Bab V
Rencana Implementasi dan Migrasi
V.1 Prioritas Aplikasi Penyusunan rencana implementasi dan migrasi diawali dengan penentuan prioritas dan urutan pengimplementasian aplikasi. EAP bersifat data-driven artinya urutan pengimplementasian berdasarkan data-dependency. Aplikasi yang berfungsi sebagai penghasil data diimplementasikan terlebih dahulu dan dilanjutkan dengan aplikasi-aplikasi yang menggunakan jenis data tersebut. V.1.1 Prioritas Aplikasi Berdasarkan Data-Dependency Aktifitas pertama yang dilakukan di tahap ini adalah memetakan aplikasi dengan entitas data, yaitu dengan mengolaborasikan data usage matrix dengan relasi antara aplikasi dengan fungsi bisnis. Setelah pemetaan tersebut lengkap, dilanjutkan dengan penataan ulang matriks sehingga terbentuk matriks dengan nilai “C” yang membentang sepanjang diagonal utamanya. Baris dari matriks yang dihasilkan menunjukkan urutan pengimplementasian aplikasi secara data-driven. Aplikasi pada baris teratas perlu diimplementasikan lebih dahulu karena berfungsi menghasilkan data yang dipergunakan oleh aplikasi pada baris di bawahnya. Aplikasi yang menggunakan entitas data yang sama dikelompokkan untuk mengidentifikasi tahapan proyek pengimplementasian SI – ditandai dengan garis bercetak tebal. Hasil dari proses ini dapat dilihat di Tabel V-1 (Cuplikan dari Lampiran I). Teridentifikasi 2 tahapan proyek SI bagi lingkungan BP2T. Di tiap tahapan proyek, pengimplementasian aplikasi dilakukan secara konkuren. Hal tersebut dilatarbelakangi adanya kebutuhan penggunaan entitas data secara bersamaan oleh beberapa aplikasi. Kedua tahapan proyek SI tersebut adalah: 1) Proyek A a) Aplikasi pelayanan administrasi perizinan. b) Aplikasi pemrosesan perizinan. c) Aplikasi pembayaran retribusi.
V-1
d) Aplikasi pengelolaan izin. 2) Proyek B a) Aplikasi pelayanan informasi. b) Aplikasi pelayanan pengaduan. c) Sistem informasi keuangan. d) Sistem informasi layanan umum. e) Sistem informasi SDM. f) Sistem informasi perlengkapan. g) Aplikasi knowledge management BP2T. V.1.2 Akomodasi Kebutuhan Bisnis Keterkaitan data merupakan parameter utama dalam menentukan urutan pengimplementasian
arsitektur
enterprise.
Aktifitas
sebelumnnya
telah
menghasilkan urutan pengimplementasian aplikasi secara data-driven. Namun, perencanaan yang sifatnya idealis tersebut seringkali tidak menyediakan solusi yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis dari organisasi. Ketidaksesuaian tersebut akibat proses terdahulu tidak mengakomodasi faktor-faktor bisnis yang mungkin berpengaruh terhadap kegiatan bisnis organisasi. Oleh karena itu, rencana data-driven akan dikolaborasikan dengan faktor-faktor bisnis tertentu untuk menghasilkan rencana pengimplementasian SI yang sesuai dengan kebutuhan bisnis organisasi. Studi terhadap EAP [SPE92] dan BSP [IBM84] mencatat 4 faktor bisnis krusial yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan rencana implementasi dan migrasi, yaitu: 1) Demand, yaitu derajat kebutuhan organisasi terhadap suatu jenis aplikasi. Perhitungan dilakukan dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan aplikasi serta tekanan politis yang muncul dari pihak eksekutif. 2) Risk, yaitu peluang untuk mencapai sukses. Hal yang perlu diperhatikan meliputi: perhitungan kebutuhan dan ketersediaan resource serta kompleksitas teknis pengimplementasian SI. V-2
C
C
C
C
C
C
anggaran operasional
C
log masalah-tindak lanjut
C
alternatif solusi
C
domain masalah
C
kategori pengaduan
C
pihak pengadu
C
pengaduan
sk pencabutan izin
C
log pertanyaan-jawaban
surat peringatan pelanggaran
C
pertanyaan
surat peringatan waktu
C
lembar kendali dokumen
C
bukti penerimaan dokumen
dokumen izin
C
log dokumen izin
sk persetujuan/penolakan
C
bukti penerimaan uang
rekomendasi persetujuan
C
R
berita acara pemeriksaan
C
Aplikasi Pemrosesan Perizinan Aplikasi Pembayaran Retribusi Aplikasi Pengelolaan Izin
log penerimaan berkas
pihak pemohon
Aplikasi Pelayanan Administrasi Perizinan
bukti penerimaan berkas
berkas permohonan
ENTITAS DATA
Tabel V-1 Relasi Aplikasi Dengan Entitas Data
APLIKASI C
C
R
U
R R
C R
R
Aplikasi Pelayanan Informasi Aplikasi Pelayanan Pengaduan Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Layanan Umum Sistem Informasi SDM Sistem Informasi Perlengkapan Aplikasi Knowledge Management BP2T
C
R
Nilai pemetaan direpresentasikan dalam 3 domain nilai, yaitu “C”, “U”, dan “R”. 1) C = “create”, artinya aplikasi terlibat dalam pembuatan, pemutakhiran, dan penggunaan entitas data. 2) U = “update”, artinya aplikasi terlibat dalam pemutakhiran, penghapusan, dan penggunaan entitas data. 3) R = “retrieved”, artinya aplikasi terlibat dalam penggunaan entitas data.
