SHAREPOINT KOPPELEN AAN OUTLOOK Heb je ook te maken met SharePoint? Ja? Dan ben je wellicht ook al verdwaald in dit doolhof? SharePoint is eenMicrosoft-applicatie en gaat steeds meer de bekende Windows-mappen vervangen, het intranet geschikt maken om samen te werken en het emailverkeer indijken. Het duurde bij mij wel even voor ik er mijn weg in had gevonden. In dit artikel maak ik je duidelijk hoe je bijvoorbeeld een business event kunt managen in SharePoint. De reden waarom je dit in SharePoint doet is het feit dat je er allerlei functionele lijsten aan kunt toevoegen en je de hele projectsite met bepaalde personen (ook externen) kunt delen. En omdat Outlook dé communicatietool is met de betrokkenen maak ik hiermee een koppeling. Dat maakt de stap wat kleiner en het overzicht makkelijker. SharePoint werkt overal hetzelfde maar ziet er altijd anders uit. De knoppen kunnen op andere plaatsen staan, afhankelijk van de versie of de keuze van de Sharepointdesigner.
MAAK EEN SITE In SharePoint kun je sites aanmaken. In dit geval maak ik een site aan genaamd “Event TipTop”. Je kunt meteen iedereen uitnodigen die bij het project betrokkenis. Zij krijgen netjes een uitnodiging mét hyperlink.
LIJSTEN MAKEN: DOCUMENTEN, AGENDA EN TAKEN Iedere site kun je volproppen met lijsten. Standaard zit er al een bibliotheeklijst in voor de documenten. Op de afbeelding zie je een weergave waarin links de ingevoegde lijsten staan en rechts een opsomming van lijsten waaruit je kunt kiezen.
2/8
Op de andere afbeelding een moderne weergave van de laatste nieuwe Engelstalige SharePoint Online van Office 365.
Voor het project “Event TipTop” heb ik toegevoegd: een uitnodiging in Word een presentatie in PowerPoint een calculatie van de catering in Excel
3/8
Ik vind het makkelijk om deze documenten te kunnen vinden en openen vanuit Outlook. Ik heb dat geregeld in SharePoint via het tabblad Bibliotheek en de knop Verbinden met Outlook.
Het gevolg is een map met Sharepointlijsten in het berichtenvenster. Alle documenten zijn vindbaar en bewerkbaar.
Voor deze projectsite zijn ook nog de volgende lijsten handig: agenda en taken.
4/8
De agenda is gemaakt in de site “Event TipTop”. Het is dan ook de bedoeling dat alles in deze agenda daaraan gerelateerd is.
Ik wil niet steeds inloggen op SharePoint en koppel daarom de agenda aan Outlook.
5/8
Het maakt vervolgens niet meer uit op welke plaats ik in deze agenda werk. Er wordt een continu synchronisatie opgezet. Een project bevat een hoop todo`s. Je kunt eenvoudig een SharePoint takenlijstje toevoegen aan de site. Vervolgens koppel je deze aan Outlook zodat je er snel bij kunt. Outlook is nog steeds niet in staat subtaken te maken. In SharePoint is dat wel mogelijk. Ze worden prima gevisualiseerd. Je kunt zien hoeveel % er al is uitgevoerd en welke taken volgen op andere.
En je raadt het al, ook deze takenlijst koppel ik aan Outlook.
6/8
IK WIL OP DE HOOGTE BLIJVEN VAN WIJZIGINGEN Door de koppelingen met Outlook kan ik snel checken hoe het er voor staat. Maar het SharePoint platform is reuzengroot. Het heeft geen zin om alles met Outlook te koppelen. Om toch op de hoogte te blijven van updates in bepaalde lijsten, is het mogelijk reminders in te stellen. Dit zijn e-mailberichten die waarschuwen dat er iets is toegevoegd of gewijzigd in de lijst. Om dit in te stellen ga je naar een lijst, klik je in het Lint op de knop Waarschuw mij.
Kies welke wijzigingen je wenst op te volgen:
7/8
EN WAT ALS IK ER NIET UITKOM? Dan ben je echt niet de enige. SharePoint bestaat al erg lang maar is nu pas echt aan een doorbraak begonnen. Ik merk in alle organisaties dat zowel ICT als gebruikers nog hun weg zoeken naar de mogelijkheden. Als je bij bovenstaande toepassingen tegen beperkingen aanloopt (vb. een knop niet actief), dan heeft dit te maken met onvoldoende rechten en moet je bij de Servicedesk of de sitemanager langs. Microsoft maakt de portal steeds gebruiksvriendelijker. In de nieuwe versie 2013 van Office 365 wordt de gebruiker geholpen door een wizard en veel helpmenu`s bij de knoppen.
8/8
