Aan de slag met VIPLive Inhoud Stap 1 - Inloggen: ............................................................................ 2 Stap 2 - Eenmalige instellingen: ......................................................... 4 Stap 3 - Declaratiebestanden uploaden: .............................................. 6 Stap 4 - Overzicht declaraties: ........................................................... 8 Stap 5 - Geschiedenis: .................................................................... 11 Stap 6 - Aandacht nodig: ................................................................. 12 Stap 7 – Handmatige facturen: ......................................................... 17 Patiëntenfacturen: .......................................................................... 17 Passantenfacturen: ......................................................................... 18 Facturen aan derden: ...................................................................... 21
Stap 9 - COV Controle: .................................................................... 23 Stap 10 - ION batch: ....................................................................... 26 Stap 11 - Financiële module (FIN): ................................................... 28 Afboeken in VIPLive: ....................................................................... 28 Afboeken naar een extern boekhoudpakket: ......................................... 35
Stap 12 - Dashboard: ...................................................................... 37 Stap 13 - Financieel Management: .................................................... 40 Monitoring en rapportages:............................................................... 40 Spiegelen: .................................................................................... 41
Stap 14 - VIPLive Zorggroepen: ....................................................... 47 Stap 15 - Suggesties:...................................................................... 54
18-7-2013
1
Stap 1 - Inloggen: Open uw internet en ga naar www.viplive.nl. U kunt met alle browsers op VIPLive inloggen. Als u Internet Explorer gebruikt, moet het versie 8 of hoger zijn.
Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in (deze ontvangt u per mail wanneer u VIPLive account aangemaakt is). Als u het volgende scherm ziet dan bent u succesvol ingelogd.
U moet bij de eerste keer inloggen verplicht uw wachtwoord wijzigen.
18-7-2013
2
Op een later tijdstip kunt u uw wachtwoord altijd nog wijzigen bij:
Onderstaand scherm verschijnt dan:
18-7-2013
3
Stap 2 - Eenmalige instellingen: VIPLive communiceert met VeCoZo aan de hand van een back-up van uw systeemcertificaat. U gaat hiervoor naar Instellingen. Helemaal onderaan vindt u de optie Uw COV certificaat. Klik hier op bladeren en blader naar de locatie waar u een back up van uw geldige systeemcertificaat heeft opgeslagen. Uw systeemcertificaat is 1 jaar geldig, hierna moet u het certificaat verlengen via VeCoZo en opnieuw een back-up uploaden in VIPLive.
•
Verder kunt u hier uw eigen gegevens invullen. Bij Papieren facturen kunt u net zoals in VIP Classic eenmalig opgeven welke opmaak u wilt voor de op papier af te drukken patiëntfacturen of passantenfacturen.
•
Rechts bovenin kunt u direct ons telefoonnummer vinden.
18-7-2013
4
•
Als u op Contact Calculus klikt krijgt u ook de mogelijkheid om ons direct een mail te sturen.
18-7-2013
5
Stap 3 - Declaratiebestanden uploaden: Klik linksboven op de oranje knop, Declaraties indienen. Daarna kunt u op, Bestanden uploaden klikken.
U bladert naar de map op uw computer waar uw HIS de declaratiebestanden heeft opgeslagen die u normaal inleest in het VIP Classic programma of upload via VeCoZo.
18-7-2013
6
Hierna verschijnen ze in uw declaratieoverzicht.
VIPLive zal deze bestanden dezelfde nacht automatisch voor u indienen bij VeCoZo.
18-7-2013
7
Stap 4 - Overzicht declaraties: Door te klikken op de tabbladen “Inschrijvingen” en “verrichtingen” worden de details per bundel en de status per deelfactuur zichtbaar. Door nogmaals op zo’n tabblad te klikken, sluit dit scherm weer.
U kunt hier het declaratie en retour bestand bekijken, door op het diskette icoontje bestanden:
18-7-2013
aan de rechterkant aan te klikken. U krijgt dan de keuze uit twee
8
U kunt in het overzicht ook op de openstaande en afgekeurde bedragen klikken. Wanneer u het overzicht met de openstaande posten aanklikt kunt u zien op welke facturen de zorgverzekeraar nog geen retourinformatie verstuurd heeft.
18-7-2013
9
In het scherm van het afgekeurde bedrag kunt u terugvinden wat de status is van deze regels.
Betekent dat de regel is geherdeclareerd. Dat kan om een regel gaan die u zelf heeft geherdeclareerd maar ook om een regel die automatisch door VIPLive is gedeclareerd. De factuurnummers van de herdeclaraties worden hier achter vermeld. Betekent dat de regel bij aandacht nodig staat en dat de regel door u behandeld moet worden voordat deze geherdeclareerd kan worden. Betekent dat de regel door u is verwijderd.