V-3
R
3) Potential benefits, yaitu pemberian prioritas terhadap aplikasi yang memiliki tingkat RoI / payback yang tinggi. 4) Organizational Impact, yaitu pemberian prioritas terhadap aplikasi yang tidak
berdampak
ekstrem
terhadap
kondisi
organisasi,
dimana
membutuhkan manajemen perubahan yang kompleks. Penilaian terhadap suatu aplikasi dilakukan untuk setiap faktor bisnis, kemudian dihitung nilai akumulasinya untuk aplikasi tersebut. Nilai akumulasi tersebut menentukan urutan prioritas pengimplementasian SI berdasakan kebutuhan bisnis organisasi. Aplikasi dengan nilai lebih besar mendapat prioritas lebih tinggi dibanding aplikasi lainnya. Pemberian nilai dilakukan dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan dari fungsi dan proses bisnis yang terkait dengan suatu aplikasi. Perlu diingat bahwa fungsi dan proses bisnis tersebut pada analisis konfigurasi nilai dikategorikan sebagai aktifitas utama dan pendukung, nilai untuk aktifitas utama lebih tinggi dibanding aktifitas pendukung. Skor diberikan dalam rentang yang kecil yaitu 4 poin (1-4) dengan skala penilaian bersifat relatif. Hasil penilaian tersebut dapat diacu pada Tabel V-2. Tabel V-2 menunjukkan terdapat selisih nilai yang cukup besar antara aplikasi pelayanan pengaduan yang bernilai 14 dengan sistem informasi keuangan yang bernilai 8. Selisih tersebut dijadikan batas dalam membagi arsitektur aplikasi ke dalam dua kelompok. Pembagian tersebut dimanfaatkan dalam pembuatan matriks pisah. Selanjutnya
akan
dihasilkan
matriks
pisah
yang
menunjukkan
urutan
pengimplementasian aplikasi dan data. Matriks pisah merupakan alat bantu analisis dalam mencari solusi perencanaan yang tepat bagi organisasi dengan mengintegrasikan karakteristik data-driven dengan kebutuhan bisnis organisasi. Matriks terbagi dua bagian yaitu upper-part dan lower-part, yang ditandai dengan garis horizontal putus-putus. Upper-part berisi aplikasi yang berfungsi untuk menghasilkan data yang dibutuhkan oleh aplikasi lain dan memiliki nilai yang tinggi pada perhitungan faktor bisnis. Sedangkan lower-part berisi daftar aplikasi
V-4
lain yang memanfaatkan keberadaan aplikasi-aplikasi yang ada di dalam upperpart. Matriks pisah yang dihasilkan melalui aktifitas ini ditampilkan di Tabel V-3 (Cuplikan dari Lampiran I). Hasil identifikasi tersebut menjadi acuan bagi BP2T dalam menentukan prioritas pengimplementasian arsitektur aplikasi. Tabel V-4 merupakan rangkuman matriks pisah pengimplementasian SI dalam lingkungan BP2T. Bagian upper-part terdapat 2 tahapan proyek yaitu Proyek A dan sebagian proyek B (selanjutnya disebut Proyek B-1). Sedangkan bagian lower-part berisi sisa dari Proyek B yang tidak termasuk dalam bagian upper-part (selanjutnya disebut Proyek B-2).
