Notitie: communicatie als instrument 2013-2017 1. Inleiding Communicatie is een breed begrip en iedereen doet er aan. Dit maakt het soms lastig af te bakenen wat bij het vak communicatie hoort en wat onderdeel is van ieders vaardigheden en taken. Daarom wordt het soms ook als een ‘vage’ discipline gezien. Toch zie je dat communicatie meer en meer een belangrijk onderdeel wordt van zowel commerciële als publieke instellingen. Zonder het ‘wat’ heb je niks. Maar er is een steeds groter besef dat het ‘hoe’, de manier waarop je het ‘wat’ wegzet, een bepalende factor is voor begrip of succes. Steeds meer wordt ingezien dat communicatie het verschil kan maken. Dat dit een discipline is waarbij niet de uitvoering centraal staat, maar door de expertise op dit gebied, het daadwerkelijke verschil kan worden maakt. Dus niet alleen het ‘hoe’ maar ook het ‘waarom’ en ‘wanneer’ horen bij die expertise. Een organisatie die zo optimaal mogelijk gebruik wil maken van communicatie, zet deze strategisch in. Dat betekent dat er vooraf bekeken wordt, hoe je door de wijze waarop, het tijdstip en de kanalen(-mix) het beste effect bereikt, of in negatieve zaken de schade zoveel mogelijk beperkt. En dat altijd het te behalen doel helder is en blijft. Want het strategisch inzetten van communicatie betekent in de eerste plaats dat communicatie nooit een doel op zich is. Het wordt altijd ingezet voor het ondersteunen en bevorderen van de organisatiedoelstellingen. Dit gebeurt door middel van advies en regie.
1.1 De opbouw van het plan: In dit plan wordt de visie op communicatie beschreven en onderbouwd. Er wordt uitgelegd hoe de visie op communicatie en de hieruit gekristalliseerde doelstellingen tot stand zijn gekomen en wat de meerwaarde is om vanuit deze visie te werken. Vervolgens worden in grote lijnen de doelstellingen benoemd voor de komende vier jaar en wordt het ‘team communicatie’ voorgesteld. In deze organisatie spreken we van ‘het team communicatie’ als onderdeel van de afdeling Bestuursondersteuning en Communicatie. De burgemeester is portefeuillehouder communicatie. Tot slot is er een aantal protocollen opgenomen waarin de praktische toepassing en uitvoering nader worden toegelicht. Hiermee wordt tevens in een afbakening voorzien van de verantwoordelijkheden en taken van het team communicatie. 1
2. Waarom deze notitie? Er is op dit moment geen actueel door het bestuur bekrachtigde notitie op communicatiegebied. Het team communicatie werkt op basis van de visie van het bestuur zoals vertaald in de actualiseringsnota 2007 en begroting 2012. Ook heeft de afgelopen periode, waarin de huidige samenstelling van het team is gevormd, aardig wat vragen en inzichten opgeleverd. Hierdoor is ook in de dagelijkse praktijk de behoefte aan een visie vanuit en op communicatie getoond. Vervolgens is daar tijdens de productieperiode van deze notitie een onderzoek van de Rekenkamercommissie naar communicatie bijgekomen. ‘Communicatie moet naar een hoger plan’, is een citaat van de RKC uit dit, begin november, gepubliceerde rapport. 1
Aanbeveling uit 12e rapport RKC.
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
1
Exact wat ook met deze notitie wordt beoogd. De aanbevelingen uit het 12e rapport van de Rekenkamercommissie, ‘Communiceren is anticiperen’ zijn meegenomen in deze notitie.
3. De pijlers Deze notitie kent twee pijlers waarop de communicatie-instrumenten en de doelstellingen voor communicatie worden gekozen. 1. De missie en visie van het bestuur van de gemeente Boxmeer; 2. De veranderingen in de samenleving (externe beeld);
Op deze manier wordt een communicatie-instrument ontwikkeld dat haar legitimiteit ontleent aan de bestuursvisie, de maatschappelijke ontwikkelingen en daarmee de (veranderende) eisen die aan communicatie worden gesteld. Met deze twee pijlers bouw je een stevig fundament voor uitvoerbaar communicatiebeleid. De twee pijlers worden hieronder afzonderlijk per onderdeel nader verklaard.