18-7-2013
10
Stap 5 - Geschiedenis: Bij overzicht declaraties (stap 4) worden niet alle declaratiebundels getoond vanwege de ruimte. Bij geschiedenis kunt u een periode opgeven waarvan u de bundels wilt zien. Daarna kunt u weer per bundel de details bekijken.
18-7-2013
11
Stap 6 - Aandacht nodig: VIPLive haalt ’s nachts automatisch de retourinformatie op, verwerkt deze en scheidt de toegewezen regels van de afgewezen regels. Bij Aandacht nodig worden de afgewezen regels vermeld, gesplitst naar Inschrijftarieven en Verrichtingen en vervolgens op afwijscode gebundeld.
Klik per foutcode op “inzien” (rechts). Op dat moment opent zich een scherm waarin de afgewezen regels met deze foutcode zichtbaar worden.
U hebt nu vier mogelijkheden: Verwijder – u verwijdert de regel omdat u deze regel niet kunt herdeclareren Muteer – hier kunt u de declaratieregel aanpassen om her te declareren. Patiëntfactuur – er zal door VIPLive een patiëntfactuur worden aangemaakt. Nabetalen – Nabetalen is een administratieve wijziging in VIP, hiermee geeft u aan dat een afgewezen regel toch wordt betaald, bijvoorbeeld inschrijvingen die betwist zijn.
U kunt ook onderaan kiezen voor het in één keer selecteren van alle regels waarvoor u dezelfde keuze wenst. En u kunt kiezen om de regels uit te printen zodat u ze bijvoorbeeld in uw HIS kunt nakijken.
18-7-2013
12
In dit scherm kunt u ook de Vecozo ID’s bekijken door aan de rechterkant van het scherm u muis over de
te bewegen.
Als u op Muteer klikt opent zich een scherm waarin u ziet hoe de declaratieregel door uw HIS is aangemaakt. VIPLive heeft al op deze gegevens ter controle een COV uitgevoerd. De resultaten hiervan ziet u rechts. Alle witte velden kunt u aanpassen, eventueel nog een COV uitvoeren en met de knop toepassen legt u de veranderingen vast. U keert dan terug naar het scherm waar de regels met dezelfde foutcode bij elkaar staan.
18-7-2013
13
Let op: U moet nog wel op verzenden klikken om de aangepaste regels via VIPLive naar VeCoZo te versturen. U kunt ook zonder alle regels afgewerkt te hebben de reeds gemuteerde regels verzenden. Dit maakt het mogelijk steeds een deel te doen in een vrij moment. Deze regels verdwijnen daarna uit uw overzicht. N.B. als u op verzenden klikt, worden de regels in de nacht verwerking bij VeCoZo aangeboden. De knop verzenden moet ook gebruikt worden als u regels heeft verwijderd of op nabetalen heeft gezet, deze regels zullen niet bij VeCoZo aangeboden worden maar in VIPLive verwerkt worden.
18-7-2013
14
Zoeken in aandacht nodig.
18-7-2013
15
Onder aandacht nodig hebben wij een zoekknop. Hier kunt u in uw afgewezen regels zoeken op de onderstaande gegevens. Als u bijvoorbeeld een factuurnummer invult krijgt u een geheel overzicht van alle afgewezen patiënten die hier onder vallen.
18-7-2013
16
Stap 7 – Handmatige facturen: Patiëntenfacturen: Alle patiëntfacturen die u in het muteerscherm van VIPLive heeft aangemaakt (dus niet de passantenfacturen) vindt u hier terug en kunt u hier printen om te verzenden of mee te geven. De opmaak die u bij Instellingen Algemeen heeft opgegeven wordt hiervoor gebruikt. Mocht u de passantfacturen al hebben verwerkt dan kunt u de regels archiveren door op het knop “Archiveren” te klikken.
Let op als u bij het aanmaken van de patiëntfacturen ervoor gekozen heeft om meerdere facturen aan te maken voor meerdere patiënten, dan zijn ze hier in één PDF bestand opgenomen. Wilt u hiervan slechts één patiënt printen dan kunt u in uw PDF reader kiezen welke pagina u wilt printen.
18-7-2013
17
Passantenfacturen: Het is mogelijk om in VIPLive een passantenfactuur aan te maken en naar VeCoZo te sturen of uit te printen. Handig als een patiënt maar één keer komt. U kunt zoeken in eerder gemaakte passantenfacturen of een nieuwe aanmaken (knop rechtsonder). Vul BSN, behandeldatum en geboortedatum in.
U kunt met de knop Zoek via COV de verzekerdengegevens erbij zoeken. U kunt de gegevens ook handmatig invoeren.
18-7-2013
18
U klikt op volgende en vult de AGB van de behandelaar en de verrichting in. U klikt op afronden en kunt kiezen om de factuur naar VeCoZo te sturen of te printen en mee te geven.
