SharePoint Online Klantreferentie
Solution Case Study
Advocatenkantoor vervangt e-mail door intranet en cloud, maar wel met mate…
Overzicht
Organisatie: DVDW Advocaten Website: www.dvdw.nl Grootte: 77 medewerkers Land: Nederland Branche: Advocatuur Profiel DVDW Advocaten heeft vestigingen in Den Haag en Rotterdam. De 43 advocaten worden ondersteund door enkele tientallen medewerkers. Het kantoor is gespecialiseerd in Arbeidsrecht, Familierecht en Insolventie en Herstructurering. Situatie Interne informatie werd bij DVDW Advocaten voornamelijk via e-mail gecommuniceerd. Oplossing Sinds de interne communicatie is verlegd van e-mail naar een SharePoint intranet, kunnen de medewerkers de informatie beter delen en doorzoeken. Voordelen kennis nu op één centrale plek mailboxen alleen nog voor zakelijk inhoudelijke mails informatie altijd en overal beschikbaar geen werkonderbreking meer door interne mail efficiëntere interne communicatie en werkwijze krachtige zoekmachine
"Intranet is 'the next (internal)' e-mail." Lisa Hanssen, communicatieadviseur DVDW Advocaten
De juridische sector staat niet bekend om vernieuwing en innovatie en is zelfs terughoudend ten aanzien van cloudoplossingen. Het is dan ook bijzonder dat DVDW Advocaten voor haar interne communicatie koos voor een cloudoplossing in de vorm van SharePoint Online. Het blijkt een goede keuze te zijn. De overvolle e-mailboxen behoren tot het verleden, nu alle interne informatie op het intranet te vinden is. Het intranet heeft niet alleen de collega's en afdelingen dichter bij elkaar gebracht, ook de beide kantoren in Den Haag en Rotterdam vormen meer één eenheid, nu de informatie beter gedeeld kan worden. Informatie over een nieuwe collega bijvoorbeeld. Of over een interessante zaak, die de advocaten graag met kantoor willen delen. Het intranet maakt het mogelijk. En nog op een gemakkelijke manier ook.
Situatie DVDW Advocaten werkt vanuit vestigingen in Rotterdam en Den Haag. Lisa Hanssen, communicatieadviseur bij DVDW: ”Wij zijn een snel groeiend kantoor met 77 medewerkers, onder wie 43 advocaten. Voor hun werk moeten zij veel stukken raadplegen, niet alleen op kantoor, maar ook op de rechtbank of bij een cliënt. Die stukken werden voornamelijk via e-mail uitgewisseld, net als allerlei andere informatie.
“Met ons nieuwe intranet kun je zelf het moment kiezen om nieuws tot je te nemen, je wordt niet meer in je werk onderbroken door een intern mailtje en de antwoorden daarop.” Lisa Hanssen communicatieadviseur DVDW Advocaten
Dat is geen optimale situatie, omdat een mailbox op een pc of laptop niet het handigste medium is om informatie te delen met collega's, die ook over die stukken moeten kunnen beschikken. Zij deelden die informatie wel, maar met nóg meer e-mailverkeer als gevolg. Bovendien bestond het gevaar, dat belangrijke informatie zou blijven steken in een ongelezen e-mailbericht." Volgens Hanssen stond de situatie een efficiënte werkwijze binnen DVDW Advocaten in de weg. "Verder groeien brengt nog meer e-mail met zich mee. En onze mensen werden al overspoeld met informatie, urgente en minder urgente informatie, want ook niet-cliënt gerelateerde informatie ging via e-mail. De mailboxvervuiling was daardoor groot. Mailboxen liepen snel vol en moesten geregeld opgeschoond worden om ruimte te maken voor belangrijke berichten." DVDW zag de oplossing in een platform, waar alle niet-cliënt gerelateerde informatie gepost zou kunnen worden. Hansen: "Interne informatie die voor iedereen van belang is en die door iedereen gepost kan worden. Als die informatie op één plek staat, kun je die raadplegen op het moment dat je daar tijd voor hebt. Dat komt ook de productiviteit ten goede. Immers, elk mailtje leidt af van waar je op dat moment mee bezig bent."
Met behulp van 'workshops' en 'card sorting' sessies zijn de behoeften voor een dergelijk platform geïnventariseerd. Hanssen: "De belangrijkste waren meer uniformiteit en een efficiëntere interne communicatie, een betere verbinding tussen onze twee kantoren en een centrale plek waar je gemakkelijk alle interne bedrijfsinformatie kunt vinden." Na deze behoeften vertaald te hebben in een pakket van wensen en eisen, werd Sparked als ict-partner geselecteerd om een intranetplatform te realiseren.
