De Outlook en SharePoint integratie…
GeONE is uw partner voor
Direct vanuit Outlook e-mailberichten en/of bijlagen opslaan in SharePoint (‘drag and drop’).
Alle document management functionaliteiten beschikbaar vanuit één Outlook interface.
Hoge gebruikersadoptie van SharePoint, door herkenbare boomstructuur.
Automatische opslag metadata voor het effectief terugvinden van opgeslagen e-mailberichten.
Eenvoudig bijlagen uit SharePoint toevoegen aan emailberichten (ook als link).
Uitgebreide zoek- en filtermogelijkheden
SharePoint Informatie Management.
GeONE levert het volledige pakket aan SharePoint toepassingen en services:
Document Management.
Projectportaal.
SharePoint installatie en configuratie.
On Premise en in de cloud.
Workflow/Proces
DMF Message is een waardevolle oplossing voor het
Verhoogt gebruikersacceptatie van
opslaan, delen en vinden van documenten en e-
SharePoint: de gebruiker centraal
mailberichten met Microsoft SharePoint. Door middel van het ‘drag and drop’ mechanisme kunnen berichten
De herkenbare interface en de eenvoud in gebruik
en bijlagen, inclusief de metadata, direct vanuit Outlook
resulteert in een uitzonderlijk hoge
worden opgeslagen in SharePoint.
gebruikersacceptatie en succesvolle implementaties
Management.
Compliance/archivering.
Tablet toepassingen.
van uw SharePoint omgeving. Vandaag de dag zijn e-mailberichten en de bijbehorende bijlagen een belangrijke en omvangrijke
De gehele document management omgeving in
bron van informatie, zij maken immers deel uit van het
SharePoint wordt door DMF Message door middel van
digitale geheugen van organisaties. Doordat de
een intuïtieve boomstructuur gepresenteerd direct in
e-mailberichten meestal zijn opgeslagen in persoonlijke
Outlook (zie figuur 1). Op deze manier blijft DMF dicht
inboxen en mappen is de informatie persoonsgebonden
bij de beleving van de gebruiker en is de drempel om
en moeilijk te delen.
SharePoint te gebruiken zeer laag en eenvoudig.
SharePoint is een web-gebaseerde toepassing voor het
Alle SharePoint functionaliteiten
delen van documenten en andere bestanden. Door een
beschikbaar in één interface: Outlook
naadloze integratie met Outlook, maakt DMF Message van SharePoint een gebruikersvriendelijke toepassing
Wanneer in de boomstructuur wordt geklikt op een
voor het beheer van documenten en e-mailberichten
documentbibliotheek of map worden alle hierin
binnen een herkenbare omgeving.
opgeslagen e-mailberichten en andere bestanden zichtbaar.
De Outlook en SharePoint integratie…
Figuur 1: De gehele document management omgeving in SharePoint is direct te gebruiken in Outlook via een gebruikersvriendelijke boomstructuur. De inhoud van de opgeslagen bestanden in SharePoint wordt getoond in Outlook. Alle SharePoint Document Management functionaliteiten beschikbaar onder der rechtermuisknop.
Binnen een documentbibliotheek of map kan worden gesorteerd op de metadata-kolommen en zijn er diverse
Drag and Drop om direct op te slaan naar SharePoint
filtermogelijkheden. DMF Message maakt het mogelijk om binnen Outlook Van elk opgeslagen MSG, DOC, XLS, PPT of PDF bestand in SharePoint wordt direct in Outlook de inhoud getoond (zie figuur 1).
Door te klikken op een Site in de boomstructuur, kan een gebruiker een SharePoint site benaderen, deze wordt direct zichtbaar in Outlook.
een of meerdere e-mailbericht(en) en/of bijlage(n) op te slaan naar SharePoint door deze simpelweg te slepen naar de boomstructuur.
DMF Message wijst aan elk Outlook bericht een unieke bestandsnaam toe, wanneer deze wordt opgeslagen in SharePoint. Standaard wordt de bestandsnaam gebaseerd op afzender, verzonden datum/tijd en het onderwerp.
De Outlook en SharePoint integratie… Wanneer berichten worden opgeslagen in SharePoint
De SharePoint favorieten functie in DMF ondersteunt
gebruikt DMF Message automatisch de kenmerken van
het zogenaamde ‘one click’ navigatie naar
het Outlook bericht om deze als metadata in de
veelgebruikte document bibliotheken en mappen.
documentbibliotheken op te slaan, enkele voorbeelden van metadata velden zijn Aan, Van en Datum/Tijd.
