Outlook 2007 beállítása az Office 365 rendszerhez

Outlook 2007 beállítása az Office 365 rendszerhez Előfeltétel: Első belépés az Office 365 rendszerbe leírás szerinti lépések elvégzése. Javasolt elsőre elejétől kezdve végig csinálni az egyes fejezetekben leírtakat.

Office 365 bevezetést támogató leírás – készítette: Albacomp RI Kft.Outlook 2007 beállítása, régi adatok importálása - módosítva

20160324 1/27. oldal

A régi levelező rendszerben használt Outlook beállítások lekérdezése. ................................................ 3 Outlook 2007 program előkészítése az Office 365 rendszerhez való csatlakozásra ............................... 5 Outlook 2007 program beállítása az Office 365 levelezéshez................................................................. 8 Outlook 2007 program alap konfigurálása automatikus aláírás beállítása és címtárak használata. .... 10 Outlook 2007 program alap konfigurálása - automatikus Archiválás kikapcsolása .............................. 12 Levélforgalom működés tesztelése – központi címtár használatának bemutatása .............................. 13 Régi levelezésben tárolt adatok bemásolása az Office 365 rendszerbe. .............................................. 15 További adatfájlok tartalmának importálása az Office 365 rendszerbe. .............................................. 19 Outlook 2007 befejező konfigurálása, korábbi levelezés adatainak törlése ......................................... 21 Hibaelhárítás, ha nem választható ki az Importálás és exportálás menüsor. ....................................... 23 Rendszergazda elérhetősége................................................................................................................. 24


20160324 2/27. oldal

A régi levelező rendszerben használt Outlook beállítások lekérdezése. Az Office 365 rendszerbe való átálláshoz szükséges megkeresni az eddigi levelezésének tárolására szolgáló állományokat. Ezen állományok tartalmát kell majd az új rendszerbe átmásolnia. Indítsa el az Outlook 2007 alkalmazást. Fájl menüben válassza ki az „Adatfájlkezelés” utasítást Tipp: amennyiben egy új gépen vagy új Office telepítés után állítja be a levelezést, akkor az adat fájlok lekérdezését még a régi gépen csinálja meg. A megtalált adat fájlokat (*.pst) az utolsó levelek letöltése másolja át az új számítógépre, nevüket és tárolási helyüket jegyezze meg. A későbbiekben is a korábbi levelezésre vonatkozó lekérdezést, adatokat az előző gép előző Office verzióra értelmezze. Ha az előző gépén más Office verzió van, mint a jelen leírásban használt verzió, szükség esetén kérje el az arra a verzióra vonatkozó leírást is a rendszergazdától és használja mindig azt a leírást, ami azonos azzal a verzióval, amely környezetben a lekérdezést módosítást el kell végezni. Jelölje ki klikkeléssel azt az adat sort, amelynek a végén a Megjegyzés rovatban az „Alapértelmezett” szó szerepel. Ebbe az adatfájlba érkeznek meg az új levelei és itt tárolódnak az elküldött levelek is. Az ebben tárolt levelek bemásolását javasoljuk első sorban az Office 365 rendszerbe. Amennyiben Önnek több adatfájlja is van az Outlook 2007ban, kérjük nézze meg mit tárol ezekben a fájlokban, szükséges-e azokat a biztonságos Office 365 rendszerbe bemásolni. A leírás mindkét vagy akár több állomány bemásolásához is felhasználható útmutatót tartalmaz. Az alapértelmezett adatfájl kiválasztása után nyomja meg a beállítások gombot. Az ezután megjelenő ablakban kékkel kijelölve látszik a mappa Neve és alatta a levelek tárolására használt fájl neve. Az ablak megjelenése után nyomja meg a TAB billentyűt, melynek hatására a fájlnév kerül teljes kijelölésre. Az így kijelölt fájl nevet másolja a vágólapra. (Ctr + C vagy jobb klikk a kijelölt sor felett és helyi menüben Másolás utasítás)

Tab  Indítsa el a Microsoft Word alkalmazást. Válassza az új dokumentum létrehozását.


20160324 3/27. oldal

Írja be a lap tetejére: „Alapértelmezett email tároló:” majd a következő sorba másolja be a vágólapról az előzőekben kimásolt Fájlnevet. (Ctrl + V vagy jobb klikk a kijelölt sor felett és a helyi menüben Beillesztés utasítás) Mentse el a fájlt a Dokumentumok mappába „Email tárolók” néven a számítógépre.

A Wordből lépjen vissza az Outlook 2007 programba Az előbb használt Személyes mappák ablakon nyomja meg a „Mégse” gombot. Visszajut az Adatfájlok ablakhoz. Ha az alapértelmezett adatfájlon kívül nincs több adatfájl, zárja be a párbeszéd panelt („Bezár” gomb) Lépjen ki az Outlookból, mentse el az előző lépésben létrehozott „Email tárolók” fájlt, zárja be a Word alkalmazást, hagyja ki a következő fejezetet és folytassa a tennivalókat az Outlook program előkészítése az Office 365 rendszerhez való csatlakozásra résztől.