3.1 Missie en visie gemeente Boxmeer De missie en visie van het bestuur van de gemeente Boxmeer zijn altijd leidend voor de manier waarop communicatie wordt ingezet. Op die manier zet je communicatie als instrument in bij het helpen verwezenlijken van de organisatiedoelstellingen. Dat betekent dat je communicatie strategisch inzet2; dus op zo’n manier dat vooraf concreet vastgestelde organisatiedoelen worden behaald of bevorderd. De missie; waar staan we voor (waartoe zijn we hier op aarde) behelst zoals bij elke gemeente het dienen van de samenleving. Wij werken aan een prettige woon-, werk- en leefomgeving. Als gemeentelijke organisatie zijn wij in staat flexibel en adequaat in te spelen op veranderingen in de samenleving. De visie (waarvoor gaan we), zoals beschreven in de actualiseringsnota 2007, van de organisatie gemeente Boxmeer is een afgeleide van de visie van het bestuur. Visie bestuur: Het bestuur van de gemeente Boxmeer vraagt om een ‘extern- en resultaatgerichte dienstverlenende organisatie’. Daarnaast worden professionaliteit en klantgerichtheid als belangrijkste doelstellingen voor de organisatie genoemd. De voorwaarden zoals verwoord in de actualiseringsnota 2007: 1. Bereidheid van bestuurders en medewerkers om de visie uit te dragen en te zorgen dat inwoners, instellingen en bedrijven zich hierin herkennen en begrip hebben voor te maken keuzen; 2. Resultaatgericht opereren, verantwoordelijkheden duidelijk formuleren; afspraken maken over resultaten; stimuleren dat betrokkenen zich daar verantwoordelijk voor voelen en verantwoordelijkheid aan elkaar afleggen; 3. Een pro-actieve, initiatiefrijke en creatieve opstelling in de dienstverlening waarbij invulling wordt gegeven aan flexibiliteit ten aanzien van de klant- en servicegerichtheid (maatwerk en afstemming op de vraag); 2
Aanbeveling uit 12e rapport RKC.
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
2
4. Een open, transparante en controleerbare organisatie die efficiënt en effectief met haar middelen omgaat; 5. Zorgdragen voor een goede samenwerking en een grote responsiviteit tegenover inwoners, instellingen, lokale- en regionale partners. Daarbij gebruikmakend van het zelforganiserend vermogen van de inwoners en instellingen en dit actief stimuleren en daartoe voorwaarden scheppen; 6. Interactieve beleidsontwikkeling door en voor een grote participatie van inwoners, instellingen en bedrijven; 7. Een zakelijke, toegankelijke, zorgvuldige, eenduidige en klantgerichte afhandeling van aanvragen. 8. Competent en gemotiveerd personeel in een prettige en goed gefaciliteerde werkomgeving, ondersteund door een integraal personeelsbeleid zijn belangrijke factoren voor het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. (Uit actualiseringsnota 2007)
Geconcretiseerde doelstellingen communicatie De twee speerpunten voor communicatie in de begroting zijn: 1. Burgers en ondernemers betrekken bij beleid op basis van transparantie, betrokkenheid en betrouwbaarheid. (afstand tot burger verkleinen); 2. Het profileren van de gemeente en de gemeenschap van Boxmeer (imagoversterking). Deze visie van het bestuur, de afgeleide visie van het management en de geconcretiseerde doelen uit de begroting vormen altijd de basis waarop het team communicatie haar visie en vervolgens de doelstellingen afstemt, zodat communicatie zo strategisch mogelijk wordt ingezet. 3
3.2. De veranderende samenleving (externe beeld) Welke invloed heeft de veranderende samenleving op het vak communicatie? We zien hier drie grote veranderingen: 3.2.1 Van eenrichtingsverkeer naar interactie De hoofddoelstelling van de Wet Openbaarheid van Bestuur4 is openbaarheid van overheidsinformatie: - Het vergroten van de legitimiteit van het openbaar bestuur en de subdoelstellingen; - Het informeren van de bevolking; - Het geven van uitleg en toelichting op het beleid; - Het geven van de mogelijkheid tot inspraak; Deze wettelijke basis blijft onomstotelijk de belangrijkste functie van communicatie. Toch is door de veranderde samenleving de rol en inzet van overheidscommunicatie de afgelopen jaren sterk veranderd. Tijdens het ontstaan van overheidscommunicatie, was er slechts sprake van eenrichtingsverkeer. Er werd ook niet gesproken van communicatie, maar van voorlichting. 3
Aanbeveling uit 12e rapport RKC Er is een aanpassing van de WOB in voorbereiding. Zodra deze aangepaste wet van kracht is zal deze worden geïmplementeerd in ons beleid
4
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
3
Eenrichtingsverkeer maakte plaats voor interactie. Het besef groeide dat naast zenden het ook gaat om luisteren en om samenwerking met het maatschappelijk veld. Er wordt zeker de laatste jaren ook meer van de burger verwacht; de overheid is niet meer het orgaan dat het wel even bepaalt en regelt. Meer en meer wordt het een samenspel waarin ieder zijn rol en verantwoordelijkheid heeft. Deze ontwikkeling bevordert dat communicatie steeds meer verhuist naar het hart van het beleid. Anders gezegd: begrijpelijk beleid maken is beter dan achteraf proberen om beleid begrijpelijk te maken. Het betrekken van communicatie bij beleid heeft verschillende voordelen: 1. Er wordt aan de basiseisen die via de WOB aan overheidscommunicatie worden gesteld voldaan; 2. De burger wordt gemakkelijker bij het beleid betrokken; 3. Het verkleint de afstand met de burger;
Het team communicatie ondersteunt het bestuur en de organisatie om er zorg voor te dragen dat alle uitingen, regulier en projectmatig, passen binnen de huisstijl en het imago dat de gemeente uit wil dragen. Met een op te nemen verplichte communicatietoets in B&W- en MT-adviezen, wordt aan de voorkant voorzien in deze afstemming.
