TOELICHTENDE NOTA BIJ DE GEMEENTERAADSZITTING VAN 24 JUNI 2014. DAGORDE. OPENBARE ZITTING. 1) Budgetwijziging 2/2014. 2) Aankoop notulenbeheersoftware – goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze. 3) Toekenning exclusiviteit voor bepaalde diensten aan het intergemeentelijk samenwerkingsverband Interwaas – uitvoering van ruimtelijke ordeningsopdrachten door het intergemeentelijk samenwerkingsverband Interwaas. 4) Plaatsen openbare verlichting langsheen Abelendreef-Kerkhof. 5) Goedkeuring ontwerpakte overname wegenis verkaveling Bloemisterijhof. 6) Goedkeuring wegentracé private verkaveling Heidewegel. 7) Goedkeuring reglement tot het toekennen van ereburgerschap. 8) Gemeentelijke kinderopvang “Alles Kids”: aanpassingen huishoudelijk reglement. Bespreking. 1. BUDGETWIJZIGING 2/2014. Het betreft een wijziging in de exploitatie in positieve zin voor een bedrag van € 4 310,84 (of € 6 471,46 minder uitgaven en € 2 160,62 minder inkomsten). Deze budgetwijziging werd besproken in de zitting van het college van burgemeester en schepenen van 2 juni 2014. 2. AANKOOP NOTULENBEHEERSOFTWARE - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE. Het college van burgemeester en schepenen wenst over te gaan tot de aankoop van een softwarepakket ‘notulenbeheer’. Ook het OCMW zal in optie worden toegevoegd aan deze offertevraag. Het doel van het notulenbeheersysteem is het automatiseren van volgende taken: decentraal inbrengen en beheren van agendapunten; inbrengen besluiten met de mogelijkheid gebruik te maken van modelbesluiten; beheren van vergaderdata; bijhouden aanwezigen; centraal genereren van de agenda van de ingebrachte agendapunten. Hieronder wordt verstaan het automatisch samenstellen van agenda en het efficiënt aanmaken van notulen, uittreksels en andere rapporten; eenvoudig distribueren van de notulen en dossiers die erop te betrekking hebben via mail en/of website.
Het college van burgemeester en schepenen is van oordeel dat een dergelijk softwarepakket enorme voordelen oplevert, zowel naar tijdsbesteding toe als naar optimalisatie van het beheer van de notulen. 3. TOEKENNING EXCLUSIVITEIT VOOR BEPAALDE DIENSTEN AAN HET INTERGEMEENTELIJK SAMENWERKINGSVERBAND INTERWAAS – UITVOERING VAN RUIMTELIJKE ORDENINGSOPDRACHTEN DOOR HET INTERGEMEENTELIJK SAMENWERKINGSVERBAND INTERWAAS. De toepasselijke regelgeving betreffende dit onderwerp is terug te vinden in de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening, inzonderheid titel II, hoofdstuk 2. Ruimtelijke uitvoeringsplannen. De Vlaamse decreetgever heeft elke gemeente de taak opgelegd om een gemeentelijk ruimtelijk structuurplan vast te stellen, waarbij het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan zich richt naar het Ruimtelijk Structuurplan Vlaanderen en naar het Provinciaal Ruimtelijk Structuurplan van de provincie waarbinnen de gemeente ligt. Op 3 mei 2011 werd het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan van Moerbeke op de gemeenteraad definitief aanvaard. De Deputatie van de Provincieraad keurde het op 8 september 2011 goed mits in acht name van een aantal overwegingen en uitsluitingen. Conform de boven geciteerde Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening is het college van burgemeester en schepenen belast met het opmaken van gemeentelijke ruimtelijke uitvoeringsplannen in uitvoering van het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan. De gemeenteraad heeft op 31 januari 2012, in navolging van het advies van de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (GECORO) van 12 januari 2012, aan het college van burgemeester en schepenen de opdracht gegeven om de nodige maatregelen te nemen om over te gaan tot de opmaak van de ruimtelijke uitvoeringsplannen conform de vastgestelde prioriteitenlijst. Op 23 oktober 2012 paste de gemeenteraad deze prioriteitenlijst, in navolging van het advies van de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (GECORO) van 2 augustus 2012, aan omdat het college van burgemeester en schepenen reeds gestart was met de opmaak van 2 ruimtelijke uitvoeringsplannen, met name het RUP zonevreemde bedrijven en het RUP zonevreemde woningen en bijgebouwen. 1. Site suikerfabriek; 2. Zonevreemde bedrijven (met en zonder planologisch attest), woningen en bijgebouwen; 3. Tuinbouwbedrijven; 4. Zonevreemde sport en recreatie. 5. Horecacluster Eksaardedam-Meersdael. Voor de uitvoering van al deze ruimtelijke ordeningsopdrachten, zijn er 2 mogelijkheden: 1. Uitbesteden aan derden via een procedure in toepassing van de Wetgeving Overheidsopdrachten. => dit is tot heden steeds de procedure geweest !