Potential benefits
Organizational impact
Nilai
Proyek B
Risk
Proyek A
APLIKASI Aplikasi Pelayanan Administrasi Perizinan Aplikasi Pemrosesan Perizinan Aplikasi Pembayaran Retribusi Aplikasi Pengelolaan Izin Aplikasi Pelayanan Informasi Aplikasi Pelayanan Pengaduan Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Layanan Umum Sistem Informasi SDM Sistem Informasi Perlengkapan Aplikasi Knowledge Management BP2T
Demand
Tabel V-2 Penilaian Aplikasi Berdasarkan Kebutuhan Bisnis FAKTOR BISNIS
4 4 4 4 3 3 2 2 2 2 1
4 4 4 3 4 4 2 2 2 2 1
4 4 4 4 3 3 2 2 2 2 4
4 4 4 4 4 4 2 2 2 2 1
16 16 16 15 14 14 8 8 8 8 7
V.1.3 Strategi Migrasi Tahap strategi migrasi bertujuan merumuskan rencana migrasi dari sistem legacy serta rencana akuisisi platform teknologi baru. SIAK merupakan satu-satunya sistem legacy yang dimiliki oleh Pemkab Kutai Barat. SIAK merupakan sistem informasi data kependudukan yang pengadaannya dilakukan oleh pemerintah pusat, yang kemudian didistribusikan ke seluruh pemerintah daerah di Indonesia. V-5
Data kependudukan perlu dikelola secara terpusat untuk menjamin adanya identitas unik di antara warga negara Indonesia, yaitu melalui pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang unik sebagai identifier bagi Warga Negara Indonesia (WNI). Oleh karena itu, perlu dilakukan sinkronisasi antara SIAK dengan aplikasi pengelola data kependudukan yang menjadi bagian dari arsitektur aplikasi (aplikasi pemrosesan perizinan dan aplikasi pengelolaan izin). Aplikasi pengelola data kependudukan tersebut harus mampu melakukan pertukaran data dengan SIAK secara periodik untuk menjamin data kependudukan yang tersimpan konsisten dan up-to-date. Matriks pisah yang dihasilkan sebelumnya, dimanfaatkan untuk mengidentifikasi kebutuhan akuisisi platform teknologi yaitu dikelompokkan berdasarkan tahapan proyek pengimplementasian SI. Kebutuhan platform teknologi tersebut mengacu kepada relasi antara aplikasi dengan platform teknologi. Tabel V-5 dan Tabel V-6 mendeskripsikan urutan akuisisi platform teknologi untuk setiap tahapan proyek pengimplementasian SI. V.2 Strategi Implementasi Tahap ini bertujuan mengukur besar usaha yang dilakukan oleh BP2T dalam proses pengimplementasian SI. Besar usaha yang dimaksudkan meliputi pendefinisian kebutuhan sumber daya organisasi yang terlibat dalam proses implementasi serta menentukan jadwal dari rencana implementasi SI di lingkungan BP2T. V.2.1 Metode Implementasi Secara umum terdapat 2 pilihan metode pengimplementasian SI, yaitu melalui pemanfaatan paket software yang tersedia di pasaran; atau pengimplementasian dilakukan secara mandiri oleh organisasi. EAP memberikan 3 parameter yang perlu dipertimbangkan dalam memilih metode yang tepat yaitu: fungsionalitas dari aplikasi yang akan dibangun, fungsionalitas paket software yang tersedia di pasaran, dan saran dari pihak konsultan.
V-6
C
C
C
C
C
C
anggaran operasional
C
log masalah-tindak lanjut
C
alternatif solusi
C
domain masalah
C
kategori pengaduan
C
pihak pengadu
C
pengaduan
sk pencabutan izin
C
log pertanyaan-jawaban
surat peringatan pelanggaran
C
pertanyaan
surat peringatan waktu
C
lembar kendali dokumen
C
bukti penerimaan dokumen
dokumen izin
C
log dokumen izin
sk persetujuan/penolakan
C
bukti penerimaan uang
rekomendasi persetujuan
C
R
berita acara pemeriksaan
C
Aplikasi Pemrosesan Perizinan Aplikasi Pembayaran Retribusi Aplikasi Pengelolaan Izin
log penerimaan berkas
pihak pemohon
Aplikasi Pelayanan Administrasi Perizinan
bukti penerimaan berkas
berkas permohonan
ENTITAS DATA
Tabel V-3 Matriks Pisah
APLIKASI C
C
R
U
R R
C R
R
Aplikasi Pelayanan Informasi Aplikasi Pelayanan Pengaduan Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Layanan Umum Sistem Informasi SDM Sistem Informasi Perlengkapan Aplikasi Knowledge Management BP2T
C
R
Nilai pemetaan direpresentasikan dalam 3 domain nilai, yaitu “C”, “U”, dan “R”. 1) C = “create”, artinya aplikasi terlibat dalam pembuatan, pemutakhiran, dan penggunaan entitas data. 2) U = “update”, artinya aplikasi terlibat dalam pemutakhiran, penghapusan, dan penggunaan entitas data. 3) R = “retrieved”, artinya aplikasi terlibat dalam penggunaan entitas data.
V-7
R
Tabel V-4 Tahapan Proyek Pengimplementasian SI Layer Matriks Pisah Upper-part
Proyek Pengimplementasian SI
Proyek A a)
Aplikasi
pelayanan
administrasi
perizinan. b) Aplikasi pemrosesan perizinan. c)
Aplikasi pembayaran retribusi.
d) Aplikasi pengelolaan izin. Proyek B-1 a)
Aplikasi pelayanan informasi.
b) Aplikasi pelayanan pengaduan. Lower-part
Proyek B-2 a)
Sistem informasi keuangan.
b) Sistem informasi layanan umum. c)
Sistem informasi SDM.
d) Sistem informasi perlengkapan. e)
Aplikasi knowledge management BP2T.
