ServiceDesk ICT
ROC van Twente - Servicedesk-ICT
Gebruikershandleiding – Outlook 2010
Versie 1.2
1
ServiceDesk ICT 1. INTRODUCTIE .................................................................................................................................................... 3 1.1 INLOGGEN IN DE OUTLOOK 2010 CLIËNT ......................................................................................................... 3 1.2 INTRODUCTIE OP DE OUTLOOK NAVIGATIEKNOPPEN ....................................................................................... 4 2. E-MAILBERICHTEN ............................................................................................................................................. 6 2.1 LEZEN ................................................................................................................................................................ 6 2.2 VERZENDEN ....................................................................................................................................................... 6 2.3 BEANTWOORDEN............................................................................................................................................... 7 2.4 DOORSTUREN .................................................................................................................................................... 7 2.5 BIJLAGE(N) MEEZENDEN ................................................................................................................................... 8 2.6 BIJLAGE(N) INZIEN EN/OF OPSLAAN ................................................................................................................. 9 2.7 OPSCHONEN POSTVAK .................................................................................................................................... 10 2.8 RANGSCHIKKEN E-MAILBERICHTEN OP GROOTTE .......................................................................................... 10 2.9 E-MAILBERICHTEN DIRECT VERWIJDEREN ...................................................................................................... 10 2.10 VERWIJDERDE ITEMS AUTOMATISCH LEEG MAKEN BIJ AFSLUITEN ............................................................. 11 3.1 ADRESBOEKEN ................................................................................................................................................ 12 3.2 CONTACTPERSOON AANMAKEN...................................................................................................................... 12 3.3 CONTACTPERSOON OP NAAM ZOEKEN ........................................................................................................... 13 3.4 E-MAILBERICHT VERZENDEN NAAR EEN CONTACTPERSOON ......................................................................... 13 3.5 DISTRIBUTIELIJST AANMAKEN ........................................................................................................................ 14 3.6 E-MAILBERICHT VERZENDEN NAAR EEN DISTRIBUTIELIJST ............................................................................ 14 4. HANDTEKENING ...............................................................................................................................................15 4.1 AANMAKEN ...................................................................................................................................................... 15 5. AFWEZIGHEIDSASSISTENT ................................................................................................................................17 6. EXTRA POSTVAK ...............................................................................................................................................18 6.1
TOEVOEGEN ............................................................................................................................................ 18
7. ARCHIEFMAPPEN .............................................................................................................................................19 7.1 ONLINE ARCHIEF ............................................................................................................................................. 19 8. AGENDA ...........................................................................................................................................................21 8.1 AFSPRAAK MAKEN .......................................................................................................................................... 21 8.2 TERUGKERENDE AFSPRAAK MAKEN ............................................................................................................... 22 8.3 UITNODIGING MAKEN ....................................................................................................................................... 22 8.4 ANTWOORDEN OP EEN UITNODIGING .............................................................................................................. 22 9. TAKENLIJST ......................................................................................................................................................23 9.1 TAAK MAKEN ................................................................................................................................................... 23 9.2 TAAK BIJWERKEN ............................................................................................................................................ 23 10. REGELS ...........................................................................................................................................................24 10.1 NIEUWE REGEL AANMAKEN .......................................................................................................................... 24 11. MACHTIGINGEN .............................................................................................................................................25 12. RAADPLEGEN VAN ANDERMANS POSTVAK ....................................................................................................26
2
ServiceDesk ICT 1. Introductie Deze handleiding is geschreven om medewerkers te ondersteunen in het gebruik van de Outlook cliënt 2010. In deze handleiding leer je hoe je kunt inloggen, mail lezen en verzenden, doorsturen en beantwoorden. Daarnaast wordt ook het werken met het adresboek, distributielijsten en extra postvakken behandeld.
1.1 Inloggen in de Outlook 2010 cliënt 1. Start Microsoft Office Outlook 2010 op vanuit het Windows 7 startmenu. 2. Klik achtereenvolgens op ‘Start’ ‘Microsoft Office 2010’ ‘Microsoft Outlook 2010’.
3
ServiceDesk ICT 1.2 Introductie op de Outlook navigatieknoppen Hieronder staat een verklaring van de knoppen, die links onderin in de Outlook cliënt staan. Deze knoppen helpen je eenvoudig te navigeren binnen de Outlook cliënt. 1. 2. 3. 4.