3.2.2 Transparantie Een andere trend is dat de overheid steeds transparanter wordt, waarbij de gemeente steeds meer laat zien wat de dienstverlening is en wat de burger van de gemeente mag verwachten. Dit wordt ook bevorderd door de grotere mondigheid van burgers en door de toegenomen snelheid en interactiviteit van communicatie door de komst van social media. Dit vraagt van een organisatie een proactieve houding en dat er snel en helder gecommuniceerd wordt. Zo transparant mogelijk, het bevorderen van de interactie en het houden van de regie, zijn belangrijke uitgangspunten. 3.2.3 Promotie en marketing De laatste verandering is dat gemeenten steeds meer aan promotie en marketing doen. Niet alleen de grote steden, maar ook de middelgrote en kleine gemeenten zien steeds meer het belang van het positioneren van de eigen gemeente en de regio. Dit trekt inwoners, bedrijven, toeristen naar de gemeente en is goed voor de economie en werkgelegenheid. Het is dus belangrijk dat naast de reguliere communicatieactiviteiten de gemeente ook een sterker accent legt op marketing en het versterken van het imago van de gemeente en de regio5. Dit betekent niet alleen het verzorgen van eigen promotieacties met behulp van allerhande promotiemateriaal, maar ook het organiseren van en het aanhaken bij lokale en regionale initiatieven, zoals bijeenkomsten van bijvoorbeeld ondernemers en andere grote spelers in de gemeente en de regio. Om dit doel te bereiken heeft de raad van de gemeente Boxmeer op 28 januari 2010 het Toetsingskader voor bijdragen uit het budget ‘promotie grootschalige projecten en evenementen/activiteiten’ (sponsorbeleid) vastgesteld. Uitgangspunt van dit sponsor- c.q. promotiebeleid is om projecten of 5
Aanbeveling uit 12e rapport RKC.
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
4
evenementen/activiteiten vanuit de Boxmeerse samenleving financieel te ondersteunen en daarbij een gemeentelijk promotioneel doel te bereiken via promotionele tegenprestaties door de organiserende partij. Ook heeft sponsoring/promotie een netwerkfunctie in het kader van relatiebeheer. Dit betekent dat het project c.q. evenement/activiteit mogelijkheden creeert voor het aanknopen en onderhouden van netwerken die een positieve bijdrage kunnen leveren aan de economische en maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente Boxmeer. Het advies van de rekenkamercommissie geeft aan, dat het onderdeel promotie en marketing en imagoversterking verheldering behoeft.
4. Visie op communicatie. De twee pijlers vormen het onmisbaar fundament om strategisch in te kunnen zetten op te behalen doelen en het bestendigen van het ingezette beleid. Als basis hiervoor wordt de visie geformuleerd.
De grootste uitdaging van communicatie is het ondersteunen van een voortdurende verbetering van de organisatie en een wezenlijke bijdrage te leveren aan het verwezenlijken van de doelstellingen.
