pro incie \V Provinciale Staten van Overijssel

Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000GBZwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax038425 48 56 provincle.overiJssel.nl [email protected] RABOZwolle 39 73 41 121

Provinciale Staten van Overijssel Xnlichtingen bij Mw. R. Wlggersen Mw. E.H.P.Stolk-Jorink telefoon 038499 8786 [email protected]

Datum 26 01 2011 Kenmerk PS/2011/ 90 Pafsi

1

Het Presidium heeft inSeptember 2010 eendigitate enquetegehouden onder deledenvan Provinciale Staten over degevolgde werkwijze door PS,statencommissies en statengriffie tijdens deafgelopen bestuursperiode. Metderesultaten van deenquetewil het Presidium conclusies kunnentrekken en aanbevelingen kunnendoenvoor denieuwestaten(periode). Metdeze briefgeeft het Presidium hiervorm aan,daarnaast zijn ookderesultaten oponderdelenbeschreven.

Uwbrief

Uwkenmerk

Doel en opzet evaluatie Hetdoelvan het onderzoek washetvergaren van informatie over degevolgde werkwijze van PS,zodat erconclusies enaanbevelingen geformuleerd kunnen wordenten behoevevande nieuwestatenperiode. Hetonderzoek richtte zichop Provinciale Staten,Presidium, Agendacommissie, commissie- envergaderstructuur enstatengriffie. Voor elk afzonderlijk onderzoeksonderwerp iseenaanvullend onderzoeksdoel geformuleerd. Dezezijnterug te lezenindememo's aan het Presidium,diealsbijlage bij dit document isgevoegd.De evaluatie ismedeinteressant omdat indeafgelopen periodeeenaantal veranderingen is doorgevoerd zoalsdedigitale verslaglegging,digitaal stemmen eneenmeer procesmatige statengriffie. Uitgangspunt voor deevaluatie zijn de resultaten uit deonderzoeken vanPriceWaterhouseCoopers (PWC) uit 2007 (PS/2007/18 en PS/2007/83). Deenqueteis uitgezet onder alle47 Statenleden (entweeoud-leden) door eenextern bureau, ISIZ. Delijstvan respondenten isopgestelddoor destatengriffie. Vijf dagenvoor het aflopen vandetermijn iseen herinnering gestuurd.Opdat moment hadden 26 Statenledende enqueteal ingevuld.Uiteindelijk hebben 35 Statenleden deenqueteingevuld,dat iseen responsvan maar liefst 75%.Devragen over het Presidiumzijn alleen doorde ledenvan het Presidiumbeantwoord.

Resultaten Deuitkomstenvan deevaluatiezijn wisselend: oponderdelen sprekenderespondenten zich duidelijk uit, op andere onderdelen zijn deuitkomsten niet eenduidig.Weiiser uitgebreid gelegenheid vandemogelijkheid omopmerkingen te makenentoelichting tegevenopde gegeven antwoorden. Hiervan isdoorveelrespondenten gebruik vangemaakt. Dezezijn uiteraard meegenomen envormden eenwaardevolle aanvulling voor deresultaten. Hierna zijn de resultaten aandehandvan deafzonderlijke onderzoeksdoelen weergegeven. Eenuitgebreide rapportage met deresultaten van deenquetetreft uaanalsbijlage bijdeze brief. Bijlsgait

1 Datumverzendieg

pro¥incie \ V

Provinciate Staters

In het algemeen geven Statenleden aantevreden te zijn met dewerkwiize van Provincial Staten. Zij geven aantevredentezijn met dewoensdag alsvastevergaderdag.Ookoverde gebundelde aanleveringvan vergaderstukken ishet merendeeltevreden. Demanier waarop dePS-agenda isvormgegevenvalt ingoedeaarde,maar het begin-eneindtijdstip van dePSvergadering iseenveelgenoemdonderwerp waarover menaanzienlijk minder tevredenis. Vooral hetfeit dat devergadering toch vaak na 23.00 uur eindigt, iseenvaakgenoemdpunt. Deredenendiedaarvoor gemeldworden,zijn divers. Elementendiegenoemdwordenzijnde vergaderorde, rolvan devoorzitter, maar ook het belangvan eengoede(en vaakdus uitgebreide) behandeling van eenonderwerp. Over deloqistiekrandomde PS-vergadering zijn Statenleden inmime meerderheid meerdan tevreden: het klimaat (temperatuur),het stemsysteem, kwaliteitvan deuitzending,weergave van motiesenamendementen opInternet, deschermweergave tijdens de uitzending. Het extranet iseencommunicatiemiddel richting Statenleden dat volgensdeenquetenog niet helemaaluit deverf isgekomenenookdebruikbaarheid van deStrategischeAgenda wordt nog nietvolmondig herkend (hoewel het nut niet omstreden is). Datum

26 01 2011 Kenmerk PS/2011/ 90 Pagi

2 l i w brief

In statenstukken zien iets meer dandehelft van deStatenleden goed leesbareen bruikbare teksten, ontwerpbesluitenzijn voor eenderde deelvandestaten helderen amendeerbaar. Statenvoorstellen bevattenvolgens iets minder daneen kwart van deledendaarwaar mogelijk keuzealternatievenvoor PS.Vanwegehet relatief groteaantal nieuweStatenleden in relatie tot het aantal Statenleden datgereageerd heeft, ishet lastig omeenvergelijking te maken metdevorige statenperiode voor wat betreft verbetering vande kwaliteit. Over dewerkdruk gevendeStatenleden aandatdezehoog(meer dandehelft besteedt meer dan 15 uur perweek aanhetstatenwerk), maaracceptabel is. Demeestetijd vraagtde voorbereiding vandevergaderingen, maar ookdefractie- enrepresentatie-werkzaamheden.

