Verhuizing BackOffice stad Antwerpen en OCMW Antwerpen naar Den Bell

STAD ANTWERPEN PATRIMONIUMONDERHOUD

Prijs € 14,00

Algemene offerte aanvraag BESTEK nr. 2009/8165

Verhuizing BackOffice stad Antwerpen en OCMW Antwerpen naar “Den Bell”

De offertes dienen bezorgd te worden uiterlijk Maandag 23 Maart 2009 om 10:00 uur op het bedrijf Patrimoniumonderhoud/Stafdienst/Aanbestedingen (gelijkvloers), Desguinlei 33, 2018 Antwerpen. Dan zal de voorzitter overgaan tot het openen van de offertes.

VOOR BIJKOMENDE INLICHTINGEN OF OPMERKINGEN KAN U TERECHT OP NAVOLGENDE NUMMERS: wat betreft het indienen of inzenden en de opening van de offertes: bedrijf patrimoniumonderhoud /aanbestedingen, Desguinlei 33, 2018 Antwerpen: tel. (03)244 50 91 wat betreft andere inlichtingen: Hafsa Oulad Si M'Hamed tel: 03/544.42.15 , fax:03/544.42.67, e-mail [email protected]

Bestek 2009/8165

1

Inhoudsopgave 1 HOOFDSTUK 1: ALGEMENE INLICHTINGEN ........................................................................................ 4 1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID .......................................................................................................................... 4 1.2 VOORWERP VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................................... 4 1.3 WETGEVING OVERHEIDSOPDRACHTEN VAN TOEPASSING OP DE PROCEDURE EN DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT ........................................................................................................................................................... 4 1.3.1 Wetgeving............................................................................................................................................... 4 1.3.2 Voorrang documenten ............................................................................................................................ 5 1.4 AARD VAN DE OPDRACHT............................................................................................................................... 5 1.5 GUNNINGWIJZE .............................................................................................................................................. 5 1.6 PROCEDUREVERLOOP ..................................................................................................................................... 5 1.7 INFO, INZAGE DOCUMENTEN EN INFOVERGADERING ...................................................................................... 6 1.8 COMMUNICATIE ............................................................................................................................................. 6 2 HOOFDSTUK 2: ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ............................................................................. 7 2.1 SELECTIE ........................................................................................................................................................ 7 2.1.1 Uitsluitinggronden ................................................................................................................................. 7 2.1.2 Kwalitatieve Selectiecriteria .................................................................................................................. 8 2.2 INHOUDELIJK VOORSTEL ................................................................................................................................ 9 2.2.1 Gunningcriteria...................................................................................................................................... 9 2.2.2 Documenten ......................................................................................................................................... 10 2.3 OFFERTE ...................................................................................................................................................... 11 2.3.1 Vormvereisten, opmaak & ondertekening van de offerte ..................................................................... 11 2.3.2 Indiening en openingszitting ................................................................................................................ 11 2.3.3 Verplichte inhoudsopgave & bij te voegen bescheiden ........................................................................ 12 2.3.4 Gestanddoeningtermijn ........................................................................................................................ 12 2.3.5 Varianten.............................................................................................................................................. 12 3 HOOFDSTUK 3: CONTRACTUELE BEPALINGEN ................................................................................ 13 3.1 CONTROLE OP DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................... 13 3.1.1 Algemeen.............................................................................................................................................. 13 3.1.2 Opvolging opdracht ............................................................................................................................. 13 3.2 BORG ........................................................................................................................................................... 13 3.3 UITVOERINGSMODALITEITEN ....................................................................................................................... 14 3.3.1 Personeel.............................................................................................................................................. 14 3.3.1.1 Algemeen ........................................................................................................................................................ 14

3.3.2 Wijziging personeel en onderaannemers.............................................................................................. 14 3.3.3 Overdracht van de opdracht ................................................................................................................ 15 3.4 FINANCIËLE MODALITEITEN ......................................................................................................................... 15 3.4.1 Prijsbepaling ........................................................................................................................................ 15 3.4.2 Prijsherziening ..................................................................................................................................... 15 3.4.3 Betalingsmodaliteiten & Facturatie..................................................................................................... 15 3.4.4 Verwijlintresten .................................................................................................................................... 15 3.6 OPLEVERING(EN) ......................................................................................................................................... 15 3.7 AANSPRAKELIJKHEID, OVERMACHT EN VERZEKERINGEN ............................................................................. 16 3.8 INGEBREKESTELLING, BOETES, STRAFFEN EN MAATREGELEN VAN AMBTSWEGE .......................................... 16 3.9 DIVERSE UITVOERINGSMODALITEITEN ......................................................................................................... 16 3.9.1 Vertrouwelijk........................................................................................................................................ 16 3.10 TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK ...................................................................................... 17 4 HOOFDSTUK 4: TECHNISCHE BEPALINGEN ....................................................................................... 18 4.1. ALGEMENE OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ........................................................................................... 18 4.2. UITGEBREIDE OMSCHRIJVING ...................................................................................................................... 19 4.2.1. Tijdsbestek........................................................................................................................................... 19 4.2.2. Omschrijving van de opdracht ............................................................................................................ 20

Bestek 2009/8165

2

4.3. EISEN ........................................................................................................................................................ 21 4.3.1. Algemene eisen.................................................................................................................................... 21 4.3.2. Eisen t.o.v. het personeel van de dienstverlener.................................................................................. 21 4.3.3. eisen vóór de verhuisoperatie (voorbereidingsfase) ........................................................................... 22 4.3.4. eisen tijdens de verhuisoperatie .......................................................................................................... 22 4.3.5 eisen na de verhuisoperatie.................................................................................................................. 23 HOOFDSTUK 5: MODELDOCUMENTEN.................................................................................................... 24 OFFERTEFORMULIER .......................................................................................................................................... 25 VERKLARING OP EER.......................................................................................................................................... 27 INVENTARIS ....................................................................................................................................................... 28

Bestek 2009/8165

3

1 HOOFDSTUK 1: ALGEMENE INLICHTINGEN 1.1 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Stad Antwerpen, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen.