További adatfájlok adatainak kimentése – ismételje az alábbi részt minden egyes adat fájlra: Válassza ki a következő adatfájlt, majd nyomja meg a „Beállítások gombot.

Az ezután megjelenő ablakban kékkel kijelölve látszik a mappa Neve és alatta levelek tárolására használt fájl neve. Az ablak megjelenése után nyomja meg a TAB billentyűt, melynek hatására a fájlnév kerül teljes kijelölésre. Az így kijelölt fájl nevet másolja a vágólapra. (Ctrl+C vagy jobb klikk a kijelölt sor felett és helyi menüben Másolás utasítás)


20160324 4/27. oldal

 Váltson át az előbb létrehozott a Microsoft Word dokumentumhoz és fojtassa a következő sortól az adatok beírását. Írja be: „További email tároló:” majd a következő sorba másolja be a vágólapról az előzőekben kimásolt Fájlnevet. (Ctrl+V vagy jobb klikk a kijelölt sor felett és helyi menüben Beillesztés utasítás) Mentse el a fájlt a Dokumentumok mappába „Email tárolók” néven a számítógépre. Így kell kinéznie a Word dokumentumnak: Ismételje a fentieket az „Adatfájlok adatainak kimentése” résztől.

Ha van még további adatfájl, ismételje a fentieket az „Adatfájlok adatainak kimentése” résztől. Ha minden adat fájl elérési útját és nevét kimásolta zárjon be minden futó Office alkalmazást (Word, Excel, Outlook…)

Outlook 2007 előkészítése az Office 365 rendszerhez való csatlakozásra Az alábbi hivatkozásra kattintva töltse le az asztali telepítő csomagot: http://voroskereszt.hu/office365/office_365_asztali_telepites.exe

Alul a felugró ablakban válassza a Mentés lehetőséget:

Majd a letöltés befejezésekor válassza „Futtatás” lehetőséget. Figyelem! Néhány esetben a számítógépen lévő felhasználói fiók Rendszergazdai hozzáférést (felhasználó név, jelszó) fog kérni a telepítés megkezdéséhez. Kérjük, hogy a művelet előtt, egyeztessen a rendszergazdával, amennyiben nem tudja a szükséges hozzáférés adatait.


20160324 5/27. oldal

A megjelenő figyelmeztető ablakban válassza a „Telepítse újra az ajánlott beállításokkal” lehetőséget

A megjelenő figyelmeztető ablakban ismét válassza a Futtatás lehetőséget

Jelentkezzen be ismét az Office 365 rendszerbe. Ehhez klikkelje a belépéshez már használt email címre a listából. Írja be jelszavát, jelölje be, a bejelentkezve szeretnék maradni mezőt, majd nyomja meg a bejelentkezés gombot:


20160324 6/27. oldal

Az alkalmazás ellenőrzi a rendszer konfigurációt. Ez jó néhány percig eltarthat.

Az ellenőrzés után nyomja meg a Tovább gombot és a program telepíti a számítógépre a szükséges frissítéseket és az Outlook 2007 bejelentkezéséhez szüksége „Bejelentkezési segéd”-et.

Végig olvasás után fogadja el a Bejelentkezési segéd használatára vonatkozó licenc feltételeket az Elfogadom gomb segítségével.

A frissítések letöltése után az összefoglaló képernyőn látható a telepítés eredménye:

Amennyiben NEM a fentihez hasonló sikeres telepítés összefoglalót kap, hanem piros hibaüzeneteket, akkor az alkalmazás „Befejezés”-e után indítsa el a (Start menü/Minden program/Windows Update alkalmazást. Telepítse fel az összes fontos frissítést a Windows és az Office programokhoz. A frissítések telepítése után indítsa újra a számítógépet. Majd végezze el újra a fent található „ Ha van még további adatfájl, ismételje a fentieket az „Adatfájlok adatainak kimentése” résztől. Ha minden adat fájl elérési útját és nevét kimásolta zárjon be minden futó Office alkalmazást (Word, Excel, Outlook…)

Outlook 2007 előkészítése az Office 365 rendszerhez való csatlakozásra” címtől kezdődő lépéseket. Ha mindezzel kész, sikeres volt az előkészítés, használhatja az Outlook 2007 programot az Office 365 rendszerben. Office 365 bevezetést támogató leírás – készítette: Albacomp RI Kft.Outlook 2007 beállítása, régi adatok importálása - módosítva

20160324 7/27. oldal


20160324 8/27. oldal

Outlook 2007 beállítása az Office 365 levelezéshez. Ha fut az Outlook 2007 program, zárja be az alkalmazást! Indítsa el a Vezérlő pultot (Start menü/ Vezérlő pult)

Ha a vezérlő pult „Megtekintés a következő szerint: Kategória” nézetben van, állítsa át „Kis ikonok” ra a folytatáshoz.