Tabel V-5 Kebutuhan Akuisisi Platform Teknologi DATA SOFTWARE
HARDWARE
NETWORK
File Server
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Batch
X
Internet
X
Extranet
Relasional
X
Online
Proyek B-1
Client: Microsoft Windows 2000/XP Server: Microsoft Windows Server 2003 Client: Microsoft Windows 2000/XP Server: Microsoft Windows Server 2003
Perangkat Lunak Pendukung
Intranet
X
Sistem Operasi
Repository/ Server PC
Proyek A
Web-based
Desktop-based
TAHAPAN PROYEK
Basis Data
Workstation/ Client PC
Penggunaan
Program file transfer
-
V-8
Tabel V-6 Kebutuhan Akuisisi Platform Teknologi (lanjutan) DATA SOFTWARE
HARDWARE
NETWORK
X
X
X
File Server
X
Relasional
X
Basis Data
Online
Internet
Program file transfer, Aplikasi office, Internet browser (Internet Explorer, Google Chrome,dll)
Batch
Extranet
X
Client: Microsoft Windows 2000/XP Server: Microsoft Windows Server 2003
Perangkat Lunak Pendukung
Intranet
Proyek B-2
Sistem Operasi
Repository/ Server PC
Web-based
Desktop-based
TAHAPAN PROYEK
Workstation/ Client PC
Penggunaan
X
X
X
Paket software secara umum memiliki karakteristik independent dan selfcontained-systems, artinya suatu paket software mampu berdiri sendiri serta tidak membutuhkan dukungan dari perangkat lunak lain. Karakteristik tersebut menjadi keunggulan dari pemilihan paket software, namun di sisi lain hal tersebut membuat paket software tidak mudah diintegrasikan ke dalam lingkungan sharing data. Suatu paket software tentu tidak dapat digunakan secara langsung oleh organisasi, perlu waktu dan SDM dengan keahlian khusus untuk melakukan modifikasi terhadap suatu paket software agar dapat menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Seringkali proses modifikasi paket software membutuhkan waktu yang relatif lama sehingga berdampak pada tingginya biaya investasi SI yang perlu dialokasikan. Paket software tidak memiliki fleksibilitas yang cukup baik untuk memenuhi kebutuhan data, aplikasi dan platform teknologi sesuai yang telah didefinisikan di dalam arsitektur perencanaan SI. Metode implementasi lain yaitu pengimplementasian SI secara mandirioleh organisasi. Kata “mandiri”, tidak berarti bahwa proses implementasi akan dikerjakan oleh SDM internal organisasi tersebut, mengingat tidak semua organisasi memiliki SDM dengan
kompetensi yang V-9
dibutuhkan
untuk
mengerjakan proses implementasi SI. Hal yang umum dilakukan adalah pihak organisasi akan menunjuk konsultan software untuk membantu proses pengimplementasian SI di organisasi tersebut. Pengimplementasian secara mandiri memudahkan pihak organisasi dalam mengakomodasi kebutuhan bisnis yang unik bagi setiap organisasi. Metode ini memiliki fleksibilitas yang baik dalam mengakomodasi hasil studi EAP, karena pengimplementasian SI akan dilakukan dengan mengacu kepada arsitektur perencanaan SI yang dihasilkan di layer ke-3 EAP. Berdasarkan uraian di atas, metode pengimplementasian SI secara internal lebih tepat untuk digunakan. Hal ini untuk mendorong dimanfaatkannya hasil studi EAP dengan maksimal. Sulitnya adaptasi terhadap arsitektur perencanaan SI, membuat pemanfaatan paket software tidak terlalu disarankan. V.2.2 Sumber Daya Organisasi Pengimplementasian SI secara mandiri oleh BP2T membutuhkan dukungan penuh dari pihak BP2T dan Pemkab Kutai Barat. Dukungan yang diberikan dapat berupa kesiapan organisasi untuk menyediakan sumber daya yang dibutuhkan dalam proses implementasi. Sumber daya organisasi yang dibutuhkan meliputi: brainware, kakas pengembangan software, dan platform teknologi. Brainware diartikan sebagai kualitas SDM (keahlian) yang dibutuhkan dalam proses pengimplementasian SI. Ketersediaan SDM baik dari internal perusahaan maupun pihak konsultan menjadi faktor kritis dalam proses pengimplementasian SI. Dalam proses ini, teridentifikasi 4 klasifikasi brainware yang dibutuhkan, yaitu: 1) Software analyst, orang yang memiliki kemampuan untuk mendesain dan merancang perangkat lunak. 2) Programmer, orang yang memiliki kemampuan untuk menggunakan suatu jenis software development tools serta menguasai bahasa pemrograman yang digunakan dalam pengkodean perangkat lunak.