Als u voor printen kiest dan moet u het PDF bestand eerst opslaan, openen en dan printen. De opmaak die u bij Instellingen heeft opgegeven wordt hiervoor gebruikt. Er is een kopie opgeslagen in VIPLive die u later nogmaals kunt printen. 18-7-2013
19
Alle passantenfacturen worden opgeslagen en die kunt u terugvinden in het overzicht. Zodra u de declaraties heeft verwerkt kunt u die archiveren. In geval u een foute passantenfactuur heeft aangemaakt, klikt u op het rode kruisje om te verwijderen.
N.B. U kunt geen passantentarief declareren voor patiënten die in uw woongemeente wonen. Zie de NZA beleidsregels.
18-7-2013
20
Facturen aan derden: In dit scherm kunt u facturen aanmaken voor derden, bijvoorbeeld wanneer er een patiënt voor een medische keuring uw praktijk bezocht heeft.
In het volgende scherm kunt u de omschrijving invullen voor de te declareren verrichting, het bedrag en het eventuele btw percentage.
18-7-2013
21
Deze facturen worden vervolgens opgeslagen als PDF bestand zodat u deze kunt uitprinten om op te sturen.
18-7-2013
22
Stap 9 - COV Controle: Onder het gedeelte van declareren vindt u de COV/ION controle.
Om een Controle Op Verzekerden uit te voeren maakt u eerst een patiëntenbestand aan in uw HIS. Hieronder vind u een link van diverse handleidingen over het uitspoelen van de NAW gegevens. http://www.calculus-software.nl/handleiding-1
LET OP! Uw patiëntenbestand moet zo recent mogelijk zijn. Zo voorkomt u afwijzingen en kunt u nieuwe patiënten betwisten indien het door een andere zorgverlener is ingediend.
18-7-2013
23
Eenmaal in VIPLive kiest u eerst het type HIS. Daaronder kunt u de peildatum invoeren. Vervolgens klikt u op bestand kiezen.
U krijgt een scherm waar uit u de locatie van het patiëntenbestand traceert en het bestand selecteert. Als het bestand geselecteerd is klikt u op “COV Uitvoeren”. De controle op verzekerden wordt uitgevoerd. Afhankelijk van uw patiëntenbestand kan het verwerken circa 10 minuten duren. U kunt verdergaan met andere onderdelen in VIPLive. Als u op F5 drukt op uw toetsenbord wordt de pagina ververst en kunt u de COV resultaten bekijken.
18-7-2013
24
Als de COV gereed is, verschijnt onderstaand scherm:
18-7-2013
25
Stap 10 - ION batch: Voordat u een ION batch uitvoert dient u eerst COV uit te voeren.
Controleert u eerst de AGB-code. U heeft bij de stichting ION de keuze uit registreren op de praktijk AGB-code of de persoonlijke AGB-code. U dient altijd dezelfde AGB-code aan te houden.
Vervolgens verschijnt het volgende scherm:
18-7-2013
26
Na enkele minuten verschijnt er een overzicht van patiënten die aan of afgemeld kunnen worden. Door op de pijl te klikken krijgt u de lijst van patiënten die u kunt selecteren.
18-7-2013
27
Stap 11 - Financiële module (FIN): Afboeken in VIPLive:
Om met de module te beginnen, kunt u op onderstaand scherm te zien:
klikken. U krijgt dan
U moet aangeven of u gebruik maakt van een extern boekhoudpakket ‘Extern’ of dat u wilt afboeken binnen VIPLive ‘FIN’. Om de instellingen te bewaren kiest u daarna voor ‘Opslaan’. Daarna wijzigt het FIN menu aan de linkerkant:
18-7-2013
28
U start door op te klikken, u krijgt dan het onderstaande scherm. Daar ziet u de facturen die zijn toegezegd door de zorgverzekeraar:
Met behulp van de knop betalingen. Als u kiest voor
kunt u zoeken naar specifieke facturen en
, krijgt u het onderstaande scherm:
U kunt kiezen om te zoeken op Uzovi, factuurnummer of de periode. Ook kunt u naar papieren facturen zoeken. Dit geldt ook voor de betalingen rechts. U kunt op twee manieren betalingen koppelen aan facturen. De eerste is door middel van een MT940-bestand. Dit bestand kunt u 18-7-2013
29
downloaden vanaf uw internetbankieren. Vervolgens kunt u het aangemaakte bestand uploaden op VIPLive, waarna automatisch de betalingen aan de facturen worden gekoppeld. Betalingen en facturen die met elkaar overeenkomen verdwijnen uit dit scherm en worden gezien als betaald. Deze kunt u nog wel terugvinden onder de . Facturen en betalingen die niet aan elkaar gekoppeld kunnen worden, blijven in dit scherm staan totdat u er handmatig een actie op onderneemt. Bij de Friesland bank en bij ING particulier is het niet mogelijk om een MT940 bestand te downloaden. Hier kan wel een CSV bestand gedownload worden. Dit bestand kan vervolgens via dezelfde stappen als het MT940 bestand geüpload worden in VIPLive. Hieronder vind u een link van diverse handleidingen over het aanmaken van een MT940 bestand. (Wij adviseren niet meer dan 1 maand tegelijk in een MT940 bestand te uploaden.) http://www.calculus-software.nl/handleiding-1 Stappenplan automatisch koppelen: •
Download een MT940-bestand vanaf uw bank.
