Aan de slag met Outlook Webb App (OWA) De nieuwe Tilburg University Webmail

Aan de slag met Outlook Webb App (OWA) De nieuwe Tilburg University Webmail

Deze handleiding is gemaakt door Library and IT Services, in het kader van het project De Nieuwe Werkplek. Februari 2011 (versie 1.1)

Inhoudsopgave Aan de slag met Outlook Web App (OWA) ................................................................................................2 Overzicht instellingen ............................................................................................................................... 2 Vereisten .................................................................................................................................................. 2 Inloggen op Outlook Web App ................................................................................................................. 2 Pop-upblokkeringen ................................................................................................................................. 3 Taalinstellingen wijzigen .......................................................................................................................... 4 Bekijk het huidige mail quota ................................................................................................................... 5 Junk e-mail............................................................................................................................................... 5 Forward instellen...................................................................................................................................... 6 Een spamregel instellen .......................................................................................................................... 8 Autoreply instellen (afwezigheidsmelding) ............................................................................................ 11 Handtekening instellen .......................................................................................................................... 12

Overzicht functionaliteit van Outlook Web App ........................................................................................13 Meer informatie .........................................................................................................................................14 Vragen en/of problemen? ...................................................................................................................... 14

1

Aan de slag met Outlook Web App (OWA) Heb je een mailbox in de Exchange-omgeving dan kan je gebruik maken van Outlook Web App, de webmail-client van Microsoft. Outlook Web App (OWA) is een onderdeel van Exchange 2010 en biedt functionaliteit de voor een groot deel overeen komt met die van Outlook. OWA is handig als je Microsoft Outlook niet bij de hand hebt, omdat je thuis aan het werk bent, op reis of gebruik maakt van een computer in een internetcafé.

Overzicht instellingen URL Gebruikersnaam Wachtwoord

https://email.campus.uvt.nl/owa campus\UvT-username UvT-password

Vereisten Het volgende is nodig om succesvol toegang te krijgen tot OWA: Een computer (Apple, Windows, Linux) met een internetverbinding. Een van de volgende browsers: Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome. Andere browsers kunnen ook werken maar zijn niet getest. Je username en universiteits-password (het password waarmee je toegang krijgt tot bijvoorbeeld de Calendar, Blackboard en je verlofkaart). De toegang tot Exchange en OWA vereist dat dit password is ingesteld na 22 november 2010. Meer informatie over het universiteits-password en een instructie hoe je dit moet wijzigen vind je via http://www.tilburguniversity.edu/nl/intranet/werkplek/nieuw/exchange/hulpmiddelen/.

Inloggen op Outlook Web App Stap 1: Ga naar de website: https://email.campus.uvt.nl/owa en vul het inlogscherm dat verschijnt als volgt in: Selecteer een beveiligingsoptie, klik op show explanation wanneer je niet zeker weet welke optie je moet selecteren. Vul bij Domain\username campus\*jouw username* en bij Password je universiteitspassword in. Klik op Log On.

2

Aan de slag met Outlook Web App (OWA)

Stap 2: Als je voor de eerste keer inlogt op OWA zal automatisch onderstaand scherm verschijnen. Hierin kan je kiezen met welke taal je wil gaan werken. Deze keuze kan je achteraf aanpassen. Selecteer de gewenste taal en klik op OK.

Stap 3: Het onderstaande openingsscherm van OWA verschijnt. In de linker kolom zie je de naam van je e-mailaccount. Links onderaan vindt je de Berichten, Contactpersonen en Taken.

Pop-upblokkeringen Outlook Web App maakt gebruik van pop-upvensters om extra informatie of functionaliteit weer te geven. Het gebruik van pop-upblokkering zorgt ervoor dat je niet alle functies kan gebruiken, zoals de functie Iemand zoeken op de werkbalk. Als je door de pop-upblokkering niet in staat bent de functies van Outlook Web App volledig te benutten, kan je twee dingen doen: 1. Voeg het adres van Outlook Web App toe aan de veilige lijst van de pop-upblokkering. 3


2. Gebruik de Light-versie van Outlook Web App. De Light-versie is niet afhankelijk van popupvensters. Je kan de Light versie in het inlogscherm selecteren.

