Bpf GBP. Financieel beheersplan

Bpf GBP Financieel beheersplan

Inhoud 1.

Inleiding .......................................................................................................................... 3

2.

Doel en kader van het financieel beheersplan ................................................................ 4

3.

2.1

Crisissituatie ............................................................................................................ 4

2.2

Kritische grens en dekkingsgraad............................................................................ 5

2.3

Richtlijn ................................................................................................................... 6

Maatregelen ................................................................................................................... 6 3.1

Maatregel 1: premieopslag (voorwaardelijk) ............................................................ 6

3.2

Maatregel 2: versoberen pensioenregeling .............................................................. 7

3.3

Maatregel 3: DB-deel: beperkte of geen toeslagverlening ....................................... 7

3.4

Maatregel 4: korten van pensioenrechten................................................................ 7

3.5

Aanpassen beleggingsbeleid................................................................................... 8

4.

Maatregelen ongedaan maken ....................................................................................... 8

5.

Toetsing maatregelen aan evenwichtige belangenafweging ........................................... 8

6.

Communicatie over genomen maatregelen .................................................................... 9 6.1

Doelgroepen .......................................................................................................... 9

6.2

Doelstellingen........................................................................................................ 9

6.3

Centrale boodschap .............................................................................................10

6.4

Communicatiemiddelen .......................................................................................10

6.5

Communicatie en inzet middelen ........................................................................10

6.6

Media .....................................................................................................................11

6.7

Planmatige aanpak ...............................................................................................11

6.8

Toetsing en evaluatie ...........................................................................................11

7.

Besluitvormingsproces ..................................................................................................11

8.

Jaarlijkse toetsing actualiteit beleidsplan bij dekkingstekort ...........................................12

2 financieel beheersplan v3.1

1.

Inleiding

De Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Groothandel in Bloemen en Planten (hierna: het fonds) dient, als onderdeel van de beschrijving van de hoofdlijnen van het interne beheersingssysteem, in de actuariële en bedrijfstechnische nota (abtn) van het fonds een financieel crisisplan op te nemen. Dit staat in de Beleidsregel financieel crisisplan pensioenfondsen van De Nederlandsche Bank (hierna: beleidsregel).1 Het financieel crisisplan is volgens de beleidsregel een beschrijving van maatregelen die het fonds op korte termijn zou kunnen inzetten indien de dekkingsgraad2 zich bevindt of zeer snel beweegt richting kritische waarden waardoor het realiseren van de doelstelling van het fonds in gevaar komt. In bovenstaande definitie is de dekkingsgraad de graadmeter op basis waarvan bepaald wordt of het realiseren van de doelstelling van het fonds in gevaar komt. Het fonds heeft echter een collectieve DC-regeling. Een dekkingsgraad speelt bij een DC-regeling geen rol, althans niet in de opbouwfase. In de uitkeringsfase is de regeling van het fonds te kenmerken als een DB-regeling. Belangrijk is daarbij: hoe en wanneer komen het bestuur en de uitvoerder in actie bij een financiële crisis. Dit betekent dat de hieronder genoemde elementen alleen voor dit DB deel zijn uitgewerkt, zodat zoveel mogelijk de beleidsregel kon worden gevolgd. Het bestuur beschouwt dit plan daarbij als een financieel beheersplan. Het woord crisis is bij het fonds minder van toepassing. Op grond van de beleidsregel moet het financieel crisisplan de volgende elementen bevatten: - Welke financiële situatie(s) bij het fonds duidt het fonds aan als (een) crisissituatie(s), - Bij welke dekkingsgraad kan het fonds er zonder korten niet meer uitkomen, - Welke maatregelen staan ter beschikking om de dekkingsgraad te verhogen, - In welke mate kunnen de maatregelen ingezet worden, - Wat is het financiële effect van de maatregelen, - Hoe wordt op evenwichtige wijze rekening gehouden met de belangen van de verschillende belanghebbenden, - Hoe en wanneer wordt met belanghebbenden gecommuniceerd over het financieel crisisplan, - Wat is het besluitvormingsproces als het financieel crisisplan moet worden uitgevoerd, - Op welke wijze wordt het financieel crisisplan op actualiteit getoetst. In de hiernavolgende hoofdstukken komen bovenstaande elementen aan de orde zoals die zijn uitgewerkt door het bestuur van het fonds.

