Aan de slag met Outlook Web App De nieuwe Humanitas Webmail
Maart 2013 (versie 0.1) pag. 1
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ...........................................................................................................................................2 Aan de slag met Outlook Web App ............................................................................................................3 Overzicht instellingen .................................................................................................................................3 Vereisten ....................................................................................................................................................3 Inloggen op Outlook Web App ...................................................................................................................3 Hoofdscherm van Outlook Web App .........................................................................................................4 Outlook Web App aan jouw voorkeuren aanpassen .................................................................................6 Meerdere postvakken beheren in Outlook Web App .................................................................................8 Meerdere agenda’s beheren in Outlook Web App ..................................................................................10 Afwezigheidsmelding instellen .................................................................................................................13 Ongewenste e-mail ..................................................................................................................................13 E-mail handtekening instellen ..................................................................................................................14 Hoe vol is mijn postvak, quotum controleren ...........................................................................................15 Meer informatie ........................................................................................................................................15
pag. 2
Aan de slag met Outlook Web App Outlook Web App is de webmail-client van Microsoft. Outlook Web App biedt je functionaliteit die voor een groot deel overeenkomt met die van Zarafa. Iedereen die een e-mail adres van Humanitas, Humanistisch Verbond of Fairwork heeft kan gebruik maken van Outlook Web App om te e-mailen en zijn of haar agenda te beheren. In Outlook Web App kun je veel dingen m.b.t. gedrag en uiterlijk naar eigen smaak inrichten. In deze handleiding worden alleen de belangrijkste instellingen behandelt. Op de ICT infopagina (ict.humanitas.nl) vindt je verdere tips en trucs om Outlook Web App aan te passen.
Overzicht instellingen URL Gebruikersnaam Wachtwoord
webmail.humanitas.nl Je (Zarafa) inlognaam Is je per e-mail toegezonden op 14 maart 2013
Vereisten Het volgende is nodig om succesvol toegang te krijgen tot Outlook Web App:
Een computer (Apple, Windows, Linux) met een internetverbinding. Een van de volgende browsers: Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome. Andere browsers kunnen ook werken maar zijn niet getest. Je gebruikersnaam en wachtwoord. Bij de eerste maal inloggen zal het systeem je vragen om een nieuw wachtwoord aan te maken.
Inloggen op Outlook Web App Stap 1: Ga naar de website: webmail.humanitas.nl en vul het inlogscherm dat verschijnt als volgt in:
1 Inlogscherm Outlook Web App
Selecteer een beveiligingsoptie, klik op uitleg weergeven wanneer je niet zeker weet welke optie je moet selecteren. Vul bij Gebruikersnaam je gebruikersnaam in en bij Wachtwoord het wachtwoord dat je per e-mail is toegezonden. Klik hierna op Aanmelden. pag. 3
Stap 2: Als je voor de eerste keer inlogt op Outlook Web App zal automatisch onderstaand scherm verschijnen. Hierin kan je kiezen met welke taal je wilt gaan werken. Deze keuze kan je achteraf aanpassen. Dit scherm zie je alleen als je voor de eerste inlogt. Selecteer de gewenste taal en tijdzone en klik op OK.
2 Eenmalig instellen bij eerste keer inloggen
Stap 3 Bij de eerste keer inloggen zal Outlook Web App je vragen om een nieuw wachtwoord aan te maken. Uit veiligheidsoverwegingen worden er wel een paar eisen aan dit wachtwoord gesteld:
Minimaal 8 tekens lang Minimaal 1 hoofdletter Minimaal 1 cijfer of leesteken (zoals !:*&%$) Daarnaast zal het systeem je vragen om eenmaal per half jaar je wachtwoord te wijzigen, ook weer uit veiligheidsoverwegingen.
Als je het nieuwe wachtwoord hebt ingesteld, kom je in het hoofdscherm van Outlook Web App terecht. Let op ! Dit wachtwoord geldt alleen voor Outlook Web App. Om in te loggen op het netwerk en in HRS blijf je gewoon je huidige wachtwoord gebruiken, dat is niet gewijzigd.