Oplossing Peter Hofstee, Business Consultant van Microsoft Certified Partner Sparked: “Wij hebben geholpen met het vaststellen van de 'requirements', het ontwerp en de realisatie van het intranet. Op basis van de ambities, de organisatiestructuur en de reeds bij DVDW Advocaten aanwezige Microsoft-toepassingen is gekozen voor een intranet gebaseerd op SharePoint technologie. Het intranet moest ervoor zorgen dat het (interne) e-mailverkeer tot vrijwel nul werd teruggebracht." Hanssen: "Onze filosofie is: Intranet is the next (internal) e-mail. Alle interne communicatie, alle overleg, alle uitwisseling van interne informatie moet ofwel in persoon ofwel via het intranet worden gedaan. De intranetoplossing moet dan ook door alle medewerkers van beide kantoren gebruikt kunnen worden, zodat het kantoor in Rotterdam weet wat er in Den Haag speelt en andersom. Vaak bleef informatie onbewust in een vestiging hangen. Als je een intranetplatform hebt kan dat niet meer, het helpt je om de informatie beter te delen.” Om de intranetoplossing snel, eenvoudig en zonder hoge investeringen te implementeren is gekozen voor de SharePoint Online oplossing. Hofstee: "Omdat SharePoint Online in de cloud
“De juridische sector staat niet bekend om vernieuwing en innovatie, DVDW Advocaten laat zien hoe het anders kan." Peter Hofstee Business Consultant bij Sparked
draait, kunnen de mensen van DVDW Advocaten heel gemakkelijk bij de informatie. Ook als ze niet op kantoor zijn, bijvoorbeeld bij een cliënt of op de rechtbank." Lisa Hanssen legt uit dat dit een eerste kennismaking met de 'cloud' is en dat dit een voorzichtige kennismaking moet zijn: "Veel van onze informatie kan zonder meer in de cloud worden opgeslagen. Dat geldt echter niet voor onze cliëntgegevens. Dat is een bewuste keuze. We willen dat onze cliënten weten dat hun gegevens niet in de cloud staan en veilig op onze eigen servers zijn opgeslagen. Inmiddels heb ik wel ervaren dat het veiligheidsniveau van de Microsoft-oplossingen in de cloud zeer hoog is, dus mogelijk zal ons standpunt in de toekomst nog veranderen, maar daarvoor is het nu nog te vroeg." Hofstee begrijpt de redenatie van DVDW Advocaten wel: "In de juridische wereld gelden misschien wel de allerhoogste eisen met betrekking tot het veiligstellen van informatie. De cloud is nog vrij jong en moet zich op dit punt - zeker voor advocaten - nog bewijzen." Om de ingebruikname van het intranet soepel te laten verlopen kreeg DVDW Advocaten ondersteuning van een professional. Hofstee: "Ten tijde van de 'live'- gang hebben we een van onze Sparked Young Professionals ingezet. Deze Young Professional verzorgde onder andere de training van de eindgebruikers en communiceerde hun ervaringen met onze ict'ers."
Voordelen Hanssen vertelt enthousiast over hoe het nieuwe intranet nu werkt: "Dagelijks worden door verschillende medewerkers meerdere berichten gepost. Zo plaatst de afdeling Boekhouding bijvoorbeeld informatie over het bijwerken van de
urenoverzichten door de advocaten. Personeelszaken vertelt over nieuwe medewerkers. De advocaten zelf berichten over opvallende zaken uit hun dagelijkse praktijk, die ze graag met het kantoor willen delen. Je ziet dat collega's daar weer op reageren, en over die interactie zijn we heel tevreden. Zo hebben we ook de bekende 'like'buttons, waar veelvuldig op geklikt wordt." Hofstee beschrijft hoe een gebruiker met de intranetoplossing werkt: "Via een persoonlijke login ben je direct ingelogd op het intranet. Dit is tevens een 'single sign-on', dus de medewerker is tevens ingelogd in een aantal juridische applicaties. Na het inloggen presenteert het intranet zich als een overzichtelijke webpagina." Hanssen beaamt dat: "De duidelijke en overzichtelijke navigatie doet recht aan de informatiebehoefte van onze kantoren. Belangrijk nieuws, dat door onze medewerkers is gepost, staat direct op de homepage. Je wordt niet meer onderbroken in je werk, maar je kunt zelf het moment kiezen, waarop je dat soort nieuws tot je neemt. En dat komt weer ten goede aan je eigen productiviteit." - informatie delen
Alle overige informatie is ondergebracht op 'subsites', verdeeld in secties en teams, overeenkomstig de organisatiestructuur van DVDW Advocaten. Hanssen: "Er zijn sites voor bijvoorbeeld de secties Ondernemingsrecht, Arbeidsrecht, Personen en Familierecht. Op die manier hebben we het intranet voor iedereen heel inzichtelijk gemaakt en kunnen de documenten, handboeken en formulieren niet alleen gemakkelijk binnen een sectie, maar ook tussen de secties gedeeld worden. Ook de toegang naar andere juridische kennisportalen zoals Legal Intelligence is nu met één gemakkelijke klik op ons intranet te realiseren.”