1.2 Voorwerp van de opdracht Context In het najaar van 2009/voorjaar 2010 verhuist de BackOffice van de Stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen naar Den Bell. Het gaat om een verhuizing van dossiers en ICT- materiaal van ongeveer 2200 medewerkers. Er worden geen meubelen verhuisd! Opdracht 1. voorbereiding van het verhuizingdossier 2. een interne verhuisploeg samenstellen uit medewerkers van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen en opleiden tot verhuizers 3. de feitelijke verhuizing coördineren/aansturen/coachen. 4. het inzetten van eigen extra mankracht en middelen wanneer de planning niet wordt gehaald Dit moet leiden tot een kwaliteitsvolle, vlotte verhuizing binnen de voorziene verhuisplanning. Zie verder Hoofdstuk 4: Technische Bepalingen

1.3 Wetgeving overheidsopdrachten van toepassing op de procedure en de uitvoering van de opdracht 1.3.1 Wetgeving   

De Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. Het Koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage tot vaststelling van de Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (AAV).

Voor deze opdracht zijn eveneens van toepassing: 

het KB van 27 maart 1998 betreffende de interne diensten voor preventie en bescherming op

Bestek 2009/8165

4

    

   

het werk het KB van 27 maart 1998 betreffende de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming (A.R.A.B.) de Codex over het welzijn op het werk Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. CAO n° 81van 26 april 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op elektronische online communicatiegegevens.(Algemeen verbindend verklaard door KB 12 juni 2002) Europese normen die in de plaats zijn gekomen van vroegere Belgische normen; alle andere van toepassing zijnde geldende besluiten en reglementen. de bepalingen van het bestek en alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst. de rechtzettingen op het bestek.

Alle voormelde reglementen en voorschriften zullen tot de jongste en gecoördineerde uitgave behoren. Al deze voorschriften vullen elkaar aan en het zijn de strengste bepalingen die van toepassing zijn op deze aanneming. In geval van tegenstrijdigheid heeft dit bestek voorrang.

1.3.2 Voorrang documenten Bij tegenspraak binnen het bestek geldt volgende voorrang: plannen - bestek - inventaris.

1.4 Aard van de opdracht De opdracht is een aanneming van diensten.

1.5 Gunningwijze De opdracht wordt gegund bij algemene offerteaanvraag. Herhaling van diensten en aanvullende diensten kunnen binnen de voorwaarden van artikel 17 §2, 2°, a) en b) van de wet van 24 december 1993 gegund worden aan de aannemer die onderhavige opdracht toegewezen zal krijgen.

1.6 Procedureverloop De gunningprocedure bestaat uit één fase, waarin zowel de inschrijvers als de offertes onderzocht zullen worden. Eerst wordt onderzocht of de inschrijvers zich niet in één van de gestelde uitsluitinggronden bevinden en of zij voldoen aan de minima gesteld bij de selectiecriteria. (zie 2.1.). Wanneer zij op grond van de gestelde uitsluitinggronden en de kwalitatieve selectiecriteria geschikt en bekwaam worden geacht, wordt hun offerte onderzocht op grond van de gunningcriteria. (zie 2.2.). De inschrijver met de beste regelmatige offerte op grond van de gunningcriteria, zal de opdracht toegewezen krijgen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht niet toe te wijzen en een nieuwe procedure te lanceren.

Bestek 2009/8165

5

1.7 Info, inzage documenten en infovergadering De kandidaat-inschrijvers hebben de mogelijkheid om vragen te stellen over de procedure en de opdracht. De vragen moeten uiterlijk 10 dagen voor de dag van opening elektronisch bezorgd worden aan [email protected] en bevestigd worden per fax t.a.v. Mevrouw Birgitte Bruyninckx op het nummer 03/244.50.00. De documenten zijn ter inzage op volgend adres: Stad Antwerpen, Dienst Aanbestedingen, Desguinlei 33, gelijkvloers, 2018 Antwerpen.

Infovergadering - plaatsbezoek Gezien de complexiteit van het dossier, organiseren de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen een infovergadering en een plaatsbezoek aan alle gebouwen waaruit materiaal dient verhuisd te worden. De vergadering zal plaatsvinden op donderdag 19 februari 2009 van 14.00 tot 17.00 bij Digipolis. Digipolis Gebouw 2 Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen Op www.digipolis.be/ons_bedrijf/Bedrijfsgegevens is een routebeschrijving beschikbaar. De plaatsbezoeken van de verschillende vertreklocaties en Den Bell vindt plaats op vrijdag, 20 februari 2009 en maandag, 23 februari 2009 telkens vanaf 9.00 uur. De concrete invulling van de plaatsbezoeken wordt aan de kandidaten bezorgt op de infovergadering. Wie deze vergadering wil bijwonen, verzoekt mevrouw Birgitte Bruynicnkx om een uitnodiging via mail op het adres [email protected] . Graag met vermelding van het aantal personen dat de vergadering zal bijwonen. Tijdens de informatievergadering zullen volgende documenten overhandigd worden: 1. een overzicht van de te verlaten locaties 2. een plattegrond van Den Bell waarop de verhuisramen aangeduid staan, 3. een plattegrond van de te verlaten locaties met verhuistoegangen. Inschrijvers welke niet op de informatievergadering kunnen aanwezig zijn krijgen deze documenten op eenvoudige vraag toegestuurd na de informatievergadering. De aanbestedende overheid zal de binnengekomen vragen beantwoorden en deze schriftelijk binnen maximum één week overhandigen aan de kandidaat-inschrijvers.

1.8 Communicatie Alle communicatie (zowel in woord als in schrift) tussen de betrokken partijen zal in het Nederlands gebeuren.

Bestek 2009/8165

6

2 HOOFDSTUK 2: ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 2.1 Selectie De betrouwbaarheid van de inschrijvers wordt getoetst op grond van de uitsluitinggronden. De geschiktheid van de inschrijvers wordt vervolgens beoordeeld op basis van de kwalitatieve selectiecriteria.

2.1.1 Uitsluitinggronden De inschrijver kan uitgesloten worden van de verdere procedure, indien hij zich in één of meerdere van de volgende situaties bevindt:

1. in staat van faillissement of van vereffening verkeren, werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. aangifte hebben gedaan van faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of het voorwerp zijn van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast; 4. bij een beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; 5. niet in orde zijn met bijdragen aan de Sociale Zekerheid; 6. niet in orde zijn met de betaling van belastingen in overeenstemming met de Belgische wetgeving of die van het land waar de kandidaat gevestigd is; 7. zich in ernstige mate hebben schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen 8. zich schuldig gemaakt hebben aan deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het strafwetboek; 9. zich schuldig gemaakt hebben aan omkoping als bedoeld in artikel 246 van het strafwetboek; 10. zich schuldig gemaakt hebben aan fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002 11. zich schuldig gemaakt hebben aan witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Als bewijs van het tegendeel zal de inschrijver een verklaring op eer indienen m.b.t. de punten 1-4 en 6-11 (zie Hoofdstuk 5: Modeldocumenten).