5. Voorwaarden en te behalen doelen De communicatievisie en de twee pijlers vormen het onmisbaar fundament om voorwaarden en te behalen doelen te kunnen formuleren zodat communicatie strategisch in kan worden gezet. Hieronder volgen de voorwaarden, gevolgd door de belangrijkste aandachtspunten voor de komende jaren. Hieraan zijn zoveel mogelijk concrete doelen gekoppeld, zodat de voortgang te controleren is. Voorwaarden: 1. Communicatie borgen Voor de gehele organisatie is een goed gebruik van de communicatie-instrumenten van groot belang. De verantwoordelijkheden zijn geborgd in de huidige bedrijfsvoeringssystematiek. In de praktijk: - Afstemming met bestuur en management over inzet van de juiste communicatieinstrumenten om de strategische communicatie te bevorderen en te borgen. - Standaardiseren communicatieparaaf in b&w en mt-formats. - Het communicatieprotocol (protocol 1)6 is leidend voor verantwoordelijkheden en taken op communicatiegebied in de organisatie. 2. Communicatie wordt vroegtijdig betrokken bij plannen en beleidsontwikkeling In de praktijk: - Informatie wordt opgehaald en gebracht vanuit de organisatie over op handen zijnde projecten en plannen;
6
Aanbeveling uit 12e rapport RKC.
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
5
Belangrijkste aandachtpunten: 3. Transparantie. Zo tijdig mogelijk en eerlijk communiceren in de juiste taal en boodschap voor de juiste doelgroep is altijd het streven. Dit geldt zowel voor uitingen in de media als in directe uitingen zoals brieven en telefonisch contact. In de praktijk: - Zelf actief het beleid uitdragen en de pers benaderen. Dit geeft vertrouwen en een goede houding met de pers. Wij geven zeer veel informatie en brengen gemiddeld genomen veel persberichten uit7. In de afgelopen periode heeft dit beleid zijn vruchten al afgeworpen. Ondanks dat er soms andere belangen spelen, is er wederzijds respect voor elkaars professie en organisatie8. Dit werkt door naar de burger. Want voor veel mensen geldt nog steeds dat wat in de krant staat, de waarheid is. - Rekening houden met deadlines van de pers bevordert een welwillende houding. - In beginsel is ‘geen commentaar’ niet ons antwoord. - Werken aan vermindering van ambtelijk taalgebruik in brieven en andere externe uitingen.
4. Betrekken van de inwoners bij beleidsontwikkeling en het luisteren naar wat er in de samenleving speelt. In de praktijk: -Alle betrokken partijen en belanghebbenden worden zorgvuldig en tijdig geïnformeerd. Door middel van de inspraakverordening en de participatieladder wordt hierin voorzien. - Communicatietoets als vast punt opnemen in het formulier voor MT- en B&W adviezen. Deze moet voorzien in een bewust nadenken over de impact van communicatie. In deze toets moet concreet ingevuld worden of: - wijk & dorpsraden, Burgerparticipatieraad, platforms of andere belanghebbenden geïnformeerd moeten worden; - het advies van het team communicatie zinvol en/of wenselijk is; - welke inzet van het team communicatie gewenst is; - welke informatie het klantcontactcentrum nodig heeft.
5. Uitdragen en versterken van zowel het imago van de gemeentelijke organisatie als het imago van de gehele gemeente. In de praktijk: Economisch: 7
Bron: vertegenwoordigers van de verschillende regionale media. Zij geven aan dat de gemeente Boxmeer gemiddeld genomen meer persberichten levert dan andere gemeenten in de regio. 8 Zie ook 12e rapport RKC.
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
6
• • • •
Versterken en verhelderen pro-actief promotiebeleid9; Meer inspelen op geboden kansen voor promotie zowel richting ondernemers, als op toerisme en recreatiegebied; Activiteiten en initiatieven van bestuur en bedrijvencontactfunctionaris ondersteunen met advies en professioneel materiaal; Samenwerking met de andere gemeenten in het Land van Cuijk om bijvoorbeeld toerisme en recreatie te stimuleren.
