Dit document omvat een effiëciente handleiding voor de webinterface van Microsoft Office 365. Het mailsysteem, contacten beheren, agenda onderhouden en het gebruiken van de cloudservice OneDrive zijn de belangrijkste onderwerpen die uitgelegd zullen worden.
Microsoft Office 365 Handleiding
Jens Luyten & Dries Van Dyck
Inhoudstafel Inleiding ................................................................................................................................................... 2 1.
Mailsysteem .................................................................................................................................... 3 Een mail bekijken en opstellen............................................................................................................ 3
2.
Contactpersonen beheren............................................................................................................... 5 Contactpersonen bekijken .................................................................................................................. 5 Een contactpersoon toevoegen .......................................................................................................... 7 Een groep toevoegen .......................................................................................................................... 8
3.
Agenda onderhouden...................................................................................................................... 9 Agenda bekijken .................................................................................................................................. 9 Een gebeurtenis toevoegen .............................................................................................................. 10 Een nieuwe agenda maken en delen ................................................................................................ 11 Een gedeelde agenda accepteren ..................................................................................................... 12
4.
OneDrive........................................................................................................................................ 13 Een bestand ophalen ......................................................................................................................... 13 Een bestand uploaden ....................................................................................................................... 14 Een bestand online bewerken ........................................................................................................... 15
1
Inleiding Dit document omvat een krachtige handleiding over de webinterface van Microsoft Office 365, en behoort tot de trainingssessie die is gegeven op maandag 24 maart 2014. Hierin werden mensen die nog niet met het systeem gewerkt hadden wegwijs gemaakt zodat ze geen problemen ondervinden tijdens het uitoefenen van hun beroep. De belangrijkste functies van het Microsoft Office 365-pakket zijn het mailsysteem, contactpersonen beheren, de agenda onderhouden en het gebruiken van de cloudservice OneDrive. Van deze functionaliteiten volgt er een stappenplan van gebruik. Hopelijk wordt u met deze handleiding snel wegwijs in Microsoft Office 365!
2
1. Mailsysteem De mogelijkheden van het mailsysteem van Microsoft Office 365 zijn zeer uitgebreid. Zo kan je een eenvoudige mail sturen naar één enkele persoon met een simpele boodschap. Je kan ook een mail verzenden naar een vooraf opgeslagen groep mensen, je kan afbeeldingen invoegen in een mail, bijlagen aan de mail vasthangen en mee versturen, je tekst opmaken met kleuren en tabellen, kortom: alles wat je nodig hebt om een gepersonaliseerde mail te verzenden.
Een mail bekijken en opstellen 1. Klik op ‘Outlook’ in de bovenste menubalk
2. Dit is het overzicht dat verschijnt. Links heb je de menukeuzes om te bladeren tussen de inbox, verzonden items, verwijderde items enzoverder. In de middelste kolom komen de mails die aan de geselecteerde categorie voldoen. Om je nieuwe mails te bekijken kies je links dus voor ‘Postvak IN’. Wanneer je in de middelste kolom een mail selecteert komen rechts de details van de mail, het bericht zelf en de eventuele bijlagen die je dan kan ophalen.
3
3. Om een nieuwe mail op te stellen klik je linksboven op . Daarna kom je op dit scherm waar je de nieuwe mail kan opstellen. a. In het veldje ‘Aan’ voer je de ontvangers van de mail in. Dit kunnen personen zijn of groepen die je hebt aangemaakt met meerdere personen in. Hoe je groepen aanmaakt wordt later nog besproken. b. In het veldje ‘CC’ voer je de personen in die de mail ook moeten aankrijgen, maar dit puur informatief is. Van de personen die je in CC zet verwacht je geen antwoord, maar verwacht je wel dat ze de mail lezen en ze op de hoogte zijn van de zaken die in de mail verteld worden. c. In het veldje ‘Onderwerp’ voer je een titel in voor je mail. Dit is kort en krachtig, vaak niet meer dan 5 woorden lang. d. In het grote tekstveld kan je dan beginnen met je eigenlijke bericht te typen. e. Als je afbeeldingen wil invoegen of bijlagen aan de mail wil hangen klik je op ‘Invoegen’. Als je hierop klikt krijg je nog de keuze tussen ‘bijlage’, ‘afbeelding’ of ‘handtekening’. Als je kiest voor ‘bijlage’ kan de ontvanger het bestand aanklikken, openen en/of opslaan op zijn computer. Als je kiest voor ‘afbeelding’ dan wordt de afbeelding weergegeven tussen de getypte tekst die er al is. Je kan dan onder de afbeelding gewoon verder gaan met het vervolledigen van je bericht. Als je wilt dat de ontvanger de afbeelding gemakkelijk kan opslaan kan je uiteraard ook een afbeelding toevoegen als bijlage. f. Als uiteindelijk de mail helemaal af is kan je hem versturen door op de respectievelijke knop te klikken.
