Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding

Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding 1. Inloggen Men dient eerst in te loggen op http://aanmelden.watertotaalbeheer.nl. De gebruikersnaam en wachtwoord worden verstrekt door een adviseur van Hydroscope. Gelieve met Hydroscope contact op te nemen indien het inloggen niet lukt. Als u hier terecht ben gekomen door het aanklikken van de helpfunctie , dan hoeft u zich geen zorgen te maken: u bent ingelogd.

2. Handelingen Het doel van deze helpfunctie is om u als klant zoveel mogelijk te assisteren bij het uitvoeren van alledaagse handelingen. Er zijn echter bepaalde zaken dingen die u als klant niet kunt wijzigen, omdat u simpelweg niet gemachtigd bent (i.v.m beveiliging). In deze helpfunctie staat duidelijk vermeld welke handelingen u zelf kunt uitvoeren, en welke handelingen Hydroscope voor u zou moeten uitvoeren. Het is mogelijk dat u alleen leesrechten heeft (inlognaam gerelateerd). U bent dan niet in staat om bijvoorbeeld bestanden te uploaden, of om schema’s af te vinken. Wanneer u contact opneemt met Hydroscope zorg ervoor dat u de gebruikers –en klantnaam, de lokatie waar het omgaat (indien van toepassing) en of de schema-na(a)m(en) (indien van toepassing) binnen handbereik heeft. Dit verkort het helpproces aanzienlijk. Eenmaal ingelogd? Dan zult u wanneer u alleen beschikt over een digitaal beheersplan terecht komen op het tabblad Beheersplan. Indien u ook bezit over één of meerdere Dataloggers, dan is het mogelijk dat eerst deze pagina wordt geopend. Zie Figuur 1, hier zijn beide tabbladen omcirkeld. u kunt gemakkelijk tussen beide pagina’s switchen door op de naam Beheersplan respectievelijk Datalogger te klikken.

Figuur 1

Copyright © 2010 Hatulek Controls bv | Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding v1.0

1

Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding 3. Beheersplan De startpagina van het Beheersplan bevat een overzicht van al uw te beheren lokaties. Een voorbeeld hiervan is afgebeeld in Figuur 1. Door het selecteren van de juiste lokatie (door erop te klikken ) krijgt u een overzicht van de lokatie. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in Figuur 2. Het overzicht van de lokatie is altijd hetzelfde. Een lokatie bestaat uit de volgende 4 onderdelen (deze onderdelen kunt u openen door er op te klikken ): Lokatieonderdeel Lokatieinformatie

Beheerschema’s Bestanden

Uitleg Informatie over de lokatie. Deze informatie is door uw adviseur ingesteld. Uitgebreide lokatie informatie kan men weergeven door te klikken op Uitgebreide informatie . Zie Figuur 3. Alle beheerschema’s van de desbetreffende lokatie. Denk hierbij aan alle schema invullingen. Hier kunt u dus een schema invullen/afvinken. Men kan allerlei bestanden koppelen aan een beheerschema. Deze bestanden kunnen worden ondergebracht in de volgende bestandsgroepen: 1) 2) 3) 4) 5)

Berichten & mededelingen

Algemene bestanden Risico Analyse Monsteruitslagen Periodieke controle Overige bestanden

U kunt, mits gerechtigd, ook bestanden uploaden naar de hierboven genoemde bestandsgroepen. Er verschijnt een melding op het scherm indien u de maximale bestandsgrootte heeft bereikt. Er dienen dan eerst bestanden te worden verwijderd alvorens nieuwe bestanden worden ge-upload. Hier staan berichten en mededelingen. U kunt ook berichten plaatsen. De door u geplaatste berichten kunnen ook weer worden verwijderd, mits erg geen historie aan gekoppeld is.

De helpfunctie bevat ook een FrequentlyAskedQuestion gedeelte. Mocht u naar het doorzoeken van de FAQ nog steeds geen antwoord hebben op u vraag, gelieve deze vraag te mailen naar [email protected]. De vraag zal dan zo spoedig mogelijk worden beantwoord en indien nodig worden toegevoegd aan de helpfunctie.

Figuur 2

Figuur 3


2

Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding 3.1 Beheersplan – beheerschema’s

3.1.1 Inleiding De meest voorkomende handelingen voor u als gebruiker, zijn:

• • •

Het invullen van beheerschema’s. Het uploaden/downloaden van bestanden. Het plaatsen/verwijderen van berichten.

In dit hoofdstuk bespreken we de handelingen die kunnen worden verricht in het beheersplan2010 (tabblad Beheersplan op de inlogpagina, zie Figuur 1).

