Právnická fakulta Masarykovy univerzity Obor: Právo. Katedra pracovního práva a sociálního zabezpečení

Právnická fakulta Masarykovy univerzity Obor: Právo Katedra pracovního práva a sociálního zabezpečení

Diplomová práce PERSONÁLNÍ AGENDA U ZAMĚSTNAVATELE Jitka Pešťáková Akademický rok 2010/2011

Prohlašuji, že jsem diplomovou práci na téma: Personální agenda u zaměstnavatele zpracovala sama. Veškeré prameny a zdroje informací, které jsem použila k sepsání této práce, byly citovány v poznámkách pod čarou a jsou uvedeny v seznamu použitých pramenů a literatury.

V Brně, dne:

__________________________ Jitka Pešťáková

2

Obsah ÚVOD ............................................................................................................................... 5 1.

PERSONÁLNÍ PRÁCE A JEJÍ VÝZNAM PRO ZAMĚSTNAVATELE .............. 6 1.1.

Historický vývoj úpravy péče o zaměstnance v ČR........................................... 6

1.2.

Řízení lidských zdrojů........................................................................................ 7

1.2.1.

Management lidských zdrojů ...................................................................... 7

1.2.2.

Vedení personální agendy ........................................................................... 8

1.3.

Personální činnosti a jejich význam ................................................................... 8

2. PERSONÁLNÍ SPIS ................................................................................................... 13 2.1. Osobní údaje ........................................................................................................ 14 2.1.1. Ţádost uchazeče o zaměstnání ...................................................................... 14 2.1.2. Ţivotopis ....................................................................................................... 14 2.1.3. Osobní dotazník ............................................................................................ 15 2.1.4. Zápočtový list od předcházejícího zaměstnavatele ....................................... 17 2.1.5. Fotokopie dokladu o dosaţeném vzdělání a doklady o dalším vzdělání ...... 19 2.1.6. Vyjádření lékaře ke zdravotní způsobilosti zaměstnance ............................. 20 2.1.7. Změny v osobních údajích ............................................................................ 20 2.2. Smlouvy zakládající pracovní vztah .................................................................... 20 2.2.1. Pracovní smlouva a její dodatky, změny ...................................................... 21 2.2.2. Dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti ............................. 22 2.3. Další smluvní ujednání ........................................................................................ 23 2.3.1. Dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených k vyúčtování ........... 23 2.3.2. Dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů ................................ 24 2.4. Práce a chování zaměstnance ............................................................................... 24 2.5. Pracovní doba ...................................................................................................... 25 2.6. Doklad o splnění informační povinnosti zaměstnavatele .................................... 26 2.7. Doklad o absolvování vstupního školení BOZP .................................................. 26 2.8. Další informace .................................................................................................... 27 3. PRACOVNÍ POSUDEK............................................................................................. 28 3.1. Vydání pracovního posudku ................................................................................ 28 3.2. Obsah ................................................................................................................... 29 3.3. Nesouhlas zaměstnance s pracovním posudkem ................................................. 30

3

4. POVINNOSTI ZAMĚSTNAVATELE KE STÁTNÍM ORGÁNŮM ....................... 31 4.1. K úřadu práce ....................................................................................................... 31 4.2. Ke správě sociálního zabezpečení ....................................................................... 33 4.3. K zdravotní pojišťovně ........................................................................................ 34 4.4. K soudu ................................................................................................................ 35 5. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ ............................................................................. 37 5.1. Osobní údaje ........................................................................................................ 37 5.2. Shromaţďování informací ................................................................................... 39 5.2.1. Před vznikem pracovněprávního vztahu ....................................................... 40 5.2.2. Během pracovněprávního vztahu.................................................................. 41 5.2.3. Po skončení pracovněprávního vztahu ......................................................... 42 5.3. Souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů ........................................ 43 5.4. Ochrana informací ............................................................................................... 45 ZÁVĚR ........................................................................................................................... 49 RESUMÉ ........................................................................................................................ 51 Seznam pouţité literatury a dalších zdrojů ..................................................................... 53 Příloha č. 1 ...................................................................................................................... 56

4

ÚVOD Vedení personální agendy je rozsáhlý soubor administrativních činností spadajících pod personální práci u určitého zaměstnavatele. Jedná se o činnosti, bez kterých se zaměstnavatel nemůţe obejít, neboť výsledky těchto činností slouţí k plnění jeho zákonných povinností a jsou jedním z podkladů pro efektivní fungování firmy. Konkrétní podoba vedení personální agendy se u jednotlivých zaměstnavatelů liší vzhledem k počtu zaměstnanců, způsobu řízení a potřebám zaměstnavatele. Protoţe zákonná úprava poskytuje pouze stručný rámec, jak personální agendu správně vést, vyuţiji ve své práci kromě literatury i poznatky z praxe na personálním oddělení nejmenované akciové společnosti, odkud pochází i první z osobních dotazníků, který bude přiloţen k práci. Druhý dotazník byl získán dotazem na nejmenovanou společnost s ručením omezeným. Nejprve se zmíním o historickém kontextu péče o zaměstnance, obecně o významu personální práce pro zaměstnavatele a vymezím pojmy týkající se řízení lidských zdrojů. Řízení lidských zdrojů je sice pojmem souvisejícím více s managementem neţ s pracovním právem, avšak vedení personální agendy povaţuji za jednu z oblastí, které pod řízení lidských zdrojů patří, proto je nutná alespoň stručná zmínka. Dále se budu zabývat nejdůleţitějšími personálními činnosti, a to vedením osobního spisu zaměstnance, s vymezením jednotlivých dokumentů, které jsou obvykle do osobní sloţky zaměstnance zakládány, a komunikací zaměstnavatele s některými vnějšími orgány. Zvláštní kapitola bude věnována pracovnímu posudku, institutu sice v současné době málo vyuţívanému, avšak problematickému. Součástí vedení personální agendy je shromaţďování a práce s řadou osobních údajů, jejichţ ochrana musí být zabezpečena, proto se v další části práce budu zabývat vedením personální agendy v souvislosti se zákonem o ochraně osobních údajů. Osobní údaje o zaměstnanci nejsou zpracovávány pouze během jeho pracovněprávního vztahu, ale i před jeho uzavřením a mnoho let po jeho ukončení, avšak v rozdílném rozsahu, vymezím proto specifika jednotlivých etap zpracovávání. Nikde není stanoveno, co vše je moţné rozumět pod pojmem personální agenda, ani co vše má obsahovat osobní spis, praxe jednotlivých zaměstnavatelů se můţe tedy v mnohém lišit. Já ve své práci uvedu moţnou podobu vedení personální agendy a zmíním i další moţnosti a omezení, které zaměstnavatelé mají.