2. Beroep doen op Interwaas, het Intergemeentelijk samenwerkingsverband Land van Waas, op basis van het principe van de exclusieve wederzijdse dienstverlening, Dit laatste komt er op neer dat de gemeente er zich toe verbindt een bepaalde (soort) dienstverlening hetzij enkel toe te vertrouwen aan de intercommunale, hetzij zelf uit te voeren. De gemeente ziet er met andere woorden uitdrukkelijk van af om op anderen een beroep te doen voor de vervulling van de opdracht. Anderzijds verbindt de intercommunale er zich toe om haar dienstverlening enkel te verrichten voor de deelnemende gemeenten en niet voor andere organisaties (privé of publiek). Voorwaarde hiervoor is dat de mogelijkheid van exclusiviteit uitdrukkelijk moet voorzien zijn in de statuten van de intercommunale, wat in casu het geval is. De gemeente dient zich met een gemeenteraadsbeslissing uit te spreken voor een dergelijke exclusiviteit. Het is logisch dat dergelijke activiteiten worden uitgegeven aan een intergemeentelijk samenwerkingsverband dat (ondermeer) voor dat doel is opgericht. Interwaas heeft streekontwikkeling als doel en heeft de exclusieve dienstverlening in de statuten ingeschreven. Het Intergemeentelijk samenwerkingsverband Land van Waas is immers opgericht door en voor de gemeenten van het Waasland en is als het ware een verlengstuk van de gemeente. Dit is overigens het uitgangspunt van het decreet op de intergemeentelijk samenwerking. Het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband Land van Waas is een dienstverlenende intercommunale ten behoeve van de aangesloten gemeenten. Statutair is voorzien: De gemeenten kunnen bepaalde diensten bij beslissing van hun gemeenteraden exclusief aan de dienstverlenende vereniging toevertrouwen, in welk geval, behoudens de vrijheid voor de gemeenten om deze dienstverlening in eigen beheer te ontwikkelen, zij zich onthouden voor dergelijke diensten een beroep op derden te doen. De vereniging van haar kant zal dergelijke dienstverlening uitsluitend aan de deelnemende gemeenten kunnen verstrekken. De kosten verbonden aan de exclusieve dienstverlening worden verrekend aan de deelnemende gemeenten op basis van het kostendelend principe. (art. 1). De doelstellingen van het Intergemeentelijk samenwerkingsverband Land van Waas wordt omschreven in art. 3 van de statuten: De vereniging heeft de streekontwikkeling in de bij haar aangesloten gemeenten van het Waasland tot doel en oefent daartoe activiteiten uit in de economische en sociale beleidsdomeinen, met name: (…) 2 het verstrekken van diensten aan de aangesloten gemeenten ter ondersteuning van de gemeentelijke dienstverlening en taken.