Uw kenmerk

Presidium In dit onderdeel zijn alleen deledenvan het Presidium bevraagd.Over het instellen van het Presidium,devergaderfrequentie, hetverloop van devergadering inclusief het afstemmen voorafgaande aandePS-vergadering zijn leden (meer dan) tevreden.Ookhier geven fractievoorzitters aandat debruikbaarheid van deStrategische Agenda nog nietvolledig herkend wordt. Devoorbereiding van eenPresidiumvergaderingvergt nietveeltijd van deleden.Eenpunt van aandacht iswelde (taak-)afbakening tussenAgendacommissie en Presidium: daarover geven defractievoorzitters aandat deze niet helder ofslechtsdeels helder is. Werkwljze statencommissies

Over dewerkwijze van destatencommissiesgeven deStatenleden aandatzij tevreden zijn over deveraadercvclus.de wijzewaarop devergaderingen zijn georganiseerd,de georganiseerde werkbezoeken endedoorlooptijd van besluiten.Aandachtvraagt nogwelde planning vandewerkbezoeken op hetjuiste moment inhet besluitvormingstraject. Over deverdelinqvandeonderwerpen overdecommissies endeindeling naar onderwerp zijn demeningen verdeeld. Eennaderetoelichting hierop iste vinden indetoelichting die 16van de35 respondenten hebben gegeven. Hieruit wordt duidelijk dat deverdeling die nuis gehanteerd overeenkomt met deportefeuillesvan GSmaar dat dit geen logischeverdeling is voor PS.Dit heeft naar demeningvan Statenleden geleidtot eente zware portefeuille vande commissie RWD,met eenoverloop naar EMB.Deportefeuille vanJSCwordt aangemerkt als zijndete licht. Ook hetgebrek aan integraliteit vande (behandeling van de) onderwerpen wordt gemistdoor de,zoalsaangegeven, kunstmatige scheiding van deonderwerpen. Datde inrichting van decommissies eenzaak van PSis,isvoor 80%vandeStatenledeneen duidelijkezaak. 60% van derespondenten vindt datde huidige commissiestructuur onderdeloepgenomen dientte worden,maar over deoplossingsrichtingenwordt zeerverdeeldgereageerd. Afschaffing van debestaande commissiestructuur isvoor eengrote meerderheid van deleden geenoptie.

Voor degerichte vragenover decommissies isgebruik gemaaktvan devragen zoalsdeze door deAgendacommissie in 2008 gesteld zijn. Dit maakt het mogelijk omeenvergelijkingte maken. In 2010 zijn iets minder Statenleden (rond dehelft) tevreden over derolvan devoorzitter tijdens eenvergadering. Dit geldtookvoor het aangevenvan destatus van destukken door devoorzitter. Weiis men meertevreden (ongeveer 60%) over dewijzewaarop dediscussies plaatsvinden.Ook hier zijn deStatenleden uitgesproken over hetfelt dat de keuzevaneen commissievoorzitter eenzaakvan PS is. Agendacommissie

Devragen over deAgendacommissie zijn weldooralle respondenten beantwoord (in tegenstelling tot devragen over het Presidium). DeStatenleden zijn in meerderheid tevreden over detoeqankeliikheidvan deledenvan deAgendacommissie envoor ruim dehelft vande ledenisduidelijkwaardeAgendacommissie over gaat. Deteruqkoppelinqvande Agendacommissie vraagt nogaandacht: voor nauwelijks eenderde deeiiser inzicht inde beslissingen diedoor deAgendacommissie wordengenomen. Staietigrifffe Datum 26 0 1 2 0 1 1 Kenmerk PS/2011/ 90 Pagi 3

ywbrief uwkenmerk

Alle Statenleden (100%!) zijntevreden over deserviceverleningvan destatengriffie. (Ruim) driekwart vande Statenleden isverder (zeer) tevreden over dewijzevan informatievoorziening, de kwaliteit, hoeveelheid ensnelheid van degegeven adviezen doorde griffie, deorganisatie van werkbezoeken, het kennisnlveau,de bruikbaarheid vande annotaties bij deagendaonderwerpen, het hanteren van werkafspraken endecorrectheid van devergaderbundels. Het hanteren van deStrategische agenda vraagt echter volgens tweederde deelvan deleden nog aandacht.

Conclusies Statenleden zijn over hetgeheel genomen redelijk tevreden over dewerkwijze van haar organen (PS,statencommissies, Presidium,Agendacommissie); menwaardeert dat meteen rapportcijfer 7. Destatengriffie krijgt zelfseen ruime 8. Uiteraard zijn erzaken dievoor verbetering vatbaar zijn. Debelangrijkste: deeindtijd vande PSvergadering,het gebruik van extranet, het gebruik van deStrategische agenda,op onderdelen dekwaliteit van statenstukken,dehogewerkdruk, detaakafbakening van Presidium enAgendacommissie, detiming van dewerkbezoeken in relatie tot het besluitvormingsproces, de huidige commissiestructuur (en dan m.n. deverdeling vande onderwerpen enwerkzaamheden over decommissies), dehieraan inherente rol vande voorzitter endeterugkoppeling van beslissingen van deAgendacommissie.

