ServiceDesk ICT
ROC van Twente - Servicedesk-ICT
Gebruikershandleiding – Outlook 2007
Versie 1.2
1
ServiceDesk ICT 1. INTRODUCTIE .................................................................................................................................................... 3 1.1 INLOGGEN IN DE OUTLOOK 2007 CLIËNT ......................................................................................................... 3 1.2 UITLEG OVER DE OUTLOOK NAVIGATIE KNOPPEN ........................................................................................... 3 1.3 UITLEG OVER DE OUTLOOK WERKBALK KNOPPEN.......................................................................................... 4 2. E-MAIL BERICHTEN ............................................................................................................................................ 5 2.1 LEZEN ................................................................................................................................................................ 5 2.2 VERZENDEN ....................................................................................................................................................... 5 2.3 BEANTWOORDEN............................................................................................................................................... 6 2.4 DOORSTUREN .................................................................................................................................................... 6 2.5 VERZENDEN NAMENS ........................................................................................................................................ 6 2.6 BIJLAGE(N) VERSTUREN ................................................................................................................................... 7 2.7 BIJLAGE(N) INZIEN EN/OF OPSLAAN ................................................................................................................. 8 2.8 OPSCHONEN MAILBOX ...................................................................................................................................... 9 3. ARCHIEFMAPPEN .............................................................................................................................................10 3.1 ONLINE ARCHIEF ............................................................................................................................................. 10 4. ANDERE POSTVAKKEN/AGENDA’S ...................................................................................................................11 4.1. M ACHTIGINGEN .............................................................................................................................................. 11 4.2 TOEVOEGEN POSTVAK .................................................................................................................................... 12 4.3 TOEVOEGEN AGENDA ...................................................................................................................................... 12 4.4. RAADPLEGEN VAN ANDERMANS MAP ............................................................................................................ 13 5. AGENDA ...........................................................................................................................................................14 5.1 AFSPRAAK MAKEN .......................................................................................................................................... 14 5.2 TERUGKERENDE AFSPRAAK MAKEN ............................................................................................................... 14 5.3 UITNODIGING MAKEN ....................................................................................................................................... 15 5.4 ANTWOORDEN OP EEN UITNODIGING .............................................................................................................. 15 6. CONTACTPERSONEN ........................................................................................................................................16 6.1 ADRESBOEKEN ................................................................................................................................................ 16 6.2 CONTACTPERSOON AANMAKEN...................................................................................................................... 16 6.3 CONTACTPERSOON OP NAAM ZOEKEN ........................................................................................................... 17 6.4 BERICHT VERZENDEN VANUIT HET ADRESBOEK ............................................................................................. 17 6.5 DISTRIBUTIELIJST AANMAKEN ........................................................................................................................ 18 6.6 BERICHT VERZENDEN VANUIT EEN DISTRIBUTIELIJST .................................................................................... 18 7. HANDTEKENING ...............................................................................................................................................19 7.1 AANMAKEN ...................................................................................................................................................... 19 8. AFWEZIGHEIDASSISTENT ..................................................................................................................................21 9. TAKENLIJST ......................................................................................................................................................22 9.1 TAAK MAKEN ................................................................................................................................................... 22 9.2 TAAK BIJWERKEN ............................................................................................................................................ 22 10. REGELS ...........................................................................................................................................................23 10.1 NIEUWE REGEL AANMAKEN .......................................................................................................................... 23
2
ServiceDesk ICT 1. Introductie Deze handleiding is geschreven om medewerkers te ondersteunen in het gebruik van de Outlook cliënt 2007. In deze handleiding leer je hoe je kunt inloggen, mail lezen en verzenden, doorsturen en beantwoorden. Daarnaast wordt ook het werken met het adresboek, distributielijsten en extra postvakken behandeld.
1.1 Inloggen in de Outlook 2007 cliënt 1. Start Microsoft Office Outlook 2007 op vanuit het startmenu Alle programma’s Microsoft Office 2007. 2. Type je inlognaam en wachtwoord in en klik op “OK”. Let op: als je Outlook 2007 de eerste keer start dan kan er tot drie keer toe om het wachtwoord gevraagd worden.
