Raadsvergadering d.d. Casenummer Raadsvoorstelnummer
Raadsvoorstel 15 december 2011 AB11.01003 RV2011.108
Instemmen met de Verantwoording van het Programma Elektronische Dienstverlening 2007- 2010
Gemeente Bussum
Brinklaan 35 Postbus 6000 1400 HA Bussum Telefoon (035) 69 28 888 Fax (035) 69 28 500 Website: www.bussum.nl E-mail:
[email protected]
Aan de gemeenteraad. Inlichtingen bij: L.M. Tetteroo (BMO)
0. SAMENVATTING In de raad van 10 mei 2007 heeft u het Dienstverleningsconcept en het Programmaplan Elektronische Dienstverlening 2007-2010 vastgesteld en de daarbij behorende budgetten. Het verbeteren van de dienstverlening is een ontwikkeltraject dat afhankelijk is van diverse variabele factoren die zelf in beweging zijn. Uitvoering van het plan heeft dan ook gevolgen voor de jaren na 2010. Voor het programma zijn in 2007 kredieten gevoteerd die, gezien de ontwikkelingen, aan herijking toe zijn. 1. INLEIDING In dit voorstel willen wij de periode 2007-2010 verantwoorden en u informeren over de ontwikkelingen binnen het Programma Diensverlening en een financiële doorkijk geven voor de komende jaren. 2. INHOUDELIJK Op 10 mei 2007 zijn het Dienstverleningsconcept en het Programmaplan Elektronische Dienstverlening 2007 – 2010 in uw raad vastgesteld. Het programmaplan geeft uitwerking aan de bestuurlijke ambities op het vlak van Elektronische Dienstverlening (EDV). Voor de uitvoering van het plan heeft u jaarlijks de jaarplannen EDV vastgesteld. Daarnaast hebt u jaarlijks kennis kunnen nemen van de gerealiseerde resultaten van de uitvoeringsplannen dienstverlening. Ontwikkelingen Het jaar 2007 is een belangrijk (start) jaar geweest in de planvorming en uitvoering van het Dienstverleningsconcept en het Programmaplan EDV 2007-2010. In 2007 hebben we ons voornamelijk bezig gehouden met de planvorming. In 2008 is de gemeente lid geworden van GovUnited (een samenwerkingsverband van 74 gemeenten) om voornamelijk de e-dienstverlening te verbeteren. Het programmaplan Elektronische Dienstverlening ging uit van de periode 2007-2010. Gebleken is dat de realisatie van het programma ook consequenties heeft voor de periode na 2010. In verband hiermee is ook in april 2009 een informatievisie voor de gemeente Bussum 2009-2013 vastgesteld in uw raad. De belangrijkste kaderstellende randvoorwaarden zijn; • Om de dienstverlening te verbeteren is, het noodzakelijk dat de organisatorische en technische middelen in balans worden ontwikkeld, waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van een gemeentelijk samenwerkingsverband (GovUnited);
Doorkiesnummer: 035-6928623
•
Zaakgericht werken met behulp van een integraal zaaksysteem om de beste dienstverlening te leveren die tevens het fundament vormt om processen te digitaliseren. In 2009 is gebleken dat GOVUnited niet meer aan de verwachtingen voldeed. Om die reden is gestart met het “bouwen” van een eigen zaaksysteem waarin betere dienstverlening aan de inwoners kan worden ondersteund. Het uitvoeringsplan 2010 heeft als belangrijkste doel de diensverlening aan de burgers te verbeteren door zaakgericht te werken en processen beter te faciliteren door de inrichting van zoveel mogelijk generieke componenten. Dit alles om ons strategisch doel “de beste dienstverlening tegen zo laag mogelijke kosten” te realiseren. Hiermee wordt tevens uitvoering gegeven aan het coalitieprogramma om de administratieve lasten te verminderen en de regeldruk te verlagen. In de commissie Middelen van maart 2010 bent u door een presentatie over de ontwikkelingen in het programma Dienstverlening geïnformeerd. Het programmaplan 2010 heeft dan ook voornamelijk in het teken gestaan van het inrichten, verbeteren en gebruiken van het Zaaksysteem. Daarnaast is een start gemaakt naar het toekomstige KlantContactCentrum (KCC). Tevens is in 2010 gestart met het programma “Processioneel Beter” met als doel: - processen efficiënter in te richten; - de klantvriendelijkheid te bevorderen; - de continue verbetering van werkprocessen te stimuleren; - administratieve lasten en regeldruk te verlagen. Vanaf het moment van invoering van het programma zijn circa 20 processen (Meldingen Openbare Ruimte, APV-vergunningen, WABO) ter hand genomen om deze te optimaliseren. De producten zijn of worden vervolgens in het zaaksysteem gebracht, zodat daadwerkelijk ICT ondersteunend is aan het proces en de burgers met meer gemak producten of in formatie kunnen krijgen. Bij de procesoptimalisatie is tevens stilgestaan bij de mogelijkheden om de regeldruk te verlagen. Het verbeteren van de processen en het vastleggen hiervan in het zaaksysteem zijn activiteiten die nauw met elkaar verbonden zijn. Om optimale afstemming hiertussen mogelijk te maken zijn ze integraal opgenomen in het Uitvoeringsplan 2011.
