Moduleopdracht
Projectmanagement:
NarrowCasting
M.P.C. Celie 390424 28-02-2012 Hogeschool NCOI HBO Bachelor Bedrijfskunde Module Projectmanagement
Docent: Ans Oude Geerdink
Inleiding Bij het Marinebedrijf in Den Helder worden er vele bekendmakingen rondgestuurd. Dit zijn soms bekendmakingen over mensen die met pensioen gaan, ontvangen dankbetuigingen van commandanten, jubilea of het toekennen van een functie aan iemand op directieniveau. Maar er zijn ook bekendmakingen die een veiligheidsaspect kennen. Zoals het feit dat een schip voor spoedreparatie in de haven komt, gedurende deze tijd zijn brandstoftanks niet leeg maakt en de munitie aan boord blijft. Dit is best wel van belang voor bv. laswerkzaamheden. Deze bekendmakingen worden door een directielid opgesteld, en via de afdeling secretarie per mail verzonden aan alle medewerkers. Voor degene die geen toegang tot een pc hebben, worden ze afgedrukt en op mededelingenborden opgehangen. Deze laatste worden overigens, tegen alle regels in nog wel eens misbruikt voor vormen van reclame (b.v. een vereniging). De mail met bekendmakingen kent ook een vorm van misbruik: de mail verzonden aan alle medewerkers, met de vraag of ze een vermist pallet of pakket hebben ontvangen. De vraag is uiteraard heel legitiem, maar de methode is dit niet. Het wordt als uiterst irritant beschouwd. Vooral als mensen gaan reageren via de mailknop “beantwoord allen”. Al deze zaken hebben er voor gezorgd dat de bekendmakingen onbekendmakingen zijn geworden. Er zijn al diverse manieren bedacht en geprobeerd om dit probleem op te lossen, maar tot nu toe zonder het gewenste resultaat. Het project Narrowcasting wordt beschouwd als het ei van Columbus. Dit stuk begint met een beschrijving van het project zelf (wat), gevolgd een beschrijving langs welke weg we er moeten komen (hoe). In de beheersplannen wordt antwoord gegeven op de vragen wanneer, waarmee en met welke controles. Het project zal opgezet en geleid worden volgens de Prince2 © methodiek. Het hele document is verder gebaseerd op het boek “Projecten leiden” (zie literatuurlijst). Het bleek ondoenlijk om bepaalde zinnen of zinsdelen toe te wijzen als letterlijke citaten. Het genoemde boek is echter wel als leidraad gebruikt om dit projectplan op te stellen. Alle hoofstukken en alinea’s zijn terug te vinden in de opdrachtstelling van de module door het NCOI, en daardoor dus ook te herleiden op specifieke delen van het hiervoor genoemde boek. Het als derde genoemde boek over Prince2 heb ik vroeger les uit gehad, en ben daar uiteraard door beïnvloed. Om deze reden is het boek toegevoegd als literatuur.
In het plan zelf staat soms vrij beknopt de informatie die ook in de bijlagen te vinden is. Soms omdat een verwijzing als “zie bijlage” toch wel erg kort door de bocht is, soms ook om een extra toelichting te kunnen geven op bepaalde zaken. Veel informatie had ook zonder bijlage in het document opgenomen kunnen worden, maar hierdoor was er mogelijk verwarring ontstaan betreffende de totale hoeveelheid aan pagina’s zuivere tekst in relatie tot het hele document. Het werkelijk aantal pagina’s was dan meer dan het toegestane aantal geworden, hoewel zoals gezegd het aantal pagina’s tekst wel binnen de marges zou vallen. Om nu alle verwarring hierover te voorkomen, maar om eerlijk te zijn ook voor de leesbaarheid, is bepaalde informatie opgenomen in bijlagen.
2
Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 2 Projectbeschrijving project “NarrowCasting” op het Marinebedrijf ....................................................... 4 Aanleiding ............................................................................................................................................ 4 Doelen ................................................................................................................................................. 4 Resultaat.............................................................................................................................................. 4 Scope ................................................................................................................................................... 4 Projectopbouw (organisatie) ............................................................................................................... 5 Fasering en activiteiten ........................................................................................................................... 5 Fasering ............................................................................................................................................... 5 Activiteiten .......................................................................................................................................... 5 Beheersplannen....................................................................................................................................... 6 Tijdplan ................................................................................................................................................ 6 Middelenplan ...................................................................................................................................... 6 Kwaliteitsplan ...................................................................................................................................... 7 Risico’s en Issues ..................................................................................................................................... 8 Bijlage 1: Fasering en Workbreakdown structure ................................................................................. 10 Bijlage 2 Stakeholders en communicatie .............................................................................................. 13 Bijlage 3 Tijdplanning ............................................................................................................................ 14 Bijlage 4: Organogram ........................................................................................................................... 15 Bijlage 5 Literatuurlijst........................................................................................................................... 16 Exameninformatie moduleopdracht ..................................................................................................... 17
3
Projectbeschrijving project “NarrowCasting” op het Marinebedrijf Aanleiding De directie heeft gemerkt dat de traditionele bekendmakingen niet of slecht gelezen worden. Eén van de oorzaken is dat men zo gewend is geraakt aan digitale en elektronische informatie, dat gedrukte media over het hoofd worden gezien. Hierdoor zijn gevaarlijke situaties ontstaan, omdat veiligheidsbekendmakingen niet bekend waren bij een deel van het personeel. Verder worden bekendmakingen vaak niet gelezen, omdat het regelmatig voorkomt dat deze bekendmakingen exclusief op andere afdelingen betrekking hebben. Te vaak worden bekendmakingen over het hele bedrijf verspreid, terwijl ze slechts een beperkte geldigheid hebben.
