1 Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta mezinárodních vztahů Manažerská informatika Systém sjednocené komunikace Microsoft Office 365 Tomáš Kubálek ...
K čemu slouží SharePoint (SharePoint. Textové informace. Multimediální objekty. Dokumenty Office. Seznamy. Oprávnění. Rezervování a verze. Pracovní postupy. Auditování. Upozorňování. Navigace. Veřejné informace. Profil uživatele.) 17 Editace služby SharePoint (Edice SharePointu. Foundation. Standard. EnterPrise. Office 365.) 18 Seznámení s aplikací SharePoint (Struktura stránky. Pás karet. Pruh horní navigace a hledání. Snadné spuštění. Vlastní obsah stránky.) 19 Wikiweb (Wikiweb. Stránky webu. Úprava stránky. Odkaz na stránku. Tabulka. Odkaz na soubor. Rozložení textu. Obrázek z počítače. Historie. Přejmenování stránky. Obrázek z adresy.) 22 Knihovna dokumentů Office (Odeslání dokumentu. Odeslání více dokumentů. Otevření v Průzkumníkovi. Web Apps. Stahování dokumentů. Složka. Založení dokumentu.) 27 Knihovna dokumentů OneNote (Nová knihovna. Poznámkový blok OneNote.) 30 Knihovna dokumentů Visia (Visio Services.) 31 Knihovna snímků (Knihovna snímků. Tvorba snímků. Využití snímků.) 32 Knihovna obrázků (Knihovna obrázků.) 33 Knihovna materiálů (Knihovna materiálů.) 34 Vlastní seznam (Vlastní seznam. Standardní zobrazení. Datový list.) 35 Odkazy (Odkazy. Změna pořadí.) 37 Oznámení (Oznámení.) 38 Kontakty (Kontakty.) 39 Kalendář (Kalendář. Událost. Připojený soubor. Překryv.) 40 Úkoly projektu (Úkoly. Úkoly projektu.) 43 Sledování problémů (Sledování problémů. Historie verzí.) 44 Diskusní vývěska (Diskusní vývěska.) 46 Průzkum (Průzkum.) 47 Seznam stavů (Seznam stavů.) 51 Seznam z importované tabulky (Importovaná tabulka. Nové zobrazení.) 54
Obsah
4
2.22 Sloupce seznamu (Sloupec objektu. Jeden řádek textu. Více řádků textu. Volba. Číslo. Měna. Datum a čas. Vyhledání. Ano/Ne. Osoba nebo skupina. Hypertextový odkaz. Vypočítáno. Spravovaná metadata. Synonymum.) 57 2.23 Sloupec webu (Sloupec webu.) 60 2.24 Typ obsahu (Typ obsahu.) 61 2.25 Zobrazení (Zobrazení. Veřejné zobrazení. Sloupce. Řazení. Filtr. Úpravy na řádku. Tabulkové zobrazení. Seskupení. Souhrny. Styl. Složky. Omezení počtu položek. Mobilní zařízení. Osobní zobrazení.) 63 2.26 Šablona seznamu (Šablona seznamu. Galerie šablon. Využití šablony seznamu.) 68 2.27 Odkaz na položku seznamu (Odkaz na seznam.) 70 2.28 Úprava stránky (Úprava stránky.) 71 2.29 Webová část ze zobrazení objektu (Webová část zobrazení objektu.) 73 2.30 Webová část Seznam stavů (Webová část Seznam stavů.) 74 2.31 Webová část Prezentace knihovny obrázků (Webová část Prezentace obrázků.) 74 2.32 Webová část Graf (Webová část Graf.) 76 2.33 Webová část Média (Webová část Média.) 77 2.34 Webová část Prohlížeč stránky (Prohlížeč stránky.) 78 2.35 Webové části Excel a Visio Web Access (Webová část Excel Web Access. Webová část Visio Web Access. Outlook Web App.) 78 2.36 Webová část Vyhledání osob a Porobnosti o kontaktu (Webová část Vyhledání osob. Webová část Podrobnosti o kontaktu.) 80 2.37 Webová část Obsah (Infrastruktura publikování. Webová část Obsah.) 81 2.38 Webová část Souhrnné odkazy (Webová část Souhrnné odkazy.) 81 2.39 Webová část Dotaz na obsah (Webová část Dotaz na obsah.) 83 2.40 Parametry webových částí (Vzhled webové části. Rozložení webové části. Upřesnění webové části. Export webové části. Import webové části.) 84 2.41 Export do dalších aplikací (Export do Excelu. Export do Accessu. Export. Propojení. Export do propojení. Export do Visia. Připojení k Outlooku. Export do formátu iCalendar a vCard. Export knihoven.) 85 2.42 SharePoint Workspace (SharePoint Workspace. Nepodporované typy. Pracovní prostor Groove.) 88 2.43 Web šablony Webový deník (Webový deník – blog. Kategorie. Komentář. Koncept.) 89 2.44 Šablona Pracovní web skupiny (Pracovní web skupiny. Aktuální pozice. Kalendář skupiny. Oběžníky. Poznámka k telefonnímu hovoru. Úkoly. Oznámení. Odkazy. Šablony webů.) 90 2.45 Oprávnění (Kolekce webů. Skupiny osob. Seznam skupin. Příkazy pro skupinu. Oprávnění a úrovně oprávnění. Správce kolekce webů. Oprávnění webů. Dědění oprávnění.) 95 2.46 Cílové skupiny (Cílová skupina. Založení cílové skupiny. Aplikace cílové skupiny. Webová část.) 99
Obsah
5
2.47 2.48 2.49 2.50 2.51 2.52 2.53 2.54
2.55 2.56 2.57 2.58
2.59
2.60 2.61 2.62
2.63
2.64
4
Hodnocení obsahu (Hodnocení.) 100 Ověření (Ověření.) 101 Navigace pomocí metadat (Navigace pomocí metadat.) 101 Zobrazení pro umístění (Zobrazení pro umístění.) 102 Verze položek (Verze položek.) 102 Rezervování položek (Rezervování souboru.) 103 Schvalování obsahu položek (Schvalování. Schvalování stránek.) 104 Pracovní postup (Pracovní postup. Schválení publikování. Třístavový pracovní postup. Evidence knih. Historie pracovního postupu. Výpůjčky knih. Schválení dispozice. Vlastní pracovní postupy.) 105 Zásady správy informací (Zásady správy informací. Prohlášení o zásadách. Auditování.) 112 Správa záznamů (Správa záznamů. Nastavení pro web. Nastavení pro seznam. Aktivace deklarace. Zrušení deklarace.) 114 Vzhled a chování webu (Vzhled a chování webu. Nadpis, popis a ikona. Stromové zobrazení. Motiv webu. Navigace.) 114 Šablona webu (Šablona webu. Tvorba šablony. Kopírování a odstranění šablony. Aplikace šablony. Odstranění webu. Odstranění knihovny či seznamu. Koš kolekce. Koš webu.) 117 Nastavení webu (Nastavení webu. Uživatelé a oprávnění. Galerie. Správa webu. Vzhled a chování. Akce webu. Správa kolekce webů.) 118 RSS (RSS. Využití RSS. Úroveň kolekce webů. Úroveň webu. Úroveň seznamu. Úroveň zobrazení. Odkazy na RSS kanály.) 120 Upozornění (Upozornění.) 121 Osobní web a profil (Osobní web. Můj profil. Informace o stavu. Poznámková oblast uživatele. Můj obsah. Organizační diagram. Knihovny. Kolegové. Členství. Značky a poznámky. Externí stránky.) 124 Veřejný web (Veřejný web. Vytvoření webu. Odstranění webu. Reset webu. Domovská stránka. Web. Záhlaví. Navigace. Upřesnit. Stránka. Zóna. Kontakt. Hypertextový odkaz. Mapa a trasa. HTML. E-mailový kontakt. Počasí. QR kódy. Prezentace. Datum změny. Informace o webu. Video. Tabulka. Odstranění stránky. Hierarchie stránek.) 127 SharePoint Designer (SharePoint Designer. Otevření webu. Struktura okna.) 137
Exchange 3.1 3.2
3.3
139
K čemu slouží Exchange a Outlook (Exchange Online. Outlook.) 139 Kontakty (Obecná pole kontaktů. Podrobnosti kontaktu. Návaznost na události. Informace o čase. Všechna pole. Karta Kontakt. Další karty. Kategorie. Rychlé klepnutí. Skupina kontaktů. Vizitky. Formy zobrazení kontaktů. Úprava zobrazení. Vlastní zobrazení. Hledání.) 140 Pošta (Složky pošty. Zásady zpracování pošty. Odeslání zprávy. Přijetí a čtení zprávy. Zpracování došlé pošty. Tisk zprávy. Odpověď. Hlasování. Další karty.) 148
Obsah
6
3.4
3.5 3.6 3.7 3.8
3.9
4
Kalendář (Kalendář. Událost. Plánování. Sdílení kalendáře. Delegace. Překryv kalendářů. Nový kalendář. Skupiny kalendářů. Kalendář e-mailem. Aktualizovaný kalendář na webu.) 156 Úkoly (Úkol z e-mailu. Samostatné úkoly. Časová osa úkolů. Přiřazení úkolu. Zobrazení úkolu.) 164 Poznámky (Poznámky.) 166 Deník (Aktivace deníku. Ruční záznam do deníku. Deník v navigačním podokně.) 167 Outlook Web App (Outlook Web App. Outlook Web App Light. Nastavení prohlížeče. Pošta. Kalendář. Kontakty. Úkoly. Poznámky. Možnosti Outlook Web App.) 168 Exchange na mobilních zařízeních (Přidání účtu na mobil. Pošta na mobilu. Kontakty na mobilu. Kalendář na mobilu. Úkoly na mobilu.) 170
173 K čemu slouží aplikace Lync a její instalace (Lync. Instalace klienta.) 173 Hlavní okno (Hlavní okno. Nový kontakt. Skupiny uživatelů. Stav uživatele. Aktuální umístění. Osobní zpráva. Karta kontaktu. Fotografie. Seskupení kontaktů. Informační kanály. Konverzace.) 173 Způsoby a formy komunikace (Způsoby komunikace. Formy komunikace.) 176 Rychlé zprávy a odeslání souboru (Rychlé zprávy. Odeslání souboru.) 177 Telefonní hovor a audiovizuální volání (Telefonický hovor. Audiovizuální volání.) 178 Schůzka (Zahájení schůzky v Lyncu. Předsálí. Předvádějící a účastníci.) 179 Tabule (Tabule.) 181 Hlasování (Hlasování.) 182 Prezentace aplikace PowerPoint (Prezentace PowerPointu.) 183 Sdílení programu a plochy (Sdílení programu. Předání a uvolnění řízení. Sdílení plochy.) 184 Poznámky v aplikaci OneNote (Poznámky OneNote.) 184 Záznam schůzky (Záznam schůzky.) 184 Řízení práce Lyncu (Opuštění konverzace. Ukončení konverzace. Historie konverzací. Plánování schůzky.) 186 Lync na mobilních zařízeních (Lync na mobilu.) 186 Lync Attendee a Lync Attendant (Lync Attendee. Lync Attendant.) 186
Příklady k procvičení
187
Rejstřík
193
Úvod
7
Úvod Efektivní komunikace
Očekávaní čtenáři
Vyučované aplikace
Ilustrativní příklady 7B
Vážným problémem každé firmy je efektivní komunikace a spolupráce. Jedná se o komunikaci mezi zaměstnanci firmy, zákazníky, dodavateli, partnery a dalšími subjekty. Služba Microsoft Office 365 je nástrojem sjednocené komunikace. Službu nabízí Microsoft svým zákazníkům z cloudu, tj. firma se nemusí obávat nákladů na své servery a problémů s instalací a provozem systému. Publikace je určena: pro výuku předmětu 2OP484 Manažerská informatika 4, který je zařazen jako povinný předmět ve vedlejší specializaci 2MI Informační a prezentační technologie v praxi a jako fakultně volitelný předmět navazujícího magisterského studia na Fakultě mezinárodních vztahů, pro účastníky školení učitelů a dalších zaměstnanců Fakulty mezinárodních vztahů, kteří mohou využívat od září 2012 bezplatné licence Office 365 v cloudu díky nabídce Microsoftu vysokým školám. Publikace je připravena tak, aby ji k samostudiu mohli využít i další zájemci bez přímé výuky, zejména studentům Fakulty mezinárodních vztahů, kteří také mohou využívat od září 2012 bezplatné licence Office 365. Publikace obsahuje výklad jednotlivých aplikací Office 365: Microsoft SharePoint Online – nástroj na tvorbu a správu týmových webů, Microsoft Exchange Online – organizátor osobních informací (kontakty, e-mail, kalendář, úkoly, poznámky, deník), Lync Online – nástroj pro sjednocení různých forem komunikace jednotlivců i týmů (rychlé textové zprávy, audiovizuální volání, akustické volání, odesílání soborů), V předmětu 2OP484 Manažerská informatika 4 jsou dále vyučovány aplikace: Microsoft Dynamics CRM – řízení vztahů se zákazníky, Adtraxion Manager – správa a distribuce multimediálního obsahu (obrázky, video, animace, prezentace, webové stránky, texty) na zobrazovače (televizní obrazovky, LCD monitory, dotykové obrazovky), Zoner Photo Studio– správa, editace, publikování a sdílení fotografií. Těmto aplikacím je věnována další publikace Nástroje efektivní komunikace a prezentace Microsoft Dynamics CRM, Adtraxion Manager, Zoner Photo Studio. Výklad je uveden na případové studii fiktivní firmy Encián, která tvoří a prodává programy zaměřené na podnikové finance. Firma má 20 zaměstnanců v 6 odděleních. Zaměstnanci prodávají podnikům na faktury licence vyvinutého softwaru. Ve svém sídle upravuje jednu zasedací místnost na školící počítačovou místnost, která bude využita pro jednodenní seminář uvádějící na trh nové verze programů a později pro školení zákazníků. Firma Encián využívá Office 365 k interní i externí komunikaci. V rámci firmy poskytuje svým zaměstnancům interní informace, mj. zde zaměstnanci najdou: přehled plánů Office 365, neboť firma Encián je partnerem pro realizaci Office 365, ukazatele prodeje programů – rychlý přehled o stavu prodeje jednotlivých programů vytvářený z podkladů ze sešitu Excelu, ukazatele průzkumu školení: firma provádí školení produktů Microsoftu pro své odběratele, účastníci na závěr školení vyplňují jednoduchý dotazník, jeho výsledky jsou dostupné zaměstnancům formou základních ukazatelů, moderní metody výuky – informace o prostředcích výuky využívaných ve firemních školeních (vícedruhový záznam, interaktivní tabule, e-learning), GPS – informace o možnostech zjišťování a zpracování zeměpisné polohy, GPS je využíváno pro udání zeměpisné pozice firemních fotografií, pro plánování služebních cest a jejich vykazování, pro firemní zájmové akce (geocaching), přehled veřejných vysokých škol: firma poskytuje veřejným vysokým školám školení především z projektového řízení, zaměstnancům proto poskytuje adresář, fotografie a zeměpisné pozice jednotlivých veřejných vysokých škol, na něž jezdí školit, zdůvodnění názvu firmy Encián, sdílené dokumenty a seznamy využívané ve firmě.
Úvod
8
Firma Encián dále využívá Office 365 k realizaci elektronické pošty, vedení kalendářů, evidenci kontaktů, úkolů. Ve firmě se Office 365 využíván ke komunikaci mezi zaměstnanci formou rychlých zpráv, audiovizuálního volání a ke konferencím včetně jejich záznamu. Příklady uvedené ve skriptech jsou k dispozici na webu předmětů Manažerské informatiky http://min.vse.cz v sekci Ke stažení. Studentům předmětu Manažerská informatika 4 jsou k dispozici četné e-learningové E-learning materiály v rámci Integrovaného studijního informačního systému (ISIS). Po přihlášení k ISIS na adrese http://isis.vse.cz student vybere v sekci Moje studium volbu Portál studenta. V portálu studenta klepne do odkazu E-osnovy předmětů. V řádku Manažerská informatika 4 klepne do tlačítka šipky pro vstup. V opoře Office 365 nalezne příklady ze skript, učební text, výukové prezentace promítané na výuce, odkaz na záznamy výuky a další informace. Z výuky předmětu 2OP484 Manažerská informatika 4 byly pořízeny záznamy Záznamy výuky (kombinace videa, zvuku, záznamu promítaných snímků a pracovní plochy učitelského počítače), které jsou publikovány na adrese http://multimedia.vse.cz v části Manažerská informatika/2OP484 Manažerská informatika 4. Je možné prohlédnout celý záznam jednotlivé vyučovací hodiny či vyhledat část záznamu dle promítnutého snímku. Předmětem publikace není výklad aplikací OneNote, PowerPoint, Word, Excel, Co zde Access, které jsou součástí Office 365 v plánech E3, E4, A3, A4. Těmto aplikacím jsou nenajdete věnovány samostatné publikace: KUBÁLEK, Tomáš, KUBÁLKOVÁ, Markéta. Program na uchovávání a sdílení informací Microsoft OneNote 2010. 1. vyd. Brno: Tribun 2011. 70 s. ISBN 978-80-263-0074-8. KUBÁLEK, Tomáš, KUBÁLKOVÁ, Markéta. Manažerská informatika : Prezentační program Microsoft PowerPoint verze 2007 CZ. 1. vyd. Praha : Oeconomica, 2009. 82 s. ISBN 978-80-245-1523-6. TOPOLOVÁ, Ivana, KUBÁLEK, Tomáš, KUBÁLKOVÁ, Markéta. Textový procesor Microsoft Word 2010. 1. vyd. Brno: Tribun 2012. 118 s. ISBN 978-80-263-0216-2. KUBÁLEK, Tomáš, KUBÁLKOVÁ, Markéta, TOPOLOVÁ, Ivana. Tabulkový program Microsoft Excel 2010. 1. vyd. Brno: Tribun 2011. 166 s. ISBN 978-80-263-0047-2. KUBÁLEK, Tomáš, KUBÁLKOVÁ, M. Manažerská informatika: Databázový systém Microsoft Access verze 2007 CZ. Praha: Oeconomica, 2009. 232 s. ISBN 978-80-245-15182. 8B
9B
Text byl zpracován v srpnu 2011 – květnu 2012 a v textovém editoru Microsoft Word verze 2003. 1. vydání vyšlo v červnu 2012.
Kapitola 1: Office 365
9
1. Office 365 1.1 K čemu slouží Office 365 Office 365
Nástroje pro spolupráci
Kancelářské nástroje
Cloud computing
Plány
Služby Office 365 zahrnují nástroje pro spolupráci a kancelářské nástroje Microsoftu prostřednictvím cloudového řešení. Office 365 je poskytován v různých plánech, které se liší rozsahem dostupných aplikací a cenou. Office 365 obsahuje následující nástroje pro spolupráci: SharePoint Online: tvorba interních (týmových) webů zaměřených na sdílení informací mezi uživateli a správu dokumentů, Exchange Online: přístup k e-mailu, kalendáři, kontaktům prostřednictvím webového rozhraní či aplikace Outlook včetně ochrany před viry a nevyžádanou poštou, Lync Online: komunikace mezi uživateli prostřednictvím rychlých zpráv, online schůzky, zvukové a audiovizuální hovory. Office 365 obsahuje kancelářské nástroje v rozsahu dle zvoleného plánu: Office Web Apps: zobrazení, sdílení, popř. úprava (dle plánu) dokumentů Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) na webu, Office Professional Plus: instalace klientských aplikací Office až na 5 zařízeních uživatele (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Access, InfoPath, Communicator, SharePoint Workspace). V cloud1 computingu jsou poskytovány služby a programy uložené na serverech (v datacentrech) na Internetu. Výhody cloudového řešení: Uživatel přistupuje k aplikacím prostřednictvím webového prohlížeče odkudkoliv. Uživatel neplatí za software, ale za jeho užití. Sdílení hardwarových prostředků umožňuje lépe přerozdělovat výkon mezi uživatele. Datacentra jsou zabezpečena lépe než jednotlivé počítače. Možné nevýhody: závislost na poskytovateli, méně funkcí a horší stabilita, odlišný právní řád poskytovatele a klienta, nutnost připojení k Internetu. Datová centra Microsoftu poskytují služby více než miliardě zákazníků, 20 miliónům firem ve více než 70 zemích světa. Charakteristika center tzv. 4. generace: absolutní energetická nezávislost, výroba veškeré energie z obnovitelných zdrojů, vysoká bezpečnost. Datová centra pro Office 365 jsou v severní Americe, Evropě a Asii. Garantována je dostupnost 99,9 % non-stop provozu. Dosahována je dostupnost 99,95 %. Plány se liší rozsahem dostupných aplikací a cenou. Základní zjednodušený přehled je patrný z tabulky v obr. 1-1. OBR. 1-1: PLÁNY OFFICE 365
měsíčně na uživatele € měsíčně na studenta € měsíčně řešení kiosk (K1, K2) Exchange SharePoint Lync Office Web Apps – prohlížení Office Web Apps – editace Office Professional Plus Lync – hlasové funkce 1
V diagramu se znázorňuje sdílení hardwarových a softwarových prostředků obrazcem mraku (anglicky cloud).
A4 11,90 3,5 –
Kapitola 1: Office 365
10
Plán P (Professional) je určen pro malé firmy a organizace do 25 uživatelů, nelze používat pro více než 50 uživatelů. Neposkytuje služby centrální knihovny uživatelů Active Directory, archivaci a BlackBerry Enterprise Server. Přechod na vyšší plány je komplikovaný. Řešení K (Kiosk) je pro pracovníky bez pevného počítače, pracovníky na směny či maloobchodní prodejny (pracovníci na veřejných terminálech), kteří se dělí o počítač a potřebují pouze omezené funkce. Plány K zajišťují občasný přístup k webovému e-mailu a interním stránkám. Plán K1 umožňuje online prohlížení dokumentů Office, plán K2 umožňuje prohlížení a základní úpravy dokumentů Office.
1.2 Firma Encián Funkce Office 365 jsou dále vyloženy na případu fiktivní firmy Encián. Fiktivní firma Charakteristika Encián vyvíjí a distribuuje programy zaměřené na podnikové finance zejména pro malé a firmy střední podniky. Jedná se o 6 programů (Bonita, Finanční analýza, Investice, Kauzální analýza, Podnikatel, SAFI). V roce 2014 vytvořila nové verze programů. Ve svém sídle upravuje jednu zasedací místnost na školící počítačovou místnost, která bude využita pro jednodenní seminář uvádějící na trh nové verze programů a později pro školení zákazníků. Firma Encián využívá Office 365 k interní i externí komunikaci. V rámci firmy Interní poskytuje svým zaměstnancům interní informace, mj. zde zaměstnanci najdou: informace přehled plánů Office 365, neboť firma Encián je partnerem pro realizaci Office 365, firmy ukazatele prodeje programů – rychlý přehled o stavu prodeje jednotlivých programů vytvářený z podkladů ze sešitu Excelu, ukazatele průzkumu školení: firma provádí školení produktů Microsoftu pro své odběratele, účastníci na závěr školení vyplňují jednoduchý dotazník, jeho výsledky jsou dostupné zaměstnancům formou základních ukazatelů, moderní metody výuky – informace o prostředcích výuky využívaných ve firemních školeních (vícedruhový záznam, interaktivní tabule, e-learning), GPS – informace o možnostech zjišťování a zpracování zeměpisné polohy, GPS je využíváno pro udání zeměpisné pozice firemních fotografií, pro plánování služebních cest a jejich vykazování, pro firemní zájmové akce (geocaching), přehled veřejných vysokých škol: firma poskytuje veřejným vysokým školám školení především z projektového řízení, zaměstnancům proto poskytuje adresář, fotografie a zeměpisné pozice jednotlivých veřejných vysokých škol, na něž jezdí školit, zdůvodnění názvu firmy Encián, sdílené dokumenty a seznamy využívané ve firmě. Pro výuku Office 365 jsou pro účely srovnání jednotlivých verzí SharePointu využity Využívané následující servery: servery https://vsemin.sharepoint.com: web hostovaný v cloudu Microsoftu v plánu E1 (demonstrace na výuce – interní web a veřejný web, práce studentů na výuce, samostatné domácí úkoly studentů, seminární práce studentů, testy studentů), http://fak2.vse.cz: SharePoint Foundation (řešení, které FMV – Fakulta mezinárodních vztahů VŠE v Praze využívá zdarma pro intranet fakulty, vybrané weby fakulty, např. web Manažerské informatiky http://fak2.vse.cz/min, na němž je demonstrován veřejný i interní web firmy Encián s využitím funkcí SharePoint Foundation), http://encian.vse.cz: SharePoint Enterprise (řešení, které FMV využívá v rámci programu MSDN AA, demonstrace funkcí SharePoint Serveru) zkušební verze Office 365 na 30 dnů (demonstrace funkcí Office 365 v plánech E3 a K2). V rámci serveru https://vsemin.sharepoint.com (cloud Microsoftu) jsou založeny Kolekce webů kolekce webů: https://vsemin.sharepoint.com: výchozí rozcestník na dílčí kolekce webů, odkazy na informace o SharePointu, https://vsemin.sharepoint.com/sites/encian: vzorové řešení intranetu firmy Encián, http://vsemin-web.sharepoint.com: veřejný web firmy Encián, https://vsemin.sharepoint.com/sites/vyuka: řešení intranetu firmy Encián postupně realizované učitelem na výuce, https://vsemin.sharepoint.com/teams/xnovj01: kolekce webů studentů předmětu 2OP484 Manažerská informatika 4 (20 kolekcí), v rámci každé kolekce se předpokládají weby:
Kapitola 1: Office 365
11
https://vsemin.sharepoint.com/teams/xnovj01: rozcestník, https://vsemin.sharepoint.com/teams/xnovj01/vyuka: řešení intranetu firmy Encián postupně realizované studentem na výuce, https://vsemin.sharepoint.com/teams/xnovj01/ukoly: vypracování samostatných domácích úkolů, https://vsemin.sharepoint.com/teams/xnovj01/prace: seminární práce. Přístup ke studentským kolekcím (uživatelské jméno a heslo) je poskytnut na začátku výuky. Pro zájemce, kteří se neúčastní výuky, je možné využít: zkušební verzi Office 365: http://www.microsoft.com/cs-cz/office365/online-software.aspx, vzorové řešení intranetu: http://fak2.vse.cz/min/encian/intranet, výchozí soubory pro tvorbu intranetu: http://fak2.vse.cz/min/encian/soubory.
1.3 Nastavení Office 365 Zdroj licence Office 365
Portál služeb
Jak se student dostane k licenci Office 365? Od učitele je mu poskytnuta licence v rámci školního hostovaného webu. FMV má zakoupeno pro účely výuky 25 licencí Office 365 v plánu E1: 1 licenci pro správu (učitele), 1 licenci pro dalšího učitele, 3 licence pro ilustrativní uživatele firmy Encián (Petr Novák, Marie Sladká, Eva Kolínská), 20 licencí pro studenty. Licence je poskytnuta na semestr formou sdělení uživatelského jména a hesla na prvním cvičení předmětu 2OP484 Manažerská informatika 4. Student jako každý uživatel může využít zkušební 30denní verzi Office 365 v plánu E3 a K2 pro 25 uživatelů. Během užívání zkušební verze je možné prodloužit předplatné za stanovené poplatky. Bezplatnou zkušební (či přímo placenou) verzi je možné získat na adrese: http://www.microsoft.com/cs-cz/office365/online-software.aspx klepnutím do tlačítka Získat zkušební verzi. Během registrace uživatel zvolí (dosud neobsazené) jméno firmy. Po registraci obdrží uživatel e-mail s odkazem na adresu pro administrativu, uživatelským jménem a heslem. V případě placené verze oznámí heslo zprostředkovatel nákupu. V obou případech je východiskem práce s Office 365 adresa: https://portal.microsoftonline.com V pravé části stránky zadá uživatel: ID služeb Microsoft Online Services, např. [email protected], kde vsemin je název firmy, heslo. V případě, že bylo uživateli (studentovi) přiděleno správcem (učitelem) nové heslo, je vyzván ke změně hesla (zadá přidělené „staré“ heslo a dvakrát nové heslo). Teprve potom se přihlásí již s využitím nového hesla. Po přihlášení se zobrazí portál služeb – stránka s nabídkou dostupných aplikací (viz obr. 1-2). Horizontální panel odkazů umožňují přejít přímo: Domů: zpět na výchozí stránku, Outlook: na webovou verzi Outlooku Outlook Web App, Týmový web: na výchozí interní web připravený SharePointem, Správce: na správu nastavení Office 365, odkaz je dostupný jen pro uživatele s rolí správce2, Můj profil: změna hesla a fotografie, editace některých údajů o uživateli. Pro začínajícího uživatele Office 365 je vhodné v sekci Začněte zde: Zhlédnout prohlídku pro uživatele: video sekvence o Office 365, e-mailu, týmových webech, Office Web Apps a aplikaci Lync s českými titulky, Přečíst stručnou referenční příručku.
2
Role správce lze nastavit pro jednotlivého uživatele klepnutím do odkazu Správce a výběrem vertikální volby Uživatelé v sekci Správa. Dále klepneme do jména uživatele a v rámci uživatele do horizontální volby Nastavení. Roli lze nastavit v sekci Přiřazení role.
Kapitola 1: Office 365
12 OBR. 1-2: PORTÁL SLUŽEB OFFICE 365
Noví uživatelé
V rámci správy budeme demonstrovat vybrané operace: založení nových uživatelů, upřesnění pozice uživatelů ve firmě, nastavení jejich profilu (fotografie, charakteristika), založení kolekce webů. Založíme tři nové uživatele: V portálu služeb Office 365 klepneme na horizontální odkaz Správce. Zobrazí se stránka správce (viz obr. 1-3). OBR. 1-3: STRÁNKA SPRÁVCE
Ve vertikálním panelu v sekci Správa klepneme do odkazu Uživatelé. V seznamu uživatelů už je správce.
Kapitola 1: Office 365
Uzivatele.xlsx Uzivatele.csv
13
Klepneme do horizontálního odkazu Nový. Nabídnou se dvě volby: Uživatel: přidání jednoho uživatele vyplněním jeho parametrů, Hromadné přidání uživatelů: přidání více uživatelů z textového souboru s jejich parametry. Prvního nového uživatele založíme individuálně, tj. klepneme do volby Uživatel. Na další stránce vyplníme: základní vlastnosti: » požadované Zobrazované jméno, např. Petr Novák Uživatelské jméno, např. novak.petr, druhou část uživatelského jména nabídne Office 365: @vsemin.onmicrosoft.com » volitelné Jméno, např. Petr Příjmení, např. Novák další vlastnosti s hodnotami pro Petra Nováka: » Funkce: ředitel » Oddělení: Ředitelství » Číslo kanceláře: 31 » Telefon do kanceláře: +420 123 456 311 » Mobilní telefon: +420 654 321 311 » Faxové číslo: nevyplníme » Ulice: Kbelská 44 » Město: Praha 9 » Kraj: Hl. m. Praha » PSČ: 198 00 » Země či oblast: Česká republika Vlastnosti uložíme klepnutím do tlačítka Uložit. Vlastnosti můžeme později editovat klepnutím do zobrazovaného jména uživatele. V horizontální nabídce je výběr: Podrobnosti: výše uvedené prvotně vložené vlastnosti uživatele, Nastavení: » Přiřazení role: Uživateli můžeme přidělit různé úrovně správce (globální správce, správce fakturace, hesel, služeb, správy uživatelů), » Nastavení stavu přihlášení: možnost zablokovat uživatele, » Nastavení umístění uživatele: např. Česká republika Licence: Přiřazení licencí pro jednotlivé služby (např. Lync Online, SharePoint Online, Exchange Online), pro běžného uživatele budou přiděleny všechny služby, Další: nastavení služby Exchange Online, Lync Online, běžně není nutné měnit. Jednoho či více uživatelů můžeme vybrat zaškrtnutím v seznamu uživatelů a odstranit klepnutím do horizontálního odkazu Odstranit. Takto odstraníme Petra Nováka. Dále hromadně přidáme 3 uživatele. V horizontální nabídce klepneme do odkazu Nový a vybereme volbu Hromadné přidání uživatelů. Hromadné přidávání se provádí prostřednictvím textového souboru CSV (comma separated value – čárkami oddělené hodnoty). Výchozí CSV soubor můžeme stáhnout klepnutím do odkazů: Stáhnout prázdný soubor CSV, Stáhnout ukázkový soubor CSV. Prázdný či ukázkový soubor lze otevřít v Excelu v kartě Soubor klepnutím do vertikální volby Otevřít. V dialogovém okně Soubor vpravo dole vybereme typ souboru Textové soubory. Oddělovačem dat je čárka. V Excelu můžeme zapsat své uživatele a uložit soubor opět ve formátu CSV. V Excelu vybereme typ souboru CSV (oddělený středníkem). Dále v libovolném textovém editoru zaměníme středníky za čárky a uložíme soubor jako textový v kódování Unicode. Tabulka pro hromadné přidání 3 uživatelů je uvedena v obr. 1-4. OBR. 1-4: TABULKA PRO HROMADNÉ PŘIDÁNÍ UŽIVATELŮ
Kapitola 1: Office 365
14
V obr. 1-5 je uveden seznam uživatelů po hromadném přidání uživatelů. 3 OBR. 1-5: UŽIVATELÉ
Profily uživatelů
Každý uživatel má pro SharePoint Online svůj profil, většinu jeho vlastností může upravit. Některé upravíme v roli správce: V portálu služeb Office 365 klepneme na horizontální odkaz Správce. Klepneme na vertikální odkaz Přehled správce. V rámci sekce Microsoft Office 365 v dílčí sekci SharePoint Online klepneme do odkazu Správa. Na stránce Centrum pro správu služby SharePoint Online (viz obr. 1-6) klepneme do odkazu Spravovat profily uživatelů. OBR. 1-6: CENTRUM PRO SPRÁVU SLUŽBY SHAREPOINT ONLINE
3
V plánech E (Enterprise) je možné připojit Office 365 na Active Directory firmy. Active Directory je distribuovaná adresářová služba. Obsahuje informace o objektech (servery, stanice, uživatelé) a jejich vztazích. Hlavním úkolem Active Directory je správa uživatelů (autentizace a autorizace).
Kapitola 1: Office 365
15
Na stránce Profily uživatelů (viz obr. 1-7) klepneme v sekci Osoby do odkazu Spravovat profily uživatelů. OBR. 1-7: PROFILY UŽIVATELŮ
Organizační struktura
Na stránce Spravovat profily uživatelů vyplníme do pole Najít profily jméno uživatele, např. Petr Novák a klepneme do tlačítka Najít. V seznamu se zobrazí profil hledaného uživatele. Klepneme do jeho názvu účtu a vybereme volbu Upravit můj profil. Do profilu vyplníme pro jednotlivé uživatele: Petr Novák » Titul: ředitel » O sobě: přemýšlivý Marie Sladká » Titul: asistentka ředitele » Manažer: Petr Novák » O sobě: tanečnice Eva Kolínská » Titul: vedoucí oddělení » Manažer: Petr Novák » O sobě: rozčílená Do pole Obrázek vybereme klepnutím do tlačítka Zvolit obrázek vhodný obrázek. Správné nastavení pole Manažer později umožní zobrazení organizační struktury firmy v rámci zobrazení profilu uživatelů (viz obr. 1-8, v němž je formálně manažerem Petra Nováka Tomáš Kubálek, pole Titul je naplněno funkcí pro lepší přehlednost, pod pohledem Petra Nováka je HTML forma zobrazení). OBR. 1-8: ORGANIZAČNÍ STRUKTURA V PROFILU UŽIVATELŮ
Kolekce webů
Pro firmu je standardně připraven interní (týmový) web jako výchozí kolekce webů. Kolekce webů je skupina souvisejících webů uspořádaných do hierarchie. Souběžně je možné vytvořit další tzv. kolekce webů:
Kapitola 1: Office 365
16
V portálu služeb Office 365 klepneme na horizontální odkaz Správce. Klepneme na vertikální odkaz Přehled správce. V rámci sekce Microsoft Office 365 v dílčí sekci SharePoint Online klepneme do odkazu Správa. Na stránce Centrum pro správu služby SharePoint Online (viz obr. 1-6) klepneme do odkazu Spravovat kolekce webů. Na kartě KOLEKCE WEBŮ ve skupině Přispívat klepneme do tlačítka Nová a vybereme volbu Soukromá kolekce webů. V okně Nová kolekce webů vyplníme parametry kolekce, např. pro interní web firmy Encián: Název: Interní web firmy Encián Adresa: K adrese https://vsemin.sharepoint.com vybereme pokračování /sites/ (variantou je /teams/) a doplníme koncovku encian, tj. výsledná adresa bude: https://vsemin.sharepoint.com/sites/encian Výběr šablony: Šablona webu určuje výchozí objekty, které budou na webu přichystány. Ponecháme jazyk čeština a šablonu Týmový web. Časové pásmo: (UTC+01:00) Praha, Bratislava, Budapešť, Bělehrad, Lublaň). Správce: Zadáme své jméno a příjmení. Kvóta úložiště: Celkem je k dispozici 21 200 MB místa. S ohledem na plánovaný počet kolekcí webů zadáme přiměřené omezení, např. 100 MB. Kvóta využití prostředků: Celkem je k dispozici 4 500 prostředků (objektů webu). S ohledem na plánovaný počet kolekcí webů zadáme přiměřené omezení, např. 100. Po vyplnění parametrů klepneme do tlačítka OK. Nová kolekce webů se zobrazí v seznamu kolekcí (viz obr. 1-9). OBR. 1-9: SEZNAM KOLEKCÍ WEBŮ
Úložiště termínů
Zaškrtnutím kolekce v seznamu můžeme později měnit její kvóty klepnutím do tlačítek Kvóta úložiště a Kvóta využití prostředků ve skupině Spravovat v kartě KOLEKCE WEBŮ. Obdobně můžeme upřesnit vlastníky kolekce nebo kolekci odstranit. Pokud nevybereme žádnou kolekci, můžeme klepnout do tlačítka Nastavení. Zde vybereme jedinou volbu Spravovat externí uživatele, vybereme volbu Povolit a klepneme do tlačítka Uložit. Díky tomu budeme moci později zpřístupnit kolekce webů externím uživatelům, kteří budou moci prohlížet interní weby, ač nemají přiděleny licence Office 365. Dále přidáme kolekci pro veřejný web. Veřejný web může být jediný. V kartě KOLEKCE WEBŮ ve skupině Přispívat klepneme do tlačítka Nová a vybereme volbu Veřejný web. Web nazveme Encián a zadáme kvóty dle obr. 1-9. V rámci správy SharePoint Online ještě doplním klíčová slova do úložiště termínů: Na stránce Centrum pro správu služby SharePoint Online (viz obr. 1-6) klepneme do odkazu Spravovat úložiště termínů. Ve větvi Taxonomy rozbalíme klepnutím do rozbalovacího tlačítka dílčí větev System. Z místní nabídky větve Keywords vybereme Nové klíčové slovo a postupně přidáme slova: Access, Adtraxion, Dynamics CRM, Office 365, Project, Visio, Zoner Photo Studio. Klíčová slova nám později usnadní vkládání zaměření uživatelů.
Kapitola 2: SharePoint
17
2. SharePoint 2.1 K čemu slouží SharePoint SharePoint Textové informace
Multimediální objekty
Dokumenty Office
Seznamy
Oprávnění
SharePoint slouží k vytváření webů zaměřených na sdílení informací a správu dokumentů. V rámci interních (tzv. týmových) webů lze sdílet: textové informace formou wikiknihovny Jednotlivé stránky mohou být provázány odkazy. Uchovávají se verze stránek. Wikiknihovna může obsahovat vysvětlení pojmů, podrobné pokyny, záznamy pracovních debat, denních informací. Text na stránkách je možné formátovat (barva písma, odrážky, číslovaný seznam, styly textu, tabulky a další). Text na stránce je možné rozložit do sloupců (dva sloupce, dva sloupce se záhlavím a zápatím, tři sloupce, tři sloupce se záhlavím a zápatím a další). multimediální objekty (obrázky, zvuky, videa) Do stránek wikiknihovny lze vložit obrázky kopií z lokálního uložení či odkazem na webovou adresu obrázku. V knihovně obrázků lze uložit tematicky příbuzné obrázky, doplnit je popisy, klíčovými slovy, zobrazit formou prezentace. dokumenty aplikací Office Do knihovny dokumentů je možné ukládat soubory. Dokumenty Wordu, Excelu, PowerPointu a OneNote lze přímo prohlížet bez instalace příslušného programu díky webovým aplikacím Office Web Apps. Dle verze SharePointu lze dokumenty pomocí Office Web Apps také editovat. Díky službě Visio Services je možné také prohlížet diagramy Visia včetně připojených dat. strukturované informace formou seznamů Ke sdílení strukturovaných informací slouží seznamy. Můžeme vytvořit svůj seznam s využitím polí různých typů (text, číslo, datum a čas, ano/ne, hypertextový odkaz, počítaný a další) nebo využít seznamy s připravenou strukturou: Kontakty: Seznam osob. Kontakty je možné synchronizovat s Outlookem. Kalendář: Seznam událostí, které je možné graficky zobrazit v denním, týdenním, měsíčním kalendáři. Události mohou být opakované. K události je možné připojit dílčí web (pracovní prostor centra schůzky) s podklady (cíle, účastníci, program, knihovna podkladových dokumentů). Kalendář je možné synchronizovat s Outlookem. Úkoly: Seznam úkolů, které lze zobrazit také formou Ganttova diagramu. Úkoly je možné synchronizovat s Outlookem. Odkazy: Odkazy na stránky interního webu či libovolné webové adresy. Je možné určit pořadí zobrazování odkazů. Oznámení: Oznámení s termínem platnosti. Lze zobrazovat oznámení, pro něž nebyl dosažen termín platnosti. Sledování problémů: Seznam řešení problémů obsahuje přiřazení problémů konkrétnímu uživateli, termín splnění, stav řešení, prioritu, popis, kategorii, postupně doplňovaný komentář řešení, výčet souvisejících problémů. Diskusní vývěska: Seznam pro vedení týmové diskuse. Uživatelé se mohou vyjadřovat k jednotlivým tématům diskuse. Diskusi můžeme zobrazit formou odsazení dle reakce na jednotlivá témata. Průzkum: Seznam pro přípravu otázek průzkumu a záznam odpovědí různých typů (volba z nabídky, stupnice hodnocení, číslo, vyhledávání odpovědi z hodnot z jiného seznamu, výběr osoby webu, volný text). Odpovědi lze zobrazit formou textu či graficky. Seznam stavů: Seznam obsahuje ukazatele, které jsou vypočteny z hodnot seznamu webu či ze sešitu Excelu z knihovny dokumentů. Pro každý ukazatel je stanovena cílová hodnota. Barevné ikony znázorňují míru splnění cíle (překročení cílové hodnoty, splnění hodnoty pro upozornění, nedosažení hodnoty po upozornění). Přístup ke sdíleným informacím může být diferencován oprávněními pro jednotlivé osoby či skupiny osob na úrovni webu, seznamu, položek seznamu. Definici oprávnění usnadňuje možnost jejich dědění podřazenými objekty.
Kapitola 2: SharePoint
18
Předpokládá se souběžná práce uživatelů. Jednotlivý dokument si může uživatel rezervovat, aby nedošlo k souběžné aktualizaci více uživateli. Lze uchovávat verze dokumentů s možností návratu k předchozím verzím. Spolupráci uživatelů usnadňují pracovní postupy. Vybrané položky seznamů či Pracovní dokumenty lze např. interně zveřejnit až po schválení oprávněnými osobami. Při modifikaci postupy hodnot položek seznamu lze automaticky generovat úkoly pro zvolené uživatele. Kontrolu práce s důležitými informacemi lze posílit auditováním, tj. zápisem Auditování jednotlivých událostí (úprava, rezervování, odstraňování, obnovování položky). Uživatelé mohou být na změny webu upozorňováni formou RSS seznamů aktualit Upozorňování v seznamech či formou e-mailových upozornění, jejichž obsah a frekvenci si sami nastaví. Orientaci ve struktuře informací usnadňuje struktura dílčích webů a horizontální a Navigace vertikální navigace v jednotlivých webech. Kromě interních webů je možné publikovat informace také veřejně: Veřejné v případě vlastního serveru formou anonymního přístupu, informace v případě cloudového řešení formou (jediného) veřejného webu. Každý uživatel udržuje svůj tzv. profil obsahující mj: Profil uživatele témata, s nimiž může ve firmě pomoci, značky a poznámky ke stránkám interních webů, vlastní dokumenty pouze pro osobní potřebu a pro sdílení ve firmě, vlastní osobní web. Rezervování a verze
2.2 Edice služby SharePoint Edice SharePointu
Foundation
Standard
EnterPrise
SharePoint lze využívat: z instalace na vlastním serveru, podrobněji viz: http://sharepoint.microsoft.com/cs-cz Pro instalaci na vlastní server jsou k dispozici následující edice: SharePoint 2010 Foundation: Pro uživatele Windows Serveru je zdarma. Obsahuje základní funkce SharePointu, které pro běžnou práci postačují. Na FMV je využíváno pro interní weby fakulty a pro některé veřejné weby, mj. pro: » veřejný web Manažerská informatika http://fak2.vse.cz/min » veřejný web Multimédia – vícedruhové záznamy http://fak2.vse.cz/multimedia » veřejný web pro studenty oboru Manažer obchodu http://fak2.vse.cz/mn » veřejný web informací o Integrovaném studijním informačním systému pro uchazeče, studenty a učitele http://fak2.vse.cz/isis » intranet fakulty http://fak2.vse.cz/intranet, který obsahuje mj. zápisy z jednání fakulty (vědecké rady, kolegia děkana, porady vedení fakulty). Aktuální seznam je na informačním portálu FMV http://fak2.vse.cz. SharePoint 2010 Standard: Oproti edici Foundation obsahuje další funkce (např. profily uživatelů, Prohlížeč organizace – zobrazení organizační struktury uživatelů, nástroj Značky a poznámky, návrhy klíčových slov, zaměření na cílovou skupinu). SharePoint 2010 Enterprise: Oproti edici Standard obsahuje další funkce (např. Excel Services, doplněk PowerPiwot pro SharePoint, Visio Services, Access Services 4, Web Analytics5, webovou část Obchodní data). Na FMV je k dispozici instalace výukového serveru edice Enterprise stažená z licenčního programu Microsoftu pro školy MSDN AA (Microsoft Developer Network Academic Alliance). Pro porovnání je zde intranet firmy Encián na adrese: http://encian.vse.cz/encian Porovnání edicí služby SharePoint podrobněji viz: http://sharepoint.microsoft.com/cs-cz/buy/Pages/Editions-Comparison.aspx
4 5
Data se ukládají v seznamech. Dotazy se spouštějí na serveru. Formuláře, sestavy a většina maker běží v prohlížeči. Web Analytics service reportuje provoz serveru, katalogu, využívání vyhledávací služby. Umožňují tak sledovat využití a velikost webu.
Kapitola 2: SharePoint Office 365
19
z cloudlového řešení Microsoftu v rámci Office 365, podrobněji viz: http://www.microsoft.com/cs-cz/office365/sharepoint-online.aspx Microsoft nabízí tzv. plány (viz kap. 1.1). Služby v plánech je možné koupit i jednotlivě. Plány jsou však cenově výhodnější než služby nakupované jednotlivě (např. plán E3 o 38 %). Pro SharePoint je k dispozici úložiště 10 GB a 500 MB za každou licenci, tj. např. 22 500 MB při 25 licencích. (Poštovní schránka pro každého uživatele má kapacitu 25 GB.) SharePoint Online v Office 365 se z hlediska dostupných funkcí blíží edici SharePoint Enterprise (na rozdíl od dřívější verze v tzv. BPOS – Business Productivity Online Services, kde se blížil edici SharePoint Services – předchůdkyni edice SharePoint Foundation).
2.3 Seznámení s aplikací SharePoint
Struktura stránky
Předpokládáme, že máme k dispozici nově vytvořenou kolekci webů: Student využívá pro svou práci (při výuce, domácích úkolech i seminární práci) kolekci webů na adrese: https://vsemin.sharepoint.com/teams/xnovj01, kde xnovj01 je jeho školní uživatelské jméno. Přihlašuje se jménem [email protected]. Ideální vzorové řešení je pro kontrolu na adrese: https://vsemin.sharepoint.com/sites/encian. Obě adresy jsou dostupné z portálu https://vsemin.sharepoint.com. Výchozí stav domovské stránky kolekce po klepnutí na záložku STRÁNKA je v obr. 2-1: OBR. 2-1: VÝCHOZÍ DOMOVSKÁ STRÁNKA INTERNÍHO WEBU FIRMY ENCIÁN
V horní části jsou záložky karet: V kartě PROCHÁZENÍ je uveden název webu Interní web firmy Encián. V kartě STRÁNKA jsou k dispozici tlačítka pro základní příkazy. V levé části je navigace nazvaná Snadné spuštění. Tělo stránky je rozděleno na dvě části: V levé části je modifikovatelný úvodní text a zobrazení knihovny sdílených dokumentů. Knihovna je zatím prázdná. V pravé části je vložen obrázek a pod ním odkazy na časté operace, které provádí uživatel při zahájení práce s webem. Strukturu stránky popíšeme na příkladu její modifikace pro výukový portál, tj. https://vsemin.sharepoint.com (viz obr. 2-2) a to v režimu úpravy stránky (po klepnutí do tlačítka Úpravy):
Kapitola 2: SharePoint
20
OBR. 2-2: STRUKTURA DOMOVSKÉ STRÁNKY VÝUKOVÉHO PORTÁLU
Pás karet
Před kartami v horní části stránky jsou tři významná tlačítka: Tlačítko Akce webu rozbalí nabídku, v níž mj. můžeme nastavit web, vytvořit objekty webu (knihovny, seznamy, dílčí weby). Tlačítko Přejít nahoru zobrazí strukturu kolekce webů s možností přechodu na zvolenou část (viz ukázka vpravo). Tlačítko Úpravy přejde do režimu úprav stránky, který je zobrazen v obr. 2-2. Doplní se karty sdružené do skupiny karet Nástroje pro úpravy. Tlačítko se změní na tlačítko Uložit a zavřít. Na pásu karet jsou nejprve zobrazeny standardní karty: Karta PROCHÁZENÍ (viz základní stránka v obr. 2-2) zobrazí ikonu, nadpis a popis webu, které je možné v nastavení webu měnit. Za názvem webu je uveden název stránky, popř. název zobrazeného objektu (knihovny nebo seznamu) a název jeho zobrazení. Klepnutím na název webu se kdykoliv můžeme vrátit na jeho domovskou stránku. Na pravém konci karty PROCHÁZENÍ jsou dvě tlačítka: » Líbí se mi: K prohlížené stránce může uživatel přidat značku Líbí se mi. Značky se ukládají individuálně pro jednotlivé uživatele. » Značky a poznámky: Ke stránce může uživatel přidat veřejně přístupné nebo soukromé značky, popř. připojit poznámku. Karta STRÁNKA (viz obr. 2-1) nabízí formou tlačítek seskupených do skupin (U Upravit, Spravovat, Sdílet a sledovat, Akce stránky, Knihovna stránek) příkazy pro práci se stránkou. Karta je dostupná pouze pro stránky. V případě zobrazení objektu (knihovny, seznamu) není karta zobrazena. Následují karty s příkazy dle kontextu práce se SharePointem. Např. v režimu úprav stránky jsou to karty FORMÁTOVÁNÍ TEXTU a VLOŽENÍ ze skupiny NÁSTROJE PRO ÚPRAVY. Pokud je kurzor v části stránky, pro něž jsou dostupné další příkazy, jsou zobrazeny další skupiny karet (např. v obr. 2-2 je kurzor ve webové části Výukové weby SharePointu, proto jsou zobrazeny skupiny karet NÁSTROJE SEZNAMU a NÁSTROJE WEBOVÝCH ČÁSTÍ; v horní části obrázku je situace, kdy kurzor byl v odkazu na předmět Manažerská informatika v úvodním textu stránky, dále je v horní části vidět struktura karty FORMÁTOVÁNÍ TEXTU). Vpravo nahoře je uveden přihlášený uživatel.
Kapitola 2: SharePoint
Pruh horní navigace a hledání
Snadné spuštění
Vlastní obsah stránky
21
Klepnutím do rozbalovacího tlačítka vedle jména uživatele se zobrazí možnosti uživatele: Osobní web: Vstup do osobního webu uživatele, který se skládá z informačního kanálu, obsahu a profilu. Můj profil: Přímá správa profilu uživatele, např. témat, na něž může být ve firmě dotazován, úprava dříve zapsaných značek a poznámek, vložení svého obsahu. Nastavení: Uživatel může aktualizovat: » základní údaje o sobě (např. číslo mobilního telefonu, svou charakteristiku, obrázek, oddělení), » nastavení časového pásma a parametrů kalendáře, pokud mají být odlišná od nastavení webu, » upozornění: nastavení e-mailového upozornění na změnu objektů webu s nastavenou periodicitou. Přihlásit jako jiný uživatel: Zobrazí se okno pro přihlášení jiného uživatele, který může mít jiná přístupová práva (oprávnění). Odhlásit: Odhlásí uživatele od webu. Klepnutím do posledního tlačítka můžeme zobrazit pod stránkou řídící panel vývojáře (údaje o délce odezvy při práci se stránkou a jejími objekty). Pod pásem karet jsou zobrazeny: Horní panel navigace: Zde bývají vygenerovány odkazy na podřízené weby nebo doplněny odkazy na externí weby. Do vyhledávacího pole můžeme zapsat hledaný text, který se prvotně hledá na tomto webu. Klepnutím do tlačítka Nápověda zobrazíme nápovědu v samostatném okně.6 Na levé straně je panel Snadné spuštění.7 Je to obdoba horního panelu odkazů. Obsahuje vygenerované odkazy na objekty webu. Odkazy jsou uspořádány do kategorií, které mají své nadpisy. Odkazy můžeme modifikovat např. doplněním vlastních odkazů, když klepneme do tlačítka Akce webu, vybereme NASTAVENÍ WEBU a v sekci Vzhled a chování klepneme do odkazu Snadné spuštění. Pod vodorovnou čarou je na panelu Snadné spuštění odkaz na Koš webu, kam jsou umisťovány po dobu 30 dnů objekty a položky odstraněné z webu. Po obnovení objektů nejsou objekty automaticky umístěny do panelu Snadné spuštění, najdeme je v zobrazení veškerého obsahu webu. Na konci panelu Snadné spuštění je odkaz Zobrazit veškerý obsah webu pro zobrazení všech objektů webu včetně objektů nezařazených do panelu Snadné spuštění. Objekty jsou rozděleny do kategorií. Pro každý objekt je vypsán název, popis, počet položek a čas poslední změny. Vlastní obsah stránky může být rozdělen do zón webových částí. Např. domovská stránka Interního webu firmy Encián i domovská stránka portálu výukového webu SharePoint obsahuje levou a pravou zónu. Do zón jsou přidávány webové části, které většinou zobrazují obsah zvolených objektů, např. obsah knihovny nebo seznam odkazů. V pravém horním rohu webové části bývá pro uživatele s patřičnými oprávněními k dispozici tlačítko nabídky webové části s možnostmi: MINIMALIZOVAT: Minimalizuje webovou část do jednoho řádku názvu webové části. Později je možné obnovit velikost webové části příkazem OBNOVIT. UPRAVIT WEBOVOU ČÁST: V pravém podokně zobrazí parametry webové části. V sekci Vzhled můžeme např. změnit název webové části. Později poznáme, že v režimu úprav stránky můžeme přesouvat webové části v rámci zóny či mezi zónami, můžeme také vkládat další webové části či odstraňovat webové části. Můžeme také měnit rozložení textu, tj. vybrat jinou kombinaci počtu a uspořádání zón.
6
7
Na případný dotaz Chcete zobrazit pouze obsah webové stránky, který byl bezpečně doručen? odpovíme klepnutím do tlačítka Ne. Zobrazení panelu Snadné spuštění můžeme potlačit, když klepneme do tlačítka Akce webu, vybereme NASTAVENÍ WEBU a v sekci Vzhled a chování klepneme do odkazu Stromové zobrazení. Na stránce Stromové zobrazení je k dispozici zaškrtávací pole Povolit panel Snadné spuštění. Dále je k dispozici pole Povolit zobrazení stromu, které umožňuje zobrazit obsah webu dle jednotlivých objektů.
Kapitola 2: SharePoint
22
2.4 Wikiweb Wikiweb
Stránky webu
Úprava stránky
Odkaz na stránku
Tabulka
Domovská stránka je uložena jako stránka wikiwebu v knihovně Stránky webu. Zobrazíme knihovnu jedním ze dvou způsobů: V panelu Snadné spuštění klepneme v kategorii Knihovny do odkazu Stránky webu. V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Veškerý obsah webu. V kategorii Knihovny dokumentů klepneme do názvu Stránky webu. Wikiknihovna obsahuje stránky s encyklopedickými znalostmi či stránky s běžnými denními informacemi. V knihovně jsou po založení kolekce webů se šablonou Týmový web automaticky vytvořeny dvě stránky: Domovská stránka (viz obr. 2-1), Způsob použití této knihovny. Klepneme do názvu Způsob použití této knihovny a pročteme jednoduchý návod, jak upravovat stránky. Budeme jej aplikovat na domovské stránce: Upravíme domovskou stránku webu: Zobrazíme domovskou stránku jedním ze dvou způsobů: Klepneme do jediného odkazu Domovská stránka v horní navigaci. Klepneme do názvu Interní web firmy Encián. Klepnutím do tlačítka Úpravy přejdeme do režimu úprav stránky8. Kurzor se zobrazí na začátku levé zóny stránky. Tažením vybereme nadpis Váš web vás vítá! a volný řádek pod nadpisem i další text (bez volného řádku pod textem) a odstraníme je klávesou Delete. Zapíšeme svůj nadpis Co by Vás mohlo zajímat. Vybereme nadpis tažením a pomocí tlačítek ze skupiny Písmo v kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU jej zformátujeme: Po klepnutí do tlačítka Velikost písma upravíme velikost písma na 10. Po klepnutí do tlačítka Barva písma změníme barvu na tmavě modrou. Za nadpisem odešleme. Na novém řádku zahájíme psaní odrážkového seznamu klepnutím do tlačítka Odrážky ve skupině Odstavec v kartě Formátování textu. Postupně přichystáme odkazy na dosud nevytvořené stránky 9: [[Office 365]] [[Ukazatele prodeje programů]] [[Ukazatele průzkumu účastníků školení]] [[Moderní metody výuky]] [[GPS]] [[Veřejné vysoké školy]] [[Encián]] Stránku uložíme a zavřeme jedním ze tří způsobů: Klepneme do tlačítka Uložit a zavřít před pásem karet. V kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině Upravit klepneme do horní části tlačítka Uložit a zavřít. V kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině Upravit klepneme do dolní části tlačítka Uložit a zavřít a vybereme příkaz ULOŽIT A ZAVŘÍT. Všechny odkazy vedou zatím na nevytvořené stránky, proto jsou čárkovaně podtržené. Klepneme do prvního odkazu. Potvrdíme vytvoření nové stránky s názvem Office 365. Do prázdné stránky vložíme (v režimu úprav) s odrážkou zatím jediný odkaz Plány poskytovaných služeb. Po uložení klepneme do odkazu a vytvoříme stránku Plány poskytovaných služeb. Na stránku vložíme tabulku se seznamem plánů Office 365 (viz obr. 2-3): Zapíšeme nadpis tabulky Ceny za uživatele za měsíc a zformátujeme jej tučně tlačítkem Tučné ve skupině Písmo v kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU nebo kombinací kláves Ctlr B . 8
9
Upravovat stránky mohou pouze uživatelé, kteří k tomu mají oprávnění. Ostatní stránky pouze prohlížejí, pokud alespoň k prohlížení mají oprávnění. Názvy stránek se zapisují do zdvojených hranatých závorek. Pokud již stránka existuje, SharePoint nabízí dopsání jejího názvu. Neexistující stránky jsou automaticky vytvořeny při prvním použití odkazu oprávněným uživatelem. Hranaté závorky lze rychle vložit kombinací kláves pravý Alt F [, pravý Alt G ].
Kapitola 2: SharePoint
23 OBR. 2-3: PLÁNY POSKYTOVANÝCH SLUŽEB
Odkaz na soubor
vyhody.pdf
V kartě VLOŽENÍ ve skupině Tabulky klepneme do tlačítka Tabulka. V rastru vybereme tabulku 10 řádků x 3 sloupce. Přidáme dva řádky. V kartě ROZLOŽENÍ (která je dostupná, když je kurzor v libovolné buňce tabulky) ve skupině Řádky a sloupce klepneme dvakrát do tlačítka Vložit pod. V kartě ROZLOŽENÍ ve skupině Šířka a výška nastavíme parametry tabulky: Šířka tabulky: 260 px, Šířka sloupců: 160, 15, 40 px Sloučíme vybrané buňky kategorií plánů. Klepneme do horní buňky např. buňky ve 2. řádku a 1. sloupci. V kartě ROZLOŽENÍ ve skupině Sloučit klepneme do tlačítka Sloučit buňky a vybereme SLOUČIT DOLŮ. V případě chyby se můžeme vracet o předchozí kroky zpět, když v kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině Schránka klepneme do tlačítka Zpět. Postupně takto sloučíme buňky v prvním sloupci dle obr. 2-3. Naopak ve 3. sloupci v posledních 5 řádcích rozdělíme buňky na dva sloupce: V kartě ROZLOŽENÍ ve skupině Sloučit klepneme do tlačítka Rozdělit buňky a vybereme ROZDĚLIT VODOROVNĚ. Šířka jednotlivých rozdělených buněk bude stejná jako původní buňky, tj. 40 px. Tabulka je vytvořena se zvýrazněním prvního řádku a prvního sloupce, což potlačíme: V kartě NÁVRH ve skupině Možnosti stylu tabulky zrušíme zaškrtnutí všech polí (Řádek záhlaví, Řádek zápatí, První sloupec, Poslední sloupec). Vyplníme text dle obr. 2-3. Buňky v posledním sloupci zarovnáme zprava klepnutím do tlačítka Zarovnat doprava ve skupině Odstavec v kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU nebo kombinací kláves Ctrl R. Skupiny řádků jednotlivých typů plánů barevně odlišíme: Tažením označíme všechny (celé) buňky. V kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině Písmo klepneme do tlačítka Barva zvýraznění a vybereme vhodnou barvu (P – světle modrá, E – růžová, K – světle žlutá, A – světle zelená)10. Stránku uložíme. Vrátíme se na stránku s odkazem na plány: V kartě STRÁNKA klepneme ve skupině Akce stránky do tlačítka Příchozí odkazy. V seznamu odkazujících se stránek klepneme do odkazu Office 365. Do stránky Office 365 doplníme druhý odkaz na soubor, který vložíme na web: Klepneme do tlačítka Úpravy. Odesláním doplníme další odrážku. V kartě VLOŽENÍ klepneme ve skupině Odkazy do tlačítka Odeslat soubor. V okně Uložit dokument klepneme do tlačítka Procházet.
10
Zvýrazňování buněk tabulky je nutné provádět v prohlížeči Internet Explorer.
Kapitola 2: SharePoint
24
OBR. 2-4: DIALOGOVÉ OKNO ULOŽIT DOKUMENT
V dialogovém okně Uložit dokument (viz obr. 2-4): Po klepnutí do tlačítka Procházet dohledáme vkládaný soubor. V poli Odeslat do můžeme změnit knihovnu dokumentů, do níž SharePoint dokument uloží. Ponecháme zde knihovnu Prostředky webu. Ponecháme rovněž zaškrtnuté pole Přepsat existující soubory, čímž připustíme případné přepsání dříve uloženého stejnojmenného souboru, pokud bychom jej již dříve ze stejné stránky a stejným názvem uložili. Klepneme do tlačítka OK. V dialogovém okně Prostředky webu jsme vyzváni k doplnění základní vlastnosti vloženého dokumentu – Nadpis. Vložíme Ekonomické výhody využívání cloudu (viz obr. 2-5) a klepneme do tlačítka Uložit. OBR. 2-5: DIALOGOVÉ OKNO PROSTŘEDKY WEBU
Na stránku se vložila ikona dokumentu a název souboru. V kartě FORMÁT, která se zobrazí po klepnutí do odkazu nebo ikony, můžeme: ve skupině Vlastnosti: » v poli Adresa URL prohlédnout (či upravit) adresu souboru v rámci webu, po vložení je /sites/encian/SiteAssets/SitePages/Office 365/vyhody.pdf, tj. SharePoint v knihovně SiteAssets (Prostředky webu) vytvořil složku SitePages a v ní složku nazvanou stejně jako stránka, » v poli Popis vyplnit popis, který se zobrazí při přechodu odkazu ukazatelem myši, ve skupině Chování: » zaškrtnout pole Otevřít na nové kartě, aby se odkaz otevřel na nové kartě prohlížeče, » zrušit zaškrtnutí pole Zobrazit ikonu, pokud bychom nechtěli před názvem souboru zobrazit ikonu dokumentu. Na stránce přepíšeme název souboru na jeho nadpis, tj. místo vyhody.pdf zapíšeme Ekonomické výhody využívání cloudu.