1.2 Uitleg over de Outlook navigatie knoppen Hieronder staat een verklaring van de knoppen, die links onderin in Outlook cliënt staan. Deze knoppen helpen je te navigeren binnen Outlook cliënt. 1. 2. 3. 4.
E-mail Agenda Contactpersonen Taken
- E-mail bekijken, zoals Postvak IN, Verzonden items enz. - Geeft je persoonlijke agenda weer. - Geeft je persoonlijk adresboek weer - Geeft je persoonlijke taken weer.
De knoppen worden binnen outlook weergegeven zoals te zien is in de afbeelding hieronder.
3
ServiceDesk ICT 1.3 Uitleg over de Outlook Werkbalk knoppen De navigatie knoppen van het Postvak IN, de Agenda, Contactpersonen en Taken hebben hun eigen functies. Daarnaast zijn er nog een aantal centrale knoppen, die in verschillende schermen voorkomen. In de tabel hieronder worden de knoppen weergegeven met de beschrijving van de functie. Werkbalk knoppen
Beschrijving Hiermee wordt de helpfunctie van outlook gestart voor het scherm waarin je op dat moment aan het werk bent. Hiermee kun je een mailbericht, contactpersoon, distributielijst of taak creëren. Hiermee kun je berichten, taken enz. uitprinten. Hiermee kun je een e-mailbericht verplaatsen naar een andere map. Hiermee verwijder je e-mailberichten, contactpersonen enz. Deze komen te staan in de prullenbak van Outlook. Hiermee wordt er gecontroleerd op nieuwe berichten en ververst het scherm. Hiermee open je het zoekscherm waarin je contactpersonen kunt zoeken.
4
ServiceDesk ICT 2. E-mail berichten In dit hoofdstuk worden de basis functies uitgelegd van outlook m.b.t. e-mail berichten. Zoals het lezen, , beantwoorden, versturen en doorsturen van e-mail berichten. Ook wordt het meezenden, inzien en/of opslaan van bijlagen uitgelegd.
2.1 Lezen
1. Klik op
om jou Postvak IN te openen.
2. Dubbelklik op het bericht, welke je wilt lezen. 3. Het bericht verschijnt vervolgens in een nieuw venster. 4. Nadat je het bericht hebt gelezen, kun je het bericht sluiten door rechtsboven in het bijbehorende venster op het kruisje
te drukken.
2.2 Verzenden 1. Druk op de navigatieknop 'E-mail', druk vervolgens op e-mail bericht.
. Er verschijnt een leeg
2. Type achter de knop ‘Aan…’ het e-mailadres, waarnaar het bericht verstuurt moet worden. 3. (Optioneel) type achter de knop ‘CC…’ het e-mailadres, waarnaar het bericht als kopie moet worden verzonden. 4. (Optioneel) type achter de knop ‘BCC:’ het e-mailadres om een blinde kopie te verzenden. * Tip1 : Wanneer je naar meerdere e-mailadressen wilt mailen, gebruik dan een ';' tussen de e-mailadressen. * Tip2: Klik op om contactpersonen te selecteren uit de algemene adressenlijst of je persoonlijke adressenboek. 5. Type in het veld 'Onderwerp' een onderwerp. 6. Type in het veld daaronder de inhoud van het e-mailbericht.
5
ServiceDesk ICT * Tip3: Om de urgentie van het bericht te veranderen klik je op
7. Klik op
om het bericht te verzenden.
2.3 Beantwoorden 1. Open het bericht, dat je wilt beantwoorden.
2. Klik in de werkbalk op één van de twee knoppen
of
.
3. Outlook opent een nieuw venster, typ hierin je antwoord op het e-mail bericht.
4. Klik op
om het bericht te verzenden.
2.4 Doorsturen 1. Open het bericht, dat je wilt doorsturen.
2. Klik in de werkbalk op de knop 3. Type in het Aan… veld het e-mailadres waarnaar het doorgestuurd moet worden. Je kunt een bericht intypen.
4. Klik op
om het bericht te verzenden.