1

Staatscourant 9 december 2011, nr. 22350. Artikel 5 spreekt alleen van dekkingsgraad, een DC-regeling wordt niet genoemd. Wij gaan volgens artikel 4 van de beleidsregel ook uit van “één of meerdere financiële situaties”. 2


2.

Doel en kader van het financieel beheersplan Bij de ambitie en doelstelling van het fonds is in het verleden uitgegaan van een bepaalde strategie. Hierbij hoort een aantal aannames. Deze aannames kunnen door de werkelijkheid inmiddels achterhaald zijn, waarmee de doelstelling misschien niet meer gerealiseerd kan worden. Het is derhalve belangrijk om bij het gestelde doel een concrete ambitie met kritische grenzen vast te stellen. Door deze te monitoren en regelmatig te bekijken of gestelde doelen nog bereikt kunnen worden, kan tijdig worden ingegrepen in geval van een financiële crisis. Als ambitie hebben CAO-partijen bij de oprichting van het fonds uitgesproken dat er sprake moet zijn van een beschikbare premieregeling met inleggarantie. Hiermee zou een middelloonregeling van een bepaald niveau moeten worden behaald. Aanvankelijk was het ambitieniveau van de regeling een middelloonregeling met een opbouwpercentage van 1,9%. Wat resteert, na het 3 keer bijstellen van de beschikbare premiestaffel, is een middelloonregeling met als ambitieniveau een opbouwpercentage van 1,49%. Door een premiestijging in 2010 naar 8% is een verdere daling voorkomen. Daarbij werd voor de inleggarantie uitgegaan van: een “conservatief (= risicoloos) beleggingsbeleid, met inleggarantie en inflatiecorrectie en voorwaarden voor algemene reserve; besluitvorming ligt bij bestuur pensioenfonds”.3 In 2007 is naar aanleiding van vragen hierover van DNB door CAO-partijen uitgesproken dat hierbij slechts sprake is van een inspanningsverplichting. Dit om de verplichte vorming van buffers bij het fonds te voorkomen. Op deze basis zijn de volgende 2 uitgangspunten van de pensioenregeling vastgesteld: 1. Voor de gepensioneerden wordt uitgaan van een DB-regeling waarbij onder een dekkingsgraad van 104,5% sprake is van een dekkingstekort. In dat geval is er sprake van een herstelsituatie. Hierbij hoort een herstelplan (dit is geen financieel beheersplan). 2. Voor actieven en slapers kan het fonds uitgaan van een DC-regeling. Hierbij is de dekkingsgraad niet van belang. Het doel is de pensioenkapitalen volgens de uitgesproken ambitie steeds aan te passen aan de hand van het (door het bestuur vast te stellen) netto beleggingsrendement. Als er dan in enig jaar sprake is van een sterk negatief rendement is er geen sprake van een crisis maar kunnen de kapitalen worden verlaagd.

2.1 Crisissituatie Van een crisissituatie bij het fonds is ten aanzien van de ingegane pensioenen (DB- regeling) sprake als tussentijds blijkt dat de verwachte dekkingsgraad aan het einde van de herstelperiode niet uitkomt boven de minimaal vereiste dekkingsgraad. Het bestuur neemt in dat geval maatregelen om de dekkingsgraad op het vereiste niveau te brengen. Dit zijn dus

3

Uit de letterlijke tekst van het Principeakkoord CAO Groothandel Bloemen en Planten d.d. 17 maart 2006 (Onderwerp pensioenregeling).