Doelen Primair: Belangrijke informatie moet weer breed bekend worden bij het personeel Secundair 1: Informatie moet per afdeling of cluster van afdelingen gegeven kunnen worden. Secundair 2: Extra informatie moet beschikbaar komen (“opleuken”), waardoor het primaire doel versterkt wordt.
Resultaat Een geïmplementeerd en effectief werkend narrowcasting systeem. Effectief wil zeggen dat binnen 1 week na implementatie >95% van de lokale werknemers de belangrijkste (=uitgezonden) bekendmakingen gelezen moet hebben. Bekendmakingen die niet door iedere afdeling gelezen hoeven te worden, moeten met 80% zijn verminderd binnen 3 weken na oplevering van het systeem.
Scope In scope:
Conform een nog op te stellen inrichtingsplan worden er per gebouw en soms per verdieping 1 of meerdere tv-schermen geplaatst, inclusief het aanleggen van de benodigde bekabeling. Op enkele plaatsten wordt gebruik gemaakt van een lichtkrant. Het reeds bestaande systeem van de lichtkrant op de muren van Dok6 dient geïntegreerd te worden in het geheel. Het systeem moet werkend opgeleverd worden, inclusief software. Het personeel dat aangewezen is om de informatie te verstrekken moet bekwaam en opgeleid zijn. Het project is verantwoordelijk voor de overdracht van het hele systeem naar de gebruiker en de onderhouder. Het inrichten van een metingensysteem dat de effectiviteit (95% van de werknemers leest de belangrijke mededelingen) en efficiency (het aantal onjuiste algemene bekendmakingen met 80% verminderen) meet. Inrichting van functioneel beheer Aanpassing in de processen en werkbeschrijvingen Goedgekeurd plan van aanpak Programma van eisen (softwarepakket)
Buiten scope: Het technische beheer wordt uitgevoerd door de vaste ICT afdeling van Defensie. De ICT afdeling dient te voorzien in beheer en onderhoud, en dit deel valt dus buiten de scope van het project. Nazorg zal niet door het project worden geleverd. Dit wordt door de ICT afdeling verzorgd. Het secundaire doel valt ook buiten de scope van het project. Dit wordt al lerende door de afdeling communicatie bedacht en ingevoerd..
4
Projectopbouw (organisatie) Voor het organogram zie bijlage 4. De samenstelling van het project is gebaseerd op de stakeholder analyse in bijlage 2, en de work breakdown structure in bijlage 1. Het project bestaat uit 1 projectleider, 5 projectleden en 1 administratieve ondersteuning (projectbureau). De 5 leden zullen optreden als contactpersoon of als teamleider. Dit al naargelang de situatie verlangt. De mogelijke teams zullen uit de lijnorganisatie betrokken worden op ad-hoc basis. De benodigde inzet van nietprojectleden is slechts enkele uren per persoon voor de hele projectduur. Deze uren kunnen op het project worden verschreven. De leden zullen ook toezicht houden op de uit te voeren werkzaamheden door derden. De algehele leiding ligt bij de projectleider. Deze legt verantwoording af aan de opdrachtgever (directie). De projectleider heeft bevoegdheid om binnen de marges van tijd en geld het project te leiden en dit tot een goed einde te brengen. De projectleider zal 1 maal per week bij het directieoverleg aanwezig zijn om verslag te doen, en waar nodig verantwoording af te leggen. De projectleden zullen daar waar nodig gedelegeerde verantwoording en bevoegdheid ontvangen van de projectleider. Dit is afhankelijk van de inzet van de leden en de uit te voeren taak. De algemene taken binnen het project zullen in de Definitiefase worden vastgelegd in een RACI tabel.
