

Aanjagers van mobiel werken

sterkere technologie in hun huiskamer hebben staan dan

De grote aanjagers van mobiel werken zijn smartpho-

op het bureau bij zijn werkgever. Daar komt uit voort dat

nes, laptops (tegenwoordig doorontwikkeld tot dunnere

werknemers graag werken met de technische middelen

en lichtere ultrabooks) en tablets. Smartphones steken

die ze gewend zijn. Een onomkeerbare trend is dan ook

laptops en tablets nog steeds de loef af qua verkopen.

dat steeds meer mensen hun eigen device meenemen

Een trend die niet in de laatste plaats wordt gestuwd door

om zakelijk te gebruiken. Wederom een punt waarop

de digital natives die nu de werkvloer betreden; ook wel

IT-afdelingen moeten inspelen. Al is het alleen maar om

bekend onder de noemer Generatie Y. Zij zijn opgegroeid

veiligheidsrisico’s. Doet een IT-afdeling dit niet, dan zal dit

met techniek en kennen geen wereld zonder constante

alleen maar leiden tot houtje-touwtje-oplossingen van de

toegang tot internet; of beter gezegd, constante toe-

werknemers zelf, die uiteraard een veel groter gevaar met

gang tot informatie. Dat vraagt om aanpassing van het

zich meebrengen, dan gecontroleerd gebruik. Lees meer

benaderen en faciliteren van werknemers. Denk alleen

daarover in hoofdstuk 4.

al aan het feit dat veel kantoorwerknemers moderne en

4


Impact van veranderingen

PC-afhankelijkheid en digitalisering

IT mogen we gerust het hart van iedere organisatie

Een belangrijk aspect van ‘oude’ systemen is ook dat

noemen. Het spreekt voor zich dat er grote verande-

alle software lokaal geïnstalleerd stond. Wat uiteraard

ringen gaande zijn binnen de opzet van IT. De nieuwe

betekent dat updates, back-ups en beveiliging ook lokaal

uitdagingen die moderne manieren van werken met zich

dienden te gebeuren. Een arbeidsintensief en lastig te

meebrengen, roepen vragen op. Een belangrijk vraag die

monitoren geheel. Tegelijkertijd groeit de afhankelijkheid

constant gesteld moet worden, is ‘Wat is de impact van de

die medewerkers hebben ten opzichte van hun computer

veranderingen?’. Om de huidige situatie goed op waarde

sterk, aangezien het werk steeds meer werd gedigitali-

te kunnen schatten, is het belangrijk te weten waar we

seerd. Een onwenselijke situatie, die de roep naar flexibili-

vandaan zijn gekomen. Nog niet zo lang geleden was het

teit steeds luider deed klinken. En dan hebben we het nog

zeer gebruikelijk dat alle IT-onderdelen verbonden waren

niet eens gehad over de vele verschillende configuraties

met het werkapparaat van de eindgebruiker, veelal een

waar IT-afdelingen mee dienden te werken. Zeker bij

desktop pc. Een statisch geheel, dat voor IT-afdelingen

fusies en overnames kwam het vaak voor dat verschil-

grote beslissingen voor langere tijd met zich mee bracht.

lende systemen naast elkaar kwamen te draaien, met alle

Eenmaal gekozen kon er door de hoge investeringskos-

conflicten van dien. Zonder overdrijven was het voor het

ten niet meer vanaf geweken worden op korte termijn.

management ook simpelweg te lastig om snel op markt-

Immense contracten, waar de consequenties niet goed

ontwikkelingen in te spelen, laat staan goed op kosten te

van waren te overzien. Want wat zou er bijvoorbeeld

kunnen sturen en transparantie te bieden.

gebeuren bij snelle groei van het bedrijf? Zou de capaciteit wel voldoende zijn? Of in de omgekeerde situatie, wanneer ingekrompen moest worden. Een gebrek aan schaalbaarheid zorgde voor hoge kosten en apparatuur die ongebruikt stond te verstoffen.