5

1. PERSONÁLNÍ PRÁCE A JEJÍ VÝZNAM PRO ZAMĚSTNAVATELE Kterýkoliv zaměstnavatel potřebuje ke svému fungování lidské zdroje. Jakmile člověk nastoupí do zaměstnání, stane se z něj lidský kapitál, se kterým musí firma hospodařit. Samozřejmě lidé nejsou to jediné, co ke své činnosti zaměstnavatel potřebuje, je nutné propojit řízení materiálních, finančních a lidských zdrojů. „Personální práce je tou částí řízení organizace, která se zaměřuje na vše, co se týká člověka v pracovním procesu“1 – vše od získání pracovníka aţ po jeho penzionování. Pro zaměstnavatele je personální práce důleţitá zejména proto, ţe veškerou činnost ve firmě organizují, zprostředkovávají nebo vykonávají lidé. Jejich činnost by proto měla být efektivní a uţitečná.

1.1. Historický vývoj úpravy péče o zaměstnance v ČR Význam personální práce nebyl vţdy takový, jaký je v současné době a tomu odpovídala i právní úprava týkající se lidských zdrojů. Pracovní podmínky a postup výběru zaměstnanců byly zpočátku plně v dispozici zaměstnavatele, ale postupně získávala na významu zákonná regulace. Ve středověku se můţeme setkat s úpravou podmínek výkonu práce zejména v hornictví, kdy např. Ius regale montanorum zabezpečovalo horníkům bezpečnost práce, dále se lze setkat s úpravou zabezpečující pracovní podmínky za vlády Josefa II., ale opravdové právní předpisy se začínají objevovat aţ v 19. stol. „První obecnější úpravou byl rakouský Obecný zákoník občanský z roku 1811, který upravil obecný režim služební smlouvy, zásady konání služby a povinnosti zaměstnavatele při zajišťování bezpečnosti práce a pracovní neschopnosti.“2 Úprava vycházela z principu smluvní svobody a rovnosti stran sluţební smlouvy, avšak ve skutečnosti to byl zaměstnavatel, kdo určoval podmínky výkonu práce. Dalším mezníkem byla 70. léta 19. století, kdy začal být novelizován ţivnostenský řád. Novela z roku 1885 stanovila např. sociální minimum pro dělníky a upravila pracovní podmínky mladistvých dělníků v továrnách a učňů. V Ţivnostenském řádu

1

KOUBEK, J. Řízení lidských zdrojů : Základy moderní personalistiky. 3. vyd Praha : Management Press, 2001. s. 14. 2 FOOT, M. - HOOK, C. - GALVAS, M. Personalistika. Přeloţil J. Bláha, Z. Kaňáková, A. Mateiciuc. Praha : Computer Press, 2002. s. 8.

6

byly stanoveny zásady péče o bezpečnost a zdraví dělníků, reţim pracovního dne, lépe upravena úprava skončení pracovního poměru či odměňování. Zvláštní ministerstvo sociální péče, které mělo na starost mimo jiné i péči o nezaměstnané či ochranné dělnické zákonodárství, bylo zřízeno aţ po 1. světové válce. Zákonem č. 91/1918 Sb. byla také uzákoněna osmihodinová pracovní doba. Postupně na významu získávaly kolektivní smlouvy, které však zatím nebyly speciálním zákonem upraveny. Po druhé světové válce byla zrušena všechna protektorátní opatření o nuceném pracovním poměru a nutnost získat potřebné pracovní síly pro obnovu hospodářství po válce byla řešena dekretem prezidenta republiky o všeobecné pracovní povinnosti. Dalším zlomem v úpravě pracovně právní oblasti se stal rok 1948, kdy došlo k další změně právní úpravy a přístupu k zaměstnancům. Můţeme se setkat s pracovními tábory i pozitivní úpravou pracovních podmínek Problematickým jevem bylo rozmisťování pracovních sil, kdy nedostatek lidských zdrojů v určitých oblastech byl řešen administrativními metodami. Roku 1965 byl vydán zákoník práce, který mnohokrát novelizovaný platil aţ do roku 2007, kdy 1. 1. vstoupil v účinnost současný zákoník práce č. 262/2006 Sb. Zde jsou upravena veškerá základní práva a povinnosti zaměstnavatele a zaměstnance a úkony související s pracovněprávním vztahem. Současný personální management se musí zabývat širším okruhem činností, neţ je péče o pracovní sílu, avšak zabezpečení pracovních podmínek je stále činností stěţejní.

1.2. Řízení lidských zdrojů V mnoha publikacích jsou pojmy personální práce, personalistika, personální management, personální agenda, řízení lidských zdrojů zaměňovány, jiní autoři uvádí rozsáhlá teoretická pojednání o rozdílech. Přestoţe tato problematika spadá spíše do oblasti managementu, chci uvést, jakým způsobem jsou chápány odlišnosti mezi řízením lidských zdrojů a vedením personální agendy v mé práci.

1.2.1. Management lidských zdrojů Management lidských zdrojů představuje tu část řízení organizace, která se zabývá postavením člověka v organizaci, lidskou pracovní silou. Zahrnuje nejen proces

7

získávání a udrţení pracovníků, ale i proces plánování, tvoření strategie a zajištění optimálního stavu. Není to práce pouze odborných personalistů, ale týká se téměř všech vedoucích pracovníků. Mezi hlavní úkoly můţeme dle Koubka zařadit zejména soulad mezi počtem a strukturou pracovních úkolů a vytvořenými pracovními místy, počtem a strukturou pracovníků, dále optimální vyuţití pracovních sil, efektivní vedení a rozvoj pracovníků.3 Management stanovuje potřebu zaměstnanců a určuje charakteristiku volných míst a zajišťuje výkonnost podniku. „Cílem personálního řízení je takové rozmístění zaměstnanců, které umožní využívat jejich pracovní způsobilost v plném rozsahu a stimulovat je k iniciativnímu plnění pracovních úkolů a k vnitřnímu uspokojení z vykonané práce.“4

1.2.2. Vedení personální agendy Vedením personální agendy rozumíme administrativní činnost související se zaměstnáváním lidí. Jedná se zejména o pořizování, uchovávání a aktualizaci personálních dokumentů, komunikaci s managementem společnosti a komunikaci s vnějšími orgány. Do personální agendy je dále moţno zařadit činnosti související s výběrem konkrétního zaměstnance, vzdělávání a školení zaměstnanců a podklady k odměňování zaměstnanců či evidenci pracovní doby. Jednotlivými personálními činnostmi a jejich významem se budu zabývat v následující kapitole.

1.3. Personální činnosti a jejich význam Jednou ze základních činností personalisty je výběr a nábor nových zaměstnanců. Dříve neţ zaměstnavatel začne hledat budoucí pracovníky, předchází tomu posouzení potřeby nového zaměstnance pro podnik a volba pracovněprávního vztahu, ve kterém bude pracovník k zaměstnavateli. Tato činnost je důleţitou z důvodu účelnosti a efektivnosti vykonávané práce, je potřebné zajistit, aby byli správní lidé na správných místech. V případě, kdy se jedná o příleţitostnou nepravidelnou činnost či činnost menšího rozsahu je moţné tuto práci zabezpečit pomocí dohod konaných mimo pracovní poměr. Frekventovanější je však situace, kdy vykonávaná práce představuje hlavní činnost zaměstnavatele a pracovněprávním vztahem je pracovní poměr. 3

KOUBEK, J. Řízení lidských zdrojů : Základy moderní personalistiky. 3. vyd. Praha : Management Press, 2001. s. 13,14. 4 ŠLAPÁK, Č. T. – PÁNEK, Z. – KOTOUS, J. Zaměstnanost a personální řízení. Praha : Univerzita Karlova v Praze Právnická fakulta, v nakl. IFEC, 2006. s. 30.