2.5 Verzenden namens Het is mogelijk om een e-mail bericht te verzenden namens een andere postvak. Dit kan je doen via de optie Van. Deze kan je op de volgende manier aanzetten. 1. Open een nieuw bericht. 2. Klik in de werkbalk op het tabblad Opties 3. Klik daar op de optie Van Weergeven 4. Als je nu een terug gaat naar het tabblad Bericht zul je zien dat daar een extra adressenbalk in staat waarin je het e-mailadres kan aangeven namens wie je wilt verzenden. Type in het Aan… veld het e-mailadres waarnaar het doorgestuurd moet worden. Je kunt een bericht intypen.
6
ServiceDesk ICT 2.6 Bijlage(n) versturen 1. Open een nieuw (of beantwoord) bericht.
2. Druk op
om een bijlage toe te voegen.
3. Navigeer in het nieuwe venster naar het bestand welke je wilt toevoegen, selecteer deze en druk vervolgens op de knop Invoegen.
4. Om meerdere bijlagen toe te voegen herhaal de stappen twee en drie. Tip: Om een bijlage te verwijderen klik je met de rechtermuisknop op de bijlage en kies je voor Verwijderen.
5. Klik vervolgens op
om het bericht te verzenden.
7
ServiceDesk ICT 2.7 Bijlage(n) inzien en/of opslaan Wanneer je een bericht met een bijlage ontvangt verschijnt er voor het bericht een paperklip.
Om de bijlage in te zien: 1. Open het e-mailbericht met de bijlage. 2. Dubbelklik vervolgens op de betreffende bijlage.
Om de bijlage op te slaan: 1. Open het e-mailbericht met de bijlage. 2. Druk met de rechtermuisknop op de bijlage en kies de optie ‘Opslaan als’.
8
ServiceDesk ICT 2.8 Opschonen mailbox De omvang van je mailbox bedraagt standaard 250 MB . Uw mailbox omvat alle mappen die zijn opgenomen onder de vermelding : Postvak -
. Je kunt zelf bekijken hoeveel vrije ruimte je nog over hebt of hoeveel ruimte er al verbruikt is. Dit kan je op de volgende manieren achterhalen: 1. Bovenin vanuit de menubalk, klik op ‘Extra’ ‘Postvak Opruimen’ ‘Postvakgrootte weergeven’. 2. Klik met de ‘rechtermuisknop’ op je eigen ‘Postvak - ’ en selecteer de optie eigenschappen. In het nieuwe venster dat opent, druk je op de knop ‘Mapgrootte’. Je kunt je postvak opschonen door e-mails die je niet wilt bewaren ook daadwerkelijk te verwijderen. Hieronder enkele tips voor het opschonen van je postvak. Tip: Je kunt zelf voorkomen dat je mails met een grote omvang verstuurt door alleen een link naar een bijlage te mailen
Rangschik e-mailberichten op grootte Klik in het menu ‘Beeld’ op ‘Rangschikken op’ en klik vervolgens op ‘Grootte’. E-mailberichten worden dan gesorteerd op grootte, door deze als eerst op te schonen merk je direct resultaat. Het postvak zal hierdoor snel in grootte afnemen. E-mailberichten direct verwijderen. Met de toetscombinatie ‘Shift’ + ‘Delete’ is het mogelijk om e-mailberichten direct te verwijderen (dus ook uit de verwijderde items map). Standaard wordt e-mail niet verwijderd middels de optie verwijderen, deze wordt dan verplaatst naar de map ‘Verwijderde Items’. Deze map telt ook (net zoals het Postvak-IN) mee voor de totale grootte van je postvak. Verwijderde items automatisch verwijderen bij afsluiten Als je e-mailberichten verwijderd, worden deze eerst verplaatst naar de map verwijderde items en dus niet definitief weggegooid. In deze map kun je dan eventueel de e-mails nog redden of als nog definitief verwijderen. Via de opties is het ook zo in te stellen dat de map "Verwijderde items" automatisch wordt leeggemaakt bij het afsluiten van Outlook en zo de map schoon houdt. Om dit in te stellen klik je bovenin in het menu op ‘extra’ gevolgd door ‘opties’. In het nieuwe venster dat opent klik je op het tabblad ‘overig’. Plaats hier dan een vinkje voor de eerste regel ‘Map verwijderde items leegmaken bij afsluiten’ en klik op ‘OK’. E-mails die je af en toe wilt blijven raadplegen Als je e-mails niet definitief wilt verwijderen, maar wilt bewaren om af en toe te bekijken, is het aan te raden om deze e-mails op te slaan je online archief Personal Archive.