5

Virtualisatie

2

De in hoofdstuk 1 beschreven ontwikkelingen hebben ervoor gezorgd dat er veel onderzoek is gedaan naar meer flexibele manieren van werken. Er moest een manier worden gevonden om de hechte koppeling van apparaten te doorbreken. Een ontkoppeling van hardware, operating-systemen, applicaties en gebruikersprofiel. En tegelijkertijd daarmee ook de levenscyclus van de verschillende onderdelen. Investeringen in de onderdelen kunnen los van elkaar worden gedaan, wat de financiële planning ten goede komt. Een prominente rol daarin is weggelegd voor virtualisatie. Virtualisatie zorgt niet alleen voor een langere levensduur van losse componenten, maar vermindert ook de complexiteit en zorgt voor grotere flexibiliteit en snelheid wanneer er reacties op ontwikkelingen nodig zijn. De infrastructuur is immers op verschillende plekken aan te passen, zodat wijzigingen relatief snel door zijn te voeren.

Pay-per-use

genomen te worden. Een aspect dat steeds waardevoller

Het zijn niet alleen veranderingen aan de achterkant van

wordt. Er is immers een toenemend tekort aan experts op

de IT organisatie waar bedrijven mee te maken krijgen.

IT-vlak. Dat betekent dat deze experts steeds waardevol-

Een belangrijke eigenschap van virtualisatie en specifieker

ler, dus prijziger worden. Door de kennis in te huren bij

nog van cloud is het ‘pay-per-use’-model. Een model dat

de leverancier van de IT-diensten die je als organisatie

is gebaseerd op kosten voor werkelijk verbruik. Wat je niet

afneemt, maak je deze ook schaalbaar. Je haalt immers

gebruikt, daar betaal je ook niet voor. Dat betekent ook

alleen die kennis in huis die je op een bepaald moment

dat je geen aankopen hoeft te doen voor de toekomst,

nodig hebt. Daar hoef je niet extra in te investeren.

maar alleen kosten maakt aan wat je nu ook daadwer-

Wederom een aspect dat de flexibiliteit ten goede zal

kelijk nodig hebt. Het geld dat hierdoor vrijkomt, ook

komen. Samenvattend verzacht cloud de pijn die veel

wel werkkapitaal genoemd, is te gebruiken voor andere

organisaties momenteel nog voelen in hun huidige

doelen. Daarbij maken de componenten het ook mogelijk

manier van werken.

om delen die niet meer in gebruik zijn uit te schakelen. Dat verlaagt veiligheidsrisico’s en zorgt ervoor dat verou-

Service levels

derde apparatuur geen onderdeel hoeft te blijven van het

Er zijn enkele voorwaarden die je als organisatie moet

gehele systeem.

scheppen om de voordelen van cloud goed te kunnen benutten. Zo is een goed werkend netwerk essentieel.

Schaalbare kennis Maar cloud betekent niet alleen een voordeel op het vlak van hard- en software. Aangezien het als dienst wordt aangeboden, neem je ook de kennis die nodig is als dienst af. Daardoor hoeven er minder experts in dienst

6


Down-tijd dient tot decimalen te worden geminima-

bedrijven – vaak grote organisaties – hun werknemers

liseerd. Zonder netwerktoegang kan een werknemer

applicaties aanbieden op een vergelijkbare wijze als

immers niets beginnen. De impact van een storing kan

App-stores. Voor iedere gebruiker is er een aantal apps

dan ook groot zijn. Om die reden richten datacenters

te selecteren, waaruit hij zelf kan kiezen welke hij inzet.

zich meer en meer op het garanderen van service levels

Keuzevrijheid, en zeker de beleving daarvan, is steeds

en meervoudige ‘redundatie’. Zonder deze inzet is het

belangrijker. Uiteraard wordt deze vrijheid wel door de

niet mogelijk om altijd en overal toegang te hebben tot

IT-organisatie ingekaderd op basis van protocollen die per

bedrijfsinformatie en applicaties.

organisatie (kunnen) verschillen.

User experience

Personal cloud: dynamisch

Een andere belangrijke voorwaarde is een goede ‘user

Waar de werkplek eerst draaide om de personal computer,

experience’. IT-systemen zijn tegenwoordig steeds meer

daar staat nu de personal cloud centraal. Het acronym PC

gericht op hoe een werknemer zijn werk inricht. Daar-

zal dan ook gehandhaafd blijven. Het verschil is dat de

door is het erg belangrijk dat een werknemer zijn weg

werkplek van de werknemer door de selfservice ontstaat

eenvoudig kan vinden in het systeem dat is opgetuigd.