8

Zaměstnavatel si získává zaměstnance sám nebo za pomoci úřadu práce, který mu musí poskytnout potřebnou součinnost, také můţe vyuţít pomoci agentury práce. V případě, ţe se jedná o obsazování volného pracovního místa, tj. nově vytvořeného pracovního místa nebo uvolněného pracovního místa, je zaměstnavatel povinen tuto skutečnost oznámit do 10 kalendářních dnů příslušnému úřadu práce. Pro zaměstnavatele je uţitečné vést evidenci jak uchazečů o zaměstnání, tak evidenci volných pracovních míst, kde bude uvedena charakteristika pracovního místa, datum, od kdy je volné, datum ohlášení úřadu práce, datum obsazení místa, datum oznámení obsazení úřadu práce. Nový zaměstnanec je vybírán personalisty na základě charakteristiky pracovního místa a je moţno zvolit např. některý z následujících prostředků: vyuţití bývalých zaměstnanců, inzerce ve sdělovacích prostředcích, výběrové řízení. Je však zakázáno činit nabídky, které mají diskriminační charakter, nejsou v souladu s předpisy či odporují dobrým mravům, takovou nabídkou by byla porušena ustanovení jak Listiny základních práv a svobod a zákoníku práce, tak zákona o zaměstnanosti a antidiskriminačního zákona. Je zakázána přímá i nepřímá diskriminace. Přitom musí být zajištěno, aby nabídka přilákala dostatečný počet vhodných uchazečů. Přesto se můţeme často setkat s inzeráty, kde je poţadována např. určitá věková hranice. Na základě nabídek je pak proveden samotný výběr. Výběr správného pracovníka je náročnou činností, neboť musí být posouzeny nejen kvalifikační předpoklady, ale i další schopnosti budoucího zaměstnance, aby byl vybrán uchazeč s nejlepšími předpoklady pro výkon dané práce. V okamţiku, kdy si zaměstnavatel vybere vhodného kandidáta, musí shromáţdit všechny jeho potřebné osobní údaje, které je následně povinen dle potřeby aktualizovat, a zajistit, aby se budoucí zaměstnanec podrobil vstupní lékařské prohlídce, pokud to vyţadují zvláštní právní předpisy. V praxi se obvykle podrobuje zaměstnanec lékařské prohlídce vţdy. Účelem zdravotní prohlídky je zjistit, zda zdravotní způsobilost zaměstnance odpovídá vykonávanému povolání. Lékař musí být informován o charakteru práce, která má být zájemcem vykonávána, o podobě pracoviště a o poţadovaných fyzických a duševních nárocích, na základě toho rozhodne, zda zdravotní stav zájemce umoţňuje výkon daného zaměstnání či nikoliv. Zaměstnavatel je také povinen informovat zaměstnance o jeho právech a povinnostech, které bude mít, o pracovních

podmínkách

a

o

podmínkách

odměňování

ještě

před

vznikem

pracovněprávního vztahu, a to z důvodu, aby nedošlo k chybnému uzavření pracovněprávního vztahu, kdy zaměstnanec bude předpokládat jiné podmínky, neţ 9

zaměstnavatel. „Tyto seznamovací povinnosti před vznikem pracovního poměru mají zabezpečit, aby zaměstnanec byl předem informován o tom, za jakých podmínek bude práci vykonávat a co na něm bude zaměstnavatel požadovat.“5 Při opatřování osobních údajů musí zaměstnavatel dbát na ochranu osobních údajů a neshromaţďovat údaje, které nesouvisí se vznikem pracovněprávního vztahu nebo nejsou nezbytné k plnění jeho povinností. Ke zjišťování osobních údajů se obvykle pouţívá osobní dotazník, o kterém je podrobněji pojednáno v další části práce. Jedná se o údaje potřebné k plnění povinností zaměstnavatele vzhledem ke správě sociálního zabezpečení, pro účely důchodového pojištění, pro posuzování překáţek v práci, pro účely doručování a další. Pracovní poměr se zakládá pracovní smlouvou, pouze v případech uvedených v zákoníku práce jmenováním. Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně a musí zde být uveden druh práce, místo výkonu práce a den nástupu do práce. 6 Běţně bývají dohodnuty i další podmínky. Písemná forma zvyšuje právní jistotu zaměstnance, avšak její nedodrţení nezpůsobuje neplatnost pracovní smlouvy. Neprodleně, nejpozději 10 kalendářních dní po obsazení volného pracovního místa, musí být oznámeno jeho obsazení úřadu práce. Dále je nutné informovat příslušnou zdravotní pojišťovnu a správu sociálního zabezpečení. Zaměstnanec musí být nejpozději do jednoho měsíce od vzniku pracovního poměru písemně informován o právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru, pokud tyto údaje nejsou uvedeny v pracovní smlouvě. Důvodem této povinnosti je taktéţ vyšší právní jistota zaměstnance o náplni jeho práce. Změnit obsah pracovního poměru je moţné pouze písemnou dohodou stran. Zaměstnavatel si také musí zjistit doplňující informace týkající se rodinného stavu a dětí zaměstnance. Pokud by si zjišťoval tyto informace před vznikem pracovního poměru, mohlo by to vést k diskriminačnímu jednání. Tyto informace jsou nutné pro správné posouzení nároků zaměstnance např. při vysílání na pracovní cesty nebo při posuzování překáţek v práci. Neméně důleţitou činností personalisty je evidence pracovní doby. Zaměstnavatel stanovuje rozvrţení týdenní pracovní doby po dohodě s odborovým orgánem a nesmí být porušena omezení stanovená zákoníkem práce. V případě, ţe zaměstnavatel zvolí pruţnou pracovní dobu, jak je v dnešní době obvyklé, pokud to umoţňuje charakter práce, musí stanovit její konkrétní podmínky. S evidencí pracovní doby nedílně souvisí

5

KAHLE, B. Praktická personalistika : po novele zákoníku práce od 1.1.2001. Praha : PRAGOEDUCA, 2000. s 21. 6 § 34 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů.