Eind 2010 is het Zaaksysteem in productie genomen. Het Centraal InformatiePunt (CIP) heeft als eerste afdeling de spits afgebeten door de parkeervergunningen via het Zaaksysteem af te geven. Daarnaast zijn producten van de afdelingen Samenlevingszaken (structurele subsidie) en Burgerzaken (diverse afschriften burgerlijke stand) digitaal via het Zaaksysteem beschikbaar gekomen. Het totaal aantal producten, dat eind in 2011 via het Zaakssyteem (intern en extern) kan worden aangeboden, komt hiermee op 35. Naast het bouwen en in productie nemen van een eigen Zaakssyteem zijn in de verslagperiode de volgende resultaten behaald: • inrichting centrale hal en aanpassing bewegwijzering; • komen op afspraak; • nieuwe website en intranet; • uitvoeren klanttevredenheidsonderzoeken; • vervolgacties uit klanttevredenheidsonderzoeken; • verbeteren telefonische bereikbaarheid; • inrichting BAG en aansluiting op de landelijke voorziening; • ontsluiting GBA en BAG via het Zaaksysteem; • ontwikkeling KlantContactCentrum (KCC); • digitalisering en procesoptimalisering. Toekomstige ontwikkelingen Dienstverlening De komende jaren zal het vizier voornamelijk gericht zijn op het doorontwikkelen van het Zaaksysteem. Het aantal producten, dat via het
Zaaksysteem digitaal wordt aangeboden, zal verder groeien. Tevens is een eerste aanzet gegeven om formulieren te voorzien van intelligentie waardoor sommige vragen op basis van eerdere antwoorden niet meer gesteld hoeven worden.. Door deze intelligentie aan het Zaaksysteem toe te voegen maakt de gemeente gebruik van alle gegevens die reeds bij de gemeente bekend zijn en wordt de uitvraag aan inwoners beperkt en leveren we een bijdrage aan de administratieve lastenverlichting. De inrichting en implementatie van het KCC zal in samenspraak met de Gemeente Naarden verder worden vormgegeven. Voor 1 januari 2012 wordt hiervoor een gezamenlijk plan van aanpak opgesteld. In vier projecten (informatiebeheer, huisvesting, personeel en werkprocessen) zal de eerste fase van het KCC in 2012 vorm krijgen. Uiteindelijk zal dit ertoe moeten leiden dat er één duidelijk herkenbare ingang is voor de inwoners en 80% van de vragen direct beantwoord zal worden. In de commissie Middelen van mei 2011 is een presentatie gehouden over de ontwikkelingen van het programma Dienstverlening en is een doorkijk gegeven van de toekomstige ontwikkelingen. 3. FINANCIËLE ASPECTEN Voor de uitvoering van het Programmaplan Elektronische Dienstverleningsplan 2007-2010 zijn verschillende kredieten beschikbaar gesteld ter hoogte van € 804.000. De structurele budgetten EDV dienden als dekking voor de kapitaallasten behorende bij deze kredieten. Daarnaast werd ervan uitgegaan dat de investeringen in de bedrijfsvoering op termijn efficiencybesparingen zouden opleveren. In het programmaplan EDV 20072010 was een besparing opgenomen van € 65.000 in 2010. Dit bedrag loopt op naar € 130.000 in 2012. Daarnaast is in 2009 een reserve EDV ingesteld ter dekking van toekomstige kosten van dienstverlening. In de praktijk is gebleken dat in de periode 2007-2010 zich ontwikkelingen hebben voorgedaan die zowel financieel als inhoudelijk impact hebben gehad op de uitvoering van het dienstverleningsplan 2007-2010. Voornamelijk de ontwikkelingen met GovUnited en het besluit tot het in eigen beheer gaan bouwen van een eigen Zaaksysteem zijn van invloed geweest op welke wijze uitvoering is gegeven aan het dienstverleningsplan. De effecten van de investeringen in de bedrijfsvoering van het dienstverleningsplan zijn geïnventariseerd. Hierbij is gekeken welke kosten er op termijn nodig zijn voor het zaaksysteem (technisch beheer, functioneel beheer). Daarnaast is gekeken welke bestaande investeringen op het gebied van ICT (vooral applicaties) niet