na het inloggen en bij het uitloggen weer verdwijnt. Het

Niet voor niets zijn veel online werkomgevingen afge-

is een dynamisch geheel. Filters die rekening houden met

leiden van de desktop waar mensen gewend zijn mee

de context zorgen daarbij voor de juiste voorwaarden. Zo

te werken. Alleen dan doorontwikkeld en voorzien van

kan het zijn dat een werknemer op een openbare plek

de voordelen die virtualisatie en cloud met zich mee

inlogt, wat uiteraard verschilt van de voorwaarden die er

brengen. Denk aan gepersonaliseerde instellingen voor

zijn als hij via een beveiligde lijn contact maakt. Evengoed

iedere gebruiker, die zij zelf kunnen instellen binnen de

kunnen er voorwaarden gesteld worden aan de mogelijk-

mogelijkheden die de organisatie centraal geeft. Een

heden die een werknemer krijgt op een bepaald tijdstip.

combinatie van herkenning en vernieuwing. Vooral dat

Op organisatieniveau is te bepalen welke voorwaarden er

laatste onderdeel maakt snelle ontwikkelingen door.

worden gesteld.

Recent is daar ook de ontwikkeling bijgekomen dat

7

Apparaatonafhankelijk werken

3

Wanneer we de achterkant van het IT-systeem in kaart hebben, blijft vanuit IT-perspectief de vraag over met welk apparaat een werknemer moet werken. En ook aan welke vereisten deze apparaten moeten voldoen. Wie de mogelijke antwoorden op deze vragen onderzoekt, ziet dat er een grote verandering gaande is. De tijd van vendor lock-in qua hardware van gebruikers zal verleden tijd zijn. Clouddiensten zorgen ervoor dat gebruikers informatie met verschillende devices kunnen benaderen. Daarbij geldt ook steeds meer dat het niet uit mag maken welk operating platform de werknemer gebruikt. Mobiele devices zullen deze ontwikkeling sneller laten verlopen en nieuwe devices zullen zich steeds meer richten op design en gebruiksgemak.

Scheiding werk-privé

Managen van services

De afgelopen jaren hebben aangetoond dat gebruikers

De trend die er vanuit IT-perspectief is, laat een tegen-

steeds meer verschillende devices in huis hebben en deze

overgestelde ontwikkeling zien als die van de diversificatie

door elkaar heen gebruiken. De scheiding tussen het

in devices. Bij het beheer van apparaten telt het soort

gebruik voor werk en privé wordt daarbij steeds minder

apparaat namelijk steeds minder mee. Beheerssystemen

duidelijk. Gemiddeld genomen heeft iedere gebruiker

zijn zo ingericht dat zij raad weten met verschillende

twee tot drie verschillende devices waar hij mee werkt.

platformen (Windows, OSX, Android) en de typen appa-

Denk aan een smartphone, tablet en laptop. Momenteel

raten die daar bij horen. De aandacht die IT-organisaties

gebruiken mensen deze devices vaak nog voor verschil-

hebben voor de apparaten van eindgebruikers zal dan ook

lende doeleinden. Een smartphone bijvoorbeeld voor het

steeds verder afnemen. Dat is geen negatieve trend, maar

snel kunnen lezen van mail, een tablet om informatie te

het managen van devices wordt verlegd naar het mana-

kunnen delen met anderen en een laptop of ultrabook om

gen van services. Een CIO zorgt vanuit deze gedachte voor

volledig te kunnen werken. Ieder apparaat heeft zijn eigen

gestroomlijnde processen die de productiviteit verhogen,

voordelen. Denk bij het ultrabook bijvoorbeeld aan de

beheer van applicaties vereenvoudigen en goede beveili-

nieuwe modellen die een docking mogelijkheid bieden,

ging waarborgen.

waardoor het op de werkplek met een grotere monitor kan worden verbonden.