10

posuzování překáţek v práci a posuzování přesčasové práce. V souvislosti s pracovní dobu musí zaměstnavatel také stanovit dobu přestávek na jídlo a oddech. Dle zákoníku práce je zaměstnavatel povinen vést tyto konkrétní evidence u kaţdého ze zaměstnanců: evidenci odpracované doby v rámci pracovní doby, evidenci práce přesčas, evidenci noční práce, evidenci odpracované doby v době pracovní pohotovosti, evidenci pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec drţel.7 V současné době je většina těchto evidencí vedena v elektronické podobě. Význam této činnosti spočívá zejména v tom, ţe evidence pracovní doby slouţí jako podklad pro mzdové nebo platové nároky zaměstnance. Personální útvar má také na starost kontrolu dodrţování doby a rozsahu vycházek a zdrţování se na místě pobytu dočasně práce neschopného zaměstnance po dobu, kdy zaměstnavatel vyplácí náhradu mzdy. Kontrolu však můţe být ověřeno pouze to, zda se zaměstnanec zdrţuje tam, kde má, nikoliv léčebný reţim. I v případě ukončení pracovního poměru existuje řada personálních činností, které musí být vykonány. Jedná se o úkony významné zejména z hlediska dalšího pracovního uplatnění zaměstnance a prokázání jeho nároků. V případě, ţe se jedná o ukončení pracovního poměru na základě právního úkonu, je nutné, aby písemný projev vůle jedné strany byl doručen straně druhé. Pracovní poměr můţe také skončit uplynutím sjednané doby či smrtí zaměstnance. Ve všech případech musí personalista zajistit vypořádání vzájemných závazků. „Většina zaměstnavatelů provádí vypořádání vzájemných závazků na základě tzv. výstupního listu, který si zaměstnanec musí nechat vyplnit od všech příslušných útvarů.“8 Musí být vystaveno potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti a funkčních poţitků a o sraţených zálohách na daň, a to do 10 dnů od podání ţádosti zaměstnance. Kopie se zakládá ve mzdové účtárně. V případě ţádosti zaměstnance je povinnost zaměstnavatele vystavit pracovní posudek, a to ve lhůtě 15 dnů od ţádosti. Pracovním posudkem se budu zabývat dále, přestoţe v současné praxi nebývá obvykle vyţadován. V den skončení pracovního poměru musí být zaměstnanci vydány písemnosti týkající se jeho osobních údajů a také předáno potvrzení o zaměstnání. Na tomto potvrzení nemá být uveden jakýkoliv údaj týkající se mzdy zaměstnance. Pokud o to zaměstnanec poţádá, bude mu vystaveno potvrzení o výši průměrného výdělku a o dalších skutečnostech rozhodných pro účely získání podpory v nezaměstnanosti. K personálním činnostem dále patří komunikace s odborovými

7

§ 96 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. D'AMBROSOVÁ, H. – ČORNEJOVÁ, H. – LEŠTINSKÁ, V. aj. Abeceda personalisty 2009. 3. vyd. Olomouc : ANAG, 2009. s. 301. 8

11

orgány, zdravotní pojišťovnou a správou sociálního zabezpečení, nejen v případě ukončování pracovního poměru, ale i v dalších stanovených případech nebo péče o vzdělávání a školení zaměstnanců, hodnocení zaměstnanců či vedení evidence pracovních úrazů a evidence zaměstnaných osob se zdravotním postiţením. Podstatnou část personální agendy tvoří vedení osobního spisu zaměstnance, kterému je věnována následující kapitola. Hlavním významem výše uvedených činností je efektivní fungování firmy. Těţko by zaměstnavatel plnil své povinnosti bez potřebných údajů, které budou nějakým způsobem uspořádány, a bude s nimi moţno pracovat. Ustanovení zákonných předpisů nutí zaměstnavatele tyto činnosti vykonávat. Kvalita a způsob provedení budou u různých zaměstnavatelů různé, neboť je jim dán pouze rámec, nikoliv striktně přesné podmínky, ale domnívám se, ţe je v zájmu jak ochrany zaměstnance, tak prosperity zaměstnavatele, aby těmto činnostem byla věnována zvýšená pozornost. V mnohých společnostech je spojeno vedení personální a mzdové agendy, avšak osobní a mzdová sloţka zaměstnance by měla být vedena odděleně, proto se zabývám pouze personální agendou samostatně.

12

2. PERSONÁLNÍ SPIS Vedení osobního spisu je oprávněním nikoliv povinností zaměstnavatele, avšak jsem přesvědčena, ţe praxe, kdy je zaměstnavatel povinen vést řadu evidencí, si téměř vţdy určitou podobu vedení osobního spisu vyţádá. Oprávnění vést personální spis je v zákoníku práce relativní novinkou, avšak i dříve byly sloţky jednotlivých zaměstnanců vedeny. Zákonná úprava je však více neţ stručná, proto mohou nastat u jednotlivých zaměstnavatelů značné odlišnosti. V osobním spisu smí být evidovány pouze písemnosti, které souvisí s vykonávanou prací v pracovněprávním vztahu a je určen pouze pro interní potřebu zaměstnavatele. V dnešní době se nejedná pouze o klasickou listinnou evidenci, ale bývá paralelně vedena i evidence elektronická, pro kterou však platí stejné podmínky. Zákoník práce vymezuje okruh osob, které jsou oprávněny do spisu nahlíţet, těmito osobami jsou: vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni, orgán inspekce práce, úřad práce, soud, státní zástupce, příslušný orgán Policie ČR, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské sluţby.9 V tomto výčtu chybí osoba personalisty, tedy toho, kdo osobní spis zakládá, vede, likviduje. Nepředpokládám, ţe je moţné personalistu povaţovat za osobu nadřízenou příslušnému zaměstnanci. Neupravena zůstává i práce správců elektronických databází. Informační technici bývají osobami s nejširší moţností přístupů k veškerým údajům. Do osobního spisu smí samozřejmě nahlíţet i zaměstnanec, kterého se tento spis týká a pořizovat si výpisy a stejnopisy dokladů. „Za nedostatek právní úpravy lze považovat i to, že již výslovně nezakotvuje povinnost zaměstnavatele vrátit zaměstnanci při skončení pracovního poměru písemnosti s jeho osobními údaji, jejichž archivaci neukládá speciální zákon.„10 Tato povinnost sice vyplývá ze zákona o ochraně osobních údajů, ale její zakotvení přímo v zákoníku práce by jistě neuškodilo. Konkrétní podoba a náleţitosti osobního spisu nejsou nikde stanoveny, proto je moţné u jednotlivých zaměstnavatelů pozorovat rozdíly. Obecně však lze říci, ţe písemnosti by měly být zakládány v časové posloupnosti a lze doporučit, opatřit je pořadovým číslem. Osobní spis je moţno povaţovat za souhrn dokumentů odpovídající právním normám a zaznamenávající průběh a výsledky jednotlivých personálních

9

§ 312 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. D'AMBROSOVÁ, H. – ČORNEJOVÁ, H. – LEŠTINSKÁ, V. Aj. Abeceda personalisty 2008. 3. vyd. Olomouc : ANAG, 2009. s. 301. 10