maatregelen die naast het huidige beleidskader nodig zijn vanwege onvoldoende herstel en/of een dekkingstekort dat langer aanhoudt. Met het financieel beheersplan is het fonds voorbereid op een situatie van dekkingstekort waarin tijdig herstel binnen de gestelde termijn niet (meer) haalbaar is. Het bestuur heeft dan vooraf al nagedacht over hoe te handelen als zo‟n situatie zich voordoet. Dit zorgt ervoor dat het bestuur niet tijdens een situatie van dekkingstekort nog moet onderhandelen over te nemen maatregelen. Structurele bewegingen zoals langer leven en daling van de rente maken geen onderdeel uit van dit plan. Evenmin is een snelle daling van de dekkingsgraad die niet leidt tot een tekortsituatie bij het fonds onderdeel van het beleid. Tot slot zijn er situaties die geen directe financiële gevolgen hebben, maar het fonds evenwel kunnen treffen. Voorbeelden hiervan zijn een bestuurscrisis, een operationele crisis of het wegvallen van een aantal grote werkgevers of de verplichtstelling (nadat deze is afgegeven). Ook deze situaties maken geen onderdeel uit van het beleid. Dit plan beperkt zich dus tot de vraag wat het bestuur gaat doen als de herstelkracht van het huidige beleidskader in de DB fase van de regeling niet voldoende is.

2.2 Kritische grens en dekkingsgraad Indien het fonds voor het DB-deel in een situatie van dekkingstekort verkeerd, onder het haalbare pad geraakt en zich derhalve in een crisissituatie bevindt, dan zijn maatregelen nodig om binnen de gestelde termijn te kunnen herstellen. Het fonds heeft als er een herstelplan is vastgesteld, daarbij ook vastgesteld wat de minimale dekkingsgraad moet zijn om in een situatie van dekkingstekort naar verwachting tijdig te kunnen herstellen tot het minimaal vereist eigen vermogen (het haalbare pad). Hierbij gaat het fonds, analoog aan de Pensioenwet, uit van een gestelde korte termijn herstelduur van 3 jaar. Het haalbare pad wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld op basis van de dan geldende economische omstandigheden en het dan geldende beleid van het fonds. Tevens wordt het haalbare pad bij beleidswijzigingen opnieuw vastgesteld. Om op voorhand toch al enig inzicht te geven in de gevoeligheid van het haalbare pad is onderstaande tabel opgenomen. De tabel toont de dekkingsgraad die het fonds minimaal moet hebben om gegeven de economische omstandigheden binnen 3 jaar te kunnen herstellen. De genoemde rekenrentes gelden voor alle looptijden. Een overrendement van 1,0% bij een rekenrente van 4,0% betekent dat het fondsrendement 5,0% is. In die situatie dient de dekkingsgraad minimaal 101,0% te bedragen om zonder maatregelen tijdig te kunnen herstellen. Overzicht kritische grenzen Rekenrente 2,0% 3,0% 4,0%

Overrendement 0,0% 103,7% 103,7% 103,8%

1,0% 100,9% 100,9% 101,0%

2,0% 98,2% 98,2% 98,3% 5

financieel beheersplan v3.1

5,0% 2.3

103,8%

101,0%

98,3%

Richtlijn

Het in dit financieel beheersplan opgenomen beleid is een richtlijn. Het bestuur heeft de ruimte om van dit beleid af te wijken. Concrete maatregelen zal het bestuur altijd afstemmen op de situatie van dat moment.

3. Maatregelen Hieronder zijn de maatregelen weergegeven die betrekking hebben op het DB-deel. Het betreft maatregelen die het bestuur effectief kan inzetten om de dekkingsgraad te verhogen of om te voorkomen dat een dekkingsgraad verder wegzakt richting een kritische grens. Van onvoldoende herstel is sprake als de dekkingsgraad, in een situatie van dekkingstekort, onder het haalbare pad geraakt. Maatregelen zijn dus niet nodig als het beoogde herstel met het huidige beleidskader binnen het tijdspad van het herstelplan wordt gehaald. Voor zover mogelijk wordt er bij iedere maatregel op ingegaan in welke mate de maatregel ingezet kan worden en wat de herstelkracht is van de maatregel. Aan de maatregelen heeft het bestuur een prioritering aangebracht. De hierna gehanteerde volgorde van de maatregelen is in beginsel ook de volgorde van het inzetten van de maatregelen. Het bestuur heeft de mogelijkheid hiervan af te wijken.

