Raadsvergadering d.d. Casenummer Raadsvoorstelnummer
Raadsvoorstel (Gew) 23 februari 2012 AB11.01221 RV2011.141
Instemmen met het voorstel voor de invulling van de digitale raad
Gemeente Bussum
Brinklaan 35 Postbus 6000 1400 HA Bussum
Aan de gemeenteraad. 0. SAMENVATTING De raad heeft in het kader van zowel de bezuinigingen als het project duurzaamheid aangegeven digitaal te willen gaan werken. Om een volledig papierloze raad tot stand te brengen is de afgelopen maanden veel onderzoek gedaan naar gebruik- en leveringsmogelijkheden en de (belastingtechnische) consequenties van het in gebruik nemen van iPads. Het college verzoekt de raad in te stemmen met het voorstel om over te gaan tot het invullen van de digitale raad door de raadsleden en commissieleden zijnde niet raadsleden (CLNZRL) zelf een mobiel apparaat aan te laten schaffen waarbij elk raadslid en CLNZRL keuzevrijheid heeft, zolang het mobiele apparaat geschikt is voor gebruik bij vergaderen. Daarvoor kan de raadsvergoeding voor internet en PC worden ingezet. Om deze mogelijkheid ook te bieden aan CLNZRL zal de Verordening op de Raadscommissie moeten worden aangepast. 1. INLEIDING De Raad heeft aangegeven duurzaam te willen gaan vergaderen. In de perspectiefnota 2011 is daarover het volgende gezegd: “Daarnaast wordt in het kader van zowel de bezuinigingen als het project duurzaamheid gekeken naar “de digitale raad”. De raad is bereid zijn vergoeding voor internet en pc in te zetten voor digitale hulpmiddelen. Bezien wordt welke extra investeringen daarnaast technisch noodzakelijk zijn. Hier wordt nog nader onderzoek naar gedaan.”(pagina 15) Door de stukken niet meer op papier te verstrekken, maar digitaal waarbij gebruik gemaakt wordt van de iPad, wordt aan deze wens gehoor gegeven. Het doel is papierverbruik terugdringen, duurzamer werken met gebruikmaking van de digitale faciliteiten die er al zijn, zoals het internet, het RIS en e-mail. Door digitaal te gaan werken zullen op de lange termijn besparingen kunnen ontstaan door minder papierverbruik, minder kopiëren, niet verzenden of via een koeriersdienst laten afleveren. Om ervaringen op te doen met digitaal werken, is in juli 2011 een pilot gestart, waaraan naast het college en de gemeentesecretaris drie raadsleden deelnemen. De leden van de pilotgroep ontvangen geen stukken meer op
Telefoon (035) 69 28 888 Fax (035) 69 28 500 Website: www.bussum.nl E-mail:
[email protected] Inlichtingen bij: Y. Schippers-Lammers (BMO) Doorkiesnummer: 035-6928824
papier, maar werken met digitale bestanden die opgeslagen worden op een iPad. Daarnaast is in de afgelopen periode veel onderzoek gedaan naar de mogelijke wijze van verstrekken van iPads (of andere mobiele apparaten) en de belastingtechnische gevolgen daarvan. 2. INHOUDELIJK Wens digitale raad Het uitgangspunt van de gemeenteraad bij de digitalisering is het werken op een duurzame wijze, en het komen tot besparingen. De besparingen worden gerealiseerd door een afname van kosten voor kopiëren, en naar verwachting ook de verwerkingskosten daarvan (voorbereiding en bezorging). Om te voorkomen dat anderzijds meerkosten gaan ontstaan, is bij de behandeling van de perspectiefnota vastgesteld dat de raad bereid is zijn vergoeding voor internet en pc in te zetten voor digitale hulpmiddelen. Pilot In juli 2011 is gestart met een pilot voor een digitale raad door te werken met iPads. Op 14 november jl. heeft een evaluatiebijeenkomst plaatsgevonden waarin diverse deelnemers aan de pilot ervaringen hebben uitgewisseld. De ervaringen zijn overwegend positief doordat: • Het mogelijk is om overal (tijd en plaatsonafhankelijk) stukken te lezen. Zeker wanneer alle mogelijkheden die de applicatie waarmee stukken geopend worden en waarmee aantekeningen in documenten kunnen worden gemaakt bekend zijn en gebruikt worden; • Alle informatie zoals stukken, e-mails en notulen van fractieberaden bij elkaar staat; • Er geen pakken papier meer hoeven te worden verspreidt. Onderzoek In het onderzoek naar de verschillende manieren om iPads (of andere mobiele apparaten) te verstrekken is gekeken naar: • belastingtechnische consequenties • keuzemogelijkheid • op te stellen en na te leven protocollen • abonnementen • ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie • kosten en besparingen Uiteindelijk wordt op basis van de onderzoeksresultaten voorgesteld dat de raadsleden zelf een mobiel apparaat aanschaffen. Daarvoor kan de raadsvergoeding voor internet en PC worden ingezet. Wanneer men dan gebruik wenst te maken van een voorfinanciering voor de aanschaf, kan men een voorschot ontvangen op de PC en internet vergoeding. Om daadwerkelijk digitaal te kunnen werken als raad, is het noodzakelijk dat ook de CLNZRL in het bezit zijn van een mobiel apparaat. Op dit moment ontvangen CLZNRL geen vergoeding voor internet en PC waardoor er voor hen geen mogelijkheid bestaat tot voorfinanciering. In de commissie Bestuur van 9 februari jl. is voorgesteld om het van toepassing zijnde artikel van de Verordening op de raadscommissie aan te passen en het op zowel raadsals commissieleden van toepassing te verklaren. Daarvoor wordt - als dekking - het totale budget van de computervergoeding dan herverdeeld. Daarbij heeft elk raadslid en CLNZRL keuzevrijheid, als het maar mogelijk is om stukken te downloaden, te lezen en te voorzien van aantekeningen.