V-10
3) Administrator, orang yang mendapatkan hak akses istimewa terhadap suatu perangkat lunak untuk mengerjakan/mengaktifkan suatu fungsi khusus. 4) User, orang yang berperan sebagai pengguna perangkat lunak. Pemkab Kutai Barat sebagaimana tentu memiliki keterbatasan dalam hal sumber daya pendanaan. Biaya investasi SI yang dianggarkan di dalam APBD daerah dengan jumlah yang terbatas, sehingga alokasi biaya untuk investasi pengadaan SI perlu dioptimalkan. Oleh karena itu, disarankan penggunaan kakas pengembangan software serta bahasa pemrograman yang bebas biaya. Java dan PHP merupakan bahasa pemrograman free yang digunakan karena fleksibilitas dan kelengkapan fitur/fungsionalnya. Java dimanfaatkan dalam pengkodean aplikasi berbasis desktop, sedangkan JSP/PHP digunakan untuk aplikasi berbasis web. Kakas pemrograman yang dipilih pun sebaiknya yang bebas biaya misalnya: Netbeans dan Notepad++. Upaya optimasi terhadap biaya investasi diharap dapat meningkatkan kepercayaan jajaran eksekutif Pemkab Kutai Barat terhadap hasil EAP serta memberikan dampak positif terhadap proses implementasi SI nantinya. Pengadaan platform teknologi tentu membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu, sebisa mungkin perangkat TIK yang sebelumnya telah dimiliki oleh Pemkab Kutai Barat (tercatat di IRC) dapat dimanfaatkan kembali. Pengadaan perangkat baru yang belum dimiliki sebelumnya dilakukan secara bertahap dengan menyesuaikan ke jumlah anggaran yang dialokasikan oleh APBD Kutai Barat setiap tahunnya. Metodologi pengimplementasian software, Software Development Life Cycle (SDLC), yang disarankan adalah model prototyping. SDLC jenis ini memiliki karakteristik inkremental, artinya pembangunan perangkat lunak dilakukan secara bertahap. Penyempurnaan serta perbaikan fungsionalitas perangkat lunak dilakukan dengan mempertimbangkan komentar dari user. Prototype yang dihasilkan berjenis prototype evolutionary, yaitu prototype yang akan terus V-11
dikembangkan hingga menjadi produk akhir berupa aplikasi dengan fungsionalitas yang lengkap. Model prototyping mengurangi resiko gagalnya proyek pengimplementasian SI dengan mengidentifikasi ketidaksesuaian fungsionalitas sedini mungkin melalui komentar user.
Mendengarkan
Penyempurnaan/
komentar
perbaikan
konsumen
prototype
Pengujian prototype oleh konsumen Gambar V-1 Ilustrasi SDLC Model Prototyping
V.2.3 Jadwal Implementasi Salah satu komponen dari rencana pengimplementasian SI adalah jadwal implementasi. Jadwal disusun berdasarkan ketersediaan sumber daya organisasi dan pilihan metode implementasi yang telah didefinisikan. Implementasi SI yang mendukung kegiatan bisnis BP2T dilakukan secara bertahap, diurutkan berdasarkan prioritas aplikasi pada Tabel V-4. Aktifitas ini menghasilkan estimasi waktu implementasi yang ditunjukkan pada Tabel V-7 serta gantt charts rencana pengimplementasian SI yang ditampilkan di Tabel V-8. Jadwal implementasi merupakan acuan bagi pihak konsultan dan BP2T / Pemkab Kutai Barat untuk menjaga kesinambungan proses pengimplementasian SI. V.3 Analisis Biaya dan Manfaat Tahapan ini bertujuan menghasilkan analisis biaya dan manfaat untuk memberikan proyeksi jangka panjang terhadap keuntungan yang didapatkan organisasi setelah mengalokasikan dana untuk investasi SI. Seringkali hasil V-12
analisis biaya dan manfaat ini menjadi parameter penting yang dibutuhkan organisasi dalam mengambil keputusan untuk menerima/menolak rencana investasi yang diajukan. Analisis biaya dan manfaat mengidentifikasi seluruh biaya dan manfaat untuk setiap alternatif solusi investasi yang ada. Kemudian dengan menggunakan kriteria tertentu dipilih alternatif solusi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi. Tabel V-7 Estimasi Waktu Implementasi Nama Aplikasi
Estimasi Waktu (hari)
Bulan Mulai
Bulan Selesai
Durasi (bulan)
Aplikasi pelayanan administrasi perizinan
30
0
1
1
Aplikasi pemrosesan perizinan
45
1
2,5
1,5
Aplikasi pembayaran retribusi
30
2,5
3,5
1
Aplikasi pengelolaan izin
45
3,5
5
1,5
Proyek A
150