3.1

Maatregel 1: premieopslag (voorwaardelijk)

Het verhogen van de pensioenpremie is geen autonome bevoegdheid van het bestuur. Het doorvoeren van een premieopslag behoeft altijd overleg met CAO-partijen. Desalniettemin heeft het bestuur naar de inzetbaarheid en het financiële effect van een premieopslag gekeken. Deze maatregel kan bij een crisis worden ingezet ter verhoging van de toeslagruimte en het verbeteren van de kritische grens voor het bepalen van de kostendekkendheid van de premie, zodat deze bijdraagt aan herstel. Een voorstel voor een premieopslag kan in eerste instantie aan CAO-partijen worden voorgelegd. De premieopslag heeft derhalve een voorwaardelijk karakter en kan alleen na overeenstemming tussen het bestuur en CAO-partijen worden ingezet. Indien overeenstemming wordt bereikt, wordt premieopslag ten aanzien van de te hanteren volgorde geduid als maatregel 1. Ingeval van een herstelplan voor het DB-deel wordt gedurende de herstelperiode minimaal de gedempte kostendekkende premie gehanteerd. Premieopslag in het kader van het financieel beheersplan is een verhoging van de feitelijke premie. Dat wil zeggen een opslag bovenop de gedempte kostendekkende premie zonder wijziging van de toezegging (zoals de hoogte van het staffelpercentage voor de pensioenopbouw en/of de franchise). Zoals gezegd, behoeft een premieopslag overleg met CAO-partijen alvorens deze kan worden ingezet. Als daarvan sprake is, zal ook worden bezien hoe de premieopslag zich 6 financieel beheersplan v3.1

verhoudt tot de evenwichtige afweging van belangen. Immers, bij een premieopslag worden alleen actieve deelnemers geraakt en niet de gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Met de premieopslag delen ook de werkgevers in de pijn. Indien de premieopslag als maatregel verder wordt uitgewerkt, dan dient in ieder geval aandacht te worden besteed aan het vaststellen van een maximering van de opslag en aan het maken van afspraken over het vervallen van de opslag. Dit maakt communicatie hierover makkelijker en voorkomt dat iedere keer heronderhandeld dient te worden.

3.2

Maatregel 2: versoberen pensioenregeling

Het bestuur heeft zich in het verleden ook al gebogen over het versoberen van de pensioenregeling als mogelijke maatregel. Daarbij wordt het niveau van de huidige gedempte kostendekkende premie gehandhaafd waarbij de beschikbare premiestaffel naar de toekomst wordt verlaagd (dit geeft een reductie van het opbouwpercentage in de middelloon-ambitie). Hierdoor kan er meer premie worden toegevoegd aan de buffers. Dit wordt dan bijvoorbeeld gebruikt om de pensioenkapitalen niet te verlagen. Het is de vraag of het aanpassen van de beschikbare premiestaffel aan te merken is als crisismaatregel. Dit middel is al 3 maal ingezet zonder dat er sprake was van een crisis en vanwege het structurele karakter van een versobering van de pensioenregeling is het lastig deze maatregel ongedaan te maken.

3.3

Maatregel 3: DB-deel: beperkte of geen toeslagverlening

Het bestuur heeft ook gekeken naar het aanpassen van het toeslagbeleid als maatregel om bij een dekkingstekort de herstelkracht te vergroten en de kans op tekorten te verkleinen. Het bestuur heeft geconstateerd dat er in een herstelsituatie bij dekkingstekort geen toegestane maatregelen zijn op basis van het toeslagenbeleid die het herstel bevorderen. In de situatie van een dekkingstekort is er volgens het reguliere beleid al geen ruimte om toeslag te verlenen. Gelet hierop heeft het bestuur besloten ook het aanpassen van het toeslagbeleid niet aan te merken als maatregel.

3.4

Maatregel 4: korten van pensioenrechten

Het fonds hanteert korten van ingegane pensioenrechten alleen als uiterste middel in de DBregeling. Het bestuur kan in enig jaar besluiten de ingegane pensioenrechten procentueel te korten. Er wordt niet meer gekort dan strikt nodig is om voldoende te kunnen herstellen. De korting wordt geeffectueerd op het vooraf tijdig aangekondigde en voorgeschreven moment. Het korten van ingegane pensioenrechten is een noodmaatregel die verbonden is aan strikte regelgeving uit de Pensioenwet en die alleen in uiterste gevallen mag worden ingezet. De herstelkracht van korten is bij GBP niet substantieel en kan alleen worden ingezet om ten minste het haalbare pad te bereiken.