Aandachtspunt:

 

Wanneer de inschrijver een Tijdelijke handelsvennootschap (THV) is, moet voor elke partner van de THV, de bovenvermelde documenten ingediend worden. Het RSZ-attest zal opgevraagd worden door de aanbestedende overheid voor wat betreft de Belgische inschrijvers. De Buitenlandse inschrijvers dienen de nodige bewijsstukken in.

Bestek 2009/8165

7

2.1.2 Kwalitatieve Selectiecriteria 1. Lijst van uitgevoerde diensten (referentieopdrachten)  

De referentieopdrachten werden uitgevoerd tijdens de laatste vijf jaar. Minimaal drie referentieopdrachten zijn gelijkaardig aan onderhavige opdracht

Voor elke referentieopdracht in de lijst worden volgende vermeldingen bijgevoegd:

    

de opdrachtgever (met gegevens contactpersoon + telefoonnummer); het begin en einde van de uitvoering; de beknopte omschrijving van de opdracht (verschillende onderdelen); uitvoering van de opdracht als hoofdaannemer of onderaannemer; de kostprijs.

De lijst wordt vergezeld van getuigschriften van goede uitvoering voor de belangrijkste opdrachten.

2. Studie- en beroepskwalificaties Het team dat belast zal worden met de uitvoering van de opdracht is multidisciplinair en beschikt over de vereiste diploma’s en ervaring.

De inschrijver vermeldt:    

de betrokken personen relevante studie + opleiding de onderdelen van de opdracht waarmee zij belast zullen worden hun relevante ervaring met de taken waarvoor zij verantwoordelijk zullen zijn

3. Economische draagkracht De verhuisfirma beschikt over voldoende capaciteit om in onvoorziene omstandigheden met eigen middelen bij te sturen waar nodig, zodat de verhuizing binnen de vooropgestelde timing afgerond wordt Aandachtspunten:

 

 

Indien de inschrijver een THV is, moeten minstens in hoofde van één van de partners van de THV de gevraagde referenties ingediend worden. Indien de inschrijver beroep zal doen op onderaannemers, wordt duidelijk vermeld voor welke delen van de opdracht dit zal gebeuren met identificatie van de onderaannemers. (zie Hoofdstuk 5: Modeldocumenten, model of offerteformulier). De inschrijver die beroep doet op onderaannemers, kan referenties van deze onderaannemers opgeven met het oog op de kwalitatieve selectie. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de financiële draagkracht van de inschrijvers te beoordelen aan de hand van de jaarrekeningen. De aanbestedende overheid zal deze stukken zelf opvragen.

Bestek 2009/8165

8

2.2 Inhoudelijk voorstel 2.2.1 Gunningcriteria De voorstellen van de inschrijvers worden beoordeeld op grond van volgende gunningcriteria:  



Prijs (30) Kwaliteit (50) o Plan van aanpak (20) o Methodiek (20) o Timing (10) Opleiding (20)

Gunningcriterium 1 – prijs (30%) Aandachtspunten bij gunningcriterium 1:

De volgende formule wordt gebruikt bij puntentoekenning:

p = Pmax .

L x

waarbij p = aantal behaalde punten Pmax = maximaal te behalen punten L = laagste offerte x = onderzochte offerte

Overeenkomstig artikel 88 van het KB van 8 januari 1996 moeten de inschrijvers, indien nodig, vóór de gunning van de opdracht, alle inlichtingen verstrekken om de aanbestedende overheid in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken en kunnen de daartoe door de aanbestedende overheid aangewezen personen alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uitvoeren, teneinde de juistheid van de verstrekte gegevens na te gaan. Gunningcriterium 2 – Kwaliteit (50%)

De verhuisfirma getuigt van een professionele en kwaliteitsvolle dienstverlening. Dit gunningcriterium wordt verder opgesplitst in de volgende deelaspecten: plan van aanpak, methodiek en timing. Plan van aanpak (20) 

De verhuisfirma omschrijft in detail haar plan van aanpak: het opstellen van draaiboeken, planningen, …

Methodiek (20)  

De verhuisfirma omschrijft in detail de manier waarop de verhuizing uitgevoerd zal worden. Hierbij komen zeker aan bod: o o o

Coördinatie van het geheel: verhuizing van dossiers en ICT-materiaal: het overzicht bewaken Samenwerking met een interne verhuisploeg van de stad Antwerpen en het OCMW Flexibiliteit: de mogelijkheid om bij te sturen in geval van calamiteiten: aantonen dat er voldoende capaciteit is om in geval van nood extra mankracht en middelen in te zetten.

Bestek 2009/8165

9

o

Communicatie in de voorbereiding en tijdens de verhuizing met de verschillende partijen: werkgroep fysieke verhuizing (samengesteld uit de verhuiscoördinator, de verhuisplanner en een verhuisbeheerder per afdeling binnen de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen)

Timing (10)  

Erop toezien dat de verhuizing binnen de afgesproken verhuisplanning voltooid wordt (voorziene doorlooptijd van 6 maanden). De verhuisfirma vermeldt voorbeelden van gelijkaardige opdrachten die succesvol, d.w.z. binnen de voorziene planning, werden uitgevoerd. Een voorbeeld wordt gedocumenteerd met reële documenten.

Gunningcriterium 3 – Opleiding (20%)



De verhuisfirma voorziet een intensieve opleiding om de interne verhuisploeg aangeleverd door de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen klaar te stomen voor de verhuisopdracht. Deze opleiding is beperkt tot de specifieke taken welke in het kader van deze opdracht moeten vervuld worden door de interne verhuisploeg op alle niveaus.

2.2.2 Documenten De beoordeling gebeurt aan de hand van volgende documenten: 1. Voor de beoordeling van de prijs:  

Inventaris Berekening van de prijzen per post en subpost

2. Voor de beoordeling van de kwaliteit:

  

Plan van aanpak Beschrijving methodiek Voorbeelddossier timing

3. Voor de beoordeling van de opleiding: De verhuisfirma beschrijft in detail hoe zij deze opleiding aanpakt: doelen, inhoud, timing, duur van de opleiding, … Aandachtspunt:

De aanbestedende overheid waarschuwt de inschrijvers m.b.t. het risico van indienen van bestaande typedocumenten: afwijkingen op de wetgeving overheidsopdrachten (Algemene aannemingsvoorwaarden (AAV)) en het bestek moeten vermeden worden.

