Zitting van de gemeenteraad van 27 mei 2013 TOELICHTENDE NOTA
1 Goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering. De notulen van de vergadering van 29 april 2013 worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. De notulen werden in ontwerp per mail overgemaakt aan de raadsleden en liggen eveneens ter inzage in overeenkomst met de wettelijke bepalingen. Zie notulenboek
2 Kennisgeving van de geldigverklaring van de verkiezing van de effectieve leden en hun opvolgers voor de politieraad. Bij schrijven van 2 mei 2013 deelt de Gouverneur het besluit van de deputatie van de provincieraad van West-Vlaanderen van 2 mei 2013 mee, waarbij de verkiezing van de effectieve leden en hun opvolgers van onze gemeente voor de politieraad van de politiezone Regio Tielt geldig wordt verklaard. Zie dossier Voorstel van beslissing: kennisname van het besluit van de Deputatie van 2 mei 2013. 3 Financiën – jaarrekening voor het dienstjaar 2012. a) Toelichting bij de inhoud van het financiële verslag b) Vaststellen van de jaarrekening - Gemeenterekening - balans- en resultatenrekening De jaarrekening van de gemeente voor het dienstjaar 2012 wordt aan de gemeenteraad voorgelegd. De gemeenterekening dienstjaar 2012 en de balans- en resultatenrekening dienstjaar 2012 werd samen met de dagorde overgemaakt aan de raadsleden. De gemeenterekening 2012 sluit af: 1. Begrotingsrekening 2012 a. Begrotingsresultaat (met inbegrip van de vastgelegde uitgaven) Gewone dienst : + 2.373.561,52 Buitengewone dienst : + 242,51 b. Boekhoudkundig resultaat (met inbegrip van de aangerekende uitgaven) Gewone dienst : + 2.590.322,23
Buitengewone dienst : 2. Jaarrekening 2012 a. Balans : activa passiva : saldo
: :
b. Resultatenrekening: exploitatieboni : + uitzonderlijk mali : boni van het dienstjaar: +
+
3.617.312,67
44.124.397,00 44.124.397,00 0,00
853.113,00 49.505,00 803.608,00
Voorstel beslissing : Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de jaarrekening voor het dienstjaar 2012 goed te keuren. 4 Psilon – goedkeuring agenda en vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van dinsdag 18 juni 2003 te Kortrijk. Krachtens artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking moet het mandaat van de vertegenwoordiger van de gemeente in de algemene vergadering van de intercommunales, waarbij de gemeente aangesloten is, concreet worden ingevuld. Dit houdt in dat de agenda van de jaarvergadering van de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen van dinsdag 18 juni 2013 ter bespreking aan de gemeenteraadsleden dient voorgelegd te worden. Bij aangetekend schrijven van 26 april 2013 werd de gemeente opgeroepen om deel te nemen aan de jaarvergadering van Psilon, de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen, van dinsdag 18 juni 2013 om 19u00 in de aula van het crematorium Uitzicht, ambassadeur Baertlaan 5 te Kortrijk met volgende agenda: 1. Verslag over de activiteiten in 2012 a. Verslag van de raad van bestuur b. Verslag van de commissaris 2. Goedkeuring van de jaarrekening per 31/12/2012 3. Kwijting van bestuurders en commissaris-revisor 4. Kennisname Evaluatierapport 2007-2012. 5. Aanstelling bestuurder namens gemeente Vleteren 6. Vaststellen bedrag presentievergoedingen. De gemeenteraad bepaalt zijn standpunt en de wijze waarop de vertegenwoordiger dienovereenkomstig handelt op de algemene gewone vergadering. Oproep en nadere toelichting bij de agenda zijn terug te vinden in het dossier.