Het effect van deze maatregel van korten is alleen van toepassing op de Pensioengerechtigden. Het bestuur zal bij het inzetten van deze uiterste maatregel op evenwichtige wijze rekening houden met de verschillende belangen.

3.5

Aanpassen beleggingsbeleid

Het bestuur heeft ook gekeken naar het aanpassen van het beleggingsbeleid als maatregel om de het rendement op de kapitalen of de toeslagruimte te verhogen. Het bestuur heeft geconstateerd dat er in een herstelsituatie bij dekkingstekort geen toegestane maatregelen zijn op basis van het beleggingsbeleid die het herstel bevorderen. Gelet hierop heeft het bestuur besloten ook het aanpassen van het beleggingsbeleid niet aan te merken als maatregel.

4.

Maatregelen ongedaan maken De in hoofdstuk 3 genoemde maatregelen worden zo snel mogelijk ongedaan gemaakt. Hierbij komen de volgende maatregelen in aanmerking om ongedaan gemaakt te worden: 1. Korten 2. Premieopslag indien toegepast 3. Niet toegekende toeslagen De dekkingsgraad mag door het ongedaan maken van een genomen maatregel niet zakken tot onder de minimaal vereiste dekkingsgraad. Momenteel is geen beleid vastgelegd om een tijdelijke maatregel ongedaan te maken. Indien naar mening van het bestuur er financiële ruimte is voor herstel van genomen maatregelen, dan zal het bestuur, waar nodig in overleg met CAO-partijen, beleid hiervoor maken.

5.

Toetsing maatregelen aan evenwichtige belangenafweging

In artikel 105, lid 2 van de Pensioenwet is opgenomen dat het bestuur bij het bepalen van het beleid op evenwichtige wijze rekening moet houden met de belangen van alle bij het fonds betrokken groepen. Dit geldt ook voor het financieel beheersplan. Aspecten die hierbij van belang zijn:  Op welke groepen heeft een maatregel impact en in welke mate?  Is er voldoende evenwicht tussen de gevolgen en de herstelkracht van een maatregel?  Hoe een maatregel ongedaan te maken als er weer sprake is van herstel?  Wat zijn de effecten van een maatregel op de solidariteit? Het bestuur heeft bij het opstellen van het financieel beheersplan rekening gehouden met bovenstaande aspecten. In het hiernavolgende wordt hier nader op ingegaan. Voor het antwoord op de vraag of er evenwicht is tussen de impact van de maatregelen en de herstelkracht is eerst van belang vast te stellen welke maatregelen effectief ingezet kunnen worden. 8 financieel beheersplan v3.1

Zoals eerder gezegd leent het versoberen van de pensioenregeling door het aanpassen van de beschikbare premiestaffel zich vanwege het structurele karakter niet goed als maatregel om incidentele schokken op vangen. Verder kan het toeslagbeleid niet meer in een crisissituatie worden ingezet. Het verhogen van de premie – mits over deze voorwaardelijke maatregel overeenstemming is bereikt –, en korten blijven dan als maatregelen over die het fonds kan nemen in geval van een crisissituatie. Korten heeft bij Bpf GBP in het DB-deel slechts beperkte herstelkracht, en is een ultiem middel. Met de kortingsmaatregel worden actieve deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerden niet in gelijke mate geraakt. Dit kan worden gemotiveerd door dat het risico op verlaging van de pensioenkapitalen in de DC- regeling geheel bij de actieve en gewezen deelnemers ligt. Korten pakt wel anders uit voor de verschillende groepen. Gepensioneerden merken dit direct. Actieve en gewezen deelnemers hebben meer kans dat een vermindering van de pensioenkapitalen later wordt ingehaald. Daarom wordt enige bescherming gegeven aan pensioengerechtigden door dit pas als laatste maatregel toe te passen. Gelet op het gehele pakket aan maatregelen en de prioritering van de maatregelen kan de conclusie worden getrokken dat het beleid bij dekkingstekort voldoende evenwichtig is.

6.