Bestek 2009/8165

10

2.3 Offerte De inschrijver dient een offerte in.

2.3.1 Vormvereisten, opmaak & ondertekening van de offerte De offerte moet in het Nederlands zijn opgesteld. Er moet gebruik gemaakt worden van de bij dit bestek gevoegde formulieren (zie Hoofdstuk 5 : Modeldocumenten). Indien deze niet gebruikt worden, moet op ieder van deze documenten verklaard worden dat het document conform het bij het bestek behorend model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ingevuld en ondertekend. De offerte wordt in 3 exemplaren ingediend: 1 origineel en 2 kopies (er wordt vriendelijk verzocht de offerte eveneens elektronisch in te dienen: op CD-rom of DVD in PDF of MS/Word/MS Excel formaat)

2.3.2 Indiening en openingszitting De offerte wordt per brief of per bode aan de aanbestedende overheid overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven waarop het volgende vermeld wordt :   

de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend de verwijzing naar het bestek offerte orgineel of offerte kopie

Bij verzending per post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van :  

het adres dat in het bestek is aangegeven en " offerte ".

De offertes moeten ingediend worden op het volgend adres:

Stad Antwerpen Patrimoniumonderhoud Dienst Aanbestedingen Desguinlei 33 Gelijkvloers 2018 Antwerpen De opening van de offertes gebeurt op bovenvermeld adres.

Bestek 2009/8165

11

2.3.3 Verplichte inhoudsopgave & bij te voegen bescheiden Volgende indeling moet gerespecteerd worden : 1.

Offerteformulier

2.

Bewijs ondertekeningsbevoegheid

3.

Documenten inzake uitsluitingsgronden 3.1.

Verklaring op eer

4.

Documenten inzake kwalitatieve selectiecriteria 4.1. referenties 4.2. kwalificaties 4.3. economisch draagvermogen

5.

Documenten inzake gunningcriteria : zie artikel 2.2.2 van het bestek en verwijzingen 5.1. inventaris 5.2. plan van aanpak 5.3. methodiek 5.4. voorbeelddossier timing 5.5. opleiding

2.3.4 Gestanddoeningtermijn De gestanddoeningtermijn van de offerte wordt vastgesteld op 90 kalenderdagen.

2.3.5 Varianten Niet toegelaten

Bestek 2009/8165

12

3 HOOFDSTUK 3: CONTRACTUELE BEPALINGEN 3.1 Controle op de uitvoering van de opdracht 3.1.1 Algemeen

Binnen de aanbestedende overheid zal een leidend ambtenaar met eventueel toezichthouders aangesteld worden die de technische controle van de opdracht op zich zullen nemen. Deze controle omvat de handelingen inzake opvolging van de keuringen, opleveringen en de eerste vaststelling van wanprestaties of nalatigheden. De identiteit en de bevoegdheden van deze personen zal bij aanvang van de opdracht bekendgemaakt worden.

3.1.2 Opvolging opdracht Vast periodiek opvolgmoment Er wordt een vast periodiek opvolgmoment georganiseerd tussen de aanbestedende overheid en de aannemer(s) die betrokken zijn, waarop de voortgang van de opdracht 'globaal' besproken wordt. De bedoeling is om structuele problemen en pijnpunten aan te kaarten en op te lossen. De te ondernemen acties van alle partijen worden besproken en vastgelegd. Van elk opvolgmoment wordt door de aanbestedende overheid een verslag opgesteld dat wordt voorgelegd aan de aannemer(s). Opvolgmoment na afroeping Telkens wanneer de aanbestedende overheid dit nodig acht, wordt een extra opvolgmoment georganiseerd. Modaliteiten De aanbestedende overheid wordt tijdens deze periodieke opvolging vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar. De aannemer(s) wordt/worden vertegenwoordigd door de hoofdverantwoordelijke van de opdracht. De modaliteiten van de opvolging worden bij begin van de uitvoering, meegedeeld.

3.2 Borg De borgtocht dient als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen van de aannemer tot de opdracht volledig is uitgevoerd. Zij wordt bepaald op 5 percent van de oorspronkelijke aannemingssom. De borgtocht kan hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de Wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de Wet van 9 juli 1975 betreffende de conrole der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht)

Bestek 2009/8165

13

De borgtocht moet door de aannemer of door een derde gesteld worden binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht en bewezen worden door: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. hetzij een debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3. hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de aannemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de aannemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde" naar gelang van het geval. Wanneer de aannemer binnen de termijn het bewijs niet voorlegt, geeft deze vertraging van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot het toepassen van een straf van 0,02 % van de oorspronkelijke aannemingssom per dag vertraging tot een maximum van 2 % van de oorspronkelijke aannemingssom.

3.3 Uitvoeringsmodaliteiten 3.3.1 Personeel

3.3.1.1 Algemeen De aannemer moet ervoor zorgen dat er voldoende bekwaam personeel wordt ingeschakeld, en hij moet in alle gevallen voorzien in bijtijds beschikbaar "stand-in" personeel, zowel bij voorziene en onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld ongevallen of ziektes). Van de aannemer wordt verwacht dat hij een engagement aangaat om flexibel te zullen meewerken aan het tot stand brengen van de samenwerking. De omvang van de opdracht impliceert dat het engagement dient te worden aangegaan voor een volgens de aanbestedende overheid adequate vervulling van de opdracht, inclusief deelnames aan vergaderingen, enz...

3.3.2 Wijziging personeel en onderaannemers De aannemer verbindt zich ertoe de samenstelling van het team dat voor de uitvoering van de opdracht opgegeven is, niet te wijzigen, tenzij het niet anders kan. In dat geval doet hij hiervan onmiddellijk en gemotiveerd mededeling aan de aanbestedende overheid, die kan beslissen tot inperking of stopzetting van de opdracht, indien deze door de wijziging niet naar behoren uitgevoerd kan worden. Onderdelen van de opdracht kunnen slechts met het schriftelijk voorafgaand akkoord van de aanbestedende overheid worden uitbesteed aan niet in de offerte bij naam vernoemde derden. Zie tevens Artikel 12 van de Wet van 24 december 1993 en Artikel 10 van de AAV.

Bestek 2009/8165

14

3.3.3 Overdracht van de opdracht De aannemer kan zijn rechten en plichten slechts met de schriftelijke en voorafgaande instemming van de aanbestedende overheid overdragen. De aanbestedende overheid kan onder geen enkel beding verplicht worden een opdracht te aanvaarden. Een overdracht die zou leiden tot een opdeling van de opdracht wordt bij voorbaat uitgesloten.