Aanbevelingen

^, ,

,

r

.,^o

Vanzelfsprekend is het aande nieuwe Staten in maart 2011omte besluiten ofenzoja wat men met bovenstaande conclusiesten aanzienvan dewerkwijze van PSdoet. Wij geven hen devolgende zaken inoverweging: ® Strakker vasthouden aandeeindtijd van PSvan 23.00 uur enzonodig de vergadering verdagen naar dereservedag. * Verdergaande digitalisering van decommissiebundelsdoor het starten van een pilot met e-readers/i-pads met enkeleenthousiaste Statenleden,om sneller en goedkoper (duurzamer) te kunnencommuniceren. • Beter gebruik van Strategische agenda (ook door deAgendacommissie) zodatde werkdruk wordt gespreid over hetjaar en beter gefocust kanworden (ook voor fractieactiviteiten) opdebelangrijkste onderwerpen. (Nog) beter prioriteren van werkbezoeken enandereactiviteiten. » Goede Introductie van het Extranet bij alle Statenleden envanaf het begin alle informatie endocumenten erop plaatsen (onder meer ook het handboekvoor Statenleden).

Datum

26 01 2011 Kenmerk

PS/2011/ 90 Pagi

4

Uvi kenmerk

Bijdebenoeming van decommissievoorzitters ende plaatsvervangende voorzitter van PS(nog meer) sturen op kwaliteit door bijvoorbeeld training en coachingen tussentijds monitorenophetfunctioneren. Start van depilot voor eenjaar, van bijvoorbeeld maart 2011tot hetzomerreces 2012,omte werken met eencommissiedag. DeAgendacommissieis belast met het opstellen en inrichten van dezecommissiedag;zij stuurt eenagenda, met onderwerpen integraal geagendeerd. Deonderwerpenworden welthematisch gegroepeerd. Erblijven verschillendevoorzitters enverschillende secretarissen (die beidenwisselenals hetthema wisselt; hettotaal aante behandelen voorstellen blijft immers naar verwachting ongeveer gelijk). Dit geeft voor defracties de mogelijkheid omalleen eenof meer woordvoerdersaante latenschuiven per thema/agendapunt. Dezewoordvoerder wisselt danookop het moment dat hetthema wisselt en kandus devergadering verlaten. Daarnaast kunnen parallellesessiesvoor de niet woordvoerders worden georganiseerd. Hiermee wordttegemoet gekomen aande geuite bezwaren van het huidige systeem (m.n. ongelijkeverdeling onderwerpen, werkdruk, discussie over welk onderwerp inwelkecommissie). Voordelen zijn dat onderwerpen integraal kunnen worden behandeld endat efficienter kan worden gewerkt (geen dagdeel besteden,maar peronderwerp aanschuiven). Indien blijkt dat heteen (te groot) probleem isde behandeltijden te handhaven, kan invoering van spreektijdregeling worden overwogen. Eenvan defracties wil, dat devoor- en nadelenvan het huidigesysteem endit alternatief zorgvuldigtegen elkaar worden afgewogen. In debesluitvormingsproceduregoedonderscheid maken indefasen beeldvorming, oordeelsvorming enbesluitvorming. In hetintroductieprogramma aandacht besteden aandepositie entaken van Presidium enAgendacommissie. Dekwaliteit van destatenstukken blijven monitoren entoetsen doorde Agendacommissie. Degriffie opdrachtte gevente blijven werken aanvernieuwingen om werkdruk voor PS te verlagenengeconstateerde problemenoftekortkomingen opte lossen. Indien deStaten hiermee instemmen, het nieuwe Presidium te verzoeken deze aanbevelingen uit te werken ende nieuwe Staten hierover te laten besluiten. Presidium,

-WiA-aa-^. Voorzitter

Evaluatie werkwijze PS Bestuursperiode 2007 - 2011

Griffie

oktober 2010

Colofon

Uitgave

provincie Overijssel Datum

oktober 2010 Auteur

mr.drs. Eugenie Stolk Statenadviseur Project/kenmerk

Evaluatie bestuursperiode Inlichtingen bij

Eugenie Stolk Statengriffie

Adresgegevens

Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 www.overijssel.nl [email protected]

Inhoudsopgave

Samenvatting

4

1 1.1

Evaluatie werkwijze PS Doel en opzet evaluatie

5 5

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Resultaten evaluatie Uitkomsten werkwijze PS Uitkomsten werkwijze Presidium Uitkomsten werkwijze Agendacommissie Uitkomsten werkwijze Statencommissies Uitkomsten werkwijze Statengriffie Tot slot

