Whitepaper De kansen van Narrowcasting voor gemeenten Het doel van deze whitepaper is het beschrijven van de ontwikkelingen, kansen en mogelijkheden van Narrowcasting ofwel beeldschermcommunicatie voor gemeenten.
Wat is beeldschermcommunicatie? Beeldschermcommunicatie kent iedereen. Je ziet het in wachtruimten, in winkels en in toenemende mate kom je het tegen langs de weg en in openbare ruimten. Bij beeldschermcommunicatie wordt traditionele media vervangen door beeldschermen om zo effectief mogelijk doelgerichte informatie over te brengen. Hierbij vormen de beeldschermen het venster naar de ‘andere’ wereld waarbij de connectie steeds meer via de ‘cloud’ verloopt. De juiste schermen, voorzien van de juiste en actuele content krijgen zo continu de aandacht van uw doelgroep.
Waarom beeldschermcommunicatie voor gemeenten? In beeld brengen van actuele ontwikkelingen Bezuinigingen, het optimaliseren van de dienstverlening, de decentralisaties in het sociaal domein: er zijn op dit moment veel belangrijke ontwikkelingen binnen gemeenten. Communicatie speelt in deze trajecten een cruciale rol. Niet alleen voor burgers en bezoekers van het gemeentehuis, maar ook intern moeten medewerkers op de hoogte zijn van de huidige- en toekomstige ontwikkelingen. Traditioneel gebruiken veel gemeenten de lokale krant of weekblad voor publicaties en nieuwsberichten. Voor eigen medewerkers is intranet een veel gebruikt medium. De rol van de traditionele media is helder en duidelijk. Maar er zijn meer mogelijkheden om de verschillende doelgroepen te bereiken. Waarom is beeldschermcommunicatie interessant voor de gemeente?
Extern Veel inwoners bezoeken met regelmaat gemeentelijke locaties. Hierbij kunt u denken aan:
De publieksbalie of klantcontactcentrum Externe gemeentelijke locaties (gemeentewerf, cultuurhuis, vuilstort) Sportaccommodaties Informatiecentra Bibliotheek Etcetera.
Hier ligt een uitgelezen kans voor beeldschermcommunicatie: op al deze locaties kunnen bezoekers via schermen worden bereikt met een passende boodschap.
1
Intern Maar ook medewerkers van de gemeente zelf die op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en het actuele nieuws voelen zich meer betrokken, zijn gemotiveerder en vrolijker en hebben minder begeleiding nodig. Voor interne communicatie wordt in veel gevallen nog intranet gebruikt. Uit ervaring blijkt dat niet alle medewerkers toegang hebben tot dit medium of onvoldoende tijd nemen om nieuws en informatie te lezen.
Soft- en hardware voor beeldschermcommunicatie Software Software speelt een essentiële rol bij beeldschermcommunicatie. Waar moet u opletten bij het kiezen van de juiste software? Gebruiksvriendelijkheid en software. Traditioneel zijn veel softwarepakketten ontwikkeld vanuit de techniek. Er komen gelukkig steeds meer pakketten die ontwikkeld zijn vanuit de gebruiker. Deze zijn eenvoudig door iedereen te gebruiken en er kan direct mee worden gewerkt. Per slot van rekening moet u zelf op elk moment de content en lay-outs eenvoudig kunnen wijzigen en aanpassen. Vrijheid bij het ontwerpen van uw eigen lay-outs. Kunt uzelf eenvoudig lay-outs maken? Kunnen deze worden afgestemd op de huisstijl van de gemeente?. Het is belangrijk dat de software u hiertoe mogelijkheden biedt zodat u zelf snel de juiste ontwerpen kunt maken en op het scherm kunt presenteren. Bij sommige softwarepakketten worden ook al veel voorgedefinieerde ontwerpen aangeboden die u naar eigen wens kunt aanpassen en gebruiken. Beheer van uw beeldschermen. Behoud de regie over al uw beeldschermen waar u zich ook bevindt. De juiste software ondersteund u plaats- en tijdonafhankelijk in het beheer van al uw beeldschermen. Deze zin loopt niet lekker. Zou hem ook korter maken: U per slot van rekening snel kunnen schakelen tussen de verschillende beeldschermen. Is er een autorisatiefunctie aanwezig? Indien er met de software meerdere beeldschermen worden aangestuurd is de kans groot dat ook via meerdere personen/afdelingen content wordt geleverd. Om grip te houden op hetgeen wat op de schermen wordt getoond is een autorisatiefunctie van belang. Autoriseer uw content, ontwerpen en medewerkers. Hiermee bepaalt u wie aanpassingen mag verrichten en voor welk ontwerp dat van toepassing is. Kun u informatie tonen uit externe bronnen? Een goed softwarepakket voor beeldschermcommunicatie voorziet hierin. U kunt hier bijvoorbeeld denken om een koppeling te maken met uw telefooncentrale in het KCC waarbij de openstaande- en afgehandelde calls alsmede het serviceniveau zichtbaar gemaakt kunnen worden. Of u kunt denken aan de koppeling met een afspraken- en reserveringssysteem. Eenvoudige integratie met externe bronnen is een must. Zo creëert u vanuit het proces een eigen communicatieplatform en bent verzekert van actuele content. Beschikt de software over agenderingsfunctionaliteit? Een agenderingstool is erg handig want hiermee kunt u vooruit uw informatieboodschap plannen. U bepaalt per boodschap waar, wanneer
2
en hoe lang het getoond moet worden. U kunt ruim van de te voren de content ‘schedulen’ zodat het niet wordt vergeten. Na een van te voren ingestelde tijdseenheid verdwijnt de boodschap automatisch van het scherm zodat u niet in de zomer nog winterbeelden toont. Een applicatie die in de ‘cloud’ gebruikt kan worden kan uw organisatie ontlasten. De applicaties kunnen zo efficiënter worden gebruikt en er bespaard kan worden op de kosten. Besparingen die weer gebruikt kunnen worden voor nieuwe ontwikkelingen binnen uw gemeente.