9
ServiceDesk ICT
3. Archiefmappen Een archiefmap bied de mogelijkheid om bijvoorbeeld e-mail berichten op te slaan. Dit wordt vaak gebruikt indien e-mail voor een langere periode bewaard moet blijven maar ook in verband met de grootte van postbussen.
3.1 Online Archief Met ingang van het nieuwe e-mail systeem (mei 2012) beschikt iedereen over een persoonlijk online archief. Dit archief is te zien via Outlook of webmail. Het online archief heeft de volgende naamgeving 'Personal Archive - <medewerkers naam>'. Hieronder zie je een afbeelding van het online archief zoals deze wordt weergegeven binnen Outlook 2007.
Je kan je e-mail berichten verplaatsen/verslepen naar je online archief.
10
ServiceDesk ICT 4. Andere postvakken/agenda’s 4.1. Machtigingen Om je Agenda, Postvak IN, Contactpersonen etc. te kunnen delen, moet je de ander rechten toekennen op datgene wat je wilt delen. 1. Vanuit de menubalk druk op ‘Extra’ - ‘Opties’ en klik op het tabblad ‘Gemachtigden’. 2. Kies vervolgens voor ‘Toevoegen’ 3. Selecteer diegene waaraan je de rechten wilt verlenen. 3. Kies vervolgens voor ‘Toevoegen’, zodat diegene onder Gemachtigden komt te staan. 4. Klik vervolgens op ‘OK’. In het volgende scherm kunt je precies aangeven welke rechten hij of zij mag hebben en klik je op ‘OK’.
Let op wanneer je het recht ‘Redacteur’ uitgeeft, dan kun je aanvinken of de gemachtigde een kopie van de afspraak ontvangt. Vink dit uit wanneer je dit niet wilt. Klik nogmaals op ‘OK’ om in het hoofdvenster van Outlook terug te keren.
5. Vervolgens druk je met de rechter muisklik op de map ‘Postvak - ….. (je naam)’. 6. Klik op ‘Eigenschappen voor ‘Postvak - ….. (je naam)’. 7. Klik op het tabblad ‘Machtigingen’. 8. Klik op de knop ‘Toevoegen’. 9. Voeg de persoon toe die rechten krijgt op jou mappen in jou postbus. 10. Druk op ‘OK’. 11. Druk, terwijl je de CTRL-knop ingedrukt houdt, op alle personen die je rechten wilt geven. Selecteer onderaan het scherm ‘Commentator’ in het vak rollen.
11
ServiceDesk ICT 4.2 Toevoegen postvak 1. Druk vanuit de menubalk op ‘Extra’ ‘Opties’ tabblad ‘E-mailinstellingen’. 2. Druk op de knop
.
3. Selecteer ‘Microsoft Exchange account’ en druk op ‘wijzigen’. 4. Druk op de knop ‘Meer instellingen’. 5. Selecteer het tabblad ‘Geavanceerd’ en druk op de knop ‘Toevoegen’.
` 6. Geef in het nieuwe venster de naam van postvak op. 7. Druk op ‘OK’. 8. Druk op ‘Volgende’. 9. Druk op ‘Voltooien’ om dit te bevestigen.
4.3 Toevoegen agenda 1. Druk op de navigatie knop Agenda 2. Klik op de optie Een gedeelde agenda openen 3. Vul de naam in van de agenda die je wilt openen 4. Klik op OK
12
ServiceDesk ICT 4.4. Raadplegen van andermans map Om de Agenda, Postvak IN, Contactpersonen van een ander te mogen raadplegen moet je minstens het recht ‘Lezer (items lezen)’ hebben op dat onderdeel dat je wilt raadplegen. 1. Kies in het menu ‘Bestand’ - ‘Openen’ - ‘Map van andere gebruiker’. 2. Onderstaand venster verschijnt.
3. Klik op de knop ‘Naam…’ en kies de persoon die jou rechten heeft gegeven. 4. Selecteer uit de ‘Maptype’ het onderdeel waarop je rechten hebt gekregen. Indien je het venster sluit en deze nogmaals wilt raadplegen kun je opnieuw de map opgeven.