meer vervangen hoeven te worden, omdat deze worden ondergebracht binnen het zaaksysteem. Deze exercitie heeft in 2010 en 2011 een besparing opgeleverd van respectievelijk € 280.0000 en €.200.000. Het bedrag van € 280.000 is bij de bestuursrapportage 2010-2 verwerkt. Het bedrag van € 200.000 is opgenomen in de bestuursrapportage 2011-2. Vanaf 2012 bedraagt de besparing € 200.000. Deze besparing is opgenomen in de Perspectiefnota 2011. Na de besparingen is er nog structureel budget EDV beschikbaar. Hierbij gaat het voornamelijk om de benodigde capaciteit om processen te verbeteren en vast te leggen in het zaaksysteem. . Met de verantwoording van het dienstverleningsplan 2007-2010 kunnen de bijbehorende kapitaalkredieten worden afgeraamd. Daarnaast is het noodzakelijk om voor de ontwikkelingen betreffende dienstverlening en processioneel beter nieuwe kapitaalkredieten beschikbaar te stellen ter hoogte van in totaal € 185.000. De kredieten zijn als volgt te specificeren: - Ontwikkelingagenda Zaaksysteem: € 95.000
-
Implementatie KCC Dienstverleningsonderzoeken Vermindering administratieve lasten en regeldruk
: :
€ 65.000 € 15.000
:
€ 10.000
De bijbehorende structurele kapitaallasten kunnen worden gedekt uit de budgetten die worden opgenomen in de ICT begroting van F&I. 4. VOORSTEL Wij stellen u voor: - in te stemmen met de verantwoording van het Programma Elektronische Dienstverlening 2007- 2010; - de restant kredieten behorende bij dit programma af te ramen ter hoogte van € 703.310,85; - voor de uitvoering van het Uitvoeringsplan Dienstverlening en Processioneel Beter kredieten beschikbaar te stellen van in totaal € 185.000; - de jaarlijkse kapitaallasten te dekken uit het kapitaallastenbudget voor ICT investeringen; . - de reserve EDV te herbenoemen tot reserve Dienstverlening en Processioneel beter en de bestemming te wijzigen en de reserve in te zetten voor incidentele kosten in het kader van het programma Dienstverlening en Processioneel Beter. - in te stemmen met bijgevoegde begrotingswijziging waarin de financiële effecten zijn opgenomen.
Bespreking in commissie Middelen d.d. 1 december 2011.
Burgemeester en wethouders van Bussum, de secretaris, de burgemeester,
Mw. mr. M. Plantinga
dr. M. Schoenmaker
Raadsbesluit
Gemeente Bussum
De raad van de gemeente Bussum;
Brinklaan 35
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Bussum, nummer RV2011.108;
Postbus 6000 1400 HA Bussum
Overwegende, dat uitvoering van het programma dienstverlening 2007-2010 zich uitstrekt tot jaren na 2010 en moet worden gezien als een ontwikkeltraject.
Telefoon: 035 69 28 888 Fax: 035 69 28 500 Website: www.bussum.nl E-mail:
[email protected]
gelet op Het gestelde in de Informatievisie gemeente Bussum 2009-2013; Het gestelde in het coalitieprogramma 2011-2014 Het gestelde in het Programma Dienstverlening en Processioneel Beter 2011
besluit: - in te stemmen met de verantwoording van het Programma Elektronische Dienstverlening 2007-2010 - de restant kredieten behorende bij dit programma af te ramen ter hoogte van € 703.310,85. - Voor de uitvoering van het Uitvoeringsplan Dienstverlening en Processioneel Beter kredieten beschikbaar te stellen van in totaal €185.000. - De jaarlijkse kapitaallasten te dekken uit het kapitaallastenbudget voor ICT investeringen. - De reserve EDV te herbenoemen tot reserve dienstverlening en processioneel beter - de bestemming te wijziging en de reserve in te zetten voor incidentele kosten in het kader van het programma Dienstverlening en Processioneel Beter. - De begrotingswijziging vast te stellen Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bussum, gehouden op 15 december 2011. de griffier,
de voorzitter,
Inlichtingen bij: L.M. Tetteroo (BMO) Doorkiesnummer: 035-6928623