3.4 Financiële modaliteiten 3.4.1 Prijsbepaling Zie inventaris 3.4.2 Prijsherziening

Niet van toepassing

3.4.3 Betalingsmodaliteiten & Facturatie De betaling van de dienstverlening geschiedt maandelijks vanaf uitvoering van de aanvaarde prestatie. Voor de betaling van de door het bestuur verschuldigde som is de dienstverlener verplicht een regelmatig opgemaakte factuur in te dienen. De inschrijver met vreemde nationaliteit dient een factuur op te maken zonder BTW. Het verschuldigd BTW-bedrag zal door de Stad Antwerpen zelf gekweten worden aan de Belgische BTW-administratie. De facturen moeten in tweevoud, met vermelding van het nummer van de orderbon, de betrokken dienst en het nummer van het bestek, rechtstreeks overgemaakt worden aan het college van burgemeester en schepenen, p.a. bedrijf financiën, Hofstraat 17 te 2000 Antwerpen 1.

3.4.4 Verwijlintresten Artikel 15§4 en §6 van de AAV is van toepassing, indien de aanbestedende overheid de betalingstermijnen niet respecteert. Artikel 15§4 van de AAV is van toepassing, indien de aanbestedende overheid de termijn voor teruggave van de borgtocht niet respecteert (zie art. 9 AAV).

3.6 Oplevering(en) Zie Art. 19 en 74 AAV.

Bestek 2009/8165

15

3.7 Aansprakelijkheid, overmacht en verzekeringen De aannemer gaat op zijn kosten de verzekeringspolissen aan die zijn aansprakelijkheid dekken. Vijftien kalenderdagen na aanvang van de opdracht overhandigt de aannemer de nodige bewijzen aan de aanbestedende overheid. De polissen bevatten een clausule op basis waarvan de verzekeringsmaatschappijen zich ertoe verbinden aan de aanbestedende overheid kennis te geven van elke schorsing of verbreking van de polis. Bovenvermelde polissen moeten eveneens een clausule bevatten waarbij alle schadeloosstellingen uit hoofde van de borgen rechtstreeks tot het patrimonium van de aanbestedende overheid of van de benadeelde derde behoren, vanaf het ogenblik waarop ze door de verzekeraar verschuldigd zijn.

3.8 Ingebrekestelling, boetes, straffen en maatregelen van ambtswege Zie Artikel 20 en 75 van de AAV.

Boetes Bij laattijdige uitvoering van de (deel)opdracht(en) zoals voorzien in de planning van de aannemer : zie art. 75§1 AAV

3.9 Diverse uitvoeringsmodaliteiten 3.9.1 Vertrouwelijk De dienstverlener, Stad Antwerpen en OCMW Antwerpen verzekeren het vertrouwelijke karakter van alle informatie, die wordt verkregen binnen de opdracht en die uitdrukkelijk als vertrouwelijk wordt omschreven door de partij die deze informatie verschaft. Zij verspreiden deze niet onder derden zonder het geschreven akkoord van de andere partij. De dienstverlener verbindt zich er bovendien toe om geen van de gegevens of inlichtingen, waarvan hij kennis zou krijgen door of bij de uitvoering van de opdracht, en ook de staten en bescheiden die het resultaat zijn van de verwerking van die informatie, mee te delen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Stad Antwerpen of OCMW Antwerpen. De dienstverlener, Stad Antwerpen e OCMW Antwerpen zullen deze confidentiële informatie slechts verspreiden onder die werknemers die rechtstreeks betrokken zijn bij de opdracht of die van de geleverde goederen gebruik maken voor zover dit nodig is voor het correct gebruik van deze geleverde goederen. Ze verzekeren dat deze werknemers de verplichtingen inzake het confidentieel karakter van de informatie kennen en deze ook respecteren. Dit conform de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Bestek 2009/8165

16

3.10 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Onderhavig bestek is onderworpen aan het Belgische recht.Indien enige bepaling van dit bestek niet rechtsgeldig mocht blijken, blijven de overige bepalingen in stand. De ongeldige bepaling zal geacht worden te zijn vervangen door een bepaling die de oorspronkelijke bedoeling van de contracterende partijen zoveel als mogelijk benadert. De contracterende partijen erkennen alle bepalingen van het huidige bestek te kennen en onvoorwaardelijk te aanvaarden. De partijen erkennen voor alle geschillen de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement binnen welk ambtsgebied de aanbestedende overheid gelegen is.

Bestek 2009/8165

17

4 HOOFDSTUK 4: TECHNISCHE BEPALINGEN 4.1. Algemene omschrijving van de opdracht Opdracht De verhuizing naar Den Bell omvat enkel een dossierverhuizing met ICT-materiaal. De verhuizing gebeurt van meer dan 30 locaties naar 1 locatie (met verschillende verdiepingen en werkplekken), m.n. Den Bell. Alle locaties bevinden zich binnen de stad Antwerpen. De verhuisfirma verbindt zich hierbij tot de volgende verantwoordelijkheden: 

  

 

   

consultancy: expertise verlenen op het vlak van de organisatie (denkwerk, plan van aanpak, methodiek, lastenboeken, draaiboeken, …) in de voorbereidingsfase van de feitelijke verhuizing en tijdens de verhuizing zelf, selectie en opleiding van de interne verhuisploeg coördinatie van het geheel vóór en tijdens de verhuizing het aansturen van de verschillende betrokken partijen, zijnde de werkgroep fysieke verhuizing (samengesteld uit een verhuiscoördinator, een verhuisplanner en een groep van ongeveer 20 verhuisbeheerders, die de verschillende te verhuizen afdelingen van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen vertegenwoordigen. Deze groep werd aangeduid om de fysieke verhuizing naar Den Bell mee voor te bereiden), Digipolis en de interne verhuisploeg (samengesteld uit medewerkers van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen), communicatie met de verschillende betrokken partijen, zowel in de voorbereidingsfase als tijdens de feitelijke verhuizing, tijdige bestelling en levering van geschikte verhuisdozen en/of beschermingsmateriaal voor zowel de dossierverhuizing als de verhuizing van het ICT-materiaal. De verhuisfirma zal voor de verschillende ICT-verhuisitems, zoals desktops, schermen, … een voorbeeld van een verhuisdoos moeten vullen, zodat de ICT-ploeg vooraf een acceptatie kan geven of het materiaal afdoende wordt beschermd. Specifiek materiaal: de aannemer levert uit eigen middelen specifiek verhuismateriaal aan nodig voor het efficiënt uitvoeren van de opdracht. (bv ladderliften, transpaletten, spinnen ..) een dossierverhuizing met ICT-materiaal vertrekkende van de rekken van de oude werkplek t.e.m. de rekken (dossiers)/werkplek (ICT-materiaal) in Den Bell, bijsturing waar nodig (middelen en mankracht), zodat de verhuizing afgerond kan worden binnen de voorziene verhuisplanning, eindverantwoordelijkheid voor een vlotte verhuizing met garantie op continuïteit van de dienstverlening.