6 6 9 10 10 12 13

3

Aanbevelingen

14

4

Het vervolg

15


3

Samenvatting

Eind 2006 heeft het onderzoeksbureau PriceWaterhouseCoopers (PWC) een evaluatie over de Statenperiode 2003 - 2007 opgesteld. Daarnaast heeft PWC een doorlichting van de griffie uitgevoerd. Uit beide documenten is een aantal aanbevelingen voortgekomen. Deze aanbevelingen hebben de ‘vorige’ staten meegegeven aan uw Staten. De nu voorliggende rapportage van de evaluatie is bedoeld als een soortgelijk overdrachtsdocument met conclusies en aanbevelingen voor de nieuwe Staten, zoals is voorgesteld in het werkplan 2010 van de Griffie, in de vorm van een ‘lichte evaluatie’. Doel van het evaluatie is geweest het vergaren van informatie via het houden van een zelfevaluatie over de afgelopen bestuursperiode zodat conclusies/aanbevelingen kunnen worden getrokken/opgesteld. De evaluatie van het communicatiebeleid in deze periode zal via een afzonderlijk traject met een extern onderzoek verlopen, waarover u separaat geïnformeerd zult worden. Onderwerp van onderzoek in de evaluatie zijn (de aspecten van het functioneren van):

PS

Presidium

Agendacommissie

Statencommissie- en vergaderstructuur

Statengriffie

Uit de evaluatie komt duidelijk naar voren dat de Statenleden over het algemeen tevreden zijn met de huidige werkwijze. Er komt dan ook geen duidelijk probleem naar boven. Gemiddeld scoort de huidige werkwijze een 6,8, zoals figuur 1 laat zien. 10 hoogste sc ore

9 8

gemiddelde sc ore

7

laagste sc ore

6 5 4 3 2 1 0 de w erkw ijze van de Statengriffie?

de w erkw ijze van het Presidium?

de w erkw ijze van de vergaderingen de huidige de w erkw ijze van deze van Provinciale commissie- en de statencommissie? Staten? vergaderstructuur Agendacommissie? en de daarbij behorende w erkw ijze?

Figuur 1: Totaalscores werkwijze PS

4

Rapportage evaluatie werkwijze PS Overijssel

1

Evaluatie werkwijze PS

Het Presidium heeft in september 2010 een digitale enquête gehouden onder de leden van Provinciale Staten over de gevolgde werkwijze voor PS, statencommissie en statengriffie tijdens de afgelopen bestuursperiode. Met de resultaten van de enquête wil het Presidium conclusies kunnen trekken en aanbevelingen kunnen doen voor de nieuwe statenperiode. In deze rapportage worden de resultaten, die in verkorte vorm in het statenvoorstel PS/2010/962 zijn opgenomen, uitgebreid beschreven.

1.1

Doel en opzet evaluatie

Het doel van het onderzoek was het vergaren van informatie over de gevolgde werkwijze zodat er conclusies en aanbevelingen geformuleerd kunnen worden ten behoeve van de nieuwe statenperiode. Het onderzoek richtte zich op Provinciale Staten, Presidium, Agendacommissie, commissie- en vergaderstructuur en statengriffie. Voor elk afzonderlijk onderzoeksonderwerp is een aanvullend onderzoeksdoel geformuleerd. Deze zijn terug te lezen in de memo’s aan het Presidium, die als bijlage IV en V bij dit document zijn gevoegd. Uitgangspunt voor de evaluatie zijn de resultaten uit het onderzoek van PriceWaterhouseCoopers (PWC) uit 2007. In het statenvoorstel PS/2007/18 is een aantal voorstellen en conclusies geformuleerd, die in hoofdlijnen en in relatie tot de strekking van de gehouden evaluatie zijn weer te geven: instellen van een Agendacommissie; formaliseren van het overleg van het Presidium; werk verder aan een Statenagenda (lange termijn agenda); aanpassing van de statendag; bezie aanpassing van de commissie-indeling en aantal burgerleden. Verder zijn met ingang van de afgelopen statenperiode in 2007 de commissievergaderingen digitaal uitgezonden. Voor PS was hier in 2006 al een begin mee gemaakt. De enquête is uitgezet onder alle 47 statenleden door een extern bureau, ISIZ. De lijst van respondenten is opgesteld door de statengriffie. Vijf dagen voor het aflopen van de termijn is een reminder gestuurd. Op dat moment hadden 26 statenleden de enquête al ingevuld. Uiteindelijk hebben 35 statenleden de enquête ingevuld, dat is een opkomst van maar liefst 75%. In totaal zijn er 48 vragen gesteld. Daarvan waren zes vragen onderverdeeld in een aantal deelvragen. In deze vragen kon in een tevredenheidsschaal (tevreden-deels tevreden-deels ontevreden-weet niet/geen mening) de mate van tevredenheid aangeven. Daarnaast waren vragen die in de vorm van een stelling geformuleerd waren. Daarmee kon men het eens, deels (on)eens of oneens zijn of weet niet/geen mening hebben. Op het moment dat een respondent aan gaf oneens of ontevreden te zijn, werd automatische gevraagd om een toelichting op de gegeven antwoorden. Van deze mogelijkheid heeft men in groten getale gebruik gemaakt. Dit is zeer waardevolle informatie voor de nadere duiding van de antwoorden.


5

2

Resultaten evaluatie

De onderzoeksdoelen voor de evaluatie zijn: - (de aspecten van het functioneren van):

PS

Presidium

Agendacommissie

Statengriffie

- commissie- en vergaderstructuur Deze rapportage gaat op de onderzoeksdoelen afzonderlijk in. Aan het slot van de enquête was vervolgens de mogelijkheid om een drietal verbeterpunten aan te geven. Deze zullen als afsluiting van de rapportage weergegeven worden. De uitkomsten van de evaluatie zijn wisselend: op onderdelen spreken de respondenten zich duidelijk uit, op andere onderdelen zijn de uitkomsten niet eenduidig. Wel is er uitgebreid gelegenheid van de mogelijkheid om opmerkingen te maken en toelichting te geven op de gegeven antwoorden. Hiervan is door veel respondenten gebruik van gemaakt. Deze zijn uiteraard meegenomen en vormden een waardevolle aanvulling voor de resultaten.