A vezérlő pultból indítsa el Posta (32 bites) alkalmazást

Válassza a „Profilok megjelenítése” lehetőséget. (Ha új telepítésű az Outlook 2007, nem volt még levelezéshez csatlakoztatva, ez a lépés kimarad, rögtön a következő ablak jelenik meg.)

Ha volt már korábbi levelezés beállítva, akkor jegyezze meg az „Indítás ezzel a profillal” rész utáni profil nevet. Alap esetben ez „Outlook 2007” lesz, mint ahogyan a képen látszik. Erre még szüksége lehet, ha régi levelezésébe vissza kell lépnie. Majd nyomja meg a „Hozzáadás” gombot

Profilnév-nek írja be: Office365, majd OK gomb megnyomása következik.


20160324 9/27. oldal

Írja be nevét email címét és kétszer a jelszavát. (https://portal.office.com oldalon használt email cím és jelszó kell ide is.) (NE jelölje be a „Kiszolgálóbeállítások vagy további kiszolgálótípusok kézi megadása” beállítást.) Majd nyomja meg a Tovább gombot.

Néhány ellenőrzés után a rendszer csatlakozik az Office 365 levelezéshez. Nyomja meg a Befejezés gombot. FONTOS! Amennyiben ennél a pontnál többszöri próbálkozásra sem sikerült csatlakozni a rendszerhez és biztos, hogy az email cím és a jelszó nincsen elgépelve, kérjük, hívja a rendszergazdát! A profilok ablakban állítsa „Indítás ezzel a profillal” legördülő listát az előbb létrehozott „Office365” profilra.

Majd állítsa át „Rákérdezés a használni kívánt profilra” kiválasztásra, hogy szükségesetén könnyen vissza tudjon lépni a korábbi levelezési beállításra. Majd befejezéshez nyomja meg az „Alkalmazás”, majd az „OK” gombot.

Az Outlook 2007 most már az Office 365 postafiókkal való együttműködésre felkészült, indítsa el az Outlook 2007 alkalmazást. A Profilválasztásnál, hagyja jóvá OK megnyomásával a fentiek szerint létrehozott Office365 profillal való indulást. (Ha nem az Office365 profilt ajánlja fel automatikusan, akkor a legördülő menüből válassza ki az az Office365 profilt)


20160324 10/27. oldal

Az Outlook 2007 kérni fogja első indításkor, hogy jelentkezzen be ismét az Office 365 rendszerbe. Írja be jelszavát, jelölje be a „Jelszó megjegyzése” lehetőséget, majd nyomja meg az „OK” gombot. A következő indításoknál már nem kell jelszót megadni mindaddig, amíg nem változtatja meg az Office 365 belépéséhez használt jelszavát. Új jelszó esetén kérni fogja a rendszer a jelszó megadását megadásár írja be majd új jelszavát, és ismét jelölje be a „Jelszó megjegyzése” lehetőséget.

A rendszer előkészíti az Outlook 2007-ot az Office 365 levelezéssel való együttműködésre elkezdi letölteni a szerveren tárolt levelezési és névjegy adatait, letölti a központi címjegyzéket és máris használatra kész az Outlook 2007 alkalmazás. (régi leveleit még nem lesznek elérhetők annak átmásolására a következő fejezetekben talál útmutatást.) Most már tényleg használtara kész a rendszer, de előtte célszerű a lentiekben részletezett kezdeti beállításokat elvégezni.

Outlook 2007 program beállítása: automatikus aláírás és címtárak. Automatikus E-mail aláírás beállítása: Kérjük, hogy az egységes levél küldési arculathoz állítsa be az email aláírási szolgáltatását. Beállítás után minden új levélbe megválaszolt vagy továbbított üzenetbe automatikusan bekerül az így megadott aláírása: Aláírás beállítása az Eszközök menü Beállítások sorával indítható.

Folytatás a megjelenő ablak Levélformátum lapjának Aláírások gombjának megnyomásával lehetséges.

Válassza az Új aláírást, majd írja be a nevét a megjelenő mezőbe


20160324 11/27. oldal

Az Aláírás szerkesztése mezőbe másolja át a lenti minta szerinti aláírást, majd módosítsa saját adataira. Állítsa be a legördülő menüben Hogy mind az Új üzenetek mind a Válasz/továbbítás üzenetek esetén alkalmazza a rendszer a most létrehozott aláírást. Mentés után az OK gombbal fejezze be a szerkesztést. Zárja be a beállításhoz vezető ablakokat.