Samengevat resulteert het werk van de verhuisfirma in een professionele, kwaliteitsvolle verhuizing binnen een vooraf vastgestelde verhuisplanning, met garantie op continuïteit van de dienstverlening. De opdracht van de verhuisfirma is pas voltooid wanneer de volledige verhuizing (dossiers + ICT-materiaal) succesvol is afgerond binnen de voorziene tijdspanne.

Bestek 2009/8165

18

A. Dossierverhuizing (inclusief restmateriaal) Het te verhuizen volume dossiers van ongeveer 2 200 ambtenaren wordt geraamd op grosso modo 7 strekkende kilometer of 850 m³, alsook restmateriaal, geraamd op 70 m³, waarvan een deel bestemd is voor de kantoorruimtes van Den Bell en een ander deel in de kelder van Den Bell moet terechtkomen. (zie 6.2.3.2). De dossierverhuizing vertrekt vanuit de rekken van de laadadressen en eindigt in de juiste volgorde in de rekken van het losadres, Den Bell. De verhuizing van de dossiers wordt volledig door de externe firma voorbereidt in samenwerking met de interne werkgroep fysieke verhuizing van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen.

B. De verhuizing van het ICT-materiaal Het te verhuizen volume ICT-materiaal omvat 300 m³. Dit materiaal bestaat uit docking stations, desktops, klavieren, muizen, schermen, printers, plotters en ander aanverwant ICT materiaal). Laptops worden niet mee verhuisd; elk personeelslid neemt immers zijn eigen laptop mee naar Den Bell. De standaard multifunctionals die in gebruik worden genomen op den Bell worden ook niet verhuisd, dit zal door een andere externe firma gebeuren. Digipolis, het telematicacentrum van de stad Antwerpen, organiseert de verhuizing van het ICTmateriaal naar Den Bell zelf. Dit betekent dat Digipolis voor de verhuizing: - een methodiek zal uitwerken voor de verhuizing van het ICT-materiaal. - een inventaris van de te verhuizen ICT materialen zal doorgeven - De planning voor de ICT-ploeg (lanbeheerders stad en ocmw) zal opmaken van wie waar welke activiteiten zal uitvoeren. Deze input zal door de verhuisfirma moeten verwerkt worden in de algemene planning, draaiboeken enz. Tijdens de verhuizing zal Digipolis: -

Ervoor zorgen dat het ICT materiaal ingepakt wordt in verhuisdozen die ter beschikking worden gesteld door de verhuisfirma. Ervoor zorgen dat het ICT-materiaal uitgepakt en aangesloten wordt.

De verhuisfirma staat in voor de organisatie van het transport van het ICT materiaal.

4.2. Uitgebreide omschrijving

4.2.1. Tijdsbestek De opdracht vangt aan bij de aanstelling van de verhuisexpert en eindigt wanneer de verhuizing volledig afgerond is, d.w.z. wanneer de laatste ambtenaar welke verhuisde in Den Bell aan het werk is. De voorziene doorlooptijd voor de effectieve verhuizing zelf is 6 maanden.

Bestek 2009/8165

19

4.2.2. Omschrijving van de opdracht De voorbereidingsfase van de feitelijke verhuizing:  

 

   

   

de opmaak van een verhuisplanning die rekening houdt met de noden/situatie van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen, de opmaak van een gedetailleerd, overkoepelend draaiboek voor de hele verhuisbeweging, in functie van een door de stad Antwerpen & het OCMW Antwerpen aangeleverde verhuisplanning, de opmaak van draaiboeken en opdrachtbladen per te verhuizen locatie/afdeling, een nauwe samenwerking met Digipolis en de LAN-beheerders van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen om hun aangeleverde inventaris van de te verhuizen materialen en methodiek te verwerken in het grotere geheel, zodat dit resulteert in één geheel van verhuisdocumenten, de nummering/de identificatie van de werkplekken (laadadressen + losadres), het tijdig bestellen en leveren van verhuisdozen en beschermingsmateriaal, zowel voor de dossiers als voor het ICT-materiaal, het ter beschikking stellen van ladderliften, de ambtenaren welke naar “Den Bell” verhuizen, begeleiden bij het verhuisklaar maken van de dossiers, waaronder: o het inpakken van dossiers in dozen, o het etiketteren van de dozen, de opstelling van een verhuizerprofiel om een interne verhuisploeg, samengesteld uit medewerkers van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen,te kunnen samenstellen, de opleiding van de interne verhuisploeg, , het ter beschikking stellen van expertise bij de organisatie van de dossierverhuizing, de communicatie met de verschillende partijen (werkgroep fysieke verhuizing, Digipolis, interne verhuisploeg van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen): voorbereidende vergaderingen, overleg, …

De organisatorische voorbereiding van de verhuizing dient zo spoedig mogelijk opgestart te worden. Voor de feitelijke verhuizing voorzien we een doorloopperiode van 6 maanden.    



Tijdens de feitelijke verhuizing:coördinatie van de verschillende partijen, coaching van de interne verhuisploeg, communicatie: frequente briefing en debriefing, timemanagment: erover waken dat de verhuizing voltooid wordt binnen de voorziene verhuisplanning, in nauwe samenwerking met de stads- en OCMW-diensten die de verhuizing zullen uitvoeren (inclusief de verhuizing van het ICT-materiaal), bijsturing waar nodig door extra mankracht en middelen (verhuisdozen, -wagens, ladderliften) ter beschikking te stellen.