2.1

Uitkomsten werkwijze PS

Over de werkwijze van Provinciale Staten van Overijssel zijn respondenten in het algemeen tevreden. Dit betreft dan vooral de wijze waarop de vergaderingen zijn georganiseerd: ‘woensdag vergaderdag’, de vormgeving van en aantal punten op de agenda, gebundelde aanlevering e.d. Werkwijze vergaderingen PS

Uit onderstaande figuur 2 blijkt dat respondenten tevreden zijn met de woensdag als vaste vergaderdag, de gebundelde aanlevering van vergaderstukken. De manier waarop de PS-agenda is vormgegeven valt in goede aarde, maar het begin- en eindtijdstip van de PS-vergadering is een veelgenoemd onderwerp waarover men aanzienlijk minder tevreden is: 40% geeft aan dit een probleem te geven. Daarbij wordt als toelichting vermeld dat men het vooral betreurt dat de vergadering zich niet aan de duidelijk gemaakte afspraak om 23.00 uur als eindtijd aan te houden. De redenen die daarvoor gemeld worden, zijn divers. Elementen die genoemd worden zijn de vergaderorde, rol van de voorzitter, maar ook het belang van een goede (en vaak dus uitgebreide) behandeling van een onderwerp.

Figuur 2: Organisatie vergaderingen PS

6


de woensdag als vaste vergaderdag

tevreden

de omschrijving/annotatie van de PS-agenda niet (on-)tevreden de gebundelde aanlevering van vergaderstukken ontevreden

de gehanteerde vergaderorde

weet niet/geen mening

het aanvangstijdstip van de vergadering

het aantal agendapunten op de PS-agenda

het eindtijdstip van de vergadering 0%

25%

50%

75%

100%

Logistiek vergaderingen PS

Daarnaast kregen respondenten stellingen voorgelegd over de logistieke aspecten rondom vergaderingen van PS: de statenzaal en het klimaat, de catering, de digitalisering van de vergaderingen. Ook hier geldt dat respondenten over het algemeen tevreden zijn over de gekozen werkwijze (zie onderstaande figuur 3). Het enige in het oog springende punt is hierbij het gebruik van extranet. Helaas heeft het extranet na een succesvolle invoering te kampen gehad met veel technische storingen en de invoering van een nieuw wachtwoord dat niet meer gewijzigd hoeft te worden. Dit heeft een gemakkelijk gebruik natuurlijk niet bevorderd. Voor de nieuwe statenperiode zal het extranet direct ontsloten worden met relevante en up-to-date-informatie voor statenleden.

tevreden

de moties en amendementen op internet

de weergave op het scherm tijdens de vergadering

niet (on-)tevreden

de kwaliteit van de uitzendingen ontevreden de catering rondom een PS-vergadering (broodmaaltijd, koffie en thee) weet niet/geen mening het klimaat in de Statenzaal

het stemsysteem

het geluid in de Statenzaal

het extranet

0%

25%

50%

75%

100%

Figuur 3: Organisatie vergaderingen PS

Statenvoorstellen

Eind 2008 heeft de Agendacommissie bij het college van Gedeputeerde Staten aandacht gevraagd voor de kwaliteit van statenstukken. Dit betrof onder andere de leesbaarheid van stukken en het aanwezig zijn van alternatieven in de uiteindelijke besluitvorming (dictum). Daarbij heeft de Agendacommissie een checklist overhandigd aan GS waarop zij de komende tijd de voorgelegde


7

statenvoorstellen is gaan toetsen. In het verlengde hiervan is in 2009 de prijs voor het beste statenvoorstel opnieuw ingevoerd. Om nu goed zicht te krijgen in de precieze kwaliteit van statenstukken, zijn in de enquête vragen over de leesbaarheid en bruikbaarheid van statenvoorstellen opgenomen. Dit levert enerzijds goede informatie op die deels bevestigt wat de Agendacommissie heeft ten aanzien van (het ontbreken van) de mogelijkheid tot amenderen en keuze-alternatieven. Anderzijds is het lastig gebleken om een vergelijking met de voorgaande statenperiode te maken, aangezien het overgrote deel van de respondenten heeft aangegeven alleen de afgelopen statenperiode zitting te hebben gehad in PS (zie figuur 3). Deze figuur laat wel zien dat de statenleden in de huidige statenperiode meer tevreden zijn dan statenleden die ook in de vorige periode zitting hadden. Evident is wel dat in beide situaties (huidige en vergelijkend met vorige statenperiode) de leesbaarheid van statenvoorstellen als duidelijk wordt ervaren. In figuur 7 van paragraaf 2.4 blijkt ook dat in de drie statencommissie een ruime meerderheid (gem. 60%) aangeeft tevreden te zijn over de leesbaarheid van de vergaderstukken.

Statenstukken (brieven, statenvoorstellen) zijn in het algemeen goed leesbaar en duidelijk.

Statenleden wel in vorige periode Statenleden niet in vorige periode

De Strategische Agenda is een werkbaar en bruikbaar instrument voor de fracties.

