Aan de slag met Outlook 2007 Voor Outlook 2003 gebruikers

Aan de slag met Outlook 2007 Voor Outlook 2003 gebruikers

Deze handleiding is gebaseerd op de handout “Getting started with Outlook 2007” van de afdeling IT Services van The University of IOWA en met toestemming van de auteur aangepast voor gebruik op de Universiteit van Tilburg. (http://its.uiowa.edu/)

Getting Started with Outlook 2007 – voor Outlook 2003 gebruikers De handleiding Getting Started with Outlook 2007 laat zien wat nieuw en wat anders is in Outlook 2007. Het Ribbon (lint) bovenaan de pagina vervangt menu’s en werkbalken in Word, Excel, PowerPoint, Access en nieuwe berichten in Outlook. Deze handleiding behandelt het gebruik van de To-Do Bar, het Ribbon, de Mini Toolbar, de Quick Access Toolbar, de Microsoft Office knop (waar is het File menu?), de Message tabs, Options tabs en Insert tabs, berichten versturen, Instant Search, getting Help and online Training en A Few More Fun Features.

De Navigation Bar (helemaal links) en de To-Do Bar (helemaal rechts) De eerste keer dat je Outlook 2007 start, verscijnen de Navigator Bar en de To-Do Bar.. De To-Do Bar geeft je aanstaande afspraken, taken en gemarkeerde (flagged) items weer op één plaats. Het wordt samengesteld uit Mail, Calendar, Tasks en Contacts. De To-Do Bar geeft weer: 1. De Date Navigator 2. Aanstaande calendar afspraken 3. Een plaats om nieuwe tasks in te voeren. 4. Je task list Je kan de Navigation Bar nu minimaliseren.

Probeer het zelf:

1. Klik op de Minimize the To-Do Bar knop >> om de Do-To Bar te minimaliseren. 2. Klik op de Expand the To-Do Bar knop << om de To-Do Bar te vergroten. 3. Klik op de Close the To-Do Bar knop X om deze te sluiten. 4. Klik op View > To-Do Bar > Normal om deze te weer zichtbaar te maken. 5. Klik op de Minimize the Navigation Pane knop << om deze te minimaliseren 6. Klik op de Expand the Navigation Pane knop >> om deze te vergroten. 7. Klik op View > Navigation Pane > Off om deze te sluiten. 8. Klik op View > Navigation Pane > Normal om deze te weer zichtbaar te maken. 9. Klik en sleep de linkerkant van de To-Do-Bar om meer maanden weer te geven of 10. Klik met je rechtermuis op de To-Do-Bar en klik op Options… om het aantal maanden dat getoond wordt, aan te passen.

Het Ribbon

Het Ribbon verschijnt bovenaan de pagina wanneer je email-berichten, calendar items, contacts, tasks of journal items in Outlook 2007 maakt of aanpast. Tabs – Geven kerntaken weer. Groups – Zijn groepen gerelateerde commando’s Commando’s – Zijn knoppen, menu’s of vakken waar je informatie kan invoeren.

1

Aan de slag met Outlook 2007

Message Tab Probeer het zelf: 1. Start Outlook 2007. 2. Klik op elke tab om verschillende groepen en commando’s weer te geven. 3. Ga met je muis over een commando voor Enhanced Toolbar Tips. 4. Let op: toetsenbordsneltoetsen worden, indien beschikbaar, getoond. De Message Tab geeft de meest gebruikte commando’s weer. In Outlook zijn dit Copy, Cut en Paste, Bold, Italic, Underscore etc. De commando’s zijn in groepen gerangschikt: Clipboard, Font, Paragraph, Styles en Editing. De meest gebruikte commando’s Paste, Cut, Copy en Format Painter staan in de meest linker groep in de Home Tab. De minst gebruikte commando’s of keuzes kunnen getoond Probeer het zelf: Om het Paste Special commando weer te worden door op de pijl onder het commando te klikken. geven: 1. Selecteer een deel tekst. 2. Klik op de Message tab. 3. In de Clipboard groep, onder de Paste knop, klik op de pijl.

De Word Editor De Outlook 2007 editor is gebasseerd op Word 2007. Als je een bericht in Outlook 2007 maakt of aanpast, zijn veel van de commando’s en Word 2007 opties beschikbaar. De meeste commando’s worden niet behandeld in deze handleiding. Lees de handleiding, “Aan de slag met Word 2007”, ook door Library and IT Services aangeboden, voor meer informatie.

Onthoud je rechtermuisknop Veel dingen kunnen in Outlook vaak op verschillende manieren gedaan worden. Deze instructie laat enkele mogelijkheden zien. Onthoud – probeer je rechtermuisknop voor meer opties, als je het niet kan vinden.

De Ribbon Tabs Change

2

Aan de slag met Outlook 2007

De Ribbon Tabs passen zich aan, aan de functie die je gebruikt.