13

činností, jejichţ rozsah a formu určují jednotliví zaměstnavatelé. Do osobního spisu je doporučeno zakládat zejména níţe uvedené listiny a údaje musí být průběţně aktualizovány a ověřovány. „Část evidovaných písemností o zaměstnanci zaměstnavatel získá přímo od zaměstnance, zčásti tato evidence obsahuje různé doklady od jiných subjektů, jako např. od úřadu práce, bývalého zaměstnavatele, soudu apod. a v neposlední řadě součástí evidence jsou vlastní písemnosti zaměstnavatele, jako je např. pracovní smlouva, jmenovací dekret apod.“11 2.1. Osobní údaje Zaměstnavatel je povinen zjišťovat potřebné osobní údaje o zaměstnanci zásadně s jeho souhlasem a zajistit ochranu těchto údajů. Není moţné zakládat kopie dokladů, které obsahují i další (pro zaměstnavatele nepotřebné) osobní údaje. Postačí uvést, kdo, kdy a na základě jakých dokladů potřebné údaje ověřil. 2.1.1. Ţádost uchazeče o zaměstnání To, co uvede uchazeč o zaměstnání do jím zasílané ţádosti je věcí uchazeče, uchazeč nemůţe být ţádným způsobem omezen v tom, co chce potenciálnímu zaměstnavateli sdělit. Průvodní dopis slouţí dobře k posouzení uchazečovo osobnosti a jeho vyjadřovacích schopností. Problém můţe nastat u formulářových ţádostí, které mají firmy např. na svých webových stránkách. Musí být poţadovány pouze takové informace, které jsou nezbytné pro posouzení vhodnosti jednotlivých uchazečů. Neměly by se zde vyskytovat otázky např. na rodinný stav. Problematickým shledávám i uvádění data narození. V případě, ţe ţádost má být po nějakou dobu evidována, je nutné, aby obsahovala souhlas s uchováním osobních údajů uchazeče.

2.1.2. Ţivotopis Obsah i formu ţivotopisu si volí sám uchazeč, zaměstnavatel však můţe stanovit určité body, které by měly být dodrţeny, aby mohli být lépe porovnáni jednotliví uchazeči. Jedná se především o informace týkající se vzdělání, schopností a dovedností a předchozích zaměstnání. Ţivotopis bývá prvotním kritériem, pro rozhodnutí zda uchazeče odmítnout. V současné době je často poţadováno přiloţení fotografie 11

D´AMBROSOVÁ, H. Vedení osobního spisu zaměstnance. Mzdy a personalistika v praxi. 2006, č. 10/2006, s. 25.

14

k ţivotopisu. Domnívám se, ţe fotografie by měla být poskytována pouze v úzkém okruhu případů, kdy vzhled je rozhodující pro výkon povolání, aby nedocházelo k případům diskriminace na základě rasy či věku. Ustanovení § 12 zákona o zaměstnanosti přímo zakazuje zjišťování informací týkajících se národnosti, rasy nebo etnického původu při výběru zaměstnanců, není – li jich potřeba coby podstatného a rozhodujícího poţadavku pro výběr.12 Je třeba předcházet situacím, kdy uchazeč nebude pozván k osobnímu pohovoru, protoţe přiloţil fotografii, kde je poznat např. barva pleti.

2.1.3. Osobní dotazník Ke zjištění veškerých základních údajů, které zaměstnavatel potřebuje znát a potřebuje je k plnění svých povinností, slouţí obvykle formulář zvaný osobní dotazník. Je nutné rozlišovat mezi dotazníkem pro uchazeče o zaměstnání a dotazníkem pro nového zaměstnance. Abychom se mohli zabývat podobou osobního dotazníku v komplexní podobě, musíme předpokládat, ţe je vyplňován současně se vznikem pracovněprávního vztahu nebo po jeho vzniku. Zaměstnavatel jiţ má některé údaje, které mu byly poskytnuty během procesu výběru uchazeče, je však vhodné evidovat potřebné informace o zaměstnanci v jednom přehledném dokumentu. Na osobním dotazníku by mělo být uvedeno jméno a příjmení zaměstnance, u ţen i rodné příjmení, akademický titul, datum a místo narození, rodné číslo, rodinný stav, adresa trvalého bydliště, adresa pro doručování písemností, státní příslušnost, jména a data narození dětí a údaje o tom, zda navštěvují školu nebo jsou výdělečně činné, údaje o školním vzdělání, údaje o předcházejících povoláních, další znalosti, zdravotní postiţení, další výdělečná činnost, nařízené sráţky ze mzdy, důchod, údaj o zdravotní pojišťovně. K osobnímu dotazníku musí být obvykle vyţádán také souhlas se zpracováním osobních údajů. Vzhledem k tomu, ţe podoba osobního dotazníku není nikde stanovena, můţou jednotliví zaměstnavatelé volit různou formu a odlišnou šíři zjišťovaných údajů, vţdy ale musí dbát ochrany osobních údajů a nezjišťovat širší okruh informací, neţ je dovoleno. Znalost základních identifikačních údajů je nutná nejen pro přehled zaměstnavatele a k identifikaci zaměstnance, ale i pro komunikaci s vnějšími orgány. Nepostačí zjišťovat pouze datum narození, ale je nutné pracovat i s rodným číslem. Rodné číslo slouţí v ČR

12

§ 12 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů.

15

jako základní identifikační údaj a jeho znalost je nutná např. pro účely důchodové evidence. Znalost bydliště je potřebná pro posuzování cestovních náhrad, pro posuzování překáţek v práci a pro doručování písemností. V případě, ţe se zaměstnanec nezdrţuje na místě trvalého bydliště, měla by mu být dána moţnost uvést odlišnou adresu pro doručování. Zaměstnavatel předejde zbytečným komplikacím v případě, kdy bude potřebné zaměstnanci doručit např. výpověď. Znalost státního občanství předepisuje zákon o zaměstnanosti. Rodinný stav je údajem nezbytným pro správné posouzení překáţek v práci a je s ním pracováno i při výpočtu sráţek ze mzdy, také v případě ţádosti o vdovský či vdovecký důchod je znalost rodinného stavu potřebná. Pouze tehdy, kdyţ má zaměstnavatel správné údaje o dětech zaměstnance, můţe správně posoudit překáţky v práci, vysílání na pracovní cesty, daňové nároky či sráţky ze mzdy. Pro stanovení data odchodu do důchodu je znalost počtu dětí také nezbytná. Přehled o školním vzdělání musí zaměstnavatel získat ještě před uzavřením pracovněprávního vztahu, aby mohl správně posoudit kvalifikační předpoklady uchazeče a následně ho zařadit do správného platového tarifu. Stejně tak přehled o předchozí odborné praxi a dalších znalostech uchazeče slouţí k posouzení kvalifikačních předpokladů. Osobám se změněnou pracovní schopností je věnována zvýšená ochrana, proto je pro zaměstnavatele důleţité, tento fakt znát. Informace o tom, zda je zaměstnanec poţivatelem důchodu je zaměstnavatel povinen zjistit, aby mohl ve stanovené osmidenní lhůtě řádně splnit svou oznamovací povinnost uloţenou mu § 41 z. 582/1991 Sb.13 Respektive, aby mohl řádně dodrţet povinnost uloţenou mu v §37 ods.1 písm. g. zákona 582/1991 Sb. Vědět, u jaké zdravotní pojišťovny je zaměstnanec pojištěn, je nutné pro komunikaci se zdravotní pojišťovnou. Zaměstnavatel musí být taktéţ informován o tom, zda a v jaké výši má provádět sráţky ze mzdy. V mnoha případech je vyţadován i souhlas s poskytnutím fotografie, která bude pouţita např. na přístupovou kartu nebo průkaz slouţící k identifikaci pracovníka. Tento souhlas musí být poskytnut zvlášť, neboť fotografie je citlivým osobním údajem. „U všech údajů, které osobní dotazník obsahuje a zaměstnavatel je tudíž po zaměstnanci požaduje, musí zaměstnavatel vědět, na základě čeho a k jakému účelu tento údaj potřebuje, a na požádání zaměstnanci tuto skutečnost sdělit.“14

13

D´AMBROSOVÁ, H. – KLÍMOVÁ, R. Vedení personálních a mzdových agend v praxi od roku 2004. Praha : PRAGOEDUCA, 2004. s. 57. 14 BUKOVJAN, P. - CHLÁDKOVÁ, A. Personalistika : Dvanáctero správného vedení personální agendy podle zákoníku práce od 1. 1. 2009. 2. rozšíř. a aktualiz. vyd. Praha : ASPI, 2009. s. 67.