De formulering van het ontwerp-besluit in statenvoorstellen is helder en amendeerbaar.

Statenvoorstellen bevatten, daar waar mogelijk, een keuzealternatief voor PS.

0%

25%

50%

75% % eens

Figuur 4: Vergelijking statenvoorstellen met vorige statenperiode

Werkdruk

In antwoord op de vragen over hoe respondenten de werkdruk ervaren, geven zijn overduidelijk aan dat de werkdruk wel als hoog maar als acceptabel. Figuur 4 geeft dit weer. In de toelichting op deze antwoorden geven respondenten aan dat de meeste tijd in de voorbereiding van de vergaderingen gaat zitten, maar ook de fractie- en representatiewerkzaamheden nemen veel tijd in beslag.

8


20

15

10

Aantal statenleden

5

0 laag

niet hoog/niet laag

hoog maar acceptabel

te hoog

Figuur 4: Ervaren werkdruk

Alles overziend waarderen respondenten de gekozen werkwijze van PS met een 6,8.

2.2

Uitkomsten werkwijze Presidium

De vragen over het Presidium zijn alleen door de leden van het Presidium beantwoord. Ook hier geldt dat over het algemeen de leden van het Presidium tevreden zijn over de gekozen werkwijze. Met het aantreden van de nieuwe statenleden (en dus fractievoorzitters) in 2007 heeft het fractievoorzittersoverleg met het instellen van het Presidium een formele status gekregen en daarnaast is de Agendacommissie ingesteld.

De vergaderingen van het Presidium vinden frequent genoeg plaats.

eens

De vergadertijd voor het Presidium is toereikend. deels (on-)eens In het Presidium vindt op adequate wijze afstemming plaats over een goed verloop van de PS-vergadering. oneens

Vergaderingen van het Presidium kenmerken zich door ordentelijk verloop.


De Strategische Agenda is een werkbaar en bruikbaar instrument voor de fracties.

Met het formaliseren van het Presidium heeft het overleg statuur gekregen.

De afbakening tussen het Presidium en de Agendacommissie is helder. 0%

25%

50%

75%

100%

Figuur 5: werkwijze Presidium

Uit de laatste twee stellingen van bovenstaande figuur 5 blijkt dat het ingevoerde onderscheid tussen Presidium en Agendacommissie nog niet helemaal zijn beslag heeft gekregen. Ook zijn niet


9

alle leden van Presidium het eens met de stelling dat met het formaliseren fractievoorzittersoverleg het Presidium als orgaan voor PS meer statuur heeft verkregen.

van

Al met al waarderen de respondenten (in dit geval alleen de leden van het Presidium) de werkwijze van het Presidium met een 7,2.

2.3

Uitkomsten werkwijze Agendacommissie

De vragen en stellingen over de werkwijze van de Agendacommissie zijn wel door alle statenleden beantwoord. In het algemeen zijn respondenten in meerderheid tevreden over de toegankelijkheid van de leden van de Agendacommissie en is voor ruim de helft van de respondenten duidelijk waar de Agendacommissie over gaat. Een punt van aandacht is de terugkoppeling uit de Agendacommissie richting statenleden. Voor ruim 30% is slechts duidelijk waar zij over gaat.

tevreden De toegankelijkheid van de leden van de Agendacommissie niet (on-)tevreden

De kwaliteit van de commissie-agenda's

ontevreden

weet niet/geen mening De mate van terugkoppeling uit de Agendacommissie aan PS-leden

Inzicht in beslissingen die door de Agendacommissie worden genomen

0%

25%

50%

75%

100%

Figuur 6: Werkwijze Agendacommissie

Al met al waarderen de respondenten de werkwijze van de Agendacommissie met een 6,8.

2.4

Uitkomsten werkwijze Statencommissies

De vragen over de werkwijze van de statencommissies zijn het meest omvangrijke onderdeel van de enquête geweest. In grote lijnen hadden de vragen en stellingen betrekking op de vergadercyclus, de verdeling van de onderwerpen over de drie statencommissies en de gehanteerde commissiestructuur. Ook is een aantal vragen gericht gesteld over de drie afzonderlijke commissies doordat respondenten bij deze vragen konden aangeven in welke commissie zij zittingen hadden. Deze vragen en stellingen hadden vooral betrekking op de keuze van de commissiestructuur, de keuze van de voorzitter en de rol van de voorzitter. Deze vragen zijn letterlijk overgenomen uit de enquête die de Agendacommissie medio 2008 heeft voorgelegd aan de statenleden. De uitkomsten uit deze en voorliggende enquête zullen met elkaar worden vergeleken.