NOOT: de verhuisfirma raamt op basis van de voorgestelde verhuisplanning hoeveel verhuiswagens en mankracht nodig zijn om de verhuizing in normale omstandigheden te kunnen realiseren. NOOT: Het materiaal moet op de juiste manier (in de juiste volgorde) op de exacte bestemming gebracht worden (zie vlekkenplan voor de bestemming: gebouwdeel, verdieping, lokaal, werkplek). Het gaat hier dus om een van rek-tot-rek-verhuizing. De te verhuizen dossiers dienen als volgt aan te komen: - grosso modo 486 m³: in de kantoorruimten, toegankelijk via verhuisramen vanuit de straat (het gebouw telt 5 verdiepingen), - grosso modo 364 m³: in een daartoe voorzien deel van de kelder (onder Diercxenstraat), - restmarge: 70 m³ (bestemming nog te bepalen) Het te verhuizen ICT-materiaal dient als volgt aan te komen: Het ICT-materiaal wordt de avond vóór de feitelijke verhuizing achtergelaten op de overeenstemmende werkplek in Den Bell, zodat de LAN-beheerders van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen het materiaal de volgende dag kunnen aansluiten zonder het eerst ergens te

Bestek 2009/8165

20

moeten ophalen. Uitzondering: de verhuisfirma moet ervoor zorgen dat de desktops het eerst afgeleverd kunnen worden op de nieuwe bestemming. Dit materiaal heeft dus steeds voorrang op de rest van het ICT-materiaal, vermits dit dezelfde avond nog wordt aangesloten. 4.2.2.1. De verhuislocaties/laadadressen De dossiers zitten verdeeld over meer dan 30 locaties binnen de stad Antwerpen. 4.2.2.2. De bestemmingslocatie/losadres Kantoorgebouw Den Bell, gelegen te 2018 Antwerpen, Francis Wellensplein 1, omvattende: een kantoorblok in de vorm van een driehoek, omsloten door de volgende straten: - Boudewijnstraat - Diercxensstraat - Sint-Laureisstraat

4.3. EISEN

4.3.1. Algemene eisen   

    



De verhuisfirma dient de veiligheidsvoorschriften die gelden op de verschillende locaties nauwgezet te respecteren. Er mag enkel via de daarvoor voorziene verhuisramen verhuisd worden, (Den Bell) In het gebouw mag enkel de lift in het vergadercentrum (de toren) gebruikt worden om te verhuizen; de liften in de kantoorruimtes zelf mogen dus niet gebruikt worden om te verhuizen, (Den Bell) Er mag niet verhuisd worden langs het binnenplein, (Den Bell) Alle werknemers van de verhuisfirma respecteren het rookreglement van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen. In de nabijheid van te verhuizen dossierbestanddelen wordt noch gegeten noch gedronken of gerookt. Alle communicatie - zowel interne als externe - aangaande de verhuisoperatie dient te verlopen via de betrokken ambtenaren van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen. Elke werknemer van de verhuisfirma die mee instaat voor de verhuisoperatie, dient in het bezit te zijn van een attest van goed gedrag en zeden. De verhuisfirma dient hier vooraf een bewijs te bezorgen aan het stadsbestuur van Antwerpen. Het betrokken personeel van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen voert toezicht uit op de werkzaamheden. De verhuisfirma (inclusief al haar werknemers) dient eventuele aanwijzingen gegeven door het bevoegde personeel van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen nauwgezet te respecteren.

4.3.2. Eisen t.o.v. het personeel van de dienstverlener  

Elke werknemer die deel uitmaakt van het verhuisproces dient een goede kennis te hebben van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Elke werknemer die deel uitmaakt van het verhuisproces dient een goed onderscheid te kunnen maken tussen verschillende kleuren.

Er mag niet met jobstudenten gewerkt worden.

Bestek 2009/8165

21

4.3.3. eisen vóór de verhuisoperatie (voorbereidingsfase)  In samenspraak met de betrokken ambtenaren van de Stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen (o.a. de interne werkgroep fysieke verhuizing) die de verhuizing begeleiden, stelt de verhuisfirma de nodige verhuisdocumenten op.  Zij bezorgt een globale verhuisplanning (gebaseerd op de door de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen aangeleverde verhuisplanning) waarin een tijdsplanning, de verhuisroutes, een beschrijving van de materialen, benodigdheden en voertuigen die dienen gebruikt worden (met afmetingen), gebouwen en personen staat beschreven. Deze lijst dient niet als limitatief beschouwd te worden. De kosten voor dit draaiboek dienen mee vervat te zitten in de offerteprijs.  De verhuisvolgorde van de verschillende locaties wordt door de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen bepaald, in samenspraak met de verhuisfirma. (zie verhuisplanning) 

Logistieke ondersteuning: de verhuisfirma raamt hoeveel verhuiswagens, chauffeurs en verhuizers nodig zijn om de verhuizing vlot te laten verlopen. De stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen stellen hiervoor een verhuisploeg en verhuiswagens ter beschikking. Indien tijdens de verhuisperiode zou blijken dat deze verhuisploeg onderbemand is, dient de verhuisfirma ad hoc een interventie op te zetten met eigen mensen en middelen. Bij de inschrijving van de aanneming dient hieromtrent een plan van aanpak bijgevoegd te worden, alsook een aparte prijsopgave. De verhuisfirma voorziet eveneens de nodige ladderliften,  De verhuisfirma staat in voor de coördinatie van de hele verhuizing, in samenwerking met de betrokken ambtenaren van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen. Daartoe stelt ze haar expertise ter beschikking, zowel op het organisatorische als het logistieke vlak.  De verhuisfirma organiseert meerdere overlegmomenten met de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen in het kader van het logistieke aspect (de verhuizing zelf) en de communicatie met de buurtbewoners van Den Bell  De stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen zorgen voor de nodige parkeertoelatingen.

4.3.4. eisen tijdens de verhuisoperatie 

In samenwerking met de betrokken ambtenaren van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen staat de verhuisfirma in voor een vlot verloop van de volledige verhuizing (dossiers, ICT-materiaal en restmateriaal), binnen de vastgelegde timing van de verhuisplanning . Zo coördineert de verhuisfirma de interne verhuisploeg tijdens het laden en lossen van de verhuiswagen, het transport tussen de laadadressen en het losadres,



Tijdens de verhuisoperatie organiseert de verhuisfirma de nodige werk- en opvolgingsvergaderingen waarop zowel vertegenwoordigers van de verhuisfirma als van de stad Antwerpen en het OCMW aanwezig zijn. De stad Antwerpen en het OCMW voorzien op elk laad- en losadres een aanspreekpersoon/coördinator. Ook de verhuisfirma vaardigt een aanspreekpunt af dat continu ter beschikking staat. De plaatsing van de dossiers en het ICT-materiaal in Den Bell dient te gebeuren volgens een vooraf uitgewerkt plan/methodiek (waarvan voor ICT de methodiek en de inventaris van ICT materialen door Digipolis worden aangeleverd). De verhuisfirma dient dit plan, in samenspraak met de werkgroep fysieke verhuizing van de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen, op te stellen en strikt toe te zien op de naleving ervan. De verhuisfirma verwerkt de input die Digipolis op dit vlak levert voor de verhuizing van het ICT-materiaal mee in het draaiboek. De verhuisfirma is ervoor verantwoordelijk dat de verhuisdozen op de juiste locatie worden opgehaald en op Den Bell op de juiste werkplek én in de juiste volgorde in de rekken/kasten wordt geplaatst. Het gaat hier dus om een van rek-tot-rek-verhuizing (uitgaande van het vlekkenplan Den Bell en de etikettering van de dozen). De verhuisfirma voorziet hiertoe de passende materialen en benodigdheden.







