Adviesrapport “Wildplakken”
● Samantha Klop ● Datum: 23 november 2009 ● Hogeschool Utrecht te Amersfoort ● Opdrachtgever: Pon Automotive B.V., Mevrouw M. van den Bos
Titel: Auteur: Opleiding: Onderwijsinstelling: Faculteit: Cursusjaar: Jaar: Datum: Plaats: Begeleider: Opdrachtgever: Afdeling: Klas: Kerndocent:
Adviesrapport “Wildplakken” Samantha Klop (1553646) Facility Management Hogeschool Utrecht te Amersfoort Economie & Management 2009-2010 2010 12 februari 2010 Amersfoort Mervouw M. Cambridge Pon Logistiek, Mevrouw M. van den Bos Servicebureau Facilitair Bedrijf 2Ba Mevrouw E. Remmerswaal
2
Samenvatting Uit het onderzoek is gebleken dat veel posters, mededelingen en kaarten door dezelfde personen worden aangeplakt. Dit blijkt vooral uit de tellingen die zijn gedaan. Op 22 december 2009 zijn er in totaal 109 posters, mededelingen en kaarten geteld. De boodschap die de plakkers willen overbrengen is over het algemeen de medewerkers informeren. Het aanplakken van de poster gebeurd door de medewerkers zelf, maar het afhalen gebeurt niet altijd door de medewerkers zelf. Hierdoor blijft de informatie vaak te lang hangen. Het is afhankelijk van de informatie, hoelang het blijft hangen. Zo zal een procedure langer blijven hangen dan een jubileumaankondiging. Het aanplakken gebeurt op verschillende plekken namelijk; op koffieautomaten, deuren, ramen, toiletten, etc. Door het aanplakken van de poster, mededelingen en kaarten kan er schade ontstaan, zoals resten van plakband en gaatjes in de muren, tevens blijft oude informatie vaak hangen en geeft het een rommelige indruk. Veel organisaties hebben wel een beleid opgesteld voor het aanplakken, maar hier is weinig informatie over te vinden op internet. De informatie die gevonden is, is voornamelijk afkomstig van opleidingaanbieders. De belangrijkste punten die uit het onderzoek naar voren zijn gekomen, zijn hieronder opgesomd. Vaste aanplakplekken met voorzieningen, zoals prikborden of een magnetische whiteboard; Toestemming vragen; Vast contactpersoon die aanplakt; Aanplakken zonder toestemming, wordt verwijderd; Er moet rekening gehouden worden met de brandveiligheid bij het aanplakken; Schade wordt in rekening gebracht; Er zijn verschillende voorzieningen aan te schaffen voor een plakbeleid. Er kan gedacht worden aan tv-schermen, prikborden, magnetische whiteboard, aanhangstrips en een combinatiebord (prik- en magnetische whitebord). Deze voorzieningen zijn te verkrijgen in verschillende maten. Bij PAH wordt er vooral aangeplakt in de pantry’s en de binnenkomsthallen. Voor het aanplakken in de pantry’s, zijn een magnetisch whiteboard of een combinatiebord toepasbaar. Niet elke pantry is even groot, hier moet rekening mee gehouden worden bij het implementeren. Voor de personeelsingang is een tv-scherm toepasbaar. Op de tv-scherm wordt informatie gezet die voor alle medewerkers van toepassing zijn, denk aan de lunchmenu, verloren/gevonden voorwerpen, nieuwsberichten, verjaardagen, etc. Tevens kunnen medewerkers bij het Servicebureau Facilitair Bedrijf een aanvraag doen voor het plaatsen van een stuk op het informatiescherm. Het beheer van de informatie zal een taak worden van het Servicebureau Facilitair Bedrijf. Het informatiescherm is 40 inch groot. Er moet rekening gehouden worden met de benodigdheden en manuren die nodig zijn om het informatiescherm in werking te stellen. 3
Inhoudsopgave Samenvatting.............................................................................................................................. 3 Inhoudsopgave ........................................................................................................................... 4 Inleiding ...................................................................................................................................... 5 H1 Doelstelling ........................................................................................................................... 6 H2 Probleemstelling ................................................................................................................... 6 H3 Deelvragen ............................................................................................................................ 6 H4 Resultaten ............................................................................................................................. 7 §4.1 Huidige Situatie .............................................................................................................. 