0
5
5
Aplikasi pelayanan informasi
30
5
6
1
Aplikasi pelayanan pengaduan
30
6
7
1
Proyek B-1
60
5
7
2
Sistem informasi keuangan
60
7
9
2
Sistem informasi layanan umum
60
9
11
2
Sistem informasi SDM
60
11
13
2
Sistem informasi perlengkapan
60
13
15
2
Aplikasi knowledge management BP2T
240
15
23
8
Proyek B-2
480
7
23
16
TOTAL
690
0
23
23
V-13
Tabel V-8 Gantt Charts Jadwal Implementasi Nama Aplikasi Tanggal Mulai Aplikasi Pelayanan Jan 1 Administrasi Perizinan Aplikasi Pemrosesan Feb 1 Perizinan Aplikasi Pembayaran Mar 16 Retribusi Aplikasi Pengelolaan Izin Apr 16
Tanggal Selesai Jan 31 Mar 15 Apr 15 Mei 31
Aplikasi Pelayanan Informasi
Jun 1
Jun 30
Aplikasi Pelayanan Pengaduan
Jul 1
Jul 31
Sistem Informasi Keuangan
Agt 1
Sep 30
Sistem Informasi Layanan Umum Sistem Informasi SDM
Okt 1
Nov 30
Des 1
Jan 31
Feb 1
Mar 31
Apr 1
Nov 30
Sistem Informasi Perlengkapan Aplikasi Knowledge Management BP2T
Tahun 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9
V-14
10
11
12
Tahun 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9
10
11
12
Terdapat 4 tahapan utama dalam pengerjaan analisis biaya dan manfaat [SCH04], yaitu: 1) Pendefinisian alternatif solusi investasi SI. Penyusunan alternatif solusi investasi SI harus berpegang pada karakteristik atomicity dari EAP di mana hasil studi EAP harus diterima secara menyeluruh. Penyusunan alternatif solusi dilakukan dengan memanfaatkan kandidat platform teknologi yang telah dinyatakan di arsitektur teknologi. Penulis mengusulkan 2 alternatif solusi investasi yang dapat dipilih yang merupakan solusi yang sifatnya high-cost dan low-cost yang disampaikan secara detil di Tabel V-9. 2) Identifikasi biaya dan manfaat. Pada tahapan ini dilakukan investigasi terhadap semua dampak yang relevan baik positif maupun negatif dari suatu rencana investasi SI. Kemudian untuk setiap dampak yang teridentifikasi dikonversikan ke dalam nilai mata uang sehingga dapat dihitung dan dibandingkan. Biaya diartikan sebagai seluruh pengeluaran yang terjadi dalam tahap pembuatan, instalasi, dan perawatan SI. Sedangkan manfaat didefinisikan sebagai konsekuensi positif dari investasi SI. Umumnya manfaat dari suatu rencana investasi SI bersifat intangible (tidak dapat diukur) sehingga cukup sulit untuk dikonversikan ke dalam nilai suatu mata uang. Namun demikian manfaat yang sifatnya intangible akan tetap diidentifikasi sebagai informasi penunjang yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan alternatif solusi investasi terbaik. Objektif dari pemanfaatan e-Government oleh BP2T Kutai Barat adalah untuk memfasilitasi terciptanya iklim investasi yang kondusif di Kutai Barat. Indikator acuan yang dapat digunakan yaitu besar dana investasi yang dihimpun oleh Pemkab Kutai Barat setiap tahunnya. Sasaran minimal yang ingin
dicapai adalah mempertahankan persentase kenaikan
penerimaan aliran dana investasi dari tahun ke tahun.
V-15
3) Menentukan kriteria pengambilan keputusan. Nilai rasio manfaat terhadap biaya dimanfaatkan sebagai nilai acuan dalam menentukan alternatif solusi investasi. Nilai rasio manfaat terhadap biaya dihitung dengan persamaan: Rasio = ∑ Manfaat / ∑ Biaya 4) Perbandingan alternatif solusi investasi SI. Untuk setiap alternatif
solusi dihitung nilai rasionya kemudian
dibandingkan satu sama lain. Alternatif yang dipilih adalah alternatif solusi investasi dengan rasio manfaat terhadap biaya dengan nilai tertinggi. Tabel V-9, Tabel V-10, dan
V-16
Tabel V-11 merupakan hasil analisis biaya dan manfaat dari 2 usulan alternatif solusi investasi yang diajukan. Untuk setiap alternatif solusi dilengkapi dengan perhitungan nilai biaya dan manfaat yang telah dikonversikan dalam nilai mata uang (rupiah). Tabel V-9 Analisis Biaya dan Manfaat
Biaya Awal
Alternatif A
Alternatif B
(High-cost)
(Low-cost)
(x Rp 1.000,00)
(x Rp 1.000,00)
Hardware •
0,00
0,00
25.000,00
25.000,00
5.000,00
5.000,00
Workstation client 30 @ Rp 0,00
•
Server
•
Jaringan telekomunikasi (switch, router, modem, cable)
Software •
Sistem Operasi Server
40.000,00