4
2. Contactpersonen beheren Microsoft Office 365 beschikt ook over een handig systeem om je contactpersonen te beheren. Je kan mensen toevoegen aan je contactpersonenlijst met al hun gegevens. Zo heb je meteen een overzicht van het mailadres, woonplaats, telefoonnummer, verjaardag en nog veel meer van een bepaalde persoon. Ook mensen opdelen in groepen is kinderspel, zo kan je later mails sturen naar meerdere mensen.
Contactpersonen bekijken 1. Klik op ‘Mensen’ in de bovenste menubalk
2. Dit is het overzicht dat verschijnt. Links heb je de menukeuzes om te bladeren tussen de verschillende opties die aanwezig zijn. Er zijn 2 hoofdmenu’s: ‘Mijn contactpersonen’ en ‘Adresboek’. Onder het menu ‘Mijn contactpersonen’ kan je mensen toevoegen die je maar wil, collega’s, externe contactpersonen, familie. Deze contactpersonen kan je dan later ook aan een groep toevoegen. Onder het menu ‘Adresboek’ staan alle mensen en groepen die al aanwezig zijn binnen het domein van het SPT binnen Microsoft Office 365.
5
3. Zoals je op de vorige schermafdruk kan zien komt er als je in de middelste kolom op een contactpersoon klikt ook ineens de verdere informatie van die persoon tevoorschijn in de meest rechtse kolom. Als je dit doet als je onder het menu ‘Adresboek’ aan het bladeren bent ziet het scherm er uit zoals de volgende schermafdruk. Het verschil is dat hier alle gegevens van die bepaalde persoon al zijn opgeslagen. Zoals hier te zien is komt bij Jan Roels ineens bij dat hij algemeen directeur is, en als je op zijn mailadres klikt opent er automatisch een nieuw venstertje waar je een nieuwe mail kan opstellen. Je kan bij mensen in ‘Adresboek’ er ook voor kiezen om deze toe te voegen aan je contactpersonen, door op het meest rechtse regeltje te klikken in het lichtgrijze vak. Bij mensen die op dit moment online zijn komt er een groen streepje voor de naam, zoals te zien is bij Jens Luyten.
6
Een contactpersoon toevoegen 1. Als je je in het overzicht van contactpersonen bevindt klik je op onderstaand venster.
, dan verschijnt
2. Deze keer willen we een nieuwe contactpersoon toevoegen, dus klikken we op de bovenste optie. Daarna verschijnt er een nieuw venster. Hier kan je de naam, mailadres, telefoonnummer, adres enzoverder toevoegen. Als je de gewenste velden hebt ingevuld klik je bovenaan op ‘opslaan’. Hierna komt de persoon die je net hebt toegevoegd in je overzicht en kan je met een simpele klik meteen een mail sturen naar deze persoon.
7
Een groep toevoegen 1. Als je je in het overzicht van contactpersonen bevindt klik je op onderstaand venster.