8


Keuze van devices Maar wie zorgt dan voor de keuze van de devices? Die taak

Ontwikkeling van flexibel werken

ligt steeds meer bij de gebruiker zelf. Een van de redenen

Wie zich het thuiswerken van ‘vroeger’ herinnert, kent onge-

daarvoor is dat er ieder jaar meer digital natives de werk-

twijfeld de trage verbindingen, waarmee je met de pc bij

vloer betreden. Zij zijn gewend de laatste techniek tot hun

bedrijfsgegevens kon komen. Een verhoging van de flexibiliteit

beschikking te hebben in hun privéleven en verwachten

is een voorbode van interessante ontwikkelingen. Het was

dat ook in hun zakelijke leven. De vraag die veel organi-

echter de laptop die zorgde voor grotere populariteit van het

saties zich stellen is waarom je in deze ontwikkeling mee

flexibel werken. Waar medewerkers eerst nog hun documenten

zou moeten. Voorstanders pleiten hierbij sterk voor het

op hun lokale harde schrijf zetten, daar werd het vooral met de

voordeel dat digital natives op allerlei (online) manieren

komst van mobiele internetverbindingen steeds makkelijker

aan kennis en informatie komen. Zo zijn zij het gewend

om op allerlei plekken gelijk in de omgeving van de organisa-

om in hun sociale netwerken aan informatie te komen

tie zelf te werken. De vele tijdelijke werkplekken die hospita-

door vragen te stellen op Twitter en Facebook. Zij hebben

lity- en horecagelegenheden en vergaderlocaties tegenwoordig

een groot online netwerk om uit te putten.

aanbieden, geven een goed beeld van de populariteit. Hetzelfde geldt voor de toename in internetfaciliteiten in de trein.

Meer ruimte voor eindgebruikers

Bijna alle werknemers hebben ook de mogelijkheid om thuis

Steeds meer werkgevers zien ook de voordelen in van

te werken. Dat mobiel werken in de top-3 van de IT-ergernissen

flexibel werken. Werknemers de mogelijkheid bieden om

in het IT Tevredenheidsonderzoek van 2012 staat, geeft echter

verschillende middelen te gebruiken die passen bij hun

wel aan dat er nog werk aan de winkel is voor IT-afdelingen.

eigen manier van werken, leidt tot meer plezier in het werk en daarmee veelal tot een hogere productiviteit.

Ultrabooks in opkomst

Hetzelfde geldt voor locatieonafhankelijk werken. Werk-

Sinds de laptop hebben de apparaten waar we op werken

nemers voelen zich vrijer en zullen zich vaak enthousi-

uiteenlopende vormen aangenomen. Denk aan PDA’s, smart-

aster inzetten voor de organisatie. Om de ervaring van

phones, tablets, netbooks en de recente ultrabooks. Mobiliteit

de eindgebruiker te optimaliseren is het dus niet alleen

en gebruiksgemak staan centraal binnen deze ontwikkeling.

belangrijk om de technische kant van de veranderingen

Afgestemd op de reden van gebruik, van snel een mailtje

goed te bekijken, maar ook de sociale kant. Dit alles

kunnen lezen/versturen tot gebruik van zware softwarepakket-

uiteraard binnen de beleidslijnen van de organisatie, al

ten, richten ontwikkelaars zich op rekenkracht, schermgrootte

zijn veel werkgevers erachter gekomen dat meer ruimte

en intuïtief werken. Zo biedt een tablet relatief weinig reken-

bieden aan werknemers een positief effect heeft op de

kracht, maar is het door de compacte vormgeving een handig

bedrijfscultuur en -resultaten.

apparaat om onderweg op door te werken of om tijdens een vergadering presentaties mee te laten zien. Een aanvulling op de laptop dus, die toch meer gezien wordt als een volwaardige computer. Als doorontwikkeling van de laptop is er tegenwoordig de ultrabook. Qua design is deze compacter en tegelijkertijd biedt de ultrabook meer mogelijkheden. Ze worden ook steeds interessanter gemaakt voor het zakelijk werken met de benodigde veiligheidstoepassingen en docking stations. Ultrabooks zullen niet gelden als een vervanging voor tablets, maar lijken wel de voordelen van een tablet en een laptop samen te brengen.

9

Bring Your Own Device

4

De steeds verder ingeburgerde term ‘Bring Your Own Device’ (BYOD) is onlosmakelijk verbonden met flexibel werken. De afgelopen jaren heeft de trend voor heel wat hoofdbrekens gezorgd bij (IT-)managers, maar het is duidelijk geworden dat het een onomkeerbare trend is. Om deze nog even samen te vatten: BYOD staat voor het zelf meebrengen van apparaten door werknemers, waarop zij hun werk kunnen uitvoeren. Keuzevrijheid voor het soort device is hierbij erg belangrijk, evenals het inzetten van de devices op verschillende plekken. De organisatie heeft hierbij een faciliterende rol. Zij zorgt bijvoorbeeld ervoor dat werknemers (veilige) toegang hebben tot het bedrijfsnetwerk. Volgens het IT tevredenheidsonderzoek van dit jaar kan tweederde (65 procent) van de werknemers met privé-devices toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk. Een onderwerp dat om extra aandacht vraagt, zo blijkt uit hetzelfde onderzoek. Zeker een derde van de organisaties heeft geen beleid voor het gebruik van privé-devices door werknemers.

