Stagnerende projecten als gevolg van ineffectieve communicatie veroorzaakt door teveel projecten en communicatie.
Food for the Brain Act2Vision.nl
1
Food for the Brain Act2Vision.nl
2
Project & communicatie Obesitas Wat is het Overgewicht als gevolg van een teveel aan (te grote) projecten en de daarmee samenhangende overvloed aan communicatie. Een essentieel element van projecten is communicatie. Veel projecten vraagt om veel communicatie. Te veel projecten leidt tot te veel communicatie en belemmerd juist de voortgang.
Wat zijn de oorzaken Mensen werken een meerdere projecten tegelijkertijd, waardoor er weinig beschikbare tijd is om afspraken te boeken Organisatieprioriteiten zijn er niet of nauwelijks en worden onvoldoende afgestemd Activiteiten worden niet afgestemd op de organisatie prioriteiten
Wat kun je er aan doen Afslanken, je moet op project dieet. Je moet de bedrijfsprioriteiten bepalen (wat wel, wat niet) Kleinere delen (niet teveel, alleen wat nodig is); kleinere projecten
Hoe werkt het (niet) Bij 1-op-1 communicatie tussen twee personen is er één communicatiekanaal, namelijk direct. Bij drie personen zijn er al drie kanalen; bij vier personen al 6. Je kunt je voorstellen wat het effect is als mensen werken aan meerdere projecten.
hebben bewezen meer kans van slagen
Meten van je resultaten, voortgang monitoren; bij uitblijven resultaat bijsturen (dieet aanpassen)
Time Management. Afslanken vraagt om discipline. Vraag externe hulp, wanneer je hier zelf moeite mee hebt.
Als mensen niet beschikbaar zijn loopt een project vertraging op. En niets doen zit niet in de aard van mensen; men gaat op zoek naar “nieuwe” taken die het communicatie-systeem nog verder belasten.
Wat is het resultaat
Wat zijn de symptomen De agenda’s zitten vol Dezelfde mensen op verschillende vergaderingen loop je soms dagelijks tegen het lijf Tegenwerken van projecten in plaats van samenwerken “we hebben te weinig mensen” Trekken aan dezelfde resources Projecten lopen uit, overschrijden budget, voldoen niet aan verwachtingen.
Je raakt het projectovergewicht kwijt. Je organisatie wordt fitter en daarmee beweeglijker. De flexibiliteit neemt toe en project komen af. De organisatie voelt zich trots op, en verbonden met de resultaten. En ja, een betere organisatie conditie heeft een gunstig effect op ziekteverzuim, projectkostenontwikkeling en de hoeveelheid werk die er kan worden verzet.
Wat moet je niet doen Meer mensen. Dit belast het communicatie-systeem nog meer. Nieuwe taken opnemen als je moet wachten. Dit verkleint je agenda-bewegingsvrijheid.
Food for the Brain Act2Vision.nl
3
Waarom projectverwachtingen niet worden waargemaakt. Projectfalen, oorzaken: • • •
50% van alle projecten heeft te maken met: • Functionele issues • Vertragingen 50% meer kans op mislukking bij projecten >€800.000 ten opzichte van <€250.000 25% meer kans op budgetoverschrijding bij projecten >€250.000
Source: Gartner (1 june 2012)
(In)effectieve projectcommunicatie:
Projectfalen, grote projecten >€12M • • • •
7% worden te laat opgeleverd 17% bedreigen het bestaansrecht van de organisatie 45% overschrijden budget. 56% leveren minder dan beloofd was.
• >30% van de projecten voldoet niet aan verwachting, veroorzaakt door ineffectieve communicatie. • >50% van het projectsucces is gerelateerd een effectieve communicatie • “High-performing organisatie (>80% van projecten op tijd, binnen budget, voldaan aan verwachtingen = On Time In Full) gebruiken twee keer zo vaak communicatie plannen bij projecten ten opzichte van organisaties (<60% projecten OTIF)
Source : McKinsey & Company in conjunction with the University of Oxford (2012)
Food for the Brain Act2Vision.nl
Source: Project Management Institute (PMI) (May 2013)
4
Project communicatie “projects are about communication, communication, communication.” Elenbass, B. (2000). “Staging a Project – Are You Setting Your Project Up for Success?”, Proceedings of the Project Management Institute Annual Seminars & Symposiums, September 7 – 16, 2000, Houston, TX.
“If a project manager wants to fail, operate in a vacuum” “The Eight Keys to Project Management Failure”, (2003)
Food for the Brain Act2Vision.nl
5
Er schijnt licht aan de horizon 1.
Management Ondersteuning: Dit is de Nr. 1 factor voor falende projecten. Een gebrek aan Management ondersteuning brengt projecten in de gevarenzone. Positieve managementondersteuning beinvloed het projectresultaat op een positieve manier.
2.
Gebruikers betrokkenheid: Betrokkenheid van gebruikers (of juist het gebrek aan betrokkenheid) was traditioneel de Nr. 1 voor falende projecten. Hoewel nu naar een dubieuze Nr. 2, het belang blijft onverminderd groot. Als reden wordt aangegeven dat professionals beter in staat zijn om problemen te onderkennen, aan te
pakken en op te lossen. 3.
Ervaren Project Manager: gesteld wordt dat 97% van de succesvolle projecten eeh ervaren projectmanager aan de helmstok hebben zitten.
4.
Duidelijke organisatie / bedrijfs / projectdoelstellingen: Een betere beheersing van de doelstellingen zijn van absoluut toegevoegde waarden en werken ten gunste van de ervaren projectmanagers.
5.
Verklein / minimaliseer de scope: Laat een groeiende projectscope niet toe. Een bewezen aanpak is het verkleinen van de scope in plaats van het gebruik van mijlpalen.
Johnson, Jim, et al. (2001). “Collaborating on Project Success.” (november 2003)
Food for the Brain Act2Vision.nl
6