16

Pokud zaměstnavatel zaloţí osobní spis zaměstnance ještě před uzavřením pracovněprávního vztahu, smí do osobního dotazníku uvést pouze údaje, které potřebuje pro posouzení vhodnosti uchazeče o zaměstnání, coţ budou základní identifikační údaje a kontakt na uchazeče, údaje o jeho vzdělání a kvalifikaci a dalších znalostech, další potřebné údaje (rodné číslo, údaje o dětech, údaje o sráţkách ze mzdy,…) smí vyţadovat aţ po uzavření pracovněprávního vztahu. V případě, ţe zaměstnanec neposkytne pravdivé údaje o rodinném stavu nebo počtu dětí nehrozí mu za to ţádný postih a zaměstnavatel s ním bude zacházet podle poskytnutých informací. V praxi se tím zaměstnanec pouze připraví o čerpání některých výhod. Jedná se o situaci, kdy zaměstnanec zapře manţela či dítě. V případě, kdy by chtěl uvést např. studující dítě navíc, měl by problém prokázat zaměstnavateli, ţe toto dítě má a toto dítě studuje. Při skončení pracovního poměru musí být osobní dotazník vrácen zaměstnanci. Některé údaje jsou však přeneseny do dalších dokumentů, u kterých zákon vyţaduje mnoholetou archivaci či do elektronických databází. 2.1.4. Zápočtový list od předcházejícího zaměstnavatele Jako zápočtový list bývá označeno potvrzení o zaměstnání od bývalého zaměstnavatele, který má povinnost toto potvrzení při skončení pracovního poměru nebo dohody o pracovní činnosti vydat, tj. v den ukončení pracovněprávního vztahu. Zápočtový list nesmí být vydán nikomu jinému neţ danému zaměstnanci. Doba zaměstnání ani druh práce nejsou rozhodující. V zápočtovém listu musí být dle zákoníku práce uvedeny údaje o zaměstnání, zda se jednalo o pracovní poměr nebo dohodu o pracovní činnosti a doba trvání zaměstnání, druh konaných prací, dosaţená kvalifikace, zda byl pracovněprávní vztah ukončen z důvodu porušení povinností vyplývajících z právních předpisů zvlášť hrubým způsobem (v ostatních případech není nutné uvádět důvod), odpracovanou dobu a další skutečnosti rozhodné pro dosaţení nejvýše přípustné expoziční doby (tato informace se týká horníků), informace o sráţkách ze mzdy, údaje o započitatelné době zaměstnání v I. A II. pracovní kategorii pro dobu před 1. 1. 1993 pro účely důchodového pojištění.15 V případě, ţe s tím zaměstnanec souhlasí, mohou být uvedeny i další informace.

15

§ 313 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů.

17

K zakotvení povinnosti uvádět, zda byl pracovní vztah rozvázán z důvodu porušení povinností zvlášť hrubým způsobem, došlo v souvislosti se změnou podmínek pro získání podpory v nezaměstnanosti, kdy je těmto osobám její pobírání znemoţněno.16 Uvedení důvodu ukončení pracovního poměru či dohody o pracovní činnosti nelze zaměňovat s uvedením formy ukončení. V potvrzení o zaměstnání nemá být uvedena výše mzdy či platu. Současný zaměstnavatel

nepotřebuje

informaci

o

finančním

ohodnocení

u

bývalého

zaměstnavatele. Pokud o to zaměstnanec poţádá, je zaměstnavatel povinen vydat oddělené potvrzení o výši průměrného výdělku a dalších skutečnostech rozhodných pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti. Podle dřívější právní úpravy byly tyto informace součástí potvrzení o zaměstnání stejně jako údaje týkající se nemocenského pojištění. Dnes je povinen zaměstnavatel vydat potvrzení o skutečnostech rozhodných pro nárok na dávky nemocenského pojištění také na samostatném dokumentu. A. Chládková se ale domnívá, ţe se souhlasem zaměstnance lze i nadále postupovat tak, ţe údaje budou uvedeny v jednom potvrzení, tedy v zápočtovém listě. Je však do potvrzení vhodné uvést větu: "Zaměstnanec souhlasí s uvedenými údaji a potvrzuje převzetí tohoto dokumentu" a kopii nechat zaměstnanci podepsat.17 Nejvyšší soud se k problematice vyjádřil následujícím způsobem: „Bývalý zaměstnavatel je povinen uvádět v potvrzení o zaměstnání pouze skutečnosti stanovené právním předpisem, uvede-li do potvrzení o zaměstnání údaje nad zákonem obligatorně stanovený rámec a zaměstnanec s tím nesouhlasí, je třeba žalobě na vypuštění tohoto údaje vyhovět. Je-li zaměstnanec s uvedením dalšího údaje nad obligatorně stanovený rámec srozuměn, a nepožaduje jeho vypuštění, může se domáhat přiměřené úpravy potvrzení o zaměstnání a požadovat, aby nesprávný obsah uváděné informace byl změněn tak, aby sporný údaj odpovídal skutečnosti.“18 Vydání potvrzení o zaměstnání nesmí být nijak podmíněno, např. odevzdáním věcí či vyrovnáním dluhu. V případě, ţe zaměstnavatel odmítne vydat potvrzení o zaměstnání, můţe zaměstnanci vzniknout škoda, za kterou bude bývalý zaměstnavatel odpovědný. Moţná škoda spočívá v ušlém výdělku, kterého jedinec nedosáhne, protoţe nový zaměstnavatel s ním kvůli chybějícímu zápočtovému listu neuzavřel pracovněprávní vztah. Judikatura uvádí, ţe je nutné dokázat, ţe uzavření pracovního poměru bylo 16

§ 39 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. CHLÁDKOVÁ, A. Nad zápočtovým listem. Průvodce pracovněprávními předpisy. 2007, č. 7-8/2007. s. 14. 18 Rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 24. 9. 2004, sp. zn. 21 Cdo 981/2004. 17

18

odmítnuto v souvislosti s nepředloţením potvrzení o zaměstnání.19 Nikde totiţ není stanovena povinnost zápočtový list po novém zaměstnanci vyţadovat a údaje v něm obsaţené je moţné zjistit i z jiných dokumentů. Pokud zaměstnanec s obsahem zápočtového listu nesouhlasí, můţe se do 3 měsíců od seznámení s jeho obsahem domáhat u soudu jeho úpravy. Stejně tak, pokud není zápočtový list vydán vůbec, je moţné se jeho vydání domáhat soudní cestou. V případě ukončení zaměstnání je zápočtový list od bývalého zaměstnavatele vrácen zaměstnanci. Pokud zaměstnanec nebyl před současným zaměstnáním zaměstnán, můţe se místo potvrzení o zaměstnání od bývalého zaměstnavatele poţadovat potvrzení od úřadu práce nebo potvrzení okresní správy sociálního zabezpečení, pokud zaměstnanec vykonával podnikatelskou činnost.