10


De vragen hebben betrekking op de gang van zaken tijdens de commissievergadering: de opzet van de agenda, de duur van de vergadering, de mate waarin debat plaatsvindt en de rol van de voorzitter tijdens de vergadering. De meerderheid van de respondenten is ontevreden over de ongelijkmatige verdeling van de onderwerpen over de drie statencommissies, waardoor de intensiteit van de vergaderingen grote verschillen laten zien. Enerzijds wordt dit geweten aan de manier waarop de verdeling van onderwerpen over de drie statencommissies tot stand is gekomen, anderzijds geven respondenten aan dat de voorzitter hierin ook een taak heeft die niet in alle gevallen opgepakt wordt. Uit de evaluatie van de Agendacommissie uit 2008 komen ook deze wisselende resultaten naar voren. Figuur 7 laat goed deze verschillen tussen de statencommissies zien.

de kwaliteit van de annotaties

C ommissie Ruimte, Water en Duurzaamheid

de opbouw van de agenda de gehanteerde vergaderorde tijdens de vergadering

C ommissie Jeugd, Sociale Infrastructuur en cultuur

de leesbaarheid van de vergaderstukken de formulering over wat er van de commissie wordt verwacht over de voorliggende stukken

C ommissie Economie, Mobiliteit en Bestuur

de wijze waarop stukken worden geagendeerd de bijdrage vanuit de commissie aan een goede besluitvorming in PS het aantal agendapunten

de inhoud van het debat 0%

25%

50%

75%

100%

% tevreden per commissie Figuur 7: Tevredenheid leden statencommissies

Opvallend hierbij is dat over een onderwerp waarvoor binnen een statencommissie tevredenheid wordt aangegeven, in een andere statencommissie juist ontevredenheid over bestaat. Illustratief hiervoor is de stelling over de gehanteerde vergaderorde: in de commissies EMB en RWD is het overgrote deel (80%) van de respondenten tevreden, terwijl in de commissie JSC iets meer dan 25% van de respondenten hierover aangeeft tevreden te zijn. Bij deze stellingen en vragen hebben veel respondenten gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een toelichting te geven. De opgegeven motivering loopt uiteen van de rol van de voorzitter tot de complexiteit van de onderwerpen. Een verdieping van deze bevindingen is te vinden in figuur 8 waarin respondenten gevraagd is om voor de commissie waarin men deelneemt aan te geven in hoeverre men eens is over de werkwijze binnen de eigen commissie. Een overgrote meerderheid (gem. 90%) van de respondenten geeft aan dat de keuze van de commissievoorzitter een zaak van PS is. Duidelijk is dat respondenten de rol van de voorzitter belangrijk vinden. Zij hechten eraan dat de voorzitter de behandeling van een vergaderstuk inleidt en vervolgens het verloop van de discussie in goede banen leidt. Uit de toelichtingen die die respondenten hebben gegeven hierover niet tevreden te zijn, blijkt dat zij het dan ook betreuren dat in hun onderscheidenlijke commissies hiervan naar hun mening geen sprake is. Verder geven respondenten aan dat zij tevreden zij over de werkbezoeken die voor hen worden


11

georganiseerd. Zij onderschrijven daarmee dat deze werkbezoeken een toegevoegde waarde hebben voor de besluitvorming. Echter, zij zijn niet in alle gevallen tevreden over het moment waarop deze werkbezoeken plaatsvinden.

Figuur 8: Verdieping tevredenheid leden statencommissies

De keuze van de commissievoorzitter is een zaak van PS.

C ommissie Ruimte, Water en Duurzaamheid

De voorzitter van mijn commissie zorgt voor een goed verloop van de discussies.

C ommissie Jeugd, Sociale Infrastructuur en cultuur

De werkbezoeken van de commissie hebben een toegevoegde waarde voor de besluitvorming. C ommissie Economie, Mobiliteit en Bestuur De voorzitter van mijn commissie geeft de status van de stukken helder aan.

De voorzitter van mijn commissie is niet alleen technisch voorzitter, maar hij vervult ook de rol van moderator en bestuurlijke controller.

De werkbezoeken van de commissie worden in het besluitvormingstraject op een juist moment georganiseerd. 0%

25%

50%

75%

100%

% eens per commissie

Dat respondenten niet onverdeeld tevreden zijn over de huidige werkwijze van de statencommissie, is geen nieuw gegeven. Daarom zijn respondenten gericht bevraagd over de huidige en mogelijk toekomstige werkwijze. Over de stelling: de huidige commissiestructuur moet onder de loep genomen worden, geeft 66% van de respondenten aan dat dit zou moeten gebeuren. Vervolgens heeft men de vraag voorgelegd gekregen om hiervoor oplossingsrichtingen aan te geven, waarbij een aantal opties al voorgesteld worden. De antwoorden hierop zijn sterk wisselend. Er is geen meerderheid aan te wijzen voor een bepaald voorstel. Wel zijn er gemeenschappelijke elementen te halen uit de gegeven toelichtingen, die bouwstenen kunnen leveren voor een mogelijke oplossingsrichting. Al met al waarderen respondenten de huidige werkwijze van de statencommissies met een 6.

2.5

Uitkomsten werkwijze Statengriffie

De meerderheid van de respondenten gaf aan tevreden te zijn met de werkwijze van de Statengriffie. Figuur 9 geeft dit aan. Het is duidelijk dat respondenten (zeer) tevreden zijn met de serviceverlening van de Statengriffie en de wijze en kwaliteit van de gegeven adviezen. Ook is duidelijk dat de annotaties die de Statengriffie voorstelt aan de Agendacommissie in goede aarde vallen. Als enig aandachtspunt geven respondenten aan dat de werking van de Strategische Agenda meer geoptimaliseerd kan worden.

12


Figuur 9: Werkwijze Statengriffie

tevreden

de serviceverlening van de Statengriffie

de wijze van informatievoorziening

niet (on-)tevreden

kwaliteit, hoeveelheid en snelheid van de gegeven adviezen

ontevreden

de organisatie van werkbezoeken


het kennisniveau

de bruikbaarheid van de annotatie bij agenda-onderwerpen

het hanteren van de Strategische Agenda 0%

25%

50%

75%

100%

Alles overziend waarderen respondenten de werkwijze van de Statengriffie met een 8.