•
Klik op de knop
•
Selecteer uw bank en blader vervolgens naar de locatie op de computer waarnaar u het MT940-bestand gedownload heeft.
18-7-2013
. Vervolgens verschijnt onderstaand bericht.
30
•
Kies daarna voor
•
Nu krijgt u het onderstaande scherm:
18-7-2013
.
31
In dit scherm staan alle betalingen die in het MT940-bestand staan. U kunt ook nog, door middel van de vinkjes voor de betalingen uit te vinken, bepaalde betalingen niet laten meenemen. Als het scherm naar uw wens is ingevuld, dan kiest u voor
.
U krijgt nu een scherm te zien met de gegevens die aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Dit scherm is een controle scherm. Als u hiermee akkoord gaat plaatst u een vinkje bij Selecteer alles en kiest u voor ‘Akkoord’.
Daarna kunt u de automatische koppeling afronden in het onderstaande scherm:
Door op te klikken bent u door het proces heen. U komt weer in het overzicht scherm terecht. Gekoppelde facturen en betalingen staan hier nu niet meer in.
18-7-2013
32
Het kan zijn dat de betalingsgegevens niet voldoende zijn om een factuur automatisch af te handelen. Bij twijfel blijven betalingen dus staan. De betalingen die niet automatisch gekoppeld zijn, kunt u nader bekijken met behulp van de blauwe
.
Als u toch nog een overeenkomende factuur ziet, dan kunt u de factuur aan de linkerkant selecteren en de betaling aan de rechterkant. Klik vervolgens op de knop
. U koppelt nu een factuur aan een betaling.
Wanneer er geen betaling meer binnen komt (bijvoorbeeld omdat de factuur door de zorgverzekeraars is verrekend) op een bedrag wat in het afletter scherm staat kunt u de knop
gebruiken.
Wanneer u een verkeerde MT940 bestand heeft ingelezen klikt u onderaan de betalingen op keer verwijderd.
Alle betalingen worden in een
De tweede manier om een betaling aan een factuur te koppelen is handmatig, dus zonder MT940-bestand. U kunt dan aan de hand van uw afschriften de facturen als betaald afhandelen. •
1. U selecteert een factuur.
•
2. U klikt op
18-7-2013
33
•
3. U krijgt onderstaand scherm:
Als alles correct is, kunt u op klikken. De factuur is dan afgehandeld en verwerkt uit de openstaande postenlijst. Bij een deelbetaling, kunt u het bedrag aanpassen in het bedrag dat u op uw bank bijgeschreven heeft gekregen. De factuur blijft dan met het resterende bedrag openstaan. Onder de menu-optie Onder de menu-optie
blijven de openstaande facturen staan. kunt u alle afgehandelde facturen terugvinden.
Betalingen ontkoppelen: U kunt een reeds gekoppelde betaling ongedaan maken. Hierdoor komt de factuur weer als openstaand te staan. Dit kunt u doen onder Historie .
18-7-2013
34
Afboeken naar een extern boekhoudpakket: Ook is er de optie om journaalposten naar een extern boekhoudpakket te brengen. Om dit te activeren kunt u in Instellingen Fin keuze boekhoudpakket op extern klikken. Als u Fin nog niet geactiveerd heeft, kunt u onder het kopje Fin op activeren klikken.
U kunt dan het boekhoudpakket dat u gebruikt selecteren. U moet eenmalig de 18-7-2013
35
instelling van uw boekhoudpakket invullen. Zoals grootboekberekening nummers, gebruikersnaam en wie de preferente zorgverzekeraar is. De meeste van deze instellingen kunt u vinden in uw boekhoudpakket. VIP maakt in principe zelf debiteurnummers aan. Maakt u echter al gebruik van het boekhoudpakket en heeft u eigen debiteurnummers, dan kunt u deze invullen onder beheer debiteuren.
Daarna kunt u naar Journaalposten. Daar is de optie genereer bestand te zien.
U kunt daarop klikken. Als u een online boekhoudpakket heeft worden de regels doorgestuurd. En anders wordt er een journaalposten en debiteuren bestand zichtbaar, dan u kunt downloaden en importeren in uw pakket. 18-7-2013
36
Stap 12 - Dashboard: Dit dashboard is ontwikkeld om u in één opslag de belangrijkste indicatoren van uw declaratieproces te tonen. U kunt hiermee eenvoudig het declaratieproces in de gaten houden ook als u dit niet zelf uitvoert. De informatie wordt met uitzondering van de aandacht nodig indicatoren niet continu ververst, maar heeft betrekking op de stand op een bepaald tijdstip. Hoe lang dit geleden is kunt u rechts bovenaan zien. U kunt het dashboard bekijken voor de huidige maand en de maanden ervoor. Rechts bovenaan kunt u tussen de maanden switchen.