Kapitola 2: SharePoint
Rozložení textu
25
Stránku uložíme a klepneme do odkazu. SharePoint nabídne uložení souboru. 11 Soubory ve formátu xps, doc, docx a další dokumenty Office by bylo možné otevírat přímo. Soubory Office by převzali do Nadpisu vlastnost dokumentu Název. Další stránka bude zaměstnancům firmy vysvětlovat název firmy. Bude rozložena na dvě zóny (viz obr. 2-6). OBR. 2-6: STRÁNKA ENCIÁN
Obrázek z počítače skalnata _dolina.gif
Založíme stránku a rozdělíme ji na dvě zóny: Stránku založíme klepnutím do odkazu Encián na domovské stránce. V kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině Rozložení klepneme do tlačítka Rozložení textu a vybereme příkaz DVA SLOUPCE. Do levého sloupce zapíšeme text dle obr. 2-6 a upravíme: Vybereme název firmy Encián, v kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině Písmo klepneme do tlačítka Barva zvýraznění a vybereme barvu žlutou. Před psaním názvu hotelu Encián stiskneme kombinaci kláves Ctrl I (Kurzíva), po zapsání kombinaci Ctrl mezera (Vymazat formát). Vybereme text Portál o Vysokých Tatrách a v kartě VLOŽENÍ ve skupině Odkazy klepneme do tlačítka Odkaz nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl K. Do pole Adresa vyplníme odkaz http://www.tatryportal.sk. Pod text vložíme obrázek ve zmenšené velikosti s odkazem na plnou velikost obrázku: V kartě VLOŽENÍ ve skupině Média klepneme do spodní části tlačítka Obrázek a vybereme příkaz Z POČÍTAČE. Vyhledáme obrázek a ponecháme jeho umístění do knihovny Prostředky webu. Do pole Nadpis zapíšeme Skalnatá dolina a klepneme do tlačítka Uložit.
11
V případě používání SharePointu na vlastním serveru můžeme nastavit přímé otevírání PDF souborů: Na serveru spustíme Centrální správu služeb SharePoint 2010, Ve skupině Správa aplikací klepneme do odkazu Spravovat webové aplikace, vybereme aplikaci SharePoint, klepneme do tlačítka Obecná nastavení a vybereme volbu OBECNÁ NASTAVENÍ. V poli Zpracování souborů v prohlížeči vybereme S mírným nastavením. Dále je třeba restartovat server příkazem iisreset. Je možné také doplnit zobrazování ikony pdf pro příslušné soubory. Ikonu o rozměrech 17 x 17 uložíme na server do složky Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\Template\Images např. v obrázku pdf-icon.gif. Do souboru docicon.xml ve složce ...\Template\Xml je nutné doplnit do sekce ByExtension příkaz <Mapping Key="pdf" Value="pdf-icon.gif" /> a restartovat server příkazem iisreset.
Kapitola 2: SharePoint
krnap.gif
Historie
26
V kartě NÁVRH ve skupině Velikost ponecháme zaškrtnuté pole Zamknout poměr stran a změníme hodnotu pole Šířka z 600 na 300 px. Z karty NÁVRH ze skupiny Vlastnosti zkopírujeme obsah pole Adresa. Klepnutím vybereme obrázek a vložíme na něj odkaz kombinací kláves Ctrl K. Do Zobrazeného textu nic nevyplňujeme, do pole Adresa vložíme obsah schránky. Po uložení stránky je obrázek orámovaný a po klepnutí do něj se zobrazí v plné velikosti. Obdobně vložíme text a obrázek do pravého sloupce: K textu Krkonošského národního parku vložíme odkaz http://www.krnap.cz. K textu Příroda.cz vložíme odkaz http://www.priroda.cz/lexikon.php?detail=28. Do nadpisu obrázku zapíšeme Krkonošský národní park. Šířku obrázku upravíme na 150 px, odkaz na plný obrázek tentokrát nevkládáme. Obrázek umístíme na střed. V kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině Odstavec klepneme do tlačítka Zarovnat na střed nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl E. SharePoint ukládá jednotlivé verze stránky. V kartě STRÁNKA ve skupině Spravovat klepneme do tlačítka Historie stránky. Zobrazí se přehled verzí stránky (viz obr. 2-7): OBR. 2-7: HISTORIE STRÁNKY
Přejmenování stránky
Obrázek z adresy gps.doc
V levém panelu je přehled verzí stránky s datem a časem jejich tvorby. Obsah stránky je porovnán s předchozí verzí, odstraněné části jsou podbarveny červeně, přidané části zeleně. V panelu můžeme vybrat, s kterou verzí porovnáváme zobrazenou verzi. V panelu můžeme vybrat k zobrazení starší verzi. Potom je v horizontální nabídce dostupný odkaz Obnovit tuto verzi. Přejmenujeme stránku: V režimu úprav stránky v kartě STRÁNKA ve skupině Spravovat klepneme do tlačítka Přejmenovat stránku. Zadáme nový název Encián – název firmy. Název se zobrazuje v titulkovém pruhu stránky. Název se upravil i v odkazující domovské stránce. V režimu úprav uvidíme tvar odkazu s rozdílným názvem cílové stránky a zobrazeným textem odkazu: [[Encián - název firmy|Encián]]. Na stránce GPS využijeme obrázek z jiného webu (viz obr. 2-8): Stránku vytvoříme klepnutím na odkaz GPS na domovské stránce. Text stránky je připraven v dokumentu Wordu. Otevřeme dokument Wordu, kombinací kláves Ctrl A vybereme celý text, kombinací kláves Ctrl C jej zkopírujeme do schránky a kombinací kláves Ctrl V jej vložíme do stránky. Na dotaz Chcete u této webové stránky povolit přístup ke schránce? odpovíme klepnutím do tlačítka Povolit přístup. Text se vloží včetně detailů formátování. Prohlédneme HTML kód stránky. V kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině Kód klepneme do tlačítka HTML a vybereme příkaz UPRAVIT ZDROJ HTML. Kód obsahuje detailní značky o formátování převzaté z Wordu. Klepneme do tlačítka OK. Vrátíme vložení textu zpět. V kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině Schránka klepneme do tlačítka Zpět.
Kapitola 2: SharePoint
27 OBR. 2-8: STRÁNKA GPS
Otevřeme Poznámkový blok (z příslušenství Windows) a vložíme do něj text. Text se vloží bez formátování. Vybereme celý text z Poznámkového bloku a vložíme jej do stránky. V HTML kódu se přesvědčíme, že byl vložen čistý text. Text na stránce zformátujeme podle obr. 2-8: Text musíme rozdělit do odstavců klávesou Enter na konci odstavců. Odrážky je nutné smazat a vložit formátováním. Upřesnění odkazů: » Wikipedie: http://cs.wikipedia.org/wiki/Zeměpisné_souřadnice » Výlety po česku: http://www.vyletypocesku.cz/gps Kurzor umístíme na začátek textu. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Média klepneme do tlačítka Obrázek a vybereme příkaz Z ADRESY. V dialogovém okně Vybrat obrázek zadáme parametry: Adresa: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/d/d9/Geographic_coordinates_sp here.svg/609px-Geographic_coordinates_sphere.svg.png Alternativní text: Zeměpisné souřadnice Upravíme velikost obrázku. Šířku zmenšíme na 172 px. Klepnutím vybereme obrázek a změníme jeho umístění. V kartě NÁVRH ve skupině Uspořádat klepneme do tlačítka Umístění a zadáme příkaz PLOVOUCÍ / DOPRAVA. Odstraníme volný řádek (řádky) na začátku textu.
2.5 Knihovna dokumentů Office Domovská stránka a ostatní stránky wikiwebu jsou součástí knihovny Stránky webu. V rámci webu lze vytvořit jiné typy knihoven. Se založením webu byla vytvořena knihovna Sdílené dokumenty. Její (zatím prázdný obsah) je zobrazen na domovské stránce formou webové části v levém webové zóně (sloupci). Obsah knihovny samostatně zobrazíme jedním ze způsobů: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Sdílené dokumenty. Klepneme na název webové části Sdílené dokumenty. Sdílené V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Veškerý obsah webu. Ve skupině Knihovny dokumenty dokumentů klepneme do odkazu Sdílené dokumenty. Vložíme do knihovny dokumentů dokumenty aplikací: letak.docx Word: informační leták firmy Encián, prodeje.xlsx Excel: tabulka prodejů firmy, prezentace.pptx PowerPoint: prezentace firmy, wiki.one OneNote: oddíl s firemními poznámkami se stránkami Office 365, GPS, Encián
Kapitola 2: SharePoint Odeslání dokumentu
Odeslání více dokumentů
28
Dokument přidáme do knihovny jedním ze způsobů: Pod seznamem dokumentů v knihovně dokumentů nebo na domovské stránce klepneme do odkazu Přidat dokument. V kartě DOKUMENTY (je dostupná, je-li zobrazena knihovna Sdílené dokumenty) ve skupině Nový klepneme do tlačítka Odeslat dokument a vybereme příkaz ODESLAT DOKUMENT. V dialogovém okně Uložit dokument klepneme do tlačítka Procházet a dohledáme umístění prvního dokumentu letak.docx. Další tři dokumenty vložíme současně: V kartě DOKUMENTY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Odeslat dokument a vybereme příkaz ODESLAT VÍCE DOKUMENTŮ. V dialogovém okně Odeslat více dokumentů dohledáme složky s dokumenty a zaškrtneme na server odesílané dokumenty (viz obr. 2-9). Odeslání potvrdíme tlačítkem Ano. OBR. 2-9: DIALOGOVÉ OKNO ODESLAT VÍCE DOKUMENTŮ
Dokumenty knihovny jsou zobrazeny formou tabulkového seznamu. V řádku každého dokumentu jsou zobrazeny vybrané vlastnosti. Dokument má po odeslání na server základní vlastnosti Název, Nadpis, Změněno, Autor změny. Vlastnosti Název a Nadpis můžeme editovat. Zobrazíme v tabulce dokumentů vlastnost Nadpis: V kartě KNIHOVNA ve skupině Spravovat zobrazení klepneme do tlačítka Upravit toto zobrazení. K jedné knihovně může být více zobrazení. Upravujeme výchozí zobrazení Všechny dokumenty. Ve skupině Sloupce zaškrtneme pole Nadpis a v pravé části mu vybereme pozici 3. V horní či dolní části stránky klepneme do tlačítka OK. Nadpis dokumentů Wordu, Excelu a PowerPointu byl převzat z pole Název z vlastností dokumentu, nadpis dokumentu OneNote je prázdný. Upravíme nadpisy jedním ze způsobů: Klepneme do řádku dokumentu a v kartě DOKUMENTY ve skupině Spravovat klepneme do tlačítka Upravit vlastnosti. Ukazatel myši umístíme nad pole Název příslušného dokumentu. Rozbalíme nabídku a vybereme UPRAVIT VLASTNOSTI. Ve vlastnostech přepíšeme Nadpis a klepneme do tlačítka Uložit. Takto vložíme následující nadpisy (viz obr. 2-10): letak: Informační leták firmy Encián prezentace: Prezentace firmy Encián prodeje: Tabulky prodejů wiki: Firemní poznámky Nově vložené dokumenty mají u svého názvu dva dny upozornění Nové! Pro úplnost dodejme, že pro knihovnu můžeme doplnit a vyplnit další vlastnosti (sloupce seznamu), jak uvidíme později.
Kapitola 2: SharePoint
29
OBR. 2-10: SEZNAM DOKUMENTŮ KNIHOVNY SDÍLENÉ DOKUMENTY
Dokumenty můžeme přetáhnout do knihovny tažením myší, když knihovnu zobrazíme Otevření v Průzkumníku. V kartě KNIHOVNA ve skupině Připojit a exportovat klepneme do tlačítka v Průzkumníkovi Otevřít v Průzkumníkovi. Klepnutím do názvu se dokument zobrazí v prohlížeči Web Apps s minimálními Web Apps funkcemi tisku (Soubor / Tisk) a otevření v klientské aplikaci (Otevřít v aplikaci), navíc pro jednotlivé typy dokumentů12: pro Word (viz obr. 2-11): Najít: hledání textu, např. Novák Měřítko zobrazení Přechod mezi jednotlivými stránkami OBR. 2-11: WORD WEB APP
pro Excel: stažení sešitu s hodnotami bez vzorců (Soubor, Stáhnout snímek) aktualizace dat a přepočet sešitu (Data) hledání textu ve směru dolů či nahoru od kurzoru pro PowerPoint: zobrazení osnovy (Soubor, Zobrazení osnovy) přechod mezi jednotlivými snímky zobrazení poznámek spuštění prezentace pro OneNote: zobrazení autora textu poznámky jsou zobrazeny včetně záložek stránek a podstránek (viz obr. 2-12). OBR. 2-12: ONENOTE WEB APP
12
V plánech E2, E3, E4 a K2 je navíc dostupná funkce Upravit v prohlížeči se základními editačními funkcemi.
Kapitola 2: SharePoint Stahování dokumentů
Složka
Založení dokumentu
30
Dokumenty může uživatel z knihovny stahovat jedním ze způsobů: V kartě DOKUMENTY ve skupině Kopie klepneme do tlačítka Stáhnout kopii. Rozbalíme nabídku názvu dokumentu a vybereme příkaz ODESLAT, STÁHNOUT KOPII. Potvrdíme žádost o uložení a vybereme složku. Knihovnu dokumentů je možné dělit na jednotlivé složky, když v kartě DOKUMENTY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nová složka. Dokumenty je možné třídit také pomocí nové vlastnosti (sloupce), dle nějž je možné v zobrazení dokumenty seskupit. Dokument je možné v knihovně přímo založit. Záleží na šabloně, která je knihovně přiřazena. Knihovna Sdílené dokumenty je připravena pro vytváření dokumentu Wordu na základě šablony template.dotx.
2.6 Knihovna dokumentů OneNote Vytvoříme novou knihovnu pro vytvoření poznámkových bloků OneNote: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NOVÁ KNIHOVNA DOKUMENTŮ. Zadáme parametry nové knihovny: Název: Bloky OneNote Bloky Popis: Poznámkové bloky aplikace OneNote OneNote Navigace: Ponecháme volbu Ano, aby se vytvořil odkaz na knihovnu v panelu Snadné spuštění. Dokument – historie verzí: Ponecháme volbu Ne, nepotřebujeme uchovávat verze dokumentu (tak, jak byly nastaveny pro knihovnu stránek wikiwebu). Šablona dokumentu: Vybereme šablonu Poznámkový blok aplikace Microsoft OneNote 2010. Klepneme do tlačítka Vytvořit. V knihovně vytvoříme nový poznámkový blok: Poznámkový V kartě DOKUMENTY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nový dokument. Potvrdíme blok OneNote vytvoření nového dokumentu na základě šablony template.onepkg tlačítkem OK. Poznámkový blok se otevře ve OneNote, který musí být nainstalován na počítači. Ve OneNote zadáme název bloku Encián a vybereme pro něj např. zelenou barvu. Klepneme do tlačítka Vytvořit. Poznámkový blok po založení obsahuje oddíl Nový oddíl 1 se stránkou Nepojmenovaná stránka. Ze stránky SharePointu otevřeme strukturu souborů poznámkového bloku v Průzkumníkovi. V kartě Knihovna ve skupině Připojit a exportovat klepneme do tlačítka Otevřít v Průzkumníkovi. Do složky Encián zkopírujeme složku a soubory dříve připravených oddílů. Naopak Projekty odstraníme soubor Nový oddíl.one. Analýzy.one Ve OneNote provedeme synchronizaci s úložištěm SharePointu klepnutím do tlačítka ECDL.one Synchronizace vedle názvu poznámkového bloku Encián. Inventarizace.one Zobrazíme poznámkový blok v SharePointu. Klepneme do tlačítka Zobrazit autory. Autoři Zápisy porad.one poznámek ve OneNote jsou zobrazeni na pravém kraji textu (viz obr. 2-13). Nová knihovna
OBR. 2-13: POZNÁMKOVÝ BLOK ENCIÁN
Kapitola 2: SharePoint
31
2.7 Knihovna dokumentů Visia Visio Services
Diagramy Visia
model.vdw prostory.vdw
Ve firmě Encián jsou vytvářeny diagramy pomocí aplikace Microsoft Visio. Aplikace je dostupná na omezeném počtu počítačů, na nichž jsou diagramy připravovány. Ostatní uživatelé prohlížejí diagramy na interním webu díky aplikaci Visio Services, která je součástí Office 365. Vytvoříme pro diagramy novou knihovnu a vložíme do ní diagramy: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NOVÁ KNIHOVNA DOKUMENTŮ. Zadáme parametry nové knihovny: Název: Diagramy Visia Popis: Diagramy aplikace Visio Navigace: Ano Dokument – historie verzí: Ne Šablona dokumentu: Žádný (V knihovně nebude možné vytvořit nový dokument. Předpokládáme, že všechny dokumenty do knihovny zkopírujeme.) Klepneme do tlačítka Vytvořit. V kartě DOKUMENTY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Odeslat dokument a vybereme příkaz ODESLAT VÍCE DOKUMENTŮ. Vyhledáme dokumenty: model.vdw: model životního cyklu malých a středních podniků prostory.vdw: prostorový diagram 1. a 3. podlaží firmy13 Diagramy musely být ve Visiu uloženy do jako typ Webový výkres, tj. do souboru s příponou vdw místo standardní přípony vsd. V knihovně doplníme do zobrazení Všechny dokumenty pole Nadpis za Název a doplníme nadpisy. Nadpisy se načetly z dokumentů Visia. Po klepnutí do názvu model se zobrazí diagram v aplikaci Visio Web Access (viz obr. 2-14): Klepnutím do tlačítka vlevo nahoře můžeme diagram zobrazit v aplikaci Visio, pokud je nainstalována. Pokud by diagram byl napojen na data v síti (např. na seznam SharePointu), můžeme data v zobrazení průběžně aktualizovat tlačítkem Aktualizovat. Je možné přecházet mezi stránkami výkresu. Můžeme měnit měřítko zobrazení nebo přizpůsobit měřítko zobrazení, aby byla vidět celá stránka diagramu. Poslední tlačítko slouží k vypnutí či zapnutí okna s informacemi o jednotlivém obrazci. Současně s klávesou Ctrl klepneme do obrazce existence. Zobrazí se hypertextové odkazy z obrazce a data obrazce. Tažením můžeme přesouvat výkres i okno s informacemi o obrazci. OBR. 2-14: MODEL ŽIVOTNÍHO CYKLU MALÝCH A STŘEDNÍCH PODNIKŮ
13
Velikost výkresu pro použití služby Visio Services je omezená počtem obrazců ve výkresu. Proto ve výkresu není uvedeno 2. podlaží. Muselo by být prezentováno v samostatném výkresu.
Kapitola 2: SharePoint
32
Obdobně můžeme zobrazit prostorový plán budovy firmy Encián s možností zobrazení detailních dat k jednotlivým obrazcům (viz obr. 2-15). OBR. 2-15: PROSTOROVÝ PLÁN BUDOVY FIRMY ENCIÁN
2.8 Knihovna snímků Firma Encián chce pro další prezentace využívat snímky z prezentace o firmě. PowerPoint umožňuje načíst jednotlivé snímky z jiné prezentace14. Je také možné vytvořit knihovnu snímků a z ní přímo kopírovat snímky do otevřené prezentace. V knihovně jsou vytvořeny dílčí prezentace o jednom snímku. Vytvoříme knihovnu a načteme do ní vybrané snímky: Snímky Encián Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Knihovna. Klepneme do tlačítka Knihovna snímků. Klepneme do tlačítka Vytvořit. Na další stránce zadáme parametry knihovny: Název: Snímky Encián Popis: Snímky z prezentace o firmě Encián Klepneme do tlačítka Vytvořit. Do nové prezentace zkopírujeme vybrané snímky: Tvorba snímků V horizontální nabídce klepneme do tlačítka Odeslat a vybereme jediný příkaz Publikovat snímky. Otevře se dialogové okno Procházet aplikace PowerPoint (nutná verze 2010). Dohledáme prezentace.pptx dokument prezentace. Vybereme snímky: Charakteristika firmy Encián Oddělení a programy Organizační struktura Pro přehlednost zaškrtneme pole Zobrazit pouze vybrané snímky (viz obr. 2-16). Klepneme do tlačítka Publikovat.15 V zobrazení Všechny snímky je každý snímek zastoupen miniaturou, názvem a popisem převzatým z názvu snímku z PowerPointu. Knihovna snímků
14
15
V PowerPointu v kartě DOMŮ ve skupině Snímky klepneme do tlačítka Nový snímek a vybereme volbu ZNOVU POUŽÍT SNÍMKY. V podokně Znovu použít snímky vybereme v poli Vložit snímek z prezentaci a ze sekce Snímky vložíme jednotlivé snímky. Publikace trvá poměrně dlouho, proto jsme vybrali pouze tři snímky. Již v průběhu publikace můžeme aktualizovat klávesou F5 stránku knihovny a vidíme postupně jednotlivé snímky.
Kapitola 2: SharePoint
33
OBR. 2-16: DIALOGOVÉ OKNO PUBLIKOVAT SNÍMKY
Využití snímků
Využijeme dva snímky v nové prezentaci: Spustíme PowerPoint s otevřenou novou prázdnou prezentací Prezentace1. Na stránce knihovny vybereme zaškrtnutím snímky Oddělení a programy a Organizační struktura. V horizontální nabídce klepneme do tlačítka Kopírovat snímek do prezentace. V dialogovém okně Kopírovat snímky do aplikace PowerPoint ponecháme zaškrtnutou volbu Kopírovat do otevřené prezentace Prezentace1 (viz obr. 2-17). Snímky se vloží za aktuální snímek. OBR. 2-17: DIALOGOVÉ OKNO KOPÍROVAT SNÍMKY DO APLIKACE POWERPOINT
Snímky jsou v knihovně uloženy jako jednosnímkové prezentace. Můžeme je zobrazit v aplikaci PowerPoint Web App klepnutím do názvu snímku.
2.9 Knihovna obrázků Knihovna obrázků Fotografie škol
Firma Encián poskytuje školení projektového řízení veřejným vysokým školám. Pro své zaměstnance uchovává proto galerii fotografií hlavních budov veřejných vysokých škol, jejich adresář a údaje o zeměpisné poloze. Připravíme knihovnu obrázků veřejných vysokých škol: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Knihovna. Klepneme do tlačítka Knihovna obrázků. Vpravo zadáme název knihovny Fotografie škol. Klepneme do tlačítka Další možnosti. Doplníme popis: Fotografie veřejných vysokých škol. Klepneme do tlačítka Vytvořit.
Kapitola 2: SharePoint
verejne_vs/ foto
34
V horizontální nabídce klepneme do ikony nabídky tlačítka Odeslat a vybereme příkaz ODESLAT VÍCE OBRÁZKŮ. Tlačítkem Povolit odsouhlasíme další postup v dialogovém okně Zabezpečení aplikace Internet Explorer. Otevře se aplikace Microsoft Office Picture Manager. V panelu Zástupci obrázků klepneme do odkazu Přidat zástupce obrázků a dohledáme složku s fotografiemi veřejných vysokých škol16. Kombinací kláves Ctrl A vybereme všech 26 fotografií. V pravém panelu Odeslat ponecháme vybranou volbu Odeslat původní obrázky17 s rekapitulací přenosu 605 kB. Klepneme do tlačítka Odeslat a zavřít. V spodní části okna aplikace se graficky zobrazuje postup přenosu obrázků. Po skončení přenosu se aplikace zavře. V knihovně obrázků klepneme do odkazu Zpět k položce Fotografie škol. Obrázky jsou zobrazeny formou galerie miniatur obrázků. Tlačítko Akce v horizontálním menu nabízí některé specifické příkazy: UPRAVIT: Zobrazí obrázek v aplikaci Microsoft Office Picture Manager v režimu úprav (jas a kontrast, barva, oříznout, otočit a překlopit, odstranit červené oči, změnit velikost, komprimovat obrázky). Po případné úpravě je možné obrázek uložit. ODSTRANIT: Odstraní v seznamu zaškrtnutím vybrané obrázky. STÁHNOUT: Uloží vybrané obrázky z knihovny do vybrané složky počítače v plné velikosti, náhledu (640 x 480) či miniatuře (160 x 120). ZOBRAZIT PREZENTACI: Zobrazí obrázky formou prezentace s tlačítky pro přechod na následující či předchozí snímek nebo přehrávání. Pro každý obrázek zobrazuje název (dle názvu souboru obrázku), datum vytvoření obrázku, popis. Popis by bylo nutné upravit ve vlastnostech fotografie. Vlastnosti zobrazíme klepnutím do miniatury. Do vlastností se automaticky ze souboru fotografie načetla klíčová slova. OTEVŘÍT POMOCÍ PRŮZKUMNÍKA SYSTÉMU WINDOWS: Otevře složku obrázků na serveru v Průzkumníkovi za účelem snadného kopírování či odstraňování obrázků. Knihovna obrázků je v panelu Snadné spuštění umístěna do skupiny Obrázky.
Obdobně jako pro obrázky lze vytvořit knihovnu pro multimediální soubory (obrázky, zvukové soubory, videosoubory) s podporou jejich přímého prohlížení. Připravíme knihovnu interních multimediálních materiálů firmy Encián: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Knihovna. Klepneme do tlačítka Knihovna materiálů. Vpravo zadáme název knihovny Multimédia. Klepneme do tlačítka Další možnosti. Doplníme popis: Obrázky, zvuky, videa. Klepneme do tlačítka Vytvořit. V kartě DOKUMENTY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Odeslat dokument a vybereme příkaz ODESLAT VÍCE DOKUMENTŮ. Dohledáme multimediální soubory a klepneme do tlačítka OK. Potvrdíme odeslání souborů tlačítkem OK. Soubory jsou v knihovně zobrazeny miniaturami (viz obr. 2-18). Pro zvuk a video je zobrazena obecná miniatura typu obsahu. OBR. 2-18: MINIATURY MULTIMEDIÁLNÍCH SOUBORŮ
16 17
Fotografie byly programem Zoner Photo Studio upraveny na jednotnou šířku 200 pixelů. Pokud není pravý panel zobrazen, klepneme do dolního odkazu Změnit nastavení odesílání.
Kapitola 2: SharePoint
35
Při přechodu ukazatelem myši nad miniaturou se zobrazí okno pro práci s multimediální položkou (viz obr. 2-19): OBR. 2-19: OKNO PRO PRÁCI S MULTIMEDIÁLNÍ POLOŽKOU
Přehrát: Přehrání zvuku či videa v interním přehrávači. Zobrazit položku: Přehrání zvuku či v dostupném přehrávači počítače (např. Windows Media Player). Zobrazení obrázku ve webovém prohlížeči. Zobrazit vlastnosti: Zobrazení vlastností souboru. Upravit vlastnosti: Editace vlastností souboru. Doplníme alespoň vybrané vlastnosti: cermak Nadpis: Přesně před dvaceti lety vznikla první webová stránka Klíčová slova: historie webu Komentář: Zdroj: http://www.rozhlas.cz/zpravy/technika/_zprava/931272 Autor/Autorská práva: Miloš Čermák Datum vytvoření: 6. 8. 2011 15:30 jurik Nadpis: SharePoint 2010 prakticky (Business IT Club) – ukázka Klíčová slova: SharePoint, cloud, komunikace, sdílení dokumentů Komentář: Zdroj: http://multimedia.vse.cz, Záznamy ostatních akcí, 1 Odborné přednášky, SharePoint 2010 prakticky. Akce organizovaná Microsoft Student Partnery na VŠE. Přednáška o poslední verzi Microsoft SharePoint, jejím napojení na Office 2010 a možnostech použití v cloudu. Proč si tento produkt firmy pořizují a jak jejich zaměstnancům pomáhá s komunikací, sdílením dokumentů a kolaborací. Autor/Autorská práva: Kamil Juřík Datum vytvoření: 29. 3. 2011 19:30 organizace Nadpis: Organizační struktura v Office 365 visio1 Nadpis: Visio Services visio2 Nadpis: Visio Services jako webová část
2.11 Vlastní seznam Vlastní seznam
Dosud jsme k ukládání informací používali knihovny (stránek, dokumentů, snímků, obrázků, materiálů). Informace byly uloženy v souborech. Minimální jednotkou, na níž bylo možné se odkázat, byl soubor v knihovně.
Kapitola 2: SharePoint
Plány Office 365
Standardní zobrazení
36
SharePoint umožňuje zaznamenávat data do seznamů, které jsou obdobou seznamů v Excelu či tabulek v Accessu. SharePoint nabízí několik typů účelových seznamů. První seznam vytvoříme vlastní, bude obsahovat tabulku cen plánů Office 365: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Seznam. Klepneme do tlačítka Vlastní seznam. Vpravo zadáme název knihovny Plány Office 365. Klepneme do tlačítka Další možnosti. Doplníme popis: Ceník plánů Office 365. Klepneme do tlačítka Vytvořit. Vytvoří se seznam, který zatím neobsahuje žádnou položku (větu) a jediný sloupec Nadpis. Doplníme další dva sloupce: V kartě SEZNAM ve skupině Spravovat zobrazení klepneme do tlačítka Vytvořit sloupec. V dialogovém okně Vytvořit sloupec zadáme parametry sloupce: » Název sloupce: Cena » Typ informací: Měna » Popis: Měsíční poplatek za uživatele » Formát měny: 123 456 € (Německo) Klepneme do tlačítka OK. Obdobně doplníme další sloupec s parametry: » Název sloupce: Kategorie » Typ informací: Volba (nabídka) » Volby na samostatných řádcích: Professional Enterprice Kiosk Academic » Způsob zobrazení voleb: Rozevírací nabídka » Výchozí hodnota / Volba: Enterprice Seznam může být zobrazen ve dvou formátech, lze je přepínat v kartě SEZNAM ve skupině Formát zobrazení: Standardní zobrazení: Položky jsou zobrazeny v řádcích tabulkového seznamu. Novou položku lze přidat klepnutím do odkazu Přidat novou položku nebo v kartě POLOŽKY ve skupině Nový klepnutím do tlačítka Nová položka. Jednotlivé sloupce (pole) položky (věty, záznamu) se vyplňují v v dialogovém okně Nová položka (viz obr. 2-20). OBR. 2-20: VLOŽENÍ NOVÉ POLOŽKY VE STANDARDNÍM ZOBRAZENÍ
Popisy jsou uvedeny pod polem pro vkládání hodnoty. Pole typu Volba se vybírá z dříve vloženého seznamu. Je možné použít také první písmena voleb.
Kapitola 2: SharePoint
Datový list
37
Položku je možné později editovat jedním ze způsobů: výběrem položky a klepnutím do tlačítka Upravit položku ve skupině Spravovat v kartě POLOŽKY, rozbalením nabídky vedle pole Nadpis položky a příkazem UPRAVIT POLOŽKU. Obdobně je možné odstranit položku tlačítkem či příkazem Odstranit položku. K položce je možné připojit soubor jedním ze způsobů: výběrem položky a klepnutím do tlačítka Připojit soubor ve skupině Akce v kartě POLOŽKY, přímo ve formuláři pro vložení či editaci položky klepnutím do tlačítka Připojit soubor. Připojených souborů může být více. zobrazení Datový list: Položky jsou zobrazeny formou tabulky, s níž se pracuje podobně jako v Excelu či Accessu (viz obr. 2-21). V kartě SEZNAM ve skupině Datový list jsou tlačítka: OBR. 2-21: SEZNAM PLÁNY OFFICE 365 V ZOBRAZENÍ DATOVÉHO LISTU
Nový řádek: Doplní nový řádek na konec seznamu, ať už je kurzor kdekoliv v seznamu. Zobrazení podokna úloh: Zobrazí vpravo podokno úloh s dalšími příkazu pro práci se seznamem ve spolupráci s aplikacemi Excel (export, propojení, tisk, graf, kontingenční tabulka) či Access (export, propojení, sestava). Zobrazit souhrny: Pod seznamem zobrazí řádek souhrnů, v němž je pro položky vhodného typu možné nastavit shrnující funkci (průměr, počet, maximum, minimum, součet, směrodatná odchylka, rozptyl). Aktualizovat data: Aktualizuje data, pokud je souběžně změnil jiný uživatel. Seznam vyplníme v zobrazení Datový list hodnotami dle obr. 2-21.
2.12 Odkazy Odkazy
Odkazy
Seznam typu odkazy s názvem Odkazy byl vytvořen při vytvoření kolekce webů, neboť kolekce vycházela z šablony Týmový web. Seznamů stejného typu může být na webu libovolné množství, využijeme však přichystaný seznam Odkazy: Seznam není uveden v panelu Snadné spuštění, proto jej otevřeme klepnutím do odkazu Veškerý obsah webu na konci panelu Snadné spuštění. Ve skupině Seznamy klepneme do názvu Odkazy. Nejprve upravíme nastavení tak, aby seznam byl zobrazován v panelu Snadné spuštění: V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. Ve skupině Obecné nastavení klepneme do odkazu Nadpis, popis a navigace. V poli Popis zestručníme text na Odkazy na užitečné webové stránky. V poli Navigace vybereme volbu Ano. Klepneme do tlačítka Uložit. Klepneme v horní části stránky do odkazu Odkazy.
Kapitola 2: SharePoint
Změna pořadí
38
Doplníme dva odkazy: Klepneme na odkaz Přidat nový odkaz. Vyplníme parametry odkazu: » Zadejte webovou adresu: https://vsemin.sharepoint.com » Zadejte popis: SharePoint – portál » Poznámky: Portál výukového týmového webu Klepneme do tlačítka Uložit. Obdobně přidáme druhý odkaz s parametry: » Zadejte webovou adresu: https://vsemin-web.sharepoint.com » Zadejte popis: Veřejný web firmy Encián Změníme pořadí odkazů: V kartě POLOŽKY ve skupině Akce klepneme do tlačítka Změnit pořadí položek. V dialogovém okně Změnit pořadí položek můžeme číslem zvolit nové pořadí položky. Pro položku Veřejný web firmy Encián zvolíme pozici 1 (viz obr. 2-22). OBR. 2-22: ZMĚNA POŘADÍ ODKAZŮ
Na rozdíl od jiných seznamů: Klepnutím do názvu položky se zobrazí odkaz, nikoliv obsah položky. Obsah položky je nutné zobrazit výběrem příkazu ZOBRAZIT POLOŽKU nebo UPRAVIT POLOŽKU z rozbalovací nabídky Adresy URL. Je možné změnit pořadí položek.
2.13 Oznámení Oznámení
Oznámení
Dalším seznam, který byl vytvořen se založením kolekce webů z šablony Týmový web, jsou Oznámení. Obdobně jako v případě odkazů zobrazíme seznam na panelu Snadné spuštění. V seznamu byla vytvořena automaticky položka Začínáme se službou Microsoft SharePoint. Položka má následující sloupce (pole): Nadpis Obsah: Text oznámení je možné formátovat, je možné vkládat do něj obrázky, tabulky, hypertextové odkazy. Sloupec je typu text s rozšířeným formátováním s nastavenou výškou 15 řádků. Konec platnosti: Pole lze využít k zobrazování pouze platných (neexpirovaných) položek. Vytvoříme nové zobrazení pro zobrazování platných oznámení: V kartě SEZNAM ve skupině Spravovat zobrazení klepneme do tlačítka Vytvořit zobrazení. Nové zobrazení bude podobné jako stávající, proto ve skupině Začít s existujícím zobrazením klepneme do odkazu Všechny položky. Na stránce Vytvořit zobrazení zadáme následující parametry: Název: Platné položky Zaškrtneme pole Nastavit jako výchozí zobrazení, aby se seznam zobrazoval prvotně v tomto zobrazení. Ve skupině Filtr vybereme pole Zobrazit položky, pouze platí-li následující. Zobrazit položky, pokud sloupec: Konec platnosti je větší nebo rovno [Dnes]
Kapitola 2: SharePoint
39
Definici zobrazení ukončíme klepnutím do tlačítka OK. V záhlaví karty PROCHÁZENÍ můžeme rozbalit seznam zobrazení klepnutím do ikony nabídky vedle názvu aktuálního zobrazení a vybrat jiné zobrazení, popř. upravit aktuální zobrazení. V zobrazení Všechny položky upravíme hodnotu pole Konec platnosti na dnešní datum a ověříme, zda se zobrazuje i v zobrazení Platné položky.
2.14 Kontakty Kontakty Zájemci o nákup
zajemci.xlsx
V programu Microsoft Dynamics CRM jsou vedeni zájemci o programy firmy Encián. Vytvoříme seznam kontaktů zájemců o nákup programů: V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Seznam. Klepneme do tlačítka Kontakty. Vpravo zadáme název knihovny Zájemci o nákup. Klepneme do tlačítka Další možnosti. Doplníme popis: Zájemci o nákup programů. Klepneme do tlačítka Vytvořit. Klepneme do tlačítka Nastavení a vybereme příkaz SEZNAM – NASTAVENÍ. Upravíme sloupce seznamu: V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Sloupce klepneme do odkazu Vytvořit sloupec a postupně vložíme sloupce: Oslovení: Jeden řádek textu, Funkce: Jeden řádek textu, Hodnocení: Číslo, Předmět zájmu: Volba, volba z možností: » Programy » Školení » Testování NACE: Jeden řádek textu, Odvětví: Jeden řádek textu, Zdroj zájmu: Volba, volba z možností: » Doporučení zaměstnancem » Externí doporučení » Partner » Web » Reklama » Styk s veřejností » Veletrh » Ústní » Jiné Upravíme zobrazení Všechny kontakty. Přímo ze stránky Seznam – nastavení můžeme klepnout v sekci Zobrazení do odkazu Všechny kontakty. Zobrazíme vybraná pole v pořadí: 1 Příjmení 9 Webová stránka 2 Jméno 10 Adresa 3 Společnost 11 Město 4 Oslovení 12 PSČ 5 Funkce 13 Předmět zájmu 6 Hodnocení 14 NACE 7 Telefon do zaměstnání 15 Odvětví 8 E-mailová adresa 16 Zdroj zájmu Ze sešitu Zajemci zkopírujeme obsah seznamu. Ze sešitu Excelu Zajemci zkopírujeme data do tabulky: V Excelu vybereme seznam kromě nadpisů sloupců (rozsah A2:P10). Kombinací kláves Ctrl C je zkopírujeme do schránky. Ve webovém prohlížeči změníme formát zobrazení. V kartě SEZNAM ve skupině Formát zobrazení klepneme do tlačítka Zobrazení Datový list.
Kapitola 2: SharePoint
40
Kurzor umístíme do prvního kontaktu do sloupce Příjmení. Kombinací kláves Ctrl V vložíme data ze schránky. Povolíme přístup ke schránce klepnutím do tlačítka Povolit přístup. Vytvoří se 9 kontaktů.18
2.15 Kalendář Kalendář Kalendář
Událost
Do připraveného seznamu Kalendář doplníme událost: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Kalendář. Kalendář se zobrazí v grafickém zobrazení. Nad panelem Snadné spuštění je miniatura kalendáře s možností volby roku (tlačítka vedle letopočtu), měsíce či rychlé volby aktuálního data. Kalendář je zobrazen v měsíčním přehledu. V kartě KALENDÁŘ ve skupině Obor můžeme vybrat zobrazení Den, Týden, Měsíc. Přidáme novou událost jedním ze způsobů: V kartě UDÁLOSTI ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nová zvláštní událost. V kalendáři vyhledáme příslušný den, klepneme do něj a klepneme do odkazu Přidat. Vyplníme parametry události dle obr. 2-23: OBR. 2-23: PRVNÍ UDÁLOST
Připojený soubor encian.gif
Porady
Schůzka se bude odehrávat v budově firmy Encián v kanceláři 31. Ke schůzce připojíme soubor encian.gif s obrázkem projektu Start. Můžeme připojit i více souborů. Jednotlivé soubory můžeme později odstranit. Druhou událost zapíšeme do jiného nově založeného kalendáře: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Seznam. Klepneme do tlačítka Kalendář. Vpravo zadáme název knihovny Porady. Klepneme do tlačítka Další možnosti. Doplníme popis: Pracovní porady firmy Encián. 18
Formou šablony existuje Seznam aplikace Microsoft Dynamics CRM 2011 pro Microsoft SharePoint Server 2010, který je dostupný na Microsoft Download Center. Dokumenty aplikace Microsoft Dynamics CRM uložené v SharePointu mají potom stejný vzhled a ovládání jako v aplikaci Microsoft Dynamics CRM.
Kapitola 2: SharePoint
41
Klepneme do tlačítka Vytvořit. V kartě UDÁLOSTI ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nová zvláštní událost. Pracovní porady se budou konat opakovaně. Zaškrtneme proto pole Opakování. Dialogové okno Nová položka se modifikuje. Vyplníme parametry dle obr. 2-24. OBR. 2-24: DRUHÁ UDÁLOST (OPAKOVANÁ)
Překryv
Parametry opakované události můžeme později modifikovat: Klepnutím do nadpisu události v zobrazení Všechny události zobrazíme opakovanou událost, můžeme změnit např. způsob jejího opakování. Klepnutím do nadpisu v zobrazení Kalendář zobrazíme jednotlivou událost. Můžeme tak upravit jednotlivý výskyt opakované události. Ze zobrazení jednotlivého výskytu můžeme přejít k zobrazení řady, když v kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Spravovat klepneme do tlačítka Upravit řady. Vrátíme se ke kalendáři Kalendář a zobrazíme k němu kalendář Porady: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Kalendář. V kartě KALENDÁŘ ve skupině Spravovat zobrazení klepneme do tlačítka Překryv kalendářů. Na stránce Nastavení překryvu kalendáře klepneme do odkazu Nový kalendář. Vyplníme parametry překryvu: Název kalendáře: Porady (nemusí být shodný s názvem překryvného kalendáře) Typ kalendáře: SharePoint (Výměna by byl kalendář Outlooku na serveru Exchange.) Popis: Pracovní porady firmy
Kapitola 2: SharePoint
42
Barva: ponecháme světle žlutou Pod nabízenou adresou týmového webu klepneme do tlačítka Přeložit, aby se naplnily rozbalovací nabídky polí Seznam a Zobrazení seznamu. Seznam: Porady Zobrazení seznamu: Kalendář Zaškrtneme pole Zobrazovat vždy. V kalendáři jsou souběžně zobrazeny Kalendář (zeleně) a Porady (žlutě) – viz obr. 2-25. OBR. 2-25: PŘEKRYV KALENDÁŘŮ
Koncepce vybavení
Do kalendáře Kalendář doplníme událost, k níž budeme chtít vložit více podkladových materiálů: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Kalendář. V katě UDÁLOSTI ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nová zvláštní událost. Vyplníme parametry: Nadpis: Koncepce vybavení Místo konání: Encián, 31 Čas zahájení: 8. 4. 2014, 10:00 Čas ukončení: 8. 4. 2014, 12:00 Kategorie (vlastní hodnota): pracovní porada Zaškrtneme pole Pracovní prostor. K události se vytvoří web typu Centrum schůzek. Odsouhlasíme jeho parametry. Na další stránce ponecháme vybránu šablonu schůzky Základní centrum schůzek. (Kromě šablon SharePointu můžeme využít vlastní šablonu z galerie řešení.) Klepneme do tlačítka OK. Zobrazí se dílčí web Koncepce vybavení se čtyřmi webovými částmi (cílový stav je v obr. 2-26). OBR. 2-26: CENTRUM SCHŮZEK
Cíle: Do seznamu přidáme položky dvou cílů: » Stanovit technologický postup rekonstrukce. » Upřesnit harmonogram rekonstrukce.
Kapitola 2: SharePoint
encian_28.png
43
Program schůzky: Do seznamu přidáme dva body programu s orientačními časy projednání: » Předmět: Zazdění dveří, Vlastník: údržbáři, Čas: 10:00, Poznámky: Materiál na zazdění. Rozsah vyklizení vedlejší místnosti. » Předmět: Podhled a elektroinstalace, Vlastník: údržbáři, Čas: 10:30, Poznámky: žádné. Knihovna dokumentů: Přidáme dokument encian_28.png (obrázek diagramu stávající školící počítačové místnosti 28). Účastníci: Můžeme přidat účastníky schůzky: » Klepnutím do odkazu Správa účastníků zobrazíme stránku Účastníci. » V kartě POLOŽKY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nová položka. » Na stránce Účastníci: Nová položka vyplníme: Název: Marie Sladká (po odeslání klávesou Enter se osoba podtrhne). Komentář: Je nutné připravit podklady pro jednání s údržbáři. Odpověď: Žádná Prezence: Požadováno. » Klepnutím na odkaz Koncepce vybavení na kartě PROCHÁZENÍ před názvem stránky Účastníci se vrátíme do centra schůzek. » Klepneme do názvu webové části Účastníci. » Ve svém řádku upravíme po klepnutí do tlačítka ve sloupci Upravit pole Odpověď na hodnotu Přijato. Tím potvrdíme svou účast na schůzce (události). V levém horním rohu stránky Koncepce vybavení klepneme na odkaz Přejít ke kalendáři. Do centra schůzek události Koncepce vybavení se můžeme dostat otevřením události a klepnutím do odkazu Koncepce vybavení.
2.16 Úkoly projektu Úkoly Úkoly projektu Projekt Start
start.xlsx
Připravený seznam Úkoly využijeme později k uložení úkolů generovaných automaticky v rámci pracovního postupu (viz kap. 2.54). Pro záznam úkolů projektu Start využijeme seznam typu Úkoly projektu: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Seznam. Klepneme do tlačítka Úkoly projektu. Vpravo zadáme název knihovny Projekt Start. Klepneme do tlačítka Další možnosti. Doplníme popis: Rekonstrukce zasedací místnosti. Klepneme do tlačítka Vytvořit. Otevře se seznam v zobrazení Úkoly projektu formátu Ganttův diagram. Skládá se ze dvou podoken: tabulky úkolů a Ganttova diagramu. Příčku mezi podokny můžeme posouvat tažením myší. Ze sešitu Excelu start zkopírujeme data do tabulky: V Excelu vybereme nadpisy (rozsah A2:A30). Kombinací kláves Ctrl C je zkopírujeme do schránky. Ve webovém prohlížeči kurzor umístíme do prvního úkolu do sloupce Nadpis. Kombinací kláves Ctrl V vložíme data ze schránky. Povolíme přístup ke schránce klepnutím do tlačítka Povolit přístup. Vytvoří se 29 úkolů. Obdobně zkopírujeme dvojici sloupců Datum zahájení a Termín splnění a dvojici sloupců Stav úkolu a Priorita. Pro ilustraci vyplníme sloupec Přiřazeno pro některé úkoly: 1.1, 1.4, 1.14, 1.15: Eva Kolínská 1.3, 2.12: Petr Novák 1.2, 1.11, 2.3, 2.6, 2.7: Marie Sladká 2.11: Eva Kolínská; Marie Sladká; Petr Novák (oddělovačem více osob je středník) Pro ilustraci doplníme vybrané návaznosti do sloupce Předchůdci (výběrem z rozbalovacího seznamu – viz obr. 2-27): 1.3: 1.1 a 1.2 1.4: 1.3 1.6: 1.3
Kapitola 2: SharePoint
44
OBR. 2-27: ÚKOLY PROJEKTU V GANTTOVĚ DIAGRAMU
V Ganttově diagramu jsou zobrazeny návaznosti úkolů. SharePoint nestanovuje (na rozdíl od Projectu) optimální data zahájení. Vložili jsme je přímo. Několikadenní úkoly jsou znázorněny pruhy, jednodenní úkoly (milníky) kosočtverci.
2.17 Sledování problémů Sledování problémů Helpdesk
Součástí práce firmy Encián je řešení problémů a dotazů zákazníků. Za účelem vyhodnocení či reakcí na reklamace budeme řešení problémů sledovat. Vytvoříme seznam sledování v rámci tzv. helpdesku: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Seznam. Klepneme do tlačítka Sledování problémů. Vpravo zadáme název knihovny Helpdesk. Klepneme do tlačítka Další možnosti. Doplníme popis: Sledovaná konzultace problémů. Klepneme do tlačítka Vytvořit. Řešené problémy budeme rozdělovat do kategorií. Upřesníme kategorie: V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Sloupce klepneme do odkazu Kategorie. V sekci Další nastavení sloupců upřesníme volby: (1) Project (2) Visio (3) Outlook Potvrdíme změny sloupce tlačítkem OK. Klepnutím do odkazu Helpdesk za názvem webu se vrátíme do seznamu. Budeme řešit dva dotazy našich zákazníků: K čemu slouží ve Visiu 2010 kontejner? K čemu slouží ve Visiu 2010 popisky? Nejprve řešíme první problém: V roli Marie Sladké: Klepneme do odkazu Přidat novou položku. Na stránce Helpdesk – Nová položka vyplníme pole: » Nadpis: Kontejner ve Visiu 2010 » Přiřazeno: Eva Kolínská » Stav problému: Aktivní » Popis: K čemu slouží ve Visiu 2010 kontejner? » Kategorie: (2) Visio » Termín splnění: 30. 4. 2014. V roli Evy Kolínské: Klepneme do nadpisu Kontejner ve Visiu 2010. V dialogovém okně Helpdesk – Kontejner ve Visiu 2010 klepneme v kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Spravovat do tlačítka Upravit položku. Do pole Komentář doplníme ve druhé verzi text Odpovím, jakmile nebudu zaneprázdněna. V třetí verzi opět upravíme položku: » Stav problému: Vyřešeno » Komentář (nelze editovat, lze pouze doplnit nový komentář, dodržíme formátování):
Kapitola 2: SharePoint
45
Často se stává, že část obrazců diagramu tvoří logický celek. Seskupení umožňuje manipulovat s obrazci najednou. Kontejner umožňuje graficky obrazce zvýraznit. Obdobně vložíme a komentujeme řešení druhého problému včetně výběru prvního problému do pole Související problémy druhého problému (viz obr. 2-28): OBR. 2-28: TŘETÍ VERZE EDITACE DRUHÉHO PROBLÉMU
Historie verzí
Jednotlivé verze komentáře se uchovávají a zobrazují v rámci komentáře s autorem a časem. Jednotlivé verze lze přehledně zobrazit: V rámci zobrazení položky v kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Spravovat klepneme do tlačítka Historie verzí. V dialogovém okně Historie verzí můžeme všechny verze odstranit nebo odstranit, obnovit či zobrazit jednotlivou verzi z rozbalovací nabídky času verze (viz obr. 2-29). OBR. 2-29: HISTORIE VERZÍ
Kapitola 2: SharePoint
46
Verze se vytváří ze všech polí položky, proto je ve verzi 3.0 zobrazena změna pole Stav problému. V seznamu typu Sledování problémů jsou uplatněny parametry: Pro seznam (karta SEZNAM, skupina Nastavení, tlačítko Nastavení seznamu, potom v sekci Obecné nastavení odkaz Nastavení správy verzí): Položka – historie verzí: Ano Pro pole Komentář (karta SEZNAM, skupina Nastavení, tlačítko Nastavení seznamu, potom v sekci Sloupce odkaz Komentář): Další nastavení sloupců » Připojit změny ke stávajícímu textu: Ano (Jedná se pouze o zobrazení uložených verzí.)
Uživatelé týmového webu mohou vést diskusi. Zahájíme diskusi na téma Přínosy Office 365: V roli Petra Nováka: V panelu nástrojů Snadné spuštění klepneme v kategorii Diskuse do odkazu Týmová diskuse. Klepneme do odkazu Přidat novou diskusi, čímž zakládáme nové téma. V dialogovém okně Týmová diskuse – Nová položka vyplníme pole: » Předmět: Přínosy Office 365 » Obsah: V čem vám pomáhá Office365? Klepneme do tlačítka Uložit. V rámci diskuse může být předmětů více. V našem případě otevřeme klepnutím do odkazu Přidat novou diskusi ještě další předmět (viz obr. 2-30): Předmět: Připravovaný průzkum firmy k rekonstrukci zasedací místnosti Obsah: Zde můžete navrhovat otázky do průzkumu. OBR. 2-30: JEDNOÚROVŇOVÉ ZOBRAZENÍ DISKUSE
Kapitola 2: SharePoint
47
V roli Evy Kolínské: V tabulkovém zobrazení témat týmové diskuse klepneme do položky s předmětem Office 365. Zobrazí se předmět a výchozí otázka, kterou jsme zadali do popisu. Klepnutím do odkazu Zobrazit vlastnosti vpravo nad názvem tématu diskuse můžeme zobrazit položku tématu. Klepneme do odkazu Odpovědět a vyplníme jediné pole Obsah, v němž pod čarou je citace výchozí otázky tématu: Office 365 firmě Encián pomohly ušetřit náklady na správu intranetu. Užitečné jsou možnosti webových konferencí a komplexní řešení komunikace. V roli Marie Sladké: K první odpovědi Office 365 firmě Encián… přidáme odpověď: Zůstaly však náklady na nákup Outlooku. Opět k úvodní otázce přidáme druhou odpověď: Office 365 přivedly další uživatele k intranetu. V roli Evy Kolínské: K druhé odpovědi Office 365 přivedly… přidáme odpověď: Např. uživatele na částečný úvazek. V případě, že jsou v informacích o uživateli doplněny fotografie a uživatelé se střídali v diskusi, může být výsledek zobrazen jako v obr. 2-30. Klepnutím do odkazu Zobrazit citované zprávy otevřeme citace příspěvků, na něž jsme reagovali. Příspěvky jsou řazeny chronologicky. Můžeme je řadit či filtrovat z ikony nabídky nadpisu pole Vystavil v řádku názvů sloupců. Strukturu příspěvků do diskuse můžeme zobrazit v jiném zobrazení. Za názvem tématu diskuse Přínosy Office 365 rozbalíme nabídku zobrazení a vybereme S posloupností. Struktura je patrná z odsazení od kraje (viz obr. 2-31). OBR. 2-31: ZOBRAZENÍ DISKUSE S POSLOUPNOSTÍ
2.19 Průzkum Průzkum
V rámci interního webu firmy připravíme dva průzkumy: průzkum kvality školení: zaměstnanci se účastnili školení firmy Encián a zhodnotili je, průzkum stanovisek k rekonstrukci zasedací místnosti na školící počítačovou místnost.
Kapitola 2: SharePoint
Hodnocení školení
48
V prvním průzkumu budou odpovídat Petr Novák, Eva Kolínská a Marie Sladká na otázky kvality školení Projectu a Visia, které pořádala firma Encián. Petr Novák hodnotil dvě školení, Eva Kolínská a Marie Sladká hodnotily jedno školení: Vytvoříme seznam s průzkumem: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Seznam. Klepneme do tlačítka Průzkum. Vpravo zadáme název knihovny Hodnocení školení. Klepneme do tlačítka Další možnosti. Doplníme popis: Hodnocení školení pořádaných firmou Encián. V sekci Možnosti průzkumu: » Ponecháme zobrazování uživatelských jmen ve výsledcích průzkumu. » Povolíme vícenásobně odpovědi. (Stejný uživatel může odpovídat vícekrát.) Klepneme do tlačítka Další. Zobrazí se stránka pro zadání první otázky. Připravíme otázky průzkumu: První otázka » Otázka: Odborná kvalita (1 nejlepší, 5 nejhorší) » Typ odpovědi: Číslo19 » Minimum: 1 » Maximum: 5 Po zadání otázky klepneme do tlačítka Další otázka. Druhá otázka » Otázka: Přístup školitele (1 nejlepší, 5 nejhorší) » Typ odpovědi: Číslo » Minimum: 1 » Maximum: 5 Třetí otázka » Otázka: Zajištění literaturou (1 nejlepší, 5 nejhorší) » Typ odpovědi: Číslo » Minimum: 1 » Maximum: 5 Čtvrtá otázka » Otázka: Školení » Typ odpovědi: Volba (nabídka) » Volby: Project, Visio Po zadání otázky klepneme do tlačítka Dokončit. Na závěr zadání otázek klepneme do názvu Hodnocení školení v horní části stránky. V roli zaměstnanců firmy Encián odpovíme po klepnutí do odkazu Odpovědět na tento průzkum na otázky20 (viz např. první odpovědi Petra Nováka v obr. 2-32): OBR. 2-32: ODPOVĚDI PETRA NOVÁKA NA PRŮZKUM
19 20
Nevybíráme typ odpovědi Stupnice hodnocení, abychom později mohli využít průzkum pro seznam stavů. V panelu Snadné spuštění jsou průzkumy na začátku ve skupině Průzkumy.
Kapitola 2: SharePoint
49
odbornost přístup literatura školení 2 2 2 Visio 2 1 2 Project Eva Kolínská 1 1 2 Project Marie Sladká 1 1 1 Project Po vyplnění průzkumu a klepnutí do tlačítka Dokončit proběhne kontrola, zda odpovědi splňují zadané podmínky (např. minimum a maximum pro čísla). Nevhodné odpovědi jsou označeny. Uživatel je vyzván k opravě. Své odpovědi může každý uživatel později modifikovat. Uživatel vidí počet odpovědí na daný průzkum (viz obr. 2-33). Petr Novák
OBR. 2-33: STRÁNKA PRŮZKUMU HODNOCENÍ ŠKOLENÍ
Odkazem Zobrazit všechny odpovědi se zobrazí seznam všech odpovědí21. Klepnutím do pole Zobrazit odpověď můžeme zobrazit vyplněný formulář průzkumu vybraného uživatele. Klepnutím do odkazu Zobrazit grafický souhrn odpovědí se zobrazí přehledné vyhodnocení. Obdobně jako u seznamu odpovědí se jedná o zvláštní zobrazení průzkumu (viz obr. 2-34). OBR. 2-34: GRAFICKÝ SOUHRN ODPOVĚDÍ NA PRŮZKUM HODNOCENÍ ŠKOLENÍ
21
V případě potlačení zobrazování uživatelských jmen jsou ve sloupci Autor uvedeny hvězdičky.
Kapitola 2: SharePoint
Rekonstrukce místnosti
50
Ve druhém průzkumu budou Petr Novák, Eva Kolínská a Marie Sladká vyjadřovat stanoviska k rekonstrukci zasedací místnosti na školící počítačovou místnost: Vytvoříme seznam s průzkumem: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Seznam. Klepneme do tlačítka Průzkum. Vpravo zadáme název knihovny Rekonstrukce místnosti. Klepneme do tlačítka Další možnosti. Doplníme popis: Rekonstrukce zasedací místnosti 18 na školící počítačovou místnost. V sekci Možnosti průzkumu: » Potlačíme zobrazování uživatelských jmen ve výsledcích průzkumu. » Nepovolíme vícenásobně odpovědi. (Stejný uživatel nemůže odpovídat vícekrát.) Klepneme do tlačítka Další. Zobrazí se stránka pro zadání první otázky. Připravíme otázky průzkumu: První otázka » Otázka: Vyberte podlahovou krytinu. » Typ odpovědi: Volba (nabídka) » Volby: šedé linoleum, koberec » Způsob rozevírání voleb: Přepínače Druhá otázka » Otázka: Vyberte barvu koberce, kterou byste preferoval(a). » Typ odpovědi: Volba (nabídka) » Volby: modrá, zelená, černá, šedá » Způsob rozevírání voleb: Rozevírací nabídka » ostatní pole: beze změny Třetí otázka » Otázka: Jak jste spokojen(a) s uspořádáním stávající školící počítačové místnosti 28? » Typ odpovědi: Stupnice hodnocení (matice voleb nebo Likertova škála) » Dílčí otázky: Z hlediska školitele, Z hlediska školených, Z hlediska úklidu » Rozsah čísel: 5 » Text rozsahu: Nízké, Průměr, Vysoké » Text možnosti Neuvedeno: Nevím Čtvrtá otázka » Otázka: Jakou kapacitu účastníků pro školení doporučujete? » Typ odpovědi: Číslo » Minimum: 5 » Maximum: 30 Pátá otázka » Otázka: Který z úkolů projektu Start považujete za klíčový? » Typ odpovědi: Vyhledání (informace z tohoto webu) » Získat informace ze sloupce: Projekt Start » V sloupci: Nadpis Šestá otázka » Otázka: Koho byste doporučil(a) v naší firmě jako odborného konzultanta rekonstrukce? » Typ: Osoba nebo skupina Vrátíme se zpět k první otázce a v sekci Logika větvení upřesníme větvení průzkumu v závislosti na odpovědi na první otázku: » šedé linoleum: Jak jste spokojen(a) s uspořádáním stávající školící počítačové místnosti 28? » koberec: Vyberte barvu koberce, kterou byste preferoval(a). V roli zaměstnanců firmy odpovíme na otázky průzkumu: krytina barva místnost 28 kapacita klíčový konzultant Petr Novák koberec modrá 4/5/4 20 1.1 Eva Kolínská Eva Kolínská koberec zelená 4/5/5 18 1.15 Petr Novák Marie Sladká linoleum nevím/4/3 16 1.1 Eva Kolínská Grafický souhrn výsledků průzkumu je uveden v obr. 2-35.
Kapitola 2: SharePoint
51
OBR. 2-35: GRAFICKÝ SOUHRN ODPOVĚDÍ NA PRŮZKUM REKONSTRUKCE MÍSTNOSTI
2.20 Seznam stavů Seznam stavů
Seznam stavů umožňuje zobrazit sadu cílů a graficky zobrazit míru jejich splnění. Připravíme dva seznamy stavů: Stavy školení: ukazatele hodnocení školení Stavy prodejů: pololetní index tržeb z prodejů jednotlivých programů Seznamy stavů podávají rychlý přehled o stavu dat v seznamech s ohledem na vytyčené cíle.
Kapitola 2: SharePoint
Stavy školení
52
V prvním seznamu stavů navážeme na výsledky průzkumu Hodnocení školení: Vytvoříme seznam: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Seznam. Klepneme do tlačítka Seznam stavů22. Vpravo zadáme název knihovny Stavy školení. Klepneme do tlačítka Další možnosti. Doplníme popis: Ukazatele dle průzkumu účastníků školení. Klepneme do tlačítka Vytvořit. Zobrazí se stránka se seznamem stavů. Definujeme první stav. V horizontální nabídce klepneme do ikony nabídky tlačítka Nový a vybereme příkaz UKAZATEL STAV ZALOŽENÝ NA SEZNAMU SLUŽBY SHAREPOINT. V dialogovém okně Stavy školení – Nová položka zadáme vlastnosti stavu: Název: Odborná kvalita – podíl výborných hodnocení Hodnota ukazatele » Adresa URL seznamu: klepneme do tlačítka Procházet na konci řádku a vybereme seznam Hodnocení školení. » Zobrazit: Přehled. Zadání hodnoty ukazatele » Výpočet hodnoty: Procento položek v seznamu v zobrazení, kde Odborná kvalita (1 nejlepší, 5 nejhorší) je rovno 1 Ikona stavu » Lepší výsledek představují: vyšší hodnoty » Zobrazení pokud hodnota splňuje nebo překračuje cílovou hodnotu: 75 » Zobrazení pokud hodnota splňuje nebo překračuje hodnotu pro upozornění: 50 Obdobně definujeme druhý stav: Název: Odborná kvalita – průměr Hodnota ukazatele » Adresa URL seznamu: klepneme do tlačítka Procházet na konci řádku a vybereme seznam Hodnocení školení. » Zobrazit: Přehled. Zadání hodnoty ukazatele » Výpočet hodnoty:Výpočet pomocí všech položek seznamu v zobrazení Průměr z Odborná kvalita (1 nejlepší, 5 nejhorší) Ikona stavu » Lepší výsledek představují: nižší hodnoty » Zobrazení pokud hodnota splňuje nebo překračuje cílovou hodnotu: 2 » Zobrazení pokud hodnota splňuje nebo překračuje hodnotu pro upozornění: 3 Obdobně jako pro Odbornou kvalitu definujeme podíl výborných hodnocení pro Přístup školitele. Obdobně jako pro Odbornou kvalitu definujeme průměr pro Přístup školitele. Obdobně jako pro Odbornou kvalitu definujeme podíl výborných hodnocení pro Zajištění literaturou. Obdobně jako pro Odbornou kvalitu definujeme průměr pro Zajištění literaturou. Jako poslední zobrazíme počet odpovědí: Název: Počet odpovědí Hodnota ukazatele » Adresa URL seznamu: klepneme do tlačítka Procházet na konci řádku a vybereme seznam Hodnocení školení. » Zobrazit: Přehled. Zadání hodnoty ukazatele 22
Seznam stavů není dostupný ve verzi SharePoint Foundation ani SharePoint Enterprise.
Kapitola 2: SharePoint
53
» Výpočet hodnoty: Počet položek seznamu v zobrazení Ikona stavu » Lepší výsledek představují: vyšší hodnoty » Zobrazení pokud hodnota splňuje nebo překračuje cílovou hodnotu: 10 » Zobrazení pokud hodnota splňuje nebo překračuje hodnotu pro upozornění: 5 Pro každý ukazatel je zobrazován v přehledu název, cílová hodnota, dosažená hodnota a grafický indikátor stavu (viz obr. 2-36). OBR. 2-36: CÍLE, HODNOTY, STAVY UKAZATELŮ DLE PRŮZKUMU ÚČASTNÍKŮ ŠKOLENÍ
Klepnutím do názvu ukazatele se zobrazí detaily a zdroj stavu (viz obr. 2-37). Navíc je zde zobrazena hranice pro upozornění (mez pro červený kosočtverec). Klepnutím do odkazu Upravit ukazatel se můžeme vrátit k definici ukazatele. OBR. 2-37: DETAILY UKAZATELE ODBORNÁ KVALITA – PODÍL VÝBORNÝCH HODNOCENÍ
Stavy prodejů
V druhém seznamu stavů zobrazíme pololetní indexy tržeb z prodeje jednotlivých programů, tj. navážeme na sešit Excelu prodeje.xls uložený v knihovně Sdílené dokumenty: Vytvoříme seznam: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Seznam. Klepneme do tlačítka Seznam stavů. Vpravo zadáme název knihovny Stavy prodejů. Klepneme do tlačítka Další možnosti. Doplníme popis: Pololetní indexy tržeb jednotlivých programů. Klepneme do tlačítka Vytvořit. Zobrazí se stránka se seznamem stavů. Definujeme první stav. V horizontální nabídce klepneme do ikony nabídky tlačítka Nový a vybereme příkaz UKAZATEL STAV ZALOŽENÝ NA APLIKACI EXCEL. V dialogovém okně Stavy dle průzkumu účastníků zadáme vlastnosti stavu:
Kapitola 2: SharePoint
54
Název: Podnikatel Popis: Pátá odmocnina podílu červnových a lednových tržeb. Komentář: Za cíl je považována maximální hodnota indexu. Za mez pro upozornění je považována průměrná hodnota indexu. Hodnota ukazatele » Adresa URL sešitu: klepneme do tlačítka Procházet na konci řádku a vybereme v knihovně Sdílené dokumenty sešit Tabulky prodejů. » Adresa buňky pro hodnotu ukazatele: ‘List‘!K59. Adresu vybíráme v sešitu klepnutím do ikony Excelu na konci řádku. Buňku vybereme v sešitu v horní části a nastavíme klepnutím do tlačítka Nastavit ve spodní části. Můžeme takto nastavit rovnou všechny tři buňky. Ikona stavu » Lepší výsledek představují: vyšší hodnoty » Zobrazení pokud hodnota splňuje nebo překračuje cílovou hodnotu: ‘List‘!K66 » Zobrazení pokud hodnota splňuje nebo překračuje hodnotu pro upozornění: ‘List‘!K65 Obdobně definujeme stavy pro další programy: Hodnota Cíl Upozornění Bonita K60 K66 K65 Finanční analýza K61 K66 K65 Investice K62 K66 K65 SAFI K63 K66 K65 Kauzální analýza K64 K66 K65 Výsledné stavy jsou uvedeny v obr. 2-38. Popis a Komentář se zobrazují v detailu ukazatele po klepnutí do jeho názvu. OBR. 2-38: CÍLE, HODNOTY, STAVY PRODEJŮ PROGRAMŮ
Ukazatel ve stavech může být také: ukazatel stavu založený na službě SQL Server Analysis Services: hodnoty čerpány z SQL databáze, ukazatel stavu založený na pevné hodnotě: hodnotu fixně zadáme.