De vereniging behartigt in het algemeen de intergemeentelijke Wase belangen door het formuleren van gemeenschappelijke stellingen en het stimuleren van gemeenschappelijke acties. De Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening bepaalt dat sommige ruimtelijke ordeningsopdrachten, met name de opmaak van ruimtelijke structuurplannen en ruimtelijke uitvoeringsplannen, dient te gebeuren door een erkend ruimtelijk planner. De directeur van Interwaas, Bart Casier, is erkend ruimtelijk planner (postgraduaat licentie stedenbouw en ruimtelijke ordening). De directeur van Interwaas, Bart Casier, heeft ervaring met BPA’s en RUP’s en werd in het register van ruimtelijke planners van het Vlaamse gewest opgenomen op 5 april 2007, 5 april 2010 en 5 april 2013 (driejaarlijkse heropname). Sinds het voorjaar van 2010 zijn Georgie Wauters en Vera De Martelaere als voltijds ruimtelijk planner actief binnen Interwaas. Georgie Wauters werd in het register van ruimtelijke planners van het Vlaamse gewest opgenomen op 26 februari 2009 en 26 februari 2012. Vera De Martelaere werd in het register van ruimtelijke planners van het Vlaamse gewest opgenomen op 6 januari 2009 en 6 januari 2012. Een dienstverlenend intergemeentelijk samenwerkingsverband werkt voor de dienstverlening aan de gemeenten op basis van het kostendelend principe. In overleg wordt voorgesteld om voorafgaand aan de uitvoering van een ruimtelijke ordeningsopdracht de kosten te berekenen op basis van een inschatting van de tijd die nodig is om een opdracht uit te voeren. Voorafgaand aan de uitvoering zal per ruimtelijke ordeningsopdracht in een overeenkomst de opdracht nader worden omschreven en de kostprijs worden vastgelegd. Deze overeenkomsten worden voor de gemeente voorgelegd aan het College van burgemeester en schepenen en voor Interwaas aan het Directiecomité. Momenteel voert Interwaas reeds ruimtelijke ordeningsopdrachten (grotendeels de opmaak van ruimtelijke uitvoeringsplannen (RUP’s), maar ook masterplannen en inrichtingsstudies) uit voor Sint-Niklaas, Beveren, Sint-Gillis-Waas, Temse, Waasmunster en Kruibeke. Bij de andere Wase gemeenten werd gepeild naar hun interesse in deze dienstverlening. Gezien de interesse van meerdere gemeenten biedt het werken met Interwaas naast de technische kwaliteiten in de uitvoering van de specifieke opdrachten, nog een aantal bijkomende voordelen: Schaalvoordeel: door voor meerdere gemeenten opdrachten uit te voeren ontstaat een schaalvoordeel op Waas niveau. Het schaalvoordeel bestaat zowel op het kwalitatieve als op het niveau van de kostprijs. Uniformiteit: er kan in overleg met de gemeenten gestreefd worden naar een zekere continuïteit in de uitvoering van Wase ruimtelijke ordeningsopdrachten. Door niet telkens andere ontwerpers te hebben (indien uitbesteed) ontstaat een continuïteit en wordt met de jaren een constant en hoog kwaliteitsniveau bekomen.
Door intergemeentelijk overleg kan een globale Wase werkwijze worden afgesproken bij de aanpak van bepaalde opdrachten of problemen. Een zekere eenvormigheid op Waas niveau is een pluspunt. Een vaste partner in de uitvoering van ruimtelijke ordeningsopdrachten vergemakkelijkt de besprekingen met de hogere besturen, waarmee Interwaas zowel op ambtelijk als op beleidsniveau een goede samenwerking heeft uitgebouwd. Interwaas is een deel van de Wase gemeenten: contacten met, opvolging van opdrachten en controle over de opdrachten en de vereniging zelf gebeuren op de meest directe manier. Beleidsvoerders en ambtenaren kunnen aldus van dichtbij de uitvoering sturen en opvolgen. Volledigheidshalve kan nog worden aangegeven dat de decretaal vastgelegde procedures niet wijzigen door deze samenwerking. De Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening stelt voor de opmaak van ruimtelijke structuurplannen en ruimtelijke uitvoeringsplannen een formele procedure voorop. De gemeenteraad moet een ontwerp ruimtelijk structuurplan en ontwerp ruimtelijk uitvoeringsplan voorlopig vaststellen en na einde van het openbaar onderzoek het definitieve ruimtelijk structuurplan en definitieve ruimtelijk uitvoeringsplan definitief vaststellen. Gelet op de toetreding van de gemeente tot Interwaas stelt het college van burgemeester en schepenen voor om het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband Land van Waas (Interwaas) te gelasten met de uitvoering van ruimtelijke ordeningsopdrachten, en dit voor de duur van de huidige legislatuur. Voorafgaand aan de uitvoering zal per ruimtelijke ordeningsopdracht een overeenkomst tussen Interwaas en het college van burgemeester en schepenen worden afgesloten houdende de nadere omschrijving van de opdracht en de vergoeding op basis van het kostendelend principe. 4.PLAATSEN VAN OPENBARE VERLICHTING LANGSHEEN ABELENDREEF KERKHOF. Het college van burgemeester en schepenen heeft aan de intercommunale IMEWO een offerte gevraagd voor het plaatsen van openbare verlichting langs de Abelendreef ter hoogte van het kerkhof. IMEWO stelt voor om 3 lichtpunten te plaatsen van het type Luma met LEDverlichting ten bedrage van € 3.432,14 (incl. 21% btw) plaatsing en aansluiting inbegrepen. De aanleg van het net valt – zoals gebruikelijk - ten laste van IMEWO. 5.GOEDKEURING ONTWERPAKTE OVERNAME WEGENIS VERKAVELING BLOEMISTERIJHOF. De verkaveling “Heidestraat-Dorpvaart” thans Bloemisterijhof genaamd, werd ontwikkeld door HUYSMAN PROMOTIES en HUYSMAN BOUW, Stationsstraat 83, 9900 Eeklo, samen met de heer Stefaan GOOSSENS, Walderdonk 29C, 9185 Wachtebeke. De wegenis van deze verkaveling is volledig aangelegd en de werken werden definitief opgeleverd.