, dan verschijnt
2. Deze keer willen we een nieuwe groep toevoegen, dus klikken we op de tweede optie. Daarna verschijnt er een nieuw venster. Hier kan je in het eerste veldje de naam van de groep die je wil maken intypen. In het tweede veldje kan je namen typen. Als deze namen in je contactpersonenlijst of in het adresboek staan geeft het programma automatisch suggesties. Als laatste kan je ook een opmerking toevoegen aan een groep, als geheugensteuntje eventueel. Dit is echter niet verplicht. Als je klaar bent klik je bovenaan op opslaan. Hierna komt de groep die je net hebt toegevoegd in je overzicht en kan je met een simpele klik meteen een mail sturen naar deze groep.
8
3. Agenda onderhouden Het agendasysteem van Microsoft Office 365 is zeer handig in gebruik. Je hebt een hoofdagenda waar je verschillende gebeurtenissen op verschillende dagen kunt plannen. De hoeveelheid aan specificaties van een gebeurtenis is perfect: niet teveel, niet te weinig. Een gebeurtenis kan gedeeld worden met andere personen zodat zij die ook meteen in hun persoonlijke agenda krijgen. In enkele seconden tijd kan je een agenda ook delen met andere mensen. Als je dan een gebeurtenis in die agenda toevoegt krijgen de mensen in die gedeelde agenda direct een melding dat er iets nieuw is.
Agenda bekijken 1. Klik op ‘Agenda’ in de bovenste menubalk
2. Dit is het overzicht dat verschijnt. Links heb je een miniatuurweergave van de maandkalender en een overzicht van al je agenda’s. In het midden heb je een groot overzicht van de hele maand, maar dit kan je aanpassen door linksboven voor dag, werkweek, week of maand te kiezen. Als je in het maandoverzicht op een bepaalde dag klikt waar een gebeurtenis op staat, komt in de meest rechtse kolom een kort overzicht van de gebeurtenissen van die dag. Bovenaan kan je gemakkelijk door de verschillende maanden van het jaar bladeren. Daarnaast kan je met één klik terug naar vandaag gaan.
9
Een gebeurtenis toevoegen 1. Een nieuwe gebeurtenis toevoegen kan je op 2 manieren doen: a. Je klikt op . b. Je gaat naar de dag die je wil en klikt met de rechtermuisknop. Dan verschijnt er dit:
2. In beide gevallen opent zicht het volgende scherm. a. Je voert kort en krachtig de naam van de gebeurtenis in. b. Je vult de locatie van de gebeurtenis in. c. Je voegt eventueel deelnemers aan het evenement toe. Dit zijn personen die je eerder in je contactpersonenlijst toevoegde of mensen binnen het domein van het Sint-Pietersinstituut. Als je een naam begint te typen zal het programma weer automatisch suggesties geven. d. Je voert de datum en tijd van de gebeurtenis in. Als duur kan je kiezen tussen vooraf ingestelde lengtes, maar als je kiest voor aangepast kan je zelf een einduur naar keuze invoeren. Ook kan je voor een gebeurtenis een melding instellen. e. Verder kan je ook nog kiezen in welke agenda je de gebeurtenis kan zetten: je algemene agenda of een agenda die gedeeld is met andere mensen. f. Als laatste kan je nog een korte omschrijving toevoegen aan de gebeurtenis, zodat andere mensen exact weten waar de gebeurtenis over gaat, of als geheugensteuntje voor jezelf. g. Tenslotte klik je bovenaan op opslaan om de gebeurtenis toe te voegen aan je agenda.
10
Een nieuwe agenda maken en delen 1. Als je in het overzicht van de agenda zit klik je met de rechtermuisknop op ‘Mijn agenda’s’ in de rechterkolom, dan krijg je dit:
2. Als je dan op ‘nieuwe agenda’ klikt komt er een klein tekstvakje waar je de naam van de agenda kan invoeren. Als je dit hebt gedaan komt je agenda meteen in de lijst te staan onder ‘Mijn agenda’s’. 3. Om een agenda te delen klik je met je rechtermuisknop op de desbetreffende kalender. Dan krijg je dit:
4. Als je dan op ‘agenda delen’ klikt opent er zich het volgende scherm waar je dan mensen kan toevoegen met wie je de agenda wilt delen. Als je de gewenste personen hebt ingevoerd en eventueel het onderwerp hebt veranderd klik je op ‘verzenden’. Op dat moment wordt er een mail verzonden naar die personen. Zij moeten dit dan accepteren.