E-mail Agenda Contactpersonen Taken
- E-mail bekijken, zoals Postvak IN, Verzonden items enz. - Geeft je agenda weer. - Geeft je adresboek weer. - Geeft je taken weer.
De knoppen zelf worden binnen outlook weergegeven zoals te zien is in de afbeelding hieronder.
4
ServiceDesk ICT Werkbalk knoppen De navigatieknoppen van Postvak IN, Agenda, Contactpersonen en Taken hebben hun eigen functies. Daarnaast zijn er nog een aantal centrale knoppen, die in verschillende schermen voorkomen. In de tabel hieronder worden de knoppen weergegeven met de beschrijving van de functie.
Werkbalkknoppen
Beschrijving Geeft de Help weer in het scherm waarin je op dat moment aan het werk bent.
Hiermee kan je een e-mailbericht, contactpersoon, distributielijst of taak creëren.
Hiermee kan je e-mailberichten, taken enz. uitprinten.
Hiermee kan je jouw e-mailbericht verplaatsen naar een andere map.
Hiermee verwijder je e-mailberichten, contactpersonen enz. Deze komen te staan in de prullenbak.
Controleer op nieuwe e-mailberichten en ververst het scherm.
Hiermee open je het zoekscherm waarin je contactpersonen kunt zoeken.
5
ServiceDesk ICT 2. E-mailberichten In dit hoofdstuk worden de basis functies uitgelegd van outlook m.b.t. e-mailberichten. Zoals het lezen, beantwoorden, versturen en doorsturen van e-mailberichten. Ook wordt het meezenden, inzien en/of opslaan van bijlagen uitgelegd.
2.1 Lezen
1. Klik op
om de Postvak IN te openen.
2. Dubbelklik op het e-mailbericht, welke je wilt lezen. 3. Het e-mailbericht verschijnt vervolgens in een nieuw venster. 4. Nadat je het e-mailbericht hebt gelezen, kan je het e-mailbericht sluiten door rechtsboven in het bijbehorende venster op het kruisje
te drukken.
2.2 Verzenden
1. Druk op de navigatieknop 'E-mail', druk vervolgens op e-mailbericht.
. Er verschijnt een leeg
2. Type achter de knop ‘Aan’ het e-mailadres, waar naar het e-mailbericht verstuurd moet worden. 3. (Optioneel) type achter de knop ‘CC…’ het e-mailadres, waar naar het e-mailbericht als kopie moet worden verzonden. 4. (Optioneel) type achter de knop ‘BCC:’ het e-mailadres om een blinde kopie te verzenden.
Tip1: Als je naar meerdere e-mailadressen wilt e-mailen, gebruik dan een ';' tussen de emailadressen.
Tip2: Klik op om contactpersonen te selecteren uit de algemene adressenlijst of je persoonlijke adressenboek.
6
ServiceDesk ICT 5. Type in het veld 'Onderwerp' een onderwerp. 6. Type in het veld daaronder de inhoud van het e-mailbericht.
Tip3: Om de urgentie van het e-mailbericht te veranderen klik je op
7. Klik op
om het e-mailbericht daadwerkelijk te verzenden.
2.3 Beantwoorden 1. Open het e-mailbericht welke je wilt beantwoorden.
2. Klik in de werkbalk op één van de twee knoppen
of
.
3. Outlook opent een nieuw venster, typ hierin je antwoord op het e-mailbericht.
4. Klik op
om het e-mailbericht te verzenden.
2.4 Doorsturen 1. Open het e-mailbericht welke je wilt doorsturen.
2. Klik in de werkbalk op de knop
.
3. Type in het ‘Aan’ veld het e-mailadres waar naar het doorgestuurd moet worden. Je kunt een emailbericht intypen.
4. Klik op
om het e-mailbericht te verzenden.
7
ServiceDesk ICT 2.5 Bijlage(n) meezenden 1. Open een nieuw of bestaand e-mailbericht.
2. Druk op
om een bijlage toe te voegen.
3. Navigeer in het nieuwe venster naar het bestand welke je wilt toevoegen, selecteer deze en druk vervolgens op de knop Invoegen.