Voorstel van beslissing : Aan de raad wordt gevraagd goedkeuring te verlenen aan de agenda van de jaarvergadering van dinsdag 18 juni 2013 en het standpunt en wijze waarop de vertegenwoordiger dienovereenkomstig handelt te bepalen voor de gewone algemene vergadering van de Intergemeentelijke Vereniging Psilon. 5 Psilon – aanstelling van een vertegenwoordiger en plaatsvervanger voor de gewone algemene vergadering van dinsdag 18 juni 2013 te Kortrijk. De raad dient een vertegenwoordiger van de gemeente aan te duiden voor de jaarvergadering van de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen van dinsdag 18 juni 2013. Krachtens artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking wordt de vertegenwoordiger rechtstreeks aangewezen door de gemeenteraad uit haar leden en dient de benoemingsprocedure voor elke algemene vergadering herhaald te worden. Bij aangetekend schrijven van 26 april 2013 werd de gemeente opgeroepen om deel te nemen aan de jaarvergadering van de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen van 18 juni 2013 te Kortrijk. De gemeenteraad dient in openbare vergadering en bij geheime stemming over te gaan tot voordracht van een vertegenwoordiger en een plaatsvervangend vertegenwoordiger voor de jaarvergadering. Voorstel van beslissing : De raad wordt gevraagd een vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger aan te duiden voor de jaarvergadering van de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen van dinsdag 18 juni 2013 te Kortrijk. 6 Gaselwest – goedkeuring agenda en vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van vrijdag 21 juni 2013 te Ieper. Krachtens artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking moet het mandaat van de vertegenwoordiger van de gemeente in de algemene vergadering van de intercommunales, waarbij de gemeente aangesloten is, concreet worden ingevuld. Dit houdt in dat de agenda van de algemene vergadering van Gaselwest van vrijdag 21 juni 2013 ter bespreking aan de gemeenteraadsleden dient voorgelegd te worden. De gemeente werd opgeroepen om deel te nemen aan de zitting van de algemene vergadering van de aandeelhouders van Gaselwest op vrijdag 21 juni 2013 om 11 uur in CC Het Perron, Fochlaan 1, 8900 Ieper, met volgende agenda : 1.
Verslagen van de Raad van Bestuur, van het College van Commissarissen en van de Commissaris over het boekjaar 2012
3.
4. 5. 6.
Goedkeuring van de jaarrekening afgesloten op 31 december 2012 (balans, resultatenrekening, winstverdeling, boekhoudkundige besluiten en waarderingsregels) Kwijting te geven afzonderlijk aan de bestuurders, de commissarissen en aan de commissaris met betrekking tot het boekjaar 2012. Statutaire benoemingen Statutaire mededelingen
De gemeenteraad bepaalt zijn standpunt en de wijze waarop de vertegenwoordiger dienovereenkomstig handelt op de algemene vergadering. Oproep en nadere toelichting bij de agendapunten zijn te vinden in het dossier dat ter inzage ligt voor de raadsleden. Op dinsdag 14 mei 2012 ging in Tielt een informatievergadering door waarop alle gemeenteraadsleden werden uitgenodigd. Hier werd meer uitleg verstrekt omtrent de werking en toekomstvisie van de distributienetbeheerder. Voorstel van beslissing : De raad wordt gevraagd de agenda van de jaarlijkse algemene vergadering van Gaselwest goed te keuren en het standpunt te bepalen van de vertegenwoordiger. 7 Figga – goedkeuring agenda en vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van vrijdag 21 juni 2003 te Ieper. Krachtens artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking moet het mandaat van de vertegenwoordiger van de gemeente in de algemene vergadering van de intercommunales, waarbij de gemeente aangesloten is, concreet worden ingevuld. Dit houdt in dat de agenda van de jaarlijkse algemene vergadering van Figga van vrijdag 21 juni 2013 ter bespreking aan de gemeenteraadsleden dient voorgelegd te worden. Bij aangetekend schrijven van 6 mei 2013 werd de gemeente opgeroepen om deel te nemen aan de zitting van de algemene vergadering van Figga op vrijdag 21 juni 2013 om 10.00 uur in ’t Perron, Fochlaan 3 te 8900 Ieper met als agenda : 1. Evaluatierapport 2. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2012. 3. Goedkeuring van de jaarrekening 2012 (balans, resultatenrekening, winstverdeling en toelichting) 4. Verslag van de commissaris 5. Kwijting van de bestuurders 6. Kwijting van de commissaris 7. Verslaggeving van het toezichtscomité van de vereniging in deelneming 8. Statutaire benoemingen en mededelingen De gemeenteraad bepaalt zijn standpunt en de wijze waarop de vertegenwoordiger dienovereenkomstig handelt op de algemene vergadering.