3.1.2 Beheerschema’s Een belangrijk onderdeel van het beheersplan zijn de beheerschema’s. Zonder beheerschema’s is het beheersplan eigenlijk nutteloos. Een beheerschema bestaat uit een lijst van actie –en controlepunten die door de gebruiker periodiek ingevuld dienen te worden. Het beheersplan vormt het archief van al deze actie –en controlelijsten. De acties en controles zijn per lokatie gegroepeerd. Elke lokatie heeft als ware zijn eigen archiefkast. Een ‘archieflade’ kan men vergelijken met een schema. Op elke lade staat een beschrijving van wat ‘erin’ zit: de schemaopmaak. In de lade bevinden zich de schema-invullingen: vergelijkbaar met de mappen in de archieflade. Zie Figuur 4. Figuur 4 De beheerschema´s worden in overleg met uw adviseur opgesteld. U dient deze als gebruiker netjes (en optijd!) in te vullen. Hoe u dat moet doen wordt hieronder uitgelegd. Als u de schema’s correct invult heeft u na verloop van tijd een geordend en ‘waterdicht’ archief.

3.1.3 Beheerschema’s invullen 1. 2.

Klik op het Tabblad Beheersplan (zichtbaar bovenaan, direct na het inloggen), zie Figuur 1. Klik op de lokatie waarvin u een beheerschema wilt invullen, zie Figuur 5:

Figuur 5


3

Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding 3.

Selecteer het schema dat u wilt invullen, selecteren doet u door er op de klikken (in ons voorbeeld is dat ‘Schema A: monsterneming en analyse op legionella ’. Zie Figuur 6.

Figuur 6 4.

Figuur 7

Wanneer u een schema heeft geselecteerd krijgt u een overzicht van schema-invullingen van het jaar (deels ingevuld…) waarin u zich bevindt. Wilt u oudere schema-invullingen bekijken / controleren, dan kunt u dit doen door het selecteren van het juiste jaartal bovenaan in de menubalk. Zie Figuur 8.

Figuur 8 5.

U kunt nu de periode kiezen (in het geselecteerde jaar ) van het schema dat u heeft geselecteerd. De perioden die u kunt kiezen is afhankelijk van de schemafrequentie (zie Figuur 7). Een jaarlijks-schema heeft 2 perioden1: o Eerste kwartaal (januari-juni) o Tweede kwartaal (juli-december) Uiteraard dient u de juiste periode te selecteren waarvan de schema-invulling van toepassing is. U dient hier zelf zorg voor te dragen.

1

Een maandelijks-schema heeft dus 12 perioden. Elke maand komt overeen met één periode.


4


In ons voorbeeld selecteren we de 2de periode 2010-2: juli t/m december : klik. Zie Figuur 9.

Figuur 9 7.

Figuur 10

U ziet nu de schemaopmaak en eventuele schema-invullingen, zie Figuur 10. Bovenaan de pagina ziet u de hieronder weergegeven 'lege' tabel:

Deze tabel bevat informatie over de schema-invullingen: de Invoergeschiedenis

1 2

Invoergeschiedenis rijen Persoon die het schema heeft ingevuld. Datum en tijd van invulling. De schema-invullingen (numeriek).

3 4

Status van de schema-invulling.

Betekenis De persoon die het schema heeft ingevuld. Datum en tijd van de geselecteerde schema-invulling. De verschillende schema-invullingen. Door op het nummer van de invulling te klikken, worden de corresponderende invullingen van het schema getoond. Als een schema gesloten is, kan er niets meer worden ingevuld: gesloten is en blijft gesloten.

U kunt als gebruiker een schema invullen op verschillende tijden en dagen. Elke invulling, inclusief datum, tijd en de naam van de persoon die het schema invult, wordt opgeslagen als een ‘schema-invulling’. U hoeft het schema dus niet in één keer in te vullen. Ook mogen andere personen buiten uzelf delen van het schema invullen. Wanneer het schema compleet is ingevuld, dient deze wel te worden afgesloten. Afgesloten wil zeggen: ik ben klaar met het schema, alle handelingen zijn uitgevoerd. Afgesloten schema’s kunt u altijd inzien (de schema-invullingen) maar kunnen niet meer worden gewijzigd. Wilt u achteraf toch een schema wijziging doorvoeren? Dan kunt u het beste een bericht bij het desbetreffende lokatie posten met daarin de wijzigen die u had willen doorvoeren. Zie hoofdstuk.


5


In Figuur 10 is duidelijk te zien dat er nog niks is ingevoerd: er zijn geen schema-invullingen. We gaan nu het schema gedeeltelijk invullen, zie Figuur 11. Uitgevoerde acties kunt u afvinken en eventueel voorzien van commentaar.