7 §4.2 Behoefte van het aanplakken ........................................................................................ 8 §4.3 Vergelijkbare organisaties .............................................................................................. 9 §4.4 Literatuuronderzoek..................................................................................................... 10 §4.5 Voorzieningen .............................................................................................................. 12 §4.6 Handhaven ................................................................................................................... 13 §4.7 Bekendmaking .............................................................................................................. 13 §4.8 Kostenanalyse............................................................................................................... 14 Bijlage 1 Tellingen..................................................................................................................... 18 Bijlage 2 Interviews plakkers .................................................................................................... 19 Bijlage 3 Interview organisatie ................................................................................................. 22 Bijlage 4 Voorzieningen ............................................................................................................ 23
4
Inleiding In het tweede jaar van de opleiding Facility Management is een stageperiode ingepland voor de studenten. Tijdens deze stageperiode wordt er verwacht dat de studenten een opdracht/onderzoek uitvoeren. Het onderzoek dat de stagiaire uitvoert is het onderzoeken van het “wildplakken” binnen de organisatie. Momenteel wordt er binnen de organisatie posters, mededelingen en kaarten opgehangen zonder dat hier een beleid voor opgesteld is. Het Facilitair Bedrijf wil graag controle houden op het aanplakken binnen de organisatie. Hier gaat het vooral om het aanplakken in het hoofd-, dienst- en spiegelgebouw. De stagiaire die het onderzoek heeft uitgevoerd is Samantha Klop. Zij heeft met veel aandacht aan het onderzoek gewerkt. Het onderzoek is ervaren als leerzaam en interessant. Graag wil de stagiaire de volgende personen bedanken; Marielle van den Bos voor al haar hulp tijdens het onderzoek, Hans van Donkelaar voor het helpen bij het opvragen van de offerte en alle plakkers voor hun medewerking.
5
H1 Doelstelling Inzicht in het wildplakken binnen de organisatie, zodat er een adviesrapport afgegeven wordt aan de Facilitaire Services over een oplossing voor het wildplakken.
H2 Probleemstelling Welk advies kan er gegeven worden op het gebied van het wildplakken dat toepasbaar is op Pon?
H3 Deelvragen
Hoeveel posters, kaarten en mededelingen hangen er in het hoofdkantoor? Wat voor soort posters, kaarten ed. hangen er? Wat is de boodschap? Wie zijn de ‘plakkers’? Is dit te achterhalen? Wat is de exacte behoefte? Waar, wanneer, hoeveel, hoelang? Hoe gaan andere organisaties om met dit fenomeen? Welke voorzieningen/mogelijkheden/oplossingen zijn hiervoor? Welke mogelijkheden van het plakbeleid zijn toepasbaar op Pon? Hoe kan de behoefte om te plakken gehandhaafd worden Welke kosten zijn er verbonden aan de mogelijkheden van het plakbeleid?
6
H4 Resultaten §4.1 Huidige Situatie Om een goed beeld te creëren over de huidige situatie betreft het wildplakken, heeft de stagiaire tellingen uitgevoerd. De tellingen hebben plaats gevonden in het hoofd-, dienst- en spiegelgebouw op de campus in Leusden. Tijdens deze tellingen is gekeken naar; wat er hangt (poster, kaart, mededeling of informatie); waar het hangt (de plaats in het pand); wat de boodschap is (wat wil de plakker overbrengen); wie de melder is (welke afdeling wil de boodschap overbrengen); hoeveel er hangen (het aantal posters, kaarten, mededelingen en informatie). De tellingen zijn uitgevoerd op 22 december 2009. Op dat moment hangen er 109 posters, kaarten, mededelingen en informatie in het dienstgebouw, spiegelgebouw en hoofdgebouw. De boodschap die de plakkers willen overbrengen is over het algemeen informatie. De plakkers willen graag de medewerkers informeren over gaande activiteiten. Het is de stagiaire opgevallen dat veel posters, mededelingen en kaarten afkomstig zijn van dezelfde plakkers. Eén van de grootste plakkers is Pon Fit. De uitslagen van de tellingen zijn te vinden in bijlage 1 Tellingen.