2.6

Tot slot

Aan het slot van de enquête hebben respondenten nog een overall oordeel kunnen geven voor de werkwijze van PS in het geheel, dus PS, Presidium, Agendacommissie en statencommissies. Deze werkwijze waarderen respondenten met een gemiddelde van 7. Een weergave van alle gegeven waarderingen treft u aan in figuur 1 dat in de samenvatting is opgenomen.


13

3

Aanbevelingen

Statenleden zijn over het geheel genomen redelijk tevreden over de werkwijze van haar organen. Uiteraard zijn er zaken die voor verbetering vatbaar zijn. De belangrijkste: de eindtijd van de PS vergadering, het gebruik van extranet, het gebruik van de Strategische agenda, op onderdelen de kwaliteit van statenstukken, de hoge werkdruk, de taakafbakening van Presidium en Agendacommissie, de timing van de werkbezoeken in relatie tot het besluitvormingsproces, de huidige commissiestructuur (en dan met name de verdeling van de onderwerpen en werkzaamheden over de commissies), de hieraan inherente rol van de voorzitter en de terugkoppeling van beslissingen van de Agendacommissie. Hieronder treft u, aan de hand van de in deze rapportage gemelde bevindingen, de voorgestelde aanbevelingen aan voor de huidige Provinciale Staten om in overweging te nemen: • Strakker vasthouden aan de eindtijd van PS van 23.00 uur en zonodig de vergadering verdagen naar de reservedag. • Verdergaande digitalisering van de commissiebundels door het starten van een pilot met ereaders/i-pads met enkele enthousiaste Statenleden, om sneller en goedkoper (duurzamer) te kunnen communiceren. • Beter gebruik van Strategische agenda (ook door de Agendacommissie) zodat de werkdruk wordt gespreid over het jaar en beter gefocust kan worden (ook voor fractieactiviteiten) op de belangrijkste onderwerpen. (Nog) beter prioriteren van werkbezoeken en andere activiteiten. • Goede introductie van het Extranet bij alle Statenleden en vanaf het begin alle informatie en documenten erop plaatsen (onder meer ook het handboek voor Statenleden). • Bij de benoeming van de commissievoorzitters en de plaatsvervangende voorzitter van PS (nog meer) sturen op kwaliteit door bijvoorbeeld training en coaching en tussentijds monitoren op het functioneren. • Start van de pilot voor een jaar, van bijvoorbeeld maart 2011 tot het zomerreces 2012, om te werken met één commissiedag. De Agendacommissie is belast met het opstellen en inrichten van deze commissiedag; zij stuurt een agenda, met onderwerpen integraal geagendeerd. De onderwerpen worden wel thematisch gegroepeerd. Er blijven verschillende voorzitters en verschillende secretarissen (die beiden wisselen als het thema wisselt; het totaal aan te behandelen voorstellen blijft immers naar verwachting ongeveer gelijk). Dit geeft voor de fracties de mogelijkheid om alleen een of meer woordvoerders aan te laten schuiven per thema/agendapunt. Deze woordvoerder wisselt dan ook op het moment dat het thema wisselt en kan dus de vergadering verlaten. Daarnaast kunnen parallelle sessies voor de niet woordvoerders worden georganiseerd. Hiermee wordt tegemoet gekomen aan de geuite bezwaren van het huidige systeem (m.n. ongelijke verdeling onderwerpen, werkdruk, discussie over welk onderwerp in welke commissie). Voordelen zijn dat onderwerpen integraal kunnen worden behandeld en dat efficiënter kan worden gewerkt (geen dagdeel besteden, maar per onderwerp aanschuiven). Indien blijkt dat het een (te groot) probleem is de behandeltijden te handhaven, kan invoering van spreektijdregeling worden overwogen. • In de besluitvormingsprocedure goed onderscheid maken in de fasen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. • In het introductieprogramma aandacht besteden aan de positie en taken van Presidium en Agendacommissie. • De kwaliteit van de statenstukken blijven monitoren en toetsen door de Agendacommissie. • De griffie opdracht te geven te blijven werken aan vernieuwingen om werkdruk voor PS te verlagen en geconstateerde problemen of tekortkomingen op te lossen.

14


4

Het vervolg

Het Presidium van de huidige Staten heeft deze enquête uitgezet onder de statenleden. Met de resultaten van de enquête wil het Presidium conclusies kunnen trekken en aanbevelingen kunnen doen voor de nieuwe staten(periode). Via het aanbieden van een brief met deze rapportage als bijlage, biedt het Presidium dit als een soort “overdrachtsdocument” aan om aan de nieuwe Staten in overweging te geven. Deze evaluatie Bestuursperiode 2007 – 2011 zal uiteindelijk uitmonden in een statenvoorstel/meerdere statenvoorstellen waarin de verdere uitwerking staat van de bij deze rapportage behorende brief. Indien de huidige Staten met de brief met bijlage instemmen, zal het vervolg op deze brief zijn dat zij de nieuwe Agendacommissie verzoeken deze aanbevelingen uit te werken en de nieuwe Staten hierover te laten beslissen.


15

pro incie \V Provinciale Staten van Overijssel

Recommend Documents