Eigen inwoners: • Meer focus op de goede dingen die voor de gemeenschap worden gedaan; • Laten zien dat de gemeente het belangrijk vindt wat er in de gemeenschap leeft; • De gemeente is er voor de inwoners, maar ook met de inwoners (zoals vrijwilligers en mensen die een prijs winnen in het zonnetje zetten. Het positieve benadrukken, meeleven met tegenslagen, Bijzondere burger onderscheiding, kalenderwedstrijd etc.) 6. Imagoverbetering enten Vanzelfsprekend is verbinding van interne met externe communicatie belangrijk. Je moet weten wat de gewenste en werkelijke identiteit is om gefundeerd en gemotiveerd aan een imago te kunnen werken. In de praktijk: - verheldering van het imago en de huidige identiteit en het daaruit voortvloeiend beleid als vertrekpunt en een duidelijke visie waar het bestuur en management naar toe wil (strategische visie); - Het is van belang uit te leggen waarom je dingen al niet doet. - In het proces meenemen dat het Klant Contact Centrum automatisch op de hoogte wordt gebracht wanneer er zaken gebeuren waarover veel vragen komen. 7. Doelstelling interne communicatie Het belang van interne communicatie is helder - om werknemers te boeien en te binden; - om tijdig mee te denken zodat draagvlak gecreëerd wordt voor veranderingen en beslissingen. 8. Inzet bij projecten De benodigde inzet wordt geborgd met een communicatieparagraaf in het projectplan.
6. Het team Het team bestaat thans uit 3,6 fte en daarin zijn de volgende taken ondergebracht. 1 fte communicatie-adviseur, 1 fte grafisch vormgever, 0,8 fte digitale dienstverlening/intranet/internet, 0,8 fte communicatie-assistent.
9
Aanbeveling uit 12e rapport RKC.
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
7
Protocollen: Hieronder volgen 5 protocollen die de praktische uitwerking zijn van de notitie strategisch communicatiebeleid. Protocol 1: Communicatieprotocol. Dit is de praktische uitwerking van de verantwoordelijkheid en de rol van het team communicatie in de meest voorkomende vormen van samenwerking met vakafdelingen. Protocol 2: Gedragsprotocol medewerkers social media. Om medewerkers bewust te maken en te houden over een goede omgang met sociale media. Protocol 3: Persprotocol gemeente Boxmeer. Afspraken over omgang met pers. Protocol 4: Protocol ondersteuning werkbezoeken/toespraken
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
8
Protocol 1:
Communicatieprotocol
In dit communicatieprotocol is de verantwoordelijkheid en de rol van het team communicatie in de meest voorkomende vormen van samenwerking met vakafdelingen vastgelegd. Huisstijlbewaking: Het team communicatie is verantwoordelijk voor de bewaking van de huisstijl. Op intranet is het huisstijlhandboek te vinden. Externe publicaties door andere afdelingen zoals advertenties en brochures voldoen aan deze regels. Het team communicatie kan voorzien in eindredactie. Website •
•
•
•
Op de gemeentelijke website worden alle nieuwsberichten, persberichten en bekendmakingen gepubliceerd. De vakafdeling levert de informatie aan, de eindredactie ligt bij het team communicatie. Publicatie van de verordeningen en beleidsregels gebeurt conform het landelijke internetpublicatiemodel (CVDR), deze zijn daardoor ook op www.overheid.nl te raadplegen. De eindredactie van de informatie die gepubliceerd wordt op de website ligt bij het team communicatie. De vakafdeling is verantwoordelijk voor de inhoud. Te denken valt aan: o Thema-informatie: Binnen de themapagina’s wordt informatie aangeboden die een langere nieuwswaarde hebben dan de reguliere nieuwsberichten. De vakafdeling levert de informatie aan, eindredactie en plaatsing gebeurt binnen het team communicatie. o Producten en Diensten: Voor elk product of dienst, waarover op de website informatie wordt gegeven, is een productredacteur benoemd. De productredacteur zorgt dat de informatie over zijn/haar producten actueel en volledig is. Dit gebeurt in de speciale module Simloket van het Content Management Systeem (CMS). Het afdelingshoofd is eindverantwoordelijk voor de inhoud. De uiteindelijke publicatie gebeurt door het team communicatie. In een verantwoordelijkheidsmatrix is beschreven wie verantwoordelijk is voor plaatsing van content op de website en wat de frequentie van overleg is met het team communicatie om deze informatie op actualiteit en relevantie te borgen. Overige websites vanuit de gemeentelijke organisatie: Als een vakafdeling een website wenst te ontwikkelen, is hiervoor een MT- c.q. B en W-besluit noodzakelijk en afstemming met de adviseur digitale dienstverlening.
Persberichten: De vakafdelingen verzorgen gevraagd of op eigen initiatief een basistekst zodat inhoudelijk de zaak op orde is. Het team communicatie redigeert en maakt de vertaalslag naar het publiek indien nodig. Het team ondersteunt de vakafdeling en portefeuillehouder
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
9
op welke wijze de berichtgeving plaatsvindt. Persberichten worden ook op de website gepubliceerd en relevante nieuwsberichten worden ook via social media gepubliceerd.