Hardware Hardware maakt samen met de software en de juiste content uw beeldschermcommunicatie compleet. Welke hardware heeft u nodig en waar moet u opletten bij het kiezen van de juiste hardware?
Beeldschermen. Beeldschermen zijn er in verschillende soorten en maten en zijn de uiteindelijke blikvanger voor al uw communicatieboodschappen. Naast een duidelijk ontwerp bepaalt de juiste locatie, grootte en lichtopbrengst van het beeldschermen de kracht van uw boodschap. Kijk goed in welke omgeving een beeldscherm moet komen te hangen en wat de kijk/leesafstand is. Mediaplayers: mediaplayers verzorgen de overdracht van het ontwerp naar het beeldscherm. Kies de juiste player op basis van de gewenste content. Als u veel bewegende beelden wilt presenteren vraagt dat om een andere mediaplayer dan wanneer u alleen afbeeldingen wilt tonen. Bekabeling: de locatie van de beeldschermen wordt mede bepaald door het kabelplan binnen het gebouw. Zijn er stopcontacten en netwerkkabels gelegd naar de gewenste locatie? Bij nieuw- of verbouw kunt u hier natuurlijk rekening mee houden in de ontwerpfase.
Content: veel mogelijkheden Content is King is een veel gebruikte term. Maar wat is content en hoe belangrijk is het? Content is alle informatie die leid tot een doel. Tekst, afbeeldingen, video’s, nieuwsfeeds, tweets etcetera, alles valt onder de categorie content. Om tot goede content te komen dient u zich eerst af te vragen wat uw doelgroep van u wil weten en wat u graag wilt vertellen. En ook hier is het weer van belang waar en wanneer u uw doelgroep kunt bereiken. Informatie communiceren die voor de doelgroep niet interessant is heeft regelmatig een averechts effect. Een ander sleutelwoord op het gebied van content is actualiteit. Dynamische content zorgt voor meer interactie en nieuwswaarde in uw beeldschermcommunicatie. Speel in op nieuws en ontwikkelingen en voorkom verouderd nieuws op uw beeldschermen. Waar moet u verder rekening mee houden? Wachtverzachters: animaties en/of video’s dienen als wachtverzachter om het wachten te veraangenamen. Deze content mag maximaal 1 minuut duren aangezien de aandacht na die tijd verslapt bij de kijker. Ook is het wenselijk om deze content te tonen zonder geluid, omdat dit als hinderlijk ervaren kan worden.
3
Tekst: gebruik niet te veel woorden en spreek de taal van de doelgroep. Als men teveel moet tekst moet lezen dan komt de boodschap niet over. Dit geldt ook voor het taalgebruik. Als je doelgroep bijvoorbeeld jonge mensen zijn van 18 tot en met 25 jaar, dan moet je woorden als U achterwegen laten. Opmaak: kleur, contrast en lettertype bepalen mede de ‘leesbaarheid’ van uw presentatie. De juiste opmaak zorgt voor zichtbaarheid op de gewenste afstand. Zorg voor voldoende contrast tussen de achtergrond en de tekst. Houdt ook rekening met contrastproblemen van mensen die slecht kleuren kunnen onderscheiden. (geen rood of groen op een grijze of zwarte achtergrond). Nieuws: stem de nieuwsberichten af op uw doelgroep. Door integratie met nieuwsfeeds en intranet bent u verzekert van actuele informatie. Daarnaast hoeft de informatie maar één keer ingevoerd te worden en wordt het automatisch opgenomen in de gekoppelde ontwerpen.