11
Een gedeelde agenda accepteren 1. Als je een mail hebt ontvangen van een persoon die een agenda met u wil delen ziet die er als volgt uit:
2. Om deze agenda te accepteren klik je op ‘+ Agenda toevoegen’. Als je dit hebt gedaan komt die agenda automatisch bij in je overzicht van alle agenda’s, weliswaar onder het menu’tje ‘Andere agenda’s’.
12
4. OneDrive OneDrive is de naam van de cloudservice van Microsoft Office 365. Een cloudservice dient om bestanden die je nodig hebt online in de ‘cloud’ te plaatsen, zodat je overal waar je maar bent aan deze bestanden aan kunt. Dit is dus een functie die zeer handig is als je van thuis uit wil werken aan taken waar je op school aan bent begonnen. In OneDrive kan je ook bestanden en mappen delen met andere mensen, om samen aan documenten te kunnen werken.
Een bestand ophalen 1. Klik op ‘OneDrive’ in de bovenste menubalk
2. Dit is het overzicht dat verschijnt. Links heb je een overzicht van ‘Mijn documenten’ en ‘Gedeeld met mij’. Onder ‘Mijn documenten’ bevindt zich je gehele mappenstructuur waar je in kan bladeren. Standaard is er een ‘Gedeeld met iedereen’-map aanwezig. Om een bestand op te halen klik je eerst op een map waar een bestand instaat.
3. Als je een map hebt geopend en een bestand hebt gekozen, klik je op het vinkje voor de bestandsnaam, dat ziet er zo uit:
13
4. Als je dit hebt gedaan, klik je in de menubalk linksbovenaan op ‘Bestanden’. Hierna opent er zich een lint met verscheidene opties. Uit deze opties klik je op .
5. De browser vraagt dan uiteindelijk om het bestand te bekijken of op te slaan op je computer. Deze keuze hangt af van wat je met het document wil doen. 6. Om het lint terug te sluiten dubbelklik je op ‘Bestanden’.
Een bestand uploaden 1. Als je in de map zit waar je het document wil uploaden klik je op . Er opent zich een venster waar je moet kiezen welke actie je wilt ondernemen. Ofwel kan je online een document beginnen maken: Word, Excel, Powerpoint, OneNote of een Excelenquête. Je kan ook een map aanmaken binnen de map waar je in zit, of gewoon een document van je computer uploaden in de map.
14
2. Als je ervoor kiest om een bestand van je computer te uploaden opent er zich volgend scherm. Hier kan je bladeren in de mappenstructuur van je computer om het bestand te zoeken en er nog een eventuele opmerking aan toevoegen. Het vinkje bij ‘Als nieuwe versie aan bestaande bestanden toevoegen’ zorgt ervoor dat als je een nieuw bestand upload als vervanging van een ander bestand, deze vervanging automatisch gebeurt. Als je het niet wil vervangen zal je de naam van het nieuwere document moeten aanpassen, aangezien er geen 2 documenten met dezelfde naam in één map kunnen staan.
Een bestand online bewerken Een bestand online bewerken is een sterke troef van Microsoft Office 365. Het programma opent een interne online Word waarin u de meeste functies van het standaard Word-programma kan terugvinden. Zo kan je op een heel snelle manier documenten bewerken, zonder het eerst te moeten ophalen en terug te moeten uploaden. 1. Als je in de gewenste map zit met het document dat je online wil bewerken klik je op de naam van het document.
15
2. Als er op het bestand geklikt is opent er zich een online Word-document.
3. Hierna klik je in de bovenste menubalk op ‘document bewerken’. Hierna kies je voor ‘Bewerken in Word Online’.
4. Hierna kan je gewoon in je browser het document bewerken. Opslaan doet Word Online automatisch! Kijk wel even of de balk onderaan meldt dat het opslaan voltooid is:
16