Fasering en activiteiten Fasering -
-
-
-
Definitiefase: hier worden de definitieve kaders vastgesteld waarbinnen het eindresultaat moet gaan werken. Tussenresultaat is een PID, een PVE (voor het softwarepakket) en op hoofdlijnen een voorlopige set van richtlijnen en voorschriften. Tevens moet hier een eerste opzet bekend zijn hoe het eindresultaat er uit komt te zien. De volgende fase zal pas starten na een fiat van de directie. Ontwerpfase: Het systeem wordt ontworpen, evenals de voorschriften en werkinstructies. Tussenresultaten zijn een pakket werktekeningen, een beoogd softwarepakket en de werkinstructies. Tot slot moet een definitief kostenoverzicht beschikbaar zijn. Dit is het voornaamste stuk waarop de directie zijn beslissing zal baseren. De volgende fase wordt pas gestart nadat de directie een fiat heeft gegeven. Realisatiefase: deze vangt aan met het verwerven van de benodigde materialen, software en opleidingen. Tussenresultaten zijn: het definitieve tekeningenpakket, een werkend narrowcasting systeem en opgeleide medewerkers. Nazorgfase: deze loopt vanaf implementatie tot overdracht. Deze fase duurt erg kort, en bestaat voornamelijk uit het overdragen van het systeem aan de directie en de ICT afdeling.
Elke fase wordt afgesloten met een review over deze fase. De lessons learned worden vastgelegd in het projectdossier. Deze worden samen met de op te leveren producten aan de opdrachtgever voorgelegd. Deze tekent het audittrail document voor accoord indien de volgende fase gestart kan worden.
Activiteiten Deze zijn terug te vinden in bijlage 1, na het diagram. Kort samengevat zijn de volgende activiteiten per fase onderkend: Als eerste moet worden vastgesteld wat de kaders zijn waarbinnen het projectresultaat zal komen te verkeren. Daarna kan vastgelegd worden op welke wijze dit kan plaats vinden dat wil zeggen, hoe wordt de narrow casting vorm gegeven. Met het resultaat van deze fase is het mogelijk om een PVE op te stellen ten aanzien van de software. Dit laatste in nauwe samenwerking met de betrokken stakeholders. Zodra het PVE bekend is, wordt het voorgelegd aan de directie. Indien deze positief besluit, wordt aan de hand van dit PVE een
5
softwarepakket gekozen. Op basis van dit pakket, en de opzet van de informatievoorziening, kan bepaald worden wat er nu aan hardware benodigd is. Zodra bekend is waar de gewenste schermen komen te hangen, is het mogelijk om de overige hardware zoals bekabeling en dergelijke te bepalen, evenals alle ondersteunende apparatuur. Met dit gegeven kan het definitieve benodigde budget worden bepaald, rekening houdend met opleidingen en dergelijke. Deze begroting wordt als tweede beslismoment aan de directie voorgelegd, waarna een definitieve keuze wordt gemaakt om door te gaan of te stoppen. Als het project verder kan, is dit het moment om de verwervingsactiviteiten te starten. Dit betreft dan de hardware, software, opleidingen en ondersteunende zaken. Deze laatste zijn dan de eventuele inhuur voor het plaatsten van de hardware. De software wordt gekocht en geïnstalleerd door de ICT afdeling. Na het verwerven van de hardware kan tot uitvoering van de plaatsing worden overgegaan. Parallel aan de plaatsing kunnen de opleidingen starten met daaraan gekoppeld de stijl en vormgeving bepaald worden van de informatievoorziening. Na het plaatsten moet er revisie op de tekeningen opgenomen worden, om de werkelijkheid en de tekeningen in overeenstemming te brengen. Bij het afronden van het project zullen er een tweetal overdrachten plaats vinden. De eerste overdacht is het overdragen van het technisch beheer aan de ICT afdeling. De tweede naar de directie en de lijnorganisatie. Hiermee wordt het gebruik overgedragen van het project naar de gebruikers. Voor beide zijn standaard protocollen aanwezig. Bij het overdragen van het projectresultaat aan de directie, zal het project worden opgeheven.
Beheersplannen Tijdplan Het gedetailleerde tijdplan staat in bijlage 3. Hier zijn alleen de hoofdlijnen genoemd. De Definitiefase zal 3 weken in beslag nemen, en start op 10 januari 2013 De Ontwerpfase zal 10 weken in beslag nemen, en start 1 dag na het besluit van de directie, in week 6. Kritiek pad in deze fase is die waarop het tekeningenpakket ligt. Deze kent een doorlooptijd van 3 weken, maar kan pas laat in het traject gestart worden. Aandachtspunt is het benodigde advies van de ICT afdeling. Dit proces kan niet direct beïnvloed worden. Hier dient extra aandacht aan het component Goodwill besteed worden (zie het hoofdstuk Risico’s). De Realisatiefase zal 12 weken in beslag nemen, met een uitloop van 2 weken bij slecht weer. Deze start 1 dag na het tweede besluit van de directie, medio april 2013. Hier geldt geen duidelijk kritiek pad. Alle onderdelen kunnen zo nodig onafhankelijk van elkaar tot een afronding komen. De Nazorgfase duurt 1 dag, en zal plaatsvinden medio juli 2013. Dit is de dag dat het systeem wordt overgedragen, en de dag wordt afgesloten met een feestelijke receptie.