Communicatie over genomen maatregelen

In dit hoofdstuk staat de communicatie van het financieel beheersplan. Dit maakt onderdeel uit van het communicatieplan van het fonds. De daarin vastgelegde uitgangspunten zoals duidelijke en begrijpelijke communicatie vormen ook de basis voor de communicatie omtrent het beleid bij dekkingstekort. 6.1 Doelgroepen De primaire doelgroepen zijn de actieve deelnemers en de gewezen deelnemers voor het DC-deel, en de pensioengerechtigden in het DB-deel. De communicatie richt zich bij dit financieel beheersplan alleen op deze tweede doelgroep. De gepensioneerden, hierna te noemen „de belanghebbenden‟. 6.2 Doelstellingen De belanghebbenden tijdig, duidelijk en begrijpelijk informeren over de crisissituatie, de maatregelen, het waarom van de maatregelen en de gevolgen ervan voor de belanghebbenden. Tijdig informeren Zodra het financieel beheersplan definitief is, informeert het fonds de belanghebbenden over het, voor een deel gewijzigde, beleid (communicatiefase 1). Op het moment dat het fonds constateert dat het zich in een crisissituatie bevindt, dan start communicatiefase 2: de belanghebbenden worden proactief over de crisissituatie en het 9 financieel beheersplan v3.1

proces geïnformeerd. Zodra de besluitvorming over de te nemen maatregelen heeft plaatsgevonden, informeert het fonds de belanghebbenden binnen een week over de maatregelen (communicatiefase 3). Het fonds bereidt proactief de communicatie voor om de communicatie tijdig te kunnen realiseren. Als de situatie bij het fonds zodanig is dat maatregelen ongedaan gemaakt kunnen worden, dan start communicatiefase 4. Het fonds informeert de belanghebbenden binnen een week na de definitieve besluitvorming over het ongedaan maken van maatregelen. Daarna, en tussen communicatiefase 3 en 4, blijft het fonds de belanghebbenden regelmatig informeren over de ontwikkeling van de financiële situatie van het fonds (communicatiefase 5). 6.3 Centrale boodschap “De financiële situatie van uw pensioenfonds herstelt niet zoals verwacht. Het is belangrijk dat de financiële situatie verbetert voor behoud van een pensioenregeling zoals we die nu kennen. Dan kunnen wij u naar de toekomst toe een goed pensioen blijven bieden. Daarbij vindt het bestuur het belangrijk dat alle partijen een bijdrage leveren. Ook van u vragen we een bijdrage.” Het hiervoor genoemde is de centrale hoofdboodschap op het moment dat het bestuur besluit tot aanvullende herstelmaatregelen. In bijlage A staat per communicatiefase de boodschap weergegeven. 6.4 Communicatiemiddelen Het fonds beschikt over een set aan communicatiemiddelen. Huidige middelen voor alle belanghebbenden: Huidige middelen alleen voor deelnemers: - Helpdesk - Nieuwsbrieven en personeelsbladen - Website - Mail (via werkgevers) - Brief - Pensioenoverzicht (UPO) Het medium en de boodschap moeten in evenwicht zijn. Bijvoorbeeld een brief aan alle belanghebbenden is een formeel en redelijk zwaar instrument. Dat zet het fonds alleen in als de boodschap eveneens redelijk formeel en zwaar is, hetgeen in het geval van onvoldoende herstel zo is. Zeker op het moment dat er sprake is van korten op pensioenrechten en verlagen van pensioenkapitalen. 6.5 Communicatie en inzet middelen Bij onvoldoende herstel zijn diverse scenario‟s / combinaties van maatregelen mogelijk en iedere maatregel heeft betrekking op bepaalde doelgroepen. Zo gelden de maatregelen in het DB-deel alleen voor gepensioneerden. Het fonds kan er daarnaast voor kiezen om alle actieve en gewezen deelnemers gelijktijdig met een vergelijkbare boodschap te informeren. Dit doet het fonds dan onder andere om ook die belanghebbenden te laten zien dat iedere groep een steentje bijdraagt en dat de pijn evenwichtig is verdeeld.