2.21 Seznam z importované tabulky
Importovaná tabulka
Data připravená z Excelu jsme dosud kopírovali prostřednictvím schránky. Před tím jsme však museli připravit sloupce seznamu, do nichž kopírujeme obsah tabulky Excelu. Seznam můžeme vytvořit přímo z tabulky. Připravíme takto seznam vysokých škol ze sešitu Excelu23: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Seznam. Klepneme do tlačítka Importovat tabulku. 23
Prvotním zdrojem dat pro tabulku v Excelu byly fotografie spravované v aplikaci Zoner Photo Studio. K fotografiím veřejných vysokých škol jsme doplnili jejich vlastnosti (název, region, PSČ, ulice, webová adresa, zeměpisná šířka, zeměpisná délka, počet absolventů, hodnocení velikosti). Data jsme exportovali do csv formátu (příkazem INFORMACE, IMPORT A EXPORT DAT, GENEROVAT SEZNAMY) a v Excelu mírně modifikovali.
Kapitola 2: SharePoint Seznam škol
vvs.xlsx
55
Vpravo klepneme do tlačítka Vytvořit. Na stránce Nová zadáme parametry tabulky: Název: Seznam škol Popis: Veřejné vysoké školy Umístění souboru: Klepneme do tlačítka Procházet a dohledáme sešit Excelu. Klepneme do tlačítka Importovat. V Excelu se otevře importovaná tabulka a dialogové okno Import do seznamu (viz obr. 2-39). V poli Typ oblasti je dostupná nabídka: » Oblast buněk » Oblast seznamu » Pojmenovaná oblast Ponecháme vybránu možnost Oblast seznamu a z nabídky v poli Vyberte oblast vybereme jedinou možnost Skoly!Tabulka1, neboť v sešitu je jediná tabulka Tabulka1 v listu Skoly. OBR. 2-39: DIALOGOVÉ OKNO IMPORT DO SEZNAMU
Klepneme do tlačítka Importovat. Na webu se vytvoří nový seznam se sloupci a jejich obsahem dle importované tabulky (první položky viz obr. 2-40). OBR. 2-40: PRVNÍ POLOŽKY IMPORTOVANÉ TABULKY
Seznam obsahuje tři typy sloupců: Jeden řádek textu: Škola, Název124, PSČ, Město, Ulice, Region Více řádků textu: Web Číslo: Šířka, Délka, Hodnocení25, Absolventů Doplníme zobrazení seznamu do panelu Snadné spuštění a doplníme do seznamu dva sloupce: V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Obecná nastavení kleneme do odkazu Nadpis, popis a navigace. V sekci Navigace zadáme zobrazování seznamu na panelu Snadné spuštění a klepneme do tlačítka Uložit. V nastavení seznamu v sekci Sloupce klepneme do odkazu Vytvořit sloupec. Vytvoříme dva sloupce: První sloupec » Název sloupce: Fotografie » Typ: Hypertextový odkaz nebo obrázek 24 25
Název je rezervovaným názvem, proto je sloupec nazván Název1. Hodnocení dle počtu absolventů: 1 na 4000, 2 do 4000, 3 do 2000, 4 do 1000, 5 do 100.
Kapitola 2: SharePoint
Nové zobrazení
56
» Formátovat adresu URL jako: Obrázek Druhý sloupec » Název sloupce: Mapa » Typ: Počítané » Vzorec: ="http://www.mapy.cz/?query=loc:"&Šířka&"%20"&Délka Ve sloupci Mapa bude odkaz na server mapy.cz s udáním místa školy. Zobrazíme seznam klepnutím do jeho názvu v záhlaví stránky. Odkaz na umístění školy můžeme zkopírovat do schránky a adresu zobrazit v prohlížeči. K jednotlivým školám doplníme odkazy na jejich fotografie v knihovně obrázků Fotografie škol: V nové záložce prohlížeče zobrazíme knihovnu obrázků z místní nabídky (klepnutím pravým tlačítkem myši) názvu knihovny Fotografie škol v panelu Snadné spuštění a výběrem příkazu OTEVŘÍT V NOVÉ ZÁLOŽCE. V záložce knihovny obrázků klepneme do miniatury fotografie příslušné školy. Z místní nabídky náhledu vybereme příkaz KOPÍROVAT ZÁSTUPCE. Ve schránce je tak adresa fotografie školy. V záložce seznamu škol upravíme položky školy. Do pole Fotografie / Zadejte webovou adresu vložíme ze schránky webovou adresu a do pole Zadejte popis zapíšeme zkratku školy, např. AMU. Obdobně doplníme odkazy na fotografie všech škol. Vložení můžeme urychlit v zobrazení datového listu. Odkazy jsou analogické, liší se koncovou zkratkou školy. Vložíme tedy odkaz do všech řádků a modifikujeme pro jednotlivé položky. Modifikaci provádíme stisknutím kombinace kláves Ctrl K v příslušném řádku a sloupci Fotografie. V dialogovém okně Upravit hypertextový odkaz upravíme pole Zadejte webovou adresu. Fotografie se zobrazují v řádku školy ve sloupci Fotografie. Zobrazení seznamu s fotografiemi je nepřehledné. Připravíme proto nové zobrazení: V kartě SEZNAM ve skupině Spravovat zobrazení klepneme do tlačítka Vytvořit zobrazení. Zvolíme formát Standardní zobrazení. Na stránce Vytvořit zobrazení: Zadáme název zobrazení Fotografie. Zaškrtneme pole Nastavit jako výchozí zobrazení. Vybereme pole v následujícím pořadí: Škola, Název1, Fotografie, Region, PSČ, Město, Ulice, Web, Šířka, Délka, Mapa, Absolventů, Hodnocení. Změníme Styl na styl V rámečku. Po klepnutí do tlačítka OK je seznam zobrazen ve vytvořeném zobrazení, které je nadále nastaveno jako výchozí (viz obr. 2-41). Názvy polí v záhlaví lze použít pro třídění a filtrování seznamu. OBR. 2-41: SEZNAM VEŘEJNÝCH VŠ V ZOBRAZENÍ VE STYLU V RÁMEČKU
Kapitola 2: SharePoint
57
2.22 Sloupce seznamu Sloupec objektu
Děti
Jeden řádek textu
Více řádků textu
Volba
Do několika seznamů jsme přidávali nové sloupce. SharePoint nabízí několik typů sloupců, které budeme demonstrovat v dalším vlastním seznamu Děti. Do seznamu Děti budeme ukládat informace o dětech zaměstnanců firmy Encián: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. V dialogovém okně Vytvořit omezíme v levém panelu nabídku vytvářeného dokumentu na typ Seznam. Klepneme do tlačítka Vlastní seznam. Vpravo zadáme název knihovny Děti. Klepneme do tlačítka Další možnosti. Doplníme popis: Děti zaměstnanců firmy Encián. Klepneme do tlačítka Vytvořit. Nový seznam má jediný sloupec (pole) Nadpis, který přejmenujeme: V kartě SEZNAM v skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Sloupce klepneme do odkazu Nadpis. Na stránce Změnit sloupec upravíme parametry: » Název a typ: Název sloupce: Jméno » Další nastavení sloupců: Maximální počet znaků: 10 Popis: Křesní jméno Ve vstupním formuláři by popis byl zobrazen pod vstupním řádkem pole. » Ověření sloupce: Vzorec: =Jméno<>"Encián" Uživatelská zpráva: Dítě se nemůže jmenovat Encián. Význam dalších vlastností sloupce typu Jeden řádek textu: » Požadovat, aby tento sloupec obsahoval informace: V případě volby Ano, uživatel nemůže zadat položku (dítě) bez jména. Povinné sloupce jsou označeny ve vstupním formuláři hvězdičkou. » Výchozí hodnota: Pro novou položku (dítě) by mohlo být navrženo časté konkrétní jméno či jméno vypočtené z jiných sloupců. V našem případě ponecháme pole volné. Do seznamu doplníme další sloupce různých typů. Na stránce Seznam – nastavení v sekci Sloupce klepneme do odkazu Vytvořit sloupec. Postupně vytvoříme nové sloupce, které dle typů mají různé vlastnosti: Sloupec Charakteristika: Typ informací v tomto sloupci: Více řádků textu Popis: Povahové vlastnosti dítěte Požadovat, aby tento sloupec obsahoval informace: Ne Počet řádků pro úpravy: 3 Výška rámečku pole pro vstup hodnoty sloupce. Zadejte typ povoleného textu: Text s rozšířeným formátováním Dle rozsahu formátování lze vybrat ze tří možností: » Prostý text » Text s formátováním (tučné písmo, kurzíva, zarovnání textu) » Text s rozšířeným formátováním (formátovaný text s obrázky, tabulkami a hypertextovými odkazy) Vybereme Text s rozšířeným formátováním. Připojit změny ke stávajícímu textu: Ne Pro hodnotu Ano by bylo nutné nastavit vytváření verzí. Každá varianta textu by potom byla zobrazena s autorem a časem uložení pod aktuální hodnotou (viz sledování problémů Heldesk, položka Komentář v kap. 2.17) Přidat do výchozího zobrazení: ponechat zaškrtnuté Při zaškrtnutí bude zobrazen sloupec ve výchozím zobrazení obsahu seznamu. Sloupec Pohlaví Typ: Volba Každou volbu zadejte na samostatný řádek (volby, které budou uživateli nabídnuty): muž
Kapitola 2: SharePoint
Číslo
Měna
Datum a čas
Vyhledání
Ano/Ne
Osoba nebo skupina
Hypertextový odkaz
58
žena Způsob zobrazení voleb: » Rozevírací nabídka » Přepínače (vybereme, neboť počet voleb není vysoký) » Zaškrtávací políčka (povolit více než jeden výběr) Výchozí hodnota » Volba: muž (ponecháme první z voleb nabídky) Sloupec Výška Typ: Číslo Minimum: 40 Maximum: 250 Počet desetinných míst: 0 Zobrazit v procentech: nezaškrtneme (po zaškrtnutí by se doplnilo % za číslo) Sloupec Kroužky Typ: Měna (na rozdíl od čísel se při zobrazení položky doplní za číslo měna) Popis: Měsíční poplatky za kroužky Formát měny: 123 456,00 Kč (Česká republika) Sloupec Narození Typ: Datum a čas Formát data a času: » Pouze datum (ponecháme) » Datum a čas Výchozí hodnota: » Žádná (ponecháme) » Dnešní datum » Datum zadané ve formátu D.M.RRRR Sloupec VŠ Typ: Vyhledání (umožňuje vyhledat hodnotu v jiném seznamu) Popis: vysoká škola, na které chce dítě studovat Získat informace ze sloupce: Seznam škol V tomto sloupci: Škola Povolit více hodnot: nezaškrtneme Přidat sloupec k zobrazení: Název1 Vynutit chování vztahu (Sloupec bude automaticky indexován.) » Zakázat odstranění (vybereme) Vybranou VŠ nebude možné odstranit ze Seznamu škol. » Kaskádové odstraňování Pokud bychom odstranili vybranou VŠ ze Seznamu škol, odstranilo by se také dítě, které si ji vybralo. Do tabulky se automaticky zobrazí sloupec VŠ:Název1 s názvem vybrané vysoké školy. Můžeme upravit jeho název a doplnit popis. Sloupec Plavec Typ: Ano/Ne Výchozí hodnota: Ne Sloupec Rodič Typ: Osoba nebo skupina Povolit více výběrů: Ne Povolit výběr: Pouze osoby (možno rozšířit na osoby a skupiny) Zvolit: Všichni uživatelé (možno omezit na skupinu) Zobrazit pole: Název (s informacemi o stavu) Sloupec Oblíbený web Typ: Hypertextový odkaz nebo obrázek Formátovat adresu URL jako: Hypertextový odkaz (v případě odkazu na obrázek by se zobrazoval přímo obrázek z dané adresy obdobně jako v případě zobrazení fotografií vysokých škol – viz kap. 2.21)
Kapitola 2: SharePoint Vypočítáno
Spravovaná metada
Synonymum
59
Sloupec Stáří Typ: Počítané Popis: Aktuální stáří dítěte Vzorec: =(Vytvořeno-Narození)/365,25 Typ dat vrácených tímto vzorcem: Číslo Počet desetinných míst: 0 Sloupec Záliby Typ: Spravovaná metadata Metadata jsou sdílena v kolekci webů či v rámci celé firmy. Usnadňují tak jednotné názvosloví, používání společných klíčových slov. Pole s více hodnotami: zaškrtnout pole Povolit více hodnot Formát zobrazení: » Zobrazit v poli popisek termínu » Zobrazit v poli celou cestu k termínu (vybereme) Nastavení sady termínů » Upravit sadu termínů. » Vytvoří se sada termínů nazvaná Záliby » Do Popisu zapíšeme Záliby ve volném čase. » Z místní nabídky popisku Záliby vybereme VYTVOŘIT TERMÍN. » Doplníme termíny sport, hudba. (Po odeslání se připraví další termín.) » V rámci popisku sport vytvoříme termíny turistika a kopaná. » V rámci popisu hudba vytvoříme termíny klavír a flétna. Ukončíme tvorbu sloupců seznamu. K popisku kopaná připravíme synonymum: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Správa webu klepneme do odkazu Správa úložiště termínů. Na stránce Nástroj správy úložiště termínů rozbalíme termíny kolekce webů. Ke kopané doplníme pomocí značek v levém podokně (viz obr. 2-42): Popis: míčová hra Jiné popisky: fotbal OBR. 2-42: STRÁNKA NÁSTROJ SPRÁVY ÚLOŽIŠTĚ TERMÍNŮ
Termíny jsou dostupné také pro správce kolekcí webů: Klepneme na vertikální odkaz Přehled správce. V rámci sekce Microsoft Office 365 v dílčí sekci SharePoint Online klepneme do odkazu Správa. Na stránce Centrum pro správu služby SharePoint Online klepneme do odkazu Spravovat úložiště termínů. Je možné upravovat termíny ze všech kolekcí a v rámci větve System upravovat termíny dostupné pro všechny kolekce webů.
Kapitola 2: SharePoint
60
Vyplníme dvě položky do seznamu Děti dle obr. 2-43. OBR. 2-43: POLOŽKY SEZNAMU DĚTI
Jméno Charakteristika Pohlaví Výška Kroužky Narození VŠ VŠ:Název1 Plavec Rodič Oblíbený web Stáří (nezadáváme, dopočte se) Záliby
Lukáš veselý impulzivní ctižádostivý muž 160 540 18. 4. 1998 CVUT České vysoké učení technické v Praze Ano Petr Novák http://www.ropid.cz ROPID 13
Erika veselá hbitá ráda se dobře obléká žena 120 320 3. 8. 2003 VFU Veterinární a farmaceutická univerzita v Brně Ne Petr Novák http://www.hryprodivky.cz Hry 8
turistika; fotbal
turistika; klavír
Při vyplňování záliby se nabízí termíny. Strom termínů můžeme zobrazit klepnutím do tlačítka Vyhledat platnou volbu na konci řádku pole Záliby. Povolili jsme vložení více hodnot, které jsou oddělovány středníkem. Místo kopaná můžeme zapisovat synonymum fotbal. Zobrazí se správný termín kopaná. Po umístění kurzoru nad termín se zobrazí popis míčová hra. Stejné termíny můžeme nabízet v různých sloupcích různých seznamů. Doplníme sloupec Záliby také pro seznam Zájemci o nákup: V panelu Snadné spuštění klepneme na odkaz Zájemci o nákup. V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Sloupce klepneme do odkazu Vytvořit sloupec. Pro nový sloupec zadáme parametry: Název sloupce: Záliby Typ informací: Spravovaná metadata Zaškrtneme pole Povolit více hodnot. V sekci Nastavení sady termínů rozbalíme nabídku Taxonomy a Kolekce webů a klepneme do termínu Záliby. Klepneme do tlačítka OK. Zobrazíme obsah seznamu a pro libovolnou položku se přesvědčíme, že je možné vložit do sloupce Záliby termíny z úložiště termínů. Můžeme vybírat i termíny, které obsahují další termíny (sport či hudba).
2.23 Sloupec webu Sloupec webu
Některé vlastní sloupce využijeme ve více seznamech26. Abychom jejich vlastnosti nemuseli definovat opakovaně, připravíme je jako sloupce webu, budeme je potom moci použít v jakémkoliv seznamu kolekce webů: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Galerie vybereme Sloupec webu. Na stránce Sloupce webu jsou předdefinované sloupce rozděleny do kategorií. Klepneme v horním panelu nástrojů do tlačítka Vytvořit. Postupně vytvoříme čtyři sloupce: Region: » Typ: Volba (nabídka) » Nová skupina: Lokalizace
26
Také pro dokumenty knihovny můžeme přidávat sloupce a rozšiřovat tak jejich vlastnosti.
Kapitola 2: SharePoint
61
» Každou volbu zadejte na samostatný řádek (volby, které budou uživateli nabídnuty): Čechy Morava a Slezsko » Způsob zobrazení voleb: Přepínače Šířka: » Typ: Číslo » Stávající skupina: Lokalizace Délka: » Typ: Číslo » Stávající skupina: Lokalizace Mapa: » Typ: Počítané (výsledek výpočtu s hodnotami v jiných sloupcích) » Stávající skupina: Lokalizace » Vzorec: ="http://www.mapy.cz/?query=loc:"&Šířka&"%20"&Délka » Typ dat vrácených tímto vzorcem: Jeden řádek textu V rámci typů jsou pro sloupce webu dostupné navíc 27: Úplný obsah HTML s formátováním a omezeními pro publikování: Nabízí rozsáhlejší možnosti formátování textu, např. použití stylů textů a tabulek. Obraz s formátováním a omezeními pro publikování: nabízí jednodušší přidávání obrázků, které jsou zobrazeny miniaturou. Miniatura je uvedena ve formuláři pro zobrazování a úpravu položky. Je možné ovlivnit její parametry, např. velikost a snadno změnit obrázek. Hypertextový odkaz s formátováním a omezeními pro publikování: Hypertextový odkaz je možné vložit procházením obsahu vytvářeného webu. Data souhrnných odkazů: Umožňuje vložit seznam webových odkazů.28 Multimediální data pro publikování: Umožňuje uživateli vložit odkazy na zvukové soubory a videosoubory. Využijeme sloupce webu pro rozšíření seznamu Děti o lokalizaci jejich místa narození: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Děti. V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Sloupce klepneme do odkazu Přidat ze stávajících sloupců webu. V sekci Vybrat sloupce webu vybereme ze skupiny Lokalizace sloupce Region, Šířka, Délka a Mapa. Definice sloupců v seznamu Děti je děděna ze sloupců webu. Upřesníme definici sloupce Šířka doplněním popisu Zeměpisná šířka ve sloupcích webu. Také v seznamu Děti se doplní ke sloupci popis.
2.24 Typy obsahu Typy obsahu
Pokud používáme skupinu sloupců pro více seznamů, je vhodné definovat je jako typy obsahu, v našem případě typem obsahu Lokalizace budou sloupce Region, Šířka, Délka, Mapa: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Galerie vybereme Typy obsahu webu. Ke stávajícím předdefinovaným typům (které můžeme také modifikovat a ovlivnit tak objekty na nich založené) vytvoříme nový. Klepneme do tlačítka Vytvořit. Na stránce Nový typ obsahu webu zadáme parametry: Název: Lokalizační typ bez regionu Popis: Šířka, Délka, Mapa Vyberte nadřazený typ obsahu: Typy obsahu seznamu Nadřazený typ obsahu: Komentář Stávající skupina: Vlastní typy obsahu Klepneme do tlačítka OK. Zatím se do typu obsahu přidal jediný sloupec Nadpis. 27
28
Aby byly k dispozici sloupce navíc, musí být povolena funkce Infrastrukturální publikování. V nastavení webu ve sekci Správa kolekce webů klepneme do odkazu Funkce kolekce webů. Pokud není funkce aktivní, klepneme pro funkci Infrastruktura publikování serveru SharePoint Server do tlačítka Aktivovat. Souhrnné odkazy se používají např. na úvodní stránce webu kolekcí typu Portál publikování.
Kapitola 2: SharePoint
62
Klepneme do odkazu Přidat ze stávajících sloupců webu. Přidáme sloupce Šířka, Délka a Mapa. Klepneme do tlačítka OK. Pomocí tlačítka Přejít nahoru se přesuneme o úroveň výš v navigaci do galerie typů. Klepneme opět do tlačítka Vytvořit a připravíme ještě jeden typ obsahu, pro nějž zadáme parametry: Název: Lokalizační typ s regionem Popis: Region, Šířka, Délka, Mapa Vyberte nadřazený typ obsahu: Vlastní typy obsahu Nadřazený typ obsahu: Lokalizační typ bez regionu Stávající skupina: Vlastní typy obsahu Doplníme sloupec Region ze stávajících sloupců webu. Klepneme do odkazu Pořadí sloupců a na samostatné stránce přesuneme Region před Šířku. V případě úpravy typu Lokalizační typ bez regionu např. přidáním sloupce webu Kraj, by změnu zdědil i podřazený typ Lokalizační typ s regionem. V seznamu Děti odstraníme pole Region, Šířka, Délka, Mapa, které jsme přidali bez využití typů obsahu: Zobrazíme seznam Děti. V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. Klepneme do odkazu Délka a na stránce Změnit sloupec do tlačítka Odstranit. Obdobně odstraníme sloupce Mapa, Region a Šířka. Doplníme k seznamu Děti typ obsahu Lokalizační typ s regionem: V nastavení seznamu klepneme v sekci Obecné nastavení do odkazu Upřesnit nastavení. V sekci Typy obsahu v poli Chcete umožnit správu typů obsahu? vybereme hodnotu Ano. Klepneme do tlačítka OK. V nové sekci Typy obsahu klepneme do odkazu Přidat ze stávajících typů obsahu webu. Na stránce Přidat typy obsahu zadáme: Vybrat typy obsahu webu: Vlastní typy obsahu Typy obsahu k přidání: Lokalizační typ obsahu s regionem Klepneme do tlačítka OK. Do seznamu se přidaly 4 položky Délka, Mapa, Region, Šířka. Položka Nadpis je již vedena pod názvem Jméno. Seznam Děti navazuje na typ obsahu: Pokud do typu obsahu Lokalizační typ obsahu bez regionu doplníme sloupec Kraj, zdědí sloupec také typ obsahu Lokalizační typ obsahu s regionem a seznam Děti. Pokud sloupec z typu obsahu odstraníme, neodstraní se automaticky ze seznamů, které vycházely z typu obsahu. Musíme jej odstranit sami. Typ obsahu má vliv na tlačítko Nová položka při přidávání nových položek. Zobrazuje se v ikoně tlačítka Nový. Rovněž při úpravě vlastností položek bychom museli využívat dva formuláře výběrem pole Typ obsahu na začátku formuláře29. Typů obsahu může mít objekt (seznam) více. V sekci Typy obsahu nastavení seznamu můžeme změnit pořadí nabízených typů obsahu a vybrat výchozí typ obsahu, který se uplatní při přímém klepnutí do tlačítka Nový. Typ obsahu můžeme využít pro více seznamů, např. pro seznam Zájemci o nákup. Doplníme ještě v datovém listu pro obě děti do nových polí stejné hodnoty lokalizace porodnice: Region: Čechy Šířka: 50,027 Délka: 14,459 Vyzkoušíme funkčnost odkazu na mapu. Dopočtené pole je v tomto případě citlivé na klepnutí.
29
Výběr Typu obsahu při úpravě položky by ovlivnil i zobrazení položky bez úprav. Pole Obsah, které se doplnilo do sloupců seznamu Děti, ze seznamu sloupců odstraníme.
Kapitola 2: SharePoint
63
2.25 Zobrazení Zobrazení
Veřejné zobrazení
Sloupce
Řazení Filtr Úpravy na řádku Tabulkové zobrazení Seskupení
Seznamy a knihovny mohou obsahovat větší množství položek (řádků) a polí (sloupců). Zobrazení umožňuje zobrazit položky přehledně dle různých účelů. Zobrazení může uživatel připravit veřejné pro všechny uživatele nebo osobní jen pro sebe. Pro Seznam škol vytvoříme dvě zobrazení: veřejné: Vybereme jen vysoké školy větší, tj. s hodnocením 1 – 3, vypíšeme jen některé sloupce, seskupíme školy dle regionů, seřadíme je dle města a názvu a ve skupinách sečteme počty jejich absolventů. osobní: Modifikujeme veřejné zobrazení. Vybereme jen pražské školy. Nejprve připravíme veřejné zobrazení: V panelu Snadné spuštění klepneme ve skupině Seznamy do odkazu Seznam škol. Zobrazí se Seznam škol ve výchozím zobrazení. Jako výchozí zobrazení jsme dříve nastavili zobrazení Fotografie (viz kap. 2.21). V kartě SEZNAM ve skupině Spravovat zobrazení klepneme do tlačítka Vytvořit zobrazení. Stránka Vytvořit zobrazení je rozdělena do dvou sekcí: Zvolte formát zobrazení: Tvorba nového prázdného zobrazení, nabízí se pět formátů zobrazení: » Standardní zobrazení: výchozí zobrazení formou přehledu položek v řádcích, » Zobrazení kalendáře: data ve formě denního, týdenního nebo měsíčního kalendáře, » Zobrazení aplikace Access: spustí Access, propojí seznam s databází a umožní vytvoření formuláře a sestavy, » Zobrazení datového listu: tabulkový formát vhodný pro hromadné úpravy a rychlé přizpůsobení, » Zobrazení Ganttův diagram: data ve formě Ganttova diagramu včetně grafické prezentace (viz kap. 2.16). Začít s existujícím dokumentem: Nové zobrazení vznikne jako kopie stávajícího zobrazení, kopii modifikujeme. V našem případě klepneme v první sekci do formátu Standardní zobrazení. Na stránce Vytvořit zobrazení zadáme parametry zobrazení: V sekci Název zadáme název zobrazení Největší VŠ. Zobrazení nenastavíme jako výchozí. V sekci Cílová skupina ponecháme cílovou skupinu zobrazení Vytvořit veřejné zobrazení. V sekci Sloupce zaškrtneme sloupce, které vybereme do zobrazení a upřesníme jejich pozici: » Škola 1 » Název1 2 » PSČ 3 » Město 4 » Web 5 » Absolventů 6 » Hodnocení 7 Sekci Sloupce a další můžeme sbalit či rozbalit tlačítkem před jejich názvem. Prvotně jsou rozbalené sekce Sloupce, Řadit a Filtr. V obr. 2-44 jsou rozbalené některé sekce. V sekci Řadit zadáme řazení dle sloupce PSČ. Pro řazení můžeme vybrat dva sloupce. V sekci Filtr zadáme podmínky pro zobrazení položky: Hodnocení je menší nebo rovno 3. Přímo můžeme spojit dvě podmínky filtrování operátorem A či Nebo. Další sloupce můžeme přidat klepnutím do odkazu Zobrazit více sloupců. V sekci Úpravy na řádku můžeme (pouze pro zobrazení s výchozím stylem) zadat zobrazování tlačítka pro úpravy aktuálního řádku bez přechodu do formuláře, tj. editací přímo v přehledu položek. V sekci Tabulkové zobrazení můžeme potlačit zobrazování zaškrtávacího políčka jednotlivých položek pro přípravu hromadných operací, např. odstraňování položek. V sekci Seskupit podle vybereme seskupování dle sloupce Region. Ve výchozím nastavení skupiny sbalíme. Ponecháme zobrazení maximálně 30 skupin na stránce. V případě většího počtu by byly skupiny rozděleny do více stránek s tlačítky pro pohyb mezi stránkami.
Kapitola 2: SharePoint
64 OBR. 2-44: PARAMETRY ZOBRAZENÍ
Souhrny
Styl
V sekci Souhrny můžeme pro jednotlivé sloupce vybrat souhrny, které budou zobrazeny na začátku zobrazení pro všechny položky, na začátku skupin za položky skupiny. V našem případě vybereme pro sloupec Absolventů souhrn Součet. V sekci Styl můžeme nastavit rozložení položek v zobrazení (viz obr. 2-45): » Základní tabulka: Položky jsou zobrazeny v řádcích. Jsou odděleny čarami. » V rámečku, bez popisků (pouze pro seznamy): Položky jsou zobrazeny v rámečcích podobných vizitkám. » V rámečku (pouze pro seznamy): Stejný jako styl V rámečku, bez popisků. Navíc je na začátku každého pole zobrazen v samostatném sloupečku popisek (název) pole. » Podrobnosti o knihovně obrázků (pouze pro knihovnu obrázků): Zobrazí obrázky. » Podrobnosti o dokumentu (pouze pro knihovny): V rámečcích zobrazí parametry dokumentů (např. zobrazení Podrobnosti pro knihovnu Sdílené dokumenty). » Bulletin: Položky jsou zobrazeny v pásech oddělených čarami. V pásu jsou první pole formou sloupce, další v řádcích. » Bulletin, bez řádků: Položky jsou zobrazeny v pásech se střídavými odstíny, mezi pásy nejsou čáry. » Stínované: Položky jsou zobrazeny v řádcích se střídavými odstíny.
Kapitola 2: SharePoint
65 OBR. 2-45: STYLY ZOBRAZENÍ
Podokno náhledu (nelze použít pro seskupená zobrazení): Názvy položek jsou zobrazeny v levé části stránky. Když podržíme ukazatel myši nad některým názvem, zobrazí se sloupce s nadpisy v pravé části stránky. Výchozí: Liší se v závislosti na typu a konfiguraci seznamu nebo knihovny. V našem případě vybereme styl Stínované.
Kapitola 2: SharePoint Složky Omezení počtu položek Mobilní zobrazení
66
V sekci Složky: Pro dokumenty uspořádané do složek je možné nastavit zobrazení všech položek bez složek, tj. zobrazit i dokumenty v dílčích složkách. V sekci Omezení počtu položek: Nastavení počtu položek v dávce samostatné stránky. Standardně je nastaveno 30 položek. Je také možné omezit celkový počet položek na zadaný počet. V sekci Mobilní můžeme připustit vytvoření mobilní (graficky zjednodušené) verze zobrazení. Jeho adresa je v sekci k dispozici na konci po uložení a novém prohlížení parametrů zobrazení. Pro mobilní verzi můžeme jako výchozí vybrat jiné zobrazení než výchozí pro plné prohlížení (např. pro Seznam škol ponecháme jako výchozí mobilní zobrazení Všechny položky.) V mobilním zobrazení je vypsáno vybrané pole položky, položky jsou odděleny čarou. Závěrečným odkazem Nová položka můžeme přidat z mobilního zobrazení novou položku. Po klepnutí do pole (např. Škola) konkrétní položky se zobrazí detail jednotlivé položky (viz obr. 2-46). Klepnutím do tlačítka Upravit pod obsahem položky můžeme v jednoduchém formuláři editovat obsah položky. OBR. 2-46: MOBILNÍ ZOBRAZENÍ POLOŽKY SEZNAMU VEŘEJNÉ VŠ
Osobní zobrazení
Klepnutím do tlačítka OK ukončíme nastavení parametrů zobrazení. V roli Evy Kolínské připravíme osobní zobrazení omezující největší školy na pražské: V panelu Snadné spuštění klepneme ve skupině Seznamy do odkazu Seznam škol. V kartě SEZNAM ve skupině Spravovat zobrazení klepneme do tlačítka Vytvořit zobrazení. Klepneme do odkazu dříve připraveného zobrazení Největší VŠ. Změníme parametry nového zobrazení: Název zobrazení: Pražské VŠ Cílová skupina zobrazení: Vytvořit osobní zobrazení Filtr: Přidáme podmínku typu A (nikoliv Nebo): Město má na začátku Praha. Zobrazí se pouze čtyři pražské největší VŠ. Zobrazení Pražské VŠ je dostupné jen pro Evu Kolínskou. Vytvoříme novou knihovnu dokumentů Zápisy a pro ni tři zobrazení. Nejprve vytvoříme knihovnu dokumentů a doplníme do ní nové sloupce: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NOVÁ KNIHOVNA DOKUMENTŮ. Na stránce Nová zadáme parametry knihovny: Název: Zápisy Popis: Zápisy z porad Klepnutím do tlačítka Vytvořit vytvoříme knihovnu. V kartě KNIHOVNA ve skupině Spravovat zobrazení klepneme do tlačítka Vytvořit sloupec. Sloupec typu Jeden řádek textu bude mít název Kategorie.
Kapitola 2: SharePoint
67
Obdobně doplníme sloupec Datum porady typu Datum a čas a sloupce Bod 1, Bod 2, Bod 3, Bod 4, Bod 5, Bod 6 typu Jeden řádek textu, v nichž budou uvedeny body jednání. Zápisy byly pořízeny ve Wordu 2010 s využitím šablony zapis.dotx se styly Bod, 2014_0408a.docx Dílčí bod, Dílčí podbod. Do dokumentů byly doplněny vlastní vlastnosti: 2014_0408b.docx Vlastní vlastnosti zobrazíme ve Wordu jedním ze způsobů: 2014_0411.docx V kartě SOUBOR v záložce Informace rozbalíme nabídku tlačítka Vlastnosti a vybereme 2014_0505.docx příkaz UPŘESNIT VLASTNOSTI. 2014_0606.docx V kartě SOUBOR v záložce Informace rozbalíme nabídku tlačítka Vlastnosti a vybereme zapis.dotx příkaz ZOBRAZIT PANEL DOKUMENTU. V panelu dokumentu klepneme do tlačítka Vlastnosti dokumentu a vybereme jediný příkaz UPŘESNIT VLASTNOSTI. V dialogovém okně Vlastnosti klepneme do záložky Vlastní. Po vyplnění polí Název a Hodnoty můžeme klepnutím do tlačítka Přidat přidat vlastní vlastnosti. V šabloně zapis.dotx jsou již přichystány. Hodnotu vlastních vlastností můžeme změnit výběrem v seznamu vlastností, přepsáním pole Hodnota a potvrdit tlačítkem Změnit. Vlastní vlastnosti můžeme vložit do dokumentu Wordu. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Text klepneme do tlačítka Rychlé části a vybereme příkaz Pole. V dialogovém okně Pole vybereme název pole DocProperty a k němu volíme příslušné vlastnosti. V Sharepointu můžeme změnit výchozí šablonu knihovny dokumentů: V aplikaci SharePoint Designer zkopírujeme do knihovny do složky Forms šablonu, např. zapis.dotx. V SharePointu upravíme výchozí šablonu knihovny: V kartě KNIHOVNA ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení knihovny. V sekci Obecné nastavení klepneme do odkazu Upřesnit nastavení. V nastavení v sekci Šablona dokumentu upřesním pole Adresa URL šablony. (Klepnutím do odkazu Upravit šablonu můžeme šablonu otevřít a upravit.) V kartě DOKUMENTY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nový dokument a vybereme příkaz NOVÝ DOKUMENT. Otevře se nový dokument založený nad nastavenou šablonou. Takto můžeme přímo v SharePointu otevírat nový dokument zápisu s využitím šablony. Přidáme do knihovny jednotlivé zápisy: V kartě DOKUMENTY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Odeslat dokument a vybereme příkaz ODESLAT DOKUMENT. Dohledáme dokument tlačítkem Procházet. Po načtení dokumentu se zobrazí formulář s vlastnostmi. Vzhledem k totožnosti názvů vlastností a sloupců knihovny jsou vlastnosti již vyplněny. Potvrdíme je tlačítkem Uložit. Zbývající čtyři zápisy načteme najednou. V kartě DOKUMENTY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Odeslat dokument a vybereme příkaz ODESLAT VÍCE DOKUMENTŮ. Dokumenty dohledáme a vybereme zaškrtnutím. Při odesílání dokumentů nesmí být žádný z nich otevřen. Připravíme pro knihovnu dokumentů Zápisy tři zobrazení: Porady vedení s body V kartě KNIHOVNA ve skupině Spravovat zobrazení klepneme do tlačítka Vytvořit zobrazení. OBR. 2-47: ZÁPISY PORAD V ZOBRAZENÍ VE STYLU PODROBNOSTI DOKUMENTU
Kapitola 2: SharePoint
68
Vybereme typ Standardní zobrazení. Nastavíme parametry zobrazení: » Název: Porady vedení » Sloupce: Datum porady, Bod 1, Bod 2, ..., Bod 6 » Řadit: Datum porady, sestupně » Filtr: Kategorie je rovno Porady vedení » Styl: Podrobnosti o dokumentu (styl pouze pro knihovny dokumentů) Uživatel snadno najde zápis s hledaným bodem jednání (viz obr. 2-47). Kalendář zápisů V kartě KNIHOVNA ve skupině Spravovat zobrazení klepneme do tlačítka Vytvořit zobrazení. Vybereme typ Zobrazení kalendáře. Nastavíme parametry zobrazení: » Název: Kalendář zápisů » Časový interval: Začátek: Datum porady Konec: Datum porady » Sloupce kalendáře: Nadpis zobrazení měsíce: Nadpis Nadpis zobrazení týdne: Nadpis Podnadpis zobrazení týdne: Kategorie (bude uveden v závorce za Nadpisem) Nadpis zobrazení dne: Nadpis Podnadpis zobrazení dne: Kategorie (bude uveden v závorce za Nadpisem) » Výchozí obor: Měsíc Zápisy z porad můžeme vyhledávat v kalendáři (viz obr. 2-48). Můžeme měnit obor zobrazení kalendáře: Den, Týden, Měsíc. OBR. 2-48: ZÁPISY Z PORAD V MĚSÍČNÍM KALENDÁŘI
Nejnovější zápisy V kartě KNIHOVNA ve skupině Spravovat zobrazení klepneme do tlačítka Vytvořit zobrazení. Vybereme typ Standardní zobrazení. Nastavíme parametry zobrazení: » Název: Nejnovější zápisy » Sloupce: Název, Datum porady, Kategorie » Řadit: Datum porady, sestupně » Omezení počtu položek: 3, Omezit celkový počet vrácených položek na zadaný počet Zobrazení později použijeme pro zobrazení nejnovějších zápisů na domovské stránce interního webu (viz kap. 2.29).
2.26 Šablona seznamu Šablona seznamu
Příprava vlastního seznamu a zobrazení je časově náročná. SharePoint umožňuje vytvořený seznam a jeho nastavení včetně zobrazení uložit ve formě šablony, kterou je možné použít pro tvorbu obdobného seznamu v rámci stejné či jiné kolekce webů.
Kapitola 2: SharePoint
69
Seznam škol uložíme jak šablonu: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Seznam škol. V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Oprávnění a správa klepneme do odkazu Uložit jako šablonu: Seznam a zadáme parametry: Název souboru: skoly Název šablony: Seznam vysokých škol Popis šablony: Seznam veřejných vysokých škol včetně obsahu položek Zaškrtneme pole Zahrnout obsah. Po klepnutí do tlačítka OK se zobrazí zpráva o úspěšném uložení. Opět klepneme do tlačítka OK. Šablonu vidíme v galerii šablon: Galerie šablon Na úrovni kolekce webů klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Galerie klepneme do odkazu Šablony seznamů. Klepnutím do názvu šablony můžeme uložit šablonu do počítače do vybrané složky. V kartě DOKUMENTY ve skupině Nový můžeme klepnutím do tlačítka Odeslat dokument zkopírovat jednu či více šablon z počítače do kolekce webů obdobně, jako jsme odesílali na web dokumenty do knihovny dokumentů. slovnik.stp Odešleme takto na náš web šablonu slovnik.stp. Z šablony slovnik.stp vytvoříme seznam včetně obsahu: Využití šablony Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. seznamu V kategorii typu Seznam jsou kromě dříve uvedených vestavěných šablon uvedeny vlastní šablony. Filtr Prázdné a vlastní nám usnadní hledání v šablonách. Vybereme šablonu Slovník GPS pojmů. Vytvoříme seznam Slovník s popisem Slovník pro wikiweb. Vytvořený seznam obsahuje sloupce Nadpis, Komentář, Zdroj, Kategorie (viz obr. 2-49). Slovník OBR. 2-49: SEZNAM SLOVNÍK GPS POJMŮ
Kapitola 2: SharePoint
70
2.27 Odkaz na položku seznamu Odkaz na seznam
Na stránkách wikiwebu jsme se odkazovali na jiné stránky. Vytvoříme odkaz na konkrétní položku seznamu: Na domovské stránce interního webu klepneme do odkazu GPS a na stránce GPS přejdeme do režimu editace. Doplníme text dle obr. 2-50. OBR. 2-50: TEXT DOPLNĚNÝ NA STRÁNKU GPS
Souřadnice lze zjistit na mapě (orientačně v novějších papírových mapách či přesně v elektronické mapě) nebo pomocí přijímače [[List:Slovník/GPS|GPS]]. Přijímače GPS bývají součástí: GPS navigací – účelových navigačních přístrojů (automobilních, motocyklových, cyklistických outdoorových a dalších), mobilních telefonů, fotoaparátů, zařízení tablet PC. Zjištěné zeměpisné polohy lze využít pro: záznam do vlastností fotografie v metadatech souboru fotografie (záznam provádí přímo fotoaparát nebo GPS navigace s funkcí fotografování nebo se provádí dodatečně účelovým programem do fotografií dle času pořízení z fotoaparátu a záznamu trasy z GPS navigace), záznam trasy pohybu (např. turistického výletu, jízdy autem či letu letadlem), vytváření bodů zájmů pro navigační přístroje, tzv. [[List:Slovník/POI|POI]]. Kombinaci internetu a GPS navigací využívá hra [[List:Slovník/geocaching|geocaching]], v níž hráči hledají ukryté veřejně dostupné poklady. Některé outdoorové GPS navigace umožňují hrát hru [[List:Slovník/Wherigo|Wherigo]]. (Where I Go). Odkazy na seznam zapisujeme ve tvaru: [[List:Název seznamu/hodnota v klíčovém poli seznamu|zobrazený text]] Po uložení textu vloží SharePoint do odkazu místo hodnoty klíčového pole číslo položky. Klepnutím do odkazu v režimu prohlížení stránky se zobrazí okno s položkou seznamu (viz např. obr. 2-51pro pojem GPS). OBR. 2-51: OKNO S OBSAHEM POJMU GPS
Obsah položky seznamu je možné upravit klepnutím do tlačítka Upravit položku. Pokud by položka s hodnotou Nadpisu neexistovala, SharePoint by ji založil a připravil k editaci. Z domovské stránky vytvoříme klepnutím do odkazu stránku Moderní metody výuky s obsahem dle obr. 2-52.
Kapitola 2: SharePoint
71
OBR. 2-52: STRÁNKA MODERNÍ METODY VÝUKY
Firma Encián používá následující moderní metody výuky: [[List:Slovník/vícedruhový záznam|vícedruhový záznam]] školení a dalších akcí, [[List:Slovník/interaktivní tabule|interaktivní tabuli]], [[List:Slovník/e-learning|e-learning]] s využitím [[List:Slovník/LMS|LMS]].
2.28 Úprava stránky Úprava stránky
encian.jpg
Poznali jsme, že můžeme připravovat webové stránky v rámci wikiwebu. Obsah můžeme ukládat formou dokumentů do knihoven a formou editovaných či importovaných informací do seznamů. Seznamy a knihovny můžeme zobrazovat také přímo na stránkách prostřednictvím webových částí ve webových zónách. Upravme nejprve domovskou stránku: Úpravu zahájíme jedním ze způsobů: Nalevo od záložky karty PROCHÁZENÍ klepneme do tlačítka Úpravy. V kartě STRÁNKA ve skupině Upravit klepneme do tlačítka Upravit. V pravé zóně upravíme text Začínáme včetně odkazů na vybrané operace s webem a odstraníme je klávesou Delete . Klepneme do fotografie a odstraníme ji klávesou Delete. Vložíme fotografii květiny encián. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Média klepneme do tlačítka Obrázek a vybereme příkaz Z POČÍTAČE. V dialogovém okně Vybrat obrázek dohledáme obrázek. Potvrdíme uložení do knihovny Prostředky webu. V dialogovém okně potvrdíme pole: Název: encian.jpg Nadpis: rostlina Encián Odstraníme volný řádek pod obrázkem i pod webovou částí Sdílené dokumenty levé zóně. Stránku uložíme. Rekapitulace karet dostupných v režimu úpravy stránky: STRÁNKA: Upravit: » Uložit a zavřít: Nabízí různé varianty ukončení režimu úprav: ULOŽIT A ZAVŘÍT ULOŽIT A ZACHOVAT REŽIM ÚPRAV UKONČIT ÚPRAVY V režimu prohlížení nabízí: UPRAVIT UPRAVIT V APLIKACI SHAREPOINT DESIGNER: úprava stránky v samostatné aplikaci » Rezervovat: Aby se předešlo kolizi při současné úpravě více uživateli, můžeme si stránku rezervovat (viz kap. 2.52). Spravovat: » Upravit vlastnosti: Můžeme upravit sloupce (metadata) vztahující se ke stránce. Prvotně je to pouze název souboru stránky. Další sloupce můžeme obdobně jako pro seznamy doplnit. » Přejmenovat stránku: Přejmenujeme soubor stránky, který se zobrazuje v záhlaví prohlížeče. SharePoint zajistí úpravu příchozích odkazů z jiných stránek interního webu. » Historie stránky: Zobrazí verze stránky s možností zobrazení změn a obnovy dřívějších verzí (viz kap. 2.4). » Oprávnění stránky: Můžeme omezit přístup uživatelů k jednotlivé stránce na čtení nebo vůbec (viz kap. 2.45). » Odstranit stránku: Odstraníme aktuální stránku. Sdílet a sledovat: » Odeslat odkaz e-mailem: Otevře výchozí e-mailový program, v něm zprávu, v obsahu je odkaz na aktuální stránku. Můžeme doplnit Příjemce a Předmět a zprávu odeslat. » Upozornit: Můžeme nastavit upozorňování na změny na stránce (viz kap. 2.61) nebo zobrazit rekapitulaci nastavení svých upozornění.
Kapitola 2: SharePoint
72
Akce stránky: » Nastavit jako domovskou stránku: Aktuální stránka bude nadále zobrazována jako domovská stránka aktuálního webu. » Příchozí odkazy: Zobrazí odkazy na stránky wikiwebu, na nichž je odkaz na aktuální stránku (viz kap. 2.4). Knihovna stránek: » Nastavení knihovny: Umožní detailně nastavit knihovnu wikiwebu, mj. doplnit sloupce pro další metadata o stránkách. » Oprávnění ke knihovně: Zobrazí a dle přístupových práv umožní změnu oprávnění ke knihovně. Oprávnění lze zobrazit a upravit také z nastavení knihovny. » Zobrazit všechny stránky: Zobrazí všechny stránky knihovny stránek wikiwebu. FORMÁTOVÁNÍ TEXTU: Upravit: Skupina tlačítek je shodná s kartou STRÁNKA. Schránka: Tlačítka pro základní operace se schránkou (Vložit, Vyjmout, Kopírovat, Zpět). Písmo: Změna parametrů dále psaného nebo vybraného textu (vzhled, velikost písma). Odstavec: Příkazy pro formátování odstavce (odrážky, číslovaný seznam, odsazení, zarovnání). Kontrola pravopisu: Skupina s jedním tlačítkem Pravopis dostupná jen po aktivaci funkce Infrastruktura publikování serveru SharePoint Server (viz kap. 2.37). Klepnutím do tlačítka Pravopis se provede kontrola pravopisu a zobrazí počet chyb. Pravopisné chyby jsou v textu vyznačeny červeným podtržením slov vlnovkou. Styly: Formátování z galerie připravených stylů (Normální, Zvýraznění, Podtitulek, Slogan, Komentář, Odkazy, Titulek). Rozložení: » Rozložení textu: Uspořádání webových zón na stránce (jeden až tři sloupce, popř. se záhlavním a zápatím). Kó d : » Styly kódu: Vloží prvky HTML do stránky (Nadpis 1 – Nadpis 4, Barevný nadpis 1 – 4, Vodorovná linka, Odstavec, Popisek 1 – 4). » Jazyk: Přiřadí vybranému textu jazyk. » Vybrat: Vybere část stránky dle kontextu (např. pro tabulky tabulku, řádek, buňku). » HMTL: V samostatném okně zobrazí HTML kód těla stránky. Kód je možné editovat. VLOŽENÍ: Tabulky: » Tabulka: Vloží do stránky tabulku, kterou je možné vymezit počtem sloupců a řádků či v rastru 10 x 10. Parametry tabulky je možné upravit v kontextových kartách ROZLOŽENÍ a NÁVRH. Média: » Obrázek: Vloží obrázek kopií z počítače do zvolené knihovny (zpravidla Prostředky webu) nebo odkazem z adresy. Parametry obrázku je možné upravit v kontextové kartě NÁVRH (změnit obrázek, jeho alternativní text, styl ohraničení, umístění, rozměry). Odkazy: » Odkaz: Vloží odkaz na webovou adresu. Parametry odkazu je možné upravit v kontextové kartě FORMÁT (odebrat odkaz, změnit adresu, její popis, nastavit otevírání na nové kartě či zobrazení ikony před odkazem). » Odeslat soubor: Obdobně jako obrázek je možné odeslat do knihovny (zpravidla Prostředky webu) libovolný soubor a přímo na něj vložit do stránky odkaz. I pro tento odkaz je k dispozici kontextová karta NÁVRH. Webové části: » Knihovna dokumentů, Kalendář, Oznámení, Kontakty: Do stránky je možné vložit knihovnu či seznam daného typu formou přehledu ve výchozím zobrazení. Zobrazení je možné vybrat jiné. Je možné vložit také nově vytvořenou knihovnu či seznam, které sice nebudou uvedeny v panelu Snadné spuštění, avšak budou dostupné z veškerého obsahu webu. » Další webové části: Zobrazí se dialogové okno pro tvorbu nové webové části. Webové části jsou uspořádány obdobně jako seznamy do kategorií. V kategorii Seznamy a knihovny jsou dostupné ke vložení dosud vytvořené knihovny a seznamy. Použití vybraných dalších webových částí je popsáno v následujících kapitolách.
Kapitola 2: SharePoint
73
2.29 Webová část ze zobrazení objektu Webová část zobrazení objektu
Na domovskou stránku vložíme do pravé zóny pod obrázek platná oznámení a nejnovější zápisy: Platná oznámení Na domovské stránce přejdeme do režimu úprav. Kurzor umístíme do pravé zóny pod obrázek. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka Oznámení a vybereme příkaz OZNÁMENÍ. Upravíme webovou část. V řádku nadpisu webové části Oznámení klepneme do rozbalovacího tlačítka nabídky webové části a vybereme příkaz UPRAVIT WEBOVOU ČÁST. Napravo od těla stránky se zobrazí podokno nástrojů Oznámení pro úpravu webové části. V poli Vybrané zobrazení vybereme Platné položky a odsouhlasíme změny tlačítkem OK. Klepnutím do tlačítka OK ukončíme úpravy webové části. Původní oznámení již není zobrazeno, neboť nesplňuje podmínky filtru zobrazení Platné položky. Ukončíme s uložením režim úprav stránky. Klepneme do tlačítka Přidat nové oznámení ve webové části Oznámeni a přidáme oznámení: » Nadpis: Účastněte se průzkumů » Obsah. Vyplňte průzkumy Hodnocení školení a Rekonstrukce místnosti. » Konec platnosti: 31. 3. 2014 Nové oznámení je již zobrazeno. Nejnovější zápisy Na domovské stránce přejdeme do režimu úprav. Kurzor umístíme do pravé zóny za obrázek a umažeme klávesou Delete případný volný řádek. Kurzor umístíme pod webovou část Oznámení. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka Knihovna dokumentů a vybereme volbu ZÁPISY. Upravíme webovou část: » Vybrané zobrazení: Nejnovější zápisy » Vzhled: Název: Nové zápisy Klepnutím do tlačítka Použít prohlédneme dopad parametrů na stránku. Klepnutím do tlačítka OK ukončíme úpravy parametrů, uložíme stránku a ukončíme režim úprav. Volný řádek mezi webovými částmi nejsnadněji odstraníme v HTML kódu zóny. Jedná se o řádek
. Pokud bychom upravili parametry zobrazení, je nutné znovu zobrazení vybrat do webové části, aby se do ní promítnuly změny parametrů zobrazení. Výsledné zobrazení webových částí na domovské stránce je v obr. 2-53. OBR. 2-53: WEBOVÉ ČÁSTI SEZNAMU A KNIHOVNY
Kapitola 2: SharePoint
74
2.30 Webová část Seznam stavů Webová část Seznam stavů
Na samostatných stránkách budeme rekapitulovat ukazatele stavů prodeje programů a průzkumu: Stavy prodejů Na domovské stránce klepneme do odkazu Ukazatele prodeje programů. Potvrdíme vytvoření nové stránky. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka Další webové části. V kategorii Obchodní data klepneme do odkazu Seznam stavů30 a do tlačítka Přidat. Ve webové části je zatím zobrazeno pouze upozornění, že je třeba konfigurovat webovou část. Pokračujeme jedním ze způsobů: » Klepneme do odkazu otevřete podokno nástrojů. » Rozbalíme nabídku webové části klepnutím do rozbalovacího tlačítka vpravo od názvu části a vybereme příkaz UPRAVIT WEBOVOU ČÁST. Na konci pole Seznam ukazatelů klepneme do tlačítka Procházet a na webu vyhledáme seznam Stavy prodejů. Klepneme do tlačítka OK. V sekci Vzhled v poli Název upřesníme název na hodnotu Seznam stavů prodejů. Klepneme do tlačítka OK na konci podokna nástrojů. Ukončíme režim úprav stránky s uložením. Stavy školení Na domovské stránce klepneme do odkazu Ukazatele průzkumu účastníků školení. Potvrdíme vytvoření nové stránky. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka Další webové části. V kategorii Obchodní data klepneme do odkazu Seznam stavů a do tlačítka Přidat. Klepneme do odkazu otevřete podokno nástrojů. V podokně nástrojů upřesníme parametry: » Seznam ukazatelů: Stavy školení » Název: Seznam stavů školení Klepneme do tlačítka OK na konci podokna nástrojů. Ukončíme režim úprav stránky s uložením.
2.31 Webová část Prezentace knihovny obrázků Připravíme stránku, na níž budeme prezentovat údaje o veřejných vysokých školách v ČR ze Seznamu škol včetně prezentace fotografií: Náhled položky Seznamu škol Pro Seznam škol připravíme nové zobrazení Náhled: » V panelu Snadné spuštění klepneme v kategorii Seznamy do odkazu Seznam škol. » V kartě SEZNAM ve skupině Spravovat zobrazení klepneme do tlačítka Vytvořit zobrazení. » Klepneme do odkazu existujícího zobrazení Fotografie. » Upřesníme parametry: Název zobrazení: Náhled Sloupce: Fotografie, Škola, Název1, PSČ, Město, Ulice, Web, Šířka, Délka, Hodnocení, Region, Absolventů Řadit: Škola (odkaz na položku s nabídkou pro úpravy) Styl: Podokno náhledu Na domovské stránce klepneme do odkazu Veřejné vysoké školy. Potvrdíme vytvoření nové stránky. V kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině Rozložení klepneme do tlačítka Rozložení textu a vybereme příkaz Dva sloupce s bočním panelem. Kurzor umístíme do zóny záhlaví V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka Další webové části. V kategorii Seznamy a knihovny klepneme do odkazu Seznam škol a do tlačítka Přidat. Klepneme do tlačítka Nabídka webové části a vybereme příkaz UPRAVIT WEBOVOU ČÁST. 30
Odkazy Stavy prodejů a Stavy školení v kategorii Seznamy a knihovny by zobrazily seznam ukazatelů, nikoliv grafické znázornění stavu.
Kapitola 2: SharePoint
vvs.png
Webová část Prezentace obrázků
75
Upravíme parametry: » Vybrané zobrazení: Náhled » Vzhled Název: Podrobnosti o vybrané škole Výška: Ano, 200 pixelů Mapa ČR s veřejnými vysokými školami Kurzor umístíme do levé zóny. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Média klepneme do tlačítka Obrázek a vybereme příkaz Z POČÍTAČE. Dohledáme a vložíme obrázek s mapou škol. Do nadpisu uvedeme Mapa veřejných vysokých škol. V kartě NÁVRH ve skupině Velikost upravíme pole Šířka na hodnotu 600 px. V mapě jsou uvedeny polohy vysokých škol, barevně jsou odlišeny roční počty absolventů. Prezentace fotografií vysokých škol Kurzor umístíme do pravé zóny. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka Další webové části. V kategorii Média a obsah klepneme do odkazu Webová část Prezentace a do tlačítka Přidat. Klepneme do tlačítka Nabídka webové části a vybereme příkaz UPRAVIT WEBOVOU ČÁST. Upravíme parametry: » Doba trvání zobrazení obrázku: 3 (sekundy) » Knihovna obrázků: Fotografie škol » Režim zobrazení obrázků: Sekvenční pořadí » Zobrazit včetně: Název a popis pod obrázkem » Vzhled Název: Veřejné VŠ Šířka: Ano, 200 pixelů Výsledný stav stránky je v obr. 2-54: Umístěním kurzoru nad název školy v horní zóně se zobrazí detaily o škole. Klepnutím do názvu se detaily zobrazí v samostatném okně s možností úpravy. Ve webové části Prezentace se postupně zobrazují obrázky z vybrané knihovny obrázků. OBR. 2-54: WEBOVÁ ČÁST PREZENTACE
Kapitola 2: SharePoint
76
2.32 Webová část Graf Webová část Graf
Ceny plánů Office 365 zobrazíme pod tabulku graficky: Na domovské stránce klepneme do odkazu Office 365. Na stránce Office 365 klepneme do odkazu Plány poskytovaných služeb. Přejdeme do režimu úprav. Kurzor umístíme pod tabulku. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka Další webové části. V kategorii Obchodní data klepneme do odkazu Webová část Graf a do tlačítka Přidat. V horizontálním menu webové části klepneme do odkazu Data a vzhled. V zobrazeném okně Zpráva z webové stránky potvrdíme tlačítkem OK uložení změn. Na stránce Průvodci pro připojení dat a vzhled grafu klepneme do odkazu Připojit graf k datům. Postupně nás vede Průvodce datovým připojením: V 1. kroku vybereme Připojení k seznamu a klepneme do tlačítka Další. V 2. kroku vybereme seznam Plány Office 365. V 3. kroku můžeme připojovaná data filtrovat, když rozbalíme sekci Filtrovat data. Mohli bychom např. zadat filtr Kategorie String Enterprice. Po klepnutí do tlačítka Náhled dat by se aktualizoval náhled ve spodní části stránky. V našem případě filtr neuplatníme. Ve 4. kroku můžeme upřesnit vazbu dat na prvky grafu. Ponecháme nastavené hodnoty parametrů, které odhadnul SharePoint dle struktury sloupců seznamu: » Řada: Default » Pole Y: Cena » Pole X: Nadpis » Seskupit podle: nevyplněné Klepnutím do tlačítka Dokončit zobrazíme první verzi grafu. V horizontálním menu webové části opět klepneme do odkazu Data a vzhled. Na stránce Průvodci pro připojení dat a vzhled grafu klepneme do odkazu Vlastní nastavení grafu. Postupně nás vede Průvodce vlastním nastavením grafu: V 1. kroku ponecháme nastavený sloupcový typ grafu. K dispozici je 15 základních typů grafů. V rámci základních typů jsou k dispozici četné podtypy. V 2. kroku můžeme modifikovat » motivy vzhledu: barevný motiv, styl kreslení, průhlednost » velikost a formát: šířka, výška grafu, formát obrázku grafu V našem případě zvětšíme šířku grafu z 300 na 400 px. V 3. kroku nastavíme vlastnosti prvků grafu: » V kartě Název legenda Zaškrtneme pole Zobrazit název grafu. Název: Měsíční poplatky za uživatele » V kartě Osy a čáry mřížky v sekci Osa X Zaškrtneme pole Zobrazit název osy. Název: plán » V kartě Popisky dat a značky Zaškrtneme pole Zobrazit popisky Hodnota popisku: ponecháme výběr Zobrazit výchozí hodnoty. » V kartě Hypertextové odkazy a popisy Hypertextový odkaz řady: https://vsemin.sharepoint.com/teams/encian01/Lists/Plany/AllItems.aspx V horizontálním menu webové části klepneme do odkazu Upřesnit vlastnosti. Na stránce Upřesnit vlastnosti: Vybereme v levém panelu prvek Oblasti grafu. V horní střední části do pole Nabídka Osa vybereme hodnotu X axis. Ve spodní části v sekci Interval zadáme do pole Interval místo hodnoty Auto hodnotu 1. Klepneme do tlačítka Nabídka webové části a vybereme příkaz UPRAVIT WEBOVOU ČÁST. V sekci Vzhled upravíme název na Graf cen plánů (viz obr. 2-55).
Kapitola 2: SharePoint
77 OBR. 2-55: WEBOVÁ ČÁST GRAF CEN PLÁNŮ
2.33 Webová část Média
Webová část Média
jurik.png
Na domovskou stránku doplníme do levé zóny pod knihovnu Sdílené dokumenty další sekci odkazů na samostatné stránky: Přejdeme do editačního režimu. Zkopírujeme nadpis Co by Vás mohlo zajímat pod webovou část Sdílené dokumenty. Upravíme text nadpisu na text Z obsahu webu. Kurzor umístíme pod nadpis. V kartě Formátování textu ve skupině Odstavec klepneme do tlačítka Odrážky. Zapíšeme odkaz na budoucí stránku [[Business IT Club o SharePointu]]. Ukončíme režim editace a klepneme do odkazu. Vytvoříme novou stránku. Vložíme do stránky webovou část Média určenou pro přehrávání videa: V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka DALŠÍ WEBOVÉ ČÁSTI. V kategorii Média a obsah klepneme do odkazu Webová část Média a do tlačítka Přidat. Klepneme do vloženého obrázku. Zobrazí se kontextové karty. V kartě MÉDIA/MOŽNOSTI ve skupině Média klepneme do tlačítka Změnit média a vybereme příkaz ZE SLUŽBY SHAREPOINT. V dialogovém okně Vybrat média v levém panelu vybereme Multimédia. V pravém podokně klepneme do položky jurik. Práci s oknem ukončíme klepnutím do tlačítka OK. V kartě MÉDIA/MOŽNOSTI ve skupině Náhled klepneme do tlačítka Změnit obrázek a vybereme možnost Z POČÍTAČE. Dohledáme fotografii přednášejícího. Do nadpisu zapíšeme Kamil Juřík. Do názvu webové části i do názvu přehrávače videa se automaticky načetl název souboru videa. V kartě MÉDIA/MOŽNOSTI můžeme nastavit vlastnosti přehrávače (automatické spuštění, opakování), vybrat ze dvou stylů přehrávače, změnit velikost přehrávače. Ukončíme editační režim. Na stránce je zobrazen náhledový obrázek. Klepnutím do tlačítka můžeme video přehrát (viz obr. 2-56). OBR. 2-56: WEBOVÁ ČÁST MÉDIA
Kapitola 2: SharePoint
78
2.34 Webová část Prohlížeč stránky Prohlížeč stránky
Na stránku Business IT Club o SharePointu doplníme webovou část se zobrazením externí webové stránky s celým obsahem přednášky: Přejdeme do editačního režimu. Pod webovou částí Média vynecháme volený řádek. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka DALŠÍ WEBOVÉ ČÁSTI. V kategorii Média a obsah klepneme do odkazu Prohlížeč stránky a do tlačítka Přidat. V kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině Upravit klepneme do tlačítka Uložit a zavřít a vybereme příkaz ULOŽIT A UCHOVAT REŽIM ÚPRAV. Klepneme do odkazu otevřete podokno nástrojů a upravíme parametry webové části: Odkaz: http://multimedia.vse.cz/media/Viewer/?peid=d5c9cdafa0fd4acb90523a03206b67b11d Vzhled » Název: SharePoint 2010 prakticky – úplný vícedruhový záznam » Výška: ano, 600 pixelů Na dotaz Chcete zobrazit pouze obsah webový stránky, který byl bezpečně doručen? klepneme do tlačítka Ne. V rámci stránky se zobrazí dílčí stránka včetně možnosti ovládat ji ovládacími prvky. V našem případě se ve třech částech okna zobrazil videozáznam přednášky, anotace přednášky a promítané snímky – pracovní plocha počítače (viz obr. 2-57) . OBR. 2-57: WEBOVÁ ČÁST PROHLÍŽEČ STRÁNKY
2.35 Webové části Excel a Visio Web Access
Webová část Excel Web Access
Na domovskou stránku doplníme do odrážkového seznamu společný odkaz Tabulka prodejů programů a model životního cyklu. Otevřeme v editačním režimu novou stránku a v ní zobrazíme tabulku Excelu a diagram Visia: Excel Web Access V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka DALŠÍ WEBOVÉ ČÁSTI. V kategorii Obchodní data klepneme do odkazu Excel Web Access a do tlačítka Přidat. Na stránce klepneme do odkazu Kliknutím sem otevřete podokno nástrojů a zadáme parametry: » Sešit: Klepneme do tlačítka na konci pole a v knihovně Sdílené dokumenty vybereme sešit prodeje.xlsx s nadpisem Tabulky programů. » Pojmenovaná položka: Tabulka2 (pojmenovaná oblast, kterou chceme zobrazit; pokud ji nezadáme, zobrazí se celý sešit) » Ostatní parametry necháme zaškrtnuté, nepotlačujeme žádnou funkci » Vzhled/Výška: 200 pixelů
Kapitola 2: SharePoint
Webová část Visio Web Access
79
V rámci webové části můžeme zobrazovat různé pojmenované části výběrem názvu části vpravo nahoře (viz obr. 2-58). Visio Web Access V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka DALŠÍ WEBOVÉ ČÁSTI. V kategorii Obchodní data klepneme do odkazu Visio Web Access a do tlačítka Přidat. Na stránce klepneme do odkazu Kliknutím sem otevřete podokno nástrojů a zadáme parametry: » Adresa URL webového výkresu: Klepneme do tlačítka na konci pole a v knihovně Diagramy Visia vybereme diagram model.vdw s nadpisem Model životního cyklu malých a středních podniků. » Ostatní parametry ponecháme beze změny. V rámci webové části můžeme zobrazovat různé stránky výkresu výběrem názvu stránky uprostřed nahoře. Můžeme také měnit měřítko zobrazení výkresu (viz obr. 2-58). Webová části Excel/Visio Web Access tak umožňují vložit aktuální informace do jakékoliv stránky. OBR. 2-58: WEBOVÉ ČÁSTI EXCEL/VISIO WEB ACCESS
Outlook Web App
Obdobně můžeme pomocí webových částí z kategorie Outlook Web App zobrazit do stránky svou doručenou poštu, kalendář, úkoly, kontakty. Poštovní schránka např. [email protected] je již vložen do příslušného pole panelu nástrojů. Do pole Adresa poštovního serveru zadáme adresu platnou pro všechny poštovní schránky Office 365 https://www.outlook.com/owa/office365.com. Ve webové části se potom zobrazí přehled přijaté pošty či další data. Uvedenou webovou adresu či zkrácenou adresu http://outlook.com můžeme také zapsat do samostatného okna a po přihlášení zobrazit obsah své poštovní schránky.