Middelenplan Het project zal ongeveer 25 weken bestaan. Per werkweek van de projectleden zal ongeveer 30% van hun tijd aan het project besteed worden. Dit is dan ook het percentage dat een ieder voor het project is vrijgemaakt van zijn normale werkzaamheden. Tijdens de definitiefase kan deze tabel individueel bijgesteld worden binnen de fasering. Het totaal zal hierdoor echter niet veranderen. Met deze bijstelling is het mogelijk het project dynamisch en flexibel in te zetten. De uren onder Overig zijn uren die gebruikt worden aan de hand van de stakeholder analyse. Dit zijn de uren waarbij de stakeholders betrokken worden bij het project conform de tabel van bijlage 2, en bij de besluitvorming van met name het PVE. Werkzaamheden die voortvloeien uit hun normale functie, en dus niet op bijzondere wijze beïnvloed worden door het project zullen zoveel mogelijk als reguliere werkzaamheden uitgevoerd worden.
6
Urenraming Functie
Definitiefase (12%)
Ontwerpfase (40%)
Realisatiefase (47%)
Nazorgfase (1%)
Totaal (100%)
Projectleider Projectlid 1 Projectlid 2 Projectlid 3 Projectlid 4 Projectlid 5 Ondersteuning Inkoop Mechanische wpl Engineering Overig
54 42 42 42 42 42 42 5 2 10 20
180 140 140 140 140 140 140 20 4 20 5
212 164 164 164 164 164 164 5 10 5 5
4 4 4 4 4 4 4 0 0 0 0
450 350 350 350 350 350 350 30 16 35 30
Realisatiefase
Nazorgfase
Euro raming Definitiefase
Ontwerpfase
Totaal
€0 € 1000 € 150.000 € 500 € 151.500 ` Voorlopige verantwoording: Ontwerpfase: € 1000,- (t.b.v. testen en proberen) Realisatiefase: € 150.000 (voorlopige schatting, definitief vast te stellen tijdens de Ontwerpfase) Nazorgfase € 500,- (receptie kosten)
Kwaliteitsplan De eisen van het systeem zijn reeds vastgelegd in allerlei voorschriften. Degene die nu reeds bekend zijn, zijn: -
NEN1010, voorschrift elektrische installaties Veiligheidsvoorschrift netwerken defensie Arbobesluit werkplekken Voorschrift softwaretesten defensie Handboek kwaliteitszorg Handboek Verwerving Overheid
Gedurende de definitiefase kunnen verdere voorschriften gevonden worden, en deze zullen toegevoegd worden aan de lijst. Alle goederen en diensten die door het project worden aangeschaft of ingezet moeten aan deze voorschriften voldoen. Afwijkingen die onontkoombaar zijn, zullen aan de directie worden voorgelegd. Deze zal de benodigde ontheffingen aanvragen, of extra fondsen beschikbaar stellen om alsnog aan de voorschriften te kunnen voldoen. Het meten van de kwaliteit van het project wordt uitgevoerd door enkele afdelingen van het Marinebedrijf. De Huishoudelijke en technische dienst zorgt voor de controle op bv. de NEN 1010. De afdeling KAM (Kwaliteit, Arbo en Milieu) zorgt voor alle arbo gerelateerde controles. De ICT afdeling zorgt voor de eigen softwaretesten, en heeft hiervoor zijn eigen kwaliteitsborgingen. Alle interne controles, en de manier waarop ze uitgevoerd moeten worden zijn reeds beschreven in het Handboek Kwaliteitszorg. De opdrachten voor deze controles zullen door de directie worden uitgevaardigd, of vloeien reeds voort uit de algemene (jaar)opdrachten die afdelingen al hebben.
7
Het project zal verantwoordelijk worden gehouden voor het doen laten controleren, het ontvangen van de vrijwaringen en het archiveren van deze documenten. Ze zullen onderdeel vormen van het protocol van overdracht aan het eind van het project. Het project wordt geleid en beheerst met behulp van de Prince2 methodiek, zoals voorgeschreven door de directie. Het project moet hier doorlopend aan voldoen, en zal desgevraagd hierover verantwoording afleggen. Onderdeel van hiervan vormt het aanleggen en onderhouden van benodigde dossiers, waaronder fase afsluitende Lessons Learned. In elke fase zal vooraf een zogenaamd focusrapport opgesteld worden, waarin elk projectlid aangeeft wat in die fase zijn doelstellingen en werkzaamheden zijn. Na elke fase wordt een appreciatie geschreven door de projectleider, waarin opgesomd wordt wat goed en wat niet goed is gegaan. Dit laatste is behalve een verantwoording richting directie en stakeholders, ook de input voor het lessons learned dossier.