Veiligheid en beheersbaarheid

Centraal opslaan

Bij het opkomen van de BYOD-trend hebben IT-mana-

De realiteit toont zich echter anders, waarbij IT zich relax-

gers zich beraad over twee onderwerpen: veiligheid en

ter opstelt. Wanneer de werkplek van de eindgebruiker

beheersbaarheid. Vragen die zij daarbij hadden waren

zich in een private of hybride cloud bevindt, gebruikt een

onder andere:

werknemer zijn device alleen om in de cloud te komen en zal alle zakelijke data daar ook in opgeslagen worden.

Hoe bescherm je bedrijfsdata tegen corruptie, misbruik en diefstal? Hoe dwing je veiligheidspolicies af zonder compro-

lokaal opslaan van gegevens strookt immers niet met de gedachte achter locatie- en tijdonafhankelijk werken. Om

missen te hoeven doen op het vlak van gebruiksge-

die manier van werken goed te benutten, dien je altijd bij

mak?

gegevens te kunnen komen, dus moeten deze centraal

Hoe installeer en gebruik je applicaties als de ge-

zijn opgeslagen. Het is daarbij mogelijk om via speciaal

schikte versie van het operating system niet op het

ontwikkelde tools een beveiligde, mobiele verbinding tot

apparaat is geïnstalleerd?

stand te brengen. Dat geeft de zekerheid dat de toegang

Wie zorgt voor de hardware, software, data en support? Hoe houd je controle over het geheel? Door deze zorgen wordt BYOD regelmatig gezien als complex, gevaarlijk en kostbaar. Waarbij ook nog eens meegerekend moet worden dat de gebruikers soortgelijke zorgen uitspraken. Met als aanvulling dat zij zich afvragen hoe het zit met de scheidslijn tussen privégebruik en -gegevens en zakelijk informatie en activiteiten.

10

Op het device zelf staan dus geen zakelijke gegevens. Het

gecontroleerd plaatsvindt. Een verbinding die los staat van het privé-device van de werknemer. Technisch gezien blijven zakelijk en privé dus gescheiden.


Voordelen van BYOD

zorgt er ook voor dat er tijd over is voor zaken die nieuwe

Wat misschien wel het belangrijkste is om te weten, is

business kunnen opleveren. Denk bijvoorbeeld aan inno-

wie nu precies welk voordeel heeft bij BYOD. Ten eerste

vatie.

de eindgebruiker. BYOD stelt hem in staat precies die devices te gebruiken waar hij prettig mee werkt, geheel

Organisationele veranderingen

afgestemd op zijn manier van werken. Hij kan hetzelfde

Hoewel er een duidelijke focus is op techniek heeft het

device gebruiken voor privé- en zakelijke doeleinden, wat

meebrengen van eigen apparaten niet alleen technische

de complexiteit verlaagt, de beleving positief verandert

gevolgen. Het is belangrijk om ook oog te hebben voor

en de tevredenheid vergroot. Ten tweede de business.

organisationele veranderingen. De business verlegt een

Het voornaamste voordeel voor de business is de grotere

deel van haar verantwoordelijkheid namelijk naar de

aantrekkelijkheid als werkgever voor nieuw en bestaand

werknemer, waardoor het passend kan zijn om de werk-

talent. En dat heeft in het licht van de ‘war for talent’ een

nemers hiervoor financieel te compenseren. Dat is te ver-

grote waarde. De vermindering van benodigde hardware

gelijken met de verandering van een leaseauto naar een

zorgt er daarbij ook voor dat kosten omlaag kunnen. Uiter-

budget om zelf het zakelijk vervoer te regelen. Maar houd

aard verschilt het per organisatie hoe groot die verlaging

ook rekening met het begeleiden van werknemers in hun

is, maar door de band genomen kan ieder bedrijf bespa-

keuze voor een apparaat. Dat hoeft geen omvangrijke klus

ren. Zeker wanneer het sowieso nog niet zo ver is met

te zijn. Zo is het vaak al toereikend om een lijst te maken

virtualisatie.

met devices waarmee het mogelijk is om in de bedrijfsomgeving te werken.