Kapitola 2: SharePoint
80
2.36 Webová část Vyhledání osob a Podrobnosti o kontaktu Na stránce Vyhledávání osob zobrazíme pole pro vyhledávání osob. Pro informaci Webová část Vyhledání osob zobrazíme také kontakt na Evu Kolínskou, která spravuje ve firmě uživatele: Na domovskou stránku doplníme do odrážkového seznamu odkaz Vyhledávání osob. Otevřeme v editačním režimu novou stránku. Prohledání osob V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka DALŠÍ WEBOVÉ ČÁSTI. V kategorii Hledání klepneme do odkazu Pole pro vyhledávání osob a do tlačítka Přidat. Pod pole nachystáme pět volných řádků. V kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině Upravit klepneme do tlačítka Uložit a zavřít a vybereme příkaz ULOŽIT A UCHOVAT REŽIM ÚPRAV. Webová část Podrobnosti o kontaktu Podrobnosti Pod volnými řádky pod vyhledávacím polem umístíme další webovou část. o kontaktu V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka DALŠÍ WEBOVÉ ČÁSTI. V kategorii Spolupráce klepneme do odkazu Podrobnosti o kontaktu a do tlačítka Přidat. Na stránce klepneme do odkazu Kliknutím sem můžeme přidat nebo upravit kontakt a zadáme parametry: » Kontakt: Pod název pole zapíšeme celé jméno Eva Kolínská a stiskneme klávesu Enter . Po kontrole jména dopíše SharePoint za jméno středník. Nelze však dopsat další osoby. » Různé/Popis: Případné dotazy a připomínky můžete poslat správci osob. » Vzhled/Název: Správce osob » Ostatní parametry ponecháme beze změny. Můžeme změnit či potlačit zobrazení fotografie kontaktu, potlačit vypisování funkce ve firmě. Uživatel na stránce může zapsat příjmení, jméno či celé jméno hledané osoby a klepnout do tlačítka Vyhledat. Po klepnutí do odkazu Možnosti hledání se zobrazí dílčí pole pro vyhledávání (viz obr. 2-59). OBR. 2-59: WEBOVÁ ČÁST VYHLEDÁVÁNÍ OSOB A PODROBNOSTI KONTAKTU
Výsledky hledání se zobrazí na nové stránce (viz obr. 2-60). OBR. 2-60: ÚDAJE O VYHLEDANÉ OSOBĚ
Klepnutím do odkazu Procházet organizační diagram zobrazíme postavení vyhledané osoby v organizační struktuře firmy. Po umístění ukazatele myši nad odkaz Od uživatele se zobrazí dokumenty na serveru, pro něž je hledaná osoba uvedena jakou autor. Pokud je dokumentů více, zobrazí se jejich úplný seznam po klepnutí do odkazu Zobrazit více výsledků. Klepnutím do odkazu Eva Kolínská v jejím kontaktu se zobrazí firemní profil Evy Kolínské.
Kapitola 2: SharePoint
81
2.37 Webová část Obsah Infrastruktura publikování
Webová část Obsah
Webová část Obsah rekapituluje objekty (seznamy a knihovny) webu. Abychom ji mohli využít, musíme aktivovat funkci: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Správa kolekce webů klepneme do odkazu Funkce kolekce webů. Pro třetí funkci Infrastruktura publikování serveru SharePoint Server klepneme do tlačítka Aktivovat. Nyní můžeme připravit stránku s obsahem: Na domovskou stránku doplníme do odrážkového seznamu odkaz Obsah webu. Otevřeme v editačním režimu novou stránku. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka DALŠÍ WEBOVÉ ČÁSTI. V kategorii Zahrnutí obsahu klepneme do odkazu Obsah a do tlačítka Přidat. V panelu nástrojů upravíme parametry: Prezentace » Styl úrovně 1: Vodorovný s nadpisem v rámečku Organizace » Řadit stránky podle: Nadpis Na rozdíl od panelu Snadné spuštění jsou kategorie a odkazy v rámci kategorií seřazeny dle abecedy. Jako samostatné kategorie jsou uvedeny dílčí weby, v našem případě Koncepce vybavení (viz obr. 2-61). OBR. 2-61: OBSAH WEBU DLE ABECEDY
2.38 Webová část Souhrnné odkazy Webová část Souhrnné odkazy
Webová část Souhrnné odkazy umožňuje vytvořit vlastní strukturu odkazů, strukturovanou navigaci. Vytvoříme souhrnné odkazy dle odkazů na domovské stránce: Na domovskou stránku doplníme do odrážkového seznamu odkaz Souhrnné odkazy před odkaz Obsah webu. Otevřeme v editačním režimu novou stránku. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka DALŠÍ WEBOVÉ ČÁSTI. V kategorii Zahrnutí obsahu klepneme do odkazu Souhrnné odkazy a do tlačítka Přidat. V horní části webové části se v režimu editace zobrazil panel nástrojů s tlačítky: Nový odkaz: Vytvoření nového odkazu do seznamu odkazů. Nová skupina: Odkazy mohou být (v jedné úrovni) rozděleny do skupin. Konfig. styly a rozložení: Můžeme změnit styl odkazů ve skupinách (např. odrážky) a počet sloupců, v nichž jsou zobrazovány skupiny. Změnit uspořádání: Můžeme změnit pořadí skupin či odrážek. Vytvoříme nejprve dvě skupiny: Klepneme do tlačítka Nová skupina. Do jediného pole Název záhlaví skupiny zapíšeme hodnotu Co by vás mohla zajímat. Obdobně vytvoříme skupinu Z obsahu webu. Doplníme jednotlivé odkazy: Klepneme do tlačítka Nový odkaz. V dialogovém okně Nový odkaz (viz obr. 2-62) zadáme parametry odkazu: » Popis bude zobrazen pod odkazem. » Odkaz zkopírujeme do schránky z místní nabídky odkazu na domovské stránce výběrem příkazem KOPÍROVAT ZÁSTUPCE. » Popis tlačítka vyplníme pouze u prvního odkazu. » Obrázky pro odkazy nevyužijeme. » Styl vybereme Nadpis a popis.
Kapitola 2: SharePoint
82 OBR. 2-62: DIALOGOVÉ OKNO NOVÝ ODKAZ
Abychom nemuseli měnit styl odkazu pro další odkazy, nastavíme jej jako výchozí. Klepneme do tlačítka Konfig. styly a rozložení. V poli Výchozí styl pro nové odkazy vybereme hodnotu Nadpis a popis. V poli Počet sloupců pro skupiny zadáme 2, aby odkazy lépe využili šířku stránky. OBR. 2-63: WEBOVÁ ČÁST SOUHRNNÉ ODKAZY
Kapitola 2: SharePoint
83
Obdobně doplníme další odkazy (viz obr. 2-63). Doplníme ještě skupinu Osoby a do ní vložíme tři osoby z firmy Encián V horní části dialogového okna Nový odkaz vybíráme volbu Vytvořit odkaz na uživatele. Do pole Uživatel vložíme uživatelské jméno. Vyplní se automaticky pole Nadpis, Adresa URL odkazu a Adresa URL obrázku. Upřesníme další pole: Skupina: Osoby Styl: Pevná velikost obrázku Po uložení stránky jsou tlačítka z panelu nástrojů funkční opět až v rámci úprav webové části.
2.39 Webová část Dotaz na obsah Webová část Dotaz na obsah
Webová část Dotaz na obsah umožňuje zobrazit obdobně jako souhrnné odkazy položky vybraného seznamu. Zobrazíme takto na samostatné stránce nejmenší vysoké školy (s hodnocením velikosti 5) v seskupení dle regionů: Na domovskou stránku doplníme do odrážkového seznamu odkaz Dotaz na obsah – Nejmenší vysoké školy před odkaz Souhrnné odkazy. Otevřeme v editačním režimu novou stránku. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Webové části klepneme do tlačítka DALŠÍ WEBOVÉ ČÁSTI. V kategorii Zahrnutí obsahu klepneme do odkazu Dotaz na obsah a do tlačítka Přidat. Klepneme do tlačítka Nabídka webové části a vybereme příkaz UPRAVIT WEBOVOU ČÁST. V podokně nástrojů zadáme parametry: Dotaz » Zdroj: Zobrazit položky z následujícího seznamu. Dohledáme Seznam škol. » Další filtry: Hodnocení je rovno 5 Prezentace » Seskupit položky podle: Region » Řadit položky podle: PSČ, vzestupně » Styl skupiny: Pruhovaný » Styl položky: Pevná velikost obrázku » Obrázek: Fotografie » Název: Škola » Popis: Název1 Vzhled » Název: Nejmenší VŠ OBR. 2-64: WEBOVÁ ČÁST DOTAZ NA OBSAH
Ve výsledném zobrazení webové části (viz obr. 2-64) jsou zobrazeny pouze školy splňující filtr (Hodnocení je rovno 5). Školy jsou seskupeny dle regionu, název skupiny je vypsán dle
Kapitola 2: SharePoint
84
nastaveného stylu (Pruhovaný). Pro každou položku je zobrazena zmenšená fotografie (Pevná velikost obrázku) ze zadaného sloupce (Fotografie). Pro školu je vypsán název (Škola), po klepnutí na název se zobrazí detaily položky (školy) 31. Pro školu je dále vypsán dále popis (Název1).
2.40 Parametry webových částí
Vzhled webové části
Rozložení webové části
Upřesnění webové části
Webové části mají četné vlastnosti. Dosud jsme se seznámili s vlastnostmi specifickými pro jednotlivé typy webových částí. Otevřeme podokno nástrojů např. na stránce Veřejné vysoké školy pro webovou část Podrobnosti o vybrané vysoké škole. Většina vlastností je obecná: sekce Vzhled Název: Název bude uveden v titulku webové části. Výška, Šířka: Můžeme nastavit přesné rozměry webové části. Abychom zbytečně nezvětšili prostor webové části či naopak nezobrazili jen její část, není vhodné rozměry nastavovat. Pokud chceme uplatnit rozměry, musím zaškrtnout pole Ano. Stav stylu webové části: Určuje, zda ve výchozím stavu je webová část minimalizovaná či normální. Tlačítkem nabídky webové části v jejím pravém horním rohu můžeme později webovou část obnovit do normální velikosti či minimalizovat. Stav styl okolí: Nastavujeme, zda se má zobrazovat nad webovou částí její název a zda má být webová část ohraničena také, když není vybrána. V režimu editace se název zobrazuje vždy. K dispozici jsou možnosti: » Výchozí (Pouze nadpis) » Žádné » Záhlaví a ohraničení » Pouze nadpis » Pouze ohraničení sekce Rozložení Skryté: Webová část je skryta. Můžeme ji snadno znovu zobrazit zrušením zaškrtnutí pole Skryté. Směr: Směr pořadí sloupců ve webové části. Popisy polí mohou být takto zobrazeny vpravo (zprava doleva). Zóna: Výběr zóny umístění webové části. Změnu můžeme provést také tažením za titulek webové části. Index zóny: Pořadí webové části v rámci webové zóny. Změnou čísla můžeme změnit pořadí webových částí. Změnu můžeme provést také tažením za titulek webové části. sekce Upřesnit Povolit minimalizaci: Zrušením zaškrtnutí můžeme znemožnit minimalizaci webové části. V ikoně nabídky webové části nebude uveden příkaz MINIMALIZOVAT. Povolit zavření: Zrušením zaškrtnutí můžeme znemožnit zavření webové části. V ikoně nabídky webové části nebude uveden příkaz ZAVŘÍT. Povolit skrytí: Zrušením zaškrtnutí můžeme znemožnit skrytí webové části. V sekci Rozložení nebude zobrazeno pole Skryté. Povolit změnu zóny: Zrušením zaškrtnutí znemožníme webové zóny webové části. Povolit připojení: Zrušením zaškrtnutí můžeme znemožnit připojení jiné webové části. Připojení se provádí např. za účelem synchronizace zobrazovaných dat. 32 Povolit úpravy v osobním zobrazení: Můžeme znemožnit vytvoření osobního zobrazení stránky. Režim exportu: Umožňuje filtrovat data exportovaná z webové části. Adresa URL názvu: Adresa je využita jako odkaz z názvu webové části. Popis: Popis se zobrazuje při umístění ukazatele myši na název webové části. Adresa URL nápovědy: Vyplněním adresy se do ikony nabídky názvu webové části doplní příkaz NÁPOVĚDA. Klepnutím do příkazu NÁPOVĚDA se zobrazí v novém okně vyplněná
31 32
Odkaz můžeme modifikovat zadáním jiného obsahu pole Odkaz. Nemůže to však být dopočtený sloupec. Připojení jiné webové části je nutné provést v aplikaci Microsoft SharePoint Designer. Můžeme potom např. k zaměstnancům zobrazovat jejich služební cesty.
Kapitola 2: SharePoint
Export webové části
Import webové části
85
adresa. Doplníme pro ukázku nápovědu k webové části Podrobnosti o vybrané škole odkazem na server http://www.vysokeskoly.cz. Režim nápovědy: Umožňuje modifikovat způsob zobrazení nápovědy: » Modální: Nápověda se otevře v samostatném okně, které před dalším prohlížením stránky musíme zavřít. » Nemodální: Nápověda se otevře v novém okně (výchozí nastavení). » Navigace: Nápověda se otevře ve stejném okně. Adresa URL obrázku ikony katalogu: Umístění souboru obsahujícího obrázek, který bude použit jako ikona webové části v seznamu webových částí. Velikost obrázku musí být 16 × 16 pixelů. Adresa URL obrázku ikony názvu: Umístění souboru obsahujícího obrázek, který bude použit v titulku webové části. Velikost obrázku musí být 16 × 16 pixelů. 33 Chybová zpráva chyby importu: Zpráva, která se zobrazí při potížích s importem webové části (o importu viz dále). Cílové skupiny: Omezení skupin uživatelů, kteří budou mít zobrazenu webovou část (viz kap. 2.46). Webovou část můžeme exportovat pro účely dalšího využití ve stejné či jiné webové kolekci: Z domovské stránky zobrazíme klepnutím do příslušného odkazu stránku Souhrnné odkazy. Klepneme do ikony nabídky webové části a vybereme příkaz EXPORTOVAT. Soubor Souhrnné_odkazy.webpart uložíme do počítače. Aby byla uvedena webová část v nabídce webových částí, musíme ji importovat do galerie webových částí: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Galerie klepneme do odkazu Webové části. V kartě DOKUMENTY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Odeslat dokument. Dohledáme soubor Souhrnné_odkazy.webpart. Zobrazí se okno vlastností importované webové části Do pole Skupina zadáme vlastní hodnotu s názvem kategorie webové části, např. Vlastní Pokud budeme vkládat webovou část, bude importovaná uvedena v zadané kategorii, např. Vlastní. Pokud kategorii nevyplníme, bude uvedena v kategorii Různé.
2.41 Export do dalších aplikací Data z různých typů seznamu lze snadno exportovat či dokonce propojit do jiných aplikací. V rámci zobrazení seznamu klepneme v kartě SEZNAM (popř. KALENDÁŘ) do některého z tlačítek skupiny Připojit a exportovat (viz obr. 2-65). Některá tlačítka jsou dostupná pouze pro některé typy seznamů. OBR. 2-65: TLAČÍTKA SKUPINY PŘIPOJIT A EXPORTOVAT PRO SEZNAM
Export do Excelu
Export do aplikace Excel budeme demonstrovat na seznamu Seznam škol: Otevřeme seznam klepnutím do odkazu v panelu Snadné spuštění. V kartě SEZNAM ve skupině Připojit a exportovat klepneme do tlačítka Exportovat do aplikace Excel. Seznam je vyexportován do sešitu Excelu formou tabulky. Fotografie jsou exportovány formou odkazu na webovou stránku s fotografií. V buňce je zobrazen případný popis fotografie. Ze sloupců typu Hypertextový odkaz je vyexportována příslušná adresa. Aby byla
33
Pro vyzkoušení můžeme stáhnout obrázky webových částí z obsahu webu. Na domovské stránce webu klepneme v panelu Snadné spuštění na konci do odkazu Zobrazit veškerý web. Klepneme pravým tlačítkem do ikony některého objektu a z místní nabídky vybereme volbu ULOŽIT OBRÁZEK JAKO. Obrázky jsou v požadované velikosti 16 x 16 pixelů.
Kapitola 2: SharePoint
Export do Accessu
Export
Propojení
Export do Projectu
Export do Visia
86
v Excelu citlivá, je nutné v buňce stisknout editační klávesu F2 a hodnotu odeslat klávesou Enter . Export do aplikace Access budeme demonstrovat také na seznamu Seznam škol: V dialogovém okně Otevřít v aplikaci Microsoft Access zadáme umístění databáze. Tabulku můžeme vytvořit v nové databázi či ve stávající databázi. Dále vybereme, zda vytvoříme odkaz (propojíme data) či vytvoříme kopii dat (exportujeme data). V databázi se vytvoří tabulka s názvem seznamu. Pro každou větu (položku seznamu) je vytvořen primární klíč ID. Obrázky jsou převedeny do pole typu Hypertextový odkaz. Webové adresy jsou převedeny do pole typu Memo, v němž jsou funkční, tj. citlivé na klepnutí. V případě propojení je možné data aktualizovat v SharePointu či v Accessu. V Accessu má tabulka ikonu SharePointu s šipkou propojení. Import či propojení seznamu lze provést také z Accessu: V kartě EXTERNÍ DATA ve skupině Importovat a propojit klepneme do tlačítka Další a vybereme příkaz SEZNAM SLUŽBY SHAREPOINT. Je také možné přesunout (propojit) všechny tabulky databáze. V kartě DATABÁZOVÉ NÁSTROJE ve skupině Přesunout data klepneme do tlačítka SharePoint. Z Accessu můžeme také vytvořit nový seznam v SharePointu. V kartě VYTVOŘENÍ ve skupině Tabulky klepneme do tlačítka Seznamy služby SharePoint. Můžeme vyjít z definované struktury (KONTAKTY, ÚKOLY, PROBLÉMY, UDÁLOSTI), můžeme vytvořit vlastní seznam (VLASTNÍ). Můžeme se také připojit k seznamu (EXISTUJÍ SEZNAM SLUŽBY SHAREPOINT). Export do aplikace Project je možný jen pro seznamy typu Úkoly, Úkoly projektu nebo Sledování problémů. Budeme jej demonstrovat na seznamu Projekt Start: Seznam je exportován do Projectu formou projektu s úkoly v režimu Ručně naplánované. Exportovány jsou také vazby mezi úkoly (v Projectu sloupec Předchůdci). Exportováno je přiřazení zdrojů úkolům (sloupec Názvy zdrojů). Přetížení zdrojů (sloupec Ukazatele) je způsobeno zahájením a dokončením úkolů mimo pracovní dobu. V SharePointu by bylo nutné doplnit k datům časy, jinak jsou importována zahájení úkolu v 0:00. (Standardní pracovní doba je po exportu nastavena v pracovní dny 9:00 – 13:00, 14:00 – 18:00.) Úkoly nejsou řazeny shodně se seznamem SharePointu. Export do aplikace Visio je možný jen pro seznamy typu Úkoly a Sledování problémů. Exportována je rekapitulace úkolů formou kontingenční tabulky. Export budeme demonstrovat na seznamu Helpdesk: Ve Visiu se automaticky vytvoří kontingenční diagram, v němž jsou problémy rozděleny dle stavu vyřešení a v druhé úrovni dle priority (viz obr. 2-66). OBR. 2-66: KONTINGENČNÍ DIAGRAM VISIA DLE SEZNAMU HELPDESK
Kapitola 2: SharePoint
Připojení k Outlooku
Export do formátu iCalendar a vCard
Export knihoven
87
Kontingenční diagram je propojen se seznamem. Zdrojem dat je tedy Seznam služby SharePoint. Při změně seznamu je možné aktualizovat kontingenční diagram: Klepnutím vybereme kořen kontingenčního diagramu (uzel Celkový součet). V kartě KONTINGENČNÍ DIAGRAM ve skupině Data klepneme do tlačítka Aktualizovat. Ve Visiu je možné zadat automatickou aktualizaci v pravidelných intervalech: V kartě KONTINGENČNÍ DIAGRAM ve skupině Data klepneme do spodní části tlačítka Aktualizovat a vybereme příkaz MOŽNOSTI DAT. V dialogovém okně Možnosti kontingenčního diagramu zaškrtneme pole Obnovovat každých a zadáme počet minut (minimálně 1 minuta). Seznamy typu Kalendář, Kontakty, Úkoly, Úkoly projektu lze připojit (propojit) s aplikací Outlook. Připojení budeme demonstrovat na seznamu Kalendář: V kartě KALENDÁŘ ve skupině Připojit a exportovat klepneme do tlačítka Připojit k aplikaci Outlook. Povolíme svému webu spouštění programů v počítači klepnutím do tlačítka Povolit. Povolíme otevření Outlooku klepnutím do tlačítka Povolit. Odsouhlasíme připojení složky SharePointu k Outlooku klepnutím do tlačítka Ano. V Outlooku se zobrazí kalendář s názvem Interní web firmy Encián – Kalendář. Můžeme jej zobrazit souběžně s jiným kalendářem, popř. překrýt. Každý kalendář je odlišen svou barvou. Změny kalendáře můžeme provádět v SharePointu či v Outlooku. Synchronizace v Outlooku se provádí v pravidelných intervalech. Můžeme ji okamžitě spustit, když v kartě ODESÍLÁNÍ A PŘÍJEM ve skupině Odeslat a přijmout klepneme do tlačítka Odeslat a přijmout u všech složek. Kalendář je možné z Outlooku odstranit. V kartě SOUBOR v dílčí kartě Informace klepneme do tlačítka Nastavení účtu a vybereme příkaz NASTAVENÍ ÚČTU. V dialogovém okně Nastavení účtu klepneme na záložku Seznamy serveru SharePoint. Klepnutím vybereme seznam Interní web firmy Encián - Kalendář a klepneme do tlačítka Odebrat. V seznamech typu Kalendář a Kontakty projektu můžeme exportovat jednotlivou položku do formátu pro výměnu dat. Export budeme demonstrovat na položce seznamu Zájemci o nákup: Zobrazíme položku Bendová. V kartě VLASTNÍ PŘÍKAZY ve skupině Vlastní příkazy klepneme do tlačítka Exportovat kontakt. Soubor owssvr.vcf (typ vCard) uložíme do počítače pod názvem Bendova.vcf. Soubor typu vCard je možné načíst do programů pro práci s kontakty, např. do Outlooku jedním ze způsobů: Táhneme soubor myší do seznamu kontaktů. V kartě SOUBOR v dílčí kartě Otevřít klepneme do tlačítka Importovat a vybereme akci Importovat soubor VCARD (.vcf). Soubor typu vCard je textový soubor, který můžeme snadno prohlédnout programem pro správu souborů. Obdobně můžeme exportovat jednotlivé položky kalendáře do souboru owssvr.ics (typ iCalendar). Pro knihovny je skupina tlačítek Připojovat a exportovat v kartě KNIHOVNA modifikována (viz obr. 2-67): OBR. 2-67: TLAČÍTKA SKUPINY PŘIPOJOVAT A EXPORTOVAT PRO KNIHOVNU
Připojit k systému Office: Do rychlých odkazů osobního webu uživatele (https://vseminmy.sharepoint.com/_layouts/MyQuickLinks.aspx) doplní odkaz na aktuální knihovnu. Pokud je uživatel přihlášen svým uživatelským jménem ve Windows, zobrazí se odkazy při vytváření, otevírání a ukládání dokumentů Office ve složce Weby služby SharePoint v rámci Oblíbených položek.
Kapitola 2: SharePoint
88
Připojit k aplikaci Outlook: Obdobně jako kalendář či kontakty je možné doplnit zobrazování seznamu SharePoint ve složce Seznam služby SharePoint. Dokumenty jsou staženy do Outlooku a jsou dostupné i bez připojení k webu. Exportovat do aplikace Excel: Exportuje seznam dokumentů knihovny do sešitu Excelu. V prvním sloupci tabulky jsou hypertextové odkazy na dokumenty knihovny. Ve sloupcích tabulky jsou vlastnosti dokumentu včetně vlastních polí, tj. např. pro zápisy zde přehledně najdeme sloupce Název, Změněno, Autor změny, Kategorie, Datum porady, Bod 1, Bod 2, ..., Bod 6. Otevřít v Průzkumníkovi: Otevře knihovnu dokumentů v Průzkumníkovi Windows, což usnadňuje správu dokumentů (přejmenování, odstranění).
2.42 SharePoint Workspace
SharePoint Workspace
Aplikace SharePoint Workspace34 umožňuje pracovat s vybranými seznamy a knihovnami webu offline bez připojení k Internetu a později obsah synchronizovat. Synchronizaci budeme demonstrovat na příkladu knihovny dokumentů Zápisy: V kartě KNIHOVNA ve skupině Připojit a exportovat klepneme do tlačítka Synchronizovat s aplikací SharePoint Workspace (viz obr. 2-67). Tlačítkem Povolit potvrdíme otevření webového obsahu pomocí aplikace Microsoft SharePoint Workspace. Potvrdíme synchronizaci tlačítkem OK. Proběhne synchronizace knihovny do aplikace Workspace. Ve spouštěcím panelu Workspace je uveden web Interní web firmy Encián. Poklepáním otevřeme jeho okno. V panelu Obsah jsou zatím dvě kategorie: Dokumenty: Jediná knihovna Zápisy, která bude zatím synchronizována. K dispozici na serveru: Další knihovny a seznamy webu Interní web firmy Encián, které lze zatím prohlížet pouze z webu. Přidáme do synchronizace Seznam škol: Vybereme Seznam škol klepnutím v panelu Obsah. V okně Workspace se zobrazí nabídka: » Otevřít seznam v prohlížeči (jednorázové připojení do SharePointu bez další synchronizace) » Připojit Seznam škol k serveru: Klepnutím zahájíme synchronizaci. Seznam se přesune do kategorie Stahování, po stáhnutí se kategorie změní na kategorii Seznam škol. Nastavíme offline režim. V kartě SOUBOR v dílčí kartě Informace klepneme do tlačítka Nastavení připojení a vybereme příkaz PRACOVAT OFFLINE. V režimu offline můžeme bez připojení pracovat s dříve nastavenými knihovnami a seznamy (viz obr. 2-68). OBR. 2-68: INTERNÍ WEB FIRMY ENCIÁN V REŽIMU OFFLINE
34
Dříve se aplikace jmenovala Microsoft Office Groove. Aplikace SharePoint Workspace je součástí sady Office Professional Plus. Pro mobilní telefony existuje aplikace SharePoint Workspace Mobile, která jse součástí sady Office Mobile.
Kapitola 2: SharePoint
89
K dispozici jsou zobrazení jako nástroj filtrace, řazení, výběru zobrazených polí. Můžeme editovat seznam či dokumenty v knihovně. Po připojení k Internetu provedeme synchronizaci dat: V kartě SYNCHRONIZACE ve skupině Synchronizovat klepneme do tlačítka Synchronizovat a vybereme příkaz SYNCHRONIZOVAT PRACOVNÍ PROSTOR, která synchronizuje všechny nastavené seznamy a knihovny. Pokud jsme byli v offline režimu, jsme vyzváni k přepnutí do online režimu. Z SharePointu můžeme zadat synchronizaci všech objektů webu: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz SYNCHRONIZOVAT S APLIKACÍ SHAREPOINT WORKSPACE. Povolíme otevření obsahu. Potvrdíme spuštění synchronizace. Synchronizace trvá déle, proto se zobrazí dialogové okno s průběhem synchronizace. SharePoint Workspace nepodporuje následující typy seznamů: Nepodporované Stránky wikiwebu (Stránky webu), typy Knihovna snímků (Snímky Encián), Kalendář (naše seznamy Kalendář, Porady), Průzkum (Hodnocení školení, Rekonstrukce místnosti), Seznam stavů (Stavy prodejů, Stavy školení). Uvedené typy je nutné vždy otevírat v prohlížeči z Internetu. Další omezení: Není možné vytvářet nové knihovny, seznamy, weby. Není možné upravovat přílohy seznamů (lze je otevřít pro čtení). Nejsou podporovány synchronizace změn poznámkových bloků aplikace OneNote. V aplikace SharePoint Workspace můžeme synchronizovat více webů. Můžeme také Pracovní prostor Groove založit nový pracovní prostor typu Groove, který můžeme sdílet s jinými uživateli. V rámci pracovního prostoru lze používat různé nástroje (Dokumenty, Diskuse, Kalendář, Seznamy, Poznámkový blok, Obrázky, Skicák, Šachy, Chat).
2.43 Web šablony Webový deník
Webový deník (blog)
Interní blog
denik.png
Dosud jsme vytvářeli knihovny, seznamy, webové části v rámci jednoho webu Interní web firmy Encián na úrovni kolekce webů. Web může obsahovat dílčí weby (které mohou obsahovat v libovolném počtu úrovní další dílčí weby). Dle šablony mohou poskytovat dílčí weby další možnosti odlišné od možností dosud rozpracovaného týmového webu. Šablonu kolekce webů volil správce při zakládání kolekce webů. Vytvoříme dílčí web určeny pro interní firemní blog. Blog obsahuje krátké příspěvky seřazené v obráceném chronologickém pořadí. Příspěvky můžeme třídit do kategorií a doplňovat k nim komentáře. Webový deník je realizován soustavou seznamů. Připravíme blog, do nějž doplníme jeden příspěvek a jeden komentář: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NOVÝ WEB. Dialogové okno Vytvořit obsahuje dvě karty: Vybrané položky: 6 základních webových šablon, Procházet vše: 25 šablon rozdělených do 6 kategorií. V pravé části karty Vybrané položky klepneme do záložky šablony Webový deník. V levé části zadáme parametry: Nadpis: Interní blog https://...: blog Klepneme do tlačítka Vytvořit. Vytvoří se nový web a zobrazí jeho domovská stránka s účelově upraveným panelem Snadné spuštění a v pravé zóně s webovou částí Nástroje pro blog a O tomto blogu. Klepneme do ikony nabídky webové části O tomto blogu a vybereme příkaz UPRAVIT WEBOVOU ČÁST. Klepneme do obrázku. V kartě NÁSTROJE OBRÁZKU/NÁVRH ve skupině Vybrat klepneme do tlačítka Změnit obrázek a vybereme příkaz Z POČÍTAČE. Dohledáme obrázek a uložíme jej. Vlastnosti obrázku neupraveujeme. V kartě NÁSTROJE OBRÁZKU/NÁVRH ve skupině Velikost zrušíme zaškrtnutí pole Zamknout poměr stran, zadáme hodnoty Šířka: 133 px, Výška: 100 px.
Kapitola 2: SharePoint
Kategorie
Komentář
90
Do uvítacího textu zapíšeme: V interním blogu firmy očekáváme krátké aktuální informace zaměstnanců pro ostatní zaměstnance. Napište třeba o Vámi realizovaných aplikacích SharePointu. Ukončíme práci s nástroji webové části klepnutím do tlačítka OK. V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Kategorie. Zobrazí se seznam Kategorie, v něm upravíme názvy: Kategorie 1: SharePoint Kategorie 2: Exchange Kategorie 3: Lync Klepnutím na název Interní blog se vrátíme na domovskou stránku. V odkazech v pravé zóně klepneme do odkazu Vytvořit příspěvek a ve formuláři vyplníme vlastnosti zprávy a uložíme příspěvek tlačítkem Publikovat: Nadpis: Překladový slovník v SharePointu Obsah: Formátovaný text dle obr. 2-69 Kategorie: SharePoint Klepneme do odkazu Komentář pod příspěvkem a doplníme komentář: Nadpis: Rozsah slovníků Obsah: Česko-španělský slovník obsahuje přes 15 200 hesel, španělsko-český přes 18 400 hesel. Na domovské stránce jsou příspěvky uspořádány formou blogu (viz obr. 2-69). OBR. 2-69: WEBOVÝ DENÍK (BLOG)
Koncept
Pokud bychom příspěvek uložili místo tlačítkem Publikovat tlačítkem Uložit jako koncept, byl by ve stavu Čeká na vyřízení a byl by zobrazen pouze pro autora v seznamu Příspěvky (tj. v panelu nástrojů Snadné spuštění bychom museli klepnout do odkazu Zobrazit veškerý obsah webu a v kategorii Seznamy do odkazu Příspěvky). Z dílčího webu se vrátíme na výchozí web klepnutím do tlačítka Přejít nahoru vedle tlačítka Akce webu a výběrem Interního webu firmy Encián. Zobrazení dílčího webu zatím musíme provádět odkazem Veškerý obsah webu na konci panelu Snadné spuštění.
2.44 Šablona Pracovní web skupiny Pracovní web skupiny
Četné možnosti poskytuje web vytvořený ze šablony Pracovní web skupiny. Ve firmě Encián jej použijeme pro: přehled dostupnosti zaměstnanců, kalendář firemních akcí včetně rezervace prostředků (např. místností), oběžníky s aktuálními informacemi zasílané vybraným uživatelům s možností jejich komentáře a potvrzení, předávání telefonických vzkazů,
Kapitola 2: SharePoint
91
evidenci interních firemních úkolů. Postupně v roli Evy Kolínské založíme web a naplníme jej hodnotami: Pracovní web založíme pod názvem Pracovní aktuality: Pracovní Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NOVÝ WEB. aktuality V pravé části karty Vybrané položky klepneme do záložky šablony Pracovní web skupiny. V levé části zadáme parametry: » Nadpis: Pracovní aktuality » https://...: aktuality Klepneme do tlačítka Vytvořit. Vytvoří se nový web a zobrazí jeho domovská stránka s účelovými webovými částmi. Aktuální pozice Demonstrujeme nástroj Aktuální pozice: Nejprve přidáme členy pracovní skupiny jedním ze způsobů: » Ve webové části Aktuální pozice klepneme do odkazu sem. » V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Veškerý obsah webu a v kategorii Seznamy do seznamu Aktuální pozice. Do pole Přidat členy zadáme uživatelská jména Petr Novák; Eva Kolínská; Marie Sladká a klepneme do tlačítka Vytvořit. Zobrazí se položky seznamu Aktuální pozice pro záznam aktuálního umístění pracovníka. V řádku Marie Sladké ve sloupci Umístění klepneme do vložené hodnoty V. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Spravovat klepneme do tlačítka Možnosti umístění. Upřesníme nabídku umístění Marie Sladké: » Do pole Mé umístění dopíšeme na další řádek hodnotu Město. Celkem můžeme připravit pro každého uživatele až 5 voleb nabídky. » Do pole Mé kontaktní informace zadáme na samostatné řádky: mobil, e-mail, kancelář. Pro každého uživatele můžeme zadat 5 možností. V řádku Marie Sladké klepneme do tlačítka ve sloupci Upravit. V dialogovém okně Aktuální pozice – Marie Sladká vyplníme: » Umístění: Město » Čas zahájení: aktuální (dnešní) datum, 8:00 » Přímo na odlehlé pracoviště: zaškrtneme » Doba mimo pracoviště: aktuální datum, 10:00 » Kontaktní informace: [email protected] » Komentář: vyjednávání oběda pro školené V záhlaví stránky klepneme do odkazu Pracovní aktuality. Ve webové části Aktuální pozice je v řádku Marie Sladké zapsána aktuální vložená pozice. Zkratka BP značí odchod z domova přímo na odlehlé pracoviště. BN by značilo odchod z odlehlého pracoviště domů. Klepnutím do názvu webové části Aktuální pozice zobrazíme seznam Aktuální pozice, v němž na konci každého řádku je aktuální kontaktní informace uživatele. Pokud je skupina uživatelů rozsáhlá, můžeme omezit uživatele na vybranou skupinu (o skupinách viz kap. 2.45). Zobrazují se však jen uživatelé uvedení také v seznamu Aktuální pozice. Nástroj Kalendář skupiny: Kalendář Abychom mohli rezervovat prostředky, přidáme je do seznamu Prostředky: skupiny » V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Veškerý obsah webu. » V kategorii Seznamy klepneme do seznamu Prostředky. Přidáme dva prostředky. » Název:Školící počítačová místnost 28 Popis: místnost vybavená 18 počítači pro účastníky školení, 1 počítačem pro školitele a dataprojektorem » Název: Mediasite Popis: zařízení pro vícedruhový záznam Na domovské stránce klepneme do názvu webové části Kalendář skupiny. V kartě KALENDÁŘ ve skupině Obor klepneme do tlačítka Měsíc. V miniatuře kalendáře nad panelem Snadné spuštění vybereme rok 2014 a měsíc IV. V kartě KALENDÁŘ ve skupině Obor klepneme do tlačítka Skupina týdnů. Vybereme týden 7. – 13. 4. 2014.
Kapitola 2: SharePoint
92
Do pole Přidat osobu zapíšeme Petr Novák; Marie Sladká a odešleme. Ke kalendáři zobrazeného uživatele se tak zobrazí kalendáře dalších uživatelů. Klepneme do odkazu Přidat prostředky nebo v kartě KALENDÁŘ ve skupině Přepínač do tlačítka Prostředek. V dialogovém okně Vybrat prostředky a skupiny prostředků vybereme klepnutím Školící počítačovou místnost 28 a přidáme ji klepnutím do tlačítka Přidat. Obdobně přidáme Mediasite. Práci s oknem ukončíme klepnutím do tlačítka OK. Na stránce jsou zobrazeny navíc kalendáře prostředků. Novou událost vytvoříme jedním ze způsobů: » Poklepeme na políčko libovolného uživatele či prostředku v příslušném dni. » Klepneme do dne a do tlačítka Přidat v posledním prostředku. » V kartě UDÁLOSTI ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nová zvláštní událost a vybereme příkaz PLÁN A REZERVACE. V dialogovém okně Kalendář skupiny zadáme: » Nadpis: Školení Office 365 » Místo konání: Encián 28 » Čas zahájení: 9. 4. 2014 9:00 » Čas ukončení: 9. 4. 2014 17:00 » Účastníci: Eva Kolínská; Marie Sladká » Prostředky: Školící počítačová místnost 28; Mediasite » Popis: Školení pro zájemce z veřejných vysokých škol s důrazem na využití SharePointu » Kategorie (vlastní hodnota): Školení Událost se zobrazí pro všechny zúčastněné uživatele a zdroje. Vrátíme se na domovskou stránku webu Pracovní aktuality. Událost jsme mohli vložit přímo do kalendáře ve webové části Kalendář skupiny, avšak přechod na pozdější datum by zde byl těžkopádný. Zadáme ještě jednu událost. Bude se konat ve stejný den v čase 9:00 – 11:00. Účastní se jí Petr Novák, který chce využít prostředek Mediasite. Poklepeme v libovolném datu do políčka kalendáře. V dialogovém okně Kalendář skupiny zadáme parametry: » Nadpis: Prezentace firmy Encián » Místo konání: Encián 31 » Čas zahájení: 9. 4. 2014 8:00 » Čas ukončení: 9. 4. 2014 10:00 » Účastníci: Petr Novák » Prostředky: Mediasite » Kategorie: Setkání V poli Volný čas se zobrazuje dosavadní obsazení uživatelů a prostředků. Klepneme do tlačítka Zkontrolovat. Pod tlačítkem se zobrazí červeně upozornění, že nejméně jeden vybraný prostředek je již v tomto časovém úseku rezervován. Událost ani bez kontroly nelze uložit. Upravíme datum na 10. 4. 2014 a událost uložíme. Druhá událost je zobrazena v kalendáři až při zobrazení uživatele Petr Novák či zdroje Mediasite (viz obr. 2-70). OBR. 2-70: KALENDÁŘ SKUPINY
Kapitola 2: SharePoint Oběžníky
Poznámka k telefonnímu hovoru
Úkoly
93
Nástroj Oběžníky V roli Evy Kolínské napíšeme oběžník, který pošleme Petru Novákovi a Marii Sladké k připomínkování a potvrzení. V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Oběžníky. Přidáme novou položku s parametry: » Nadpis: Osnova školení Office 365 » Obsah (aplikujeme číslovaný seznam): 1. Wikiweb 2. Knihovny 3. Seznamy 4. Webové části 5. Dílčí weby » Termín splnění: 31. 3. 2014 17:00 » Příjemci: Marie Sladká; Petr Novák Po uložení není položka zobrazena, neboť Oběžníky jsou zobrazeny ve výchozím zobrazení Můj nepotvrzený oběžník. Vybereme zobrazení Všechny oběžníky. V roli Petra Nováka najdeme oběžník zobrazený ve výchozím zobrazení Můj nepotvrzený oběžník. » Klepneme do jeho názvu a do tlačítka Upravit položku. » Do pole Obsah dopíšeme 6. Veřejný web. » Do pole Komentáře zapíšeme Doplnil jsem do osnovy Veřejný web. » Klepneme do tlačítka Uložit. » Znovu otevřeme položku oběžníku klepnutím do jejího názvu a potvrdíme ukončení svého stanoviska tlačítkem Potvrdit. » Petr Novák již uvidí oběžník až v zobrazení Všechny oběžníky. Obdobně v roli Marie Sladké najdeme oběžník a upravíme pole: » Do pole Obsah dopíšeme 6. Osobní weby. (Veřejný web bude jako 7.) » Do pole Komentáře zapíšeme Doplnila jsem do osnovy Osobní weby. » Potvrdíme ukončení svého stanoviska tlačítkem Potvrdit. V roli Evy Kolínské již vidíme oběžník se Stavem o hodnotě Dokončeno. Nástroj Poznámka k telefonnímu hovoru Sekretářka Marie Sladká přijme telefonní hovor a provede o tom zápis se vzkazem pro Evu Kolínskou. V roli Marie Sladké klepneme v panelu Snadné spuštění do odkazu Poznámka k telefonnímu hovoru. Přidáme novou položku s parametry: » Volání od: TU Liberec » Příjemci: Eva Kolínská » Volání zpět: Ano » Číslo pro volání zpět: +420 485 351 123 » Zpráva: Kolegové z TU Liberec mají zájem o detaily školení Office 365. Prosí o zavolání zpět. » Datum/čas: Ponecháme aktuální datum a čas. Marie Sladká vidí poznámku v zobrazení Poznámky ode mě. V roli Evy Kolínské reagujeme na vzkaz. Vidíme jej ve výchozím zobrazení Mé nevyřešené poznámky. Upravíme pole: » Komentáře: Kolegové z TU Liberec se na základě telefonického upřesnění obsahu zúčastní školení Office 365. Potvrdíme ukončení řešení poznámky tlačítkem Vyřešit. Eva Kolínská vidí poznámku v zobrazení Mé poznámky. Marie Sladká vidí poznámku v zobrazení Poznámky ode mě. Seznam Úkoly Eva Kolínská stanoví Marii Sladké úkol dojednat stravování účastníků školení. V roli Evy Kolínské vložíme dva úkoly. V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Úkoly.
Kapitola 2: SharePoint
Oznámení
Odkazy
94
Přidáme novou položku s parametry: » Nadpis: Oběd v rámci školení Office 365 » Přiřazeno: Marie Sladká » Popis: Prosím o zajištění oběda pro účastníky školení Office 365. » Termín splnění: 31. 3. 2014 Přidáme druhý úkol s parametry: » Nadpis: Občerstvení v rámci školení Office 365 » Předchůdci: Oběd v rámci školení Office 365 » Přiřazeno: Marie Sladká » Popis: Prosím o zajištění kávy, čaje a občerstvení pro účastníky školení. » Termín splnění: 31. 3. 2014 V roli Marie Sladké zapíšeme plnění úkolů: » Pro první úkol: Stav: Dokončeno. Hotovo (%): 100%. » Pro druhý úkol: Stav: Probíhá. Hotovo (%): 50 %. V roli Evy Kolínské doplníme oznámení: Ve webové části Oznámení klepneme do odkazu Přidat nové oznámení. Vyplníme parametry: » Nadpis: WUG » Obsah: Sledujte akce WUG – sdružení organizujícího akce pro zájemce o platformu Microsoft Windows. Viz http://www.wug.cz. » Konec platnosti: 30. 6. 2014 V roli Evy Kolínské doplníme odkaz: Ve webové části Odkazy klepneme do odkazu Přidat nový odkaz. Vyplníme parametry: » Adresa URL: http://www.lunchtime.cz » Popis: Denní menu restaurací » Poznámky: Vyhledávání restaurací Výsledný stav domovské stránky se zobrazením kalendáře všech členů skupiny a všech prostředků je v obr. 2-71. OBR. 2-71: DOMOVSKÁ STRÁNKA PRACOVNÍHO WEBU SKUPINY
V pravé horní webové části Co je nového se zobrazují poslední oběžníky, poznámky k telefonnímu hovoru a položky kalendáře vztahující se k přihlášenému uživateli a to s omezeními: stáří maximálně 3 dny, maximálně 10 osobních položek a 5 sdílených položek.
Kapitola 2: SharePoint Šablony webů
95
Sharepoint kromě Webového deníku a Pracovního webu skupiny nabízí další šablony webů, charakteristika vybraných: Týmový web Express: Obsahuje pouze knihovny Dokumenty, Prostředky webu, Stránky webu a seznam Příspěvky. Na domovské stránce je úvodní text, seznam příspěvků (které je možné doplňovat tlačítkem Příspěvek) seznam dokumentů. Prázdný web: Domovská stránka je prázdná. Web neobsahuje žádné knihovny ani dokumenty. Web neobsahuje wikiknihovnu Stránky webu, kterou by bylo nutné vytvořit a vybrat z ní domovskou stránku, pokud bychom chtěli snadno zapisovat text na domovskou stránku. Pracovní prostor dokumentů: Na domovské stránce jsou formou webových částí zobrazeny seznamy a knihovny Oznámení, Sdílené dokumenty, Úkoly a Členové webu. Založeny jsou také seznamy Kalendář a Týmová diskuse. (Šablona je podobná výchozí šabloně webů v dřívějších verzích SharePointu.) Centrum dokumentů: Šablona zaměřena na úložiště dokumentů. Na domovské stránce je jediné tlačítko Odeslat dokument, které odesílá dokument do knihovny Dokumenty. V šabloně je ještě prázdný seznam Úkoly.
2.45 Oprávnění Kolekce webů
Skupiny osob
Uživatel pracuje v SharePointu s kolekcí webů – výchozím webem, v němž tvoří knihovny, seznamy, dílčí weby. Na jednom serveru může být více kolekcí webů. Správce Office 365 může sám vytvářet kolekce webů. Dosud jsme pracovali s kolekcí webů Interní web firmy Encián35 na adrese https://vsemin.sharepoint.com/sites/encian. Každý student má svou kolekci webů nazvanou svým jménem a příjmením a v rámci ní formou dílčího webu své řešení intranetu firmy Encián z výuky. Oprávnění lze nastavovat na úrovni osob či skupin. Na úrovni kolekce webů připravíme v roli Evy Kolínské skupiny osob kolekce webů: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Uživatelé a oprávnění klepneme do odkazu Osoby a skupiny. Zobrazí se členové první (výchozí) skupiny uvedené v panelu Snadné spuštění. V panelu Snadné spuštění klepneme do názvu kategorie Skupiny. Zobrazí se skupiny vytvořené při založení webové kolekce či webu. Většina skupin je vytvořena dle úrovně oprávnění (viz obr. 2-72). Námi vytvářené skupiny budeme odlišovat tučným písmem ve sloupci O sobě. Uživatele raději budeme zařazovat do námi vytvořených skupin než do Sharepointem vytvořených skupin tak, abychom mohli nastavit úrovně oprávnění pro celou kolekci webů. V horizontální nabídce klepneme do tlačítka Nový. Na stránce Vytvořit skupinu vyplníme: Název: Ředitelství O sobě: Ředitelství firmy (tučně) Úroveň oprávnění: Návrh Po klepnutí do tlačítka Vytvořit se skupina vytvoří a zobrazí. Zatím jsme v ní uvedeni jako jediný uživatel (vlastník skupiny36). Klepnutím do tlačítka Nový přidáme další uživatele Petr Novák a Marie Sladká. Jejich seznam zapíšeme do pole Uživatelé nebo skupiny37, zapisujeme jejich plné jméno. Jednotlivé osoby oddělujeme středníkem, středník se doplní automaticky po zapsání další osoby. V sekci Odeslat e-mail můžeme napsat uvítací e-mail novým uživatelům. V našem případě zrušíme zaškrtnutí pole Odeslat uvítací e-mail všem novým uživatelům. Obdobně definujeme skupinu Vedoucí: Název: Vedoucí Popis: Vedoucí oddělení (tučně) Úroveň oprávnění: Návrh 35 36
37
Přehled dalších kolekcí webů viz kap. 1.2. Vlastníka a další parametry skupiny můžeme později změnit ze stránky skupiny klepnutím do tlačítka Nastavení a příkazem NASTAVENÍ SKUPINY. Vlastník skupiny musí být jediný. Do skupiny nemůžeme vložit skupinu. Název pole je obecný a je určen pro variantu Přímo přidělit uživatelům oprávnění, nikoliv pro variantu Přidat uživatele do skupiny SharePoint.
Kapitola 2: SharePoint
Seznam skupin
Příkazy pro skupinu
Oprávnění a úrovně oprávnění
Správce kolekce webů
96
Osoby skupiny: Eva Kolínská Při úplném pokrytí firmy účty bychom doplnili uživatele František Janda, Milan Smetana, Eva Benešová, Jan Dvořák. Dále definujeme skupinu Administrativa: Název: Administrativa Popis: Administrativní pracovníci (tučně) Úroveň oprávnění: Přispívání Osoby skupiny: Marie Sladká Upravíme seznam skupin zobrazovaných v panelu Snadné spuštění po příkazu OSOBY A SKUPINY: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Uživatelé a oprávnění klepneme do odkazu Osoby a skupiny. V panelu Snadné spuštění klepneme do názvu kategorie Skupiny. V horizontální nabídce klepneme do tlačítka Nastavení a zadáme příkaz NASTAVIT SKUPINY ZOBRAZOVANÉ NA PANELU SNADNÉ SPUŠTĚNÍ. Ponecháme pouze skupiny Ředitelství, Vedoucí, Administrativa. Podívejme se na příkazy, které lze provádět se skupinou. V seznamu skupin vybereme skupinu Vedoucí. V horizontální nabídce jsou k dispozici tlačítka: Nový: Přidání osoby do skupiny s možností odeslat jí uvítací e-mail. Akce: ODESLAT E-MAIL UŽIVATELŮM: V seznamu můžeme vybrat osoby a poslat jim společný email. VOLAT VYBRANÝM UŽIVATELŮM: Spustí aplikaci Lync a otevře okno pro výběr druhu komunikace. Můžeme vybraným uživatelům zaslat rychlou zprávu. Pokud jsme vybrali jednoho uživatele, je možné přejít k akustickému či audiovizuálnímu volání. 38 ODEBRAT UŽIVATELE ZE SKUPINY: Odebere vybrané uživatele ze skupiny. Nastavení NASTAVENÍ SKUPINY: Můžeme nastavit vlastníka skupiny, práva na nastavení skupiny, možnosti žádosti o členství ve skupině, oprávnění skupiny. ZOBRAZIT OPRÁVNĚNÍ SKUPINY: Rekapituluje oprávnění skupiny. NASTAVIT JAKO VÝCHOZÍ SKUPINU: Nastavíme skupinu Vedoucí jako výchozí. Bude uvedena jako první v seznamu skupin v panelu Snadné spuštění. NASTAVENÍ SEZNAMU: Můžeme upravit seznam skupin jako běžný seznam včetně vytvoření zobrazení. SharePoint umožňuje nastavit 32 typů oprávnění. Kombinace nastavení typů oprávnění je uložena jako úroveň oprávnění. Úrovně oprávnění platí pro celou kolekci webů. SharePoint nabízí 9 předdefinovaných úrovní oprávnění (viz obr. 2-72). Nastavení kolekce webů můžeme provést pouze v roli jejího správce: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Uživatelé a oprávnění klepneme do odkazu Oprávnění webů. Zobrazí se seznam skupin a uživatelů, pro něž jsme nastavili přístupová práva s úrovní jejich oprávnění. V kartě UPRAVIT ve skupině Spravovat klepneme do tlačítka Úrovně oprávnění. Funkce tlačítek v jednotlivých skupinách karty UPRAVIT: Spravovat: Úrovně oprávnění: Zobrazí se seznam úrovní oprávnění, k nimž můžeme doplnit další. Spravovat žádosti o přístup: Zde můžeme povolit žádosti o přístup do kolekce webů a upřesnit adresu, kam budou zasílány39. Správci kolekce webů: Můžeme upravit seznam správců kolekce webů. Správci kolekce webů mají plný přístup ke všem webům kolekce webů.
38
39
Adresa volání se přebírá z informací o uživateli z pole Adresa SIP (Session Initiation Protocol). Svou adresu SIP zobrazíme z nabídky svého jména v pravém horním rohu obrazovky a výběrem příkazu NASTAVENÍ. Žádost o přístup odesílá uživatel klepnutím do ikony nabídky u svého jména v pravém horním rohu stránky a výběrem příkazu VYŽÁDAT PŘÍSTUP nebo klepnutím do odkazu Vyžádat přístup, když mu byl odepřen přístup na stránku s nedostatečným oprávněním.
Kapitola 2: SharePoint
97
Spravovat hierarchii Správci hierarchie
Omezené čtení
Schválit
Čtení Návštěvníci webu
Oprávnění webů
Schvalovatelé
Přispěvatel Členové webu
Pouze prohlížet
Návrh Návrháři
Oprávnění seznamu 1 Spravovat seznamy 2 Přepsat rezervací 3 Přidat položky 4 Upravit položky 5 Odstranit položky 6 Zobrazit položky 7 Schválit položky 8 Otevřít položky 9 Zobrazit verze 10 Odstranit verze 11 Vytvořit upozornění 12 Zobrazit stránky aplikací Oprávnění webu 13 Spravovat oprávnění 14 Zobrazit data služby Web Analytics 15 Vytvořit podřízené weby 16 Spravovat web 17 Přidat a upravit stránky 18 Použít motivy a ohraničení 19 Použít šablony stylů 20 Vytvořit skupiny 21 Procházet adresáře 22 Zobrazit stránky 23 Vytvořit výčet oprávnění 24 Procházet informace o uživatelích 25 Spravovat upozornění 26 Použít vzdálená rozhraní 27 Použít funkce integrace klientů 28 Otevřít 29 Upravit osobní informace o uživatelích Oprávnění osoby 30 Spravovat osobní zobrazení 31 Přidat či odebrat osobní webové části 32 Aktualizovat osobní webové části
Uživatelé s oprávněním i k prohlížení
Úplné řízení
Skupina, která má úroveň nastavenu
Omezený přístup
Oprávnění
Vlastníci webu
OBR. 2-72: PŘEDDEFINOVANÉ ÚROVNĚ OPRÁVNĚNÍ
Udělit: Udělit oprávnění: Udělujeme oprávnění jednotlivé osobě buď zařazením do skupin či přímým udělením oprávnění. Budeme preferovat zařazování uživatelů do skupin před individuálním udělováním oprávnění. Můžeme také udělit oprávnění skupině. Vytvořit skupinu: Alternativní způsob vytvoření nové skupiny. (Skupinu jsme vytvářeli klepnutím do tlačítka Akce webu, příkazem NASTAVENÍ WEBU a odkazem Osoby a skupiny. Dále jsme klepnuli v panelu Snadné spuštění do kategorie Skupiny a v horizontální nabídce do tlačítka Nový.) Změnit (je nutné vybrat jednu či více skupin nebo uživatelů): Upravit uživatelská oprávnění: Můžeme změnit úroveň uživatelských oprávnění. Odebrat uživatelská oprávnění: Odebere všechna uživatelská oprávnění. Zkontrolovat oprávnění: Umožňuje zkontrolovat oprávnění zadaného uživatele (či skupiny). Máme tak přehled o tom, jaká oprávnění získal uživatel přímo či prostřednictvím členství ve skupinách. Dědičnost (skupina je dostupná jen pro dílčí weby, které prvotně dědí oprávnění z nadřazených webů):
Kapitola 2: SharePoint
Dědění oprávnění
Administrativa
98
Spravovat nadřazený objekt: Zobrazíme oprávnění nadřazeného objektu. Ukončit dědění oprávnění: Ukončíme dědění. Před ukončením dědění se zkopírují oprávnění z nadřazeného webu. Dědit oprávnění: Obnovení dědění oprávnění z nadřazeného webu. Oprávnění lze nastavit na úrovni kolekce webů, jednotlivých webů, ale také na úrovni knihoven, seznamů a dokonce jejich položek. Způsob nastavení: na úrovni kolekce webů a dílčího webu Klepneme do tlačítka Akce webu, vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Uživatelé a oprávnění klepneme do odkazu Oprávnění webů. Zobrazí se seznam skupin, popř. uživatelů a jejich oprávnění. na úrovni knihovny či seznamu Zobrazíme knihovnu či seznam. V kartě KNIHOVNA/SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení knihovny/seznamu. V sekci Oprávnění a správa klepneme do odkazu Oprávnění pro knihovna/seznam. na úrovni položky Zobrazíme knihovnu či seznam. V řádku položky ve sloupci názvu položky klepneme do ikony nabídky názvu a vybereme příkaz SPRAVOVAT OPRÁVNĚNÍ. Weby, knihovny/seznamy, položky zpočátku dědí oprávnění z nadřazeného objektu. Dědičnost můžeme zrušit: Zobrazíme oprávnění webu, knihovny/seznamu, položky. V kartě UPRAVIT ve skupině Dědičnost klepneme do tlačítka Ukončit dědění oprávnění. Ve firmě Encián vytvoříme týmový web, který bude dostupný pouze pro administrativní pracovníky: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NOVÝ WEB. V kartě Procházet vše klepneme do odkazu Týmový web a do tlačítka Další možnosti. Na stránce Vytvořit upravíme parametry: Nadpis: Administrativa Popis: Interní web administrativních pracovníků URL: administrativa Uživatelská oprávnění: Použít jedinečná oprávnění Klepneme do tlačítka Vytvořit. Na stránce Nastavit skupiny pro tento web upravíme parametry: Návštěvníci tohoto webu: použijeme existující skupinu PRG, Členové tohoto webu: použijeme existující skupinu Administrativa, Vlastníci tohoto webu: vytvoříme novou skupinu Vlastníci webu Administrativa s jediným členem Marie Sladká. Klepneme do tlačítka OK. Zkontrolujeme oprávnění vzniklého webu: Klepneme do tlačítka Akce webu, vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Uživatelé a oprávnění klepneme do odkazu Oprávnění webů. Úrovně oprávnění Přispívání, Čtení, Úplné řízení jsou uděleny skupinám Administrativa, Ředitelství, Vlastníci webu. Zobrazíme seznam skupiny: Klepneme do tlačítka Akce webu, vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Uživatelé a oprávnění klepneme do odkazu Osoby a skupiny. V panelu Snadné spuštění jsou uvedeny skupiny Administrativa (výchozí s oprávněním Přispívání), Vlastníci webu Administrativa, Ředitelství. Knihovnu Sdílené dokumenty nechceme zobrazovat skupině Ředitelství: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Sdílené dokumenty. V kartě KNIHOVNA ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení knihovny. V sekci Oprávnění a správa klepneme do odkazu Oprávnění pro knihovna dokumentů. V kartě UPRAVIT ve skupině Dědičnost klepneme do tlačítka Ukončit dědění oprávnění.
Kapitola 2: SharePoint
99
Zaškrtneme skupinu Ředitelství a v kartě UPRAVIT ve skupině Změnit klepneme do tlačítka Odebrat uživatelská oprávnění. Petr Novák ze skupiny Ředitelství nyní může prohlížet web Administrativa. Nemá však zobrazenu webovou část Sdílené dokumenty. V panelu Snadné spuštění nemá zobrazen odkaz Sdílené dokumenty. Knihovna není zobrazena ani po klepnutí do odkazu Veškerý obsah webu. V roli Marie Sladké klepneme v panelu Snadné spuštění do odkazu Veškerý obsah webu a v kategorii Seznamy do Odkazů. Upravíme práva na seznam Odkazy. Doplníme odkazy: http://technet.microsoft.com s popisem Microsoft Technet, http://www.modernispravce.cz s popisem Moderní správce. Odkaz na Moderního správce zpřístupníme jen Marii Sladké: Klepneme do ikony nabídky odkazu Moderní správce a vybereme příkaz SPRAVOVAT OPRÁVNĚNÍ. V kartě UPRAVIT ve skupině Dědičnost klepneme do tlačítka Ukončit dědění oprávnění. V kartě UPRAVIT ve skupině Udělit klepneme do tlačítka Udělit oprávnění. V dialogovém okně Udělit oprávnění zadáme parametry: » Vybrat uživatele: Marie Sladká » Přímo udělit oprávnění: Úplné řízení » Zrušíme zaškrtnutí pole Odeslat uvítací e-mail všem novým uživatelům. Zaškrtnutím vybereme skupiny Administrativa, Ředitelství, Vlastníci webu Administrativa a v kartě UPRAVIT ve skupině Změnit klepneme do tlačítka Odebrat uživatelská oprávnění. Petr Novák může prohlížet seznam Odkazy. Nevidí však odkaz Moderní správce, který vidí jen Marie Sladká. (Navíc vidí odkaz všichni správci kolekce webů, do níž web patří.)
2.46 Cílové skupiny Cílová skupina
Založení cílové skupiny
Cílové skupiny umožňují směrovat dílčí obsah webu na úrovni seznamu či položky seznamu nebo webové části vybraným uživatelům. Na rozdíl od oprávnění neznemožňují uživateli přístup k seznamu či položce, umožňují však zpřehlednit zobrazení obsahu vynecháním pro uživatele nezajímavých prvků. Jako cílové skupiny můžeme využít: globální cílové skupiny založené správcem kolekce webů v profilech uživatelů, skupiny SharePointu (viz kap. 2.45). Globální cílové skupiny musí založit správce kolekce webů Office 365: Klepneme na vertikální odkaz Přehled správce. V rámci sekce Microsoft Office 365 v dílčí sekci SharePoint Online klepneme do odkazu Správa. Na stránce Centrum pro správu služby SharePoint Online klepneme do odkazu Spravovat profily uživatelů. V sekci Osoby klepneme do odkazu Spravovat cílové skupiny. V horizontálním menu klepneme do tlačítka Nová cílová skupina. Na další stránce zadáme parametry skupiny: Název: RED Popis: Ředitelství Vlastník: Eva Kolínská Zahrnout uživatele, kteří: Vyhovují všem pravidlům Na další stránce zadáme pravidla pro skupinu: Vlastnost: Oddělení Operátor: = Hodnota: Ředitelství V levém panelu klepneme opět do odkazu Profily uživatelů a přidáme druhou skupinu: Název: PRG Popis: Programování Vlastník: Eva Kolínská
Kapitola 2: SharePoint
Aplikace cílové skupiny
Webová část
100
Zahrnout uživatele, kteří: Vyhovují všem pravidlům Na další stránce zadáme pravidla pro skupinu: Vlastnost: Oddělení Operátor: = Hodnota: Programování Skupiny musí být před použitím zkompilovány. Komplikaci provádí server v pravidelných intervalech. Cílovou skupinu můžeme využít pro prvky: jakákoliv webová část: zobrazení webové části pouze vybraným cílovým skupinám, webová část Dotaz na obsah: zobrazení položek seznamu, které jsou přiřazeny zadaným cílovým skupinám, navigace: zobrazení položek Aktuální navigace (panelu Snadné spuštění) či Globální navigace (horní navigace) pouze vybraným cílovým skupinám (viz kap. 2.57). Webovou část Nové zápisy zobrazíme pouze pro cílovou skupinu Administrativa: Klepneme do ikony nabídky webové části a vybereme příkaz UPRAVIT WEBOVOU ČÁST. V panelu nástrojů webové části v sekci Upřesnit vyplníme do pole Cílové skupiny skupinu Administrativa. Webovou část vidí pouze Marie Sladká jako člen skupiny Administrativa. Petr Novák nevidí webovou část, avšak může si zobrazit seznam Zápisy a jeho zobrazení Nejnovější zápisy. Jednotlivé položky seznamů můžeme směrovat na vybrané skupiny. V Seznamu škol budeme směrovat školu AVU (Akademie výtvarných umění) na skupinu PRG: Nejdříve musíme doplnit sloupec Cílové skupiny do seznamu: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Seznam škol. V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Obecné nastavení klepneme do odkazu Nastavení směrování na cílovou skupinu. Zaškrtneme jediné pole Povolit směrování na cílovou skupinu. Vytvořený sloupec Cílové skupiny vyplníme pro některé položky: Upravíme položku AMU. Do sloupce Cílové skupiny zadáme hodnotu PRG. Upravíme nastavení webové části Nejmenší VŠ: Na domovské stránce klepneme do odkazu Dotaz na obsah – Nejmenší vysoké školy. Klepneme do ikony nabídky webové části a vybereme příkaz UPRAVIT WEBOVOU ČÁST. V panelu nástrojů webové části v sekci Dotaz zaškrtneme pole: » Použít filtrování cílových skupin, » Zahnout položky, které nejsou cílené. Uživatel uvidí ve webové části jen položky na něj cílené. Eva Kolínská uvidí v seznamu AVU, Marie Sladká a Petr Novák položku neuvidí.