Risico’s en Issues Hieronder staat de initiële risicotabel. Deze kan (en zal) lopende het project uitgebreid worden met nieuwe onderkende risico’s en ontstane issues. Deze tabel zelf zal niet worden bijgewerkt, maar de risico’s en issues worden bijgehouden in het hiervoor aangewezen programma PrincipleToolbox. Onderstaande tabel zal als eerste invoer ingebracht worden. De projectondersteuner is verantwoordelijk voor het vullen en bijhouden van de PrincipleToolbox, alsmede het bewaken van de eventuele oplossingsdatums van opgelopen issues. Risico Onderbezetting project
Kans Gezien opdrachtstellen van directie zelf niet groot. Middel
Impact Hoog
Maatregel Duidelijk maken binnen directieoverleg
Risicohouder Projectleider
Zeer hoog
Duidelijk projectplan, wekelijks overleg met opdrachtgever.
Projectleider
Vertraging, uitstel of afstel van project.
Middel
Zeer hoog
Directieteam
Slechte of geen afstemming tussen ICT en project Niet voldoen aan voorschriften.
Vertraging in oplevering van project producten
Middel
Middel
Overdoen van werk en opnieuw kopen materiaal
Klein
Middel
Actief of passief tegenwerken van stakeholders
Zich bedreigd voelen of het gevoel hebben van de stakeholder om niet gehoord te worden.
Groot
Hoog
Slechte koppeling met bestaande
Onbekendheid met bestaande lichtkrant
Geen medewerking krijgen van belangrijke functionarissen, tegenwerking door allerlei formele bezwaren. Eindproduct werkt niet optimaal of
Beperkte invloed. Moet op directie/hoofdirectie niveau gemanaged worden. Overleg tussen ICT en project, afspraken vastleggen en monitoren Controleren van uit te voeren werkzaamheden tegen de geldende voorschriften Voorlichting aan stakeholders, betrekken stakeholders bij belangrijke beslissingen.
Zeer groot
Zeer hoog
Opvragen specificaties en documentatie van
Aan te wijzen projectlid (pm)
Verschil in vraagstelling van directie en vraagbeleving van project. Niet beschikbaar zijn van benodigde budgetten ICT afdeling is niet beschikbaar indien deze nodig is Afkeuring van geplaatste apparatuur
Oorzaak Het niet toekennen van benodigde personen Slechte communicatie, onduidelijke vraagstelling.
Gevolg Niet kunnen voldoen aan de gestelde taken.
Opgelegde bezuinigingen.
Uiteindelijke doelstelling wordt niet gehaald.
8
Projectleider
Aangewezen projectlid (naam pm)
Projectleider
systemen
systemen
Slecht functioneel beheer
Niet gekwalificeerd personeel
mogelijk zelfs helemaal niet op bepaalde plaatsen Niet optimaal werkende Narrowcasting
bestaande lichtkranten.
Middel
9
Hoog
Aandacht geven aan werving en selectie door HR afdeling.
Aan te wijzen projectlid (pm)
Bijlage 1: Fasering en Workbreakdown structure Voorbereiden en starten project Richtlijnen en voorschriften (hoofdlijnen)
Opzet van de informatie voorziening
Uitvoering door project, op uren verantwoording
Plaatsbepaling van de schermen e.d. PVE vaststellen
Uitgaven benodigd Beslismoment 1
Bepalen benodigde en geschikte hardware
Werk tekeningen
Richtlijnen en voorschriften (detail)
Instemmend advies ICT afdeling benodigd
Kabelloop bepalen
Vaststellen van benodigde ondersteunende apparatuur
Uitvoering door en op budget ICT afdeling
Passend pakket kiezen
Werkvoorschriften
Beslismoment 2
Verwerven hardware
Verwerven ondersteunende zaken
Tekening pakket (definitief)
Overdracht protocol
Verwerven software
Verwerven opleidingen
Opleidingen voor het onderhoud
Opleiden bediening
Plaatsen apparatuur en bekabeling
Gebruikte stijlen
Revisie opnemen
Installeren software
Nieuwsbron bepaling
Overdracht hardware aan ICT
Overdracht software Aan ICT
Overdracht aan directie
Opheffen project organisatie
10
Overdracht protocol
Het project wordt opgedeeld in de volgende deelgebieden: -
-
-
-
-