7
§4.2 Behoefte van het aanplakken Na het tellen van de posters, mededelingen en kaarten heeft de stagiaire gekeken naar de plakkers. De stagiaire heeft een aantal plakkers kunnen bereiken om een interview af te nemen. Tussen de verschillende interviews is duidelijk te zien wie vaker aanplakt en wie eigenlijk alleen af en toe kleine mededelingen aanplakt. Dit blijkt uit de antwoorden en het aantal posters, mededelingen en kaarten de plakker heeft aangeplakt. De behoefte die de plakker heeft, is over het algemeen het overbrengen van informatie. Bij elke poster, mededeling of kaart wil men andere informatie overbrengen. Zo wil de ene plakker het personeel instructies geven over de procedures, de anders wil een jubileum mededelen en weer een ander wil het personeel alert maken op zaken die gaande zijn. Alle plakkers richten zich op de medewerkers. Hoe vaak een poster, mededeling of kaart wordt aangeplakt, is afhankelijk van de informatie die zich op de poster, mededeling of kaart bevindt. Een mededeling van een jubileum hangt er minder lang dan een mededeling voor een procedure. Posters hangen over het algemeen zolang de informatie nodig is. Zo is de poster voor de Mexicaanse griep verwijderd toen de Mexicaanse griep verholpen was. De plaatsen waar aangeplakt wordt zijn heel verschillend. Procedures worden aangeplakt bij de voorzieningen waar de procedures voor zijn. Andere posters, mededelingen en kaarten worden overal aangeplakt, bijvoorbeeld op koffieautomaten, deuren, in de hallen, etc. Het afhalen van de posters, mededelingen en kaarten behoren door de plakker zelf gedaan te worden. Helaas gebeurt dit niet. Zo geeft één plakker aan dat hij hoopt dat de schoonmaak de posters, mededelingen en kaarten afhaalt. Dit behoort echter niet tot de taken van de schoonmaakservice. De interviews zijn te vinden in bijlage 2 Interview plakkers.
8
§4.3 Vergelijkbare organisaties Met behulp van een interview is er informatie ingewonnen over het wildplakken bij andere organisaties. De stagiaire heeft een aantal organisaties benadert. De organisaties gaven aan dat ze graag het interview via de mail wilde ontvangen. Helaas hebben veel organisaties niet gereageerd. Eén van de organisaties die de stagiaire heeft kunnen bereiken, is de Universiteit van Utrecht. Zij hebben voor elke studie vereniging een prikbord. Op dit prikbord mogen de studenten posters, mededelingen en kaarten opprikken. Tevens zijn er in het gebouw een aantal gezamenlijke prikborden geplaatst. Om iets op te prikken op de gezamenlijke prikborden of op te plakken op het terrein buiten, behoren de studenten een stempel te halen. Zonder deze stempel worden de posters, mededelingen en kaarten verwijderd. Volgens de medewerkers is dit een goede oplossing en houden de studenten zich over het algemeen goed aan de procedures. Het interview is te vinden in bijlage 3 Interview organisatie.