Krachtige ondersteuning van bijlagen
Aanvullend zal DMF Message de gebruiker assisteren
DMF Message slaat Outlook berichten automatisch op
bij het invullen van organisatiespecifieke metadata die
als *.MSG bestanden. Opgeslagen e-mailberichten
gelden in de betreffende bibliotheek. DMF Message
zullen exact worden geopend, zoals deze zijn
ondersteunt meerdere content typen en alle SharePoint
opgeslagen, inclusief de bijlagen.
kolomtypen, inclusief Business Data kolommen. Ooit een bijlage van een e-mail bericht apart willen DMF Message wordt geleverd met een speciale
opslaan in SharePoint of een bestand uit SharePoint
bibliotheek template en een emailview, zodat met een
willen toevoegen aan een uitgaande e-mail? Zonder
minimale inrichtingsinspanning een maximaal
DMF Message vereist dit vaak de opslag van kopieën
gebruikersgemak kan worden gerealiseerd.
van bestanden. DMF Message maakt het verplaatsen van bijlagen van en naar SharePoint zeer eenvoudig.
Efficiënte navigatie door omvangrijke
Bijlagen in een Outlook bericht kunnen bovendien als
SharePoint omgevingen.
verwijzing worden toegevoegd om opslagruimte te besparen.
De DMF boomstructuur maakt het navigeren door omvangrijke SharePoint omgevingen eenvoudig en
Wanneer e-mailberichten PDF bestanden als bijlage
efficiënt. Er kan eenvoudig gefilterd worden binnen site
bevatten (bijvoorbeeld afkomstig van Smart Copiers),
collecties en site structuren om de juiste sites en
dan zorgt DMF PDF Save (optionele module) er voor
bibliotheken te benaderen. Bovendien kunnen
dat deze bestanden (inclusief metadata) kunnen
zoekacties uitgevoerd worden binnen de DMF
worden opgeslagen in SharePoint via Adobe Reader of
boomstructuur, zodat de juiste site of bibliotheek
Adobe Acrobat.
gevonden kan worden zonder dat de exacte locatie bekend is.
De Outlook en SharePoint integratie…
Figuur 2: DMF Message biedt een zoekfunctionaliteit voor het zoeken naar e-mailberichten en andere bestanden. Zoekopdrachten kunnen zowel gebaseerd zijn op metadata als op trefwoorden.
Zoeken naar e-mailberichten en andere bestanden DMF Message biedt een zoekfunctionaliteit voor -email berichten en andere bestanden volledig geïntegreerd in Outlook (zie figuur 2). Zoekopdrachten kunnen gebaseerd zijn op metadata en/of op trefwoorden.
Voor de zoekfunctionaliteit wordt gebruik gemaakt van de krachtige SharePoint/FAST Search Engine en zoekopdrachten kunnen worden opgeslagen.
DMF Message biedt ook de mogelijkheid om te zoeken op trefwoorden, van alle bestanden opgeslagen in SharePoint, direct in Outlook.
De Outlook en SharePoint integratie… Performance
Systeemvereisten DMF Message werkt succesvol in omgevingen waar
De prestaties bij het opslaan en navigeren via DMF zijn uitstekend en hebben zich bewezen in zeer omvangrijke
gebruik wordt gemaakt Symantec Enterprise Vault voor e-mail archivering.
omgevingen. Door het toepassen van slimme technologieën (eigen webservice) en een uitgekiende
Schrijf u nu in voor de nieuwsbrief
architectuur wordt de benodigde bandbreedte tot een minimum beperkt.
DMF Message is gebaseerd op .Net Web services en XML technologie om een integratie van Microsoft Office en Windows met Microsoft SharePoint mogelijk te maken
Offline Werken
Werkstation:
DMF Message Client Microsoft Outlook 2007, 2010 en
Wanneer een gebruiker in Outlook offline is of wanneer
2013.
op een andere manier geen contact kan worden gemaakt met de SharePoint server is het met DMF
Microsoft .Net Framework
Server:
DMF web service
Message mogelijk om e-mailberichten en bijlagen te
Windows 2003/2008 Server met
slepen (‘drag and drop’) naar elke document bibliotheek
Office SharePoint Server 2007,
MEER INFORMATIE OF in SharePoint. Het daadwerkelijke opslaan naar
Windows SharePoint Service V3 SharePoint Server 2010 of
EEN VRIJBLIJVENDE SharePoint en het afvangen van de metadata vindt
DEMO NEEM CONTA CT plaats wanneer de gebruiker weer online is.
OP:
SharePoint Foundation 2010 SharePoint 2013 Server of Foundation
DMF Message ondersteunt ook het gebruik van Outlook
GeONE B.V. Rules en Outlook Web Access om e-mailberichten op te Soesterbergsestraat 158 slaan naar SharePoint.
Let op zoeken met DMF wordt alleen ondersteund met betaalde SharePoint versies.
3768 MD Soest The Netherlands
DMF is de winnaar van de Microsoft D2D People´s
T + 31 (0) 35 740 01 02
Choice Award voor de beste Document Management
E
[email protected]
add-on voor SharePoint.
I www.geone.nl
Versie 190313