Hardware Bepalen van benodigde en geschikte hardware Plaatsbepaling van de schermen Waar moeten de schermen geplaatst worden: binnen, buiten, gang of werkplaats etc. Kabelloop bepalen Deze mag niet interfereren met bestaande apparatuur en systemen. Hiervoor zijn voorschriften bekend binnen het bedrijf. Eindproduct is een tekeningenpakket waarmee de hardware kan worden geplaatst. Vaststellen van benodigde ondersteunende apparatuur Wat is nodig ter ondersteuning, zoals versterkers, wandcontactdozen, beugels enzovoort. Plaatsen van de apparatuur en bekabeling Revisie opnemen Het bijwerken van de gemaakte tekeningen met zoals het in werkelijkheid geworden is. Softwarepakket bepalen PVE vaststellen Dit houdt in het inventariseren van de wensen van de directie, personeel en bedienend personeel. Passend pakket kiezen Hierbij rekening houdend met het PVE, de veiligheidsvoorschriften van Defensie, het vastgestelde budget en de benodigde dan wel beschikbare hardware. Inhoud beschrijven van de informatievoorziening Richtlijnen en voorschriften Wat mag er wel en wat niet uitgezonden worden. Wie tekent als verzendbevoegde? Opzet van de informatievoorziening Welke informatie komt op welk scherm terecht? En welke informatie wordt over het hele bedrijf uitgezonden. Wat komt er nog meer op de schermen te staan? Gebruikte stijlen Dit gaat over de lettertypes en lettergrootte, maar ook het taalgebruik. Nieuwsbron bepaling Waar komt de informatie vandaan: directie, afdelingshoofden, personeel (ingezonden mededelingen), specifieke afdelingen zoals de Arbodienst, KNMI, VVV enz. Opleidingen Bediening Dit betreft het bedienen van het systeem als informatieverstrekking. Het gaat dus voornamelijk over het werken met het software pakket. Onderhoud Het technisch onderhoud aan het hele systeem, dus zowel hardware als software. Verwerving en uitbesteding Hardware Starten van de verwervingsopdrachten voor het leveren van de benodigde hardware als beeldschermen, bekabeling en computers. Software Het starten van de verwervingsopdrachten voor het leveren van de benodigde software. Dit kan zo mogelijk ook de besturingssoftware zijn voor de computers. Ondersteunende zaken
11
Dit zullen inhuur, in- en uitbestedingen zijn voor het aanleggen van het systeem. Dat kan betrekking hebben op kabeltrekken, maar ook het maken van sparingen in betonnen muren, het aanleggen van wandcontactdozen enzovoort. Opleidingen Alleen voor de bediening van het systeem. Voor wat betreft het onderhoud wordt dit geregeld door de ICT afdeling.
12
Bijlage 2 Stakeholders en communicatie Belang
Invloed
Beïnvloeding
Overlegvorm
Periode
Informeren
Periode
Directie/opdrachtgever
++
++
B
Directieoverleg
wekelijks
-
Nee
Bureau communicatie
++
+
A
Projectlid
continue
-
Ja
Inkoop
-
++
BA / B
Bespreking
Dagelijks #
-
-
Nee
Afdelingshoofden
+
-
I
-
-
Nieuwsbrief
2 wekelijks
Ja
Medewerkers
++
--
-
-
-
Nieuwsbrief
mnd
Ja
HHTD
+
+
BA
Ad hoc
Zie planning
Mail
Nee
KAM
-
+
BA
Ad hoc
Zie planning
Mail
Nee
ICT
++
+
BA
Bi-lateraal
2 wekelijks
Nieuwsbrief
2 wekelijks
Nee
Klanten
++
--
-
-
-
-
-
Nee
Beïnvloeding: Beslisser, Advies, Bindend Advies, Instemming # Is vooral van belang tijdens de ontwerpfase. Dit om tijdens het hele proces te kunnen voldoen aan het Handboek Verwerving Overheid. Na deze fase is de inzet van Inkoop niet meer benodigd, uitgezonderd de orderbegeleiding.
De stakeholders zijn hierboven vermeldt. De afdelingshoofden hebben belang, omdat er op hun afdeling apparatuur wordt geplaatst. De medewerkers hebben een belang omdat zij de afnemer zijn van de informatie. De afdelingen HHTD (techniek) en KAM (arbo) hebben een functioneel belang i.v.m. het bewaken van de normen (zie kwaliteitsplan). ICT heeft te maken met het toekomstig beheer, en hun functioneel belang als adviseur. Een selectie van de stakeholders wordt samengebracht in een klankbordgroep, deze zal 2 of 3 keer samen komen, afhankelijk van hoe deze sessies verlopen. Er zullen enkele nieuwsbrieven verstuurd worden, een 2-wekelijkse, met daarin voornamelijk voortgang en planning (welke afdeling wordt in welke periode geraakt met werkzaamheden). Een maand uitgave zal verzonden worden met daarin meer algemene informatie.