Figuur 11

Figuur 12

9.

Klik nu op Schema invoer opslaan : zie Figuur 12.

10.

Er volgt nu een statusoverzicht. Wanneer alles goed is gegaan, volgt er een melding met ‘Schema-invoer succesvol opgeslagen’. Klik nu op Terug naar het Schemaoverzicht . Zie Figuur 13. We gaan het schema nu compleet invullen en afsluiten.

Figuur 13


6


Zoals we in Figuur 14 kunnen zien is er een invoergeschiedenis bij gekomen. Vergelijk deze afbeelding nog eens met Figuur 9. Door nu te klikken op de schema-invulling (1) in de kolom Invoergeschiedenis, wordt de schemainvulling getoond zoals we die net hebben opgeslagen. Handig! Door de klikken op de Periode in Figuur 14, openen we de meest recente schema-invulling. Dit is dus hetzelfde als het klikken op het laatste cijfertje in de kolom Invoergeschiedenis. Klik nu op de Periode 2010-2: juli t/m december om het schema verder in te vullen.

Figuur 14 12.

We vinken nu alle overige acties af . Wij zijn klaar met het schema, en willen het schema afsluiten. Lees de tekst onder Schema afsluiten zorgvuldig. U kunt nu het schema afsluiten door rechtsonder een vinkje te plaatsen. Klik vervolgens op Schema invoer opslaan , zie Figuur 15.

Figuur 15


7


Er volgt weer een statusoverzicht van de uitgevoerde handelingen. Zie Figuur 16. Klik nu op Terug naar schemaoverzicht . Wie zien nu dat er weer een schema-invulling is bijgekomen. We zien nu helemaal rechts ook een slotje staan, dit betekend dat het schema is afgesloten. Zie Figuur 17. We klikken nu op de 2de schemainvulling (2 ) 2 in de kolom Invoergeschiedenis.

Figuur 16 Figuur 17 14.

We zien nu de schema-invullingen, maar we kunnen niets meer wijzigen: het schema is afgesloten. We zien ook duidelijk in de tabel Invoergeschiedenis de vermelding Gesloten staan. Zie Figuur 18. 4

Status van de schema-invulling.

Als een schema gesloten is, kan er niets meer worden ingevuld: Gesloten is en blijft gesloten.

Figuur 18

15.

Figuur 19

Klik nu op lokatie (Zie figuur 18) bovenaan in de menubalk. Zie Figuur 19. We zien nu in de kolom Laatste wijziging van het desbetreffende schema de datum, tijd en de naam van de gebruiker staan die de laatste schemainvulling heeft opgeslagen. In ons voorbeeld is dat ‘30-08-2010 13:00:26’.

3.1.3 Beheerschema alarmen Alarmen van beheerschema’s kunt u als gebruiker niet instellen. Dit doet uw adviseur, in overleg met u. De adviseur zal u ook uitleggen hoe deze alarmen worden gegenereerd 3.

2 3

U kunt ook klikken op de Periode 2010-2: juli t/m december . Een schema-alarm treedt op wanneer een schema niet op tijd is afgesloten.


8

Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding 3.2 Bestanden

3.2.1 Inleiding U kunt als gebruiker bestanden lezen en uploaden indien u hier de juiste rechten voor heeft. Deze rechten worden ingesteld door uw adviseur. De rechten worden per bestandsgroep uitgedeeld. 1.

Klik op Tabblad Beheersplan

(zichtbaar bovenaan, direct na het inloggen), zie Figuur 1.

2.

Klik op de lokatie

3.

Scroll nu naar beneden totdat u de tabel Bestanden tegenkomt. Zie Figuur 20. Er is onderscheid gemaakt tussen maximaal 7 verschillende soorten bestanden:

waarin u de bestanden wilt lezen respectievelijk uploaden.

Figuur 20

4.

Figuur 21

1 2 3 4

Bestandsgroep Algemene bestanden Risico Analyse Monsteruitslagen Periodieke controle

5

Overige bestanden

6 7

Logos Locaktiefotos

Schrijfgebruik Hierin staan algemene bestanden. Hierin bevinden zich risicoanalyses. Hierin bevinden zich de Monsteruitslagen. Bestanden met betrekking tot periodieke controles. Alle bestanden die niet onder één van de andere 6 bestandsgroepen vallen. Klant / bedrijf logo's. Lokatiefoto's.