Oproep tot algemene vergadering en toelichting van de agendapunten zijn te vinden in het dossier welke ter inzage ligt van de raadsleden. Op dinsdag 14 mei 2012 ging in Tielt een informatievergadering door waarop alle gemeenteraadsleden werden uitgenodigd. Hier werd in een twee uur durende uiteenzetting meer uitleg verstrekt omtrent de werking en beheer van de Financieringsvereniging FIGGA. De balans- en resultatenrekening 2012 werd eveneens toegelicht Voorstel van beslissing : De raad wordt gevraagd de agenda van de jaarlijkse algemene vergadering van FIGGA goed te keuren en het standpunt te bepalen van de vertegenwoordiger 8 Figga – aanstelling van een vertegenwoordiger en plaatsvervanger voor de gewone algemene vergadering van vrijdag 21 juni 2013 te Ieper
Artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat de vertegenwoordigers van de vennootgemeenten voor de algemene vergadering door de gemeenteraden rechtstreeks uit hun leden worden aangewezen. Bij aangetekend schrijven van6 mei 2013 werd de gemeente opgeroepen om deel te nemen aan de zitting van de jaarlijkse algemene vergadering van Figga op vrijdag 21 juni 2013 in ’t Perron, Fochlaan 3 te 8900 Ieper. De gemeenteraad dient in openbare vergadering en bij geheime stemming over te gaan tot de voordracht van een vertegenwoordiger en een plaatsvervangend vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van Figga van 21 juni 2013. Voorstel van beslissing : De raad wordt gevraagd een vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger aan te duiden voor de algemene vergadering van vrijdag 21 juni 2013 te Ieper. 9 Brandweer – openverklaring van een betrekking van sergeant-majoor. Gezien de bevordering van de heer Thierry Defour tot adjudant bij de gemeentelijke vrijwillige brandweer, dient met het oog op de verdere goede werking van deze dienst overgegaan te worden tot het aanstellen van nieuwe sergeant-majoor. Overeenkomstig artikel 19 van het organiek reglement van de vrijwillige brandweer kan deze betrekking ingevuld worden via bevordering. Artikel 19 vermeld: “Tot de graad van sergeant-majoor kunnen enkel worden bevorderd de leden met de graad van sergeant en houder van het brevet van sergeant of een gelijkgesteld brevet”.
Vooraleer te kunnen overgaan tot deze bevordering dient de betrekking van sergeant-majoor bij de gemeentelijke vrijwillige brandweer open verklaard te worden. Het is aan de gemeenteraad deze betrekking open te verklaren. Voorstel van beslissing : Goedkeuring te verlenen aan de openverklaring van de betrekking van sergeantmajoor bij de gemeentelijke vrijwillige brandweer.