Het genoemde voordeel van plaats- en tijdonafhankelijk werken voor de gebruiker is ook een groot voordeel voor de werkgever. Verschillende studies wijzen uit dat werknemers productiever worden wanneer zij meer vrijheid hebben in het afstemmen van hun privé- en werkleven.

“65 procent van de werknemers krijgt met privé-devices toegang tot het bedrijfsnetwerk. Zeker een derde van alle de organisaties heeft hier geen beleid voor.”

Dat komt ook de bereidheid ten goede om ’s avonds nog eventjes het werk erbij te pakken of in het weekend alvast

HR- en juridische aspecten

wat zaken bij te werken. Zeker wanneer er gebruik wordt

Buiten de begeleiding spelen er ook HR- en juridische

gemaakt van een laagdrempelig device als een tablet.

aspecten mee bij het invoeren van een goed BYOD-beleid.

Een laatste voordeel dat in deze context genoemd mag

Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer een werknemer het

worden, is dat medewerkers zuiniger zijn op hun eigen

bedrijf verlaat? En welke rechten heeft de werkgever om

devices dan op die van de zaak. Er is minder sprake van

de data die op het privé-device van de werknemer staat te

beschadiging en verlies. Ten derde is er voordeel voor de

beheren en controleren? Of hoe zit het met de verantwoor-

IT-afdeling of -organisatie. Zo hoeft het IT-personeel zich

delijkheid wanneer er een (hack-)aanval heeft plaatsge-

niet meer bezig te houden met lifecyclemanagement voor

vonden? Mag je als bedrijf dan het privé-device confisque-

niet-strategische assets. En wat voor veel medewerkers

ren voor onderzoek? Om goed antwoord op deze vragen te

ook een opluchting is, is dat zij geen uren meer hoeven te

krijgen, dienen HR, Legal, IT en bijvoorbeeld inkoop nauw

spenderen aan geklaag over verouderde of niet goed bin-

samen te werken en helder op te stellen welk beleid er

nen het bedrijf passende IT-oplossingen. De werknemer

wordt gevoerd.

heeft het apparaat immers zelf gekozen. Het verminderde management resulteert niet alleen in besparingen, maar

11

Aandachtspunten voor BYOD

1 2 3 4 5 6 12

Beoordeel in hoeverre de organisatie klaar is voor BYOD. Voordat je als organisatie actie onderneemt, dien je enkele belangrijke vragen te stellen. Bijvoorbeeld: zijn er voldoende mogelijkheden voor de ‘consumenten’ van de devices om er goed hun werk mee te doen? Hebben we de toegangs- en beveiligingsbeleid op orde?

Segmenteer de gebruikers op basis van rechten Niet iedere gebruiker hoeft bij dezelfde informatie te komen of dezelfde tools te gebruiken. Maar daarom een indeling op basis van benodigdheden. Bedenk daar ook bij dat er functies binnen het bedrijf kunnen zijn, waar BYOD helemaal niet geschikt voor is.

Evalueer de beschikbare techniek Er zijn aardig wat verschillende platforms beschikbaar en een veelvoud aan apparaten. Deze zijn steeds beter op elkaar aan te sluiten, maar het blijft wijs om vooraf goed te onderzoeken welke techniek interessant is voor het bedrijf. Wees er daarbij van bewust dat platforms ook weer kunnen verdwijnen of zo specifiek en klein zijn dat er weinig ontwikkeling valt te verwachten.

Formuleer BYOD-policies In samenspraak dienen in ieder geval HR, Legal en Finance vast te stellen wat er mogelijk is binnen het BYOD en welke acties er volgen wanneer werknemers zich niet aan de regels houden. Houd daarbij ook rekening met factoren van buitenaf zoals cyberaanvallen of beleidswijzigingen van producenten van software en apparatuur.

Houd pilot-programma’s Om al doende te leren en het beleid en de gevolgen ervan goed in kaart te krijgen, is het aan te raden om in kleine groepen pilotprojecten op te starten. Zorg hierbij qua deelnemers voor een realistische afspiegeling van het bedrijf. Kies uit alle verschillende groepen die te maken krijgen met de nieuwe manier van werken goede vertegenwoordigers.