De maatregel 4 heeft hebben betrekking op het korten van pensioenrechten en dat is voor belanghebbenden zeer ingrijpend. Het vraagt extra communicatie-inspanningen om de belanghebbenden goed te informeren. Het fonds kan in een dergelijke situatie ervoor kiezen andere dan bovengenoemde communicatiemiddelen te gebruiken. Bijvoorbeeld een bijeenkomst. Bijeenkomsten bieden de mogelijkheid de dialoog met de belanghebbenden aan te gaan en geven de ruimte voor het stellen van vragen. Het pensioenoverzicht is ieder jaar het belangrijkste communicatiemiddel. Op het moment dat sprake is van deze maatregelen wil het fonds het eerstvolgende pensioenoverzicht waarin die effecten zichtbaar zijn, zo snel als dat de administratie dat mogelijk maakt, verstrekken aan de belanghebbenden. Met in de voorloopbrief uitleg daarover. In bijlage A staat een gedetailleerd overzicht van de communicatiefasen, de inhoud van de communicatie, de boodschap per fase en de inzet van de middelen. 6.6 Media Het fonds informeert de belanghebbenden binnen een week nadat besluitvorming over de maatregelen heeft plaatsgevonden. Zodat ze informatie niet via andere kanalen, zoals de media, kunnen vernemen. Zeker op het moment dat er sprake is van korten. Want als belanghebbenden die informatie via de media vernemen kan hun vertrouwen worden geschaad. Verder hanteert het fonds in de communicatie een passief mediabeleid. Het bestuur van het fonds wijst van tevoren een woordvoerder aan, die indien nodig een mediatraining krijgt. Anderen, zoals bestuursleden en de medewerkers van de uitvoeringsorganisatie, zeggen niets en verwijzen journalisten naar de woordvoerder. Het bestuur van het fonds bereidt proactief ook een passief persstatement voor. Zo kunnen vragen goed beantwoord worden, zonder dat het fonds zelf de pers opzoekt. 6.7 Planmatige aanpak Zodra sprake is van onvoldoende herstel en dit plan in werking treedt, wordt een tijdelijk team geformeerd dat de lead heeft voor de uitvoering en eventuele bijsturing van de communicatie. Het team bestaat uit een of twee bestuursleden, de woordvoerder, een communicatieadviseur en zo nodig een afvaardiging van de werkgevers. Het team start met het tegen het licht houden van deze communicatie-uitgangspunten in relatie tot de actuele situatie. Want dat kan vragen om aanpassingen en/of verdere detaillering. Ook maakt het team afspraken over het tijdspad gekoppeld aan de communicatiefasen. Het team houdt het bestuur op de hoogte. 6.8 Toetsing en evaluatie Het fonds hecht aan duidelijke en begrijpelijke communicatie. De teksten van de brieven worden vooraf getoetst bij enkele belanghebbenden. De reacties worden secuur gevolgd en telkens getoetst op de noodzaak tot (re)actie. Tussentijds wordt het geheel aan communicatie geëvalueerd in samenhang met de vragen van deelnemers, websitestatistieken en andere beschikbare gegevens. Dit kan leiden tot tussentijdse aanpassingen in de communicatie. Achteraf wordt de totale communicatie geëvalueerd.

7.

Besluitvormingsproces 11 financieel beheersplan v3.1

Op grond van de statuten worden besluiten van het bestuur bij meerderheid van stemmen genomen waarbij ten minste de helft van de bestuursleden plus één aanwezig moet zijn. Dit besluitvormingsproces geldt ook voor een besluit tot toepassing van onderhavig beleidsplan. Het bestuur komt binnen 1 week bijeen op initiatief van een van de bestuursleden of een van de adviseurs, maar in elk geval als blijkt dat voor het DB-deel de dekkingsgraad, die maandelijks wordt vastgesteld, niet uitkomt boven de minimaal vereiste dekkingsgraad óf in een situatie van dekkingstekort onder het haalbare pad geraakt. De initiatiefnemer draagt zorg voor het informeren van de bestuursleden en adviseurs en organiseert een vergadering. Het bestuur stelt zich op de hoogte van de situatie, neemt besluiten en zet de benodigde acties uit.

8.