- integratie
"De kennisoverdracht tussen de collega's van onze twee kantoren is toegenomen." Lisa Hanssen communicatieadviseur DVDW Advocaten
Een van de afwegingen om voor SharePoint te kiezen waren de reeds bij DVDW in gebruik zijnde Microsofttoepassingen, waaronder Office. Peter Hofstee van Sparked: "De SharePoint omgeving is een basis voor verdere ontwikkeling die integreert met al aanwezige applicaties. Zo kun je vanuit Word gemakkelijk artikelen publiceren op het intranet. In samenwerking met DVDW Advocaten kunnen we verdere integraties aanbrengen.” Lisa Hanssen: ”Net als DVDW Advocaten hanteert Sparked een heldere aanpak met een duidelijke focus op resultaat. De huidige samenwerking – met als doel een innovatief intranet dat ons helpt om nog efficiënter te werken – verloopt dan ook zeer prettig.” - samenwerking
Ook Hofstee is tevreden over de samenwerking: "De juridische sector staat niet bekend om vernieuwing en innovatie, het is doorgaans een behoudende branche, die veelal terughoudend is ten aanzien van cloudoplossingen. DVDW is een voorbeeld van hoe het anders kan. Het advocatenkantoor heeft met zijn nieuwe intranet een inhaalslag gemaakt op het gebied van kennisdelen en communiceren. Weliswaar staan gevoelige cliëntendossiers nog op netwerkschijven, wellicht dat dat op termijn verandert. Voor de gebruikers zal het in ieder geval heel handig zijn als ze op afstand niet alleen interne informatie, maar ook deze dossiers kunnen raadplegen. Dat kan pas als je volledig op de veiligheid van de cloud durft te vertrouwen." - doelstellingen
Al snel na de inbedrijfstelling van het nieuwe intranet, bleek een aantal kwalitatieve doelstellingen te zijn behaald. Om dat hard te maken wordt maandelijks een aantal zaken gemonitord. Lisa Hanssen: “We vinden het belangrijk dat alle medewerkers het intranet minimaal éénmaal
per dag raadplegen en dat zij hun toepassingen vaker via het intranet starten. Daarnaast willen we dat zij proactief nieuws posten op het intranet. Wat dat betreft zijn we op de goede weg, want tot nu toe heeft circa 20% van de medewerkers al een actieve bijdrage geleverd. Ook meten we het interne e-mailverkeer. Ons streven is om dit binnen 1 jaar met 20% te reduceren." - duurzaam
Volgens Peter Hofstee is alle aanwezige informatie door het intranet beter bereikbaar geworden. “In de SharePoint omgeving wordt kennis 'duurzaam' bewaard. Wat vroeger als mailtje in de vergetelheid raakte, is nu en later gemakkelijk terug te vinden via de krachtige zoekmachine. Bovendien zijn de medewerkers nu bevrijd van het voortdurend opschonen van de interne mailwisselingen in hun mailbox." Over de belangrijkste voordelen van de nieuwe omgeving zegt Hanssen: "Dat er nu een eenduidig platform is waar interne zaken worden gecommuniceerd en dat er meer kennisoverdracht is tussen de collega's van onze twee kantoren. Informatie over een behaald succes, relevante jurisprudentie of over een nieuwe cliënt komt nu niet meer binnen via een mailtje, maar staat prominent gepubliceerd op de homepage van ons intranet. Voor iedereen bereikbaar en door iedereen te maken."
Meer informatie Microsoft www.microsoft.com
Sparked Tel.: +31 (0)20 4420620 www.sparked.nl
DVDW Advocaten Tel.: +31 (0)10 4400500 www.dvdw.nl
Deze referentie is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Microsoft verleent geen garanties, noch expliciet noch impliciet, met betrekking tot deze tekst. Publicatie: februari 2014
SharePoint Online
Over Sparked
Microsoft SharePoint Online vereenvoudigt de samenwerking tussen mensen. Met SharePoint kunnen medewerkers websites opzetten waar ze informatie delen met anderen, documenten van begin tot eind beheren en rapporten publiceren waardoor iedereen betere beslissingen kan nemen. De functies van SharePoint zijn op elkaar afgestemd zodat uw organisatie snel kan inspelen op veranderende bedrijfsbehoeften. Met SharePoint kunnen medewerkers ideeën en expertise delen, oplossingen op maat gebruiken voor specifieke behoeften en de juiste bedrijfsinformatie vinden om betere beslissingen te kunnen nemen. ITafdelingen kunnen met SharePoint de kosten voor training en onderhoud verlagen, tijd en energie besparen en zich richten op hogere bedrijfsprioriteiten.
Sparked is gespecialiseerd in het verbeteren van uw online communicatie met uw klanten en partners, en zorgt ervoor dat uw medewerkers prettig en gemakkelijk samenwerken. Zo halen zij alles uit het systeem – en meer. Sparked is Global Partner of the Year Finalist en vier keer SharePoint Gold Partner. Met kennis van zaken én technologie begrijpt Sparked hoe de eindgebruiker werkt. Met oplossingen op basis van Microsoft SharePoint, apps en cloudtechnologie zet Sparked we aantoonbare resultaten neer. In weken, niet in maanden.
Software and Services
Partner
Microsoft SharePoint Onine
Sparked