Plan voor een grotere uitrol Houd bij het maken van de plannen rekening met een grotere uitrol van het project. Zowel binnen de organisatie als daarbuiten. Dat betekent dat je ook business partners en externe consultants erbij moeten betrekken. Bedenk daarbij ook hoe je het beleid presenteert richting nieuwe werknemers en voorkomt dat zij ‘oude gewoonten’ overnemen van medewerkers die al langer in dienst zijn.


Toekomstbeeld

5

Samenvattend kunnen we stellen dat er meer antwoorden mogelijk zijn op de vraag wat het precieze beeld van de toekomstige werkplek is. De details hangen namelijk altijd af van individuele organisaties en hun wensen. Toch zijn er enkele duidelijke trends te signaleren. Het werkplekcomponentmodel zal zeker domineren. Door verdergaande virtualisatie op een steeds hoger niveau van de IT-infractructuur worden steeds meer lagen flexibel. Dat maakt een soepele transitie mogelijk voor de organisatie zoals die was en de dynamische organisatie die het binnen de private, hybrid of public cloud zal zijn. Een organisatie die gebruikers meer vrijheid en dynamiek geeft.

Spannende ontwikkelingen

Toegang tot bedrijfsinformatie

Steeds meer organisaties maken de keuze voor Bring

In ons dagelijks leven staan we er eigenlijk niet bij stil wat

Your Own Device (BYOD). De spannende ontwikkelingen

er allemaal schuilgaat achter de elektriciteit die we uit de

die gaande zijn binnen de devices zorgen ervoor dat de

muur ‘trekken’ en het water dat uit onze kraan stroomt.

interactie tussen mensen groter wordt. Zeker aangezien

Flexibel werken en toegang tot bedrijfsinformatie maken

deze apparaten ook steeds makkelijker met elkaar kun-

een zelfde ontwikkeling door. Werknemers moeten op

nen communiceren en steeds meer functies samenbren-

ieder moment en overal toegang hebben tot het bedrijfs-

gen. Tegelijkertijd weten we nu al dat geen van de devices

netwerk. Op die manier kunnen zij zelf hun werk indelen

waar we momenteel mee werken goed genoeg zal zijn

en presteren op momenten waarop zij op hun best zijn. De

voor de functies die nog gaan komen. Virtualisatie zorgt

technische middelen zijn daarvoor beschikbaar en zullen

daarbij echter voor het eenvoudig in- en uitschakelen van

zich alleen nog maar verder ontwikkelen. Het is aan orga-

onderdelen, waardoor bedrijven een grote flexibiliteit

nisaties om zich klaar te maken om de voordelen van deze

hebben om hun IT-systemen en manieren van werken

techniek in te zetten en hun bedrijf succesvol te maken of

aan te passen op de snel veranderende wensen van

te behouden.

gebruikers.

13

Over Fujitsu Fujitsu is wereldwijd leverancier van dynamische IT-infrastructuren, met 170.000 medewerkers die klanten in 70 landen lokaal ondersteunen. Fujitsu biedt een one stop shopping aanbod van gestandaardiseerde Fujitsu producten en diensten voor desktop en datacenter omgevingen. Op basis van de behoefte van de klant worden deze bouwstenen samengevoegd tot een bedrijfszekere IToplossing die past als maatwerk, zich snel kan aanpassen aan een wisselende capaciteitsbehoefte en desgewenst ook door Fujitsu gemanaged wordt. Het ontzorgen van de klant en het leveren van een maximale bijdrage aan zijn bedrijfsresultaat staan daarbij centraal. Het hoofdkantoor van Fujitsu bevindt zich in Tokio. Fujitsu Limited (TSE:6702) rapporteerde een geconsolideerde omzet van 4.5 biljoen yen (US$55 miljard) voor het fiscale jaar 2010 dat eindigde op 31 maart 2011. Vanwege zijn betrokkenheid bij het behoud van het milieu en maatschappelijk verantwoord ondernemen is Fujitsu opgenomen in de Dow Jones Sustainability World Index en in de FTSE4Good Index. Voor meer informatie: www.fujitsu.com/nl.

14


Colofon Datum publicatie Augustus 2012 Ontwerp en Vormgeving Matthias Barzilay | Fujitsu Informatie www.reshaping-it.nl

15

Werkplek van de toekomst. Whitepaper

Recommend Documents