2.47 Hodnocení obsahu Hodnocení
K jednotlivým položkám seznamu či dokumentům knihovny můžeme přidat pole Hodnocení, v němž může každý uživatel vyjádřit své bodové hodnocení v intervalu 0 – 5. Hodnocení doplníme pro seznam Slovník: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Slovník. V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Obecné nastavení klepneme do odkazu Nastavení hodnocení. V jediném poli Chcete povolit hodnocení položek v tomto seznamu? zadáme Ano. Do seznamu se doplnil sloupec Hodnocení (0 – 5) pro bodové stanovisko jednotlivých uživatelů. Zadáme hodnocení položky POI klepnutím do příslušné hvězdičky: v roli Evy Kolínské 4, v roli Marie Sladké 2. Vložená hodnota je zobrazena žlutými hvězdičkami. Pokud uživatel umístí ukazatel myši nad hvězdičky, zobrazí se mu vložená hodnota, kterou může novým klepnutím změnit. Po chvíli později se zobrazí modrými hvězdičkami průměrné hodnocení. Interval vyhodnocování je nastaven správcem na serveru.
Kapitola 2: SharePoint
101
Pole Hodnocení (0 – 5) je typu Hodnocení (0 – 5), který je prezentován graficky hvězdičkami. Navíc je možné doplnit do zobrazení číselné pole Počet hodnocení.
2.48 Ověření Ověření
Při vkládání dat můžeme provést kontrolu jejich logické správnosti. U číselných položek můžeme nastavit povolené minimum a maximum. Při ukládání položky můžeme ověřit vztah polí formou vzorce, jehož výsledkem je logická hodnota. Nastavíme ověření pro dva seznamy: Projekt Start: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Projekt Start. V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Obecné nastavení klepneme do odkazu Nastavení ověření. Zadáme hodnoty: » Vzorec: [Datum zahájení]<=[Termín splnění] » Uživatelská zpráva: Datum zahájení musí být dřívější či stejné jako Termín splnění. Pro první úkol se pokusíme změnit Termín splnění na 10. 4. 2011 a položku uložit. V horní části okna se zobrazí červeně hlášení Datum zahájení musí být dřívější či stejné jako Termín splnění. Seznam škol: Obdobně zadáme ověření s hodnotami: » Vzorec (pro přehlednost v textu zapsán do více řádků): =KDYŽ(NEBO(A(Absolventů<100;Hodnocení=5); A(Absolventů>=100;Absolventů<1000;Hodnocení=4); A(Absolventů>=1000;Absolventů<2000;Hodnocení=3); A(Absolventů>=2000;Absolventů<4000;Hodnocení=2); A(Absolventů>=400;Hodnocení=1));1;0) » Uživatelská zpráva: Hodnocení neodpovídá počtu absolventů. Pole Hodnocení by tedy mohlo být počítáno dle pole Absolventů.
2.49 Navigace pomocí metadat Navigace pomocí metadat
Vyhledávání v seznamech můžeme usnadnit navigací pomocí metadat. Vhodné typy polí boudou požity jako východisko pro filtrování seznamu. K demonstraci využijeme seznam Děti: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Děti. V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Obecné nastavení klepneme do odkazu Nastavení navigace pomocí metadat. V sekci Konfigurovat navigační hierarchie přidáme ze seznamu pole: Pohlaví (volba výběrem jedné hodnoty) Region (obsah) Záliby (spravovaná metada) Přidat lze pole: typu obsah, s volbami pro výběr jediné hodnoty, spravovaných metadat. V Sekci Nakonfigurovat hlavní filtry přidáme ze seznamu pole: Narození (datum a čas) Kroužky (číslo) Přidat lze pole typu: obsahu s volbami spravovaných metadat osoby nebo skupiny datum a čas číslo Pod panelem Snadné spuštění se doplní navigace, podle níž může filtrovat seznam.
Kapitola 2: SharePoint
102
2.50 Zobrazení pro umístění Zobrazení pro umístění
Ke knihovně či seznamu může existovat více zobrazení. Pokud jsou položky knihovny či seznamu uloženy v různých složkách, můžeme potlačit pro jednotlivé složky použití vybraných zobrazení. V knihovně Zápisy vytvoříme složku Materiály, do níž budou ukládány materiály k projednání na poradách. Ve složce Materiály potlačíme dostupnost zobrazení Porady vedení: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Zápisy. V kartě DOKUMENTY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nová složka. V dialogovém okně Nová složka zadáme do pole Název hodnotu Materiály. V kartě KNIHOVNA ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení knihovny. V sekci Obecné nastavení klepneme do odkazu Nastavení zobrazení pro umístění. V levé části je zobrazena hierarchie složek knihovny. Klepneme do složky Materiály. V poli Zdědit nastavení zobrazení z nadřazeného umístění vybereme Ne, abychom potlačili dědění zobrazení dostupných pro složku Materiály ze složky Zápisy. V dostupných zobrazeních vybereme zobrazení Porady vedení a klepneme do tlačítka Odebrat. Potvrdíme nastavení klepnutím do tlačítka Použít. Klepneme do složky Zápisy. Složky s upravenými zobrazeními odlišeny zeleným ozubeným kolečkem. Pro složku Materiály již není dostupné zobrazení Porady vedení.
2.51 Verze položek Verze položek
Ve firmě Encián připravujeme v knihovně Sdílené dokumenty informační dokument o firmě a jejich produktech. Budeme sledovat hlavní a dílčí verze dokumentu. SharePoint umožňuje prohlížet, obnovovat či odstraňovat předchozí verze. Kromě obsahu verze je uloženo datum změny souboru, autor, popř. komentář k verzi. Dílčí verze působí jako koncepty, jsou zobrazeny pouze pro uživatele s vyšším oprávněním. Nejprve nastavíme tvorbu verzí: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Sdílené dokumenty. V kartě KNIHOVNA ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení knihovny. V sekci Obecné nastavení klepneme do odkazu Nastavení správy verzí. V sekci Dokument – historie verzí vybereme volbu Vytvořit hlavní a dílčí verze (koncepty). Počet verzí neomezujeme40. V sekci Zabezpečení konceptů vybereme volbu Pouze uživatelé, kteří mohou upravovat položky. Klepneme do tlačítka OK. V knihovně dokumentů Sdílené dokumenty založíme dokument, do nějž připravíme text o firmě Encián: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Sdílené dokumenty. V kartě DOKUMENTY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nový dokument a potvrdíme tlačítkem OK vytvoření nového dokumentu vytvořeného z předdefinované šablony template.dotx. Do dokumentu zapíšeme neformátovaný text Informační materiál a uložíme jej pod názvem Encian. SharePoint mu doplní příponu docx. Ukládání probíhá přímo na server. Upravíme zobrazení v knihovně Sdílené dokumenty. Klepneme do ikony nabídky vedle názvu zobrazení Všechny dokumenty a vybereme příkaz UPRAVIT TOTO ZOBRAZENÍ. V sekci Sloupce zaškrtneme sloupec Verze. V seznamu dokumentů je doplněn sloupec Verze. Dokument má číslo verze 0.1. Opakovaným uložením v rámci jednoho otevření dokumentu se nevytváří nové verze. Dokument nebyl dosud publikován (uložen v hlavní verzi), uživatelé s právem čtení položek v knihovně Sdílené dokumenty jej proto zatím nevidí41. 40
V případě přesažení limitu počtu verzí jsou automaticky odstraněny nejstarší. Pokud není limit nastaven, platí hranice 511 verzí.
Kapitola 2: SharePoint
103
Dokument zavřeme, znovu otevřeme ve Wordu, do nového odstavce doplníme větu Firma Encián vyvíjí a distribuuje programy zaměřené na podnikové finance. Dokument uložíme. Dokument má číslo verze 0.2. Dokument zavřeme, znovu otevřeme ve Wordu, do nového odstavce doplníme větu Programy využívají banky, investiční fondy, střední a vysoké školy. Dokument uložíme. Dokument má číslo verze 0.3. Uživatelé s právem pouze čtení jej stále nevidí. Klepneme do ikony nabídky dokumentu Encian a vybereme PUBLIKOVAT HLAVNÍ VERZI. Na stránce Publikovat hlavní verzi doplníme k verzi komentář Pouze první dvě věty Informačního materiálu. Klepneme do tlačítka OK. Dokument má číslo verze 1.0. Uživatelé s právem pouze čtení jej již vidí. Dokument zavřeme, znovu otevřeme, do nového odstavce doplníme větu Vstupní data mají většinou relativně malý rozsah. Dokument uložíme. Dokument má číslo verze 1.1. Uživatelé s právem pouze čtení jej vidí ve verzi 1.0. Klepneme do ikony nabídky dokumentu Encian a vybereme Historie verzí. Zobrazí se seznam hlavních a dílčích verzí včetně komentářů, data a autora (viz obr. 2-73). OBR. 2-73: HISTORIE VERZÍ
Uživatelé s právem čtení vidí v historii verzí pouze hlavní verze. Klepnutím do ikony nabídky data a času verze se rozbalí nabídka příkazů: ZOBRAZIT: Zobrazí vlastnosti verze. OBNOVIT: Obnoví verzi. ODSTRANIT (pouze pro dílčí verze): Odstraní verzi. ZRUŠIT PUBLIKOVÁNÍ TÉTO VERZE (pouze pro hlavní verze): Převede verzi na dílčí. Klepnutím do data a času se zobrazí dokument v příslušné verzi. Pokud kombinujeme verze položek a schvalování souboru, uvidí uživatelé s právem čtení položku až po publikaci a schválení.
2.52 Rezervování položek Rezervování souboru
Sdílení dokumentů přináší nebezpečí souběžné práce na dokumentech. SharePoint umožňuje uživateli rezervovat dokument. Na dokumentu v době rezervace může pracovat na webu nebo na lokální kopii, kterou později vrátí se změnami. Ve firmě Encián upravujeme v roli Evy Kolínské prezentaci o firmě s názvem Prezentace v knihovně dokumentů Sdílené dokumenty. Pokud z ikony nabídky položky Prezentace vybereme Upravit v aplikace Microsoft PowerPoint otevře se projekt ze serveru. Ostatní uživatelé mohou prezentaci souběžně upravovat. Ve stavovém řádku jsou upozorněni na souběžnou práci. Na kartě SOUBOR v dílčí kartě Informace přibyly v PowerPointu sekce Odeslat zprávu (umožňuje odeslat zprávu souběžně pracujícím uživatelům) a Spravovat verze (ukládání jednotlivých uživatelů). PowerPoint slučuje změny uživatelů. Mohou tak každý upravovat jiné snímky či jiné objekty stejného snímku. V případě editace stejného objektu je zachována poslední verze. Pokud chceme zamezit souběžné editaci, dokument rezervujeme: 41
Můžeme vyzkoušet na Marii Sladké. Ukončíme dědění oprávnění z webu. Odstraníme oprávnění pro skupiny Administrativa a Ředitelství. Doplníme právo pro čtení uživateli Marie Sladká.
Kapitola 2: SharePoint
104
Z ikony nabídky položky prezentace vybereme REZERVOVAT. V samostatném dialogovém okně se zobrazí dotaz Chystáte se rezervovat soubor. Nezaškrtneme pole Použít místní složku konceptů a klepneme do tlačítka OK. Všichni uživatelé mají u ikony dokumentu bílou šipku na zeleném pozadí. Upravovat dokument může jen uživatel, který rezervoval. Ostatní mohou editovat dokument, musí jej však uložit pod jiným názvem. Konec rezervace zadá rezervující z ikony položky prezentace příkazem VRÁTIT SE ZMĚNAMI. Dokument jsme ukládali již dříve, avšak uživatelé jej viděli ve verzi před rezervací. Pokud rezervaci ukončíme příkazem ZRUŠIT REZERVACI, vrátíme se k verzi před rezervací. Úpravu dokumentu můžeme provádět na lokálním disku (např. bez dlouhodobějšího připojení na Internet). V tom případě budeme dokument rezervovat, upravovat lokálně a později jej vrátíme na server: Z ikony nabídky položky prezentace vybereme REZERVOVAT. V samostatném dialogovém okně se zobrazí dotaz Chystáte se rezervovat soubor. Zaškrtneme pole Použít místní složku konceptů a klepneme do tlačítka OK.42 Vytvořila se kopie dokumentu do lokální složky Users/Uživatel/Dokumenty/Koncepty aplikace SharePoint. V nabídce dokumentu prezentace je nahrazen příkaz REZERVOVAT příkazy VRÁTIT SE ZMĚNAMI a ZRUŠIT REZERVACI. Z nabídky dokumentu prezentace vybereme příkaz UPRAVIT V APLIKACI MICROSOFT POWERPOINT a potvrdíme otevření souboru tlačítkem OK. V PowerPointu se otevře prezentace, kterou můžeme upravit a uložit. Ukládání je lokální. Po připojení k Internetu změny vrátíme na server příkazem VRÁTIT SE ZMĚNAMI z nabídky dokumentu prezentace. Na stránce Vrátit se změnami můžeme zadat, aby byl dokument i po vrácení změn rezervovaný. Můžeme také doplnit komentář změn. Komentář změn lze zobrazit u verze dokumentu, pokud jsme povolili vytváření verzí (viz kap. 2.51). V dialogovém okně Otevřít dokument potvrdíme tlačítkem Ano odeslání souboru na server. Na server se zkopíruje zaktualizovaná lokální kopie. Dokument již není rezervovaný, mohou jej upravovat i další uživatelé. Nastavíme vyžadování rezervace při jakékoliv úpravě dokumentů v knihovně: V kartě KNIHOVNA ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení knihovny. V sekci Obecné nastavení klepneme do odkazu Nastavení správy verzí. V sekci Vyžadovat rezervaci vybereme hodnotu Ano a klepneme do tlačítka OK.
2.53 Schvalování obsahu položek Schvalování
Před publikováním obsahu knihovny či seznamu chceme často položku schválit. Ve firmě Encián chceme, aby oznámení v seznamu Oznámení před zveřejněním schválil ředitel Petr Novák. Nastavíme schvalování: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Oznámení. V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Obecné nastavení klepneme do odkazu Nastavení správy verzí. Na stránce Seznam – nastavení správy verzí zadáme v sekci Schválení obsahu: » Chcete požadovat schválení obsahu pro odeslané položky?: Ano. v sekci Zabezpečení konceptů ponecháme: » Kdo může zobrazovat koncepty v tomto typu seznamu?: Pouze uživatelé, kteří mohou schvalovat položky (a autor dané položky) Klepneme do tlačítka OK. Úroveň oprávnění Návrh obsahuje oprávnění Schválit položky. Pro Interní web firmy Encián mají úroveň Návrh skupiny Ředitelství a Vedoucí, jejich členové mohou tedy schvalovat položky. Pro Oznámení omezíme úroveň oprávnění Návrh pouze na Petra Nováka: V roli správce webu Evy Kolínské pokračujeme v nastavení seznamu Oznámení. 42
Abychom mohli rezervovat soubory do místní složky, je nutné v Internet Exploreru web přidat do zóny Důvěryhodné servery. (V Internet Exploreru zadáme příkaz Nástroje, Možnosti. V kartě Zabezpečení klepneme do tlačítka Důvěryhodné servery a do tlačítka Servery. Server přidáme do seznamu klepnutím do tlačítka Přidat.)
Kapitola 2: SharePoint
Schvalování stránek
105
V sekci Oprávnění a správa klepneme do odkazu Oprávnění pro seznam. Na stránce Oprávnění: Oznámení klepneme v kartě UPRAVIT ve skupině Dědičnost do tlačítka Ukončit dědění oprávnění. Změníme oprávnění pro skupiny Ředitelství a Vedoucí na úroveň Přispívání. (Vybereme skupiny zaškrtnutím a v kartě UPRAVIT ve skupině Změnit klepneme do tlačítka Upravit uživatelská oprávnění. Zaškrtneme úroveň Přispívání.) V kartě UPRAVIT ve skupině Dědičnost klepneme do tlačítka Udělit oprávnění. Pro uživatele Petr Novák přidáme oprávnění Schválit, zrušíme zaškrtnutí pole Odeslat uvítací e-mail všem novým uživatelům. Připravíme nové oznámení, které podlehne schválení: Oznámení připravíme v roli Evy Kolínské, která má úroveň oprávnění Přispívání: Nadpis: Testování rezervačního software Obsah: Oddělení programování prosí o otestování software na rezervaci školící místnosti. Bližší informace podají pracovníci oddělení Programování. Konec platnosti: 8. 4. 2014. Koncept položky vidí autorka Eva Kolínská a schvalovatel Petr Novák. Schválit položku může pouze Petr Novák. Zobrazí položku a v kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Akce klepne do tlačítka Schválit či odmítnout43. Stav schválení nabízí tři možnosti: Schváleno: Položka se zobrazí všem uživatelům (s oprávněním Čtení a Přispívání). Odmítnuto: Položka je vrácena autorovi a zobrazuje se pouze autorovi a schvalovateli. Úpravou položky může autor znovu změnit Stav schválení na Čeká na vyřízení. Čeká na vyřízení: Položka se nadále zobrazuje autorovi a schvalovateli. V roli Petra Nováka položku schválíme. K stanovisku může schvalovatel dopsat komentář. Změníme text oznámení: V roli Evy Kolínské opravíme slova pracovníci oddělení na kolegové z oddělení. Stav schválení je opět Čeká na vyřízení. Marie Sladká (není autor ani schvalovatel) vidí až do schválení původně schválený text. Petr Novák vidí koncept nového znění a může položku schválit. Potom vidí nové znění i Marie Sladká. Obdobně lze nastavit schvalování pro knihovnu stránek Stránky webu. Pro neschválenou stránku se zobrazuje v záhlaví stránky autorovi a schvalovateli upozornění Stav: Čekání na schválení. Schválení je možné provést v kartě PUBLIKOVAT ve skupině Publikování tlačítkem Schválit.
2.54 Pracovní postup Pracovní postup
Schválení publikování
Zápisy z porad bude zapisovat Marie Sladká a schvalovat Eva Kolínská a po schválení Evy Kolínské ještě Petr Novák. Ke schválení (moderování) zápisu budou vyzváni úkolem. Na vložení či změnu zápisu navážeme úkoly schvalování. Po schválení posledním schvalujícím bude položka převedena do stavu Schváleno a publikována pro ostatní čtenáře: Vhodný pracovní postup musíme nejprve aktivovat: Na úrovni kolekce webů klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Správa kolekce webů klepneme do odkazu Funkce kolekce webů. Tlačítkem Aktivovat aktivujeme Pracovní postup schválení publikování. Nastavíme proces schvalování v knihovně Zápisy: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Zápisy. V kartě KNIHOVNA ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení knihovny. V sekci Obecná nastavení klepneme do odkazu Nastavení správy verzí. V sekci Schválení odkazu zadáme Ano. V nastavení knihovny v sekci Oprávnění a správa klepneme do odkazu Nastavení pracovního postupu. Vzhledem k provedené aktivaci jsou k dispozici již tři (oproti původním dvěma) pracovní postupy. Zadáme parametry: » Pracovní postup: Schválení publikování 43
Příkaz SCHVÁLIT ČI ODMÍTNOUT je také dostupný po klepnutí do ikony nabídky u názvu položky.
Kapitola 2: SharePoint
Úkoly pracovního postupu
106
» Název: Postupné schvalování zápisu » Seznam úkolů: Úkoly pracovního postupu Do tohoto seznamu se budou generovat na základě akcí postupu úkoly. Seznam byl automaticky připraven aktivací funkce Infrastruktura publikování serveru SharePoint. » Seznam historie: Historie pracovního postupu Do tohoto nově vytvářeného seznamu se bude zapisovat historie pracovního postupu. » Možnosti spuštění: Doplníme zaškrtnutí polí: Spustit tento pracovní postup při vytvoření nové položky Spustit tento pracovní postup při změně položky » Klepneme do tlačítka Další. Na další stránce zadáme parametry: » Schvalovatelé: Eva Kolínská, Petr Novák » Pořadí: Postupně po jednom » Požadavek: Schválení zápisu (Komentář úkolu, který bude schvalovateli vygenerován.) » Doba trvání každého úkolu: 3 (Počet dnů, do nichž má schvalovatel vyjádřit stanovisko.) » Ukončit při prvním odmítnutí: zaškrtneme Automaticky odmítne dokument při odmítnutí libovolným účastníkem postupu. » Ukončit při změně dokumentu: zaškrtneme Automaticky odmítne dokument při změně dokumentu v průběhu postupu. » Povolit schválení obsahu: zaškrtneme Po dokončení pracovního postupu aktualizuje stav schválení. » Klepneme do tlačítka Uložit. Pracovní postup se zařadil do výčtu pracovních postupů přiřazených seznamu Zápisy. Pracovní postup vyzkoušíme: V roli Marie Sladké provedeme jakoukoliv drobnou úpravy zápisu 2014_0408b. Stav schválení se změní na Čeká na vyřízení. V roli Evy Kolínské klepneme do ikony nabídky položky 2014_0408b v seznamu Zápisy a vybereme příkaz PRACOVNÍ POSTUPY. V sekci Spuštěné pracovní postupy klepneme do odkazu Postupné schvalování zápisu. Zobrazí se podobné informace o postupu včetně vizualizace (viz obr. 2-74). OBR. 2-74: INFORMACE O PRACOVNÍM POSTUPU
Kapitola 2: SharePoint
107
Eva Kolínská obdrží e-mail s odkazem na změněnou položku s předmětem Schvalte položku s komentářem úkolu Schválení zápisu. V roli Evy Kolínské úkol v seznamu Úkoly pracovního postupu otevřeme a klepneme do tlačítka Schválit (viz obr. 2-75). OBR. 2-75: DIALOGOVÉ OKNO ÚKOL PRACOVNÍHO POSTUPU
Třístavový pracovní postup Evidence knih Literatura
Úkoly
Vygeneruje se úkol pro Petra Nováka. Položka zápisu je stále ve stavu Čeká na schválení. V roli Petra Nováka změnu v úkolu také schválíme. Položka zápisu je již ve stavu Schváleno. Firma Encián má malou knihovnu odborné literatury. Každý zaměstnanec může požádat o zakoupení nové knihy. Žádost schvaluje ředitel Petr Novák, nákup realizuje sekretářka ředitele Marie Sladká. Kniha je po nákupu v knihovně v kanceláři Marie Sladké. Využijeme Třístavový pracovní postup: Vytvoříme nejprve vlastní seznam pro evidenci knih: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI. Na stránce Vytvořit ve skupině Prázdné a vlastní seznamy klepneme do odkazu Vlastní seznam. Vpravo klepneme do tlačítka Další možnosti. Upřesníme parametry seznamu: » Název: Literatura » Popis: Odborná literatura ke školením V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Sloupce klepneme do odkazu Vytvořit sloupec. Přidáme postupně sloupce: » Autoři (Jeden řádek textu, sloupec Autor již používá SharePoint) » ISBN (Jeden řádek textu) » Podrobnosti (Hypertextový odkaz) » Stav nákupu (Volba) s možnostmi: schvalování nákup knihovna Pro seznam Literatura definujeme pracovní postup dle obr. 2-76: Proces spustí libovolný uživatel vložením nové věty s literaturou. Pole Stav nákupu se změní na hodnotu schvalování. Do seznamu Úkoly (je k dispozici již od založení týmového webu) se přidá nový úkol pro ředitele firmy Petra Nováka, který má schválit nákup. Petr Novák je na úkol upozorněn e-mailem. Petr Novák schválí nákup tím, že v seznamu Úkoly zadá stav úkolu Dokončeno. Pole Stav nákupu se změní na hodnotu nákup. Do seznamu Úkoly se přidá nový úkol pro sekretářku Marii Sladkou, která má publikaci koupit. Marie Sladká je na úkol upozorněna e-mailem.
Kapitola 2: SharePoint
108
Po nákupu a zařazení do knihovny Marie Sladká v seznamu úkolů zadá stav svého úkolu Dokončeno. Pole Stav nákupu se změní na hodnotu knihovna. 44
OBR. 2-76: PRACOVNÍ POSTUPY SEZNAMŮ LITERATURA A VÝPŮJČKY
Zadáme pracovní postup: V nastavení seznamu Literatura v sekci Oprávnění a správa klepneme do odkazu Nastavení pracovního postupu. Na stránce Přidat pracovní postup zadáme parametry: » Pracovní postup: Třístavový » Název: Nákup » V sekci Možnost spuštění zaškrtneme pole Spustit tento pracovní postup při vytvoření nové položky. » Klepneme do tlačítka Další. Na stránce Přizpůsobit třístavový pracovní postup: » V sekci Postupy pracovního postupu ponecháme hodnoty polí: Vyberte pole Volba: Stav nákupu Počáteční stav: schvalování Průběžný stav: nákup Koncový stav: knihovna » V sekci Zadejte, co se má stát při zahájení pracovního postupu zadáme: Název úkolu – Vlastní zpráva: Žádost o schválení nákupu literatury: Popis úkolu – Vlastní zpráva: Prosím o schválení nákupu literatury: Termín splnění úkolu: zrušit zaškrtnutí Úkol přiřazen – Vlastní: Petr Novák » V sekci Zadejte, co se má stát při přechodu do průběžného stavu zadáme: Název úkolu – Vlastní zpráva: Žádost o nákup literatury: Popis úkolu – Vlastní zpráva: Prosím o nákup schválené literatury: Termín splnění úkolu: zrušit zaškrtnutí Úkol přiřazen – Vlastní: Marie Sladká 44
Diagram pracovních postupů byl vytvořen ve Visiu s využitím šablony Vývojový diagram křížového procesu z kategorie Vývojový diagram a vzorníků Objekty průběhu prací a Oddělení z kategorie Vývojový diagram. Tzv. plavecké dráhy (swimlanes) slouží k uspořádání kroků v procesu.
Kapitola 2: SharePoint
109
» Klepneme do tlačítka OK. Pracovní postup vyzkoušíme na vložení nové věty (položky) v roli Evy Kolínské. Klepneme do tlačítka Nový a vyplníme pole položky: Nadpis: Řízení projektů v Microsoft Project 2010 Autoři: KUBÁLEK, Tomáš, KUBÁLKOVÁ, Markéta ISBN: 978-80-251-3266-1 Podrobnosti: http://knihy.cpress.cz/knihy/ucebnice/ucebnice-pro-ekonomy/rizeni-projektuv-microsoft-project-2010-ucebnice » Popis: Computer Press Stav nákupu: schvalování Další postup: První fáze – schvalování » Po vložení je kniha ve stavu nákupu schvalování, pole Nákup (nazvané dle názvu pracovního postupu) má hodnotu Probíhá. » Automaticky je odeslán e-mail o postupu: Odesílatel: Interní web firmy Encián [[email protected]] Adresát: Eva Kolínská; Petr Novák Název: Žádost o schválení nákupu literatury: Řízení projektů v Microsoft Project 2010 Text: odkaz na položku seznamu Literatura » Automaticky je vytvořen úkol: Nadpis: Žádost o schválení nákupu literatury: Řízení projektů v Microsoft Office 2010 Stav: Nezahájeno Přiřazeno: Petr Novák Popis: Prosím o schválení nákupu literatury: Řízení projektů v Microsoft Office 2010 a odkaz na položku Název pracovního postupu: Nákup » Automaticky je odeslán e-mail o úkolu: Odesílatel: admin Adresát: Petr Novák Název: Úkoly – Žádost o schválení nákupu literatury: Řízení projektů v Microsoft Office 2010 Text: Prosím o schválení nákupu literatury: Řízení projektů v Microsoft Project 2010. Dokončení tohoto úkolu: 1. Zkontrolujte Řízení projektů v Microsoft Project 2010 (a odkaz na položku) 2. Proveďte konkrétní činnosti požadované pro tento úkol. 3. Upravit tento úkol za účelem označení dokončení úkolu. (odkaz na úkol) » V roli Petra Nováka změníme stav úkolu na Dokončeno. Druhá fáze – nákup » Po schválení je kniha ve stavu nákupu nákup, pole Nákup má hodnotu Probíhá. » Automaticky je odeslán e-mail o postupu: Odesílatel: Interní web firmy Encián [[email protected]] Adresát: Eva Kolínská; Marie Sladká Název: Žádost o nákup literatury: Řízení projektů v Microsoft Office 2010 Text: odkaz na položku seznamu Literatura » Automaticky je vytvořen úkol: Nadpis: Žádost o nákup literatury: Řízení projektů v Microsoft Project 2010 Stav: Nezahájeno Přiřazeno: Marie Sladká Popis: Prosím o nákup literatury: Řízení projektů v Microsoft Project 2010 (a odkaz na položku) Název pracovního postupu: Nákup » Automaticky je odeslán e-mail o úkolu: Odesílatel: admin Adresát: Marie Sladká Název: Úkoly – Žádost o nákup literatury: Řízení projektů v Microsoft Project 2010 Text: Prosím o nákup literatury: Řízení projektů v Microsoft Project 2010.
Kapitola 2: SharePoint
Historie pracovního postupu
Výpůjčky knih
Výpůjčky
110
Dokončení tohoto úkolu: 1. Zkontrolujte Řízení projektů v Microsoft Project 2010. (odkaz na položku) 2. Proveďte konkrétní činnosti požadované pro tento úkol. 3. Upravit tento úkol za účelem označení dokončení úkolu. (odkaz na úkol) » V roli Marie Sladké změníme stav úkolu na Dokončeno. Třetí fáze – knihovna » Po nákupu je kniha ve stavu nákupu knihovna, pole Nákup má hodnotu Dokončeno. » Pokud by chtěla být Eva Kolínská upozorněna na zařazení do knihovny e-mailem, musela by v seznamu nastavit nové upozornění (viz kap. 2.61). Klepnutím do odkazu Dokončeno můžeme zobrazit historii pracovního postupu (viz obr. 2-77). OBR. 2-77: HISTORIE PRACOVNÍHO POSTUPU
Klepnutím do odkazu Zobrazit sestavy pracovních postupů se zobrazí nabídka dvou kontingenčních tabulek v Excelu z dat o průběhu pracovních postupů (Sestava dob trvání činností a Sestava zrušení a chyb). Sešity Excelu můžeme uložit např. do knihovny dokumentů Sdílené dokumenty. Po dokončení nemůžeme pracovní postup pro stejnou položku opakovat. Pracovní postup se spustí opět při vytvoření nové položky (knihy). Pro žádosti o výpůjčky knih vytvoříme seznam Výpůjčky a k němu třístavový pracovní postup: Vytvoříme nejprve vlastní seznam pro evidenci výpůjček: Na stránce Vytvořit ve skupině Prázdné a vlastní seznamy klepneme do odkazu Vlastní seznam. Vpravo klepneme do tlačítka Další možnosti. Upřesníme parametry seznamu: » Název: Výpůjčky » Popis: Výpůjčky odborné literatury V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Sloupce klepneme do odkazu Vytvořit sloupec. Přidáme postupně sloupce: » Kniha (Vyhledání), vyhledání hodnoty bude z nabídky vytvořené ze sloupce Nadpis seznamu Literatura: Získat informace ze sloupce: Literatura V tomto sloupci: Název
Kapitola 2: SharePoint
111
» Datum vrácení (Datum a čas), výchozí hodnotou doby výpůjčky bude týden, tj. datum vrácení bude vypočten jako aktuální datum + 7 dní: Počítaná hodnota: dnes+7 (změní se na tvar = DNES+7) » Stav výpůjčky (Volba): s volbami: požadováno zapůjčeno vráceno Rozmyslíme postup: Kterýkoliv zaměstnanec může požádat o zapůjčení knihy. Marie Sladká nechá knihu v přihrádce pošty na sekretariátu ředitele, kde si ji zaměstnanec vyzvedne. Po využití knihy ji vrátí do poštovní přihrádky Marie Sladké. Proces spustí libovolný uživatel vložením nové věty výpůjčky. Pole Stav výpůjčky se změní na hodnotu požadováno. Do seznamu Úkoly se přidá nový úkol pro Marii Sladkou, která má publikaci připravit do poštovní přihrádky uživatele. Marie Sladká je na úkol upozorněna e-mailem. Marie Sladká připraví publikaci do poštovní přihrádky a v seznamu Úkoly zadá stav úkolu Dokončeno. Pole Stav výpůjčky se změní na hodnotu zapůjčeno. Do seznamu Úkoly se přidá nový úkol pro čtenáře, který má publikaci vrátit v nastaveném termínu. Uživatel je na úkol upozorněn e-mailem. Po vrácení publikace do poštovní přihrádky čtenář v seznamu úkolů zadá stav svého úkolu Dokončeno. Pole Stav výpůjčky se změní na hodnotu vráceno. Zadáme pracovní postup: V nastavení seznamu Výpůjčky v sekci Oprávnění a správa klepneme do odkazu Nastavení pracovního postupu. Na stránce Přidat pracovní postup zadáme parametry: » Pracovní postup: Třístavový » Název: Výpůjčka » V sekci Možnost spuštění zaškrtneme pole Spustit tento pracovní postup při vytvoření nové položky. » Klepneme do tlačítka Další. Na stránce Přizpůsobit třístavový pracovní postup: » V sekci Stavy pracovního postupu ponecháme hodnoty polí: Vyberte pole Volba: Stav výpůjčky Počáteční stav: požadováno Průběžný stav: zapůjčeno Koncový stav: vráceno » V sekci Zadejte, co se má stát při zahájení pracovního postupu zadáme: Název úkolu – Vlastní zpráva: Žádost o zapůjčení knihy: Popis úkolu – Vlastní zpráva: Prosím o zapůjčení knihy: Termín splnění úkolu: zrušit zaškrtnutí Úkol přiřazen – Vlastní: Marie Sladká » V sekci Zadejte, co se má stát při přechodu do průběžného stavu zadáme: Název úkolu – Vlastní zpráva: Žádost o vrácení knihy: Popis úkolu – Vlastní zpráva: Prosím o vrácení knihy: Termín splnění úkolu: Datum vrácení Úkol přiřazen – Vlastní: Autor » Klepneme do tlačítka OK. Pracovní postup vyzkoušíme na vložení nové věty (položky) v roli Evy Kolínské. Klepneme do tlačítka Nový a vyplníme pole položky: Nadpis: Výpůjčka Kniha: Řízení projektů v Microsoft Project 2010 Datum vrácení: aktuální datum + 7 dní Stav výpůjčky: požadováno Na rozdíl od pracovního postupu Schválení publikování můžeme oslovit pouze dva uživatele, avšak můžeme nastavit názvy stavů postupu.
Kapitola 2: SharePoint Schválení dispozice Vlastní pracovní postupy
112
Pracovní postup Schválení dispozice reaguje na datum vypršení platnosti. Vybranému uživateli umožňuje rozhodnout, zda budou dokumenty s vypršenou platností uchovány nebo odstraněny. Vlastní pracovní postupy (akce a podmínky) lze vytvořit v aplikaci Microsoft SharePoint Designer nebo Microsoft Visual Studio. Pracovní postup lze také navrhnout v aplikaci Microsoft Visio s využitím šablony Pracovní postup služby Microsoft Share Point a exportovat do SharePointu.
2.55 Zásady správy informací Zásady správy informací
Prohlášení o zásadách
Správu informací především v jednotlivých knihovnách dokumentů usnadňují zásady správy informací. Lze je definovat na úrovni kolekce webů a převzít do konkrétní knihovny či seznamu nebo přímo definovat na úrovni objektu. K dispozici jsou následující zásady: Prohlášení o zásadách: Text se zobrazuje uživateli při otevření položky. Obsahuje upozornění pro uživatele, např. Bez souhlasu ředitele je nepřípustné poskytovat interní dokumenty mimo firmu. Popisky: Uživatel může být vyzván před uložením a tiskem k vložení popisku daného textu a formátu, např. nadpis a datum porady. Auditování: Lze vybrat události, které budou auditovány: Otevírání nebo stahování dokumentů, zobrazování položek v seznamech nebo zobrazování vlastností položek, Úpravy položek, Rezervování položek nebo vracení položek se změnami, Přesouvání nebo kopírování položek do jiného umístění na webu, Odstraňování nebo obnovování položek. Informace auditování jsou uloženy v protokolu na serveru. Správci webu je zobrazují prostřednictvím sestav. Doba vypršení platnosti: Pokud povolíme Dobu vypršení platnosti, můžeme zadat období (např. Vytvořeno + 1 rok) a akci, která se má po vypršení provést (např. Odstranit). Čárové kódy: Přiřadí každému dokumentu čárový kód. Uživatel může být vyzván k vložení tohoto čárového kódu před uložením a tiskem. Čárový kód pomáhá při třídění vytištěných dokumentů s využitím čtečky čárového kódu. Vytvoříme zásady pro knihovnu dokumentů Sdílené dokumenty: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Sdílené dokumenty. V kartě KNIHOVNA ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení knihovny. V sekci Oprávnění a správa klepneme do odkazu Nastavení zásad správy informací. Na stránce Nastavení zásad informací klepneme do odkazu Dokument. V sekci Zadat zásadu vybereme volbu Definovat zásadu. Volba Použít zásadu kolekce webů umožňuje vybrat některou ze zásad kolekce webů. Na stránce Upravit zásadu zadáme v sekcích jednotlivé parametry: Popis: Archivace dokumentů. Prohlášení o zásadách: Bez souhlasu ředitele je nepřípustné poskytovat interní dokumenty mimo firmu. Uchování informací: » Zaškrtneme pole Uchovávání informací. » Klepneme do odkazu Přidat fázi uchovávání informací. » V dialogovém okně Vlastnosti fáze: Tato fáze je založená na vlastnosti data položky: Změněno + 1 měsíce Akce: Odstranit všechny předchozí verze Opakování: 1 měsíce Auditování: Zaškrtneme všechny čtyři události. Čárové kódy: Zaškrtneme všechny pole Vyzvat uživatele k vložení čárového kódu před uložením nebo tiskem. Popisy: Zaškrtneme pole Popisky a upřesníme parametry: » Vyzvat uživatele k vložení popisku před uložením nebo tiskem: zaškrtneme » Formát popisku: Nadpis dokumentu:\n{Nadpis}
Kapitola 2: SharePoint
113
» Výška: 5 cm » Šířka: 21 cm K dokumentům knihovny se doplnila pole Datum ukončení platnosti, Čárový kód a Hodnota čárového kódu, Popisek. Zobrazíme obsah knihovny klepnutím do odkazu Sdílené dokumenty v panelu Snadné spuštění. Klepnutím otevřeme dokument Encian. Dokument se otevře ve Wordu. Pod pásem karet je zobrazeno prohlášení 45. Klepnutím do tlačítka Podrobnosti se Prohlášení o zásadách zobrazí v samostatném okně (viz obr. 2-78). OBR. 2-78: ZOBRAZENÍ PROHLÁŠENÍ VE WORDU
Auditování
Provedeme v dokumentu drobnou úpravu, doplníme do vlastnosti Nadpis hodnotu Informační materiál. Dokument uložíme. Jsme vyzváni k doplnění popisku. Klepneme do tlačítka Ano. Do vymezeného záhlaví dokumentu se doplní popis. Dokument zavřeme a znovu otevřeme. Při dalším ukládání jsme vyzváni k připojení čárového kódu. Klepneme do tlačítka Ano. Postup generování protokolu auditování: Klepneme do ikony nabídky auditované položky a vybereme příkaz PODROBNOSTI O DODRŽOVÁNÍ PŘEDPISŮ. V dialogovém okně Podrobnosti o dodržování předpisů klepneme do odkazu Generovat sestavu protokolu auditování. Vybereme sestavu, např. Změny obsahu. Tlačítkem Procházet vybereme knihovnu, do níž bude sestava formou dokumentu Excelu umístění. V sestavě jsou dva listy: podkladová data (list Data sestavy) a kontingenční tabulka (list Data auditování). Obecnou zásadu bychom mohli připravit na úrovni kolekce webů: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. Ve skupině Správa kolekce webů klepneme do odkazu Zásady kolekce webů. Seznam zásad je zatím prázdný. Klepneme do tlačítka Vytvořit. Zásadu nazveme, ostatní parametry jsou shodné se zásadou pro knihovnu. 45
Prohlášení se zobrazuje ve verzi Wordu 2007 a vyšší. Ve verzi 2010 je navíc zrekapitulováno v kartě SOUBOR v dílčí kartě Informace obdobně jako Verze a rezervace. Ve verzi 2010 se při využití zásad doplní do karty VLOŽENÍ sekce Čárový kód s tlačítky Čárovy kód a Popisek, které umožňují vložit kamkoliv do dokumentu vybrané informace. Prvotně se po výzvě ke vložení vkládají do záhlaví dokumentu.
Kapitola 2: SharePoint
114
2.56 Správa záznamů Správa záznamů
Nastavení pro web
Nastavení pro seznam
Aktivace deklarace
Zrušení deklarace
Pomocí správy záznamů můžeme zamezit úpravě jednotlivých položek bez změny oprávnění. Funkci musíme nejprve aktivovat: Na úrovni kolekce webů klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. Ve skupině Správa kolekce webů klepneme do odkazu Funkce kolekce webů. V řádku funkce Správa místních záznamů klepneme do tlačítka Aktivovat. Nyní již můžeme upřesnit nastavení správy záznamů: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. Ve skupině Správa kolekce webů klepneme do odkazu Nastavení deklarace záznamů. Na stránce Nastavení deklarace záznamů můžeme upravit parametry:z Omezení záznamů: » Žádná omezení » Blokovat odstranění: Uživatelé nemohou deklarované položky (záznamy) odstranit. » Blokovat úpravy a odstranění: Uživatelé nemohou deklarované položky odstranit ani upravit. Ponecháme nastavenu tuto volbu. Dostupnost deklarace záznamů: Zadáme volbu K dispozici ve všech umístěních ve výchozím nastavení. Role deklarace: Ponecháme nastavení: » Deklaraci záznamů mohou provádět: Všichni přispěvatelé a správci seznamu » Zrušení deklarace záznamu mohou provést: Pouze správci seznamu Deklaraci provedeme v Seznamu škol. Na úrovni seznamu můžeme upřesnit nastavení správy seznamů: V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. Ve skupině Oprávnění a správa klepneme do odkazu Nastavení deklarace záznamů. Můžeme potlačit možnost ruční deklarace záznamů. Můžeme nastavit automatickou deklaraci položek jako záznamů při jejich přidání do seznamu. V našem případě nastavení neměníme. Deklaraci aktivujeme pro položku VSE v Seznamu škol. V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Seznam škol. Přejdeme do zobrazení Všechny položky. Vybereme zaškrtnutím v prvním sloupci položku VSE. V kartě POLOŽKY ve skupině Spravovat klepneme do tlačítka Deklarovat záznam. Položku není nyní možné upravit ani odstranit. K položkám se doplnilo nové pole Deklarovaný záznam. Při aktivní deklaraci je v něm uvedeno datum a čas deklarace. Zrušení deklarace probíhá jiným způsobem: Klepneme do ikony nabídky položky VSE a vybereme příkaz PODROBNOSTI O DODRŽOVÁNÍ PŘEDPISŮ. V dialogovém okně Podrobnosti o dodržování předpisů klepneme do odkazu Zrušit deklaraci záznamu. Tímto způsobem můžeme také aktivovat deklaraci klepnutím do odkazu Deklarovat jako záznam.
2.57 Vzhled a chování webu Vzhled a chování webu Nadpis, popis a ikona
Vzhled webu můžeme modifikovat: Na úrovni kolekce webů klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. Odkazy pro modifikaci vzhled a chování jsou ve skupině Vzhled a chování. Před úpravou záhlaví stránek webu odešleme do knihovny vhodnou ikonu webu. Výchozí ikona webu je obrázek velikosti 32 x 32 pixelů. Použijeme obrázek 40 x 40 pixelů, není vhodné využít obrázek větší než 60 x 60 pixelů (dodržet alespoň maximální výšku): V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Veškerý obsah webu.
Kapitola 2: SharePoint
115
V kategorii Knihovny dokumentů klepneme do odkazu Prostředky webu. ikona40x40.jpg V kartě DOKUMENTY ve skupině Nový klepneme do tlačítka Odeslat dokumenty. Odešleme dokument s ikonou. Otevřeme obrázek v knihovně. Z adresní řádky prohlížeče zkopírujeme adresu umístění obrázku. Tlačítkem Zpět se v prohlížeči vrátíme do interního webu. Upravíme záhlaví stránek webu: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. Ve skupině Vzhled a chování klepneme do odkazu Nadpis, popis a ikona. Nadpis: Interní web firmy Encián Popis: Interní informace firmy Adresa URL: Vložíme ze schránky adresu, stačí ponechat část adresy bez úvodní adresy serveru: /sites/encian/SiteAssets/ikona40x40.jpg Zadejte popis: Ikona 40 x 4046 Odkaz Stromové zobrazení skupiny Vzhled a chování umožňuje Stromové zobrazit či potlačit panely Snadné spuštění a Stromové zobrazení v levé zobrazení navigaci webu. Změníme přechodně nastavení: Povolit panel Snadné spuštění: zrušíme zaškrtnutí Povolit zobrazení stromu: zaškrtneme Objekty webu jsou nyní zobrazeny dohromady dle abecedy s ikonami. Rozbalením seznamů s vhodnými metadaty (viz kap. 2.49) se zobrazí nabídka pro filtrování. Klepnutím do odkazu Obsah webu se zobrazí veškerý obsah webu. Vrátíme webu původní nastavení, tj. zobrazíme panel Snadné spuštění a potlačíme zobrazení stromu. Odkaz Motiv webu skupiny Vzhled a chování umožňuje nastavit pro Motiv webu web jiný motiv – barvy částí webové stránky a písem použitých na webu. Motiv využijeme pro dílčí web: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Veškerý obsah webu. V kategorii Weby a pracovní prostory klepneme do odkazu Pracovní aktuality. Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. Ve skupině Vzhled a chování klepneme do odkazu Motiv webu. Parametry motivu: Dědit motiv: Můžeme aktivovat dědění motivu z nadřazeného webu. V našem případě ponecháme určení motivu pro tento webu. Vybrat motiv: Vybereme motiv Konstrukce. Přizpůsobit motiv: Můžeme nastavit jednotlivé barvy a písma nastaveného motivu. Náhled motivu: Před aplikací motivu klepnutím do tlačítka Náhled zobrazíme v samostatném okně náhled. Po prohlédnutí náhledu okno náhledu zavřeme. Použít motiv: Rozhodneme, zda se motiv aplikuje také na podřízené weby. Klepneme do tlačítka Použít. Motiv se aplikuje. K původní verzi se můžeme vrátit výběrem motivu Výchozí (bez motivu).47 Navigace webu se skládá z panelu Snadné spuštění a Horního panelu odkazů, který Navigace dosud obsahoval pouze odkaz na domovskou stránku interního webu. Navigaci je možné upravovat ze skupiny Vzhled a chování odkazy: v případě, že není aktivní funkce Infrastruktura publikování serveru SharePoint Server: Snadné spuštění a Horní panel odkazů, v případě, že je aktivní funkce Infrastruktura publikování serveru SharePoint Server: Navigace (společný odkaz pro Snadné spuštění i Horní panel odkazů), umožňuje nastavit mj. také směrování odkazů v navigaci na cílové skupiny.
46
47
Změna ikony v záhlaví prohlížeče: Do souboru v4.master webu zařadíme do sekce head za příkaz SharePoint:DelegateControl příkaz <SharePoint:SPShortcutIcon runat="server" IconUrl="/favicon.ico"/>, kde favicon.ico je vhodná ikona 32 x 32. Takto byla upravena ikona např. na webu Manažerské informatiky http://fak2.vse.cz/min. Uspořádání částí stránky můžeme změnit pouze v aplikaci SharePoint Designer změnou stránky v4.master.
Kapitola 2: SharePoint
116
V případě aktivní funkce se zobrazí stránka Nastavení navigace s následujícímu sekcemi: Globální navigace (horní panel): Horní panel můžeme dědit z nadřazeného webu. Ponecháme zobrazení položek v rámci aktuálního webu. Zaškrtneme pole Zobrazit podřízené weby, aby se odkazy na podřízené weby zobrazily v horním panelu. Aktuální navigace (Snadné spuštění): Obdobně jako horní panel lze nastavit panel Snadné spuštění. Ponecháme nastavení. Řazení: Můžeme nastavit řazení odkazů dle abecedy. Ponecháme ruční řazení. Úprava a řazení navigace: Umožňuje: přidávat a editovat nadpisy (kategorie) v panelu Snadné spuštění, přidávat a editovat odkazy (zařazené do kategorií) v panelu Snadné spuštění, dočasně skrýt jednotlivé odkazy v horním panelu, měnit pořadí odkazů. V rámci úprav odkazu v panelu Snadné spuštění můžeme nastavit parametry: Nadpis: textu odkazu Adresa URL: nastavení adresy odkazu včetně možnosti vyhledat cíl na týmovém webu tlačítkem Procházet, Popis: popis se zobrazí při umístění ukazatele myši nad odkaz, Cílová skupina: odkaz bude zobrazen pouze cílové skupině uživatelů (viz kap. 2.46). V našem případě upravíme pořadí odkazů dle obr. 2-79. OBR. 2-79: NAVIGACE
Zobrazit a skrýt pás karet: Lze potlačit dostupnost příkazu ZOBRAZIT PÁS KARET, který se nabízí po klepnutí do tlačítka Akce webu.
Kapitola 2: SharePoint
117
2.58 Šablona webu V rámci webu Interní web firmy Encián jsme provedli četné úpravy: přidali jsme knihovny, seznamy, webové části, naplnili jsme knihovny a seznamy obsahem, vytvořili jsme dílčí weby, upravili jsme domovskou stránku, logo webu, upravili jsme nastavení webu (např. panel Snadné spuštění). Pokud chceme vytvořit v rámci kolekce webů obdobný web, můžeme převzít nastavení ze šablony webu. Týmový web Interní web firmy Encián uložíme jako šablonu: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Akce webu klepneme do odkazu Uložit web jako šablonu. Na stránce Uložit web jako šablonu zadáme parametry: Název souboru: Intranet (Vznikne soubor s příponou stp.) Název a popis: Encián – Intranet Popis šablony: Intranet firmy Encián Zahrnout obsah: nezaškrtneme (velikost šablony je omezena) Klepneme do tlačítka OK. Na stránce Operace byla úspěšně dokončena klepneme do tlačítka OK. V roli správce kolekce webů můžeme zobrazit galerii webů: Klepneme to tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Galerie klepneme do odkazu Řešení. Galerie je knihovna souborů šablon. Šablonu můžeme obdobně jako dokument z knihovny dokumentů: zkopírovat z galerie klepnutím do názvu šablony, zkopírovat do galerie klepnutím v kartě ŘEŠENÍ ve skupině Nové do tlačítka Odeslat řešení, odstranit z galerie klepnutím výběrem a klepnutím v kartě ŘEŠENÍ ve skupině Příkazy do tlačítka Deaktivovat a potom do tlačítka Odstranit. Vytvoříme web Dílčí intranet se stejnou strukturou a nastavením jako Interní web firmy Encián: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NOVÝ WEB. V kartě Procházet vše klepneme v kategorii Prázdné a vlastní do odkazu Intranet a do tlačítka Další možnosti. Na stránce Vytvořit upravíme parametry: Nadpis: Dílčí intranet Popis: Dílčí intranet firmy Encián URL: dilci Ostatní parametry neměníme a klepneme do tlačítka Vytvořit. Nový dílčí web má stejnou strukturu jako Interní web firmy Encián. Objekty neobsahují žádné položky, proto se místo obrázku vypisuje název souboru obrázku encian.jpg, který byl a stránce uveden jako Alternativní text. Přestože jsme nekopírovali do šablony obsah, zkopírovaly se stránky v knihovně Stránky webu. Web odstraníme: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Akce webu klepneme do odkazu Odstranit tento web. Potvrdíme odstranění webu klepnutím do tlačítka Odstranit. Opakovaným návratem o stránku zpět ve webovém prohlížeči se vrátíme na týmový web Intranet. Obdobně jako web můžeme připravit šablonu knihovny či seznamu (viz kap. 2.26). Ze šablony slovnik.stp (Slovník pojmů) vytvoříme seznam Druhý slovník. Seznam odstraníme: V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. Ve skupině Oprávnění a správa klepneme do odkazu Odstranit: seznam. Odstranění potvrdíme tlačítkem OK. Šablona webu Tvorba šablony
Kopírování a odstranění šablony
Aplikace šablony
Dílčí intranet
Odstranění webu
Odstranění knihovny či seznamu
Kapitola 2: SharePoint Koš kolekce
Koš webu
118
Odstraněný seznam je dočasně v koši, odkud jej lze obnovit: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. Ve skupině Správa kolekce webů klepneme do odkazu Koš. Vybereme seznam zaškrtnutím a v horizontální nabídce klepneme do tlačítka Obnovit výběr. Dílčí koš je dostupný v rámci webu (z panelu Snadné spuštění po klepnutí do tlačítka Koš nebo do tlačítka Veškerý obsah webu v kategorii Koš)
2.59 Nastavení webu Nastavení webu Uživatelé a oprávnění
Galerie
Správa webu
Web má řadu nastavení, doplňme informace k některým parametrům. Zobrazíme nastavení webu Interní web firmy Encián klepnutím do tlačítka Akce webu a příkazem NASTAVENÍ WEBU. Stránka Nastavení webu je rozdělena do sekcí: Uživatelé a oprávnění (viz kap. 2.45) Osoby a skupiny: Seznam osob a skupin webu. Můžeme: » přidávat nové osoby a skupiny, odebírat je, » odeslat e-mail nebo rychlou zprávu uživatelům, » nastavit oprávnění a skupiny. Oprávnění webů: Přiřazování úrovně oprávnění uživatelům a skupinám. Správci kolekce webů (pouze na úrovni kolekce webů): Seznam správců kolekce webů. Galerie Sloupec webu: Některé vlastní sloupce využijeme ve více objektech. Abychom jejich vlastnosti nemuseli definovat opakovaně, můžeme je připravit jako sloupce webu. Používáme je potom v jakémkoliv objektu kolekce webů (viz kap. 2.23). Typy obsahu webu: Pokud používáme skupinu sloupců pro více seznamů, je vhodné definovat je jako typy obsahu webu (viz kap. 2.24). Webové části: Obsahuje galerii dostupných webových částí. Obdobně jako do jiné knihovny odeslat do galerie další webové části. Lze tak načíst definici webové části ze souboru, do něhož jsme ji dříve uložili na jiném webu (export webové části, viz kap. 2.40). Soubory s příponami dwp a webpart jsou na webu ve složce _catalogs/wp (web part). Šablony seznamů: Pokud chceme v rámci webu použít obdobný seznam či jiný objekt můžeme převzít nastavení ze šablony seznamu (viz kap. 2.26). Odkaz Šablona seznamů slouží ke správě šablon seznamů. Jakoukoliv knihovnu či seznam můžeme uložit jako šablonu z nastavení knihovny či seznamu v sekci Oprávnění a správa odkazem Uložit jako šablonu. Soubory s příponou stp jsou na webu uloženy ve složce _catalogs/lp (list part). Stránky předlohy: Stránka předlohy v4.master je využívána jako předloha pro všechny stránky webu. V jednom webu může být využito v aplikaci Microsoft SharePoint Designer více stránek předlohy pro různé dílčí stránky. Stránky předlohy jsou soustředěny v galerii stránek předlohy. Soubory s příponou master jsou na webu uloženy ve složce _catalogs/masterpage. Motivy: Obsahuje galerii motivů (viz kap. 2.57), tj. barevné řešení webu a použité typy písma. Soubory s příponou thmx jsou na webu uloženy ve složce _catalogs/theme. Řešení: Pokud chceme vytvořit v rámci kolekce webů obdobný web, můžeme převzít nastavení ze šablony webu (viz kap. 2.58). Odkaz Řešení slouží ke správě šablon webů. Soubory s příponou wsp jsou na webu uloženy ve složce _catalogs/solutions. Správa webu Místní nastavení: Místní nastavení pro web. Zahrnuje volbu národního prostředí a pořadí řazení, časové pásmo, kalendář, definice pracovního týdne a formátu času. Nastavení jazyka: Výběr jazyků, které budou dostupné uživateli k změně uživatelského rozhraní webu (nikoliv obsahu). Jazyk je potom možné vybírat klepnutím do uživatelského jména v pravém horním rohu stránky a příkazem VYBRAT JAZYK ZOBRAZENÍ. Seznamy a knihovny webu:: Rekapitulace seznamů a knihoven webu (obdobně jako při použití odkazu Zobrazit veškerý obsah webu). Seznamy a knihovny jsou seřazeny dle abecedy. Odkazem Vytvořit nový obsah můžeme vytvořit nový objekt. Upozornění uživatelů: Přehled upozornění na změny, které si nastavili uživatelé webů. Můžeme odstranit vybraná oznámení (viz kap. 2.61). RSS: Povolení použití informačních RSS kanálů na úrovni kolekce a webu (viz kap. 2.60).
Kapitola 2: SharePoint
Vzhled a chování
Akce webu
Správa kolekce webů
119
Dostupnost pro hledání a v offline režimu: Můžeme potlačit zahrnutí webu do výsledků hledání. Můžeme také potlačit možnost stahovat položky do offline klientů, např. do SharePoint Workspace (dostupnost příkazu SYNCHRONIZOVAT S APLIKACÍ SHAREPOINT WORKSPACE po klepnutí do tlačítka Akce webu). Weby a pracovní prostory: Seznam dílčích webů a pracovních prostorů v rámci webu. Klepnutím do názvu je možné dílčí web zobrazit. Klepnutím do tlačítka ve sloupci Odstranit můžeme dílčí web či pracovní prostor odstranit. Pracovní postupy: Obsahuje nabídku pracovních postupů dostupných pro kolekci webů. Pracovní postupy umožňují automatizaci obchodních a jiných procesů. Standardně jsou v Office 365 dostupné postupy Schválení dispozice a Třístavový pracovní postup (viz kap. 2.54). Další postupy je možné definovat v aplikaci Microsoft SharePoint Designer. Nastavení pracovního postupu: Zde je možné nastavit pracovní postupy, které jsou přidruženy k webu. Dříve jsme aplikovali pracovní postupy na knihovny a seznamy. Nastavení oboru Související odkazy: Možnost rozšíření hledání o další weby, např. výchozí týmový web firmy (https://vsemin.sharepoint.com) nebo veřejný web firmy (http://vseminweb.sharepoint.com). Správa úložiště termínů: Správa metadat taxonomie a klíčových slov (viz kap. 2.22). Obsah a struktura: Zobrazí strukturu webu. Objekty (knihovny, seznamy, weby) jsou řazeny dle abecedy. Můžeme: » zobrazit položky objektů, » vytvořit novou položku (tlačítko Nový), kopírovat, přesunout, odstranit položku (tlačítko Akce), zobrazit položku (klepnutím do názvu položky), » zobrazit nastavení objektu (tlačítko Nastavení). » otevřít objekt v novém okně, odstranit, upravit jeho nastavení (ikona nabídky objektu), » využít zobrazení objektu (filtr, výběr polí a řazení položek) a použít speciální zobrazení (rezervováno pro mě, čeká na schválení a další – ikona nabídky názvu zobrazení). Sloupce, v nichž lze hledat: Lze vybrat sloupce, které budou vyloučeny z hledání na webu. Protokoly obsahu a struktury: Zkontroluje protokoly dlouhodobě běžících operací. Vzhled a chování (viz kap. 2.57). Nadpis, popis a ikona: Můžeme změnit nadpis, popis a ikonu webu. Stromové zobrazení: Povolení prvků svislé navigace: panelu Snadné spuštění a zobrazení stromu webu. Motiv webu: Výběr motivu webu – barevného uspořádání webu. Horní panel odkazů: Úpravy vodorovné navigace – horního panelu odkazů. Snadné spuštění: Úpravy svislé navigace – panelu Snadné spuštění a to nadpisů i odkazů. Navigace: Úpravy vodorovné i svislé navigace. Akce webu Spravovat funkce webu: Zapne nebo vypne funkce webů. Mj. je zde možné aktivovat Funkce webů serveru SharePoint Enterpise či Standard pro web. Uložit web jako šablonu:: Uloží web jako šablonu do galerie řešení (viz kap. 2.58). Obnovit definiční verzi:: Odebere úpravy stránek, kterými stránky ztratily vlastnosti stránky předlohy (např. v4.master). Takové úpravy je možné provést v aplikaci SharePoint Designer. Odstranit tento web:: Odstraní web včetně jeho knihoven a seznamů (viz kap. 2.58). Správa kolekce webů (vybrané odkazy) Klíčová slova pro vyhledávání:: Zadáním synonym lze zvýšit úspěšnost hledání na webu. Koš:: Koš webu, z nějž je možné obnovit odstraněné objekty či položky (viz kap. 2.58). Funkce kolekce webů:: Možnost aktivace či deaktivace speciálních funkcí kolekce webů. Hierarchie webu:: Přehled dílčích webů s přímými odkazy na správu (nastavení) dílčích webů. Nastavení auditování kolekce webů:: Nastavení auditování (viz kap. 2.55). Připojení k portálovému webu:: Nastavíme portálový web, který se promítne do struktury při použití tlačítka Přejít nahoru: » Webová adresa portálu: http://vsemin.sharepoint.com » Název portálu: Portál SharePoint Zásady kolekce webů:: Nastavení zásad kolekce webů (viz kap. 2.55). Nastavení deklarace záznamů: Rozsah a přístupnost deklarace záznamů (viz kap. 2.56).
Kapitola 2: SharePoint
120
2.60 RSS RSS Využití RSS
Úroveň kolekce webů
Úroveň webu
Úroveň seznamu
Úroveň zobrazení
Technologie RSS (Rich Site Summary) umožňuje uživatelům sledovat novinky na webu. RSS obsahuje vybrané sloupce nejnovějších položek konkrétní knihovny či seznamu. Využití RSS: Uživatel si může zobrazit tzv. čtečkou RSS novinky ve vybraném objektu. Může tak sledovat novinky např. na mobilním zařízení. U každé novinky je odkaz na plné zobrazení položky. Kanál RSS lze využít k zobrazení novinek na různých zobrazovačích (televizní obrazovka, LCD monitor, dotyková obrazovka). 48 Parametry RSS jsou zadávány na čtyřech úrovních: Na úrovni webové kolekce: Povolujeme RSS kanály pro kolekci webů. Na úrovni webu: Povolujeme RSS pro web a přidáváme některé obecné nepovinné parametry. Na úrovni knihovny či seznamu: Povolujeme RSS pro knihovnu či objekt, upřesňujeme nadpis, popis, obrázek, sloupce zahrnuté do RSS a jejich pořadí, omezení počtu položek. Na úrovni zobrazení: Přebíráme filtr zobrazení, dohledáme adresu RSS kanálu. Připravíme RSS kanál pro zobrazení aktualit v Seznamu škol: Úroveň kolekce webů Na úrovni kolekce webů klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Správa webu klepneme do odkazu RSS. Ponecháme zaškrtnuté pole Umožňuje použít informační kanály RSS v této kolekci webů. Úroveň webu (nebo přímo na úrovni kolekce webů, pokud pracujeme s webem nejvyšší hierarchické úrovně) Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Správa webu klepneme do odkazu RSS. Ponecháme zaškrtnuté pole Umožňuje použít informační kanály RSS na tomto webu. Upřesníme nepovinná nastavení RSS platná pro celý web, pokud je chceme využít (pole Autorská práva, Vedoucí redaktor, Správce webového serveru, Hodnota TTL v minutách). Úroveň seznamu Seznam škol V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Seznam škol. V kartě SEZNAM ve skupině Nastavení klepneme do tlačítka Nastavení seznamu. V sekci Komunikace klepneme do odkazu Nastavení technologie RSS. Na stránce Změnit nastavení technologie RSS zadáme parametry: » sekce Seznam RSS Chcete povolit technologii RSS pro tento seznam: Ano » sekce Informace o kanálu RSS Chcete oříznout víceřádková textová pole na 256 znaků: Ne Nadpis: Interní web firmy Encián: Seznam škol Nadpis byl sestaven z názvu webu a názvu seznamu. Můžeme jej upravit. Bude se zobrazovat v názvu stránky RSS. Popis: Kanál RSS pro seznam Seznam škol Adresa ULR obrázku: Obrázek, který bude zobrazen v záhlaví stránky RSS. Výchozím obrázkem je logo SharePoint Services. » sekce Sloupce: Vybereme sloupce, které budou zařazeny do kanálu RSS, a jejich pořadí. Pro Seznam škol vybereme Název1, PSČ, Město, Ulice, Web, Hodnocení, Region, Absolventů, Fotografie, Mapa, Cílové skupiny. » sekce Omezení počtu položek Maximální zahrnutý počet položek: 5 Maximální zahrnutý počet dní: 7 Klepneme do tlačítka OK. Úroveň zobrazení Klepneme na odkaz Seznam škol v záhlaví stránky. Zobrazí se Seznam škol ve výchozím zobrazení Fotografie. Klepneme do názvu zobrazení Fotografie a vybereme příkaz ZMĚNIT TOTO ZOBRAZENÍ. 48
Správu a distribuci multimediálního obsahu na zobrazovače zajišťuje např. aplikace Adtraxion nebo Spinetix.