Hoofdscherm van Outlook Web App Je komt nu in het hoofdscherm van Outlook Web App terecht. In de linker kolom zie je onder de naam van je account al je mappen die e-mails bevatten. Links onderaan vind je de knoppen Berichten, Agenda, Contactpersonen, Taken en Openbare Mappen. Met deze knoppen navigeer naar die onderdelen in de Outlook Web App. Je agenda is dus niet een submap onder je hoofdmap in ‘Berichten’ maar bereik je altijd door Agenda in het menu linksonder te kiezen.
pag. 4
3 Hoofscherm, navigeren en weergave
Met de knop Weergave boven in het hoofdscherm kun je instellen of en waar je het leesvenster voor het weergeven van de inhoud van e-mailberichten wilt tonen. De standaard instelling is leesvenster rechts. Met de knop Weergave kun je ook aangeven of je de berichten in je Postvak wilt weergeven in de discussie weergave. In de discussieweergave worden alle berichten in een discussie weergegeven, ongeacht in welke map ze zijn opgeslagen. Als je bijvoorbeeld een bericht in je Postvak IN hebt beantwoord, worden in de discussieweergave zowel het oorspronkelijke bericht als jouw antwoord weergegeven. In Outlook Web App doe je veel met je rechtermuisknop. Een e-mail bericht beantwoorden doe je door boven het bericht de rechtermuisknop te gebruiken. Er komt nu een menu tevoorschijn waarin je diverse handelingen kunt kiezen, zie afbeelding.
4 Met rechtermuisknop e-mail beantwoorden
pag. 5
Outlook Web App aan jouw voorkeuren aanpassen Stap 1: Ga naar Opties in de rechter bovenhoek van het hoofdscherm en klik in dit venster op Alle opties weergeven. Ook kun je dit scherm diverse zaken instellen, zoals de afwezigheid assistent (Automatische antwoorden) en je wachtwoord wijzigen.
Stap 2: Selecteer Instellingen.
5 Scherm instellingen
In dit scherm kun je veel zaken aanpassen waarmee je de werking en het gedrag van Outlook Web App naar je hand kant zetten. Bekijk in ieder geval de rood omcirkelde onderdelen, daar kun je je emailhandtekening instellen. Bovenin het scherm kun je ook de onderdelen Agenda, Algemeen, Landinstellingen en Wachtwoord aanpassen. pag. 6
In de linker kolom van het scherm Instellingen zie je nog andere opties. In het menu Account kun je extra informatie over je zelf opslaan. Denk dan bijvoorbeeld aan telefoonnummers waaronder je bereikbaar bent of het adres waar je werkzaam bent. Als je die informatie aan je profiel toevoegt kunnen collega’s je makkelijker bereiken.
In het menu E-mail ordenen kun je regels aanmaken voor binnenkomende e-mail. Het menu Groepen toont van welke verzendgroepen je lid bent.
pag. 7
Meerdere postvakken beheren in Outlook Web App Na de overgang op Outlook Web App heb je rechten tot dezelfde Postvakken als je in Zarafa had. Je kunt dat postvak van een ander dus gewoon in Outlook Web App openen. Dit geldt ook voor de mensen die projectmailboxen beheren. In Outlook Web App kun je maar 1 Postvak gelijktijdig beheren. Als je meerdere postvakken beheert is dat natuurlijk erg onhandig. Om toch eenvoudig meerdere postvakken gelijktijdig te beheren raden we je daarom aan om met bladwijzers te werken. Deze instructie beschrijft hoe je dit in FireFox doet, maar voor andere browsers zoals Google Chrome, Internet Explorer werkt dit op dezelfde manier. Stap 1 – Schakel de bladwijzerbalk in FireFox in.
Stap 2 – Maak een bladwijzer aan van je eigen Postvak en sla deze op in de bladwijzerbalk. Klik rechtsboven in FireFox op de knop Bladwijzer en kies Bladwijzer voor deze pagina maken.
pag. 8
Stap 3 – Sla de bladwijzer op in de bladwijzerbalk (bookmarks toolbar) en klik op Klaar.
Je hebt nu een bladwijzer voor jouw postvak in Outlook Web App gemaakt en je ziet in de bladwijzerbalk een knop met jouw postvak in Outlook Web App.
Stap 4 – In het hoofdscherm van Outlook Web App klik je rechtsboven op je account naam en je kiest Ander postvak openen. Vul de naam van het postvak dat je wilt beheren in en klik op Openen.
Stap 5 – Je komt nu terecht in het andere postvak en je kunt dat hier beheren. Maak nu nogmaals een bladwijzer aan, zoals beschreven in stap 2 en 3. Doe dit voor ieder postvak dat je wilt beheren. Zolang je ingelogd blijft in Outlook Web App kun je op deze manier altijd snel switchen tussen alle postvakken die je beheert. Let op: Bij de overgang van Zarafa naar Outlook Web App zijn de rechten die je had op postvakken van een andere gebruiker of projectmailbox al voor je ingesteld. Je hoeft dat dus niet opnieuw aan te vragen. Als Outlook Web App meldt dat het Postvak niet geopend kan worden, dan heb je (nog) geen rechten op dat Postvak en zullen die dus nog moeten worden toegekend.