E-mail aláírásra vonatkozó szervezeti előírás (kérjük, használja a mintában megadott betűtípust!). Innen egyúttal ki is másolhatja és beillesztve azt a fenti képen látható helyre, szerkesztheti aláírását: Minta (Helvetica betűtípus, 10-es méret)

Leírás

Üdvözlettel, Juhász Árpád rendszergazda Magyar Vöröskereszt Országos Igazgatósága Mobil: +36 (70) 933 8017 | E-mail: [email protected]

-Kötelező szöveg -Írja be a saját nevét -Írja be a saját beosztását -Írja be a saját a szervezeti egység nevét ahol dolgozik -Írja be a címet, ahol dolgozik -Írja be mobil és/vagy vezetékes telefon számát, email címét -Kötelező szöveg

Kövess minket:

1359 A Magyar Vöröskereszt adományvonala

Címtárak használata az Outlook 2007 programban. Az Office 365 rendszerben alapból a személyes adatok tárolására két címjegyzék érhető el (Ezek azonosak a WEB es felület kezelésénél már megismertekkel):  

Központi címtár (Offline Global Address List) saját névjegyek

Központi címtár – Outlook 2007 program egy másolatot készít az Ön számítógépére a központi címtárról. A másolat automatikusan, naponta frissül. DE a naponkénti frissítés miatt a rendszergazda által végzett címtár módosítások (pl. új dolgozó felvétele) lehet, hogy csak egy nap múlva lesznek láthatók. (A levelezés böngészőben való használata során mindig a friss központi címtárat mutatja a rendszer.) A központi címtárat ajánlja fel a rendszer alapértelmezésben új levél írásakor a címzettek kiválasztásához. Saját névjegyekre váltás a Címjegyzékek legördülő listában lehetséges és vissza ugyanitt lehet váltani.


20160324 12/27. oldal

Saját névjegyek szerkesztése, újak létrehozása a mappa struktúra Névjegyalbumában lehetséges

A nézetek átállításával névjegyeit a kívánt formában jelenítheti meg. Az előre beállítottaktól eltérő egyedi nézeteket is létrehozhat. A névjegy albumban végrehajtott változások automatikusan néhány percen belől átmásolódnak az Office 365 szerverre és onnan szinkronizálódhatnak a telefon címjegyzékébe.

Figyelem: Az Outlook 2007-ben végrehajtott bármely elem (email vagy névjegy…) törlése esetén az elem törlődik mind a szerverről, mind a telefonról! Szinkronizálás bármelyik eszközön végrehajtott bármilyen módosítást át másol az összes eszközre!

Outlook 2007 program beállítása: automatikus Archiválás kikapcsolása Az Office 365 levelezési rendszerben kvázi korlátlan tárterület (53 687 091 200 bájt) áll rendelkezésre a levelek tárolására. A szerver oldali folyamatos mentés és megbízható üzemeltetési háttér, a hatalmas tár terület, évekre feleslegessé teszi, hogy a levelek archiválásával kelljen foglalkoznia. Az Outlook 2007 program még a régi időkre lett felkészítve és alapértelmezett beállításként felajánlja, hogy másolja át a régebbi leveleit a helyi számítógépen tárolt Archív mappába. Fontos: a helyi gépre másolt levelek nem lesznek elérhetők a továbbiakban más eszközről, (telefon, táblagép, WEB-es kliens…) azokról nem lesz másod példány, a számítógép meghibásodása során véglegesen megsemmisülhetnek az archivált levelei. Fontos: ne használja az Outlook 2007 beépített Archiválási szolgáltatását, kapcsolja azt ki az alábbiak szerint:

Archíválás kikapcsolása az Eszközök menü Beállítások sorával indítható.

Folytatás a megjelenő ablak Egyéb lapjának Archiválás gombjának megnyomásával lehetséges. Office 365 bevezetést támogató leírás – készítette: Albacomp RI Kft.Outlook 2007 beállítása, régi adatok importálása - módosítva

20160324 13/27. oldal

Törölje a jelet a jelölő négyzetből az Archiválás sor elejéről, elhalványodik a többi beállítás lehetőség, majd az OK gombbal zárja be az ablakot. Majd zárja be az OK gombbal a beállítások ablakot is:

 Fontos: saját és levelei érdekében ne kapcsolja be az archiválást. Amennyiben a későbbiekben betelne a korlátlannak tűnő tárterülete kérjük, vegye fel a kapcsolatot a rendszergazdával a tárterület megnövelése végett.

Levélforgalom működés tesztelése – központi címtár használatának bemutatása Kérjük, győződjön meg róla, hogy a postafiókjából tud levelet küldeni és a válaszlevelek is megérkeznek oda. A tesztelést, mint szervezeten belüli, mind szervezeten kívüli Email címre el kell végezni. Ehhez gyors tesztként az alábbi a javaslatunk: Küldjön levelet a központi Címtár-ban levélforgalom tesztelésre létrehozott felhasználóknak. Gipsz Jakab – Vöröskereszt (szervezeten belüli felhasználó) és Gipsz Jakab – Albacomp (szervezeten kívüli felhasználó) részére Mindkét felhasználó automatikus választ küld a levél megérkezésekor. A tesztelés folyamata: Kezdjen egy új levelet írni, Új

Adja meg a levél tárgyát: Email forgalom teszt Központi címlista eléréshez nyomja mega Címzett gombot.