De gemeente wenst heden over te gaan tot de kosteloze overname van de openbare wegenis in deze verkaveling. De wegenis heeft een oppervlakte van 3.666 m² volgens kadaster en volgens plan van opmeting opgemaakt door Gezworen landmeter Danny Demoor, Lourdesstraat 53A, 9041 Oostakker en is ten kadaster gekend onder sectie H, H, nr. 807/F. Aan de gemeenteraad wordt – ter goedkeuring – het ontwerp van akte voor de kosteloze overdracht van de wegenis voorgelegd. 6.GOEDKEURING WEGENTRACE PRIVATE VERKAVELING HEIDEWEGEL.
De heer Cornelis Van Aert, Matthijsstraat 24, 4576 CP Koewacht, Nederland, heeft een verkavelingsaanvraag ingediend voor 6 loten gelegen te Heidewegel nr. 38. Deze verkavelingsaanvraag omvat de aanleg van nieuwe wegenis. Alvorens het college van burgemeester en schepenen over de verkavelingsaanvraag kan beslissen, dient de gemeenteraad een besluit over de zaak van de wegen te nemen. Tijdens het openbaar onderzoek werden 2 bezwaren geuit. Deze bezwaren hebben geen betrekking op de wegenis. Kan de gemeenteraad het huidig wegentracé goedkeuren op voorwaarde dat: 1) de wegen voorzien worden van de volgende uitrusting: -
Voetpaden; Gescheiden riolering waarop alle percelen worden aangesloten (dus geen afwatering naar de gracht); - Openbare verlichting 2) alle werken tot uitrusting van de aan te leggen straten en de reservering van de grond voor de groene ruimten, openbare gebouwen en openbare nutsvoorzieningen zullen uitgevoerd worden op kosten van de aanvrager. 3) vooraleer de vergunning kan afgeleverd worden, de aanvrager zich dient te verbinden om de eigendom van de in aanvraag aangegeven openbare wegen, aanhorigheden en nutsvoorzieningen, evenals de gronden waarop ze aangelegd worden, vrij en onbelast, en zonder kosten voor de gemeente, om niet af te staan bij de voorlopige oplevering der werken. Zij zullen worden opgenomen in het openbaar domein. 7.GOEDKEURING REGLEMENT TOT HET TOEKENNEN VAN EREBURGERSCHAP. In tal van steden en gemeenten bestaat een ereburgerschap, waardoor de lokale besturen de mogelijkheid geboden wordt om verdienstelijke personen op een waardige manier te huldigen. Het college van burgemeester en schepenen stelt voor om ook in Moerbeke een dergelijk reglement vast te stellen. 8. GEMEENTELIJKE KINDEROPVANG “ALLES KIDS”: AANPASSINGEN HUISHOUDELIJK REGLEMENT.