Taalinstellingen wijzigen Stap 1: Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en klik in dit venster op Alle opties weergeven.

Stap 2: Selecteer Instellingen.

Stap 3: Selecteer Landinstellingen. Hier kan je een andere taal kiezen en eventueel ook een andere tijdzone. Let op: Selecteer je onderstaande gemarkeerde optie dan zullen ook de namen van de standaard Exchange-folders worden aangepast: Junk E-mail  Ongewenste berichten.

4


Bekijk het huidige mail quota De standaard Exchange-mailbox heeft een omvang van 1 Gigabyte. Als je 975 Mb aan ruimte in gebruik hebt dan krijg je een melding dat je geen mail meer kan versturen. Stap 1: Ga naar het openingsscherm van OWA met het overzicht van je mailbox. Stap 2: Beweeg de muis over je accountnaam in de linker kolom. Een pop-up laat de hoeveelheid ruimte zien die in gebruik is en de ruimte die nog beschikbaar is.

Junk e-mail In de linker kolom, waar het overzicht van je mailbox te zien, is een folder met de naam Junk E-mail.

Ongewenste e-mailberichten worden automatisch in deze folder afgeleverd. Controleer deze folder regelmatig om er zeker van te zijn dat er geen normale e-mailberichten in terecht gekomen zijn. Als je gebruik maakt van een afwezigheidmelding, zal deze niet reageren op ongewenste e-mails.

5


Forward instellen Wanneer je een Forward instelt, wordt er een kopie van alle e-mailberichten naar het opgegeven emailadres gestuurd. Dit gebeurt alleen zolang het opgegeven e-mailadres actief is. Zorg er voor dat je regelmatig inlogt op je UvT-mail account om e-mailberichten te verwijderen en te voorkomen dat je tegen de quota limiet aanloopt. Stap 1: Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en klik in dit venster op Alle opties weergeven.

Stap 2: Selecteer in de linker kolom E-mail ordenen.

Stap 3: Klik op het pijltje van het tabblad Nieuw en selecteer Een nieuwe regel voor binnenkomende berichten maken…

6


Stap 4: Selecteer onder *Als het bericht is ontvangen en: de optie [Toepassen op alle berichten]

Stap 5: Selecteer bij Doe het volgende: de optie Bericht omleiden naar…

Stap 6: Een nieuw venster met je adresboek opent. Vul achter Aan het e-mailadres in waarnaar je al je mail wil doorsturen en klik op OK. Klik op Opslaan.

7


Let op: Wanneer er geen nieuw venster verschijnt, kan het zijn dat er een pop-up blocker actief is. Zet deze uit en probeer het nog eens. Stap 7: De onderstaande waarschuwing verschijnt. Klik op Ja.

Een spamregel instellen Alle externe mail die geadresseerd is aan een mailadres van de universiteit wordt gefilterd op spam en voorzien van een spam-markering: *****SPAM*****. Door het instellen van een spamregel kan je ervoor zorgen dat deze mail niet wordt afgeleverd in je Inbox. Stap 1: Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en selecteer Alle opties weergeven.

Stap 2: Selecteer E-mail ordenen in de linker kolom.

8


Stap 3: Klik op het pijltje van het tabblad Nieuw en selecteer Een nieuwe regel voor binnenkomende berichten maken…

Stap 4: Selecteer bij *Als het bericht is ontvangen en: voor de optie Het bevat deze woorden in het onderwerp…

Stap 5: Typ in: *****SPAM***** , klik op Toevoegen en daarna op OK.

9


Stap 6: Selecteer bij Doe het volgende: de optie Bericht verplaatsen naar map…

Stap 7: Selecteer de map Junk E-Mail en klik op OK.