Probeer het zelf:

1. 2. 3. 4.

Start een New Message. Start een New Appointment. Start een New Contact. Let op de tabs, groepen en commando’s op elke Ribbon.

Dialog Box Launcher Probeer het zelf:

De Dialog Box Launcher meer opties weer.

onderaan elke groep geeft

1. Op de Message Tab, in de Basic Text Group, klik op de pijl onderaan.

Minimaliseer het Ribbon Probeer het zelf:

Klik met je rechtermuisknop in het tab-gebied of klik met je rechtermuisknop op een willekeurig commando om het Ribbon te minimaliseren.

1. Klik met je rechtermuisknop in het tab gebied. 2. Selecteer Minimize the Ribbon. 3. Klik met je rechtermuisknop in het tab gebied. 4. Vink af Minimize the Ribbon.

Mini Toolbar Probeer het zelf:

Wanneer tekst is geselecteerd verschijnt de Mini Toolbar om eenvoudig toegang te geven tot de meest gebruikte opmaak commando’s. De Toolbar verschijnt ook wanneer je met je rechtermuisknop klikt op een deel geselecteerde tekst. (Let op: Je kan de Mini toolbar niet personaliseren.)

1. Selecteer een deel tekst. 2. Ga met je muis over de geselecteerde tekst en ga met de muisaanwijzer naar boven. 3. Klik op een willekeurig opmaak commando in de Mini Toolbar.

De Office Button (hoek linksboven) Probeer het zelf:

De Office Button vervangt het File menu. Het bevat commando’s over omgaan met email, de agenda en taken, zoals New Mail/Appointment/Task, Send, Save, Save As, Delete, Move, Permissions, Print, Properties en Close. (Let op: dubbelklikken op de Office Button sluit de mail af).

3

1. Ga met je muis over de Office Button om te functies te zien. 2. Klik op de Office Button. 3. Ga met je muis over de de commando’s aan de linkerkant voor uitleg over elk commando.

Aan de slag met Outlook 2007

De Editor Options knoppen Probeer het zelf:

Via de Editor Options knoppen onderaan het Office knop menu kan je sommige voorkeuren aanpassen, vooral voor berichten schrijven. Via Tools > Options kan je nog steeds veel Outlook opties uitvoeren.

1. Klik op de Office knop. 2. Klik op de Editor Options knop. 3. Klik op each of the selections aan de rechterkant.

Quick Access Toolbar (rechts van de Office Button) Probeer het zelf:

De Quick Access Toolbar is een gepersonaliseerde menubar met snelkoppelingen naar vaak gebruikte commando’s. Om commando’s toe te voegen kan je of op de pijl klikken of klik met je rechtermuisknop op het gewenste commando.

Let op: Aanpassingen in de Quick Access Toolbar zijn specifiek voor die menubalk, met andere woorden, aanpassingen in de New Message Quick Access Toolbar verschijnen niet in de New Appointment Quick Access Toolbar.

1. Klik op de pijl in de Quick Access Toolbar. 2. Klik op any of the displayed commands om deze toe te voegen aan de menubalk of klik op More Commands. 3. Klik op een willekeurig opmaak commando in de Mini Toolbar 4. Klik met je rechtermuisknop op een willekeurig commando en klik op Add to Quick Access Toolbar. 5. Klik met je rechtermuisknop op een willekeurig commando in de Quick Access Toolbar en klik op Remove from Quick Access Toolbar.

De Options Tab Probeer het zelf: 1. Klik op Plain Text of HTML als 2.

Via de Options Tab kan je aanpassingen maken in emailberichten die je gaat versturen. Hier kan je ook het Bcc field ook weergeven of verbergen.

4

je een bericht maakt. Klik op Show Bcc.

Aan de slag met Outlook 2007

De Insert Tab

Gebruik de Insert Tab om attachments, calendar items, pictures, drawings, signatures etc. toe te voegen. Bijbehorende Tabs verschijnen alleen als je ze nodig kan hebben. Klik in een willekeurige afbeelding of tabel om de Picture Tool Tab of Table Tools Tab te zien. Signatures kunnen ook toegevoegd of gewijzigd worden via de Message Tab.

Probeer het zelf:

1. Start een New Message. 2. Plaats de cursor op de plaats waar je de picture wilt invoegen. 3. Op de Insert Tab, in de Illustrations Groep, klik op Picture om een Picture in te voegen. 4. Klik op de toegevoegde picture om de Picture Tools Tab te zien. 5. Klik buiten de picture om de Picture Tools Tab te laten verdwijnen. 6. Klik op de Signature knop om je signatures in te voegen of te wijzigen.

De Message Tab (meer...)