Gemeenterubriek: • Nieuwsartikelen: De vakafdeling levert artikelen aan in de O-map/externe communicatie/gemeenterubriek in het jaar en de week waarin de publicatie is gewenst. Het team communicatie redigeert. Indien het een mogelijk politiek gevoelig onderwerp betreft, is daar de door de vakafdeling met de portefeuillehouder gesproken.
• Bekendmakingen: De vakafdeling levert deze gecorrigeerd en op juridische juistheid gecontroleerd aan. Na het ontvangen van de drukproef kan alleen nog worden gecheckt op lay out-technische fouten. De afdeling vergunningen zorgt zelf voor vervanging bij afwezigheid van de verantwoordelijke medewerker en laat dit tijdig weten. De inhoud van de gemeenterubriek inclusief bekendmakingen wordt ook op de website gepubliceerd. Informatieavonden: De vakafdeling initieert en coördineert. Het team communicatie adviseert. Externe inhuur: Het team communicatie kan worden ingeschakeld voor advies voor alle inhuur die effect heeft op de externe communicatie. Op het vakgebied betreffen dit tekstschrijvers, communicatieadviseurs, fotografen, vormgevers, etc. Opdrachten: Alleen als een opdracht door het afdelingshoofd O-BOC is geaccordeerd, komen de kosten ten laste van het budget communicatie. Projectcommunicatie: In het projectplan wordt een verplichte communicatieparagraaf opgenomen, waarin kenbaar wordt gemaakt of en welke inzet van het team communicatie gewenst is. Presentaties/powerpoint: De vakambtenaar levert teksten en beeldmateriaal aan. De vormgever maakt er in overleg met vakambtenaar en portefeuillehouder een aansprekende presentatie van. Toespraken bestuurders De organisator levert tekst aan en andere relevante informatie voor de bestuurder (zie protocol 5). Het team communicatie kan adviseren en redigeren.
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
10
protocol 2 Gedragsprotocol medewerkers social media
De officiële uitingen van de gemeente via social media gebeurt uitsluitend door het team communicatie. Medewerkers gaan echter ook op privétitel contacten aan en reageren op social media. Het is daarbij niet ondenkbaar dat zij op de een of andere manier te kennen geven dat ze bij de gemeente Boxmeer werken. Daarom is het van belang dat er bij alle medewerkers van de gemeente bewustwording is over de impact van social media en het verwachte gedrag. Als medewerkers van deze organisatie zijn we allemaal een ambassadeur van de gemeente Boxmeer. Elke ambtenaar wordt wel eens geconfronteerd met (meestal goedmoedige) grapjes over ambtenaren. En elke ambtenaar wordt op een feestje wel eens om de oren geslagen met de gemeente dit en de gemeente dat. Is het niet over de gemeente waar je werkt, dan wel over de gemeente waar je woont. Anders dan een verjaardagsgfeestje kenen social media een wijde in veel gevallen oncontroleerbare verspreiding en is de duur waarop berichten traceerbaar blijven in principe onbeperkt. Om die reden is het zinvol om bewust te zijn van de impact die uitingen kunnen hebben op de organisatie en op de eigen reputatie. Daarvoor is dit gedragsadvies dan ook bedoeld. In deze setting is ‘social media’ een verzamelnaam voor media waarbij de gebruikers de inhoud bepalen. De bekendste social media zijn: Linkedin, Hyves, Facebook, Youtube en Twitter. Medewerkers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze publiceren op blogs, wiki’s, fora, via twitter en andere media. Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal worden, met gevolgen voor hun privacy. Gedragsadvies. 1. De gedragsadviezen voor social media kunnen gezien worden als een verdere uitwerking van de gedragscode Ambtenaren Integriteit uit 2007. In het gebruik van de social media, staat net als in andere contacten voorop dat er geen vertrouwelijke informatie wordt gedeeld en de gemeente Boxmeer niet wordt geschaad. 2. Medewerkers die deelnemen aan fora, discussies etc. doen dit altijd op persoonlijke titel en nooit als medewerker van de gemeente. Er wordt steeds geschreven in de eerste persoon. Probeer altijd ‘ik vind’ te gebruiken in plaats van stelligheden, mits het natuurlijk om feiten gaat die goed te onderbouwen zijn. 3. Medewerkers respecteren degene tot wie zij zich richten. Discriminatie, persoonlijke beledigingen en obsceniteit zijn niet geoorloofd. De privacy van anderen wordt gerespecteerd. Vermijd onnodige of onproductieve argumenten, die leiden tot niets. Gooi geen olie op het vuur in debatten, maar blijf feitelijk. 4. Medewerkers realiseren zich dat ze herkenbaar kunnen zijn als ambtenaar van de gemeente Boxmeer. Ook onschuldig ogende tweets als bijvoorbeeld ‘nog zes uur werken @gemeente Boxmeer en dan eindelijk naar huis’ of ‘weer een baaldag @gemeente Boxmeer’ zijn niet bevorderlijk voor het imago van de organisatie en ambtenaren in het algemeen.