13
Klankbord
Bijlage 3 Tijdplanning De tijdplanning is gebaseerd op de analogiemethode (zoals besproken in de modulelessen). jan 2013
Id
Taaknaam
Begindatum
Einddatum
6-1
1
Definitiefase
14-1-2013
1-2-2013
15d
2
Ontwerpfase
4-2-2013
12-4-2013
50d
15-2-2013
10d
3
Bepalen geschikte hardware
4-2-2013
4
Kabelloop bepalen
11-2-2013
8-3-2013
20d
5
Werktekeningen
11-3-2013
29-3-2013
15d
6
Richtlijnen en voorschriften
4-2-2013
12-4-2013
50d
7
Realisatiefase
15-4-2013
19-7-2013
70d
8
Verwerven hardware
15-4-2013
19-4-2013
5d
9
Opleidingen voor onderhoud
22-4-2013
22-4-2013
1d
10
Verwerven ondersteunende zaken
15-4-2013
19-4-2013
5d
11
Plaatsen apparatuur en bekabeling
23-4-2013
19-7-2013
64d
12
Verwerven software
15-4-2013
19-4-2013
5d
13
Installeren software /testen
12-7-2013
18-7-2013
5d
14
Verwerven opleidingen
15-4-2013
19-4-2013
5d
23-7-2013
23-7-2013
1d
15 Nazorgfase
feb 2013
mrt 2013
apr 2013
mei 2013
jun 2013
jul 2013
Duur 13-1 20-1 27-1
3-2
10-2 17-2 24-2
3-3
10-3 17-3 24-3 31-3
7-4
14-4 21-4 28-4
5-5
12-5 19-5 26-5
De planning wordt digitaal bijgehouden, deze hierboven is dus een momentopname. De meest recente versie is te vinden op (dummylocatie) http://narrowcasting.project.nl/planning Vooral in de realisatiefase zal een detailplanning gemaakt worden, die rekening houdt met de werkzaamheden van de afdelingen zelf, dus daar waar de schermen en kabels geplaatst moeten worden.
14
2-6
9-6
16-6 23-6 30-6
7-7
14-7
Bijlage 4: Organogram Directeur Logistiek
Projectleider Ondersteuning
Lid 1
Lid 2
Lid 3
Lid 4
Lid 5
AD-hoc lid Externen Adviseurs
De Ad-hoc leden, externen en adviseurs zullen naar behoefte aan een projectlid worden toegevoegd.
15
Bijlage 5 Literatuurlijst
e
Groote, Hugenholtz-Sasse, Klaassen e.a., (2011), Projecten leiden, Spectrum , 25 druk Moussault, Baardman, Brave, (2011), Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement, Berenschot, e 2 druk Akker, A, (2002), Prince2 compact, Methode voor projectmanagement, Lagant
16
Exameninformatie moduleopdracht (gekopieerd vanaf de website NCOI, E-connect, d.d. 16-03-2012 13:35) Projectmanagement Exameninformatie: student Deze module wordt afgesloten met een moduleopdracht in de vorm van een Projectplan. Hierin past u de behandelde theorie toe op een praktijksituatie. U maakt uw moduleopdracht op basis van een van de fictieve bedrijven die NCOI beschreven heeft. Deze bedrijven vindt u onder ‘Mijn Downloads’. In de beschrijvingen vindt u alle informatie die u nodig heeft om de opdracht uit te voeren. Mocht u uw opdracht graag uit willen voeren binnen uw eigen organisatie, dan is dat mogelijk. Voorwaarde hiervoor is wel dat u alle relevante informatie over uw organisatie verstrekt in de bijlage van de opdracht om beoordeling van de opdracht mogelijk te maken. Opdracht: U maakt een Projectplan voor een eenvoudig project naar keuze. U schrijft het projectplan vanuit de rol van projectleider. Hiermee koppelt u de theorie aan een praktische leerervaring. Voor uw opdracht maakt u keuze uit één van de drie fictieve bedrijven. Kies een organisatie die het qua karakter het meeste aansluit bij de organisatie waar uw werkt, waar u zou willen werken of waar u anderszins bekend mee bent. Vervolgens bent u vrij om een onderwerp voor uw projectplan te kiezen, houdt het onderwerp eenvoudig. Het onderwerp kan zowel organisatorisch als inhoudelijk van aard zijn. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor het invoeren van HRM binnen de organisatie of het verbeteren van de klantgerichtheid van de organisatie of u kunt kiezen voor het invoeren van een nieuwe geautomatiseerd boekhoudkundig programma binnen de organisatie of u kunt een projectplan schrijven voor het bouwen van een nieuw bedrijfspand, het omleggen van een ringweg, het invoeren van een patiëntvolgsysteem of het terugdringen van de werkloosheid binnen een gemeente. In deze module worden de volgende onderdelen van het project besproken die onderdeel dienen uit te maken van uw projectplan: 1. Projectbeschrijving:
Aanleiding. Doelen. Beoogd resultaat (SMART geformuleerd). Scope.