Ingediend: •
Declaratieregels ingediend: het percentage dat u ziet is het percentage gedeclareerd ten opzichte van dezelfde maand vorig jaar. In de vakantie tijd kunnen er verschillen optreden, omdat er minder declaraties zijn in de periode dat u op vakantie bent. Met het pijltje kunt u de details zichtbaar maken.
•
Status ingediende declaratieregels: u ziet hoeveel procent van de door u ingediende declaratieregels toegezegd zijn door de zorgverzekeraar. De details geven aan hoeveel regels zijn afgekeurd en door u zijn verwijderd.
18-7-2013
37
•
Patiënten gedeclareerd dit kwartaal: het aantal patiënten waarvoor inschrijftarieven zijn gedeclareerd ten opzichte van vorig jaar of de voorgaande kwartalen (zie details).
•
Modules gedeclareerd dit kwartaal: het aantal soorten modules dat is gedeclareerd ten opzichte van vorig jaar met in de details welke precies. Dit is ter controle of u alle modules die u mag declareren ook declareert (zie contact zorgverzekeraar)
Afgehandeld: •
Retourinformatie verwerkt: geeft aan of er in de betreffende maand nog ontbrekende retourinformatie is. In de details de twee maanden ervoor. Dit is ter controle of alles wat is ingediend ook door de verzekeraars is afgehandeld.
•
Aandacht nodig ouder dan twee weken: hier vind u het aantal regels dat langer dan twee weken wacht op uw actie en de waarde van deze regels. U kunt direct vanuit dit scherm naar het aandacht nodig scherm om deze regels te behandelen.
•
Aandacht nodig ouder dan zes weken: idem aan de vorige maar nu voor alle regels die langer wachten dan zes weken. Hoe langer u regels laat staan bij aandacht nodig hoe hoger de berg wordt waar u tegenaan kijkt en hoe minder zin u heeft om ze op te ruimen terwijl ze potentieel wel waarde vertegenwoordigen.
In bedragen: •
Toegezegd verzekeraar: het inningspercentage van uw declaraties per gedeclareerde periode (maand). Wij hanteren de norm dat minimaal 99%
18-7-2013
38
van het (terecht) ingediende bedrag tenminste binnen moet komen. Elke procent kost u bij een jaar omzet van €250.000; €2.500, - op jaarbasis. •
Toegezegd verzekeraar exclusief herdeclaraties: idem aan de vorige maar nu exclusief de op een nieuw factuurnummer (dus nieuwe nota) ingediende regels. Let op als een factuur door de verzekeraar is afgehandeld veranderd het percentage dat wordt geïnd op die factuur niet meer. De afgewezen regels worden opgenomen in een nieuwe factuur die wel volledig betaald kan worden.
Let op dit is het bedrag dat is toegezegd door de zorgverzekeraar. Controle of het ook binnen is kan bij FIN – Openstaand of in uw boekhoudpakket.
18-7-2013
39
Stap 13 - Financieel Management: Monitoring en rapportages: Hier kunt u diverse managementoverzichten en rapportages bekijken.
Bij Rapportages kunt u diverse rapporten opvragen. Klik op Excel of PDF en daarna openen om het bestand op het scherm te zien of opslaan om het bestand te bewaren.
Zowel voor de rapportages als voor de monitoring hebben we graag dat u ons uw wensen doorstuurt. Dan kunnen wij die implementeren. 18-7-2013
40
Spiegelen: Vooraf, de essentie van spiegelen en de manier waarop we met uw gegevens omgaan Met de spiegeloptie in VIPLive kunt u zichzelf op een aantal financiële indicatoren vergelijken met vergelijkbare praktijken in heel Nederland. U kunt zichzelf zo een beeld vormen van hoe u het doet. Zo kunt u bijvoorbeeld kijken of u veel of weinig telefonische consulten doet ten opzichte van uw collega’s en wat de omzet per patiënt is ten opzichte van uw collega’s. Om te kunnen spiegelen moet u toestemming geven aan uw collega’s om met uw gegevens te spiegelen. Doordat zo alle huisartsen deze toestemming aan elkaar geven ontstaat de mogelijkheid om te spiegelen met elkaar. Uw gegevens worden dan opgenomen, ANONIEM, in een anonieme database waarbij de gegevens die in die database staan niet meer te herleiden zijn tot u of uw patiënten. Het is dus niet mogelijk om uw gegevens te verwijderen omdat we niet weten welke gegevens van u zijn. Elke dag wordt daarom deze database opnieuw opgebouwd met de anonieme gegevens van de huisartsen die op dat moment toestemming hebben gegeven. Calculus faciliteert dit proces door de spiegelmogelijkheid te maken en te onderhouden. Calculus heeft geen recht op de gegevens of geen recht om met de gegevens andere dingen te doen dan het bieden van de spiegelmogelijkheid. Calculus bouwt wel kennis op door het maken en onderhouden van de spiegelmogelijkheid. Die kennis wordt ingezet om huisartsen te adviseren, de producten van Calculus te verbeteren en om de spiegelmogelijkheid te verbeteren. Calculus zal nooit gegevens van u aan derden verstrekken zonder uw uitdrukkelijke toestemming of een gerechtelijk bevel. Hoe te starten met Spiegelen? Zodra u spiegelen activeert krijgt u de volgende melding:
18-7-2013
41
Wat voor praktijktype u heeft ligt aan het aantal artsen dat declareert op 1 praktijk AGB-code. •
Een solist declareert als enige op 1 praktijk AGB-code.