13
ServiceDesk ICT 5. Agenda In de agenda kun je afspraken maken en beheren. Je kunt ook afspraken maken met je collega’s en deze updaten en veranderen (tijd, locatie enz.) als het nodig is. Er zijn meerdere soorten agenda-items namelijk: Agenda-item Afspraak Vergaderverzoek
Beschrijving Komt alleen in jou agenda te staan Afspraak met meerdere personen
Weegave Eigen agenda Eigen en uitgenodigden agenda’s
5.1 Afspraak maken 1. Open je agenda door op de navigatieknop 2. Druk op de knop
te drukken.
.
3. Geef de begin datum en tijd en de eind datum en tijd op. 4. Type de overige informatie, zoals onderwerp, locatie enz.
5. Druk op
.
5.2 Terugkerende afspraak maken 1. Maak een nieuwe afspraak (zie Afspraak maken).
2. Klik op
.
3. Bij Type terugkeerpatroon selecteer dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks. 4. Selecteer in Bereik van terugkeerpatroon hoe vaak de afspraak herhaald moet worden. 5. Druk vervolgens op ‘OK’ en vul de afspraakgegevens in.
6. Klik vervolgens op
.
14
ServiceDesk ICT 5.3 Uitnodiging maken Uitnodigingen zijn afspraken die je maakt met je collega’s. De ontvanger van de afspraak krijgt hiervan een e-mailbericht in zijn of haar Postvak. 1. Maak een nieuwe afspraak (zie Afspraak maken).
2. Klik op
.
3. Klik op ‘Aan…’ en selecteer diegenen uit het adresboek en druk op ‘OK’. Of vul het e-mailadres in bij het veld ‘Aan…’ om iemand buiten het adresboek een afspraak te sturen.
4. Klik vervolgens op
.
5.4 Antwoorden op een uitnodiging 1. Als je een afspraak hebt ontvangen in jou Postvak IN, open de afspraak.
2. Klik vervolgens op respectievelijk om de afspraak te accepteren, de status voorlopig bezet, te weigeren of een nieuw tijdstip wilt voorstellen. 3. Selecteer vervolgens of je een bericht wilt verzenden naar de verstuurder van de afspraak en druk op ‘OK’.
15
ServiceDesk ICT 6. Contactpersonen In dit hoofdstuk wordt uitgelegd welke adresboeken er zijn en hoe je hierin kunt zoeken, hoe contactpersonen worden aangemaakt in je persoonlijke adresboek. Hoe je rechtstreeks mailt vanuit het adresboek. Ook wordt uitgelegd hoe je een distributielijst aanmaakt en deze direct kunt e-mailen.
6.1 Adresboeken In zowel de Outlook 2007 cliënt en Webmail (Outlook Web Access) zijn er twee adresboeken die je kunt gebruiken namelijk het Algemene adreslijst en Contactpersonen. In het Algemene adreslijst staan alle medewerkers. Het adresboek bevat de contactpersonen in jou persoonlijk adresboek.
6.2 Contactpersoon aanmaken
1. Druk op 2. Druk op
om je persoonlijk adresboek te openen. om een nieuw contactpersoon aan te maken in je persoonlijk adresboek.
3. Nadat je de velden hebt ingevuld. Klik op
om jou contactpersoon op te slaan.
16
ServiceDesk ICT 6.3 Contactpersoon op naam zoeken
1. Druk op 2. Druk op
om je persoonlijk adresboek te openen. om de contactpersoon te zoeken.
3. Voer in het veld voor de knop ‘Zoeken’ een naam of een deel van de naam in.
6.4 Bericht verzenden vanuit het adresboek Je kunt ook e-mailberichten verzenden vanuit het adresboek. 1. Open een e-mailbericht. 2. Klik op of 3. Selecteer vervolgens de contactpersoon en klik op ‘Aan’ of ‘CC ’ of ‘BCC’
4. Klik vervolgens op ‘OK’ om terug te gaan naar het bericht.
17
ServiceDesk ICT 6.5 Distributielijst aanmaken
1. Druk op
om je persoonlijk adresboek te openen.