Bestek 2009/8165

22



  

Tijdens de verhuizing mogen de dozen nooit met meer dan vijf dozen op elkaar gestapeld worden om te vermijden dat de onderste doos (en vooral de inhoud) zou platgedrukt worden. Het werken met rolcontainers met legborden is daarom aangewezen. Geen enkel te verhuizen bestanddeel mag op straat of op een voor het publiek toegankelijke plaats onbewaakt achterblijven. Alle werknemers van de verhuisfirma dienen tijdens de werkzaamheden een opvallende badge te dragen zodat zij makkelijk kunnen herkend worden. De verhuisfirma neemt voorzorgs- en beschermingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat: o alle bestanddelen in hun oorspronkelijke staat terechtkomen in Den Bell, o geen enkel gebouw op welke wijze ook beschadigd geraakt, o geen enkel te verhuizen bestanddeel op straat of op een voor het publiek toegankelijke plaats onbewaakt achterblijft, o alle gebruikte poorten en deuren tijdens het laden en lossen goed afgesloten en bewaakt worden, o nooit gegooid wordt met de te verhuizen bestanddelen, o nooit gestaan wordt op de te verhuizen dossierbestanddelen.

4.3.5 eisen na de verhuisoperatie Na de verhuisoperatie mag van de verhuisfirma geen enkel spoor achterblijven noch op de laadadressen noch op het losadres. Dit impliceert onder meer dat de verhuisfirma al haar verpakkingsmaterialen terug dient mee te nemen .

Antwerpen, 28 januari 2009

Bart Van Tichelen Afdelingschef

Bestek 2009/8165

23

HOOFDSTUK 5: MODELDOCUMENTEN

Bestek 2009/8165

24

Offerteformulier Verhuizing BackOffice stad Antwerpen en OCMW Antwerpen naar “Den Bell” bestek nr 2009/8165 Ik ondergetekende (naam, voornaam) ………………………........................................................................, wonende te .................................………………………………………………………........straat, nr..........,

(of indien het een vennootschap betreft) De ondergetekende vennootschap……………………………………………………................................, nationaliteit: …………………………………………………...……..................hebbende haar maatschappelijke zetel te ……………………...…………....straat, nr.………….……….. vertegenwoordigd door:...................................................................................………………………………………………….. (naam, voornaam en titel),

(of indien het een tijdelijke vereniging betreft waarvan allen hoofdelijk verbonden) De ondergetekende tijdelijke vereniging …………...................................................., nationaliteiten:…………………………………………………...……...............…………………………… woonplaatsen:..................................................…………………………………………………...…………. vertegenwoordigd door:...................................................................................………………………………………………….. (namen, voornamen en titels ),

verbindt/verbinden zich bij deze op mijn/haar roerende en onroerende goederen, overeenkomstig de bepalingen en de voorwaarden zoals omschreven in het bestek nr. 2009/8165 de diensten uit te voeren aan de prijzen door mij(haar) aangegeven op de behoorlijk ingevulde inventaris gevoegd bij onderhavige offerte.

Globaal bedrag in cijfers:………………………………………… Globaal bedrag in letters: ………………………………………… Nummer rekening bij het Bestuur der Postchecks of bij een andere financiële instelling:.........................................................................………………...... BTW-registratienummer :.....................………………….. RSZ-inschrijvingsnummer:......................…………………

Gedaan te.............……………….......,op …………………..........2009 De inschrijver(s) of gevolmachtigden, (handtekeningen)

Bestek 2009/8165

25

Inlichtingen betreffende de inschrijver Tel. nr.: Fax. nr.: E-mail: Contactpersoon:

Bestek 2009/8165

26

Verklaring op eer Verhuizing BackOffice stad Antwerpen en OCMW Antwerpen naar “Den Bell” Ik ondergetekende, (naam + voornaam) wonende te (straat, nummer, gemeente + postnummer) verklaar hierbij op eer dat de vennootschap (benaming en maatschappelijke zetel) zich niet in één van de volgende situaties bevindt: OF verklaar hierbij op eer dat de partners van de tijdelijke vereniging (benaming van de partners en hun maatschappelijke zetel) zich niet in één van de volgende situaties bevinden : 1. bij een vonnis in kracht van gewijsde veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast, 2. bij de beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan 3. niet in orde zijn met de betaling van belastingen in overeenstemming met de Belgische wetgeving of die van het land waar de kandidaat gevestigd is 4. in ernstige mate schuldig zijn aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen 5. zich schuldig gemaakt hebben aan deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het strafwetboek; 6. zich schuldig gemaakt hebben aan omkoping als bedoeld in artikel 246 van het strafwetboek; 7. zich schuldig gemaakt hebben aan fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 8. zich schuldig gemaakt hebben aan witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de aanbestedende overheid, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen te overhandigen. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitinggrond is voor deelneming aan onderhavige opdracht. Gedaan te ........................................, . .................................2009

Vennootschap vertegenwoordigd door … Functie:

Handtekening

Bestek 2009/8165

27

Inventaris Bestek 2009/8165 Verhuizing BackOffice stad Antwerpen en OCMW Antwerpen naar “Den Bell” Forfaitaire prijs Consultancy

FH

1

Coördinatie

FH

1

FH

1

FH

1

Dossierverhuizing met ICT materiaal Opleiding Verhuismateriaal

Eenheidsprijs



dozen

VH

10.000



ladderlift / dag

VH

10



verhuiswagen / dag

VH

10



VH

10



verhuisploeg (4 man +ploegbaas) /dag transpaletten / dag

VH

10



spinnen / dag

VH

20

Uurpijs voor een verhuizer van de inschrijver

VH

80

Totaalprijs

FH: vaste prijs VH: met deze aantallen zal rekening gehouden worden voor de prijsvergelijking van de verschillende inschrijvers.

Gedaan te..............………….……... op…………..........…...2009

de inschrijver(s), (handtekening)

Bestek 2009/8165

28