•
Bij een duo-praktijk declareren er 2 artsen op dezelfde praktijk AGB-code.
•
Bij een gezondheidscentrum declareren er meer dan 2 huisartsen op 1 praktijk AGB-code. Zit u in een gezondheidscentrum maar declareert u apart dan bent u een solist.
Het servicegebied kunt u bepalen aan de dichtheid van het aantal inwoners per km². Ligt dit onder de 1500 dan is het platteland, hierboven is het stedelijk gebied. Er zijn 38 steden die we mogen benoemen als, grote stad: Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht, Alkmaar, Almelo, Almere, Amersfoort, Apeldoorn, Arnhem, Breda, Delft, Deventer, Dordrecht, Ede, Eindhoven, Emmen, Enschede, Gouda, Groningen, Haarlem, Haarlemmermeer, Heerlen, Helmond, Hengelo, ’SHertogenbosch, Leeuwarden, Leiden, Lelystad, Maastricht, Nijmegen, Schiedam, Sittard-Geleen, Tilburg, Venlo, Zaanstad, Zoetermeer en Zwolle. FTE is de eenheid waarin het totaal aantal beschikbare huisartsen wordt uitgedrukt (twee FTE betekent dat er twee huisartsen zijn die beiden full time aanwezig zijn) Let op: als het spiegelen voor uw praktijk net wordt geactiveerd dat zitten nog niet al uw gegevens in de database. De enige indicatoren die een vertekend beeld kunnen geven zijn degene die gaan over FTE. Omdat er, totdat er een spiegelprofiel wordt opgegeven altijd van 1 FTE wordt uitgegaan. De nacht nadat dit is ingevuld wordt dit geüpdatet en verdwijnt het vertekende beeld. Voorbeeld: de praktijk heeft 3 FTE en geeft aan op de 15e dat hij wil Spiegelen. Dan ziet hij in de indicatoren die gaan over FTE bij zijn eigen gegevens de resultaten alsof er
18-7-2013
42
1 FTE is, terwijl voor de gegevens in de benchmark er wel wordt gerekend met de aantallen FTE die horen bij die praktijken. Waarop kan je spiegelen? U ziet in het scherm een aantal blokken met functies. Bovenaan ziet u rechts de spiegelperiode. Daaronder ziet u keuzemogelijkheden waarmee u kunt bepalen met welke soort praktijken u kunt spiegelen. Meerdere combinaties zijn mogelijk. Daaronder ziet u de spiegelindicatoren.
In het algemeen geldt dat deze indicatoren op de volgende manier worden weergegeven.
Links ziet u de gegevens van uzelf ten opzichte van de door u gekozen groep waartegen u spiegelt. Rechts ziet u dat in een percentage uitgedrukt. Als u hierop klikt dan ziet u uw praktijk in een wolk ten opzichte van uw collega’s. Daaronder kunt u zien hoe dit ten opzichte van een kwartaal of maand hiervoor was. U kunt deze ook openklikken om de grafiek over de voorgaande perioden te zien.
Soms is afgeweken van deze conventie en wordt de indicator als volgt getoond (let op dit is dus een andere indicator): 18-7-2013
43
Er zijn links in het keuzemenu zeven opties:
1.
Top 5 (nb deze indicatoren komen ook terug op de andere pagina’s) •
Gemiddelde omzet per patiënt. Dit is de omzet over een periode gedeeld door het aantal patiënten in die periode. Omzetverdeling per categorie (inschrijftarieven of verrichtingen) Ratio toegezegd t.o.v. gedeclareerd. Welk percentage van het bedrag dat u heeft gedeclareerd over de periode is ook toegezegd. Aantal verrichtingen per patiënt. Aantal verrichtingen inclusief de M&I verrichtingen die u gemiddeld per patiënt heeft gedaan in de periode Aantal verrichtingen per FTE. Idem maar dan gemiddeld per fulltime huisarts
• • • • 2.