Kapitola 2: SharePoint
121
V sekci Název je ikona RSS pro zobrazení. Klepneme do ní pravým tlačítkem myši a vybereme příkaz KOPÍROVAT ZÁSTUPCE. V nové záložce prohlížeče otevřeme stránku s adresou ze schránky. Zobrazí se stránka RSS kanálu s aktuálními položkami dle filtru zobrazení, tj. pro zobrazení Fotografie všechny úrovně hodnocení škol. Klepnutím do zelené šipky v řádku pod nadpisem položky můžeme zobrazit všechna pole položky. V původní záložce prohlížeče klepneme na odkaz Seznam škol v záhlaví stránky. Zobrazí se Seznam škol ve výchozím zobrazení Fotografie. Klepneme do názvu zobrazení Fotografie a vybereme zobrazení Největší VŠ. Klepneme do názvu zobrazení Největší VŠ a vybereme příkaz ZMĚNIT TOTO ZOBRAZENÍ. V sekci Název je ikona RSS pro zobrazení. Klepneme do ní pravým tlačítkem myši a vybereme příkaz KOPÍROVAT ZÁSTUPCE. V nové záložce prohlížeče otevřeme stránku s adresou ze schránky. Zobrazí se stránka RSS kanálu s aktuálními položkami dle filtru zobrazení, tj. pro zobrazení Největší VŠ úrovně hodnocení škol 1 – 3. Na úrovni seznamu jsme do RSS kanálu vybírali pole, na úrovni zobrazení jsme vybírali položky. Odkaz na RSS kanál můžeme zařadit do seznamu odkazů či vložit do stránky. Pro Odkazy na RSS zobrazení RSS kanálů slouží také webová část Prohlížeč kanálů RSS z kategorie Zahrnutí kanály obsahu.
2.61 Upozornění Upozornění
Dalším způsobem, jak být informován o aktualitách na webu je nastavení upozornění e-mailem: V pravém horním rohu stránky klepneme do jména uživatele a vybereme příkaz NASTAVENÍ. V horizontální nabídce klepneme do tlačítka Má upozornění. V horizontální nabídce zatím prázdného seznamu upozornění klepneme do odkazu Přidat upozornění. V pravé části se zobrazí abecedně seřazené objekty webu seskupené do kategorií (seskupení nejsou nadepsána): knihovny knihovny obrázků seznamy a diskuse sledování problémů průzkumy Pro každý objekt je uveden jeho popis a odkaz na zobrazení. Vybereme Seznam škol a klepneme do tlačítka Další. Na stránce Nové upozornění (viz obr. 2-80) upřesníme parametry upozornění: Název upozornění: Seznam škol (Bude uveden v předmětu e-mailové zprávy, která bude zaslána na adresu uživatele. Prvotně je vyplněn název seznamu.) Odesílat upozornění na adresu: Uživatelské jméno přihlášeného uživatele. Uživatel může doplnit další jména. Metoda doručení: V ČR v Office 365 je možné vybrat pouze upozornění e-mailem. Alternativa upozornění textovou zprávou SMS není dostupná49. Typ změn: Možnost zúžení upozornění na nové, změněné nebo odstraněné položky. Odesílat upozornění pro tyto změny: Možnost zúžení upozornění na změny, které povedl jiný uživatel tak, aby uživateli nepřicházeli upozornění na jím měněné položky. Kdy odeslat upozornění: Upozornění mohou přijít okamžitě po změně, popř. kumulovaně v pravidelných denních či týdenních intervalech. V případě kumulace je možné nastavit čas odeslání kumulace. 49
Na vlastním serveru SharePoint lze nastavit služby textových zpráv v Centrální správy služby SharePoint 2010 výběrem odkazu Systémové nastavení v panelu Snadné spuštění a klepnutím do odkazu Konfigurovat mobilní účet v sekci E-mail a textové zprávy (SMS). Jedním z poskytovatelů služby je server smsofficer.com. Cena SMS je různá dle počtu zakoupených kreditů (0,05 – 0,09 € za SMS). Službu lze využít i k zasílání SMS z Outlooku. Poplatky za posílání SMS lze obejít notifikací (upozorňováním) na novou poštu prostřednictvím účtu mobilního telefonního čísla. Takto lze získat zdarma SMS s předmětem e-mailu, popř. i s počátkem jeho textu.
Kapitola 2: SharePoint
122 OBR. 2-80: NOVÉ UPOZORNĚNÍ
V automaticky zasílaném e-mailu jsou vypsána pole měněné položky včetně původního stavu měněného pole s popisem Upraveno (viz obr. 2-81). V horizontální nabídce je odkaz, kterým můžeme změnit nastavení svých upozornění. OBR. 2-81: E-MAIL S UPOZORNĚNÍM
Kapitola 2: SharePoint
123
Do seznamu upozornění můžeme přidávat další upozornění, měnit nastavení jednotlivých upozornění nebo vybraná upozornění odstranit. Jako správce webů můžeme zobrazit všechna upozornění webu: Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. Ve skupině Správa webu klepneme do odkazu Upozornění uživatelů. V horním poli vybereme uživatele a klepneme do tlačítka Aktualizovat. Ze seznamu oznámení uživateli můžeme některá upozornění vybrat a odstranit tlačítkem Odstranit vybraná upozornění. OBR. 2-82: EDITACE OSOBNÍHO PROFILU
Kapitola 2: SharePoint
124
2.62 Osobní web a profil
Osobní web
Můj profil
Informace o stavu Poznámková oblast uživatele
Uživatelé mohou sdílet ve firmě mezi sebou osobní informace. SharePoint umožňuje nastavit pro různé typy informací různý rozsah jejich dostupnosti ostatním. V roli Evy Kolínské upřesníme její profil a vložíme obsah sdílený s dalšími uživateli: V pravém horním rohu kterékoliv stránky klepneme do uživatelského jména a vybereme příkaz OSOBNÍ WEB. Při prvním použití chvíli trvá, než se web připraví. V horizontální nabídce osobního webu jsou tři odkazy: Můj informační kanál: aktuální aktivity kolegů, např. aktualizace jejich profilu, položky blogu, přidávání značek, Můj obsah: blog uživatele, sdílené dokumenty a obrázky, osobní dokumenty, Můj profil: rekapitulace profilu uživatele s možností úpravy profilu Klepneme do odkazu Můj profil. Zobrazí se profil uživatele, jak jej uvidí ostatní povolení uživatelé. Pod fotografií klepneme do tlačítka Upravit můj profil a upřesníme svůj profil (viz obr. 2-82). V sekci Základní informace většinu informací nemůžeme upravit, jsou nastavené správcem systému. Můžeme upřesnit pole O sobě, Obrázek a Zeptejte se mě na. Do pole Zeptejte se mě na zapíšeme slova Project, Visio, Access, Office 365. Na tato klíčová slova se ostatní uživatelé budou moci snadno ptát e-mailem. V sekci Kontaktní informace: » Doplníme Telefon domů, který zveřejníme jen svému týmu. Skupiny Můj tým a Kolegové později nastavíme. » Pro všechny upřesníme Umístění pracoviště a Časové pásmo. V sekci Podrobnosti: » Pro všechny zveřejníme názvy svým minulých významných projektů. » Jen pro nadřízeného uvedeme dovednosti. » Pro všechny zveřejníme absolvovanou školu. » Pro kolegy (širší skupina než můj tým) zveřejníme den svého narození. V sekci Nastavení informačního kanálu: » Zveřejníme všem zájmy. Naopak budeme informováni o uživatelích se stejnými zájmy. » Vybereme typy e-mailových oznámení, která chceme dostávat. » Zaškrtneme aktivity svých kolegů, na něž chceme být upozorněni ve svém informačním kanálu. Klepneme do tlačítka Uložit a zavřít. Zobrazí se náš profil, jak jej uvidí ostatní uživatelé a to v kartě Přehled. Do bubliny nad fotografií zapíšeme aktuální myšlenku (tzv. informaci o stavu). Zapíšeme sem text Čeká nás hezký víkend. Do Poznámkové oblasti zapíšeme text O víkendu se chystáme s rodinou na hru wherigo Stínadla se bouří. Další účastníci vítáni. Klepneme do tlačítka Příspěvek. V roli uživatele Marie Sladké zobrazíme profil Evy Kolínské. Ze svého profilu Marie Sladká klepne v sekci Můj organizační diagram do jména Eva Kolínská. V roli Marie Sladké doplníme příspěvek do Poznámkové oblasti text Rádi se s dětmi přidáme a klepneme do tlačítka Příspěvek. V horní části profilu klepneme do odkazu Další informace (viz obr. 2-83). Klepnutím do polí Minulé projekty, Školy, Zájmy se zobrazí seznam uživatelů se stejným klíčovým slovem v příslušném poli. Klepnutím do klíčového slova Access v sekci Zeptejte se mě na se do příspěvku zapíše text Dotaz na Access: Doplníme text Co jsou to relace? a klepneme do tlačítka Příspěvek. Klepnutím do uživatelského jména v sekcích Poznámková oblast, Můj organizační diagram, Společně s vámi se zobrazí profil zvoleného uživatele. V seznamu Zájmy v sekci Společné s vámi jsou jen zájmy, které máme společné s uživatelem, jehož profil jsme zobrazili. (Veškeré jeho zájmy jsou v dalších informacích napravo od jeho fotografie.) Klepnutím do názvu webu, jehož jsme společně osobami, přejdeme na tento web. Čas nad fotografií vlevo nahoře je čas platný pro profilového uživatele dle jeho nastavení časového pásma.
Kapitola 2: SharePoint
125
OBR. 2-83: PROFIL EVY KOLÍNSKÉ Z POHLEDU MARIE SLADKÉ
Můj obsah
Organizační diagram
V horizontální nabídce klepneme do odkazu Můj obsah. Zobrazí se dílčí osobní web (ve složce personal) s objekty: Osobní dokumenty: Uvidíme je my. Sdílené dokumenty, Sdílené obrázky: Uvidí jej všichni uživatelé ve firmě. Blog: Náš vlastní blog (viz kap. 2.43), do nějž můžeme zapsat příspěvky. Ve webové části Nejnovější příspěvky v blogu klepneme do odkazu Vytvořit blog. Vytvoříme tak dílčí web Blog. Přidáme příspěvek Wherigo Stínadla se bouří s textem Hra se hraje na pražském Starém Městě v okolí Řasnovky dle motivů z knih Jaroslava Foglara. Příspěvek zařadíme do kategorie Osobní a publikujeme klepnutím do tlačítka Publikovat. Ostatní uživatelé mohou přidávat k příspěvku komentáře. Příspěvek se zobrazuje pro autora také v jeho profilu v sekci Poznámková oblast. Do osobního webu můžeme přidat další knihovny, seznamy, dílčí weby. Můžeme jim nastavit oprávnění. V horizontální nabídce opět klepneme do odkazu Můj profil. Prohlédneme ostatní karty osobního profilu: V kartě Obsah je rekapitulace dílčího osobního webu. V kartě Organizace se zobrazuje organizační diagram firmy (viz obr. 1-8 v kap. 1.3). Do karty Organizace jsme mohli přejít z karty Přehled klepnutím do odkazu Prohlížeč organizace: V organizačním diagramu klepnutím do libovolného uživatele jiného než uzlového (s největším rámečkem) změníme uzlového uživatele. Klepnutím do uzlového uživatele zobrazíme jeho profil.
Kapitola 2: SharePoint
Knihovny
Kolegové
Členství
Značky a poznámky
126
Klepnutím do odkazu Zobrazení HTML zobrazíme textovou formu organizační struktury. Zpět do grafické se můžeme vrátit klepnutím do odkazu Zobrazení programu Silverlight. V kartě Knihovny jsou objekty nadřazeného webu, který je společný pro všechny uživatele. V knihovně obrázků Fotografie uživatele ve složce Obrázky profilu najdeme fotografie uživatelů. V kartě Kolegové jsou zobrazeni uživatelé, kteří byli automaticky na základě organizační struktury zahrnuti do skupiny kolegů uživatele. Uživatel může odebrat kolegy, přidat jiné z firmy či upravit jejich vlastnosti. V rámci vlastností lze nastavit: zda kolega patří do týmu uživatele (užší výběr), do jaké skupiny pro seskupení seznamu kolegů má být kolega zařazen, jaká část uživatelů při zobrazení profilu uživatele uvidí kolegu (Všichni, Kolegové, Můj tým, Nadřízený, Pouze já). Např. Marie Sladká neuvidí Petra Nováka jako kolegu Evy Kolínské, pokud Eva Kolínská pro Petra Nováka nastaví zobrazení Pouze já. Klepnutím do jména kolegy se v novém okně zobrazí jeho profil. V kartě Členství jsou zobrazeny weby, v nichž je uživatel členem. Uživatel nemůže odstranit členství. Může však obdobně jako pro kolegy nastavit skupinu a míru publikace členství. Klepnutím do názvu webu se zobrazí domovská stránka webu. V kartě Značky a poznámky se zobrazují značky a poznámky uživatele, jehož profil prohlížíme. Dosud jsme doplňovali značky (Zájmy) a poznámky (poznámková oblast) k uživateli. Značky a poznámky může doplnit uživatel k libovolné prohlížené stránce: V roli Evy Kolínské zobrazíme stránku domovskou stránku Interního webu firmy Encián a z ní z odstavce Co by vás mohlo zajímat stránku GPS. Na stránce klepneme vpravo nahoře do tlačítka Značky a poznámky. V dialogovém okně Interní web firmy Encián – GPS v kartě Značky zapíšeme značky turistika; GPS (viz obr. 2-84). Značky můžeme zaškrtnutím pole Soukromé omezit na zobrazení pouze pro autora. V kartě Poznámková oblast zapíšeme poznámku ke stránce: Příklady hry Wherigo: Stínadla se bouří Třetí říše OBR. 2-84: ZNAČKY KE STRÁNCE GPS
Externí stránky
Značky a poznámky můžeme přidávat i ke stránkám mimo web SharePointu: Zobrazíme v profilu karty Značky a poznámky. Klepneme pravým tlačítkem myši do odkazu vlevo dole a vybereme příkaz PŘIDAT K OBLÍBENÝM POLOŽKÁM. V dialogovém okně Výstraha zabezpečení klepneme do tlačítka Ano.
Kapitola 2: SharePoint
127
V dialogovém okně Přidat oblíbenou položku zadáme: Název: Značky a poznámková oblast Cíl: Vybereme vhodnou složku oblíbených položek, např. Panel Oblíbené položky. V prohlížeči zobrazíme externí stránku a klepneme v oblíbených položkách do odkazu Značky a poznámková oblast. Na stránce Značky a poznámková oblast doplníme značky a poznámky. V profilu uživatele jsou uvedeny i značky a poznámky na externí stránky. Častější značky jsou v abecedním seznamu značek větším písmem (viz obr. 2-85). V sekci Zpřesnit podle typu můžeme filtrovat zobrazené aktivity (značky a poznámky). OBR. 2-85: ZNAČKY A POZNÁMKY V PROFILU UŽIVATELE
2.63 Veřejný web Veřejný web Vytvoření webu
K veřejnému webu mají přístup anonymní uživatelé. Veřejný web slouží k propagaci firmy, zveřejnění kontaktních informací a informací o výrobcích a službách firmy. Veřejný web (webová kolekce) může být ve firmě pouze jediný. Zakládá jej správce: Ve webovém prohlížeči zadáme adresu http://portal.microsoftonline.com a přihlásíme se. Klepneme na vertikální odkaz Přehled správce. V rámci sekce Microsoft Office 365 v dílčí sekci SharePoint Online klepneme do odkazu Správa. Na stránce Centrum pro správu služby SharePoint Online (viz obr. 1-6) klepneme do odkazu Spravovat kolekce webů. Na kartě KOLEKCE WEBŮ ve skupině Přispívat klepneme do tlačítka Nová a vybereme volbu Veřejný web. Zadáme parametry webu: Název: Encián Adresa URL: http://vsemin-web.sharepoint.com50 Vyberte jazyk: čeština Časové pásmo: (UTC+01:00) Praha, Bratislava, Budapešť, Bělehrad, Lublaň Uživatelské jméno správce: např. Eva Kolínská Omezení úložiště: 100 MB Omezení využití prostředků: 100 prostředků Klepneme do tlačítka OK. Vytvoří se veřejný web. Pokud později chceme vytvořit nový web znovu, můžeme postupovat jedním ze způsobů: 50
Pro web lze použít i jinou adresu (např. www.encian.cz), pokud ji máme k dispozici a nastavíme ji (V rámci správy ve vertikální nabídce v sekci Správa klepneme do odkazu Domény. Potom klepneme do horizontálního odkazu Přidat doménu.) Pro doménu je nutné přidat záznam DNS (Domain Name System – hierarchický systém doménový jmen) na serveru, který spravuje firemní domény.
Kapitola 2: SharePoint Odstranění webu
Reset webu
Domovská stránka
Web
128
Odstranit web a znovu jej vytvořit: V centru pro správu, kde jsme vytvářeli web, web vybereme zaškrtnutím políčka před adresou webu. V kartě KOLEKCE WEBŮ ve skupině Přispívat klepneme do tlačítka Odstranit. Potvrdíme odstranění tlačítkem Odstranit. Veřejný web znovu vytvoříme. Resetujeme web: Z domovské stránky veřejného webu v roli správce webu klepneme v panelu Snadné spuštění do odkazu Přihlášení člena. Klepneme do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NASTAVENÍ WEBU. V sekci Správa kolekce webů klepneme do odkazu Resetovat veřejný web. Veřejný web má po založení v panelu Snadné spuštění pět odkazů: Domovská stránka: stručný přehled nabízených produktů a služeb, kontakty, O naší společnosti: podrobnější informace o firmě a její činnosti (historie, reference), Kontakt: podrobné kontakty na firmu, Mapa webu: seznam webových stránek firmy, Přihlášení člena: vstup do editace stránek pro přihlášené oprávněné uživatele. Do webu můžeme přidávat další stránky. Upravíme domovskou stránku: V panelu Snadné spuštění klepneme do odkazu Přihlášení člena. Zobrazí se návrhářské zázemí veřejného webu. V knihovně Webové stránky jsou čtyři předpřipravené webové stránky. Klepneme do názvu stránky Domovská stránka. V režimu úpravy jsou k dispozici čtyři karty: Soubor: ukládání stránky a návrat do návrhářského zázemí, Domovská stránka: práce se schránkou, založení, odstranění a přejmenování stránky, formátování (písmo, odstavec), zobrazení stránky na webu, Vložit: vkládání objektů, odkazů, miniaplikací do stránky, Návrh: parametry návrhu veřejného webu stránky. Nastavíme nejprve parametry platné pro celý veřejný web: Ve skupině Web: Barva: Lze vybrat jedno z barevných schémat řešení webu nebo vytvořit vlastní barevné schéma. Barevné schéma definuje barvy: » Záhlaví: Primární barva, Sekundární barva » Text: Pozadí webu, Pozadí obsahu » Navigace: Tlačítko, Stisknuté tlačítko, Text tlačítka, Text stisknutého tlačítka » Zápatí: Pozadí zápatí, Text odkazu V našem případě vybereme místo schématu Pobřeží schéma Hořčice. Nastavení: Nastavení zobrazení stránky v prohlížeči: » Šířka stránky: Stránka může být zobrazena na plnou šířku okna prohlížeče (100 %) nebo na omezenou šířku (780 nebo 980 px). Ponecháme nastavení 980 px. » Zarovnání stránky: Pokud není stránka zobrazena na plnou šířku okna prohlížeče, můžeme zarovnat stránku v okně prohlížeče (Na střed, Doprava, Doleva). Ponecháme zarovnání Na střed. » Zobrazit pozadí webu jako: Barva okrajů okna prohlížeče (prázdné, jedna barva, přechod). Ponecháme volbu Jedna barva. » Zobrazit vyhledávací pole služby Bing: Ponecháme nezaškrtnuté. Pole by se zobrazilo vlevo nad stránkou. » Zobrazit v navigaci tlačítko Přihlášení člena: Ponecháme zaškrtnuté, abychom se snadno mohli přepnout do návrhářského režimu. Zápatí: Do zápatí stránek webu lze přidat dva řádky. První řádek obsahuje vložené odkazy na jiné weby. Druhý řádek obsahuje text: » Přidáme první odkaz. Klepneme do tlačítka Přidat odkaz a zadáme parametry: Název odkazu: Interní web firmy Encián Adresa odkazu: http://vsemin.sharepoint.com » Obdobně přidáme druhý odkaz: Název odkazu: Microsoft Adresa odkazu: http://www.microsoft.cz
Kapitola 2: SharePoint
Záhlaví
encian.jpg Navigace
Upřesnit
Stránka
Zóna
129
» Odkazy můžeme později aktualizovat, měnit jejich pořadí, odebírat. » Do Textu zápatí vložíme adresu firmy Encián, 198 00 Praha 9, Kbelská 44. » Ponecháme zarovnání záhlaví Na střed. Ve skupině Záhlaví: Styl: Styl záhlaví stránek – uspořádání nadpisu a kmenového obrázku. Místo sedmého stylu plnobarevný styl s přechodovým obrazem vybereme plnobarevný styl se stupňovanými barvami na čarách. Text: » V kartě Text zadáme: Název webu: Encián Velikost písma zvětšíme na 6 (24 pt). Nastavíme tučné písmo. Slogan webu: vývoj programů – školení – konzultace Nastavíme tučné písmo. Název webu a Slogan webu jsou zobrazeny v záhlaví webu. » V kartě Logo bychom mohli doplnit do záhlaví logo nad název či vedle názvu formou obrázku. Motiv: Vybíráme kmenový obrázek z nabídky obrázků rozdělených do 29 kategorií. Místo pátého obrázku z kategorie Doprava vybereme svůj obrázek: » Klepneme do příkazu ODESLAT OBRÁZEK. » V dialogovém okně Vložit obrázek v levé nabídce vybereme Tento počítač. » Klepneme do tlačítka Vyhledat obrázek. » Dohledám obrázek encian.jpg (z kap. 2.27). » Klepneme do tlačítka Vložit obrázek. » Obrázek se uloží do knihovny Obrázky a aplikuje na Domovskou stránku. Ve skupině Navigace: Umístění: Umístění navigace (Vlevo, Vlevo nahoru, Nahoru) ponecháme Vlevo. Hierarchie: Umožňuje umístit položky navigace do hierarchické struktury. Vybereme stránku a v poli Umístit stránku pod můžeme určit její zavěšení pod jinou stránku. Můžeme také měnit pořadí stránek v navigaci. Ve skupině Upřesnit: Šablona stylů: K webu lze připojit jinou šablonu kaskádových stylů (CSS) pro texty na stránkách. Ponecháme výchozí šablonu, kterou lze zkopírovat pomocí odkazu Zobrazit výchozí šablony stylů CSS. Dále nastavíme Domovskou stránku. Parametry budou platné pro jednotlivou stránku: Ve skupině Stránka: Pozadí: Můžeme vybrat obrázek do pozadí stránky. Obrázek se zobrazí v těle stránky, tj. nikoliv v záhlaví, v navigačním panelu, v zápatí. Můžeme upřesnit jeho vodorovné a svislé umístění a opakování (dlaždice vedle sebe, nad sebou či obojí). V našem případě obrázek neaplikujeme. Vlastnosti: » V kartě Nastavení stránky Název stránky: Změníme na Encián. Název stránky bude zobrazen v titulkovém pruhu prohlížeče. Navigace: Ponecháme název Domovská stránka pro levou navigaci. Rovněž ponecháme zaškrtnuto zobrazování stránky v navigaci. V sekci Zahrnout ponecháme zaškrtnuta pole Záhlaví, Zápatí, Navigace, aby tyto části byly pro parametrizovanou stránku zobrazeny. » V kartě Optimalizace vyhledávacích webů můžeme doplnit metaznačky klíčových slov a popisu. Metaznačky usnadňují vyhledávacím webům zobrazení stránky ve výsledcích. Ve skupině Zóna: Rozložení: Nastavení počtu zón jejich uspořádání: » Místo výchozího rozložení Tři, široká nahoře vybereme rozložení Dvě vedle sebe. » Tažením za úchyt v pravém horním rohu zúžíme pravou zónu a rozšíříme levou zónu až k první svislé čáře v záhlaví. Formát: Umožňuje nastavit formát vybrané zóny, tj. zóny, v níž je umístěn kurzor. Lze nastavit výplň a ohraničení. Ponecháme formát Bez výplně a Bez ohraničení.
Kapitola 2: SharePoint
ecdl.gif office.jpg
130
Nyní upravíme obsah těla stránky dle obr. 2-86: Upravíme nadpis Domovská stránka na Co vám nabízíme? Nadpis zkopírujeme do pravého sloupce jako nadpisy: Kontakt Tradice, kvalita, individuální přístup Doplníme dílčí nadpisy tučným písmem do levé zóny: Vlastní software Školení využívání software jiných firem Konzultace na míru dle přání zákazníků Do levé zóny doplníme texty dle včetně seznamů s odrážkami. V pravé zóně klepnutím vybereme obrázek. Upravíme odsazení obrázku. V kontextové kartě NÁSTROJE OBRÁZKU/FORMÁT ve skupině Styly obrázků klepneme do tlačítka Odsazení obsahu. Nastavíme svislé i vodorovné odsazení 5. Z pravé zóny zkopírujeme prostřednictvím schránky obrázek do dílčích částí levé zóny. V pravé zóně doplníme před nadpisy vodorovné čáry: Kurzor umístíme na začátek nadpisu. V kartě NÁVRH ve skupině Objekty klepneme do tlačítka Čára. Do pravé zóny doplníme texty nadepsaných částí dle obr. 2-86. Na začátek pravé zóny doplníme vycentrované texty a vložíme obrázky: Kurzor umístíme na samostatný řádek před textem, nad nímž bude zobrazen obrázek. V kartě NÁVRH ve skupině Objekty klepneme do tlačítka Obrázek. Obrázek vybereme obdobně, jako jsme vybírali kmenový obrázek. Využijeme obrázky ecdl.gif a office.jpg. OBR. 2-86: DOMOVSKÁ STRÁNKA VEŘEJNÉHO WEBU
V průběhu editace stránky můžeme využívat dvě tlačítka nad pásem karet: Uložit změny a publikovat je na webu: uloží stránku,
Kapitola 2: SharePoint
Kontakt
Hypertextový odkaz
Mapa a trasa
HTML
131
Zobrazit web, jak se bude zobrazovat návštěvníkům: zobrazí stránku v samostatném okně. Ukončíme práci se stránkou Encián: V kartě SOUBOR zadáme příkaz ZAVŘÍT WEBOVOU STRÁNKU. Pokud nebyla stránka uložena, jsme vyzváni k jejímu uložení. Vrátíme se do návrhářského režimu. Upravíme druhou připravenou stránku: Klepneme do názvu stránky Kontakt. Změníme uspořádání zón: V kartě NÁVRH ve skupině Zóna klepneme do tlačítka Rozložení. Vybereme rozložení Tři, široká dole. Upravíme nadpis v levé zóně, zkopírujeme jej a upravíme v pravé zóně. Do levé zóny vložíme po volném řádku text dle obr. 2-87. K adrese doplníme odkaz na vyhledání v mapě: Do dalšího okna prohlížeče zapíšeme adresu http://mapy.cz a do vyhledávacího pole zapíšeme adresu Praha, Kbelská 44. Klepneme do tlačítka Vyhledat v mapě. Zkopírujeme do schránky adresu vyhledaného místa z adresního řádku prohlížeče. Tažením vybereme adresu firmy na stránce Kontakt bez PSČ. V kartě VLOŽIT ve skupině Odkazy klepneme do tlačítka Hypertextový odkaz. V dialogovém okně Vložit odkaz vložíme do pole Adresa URL obsah schránky. Zaškrtneme pole Otevřít odkaz v novém okně a klepneme do tlačítka OK. Pod text vložíme obrázek s mapou okolí firmy Encián hloubetin.jpg. Klepnutím vybereme obrázek a vložíme k němu odkaz formou odkazu ze schránky tentokrát bez zaškrtnutí pole Otevřít odkaz v novém okně. Odkaz z obrázku je signalizován modrým ohraničením. Do pravé zóny vložíme kontakt formou miniaplikace: Po nadpisu vložíme volný řádek. V kartě VLOŽIT ve skupině Miniaplikace klepneme do tlačítka Mapa a trasa. V kartě Umístění zadáme parametry: » Země či oblast: Spojené státy » Adresa: 1 Microsoft Way Redmond, WA 98052 V kartě Možnosti zobrazení zaškrtneme pole Kliknutím na mapu lze aktivovat interaktivní mapu, Zobrazit pokyny pro řidiče a Zobrazit adresu. Klepneme do tlačítka OK. Do stránky se vloží výsek mapy ze serveru Microsoftu Bing Maps. Nad mapou je odkaz pro vyhledání cesty v novém okně prohlížeče. Do dolní zóny vložíme aktivní výsek mapy ze serveru Googlu: Do dalšího okna prohlížeče zapíšeme adresu http://maps.google.com a do vyhledávacího pole zapíšeme adresu Praha, Kbelská 44. Klepneme do tlačítka Hledat. Klepneme do tlačítka Odkaz. Zkopírujeme do schránky odkaz z pole Přidejte na webové stránky vložením HTML. Do dolní zóny přidáme miniaplikaci: » V kartě VLOŽIT ve skupině Miniaplikace klepneme do tlačítka HTML. » Do jediného pole dialogového okna HTML vložíme obsah schránky. » Upravíme velikost okna HTML kódu: width="775" height="550" » Klepneme do tlačítka OK. S mapou v dolním okně je možné aktivně pracovat: » posunout zobrazení nahoru, doleva, doprava, dolů, » změnit její měřítko, » změnit podklad: Mapa (mapa s ulicemi), Sat (satelitní snímky), Ter (mapa s ulicemi a terénem), Earth (3D snímky). » klepnutím do odkazu Zvětši mapu lze zobrazit mapu v samostatném okně.
Kapitola 2: SharePoint
132 OBR. 2-87: VEŘEJNÁ STRÁNKA KONTAKT
Na další samostatnou stránku Napište nám vložíme formulář pro poslání e-mailové zprávy: V kartě DOMOVSKÁ STRÁNKA ve skupině Stránky klepneme do tlačítka Nová stránka. V dialogovém okně Vytvořit webovou stránku vybereme šablonu Obecné51 a klepneme do tlačítka Další. V dalším okně upřesníme: Název stránky: Napište nám Webová stránka: napiste52 Název v navigaci: Napište nám Vybrat nadřazenou položku: Kontakt Klepneme do tlačítka Dokončit. Díky nadřazené položce se v levé navigaci zařadila stránka Napište nám pod položku Kontakt. Smažeme text Sem přidejte obsah. 51 52
Další šablony se liší uspořádáním zón a výchozím návodným obsahem zón. Původně vygenerovaný text Napi%C5%A1ten%C3%A1m zjednodušíme. Zjednodušení není nutné.
Kapitola 2: SharePoint E-mailový kontakt
Počasí
133
V kartě Vložit ve skupině Miniaplikace klepneme do tlačítka Kontakt. V dialogovém okně Kontakt zapíšeme do pole E-mailová adresa kontaktní e-mailovou adresu [email protected]. Klepneme do tlačítka Uložit. Do stránky se vloží kontaktní formulář na zapsání zprávy na kontaktní adresu. Marie Sladká obdrží e-mail od odesílatele [email protected]. Odpověď je zasílána na adresu zájemce. Ke kontaktům doplníme stránku s aktuálním počasím v místě firmy: V kartě DOMOVSKÁ STRÁNKA ve skupině Stránky klepneme do tlačítka Nová stránka. V dialogovém okně Vytvořit webovou stránku vybereme šablonu Obecné a klepneme do tlačítka Další. V dalším okně upřesníme: Název stránky: Počasí u nás Webová stránka: pocasi Název v navigaci: Počasí u nás Vybrat nadřazenou položku: Kontakt Klepneme do tlačítka Dokončit. Smažeme text Sem přidejte obsah. V kartě Vložit ve skupině Miniaplikace klepneme do tlačítka Další miniaplikace. Vybereme miniaplikaci Počasí. V dialogovém okně Počasí zadáme: Zadejte název města: Praha a klepneme do tlačítka Hledat. Vyberte město: Praha Zobrazit na webu: Praha Zobrazit předpověď na 4 dny: zaškrtneme Zobrazit hodnoty v: Stupně Celsia, km/h Klepneme do tlačítka OK. Na stránku se vloží zobrazení aktuálního počasí a předpovědi na 4 dny v určeném místě (viz obr. 2-88). OBR. 2-88: MINIAPLIKACE POČASÍ
QR kódy
qr_web.png qr_sladka.png
Ke kontaktům doplníme stránku ještě stránku s QR kódy webové adresy a kontaktu do firmy Encián: V kartě DOMOVSKÁ STRÁNKA ve skupině Stránky klepneme do tlačítka Nová stránka. V dialogovém okně Vytvořit webovou stránku vybereme šablonu Obecné a klepneme do tlačítka Další. V dalším okně upřesníme: Název stránky: QR kódy Webová stránka: qr Název v navigaci: QR kódy Vybrat nadřazenou položku: Kontakt Klepneme do tlačítka Dokončit. Smažeme text Sem přidejte obsah. Zapíšeme text dle obr. 2-89 V rámci textu vložíme obrázky qr_web.png a qr_sladka.png.
Kapitola 2: SharePoint
134 OBR. 2-89: VEŘEJNÁ STRÁNKA QR KÓDY
Prezentace
Na stránku, která bude v hierarchii levého panelu na nejvyšší úrovni, umístíme fotografie našich významných odběratelů formou galerie: V kartě DOMOVSKÁ STRÁNKA ve skupině Stránky klepneme do tlačítka Nová stránka. V dialogovém okně Vytvořit webovou stránku vybereme šablonu Obecné a klepneme do tlačítka Další. V dalším okně upřesníme: Název stránky: Významní odběratelé Webová stránka: odberatele Název v navigaci: Významní odběratelé Vybrat nadřazenou položku: Nejvyšší úroveň Klepneme do tlačítka Dokončit. Smažeme text Sem přidejte obsah. V kartě Vložit ve skupině Miniaplikace klepneme do tlačítka Prezentace. OBR. 2-90: DIALOGOVÉ OKNO PREZENTACE
V dialogovém okně Prezentace (viz obr. 2-90) zadáme: Název alba: Významní odběratelé Styl rozložení alba: Základní prezentace Galerie obrázků: nabízí se obrázky z knihovny Obrázky, pomocí tlačítka Najít další obrázky doplníme fotografie čtyř veřejných vysokých škol. Album prezentace: Postupně sem z galerie obrázků přetáhneme fotografie vse, uk, czu, vscht a doplníme pod ně popisky VŠE, UK, ČZU, VŠCHT. Pořadí můžeme tažením v rámci alba měnit. Klepneme do tlačítka Dokončit. Pod miniaplikací Prezentace vynecháme volný řádek a doplní stručné miniaplikace: V kartě Vložit ve skupině Miniaplikace klepneme do tlačítka Další miniaplikace. Vybereme miniaplikaci Datum změny. Nastavíme parametry: » Referenční text: Ponecháme Datum poslední změny této stránky » Formát času: 18:07 » Formát data: sobota, 21. dubna 2007 » Časové pásmo: (GMT+01:00) Praha, Bratislava, Budapešť, Bělehrad, Lublaň Klepneme do tlačítka OK. Na další řádek zapíšeme text Web:. V kartě Vložit ve skupině Miniaplikace klepneme do tlačítka Další miniaplikace. Vybereme miniaplikaci Informace o webu. Vybereme Název webu a klepneme do tlačítka OK. Obdobně na další řádky vložíme Slogan a Zápatí. Na webu prohlédneme stránku s prezentací (viz obr. 2-91): OBR. 2-91: MINIAPLIKACE PREZENTACE, DATUM ZMĚNY, INFORMACE O WEBU
Jednotlivé obrázky se ukazují po dobu 5 sekund. Tlačítka pod obrázkem umožňují: spustit prezentaci,
Kapitola 2: SharePoint
Video
Tabulka
136
zastavit prezentaci, vrátit se k předchozímu obrázku, přejít na další obrázek. Tlačítkem vpravo dole můžeme v samostatném okně zobrazit obrázek v plné velikosti v samostatném okně. Na stránku, která bude v hierarchii levého panelu na nejvyšší úrovni, umístíme video: V kartě DOMOVSKÁ STRÁNKA ve skupině Stránky klepneme do tlačítka Nová stránka. V dialogovém okně Vytvořit webovou stránku vybereme šablonu Obecné a klepneme do tlačítka Další. V dalším okně upřesníme: Název stránky: Ochutnejte Encián Webová stránka: ochutnejte Název v navigaci: Ochutnejte Encián Vybrat nadřazenou položku: Nejvyšší úroveň Klepneme do tlačítka Dokončit. Smažeme text Sem přidejte obsah. V kartě Vložit ve skupině Miniaplikace klepneme do tlačítka Video. V dialogovém okně Video zadáme: Vložte kód HTML nebo adresu URL videa: 53 Klepneme do tlačítka Náhled. Zobrazí se náhled videa. Klepneme do tlačítka OK. Video lze prohlížet přímo na stránce. Poslední stránka bude založena jiné šabloně. Na stránce bude kalendář akcí: V kartě DOMOVSKÁ STRÁNKA ve skupině Stránky klepneme do tlačítka Nová stránka. V dialogovém okně Vytvořit webovou stránku vybereme šablonu Kalendář společnosti a klepneme do tlačítka Další. V dalším okně upřesníme: Název stránky: Kalendář akcí Webová stránka: kalendar Název v navigaci: Kalendář akcí Vybrat nadřazenou položku: Nejvyšší úroveň Klepneme do tlačítka Dokončit. Upravíme nadpis stránky, odstraníme text pod nadpisem. V tabulce upravíme text dle obr. 2-92. Příkazy pro práci s tabulkou jsou dostupné v místní nabídce po stisknutí pravého tlačítka myši (odstraňování, vkládání, slučování sloupců a řádků, odstranění tabulky). Odkaz z textu sídlo firmy Encián je na stránku na mém webu a to na Kontakt. Ve vlastnostech tabulky dostupných z místní nabídky tabulky lze nastavit ohraničení, které nevyužijeme. Tabulku používáme jen pro rozdělení textu do sloupců a řádků. OBR. 2-92: KALENDÁŘ AKCÍ
Vlastnosti tabulky jsou také dostupně v kartě VLOŽIT ve skupině Spravovat po klepnutí do tlačítka Vlastnosti tabulky.
53
Adresu můžeme získat ze serveru youtube.com, když do vyhledávacího pole zapíšeme text Encián.wmv. Po vyhledání klepneme do tlačítka Sdílet, zaškrtneme pole Dlouhý odkaz a zkopírujeme do schránky odkaz http://www.youtube.com/watch?v=wNG69d98-2k. Po vložení do miniaplikace se doplní další části odkazu.
Kapitola 2: SharePoint
Odstranění stránky
Hierarchie stránek
137
Pokud klepnutím vybreme libovolnou dříve vloženou aplikaci, můžeme se vrátit k editaci jejich vlasností, když v kartě VLOŽIT ve skupině Spravovat klepneme do tlačítka Vlastnosti miniaplikace. Odstraníme nevyužitou stránku: Klepneme do názvu stránky O naší společnosti. V kartě DOMOVSKÁ STRÁNKA ve skupině Stránky klepneme do tlačítka Odstranit. Potvrdíme odstranění aktuální webové stránky. Změníme uspořádání stránek v levém panelu: V kartě NÁVRH ve skupině Navigace klepneme do tlačítka Hierarchie. V poli Vyberte stránku vybereme stránku Kalendář akcí a pomocí tlačítka Přesunout nahoru ji přesuneme na druhé pořadí. Klepneme do tlačítka OK. Obdobně přesuneme za stránku Kalendář akcí stránku Významní odběratelé a za ní stránku Ochutnejte Encián (viz obr. 2-93). V dialogovém okně Navigace můžeme také měnit hierarchické zařazení jednotlivých stránek. Na stránce Mapa webu je automaticky vygenerován obsah stránek dle abecedy jejich názvů. OBR. 2-93: DIALOGOVÉ OKNO NAVIGACE
V návrhářském režimu můžeme: založit novou stránku, odstranit stránku, vložit dílčí web, vytvořit seznamy a knihovny.
2.64 SharePoint Designer SharePoint Designer
Týmové weby jsou vytvářeny formou složek a souborů. Na počítač můžeme zdarma nainstalovat aplikaci SharePoint Designer, která nám umožňuje: prohlížet strukturu složek, můžeme např. přejmenovat soubor složku zápisů, kterou SharePont nazval Zpisy (vynechal čárkované písmeno), snadno zkopírovat do knihovny dokumentů větší množství souborů, např. fotogalerii připravenou aplikací Zoner Photo Studio, vytvářet další typy pracovních postupů, vytvářet vlastní formuláře a zobrazení seznamu, modifikovat masterpage (stránku předlohy), tj. šablonu vzhledu stránek. Aplikace Microsoft SharePoint je k dispozici zdarma. Je možné stáhnout ji z webu Microsoftu. Na stránce http://www.microsoft.com/downloads zadáme do pole vyhledávání SharePoint Designer 2010. Stáhnout a nainstalovat můžeme verzi v češtině.
Kapitola 2: SharePoint Otevření webu
138
Otevřeme týmový web firmy Encián v SharePoint Designeru: SharePoint Designer spustíme ve Windows z nabídky Start. V kartě SOUBOR v dílčí kartě Weby klepneme do tlačítka Otevřít web. V dialogovém okně Otevřít web zadáme do pole Název webu adresu týmového webu, např. https://vsemin.sharepoint.com/sites/encian. Po přihlášení se načtou data webu a web se otevře (obr. 2-94). OBR. 2-94: SHAREPOINT DESIGNER 2010
Struktura okna
V navigačním podokně můžeme vybrat objekty, které se mají zobrazit v hlavním podokně aplikace. K zobrazování různých typů objektů můžeme využít záložky nad hlavním podoknem. Můžeme např. zkopírovat tažením z průzkumníka souborů soubory do knihovny Sdílené dokumenty (či jiné knihovny). Po klepnutí do objektu Seznamy a knihovny můžeme poklepáním otevřít strukturu seznamu např. Děti a modifikovat ji včetně přidání nových sloupů v kartě Sloupce ve skupině Nový klepnutím do tlačítka Přidat nový sloupec. Po klepnutí do objektu Stránky webu můžeme editovat v tzv. rozšířeném režimu jednotlivé webové stránky. K dispozici jsou další karty VLOŽENÍ, ROZLOŽENÍ, STYL, ZOBRAZENÍ. Po klepnutí do objektu Stránky předlohy můžeme vybrat jinou stránku předlohy, když pro novou předlohu vybereme z místní nabídky volbu NASTAVIT JAKO VÝCHOZÍ STRÁNKU PŘEDLOHY. Výchozí stránkou předlohy je stránka v4.master. Po klepnutí do objektu Podřízené weby můžeme otevřít podřízený web, např. Koncepce vybavení. V nouzových případech, kdy se nezobrazí hlavní stránka týmového webu v prohlížeči, můžeme prohlédnout dílčí stránky v aplikaci SharePoint Designer a hlavní stránku opravit. 54
54
V seznamu souborů můžeme z místní nabídky povýšit libovolnou stránku na domovskou stránku týmového webu příkazem NASTAVIT JAKO DOMOVSKOU STRÁNKU.
Kapitola 3: Exchange
139
3. Exchange 3.1 K čemu slouží Exchange a Outlook Exchange Online
Outlook
Office 365 obsahuje správu elektronické pošty prostřednictvím cloudového řešení systému Exchange, tj. tzv. Exchange Online. Elektronická pošta a další osobní informace uložené na Exchange Online lze číst: aplikací Outlook, která je součástí vybraných sad Office (všech sad s výjimkou sady Pro studenty a domácnosti) a vybraných plánů Office 365 (E3, E4, A3, A4), prostřednictvím webového rozhraní Office 365, prostřednictvím mobilního zařízení (např. s Windows Phone). Prohlédněme si a aktualizujme osobní informace z Exchange Online nejprve pomocí aplikace Outlook. Outlook je organizátor osobních informací, řeší řadu dílčích problémů denní práce: V kontaktech eviduje osobní kontakty, které lze využít k odesílání elektronické pošty, klasické papírové pošty, telefonování mobilním telefonem či z pevné linky, vyhledávání webových stránek kontaktů. Plní funkci poštovního klienta. Odesílá a přijímá poštu z jednoho či více poštovních účtů, mj. z Exchange Online. Elektronickou poštu je možné snadno třídit. V kalendáři eviduje plánované akce či celodenní události, které může s nastaveným předstihem připomínat. Umí konfrontovat více kalendářů. Kalendář je možné prezentovat ostatním zasláním elektronickou poštou či publikací na webu. V úkolech eviduje úkoly. Úkolům je možné přidělit termíny, podle nichž se úkoly připomínají. Je možné sledovat plnění úkolů. Formou poznámek lze zapsat nestrukturovaný text. Poznámky je možné třídit obdobně jako ostatní objekty organizátoru dle kategorií. Při instalaci Outlooku nebo po spuštění Outlooku přidáme účet Exchange Online: Klepneme na kartu SOUBOR a v dílčí kartě INFORMACE v sekci Informace o účtu klepneme do tlačítka Přidat účet. V dialogovém okně Přidat nový účet vyplníme parametry e-mailového účtu: Jméno, E-mailová adresa, Heslo, Kontrolní zadání hesla (viz obr. 3-1). OBR. 3-1: DIALOGOVÉ OKNO PŘIDAT NOVÝ ÚČET
V dalším kroku průvodce probíhá automatická konfigurace účtu. Po dokončení klepneme do tlačítka Dokončit. Outlook zavřeme a znovu spustíme. Pro nový účet se vytvořily složky Pošta, Kalendář, Kontakty, Úkoly, Poznámky a Deník. Obsah prvních čtyř složek je uložen v Exchange Online.
Kapitola 3: Exchange
140
OBR. 3-2: OKNO OUTLOOKU SE ZOBRAZENÍM SLOŽKY POŠTA
V levé části okna Outlooku lze v navigačním podokně přepínat mezi jednotlivými složkami informací. Klepneme do tlačítka Kontakty.
3.2 Kontakty
Obecná pole kontaktů
Práci s Outlookem zahájíme vložením kontaktů, které využijeme mj. pro rozesílání e-mailů. Po spuštění Outlooku klepneme ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 3-2) do tlačítka Kontakty. Zobrazí se zatím prázdný seznam kontaktů. V kartě DOMŮ ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nový kontakt. Otevře se dialogové okno pro vložení dat o novém kontaktu. Zapíšeme kontaktní údaje ředitele Petra Nováka (viz obr. 3-3). Poznámky k jednotlivým vyplňovaným polím: Celé jméno: Zapisujeme celé jméno včetně titulů. Klepnutím do tlačítka Celé jméno můžeme zobrazit dialogové okno, v němž jsou jednotlivé části (Titul, Křestní, 2. křestní, Příjmení, Za příjmením) v samostatných polích. Společnost: Dle společnosti (firmy) můžeme např. třídit kontakty do skupin. V poli Zařadit jako můžeme zvolit pole či kombinaci polí, dle nichž bude kontakt zařazen. Standardně je kontakt zařazen pod kombinací Příjmení, Jméno. V případě soukromých kontaktů je někdy vhodné zařadit kontakt dle křestního jména, když neznáme či si nepamatujeme příjmení. V případě firemních kontaktů je někdy vhodné zařadit kontakt dle společnosti, když si nepamatujeme kontaktní osobu ve firmě. Do pole E-mail zapisujeme emailovou adresu kontaktu. Pokud je k dispozici více adres, můžeme rozbalením seznamu pole E-mail definovat E-mail 2 či E-mail 3. Po vyplnění pole Adresa webové stránky můžeme klepnutím přímo zobrazit v prohlížeči webovou stránku kontaktu či jeho firmy.
Kapitola 3: Exchange
141
OBR. 3-3: DIALOGOVÉ OKNO KONTAKT – OBECNÉ
Podrobnosti kontaktu
Adresa pro rychlé zasílání zpráv: Zapisujeme emailovou adresu, k níž je uživatel přidružen v programu Lync. Pokud jsme přihlášeni k programu Lync a kontakt nás přijal do svých kontaktů v Lyncu, zobrazí se v poli E-mail čtvercový barevný indikátor, který nás informuje o stavu kontaktu (online, zaneprázdněn, nerušit apod.). Klepnutím do indikátoru a klepnutím do tlačítka Odeslat rychlou zprávu kontaktní osobě v kartě kontaktu můžeme kontaktu poslat zprávu do programu Lync. Obdobný indikátor se bude zobrazovat v Outlooku u kontaktu vždy (např. v přehledu pošty). Telefonní čísla: Pro kontakt můžeme vyplnit řadu telefonních čísel. Předvoleno je vyplnění čísel do zaměstnání, domů, fax, mobilní. Pro kontakt můžeme vybrat rozbalením seznamu dostupných telefonních kontaktů zobrazení jiné kombinace. Adresy: Obdobně jako pro telefonní čísla můžeme vybrat zobrazení jedné ze tří evidovaných adres (zaměstnání, domů, jiné). Pro jednu z adres zaškrtneme pole Na tuto adresu zasílat poštu, čímž vybíráme adresu pro případný export do Wordu formou hromadné korespondence. Klepnutím do tlačítka Najít na mapě zobrazíme adresu ve webové aplikaci Bing Maps55. Poznámka: Můžeme zapsat libovolný text: Při zápisu můžeme použít četné příkazy z karet Vložení a Formátování textu. Poklepáním na obrázek vedle jména kontaktu můžeme vybrat soubor s obrázkem (nejčastěji fotografií) kontaktu. Obrázek bude mj. zobrazen ve vizitce v pravém horním rohu karty kontaktů a také v přehledu kontaktů formou vizitek a v doručené poště od příslušného kontaktu. O kontaktu lze evidovat další informace. V kartě KONTAKT ve skupině Zobrazit klepneme do tlačítka Podrobnosti a zobrazíme některé další informace (viz obr. 3-4).
55
České adresy jsou vyhledány, pokud není zadáno PSČ. Do aplikace Bing Maps se přenese adresa. Je ještě nutné klepnout do tlačítka Search.
Kapitola 3: Exchange
142
OBR. 3-4: DIALOGOVÉ OKNO KONTAKT – PODROBNOSTI
Návaznost na události Informace o čase
Všechna pole
Karta Kontakt
Pokud vyplníme pole s časovými údaji (Narozeniny, Výročí), automaticky se v kalendáři vytvoří každoročně se opakující celodenní události. Do pole Výročí můžeme uložit např. datum sňatku či obecné datum jmenin (např. s aktuálním rokem). Do pole Informace o volném čase v síti Internet můžeme vložit adresu, na níž kontakt publikuje z Outlooku informace o svém volném čase 56. Informace o volném čase jsou využívány při plánování schůzky s kontaktem57. Pokud má kontakt účet na stejném serveru Exchange, je možné získat informace přímo. O kontaktu lze sledovat další informace. V kartě KONTAKT ve skupině Zobrazit klepneme do tlačítka Všechna pole. V poli Nabídnout k výběru vybereme Všechna pole kontaktu. V tabulce se zobrazí všechna dostupná pole kontaktu seřazená abecedně dle názvu polí. Např. do pole Záliby můžeme vyplnit hodnotu přemýšlivý. K dispozici jsou také čtyři obecná pole Volné pole 1 – 4. Funkce některých dalších užitečných tlačítek karty Kontakt: ve skupině Akce: Odstranit: Odstranění kontaktu. Uložit a nový: Když vybereme z rozbalovacího seznamu Kontakt ze stejné společnosti, vyplní se v novém kontaktu pole Společnost, Adresa webové stránky, telefon do zaměstnání a obrázek z předchozího kontaktu. Předat dál: Vizitku kontaktu můžeme odeslat emailem ve formátu vcf, který lze načíst do osobního souboru Outlooku jiného uživatele nebo dokonce do jiného organizátoru osobních informací. OneNote: V případě, že na počítači je dostupný program na elektronické poznámky OneNote, vytvoří či aktualizuje poznámku ke kontaktu. 58 ve skupině Komunikace: E-mail: Otevře se okno nové e-mailové zprávy adresované vybranému kontaktu. Schůzka: Kontakt je možné e-mailem požádat o schůzku. Schůzka se automaticky zařadí do kalendáře. Pokud vyzvaný kontakt odpovídá Outlookem, zobrazí se mu v záhlaví emailu tlačítka Přijmout, Odmítnout, Nezávazně, Navrhnout jiný termín. Po odsouhlasení termínu je termín zařazen do kalendáře vyzvaného a vyzyvateli se vyznačí do kalendáře souhlas vyzvaného se schůzkou. Další / Odpovědět rychlou zprávou: Spustí aplikaci Lync a v ní editaci rychlé zprávy vybranému kontaktu. Další / Volat: Pokud je k PC s Outlookem prostřednictvím USB kabelu připojen vhodný telefon, můžeme vybrat z nabídky telefonních kontaktů vybraného kontaktu a číslo automaticky vytočit. 56
57
58
Nastavení publikace informací o volném čase: V kartě SOUBOR klepneme do tlačítka Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě KALENDÁŘ v sekci Možnosti kalendáře klepneme do tlačítka Možnosti volného času. V dialogovém okně Vlastnosti – Kalendář v kartě OPRÁVNĚNÍ klepneme do tlačítka Jiné informace o volném čase. V dialogovém okně Možnosti volného času zaškrtneme pole Publikovat v umístění a vyplníme adresu v protokolu http:///, ftp:// či file://. Schůzku můžeme vytvořit z okna kontaktu. V kartě KONTAKT ve skupině Komunikace klepneme do tlačítka Schůzka. V kartě SCHŮZKA ve skupině Zobrazit klepneme do tlačítka Pomocník pro plánování. Klepnutím do tlačítka Přidat účastníky vybereme účastníka (z adresáře Kontakty). V kalendáři účastníků potom vidíme časové možnosti kontaktu. Nejprve vybereme oddíl, do něhož se vytvoří stránka s názvem vytvořeným z příjmení a jména kontaktu. Na stránce je odkaz na položku aplikace Outlook. Můžeme tak snadno najít kontakt v Outlooku ze stránky OneNote. Stránku lze přesunout do jiného poznámkového bloku. I potom lze poznámky OneNote snadnou zobrazit z kontaktu Outlooku. Na stránku poznámky ve OneNote se prvotně vloží tabulka se základními poli kontaktu (kontakt, obrázek, telefon do zaměstnání, e-mail, mobilní telefon).
Kapitola 3: Exchange
Další karty
143
Další / Webová stránka: Zobrazí webovou stránku kontaktu dle dříve vyplněného pole Adresa webové stránky. Další / Přiřadit úkol: Vybranému kontaktu můžeme přiřadit úkol. Obdobně jako v případě schůzky je požadavek odeslán vyzvanému kontaktu, který jej může přijmout či odmítnout. Další / Mapa: Na mapovém portálu http://maps.live.com se pokusí zobrazit adresu zadanou pro kontakt. Např. v případě Petra Nováka můžeme takto zobrazit jinou adresu, na níž bude pobývat Petr Novák v době zahraniční služební cesty do USA. Další / Položka deník: Vytvoří se položka deníku s Předmětem se jménem a příjmením kontaktu a jako Typ položky se vyplní Telefonní hovor. V položce deníku můžeme předmět i typ položky upravit a upřesnit textové pole položky deníku. Další / Namapovat: Zobrazí adresu kontaktu ve webové aplikaci Bing Maps. ve skupině Možnosti: Vizitka: Pro jednotlivé kontakty lze upravit formát vizitky, zejména barvu jejího pozadí. V našem případě přiřadíme Petru Novákovi barvu jeho oddělení (ředitelství), která byla ve firmě dohodnuta (modrá, tj. RGB: červená 172, zelená 194, modrá 254). Obrázek: Umožňuje změnit či odstranit obrázek kontaktu. ve skupině Značky: Zařadit do kategorií: Kontakty a další objekty Outlooku lze rozdělit do kategorií. Každé kategorii může být přidělena barva a klávesová zkratka. Jeden kontakt může být zařazen do libovolného počtu kategorií. Náš kontakt zařadíme do nově vytvořené kategorie ředitelství, které přiřadíme modrou barvu a kombinaci kláves Ctrl F7 . Kategorie je vypsána v horní časti okna v rámečku barvy kategorie (viz obr. 3-3). Zpracovat: Kontaktu i dalším objektům lze přiřadit příznak zpracování. Příznak je použit v pravém panelu úkolů, v němž jsou vypisovány objekty (úkoly, kontakty a další) s příznakem zastupujícím různý časový horizont zpracování (žádné datum, dnes, příští měsíc, později). Pro jednotlivý objekt můžeme zadat také přesné datum a případně čas připomenutí. Soukromé: Označení kontaktu či jiného objektu jako soukromého. Např. v případě soukromých událostí v kalendáři nemusí být tyto události nebo jejich podrobnosti exportovány při zobrazení kalendáře na webu. skupina Aktualizovat: Kontakt můžeme předat z globálního adresáře kontaktů, tj. seznamu zaměstnanců firmy (např. v Office 365 seznam vytváří správce, popř. je seznam čerpán z Active Directory firmy): » V kartě DOMŮ ve skupině Najít klepneme do tlačítka Adresář. » V poli Adresář vybereme Globální adresář a poklepáním vybereme konkrétního uživatele. » V okně uživatele klepneme do tlačítka Přidat do kontaktů. » Dialogové okno kontaktu ukončíme klepnutím do tlačítka Uložit a zavřít. » Když později upravíme data o kontaktu v globálním adresáři, můžeme data v Outlooku aktualizovat poklepáním na kontakt a klepnutím do tlačítka Aktualizovat. » Protokol o aktualizaci se zapíše do pole Poznámky. skupina Lupa: Tlačítko Lupa je dostupné pro pole Poznámky, v němž umožňuje změnit měřítko zobrazení. Zbývající karty jsou určeny pro zápis textu do pole Poznámky: karta VLOŽENÍ, mj.: Připojit soubor: Ke kontaktu lze připojit libovolný soubor či soubory. Připojit položku: Připojí položku Outlooku (mail, kontakt, událost, úkol, poznámku). Hypertextový odkaz: Do textu poznámky vloží hypertextový odkaz s možností diferenciace zobrazeného textu a adresy. Záložka: Do textu vloží záložku, na níž je možné později přeskočit. Rychlé části: Vyznačenou část textu v poznámkách můžeme vložit do galerie rychlých částí, z níž ji lze snadno použít v dalším textu. Rychlé části lze odstranit nebo uspořádat pomocí organizátoru stavebních prvků. karta FORMÁTOVÁNÍ TEXTU: Běžné možnosti formátování textu včetně stylů.
Kapitola 3: Exchange
144
karta REVIZE: Nástroje kontroly pravopisu (Pravopis a gramatika, Zdroje informací, Tezaurus, Počet slov, Přeložit, nastavení jazyka). Obdobně doplníme do kontaktů další dva zaměstnance: Celé jméno Společnost Funkce E-mail Adresa pro rychlé zprávy Telefonní číslo – zaměstnání Telefonní číslo – mobilní Adresa – Zaměstnání
Pro rychlý přehled, snadné třídění či filtrování je vhodné dobře připravit kategorie a objekty do nich zařazovat. Nejprve definujeme kategorie: V kartě DOMŮ ve skupině Značky klepneme do tlačítka Zařadit do kategorií. Vybereme příkaz VŠECHNY KATEGORIE. Přejmenujeme jednotlivé kategorie a vybereme pro ně klávesovou zkratku (viz obr. 3-5): červená: analýza Ctrl F2 oranžová: distribuce Ctrl F3 žlutá: konzultace Ctrl F4 zelená: programování Ctrl F5 fialová: reklama Ctrl F6 modrá: ředitelství Ctrl F7 OBR. 3-5: DIALOGOVÉ OKNO BAREVNÉ KATEGORIE
Pro kategorie můžeme využít celkem 11 klávesových zkratek, klávesová zkratka musí mít jednoznačné přiřazení k jednotlivé kategorii. Můžeme využít 25 barev, více kategorií může mít stejnou barvu. Počet kategorií je tak neomezený. V kartě DOMŮ ve skupině Značky klepneme ještě jednou do tlačítka Zařadit do Rychlé klepnutí kategorií. Příkazem NASTAVIT RYCHLÉ KLIKNUTÍ můžeme jednu z kategorií povýšit na prioritní. Tato kategorie se automaticky zvolí klepnutím do sloupce Kategorie v tabulkovém zobrazení kontaktů. Za účelem snadného rozesílání e-mailů můžeme připravit skupiny kontaktů zahrnující Skupina více kontaktů. Připravíme skupinu kontaktů pro ředitelství: kontaktů V kartě DOMŮ ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nová skupina kontaktů. V dialogovém okně Skupina kontaktů ve skupině Členové klepneme do tlačítka Přidat členy a vybereme příkaz Z KONTAKTŮ APLIKACE OUTLOOK. V dialogovém okně Vybrat členy přidáme do spodního pole Členové jednotlivé členy a klepneme do tlačítka OK.
Kapitola 3: Exchange
145 OBR. 3-6: DIALOGOVÉ OKNO VYBRAT ČLENY
Skupinu nazveme Ředitelství a klepneme do tlačítka Uložit a zavřít (viz obr. 3-7). OBR. 3-7: DIALOGOVÉ OKNO DISTRIBUČNÍ SEZNAM
Vizitky
Formy zobrazení kontaktů
Skupina kontaktů se stala jedním z kontaktů. Poklepáním na ní můžeme zobrazit znovu dialogové okno Skupina kontaktů a tlačítkem Přidat členy vybrat z kontaktů další členy distribučního seznamu nebo po označení kontaktu jej odstranit tlačítkem Odebrat člena. Tlačítkem Poznámky doplníme k našemu seznamu poznámku. Tlačítkem E-mail můžeme založit zprávu pro skupinu kontaktů. Pro jednotlivé kontakty o zaměstnancích firmy Encián poklepeme na vizitku a upravíme její pozadí na barvu dle kategorie, tj. dle oddělení: programování (RGB: 172, 194, 254), ředitelství (RGB: 124, 199, 112). Kontakty jsou zobrazeny v různobarevných vizitkách (viz obr. 3-8). Na pravém kraji jsou záložky k rychlému hledání vizitek dle počátečního písmena názvu vizitky. V kartě DOMŮ ve skupině Aktuální zobrazení klepneme do tlačítka Změnit zobrazení.59 Nabídnou se další typy zobrazení (viz obr. 3-9): vizitkové typy Vizitka: Výchozí forma. Karta: Zobrazuje vybraná pole v adresních kartách podobných vizitkám. Text v adresních kartách není formátovaný, není uveden obrázek ke kontaktu.
59
Je-li okno Outlooku větší, zobrazení se nabízí v seznamu podobně jako např. styly ve Wordu.
Kapitola 3: Exchange
146 OBR. 3-8: KONTAKTY VE VIZITKÁCH
OBR. 3-9: NABÍDKA ZOBRAZENÍ
Úprava zobrazení
tabulkové typy Telefon: Zobrazuje základní pole kontaktu formou tabulky. Seznam: Tabulkové zobrazení základních polí v seskupení dle společnosti. Příkazem SPRAVOVAT ZOBRAZENÍ můžeme upravit formát zobrazení (viz obr. 3-10): OBR. 3-10: SPRÁVA ZOBRAZENÍ
vybrat zobrazená pole (s výjimkou Vizitky), seskupit kontakty (s výjimkou Vizitky a Karty), např. dle oddělení,
Kapitola 3: Exchange
Vlastní zobrazení
147
seřadit kontakty, např. dle příjmení vzestupně, omezit filtrem zobrazované kontakty. Jakékoliv úpravy zobrazení můžeme potlačit klepnutím do tlačítka Původní. Kromě úpravy vestavěných zobrazení můžeme vytvářet svá zobrazení klepnutím do tlačítka Nové. Můžeme využít typy zobrazení Tabulka, Časová osa, Vizitka, Den/týden/měsíc a Ikona. Pro ilustraci vytvoříme v kontaktech Marie Sladké vlastní zobrazení Personal (viz obr. 3-11) typ: Tabulka tabulkové zobrazení polí Ikona, Příloha, E-mail, Titul, Jméno, Příjmení, Za příjmením, Pohlaví, Místo konání, Umístění pracoviště, Telefon (zam.), Mobilní telefon, Oddělení, Jméno manažera, Funkce, Záliby, Webová stránka, Společnost, Zařadit jako, Deník, Kategorie, Volné pole 1 (povolení fakturovat), Stav příznaku seskupení dle Kategorie seřazení dle Příjmení a Jména OBR. 3-11: ZOBRAZENÍ PERSONAL
V tabulkových zobrazeních lze snadno seřadit zobrazené kontakty klepnutím do záhlaví sloupce s názvem pole, dle nějž kontakty řadíme. Tabulková zobrazení je možné kombinovat se zobrazením obecných polí kontaktu. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Rozložení klepneme do tlačítka Podokno čtení a vybereme Dole. Klepnutím do řádku kontaktu v tabulce se přehledně zobrazí údaje o kontaktu v dolním podokně (viz obr. 3-12). Polohu příčky mezi podokny kombinovaného zobrazení lze tažením měnit. OBR. 3-12: PODOKNO PRO ČTENÍ
Kapitola 3: Exchange Hledání
148
Kontaktů bývá velké množství. Hledání usnadňuje pole Hledání v pravém horním rohu zobrazení kontaktů. Sem můžeme zapsat slovo hledané v kontaktech. V aktuálním zobrazení se zobrazí kontakty obsahující hledané slovo či slova. V tabulkovém zobrazení je slovo žlutě vyznačeno. Při hledání je akceptován filtr aktuálního zobrazení. Omezení zobrazení na hledaná slova potlačíme klepnutím do křížku za polem hledání.