Omdat er bijna geen kinderen komen naar de opvang in het eerste en laatste kwartier, wenst het college van burgemeester en schepenen de openingsuren van de gemeentelijke kinderopvang aan te passen. Bij telling van de scans stellen we vast dat er tijdens het eerste en het laatste kwartier maximum 6 kinderen aanwezig zijn. Gemiddeld zijn er het zelfs maar 3. Dat is te weinig om een personeelslid voor in te zetten. Door de latere opening en de vroegere sluiting kunnen de personeelsleden ingezet worden op drukkere momenten. Hiertoe dient het huishoudelijk reglement, punt 9 ‘Openingsdagen en –uren’ te worden aangepast. Het Lokaal Overleg Kinderopvang (LOK) verleende daartoe gunstig advies op 12 juni 2014. Punt 9: Openingsdagen en –uren luidt dan als volgt: Schooldagen: voorschools van 6u45 tot 8u00, naschools van 15u30 tot 18u15 Vakantiedagen en schoolvrije dagen van 6u45 tot 18u15 8. TOEGEVOEGD PUNT DOOR RAADSLID KOEN MERTENS (OPEN VLD): GOEDKEUREN VOORWAARDEN INVESTERINGSSUBSIDIE ENERGIEZUINIGE EN MILIEUVRIENDELIJKE VERLICHTING SPORTTERREINEN. In het budget voor 2014 werd een bedrag van 50.000 EUR voorzien ter subsidiëring van het plaatsen van energiezuinige en milieuvriendelijke verlichting van de sportterreinen. Deze investering is te verantwoorden omdat de energiekosten door de gemeente worden betaald. Door het plaatsen van LED-verlichting zou deze factuur drastisch kunnen worden verlaagd. Ook is het aangewezen dat de gemeente vooral investeert in de jeugdwerking en dus vooral de garanties krijgt dat de subsidies ten goede komen van de jeugdwerking. Daarom is het aangewezen om aan de investeringssubsidie aan KFC Moerbeke (die de terreinen voornamelijk gebruikt) voorwaarden te koppelen, met name: 1. De subsidie is een éénmalige investeringssubsidie. De subsidie bedraagt maximaal 50.000 EUR. Deze subsidie wordt toegekend om een besparing op de elektriciteitsfactuur (die door de gemeente wordt betaald) te realiseren. 2. De vereniging kan slechts voor 85 % van het investeringsbedrag (inclusief BTW) gesubsidieerd worden, met een maximum van 50.000 EUR. 3. De subsidie kan enkel worden verleend voor de installatie van energiezuinige verlichting op de sportterreinen (terreinen A, B, C en D). Onder energiezuinige verlichting wordt verstaan: a. LED-verlichting b. Dimbaar in twee standen c. Mogelijkheid om een half terrein te verlichten
d. Huidige verlichting moet worden weggehaald 4. De uitbetaling van de investeringssubsidie verloopt als volgt: a. Een eerste schijf van 60 % wordt na ondertekening van het subsidiebesluit betaald. b. Het saldo van 40 % wordt uitbetaald nadat de administratie heeft vastgesteld dat de subsidie werd aangewend voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend. Dit moet blijken uit de verantwoordingsstukken die aan de administratie worden bezorgd. c. Het financieel verslag dient, samen met alle verantwoordingstukken en de eventueel vereiste attesten, te worden ingediend uiterlijk 1 jaar na de toezegging van de subsidie (behalve in geval van overmacht). De financiële verantwoordingstukken moeten op naam van de begunstigde van de subsidie staan. 5. Er mogen aan door de gemeente erkende verenigingen die de sportterreinen gebruiken geen extra kosten worden aangerekend voor gebruik van de verlichting. 6. Bij niet uitvoering van het project wordt de subsidie teruggevorderd. Indien de bewezen kosten lager zijn dan de toegekende subsidie, wordt het overschot teruggevorderd. 7. Afgezien van eventuele rechtsvervolging kunnen misbruiken of het niet of slechts gedeeltelijk voldoen aan de in dit reglement gestelde voorwaarden, aanleiding geven tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie. 8. Bij de uitvoering van de gesubsidieerde infrastructuurwerken wordt de steun van de gemeente Moerbeke vermeld door middel van een reclamebord dat gedurende 5 jaren zichtbaar rond het hoofdterrein moet aanwezig zijn. De vereniging is gehouden aan het gebruik van het standaardlogo en de bijhorende tekst/baselines, zoals door het gemeentebestuur vastgesteld. 9. Dit reglement heeft uitwerking met ingang van 24/06/2014.