Let op ! Alleen de eigenaar van een postvak kan de helpdesk verzoeken om een andere gebruiker rechten op zijn/haar postbus te geven. Rechten op een projectmailbox worden alleen toegekend als je zelf als beheerder van die mailbox bekend bent of op aanvraag van een bestaande beheerder of leidinggevende. Een verzoek van iemand die vraagt om rechten op een ander postvak toe te kennen zal altijd worden geweigerd door de helpdesk i.v.m. privacy wetgeving. pag. 9
Meerdere agenda’s beheren in Outlook Web App Het werken met meerdere agenda’s in Outlook Web App is eenvoudig te regelen. In het hoofdscherm klik je linksonder op de knop Agenda. Je komt nu in het Agendascherm van Outlook Web App
Midden boven in dit scherm klik je op de knop Delen. Er verschijnt een scherm waarin je de agenda van een ander kunt toevoegen aan jouw Outlook Web App. Ook kun je in dit menu jouw agenda met een andere gebruiker delen. Als een gebruiker zijn/haar agenda met jou gedeeld heeft dan zijn die afspraken zichtbaar voor je. Als de agenda niet met jou gedeeld is, dan zie je alleen maar dat die persoon bezet is. In onderstaand voorbeeld is de agenda van Test User05 niet met jou gedeeld en die van Helpdesk Humanitas wel.
Zoals je kunt zien is het in Outlook Web App mogelijk om agenda’s van meerdere gebruikers naast elkaar te tonen. In het linker gedeelte kun je vinkje zetten bij de agenda’s die je naast elkaar wilt zien. Als je een agenda uit je overzicht wilt verwijderen, dan klik je met de rechtermuis op die agenda (in het linker paneel) en kies je onderaan het menu dat dan verschijnt voor gedeelde agenda verwijderen. pag. 10
Synchroniseren van je mobiele telefoon of tablet met Outlook Web App Je kunt je e-mail, afspraken en contactpersonen in Outlook Web App synchroniseren met je mobiele telefoon of tablet. Als je in Zarafa al een synchronisatie had ingesteld, dan moet je dat account op je telefoon verwijderen. Deze instructie beschrijft de stappen die nodig zijn om synchronisatie met Outlook Web App voor een mobiele telefoon met Android. Voor andere besturingssystemen op mobiele apparaten, zoals iPhone en iPads is het proces in grote lijnen gelijk. Belangrijk is dat je de juiste gegevens voor de server gebruikt zoals hieronder beschreven wordt. Let op! Voordat je jouw telefoon kunt instellen voor synchroniseren moet je eerst je nieuwe wachtwoord voor Outlook Web App hebben aangemaakt. Dus log eerst in op Outlook Web App en maak je nieuwe wachtwoord aan. Als je dat gedaan hebt kun je verder met de onderstaande stappen. Stap 1 Selecteer E-mail in het menu Applicaties. In sommige versies van Android of iPhone heet deze toepassing mogelijk Mail. Stap 2 Verwijder je huidige Humanitas-account. Je hoeft je geen zorgen te maken dat je daardoor dingen kwijt raakt, alles blijft gewoon op de server staan.
Stap 3 Kies voor Nieuw account aanmaken Maak een nieuw account aan. Bij het type account kies je voor (Microsoft) Exchange (ActiveSync). Andere type accounts worden NIET ondersteund. Zie afbeelding hiernaast.
Stap 4 Vul je volledige e-mailadres in, bijvoorbeeld
[email protected], en je wachtwoord en klik daarna op Volgende. Zie afbeelding hiernaast
pag. 11
Stap 5 – Voer nu de server instellingen in. Let op dat je je deze gegevens goed invoert. Bij E-mailadres voer je je volledige Humanitas e-mail adres in. Bij Serveradres vul je webmail.humanitas.nl in. Bij Domein vul je humanitas in. Bij gebruikersnaam vul je alleen je de naam van je account in, dus zonder @humanitas. Bij het vak Wachtwoord vul je het wachtwoord in dat je aanmaakt bij de eerste keer inloggen op Outlook Web App. LET OP! Dit betekent dus dat je eerst op Outlook Web App hebt moeten inloggen en een wachtwoord hebben aangemaakt! Als je dat nog niet hebt gedaan kun je dus nog niet je telefoon instellen voor synchroniseren! Zet een vinkje bij het vak Voor deze verbinding is een gecodeerde ssl-verbinding vereist. Klik nu op Volgende.