Laatste wijziging

Door op de Bestandgroep te klikken worden de reeds aanwezige bestanden getoond en kunnen, indien gerechtigd, bestanden (door te klikken op Nieuw bestand plaatsen ) worden ge-upload. Worden er geen bestandsgroepen weergegeven of ontbreken er bestandgroepen die u wel zou moeten/willen zien, dan heeft u geen rechten om deze bestandgroepen te lezen/schrijven. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in Figuur 21. De ingelogde gebruiker, heeft alleen toegang tot de bestandgroepen: Risico Analyse en Monsteruitslagen . De ingelogde gebruiker wordt rechtsboven weergegeven. Zie Figuur 21.


9

Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding 3.2.2 Bestanden openen 1.

Kies de juiste bestandsgroep waarin zicht het bestand bevindt dat u wilt openen. In het voorbeeld openen we het bestand 'test.txt' dat is opgeslagen in de bestandsgroep Algemene bestanden . Zie Figuur 22.

Figuur 22

Figuur 23

2.

Klik nu op Algemene bestanden , we zien dan het scherm zoals afgebeeld in Figuur 23.

3.

Klik op het bestand test.txt , er wordt nu gevraagd om het bestand op te slaan of te openen. Het bestand wordt nu geopend respectievelijk opgeslagen. Zie Figuur 24.

Figuur 24


10

Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding 3.2.3 Bestanden uploaden 1.


2.

Klik op de lokatie

3.

Scroll nu naar beneden totdat u de tabel Bestanden tegenkomt. Zie Figuur 25.

Figuur 25


waarnaar u bestanden wilt uploaden.

Figuur 26

4.

Klik nu op de Bestandsgroep waaronder u het bestand wilt uploaden, in ons voorbeeld is dat de bestandgroep Risico Analyse , zie Figuur 26.

5.

We krijgen nu een overzicht te zien van de al reeds aanwezige bestanden. We willen hier graag nog een bestand toevoegen, dus klikken we op Nieuw bestand plaatsen , zie Figuur 27.

Figuur 27 6.

Figuur 28

U kunt nu maximaal 3 bestanden tegelijkertijd uploaden. In het voorbeeld gaan maar één bestand uploaden. Klik op Bladeren . Selecteer nu het bestand dat u wilt uploaden, in het voorbeeld is dat ‘risicoanalyse_augustus2010.pdf’. Zie Figuur 28. Klik op Openen .


11


We zien nu het pad naar het bestand + bestandsnaam van het zojuist geselecteerde bestand links naast de knop Bladeren staan. Het bestand uploaden doen we door op Bestanden uploaden te klikken rechtsonder op de pagina. Zie Figuur 29.

Figuur 29 8.

Er wordt nu een statusoverzicht getoond van de bestanden die zijn ge-upload. Een groen v'tje betekend 'bestand succesvol ge-upload', een rood kruisje betekend 'bestand uploaden mislukt'. Zie Figuur 30.

Figuur 30 De maximale bestandsgrote is 2MB. 9.

Klik nu op Terug naar het Bestandenoverzicht correcte bestandsgroep, zie Figuur 30.

om te verifiëren dat het bestand correct is ge-upload in de

En zie daar, het bestand ‘risico-analyse_augustus2010.pdf’ is toegevoegd aan de bestandsgroep Risico Analyse .


12

Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding 3.2.3 Bestanden verwijderen U kunt alleen bestanden verwijderen als u zelf de eigenaar bent. Dit betekend dat al de bestanden die u zelf upload, u ook mag verwijderen. Bestanden die een adviseur of iemand anders die rechten heeft tot de lokatie een upload, kunt u niet verwijderen. Dit is gedaan i.v.m veiligheid. 1.


2.

Klik op de lokatie

3.

Scroll nu naar beneden totdat u de tabel Bestanden tegenkomt. Zie Figuur 20 / Figuur 25.

4.

Klik nu op de Bestandsgroep waarin het te verwijderen bestand zich bevindt, in ons voorbeeld is dat de bestandgroep Risico Analyse , zie Figuur 26.

5.

We krijgen nu een overzicht te zien van de al reeds aanwezige bestanden. We willen hier graag een bestand van verwijderen. Alle bestanden die we mogen verwijderen hebben in de rechterkolom naast de eigenaar een rood kruisje , zie Figuur 31. Door op het het rode kruisje te klikken wordt het bestand verwijdert.

Figuur 31 6.


waarvan u bestanden wilt verwijderen.

Figuur 32

In ons voorbeeld willen we het bestand ‘risico-analyse_augustus2010.pdf ' verwijderen. Klik nu op het rode kruisje naast het bestand, zie Figuur 32. Het bestand wordt direct verwijderd. Let op, een bestand wordt direct verwijdert wanneer men op het rode kruisje klikt. Er wordt niet om een bevestiging gevraagd.