9
§4.4 Literatuuronderzoek Voor informatie over het wildplakken binnen organisaties is op het internet weinig te vinden. Veel informatie over wildplakken gaat over het aanplakken van posters in steden. Hiervoor hebben alle gemeentes verscheidene regels opgesteld. Over het wilplakken binnen organisaties is het volgende gevonden. Hier wordt ook in duidelijk welke mogelijkheden er gebruikt worden. Universiteit Twente Op de Campus van Universiteit Twente zijn de volgende regels opgesteld ten behoeve van het wildplakken. Verspreid over de campus zijn twintig plakzuilen. Alle verenigingen en organisatie mogen hun aankondigingen vrijelijk op deze plakzuilen aanplakken; Op elk ander object op de campus is aanplakken streng verboden; Posters of stickers die niet op de daarvoor aangewezen plekken hangen, worden z.s.m. verwijderd door een schoonmaakbedrijf. De kosten van het schoonmaken worden verhaald op de organisator die de poster, sticker, enzovoort staat vermeld; Alle plakzuilen worden helemaal schoon gespoten in de eerste week van elk kwartaal; Tevens zijn er talloze prikborden in de gangen van de gebouwen waar alle boodschappen opgehangen mogen worden.1 Buitencentrum Veere In het gebouw van Buitencentrum Veere zijn de volgende regels opgesteld ten behoeve van het wildplakken. Versieringen moeten brandveilig aangebracht worden; Het gebruik van punaises, nietjes, spijkers, spelden en dergelijke is niet toegestaan. Per aangetroffen punaises, nietjes, spijkers, spelden en dergelijke, wordt een bijdrage in de schilderskosten in rekening gebracht; Tape kan tot lakschade leiden, hiervoor worden de kosten ook in rekening gebracht. Als er schilderstape wordt gebruik is de beschadigingen op lak minimaal; Plakresten moeten schoongemaakt worden. Voor plakresten op de ramen moet na verblijf de ramen gezeemd worden.2 SC Victoria 04 Op het terrein van de voetbal vereniging SC Victoria 04 zijn de volgende regels opgesteld ten behoeve van het wildplakken. Om beschadiging van de lak te voorkomen zijn de binnen- en buitendeuren zijn voorzien van kunststof plaatjes, hierop mag u met plakband of schilderstape iets bevestigen; Op de bordjes past een A4 formaat (staand); Elders is het plakken niet toegestaan.3
1
Universiteit Twente, 2009 Buitencentrum Veere, 2009 3 SC Victoria 04, 2009 2
10
Vrije Universiteit Amsterdam In de gebouwen van de Vrije Universiteit Amsterdam zijn de volgende regels opgesteld ten behoeve van het wildplakken. Boren, plakken, enzovoorts op onderdelen van gebouwen zoals deuren, zuilen en muren, mag alleen na toestemming van de Facilitaire Helpdesk.4 CREA Universiteit van Amsterdam In het gebouw van de CREA Universiteit van Amsterdam zijn de volgende regels opgesteld ten behoeve van het wildplakken. Op de balie van de receptie mogen alleen folders en flyers van CREA zelf liggen; In het halletje van de entree staan een aantal bakken voor flyers en krantjes die alleen bedoeld zijn voor de organisaties wiens opschrift op de bakken staat; In hetzelfde halletje is een prikbord voor algemeen gebruik, het beheer houdt bij welke evenementen verlopen zijn en wat verwijderd kan worden. In diverse gangen zijn nog enkele prikborden aanwezig; Het is verboden om zonder overleg met het beheer posters te plekken op de muren, soms kan er, in overleg met het beheer, een uitzondering gemaakt worden, mits de muren niet beschadigd worden; Het beplakken van brandslangkasten, elektrakasten, toegangsdeuren en vergaderzalen is verboden; Als er toch wordt aangeplakt op de verboden gebieden, haalt het beheer dit weg. 5 Naast informatie op internet, heeft de stagiaire via een collega (Nicolle Woudboer) informatie ingewonnen. Nicolle is een gedetacheerde en heeft via haar collega’s informatie opgevraagd voor de stagiaire. Rijkswaterstaat In het gebouw van de Rijkswaterstaat zijn de volgende regels opgesteld ten behoeve van het wildplakken. Posters mogen alleen worden opgehangen op de daarvoor bestemde plaatsen (zoals informatieborden). Posters voor de eigen dienst kunnen worden opgehangen door de mensen van de dienst zelf. Het ophangen van dienstoverstijgende posters moet eerst door de aanvrager zelf worden afgestemd met het hoofd van het Bureau HID dat verantwoordelijk is voor een bepaalde locatie. Als die akkoord is kan het ophangen vervolgens worden aangemeld bij het FCC waarna de opdracht bij de handyman zal worden uitgezet. Er zijn op elke verdieping/vleugel verschillende plaatsen (bij de koffie automaten) waar magneetwanden zijn aangebracht, daar mag alles gehangen worden wat men wenst. Plakken is sowieso uit den boze, alleen magneten worden gebruikt.