0,00
•
Sistem Operasi Client
15.000,00
0,00
Alternatif A 30 set @ Rp 500.000,00 Alternatif B 30 set @ Rp 0,00
Tabel V-10 Analisis Biaya dan Manfaat (lanjutan)
•
Biaya pengimplementasian
Alternatif A
Alternatif B
(High-cost)
(Low-cost)
253.000,00
253.000,00
6.000,00
10.000,00
aplikasi (arsitektur aplikasi) 23 bulan @ (Rp 5.000.000,00 + 2 * Rp 3.000.000,00) Personnel •
Biaya pelatihan Alternatif A 3 * 1 @ Rp 2.000.000,00 Alternatif B (3 * 1) + 2 @ Rp 2.000.000,00
V-17
Total biaya awal
344.000,00
293.000,00
24.000,00
24.000,00
240.000,00
240.000,00
12.000,00
12.000,00
24.000,00
24.000,00
300.000,00
300.000,00
Tidak terdefinisi
Tidak terdefinisi
24.000,00
24.000,00
Tidak terdefinisi
Tidak terdefinisi
Biaya Rutin per Tahun Software •
Biaya maintenance software 12 bulan @ Rp 2.000.000,00
Telecommunications •
Biaya sewa fasilitas V-Sat (Internet) 12 bulan @ Rp 20.000.000,00
Lain-lain •
Biaya operasional 12 bulan @ Rp 1.000.000,00
•
Biaya promosi 12 bulan @ Rp 2.000.000,00
Total biaya rutin Manfaat per Tahun Dana investasi yang masuk di Kutai Barat * Pengurangan biaya operasional (Penggunaan alat tulis kantor) 12 bulan @ Rp 2.000.000,00 Total Manfaat
V-18
Tabel V-11 Analisis Biaya dan Manfaat (lanjutan) Asumsi: a)
Terdapat 6 lokasi bisnis yang membutuhkan workstation client. Untuk setiap lokasi diasumsikan dibutuhkan 5 perangkat komputer (dilengkapi dengan printer dan scanner), sehingga dibutuhkan minimal 30 set perangkat komputer. Berdasarkan observasi yang dilakukan di lingkungan Pemkab Kutai Barat, tersedia lebih dari 30 set perangkat komputer. Penulis mengusulkan untuk menggunakan kembali perangkat komputer lama yang telah dimiliki oleh Pemkab Kutai Barat sehingga tidak perlu dilakukan pengadaan perangkat komputer baru untuk menekan biaya investasi yang perlu dialokasikan.
b) Sistem Operasi Server. Alternatif A menggunakan MS-Windows Server 2003 sedangkan alternatif B menggunakan Linux. c)
Sistem Operasi Client. Alternatif A menggunakan MS-Windows 2000/XP sedangkan alternatif B menggunakan Linux.
d) Diasumsikan bahwa pengimplementasian aplikasi (arsitektur aplikasi) dikerjakan oleh minimal 3 orang tenaga konsultan software (1 software analyst + 2 programmer). Biaya upah per bulan bagi seorang software analyst diasumsikan Rp 5.000.000,00 sedangkan untuk seorang programmer adalah Rp 3.000.000,00. Sesuai dengan usulan jadwal implementasi bahwa proyek ini akan selesai dalam waktu 23 bulan. e)
Program pelatihan untuk masing-masing alternatif A dan B terkait penggunaan aplikasi baru dilakukan minimal 1 kali yaitu di akhir setiap tahap proyek pengimplementasian. Sesuai rencana implementasi terdapat 3 tahapan proyek. Namun khusus untuk alternatif B, penggunaan sistem operasi Linux membutuhkan pelatihan tambahan minimal sebanyak 2 sesi untuk membiasakan user dengan sistem operasi tersebut. Untuk setiap pelatihan diasumsikan membutuhkan biaya Rp 2.000.000,00.
f)
Biaya maintenance software per bulan diasumsikan sebesar Rp 2.000.000,00 yang merupakan biaya untuk sewa jasa konsultan software.
g) Penggunaan V-Sat dalam menyediakan koneksi internet dikarenakan belum tersedianya infrastruktur internat yang memadai di Kabupaten Kutai Barat. Berdasarkan hasil survei, biaya sewa V-Sat per bulannya sebesar Rp 20.000.000,00. V-Sat digunakan oleh seluruh instansi daerah yang ada di lingkungan Pemkab Kutai Barat, tidak secara khusus didedikasikan untuk mendukung kegiatan bisnis BP2T. Beban biaya akan ditanggung secara bersama oleh pihak Pemkab Kutai Barat. h) Biaya operasional per bulan diasumsikan sebesar Rp 1.000.000,00 yang meliputi biaya perawatan ruangan serta biaya lain-lain yang sifatnya minor terkait pengoperasian SI di lingkungan BP2T Kutai Barat. i)
Biaya promosi per bulan diasumsikan sebesar Rp 2.000.000,00 yang meliputi biaya penyebarluasan informasi kepada masyarakat melalui media komunikasi fisik.
V-19
Catatan: * Data statistik besaran dana investasi yang dihimpun oleh Pemkab Kutai Barat setiap tahunnya tidak tersedia, sehingga nilainya tidak terdefinisi.