Probeer het zelf:

Gebruik de Message Tab om namen toe te voegen aan de To:, Cc:, or Bcc: velden of klik rechtstreeks op de To:, Cc:, or Bcc: knoppen of om bestanden toe te voegen. Sommige commando’s zijn alleen beschikbaar als je ze kan gebruiken. Bijvoorbeeld, de text formatting commands zijn niet beschikbaar als je met de adressering van een bericht bezig bent.

1. Start een New Message. 2. In de Names Groep, klik op de Address Book knop om namen aan de To:, Cc:, of Bcc: velden toe te voegen. 3. In de Include Groep, klik op de Attach File knop. 4. In de Options Groep, klik op de Follow Up knop.

Markeer berichten voor follow up door op de Follow Up knop te klikken.

Send a Message Probeer het zelf:

1. Klik op de Send knop terwijl je een bericht aan het maken bent.

Klik op de Send knop om een bericht te versturen.

5

Aan de slag met Outlook 2007

Enkele speciale mogelijkheden Instant Search (direct zoeken) Probeer het zelf:

Via Instant Search kan je snel en makkelijk zoeken in je email, calendar, contacts, tasks en personal files. Type je zoekterm in in de Search Box in het email scherm. Terwijl je typt, verschijnen de uitkomsten in Outlook en worden deze gemarkeerd.

1. Type een zoekopdracht in , in je Mail scherm. 2. Klik op de Expand the Query Builder om je zoekcriteria te beperken. 3. Klik op de pijl rechts van het zoekveld om de zoekopties te veranderen.

Previewing Attachments (bijlagen) Je kan attachments inzien in de Reading Pane door één keer te klikken of door met je rechtermuisknop op het attachment te klikken.

Probeer het zelf: 1. In de reading pane, klik één

keer op het attachment.

Toetsenbordsneltoetsen Probeer het zelf:

Nieuwe toetsenbordsneltoetsen, ook wel KeyTips genoemd, zijn via de Alt toets beschikbaar. De “oude”sneltoetsen die starten met CTRL, zoals CTRL-C voor kopiëren, werken ook nog steeds.

1. Selecteer een deel tekst. 2. Druk op de Alt toets. 3. Type de weergegeven letter H in om de MessageTab te selecteren. 4. Type het weergegeven nummer 1 in om de geselecteerde tekst vet te maken. 5. Druk weer op Alt om de Key Tips uit te zetten.

Lineaal zichtbaar maken (hoek rechtsboven) Probeer het zelf: 1. Klik op de View Ruler knop

rechtsboven in de hoek van de verticale scroll balk.

Je kan de liniaal zichtbaar maken.

Help (hoek rechtsboven) of F1 Probeer het zelf:

2. Klik op Help > What’s new. 3. Klik op Help > Training > Up to speed with Outlook 2007.

Het Help Menu is nu ingedeeld per onderwerp. Zeer handige Reference & Interactive Guides: Interactive: Outlook 2003 to 2007 commands LearningGuide

Nieuwe File Formats en Extensions Microsoft Office 2007 introduceert XML gebaseerde bestandsformaten voor Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 en Microsoft Office PowerPoint 2007. Het nieuwe bestandsformaat wordt Office Open XML Formats genoemd .

6

Aan de slag met Outlook 2007

Instellen Sent Items folder De mogelijkheid bestaat dat de eerste keer dat er een mail wordt verstuurd,Outlook de volgende melding geeft:

Klik op Use Default Folder om de standaard Sent Items folder van Outlook te gebruiken of klik op Choose Folder om zelf een folder op te geven. Het volgende scherm verschijnt:

Door de onderste optie aan te klikken kan een folder onder UvT mail (op de server) als sent items folder gekozen worden. Met de knop New Folder kan eventueel een nieuwe folder aangemaakt worden.

Meer informatie We hopen dat je met deze handleiding een goede start kan maken met Outlook 2007. Behalve deze handleiding zijn nog meer hulpmiddelen beschikbaar. Ook kan je gebruik maken van diverse trainingsmogelijkheden. Een overzicht daarvan is te vinden op een speciale website: www.uvt.nl/medewerkers/nieuwewerkplek/office2007/.

7

Aan de slag met Outlook 2007

Vragen en/of problemen? Mocht je na het doorlezen van deze handleiding nog vragen of problemen hebben, neem dan contact op met je Automatiseringsunit. Automatiseringsunit Dante-faculteiten (voor FGW en FKT locatie Tilburg)

Y 313, tel. (013) 466 3135, e-mail [email protected]

I&A (voor FRW)

M 218, tel. (013) 466 2292, e-mail [email protected].

IT Helpdesk (voor FEB)

K 101, tel. (013) 466 3456, e-mail [email protected]

SpITS (voor FSW)

P 403, tel. (013) 466 2424, e-mail [email protected]

IT&AV Service Desk (voor TiasNimbas)

T 11, tel. (013) 466 8666, e-mail [email protected],

IT&AV Service Desk (voor de diensten)

G 82, tel (013) 466 3111, e-mail [email protected].

8