2. Projectweg:
Fasering en activiteiten. 3. Beheersplannen:
Tijdplan. Middelenplan. Kwaliteitsplan. 4. Risico’s. De opdracht moet u individueel en zelfstandig maken. Er mag geen sprake zijn van een gezamenlijke opdracht. Richtlijnen moduleopdracht Voor de moduleopdracht is een omvang vereist van minimaal 4 en maximaal 5 pagina’s, bij lettergrootte 10/11 en regelafstand 1. Het genoemde aantal pagina’s is exclusief voorpagina, samenvatting, inhoudsopgave en bijlagen. Afbakening opdracht Gezien de beperkte omvang van de moduleopdracht moet u goed bedenken welke omvang voor uw uitwerking realistisch is. Houd u aan de opdrachtbeschrijving en voeg zelf geen onderdelen toe. Logische opbouw (structuur)
Een moduleopdracht leest makkelijker als in de inleiding staat vermeld hoe deze verder wordt uitgewerkt (leeswijzer).
17
Kies een duidelijke structuur per hoofdstuk. Laat alle onderdelen van de opdracht aan bod komen. Leg een duidelijk verband tussen de theorie en de praktijk. Neem een literatuurlijst als bijlage op (overzicht van alle schriftelijke bronnen die u heeft geraadpleegd, alfabetisch gerangschikt op achternaam van de auteur). Voeg eventueel andere relevante bijlage(n) toe.
Voorzie uw moduleopdracht van een voorpagina waarop u linksonder de volgende informatie zet:
Voorletters en naam; Studentnummer; Datum; NCOI Opleidingsgroep; Naam van de opleiding die u volgt; Naam module.
Rechts onderaan zet u vervolgens:
De naam van de docent. Literatuur In uw moduleopdracht koppelt u de theorie van de module aan de praktijk. Het is hierbij belangrijk dat u de theorie weet toe te passen en op een verantwoorde manier gebruikmaakt van literatuurverwijzingen. Bij de beoordeling wordt gelet op de diepgang en het niveau van de theoretische onderbouwing. Verwijs dus naar de bij de module horende literatuur die u gebruikt heeft. De gebruikte literatuur mag beperkt blijven tot de literatuur die is aangereikt in de module. Inleveren moduleopdracht We raden u aan zo snel mogelijk te beginnen met uw opdracht. De uiteindelijke beoordeling van de opdracht wordt uitgevoerd door een corrector, niet door uw docent. Alle informatie over het inleveren van uw moduleopdracht vindt u op e-Connect onder ‘Mijn examens’ en ‘Help’. Beoordeling moduleopdracht De corrector beoordeelt de moduleopdracht aan de hand van een officieel beoordelingsformulier met vastgestelde criteria (zie downloads hieronder). Informatie over de uitslag van de beoordeling van uw moduleopdracht vindt u op eConnect onder ‘Mijn examens’.
18
BEOORDELINGSCRITERIA MODULEOPDRACHT LET OP: De volgende criteria dienen minimaal voldoende te zijn: - uitwerking van de opdracht - theorie/literatuur/inhoud - praktijkgerichtheid/toepassing theorie Indien op een van bovenstaande punten onvoldoende gescoord wordt, is de opdracht niet behaald. Wanneer een student lager dan een 10 als beoordeling heeft geef je per bullet in het tekstvlak op het beoordelingsformulier aan wat er beter moet, zodat de student ervan kan leren. Uitwerking van de opdracht • Is de opdracht uitgevoerd zoals beschreven in de exameninformatie? • Bevat de uitgewerkte opdracht alle verplichte onderdelen? Theorie/literatuur/inhoud • Weet de student vanuit de aangeboden theorie in de module relevante zaken (theorieën/modellen/enzovoort) te selecteren om toe te passen? • Onderbouwt de student zijn uitwerkingen vanuit de behandelde theorie? • Weet de student de theorie op correcte wijze toe te passen? • In geval van een ontwerpopdracht: weet de student zijn ontwerpkeuzes correct te onderbouwen? • Verwijst de student op de juiste manier naar de gebruikte literatuur? Praktijkgerichtheid/toepassing • Houdt de student in de uitwerking rekening met de aansluiting op de praktijksituatie/case? • Is de uitwerking van de opdracht realistisch/uitvoerbaar of in geval van een ontwerp realiseerbaar van aard? • In geval van ontwerpopdracht: zijn de ontwerpkeuzes van de student logisch? • In geval van ontwerpopdracht: heeft de student oog voor randvoorwaarden/problemen die het ontwerp met zich meebrengt? Niveau • Beheerst de student de leerdoelen van de module op het aangegeven niveau? Algehele verzorging en leesbaarheid • Bevat de uitgewerkte opdracht een correcte inhoudsopgave? • Is de uitgewerkte opdracht logisch opgebouwd/gestructureerd? • Is de uitgewerkte opdracht leesbaar? (alinea’s/tussenkopjes/samenhang) • Is de uitwerking geschreven in correct Nederlands?
19