20160324 14/27. oldal

Outlook 2007 esetén a rendszer alapértelmezésben a központi címtárat (Offline Global Address List) kínálja fel. Itt ABC szerint lehet a nevek között keresni, vagy a Keresés mező segítségével lehet célirányosan megkeresni valakit.

A Címtár végig böngészése helyett, javasolt a nevek feletti kereső használat. Klikkeljen a Keresés mezőbe, írja be a keresendő szöveget (gipsz) a rendszer automatikusan a keresett nevekhez pozícionál. A kívánt nevet klikkeléssel kell kiválasztani (kék hátterű név), majd megnyomni a Címzett gombot. Ezután klikkeléssel kiválasztható a következő név és ismét Címzett gomb megnyomása hogy a levél címzettjei közé kerüljön a kívánt cím. (irányított keresés segítségével további mezökre is lehet keresni, mint pl.: vezetéknév, keresztnév, város) A címzettek kiválasztása után, a lent lévő OK gomb megnyomásával térhet vissza a levélírás folytatásához. A címzettek kiválasztása után folytatható a levél írása, vagy a küldés gomb megnyomásával elküldhető a levél.

Outlook 2007 verzióban sajnos a Web-es kliensen elérhető következő szolgáltatás még nem érhető el: A címzettek fölött megjelenik a rendszergazda által a felhasználóhoz beállított üzenet, mely tájékoztat a címzett fiókjának státuszáról. Itt jelenik meg a felhasználók által beállított üzenet is, mint pl. a távollét miatt beállított automatikus értesítések (szabadságon vagyok, legközelebb hétfőn olvasom a levelemet) az üzenetet még a levél elküldése előtt el tudja olvasni és ennek ismeretében dönthet, elküldi e egyáltalán a levelet a kiválasztott címzettnek, vagy másik személlyel próbálja meg felvenni a kapcsolatot. A teszteléshez kérjük, küldje el a levelet a „Küldés” gomb megnyomásával.


20160324 15/27. oldal

Jól működő levelezés esetén rövid időn belül két válaszlevelet kell kapnia egyet-egyet a szervezeten belüli és kívüli címekről, az alábbiak szerint:

A levelek megérkezése után lépjen be a régi levelezési rendszerébe a korábban megszokottak szerint (Outlook 2007 vagy Web-es kliens vagy…) és ellenőrizze, hogy ott látszanak-e a fentiek szerinti levelek. Ha jól van beállítva a rendszer, akkor a régi rendszerben nem látszik a fenti két levél. Amennyiben mindkét címről megkapta a levelet és nem látszik a régi levelező rendszerben a két levél, akkor az Ön levelezése sikeresen át lett állítva az új Office 365 levelezésre. Ismerkedjen vele, használja bártan. Amennyiben csak egy levelet kapott az új rendszerben és a szervezeten kívüli válaszlevél a régi email hozzáférésben látszik, kérjük, várjon egy napot és próbálja meg újra a levelezés ellenőrzését. A várakozás alatt mindkét rendszerben ellenőrizze a leveleit, mivel az átmeneti állapotban az Internetes rendszer tehetetlenségének következtében még előfordulhat, hogy bejövő levelei hol a régi hol az új rendszerbe érkeznek. Ezen időszak alatt levélküldésre nyugodtan használhatja már az új rendszert. Amennyiben egy nap elteltével sem javul meg a levelezése kérjük, vegye fel a kapcsolatot a rendszergazdával.

Régi levelezésben tárolt adatok bemásolása az Office 365 rendszerbe. Az adatok bemásolása előtt ellenőrizze, a fentiek szerint, hogy tud-e levelet küldeni és fogadni a beállított Office 365 levelező rendszerben. Fontos: Amennyiben Ön a régi levelezési rendszerében a levelek elérésére nem a Microsoft Outlook 2007 programot használta, leveleit nem töltötte le a számítógépre az Outlook 2007 segítségével, akkor, a leírás ezen fejezete nem vonatkozik Önre. Kérjük, küldje el a rendszergazdának az Ön által használt levelezési kliens adatait, hogy segíteni tudjon a korábbi leveleinek az Office 365 rendszerbe való bemásolásában. Az adatok importálásának beállítása 10-20 perc, még maga az importálás több órát is igénybe vehet, amíg az Outlook 2007 program nem lesz használható. Kérjük, vegye ezt figyelembe az importálás elindításánál. (Az importálás alatt a Web-es levelezési felületen továbbra is tud küldeni és fogadni leveleket) Első lépésként le kell töltenie a régi levelező rendszerben az átállás alatt érkezett utolsó leveleket is a munkaállomásra. Ehhez zárja be az Outlook 2007 alkalmazást, majd indítsa újra. A Profil választásnál állítsa át az indítandó profilt a korábban használtra, majd OK.


