Raadsvergadering d.d. Casenummer Raadsvoorstelnummer
Raadsvoorstel (gewijzigd) 26 september 2013 AB13.00729 RV2013-062
Besluit nemen over advies effectmeting ‘Inkoop en inhuur’ van de rekenkamercommissie
Gemeente Bussum
Brinklaan 35 Postbus 6000 1400 HA Bussum Telefoon (035) 69 28 888 Fax (035) 69 28 500 Website: www.bussum.nl E-mail:
[email protected]
Aan de gemeenteraad. Inlichtingen bij: mr. L.A. Wieringa
Samenvatting De gecombineerde commissie Middelen wordt gevraagd de raad te adviseren over het advies van de rekenkamercommissie over de effectmeting ‘Inkoop en inhuur’. Naar aanleiding van de gedachtewisseling in de commissie zal een concept raadsbesluit worden opgesteld voor besluitvorming. Inleiding De rekenkamercommissie ondersteunt de raad in haar controlerende taak. Dit doet zij vanuit een onafhankelijke positie. De rekenkamercommissie draagt bij aan de effectiviteit (doeltreffendheid), en efficiëntie (doelmatigheid) van het bestuurlijk handelen. Dit doet zij door gerichte onderzoeken en quickscans uit te voeren. Het streven is om, rekening houdend met de actuele ontwikkelingen in de gemeente Bussum, een scherpe en toepasbare bijdrage te leveren aan het verbeteren van de gemeentelijke organisatie. Bespreking in commissie en daarna de raad Onderzoeksrapporten worden in principe besproken in de eerstvolgende commissie Middelen na verschijning van een rapport of quickscan. Bij een onderwerp dat een andere commissie veel ‘raakt’ wordt die commissie ook uitgenodigd voor een gezamenlijke commissievergadering. Na bespreking in de commissie wordt het stuk volgens de gemaakte afspraken altijd doorgeleid naar de raad. Dat kan er dan toe leiden dat er voor besluitvorming in de raad aan het stuk een - door de raadsgriffier opgesteld - raadsvoorstel en raadsbesluit wordt toegevoegd. Om die reden is dit raadsvoorstel opgesteld. Op deze wijze vindt er een debat in de raad over plaats en wordt via besluitvorming over bijgevoegd raadsbesluit duidelijk welk besluit er is genomen. Dit komt de uitvoering en controle op de uitvoering van de aanbevelingen ten goede.
./. ./.
./.
Toezending en bespreking stukken vanuit rekenkamercommissie In mei 2013 heeft de rekenkamercommissie de effectmeting ‘Inkoop en inhuur’ naar de raad gezonden. Met de bijbehorende oplegbrief biedt de rekenkamercommissie de raad de rapportage aan van de effectmeting naar de in 2010 en 2011 door de rekenkamercommissie uitgevoerde onderzoeken naar inhuur, inkoop en aanbesteding. Tevens heeft de rekenkamercommissie daar de bestuurlijke reactie van het college aan toegevoegd.
Doorkiesnummer: 035-6928785
Samenvatting effectmeting Ten aanzien van de doorwerking van de door de raad vastgestelde aanbevelingen uit beide onderzoeken, trekt de rekenkamercommissie de onderstaande conclusies:
Het raadsbesluit uit juni 2011 om voortaan eenmaal per jaar in de planning-en-controlcyclus de inhuur van externen te evalueren is – tot en met de planning-en-controlcyclus in 2012 – vooralsnog niet uitgevoerd;
De raad besloot in december 2011 om in het najaar van 2012 in de commissie Middelen kaderstellende uitspraken te doen met betrekking tot inkoop en aanbesteding. Vooralsnog heeft alleen een presentatie plaatsgevonden op 24 januari 2013. Hierbij heeft de raad nog geen kaderstellende uitspraken kunnen doen.
Op het niveau van het (ambtelijke) inkoopproces zal een groot deel van de aanbevelingen met het testen en inregelen van het zaaksysteem worden gerealiseerd. In tegenstelling tot het raadsbesluit uit 2011 is de raad niet in de bedrijfsvoeringsparagraaf geïnformeerd over de navolging van de aanbevelingen voor het (ambtelijke) inkoopproces.
Op basis van deze conclusies formuleert de rekenkamercommissie een viertal aandachtspunten voor uw raad: 1. Bepaal als raad in hoeverre u in de planning-en-controlstukken in overeenstemming met eerdere besluitvorming wilt worden geïnformeerd over de inhuur van externen door de gemeente. 2. Vraag het college om de consequenties van de nieuwe Aanbestedingswet te vertalen in een nieuw Gemeentelijk aanbestedingsbeleid en dit ter vaststelling vast te leggen aan uw raad. Leg hierin vast: a. Welke opdracht u het college wilt meegeven om bij inkoop en aanbestedingstrajecten maatschappelijke waarde en duurzaamheid te betrekken; b. Op welke wijze u bij (majeure) aanbestedingen wilt worden geïnformeerd over de (on)mogelijkheden om aspecten van duurzaamheid en maatschappelijke waarde te betrekken; c.