Patiënten • • • • •
3.
Aantal patiënten in de praktijk Leeftijdsdistributie Percentage in achterstandswijk Gemiddelde omzet per patiënt Aantal patiënten per FTE Prestaties
• • • • • • • • • • •
18-7-2013
Aantal verrichtingen Aantal verrichtingen per patiënt Aantal verrichtingen per FTE Verhouding consulten / telefonische consulten Aantal consulten per patiënt Aantal consulten per FTE Aantal telefonische consulten per patiënt Aantal dubbele consulten per patiënt Aantal visites per patiënt Verhouding consulten / dubbele consulten Verhouding consulten / visites
44
4.
Financieel • • • •
5.
Gemiddelde omzet per patiënt Omzetverdeling per categorie Ratio toegezegd t.o.v. gedeclareerd Omzet per FTE Ontwikkeling & Groei
• • • •
Trend verrichtingen. De trend is het verloop van de ontwikkeling in het aantal verrichtingen gebaseerd op historische data. Dit betreft alle verrichtingen die zijn gedeclareerd. Groei patiënten Groei omzet Groei van consult verrichtingen
6. Vrij spiegelen Hier ziet u dat het mogelijk is om zelf te kiezen welke periode u wilt spiegelen, tegen welke praktijken en met welke verrichtingencode.
• • • •
Aantal van verrichting x Aantal verrichting x per patiënt Omzet voor verrichting x per patiënt Ratio toegezegd t.o.v. gedeclareerd voor verrichting x
7. Geo-portaal: is de visualisering van de populatie van de praktijk op een landkaart. U kunt inzoomen en verschillende opties kiezen. Nota bene: •
Indien het een weergave over tijd betreft, dan gaat dit over de afgelopen twee jaar.
•
Afhankelijk van de indicator wordt de data per maand of per kwartaal getoond (blauwe en oranje balkjes). De indicatoren over patiënten per kwartaal. De overige indicatoren per maand.
•
De periode bevat declaraties waarvan de verrichtingsdatum binnen deze periode valt.
•
Een patiënt is ingeschreven bij een praktijk op het moment dat er een inschrijftarief is gedeclareerd in de periode.
•
Er kan alleen voor een heel kwartaal bepaald worden wat het aantal patiënten zijn. Als er gekozen wordt voor een langere periode dan wordt het gemiddelde van het aantal patiënten voor de kwartalen genomen.
18-7-2013
45
•
Een achterstandswijk is zoals jaarlijks vastgesteld door de NZA.
•
Indien een periode meerdere kwartalen bevat wordt het percentage patiënten dat in een achterstandswijk woont per kwartaal bepaald. Vervolgens wordt het gemiddelde van deze kwartalen genomen als resultaat van de indicator.
•
De gemiddelde omzet wordt bepaald aan de hand van het goedgekeurde bedrag van een declaratie.
•
Indien een periode meerdere kwartalen bevat wordt het aantal patiënten per FTE per kwartaal bepaald. Vervolgens wordt het gemiddelde van deze kwartalen genomen als resultaat van de indicator.
•
De omzet wordt bepaald aan de hand van het toegewezen bedrag van de declaratie.
•
Een declaratie is ingediend op het moment dat de declaratie een factuurdatum heeft.
•
Een declaratie is goedgekeurd op het moment dat de declaraties de status toegezegd heeft.
•
In het geval van een herdeclaratie wordt het ingediende bedrag gebaseerd op het declaratiebedrag van de originele regel. Het toegezegde bedrag is de sommatie van alle toegezegde bedragen van zowel de originele als de her declaratie(s).
•
Het aantal FTE is gekoppeld aan een periode.
•
Indien er in de periode een verandering in het aantal FTE heeft plaatsgevonden, wordt dit meegenomen.
Let op: als het spiegelen voor uw praktijk net wordt geactiveerd dan zitten nog niet al uw gegevens in de database. De enige indicatoren die een vertekend beeld kunnen geven zijn degene die gaan over FTE. Omdat er, totdat er een spiegelprofiel wordt opgegeven altijd van 1 FTE wordt uitgegaan. De nacht nadat dit is ingevuld, wordt dit geüpdatet en verdwijnt het vertekende beeld. Voorbeeld: De praktijk heeft 3 FTE en geeft aan op de 15e dat hij wil Spiegelen. Dan ziet hij in de indicatoren die gaan over FTE bij zijn eigen gegevens de resultaten alsof er 1 FTE is, terwijl voor de gegevens in de benchmark er wel wordt gerekend met de aantallen FTE die horen bij die praktijken.
18-7-2013
46
Stap 14 - VIPLive Zorggroepen: (Dit scherm is alleen zichtbaar als uw zorggroep via VIPLive declareert. U kunt om dit na te gaan contact met ons opnemen).