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
11
5. Probeer de eerste te zijn om je eigen fouten te corrigeren, zonder eerdere berichten te wijzigen of te verwijderen. Vermeld daarbij dat jij degene bent die het bericht wijzigt. Houd er echter rekening mee dat ook verwijderde berichten vaak nog online te lezen zijn. 6. Bij publicatie en discussies, die altijd op persoonlijke titel plaats vinden, waarover twijfel ontstaat over de effecten die deelname kan hebben op de gemeente Boxmeer, is het verstandig als de medewerker eerst contact zoekt met de leidinggevende. Uiteindelijk is het de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker wat deze post of publiceert. 7. De directe social media van de gemeente Boxmeer (zoals bijvoorbeeld de twitter-, en linkedin-account van de gemeente Boxmeer) worden uitsluitend beheerd door het team communicatie. Ideeën en suggesties van andere medewerkers worden vanzelfsprekend wel op prijs gesteld. 8. Vaak wordt er tijdens bijeenkomsten en vergaderingen al getwitterd. In de eerste plaats kan het erg ongeïnteresseerd over komen als er tijdens overleggen regelmatig een greep naar de smartphone wordt gedaan. Daarnaast is het goed je af te vragen of het wijs is en dit in het belang van de organisatie is dat jij degene bent die deze informatie en op dit tijdstip naar buiten brengt.
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
12
Protocol 3
Persprotocol gemeente Boxmeer 1. Woordvoering Perscontacten verlopen via de communicatieadviseur. Deze is woordvoerder. Dit verloopt via de perstelefoon 06-22299377 of via e-mail
[email protected]. Dit nummer en e-mailadres staan altijd vermeld onder elk persbericht. De perstelefoon is 24/7 doorgeschakeld naar de communicatieadviseur. Tijdens vakanties regelt het afdelingshoofd in overleg met de communicatieadviseur wie de perstelefoon voor die periode overneemt. College Burgemeester en wethouders kunnen indien zij dit wensen direct door de pers worden benaderd. Als dit gebeurt, volgt terugkoppeling richting het team communicatie, zodat de adviseur weet welke informatie aan de pers is verstrekt. Ambtenaren Ambtenaren hebben nooit direct contact met de pers, tenzij dit is kortgesloten met de communicatieadviseur. Dit zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn als er zeer gedetailleerde achtergrondinformatie wordt gevraagd en deze vragen geen politiekbestuurlijke inslag hebben. Als dit gebeurt vindt er altijd terugkoppeling richting portefeuillehouder plaats. 2. Beantwoording persvragen Vragen worden zo mogelijk dezelfde dag beantwoord. Dit komt de relatie met de journalisten ten goede. De communicatieadviseur vraagt altijd wanneer een journalist uiterlijk antwoord moet hebben. Als het niet lukt om dezelfde dag of op de afgesproken dag antwoord te geven, koppelt de woordvoerder dit altijd terug aan de journalist. Het college van B&W wordt op de hoogte gesteld van de beantwoording. Beantwoording van feitelijke vragen gaat altijd via de afdelingshoofden van de vakafdelingen. Zij zijn verantwoordelijk voor de inhoud van de boodschap. De communicatieadviseur doet hierover de woordvoering. Politiek-bestuurlijke vragen worden beantwoord door de portefeuillehouder of door de communicatieadviseur na afstemming met de portefeuillehouder.
3. Relatie pers De communicatieadviseurs bouwen aan de relatie met de (lokale) journalisten. Dit gebeurt onder andere door regelmatig telefonisch contact, snelle beantwoording van vragen, het geven van tips, gunnen van primeurtjes en langsgaan bij de redacties. Een goede relatie met de pers is een belangrijke voorwaarde voor een goed imago van de gemeente.