2.1.5. Fotokopie dokladu o dosaţeném vzdělání a doklady o dalším vzdělání Jak jiţ bylo uvedeno výše, přehled o školním vzdělání slouţí k posouzení kvalifikačních předpokladů zaměstnance, proto je nutné, aby veškeré údaje vzdělání se týkající byly porovnány s originály nebo ověřenými kopiemi dokladů o dosaţeném vzdělání. „Údaje o dokončeném školním vzdělání mají pro ty zaměstnavatele, kteří odměňují své zaměstnance podle §122 a násl. zákoníku práce platem, velký význam při zařazování zaměstnanců do platových tříd a zápočtu let jejich praxe“20 V případě, ţe se zaměstnavatel rozhodne uloţit do personálního spisu fotokopie vysvědčení, musí být odstraněna informace o jednotlivých známkách a další údaje o prospěchu. V praxi proto personální oddělení často upouští od evidování těchto dokumentů, pouze zaloţí do osobní sloţky zaměstnance potvrzení, ţe údaj o vzdělání byl ověřen, kým a kdy. Údaje o dalším profesním vzdělávání prokazují celoţivotní vzdělávání zaměstnance. Můţe být ověřováno absolvování školení, včetně jeho povinného opakování a přezkoušení pro některé profese, absolvování studia při zaměstnání, absolvování rekvalifikačních kurzů, absolvování speciálních školení, úroveň jazykových schopností. Obvykle se poţaduje předloţení veškerých moţných dokladů, aby mohla být posouzena maximální vyuţitelnost pracovníka, veškeré jeho znalosti a zkušenosti. Do osobní 19

Rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 20. 3.2003, sp. zn. 21 Cdo 1491/2002. D'AMBROSOVÁ, H. – ČORNEJOVÁ, H. – LEŠTINSKÁ, V. aj. Abeceda personalisty 2009. 3. vyd. Olomouc : ANAG, 2009. s. 275. 20

19

sloţky zaměstnance jsou zpravidla zakládány pouze dokumenty týkající se vzdělávání hrazeného současným zaměstnavatelem, u ostatních dokumentů se obvykle pouze zaeviduje, ţe byly ověřeny.

2.1.6. Vyjádření lékaře ke zdravotní způsobilosti zaměstnance Zaměstnanec nesmí vykonávat práce, jejichţ výkon by neodpovídal jeho zdravotní způsobilosti. „Zaměstnavatel musí tedy smluvně zabezpečit provádění nejen vstupních, ale i kontrolních preventivních lékařských prohlídek a lékařských vyšetření při převádění na jinou práci“21 Lékař musí být seznámen s konkrétními podmínkami práce, aby mohl posoudit zdravotní způsobilost budoucího zaměstnance, z tohoto důvodu není moţné podstoupit prohlídku u jakéhokoliv lékaře, ale je nutné se dostavit k lékaři zaměstnavatelem určenému. Lékařský posudek uvádí pouze to, zda osoba můţe či nemůţe vykonávat určité zaměstnání, nesmí se zde objevit konkrétní informace o zdravotním stavu. K posouzení zdravotní způsobilosti má obvykle zaměstnavatel vlastní formulář, aby byla zachována jednota dokumentů. Vyjádření lékaře musí mít zaměstnavatel k dispozici ještě před uzavřením pracovněprávního vztahu.

2.1.7. Změny v osobních údajích Zaměstnanec je povinen hlásit veškeré změny v osobních údajích, které jsou u zaměstnavatele evidovány, aby zaměstnavatel mohl řádně plnit své povinnosti. V případě, ţe tak zaměstnanec neučiní a zaměstnavateli vznikne škoda v důsledku nesplnění povinnosti zaměstnance, můţe být náhrada po zaměstnanci vymáhána. Povinnost hlásit změny osobních údajů bývá obvykle zakotvena v pracovním řádu nebo v pracovní smlouvě. 2.2. Smlouvy zakládající pracovní vztah „Dříve, než začne zaměstnavatel vyhledávat své budoucí zaměstnance, musí si pečlivě zvážit, v jakém rozsahu bude mít pro tyto zaměstnance využití. Podle toho se může rozhodnout, zda zaměstnance zaměstná v pracovním poměru či na základě dohod

21

D'AMBROSOVÁ, H. – ČORNEJOVÁ, H. – LEŠTINSKÁ, V. aj. Abeceda personalisty 2009. 3. vyd. Olomouc : ANAG, 2009. s. 301.

20

o pracích konaných mimo pracovní poměr.“22 Upřednostňován by měl být pracovní poměr. Jednu kopii smlouvy vţdy obdrţí zaměstnanec a jedna bude zaloţena v jeho osobní sloţce.

2.2.1. Pracovní smlouva a její dodatky, změny Pracovní smlouva je nejčastější a nejobvyklejší způsob vzniku pracovního poměru. V zákoníku práce se uvádí, ţe pracovní smlouva musí obsahovat druh práce, na který je pracovník přijímán, místo výkonu práce a den nástupu do práce.23 „Sjednaný druh práce by měl stručně vyjadřovat, které práce budou na zaměstnanci vyžadovány.“24 Druh práce je důleţitý pro určování pracovních úkolů. V případě, ţe bude sjednán příliš široce, můţe to vést ke zneuţívání dispozice zaměstnavatele při přidělování konkrétní práce. Obecný nebo název se širším významem lze podle Kahleho připustit v případě, ţe lze blíţe odkazem na katalog prací a funkcí zjistit, co se pod dohodnutou funkcí skrývá za pracovní činnost.25 Jako místo výkonu práce by měla být uvedena obec, aby bylo moţné pouţít ustanovení o pracovní cestě či přeloţení do jiného místa výkonu práce. Den nástupu do práce je zásadní informací, neboť tímto dnem vzniká pracovní poměr. Pracovní smlouva musí být podepsána nejpozději v den nástupu do práce. Kromě toho lze v pracovní smlouvě dohodnout další podmínky, na kterých mají strany zájem a které nejsou v rozporu s právními předpisy. Obvykle bývá v pracovní smlouvě uvedeno, zda je uzavírána na dobu určitou nebo neurčitou. Pokud to nebude výslovně stanoveno, jedná se o pracovní poměr na dobu neurčitou. Dalšími moţnými informacemi je např. zkušební doba, výše mzdy, pracovní doba. „Většinu těchto údajů lze v pracovní smlouvě nahradit odkazem na příslušný pracovněprávní předpis, nebo na kolektivní smlouvu nebo na vnitřní předpis. Pokud by tyto informativní údaje v pracovní smlouvě uvedeny nebyly, potom je zaměstnavatel povinen o nich informovat zaměstnance, a to nejpozději do 1. měsíce po vzniku pracovního poměru.“26 Pokud by chyběla některá z povinných náleţitostí pracovní smlouvy, bude pracovní smlouva neplatná.