4 5
Vrije Universiteit Amsterdam (2009) CREA Universiteit van Amsterdam (2009)
11
Tips Naast informatie over de regels die organisaties hanteren om het wildplakken te handhaven, is er ook informatie gevonden over wat plakken veroorzaakt met een aantal tips om het tegen te gaan. Deze informatie is verkregen via een collega van Nicolle. Wat kan wildplakken veroorzaken? Resten plakband die achterblijven waar de schoonmaak last van heeft; Gaatjes in de muur door punaises en spijkers gebruiken; Niemand wil verjaardagsversiering opruimen; Oude informatie blijft hangen; Informatie wordt verwijderd, zonder dat het moet; Persoonlijke gegevens zijn voor iedereen zichtbaar; Een rommelige indruk; Met het ophangen van versieringen/decoratie rekening houden met de brandvoorschriften. Tips om wildplakken te handhaven: Alleen ophangen in daarvoor bestemde vitrines (die op slot kunnen); Bepaalde vitrines voor bepaalde onderwerpen; Enkele plaatsen voor informatie; Eén functie welke de informatie ophangt èn verwijderd. §4.5 Voorzieningen Informatie over de voorzieningen die er zijn, is op internet opgezocht. Per voorziening is uitgelegd wat het is en de kosten ervan. De huidige leverancier van kantoorbenodigdheden is de organisatie Lyreco. De stagiaire is uit gegaan van de prijzen die Lyreco hanteren. Naast de opties die Lyreco heeft, zijn er ook prijzen opgezocht van overige voorzieningen. Eén van de voorzieningen is een scherm. Voor aanschaf voor het scherm en de benodigde voorzieningen is een offerte opgevraagd bij Hulskamp Audiovisueel. De offerte is te vinden in §1.8 Kostenanalyse. Op dit scherm zal informatie geprojecteerd worden zoals het menu, de gevonden voorwerpen, nieuws, mededelingen, verjaardagen, etc. . Tevens kunnen medewerkers bij het Servicebureau Facilitair Bedrijf een aanvraag doen voor het plaatsen van een stuk op het informatiescherm. Het beheer van de informatie zal een taak worden van het Servicebureau Facilitair Bedrijf. Het informatiescherm is 40 inch groot. Er moet rekening gehouden worden met de benodigdheden en manuren die nodig zijn om het informatiescherm in werking te stellen. De informatiescherm zal geplaatst worden bij de personeelsingang. Een andere voorziening die toepasbaar is op Pon, is een magneetbord. Dit wordt in §1.6 Handhaven uitgebreid uitgelegd.