Stap 8: Als de regel correct is aangemaakt, ziet deze eruit zoals in onderstaande afbeelding. Kies voor Opslaan en de regel is aangemaakt.

10


Autoreply instellen (afwezigheidsmelding) Bij afwezigheid kan een afzonderlijk bericht voor intern en extern gebruik worden gemaakt. De beginen eindtijd waarop een bericht actief moet zijn, kan je vooraf plannen. Een Out-Of-Office Reply dat je in OWA maakt, wordt opgeslagen op de server in is ook beschikbaar in Outlook. Stap 1: Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en klik in dit venster op Alle opties weergeven.

Stap 2: Selecteer in de linker kolom E-mail ordenen.

Stap 3: Selecteer Automatische antwoorden. Selecteer de optie Automatische antwoorden verzenden. Geef de periode op waarin het automatische antwoord actief moet zijn. Typ de tekst van je afwezigheidsbericht . Bewaar de instellingen door op Opslaan te klikken in de rechter benedenhoek van het scherm.

11


Handtekening instellen Als je mail verstuurd in OWA kan je deze automatisch voorzien van een handtekening. Stap 1:Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en klik in dit venster op Alle opties weergeven.

Stap 2:Selecteer in de linker kolom Instellingen.

Stap 3:Selecteer Mail. Vul je handtekening in. Bewaar de instellingen door op Opslaan te klikken in de rechter benedenhoek van het scherm.

12


Overzicht functionaliteit van Outlook Web App Functionaliteit

Toelichting

Folder Deleted Items

Dit is een nieuwe standaard-folder. Alle verwijderde mail (losse berichten en folders) worden automatisch in de folder Deleted Items opgeslagen en blijven hier staan totdat je deze zelf uit deze folder verwijdert.

Exchange prullenbak

Alles wat je uit de folder Deleted Items verwijdert zal gedurende 30 dagen op de Exchange-server bewaard blijven en kan gedurende die periode worden teruggehaald met behulp van de optie Recover Deleted Items.

Single page of messages

In Outlook Web App, verschijnen alle berichten op één pagina. Ongeacht de grootte van de folder.

Conversation view

De conversation view biedt je de mogelijkheid om snel de meest recente berichten te identificeren en de keten van antwoorden op die berichten. Zelfs als berichten worden opgeslagen in verschillende folders van de mailbox blijft de conversatie view behouden. Door een groep berichten als één conversatie te bundelen, kunnen de verschillende berichten integraal worden beheerd, genegeerd, verplaatst en verwijderd. Nieuwe berichten die onderdeel zijn van een conversatie waarvan je besloten hebt die te negeren worden direct doorgestuurd naar de folder Deleted Items.

Attachment preview

Attachments zijn direct in het mailbericht te bekijken.

Color categories

M.b.v. een kleurcode kan je mailberichten, die met elkaar te maken hebben, te markeren. Zoeken op kleurcode is mogelijk, waarna een overzicht verschijnt van alle gemarkeerde onderwerpen.

Flag mail as task

Je kan een mailbericht te markeren als een taak met een deadline, deze wordt automatisch toegevoegd aan de to-do bar, de deadline wordt ook opgenomen in de agenda.

Search

Outlook Web App heeft krachtige zoekmogelijkheden. Je kan geavanceerde queries instellen en bijvoorbeeld een search starten als “from:”, “to:”, “has attachments:”, en andere search criteria definiëren. Veel gebruikte zoekopdrachten kunnen worden opgeslagen als „favorite‟.

Filters

Je kan gebruik maken van een aantal voorgedefinieerde filters waarmee snel de inhoud van een folder doorzocht kan worden op basis van datum, afzender, kleurcategorie en mail importance.

Delay message delivery

Je kan het moment van verzenden van een mail uitstellen tot een op te geven datum en tijdstip.