4. Om meerdere bijlagen toe te voegen herhaal de stappen twee en drie.
Tip: Om een bijlage te verwijderen, klik je met de rechtermuisknop op de bijlage en kies je voor Verwijderen.
5. Klik vervolgens op
om het e-mailbericht te verzenden.
8
ServiceDesk ICT 2.6 Bijlage(n) inzien en/of opslaan Wanneer je een e-mailbericht met een bijlage ontvangt verschijnt er voor het e-mailbericht een paperclip.
Om de bijlage in te zien: 1. Open het e-mailbericht met de bijlage. 2. Dubbelklik vervolgens op de betreffende bijlage.
Om de bijlage op te slaan: 1. Open het e-mailbericht met de bijlage. 2. Druk met de rechtermuisknop op de bijlage en kies de optie ‘Opslaan als’.
9
ServiceDesk ICT 2.7 Opschonen postvak De omvang van je postvak bedraagt standaard 500 MB. Uw postvak omvat alle mappen die zijn opgenomen onder de vermelding: Postvak -
. Je kunt zelf bekijken hoeveel vrije ruimte je nog over hebt of hoeveel ruimte er al verbruikt is. Dit kan je op de volgende manieren achterhalen: 1. Klik op ‘Bestand’ ‘Info’ in de werkbalk. Onder de vermelding ‘Postvak opruimen’ wordt weergegeven hoeveel ruimte er nog beschikbaar is in het postvak.
2. Klik met de rechtermuisknop op je eigen ‘Postvak’. 3. Selecteer de optie ‘Eigenschappen’. In het nieuwe venster dat wordt geopend, druk je op de knop ‘Mapgrootte’. Je kunt je postvak opschonen door e-mailbericht die je niet wilt bewaren, ook daadwerkelijk te verwijderen. Hieronder enkele tips voor het opschonen van je postvak.
Tip: Je kunt zelf voorkomen dat je e-mailbericht met een grote omvang verstuurd door alleen een link naar de bijlage in de e-mail te plaatsen.
2.8 Rangschikken e-mailberichten op grootte Deze optie zorgt er voor dat alle e-mail berichten worden gesorteerd op de grootte van een e-mailbericht. Door deze optie te gebruiken merk je direct resultaat bij het opschonen van je postvak. Het postvak zal hierdoor snel in grootte afnemen. 1. Klik in de weergave van ‘Postvak IN’ op ‘Grootte’.
2. Verwijder/verplaats de e-mailberichten die je wilt verwijderen/verplaatsen.
2.9 E-mailberichten direct verwijderen E-mailberichten worden niet definitief verwijderd door middel van de optie verwijderen. Deze wordt dan verplaatst naar de map ‘Verwijderde Items’. Deze map telt (net zoals de map ‘Postvak-IN’) mee voor de totale grootte van je postvak. Op de volgende manier kan je een e-mailbericht meteen definitief verwijderen. 1. Ga op het e-mail bericht staat welke je definitief wilt verwijderen. 2. Druk tegelijk op de toetsen ‘Shift’ + ‘Delete’. 3. Klik op ‘Ja’ om het bericht definitief te verwijderen.
10
ServiceDesk ICT 2.10 Verwijderde items automatisch leeg maken bij afsluiten Het is mogelijk om de map ‘Verwijderde Items’ leeg te maken als je de Outlook cliënt afsluit. Dit kan je op de volgende manier instellen. 1. Klik op ‘Bestand’ ‘Opties’. 2. Klik op ‘Geavanceerd’. 3. Zet onder de kop ‘Outlook starten en afsluiten’ een vink bij ‘Map Verwijderde Items leegmaken bij afsluiten’.
4. Klik op ‘OK’.
11
ServiceDesk ICT 3. Contactpersonen In dit hoofdstuk wordt uitgelegd welke adresboeken er zijn en hoe je hierin kunt zoeken. Hoe contactpersonen worden aangemaakt in je persoonlijke adresboek en hoe je een e-mailbericht verstuurd naar een contact uit je adresboek. Ook wordt uitgelegd hoe je een distributielijst aanmaakt en deze direct kunt e-mailen.
3.1 Adresboeken In zowel de Outlook 2010 cliënt en Webmail (Outlook Web Access) zijn er twee adresboeken die je kunt gebruiken. Dit zijn: ‘Algemene adreslijst’ en ‘Contactpersonen’. In de ‘Algemene adreslijst’ staan alle medewerkers. In ‘Contactpersonen’ staan je persoonlijke contacten.