12
§4.6 Handhaven Voor het handhaven van het plakbeleid is de informatie van het literatuuronderzoek van pas gekomen. De oplossing om het aanplakken door één persoon of afdeling te laten beheren, is een mogelijkheid die toepasbaar is op Pon. Het plakbeleid is een fenomeen dat onder het beheer van de afdeling Facilitaire Bedrijf valt. Om het plakbeleid te handhaven is er gekozen om dit door de afdeling Servicebureau Facilitair Bedrijf te laten beheren. Hier gaat het vooral om informatie te plaatsen op het informatiescherm. Op de verschillende afdelingen wordt gebruik gemaakt van pantry’s (kleine keukens). Tijdens de tellingen is opgevallen dat er veel aangeplakt wordt op de pantry’s. Om dit te handhaven is er gekozen voor het plaatsen van een magnetische whiteboard. Aangezien de pantry’s niet overal even groot zijn, moet er rekening gehouden worden met de grootte van het magnetische whiteboard tijdens het implementeren. Het controleren van het magnetische whiteboard zal ook onder de diensten van het Servicebureau Facilitair Bedrijf vallen. Uiteraard is het de bedoeling dat de medewerkers zelf de stukken verwijderen. Uit de interviews blijkt dat dit niet door iedereen gebeurt, daarom zal er één keer in de week, bijvoorbeeld op vrijdag, een rondje gelopen worden langs de pantry’s om te controleren of informatie “over datum” is. Uit het interview en de tellingen is gebleken dat veel plakkers op de koffieautomaten aanplakken. Dit is gemakkelijk op te lossen door magneetjes te plaatsten op de automaten. De nieuwe regel zal zijn dat er op overige plekken niet aangeplakt mag worden. Tijdens de controleronde van de medewerker van het Servicebureau Facilitair Bedrijf wordt er ook gecontroleerd op aanplakken op overige plekken. Als dit het geval is, dan wordt dit verwijderd. Plaatsjes van de voorzieningen zijn te vinden in bijlage 4 Voorzieningen. §4.7 Bekendmaking Het nieuwe plakbeleid moet bekend gemaakt worden onder de medewerkers van Pon. Dit kan via verschillende wegen gebeuren, namelijk; een bericht op intranet, een bericht via email, een mededeling op het magnetische whiteboard en er kan een stukje gezet worden op het nieuwe informatiescherm bij de personeelsingang.
13
§4.8 Kostenanalyse Magnetisch whiteboard In §1.6 Handhaven is uitgelegd dat er op de pantry’s verschillende groottes aan magnetische whiteboards benodigd zijn. In het onderstaande schema is te zien welk magnetische whiteboard toepasbaar is voor de diverse pantry’s. De prijzen en maten die de stagiaire aangehouden heeft, zijn de prijzen van de leverancier Lyreco. Lyreco is gespecialiseerd in het leveren van kantoorartikelen. Pantry's
Waar
Verdieping
Prijs (excl. BTW)
Begane grond Souterain 1e verdieping 1e verdieping Begane grond Souterain
Maat magnetische whitebord (L x H) 60 x 90 cm 90 x 60 cm 60 x 90 cm 90 x 60 cm 120 x 90 cm 90 x 60 cm
Pantry Audi Pantry ICT Pantry VW Pantry F&C Pantry After Sales Pantry dienstgebouw Souterain Pantry Wijwingerd Pantry Directie
Spiegelgebouw Hoofdgebouw Hoofdgebouw Spiegelgebouw Hoofdgebouw Dienstgebouw
Spiegelgebouw
1e verdieping
60 x 45 cm
€ 30,64
Hoofdgebouw
1e verdieping
-
€
€ € € € € €
44,62 44,62 44,62 44,62 70,73 44,62
-
Tevens wordt er gebruik gemaakt van centrale printhoeken. In deze ruimtes is ook een magnetische whiteboard toepasbaar. In de onderstaande schema is te zien welke magnetische whiteboard toepasbaar is. Printhoek
Waar
Verdieping
Prijs (excl. BTW)
Begane grond
Maat magnetische whitebord (L x H) 90 x 60 cm
Printhoek After sales Printhoek F&C Printhoek VW
Hoofdgebouw Spiegelgebouw Hoofdgebouw
1e verdieping 1e verdieping
90 x 60 cm 120 x 90 cm
€ 44,62 € 70,73
€ 44,62
Om gebruik te maken van de magnetische whiteboard, zijn er stiften en magneten nodig. Hiervoor is gekozen voor een starter kit whiteboard cleaning & accessoires. De starter kit kost €23,17 (excl. BTW) per stuk. Voor elke magnetische whiteboard wordt er 1 starter kit aangeschaft, totaal 11 starter kits. De totaalprijs van de magnetische whiteboards en de starterkits is € 739,31 (excl. BTW). Inclusief BTW is de prijs € 879,78.