20160324 16/27. oldal

A letöltés az Eszközök / Küldés /fogadás / Az összes elküldése/fogadása menüsorral vagy az F9-es billentyűvel indítható. A letöltés befejezése után lépjen ki az Outlook 2007 programból.

Az Outlook 2007 program segítségével tudja bemásolni az új rendszerbe a régi levelezési megoldáson át kapott és küldött leveleit. Bemásolás lépései a következők: Elsőnek a leírás első része szerint azonosított (A

régi levelező rendszerben használt

Outlook beállítások lekérdezése.) Alapértelmezett adatfájl tartalmát másolja be az új rendszerbe. Ehhez nyissa meg a dokumentumok mappába mentett „Email tarolok” Word dokumentumot. Jelölje ki az Alapértelmezett tároló teljes elérési útját és a fájl nevet, majd másolj a vágólapra. (Ctrl+C vagy jobb klikk a kijelölt sor felett és helyi menüben Másolás utasítás)

Indítsa el újra az Outlook 2007 programot, de most már az Office365 profilba való belépéssel. Indítsa a Fájl menü sorból az Importálás és exportálás parancsot. (Ha az ön gépe azon ritka esetek közé tartozik, amikor a Windows és az Office nyelve nem egyezik meg, előfordulhat, hogy nem választható ki az Importálás és exportálás parancs – ebben az esetben, nézze meg, mit kell módosítania az operációs rendszerben (Hibaelhárítás,

ha nem választható ki az Importálás és exportálás menüsor.), majd a számítógép újra indítás után kezdje ismét ezt a fejezetet.

Hagyja jóvá a Tovább gomb megnyomásával a felajánlott Importálás más programból vagy fájlból lehetőséget.

Görgessen a lista végére és válassza ki a Személyes mappafile (.pst) lehetőséget, majd tovább.


20160324 17/27. oldal


20160324 18/27. oldal

Az Importálandó fájl sorban megjelenő fájl hivatkozást törölje ki (Del gomb megnyomása a billentyűzeten), majd illessze be a korábban Word dokumentumba elmentett alapértelmezett email tároló fájl elérési útját. (Váltson át Wordre, másolja ki a fentiek szerint kijelölt sort, majd váltás vissza Outlook 2007ra és beillesztés (Ctr + V)) Fontos: Beállításoknál módosítsa a kijelölést: Ismétlődő elemek nem kerülnek importálásra – értékre. Majd Tovább

Ebben a lépésben Ne változtasson az alapértelmezésen. Maradjon kijelölve a legfelső szintű mappa (Személyes mappák) Legyen kijelölve a Belső mappákat is beállítás, maradjon az Importálás ugyanazon mappába a következőben: sor kiválasztva Gipsz Jakab név helyén a saját nevét kell látnia, ha nem az szerepel ott, akkor ne folytassa az importálást, kezdje elölről és figyeljen minden beállításra (A saját leveleit kell látnia az, Office 365 profilba lépjen be!), majd Befejezés. Az adatok importálása a néhány perctől a sok-sok óráig tarthat az importálandó adatok mennyiségének függvényében. Várja ki az importálás befejezését. Ha művelet megszakad, később újra indíthatja az importálást, de figyeljen rá, hogy az „Ismétlődő elemek nem kerülnek importálásra” beállítást válassza ki.

Fontos: Az importálás befejezése után a korábbi rendszerben használt levelei megjelennek az Outlook 2007 mappákban. A levelek kezdetben csak azon a számítógépen lesznek láthatók ahol az importálást elvégezte. Importálás után az Outlook 2007 program elkezdi az Office 365 szerverre szinkronizálni a most bemásolt elemeket. A szinkronizálás az importált levelek méretének függvényében néhány 10 perctől szélsőséges esetbe akár napokig is eltarthat. A szinkronizálás csak akkor működik, ha az Outlook 2007 program el van indítva az Office 365 profillal. Hagyja bekapcsolva a számítógépet, úgy hogy fut az Outlook 2007 alkalmazás. kapcsolja ki az energiatakarékossági beállításoknál a számítógép automatikus hibernálási kikapcsolási funkciókat a szinkronizálás idejére. Az Outlook 2007 program bezárása a számítógép kikapcsolása, majd a számítógép és Outlook 2007 újraindítás után a szinkronizálás automatikusan folytatódik. Office 365 bevezetést támogató leírás – készítette: Albacomp RI Kft.Outlook 2007 beállítása, régi adatok importálása - módosítva

20160324 19/27. oldal

A szinkronizálás mellet a számítógép kereső szolgáltatása elkezdi a bemásolt levelek tartalmának indexelést, ami gyengébb gépek esetén jelentős teljesítmény csökkenést okozhat. A szinkronizálás ideje alatt előfordulhat, hogy új levelei csak jelentős késéssel jelennek meg az Outlook 2007ban. Javaslat: Az importálás és szinkronizálás ideje alatt használja a levelezés Web-es felületét a https://portal.office.com oldalon. Az oldalon szemmel követhető, ahogy a szinkronizálás eredményeként egyre több régi levele lesz átható a mappákban.