Email postmarks

Alle mail op de Exchange-server wordt door OWA standaard gefilterd op spam. Zodra een mail als spam wordt aangemerkt, krijg je de vraag of het akkoord is dat de mail uit je Inbox wordt verwijderd en in de Junk E-mail folder wordt geplaatst.

Internal / External OOF

Bij afwezigheid kan een afzonderlijk bericht voor intern en extern gebruik worden gemaakt. De beginen eindtijd waarop een bericht actief moet zijn, kan vooraf worden gepland, ook via een mobiele telefoon.

Set / Use multiple signatures

Meerdere ondertekeningen zijn mogelijk.

Attach messages to messages

Je kan berichten uit je mailbox als bijlage toevoegen aan een mailbericht.

Right-click

Meer acties zijn toegevoegd aan de right-click menu‟s in Outlook Web App.

Nickname cache

Door de email adressen van recente geadresseerden op te slaan, kan je sneller email adresseren omdat tijdens het intypen van het e-mailadres via de nickname cache een lijst getoond wordt met mogelijke adressen. De getoonde lijst is een gecombineerde cache van recente geadresseerden in Outlook Web App en Outlook Mobile.

MailTips functionaliteit

De standaard Exchange MailTips waarschuwt je bij acties die mogelijk een ongewenst effect kunnen hebben — bijvoorbeeld een bericht sturen naar een grote distributiegroep, naar iemand die heeft ingesteld dat hij/zij „out of the office‟ is, of met attachments die te groot zijn om afgeleverd te kunnen worden.

13


Functionaliteit

Toelichting

Connect to Your Mailbox Using Your Mobile Phone

Mobiele telefoons die gebruik maken van Windows Mobile 5.0 of een latere versie kunnen met behulp van Exchange ActiveSync toegang krijgen tot de mailbox. Zie: http://help.Outlook.com/enus/140/bb896613(v=EXCHSRVCS.140).aspx

Use Outlook Web App to Get Je kan van meerdere accounts je email checken, zoals Hotmail, Gmail, of E-Mail from Multiple Accounts Yahoo! Mail Plus accounts, door in Outlook Web App een verbinding te maken naar deze accounts. De berichten van de andere accounts zullen vervolgens worden gedownload naar je Outlook Web App mailbox. Je kan in Outlook Web App mail versturen waarbij je gebruik maakt van het email adres van deze accounts. Zie: http://help.Outlook.com/enus/140/cc511377(v=EXCHSRVCS.140).aspx Favorites

Gebruikers kunnen Favorites instellen zodat ze snel toegang hebben tot informatie die ze veel gebruiken, bijvoorbeeld de ongelezen mail, ingestelde queries en filters.

Meer informatie We hopen dat je met deze handleiding een goede start kan maken met Exchange 2010 en Outlook Wep App. Behalve deze handleiding zijn nog meer hulpmiddelen beschikbaar. Een overzicht daarvan is te vinden op een speciale website: https://www.tilburguniversity.edu/nieuwewerkplek/exchange/.

Vragen en/of problemen? Mocht je na het doorlezen van deze handleiding nog vragen of problemen hebben, neem dan contact op met je helpdesk. Automatiseringsunit Dante-faculteiten (voor FGW en FKT locatie Tilburg)

Y 313, tel. (013) 466 3135, e-mail [email protected]

I&A (voor FRW)

M 218, tel. (013) 466 2292, e-mail [email protected]

IT Helpdesk (voor FEB)

K 101, tel. (013) 466 3456, e-mail [email protected]

SpITS (voor FSW)

P 403, tel. (013) 466 2424, e-mail [email protected]

ICT Helpdesk (voor TiasNimbas)

T 11, tel. (013) 466 8666, e-mail [email protected]

LIS Service Desk (voor de diensten)

Library niveau 1, tel. (013) 466 3111, e-mail [email protected]

14

Aan de slag met Outlook Webb App (OWA) De nieuwe Tilburg University Webmail

Recommend Documents