3.3 Pošta Složky pošty
Zásady zpracování pošty
Ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 3-2) klepneme do tlačítka Pošta. Zobrazí se naposledy zobrazená složka pošty. Pro práci s poštou jsou pro námi dříve instalovaný účet (či účty) připraveny dílčí složky: Doručená pošta: Pošta, která nám přišla na některý z nastavených e-mailových účtů. Koncepty: Rozepsanou poštu je možné uložit (klepnutím do tlačítka Uložit nebo kombinací kláves Ctrl S) a později navázat na rozepsaný text využitím zprávy ve složce Koncepty.60 Odeslaná pošta: Do složky se automaticky ukládají odeslané zprávy.61 Odstraněná pošta: Pošta odstraněná z libovolné složky. Tento koš funguje také pro další části Outlooku (kalendář, kontakty, úkoly, poznámky). Teprve smazáním ve složce Odstraněná pošta je položka navždy odstraněna. Historie konverzací: Zde se ukládá historie konverzací aplikací Lync (rychlé zprávy v plném rozsahu jejich textu, seznam konferenčních hovorů s kontaktními údaji účastníků). Informační kanály RSS: Zde mohou být staženy anotační části aktuálních zpráv z různých webů, které mají službu RSS (Really Simple Syndication).62 Nevyžádaná pošta: Do složky je umístěna zpráva, která byla vyhodnocena jako nevyžádaná63. Pošta k odeslání: Do složky se přichystá pošta k odeslání, pokud jsme potlačili automatické odeslání pošty do Internetu po jejím odeslání v programu Outlook.64 Složky výsledků hledání: Můžeme zobrazit nepřečtenou poštu ze všech složek pošty. Můžeme také přidat další složky výsledků hledání. Klepneme pravým tlačítkem do názvu Složky výsledků hledání a z místní nabídky zadáme NOVÁ SLOŽKA VÝSLEDKŮ HLEDÁNÍ. Upřesníme kritérium hledání a účet, z něhož poštu hledáme. Pro třídění pošty přichystáme tři nové složky: V navigačním podokně klepneme do názvu účtu [email protected] a z místní nabídky vybereme NOVÁ SLOŽKA. Do pole název vyplníme 1 pracovní. Obdobně založíme složky 2 osobní a 3 nabídky. Poštu se budeme snažit zpracovat co nejrychleji, nejlépe do 2 minut od doručení. Poštu zpracujeme provedením některé z akcí: Na zprávu odpovíme a přesuneme ji do složky 1 pracovní či 2 osobní. Zprávu přesuneme do složky 1 pracovní či 2 osobní v případě, že nevyžaduje odpověď, ale její obsah chceme uchovat. Zprávě přiřadíme příznak pro další zpracování. Tím ji zobrazíme v seznamu úkolů. Zprávu automaticky přesuneme do složky 3 nabídky, pokud přichází z adresy, z níž nám zasílají nabídky, např. e-shopu. 60
61
62
63
64
Do složky Koncepty se automaticky přesune rozepsaná zpráva po 3 minutách nečinnosti. Délku intervalu lze nastavit v kartě SOUBOR pro klepnutí do tlačítka Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě POŠTA v sekci Ukládání zpráv můžeme interval upravit v poli Automaticky ukládat neodeslané položky po uplynutí tohoto počtu minut. Potlačení archivace odeslaných zpráv lze provést v kartě SOUBOR po klepnutí do tlačítka Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě POŠTA v sekci Ukládání zpráv můžeme zrušit zaškrtnutí pole Kopie zpráv ukládat do složky Odeslaná pošta. K odběru informačního kanálu RSS se přihlásíme, když v kartě SOUBOR v dílčí kartě INFORMACE klepneme do tlačítka Nastavení účtu a vybereme dílčí volbu NASTAVENÍ ÚČTU. V dialogovém okně Nastavení účtu v kartě INFORMAČNÍ KANÁLY RSS klepneme do tlačítka Nový a zapíšeme adresu RSS kanálu, např. http://fmv.vse.cz/rss.php. V dalším okně můžeme upravit možnosti kanálu RSS. Klepneme do tlačítka OK a do tlačítka Zavřít. Ve složce Informační kanály RSS potom vidíme stručné anotace novinek z přihlášených webů s možností zobrazit celý článek. V případě více kanálů je můžeme zobrazit seskupené dle pole Od. Úroveň ochrany před nevyžádanou poštou lze upravit. V kartě DOMŮ ve skupině Odstranit klepneme do tlačítka Nevyžádaná pošta a vybereme volbu MOŽNOSTI NEVYŽÁDANÉ POŠTY. Potlačení automatického odesílání lze provést v kartě SOUBOR po klepnutí do tlačítka Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě UPŘESNIT v sekci Odesílání a přijímání můžeme zrušit zaškrtnutí pole Při spojení odesílat okamžitě. Klepnutím do tlačítka Odeslat a přijmout můžeme upřesnit interval odesílání.
Kapitola 3: Exchange
149
Zprávu odstraníme, když její obsah nepovažujeme za hodný odpovědi ani archivace. Odeslání zprávy předvedeme na zprávě Marie Sladké pro ředitele Petra Nováka. Marie Sladká nejprve připraví podpisy pro své zprávy: V kartě SOUBOR klepneme do tlačítka Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě POŠTA v sekci Vytváření zpráv klepneme do tlačítka Podpisy. Zobrazí se dialogové okno Podpisy a šablony (viz obr. 3-13). OBR. 3-13: DIALOGOVÉ OKNO ŠABLONY A PODPISY
Odeslání zprávy
podlazi_1.gif
Klepneme do tlačítka Nový. Nový podpis nazveme Encián. Ve spodní části zapíšeme text podpisu. Na dalším řádku vložíme vizitku. Klepneme do tlačítka Vizitka a vybereme kontakt Marie Sladké. Podpis Encián vybereme do pole Nové zprávy, aby byl využit pro nově editované e-maily. Práci s dialogovým oknem Podpisy a šablony ukončíme tlačítkem OK. Obdobně vložíme podpis osobní pro osobní e-maily Marie Sladké s textem S pozdravem Marie. Podpis se automaticky vloží až pro další nové zprávy. Proto jej do editované zprávy vložíme ručně tlačítkem Podpisy a výběrem podpisu Encián. V kartě OSOBNÍ ŠABLONY můžeme nastavit motiv a písmo pro nové zprávy, pro odpovídání a předávání zpráv. Nyní připravíme a odešleme zprávu: V kartě DOMŮ ve skupině Nové klepneme do tlačítka Nový e-mail. Díky předchozímu nastavení je ve zprávě již nachystán podpis. Zapíšeme pole zprávy (viz obr. 3-14): Klepnutím do tlačítka Komu... zobrazíme seznam kontaktů. Klepnutím v něm označíme Petra Nováka, tím že jej klepnutím označíme v seznamu a klepneme do tlačítka Komu->. Adresáti uvedení v poli Kopie získají kopie zprávy a uvidí navzájem svůj seznam. Adresáti uvedení v poli Skrytá obdrží kopii zprávy a nebudou viditelní pro ostatní adresáty. Pro jednot1ivé adresáty je zobrazen v barevném čtverečku jejich stav. Soubor diagramu podlaží doplníme v kartě Vložení ve skupině Zahrnout tlačítkem Připojit soubor. Dohledáme soubor.
Kapitola 3: Exchange
150
Do pole Předmět zapíšeme Materiály pro jednání porady vedení.65 Dle předmětu se upraví titulek okna zprávy. Do vlastní zprávy zapíšeme text dle obr. 3-14. OBR. 3-14: DIALOGOVÉ OKNO EMAILOVÉ ZPRÁVY
Ve spodním podokně je zobrazena fotografie Petra Nováka z kontaktů a předchozí pošta zaslaná Petrem Novákem, kterou můžeme otevřít v samostatném okně klepnutím do příslušné zprávy. Karty VLOŽENÍ, FORMÁTOVÁNÍ TEXTU a REVIZE obsahují obdobná tlačítka jako při úpravách pole Poznámky kontaktu. Užitečné možnosti nastavení pošty jsou v kartě Možnosti, mj. můžeme: ve skupině Motivy: » nastavit barvený motiv zprávy či pouze upřesnit barvy, písma, efekty, » nastavit barevné pozadí zprávy tlačítkem Barvy stránky, ve skupině Zobrazit pole: » zobrazit pole Skrytá pro doplnění skrytých adresátů, » zobrazit pole Od, abychom viděli, ze kterého účtu zprávu odesíláme, klepnutím do tlačítka Od můžeme rozbalit seznam účtů a účet vybrat, ve skupině Oprávnění: » potlačit možnost předávání zprávy dál adresátem, ve skupině Sledování: 65
Při odesílání zprávy bez vyplněného předmětu jsme dotázáni, zda Opravdu chcete zprávu odeslat bez předmětu? Klepnutím do tlačítka Neodesílat se můžeme vrátit do editace zprávy.
Kapitola 3: Exchange
151
» vyžádat hlasování klepnutím do tlačítka Použít hlasovací tlačítka, » vyžádat emailové oznámení o doručení a přečtení zprávy, zvolit složku, do níž se uloží kopie odeslané zprávy, upřesnit čas doručení (odložit doručení), určit kontakt, který bude adresátovi nabízen pro odpověď. Klepnutím do spouštěče dialogového okna skupiny Sledování či Další možnosti se zobrazí dialogové okno Vlastnosti s možnostmi doručení zprávy (viz obr. 3-15 s vyplněnými ilustrativními hodnotami). OBR. 3-15: DIALOGOVÉ OKNO VLASTNOSTI
Přijetí a čtení zprávy
Zprávu odešleme tlačítkem Odeslat. Petr Novák je po přijetí zprávy požádán o umožnění odeslání oznámení o přečtení zprávy. Potvrdí souhlas tlačítkem Ano. Petr Novák nalezne zprávu ve složce Doručená pošta. Zobrazí se přehled doručené pošty v seskupení dle dnů doručení. OBR. 3-16: ČTENÍ DORUČENÉ POŠTY
Kapitola 3: Exchange
Zpracování došlé zprávy
152
Pro čtení zpráv je vhodné využít podokno pro čtení. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Rozložení klepneme do tlačítka Podokno čtení a vybereme Vpravo. V záhlaví zprávy je uveden tučně její předmět, dále odesílatel včetně jeho stavu, datum odeslání a seznam připojených souborů. Klepnutím do tlačítka s názvem přílohy zobrazíme její náhled (viz obr. 3-16). Příjemce má četné možnosti pro zpracování došlé pošty, nejčastější jsou po otevření zprávy poklepáním dostupné v kartě ZPRÁVA (viz obr. 3-17). Zprávu můžeme zpracovat: OBR. 3-17: KARTA ZPRÁVA PRO ZPRACOVÁNÍ POŠTY
ve skupině Odstranit: Ignorovat ( Ctrl Del): Přesune zprávu a budoucí zprávy ve stejné konverzaci (se stejným předmětem) do složky Odstraněná pošta. Nevyžádaná pošta: Můžeme zablokovat odesílatele. Jeho zprávy potom budou po doručení přesunuty do složky Nevyžádaná pošta. Odstranit ( Ctrl D): Odstraní jednotlivou zprávu, přesune ji do složky Odstraněná pošta. ve skupině Odpovědět: Odpovědět ( Ctrl R): Odešle odpověď odesílateli. Odpovědět všem ( Ctrl Shift R): Odešle odpověď odesílateli a všem ostatním příjemcům. Předat dál ( Ctrl F): Předá zprávu dalšímu uživateli (uživatelům). Odpovědět se žádostí o schůzku ( Ctrl Alt R): Pošle odesílateli žádost o schůzku66. Rychlá zpráva: Přejde do aplikace Lync s možností odpovědět odesílateli či odesílateli a všem příjemcům formou rychlé zprávy. Předat dál jako přílohu: Zprávu vloží do nové zprávy jako přílohu a umožní ji postoupit dalšímu uživateli či uživatelům. Volat: Přejde do aplikace Lync a umožní audiovizuálně volat odesílateli či odesílateli a ostatním příjemcům. ve skupině Rychlé kroky: Outlook umožňuje definovat časté operace formou tzv. rychlých kroků. Úplný přehled rychlých kroků zobrazíme klepnutím do spouštěče dialogového okna skupiny Rychlé kroky. Můžeme upřesnit připravené rychlé kroky, můžeme definovat nové. Rychlým krokům můžeme přiřadit kombinace kláves Ctrl Shift 1 , ..., Ctrl Shift 9 . Mezi základní akce patří: přesunout do zvolené složky, např. 1 pracovní, zařadit do kategorie, např. do kategorie pozvánky, opatřit příznakem, např. Bez data, nový e-mail, např. pro, kontakty našeho týmu ředitelství, předat dál, např. nadřízenému kontaktu Petr Novák, nová schůzka s vybraným kontaktem, např. Petr Novák. Jako vlastní akci lze vybrat i další typy akcí. V rámci rychlého kroku můžeme zřetězit více akcí, např. opatřit příznakem a přesunout do složky. 67 ve skupině Přesunout: Přesunout: » výběr z posledních tří cílových složek, » výběr libovolné složky, » kopie zprávy do libovolné složky, » příkaz k přesunu do libovolné složky všech zpráv ze stejné konverzace (stejného předmětu),
66 67
Žádosti o schůzku jsou popsány v kap. 3.4. Rychlé kroky se synchronizují se Exchange serverem. Jsou tedy k dispozici na všech počítačích, kde uživatel použije Outlook.
Kapitola 3: Exchange
153
Pravidla: » pravidlo přesunu všech zpráv od odesílatele vybrané zprávy do zvolené složky, např. můžeme přesouvat všechny zprávy z e-shopů, kde jsme registrováni, do složky 3 nabídky (pro každý e-shop musíme vytvořit samostatné pravidlo), » obecné pravidlo specifikuje dvě části: okolnosti: odesílatel, předmět, adresát, provedená akce: zobrazení v okně Upozornění na novou položku, přehrání vybraného zvuku, přesun do vybrané složky (popř. upřesnění po klepnutí do tlačítka Upřesnit nastavení). OneNote: odešle zprávu do vybraného oddílu poznámkového bloku OneNote jako samostatnou stránku68. ve skupině Značky: Přiřadit zásady: Zásady umožňují mj. odstranit zprávu po uplynutí stanoveného času od doručení. Zásadu lze aplikovat na jednotlivou zprávu nebo složku. Složce 3 nabídky přiřadíme zásadu: » V navigačním podokně zvolíme složku 3 nabídky. » V kartě DOMŮ ve skupině Značky klepneme do tlačítka Přiřadit zásady a vybereme příkaz NASTAVIT ZÁSADY SLOŽEK. » V dialogovém okně Vlastnosti – 3 nabídky v kartě ZÁSADY v poli Zásady složek vybereme 1 Week Delete (1 týden) – Zpráva bude 1 týden po doručení přesunuta do. » V záhlaví zpráv je potom upozornění, za jak dlouho položky vyprší. » Můžeme také vypsat zprávy, které vyprší, když vybereme příkaz ZOBRAZIT POLOŽKY, JEJICHŽ PLATNOST BRZY VYPRŠÍ. Nepřečtené či přečtené: Nastaví stav pro vybranou zprávu. Zařadit do kategorií: Zprávu lze obdobně jako kontakt zařadit do kategorií. Po výběru Všechny kategorie můžeme zprávu zařadit či odebrat z více kategorií a doplnit další kategorie a jejich klávesové zkratky ( Ctrl F2 , ..., Ctrl F12 )69, Zpracovat: Přidáním příznaku zpracování zařadíme zprávu do úkolů. Připomenutí má parametry: » Příznak: Typ příznaku. Při použití příkazů pro nastavení termínu splnění se vkládá typ Zpracovat. K dispozici jsou dále typy Pro informaci, Předat dál, Odpověď není vyžadována, Přečíst, Odpovědět, Odpovědět všem, Revize. » Počáteční datum: Datum, kdy máme úkol začít plnit. » Termín splnění: Termín splnění úkolu. » Připomenutí: Kdy má být úkol připomenut, zvuk připomenutí. Po klepnutí do tlačítka Zpracovat se nabízí příkazy: » Nejprve jsou uvedeny příkazy pro rychlé nastavení typu Zpracovat s různými termíny splnění, které jsou signalizovány různým odstínem praporku: Dnes, Zítra, Tento týden, Příští týden, Bez data. » Po příkazech Vlastní nebo Přidat připomenutí můžeme nastavit vlastní hodnoty parametrů. » Příkazem Označit jako splněné můžeme prohlásit úkol za splněný. » Příkazem Vymazat příznak můžeme příznak potlačit. » Obdobně jako pro kategorie můžeme nastavit rychlé kliknutí, např. Žádné datum. Tuto variantu potom můžeme snadno nastavit klepnutím do ikony praporku u zprávy. ve skupině Najít: Do prázdného pole Najít kontakt můžeme zapsat jméno kontaktu. Kontakt se hledá v globálním adresáři, popř. ve všech adresářích po klepnutí do odkazu Prohledat adresáře. Adresář: Zobrazí se seznam uživatelů v globálním adresáři, popř. v jiném vybraném adresáři. Filtrovat e-maily: Můžeme omezit seznam zobrazených e-mailů dle různých kritérií: » Nepřečtené, » Obsahuje přílohy, 68
69
V úvodní tabulce jsou rekapitulovány pole předmět, odesílatel (včetně odkazu na poslání emailu odesílateli), adresát, čas odeslání, přílohy. Stránka obsahuje celý text zprávy, je nadepsána předmětem zprávy. Jednu z kategorií můžeme nastavit pro rychlé kliknutí. Potom je možné zprávu zařadit do kategorie klepnutím do ikony kategorie v seznamu zpráv.
Kapitola 3: Exchange
Tisk zprávy
Odpověď
Hlasování
154
» Tento týden s dílčími volbami: Dnes, Včera, Tento týden, Minulý týden, Tento měsíc, Minulý měsíc, Tento rok, Minulý rok – období, v němž byly zprávy doručeny, » Zařazené do kategorií: vybraná kategorie, všechny kategorie či bez kategorie, » S příznakem: s libovolným příznakem, » Důležité: zprávy, kterým přiřadil odesílatel příznak Důležité, » Odeslané mně, kde jsem v poli Komu nebo Kopie, » Zobrazit položky, jejichž platnost brzy vyprší, » Další filtry: přejde do hledání za účelem nastavení parametrů. Ve všech případech se zobrazí kontextová karta HLEDÁNÍ, v níž můžeme upřesnit parametry hledání, především vybrat, zda se prohledává aktuální složka či všechny složky pošty. Práci s kontextovou kartou ukončíme klepnutím do tlačítka Ukončit hledání. Zobrazenou zprávu můžeme vytisknout: v kartě SOUBOR v dílčí kartě Tisk klepnutím do tlačítka Tisk nebo klávesovou zkratkou Ctrl P a klepnutím do tlačítka Tisk. V roli Petra Nováka přečteme zprávu, odsouhlasíme zaslání potvrzení o přečtení a odpovíme na zprávu Marie Sladké textem: Dobrý den, děkuji za diagram. Materiály pro poradu právě připojuji a brzy pošlu. S pozdravem Petr Novák Marie Sladká zobrazí Doporučenou poštu jako konverzace: V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Konverzace zaškrtne pole Zobrazit jako konverzace. V dialogovém okně Microsoft Outlook klepne do tlačítka Všechny složky. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Konverzace klepne do tlačítka Nastavení konverzace a zaškrtne Vždy rozbalovat konverzace. Seznam zpráv je nyní uspořádán dle data a konverzačních vláken. Marie Sladká tak vidí v jednom vláknu všechny zprávy související s její zprávou Materiály pro jednání. Zprávy z jiných složek než Doručená pošta jsou vypisovány kurzívou, např. zpráva Marie Sladké je ze složky Odeslaná pošta. V roli Marie Sladké napíšeme zprávu Petru Novákovi a Evě Kolínské s prosbou o stanovisko k barvě koberce do rekonstruované místnosti formou hlasování: Ve složce Pošta v kartě DOMŮ ve skupině Nové klepneme do tlačítka Nový e-mail. Do pole Komu zapíšeme Petr Novák; Eva Kolínská. Do Předmětu zapíšeme Barva koberce. Do textu zprávy zapíšeme Hlasujte pro barvu koberce do rekonstruované místnosti 18. V kartě MOŽNOSTI ve skupině Sledování klepneme do tlačítka Použít hlasovací tlačítka a vybereme možnost VLASTNÍ. Do pole Použít hlasovací tlačítka zapíšeme hodnoty černá, modrá, šedá, zelená. Klepneme do tlačítka Zavřít. V roli Petra Nováka otevřeme zprávu a zahájíme hlasování jedním ze dvou způsobů: Klepneme do odkazu na hlasování v záhlaví zprávy. V kartě ZPRÁVA ve skupině Odpovědět klepneme do tlačítka Hlasovat. Za Petra Nováka vybereme modrou barvu. Výběr potvrdíme odesláním odpovědi klepnutím do tlačítka OK. Obdobně v roli Evy Kolínské vybereme zelenou barvu. V roli Marie Sladké otevřeme odeslanou zprávu. V kartě ZPRÁVA ve skupině Zobrazit klepneme do tlačítka Sledování. Můžeme prohlédnout výsledek hlasování (viz obr. 3-18). OBR. 3-18: SLEDOVÁNÍ VÝSLEDKŮ HLASOVÁNÍ
Kapitola 3: Exchange Další karty
155
Další příkazy pro práci s poštou jsou v dalších kartách: karta Odesílání a příjem: skupina Odeslat a přijmout: Outlook je prvotně nastaven tak, že příjem pošty provádí průběžně, odesílání okamžitě po odeslání zprávy.70 V případě potlačení automatického odesílání a příjmu můžeme ručně odeslat a přijmout poštu tlačítky: » Odeslat a přijmou u všech složek ( F9 ). » Aktualizovat složku ( Shift F9 ): Odeslání a příjem provedeme pro aktuální složku. » Odeslat vše: Odešle veškerou neodeslanou poštu. » Skupiny pro odesílání a přijímání: Poštovní účty můžeme seskupit. skupina Stáhnout: » Zobrazit průběh: Po klepnutí do tlačítka Podrobnosti zobrazí graficky průběh odesílání a příjímání. » Zrušit vše: Potlačí rozpracované odesílání a přijímání. skupina Server: Může stáhnout jen záhlaví všech zpráv (odesílatel, předmět, datum) ve složce nebo záhlaví zpráv označených ke stažení. skupina Předvolby: » Telefonické připojení: Nastavení předvoleb vytáčení, pokud telefonní čísla vytáčíme Outlookem (např. eliminace mezinárodní předvolby, pokud se jedná o lokální telefonní číslo). » Předvolby stahování: Nastavení, zda budou stahována záhlaví nebo celé zprávy (položky). » Pracovat offline: Odpojení od odesílání a přijímání pošty. Offline režim umožňuje práci bez přijímání nové pošty. karta Složka: skupina Nové: » Nová složka: Vytvoří novou složku (např. 1 pracovní, 2 osobní, 3 nabídky) či její podsložku. » Nová složka výsledků hledání: Vytvoří složku, do níž se vyhledávají zprávy ze všech složek dle zadaných kritérií (např. pošta od určitých osob, velká pošta 71 apod.) skupina Akce: » Upravit tuto složku výsledků hledání (pouze pro složky výsledků hledání): Úprava parametrů složky výsledků hledání, např. změna hranice velikosti souborů. » Přejmenovat složku. » Zkopírovat složku. » Přesunout tuto složku. » Odstranit tuto složku. skupina Vyčistit: » Označit vše jako přečtené: Všechny zprávy ve složce označí jako přečtené.72 » Spustit pravidla: Spustí připravená pravidla ve složce, popř. i v podsložkách.73 » Vyčistit složku: V konverzaci ve stejné složce odstraní zprávy s duplicitním textem. Konverzačním vláknem mohou být zprávy Zpráva o služební cestě do Brna: Marie Sladká: Dobrý den, posílám zprávu o služební cestě do Brna. S pozdravem Marie Sladká Petr Novák: Dobrý den, děkuji za zprávu. S pozdravem Petr Novák Marie Sladká: Není zač. Marie Sladká V poslední zprávě jsou obsaženy zprávy předchozí. Po vyčištění dojde k odstranění předchozích zpráv (do složky Odstraněná pošta). Funkce Čištění konverzací je užitečná 70
71
72 73
Interval odesílání a příjmu pošty lze nastavit, když v kartě SOUBOR klepneme do tlačítka Možnosti a v dílčí kartě Upřesnit zrušíme zaškrtnutí pole Při spojení odesílat okamžitě. Po klepnutí do tlačítka Odeslat a přijmout v možnostech můžeme nastavit pro jednotlivé účty či jejich skupiny podrobnější parametry. Je vhodné např. vytvořit složku hledání pro poštu větší než 1 MB. Občasná kontrola nutnosti uchovávat takové zprávy umožní racionálně využívat prostor pro uchovávání pošty. Z místní nabídky připojených souborů můžeme odebrat přílohu. Jednotlivou zprávu či více vybraných zpráv lze naopak označit jako nepřečtené z jejich místní nabídky. Pravidla lze definovat v kartě DOMŮ ve skupině Přesunout klepnutím do tlačítka Pravidla. Pravidla lze vytvářet pro přijatou i odeslanou poštu. Pravidlo se skládá z podmínky realizace pravidla a z akce pravidla.
Kapitola 3: Exchange
156
zvláště u konverzací s velkým množstvím vzájemných odpovědí, zejména v případě mnoha příjemců. » Odstranit vše: Odstraní všechny zprávy ve složce. » Obnovit odstraněnou poštu: Nabídne k obnově seznam zpráv odstraněných ze složky. skupina Oblíbené položky: » Zobrazit v oblíbených položkách: Zapne či potlačí zobrazení složky ve složce Oblíbené položky. skupina Vlastnosti: » Nastavení automatické archivace: Lze nastavit např. přesouvání zpráv starších než 1 měsíc do lokálního datového souboru nebo dokonce zprávy odstranit. 74 » Oprávnění složky: Na jednotlivou složku může uživatel udělit práva různého rozsahu (čtení, zapisování, odstraňování) jiným uživatelům. Např. Petr Novák může udělit práva ke čtení své Doručené pošty Marii Sladké. Kromě práv na složku např. Doporučená pošta musí Petr Novák přidělit také práva na svůj poštovní účet alespoň na úrovni Viditelné.75 » Vlastnosti složky: Zobrazí komplexně vlastnosti složky v jednotlivých kartách (mj. Automatická archivace a Oprávnění). karta Zobrazení: Zprávy můžeme zobrazovat různými připravenými zobrazeními, upravovat je či vytvářet svá zobrazení.
3.4 Kalendář Kalendář
Událost
Marie Sladká povede v kalendáři svůj kalendář, který bude zpřístupňovat na webu vybranému okruhu spolupracovníků. Dále povede Marie Sladká kalendář ředitele Petra Nováka, k jehož datovému souboru Outlooku bude mít v síti přístup. Vložíme první událost Marie Sladké: Ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 3-2) klepneme do tlačítka Kalendář. Zobrazí se zatím prázdný seznam událostí. V kartě DOMŮ ve skupině Uspořádat můžeme vybrat různá zobrazení kalendáře Den, Pracovní týden, Týden, Měsíc, Zobrazení časového plánu. V případě měsíce můžeme vybrat ze tří stupňů podrobnosti zobrazení. Zobrazíme celý týden. Klepnutí do spouštěče dialogového okna skupiny Uspořádat můžeme nastavit kalendář, např. pracovní dny, které jsou zobrazeny v zobrazení Pracovní týden. Klepnutím do tlačítka Nová otevřeme dialogové okno pro vložení dat o nové události. Zapíšeme údaje o události projednávání pracovní doby údržbářů (viz obr. 3-19). OBR. 3-19: DIALOGOVÉ OKNO UDÁLOST – PRACOVNÍ DOBA ÚDRŽBÁŘŮ
74
75
Archivace se provádí v pravidelných intervalech, které lze nastavit v možnostech v dílčí kartě Upřesnit v sekci Automatická archivace po klepnutí do tlačítka Nastavení automatické archivace. Automatická archivace také odstraňuje zprávy zneplatněné v zásadách. Marie Sladká v kartě SOUBOR klepne do tlačítka Nastavení účtu a zvolí příkaz Nastavení účtu. V seznamu v kartě E-mail klepne do účtu typu Exchange do tlačítka Změnit. Dále klepne do tlačítka Další nastavení. V kartě Upřesnit klepne do tlačítka Přidat. Zapíše jméno Petr Novák. Potom uvidí kromě svého účtu také účet Petra Nováka, v němž může prohlížet Petrem Novákem uvolněné složky.
Kapitola 3: Exchange
157
Událost zařadíme do kategorie Encián. V kartě UDÁLOST ve skupině Značky klepneme do tlačítka Zařadit do kategorií. Vybereme volbu všechny kategorie a doplníme novou kategorii Encián. Po vyplnění údajů klepneme do tlačítka Uložit a zavřít. Událost se zobrazí v týdenním kalendáři (viz obr. 3-20). OBR. 3-20: TÝDENNÍ KALENDÁŘ
Komentář k zobrazení kalendáře: V kalendáři je již zobrazena další událost a úkol s termínem splnění 10. 4. 2014. Nepracovní doba je znázorněna modrým podbarvením. 76 Řádky kalendáře zastupují 30 minut.77 K jednotlivým dnům jsou vypisovány úkoly ke dni, na nějž je nastaven termín pro splnění úkolu.78 V pravém navigačním podokně je miniatura měsíčního kalendáře, popř. více měsíčních kalendářů, pokud pro ně dostatečný prostor, seznam dostupných kalendářů, popř. odkazy na základní operace s kalendáři, pokud na ně zbylo místo. Klepnutím do dne v miniatuře kalendáře můžeme zobrazit vybraný den, týden či měsíc. 79 Událost můžeme v kalendáři hledat také pomocí pole Hledání. Další událost budeme plánovat s účastí dalších účastníků a místnosti: Nejprve v roli správce týmových webů vytvoříme místnost: V Přehledu správce klepneme v sekci Exchange do odkazu Správa. V samostatně otevřeném okně v kartě Uživatelé a skupiny v dílčí kartě Poštovní schránky rozbalíme nabídku tlačítka Nový a vybere volbu POŠTOVNÍ SCHRÁNKA MÍSTNOSTI. Pro školící a počítačovou místnost 28 zadá parametry: » Název místnosti: 28 školící počítačová místnost » E-mailová adresa: [email protected]
Plánování
76
77
78
79
Pracovní dobu můžeme změnit klepnutím do spouštěče dialogového okna skupiny Uspořádat v kartě DOMŮ nebo klepnutím do karty SOUBOR a tlačítka Možnosti v dílčí kartě Kalendář. V sekci Pracovní doba upravíme pole Čas zahájení a Čas ukončení. Měřítko lze změnit, když klepneme pravým tlačítkem do časové osy. Z místní nabídky můžeme vybrat 60, 30, 15, 10, 6 a 5 minut. Klepnutím pravým tlačítkem do řádku Řazení úkolů podle zobrazíme místní nabídku, v níž můžeme zadat zobrazování úkolů podle počátečního data plnění úkolu. Když po klepneme do spouštěče dialogového okna skupiny Uspořádat v kartě DOMŮ a v sekci Možnosti zobrazení zaškrtneme pole Zobrazovat čísla týdnů v měsíčním zobrazení a v tabulce dat, budou do miniatury doplněna čísla týdnů. Čísla týdnů potom také nahradí datové intervaly v levé části měsíčního kalendáře.
Kapitola 3: Exchange
158
» » » »
Umístění: 2. podlaží Telefon: 280 Kapacita: 18 Delegáti: Eva Kolínská (po zaškrtnutí pole Vyberte delegáty, kteří mají přijmout nebo odmítnout žádosti o rezervaci). V roli Marie Sladké vložíme žádost o schůzku: V Outlooku v kartě DOMŮ ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nová schůzka. Klepneme do tlačítka Komu a vybereme účastníky Petr Novák, Marie Sladká. Do pole Předmět vyplníme text Školení Office 365. Klepneme do tlačítka Místnosti a vybereme dvě místnosti 18 školící počítačová místnost a 28 školící počítačová místnost. Zadáme pole: » Čas zahájení: 9. 4. 2014 9:00 » Konec: 9. 4. 2014 17:00 V kartě SCHŮZKA ve skupině Zobrazit klepneme do tlačítka Pomocník pro plánování. Zobrazí se grafický přehled dostupnosti zdrojů a účastníků (viz obr. 3-21, žádat o rezervaci místnosti je možné maximálně 180 dnů dopředu, proto je v obrázku stav k 9. srpnu 2012). OBR. 3-21: POMOCNÍK PRO PLÁNOVÁNÍ PŘED SCHVÁLENÍM
» V levé části je seznam účastníků, ikonami jsou odlišeny organizátor schůzky, povinný účastník, zdroj (místnost nebo zařízení). Zde bychom mohli doplnit další účastníky, včetně zdrojů. » V horní části je nastaveno pro přehlednost zobrazení na 75 %. » V diagramu vidíme dostupnost jednotlivých účastníků. Marie Sladká je zaneprázdněna předchozí den v čase 14 – 16 a nezveřejňuje podrobnosti. Předchozí den Marie Sladká podala žádost o rezervaci místnosti 28 na čas 14 – 16, žádost není dosud schválena, proto je zobrazena nezávazně. Petr Novák sdílí kalendář s Marií Sladkou, která vidí, že v den školení Petr Novák má v kalendáři akci Konference Lync v čase 8 – 8:45.
Kapitola 3: Exchange
159
Místnost 18 je v den školení rezervována v čase 9 – 16 pro akci Školení Project. Událost je zapsána správcem (delegátem) místnosti přímo do kalendáře místnosti 80. Zahájení plánované události je zobrazeno zelenou svislou čarou, konec červenou svislou čarou. Čas mezi těmito čarami je vybarven šedou barvou. Tažením za čáry můžeme upravovat začátek a konec. Vpravo jsou zobrazeny dostupné místnosti ze seznamu místností, které jsme vybrali. V našem případě je to pouze místnost 28. Pod seznamem dostupných místností jsou nabídky časů konání události v půlhodinových intervalech začátku. K jednotlivým variantám jsou dopsány případné konflikty s časovými možnostmi účastníků (např. časy 8 – 16, 8:30 – 16:30 jsou v konfliktu s dostupností Petra Nováka). Pro jednotlivé varianty je vypisován počet dostupných místností (v našem případě 1). » Zrušíme zaškrtnutí místnosti 18 v levém seznamu účastníků » Vlevo nahoře (v režimu Událost či Pomocník pro plánování) klepneme do tlačítka Odeslat. » Událost je zapsána do kalendáře Petr Nováka jako nezávazná, neboť jím není ještě schválena. » Marii Sladké přijde e-mail o přijetí žádosti, která čeká na schválení. Eva Kolínská provede v kalendáři místnosti 28 schválení rezervace. » Otevře poklepáním událost. » Klepne do tlačítka Přijmout. (Dále jsou nabízena tlačítka Nezávazně, Odmítnout.) » V nabídce vybere příkaz ODESLAT ODPOVĚĎ NYNÍ. (Dále jsou nabízeny příkazy PŘED ODESLÁNÍM UPRAVIT ODPOVĚĎ, NEODESÍLAT ODPOVĚĎ.) Marii Sladké přijde odpověď s parametry: » Předmět: Přijato: Marie Sladká » Od: Eva Kolínská za uživatele 28 školící počítačová místnost » Informační zpráva: Eva Kolínská přijal(a) tuto schůzku za uživatele 28 školící počítačová místnost. V pomocníkovi pro plánování je již zobrazena událost v místnosti 28 ve stavu Zaneprázdněn se zobrazením rezervující Marie Sladké. Událost je uvedena ve stavu Zaneprázdněn také pro Marii Sladkou. Pro Petra Nováka je zatím nezávazná. OBR. 3-22: POMOCNÍK PRO PLÁNOVÁNÍ PO SCHVÁLENÍ
Sdílení kalendáře
Petr Novák (či Marie Sladká jako oprávněná osoba v jeho kalendáři) provedou přijmutí události. » Poklepáním otevře událost. » V kartě SCHŮZKA ve skupině Odpovědět klepne do tlačítka Přijmout a vybere příkaz ODESLAT ODPOVĚĎ. » Událost je již ve stavu Zaneprázdněn. Marie Sladká spravuje kalendář nadřízenému Petru Novákovi. Standardně zaměstnanec firmy vidí do kalendářů svých firemních kolegů na úrovni informací o volném čase, tj. pro události se zobrazují pouze stavy Zaneprázdněn, Nezávazně, Mimo kancelář, Volno.81
80
81
Zápis do kalendáře místnosti může delegát provést v aplikaci Outlook Web App. Otevře svůj kalendář a v horním panelu nástrojů klepne do tlačítka Sdílet a vybere volbu PŘIDAT KALENDÁŘ. Do pole Kalendář z vaší organizace zapíše název kalendáře a klepne do tlačítka OK. Petr Novák může potlačit i zobrazování informací o volném čase, když v zobrazení kalendáře v kartě DOMŮ ve skupině Sdílení klepne do tlačítka Oprávnění ke kalendáři. V dialogovém okně Vlastnosti – Kalendář potom změní nastavení pro výchozí uživatele v sekci Číst z hodnoty Informace o volném čase na Žádné.
Kapitola 3: Exchange
Delegace
160
Petr Novák bude sdílet kalendář s Marií Sladkou: Petr Novák v zobrazení kalendáře v kartě DOMŮ ve skupině Sdílení klepne do tlačítka Sdílet kalendář. Otevře se e-mailová zpráva Sharing invitation: Petr Novák – kalendář. Zaškrtne pole Požádat o oprávnění k zobrazení složky Kalendář příjemce. Předmět se změní na Sharing request: Calendar. Do pole Komu vybere Marie Sladká. Ponechá zaškrtnuté pole Povolit příjemci zobrazení složky Kalendář. V poli Podrobnosti může vybrat: » Pouze dostupnost: Čas bude zobrazen pouze stavem Volno, Zaneprázdněn, Nezávazně nebo Mimo kancelář (standardní stav). » Omezené podrobnosti: Zobrazena bude dostupnost a předměty událostí kalendáře. » Úplné podrobnosti: Zobrazena bude dostupnost a úplné podrobnosti událostí kalendáře. Petr Novák vybere poslední možnost Po odeslání se zobrazí hlášení o sdílení kalendáře s Marií Sladkou, které Petr Novák potvrdí. Marie Sladká bude mít nadále oprávnění Revidující, tj. bude moci číst podrobnosti z kalendáře, nebude však moci do kalendáře zapisovat. Marie Sladká je e-mailem rovněž požádána o sdílení svého kalendáře. (Předpokládá se, že Petr Novák současně s poskytnutím svého kalendáře, žádá protějšek také o sdílení jeho kalendáře.) V záhlaví e-mailové zprávy klepne do tlačítka Povolit. Otevře se odpovídající email, v jehož záhlaví vybere Marie Sladká Úplné podrobnosti a e-mail odešle. Marie Sladká doplní kalendář Petra Nováka do seznamu svých kalendářů. V kartě DOMŮ ve skupině Spravovat kalendáře klepne do tlačítka Otevřít kalendář a vybere příkaz Z ADRESÁŘE. Z adresáře vybere Petra Nováka. Kalendář Petra Nováka se doplní do skupiny kalendářů Sdílené kalendáře a otevře se vedle kalendáře Marie Sladké. Marie Sladká nemůže odstranit, editovat, ani doplnit události v kalendáři Petra Nováka. Pokud se snaží doplnit novou událost, je jí nabídnuto vytvoření žádosti o schůzku. Petr Novák rozšíří oprávnění ke kalendáři. V kartě DOMŮ ve skupině Sdílení klepne do tlačítka Oprávnění ke kalendáři. V horní části vybere Marii Sladkou a změní jí úroveň oprávnění z Revidující na Vlastník. Marie Sladká potom bude moci zapisovat a editovat události v kalendáři Petra Nováka. Pokud Marie Sladká vytvoří novou událost, vytvoří se pozvání pro Petra Nováka. Petr Novák komplexně deleguje svá práva na Marii Sladkou: V kartě SOUBOR v dílčí kartě Informace klepne do tlačítka Nastavení účtu a vybere příkaz PŘÍSTUP DELEGÁTA. V dialogovém okně Delegáti klepne do tlačítka Přidat a vybere Marii Sladkou. V dialogovém okně Delegovat oprávnění nastaví práva pro Marii Sladkou (viz obr. 3-23). OBR. 3-23: DIALOGOVÉ OKNO DELEGOVAT OPRÁVNĚNÍ
Po zadání parametrů klepne do tlačítka OK.
Kapitola 3: Exchange
Překryv kalendářů
161
V dialogovém okně Delegáti zaškrtne ve spodní části pro pole Doručovat žádosti o schůzky, kterou jsou adresovány mně, a odpovědi na žádosti o schůzky, jejichž jsem organizátorem, těmto uživatelů volbu Moji delegáti a já. Petr Novák musí ještě zpřístupnit Marii Sladké vybrané složky své pošty: Zobrazí složku Doručená pošta. V kartě SLOŽKA klepne ve skupině Vlastnosti do tlačítka Oprávnění složky. Klepne do tlačítka Přidat a přidá Marii Sladkou, které přiřadí Úroveň oprávnění o hodnotě Šéfredaktor. Marie Sladká přidá do svého profilu Petra Nováka: V kartě SOUBOR klepne do tlačítka Nastavení účtu a zvolí příkaz Nastavení účtu. V seznamu v kartě E-mail klepne do účtu typu Exchange a do tlačítka Změnit. Dále klepne do tlačítka Další nastavení. V kartě Upřesnit klepne do tlačítka Přidat. Zapíše jméno Petr Novák. Potom uvidí kromě svého účtu také účet Petra Nováka. Marie Sladká může nyní také odesílat poštu jménem Petra Nováka: V kartě DOMŮ klepne ve skupině Nové do tlačítka Nový e-mail. V okně zprávy klepne do tlačítka Od a vybere volbu JINÁ E-MAILOVÁ ZPRÁVA. Opět klepne do tlačítka Od a vybere Petra Nováka. Výběr potvrdí tlačítkem OK. Nyní bude zpráva odeslána jménem Petra Nováka. Příště již bude Petr Novák v seznamu rozbalovaném z tlačítka Od. Kalendáře jsou zobrazeny vedle sebe a jsou barevně odlišeny (viz obr. 3-24). Klepnutím do tlačítka Zobrazit v překryvném režimu na začátku nadpisu kalendáře Petra Nováka můžeme kalendáře překrýt (viz obr. 3-25). OBR. 3-24: KALENDÁŘE ZOBRAZENÉ VEDLE SEBE
OBR. 3-25: KALENDÁŘE V PŘEKRYVNÉM REŽIMU
Kapitola 3: Exchange Nový kalendář
Skupiny kalendářů
Kalendář e-mailem
162
Marie Sladká může založit také své další kalendáře, když v kartě DOMŮ ve skupině Spravovat kalendáře klepne do tlačítka Otevřít kalendář a vybere příkaz VYTVOŘIT NOVÝ PRÁZDNÝ KALENDÁŘ. Mohla by tak vytvořit kalendář událostí svých dětí. Opakovanou práci s více kalendáři umožňují skupiny kalendářů. V kartě DOMŮ ve skupině Spravovat kalendáře můžeme po klepnutí do tlačítka Skupiny kalendářů vytvořit novou skupinu a do ní přesunout některé kalendáře či přímo vytvořit skupinu z právě otevřených kalendářů. Marie Sladká chce předat svůj kalendář odběratelům firmy Encián. Nabízí se dvě možnosti: poslat kopii kalendáře emailem, publikovat kalendář na webu s pravidelnou automatickou aktualizací. Postup poslání kopie kalendáře e-mailem: V kartě DOMŮ ve skupině Sdílení klepneme do tlačítka Odeslat kalendář e-mailem. V dialogovém okně Odeslat kalendář e-mailem upravíme: Kalendář: Kalendář Rozsah kalendářních dat: zvolíme Zadat data... Začátek: 8. 4. 2014 Konec: 22. 4. 2014 Podrobnosti: Úplné podrobnosti Upřesnit / Rozložení e-mailu: Denní plán Do nového e-mailu se vloží kalendář formou HTML obsahu (viz obr. 3-26). OBR. 3-26: KALENDÁŘ V E-MAILU
Kapitola 3: Exchange
Aktualizovaný kalendář na webu
163
Do e-mailové zprávy se vloží také kalendář jako připojený soubor ve formátu ics. Soubory v tomto formátu lze otevřít v Outlooku (jako samostatný kalendář ve skupině Jiné kalendáře, když v kartě SOUBOR kleneme do tlačítka Otevřít a vybereme OTEVŘÍT KALENDÁŘ). Postup publikace kalendáře na webu: V kartě DOMŮ ve skupině Sdílení klepneme do tlačítka Publikovat online a vybereme příkaz PUBLIKOVAT TENTO KALENDÁŘ82. Z místní nabídky vybereme volbu PUBLIKOVAT V INTERNETU, PUBLIKOVAT DO SLUŽBY OFFICE ONLINE. V dialogovém okně Publikování kalendáře (viz obr. 3-27) rozšíříme podrobnosti publikování na Úplné podrobnosti. Při úrovni přístupu Omezený přístup nebude možné kalendář vyhledat na Internetu, čtenář musí znát webovou adresu kalendáře. Po klepnutí do tlačítka Spustit publikování se zobrazí Odkazy na kalendář ve spodní části okna a doplní se tlačítko Ukončit publikování, kterým můžeme publikování kdykoliv zastavit. OBR. 3-27: DIALOGOVÉ OKNO PUBLIKOVAT KALENDÁŘ
Po zahájení publikování je v Outlook Web Apps z tlačítka Sdílet dostupný příkaz ODESLAT ODKAZY NA TENTO KALENDÁŘ, který otevře e-mail s pozváním na adresu kalendáře a pro přihlášení k odběru kalendáře. Po přihlášení k odběru se oslovené osobě zařadí publikovaný kalendář do skupiny Jiné kalendáře. O soukromých událostech kalendáře nejsou publikovány podrobnosti, pouze informace o volném čase. V publikovaných kalendářích nemohou sdílející osoby provádět změny Pokud máme zobrazeno vedle sebe více kalendářů, můžeme mezi nimi kopírovat události: Z kalendáře sdíleného na webu můžeme tažením kopírovat události do svého kalendáře, nikoliv však opačným směrem. Aktualizace webových kalendářů probíhá jejich pravidelnou aktualizací. Pokud je kalendář sdílen formou sdílení kalendáře ze serveru Exchage, můžeme kopírovat události oběma směry. Pokud při tažení události držíme současně klávesu Shift, provede se přesun události mezi kalendáři. Obdobně jako pro kontakty lze upravovat zobrazení kalendáře a vytvářet nová v katě ZOBRAZENÍ ve skupině Aktuální zobrazení. 82
Pokud by selhalo publikování z Outlooku, můžeme publikovat z Outlooku Web App. V horním panelu nástrojů klepneme do tlačítka Sdílet a vybereme PUBLIKOVAT TENTO KALENDÁŘ NA INTERNET.
Kapitola 3: Exchange
164
3.5 Úkoly
Úkol z e-mailu
Samostatné úkoly
V Outlooku můžeme evidovat své úkoly, kterým můžeme přiřadit datum zahájení, termín splnění, popř. termín připomenutí. Jako úkol pro zpracování můžeme příznakem označit i zprávu z pošty nebo kontakt. Marie Sladká vytvoří úkoly: úkol k e-mailové zprávě Materiály pro jednání porady vedení, samostatné úkoly k projektu Start rekonstrukce zasedací místnosti 18 na školící počítačovou místnost. Marie Sladká obdržela e-mail do ředitele Petra Nováka s poděkováním za diagram a příslibem zaslání materiálů pro poradu 11. 4. 2014. Opatřila je příznakem pro další zpracování: Zobrazila odpověď Petra Nováka. V kartě DOMŮ ve skupině Značky klepnula do tlačítka Zpracovat a vybrala příkaz PŘIDAT PŘIPOMENUTÍ. V dialogovém okně Vlastní upraví parametry příznaku: Příznak: ponechá Zpracovat, Počáteční datum: ponechá Nikdy, Termín splnění: zadáme 9. 4. 2014 Připomenutí: 7. 4. 2014, 12:00 Informace o parametrech příznaku se zobrazí v záhlaví e-mailu: Odkaz na e-mail je uveden v seznamu úkolů ve skupině Později. Marie Sladká eviduje dále své samostatné úkoly, které nejsou navázány na e-maily. Zadáme její první úkol – rozpočet vybavení místnosti, který má od 9. 4. 2014 nejpozději do 10. 4. 2014 připravit pro rekonstrukci zasedací místnosti na školící počítačovou místnost: Ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 3-2) klepneme do tlačítka Úkoly. V tabulce se zobrazí zatím prázdný seznam úkolů. V kartě DOMŮ ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nový úkol. Otevřeme tak dialogové okno pro vložení dat o novém úkolu. Zapíšeme údaje o úkolu (viz obr. 3-28). OBR. 3-28: DIALOGOVÉ OKNO ÚKOL – OBECNÉ INFORMACE
Zaškrtnutím připomenutí můžeme nastavit čas, kdy budeme upozorněni na termín dokončení úkolu83. Klepnutím do tlačítka Podrobnosti zobrazíme další pole informací o úkolu, v nichž doplníme pole Celková práce a Společnost (viz obr. 3-29).
83
Výchozím datem připomenutí je termín splnění, výchozí čas lze nastavit v kartě SOUBOR klepnutím do tlačítka Možnosti, v dílčí kartě Možnosti v sekci Možnosti úkolů v poli Výchozí čas připomenutí.
Kapitola 3: Exchange
165
OBR. 3-29: DIALOGOVÉ OKNO ÚKOL – PODROBNOSTI
Obdobně doplníme úkoly dle následující tabulky Předmět Zahájení Splnění Práce Společnost výběr a objednání nábytku 14. 4. 2014 16. 4. 2014 1,5 dny Encián výběr, objednání propagačních materiálů 16. 4. 2014 16. 4.2014 1 den Encián rozeslání pozvánek 17. 4. 2014 18. 4. 2014 2 dny Encián objednání občerstvení 21. 4. 2014 21. 4. 2014 2 hodiny Encián kontrola provádění rekonstrukčních prací Encián úklid před návštěvou babičky doma telefonovat babičce doma reinstalace počítače doma poslechnout poslední podcasty doma záznam cestopisného pořadu doma K úkolům doplníme kategorii shodnou se Společností. Úkoly můžeme zobrazit různými připravenými zobrazeními (viz obr. 3-30, v němž je použito nové zobrazení Dle kategorie, které je kopií zobrazení Stručný seznam v uspořádání Kategorie seskupené dle Kategorie, řazení seskupení je sestupně, řazení úkolů dle Termínu splnění a Předmětu vzestupně, doplněny jsou pole Hotovo a Stav; u dvou úkolů je naznačeno sledování plnění úkolu, plnění na 100 % lze rychle zadat zaškrtnutím pole Dokončeno, úkol je potom přeškrtnut). OBR. 3-30: SEZNAM ÚKOLŮ V ZOBRAZENÍ PODLE KATEGORIE
Kapitola 3: Exchange Časová osa úkolů
166
Zajímavé je zobrazení Časová osa úkolů (viz obr. 3-31, v němž jsme z místní nabídky časové osy zadali měsíční zobrazení a přešli jsme na 5. 4. 2014, v rámci dalšího nastavení jsme zaškrtnuli pole Zobrazit popisky v zobrazení typu měsíc). OBR. 3-31: SEZNAM ÚKOLŮ V ZOBRAZENÍ ČASOVÁ OSA ÚKOLŮ
Přiřazení úkolu
Zobrazení úkolů
Úkol můžeme v sekci Spravovat úkol pomocí tlačítka Přiřadit úkol v dialogovém okně Úkol (viz obr. 3-28) přiřadit některému svému kontaktu. Přiřazení probíhá opět emailem. Oslovený adresát odpoví klepnutím do tlačítka Přijmout či Odmítnout. Zadavatel potom může být e-mailem informován o průběhu plnění úkolu. Úkoly se promítají i do dalších částí Outlooku. Ve všech částech je zobrazen po pravé straně Panel úkolů, který se skládá ze tří částí: Tabulka dat: miniatura kalendáře aktuálního měsíce či více měsíců, klepnutím na datum zobrazíme kalendář vybraného dne. Události: zobrazují se nejbližší události, poklepáním na událost můžeme zobrazit dialogové okno s jejími detaily. Seznam úkolů: Zobrazuje se seznam úkolů seskupený podle termínu plnění, klepnutím do řádku Uspořádát podle můžeme zvolit jiné kritérium uspořádání. Z panelu úkolů můžeme zadat přímo nový úkol.84 V kalendáři jsou úkoly uvedeny v dolní části dne pod dnem, v němž mají být splněny (popř. podle počátečního data zahájení, když takto zadáme zobrazení z místní nabídky).
3.6 Poznámky Poznámky
Jednoduchým druhem informací evidovaných v Outlooku jsou poznámky. V levém navigačním podkoně jsou zastoupeny tlačítkem bez textu. 85 V našem případě vytvoříme pouze dvě poznámky (viz obr. 3-32). OBR. 3-32: POZNÁMKY
84
85
Z místní nabídky panelu nebo v kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Rozložení klepnutím do tlačítka Panel úkolů můžeme změnit nastavení panelu úkolů. Lze je doplnit do seznamu dalších objektů, když za tlačítky klepneme do úzkého tlačítka Konfigurace tlačítek a z nabídky vybereme ZOBRAZIT VÍCE TLAČÍTEK.
Kapitola 3: Exchange
167
Pro zobrazení poznámek je vhodné zapnout podokno čtení. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Rozložení klepneme do tlačítka Podokno čtení a vybereme příkaz DOLE. Poklepáním na poznámku se poznámka otevře v samostatném okně. Také poznámky můžeme zařazovat do kategorií, od nichž přebírají svou barvu. Název poznámky se přebírá z prvního řádku poznámky. Formátování textu poznámek není možné. Poznámky lze editovat pouze v aplikaci Outlook. Při použití webového rozhraní Outlook Web App je možné poznámky pouze prohlížet. Jsou zobrazeny jako složka Poznámky v poště uživatele. Poznámku je možné předat dále jako e-mailovou zprávu.
3.7 Deník Aktivace deníku
Outlook může pomoci sledovat čas vynaložený na jednotlivé pracovní projekty. K tomu slouží Deník. Deník je nutné nejprve aktivovat. V kartě SOUBOR klepneme do tlačítka Možnosti. V dílčí kartě Poznámky a deník klepneme do tlačítka Možnosti deníku. V dialogovém okně Možnosti deníku zaznamenáme akce, které se budou do deníku automaticky zaznamenávat (viz obr. 3-33). Vybrané akce budou evidovány v deníku, do něhož můžeme přidat další záznamy. OBR. 3-33: DIALOGOVÉ OKNO MOŽNOSTI DENÍKU
Ruční záznam do deníku
Do deníku můžeme vkládat záznamy také ručně. V kartě DOMŮ ve skupině Nový klepneme do tlačítka Položka deníku a vyplníme dialogové okno Deník (viz obr. 3-34). Nejčastěji jsou využívány typy položek záznamu Úkol nebo Telefonní hovor. Čas strávený položkou v deníku můžeme zaznamenat automaticky pomocí časovače. Položky deníku je možné zařadit do kategorií. OBR. 3-34: DIALOGOVÉ OKNO DENÍK
Deník je prvotně zobrazen na časové ose. Je možné zobrazit jej i v jiných zobrazeních, modifikovat je či vytvořit vlastní zobrazení. Deník může být zdrojem pro vykazování času práce v jednotlivých projektech, které můžeme odlišit pomocí pole Společnost či kategorií.
Kapitola 3: Exchange
Deník v navigačním podokně
168
Při vytáčení telefonního čísla z kontaktů (tlačítkem Vytočit) je možné automaticky vytvořit novou položku deníku pro volání (zaškrtnutím pole Pro nové volání novou položku deníku v dialogovém okně Nové volání). Tlačítko deníku můžeme přidat do navigačního podokna. V dolní části navigačního podokna za tlačítky klepneme do úzkého tlačítka Konfigurace tlačítek a z nabídky vybereme MOŽNOSTI NAVIGAČNÍHO PODOKNA. Zaškrtneme volbu Deník a tlačítkem Nahoru ji posuneme o tři pozice nahoru. Opět klepneme do tlačítka Konfigurace tlačítek a vybereme ZOBRAZIT VÍCE TLAČÍTEK. Deník nelze zobrazit ve webovém rozhraní Outlook Web App. Pro úplnost dodejme, že z levého navigačního podokna můžeme ještě: zobrazit seznam složek všech objektů Outlooku klepnutím do tlačítka Seznam složek, vytvořit seznam zástupců libovolných sloužek klepnutím do tlačítka Zástupci86. Navigační podokno i Panel úkolů můžeme minimalizovat klepnutím do tlačítka Minimalizovat navigační podokno či Zmenšit panel úkolů nebo v okně Zobrazení ve skupině Rozložení klepnutím do tlačítka Navigační podokno nebo Panel úkolů a výběrem volby MINIMALIZOVANÉ.
3.8 Outlook Web App
Outlook Web App
Outlook Web App Light
Nastavení prohlížeče
Pošta
Aplikaci Outlook Web App spustíme po přihlášení k Office 365 (z adresy https://portal.onmicrosoft.com), když klepneme do horního odkazu Outlook. Aplikace Outlook Web App umožňuje přistupovat k poště, kalendářům, kontaktům, úkolům a ke čtení poznámek prostřednictvím webového prohlížeče. Prohlížeč musí podporovat standardy HTML 3.287 a ECMA88. Lze použít: Internet Explorer 7 a novější verze, Firefox 3.0.1 a novější verze, Chrome 3.0.195.27 a novější verze, Safari 3.1 a novější verze a další. Pokud používáme webový prohlížeč, který nepodporuje všechny funkce, otevře se aplikace Outlook Web App ve verzi Light, která je optimalizována pro starší verze prohlížečů a pro postižené uživatele (nevidomé a slabozraké). Nabízí méně funkcí a některé operace v ní mohou probíhat rychleji. Pro správné fungování aplikace Outlook Web App je vhodné nastavit v prohlížeči: povolení souborů cookie relací (např. v Internet Exploreru lze nastavit po příkazu NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Osobní údaje nastavení zóny Internetu nebo po klepnutí do tlačítka Upřesnit), povolení jazyka JavaScript (např. v Internet Exploreru lze nastavit po příkazu NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Zabezpečení po klepnutí do tlačítka Vlastní úroveň), potlačení blokování automaticky otevíraných oken (např. v Internet Exploreru lze potlačit po příkazu NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Osobní údaje v sekci Blokování automaticky otevíraných oken). Základní možnosti aplikace Outlook Web App dostupné v panelu nástrojů: Pošta Nový: Editace nové e-mailové zprávy, popř. nové žádosti o schůzku. Odstranit: Odstraní vybranou zprávu. Přesunout: Přesune nebo zkopíruje zprávu do jiné složky. Filtr: Zobrazí pouze vybrané zprávy (Odesláno mně, Kopie pro mě, Nepřečteno, vybraná kategorie, vybraný odesílatel, s příznakem, vysoká důležitost, s přílohami). Zobrazení: Nastavení konverzací a podokna čtení (Vpravo, Dole, Vypnuto).
86
87
88
Z místní nabídky zástupců vybereme příkaz NOVÝ ZÁSTUPCE a vybereme složku informací Outlooku. Prvotně připravenou skupinu Zástupci můžeme přejmenovat. Můžeme také vytvořit další skupiny zástupců. HTML 3.2 je specifikace W3C pro jazyk HMTL vyvinutá v roce 1996 spolu s firmami IBM, Microsoft, Netscape Communications Corporation, Novell, Sun Microsystems. W3C (World Wide Web Consortium) je mezinárodní společenství, které vyvíjí webové standardy. ECMA je mezinárodní nevýdělečná organizace pro informace a komunikační systémy. Zaměřuje se na specifikaci standardů.
Kapitola 3: Exchange Kalendář
169
Kalendář (viz obr. 3-35) OBR. 3-35: KALENDÁŘ V OUTLOOK WEB APP
Kontakty
Úkoly
Nový: Editace nové schůzky či žádosti o schůzku, popř. nového e-mailu. Odstranit: Odstranění vybrané schůzky (události). Přejít na dnešní den: Aktuální zobrazení přejde na dnešní datum. Zobrazení dne, Zobrazit pracovní dny, Zobrazení týdne, Zobrazení měsíce: Výběr uspořádání kalendáře. Sdílet: » PŘIDAT KALENDÁŘ: Přidání kalendáře dostupného v organizaci či z Internetu do seznamu kalendářů uživatele. » SDÍLET TENTO KALENDÁŘ: Pozvánka jinému uživateli ke sdílení kalendáře v organizaci. » ZMĚNIT OPRÁVNĚNÍ SDÍLENÍ: Změnit rozsah sdílení kalendáře s jednotlivými uživateli (Informace o volném čase, Informace o volném čase včetně předmětu a místa konání, Všechny informace). » ODESLAT ODKAZ NA TENTO KALENDÁŘ: Odeslání odkazu na kalendář nebo na odběr kalendáře (sdílení z Internetu). » ZMĚNIT NASTAVENÍ PUBLIKOVÁNÍ: Nastavení rozsahu publikování kalendáře na Internetu. Zobrazení: Zapnutí podokna čtení (jedině vpravo) nebo vypnutí podokna čtení. Vytisknout tento kalendář: Kalendář lze vytisknout v zobrazení dne, týdne či měsíce. Tisk lze upřesnit společně pro všechna zobrazení (dny kalendáře, možnost vytisknout na zvláštní list navíc podrobný program) nebo pro různá zobrazení: » Den: možnost vytisknout pravý sloupec pro ruční poznámky. » Týden: sloupcové či řádkové uspořádání, tisk či potlačení tisku pracovních dnů. » Měsíc: tisk či potlačení tisku pracovních dnů. Kontakty Nový: Editace nového kontaktu či skupiny, popř. nové e-mailové zprávy. Odstranit: Odstraní vybraný kontakt. Přesunout: Přesune nebo zkopíruje kontakt do jiné složky. Zobrazení: Zobrazení podokna čtení vpravo či dole nebo potlačení zobrazení podokna čtení. Zkontrolovat zprávy: Aktualizace kontaktů ze serveru. Import: Importuje kontakty ze souboru ve formátu csv. Úkoly Nový: Editace nového úkolu, popř. nové e-mailové zprávy. Odstranit: Odstraní vybraný úkol. Přesunout: Přesune nebo zkopíruje úkol do jiné složky. Použít kategorie: Zařadí úkol do kategorie či více kategorií.
Kapitola 3: Exchange
170 OBR. 3-36: ÚKOLY V
Poznámky Možnosti Outlook Web App
OUTLOOK WEB APP
Označit jako splněný: Označí vybraný úkol jako splněný. Označení je možné provést také klepnutím do zaškrtávacího pole před názvem úkolu. Zobrazení: Zobrazení podokna čtení vpravo či dole, potlačení zobrazení podokna čtení. Zkontrolovat zprávy: Aktualizace úkolů ze serveru. Poznámky Poznámky jsou zobrazeny jako složka Poznámky v poště uživatele. Poznámky je možné pouze prohlížet, nikoliv editovat. Poznámku je možné předat dále jako e-mailovou zprávu. Klepnutím do tlačítka Možnosti v pravém horním rohu okna Outlooku Web App můžeme nastavit možnosti: Nastavit automatické odpovědi. Vytvořit pravidlo doporučené pošty. Zobrazit všechny možnosti (nastavení pošty v Office 365, mj. stav využití prostoru pro poštu). Vybrat motiv (barevné řešení okna Outlooku Web App).
3.9 Exchange na mobilních zařízeních
Přidání účtu na mobil
Pošta na mobilu
Data ze serveru Exchange lze prohlížet i editovat na mobilních zařízeních – „chytrých“ mobilech, tabletech a dalších zařízeních. Dále budeme demonstrovat práci s daty ze serveru Exchange na mobilních telefonu s operačním systémem Windows Phone 7.5 (Mango) s datovým tarifem či přístupem k Internetu pprostřednictvím wifi. V roli Marie Sladká musíme nejprve na mobil přidat svůj účet: Z úvodní nabídky klepneme do dlaždice Nastavení. V kartě Systém klepneme na odkaz E-mail a účty. V kartě E-mail+účty klepneme do odkazu Přidat účet. Na obrazovce Přidejte účet vybereme odkaz Outlook (Dále se nabízí Windows Live, Google, Jiný účet a další). Na obrazovce Outlook vyplníme pole: E-mailová adresa: [email protected] Heslo: Vyplníme heslo. Klepneme do tlačítka Přihlásit. Na další obrazovce Office 365 klepneme do tlačítka Potvrdit. Z úvodní nabídky opět klepneme do dlaždice Nastavení. V kartě Systém klepeme na odkaz E-mail a účty. V kartě E-mail+účty klepneme do odkazu Outlook. Na obrazovce Nastaveni účtu Outlook změníme pole: Název účtu: Outlook Sladká Postupně prohlédneme data ze serveru Exchange: Pošta Z úvodní nabídky klepneme do (poslední) dlaždice Outlook Sladká. K dispozici jsou karty Vše, Nepřečteno, S příznakem, Naléhavé.
Kapitola 3: Exchange
171
Klepnutím do e-mailu v seznamu pošty prohlédneme vybranou zprávu (viz obr. 3-37). OBR. 3-37: POŠTA VE WINDOWS PHONE
Kontakty na mobilu
Kontakty Z úvodní nabídky klepneme do dlaždice Lidé. K dispozici jsou karty Vše, Novinky, Nedávné. Klepnutím do tlačítka s počátečním písmenem (např. k, n, s) zobrazíme seznam písmen a můžeme snadno přeskočit na kontakty s vybraným počátečním písmenem. Klepnutím do kontaktu v seznamu kontaktů prohlédneme vybraný kontakt (obr. 3-38). OBR. 3-38: KONTAKTY VE WINDOWS PHONE
Klepnutím do tlačítka Nový (+) můžeme přidat editací ve formuláři nový kontakt. Klepnutím do hodnoty jednotlivého pole vyvoláme akci (volání, odeslání e-mailu, zobrazení adresy v mapě, zobrazení webové stránky).