3.2 Contactpersoon aanmaken
1. Druk op
om je persoonlijk adresboek te openen.
2. Druk op
om een nieuw contactpersoon aan te maken in je persoonlijk adresboek.
3. Nadat je de velden hebt ingevuld, klik je op
om de contactpersoon op te slaan.
12
ServiceDesk ICT 3.3 Contactpersoon op naam zoeken
1. Druk op
om je persoonlijk adresboek te openen.
2. Rechts boven in (in de werkbalk) staat een invoerveld ‘Een contactpersoon zoeken’. Vul hier een naam of een deel van de naam in en druk op ‘Enter’ om de zoekopdracht uit te voeren.
3.4 E-mailbericht verzenden naar een contactpersoon 1. Open een e-mailbericht.
2. Klik op
of
.
3. Selecteer vervolgens de contactpersoon en klik op ‘Aan ’ of ‘CC ’ of ‘BCC ’.
4. Klik vervolgens op ‘OK’ om terug te gaan naar het e-mailbericht.
13
ServiceDesk ICT 3.5 Distributielijst aanmaken
1. Klik op
2. Druk op ‘ 3.
om je persoonlijk adresboek te openen.
’.
Geef de distributielijst een naam.
4. Klik op ‘Leden toevoegen’ en zoek de contactpersoon uit de lijst die in de distributielijst moet komen te staan. 5. Klik vervolgens op ‘Leden ’ om jou contactpersoon aan de distributielijst toe te voegen. Je kunt ook in het veld ‘Leden ’ een extern e-mailadres ingeven ([email protected]). 6. Herhaal stap vier en vijf om meerdere personen aan de distributielijst toe te voegen.
7. Klik op ‘OK’ wanneer je de contactpersonen hebt toegevoegd en klik vervolgens op om de nieuwe distributielijst op te slaan.
3.6 E-mailbericht verzenden naar een distributielijst 1. Open een nieuw e-mailbericht en klik op ‘Aan’, ‘CC’ of ‘BCC’. 2. Selecteer onder ‘Adresboek’ ‘Contactpersonen’. 3. Selecteer vervolgens de distributielijst en klik op ‘Aan ’ of ‘CC ’ of ‘BCC ’. 4. Klik op ‘OK’ om terug te keren naar het e-mailbericht.
14
ServiceDesk ICT 4. Handtekening 4.1 Aanmaken 1. Klik in de werkbalk op ‘Bestand’ ‘Opties’. 2. Klik vervolgens in het venster dat aan de linkerkant wordt geopend ‘E-mail’.
3. Klik op de knop ´Handtekeningen´. 4. Klik vervolgens op de knop
.
5. Geef de handtekening een naam en druk op de knop ‘OK’.
6. Type de handtekening in het grote witte vlak binnen het kader ‘Handtekening bewerken’.
15
ServiceDesk ICT
7. Selecteer vervolgens of de handtekening automatisch moet worden weergegeven bij het aanmaken van nieuwe e-mailberichten en/of bij het beantwoorden en doorsturen van e-mailberichten. 8. Bevestig dit door op de knop ‘OK’ te drukken. 9. Druk op ‘OK’ om terug te keren in het beginvenster van Outlook.
16
ServiceDesk ICT 5. Afwezigheidsassistent Hieronder wordt uitgelegd hoe je de Afwezigheidsassistent inschakelt in Outlook 2010. 1. Start outlook 2010 op.
2. Klik in de werkbalk op 'Bestand'. 3. Klik vervolgens op 'Automatisch antwoorden'.
4. Selecteer de optie 'Automatische antwoorden bij afwezigheid verzenden'.
17
ServiceDesk ICT 5. Voer vervolgens in je afwezigheidsbericht de datum van je vertrek en terugkeer in. Eventueel kan je voor je collega’s een ander e-mailbericht invoeren (‘binnen mijn organisatie’) dan voor de personen buiten kantoor (‘buiten mijn organisatie’). 6. Klik vervolgens op de knop 'OK'. De afwezigheidsassistent is nu ingesteld.