14
Magneten voor de koffieautomaten Op de koffieautomaten worden een aantal magneten geplaatst. In totaal staan er in het hoofd- dienst en magazijngebouw 12 koffieautomaten. Voor elke koffieautomaat wordt een setje magneten aangevraagd. De kosten zijn te vinden in het onderstaande schema. De totaalprijs inclusief BTW is € 29,28. Aantal 12 x Magneten á 10 stuks
Prijs per stuk (excl. BTW) € 2,05
Totale prijs (excl. BTW) € 24,60
Informatiescherm Het informatiescherm dat geplaatst wordt bij de personeelsingang is 40 inch (ca 100 cm diagonaal) groot. Het is een LCD-scherm waarbij een wandbevestiging en een mediaplayer nodig zijn. De stagiaire heeft met behulp van een collega een offerte aangevraagd bij Hulskamp Audiovisueel. Hulskamp Audiovisueel heeft een prijsindicatie gegeven incl. installatie en excl. BTW. Voor het onderhouden van het informatiescherm zijn er twee opties. Voor beide opties heeft de stagiaire een prijsindicatie gegeven. Optie 1: Netwerk De eerste optie is om het informatiescherm op het netwerk te zetten. Het voordeel hiervan is dat het informatiescherm vanaf elke werkplek te beheren is. Voor het installeren van het informatiescherm op het netwerk zijn een aantal materialen en manuren nodig. Voor het aanleggen van elektriciteit en een netwerkkabel is een offerte opgevraagd bij Imtech, de prijsindicatie is excl. BTW. Naast het aanleggen van elektriciteit en een netwerkkabel, zijn er ook werkzaamheden voor de afdeling ICT. (Hans informeren, iets met security?)
Hulskamp Audiovisueel Imtech ICT Totaal
Prijs excl. BTW ± € 2.700,± € 400,± € 500,± € 3.600,-
Prijs incl. BTW ± € 3.213,± € 476,± € 595,± € 4.284,-
15
Optie 2: Cardreader De tweede optie is om het informatiescherm te onderhouden met behulp van Compact flash cards. Een Compact flash card is een klein geheugen voor gegevensopslag. De gegevens die erop gezet worden, kunnen gemakkelijk weer verwijderd worden. Op de Compact flash card wordt de informatie geplaatst dat geprojecteerd wordt op het informatiescherm. De Compact flash card kan bevestigd worden in de mediaplayer die bij de LCD-scherm geleverd wordt. Doordat de Compact flash card bevestigd is in de mediaplayer, wordt de informatie op het informatiescherm geprojecteerd. De Compact flash card kan op de werkplek van de beheerder door middel van een cardreader geüpload worden. De mediaplayer wordt in het kantoor van de beveiliging bevestigd. Het beheer van het informatiescherm zal onder de werkzaamheden van het Servicebureau Facilitair Bedrijf vallen. Het uploaden van de Compact flash card gebeurt op het Servicebureau Facilitair Bedrijf. Er worden twee Compact flash cards aangeschaft, zodat ze verwisseld kunnen worden. Zo kan er een Compact flash card geüpload worden voor de volgende dag.
Hulskamp Audiovisueel Imtech Cardreader 2 x Compact flash card Totaal
Prijs excl. BTW ± € 2.700,± € 150,±€ 17,99 ±€ 69,14 ± € 2.937,13
Prijs incl. BTW ± € 3.213,± € 178,50 ±€ 21,41 ±€ 82,28 ± € 3.495,19
16
Visualisatie
17
Bijlage 1 Tellingen
18
Bijlage 2 Interviews plakkers Naam:Linda Pfaff Afdeling:Facilitair Bedrijf, Servicebureau Facilitair Bedrijf Welke behoefte heb je met het plakken van de posters, kaarten en mededelingen? Het naar de juiste afdeling verwijzen van medewerkers die iets nodig hebben of willen doorgeven. Voor wie plak je posters, kaarten en mededelingen op? Servicebureau Facilitair Bedrijf. Hoe vaak plak je iets op in het gebouw? Eenmalig. Waar plak je het op? Voorzieningen waar het Facilitair Bedrijf verantwoordelijk voor is. Hoe plak je het op (met welke hulpmiddelen)? Stickers. Hoe lang blijft het dan hangen? Totdat er iets veranderd aan wat er op de sticker vermeld staat of iets aan het proces voor het melden veranderd. Wie haalt het er weer af? Ik.