Kapitola 3: Exchange
Kalendář na mobilu
172
Klepnutím do tlačítka Upravit (tlačítko s tužkou) přejdeme do editace kontaktu. Kalendář Z úvodní nabídky klepneme do dlaždice Kalendář. K dispozici jsou karty Den, Agenda, Úkoly. Klepnutím do tlačítka Dnes zobrazíme dnešní kalendář. Klepnutím do tlačítka Nový (+) můžeme přidat novou událost. Klepnutím do tlačítka Měsíc zobrazíme měsíční kalendář, v němž klepnutím do názvu měsíce zobrazíme okno Zvolte datum a v něm vybereme např. 04/2012 (viz obr. 3-39). OBR. 3-39: KALENDÁŘ VE WINDOWS PHONE
Úkoly na mobilu
Klepnutím do konkrétního dne zobrazíme jeho denní kalendář. Úkoly Úkoly jsou zobrazovány v rámci kalendářů. Klepneme do záložky Úkoly. Klepnutím do tlačítka Nový (+) můžeme přidat nový úkol. Klepnutím do tlačítka Vybrat můžeme zobrazit pole pro výběr více úkolů a označit je jako dokončené či úkoly odstranit. Klepnutím do konkrétního úkolu zobrazíme jeho podrobnosti (viz obr. 3-40). OBR. 3-40: ÚKOLY VE WINDOWS PHONE
Kapitola 4: Lync
173
4. Lync 4.1 K čemu slouží aplikace Lync a její instalace Lync Instalace klienta
Lync je klient sjednocené komunikace, do níž patří zasílání rychlých zpráv, hlasové, audiovizuální hovory a konference se sdílením prezentace, tabule, aplikace, pracovní plochy. Klienta Lync je nutné nejprve nainstalovat na počítač: V portálu služeb Office 365 (http://portal.microsoftonline.com) klepneme v horizontálním panelu odkazů do odkazu Domů. V sekci Lync klepneme do odkazu Instalovat aplikaci Lync 2010. Na další stránce vybereme jazyk češtinu a 32 nebo 64bitovou verzi Lync dle verze instalovaného operačního systému Windows. Klepneme do tlačítka Nainstalovat. V dialogovém okně Stažení souboru klepneme do tlačítka Spustit. Nainstalujeme Lync a spustíme jej. Při prvním přihlášení k Lyncu je nutné ještě klepnutím do odkazu instalovat program pro přihlášení. Proběhne instalace pomocníka pro přihlášení ke službám Microsoft Online. V okně Lyncu vyplníme pole Přihlašovací adresa [email protected] a klepneme do tlačítka Přihlásit se. Doplníme další parametry: Uživatelské jméno: shodné s přihlašovací adresou [email protected], Heslo: heslo, které jsme používali pro přihlášení k Office 365.
4.2 Hlavní okno Hlavní okno
Nový kontakt
Skupiny uživatelů
Lync se spustí v malém okně tak, abychom jej mohli ponechat otevřený (viz obr. 4-1). Veškerá práce probíhá v rámci hlavního okna. Zobrazíme horizontální panel nabídek: Klepneme do ikony nabídky tlačítka Možnosti. Vybereme příkaz ZOBRAZIT PANEL NABÍDEK. V hlavním okně je přehled kontaktů a nástroje pro nastavení informací o přihlášeném uživateli pro ostatní uživatele. V roli Petra Nováka doplníme nové kontakty: Do pole Najít kontakt zapíšeme úplné jméno nebo alespoň jeho část, např. Eva. Pod polem jména se nabízí filtrovaný seznam uživatelů, kteří vyhověli zadané části jména. Klepneme do tlačítka Přidat do kontaktů nebo z místní nabídky uživatele vybereme příkaz PŘIDAT DO SEZNAMU KONTAKTŮ. Z nabídky vybereme příkaz PŘIDAT NOVOU SKUPINU. V seznamu uživatelů se připraví nová skupina a Lync zůstane v editaci jejího názvu. Zadáme název Programování. Pořadí skupin můžeme později z místní nabídky měnit, skupiny můžeme přejmenovat či odstranit. Skupiny slouží pro třídění kontaktů a umožňují zahájit konferenci se skupinou kontaktů. Pokud již skupiny existovaly, můžeme kontakt přidat do existující skupiny. Zvláštní skupinou jsou Časté kontakty, kam se ukládají naposledy využité kontakty a kontakty připnuté do této skupiny. Kontakty můžeme přesouvat mezi kategoriemi tažením myší. Obdobně přidáme kontakt na Marii Sladkou v nové skupině Ředitelství. Klepnutím do ikony nabídky tlačítka Možnosti zobrazení vpravo nahoře nad seznamem uživatelů zobrazíme nabídku příkazů pro seznam kontaktů: ZOBRAZENÍ SE JMÉNEM: Zobrazí se seznam kontaktů bez fotografií. ZOBRAZENÍ S FOTOGRAFIÍ: Zobrazí se seznam kontaktů s fotografií. Mezi zobrazením se jménem a s fotografií se můžeme přepínat klepnutím přímo do tlačítka Možnosti zobrazení. V obou zobrazeních se před kontaktem zobrazuje barevně jeho stav (čtvereček u jména či proužek na levém okraji fotografie) a za kontaktem případně doba v minutách či hodinách, kdy je kontakt v posledním stavu. ZOBRAZIT TEXT STAVU: Zobrazení textové informace o aktuálním stavu a jeho délce lze potlačit.
Kapitola 4: Lync
174 OBR. 4-1: ÚVODNÍ OKNO LYNC
Stav uživatele
ZOBRAZIT POPISNÉ JMÉNO: Místo jména Eva Kolínská lze zobrazit uživatelské jméno [email protected]. SEŘADIT PODLE ZOBRAZOVANÉHO JMÉNA: Výchozí kritérium řazení v rámci skupin. SEŘADIT PODLE DOSTUPNOSTI: Alternativní kritérium řazení v rámci skupin dle stavu. ZOBRAZIT ČASTÉ KONTAKTY: Zobrazení či potlačení zobrazení skupiny Časté kontakty. Čtvereček před jménem, proužek před fotografií, text za jménem informuje o stavu kontaktu. Stav se zobrazuje v dalších aplikacích, např. na webech SharePointu nebo v Outlooku. Klepnutím do barevného tlačítka stavu se zobrazí místní nabídka s možnostmi komunikace, např. odeslání e-mailu uživateli. Svůj stav uživatel nastavuje manuálně nebo automaticky: manuálně V hlavním okně klepneme do ikony nabídky stavu napravo od fotografie a vybereme jeden z nabízených stavů: Online, Zaneprázdněn, Nerušit, Přijdu hned, Mimo kancelář, Zobrazit jako pryč, Obnovit stav (přepnutí do automatického vyhodnocení). Stav můžeme změnit také příkazem z panelu nabídky SOUBOR, STAV.
Kapitola 4: Lync
Aktuální umístění
Osobní zpráva
Karta kontaktu
175
automaticky: do stavu Neaktivní, pokud počítač uživatele bude neaktivní po dobu 5 minut, do stavu Pryč, pokud uživatel bude ve stavu Neaktivní 5 minut,89 do stavu Nerušit, pokud probíhá akustické či audiovizuální volání. Uživatel může oznámit své umístění. Klepne do pole pod stavem a přepíše text. Místo se ukládá na konkrétním počítači. Lze tak nastavit např. místo Zaměstnání na počítači v práci a místo Doma na domácím počítači. Místo se potom vypisuje dle počítače, na němž jsme naposledy pracovali. Vedle místa se vypisuje čas posledního zjištění místa. U přenosných zařízení musíme místo nastavovat. Po klepnutí do ikony nabídky můžeme potlačit zobrazování aktuálního místa ostatním uživatelům. Aktuální umístění se zobrazuje v poli Místo v kartě kontaktu, kterou zobrazíme klepnutím kdo kontaktu a rozbalením karty. Pokud není aktuální umístění vyplněno nebo potlačeno jeho zobrazení, zobrazí se pouze časové pásmo, např. Střední Evropa. Uživatel může doplnit zprávu o sobě či aktuální myšlenku. Klepne do pole nad jménem a přepíše text. Zpráva se ukládá na server. Na rozdíl od místa je tedy platná pro všechny používané počítače. V režimu zobrazení fotografií se osobní zpráva zobrazí pod jménem kontaktu. Dále se osobní zpráva zobrazuje v nadpisu karty kontaktu. Podrobnější informace o kontaktu zobrazíme v kartě kontaktu: Kartu kontaktu zobrazíme podržením ukazatele myši nad kontaktem nebo klepnutím do kontaktu. Po klepnutí zůstane karta zobrazena i při změně polohy myši. Klepnutím do tlačítka Připnout kartu kontaktu můžeme kartu ponechat trvale zobrazenu na aktuální pozici. Klepnutím do tlačítka v pravém dolním rohu kartu rozbalíme. V záhlaví karty je zobrazena fotografie, stav a časové možnosti uživatele dle jeho kalendáře, funkce a oddělení uživatele. Pod záhlavím jsou tlačítka pro různé formy komunikace: e-mail: spustí okno Outlooku pro odeslání zprávy vybranému kontaktu, rychlé zprávy: otevře samostatné okno pro editaci rychlé zprávy kontaktu, akustické volání: vyzve kontakt vyzváněním na jeho počítači k akustickému kontaktu, další možnosti komunikace: audiovizuální volání, sdílení obsahu formou konference, zapnutí označování pro upozornění na změnu stavu90. Po rozbalení jsou k dispozici dvě karty ve spodní části okna: Kontaktovat: Zobrazuje » oddělení, » kancelář, » telefonní kontakty (zaměstnání, mobilní telefon, domů): klepnutím se spustí telefonické volání kontaktu91, » e-mail: klepnutím se otevře zpráva kontaktu, » informaci o volnu (neobsazeném pracovním čase) z kalendáře92: klepnutím se otevře pozvánka na schůzku s kontaktem, » aktuální umístění. Organizace: Zobrazí výsek organizační struktury – nadřízeného a přímé podřízené (definované v profilu uživatele Office 365) s možností zobrazit jejich karty kontaktu. Rozsah dostupných podrobnějších informací může uživatel nastavit diferencovaně pro jednotlivé kontakty, když z místní nabídky kontaktu zvolí ZMĚNIT VZTAH OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ. Varianty ochrany jsou uvedeny v obr. 4-2. 89 90
91
92
Délku intervalu pro stav Neaktivní i Pryč lze nastavit příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Osobní. Při zapnutí oznamování je uživatel upozorněn oznamovacím oknem, když se kontakt přepne do stavu Online. Z oznamovacího okna je možné přímo zahájit komunikaci rychlými zprávami. Telefonické volání je možné jen při integraci telefonních služeb do Lyncu a jejich povolení v možnostech (karta Telefony). Časové možnosti jsou převzaty z kalendáře Outlooku (Exchange). Pokud např. má kontakt v kalendáři právě schůzku, která trvá do 9 hodin, je zobrazena zpráva Nyní:Zaneprázdněn. Volno v 9:00. Pokud nemá kontakt v kalendáři celý den schůzky a má pracovní dobu 8 - 17 , potom je v 8:10 zobrazena zpráva Volno po dobu následujících 8 hodin. Aktualizace dle kalendáře probíhá s prodlevou.
Kapitola 4: Lync
176
Fotografie
Seskupení kontaktů
Informační kanály
Konverzace
Externí kontakty
Blokované kontakty
Pracovní skupina
Osobní zpráva Stav Fotografie Jméno Oddělení Kancelář Zaměstnání (telefon) Mobilní telefon Domů (telefon) E-mail Kalendář Místo Možno vyrušit Podrobnosti o schůzce
Přátelé a rodina
Skupina kontaktů
Kolegové
OBR. 4-2: OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Svou fotografii může uživatel snadno nastavit klepnutím do fotografie v horní části hlavního okna: V dialogovém okně Možnosti se zobrazí karta Má fotografie. Do pole Zobrazit z webové adresy zapíšeme webovou adresu fotografie. Klepneme do tlačítka Připojit fotografii. Klepneme do tlačítka OK. Kontakty můžeme zobrazovat dle různých seskupení: Skupiny: dle definovaných skupin, např. Časté kontakty, Programování, Ředitelství, Ostatní kontakty. Stav: dle stavu dostupnosti uživatelů, např. Online, Pryč, Není k dispozici, Neznámý. Vztah: dle vztahu ochrany osobních údajů: Přátelé a rodina, Pracovní skupina, Kolegové, Externí kontakty, Blokované kontakty. Klepnutím do tlačítka Informační kanály o aktivitách zobrazíme osobní zprávy: Všechny: všechny aktivity bez vlastních aktivit uživatele. Časté: aktivity častých a oblíbených kontaktů. Mé aktivity: vlastní aktivity uživatele. Klepnutím do tlačítka Konverzace zobrazíme konverzace uživatele: Všechny: konverzace rychlými zprávami, telefonní hovory, audiovizuální volání. Právě probíhající konverzace jsou vyplněny zelenou barvou a odděleny vodorovnou čarou. Zmeškané konverzace jsou zobrazeny hnědou čarou. Různé typy konverzací mají různé ikony na začátku jejich řádku. Zmeškané: Pouze zmeškané konverzace. Hovory: Pouze telefonní hovory, audiovizuální volání a schůzky (založené v Lyncu či v Outlooku).
4.3 Způsoby a formy komunikace Způsoby komunikace
Konverzace mezi uživateli může probíhat dvěma způsoby: konverzace dvojice: Konverzaci zahájíme s jedním kontaktem. Téma konverzace dvojice lze pojmenovat. V průběhu konverzace můžeme přidat další kontakty a povýšit konverzaci na konverzaci skupiny. Konverzace dvojice se transformuje na konverzaci skupiny také sdílením libovolného objektu. konverzace skupiny: Konverzaci začne zahájením schůzky. Téma konverzace skupiny nelze pojmenovat.
Kapitola 4: Lync Formy komunikace
177
Konverzace dvojice i konverzace skupiny nabízí několik forem komunikace: rychlé zprávy: textová výměna informací, telefonní hovor, tj. akustická komunikace (zavolání): rozhovor, audiovizuální volání (video): rozhovor s přenosem videa, odeslání souboru: přenos souboru. Konverzace skupiny navíc nabízí další formy: tabule: psaní, značky, kreslení po bílé ploše, hlasování: hlasování účastníků odpovědí na jednu otázku jednou z nabízených možností, prezentace aplikace PowerPoint: promítání prezentace s možností doplňování poznámek do snímků, program: sdílení programu s možností předat řízení, plocha: sdílení plochy, popř. vybraného monitoru s možností předat řízení.
4.4 Rychlé zprávy a odeslání souboru Rychle zprávy
V rámci konverzace dvojice využijeme rychlé zprávy. Rychlé zprávy slouží k textové výměně informací. V roli Petra Nováka poklepeme na kontakt Marie Sladká. Zobrazí se okno konverzace (viz obr. 4-3), v němž provedeme následující postup: OBR. 4-3: OKNO KONVERZACE
Kapitola 4: Lync
Odeslání souboru
178
Do spodní oblasti editace zpráv zapíšeme text Dobrý den,. Stiskneme kombinaci kláves Shift Enter , abychom odřádkovali bez odeslání zprávy. Na dalším řádku zapíšeme text prosím o zaslání a klepneme do tlačítka Změnit barvu textu, písmo a další formátování. Vybereme červenou barvu a tučné písmo. Dopíšeme slovo prezentace a vrátíme zpět formátování písma. Dopíšeme text o firmě. Děkuji. a zprávu odešleme klávesou Enter . Marii Sladké se zobrazí okno s fotografií Petra Nováka a začátkem jeho zprávy. Klepne do tlačítka Odpovědět či kamkoliv do okna. Zahájí tak konverzaci ve dvojici. V titulku konverzačního okna je jméno Petra Nováka. Marie Sladká klepne do tlačítka Další možnosti na konci panelu nástrojů konverzace a vybere příkaz ZMĚNIT TÉMA KONVERZACE. Zapíše název Prezentace o firmě. Text se zobrazí v titulkovém pruhu Marie Sladké i Petra Nováka. Marie Sladká zapíše do oblasti editace zpráv text Hned ji najdu a pošlu. Klepne do tlačítka Vybrat emotikonu a vybere emotikonu s úsměvem. Zprávu odešle. Marie Sladká označí konverzaci za důležitou. Klepne do tlačítka Další možnosti na konci panelu nástrojů konverzace a vybere příkaz OZNAČIT JAKO VYSOKÁ DŮLEŽITOST. Před tématem v titulkovém pruhu se zobrazí vykřičník. Marie Sladká připojí ke zprávě prezentaci. Klepne do tlačítka se symbolem sponky v nabídce příkazů konverzace. Dohledá soubor prezentace a odešle. Petru Novákovi se zobrazí ikona a velikost souboru. Klepne do tlačítka Přenos zahájíte dvojitým kliknutím sem, popř. stiskne kombinaci kláves Alt C. Soubor se uloží do složky Přijaté soubory. Složku je možné nastavit příkazem z panelu nástrojů v horní části okna konverzace NASTAVENÍ, MOŽNOSTI93. V dialogovém okně Lync – možnosti v kartě Ukládání souborů můžeme změnit pole Uložit do v sekci Přenos souborů.
4.5 Telefonní hovor a audiovizuální volání Telefonický hovor
Audiovizuální volání
Marie Sladká chce připomínky k prezentaci dohodnout ústně, proto zahájí telefonický hovor: Marie Sladká rozbalí nabídku příkazu ZAVOLAT a vybere VOLÁNÍ APLIKACE LYNC94. Petru Novákovi se ozve vyzvánění na počítači a zobrazí nad konverzací tlačítko Přijmout hovor. Po přijetí hovoru mohou oba účastníci hovořit. Nad konverzací se zobrazí speciální tlačítka: Ztlumit mikrofon: Potlačí vstup zvuku. Upravit hlasitost nebo ztlumit reproduktory: Změní hlasitost či potlačí výstup zvuku. Dále je zobrazena délka rozhovoru a síla signálu. Přidržet: Hovor je dočasně přidržen. Je možné v něm pokračovat klepnutím do tlačítka Pokračovat v hovoru. (Pokračování musí provést účastník, který hovor přidržel). Klepnutím do tlačítka Ukončit hovor (nebo kombinací kláves Alt Q) ukončíme hovor, konverzace textovou formou zůstane otevřená. Petr Novák chce připomínky k prezentaci dohodnout ústně včetně obrazu, proto zahájí audiovizuální volání: Petr Novák klepne do tlačítka Video. Marii Sladké se ozve vyzvánění na počítači a zobrazí nad konverzací tlačítko Přijmout audiovizuální volání. Po přijetí volání se zobrazí video s Petrem Novákem a tlačítkem Spustit video. Po spuštění videa vidí Marie Sladká v hlavním okně video s obrazem Petra Nováka (viz obr. 4-4). V menším okně vidí své video, které naopak Petr Novák vidí v hlavním okně. Klepnutím do tlačítka Pozastavit video může Marie Sladká pozastavit vysílání svého obrazu. Tlačítka nahoře jsou obdobná jako při telefonním hovoru. Tlačítka v pravém horní rohu videa umožňují: 93
94
Pokud není panel nabídek zobrazen, klepneme do tlačítka Další možnosti na konci nabídky příkazů konverzace a vybereme příkaz ZOBRAZIT PANEL NABÍDEK. Volání prostřednictvím telefonních čísel je možné jen na přístroje s Lyncem (chytré mobily) a po nastavení platby za telekomunikační poplatky telefonnímu operátorovi.
Kapitola 4: Lync
179
OBR. 4-4: AUDIOVIZUÁLNÍ VOLÁNÍ Z POHLEDU MARIE SLADKÉ
osamostatnit okno videa, zvětšit okno videa na celou obrazovku, ukončit video. V průběhu audiovizuálního volání je možné psát rychlé zprávy. Klepnutím do tlačítka Ukončit video ukončíme audiovizuální hovor, konverzace formou telefonického rozhovoru zůstane otevřená.
4.6 Schůzka Zahájení schůzky v Lyncu
Konverzaci skupiny je možné zahájit: přizváním třetího účastníka do konverzace dvojice, využitím sdílení v konverzaci dvojice, zahájením schůzky v Lyncu, naplánováním schůzky v Outlooku. Petr Novák zahájí schůzku tří uživatelů sebe, Evy Kolínské a Marie Sladké: V panelu nabídek Lyncu zadá příkaz ZAHÁJIT SCHŮZKU. V dialogovém okně Připojit se ke zvukovému přenosu schůzky ponechá vybránu volbu Používat aplikaci Lync (integrovaný zvuk a video) a klepne do tlačítka OK. V horní části okna konverzace skupiny (viz obr. 4-3) klepne do odkazu Informace o připojení a možnosti schůzky. V dialogovém okně Informace o připojení a možnosti schůzky je webový odkaz na schůzku, který je možné zkopírovat do schránky klepnutím do tlačítka Kopírovat všechny informace. Tento odkaz můžeme poslat dalším uživatelům, aby se mohli ke schůzce připojit. Klepneme do tlačítka Možnosti schůzky. V dialogovém okně Možnosti online schůzky nastavíme parametry schůzky (obr. 4-5):
Kapitola 4: Lync
180
OBR. 4-5: DIALOGOVÉ OKNO MOŽNOSTI ONLINE SCHŮZKY
Předsálí Předvádějící a účastníci
Zavřeme okno Informace o připojení a možnosti schůzky. Pozveme Evu Kolínskou a Marii Sladkou: Klepneme do tlačítka Možnosti účastníků s ikonou osob. Vybereme příkaz POZVAT ZADÁNÍM JMÉNA NEBO TELEFONNÍHO ČÍSLA. Vybereme účastníky klepnutím do řádku Eva Kolínská a s klávesou Ctrl do řádku Marie Sladká. Klepneme do tlačítka OK. Marie Sladká je přihlášena a přijme účast na schůzce. Eva Kolínská je na počítači, kde není nainstalován Lync, ale pouze jeho volně šiřitelná verze Microsoft Lync 2010 Attendee. Do webového prohlížeče zapíše výše odeslanou adresu schůzky, např. https://meet.lync.com/vsemin/novak.petr/F3SM47JH. Spustí se Lync Attendee, do něhož se Eva Kolínská připojí jako host. Evě Kolínské se zobrazí dialogové okno Předsálí s upozorněním, že nachází v předsálí a musí čekat na povolení k připojení. Petr Novák v dialogovém okně konverzace skupiny klepne do tlačítka Povolit ve skupině Předsálí v řádku Eva Kolínská. Uživatelé jsou rozděleni do skupin Předvádějící a Účastníci. OBR. 4-6: PŘEDVÁDĚJÍCÍ A ÚČASTNÍCI
Z místní nabídky Evy Kolínské vybereme volbu NASTAVIT JAKO PŘEDVÁDĚJÍCÍHO.
Kapitola 4: Lync
181
4.7 Tabule Tabule
Petr Novák chce uživatelům komentovat hlavní úkoly projektu rekonstrukce zasedací místnosti. Využijete k tomu tabuli: V panelu nástrojů konverzace zadá příkaz SDÍLET, NOVÁ TABULE. Připraví se dílčí okno Tabule [1]. Marie Sladká i Eva Kolínská klepnou do tlačítka Přijmout žádost o sdílení. V podokně se jim zobrazí prázdná tabule, nad níž je poznámka Petr Novák – sdílení (všichni mohou přispívat). Petr Novák vloží klepnutím do místa začátku a zapsáním texty dle obr. 4-7. Odřádkování provádí kombinací kláves Shift Enter . Texty jsou umisťovány do kontejnerů. Kontejnery lze editovat a tažením za horní okraj přesunovat. OBR. 4-7: TABULE PROJEKT REKONSTRUKCE
Petr Novák klepne v spodním panelu nástrojů do tlačítka Značka Šipka. Postupně klepnutím umístí na tabuli tři šipky. Po klepnutí do tlačítka Vybrat a zadat lze měnit polohu šipek tažením. Marie Sladká klepne do rozbalovacího tlačítka Zvolit nástroj značky a vybere Značku Zaškrtnutí. Zaškrtnutí umístí k rozpočtu vybavení místnosti. Obdobně Eva Kolínská vybere Značku X a umístí je k dodání počítačů a dataprojektoru. Organizátor schůzky Petr Novák pracuje v roli předvádějícího. V roli předvádějícího je také Eva Kolínská. Oba mohou tabuli přejmenovat. Marie Sladká v roli účastníka tabuli přejmenovat nemůže. Petr Novák přejmenuje tabuli. Rozbalí nabídku názvu tabule Tabule[1] a rozbalí dílčí nabídku tabule. Vybere příkaz PŘEJMENOVAT. Zadá nový název Projekt rekonstrukce. Na tabuli dále můžeme díky tlačítkům ve spodním panelu nástrojů: ukazovat ukazovátkem, vybírat objekt nebo psát nový text do nového kontejneru, doplňovat čáry, měnit barvu stávajících objektů či nových objektů, vybrat pero, kterým budeme volně kreslit čáru na tabuli, vložit obrázek ze souboru, odstranit vybrané či všechny poznámky (objekty) na tabuli, uložit obsah tabule do souboru, zvětšit tabuli na celou obrazovku (návrat do původní velikosti klávesou Esc ).
Kapitola 4: Lync
182
4.8 Hlasování Hlasování
Ředitel Petr Novák se zajímá o názor uživatelů na barvu nového koberce do rekonstruované místnosti. Přichystá proto hlasování: V panelu nástrojů konverzace zadá příkaz SDÍLET, NOVÉ HLASOVÁNÍ. V dialogovém okně Vytvořit hlasování zadá parametry otázky dle obr. 4-8. OBR. 4-8: DIALOGOVÉ OKNO VYTVOŘIT HLASOVÁNÍ
Předvádějící mají k dispozici spodní panel nástrojů obdobně, jako byl pod tabulí. Účastníci panel nevidí. Význam tlačítek v panelu nástrojů: Umožnit hlasování všem (výchozí volba): Otevře pro všechny hlasování. Uzavřít hlasování: Znemožní uživatelům dále hlasovat. Zobrazit výsledky všem: Grafické výsledky hlasování uvidí i účastníci. Nezobrazovat výsledky účastníkům (výchozí volba): Grafické výsledky hlasování vidí jen předvádějící. Upravit hlasovací otázku a možnosti hlasování. Vymazat hlasy všech účastníků: Anuluje výsledky hlasování. Uložit hlasování: Hlasování je možné uložit jako obrázek (formát png) nebo výchozí soubor pro Excel (formát csv). Příklad výsledků hlasování (Petr Novák, Marie Sladká: modrá, Eva Kolínská: černá) je uveden v obr. 4-9. OBR. 4-9: VÝSLEDKY HLASOVÁNÍ Z POHLEDU PETRA NOVÁKA
Kapitola 4: Lync
183
4.9 Prezentace aplikace PowerPoint Prezentace PowerPointu prezentace.pptx z kap. 2.5
Petr Novák komentuje uživatelům prezentaci o firmě Encián: V panelu nástrojů konverzace zadá příkaz SDÍLET, PREZENTACE APLIKACE POWERPOINT. Dohledá soubor prezentace a klepne do tlačítka Otevřít. Prezentace se postupně načte, Lync připraví snímek k promítnutí. Díky nastavení schůzky v sekci Oprávnění v poli Soukromé zobrazení na hodnotu Všichni, mohou všichni v průběhu prezentace prohlížet i jiné než předvádějícím promítané snímky. V roli Marie Sladké klepneme v spodním panelu nástrojů do tlačítka Zobrazit miniatury. V sloupci miniatur klepneme do miniatury snímku č. 4. Mezi snímky se můžeme pohybovat také tlačítky Přejít zpět a Přejít vpřed. Návrat do zobrazení předvádějícího je možný tlačítkem Zpět do zobrazení předvádějícího nebo klepnutím na miniaturu právě předváděného snímku. Klepnutím do tlačítka Zobrazit poznámky předvádějícího lze zobrazit autorské poznámky k jednotlivým snímkům. Uživatelé s oprávněním předvádějícího mohou převzít roli předvádějícího klepnutím do tlačítka vpravo nahoře Převzít jako předvádějící a dále vybírat předváděné snímky. Uživatelé nastavení v nastavení schůzky (všichni, předvádějící, nikdo; v našem případě jen předvádějící) mají k dispozici vlevo dole panel nástrojů obdobný, jako mají vždy všichni na tabuli. Mohou tak zapisovat a kreslit komentář do snímků. Příklad komentářů na snímku zobrazeném v roli Evy Kolínské je v obr. 4-10.
OBR. 4-10: KOMENTÁŘE VE SNÍMKU V ROLI PŘEDVÁDĚJÍCÍ EVY KOLÍNSKÉ
Uživatelé s oprávněním soukromého zobrazení mohou zobrazovat nejen jiné snímky, ale také jiné objekty schůzky. Např. Marie Sladká může ve chvíli, kdy Petr Novák předvádí prezentaci, prohlédnout tabuli: Marie Sladká klepne do rozbalovací nabídky názvu prezentace a rozbalí nabídku Projektu rekonstrukce, v níž vybere příkaz ZOBRAZIT SOUKROMÉ. Zpět se Marie Sladká dostane nejrychleji klepnutí do tlačítka vpravo nahoře Zpět do zobrazení předvádějícího. Hlasování mohou soukromě prohlížet jen uživatelé s oprávněním předvádějící. Libovolný předvádějící může změnit oprávnění ostatních účastníků s výjimkou organizátora schůzky (tj. Petra Nováka): z místní nabídky seznamu uživatelů, klepnutím do tlačítka Možnosti účastníků (ikona osob) a příkazem NASTAVIT VŠECHNY JAKO ÚČASTNÍKY; příkazem ZTLUMIT CÍLOVOU SKUPINU může potlačit zvukový vstup ostatních.
Kapitola 4: Lync
184
4.10 Sdílení programu a plochy Sdílení programu
Předání a uvolnění řízení
Sdílení plochy
Petr Novák předvede uživatelům veřejnou webovou stránku firmy Encián: Nejprve v prohlížeči přichystá webovou stránku http://vsemin-web.sharepoint.com. V nabídce příkazů konverzace zadá příkaz SDÍLET, PROGRAM. V seznamu spuštěných programů zvolí Encián – název prohlížeče. Všem uživatelům se zobrazí sdílená obrazovka vybraného programu. Eva Kolínská klepne vpravo nahoře do tlačítka Požádat o řízení. V horní části obrazovky je Petr Novák požádán o předání řízení. Klepne do tlačítka Přijmout.95 Odsouhlasí předání řízení a informaci o návratové kombinaci kláves Ctrl Alt mezerník. Eva Kolínská může nyní ovládat program z jiného počítače, např. klepnout do libovolného odkazu na stránce. Sdílení může ukončit: Eva Kolínská klepnutím do tlačítka vpravo nahoře Uvolnit řízení. Petr Novák klepne do tlačítka Předat řízení a vybere příkaz OPĚT PŘEVZÍT ŘÍZENÍ. Petr Novák klepne do tlačítka Ukončit sdílení, čímž ukončí sdílení programu s ostatními uživateli. Sdílet své programy mohou i jiní předvádějící, nikoliv však účastníci. Sdílený objekt může být v rámci schůzky pouze jeden. Při výběru dalšího sdílení je předchozí sdílení automaticky ukončeno. Sdílet a předávat řízení je možné také na úrovni celé pracovní plochy, popř. při využití dvou monitorů na úrovni hlavního, druhého či všech monitorů.
4.11 Poznámky v aplikaci OneNote Poznámky OneNote
Pokud uživatel vstoupil do schůzky z aplikace Lync, nikoliv jako host z aplikace Lync Attendee, a má nainstalovánu aplikaci OneNote, může v průběhu schůzky zapisovat soukromé poznámky do zápisníku OneNote (popř. veřejné poznámky do sdíleného poznámkového bloku OneNote): Z panelu nabídek Lyncu zvolíme příkaz NAPSAT POZNÁMKY V APLIKACI ONENOTE. V oddílu Nezařazené poznámky se vytvoří stránka Konverzace s účastníkem... Na začátek stránky se vloží datum a čas schůzky a tabulka se seznamem uživatelů (viz obr. 4-11). OBR. 4-11: POZNÁMKY O SCHŮZCE NA STRÁNCE ONENOTE
4.12 Záznam schůzky Záznam schůzky
Pokud schůzka obsahuje zvuk či video, může uživatel Lyncu (nikoliv Lyncu Attendee) s oprávněním předvádějící schůzku zaznamenat: Nejprve nastavíme parametry záznamu: Zadáme příkaz NASTAVENÍ, MOŽNOSTI a v kartě Ukládání souborů můžeme nastavit složku, do níž bude se uloží soubor se záznamem. 95
Petr Novák mohl předat řízení bez žádosti klepnutím do tlačítka Předat řízení a výběrem předvádějící Evy Kolínské.
Kapitola 4: Lync
185
Zadáme příkaz NASTAVENÍ, MOŽNOSTI ZÁZNAMU a vybereme aktivity, které budeme zaznamenávat: zvuk, video účastníka, panoramatické video96, zasílání rychlý zpráv, sdílený obsah. Spustíme záznam. Zadáme příkaz AKCE, SPUSTIT ZÁZNAM. V pravém horním rohu se zobrazí indikátor záznamu. Záznam můžeme v průběhu schůzky pozastavit a obnovit příkazem AKCE, POZASTAVIT ZÁZNAM. Na závěr zadáme příkaz AKCE, ZASTAVIT ZÁZNAM. Zobrazí se dialogové okno, v němž můžeme upravit název záznamu a upravit složku, do níž bude záznam uložen. V rámci publikace ponecháme zaškrtnuté pole Vytvořit také verzi, kterou lze publikovat pro ostatní (WMV). Po klepnutí do tlačítka Možnosti můžeme upravit formou času výsek publikovaný ze záznamu a upravit složky ve videu (zvuk, video, panoramatické video, rychlá zpráva, sdílený obsah). Záznamy můžeme prohlížet v jejich katalogu: Zadáme příkaz AKCE, SPRAVOVAT ZÁZNAMY. Zobrazí se dialogové okno Správce záznamů aplikace Microsoft Lync se dvěma kartami97. V kartě Záznamy aplikace Lync můžeme přehrát znovu schůzku. Vybereme schůzku a klepneme do tlačítka Přehrát. Přehrání se provádí v Přehrávači záznamů (viz obr. 4-12). OBR. 4-12: PŘEHRÁVAČ ZÁZNAMŮ APLIKACE MICROSOFT LYNC 2010
Přehrávač má čtyři části, jejichž zobrazení lze regulovat tlačítky v horní části okna: Rejstřík podle sdílení obsahu: Můžeme snadno vybrat část záznamu dle promítaného snímku PowerPointu. Rejstřík podle mluvčích: Můžeme vybrat část záznamu dle předvádějícího. Pokud vystupoval vícekrát, můžeme se orientovat dle času výstupu. Rychlá zpráva: Můžeme nahlédnout do protokolu rychlých zpráv s uvedením jejich autorů a času publikace. Zobrazovaný obsah: Vpravo je zobrazen zobrazovaný obsah. 96
97
Video v režimu video panorama umí pořizovat Microsoft RoundTable nebo Polycom CX5000 (cena asi 96 tis. €). Jeho kamera je schopná snímat obraz v rozsahu 360 stupňů. Zařízení zabírá osobu, která právě mluví. Panoramatické video pravděpodobně nevybereme, neboť nebude k němu dostupný přístroj. Publikace do formátu wmv je časově náročná, proto je možné, že ve stavu zpracování nalezneme procentuální stav dokončení a u ikony karty Záznamy ve formátu WMV počet zpracovávaných záznamů.
Kapitola 4: Lync
186
4.13 Řízení práce Lyncu Opuštění konverzace
Ukončení konverzace
Historie konverzací Plánování schůzky
Konverzace se otevírá v samostatném okně. Jednotlivý uživatel opouští konverzaci zavřením okna. Klepnutím do tlačítka Připojit znovu v seznamu konverzací se může uživatel ke stejné konverzaci přihlásit znovu. Libovolný předvádějící může řídit průběh konverzace klepnutím do tlačítka Možnosti účastníků (ikona osob) příkazy: ZTLUMIT ZVUK CÍLOVÝCH ÚČASTNÍKŮ: Bude slyšet jen předvádějící, který provedl příkaz. NASTAVIT VŠECHNY JAKO ÚČASTNÍKY: S výjimkou organizátora (zakladatele) schůzky bude všem uživatelům přiřazeno oprávnění účastníka. VŠECHNY ODEBRAT A UKONČIT SCHŮZKU: Uživatelé jsou odebráni ze schůzky a schůzka je ukončena. Nelze se k ní znovu připojit. Práci s Lyncem ukončujeme příkazem SOUBOR, KONEC. Dojde tak k odhlášení a k ukončení práce Lyncu. Samotné zavření okna Lyncu nezpůsobí ani odhlášení, ani ukončení práce Lyncu, pouze minimalizaci okna Lyncu. Lync spolupracuje s Outlookem: Rychlé zprávy se ukládají v poště Exchange do složky Historie konverzací. Jako odesílatel jsou uváděni uživatelé konverzace. V předmětu je uvedeno téma konverzace nebo obecný název Konverzace s účastníkem. V případě schůzky je uveden jako předmět Konferenční hovor a v úvodu jsou uvedeny kontakty zúčastněných uživatelů a tlačítko Připojit znovu. Schůzku je možné dopředu domluvit a založit jako událost v kalendáři Outlooku: V Outlooku v kalendáři v kartě DOMŮ ve skupině Online schůzka klepneme do tlačítka Nová online schůzka. (Musíme být souběžně přihlášeni do aplikace Lync.) V kartě SCHŮZKA ve skupině Online schůzka můžeme klepnutím do tlačítka Možnosti schůzky upřesnit parametry schůzky. V pozvání vyplníme v poli Komu očekávané uživatele, kteří se zúčastní schůzky. V poli Předmět nachystáme téma schůzky. Pozvaným přijde pozvánka s adresou schůzky.
4.14 Lync na mobilních zařízeních Lync na mobilu
Lync lze využívat v zjednodušené podobě na mobilních zařízeních, existují např. aplikace: Lync pro Windows Phone, Lync pro iPhone (viz obr. 4-13), Lync pro iPad. Snadno lze přijímat a posílat rychlé zprávy. Zvuková konverzace je spojena s poplatky operátorovi. OBR. 4-13: LYNC V IPHONE
4.15 Lync Attendee a Lync Attendant Lync Attendee
Lync Attendant
Schůzek (konferencí) se mohou účastnit i uživatelé, kteří nevlastní licenci Office 365. Mohou si bezplatně nainstalovat aplikaci Lync Attendee (účastník, na úrovni uživatele) z adresy http://www.microsoft.com/downloads/cs-cz/details.aspx?FamilyID=68a3ca04-a0584e47-98ea-9e9af7ebd6e3. Uživatel nemůže být organizátorem schůzek, ani využívat konverzace dvojice. Po spuštění aplikace může pouze nastavit parametry aplikace. Aplikace Lync Attendant (průvodce) je určena pro recepční a další obsluhu zákazníků (asistentů). Je zaměřena na vyřizování velkého počtu hovorů (předávání hovorů, rozhodování o prioritách hovorů, konferenční hovory, hledání osob ve firmě, záznamy o hovorech).
Příloha: Příklady k procvičení
187
Příloha: Příklady k procvičení Příloha obsahuje zadání příkladů k procvičení. Po pročtení jednotlivých kapitol je možné prohloubit si získané poznatky vypracováním příkladů. Zadání příkladů je strukturováno dle jednotlivých dílčích kapitol. Zadání na sebe navazují. Vypracování příkladů k SharePointu provádějte na webu Office 365. Navíc informujte o provedení příkladů jednoduchým sdělením formou souboru ve Wordu, např. Úkoly z 1. týdne v Office 365 dokončeny.
Ke kapitole 2 Share Point
2.4 Wikiweb
2.5 Knihovna dokumentů
2.7 Knihovna dokumentů Visia
2.8 Knihovna snímků 2.9 Knihovna obrázků
V rámci své kolekce založte týmový web 2 Úkoly: Klepněte do tlačítka Akce webu a vybereme příkaz NOVÝ WEB. V pravé části karty Vybrané položky klepneme do záložky šablony Týmový web. V levé části zadáme parametry: » Nadpis: 2 Úkoly » https://...: ukoly Klepneme do tlačítka Vytvořit. Vytvoří se nový web. Obdobně vytvoříme dílčí web s parametry: Nadpis: 3 Práce https://...: prace Obdobně vytvoříme dílčí web s parametry: Nadpis: 4 Test https://...: test Na adrese .../teams/xnovj01 připravte portál odkazů: 1. Výuka 2. Domácí úkoly 3. Seminární práce 4. Test V rámci webu ukoly budete chystat týmový web Střediska ECDL, které existuje při firmě Encián. Na domovskou stránku webu ukoly zapište do levé zóny nadpis Informace o ECDL a odkazy: ECDL sylabus Indexy a certifikáty ECDL Na stránku ECDL sylabus vložte tabulku dle webové stránky http://www.ecdl.cz/zakladni_moduly.php včetně odkazů ke stažení. Na stránku Indexy a certifikáty ECDL připravte dva sloupce dle webové stránky http://www.ecdl.cz/ecdl.php vlevo indexy se stručným popisem a obrázky vpravo certifikáty se stručným popisem a obrázky Do knihovny dokumentů Sdílené dokumenty umístěte české sylaby ECDL: 5.0 Core 2.0 Image Editing 2.0 Web Editing Doplňte pro dokumenty vhodné nadpisy a doplňte je do zobrazení. Vytvořte knihovnu dokumentů Diagramy Visia. Do knihovny dokumentů Diagramy Visia umístěte diagram organizace.wdv (ze složky kap_2_07_du ukázkových příkladů. Zobrazte data vztahující se k řediteli Petru Novákovi v samostatném okně. Vytvořte knihovnu snímků z prezentace o firmě Encián promítané na úvodní hodině výuky. Vytvořte další knihovnu snímků ze své prezentace o rozsahu alespoň 3 snímky o ECDL. Vytvořte knihovnu obrázků Fotografie středisek s fotografiemi a popisy s názvem testovacího střediska a regionu alespoň 10 testovacích středisek ze stránky http://www.ecdl.cz/strediska.php.
Příloha: Příklady k procvičení
2.10 Knihovna materiálů 2.11 Vlastní seznam
2.12 Oznámení
2.13 Oznámení
2.14 Kontakty 2.15 Kalendář
2.16 Úkoly
188
Vytvořte knihovnu obrázků Portréty s obrázky zaměstnanců firmy Encián Petr Novák, Marie Sladká, Eva Kolínská. Vytvořte knihovnu materiálů nazvanou Mulimédia a do ní uložte zvukový záznam pořadu Alter eko z 5. 10. 2011 na ČRo Rádio Česko ve formátu mp3 (z archivu iRadia Českého rozhlasu). Připravte vlastní seznam Ceny testování se sloupci: Položka: Text Cena – školství: Měna (Kč) Cena – ostatní: Měna (Kč) Kategorie: Volba (nabídka) s hodnotami Služby, Index, Doklady Vložte 10 položek dle stránky http://www.ecdl.cz/cenik.php. Do položky zapisujte pouze (na stránce tučný) nadpis. Přidejte následující oznámení: Prosíme testery ECDL o nahlášení časových možností dohledu na odpolední testování (13 – 17 h) v jednotlivých pracovních dnech Ing. Kolínské. Oznámení zveřejněte po dobu jednoho měsíce. Prosíme školitele ECDL o nahlášení možnosti školit také úroveň ECDL Advanced Ing. Kolínské. Oznámení zveřejněte po dobu dvou měsíců. V knihovně sekretariátu ředitele je k dispozici učebnice k Project 2010. Neomezujte dobu zveřejnění. Do odkazů přidejte: Odkazy na informace o ECDL: » http://www.ecdl.com » http://www.ecdl.cz Odkazy na videa o ECDL s vámi vytvořeným vhodnými popisy: » http://www.youtube.com/user/ECDLFoundation » http://www.youtube.com/watch?v=r73O8PsYyaA » http://www.youtube.com/watch?v=L3uOGTAz7-U Změňte pořadí odkazů, aby odkaz český web ECDL byl první. Připravte kontakty na alespoň 5 testerů ECDL jiných testovacích středisek (viz http://www.ecdl.cz). Připravte kontakty na alespoň 5 jiných testovacích středisek ECDL (viz http://www.ecdl.cz). Do kalendáře přidejte následující události: 11. 10. aktuálního roku, 13 – 17 h: Testování ECDL pro MŠMT. 18. 10 aktuálního roku, 13 – 17 h: Testování ECDL pro Obvodní úřad Praha 3. čtyři další pondělky, 8 – 12 h: Školení pro zaměstnance firmy Encián Project 2010 a Visio 2010. 25. 10. aktuálního roku, 13 – 17 h: Školení ECDL modulu AM3 Pokročilé zpracování textu. K události připravte Centrum schůzek: » Jako cíl uveďte: Příprava na zkoušku ECDL Advanced. » Do programu schůzky uveďte: Formátování Odkazy Zvýšení produktivity Spolupráce při úpravách Příprava výstupů » Do knihovny dokumentů vložte sylabus ECDL Advanced (dokument ve formátu PDF ze stránek http://www.ecdl.cz) V datovém listu připravte úkoly vyplývající z dohody firmy Encián s MŠMT: 1. 9. – 30. 11. aktuálního roku: školení modulů ECDL pro zaměstnance MŠMT, úkol provede Eva Kolínská, 1. 12. – 31. 12. aktuálního roku: alespoň 4 termíny testování ECDL pro MŠMT, úkol provede Jana Klímová, 30. 1., 8:00 následujícího roku: slavnostní předání prvních osvědčení ECDL. Připravte zobrazení úkolů formou Ganttova diagramu.
Příloha: Příklady k procvičení 2.17 Sledování problémů
2.18 Diskusní vývěska 2.19 Průzkum
2.20 Seznam stavů 2.21 Importovaná tabulka
2.22 Sloupec objektu
2.23 Sloupec webu
2.24 Typy obsahu
189
Připravte sledování problémů nazvané Testování ECDL, do něhož budou zapisovány připomínky testerů k průběhu testování ECDL. Přichystejte kategorie: Technické vybavení, Občerstvení, Organizace testování. Vyplňte dva případy: Při dnešním testování byl nefunkční LCD počítače č. 2. » První komentář: LCD předán do opravy. » Druhý komentář: LCD vrácen opravený. V automatu pro účastníky došla káva. » První komentář: Káva objednána. » Druhý komentář: Doplněn zásobník kávy. Náhradní zásobník na sekretariátu ředitele. Založte týmovou diskusi na téma ECDL a ve své roli zde vytvořte dva libovolné příspěvky a na každý z nich dvě reakce. Připravte průzkum Využívání novinek v testovacím středisku s otázkami: Máte již 64bitový počítač? (ano/ne) Jaký typ mobilu používáte? (textová odpověď) Jak jste spokojen s novými verzemi aplikací kancelářského balíku Microsoft Office? Dílčí otázky: » Word » Excel » PowerPoint » OneNote » Outlook » Access » Project » Visio » Office Mobile » SharePoint Text rozsahu: » málo, průměrně, hodně Kolik času v hodinách trávíte v průměru denně u počítače? (odpověď číslem 0 – 24) Které konkurenční středisko ECDL považujete za nejlepší? (odpověď výběrem ze středisek ze seznamu Střediska ECDL) Vyplňte průzkum alespoň 5x. Připravte seznam stavů Denní čas u počítače s ukazatelem dle průzkumu. Čím menší čas, tím lepší hodnocení. Hranicemi pro ikonu stavu 5 a 2 hodiny. Do tabulky Excelu připravte údaje o alespoň 10 střediscích ECDL, k nimž jste dříve přichystaly fotografie (ID střediska, Název střediska, Region). Importujte tabulku do seznamu Střediska ECDL. Doplňte odkazy na fotografie. Dohledejte (alespoň přibližné) pozice GPS a vypočtěte odkaz na mapu. Zobrazte seznam Střediska ECDL včetně fotografií ve vhodném zobrazení v rámečku nazvaném Fotografie. Vytvořte seznam Externí testeři obsahující sloupce: Nadpis: změníme na Příjmení. Jméno: jeden řádek textu. Charakteristika: více řádků textu (3 řádky textu s rozšířeným formátováním). Hodinová sazba: měna. Testování Advanced: schopnost testovat úroveň Advanced (ano/ne). Doporučil: Osoba nebo skupina. Doplňte do seznamu Externí testeři alespoň dvě položky. Připravte jako sloupec webu pole: Středisko ECDL: vyhledávání, domovské středisko testera ze seznamu Střediska ECDL. Využijte sloupec webu v seznamu Externí testeři. Připravte nový typ obsahu s názvem Zkušenosti testera se sloupci: Pohlaví: volba přepínačem z možností muž/žena. Počet dosud testovaných účastníků: číslo. Datum stavu počtu účastníků: datum a čas. Využijte typ obsahu Zkušenosti testera v seznamu Externí testeři.
Příloha: Příklady k procvičení
2.25 Zobrazení
2.26 Šablona objektu 2.27 Odkaz na položku seznamu
2.28 Úpravy stránky 2.29 – 2.39 Webové části
190
Doplňte za sloupec Charakteristika sloupec Stáří počtu jako počet měsíců od data stavu. Doplňte obsah polí Středisko ECDL a pole z typu obsahu Zkušenosti testera pro všechny položky seznamu Střediska ECDL. Připravte pro seznam Střediska ECDL zobrazení Fotografie. V zobrazení seskupte střediska dle regionů. Střediska v rámci regionu seřaďte dle názvu. Styl zobrazení bude Stínované. Vytvořte další osobní zobrazení seznamu Střediska ECDL nazvané Osobní. Vyberte pro něj styl dle Vašeho uvážení. Seznam Střediska ECDL uložte jako šablonu s názvem Střediska bez obsahu. Vytvořte nový seznam Školící střediska, který vyjde ze šablony Střediska. Připravte seznam Moduly se sloupci Nadpis, Vysvětlivka a vyplňte do něj (dvojice Nadpis: Vysvětlivka): M1: Základní pojmy informačních a komunikačních technologií M2: Používání počítače a správa souborů M3: Zpracování textu M4: Tabulkový procesor M5: Použití databází M6: Prezentace M7: Práce s Internetem a komunikace M8: Počítačové kreslení a projektování M9: Úpravy digitálních obrázků a základy počítačové grafiky M10: Tvorba webových stránek a publikace na Internetu M11: Použití zdravotních informačních systémů M12: Bezpečnost při využívání informačních a komunikačních technologií M13: Plánování projektů AM3: Pokročilé zpracování textu AM4: Pokročilá práce s tabulkovým procesorem AM5: Pokročilé použití databází AM6: Pokročilá prezentace Na domovské stránce doplňte do informací o ECDL další odkaz ECDL core. Na stránce ECDL Core zapište větu: Certifikát ECDL Start zahrnuje moduly M2, M3, M7 a libovolný další modul z ECDL Core sylabu. Ze zkratek M2, M3, M7 veďte odkazy na příslušné položky v seznamu Moduly. Na domovské stránce odstraňte odstavec Začínáme a fotografii. Vložte vhodný ilustrativní obrázek k problematice ECDL. Do pravé zóny domovské stránky vložte pod fotografii webovou část Oznámení. Na domovskou stránku doplňte do části Informace o ECDL nový odkaz Denní čas u počítače. Odkaz vede na novou stránku s zobrazením webové části seznamu Denní čas u počítače. Do domovské stránky doplňte další odkaz Střediska ECDL, z něhož se zobrazí nová stejnojmenná stránka. Na stránce budou zobrazeny podrobnosti o jednotlivých střediscích včetně fotografie a v další webové části budou prezentovány fotografie jednotlivých středisek. Dále doplňte odkaz Ceny testování. Do stránky vložte webovou část s grafem s cenami testování. Doplňte odkaz Alter Eko. Do stránky vložte webovou část s přehrávačem zvuku z úkolu ke kap. 2.10. Doplňte přehrávač fotografií rektora VŠE. Do stránky Alter Eko doplňte pod přehrávač zobrazení webové stránky s předvolebním vystoupením kandidátů na rektora z roku 2009 (http://multimedia.vse.cz, větev Záznamy ostatních akcí, 5 Prezentace kandidátů). Doplňte odkaz Vyhledávání osob. Do stránky doplňte vyhledávání osob a podrobnosti o Vašem kontaktu. Doplňte odkaz Obsah webu. Do stránky vložte obsah webu s úkoly k procvičení, řaďte stránky podle nadpisu. Použijte styl úrovně 1 vodorovný s nadpisem v rámečku. Před odkaz Obsah webu vložte odkaz Souhrnné odkazy. Do stránky vložte webovou část s vhodně strukturovaným přehledem odkazů z domovské stránky s úkoly k procvičení.
Příloha: Příklady k procvičení
2.43 Webový deník
2.45 Oprávnění 2.51 Verze položek 2.52 Rezervování souboru 2.53 Schvalování obsahu položek 2.54 Pracovní postup
2.55 Zásady správy informací
2.57 Vzhled a chování webu
2.58 Šablona webu 2.60 RSS
191
Před odkaz Souhrnné odkazy vložte odkaz Střediska ECDL v regionu. Do stránky vložte webovou část Dotaz na obsah, která zobrazí střediska v jednom z regionů včetně miniatur jejich fotografií. Pro každé středisko vypisujte jeho ID a název. Připravte nový dílčí web Blog o testování ECDL. V blogu definujte kategorie: Technické vybavení Občerstvení Organizace testování Výsledky testování Vytvořte alespoň 3 příspěvky a 6 reakcí. Připravte skupinu osob Vedení firmy se členy: Petr Novák, Eva Kolínská a Marie Sladká. Dílčí web Blog o testování ECDL zpřístupněte skupině Vedení firmy na úrovni Přispěvatel. V knihovně Sdílené dokumenty nastavte tvorbu hlavních a dílčích verzí. Vytvořte alespoň dvě dílčí a jednu hlavní verzi dokumentu Verze s libovolným obsahem. Pro knihovnu Sdílené dokumenty nastavte vyžadování rezervací. Do knihovny Sdílené dokumenty doplňte dokument Rezervace ve Wordu s textem Tento soubor je při otevření rezervovaný. Vyzkoušejte otevření dokumentu a jeho vrácení. Oznámení v seznamu Oznámení bude podléhat schvalování. Přidejte novou položku s oznámením Oznámení musí být schvalována. Oznámení schvalte. Přidejte další oznámení Toto oznámení nebylo schváleno. Oznámení odmítněte. Připravte vlastní seznam a k němu pracovní postup pro termíny testování ECDL Termíny testování ve struktuře: Datum a čas Místnost (18 nebo 28) Kapacita (číslo v intervalu 1 – 20) Tester (výběr ze zaměstnanců firmy Encián) Stav termínu » návrh (Navrhne pracovník, po návrhu se přejde na fázi publikování na webu.) » publikace (Úkol publikace na webu, po splnění úkolu je termín zveřejněn.) » zveřejněno Připravte vlastní seznam Osvědčení ECDL a k němu pracovní postup ve struktuře: Absolvent Ulice a číslo domu PSČ Město Druh: Start/Komplet/Expert Stav osvědčení » absolvováno (Zapíše tester, vznikne úkol tisku osvědčení.) » vytištěno (Po vytištění vznikne úkol odeslání osvědčení poštou.) » odesláno Ke knihovně Sdílené dokumenty vytvořte prohlášení o zásadách: Je zakázáno šířit interní informace mimo firmu. Nekopírujte dokumenty z knihovny cizím subjektům. Vyzkoušejte prohlášení o zásadách otevřením nového dokumentu v knihovně. Nový dokument nemusíte ukládat. Upravte navigaci Snadné spuštění tak, aby obsahovala také: nadpis Vysoká škola ekonomická (http://www.vse.cz) odkaz Manažerská informatika (http://min.vse.cz) odkaz Vícedruhové záznamy (http://multimedia.vse.cz) Do horní navigace přidejte odkaz ECDL (http://www.ecdl.cz) Uložte týmový web Jan Novák – domácí úkoly bez obsahu jako šablonu ECDL. Vytvořte nový týmový web ECDL 2 s využitím šablony ECDL a odstraňte jej. Vytvořte k seznamu Termíny ECDL zobrazení Termíny na místnosti 18, v němž zobrazíte termíny na místnosti 18. K němu vytvořte RSS kanál, který bude zobrazovat položky z posledních 30 dnů.
Příloha: Příklady k procvičení
192
Ke kapitole 3 Exchange Připravte svůj soubor osobních složek (pst) s následujícími parametry: alespoň 5 kontaktů, z toho alespoň 1 z fotografií, z toho alespoň 1 z webovou adresou, alespoň 5 událostí v kalendáři z toho alespoň 2 celodenní, alespoň 5 úkolů, z toho alespoň 1 s připomenutím, alespoň 3 poznámky.
Ke kapitole 4 Lync
Připravte podklady pro konferenci, tématem konference je malá obhajoba Vaší seminární práce. Prezentujícím na konferenci jste vy v roli přiděleného zaměstnance firmy Encián. Konference musí obsahovat alespoň 3 prezentace: Prezentace nazvaná Prezentace k malé obhajobě: importované snímky malé obhajoby (alespoň 3 snímky). Prezentace nazvaná Týmový web se snímkem typu web vašeho týmového webu. Prezentace nazvaná Různé se snímky typu tabule, hlasování a výřez obrazovky (s vhodnými obsahy). Proveďte záznam v rozsahu 2 – 4 minut. Do odevzdávárny uložte ve Wordu kopii pozvánky na konferenci. Do odevzdávárny uložte záznam zkomprimovaný do jednoho souboru s názvem konference.
Rejstřík
193
Rejstřík A akce webu 119 aktivace deklarace 114 deníku 167 aktualizovaný kalendář na webu 163 aktuální pozice 91 umístění 175 ano/ne 58 aplikace cílové skupiny 100 šablony 117 audiovizuální volání 178 auditování 18, 113
C cílová skupina 99 cloud computing 9
Č časová osa úkolů 166 číslo 58 členství 126
D další karty kontaktů 143 pošty 155 datový list 37 datum a čas 58 změny 135 dědění oprávnění 98 delegace 160 deník v navigačním podokně 168 diskusní vývěska 46 dokumenty Office 17 domovská stránka veřejného webu 128
E edice SharePointu 18 e-mailový kontakt 133 EnterPrise 18
evidence knih 107 Exchange Online 139 export 86 do Accessu 86 do Excelu 85 do iCalendar a vCard 87 do propojení 86 do Visia 86 knihoven 87 webové části 85 externí stránky 126
F filtr 63 formy komunikace 177 zobrazení kontaktů 145 fotografie v Lyncu 176 Foundation 18 galerie 118 šablon 69
H hierarchie stránek veřejného webu 137 historie 26 konverzací 186 pracovního postupu 110 verzí 45 hlasování 154, 182 hlavní okno Lyncu 173 hledání 148 hodnocení 100 HTML 131 hypertextový odkaz 58 veřejného webu 131
CH charakteristika firmy 10
I import webové části 85 importovaná tabulka 54 informace o stavu 124 o veřejném webu 135 o čase 142 informační kanály 176 infrastruktura publikování 81
instalace klienta 173 interní informace firmy 10
J jeden řádek textu 57
K kalendář 40, 156 e-mailem 162 na mobilu 172 skupiny 91 v Outlooku Web App 169 kancelářské nástroje 9 karta Kontakt 142 kontaktu Lyncu 175 kategorie 90, 144 knihovna materiálů 34 obrázků 33 snímků 32 v osobním webu 126 kolegové 126 kolekce webů 10, 15, 95 komentář 90 koncept 90 kontakty 39 na mobilu 171 na veřejném webu 131 v Outlooku Web App 169 konverzace 176 kopírován a odstranění šablony 117 koš kolekce 118 webu 118
L Lync 173 Lync Attendant 186 Lync Attendee 186 Lync na mobilu 186
M mapa a trasa 131 měna 58 mobilní zařízení 66 motiv webu 115
Rejstřík
194
možnosti Outlook Web App 170 můj obsah 125 profil 124 multimediální objekty 17
N nadpis, popis a ikona 114 nastavení pro seznam 114 pro web 114 prohlížeče 168 webu 118 nástroje pro spolupráci 9 návaznost na události 142 navigace 18, 115 pomocí metadat 101 veřejného webu 129 nepodporované typy 88 nová knihovna 30 nové zobrazení 56 nový kalendář 162 kontakt Lyncu 173 uživatel 12
O obecná pole kontaktů 140 oběžníky 93 obrázek z adresy 26 z počítače 25 odeslání dokumentu 28 souboru 178 více dokumentů 28 zprávy 149 odkaz 37 na seznam 70 na soubor 23 na RSS kanály 121 na stránku 22 v pracovním webu 94 odpověď 154 odstranění knihovny či seznamu 117 stránky veřejného webu 137 veřejného webu 128 webu 117 Office 365 9, 19 omezení počtu položek 66
oprávnění 17 a úrovně oprávnění 96 webů 97 opuštění konverzace 186 organizační diagram 125 struktura 15 osoba nebo skupina 58 osobní web 124 zobrazení 66 zpráva 175 otevření v Průzkumníkovi 29 webu 138 Outlook 139 Web App 79, 168 Web App Light 168 ověření 101 oznámení 38 v pracovním webu 94
P pás karet 20 plánování 157 schůzky 186 plány 9 počasí 133 podrobnosti kontaktu 141 portál služeb 11 pošta na mobilu 170 v Outlooku Web App 168 poznámková oblast uživatele 124 poznámkový blok OneNote 30 poznámky 166 k telefonnímu hovoru 93 OneNote 184 v Outlooku Web App 170 pracovní postup 18, 105 pracovní prostor Groove 88 pracovní web skupiny 90 prezentace na veřejném webu 134 PowerPointu 183 profil uživatele 14, 18 prohlášení o zásadách 112 prohlížeč stránky 78 propojení 86 pruh horní navigace a hledání 21
průzkum 47 předání a uvolnění řízení 184 předsálí 180 předvádějící a účastníci 180 přejmenování stránky 26 překryv 41, 161 přidání účtu na mobil 170 přijetí a čtení zprávy 151 příkazy pro skupinu 96 připojení k Outlooku 87 připojený soubor 40 přiřazení úkolu 166
Q QR kódy 133
R reset veřejného webu 128 rezervování a verze 18 rezervování souboru 103 rozložení textu 25 webové části 84 RSS 120 ruční záznam do deníku 167 rychlé klepnutí 144 zprávy 177
Ř řazení 63
S samostatné úkoly 164 sdílení kalendáře 159 plochy 184 programu 184 servery využívané 10 seskupení 63 kontaktů Lyncu 176 seznam 17 skupin 96 stavů 51 SharePoint 17 Designer 137 Workspace 88 schválení dispozice 112 publikování 105
Rejstřík
195
schvalování 104 stránek 105 skupina kalendářů 162 kontaktů 144 osob 95 uživatelů Lyncu 173 sledování problémů 44 sloupce 63 objektu 57 webu 61 složka 30, 66 pošty 148 snadné spuštění 21 souhrny 64 správa kolekce webů 119 webu 118 záznamů 114 správce kolekce webů 96 spravovaná metadata 59 stahování dokumentů 30 Standard 18 standardní zobrazení 36 stav uživatele 174 stránka veřejného webu 129 webu 22 stromové zobrazení 115 struktura okna SharePoint Designeru 138 stránky 19 styl 64 synonymum 60
Š šablona seznamu 68 webu 95, 117
T tabule 181 tabulka 22 na veřejném webu 136 tabulkové zobrazení 63 telefonický hovor 178 textové informace 17 tisk zprávy 154 třístavový pracovní postup 107
tvorba snímků 32 šablony 117 typ obsahu 63
U událost 40, 156 úkoly 43 na mobilu 172 projektu 43 v Outlooku Web App 169 v pracovním webu 93 z e-mailu 164 ukončení konverzace 186 úložiště termínů 16 upozornění 18, 121 úprava na řádku 63 stránky 22, 71 zobrazení 146 upřesnění veřejného webu 129 webové části 84 úroveň kolekce webů 120 seznamu 120 webu 120 zobrazení 120 uživatelé a oprávnění 118
V verze položek 102 veřejné informace 18 zobrazení 63 veřejný web 127, 128 více řádků textu 57 video na veřejném webu 136 Visio Services 31 vizitky 145 vlastní obsah stránky 21 pracovní postupy 112 seznam 35 zobrazení 147 volba 57 všechna pole kontaktu 142 vyhledání 58 vypočítáno 59 výpůjčky knih 110 vytvoření veřejného webu 127
využití RSS 120 snímků 33 šablony seznamu 69 vzhled a chování 119 webu 114 webové části 84
W Web Apps 29 webová část 100 dotaz na obsah 83 Excel Web Access 78 graf 76 média 77 obsah 81 podrobnosti o kontaktu 80 prezentace obrázků 75 seznam stavů 74 souhrnné odkazy 81 Visio Web Access 79 vyhledání osob 80 zobrazení objektu 73 webový deník – blog 88 wikiweb 22
Z zahájení schůzky v Lyncu 179 záhlaví veřejného webu 129 založení cílové skupiny 99 dokumentu 30 zásady správy informací 112 zpracování pošty 148 záznam schůzky 184 zdroj licence Office 365 11 změna pořadí 38 značky a poznámky 126 zobrazení 63 pro umístění 102 úkolu 166 zóna veřejného webu 129 zpracování došlé pošty 152 způsoby komunikace 176 zrušení deklarace 114
MANAŽERSKÁ INFORMATIKA SYSTÉM SJEDNOCENÉ KOMUNIKACE OFFICE 365 Tomáš Kubálek, Markéta Kubálková, Ivana Topolová Typograficky připravil Tomáš Kubálek Vydal a vytiskl Tribun EU s. r. o. Cejl 32, 602 00 Brno V Tribunu EU vydání první Brno 2012 ISBN 978-80-263-0245-2 www.knihovnicka.cz