Dikarenakan tidak tersedianya data statistik dari besaran dana investasi yang dihimpun Pemkab Kutai Barat maka analisis keuangan untuk perhitungan biaya dan manfaat tidak dapat diselesaikan. Namun demikian, analisis keuangan yang telah dilakukan sebisa mungkin tetap dapat dimanfaatkan sebagai bahan pembanding dalam penentuan alternatif solusi investasi. Rincian biaya yang disajikan dengan cukup detil dapat menjadi bahan kajian bagi pihak eksekutif (pengambil keputusan) dalam memilih alternatif solusi investasi terbaik dengan obyektif. Selain manfaat yang dapat diukur dalam satuan nilai mata uang, terdapat nilai positif lain yang muncul sebagai dampak dari investasi SI. Manfaat tersebut bersifat intangible, antara lain: 1) Meningkatkan kredibilitas BP2T sebagai organisasi penyedia layanan masyarakat dengan menjaga tingkat kepuasan konsumen. 2) Meningkatkan
kualitas
informasi
(akurat
dan
konsisten)
dengan
mengurangi resiko terjadinya human-error. 3) Meningkatkan nilai informasi dari segi waktu (up-to-date). 4) Mendukung aktifitas perencanaan/pengembangan BP2T. 5) Memfasilitasi aktifitas pengambilan keputusan dalam BP2T. 6) Memfasilitasi aktifitas pertukaran pengetahuan di dalam BP2T dengan Pemkab Kutai Barat maupun Pemprov Kalimantan Timur. V.4 Critical Success Factors Pengimplementasian arsitektur enterprise merupakan suatu proses yang berorientasi jangka panjang dimana membutuhkan kontinuitas dan konsistensi dalam pelaksanaannya. Untuk menjaga proses tersebut berjalan sesuai dengan rencana, perlu ditentukan ukuran-ukuran sebagai patokan/standar dalam pelaksanaan proses. Patokan ini menjadi panduan bagi pihak BP2T dan Pemkab Kutai Barat serta pihak konsultan untuk mengetahui apakah apakah proses V-20
pengimplementasian arsitektur enterprise masih sesuai dengan perencanaan yang dilakukan di awal. Pengetahuan mengenai hal tersebut menjadi masukan yang berguna bagi pihak eksekutif BP2T untuk menentukan kebijakan yang terkait dengan proses pengimplementasian arsitektur enterprise pada suatu titik waktu tertentu. Critical Success Factors (CSF) didefinisikan sebagai komponen atau aksi yang penting
bagi
organisasi
dalam
memegang
kendali
dalam
proses
pengimplementasian arsitektur enterprise [SAL04]. CSF dalam studi EAP ini diadaptasi dari [EAP92] yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi BP2T, yang dirangkum di Tabel V-12 dan Tabel V-13. Tabel V-12 Critical Succes Factors ASPEK
DESKRIPSI
Komitmen eksekutif
Persetujuan dari pihak eksekutif BP2T terhadap hasil EAP menjadi dasar bagi keberlanjutan proses pengimplementasian SI dalam lingkungan BP2T. Hasil EAP bersifat atomicity, artinya rencana tersebut harus diterima secara keseluruhan bukan secara sebagian (misalnya: dengan alasan keterbatasan anggaran).
Fase Transisi
Fase transisi adalah masa transisi yang menjembatani perencanaan EAP dengan tahap implementasi SI di organisasi. Inisiasi fase transisi ini perlu dilakukan dengan segera untuk menjaga kredibilitas dan kontinuitas proses pengimplementasian SI dalam lingkungan BP2T.
Organisasi SI
Organisasi SI yang dimaksudkan berupa sistem dan mekanisme yang berfungsi mengelola proses pengimplementasian SI. Fungsi-fungsi tersebut antara lain: manajemen sumber daya data, administrasi data, penjaminan mutu arsitektur SI. Sistem dan mekanisme yang tepat akan pembuat proses pengimplementasian SI di BP2T menjadi terstruktur dan terukur.
SDLC
Model prototyping dipilih sebagai metode SDLC dalam pengimplementasian SI dalam lingkungan BP2T. Pendekatan SDLC tersebut dipilih karena kesederhanaan prosesnya serta keunggulannya untuk melibatkan user selama tahap pengimplementasian SI di organisasi.
Akuisisi platform teknologi
Proses evaluasi, seleksi, akuisisi, serta instalasi platform teknologi baru harus dilakukan sesuai jadwal. Penundaan terhadap proses tersebut dapat menimbulkan efek domino yang mengakibatkan mundurnya target kerja berikutnya.
V-21
Tabel V-13 Critical Succes Factors (lanjutan) ASPEK
DESKRIPSI
Leadership
Pada tahap pengimplementasian SI perlu didefinisikan secara tepat dan jelas peran dari setiap SDM yang terlibat di dalamnya. Untuk mengelola dan mengoptimalkan kinerja SDM tersebut, tentunya dibutuhkan kepemimpinan yang baik untuk mengupayakan pengimplementasian SI tetap berjalan sesuai dengan jadwal yang direncakan.
Penganggaran
Salah satu konsekuensi dari disetujuinya hasil EAP adalah tersedianya anggaran dana yang cukup dari APBD Kutai Barat atau sumber dana lain untuk membiayai pengimplementasian SI dalam lingkungan BP2T.
Pelatihan
Perubahan sistem bisnis dan prosedur dalam suatu organisasi sering mengakibatkan terjadinya pergeseran kebutuhan kompetensi SDM yang ada di dalamnya. Pergeseran tersebut memunculkan kebutuhan untuk melakukan upgrading terhadap SDM yang telah dimiliki organisasi. Pihak eksekutif BP2T perlu mempersiapkan rencana pelatihan yang terstruktur bagi jabatan-jabatan tertentu yang membutuhkan proses upgrading ini.
V-22