10 Patrimonium - bouwen van jeugdlokalen en polyvalente ruimte - perceel 3 elektriciteit - goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze In vergadering van het schepencollege van 3 maart 2010 werd de studieopdracht voor het ontwerpen van jeugdlokalen met een polyvalente ruimte op het sportpark te Pittem gegund aan GC Architecten, Veldstraat 11 te 8760 Meulebeke. Het bevel van aanvang van de ruwbouwwerken werd gegeven op 18 februari 2013. Momenteel is de aannemer ruwbouwwerken gestart met de montage van de betonstructuur. Normaliter zullen de ruwbouwwerken voltooid zijn tegen het bouwverlof van 2013. Het is dan ook aangewezen om onmiddellijk hierop volgend over te gaan tot de uitvoering van de nodige elektriciteitswerken in de jeugdlokalen en de polyvalente ruimte. Door Architectenbureau GC Architecten werd het nodig bestek en plan opgemaakt voor het uitvoeren van de deze werken. De werken omvatten het plaatsen van alle elektrische leidingen met de nodige schakel en verdeelborden voor laagspanning. Het leveren en plaatsen van de nodige verlichtingstoestellen en veiligheidsverlichting. Het plaatsen van de kabels voor communicatie, telefonie , radio en TV-distributie en bekabeling en luidsprekers voor geluidsinstallatie in de polyvalente zaal. Beide gebouwen worden ook uitgerust met een toegangscontrolesysteem en een brand- en inbraaksysteem. De uitvoeringstermijn voor deze werken is bepaald op 50 werkdagen. De werken worden geraamd op € 300.511,50, exclusief btw. De werken zullen toegewezen worden na openbare aanbesteding. Voorstel beslissing: Aan de raad wordt de goedkeuring gevraagd van het bestek en de gunningswijze voor het bouwen van jeugdlokalen met polyvalente ruimte – perceel 3 : elektriciteit.
11 Patrimonium - bouwen van jeugdlokalen en polyvalente ruimte - perceel 4 – sanitair, verwarming en ventilatie - goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze In vergadering van het schepencollege van 3 maart 2010 werd de studieopdracht voor het ontwerpen van jeugdlokalen met een polyvalente ruimte op het sportpark te Pittem gegund aan GC Architecten, Veldstraat 11 te 8760 Meulebeke. Zoals vermeld bij het vorig punt zijn de ruwbouwwerken gestart op 18 februari jl. en wordt de voltooiing ervan verwacht tegen het bouwverlof van dit jaar. Onmiddellijk hierop volgend kan gestart worden met het sanitair, de verwarming en ventilatie in beide gebouwen. Architectenbureau GC Architecten uit Meulebeke heeft het nodig bestek en plan opgemaakt voor het uitvoeren van de deze werken. De werken omvatten het aansluiting van beide gebouwen op het openbaar drinkwaternet. Het leveren en plaatsen van pompen en sturingen voor het gebruik van regenwater in de sanitaire installatie. Leveren en plaatsen van alle sanitaire leidingen en toestellen zoals boilers, kranen, waterclosets, urinoirs, wastafels, douche enz. Ook wordt buiten een drinkfontein voorzien aan de jeugdlokalen. Alle leidingen voor het warm water worden geïsoleerd. Beide gebouwen worden uitgerust met condenserende gaswandketels. Hiervoor worden ook alle nodige leidingen voorzien voor het aansluiten ervan op het aardgasnet. Aan de inkomdeur van de polyvalente zaal wordt een warmluchtgordijn geïnstalleerd. De grote polyvalente zaal wordt verwarmd via een luchtgroep uitgerust met warmterecuperatie. In alle andere lokalen worden er plaatstalen radiatoren voorzien met een voldoende wattage om een vlugge opwarming te garanderen. Conform de wetgeving worden beide gebouwen uitgerust met een ventilatiesysteem De bediening van zowel verlichting, verwarming en ventilatie is gekoppeld aan het toegangscontrolesysteem. De volledige installatie schakelt automatisch in bij het betreden van het bouw en schakelt zich automatisch uit bij het verlaten van het gebouw. Dit systeem zal een positieve invloed hebben op het energieverbruik van zowel de polyvalente zaal als de jeugdlokalen. Ook worden de nodige brandbestrijdingsmiddelen voorzien zoals poederblussers, draagbare CO2 blussers en blusdekens. Voor deze werken is een uitvoeringstermijn voorzien van 60 werkdagen en worden de kosten geraamd op 527.960,65 euro, exclusief btw. Ook deze werken zullen gegund worden openbare aanbesteding.
Voorstel beslissing: Aan de raad wordt de goedkeuring gevraagd van het bestek en de gunningswijze voor het bouwen van jeugdlokalen met polyvalente ruimte – perceel 4 : sanitair, verwarming en ventilatie.
Pittem, 15 mei 2013. De gemeentesecretaris, Geert Mahieu
De burgemeester-voorzitter, Ivan Delaere.