Overig Naast de keuze voor de juiste soft- en hardware spelen ook de volgende onderwerpen een rol bij beeldschermcommunicatie; Betrek uw medewerkers bij beeldschermcommunicatie: medewerkers worden enthousiast en willen een stapje extra zetten als ze zich betrokken voelen bij een ontwikkeling. Medewerkers zijn uiterst goed inzetbaar als ‘ambassadeurs’, maar dan moeten ze zich wel gewaardeerd voelen. Eén leverancier voor de soft- en hardware betekent ook één aanspreekpunt: hoe meer leveranciers, hoe lastiger het voor u wordt. U moet tenslotte onthouden bij welke leverancier u de producten en/ of diensten heeft afgenomen. Maak het niet onnodig moeilijk en ga op zoek naar één leverancier die met u meedenkt, adviseert en ondersteunt op alle gebieden. Hierbij kunt u denken aan begeleiding bij het ontwerpen van lay-outs, technische aspecten en de aanlevering van content.
Kort samengevat: de voor- en nadelen De voordelen Effectief: beeldschermen trekken de aandacht van bezoekers; Vergroot het bereik van uw boodschap; Speelt in op de factor tijd: voor veel traditionele communicatiemiddelen moeten mensen tijd maken. Narrowcasting kunnen de mensen juist raadplegen gedurende een andere activiteit; Gemeentebreed inzetbaar: per locatie de juiste boodschap aan de juiste doelgroep tonen; Dynamisch en interactief: toon nieuwsberichten, video’s, sociale media en interactieve schermen; Milieubewust: minder folders en brochures betekent minder papierverbruik.
De nadelen Aanschaf van beeldschermen en software kan gezien worden als een te hoge investering; De resultaten van een campagne via beeldschermcommunicatie zijn nog altijd lastig te meten; Veel applicaties en leveranciers zijn gericht op hardware en vergeten het gebruiksgemak en intuïtiviteit van de software.
4
Praktijkvoorbeelden: hoe wordt beeldschermcommunicatie toegepast Praktijkvoorbeeld 1 - Volledig op afspraak werken
De gemeente gaat vanaf 1 januari op afspraak werken. Deze veranderde dienstverlening is via de krant en de website gecommuniceerd naar de burgers. Dat de boodschap niet door iedereen is gelezen blijkt uit het geringe aantal bezoekers dat met een afspraak verschijnt in het gemeentehuis. Bezoekers in de wachtruimte worden nu geïnformeerd door middel van een animatie die het ‘werken op afspraak’ toelicht. Na 2 maanden blijkt het aantal afspraken te stijgen en de wachtrijen te verdwijnen.
Praktijkvoorbeeld 2 - Interne communicatie Medewerkers op de gemeentewerf misten regelmatig een receptie, jubileum of bijeenkomst. Na een intern onderzoek bleek dat ze geen toegang hadden tot het intranet en om die reden niet op de hoogte waren van interne aankondigingen. Door een beeldscherm in de kantine te plaatsen welke vanuit het gemeentehuis aangestuurd wordt is iedereen op de hoogte.
Aan de slag! Bent u enthousiast en wilt u ook aan de slag met narrowcasting? Het onderstaande stappenplan kunt u aanhouden voor het implementeren van narrowcasting. 1. Wat zijn mijn communicatiedoelstellingen? 2. Via welke kanalen wil en kan ik mijn doelgroep bereiken? 3. Inventariseer uw kansen: op welke locaties kan ik narrowcasting inzetten om mijn doelgroep(en) te bereiken? 4. Maak per locatie een overzicht van de gewenste communicatieboodschappen. Wilt u bijvoorbeeld alleen nieuwsberichten tonen of ook filmpjes? Wilt u ook interactie creëren? 5. Zijn er al schermen aanwezig? Zo ja, op welke locaties? Zo kunt u bijvoorbeeld een overweging maken om te starten met de locaties waar al schermen hangen. 6. Bepaal per locatie wie het beheer moet hebben over de content. Dit kunnen meerdere personen zijn, maar het kan ook zijn dat het beheer volledig bij de afdeling communicatie ligt. 7. De laatste stap is het zoeken van een geschikte leverancier die de juiste ondersteuning kan bieden.
let’s get it together! Zutphenstraat 59 7575 EJ Oldenzaal t: +31 (0)541 62 70 62 f: +31 (0)541 62 70 68 e:
[email protected] www.jccsoftware.nl
5