2. Druk achtereenvolgens op ‘Bestand’ - ’Nieuw’ - ‘Distributielijst’. 3. Geef de distributielijst een naam.
4. Klik op ‘Leden selecteren…’ en zoek de contactpersoon uit de lijst, die in de distributielijst moet komen te staan. 5. Klik vervolgens op ‘Leden ’ om jou contactpersoon aan de distributielijst toe te voegen. Je kunt ook in het veld ‘Leden ’ een extern e-mailadres ingeven ([email protected]). 6. Herhaal stap vier en vijf om meerdere personen aan de distributielijst toe te voegen.
7. Klik op ‘OK’ wanneer je de contactpersonen hebt toegevoegd en klik vervolgens op om de nieuwe distributielijst op te slaan.
6.6 Bericht verzenden vanuit een distributielijst 1. Open een nieuw bericht en klik op ‘Aan’, ‘CC’ of ‘BCC’. 2. Selecteer bij Namen selecteren uit Contactpersonen. 3. Selecteer vervolgens de distributielijst en klik op ‘Aan ’ of ‘CC ’ of ‘BCC ’. 4. Klik vervolgens op ‘OK’ om terug te keren naar het bericht.
18
ServiceDesk ICT 7. Handtekening 7.1 Aanmaken 1. Druk vanuit de menubalk op ‘Extra’ - ‘Opties’ tabblad ‘E-mailindeling’.
2. Druk vervolgens op de knop ´Handtekeningen´. 3. Druk op de knop
.
4. Geef de handtekening een naam en druk op de knop ‘OK’.
19
ServiceDesk ICT 5.
Type vervolgens de handtekening in het grote witte vlak binnen het kader ‘Handtekening bewerken’.
6. Selecteer vervolgens of de handtekening automatisch moet worden weergegeven bij het aanmaken van nieuwe berichten en/of bij het beantwoorden en doorsturen van berichten. 7. Bevestig dit door op de knop ‘OK’ te drukken. 8. Druk nogmaals op ‘OK’ om terug te keren in het beginvenster van Outlook.
20
ServiceDesk ICT 8. Afwezigheidassistent Hieronder wordt uitgelegd hoe je de afwezigheidassistent inschakelt vanuit Outlook 2007. 1. Start outlook 2007 op.
2. Klik bovenin de menubalk op 'Extra'. 3. Klik vervolgens op 'Wizard afwezigheid'.
4. Selecteer de optie 'Automatische antwoorden bij afwezigheid verzenden'. 5. Voer vervolgens in je afwezigheid bericht de datum van je vertrek en terugkeer in. Eventueel kan je voor je collega’s een ander bericht invoeren (‘binnen mijn organisatie’) dan voor de personen buiten kantoor (‘buiten mijn organisatie’). 6. Klik vervolgens op de knop 'OK'. 7. De afwezigheidassistent is nu ingesteld.
21
ServiceDesk ICT
9. Takenlijst 9.1 Taak maken 1. Druk op de navigatieknop een nieuwe taak te maken.
en vervolgens op de knop
om
2. Type de informatie in zoals onderwerp, extra informatie enz. Geef eventueel de begindatum en einddatum in.
3. Klik op
om de taak op te slaan.
9.2 Taak bijwerken 1. Open de taak die je wilt bijwerken. 2. Pas de taak aan. 3. Druk op ‘Opslaan en sluiten’ om de bijgewerkte taak op te slaan.
22
ServiceDesk ICT 10. Regels Binnen Outlook is het mogelijk regels in te stellen, zodat handelingen automatisch worden uitgevoerd. Zoals bijvoorbeeld het automatisch doorsturen van berichten, berichten blokkeren, berichten automatisch verplaatsen in mappen etc.
10.1 Nieuwe regel aanmaken 1. Open je ‘Postvak IN’. 2. Ga naar Extra en druk op
.
3. Druk vervolgens op ‘Nieuwe regel…’. 4. Zet een vink bij ‘Beginnen met lege regel’. 5. Druk op ‘Volgende’. 6. Selecteer de optie ‘Welke voorwaarde(n) wilt u controleren’ en druk op ‘Volgende’. 7. Selecteer de optie ‘Wat wilt u met het bericht doen’ en druk op ‘Volgende’. 8. Geef vervolgens eventuele uitzonderingen op voor de zojuist bepaalde regel en druk op ‘Voltooien’.
23