A szinkronizálás előre haladását így tudja megtekinteni az Outlook 2007 programban: Válassza ki a teljes postafiókot (mappa listában a legfelső szint, saját neve), majd a helyi menüből (egérrel JOBB klikk a mappa felett) válassza a legalsó lehetőséget (Gipsz Jakab adatlapja) (Ugyan így kiválaszthatók az egyes mappák és azok adatlapján ugyan így megtekinthető)

Majd Mappa mérete gomb megnyomása

A megjelenő ablak, két lapján láthatók a Helyi adatok, valamint a Kiszolgálón levő adatok Nagyobb mennyiségű adat importja esetén a szinkronizálás kezdetekor érdemes a lenti képeknek megfelelő adatokat megjegyezni/elmenteni a posta fiókjáról, majd egy negyed óra múlva újra megnézni az értékeket, hogy mennyivel növekedett a kiszolgálón levő adatok mérete. Szinkronizált állapotban nagyságrendileg azonos értékek lesznek a Helyi adatok, valamint a Kiszolgálón levő adatok méret értékeinél. Azonos nem lesz, mert eltérő az Outlook 2007 és a szerver tárolási formátum, de 10 -20 %-nál nagyobb eltérés nem valószínű)

 Szinkronizálás befejezettnek tekinthető, ha a kézzel indított szinkronizálás (Eszközök / Küldés/fogadás / Az összes elküldése/fogadása (vagy F9) parancs után kvázi azonnal megjelenik (vagy el sem tűnik) az Outlook 2007 jobb alsó sarkában a „Várakozás a mappa frissítésére” helyett a „Minden mappa napra kész” státusz információ. Office 365 bevezetést támogató leírás – készítette: Albacomp RI Kft.Outlook 2007 beállítása, régi adatok importálása - módosítva

20160324 20/27. oldal

A szinkronizálás befejezése után használatba veheti az Outlook 2007 programot, a Web-es klienst, valamint csatlakoztathat okos telefont is a postafiókhoz. Mindegyik eszközön szinte azonnal láthatók lesznek a változások. Bármelyik eszközről küldi is el az üzenetet, mindegyik eszközön megtalálja az elküldött elemek mappában az elküldött levelet, a névjegyek a feljegyzéseket….

További adatfájlok tartalmának importálása az Office 365 rendszerbe. Amennyiben a korábbi levelező rendszerben Ön több adatfájlban tárolta leveleit, lehetősége van arra, hogy a fentiek szerint alapértelmezett adatfájl tartalmának importálása és szinkronizálása után (Csak a szinkronizálás befejezése után javasolt!), további adatfájlok tartalmát is importálja. Javaslat: A további adatfájlok tartalmának elkülönítésére hozzon létre egy-egy új mappát és abba a mappába importálja a további adat fájlokat. Az importálási folyamat két lépés kivételével azonos a fentivel: Első lépés egy új mappa létrehozása az importált adatok tárolásra. Válassza ki a teljes postafiókot (mappa listában a legfelső szint, saját neve), majd a helyi menüből (egérrel JOBB klikk a mappa felett) válassza az Új mappa lehetősége.

Adja meg a mappa nevét pl: 2. adatfájl tartalma (de ez teljesen tetszőleges) majd kattintson az OK gombra!


20160324 21/27. oldal

A mappa listából válasza ki az előbb létrehozott mappát. Fontos a kiválasztás, mert az importálás az aktuális mappába fogja másolni az elemeket. Majd indítsa el a fentiek szerinti a Fájl menü sorból az „Importálás és exportálás” parancsot.

Második eltérő lépés Az Importálandó fájl sorban megjelenő fájl hivatkozást törölje ki (Del gomb megnyomása s billentyűzeten), majd illessze be a korábban Word dokumentumba elmentett második vagy további email tároló fájl elérési útját. (Váltson át Word-re másolja ki a megfelelő sort, majd váltás vissza Outlook 2007ra és beillesztés (Ctrl+V)) Fontos: Beállításoknál módosítsa a kijelölést: Ismétlődő elemek nem kerülnek importálásra – értékre. Majd Tovább Ebben a lépésben egy helyen változtasson az alapértelmezésen. Maradjon kijelölve a legfelső szintű mappa Legyen kijelölve a Belső mappákat is beállítás Változtatás: Válassza ki az „Importálás az aktuális mappába” lehetőséget, hogy az előbb létrehozott mappába kerüljön a teljes mappa lista. majd Befejezés. Az adatok importálása a néhány perctől a sok-sok óráig tarthat az importálandó adatok mennyiségének függvényében. Várja ki az importálás befejezését.