Op welke wijze u als raad achteraf wilt worden geïnformeerd over de evaluatie en uitkomsten van inkoop- en aanbestedingstrajecten (bijvoorbeeld met betrekking tot duurzaamheid en maatschappelijke waarde).
3. Vraag bij het vaststellen van een nieuw Gemeentelijk aanbestedingsbeleid om een beargumenteerd voorstel voor de toepassing van drempelbedragen zodat voor uw raad helder is welke keuzes u kunt maken. 4. Leg in de raadsbesluiten met betrekking tot de aanbevelingen van de rekenkamercommissie het moment en de plaats vast waarop het college terugkoppelt over de wijze waarop het college de door de raad overgenomen aanbevelingen heeft ingevuld. Hiermee agendeert de raad voor zichzelf een moment waarop hij het college kan bevragen over de gemaakte vorderingen. Bestuurlijke reactie Het college concludeert dat de aandachtspunten grotendeels in lijn liggen met de ingezette professionalisering van inkoop en aanbesteding en de nieuwe wetgeving. Ten aanzien van de aanbevelingen maakt het college de onderstaande opmerkingen: 1. Het jaarverslag over 2012 zal voor het eerst een evaluatie bevatten van de inhuur door externen. 2. Binnen de regio wordt gewerkt aan het opstellen van een Regionaal inkoopbeleid dat direct toepasbaar is op de gemeente Bussum. Op het
moment dat dit vorm heeft gekregen, zal de Commissie middelen hierover worden geïnformeerd. a. In regionaal verband wordt gewerkt om via de ‘bouwblokkenmethode elementen als duurzaamheid, social return en innovatie in het inkoopproces mee te kunnen nemen bij trajecten waarbij deze toepasbaar zijn. Na vaststelling in de Regio zal het college de raad voorstellen om deze methode ook in het gemeentelijk inkoopbeleid op te nemen. b. Vooraf is niet altijd aan te geven of het binnen een aanbestedingstraject het mogelijk is om elementen van maatschappelijke waarde te betrekken: dit blijkt pas tijdens of na het aanbestedingsproces. Hierover zal het college de raad actief op de hoogte houden via de commissievergadering. c.
Het college stelt voor om de raad in de paragraaf bedrijfsvoering te informeren over de resultaten van (majeure) aanbestedingen op basis van de kaders die de raad vooraf binnen projecten heeft gesteld.
3.
Als een nieuw beleid wordt vastgesteld, zal het college de raad via de commissie Middelen informeren over de keuzemogelijkheden voor de toepassing van drempelbedragen.
4.
Het college ziet de reactie van de raad met belangstelling tegemoet en is bereid de suggesties ter harte te nemen.
Naast de reactie op de door de rekenkamercommissie geformuleerde aandachtspunten stelt het college voor om de startnotitie niet verplicht te maken voor inkooptrajecten met een waarde van minder dan € 25.000 en een looptijd korter dan 12 maanden. Advies van de rekenkamercommissie De rekenkamercommissie geeft in haar oplegbrief aan, het oorspronkelijke onderzoek, de effectmeting en het bestuurlijk wederhoor overziend, uw raad graag nog de onderstaande vragen mee te geven die een richting kunnen geven aan het debat:
Welke rol ziet u als raad voor uzelf bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid? Het college geeft aan uw raad te willen informeren over het inkoop- en aanbestedingsbeleid dat het (al dan niet regionaal) vaststelt. De informatievoorziening over de resultaten van concrete (majeure) inkoop- en aanbestedingstrajecten wil het college baseren op kaderstellende uitspraken die de raad tijdens deze individuele trajecten heeft gedaan. Uw raad kan genoegen nemen met deze rol, maar zou ook het inkoopen aanbestedingsbeleid kunnen vaststellen. Ook zou u hierin criteria kunnen opnemen voor informatievoorziening over alle inkoop- en aanbestedingstrajecten. In het geval van de bouwblokkenmethode zou de raad bijvoorbeeld kunnen vastleggen dat de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening inzichtelijk moet maken op welke manier de gemeente in het voorbije jaar maatschappelijke waarde heeft gecreëerd via de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Ziet u het creëren van maatschappelijke waarde als harde doelstelling (ja, tenzij) of als mogelijke optie? Het college stelt voor om de bouwblokkenmethode op te nemen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid en situationeel af te wegen of de bouwblokkenmethode daadwerkelijk wordt ingezet. Hierdoor is onduidelijk in hoeverre ook structureel mogelijkheden tot het realiseren van maatschappelijke waarde worden afgewogen.