Met deze optie kunt u uw gegevens aanleveren aan de zorggroep en inzicht houden in de door de zorggroep gedeclareerde, toegewezen en betaalde bedragen (voor wat betreft uw patiënten). Ook kunt u zien welke patiënten er afgewezen zijn. Aanleveren patiëntenbestand aan zorggroep: Vanaf de eerste datum van het kwartaal heeft u de mogelijkheid om een patiëntenbestand aan te leveren zodat de zorggroep de declaraties kan aanmaken. Dit is hetzelfde bestand dat u voorheen ook al naar uw zorggroep stuurde. Het aanleveren van het patiëntenbestand gebeurt vanuit het basisscherm VIPLive zorggroep. Als u dat voor de eerste keer doet, kunt u alleen een
. Bij een volgende keer heeft u de optie om een vorig
kwartaal te kopiëren met de knop of om een Wij kiezen er nu voor om een leeg kwartaal aan te maken.
18-7-2013
.
47
Vervolgens gaan we het in uw HIS aangemaakte DBC-patiëntenbestand uploaden. (Als u problemen heeft met het aanmaken van een DBCpatiëntenbestand dan verwijzen wij u door naar onze website (www.calculussoftware.nl) onder het kopje ‘Help’ ‘Handleidingen’). We kiezen daarvoor voor de knop
18-7-2013
. U krijgt dan onderstaand scherm te zien:
48
Om het DBC-patiëntenbestand in te lezen kiest u voor de knop Vervolgens krijgt u onderstaand scherm:
.
U kunt in dit scherm uw HIS selecteren. Als u dat heeft gedaan, dan kunt u de knop terecht:
aanklikken. Daarna komt u in de browser
U bladert naar de locatie waar uw HIS het DBC-patiëntenbestand heeft opgeslagen en u opent het bestand van het desbetreffende kwartaal.
18-7-2013
49
Als alles goed is gegaan, krijgt u deze boodschap te zien:
Daarna kiest u voor ingelezen patiënten:
. U ziet dan het onderstaande scherm met alle
Eventueel kunt u de lijst nog handmatig bewerken. U kunt patiënten verwijderen met het . Ook kunt u handmatig nog een patiënt toevoegen. U vult het BSN en de geboortedatum in, zie ook onderstaand scherm:
18-7-2013
50
Als u nu op klikt, dan wordt deze patiënt toegevoegd aan het DBC-patiëntenbestand wat u gaat versturen naar de zorggroep. De patiënt kunt u nu ook terug vinden in de onderstaande lijst:
Patiënten die vanuit uw HIS zijn ingelezen en niet goed zijn, staan onderaan de lijst:
Voor deze patiënten is géén geldig COV gevonden. U kunt deze patiënten nog bewerken om wel tot een geldig COV te komen. Zo niet, dan worden deze patiënten niet gedeclareerd. Als u met deze patiëntenlijst akkoord gaat, dan kunt u kiezen voor . U krijgt de onderstaande waarschuwing van de webpagina. U kunt hier voor
18-7-2013
kiezen.
51
U komt hierna weer terug in het overzichtsscherm.
U kunt met de knop het patiëntenbestand aanleveren. U krijgt dan nog de onderstaande waarschuwing van de webpagina.
Als dit klopt, dan kunt u op
klikken.
Vervolgens ziet u het onderstaande scherm
U ziet precies hoeveel patiënten (402) u aangeleverd heeft.
18-7-2013
52
Inzicht in de voortgang van het declaratieproces bij uw zorggroep: Mochten er declaratieregels zijn afgekeurd, zoals hieronder bijvoorbeeld bij het 2e kwartaal is gebeurd, dan kunt de patiëntgegevens bekijken met de knop ‘details’. Dit ziet er als volgt uit:
U kunt hier zien welke patiënten van u zijn goedgekeurd en welke zijn afgekeurd. Centraal zal de zorggroep proberen de afgewezen regels te herstellen en opnieuw te declareren. Lukt dat niet, dan moet u de gegevens van deze patiënten wijzigen in uw HIS omdat het anders het volgende kwartaal weer verkeerd gaat.
18-7-2013
53
Stap 15 - Suggesties: Wanneer u suggesties heeft kunt u deze indienen door rechts in u VIPLive scherm op de knop Suggesties? te klikken. U kunt in dit scherm zelf suggesties indienen maar het is ook mogelijk te stemmen op suggesties van andere artsen.
U kunt via het suggestie scherm ook bekijken wat de status van u suggestie is. In het scherm worden standaard 5 suggesties getoond als u de overige suggesties wil bekijken kunt u hiervoor op Bekijk alle feedback (...) klikken. Het is belangrijk om te weten dat de suggesties anoniem bij ons binnenkomen en deze niet via e-mail door ons beantwoord kunnen worden.
18-7-2013
54