Jaarlijkse toetsing actualiteit beleidsplan bij dekkingstekort Het bestuur toetst eenmaal per jaar of het beleidsplan bij een situatie van dekkingstekort nog voldoende actueel is. Daarnaast kan het bestuur het plan gedurende het jaar aanpassen.


BIJLAGE: Communicatie en inzet middelen per fase

Communicatiefase Fase 1: definitief beleidsplan bij dekkingstekort

Fase 2: onvoldoende herstel (voorafgaand aan de besluitvorming over de maatregelen)

Informeren over Het beleidsplan bij dekkingstekort

Financiële situatie van het fonds Herstelpad vs.herstelplan Mogelijke maatregelen en de betekenis ervan voor de belanghebbenden De zwaarte van de maatregelen en de wegingen van het bestuur

Centrale boodschap “Het herstel van de financiële positie van het fonds loopt gelijk aan het tijdpad van het herstelplan. Of dit zo blijft, is niet zeker omdat de koersen van de aandelen en de hoogte van de rente daarop invloed uitoefenen. Daarom heeft bestuur van het fonds een financieel beheersplan opgesteld. We willen u informeren over de inhoud daarvan”

Inzet middelen Brief naar belanghebbenden

“De financiële situatie van uw pensioenfonds herstelt niet goed genoeg. Het bestuur van het fonds bekijkt op dit moment welke maatregelen genomen moeten worden. (Optioneel: we proberen alles op alles te zetten om korten te voorkomen.) U hoort ….. van ons.”

Brief naar belanghebbenden

“De financiële situatie van uw pensioenfonds herstelt niet zoals verwacht. Het is belangrijk dat de financiële situatie verbetert, voor behoud van een pensioenregeling zoals we die nu kennen. Dan kunnen wij u naar de toekomst toe een goed pensioen blijven bieden. Daarbij vindt het bestuur het belangrijk dat alle partijen een bijdrage leveren. Ook van u vragen we een bijdrage.”

Brief naar alle belanghebbenden (in geval van korten uiterlijk een maand voordat de korting plaatsvindt)*

“De financiële situatie is verbeterd. Het fonds gaat de genomen maatregelen

Brief

Website Q&A‟s helpdesk

Website Q&A‟s helpdesk

Procesinformatie Fase 3: besluitvorming over maatregelen (binnen een week na besluitvorming)

Financiële situatie Herstelpad vs. herstelplan De maatregelen en die genomen zijn, wat betekent dit voor u (doelgroepspecifiek) en het waarom van die besluitvorming Gevolgen van de maatregelen en in het bijzonder voor de hoogte van het pensioen

Website Q&A‟s en instructie helpdesk Aanvullend in geval van korten: Optioneel: organiseren bijeenkomst Extra informatie (op de voorloopbrief van het pensioenverzicht **

Evenwichtige verdeling van de pijn over de doelgroepen Verwachtingen toekomst Procesinformatie Fase 4: Ongedaan maken van de maatregelen

Financiële situatie van het fonds is verbeterd.

Website


Herstelpad vs. herstelplan

ongedaan maken.” Q&A‟s helpdesk

Ongedaan maken van de genomen maatregelen, wat betekent dit voor u en in het bijzonder voor de hoogte van het pensioen

Fase 5: Regelmatige en structurele communicatie over de financiële situatie

Financiële situatie van het fonds

“De financiële situatie is gezond / blijft krap / ….

Herstelpad vs.herstelplan

Wij houden de vinger aan de pols en houden u op de hoogte.”

Website (evt. update dekkingsgraad)

* Op het moment dat besloten wordt tot maatregel 4 dan is er sprake van korten van pensioenrechten. Daarbij geldt de verplichting dat alle belanghebbenden minimaal een maand voor de korting schriftelijk geïnformeerd worden over het besluit tot vermindering van de pensioenrechten. ** Dit geldt als het fonds een herstelplan heeft. In het pensioenoverzicht, in de startbrief en in de stopbrief is daar, conform de informatieverplichtingen, informatie over opgenomen. Als het fonds maatregel 4 neemt, dan heeft dat effect op de pensioenen. De uitleg daarover voegt het fonds, voor de belanghebbenden die het betreft, toe aan de informatie die al in het pensioenoverzicht staat.


Bpf GBP. Financieel beheersplan

Recommend Documents