Ha művelet megszakad, később újra indíthatja az importálást, de figyeljen, hogy az „Ismétlődő elemek nem kerülnek importálásra” beállítást válassza ki.

Az importálás eredményeként a létrehozott mappa almappáiban megjelentek az adatfájlban levő mappák és azok tartalma. Az importálás után a szinkronizálás szintén automatikusan elkezdődik, rövidesen (vagy órák napok múlva több GB adat esetén) megjelennek az almappák és azok tartalma a WEB-es felületen is. A szinkronizálás befejezése után további mappák tartalmát is importálhatja a fentiek szerint egy másik mappába az elkülönítés végett. Office 365 bevezetést támogató leírás – készítette: Albacomp RI Kft.Outlook 2007 beállítása, régi adatok importálása - módosítva

20160324 22/27. oldal


20160324 23/27. oldal

Outlook 2007 befejező konfigurálása, korábbi levelezés adatainak törlése Figyelem: Ezeket a lépéseket csak abban az esetben végezze el, ha a korábbi leveleit bemásolta az Office 365 levelezési rendszerbe. Az Office 365 levelezési rendszere problémák nélkül működik már legalább egy hete. Kapcsolja ki az Outlook 2007 indításakor megjelenő Profilválasztás kérdést az alábbiak szerint, hogy a továbbiakban gyorsabban érje el a levelezését.

Indítsa el a Vezérlő pultot (Start menü/ Vezérlő pult)

Ha a vezérlő pult „Megtekintés a következő szerint: Kategória” nézetben van, állítsa át „Kis ikonok” ra a folytatáshoz.

A vezérlő pultból indítsa el Posta (32 bites) alkalmazást

Válassza a „Profilok megjelenítése” lehetőséget.

Válassza ki az Indítás ezzel a profillal lehetőséget az alatta levő legördülő listát hagyja az Office365 értéken. OK-val zárja be az ablakot. A módosítás után az Outlook 2007 program kérdezés nélkül betölti az új Office 365 levelezését. Office 365 bevezetést támogató leírás – készítette: Albacomp RI Kft.Outlook 2007 beállítása, régi adatok importálása - módosítva

20160324 24/27. oldal

A következő műveletek a korábbi levelezési rendszerrel kapcsolatos adatokat törölik a számítógépéről. Az adatok visszaállítása nem lehetséges. Ha a számítógép merevlemezén még sok hely van, ne végezze el ezeket a lépéséket. (De emlékezzen rá majd, ha megtelik a számítógép merevlemeze, hogy ezekkel a lépésekkel akár jelentős helyet szabadíthat fel.) A leírás első része szerint azonosított (A

régi levelező rendszerben használt Outlook beállítások lekérdezése.) korábbi levelező rendszerhez tartozó adatfájlok letörléséhez nyissa meg a dokumentumok mappába mentett „Email tarolok” Word dokumentumot. Indítsa el a Windows Intéző programot és keresse meg a Word-ben szereplő email tároló fájlok könyvtárát és törölje le a megadott nevű fájlokat.


20160324 25/27. oldal

Hibaelhárítás, ha nem választható ki az Importálás és exportálás menüsor. Eredeti angol nyelvű leírás itt található: https://support.microsoft.com/enus/kb/2242046 Hiba jelenség: Az Importálás és exportálás művelet nem engedélyezett az Outlook 2007ban Ez akkor fordul elő, ha az operációs rendszer alapértelmezett Unicode programok nyelvi beállítása nem egyezik az Office (Outlook 2007) nyelvi változatával. (pl: angol nyelvű Windows 7 nyelvi csomaggal frissítve magyarra, majd magyar Office telepítése látszólag minden magyar, de mégse,) A beállítás magyar nyelvű Windows 7 esetén így végezhető el. Indítsa el a vezérlő pultot, majd a „Terület és Nyelv” alkalmazást indítása

Válasza ki a Felügyelet lapot, majd nyomja meg a Területi beállítások gombot.

Állítsa át a területi beállítást az Office nyelvére, (vélhetően magyarra)

 Ezután Ok, majd újra kell indítani a számítógépet és reménykedni kel, hogy kiválasztható lesz az Importálás és exportálás menü sor. Más Windows verzióhoz az eredeti angol nyelvű leírásban talál útmutatót. Probléma esetén keresse a rendszergazdát.


20160324 26/27. oldal

Rendszergazda elérhetősége Kérjük, amennyiben a fenti leírások alapján nem sikerült a rendszerbe való belépése, keresse meg a rendszergazdát az alábbi elérhetőségen. Országos Igazgatóság Juhász Árpád [email protected] +36 70 933 8017 Somogy Megye Varga Krisztián [email protected] +36 70 933 8368 Pest Megye Jónás Márió [email protected] +36 70 933 8160 Budapest Payer Attila [email protected] +36 70 933 8130


20160324 27/27. oldal

Outlook 2007 beállítása az Office 365 rendszerhez

Recommend Documents