Naast de iPad kan voor een andere tablet, of bijvoorbeeld een laptop gekozen worden. a. Belastingtechnische consequenties b. Keuzemogelijkheid voor raadsleden
c. Protocol d. Abonnement e. Ondersteuning f. Kosten en besparing
Geen Volledige vrijheid, mits het mobiele apparaat geschikt is voor gebruik bij vergaderen. Beveiligingsprotocol F&I Op verzoek een 3G Geen ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie Zie paragraaf 3, financiële aspecten
Er zijn geen belastingtechnische gevolgen of beperkingen qua gebruik van de iPad. De maandelijkse vergoeding blijft in stand en wordt op deze manier ingezet voor de digitale hulpmiddelen. Door de afdeling F&I zal een beveiligingsprotocol worden opgesteld waarvan de raadsleden geacht worden op de hoogte te zijn. Mocht een raadslid behoefte hebben aan een 3G abonnement, dan kan men dit via het contract van de gemeente met Vodafone afsluiten tegen een gunstig bedrag van € 6,95 per maand (prijspeil 2011). Deze contract kan niet worden afgesloten voor CLNZRL aangezien zij geen (fictief) dienstverband hebben met de Gemeente Bussum. Op het moment dat in de Gemeente Bussum wifi is geïnstalleerd, is het gebruik maken van een 3G abonnement niet langer noodzakelijk om toegang te hebben tot het netwerk. Er wordt geen ondersteuning bij technische problemen verleend omdat de raadsleden en CLNZRL daar zelf zorg voor dragen via de zelf gekozen leverancier. Wel zal door de ondersteunende afdelingen uitleg en instructie worden gegeven over het gebruik van de apps en dergelijke. 3. FINANCIËLE ASPECTEN Doordat de raadsleden en CLNZRL het mobiele apparaat zelf aanschaffen, is er geen sprake van kapitaallasten voor de aanschaf van iPads/mobiele apparatuur omdat er geen investering hoeft te worden gedaan. De raadsleden behouden een maandelijkse vergoeding voor internet en PC. Door de wens om de internet en PC vergoeding voor raadsleden te verbreden tot raads- en commissieleden en daarvoor - als dekking - het totale budget van de computervergoeding te herverdelen, zullen de totale kosten niet stijgen. Raadsleden kunnen een 3G abonnement via de gemeente afsluiten, maar betalen de maandelijkse kosten hiervan zelf. Voor de eventuele kosten van vervanging en ondersteuning bij technische problemen dragen de raadsleden en CLNZRL zelf zorg. Er is sprake van een besparing op papier en verzendkosten. Samengevat in een overzicht: Kosten per jaar Kapitaallasten aanschaf I-pads 3G abonnementen Loonkosten ondersteuning Totaal structurele kosten
€0 €0 €0 €0
Besparing per jaar Papier en kopieerkosten Internet en PC vergoeding Totale besparing Totaal kosten
€ 2.650 €0 € 2.650 - € 2.650
Wifi Om het digitaal werken van de raad, medewerkers en bezoekers van het gemeentehuis te ondersteunen en faciliteren is het noodzakelijk dat wifi wordt aangelegd. Aangezien de aanleg van wifi niet specifiek voor de digitale gemeenteraad van toepassing is, zal een separaat voorstel inclusief dekkingsvoorstel, aan het college worden voorgelegd. 4. VOORSTEL Het college verzoekt de raad in te stemmen met het voorstel om over te gaan tot het invullen van de digitale raad door de raadsleden zelf een mobiel apparaat aan te laten schaffen waarbij elk raadslid keuzevrijheid heeft, zolang het mobiele apparaat geschikt is voor gebruik bij vergaderen. Daarvoor kan de raadsvergoeding voor internet en PC worden ingezet. De Verordening op de Raadscommissies zal worden aangepast zodat deze mogelijkheid ook aan commissieleden niet zijnde raadsleden kan worden geboden.
Bespreking in commissie Bestuur d.d. 12 januari en 9 februari 2012.
Burgemeester en wethouders van Bussum, de secretaris, de burgemeester,
Mw. mr. M. Plantinga
dr. M. Schoenmaker
Raadsbesluit
Gemeente Bussum
De raad van de gemeente Bussum;
Brinklaan 35
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Bussum, nummer RV2011-141;
Postbus 6000 1400 HA Bussum
gelet op de perspectiefnota 2011 waarin is aangegeven dat de raad in het kader van zowel de bezuiniging als het project duurzaamheid digitaal wil gaan werken
Telefoon: 035 69 28 888 Fax: 035 69 28 500 Website: www.bussum.nl E-mail:
[email protected]
besluit: Over te gaan tot het invullen van de digitale raad door de raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden zelf een mobiel apparaat aan te laten schaffen waarbij elk raadslid keuzevrijheid heeft, zolang het mobiele apparaat geschikt is voor gebruik bij vergaderen. Daarvoor kan de raadsvergoeding voor internet en PC worden ingezet. Dat de Verordening op de Raadscommissies wordt aangepast zodat de mogelijkheid tot voorfinanciering ook aan commissieleden niet zijnde raadsleden kan worden geboden. Dat het totale budget van de internet en PC vergoeding van raadsleden wordt herverdeeld over het totale aantal raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bussum, gehouden op 26 januari 2012. de griffier,
de voorzitter,
Y. Schippers-Lammers (BMO)