Advies raadsgriffier Het advies van de rekenkamercommissie richt zich alleen op de raad, niet op het college. De rekenkamercommissie adviseert de raad om zijn rol te bepalen bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid en dan met name gericht op het creëren van maatschappelijke waarde. De rekenkamercommissie doet hiervoor in haar advies voorzetten. De raad kan ervoor kiezen zijn rol (‘de kaders’) zelf nader in te vullen. Ook zou de raad het college kunnen vragen hiervoor een aanzet op te stellen. Behandeling in de commissie Middelen Tijdens de behandeling in de commissie Middelen werd geconstateerd dat de bespreking van de effectmeting om agenda technische redenen (van de commissies Middelen en Bestuur) niet meer had kunnen plaatsvinden vóór de zomervakantie. Door het tijdsverloop zijn er nieuwe ontwikkelingen waar in de effectmeting geen rekening mee gehouden kon worden, zoals de regionale nota aanbesteding en de veranderende wetgeving. Tijdens de commissiebespreking werd gevraagd naar de gevolgen daarvan. Het antwoord was dat de gemeentelijke beleidsvrijheid in deze is afgenomen en nog verder zal afnemen. Voor het grootste gedeelte heeft de gemeente geen beleidsvrijheid meer omdat het wettelijk wordt geregeld. Waar nog wel beleidsvrijheid is, wordt dat wellicht regionaal ingevuld. Het gedeelte waarover de gemeente nog ‘eigen’ beleidsvrijheid heeft lijkt klein te zijn. Nog steeds echter kan de raad keuzes maken. Ten aanzien van de advies van de rekenkamercommissie adviseerde de commissie om het creëren van maatschappelijke waarde te zien als harde doelstelling (en niet zozeer als een mogelijke optie) [Advies 2]. Minder duidelijk was het advies vanuit de commissie welke rol de raad voor zichzelf zou kunnen zien bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid [Advies 1]. De commissie ging vooral in op inhoudelijke aspecten die belangrijk werden gevonden, maar liet de afbakening college/raad grotendeels onbesproken. Zo werd bijvoorbeeld niet aangegeven wat de rol van de raad zou moeten zijn bij het bepalen van het (regionale) inkoopbeleid. Advies raadsgriffier naar aanleiding van de behandeling in de commissie De raadsgriffier adviseert uw raad om de bespreking in de raad hierover voort te zetten en vervolgens een besluit te nemen. Vooralsnog wordt in het navolgende concept raadsbesluit aangesloten bij de bestuurlijke reactie van het college van B&W die samenvattend aangeeft aan uw raad te willen informeren over het inkoop- en aanbestedingsbeleid dat het (al dan niet regionaal) vaststelt. De informatievoorziening over de resultaten van concrete (majeure) inkoop- en aanbestedingstrajecten zal het college baseren op kaderstellende uitspraken die de raad tijdens deze individuele trajecten heeft gedaan.
VOORSTEL De raad wordt voorgesteld te besluiten: 1. ten aanzien van advies 1 van de rekenkamercommissie (Welke rol ziet u als raad voor uzelf bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid?) dat het college de raad informeert over het inkoop- en aanbestedingsbeleid dat het (al dan niet regionaal) vaststelt. De informatievoorziening over de resultaten van concrete (majeure) inkoop- en aanbestedingstrajecten zal het
college baseren op kaderstellende uitspraken die de raad tijdens deze individuele trajecten heeft gedaan. 2. ten aanzien van advies 2 van de rekenkamercommissie (Ziet u het creëren van maatschappelijke waarde als harde doelstelling (ja, tenzij) of als mogelijke optie?) dat de raad het creëren van maatschappelijke waarde ziet als harde doelstelling (en niet zozeer als een mogelijke optie).
de griffier, mr. L.A. Wieringa
Raadsbesluit
Gemeente Bussum
De raad van de gemeente Bussum;
Brinklaan 35
gelezen het voorstel van de raadsgriffier van Bussum, nummer RV2013-062 (gew);
Postbus 6000 1400 HA Bussum
waarbij wordt voorgesteld om een besluit te nemen over het advies van de rekenkamercommissie over de effectmeting ‘Inkoop en inhuur’
Telefoon: 035 69 28 888 Fax: 035 69 28 500 Website: www.bussum.nl E-mail:
[email protected]
overwegende de gedachtewisseling in de commissie Middelen van 12 september 2013, besluit:
mr. L.A. Wieringa (raadsgriffier)
1. ten aanzien van advies 1 van de rekenkamercommissie (Welke rol ziet u als raad voor uzelf bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid?) dat het college de raad informeert over het inkoop- en aanbestedingsbeleid dat het (al dan niet regionaal) vaststelt. De informatievoorziening over de resultaten van concrete (majeure) inkoop- en aanbestedingstrajecten zal het college baseren op kaderstellende uitspraken die de raad tijdens deze individuele trajecten heeft gedaan. 2. ten aanzien van advies 2 van de rekenkamercommissie (Ziet u het creëren van maatschappelijke waarde als harde doelstelling (ja, tenzij) of als mogelijke optie?) dat de raad het creëren van maatschappelijke waarde ziet als harde doelstelling (en niet zozeer als een mogelijke optie).
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bussum, gehouden op 26 september 2013. de griffier,
de voorzitter,