6. Extra postvak 6.1 Toevoegen 1. Klik in de werkbalk op ‘Bestand’.
2. Klik op de knop
gevolgd door
.
3. Selecteer ‘Microsoft Exchange’ en klik op de knop ‘Wijzigen’. 4. Klik op de knop ‘Meer instellingen’. 5. Selecteer het tabblad ‘Geavanceerd’ en klik op de knop ‘Toevoegen’.
` 1. Geef in het nieuwe venster de naam van het postvak op. 2. Klik op ‘OK’. 3. Klik op ‘Volgende’. 4. Klik op ‘Voltooien’ om dit te bevestigen.
18
ServiceDesk ICT 7. Archiefmappen Een archiefmap biedt de mogelijkheid om bijvoorbeeld e-mailberichten op te slaan. Dit wordt vaak gebruikt indien e-mailberichten voor een langere periode bewaard moet blijven, maar ook in verband met grote postbussen.
7.1 Online Archief Met ingang van het nieuwe e-mail systeem (mei 2012) beschikt iedereen over een persoonlijk online archief. Dit archief is te zien via Outlook en Webmail. Het online archief heeft de volgende naamgeving 'Personal Archive - <medewerkers naam>'. Hieronder zie je een afbeelding van het online archief zoals deze wordt weergegeven binnen Outlook 2010.
Mocht het zijn dat je nog een oud PST bestand op een CD of externe schijf hebt staan, is het verstandig om het oude archief over te zetten naar het online archief. Dit heeft als voordeel dat je het archief thuis ook kan inzien door middel van Webmail. Daarom wordt hieronder uitgelegd hoe jij je oude archief kan overzetten naar je persoonlijke online archief. 1. Start outlook 2010 2. Koppel je archief bestand (pst bestand) in Outlook 2010.Dit doe je door vanuit de werkbalk te klikken op 'Bestand' 'Openen' 'Outlook gegevensbestand'
3. Selecteer het pst bestand en klik op 'OK'.
19
ServiceDesk ICT
4. Het archief wordt nu weergegeven binnen Outlook 2010.
5. Versleep de e-mailberichten of mappen binnen het archief naar je persoonlijke online archief.
6. De e-mailberichten zijn nu overgezet naar je persoonlijke online archief.
20
ServiceDesk ICT 8. Agenda In de agenda kan je afspraken maken en beheren. Je kunt ook afspraken maken met je collega’s en deze updaten en veranderen (tijd, locatie enz.) als het nodig is. Er zijn meerdere soorten agenda-items, namelijk: Agenda-item Afspraak Vergaderverzoek
Beschrijving Komt alleen in jou agenda te staan Afspraak met meerdere personen
Weegave Eigen agenda Eigen en uitgenodigden agenda’s
8.1 Afspraak maken
1. Open je agenda door op de navigatieknop
2. Klik op de knop
te drukken.
.
3. Geef de ‘Begindatum’ en ‘Einddatum’ op. 4. Type de overige informatie zoals ‘Onderwerp’, ‘Locatie’ enz.
5. Druk op
.
21
ServiceDesk ICT 8.2 Terugkerende afspraak maken 1. Maak een nieuwe afspraak (zie Afspraak maken).
2. Klik op
.
3. Bij ‘Type terugkeerpatroon’ selecteer je dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks. 4. Selecteer in ‘Bereik van terugkeerpatroon’ hoe vaak de afspraak herhaald moet worden. 5. Druk vervolgens op ‘OK’ en vul de afspraakgegevens in.
6. Klik vervolgens op
.
8.3 Uitnodiging maken Uitnodigingen zijn afspraken die je maakt met collega’s/externe partijen. De ontvanger van de afspraak krijgt hiervan een e-mailbericht in zijn/haar Postvak IN. 1. Maak een nieuwe afspraak (zie Afspraak maken).
2. Klik op
.
3. Klik op ‘Aan…’ en selecteer diegenen uit het adresboek en druk op ‘OK’. Je kunt ook het emailadres invullen bij het veld ‘Aan…’ om iemand buiten het adresboek een afspraak te sturen.
4. Klik vervolgens op ‘Verzenden’.
8.4 Antwoorden op een uitnodiging 1. Open een afspraak die je hebt ontvangen. 2. Klik vervolgens één van de volgende opties: ‘Accepteren’, ‘Voorlopig’, ‘Weigeren’ of ‘Nieuw tijdstip voorstellen’.