Stap 6 Als je telefoon de serverinstellingen heeft geverifieerd, verschijnt het scherm waarin je kunt aangeven welke gegevens je op je apparaat met Outlook Web App wilt synchroniseren. Bij Uploadfrequentie kun je aangeven hoe vaak je telefoon controleert op nieuwe berichten/ De standaardwaarde is Automatisch (push). Als je deze optie selecteert, worden emailberichten naar de telefoon verzonden zodra ze binnenkomen. We raden je aan deze optie alleen te selecteren als je een hoog data-abonnement hebt. Klik op Volgende en typ vervolgens een naam voor dit account en de naam die je wilt weergeven wanneer je e-mail naar anderen stuurt. Klik op Gereed om de synchronisatie instellingen te voltooien en je account te gaan gebruiken. OPMERKING Mogelijk moet je tien tot vijftien minuten wachten nadat je jouw account hebt ingesteld voordat je e-mail kunt verzenden of ontvangen op je apparaat.
pag. 12
Afwezigheidsmelding instellen Stap 1: Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en klik in dit venster op Alle opties weergeven.
Stap 2: Selecteer in de linker kolom Automatische antwoorden instellen. Geef de periode op waarin het automatische antwoord actief moet zijn. Typ de tekst van je afwezigheidsbericht. Bewaar de instellingen door op Opslaan te klikken in de rechter benedenhoek van het scherm.
Ongewenste e-mail Binnenkomende e-mail wordt goed gecontroleerd voordat het in jouw postvak terechtkomt. Het kan natuurlijk gebeuren dat je toch een ongewenst e-mail ontvangt. Als Outlook Web App dit als ongewenst bericht herkent wordt het automatisch in de map Ongewenste e-mail gezet. Controleer deze map daarom regelmatig om er zeker van te zijn dat er geen normale e-mailberichten in terecht gekomen zijn. Als je gebruik maakt van een afwezigheidmelding, zal deze niet reageren op ongewenste e-mails. pag. 13
E-mail handtekening instellen Als je mail verstuurt in Outlook Web App kan je deze voorzien van een handtekening. Stap 1:Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en klik in dit venster op Alle opties weergeven. Stap 2:Selecteer in de linker kolom Instellingen. Stap 3:Selecteer Mail. Maak je handtekening in het daarvoor bestemde venster (zie pag 6.). Bewaar de instellingen door op Opslaan te klikken in de rechter benedenhoek van het scherm.
Tip Als je in Zarafa al een e-mail handtekening gemaakt had, zoek dan een bericht in de map 'Verzonden items' te waarin je e-mailhandtekening staat. Selecteer nu de hele handtekening aan (door linkermuisknop ingedrukt te houden en over de handtekening te bewegen) en klik op de rechtermuisknop en kies 'kopiëren' (niet 'kopieer afbeelding'!).
Klik rechtsboven in het hoofdscherm op opties en kies Alle opties weergeven en dan Instellingen. Je ziet nu in linker bovendeel een vak waarin je de handtekening kunt plakken. Klik in dat vak en klik daarna op de rechtermuisknop en kies voor plakken. VERANDER DE OPMAAK NIET, OOK AL ZIET HIJ ER NIET HELEMAAL GOED UIT. Klik vervolgens rechtsonder op 'opslaan'. Als je het handig vindt dat je handtekening altijd wordt geplaatst bij het beantwoorden van e-mails of bij het opstellen van nieuwe e-mail, vink dan het vakje Automatisch mijn handtekening toevoegen bij berichten die ik verzend aan.
pag. 14
Hoe vol is mijn postvak, quotum controleren Je postvak kan maximaal een omvang hebben van 2 Gigabyte (2000 MB). Als je 1800 MB (1,8 GB) aan ruimte in gebruik hebt dan krijg je een melding dat je binnenkort geen mail meer kan versturen. Het is dan tijd om je postvak op te schonen door oude e-mails te verwijderen. Als je postvak meer dan 2GB gaat bevatten, kun je geen e-mail meer verzenden. Stap 1: Ga naar het hoofdscherm van Outlook Web App. Stap 2: Beweeg de muis over je accountnaam in de linker kolom en wacht 2 seconden. Een pop-up laat zien hoeveel ruimte je postvak inneemt.
Meer informatie We hopen dat je met deze handleiding een goede start kan maken Outlook Web App. Behalve deze handleiding zijn nog meer hulpmiddelen beschikbaar. Een overzicht daarvan is te vinden op de ICT Infopagina http://ict.humanitas.nl. Je vind daar allerlei belangrijke informatie, handleidingen en tips en trucs. Vragen en/of problemen? Mocht je na het doorlezen van deze handleiding nog vragen of problemen hebben, neem dan contact met de helpdesk, bij voorkeur per e-mail. Helpdesk E-mail:
[email protected] Telefoon : 0513 – 61 93 40
pag. 15