4. Persberichten Het team communicatie verstuurt persberichten onder andere bij mijlpalen binnen projecten, ontvangsten, evenementen of bij het vaststellen van nieuw beleid. Vakinhoudelijke ambtenaren zijn zelf verantwoordelijk voor het initiatief en de inhoud van een persbericht. De communicatieadviseur adviseert over de wenselijkheid, de inhoud en vorm van de boodschap. Persberichten worden altijd afgestemd met de verantwoordelijke portefeuillehouder en verstuurd door het team communicatie. Bij het versturen van de persberichten wordt rekening gehouden met de deadlines van de lokale media: Gelderlander: dagelijks 16 uur
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
13
Boxmeers Weekblad: maandag 15 uur Weekendkrant: woensdag 15 uur MaasDriehoek: vrijdag 12 uur Alle persberichten worden ook altijd gelijktijdig naar het college van B&W en de griffie verzonden, zodat bestuur en raad niet uit de krant hoeven te vernemen welke informatie er vanuit de gemeentelijke organisatie wordt verstuurd.
5. Interviews Interviewverzoeken met bestuurders verlopen via het team communicatie. Voordat het interview plaatsvindt is er contact tussen de communicatieadviseur, eventueel de vakafdeling en de bestuurder die het interview gaat geven. Hierbij wordt afgestemd wat het onderwerp is, wat de journalist over het onderwerp wil weten en overlegd of het wenselijk is dat er een vakinhoudelijk ambtenaar bij het interview aanwezig is en/of de communicatieadviseur. Afhankelijk van de wens van de bestuurder, kan deze ook direct telefonisch benaderd worden door journalisten. Hierna wordt altijd de communicatieadviseur op de hoogte gebracht.
6. Persconferenties Een persconferentie wordt gegeven bij elke gelegenheid met nieuwswaarde, waar meer valt toe te lichten of te laten zien dan men met een persbericht af kan doen. Persconferenties dienen om aan alle media gelijktijdig een nieuwsfeit toe te spelen en toe te lichten. Persconferenties vinden plaats in de collegekamer en worden georganiseerd door het team communicatie. De communicatieadviseur is voorzitter, heet iedereen welkom, geeft bestuurders en andere sprekers het woord en leidt het vragen- en antwoordenspel.
7. Openbare besluitenlijst De openbare besluitenlijst wordt na vaststelling door het college van Burgemeester en Wethouders, door het team communicatie gescreend op leesbaarheid en schrapt persoonsnamen en andere privacygevoelige informatie. De webmaster plaatst de openbare besluitenlijst op internet en stuurt deze als service door naar de pers.
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
14
Protocol 4. Werk- en representatieve bezoeken bestuurders en toespraken
Het initiatief voor een werkbezoek/representatieve handeling danwel een toespraak kan komen vanuit het maatschappelijk veld, vanuit de bestuurder en vanuit de vakafdeling. Hierna te noemen: organisator. De organisator levert via het bestuurssecretariaat informatie en eventuele toespraak: - Welke handelingen worden verwacht - Wie zijn de toehoorders - Zijn er andere sprekers en zo ja wie - Bijzondere gasten - Achtergronden/ aanleidingen gelegenheid - Gemeentelijk beleid in betreffende onderwerpen - Verwachte inzet en duur van handeling / toespraak - Indien toespraak is gewenst, wordt deze tijdig geleverd zodat indien de bestuurder dit wenst er nog aanvullende informatie kan worden geboden. - Info over wensen bestuur wat de inhoud van de toespraak betreft, kan via het bestuurssecretariaat worden verkregen.
Route: 1. Het initiatief voor een werkbezoek/representatieve handeling kan komen vanuit het maatschappelijk veld, vanuit de bestuurder en vanuit de vakafdeling. Hierna genoemd ‘de organisator’. 2. De organisator dient het verzoek tot aanwezigheid en handelingen in bij het bestuurssecretariaat. 3. Het bestuurssecretariaat verzoekt de organisator om informatie (zie hierboven) c.q. toespraak. 4. De organisator/vakafdeling kan indien gewenst het team communicatie om advies vragen voor de toespraak. Zij kunnen ideeën aan de hand doen of helpen bij de afronding, het zogenaamde puntjes op de i zetten. 5. De informatie en/of toespraak wordt aangeleverd via het bestuurssecretariaat. 6. De vakafdeling kan indien gewenst het team communicatie om advies vragen voor de toespraak. Zij kunnen ideeën aan de hand doen of helpen bij de afronding, het zogenaamde puntjes op de i zetten.
O-BOC/2012/4181 / RIS 2013-11
15