3. Selecteer vervolgens of je een e-mailbericht wilt verzenden naar de afzender van de afspraak en druk op ‘OK’.
22
ServiceDesk ICT 9. Takenlijst 9.1 Taak maken
1. Druk op de navigatieknop
en vervolgens op de knop
om een nieuwe taak te maken.
2. Type de informatie in bij “Onderwerp’, ‘Informatie’, enz. Geef eventueel de “Begindatum’ en ‘Einddatum’ in.
3. Klik op
om de taak op te slaan.
9.2 Taak bijwerken 1. Open de taak die je wilt bijwerken. 2. Pas de taak aan. 3. Druk op ‘Opslaan en sluiten’ om de bijgewerkte taak op te slaan.
23
ServiceDesk ICT 10. Regels Binnen Outlook is het mogelijk regels in te stellen, zodat handelingen automatisch worden uitgevoerd. Zoals bijvoorbeeld het automatisch doorsturen van e-mailberichten, e-mailberichten blokkeren, emailberichten automatisch verplaatsen in mappen enz.
10.1 Nieuwe regel aanmaken 1. Open je ‘Postvak IN’. 2. Klik in de werkbalk op
gevolgd door
.
3. Druk vervolgens op ‘Nieuwe regel…’. 4. Selecteer onder ‘Beginnen met een lege regel’ de optie die je wilt instellen. 5. Druk op ‘Volgende’. 6. Selecteer een optie ‘Welke voorwaarde(n) wilt u controleren’ en druk op ‘Volgende’. 7. Selecteer een optie ‘Wat wilt u met het e-mailbericht doen’ en druk op ‘Volgende’. 8. Geef vervolgens eventuele uitzonderingen op voor de zojuist bepaalde regel en druk op ‘Voltooien’.
24
ServiceDesk ICT 11. Machtigingen Om je Agenda, Postvak IN, Contactpersonen enz. te kunnen delen moet je een ander rechten toekennen op datgene wat je wilt delen. 1. Klik in de werkbalk op ‘Bestand’ ‘Accountinstellingen’ ‘Gemachtigdentoegang’. 2. Kies vervolgens voor ‘Toevoegen’. 3. Selecteer diegene waaraan je de rechten wilt verlenen. 3. Kies vervolgens voor ‘Toevoegen’, zodat diegene onder ‘Gemachtigden’ komt te staan. 4. Klik vervolgens op ‘OK’. In het volgende scherm kan je precies aangeven welke rechten hij of zij mag hebben en klik je op ‘OK’.
! Let op: wanneer je het recht ‘Redacteur’ uitgeeft, dan kan je aanvinken of de gemachtigde een kopie van de afspraak ontvangt. Vink dit uit wanneer je dit niet wilt. Klik nogmaals op ‘OK’ om in het hoofdvenster van Outlook terug te keren.
1. Vervolgens druk je met de rechtermuisknop op de map ‘Postvak - ….. (je naam)’. 2. Klik op ‘Mapmachtigingen’. 3. Klik op het tabblad ‘Machtigingen’. 4. Klik op de knop ‘Toevoegen’. 5. Voeg de persoon toe die rechten krijgt op jouw mappen in jouw postbus. 6. Druk op ‘OK’. 7. Druk, terwijl je de CTRL-knop ingedrukt houdt, op alle personen die je rechten wilt geven. 8. Selecteer onderaan het scherm ‘Commentator’ in het vak rollen.
25
ServiceDesk ICT 12. Raadplegen van andermans postvak Om de Agenda, Postvak IN en Contactpersonen van een ander te mogen raadplegen moet je minstens het recht ‘Lezer (items lezen)’ hebben op dat onderdeel dat je wilt raadplegen. 1. Klik in de werkbalk op ‘Bestand’ ‘Openen’ ‘Map van andere gebruiker’. 2. Onderstaande venster verschijnt.
3. Klik op de knop ‘Naam…’ en kies de persoon die jou rechten heeft gegeven. 4. Selecteer uit de ‘Maptype’ het onderdeel waarop je rechten hebt gekregen. Indien je het venster sluit en deze wilt raadplegen, kan je opnieuw de map opgeven.
26