19
Naam: Brigitte Blauw Afdeling: Pon Fit Welke behoefte heb je met het plakken van de posters, kaarten en mededelingen? Meestal actiematig, soms thematisch. Doel is om medewerkers te informeren over de activiteit (wat, wanneer, voor wie?). Dit kan zijn voor sportactiviteiten maar ook voor bijvoorbeeld de Health Check, griepprik of het spreekuur van de fysiotherapeut. Uiteindelijk is het doel om zoveel mogelijk medewerkers te bereiken en om het aantal aanmeldingen/reacties te verhogen. Plakken biedt een broodnodige aanvulling op digitale media (medewerkers ontvangen veel mail en lezen niet meer alles, belangrijke boodschappen gaan daarmee verloren, blijkt ook uit teleurgestelde reacties van medewerkers). Voor wie plak je posters, kaarten en mededelingen op? Voor alle medewerkers. Hoe vaak plak je iets op in het gebouw? Thematisch hangen de posters van de fysiotherapeut, deze hangen al ruim 1 jaar. Verder heb ik vorig jaar voor 5 verschillende acties posters in het pand geplakt. Waar plak je het op? Verschillend; koffieautomaten, toiletten, in de hal of op deuren. Hoe plak je het op (met welke hulpmiddelen)? met plakband Hoe lang blijft het dan hangen? Afhankelijk van de actie. Sportactiviteiten hangen 1 tot 2 weken, de Health Check en de Mexicaanse griepposters hebben langer gehangen, ca. 1 maand? Wie haalt het er weer af? Degene die ze heeft opgehangen is verantwoordelijk voor het verwijderen van de posters. Tot voor kort zaten wij zelf nog in het pand in Leusden en zorgden hiervoor. Nu doet de afdeling P&O dit.
20
Naam: Frank Reiz Afdeling: Importeurswerkplaats Welke behoefte heb je met het plakken van de posters, kaarten en mededelingen? Het mededelen van een jubilarisfeestje. Voor wie plak je posters, kaarten en mededelingen op? De medewerkers Hoe vaak plak je iets op in het gebouw? Alleen bij jubilarisgelegenheden Waar plak je het op? Vooral bij de ingangen en bij de ingangen van de BU’s. Hoe plak je het op (met welke hulpmiddelen)? Plakband Hoe lang blijft het dan hangen? Geen idee, totdat het weggehaald wordt. Wie haalt het er weer af? Geen idee, ik hoop de schoonmaak.
21
Bijlage 3 Interview organisatie Naam: Minke Bosveld Organisatie: Universiteit Utrecht Functie: Stagiaire Facilitaire Zaken Hoe gaat jullie organisatie om met wildplakken binnen de organisatie? Welk beleid hebben jullie hiervoor opgesteld? Aanplakken is toegestaan op de daarvoor bestemde prikborden. Elke studie vereniging heeft een prikbord waar aangeplakt mag worden. Verder zijn er in de panden gezamenlijke prikborden, voor deze prikborden zijn stempels nodig. De stempel wordt afgegeven door de receptie. Zonder stempel wordt het aangeplakte stuk verwijderd. Hoe handhaven jullie dit beleid? Met behulp van stempels. Zonder stempel wordt het aangeplakte stuk verwijderd. Van welke voorzieningen maakt de organisatie gebruik en waarom is daarvoor gekozen? Grote wanden die functioneren als prikbord. Hiervoor is gekozen doordat een hangend prikbord vaak te klein is en van de wand kan vallen met zo veel studenten. Hoe heeft de organisatie het beleid ingevoerd/medegedeeld? Het beleid is opgenomen in de studentengids en is op intranet te vinden. Zijn jullie tevreden met het resultaat, zo nee wat kan er verbeterd worden? Ja, de studenten houden zich aan de regels.
22
Bijlage 4 Voorzieningen
23
24