7.

Er volgt nog een statusoverzicht van de uitgevoerde handeling. Klik op Terug naar Bestandenoverzicht verifiëren dat het bestand daadwerkelijk is verwijderd. Zie Figuur 33.

om te

Figuur 33


13


En zie daar, het bestand ‘risico-analyse_augustus2010.pdf’ is verwijderd. Zie Figuur 34.

Figuur 34


14

Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding 3.3 Berichten

3.3.1 Inleiding U kunt als gebruiker per locatie berichten plaatsen, lezen en verwijderen. Hoe u dat moet doen wordt in dit hoofdstuk uitgelegd.

3.3.2 Bericht plaatsen 1.



2.

Klik op de lokatie

3.

Scroll nu naar beneden totdat u het label Berichten & Mededelingen tegenkomt. Zie Figuur 35.

waarin u een bericht wilt plaatsen.

Figuur 35

Figuur 36

4.

Zoals we in Figuur 36 kunnen zien, zijn er nog geen berichten gepost: “Geen berichten aanwezig, klik hier een nieuw bericht te plaatsen”. Klik op hier .

5.

U ziet nu het scherm van Figuur 37. Het bericht kan worden ingevoerd. Klik op Toepassen te slaan, zie Figuur 38.

Figuur 37

om

om het bericht op

Figuur 38


15


Het is mogelijk dat u de melding van Figuur 39 ziet. Dit betekend dat het bericht onvoldoende groot is. Klik op OK .

Figuur 39 7.

Pas het bericht aan zodat het uit meer dan 10 karakters bestaat. Zie Figuur 40. Vervolgens klikt u rechtsonder op Toepassen .

Figuur 41 Figuur 40 8. 9.

U ziet nu het scherm van Figuur 41. Klik rechtsonder op Terug naar Berichtenoverzicht . U komt nu terecht in het berichtenoverzicht, zie Figuur 42.

Figuur 42

Figuur 43

Het bericht dat u zojuist heeft getypt is toegevoegd aan het berichtenoverzicht. U kunt het bericht verwijderen door rechts te klikken op het rode kruisje . Zie Figuur 43. 10.

Klik nu op Terug naar Lokatie . Zie Figuur 44.

Figuur 44


16


Zie Figuur 45. Het bericht is zichtbaar op het lokatieoverzicht. Vergelijk afbeelding nog eens met Figuur 35.

Figuur 45


17

Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding 3.3.2 Bericht openen Een bericht openen is simpel. Dit doet u door er op te klikken . Waar? 1.



2.

Klik op de lokatie

3.


4.

In het lokatieoverzicht vind u een historie van de laatste berichten. Zie Figuur 46.

waarin u een bericht wilt plaatsen.

Figuur 47 Figuur 46 5.

Klikt u nu op het bericht Figuur 47.

6.

Wanneer er meerdere berichten zijn geplaatst, is het mogelijk dat het bericht dat u graag wilt openen niet zichtbaar is in het lokatieoverzicht. Klik nu op Berichtenoverzicht . Zie Figuur 48.

(in de kolom Onderwerp) dat u wilt lezen. U ziet nu de inhoud van het bericht, zie

Figuur 49

Figuur 48 7.

U ziet het scherm van Figuur 49. Klik nu op het bericht

dat u wilt openen.


18

Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding 3.3.3 Bericht verwijderen Berichten verwijderen doet u in het berichtenoverzicht. Let op, u kunt alleen berichten verwijderen die u zelf heeft geplaatst. Waar vind u het berichtenoverzicht? 1. 2.

Klik op Tabblad Beheersplan (zichtbaar bovenaan, direct na het inloggen), zie Figuur 1. Klik op de lokatie waarin u een bericht wilt plaatsen.

3.


4.

Klik in het lokatieoverzicht op Berichtenoverzicht . Zie Figuur 50.

Figuur 51

Figuur 50 5. 6.

Klik nu rechts naast het bericht op het rode-kruisje om het bericht te verwijderen. Zie Figuur 51. U wordt nu om een bevestiging gevraagd. Zie Figuur 52. Klik OK.

Figuur 52

Figuur 53


19


Er volgt nu een statusoverzicht van de uitgevoerde handeling. Zie Figuur 53. Klik nu op Terug naar Berichtenoverzicht.

8.

En zie daar, het bericht is verwijderd. Zie Figuur 54. In het lokatieoverzicht is het bericht uiteraard ook verwijderd, zie Figuur 55.

Figuur 54

Figuur 55


20

Beheersplan 2010 Gebruikershandleiding

Recommend Documents