22

D´AMBROSOVÁ, H. – KLÍMOVÁ, R. Vedení personálních a mzdových agend v praxi od roku 2004. Praha : PRAGOEDUCA, 2004. s. 33. 23 § 34 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. 24 KAHLE, B. Praktická personalistika : po novele zákoníku práce od 1. 1. 2001. Praha : PRAGOEDUCA, 2000. s. 21. 25 Tamtéţ. s. 21. 26 Tamtéţ. s. 22.

21

Nedodrţení písemné formy nezpůsobuje neplatnost. Nejvyšší soud ČR stále odkazuje ve svých rozhodnutích na judikát z roku 1971. Např. v rozhodnutí 7 Tdo 504/2009, kde uvádí: „K otázce uzavření pracovní smlouvy přitom podle názoru Nejvyššího soudu Krajský soud v Ostravě správně poukázal na rozhodnutí Nejvyššího soudu ČSR uveřejněné ve Sbírce soudních rozhodnutí a stanovisek pod č. 68/1971. Z tohoto rozhodnutí vyplývá, že vzhledem k tehdy platnému ustanovení § 242 odst. 2 zák. práce nemá nedostatek písemné formy pracovní smlouvy podle § 32 zák. práce za následek neplatnost právního úkonu a pracovní smlouva je platná i tehdy, byla-li uzavřena jen ústně, případně pouze konkludentně.“27 Můţe však být způsobena neplatnost některých ujednání jako je např. sjednání zkušební doby. Jakákoliv změna podmínek, převedení na jiné pracovní místo, převedení na jiné pracoviště musí být zakotveno alespoň v písemném dodatku k pracovní smlouvě. V případě změny druhu práce musí být přiloţen i příslušný lékařský posudek. Pracovní smlouva by neměla být jednostrannou záleţitostí zaměstnavatele, budoucímu zaměstnanci by měl být dán prostor k seznámení se s návrhem a k vyjádření se k němu. Podle vlastních zkušeností jsem však přesvědčena, ţe situace v ČR tomuto spíše neodpovídá. Smlouvy navíc bývají velmi obecně formulované, coţ můţe vést k nejednoznačnosti a neurčitosti a k různému výkladu smluvních stran a následným sporům. Zaměstnavatelům lze doporučit, aby veškeré informace související s pracovním poměrem byly uvedeny v pracovní smlouvě a eliminoval se tím počet nejrůznějších dalších dokumentů, které musí být zaměstnanci předány a u zaměstnavatele evidovány. V případě jmenování by měl být v osobní sloţce zaloţen jmenovací dekret a dohoda o pracovních podmínkách.

2.2.2. Dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti „Pokud zaměstnavatel nemůže zajišťovat plnění svých úkolů svými zaměstnanci v pracovním poměru, může výjimečně k plnění svých potřeb uzavírat s občany také dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr“28 Dohodu o provedení práce uzavírá zaměstnavatel s občanem v případě, ţe rozsah prací nebude vyšší neţ 150 hodin v kalendářním roce. Dohoda o provedení práce můţe být uzavřena i ústně, ale je lepší evidovat písemný záznam, kde bude uveden pracovní úkol, rozsah prací a sjednaná 27

Rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 5. 8. 2009, sp. zn. 7 Tdo 504/2009. KAHLE, B. Praktická personalistika : po novele zákoníku práce od 1. 1. 2001. Praha : PRAGOEDUCA, 2000. s. 28. 28

22

odměna. Dohoda o pracovní činnosti musí jiţ být písemná, s uvedením sjednané práce, rozsahu pracovní doby, doby, na kterou se uzavírá a sjednané odměny. Sjednaný rozsah pracovní doby nesmí překročit polovinu stanovené týdenní doby. Další podmínky lze sjednat, nesmí však být v rozporu s ustanoveními týkajícími se pracovního poměru. Doporučuje se zejména zakotvit způsob ukončení. Dohoda o provedení práce se obvykle uţívá k menším jednorázovým výkonům, naopak dohoda o pracovní činnosti se vyuţívá k opakovaným výkonům menšího rozsahu. Dohoda o pracovní činnosti také zakládá účast na zdravotním a sociálním pojištění. Pokud budou splněny zákonné podmínky, doba trvání jednotlivých dohod není nijak omezena. Jednu kopii dohody obdrţí zaměstnanec, jedna zůstane zaloţena v osobním spisu. Nic nebrání tomu, aby byl zaměstnanec zaměstnán u jednoho zaměstnavatele zároveň v pracovním poměru a na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Pro přehled zaměstnavatele je dobré vést evidenci zaměstnanců mimo pracovní poměr odděleně.

2.3. Další smluvní ujednání Je-li zájem na straně zaměstnavatele i zaměstnance mohou být uzavřeny i další smluvní ujednání. Pokud není povinnost uzavřít níţe uvedené i další dohody zakotvena v pracovní smlouvě, nesmí být zaměstnanec k jejich uzavření ţádným způsobem nucen.

2.3.1. Dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených k vyúčtování Smyslem této dohody je ochrana hodnot, za které se povaţují hotovost, ceniny, zboţí, zásoby materiálu nebo jiné hodnoty, které jsou předmětem obratu nebo oběhu a s nimiţ má zaměstnanec moţnost osobně disponovat po celou dobu, po kterou mu byly svěřeny.29 Tuto dohodu nelze uzavřít k ochraně cenností slouţících k jinému účelu. Tato dohoda musí být uzavřena písemně, jinak je neplatná, dále musí být uzavřena nejdříve v den 18. narozenin zaměstnance. „Bez této dohody nemůže být náhrada škody na hodnotách svěřených k vyúčtování uplatněna.“30 Jedná se o zvýšenou odpovědnost oproti obecné odpovědnosti za škodu. „Předpokladem účinnosti dohody o hmotné 29

§ 252 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. KAHLE, B. Praktická personalistika : po novele zákoníku práce od 1. 1. 2001. Praha : PRAGOEDUCA, 2000. s. 175. 30

23

odpovědnosti je existence pracovního poměru zaměstnance k zaměstnavateli (na základě pracovní smlouvy, volby nebo jmenování). Dohoda o odpovědnosti může být uzavřena i s občanem, se kterým byla uzavřena dohoda o pracích konaných mimo pracovní poměr.“31 V dohodě by mělo být uvedeno, s jakou funkcí je převzetí odpovědnosti spojené. Tato dohoda se obvykle uzavírá na zvláštním formuláři, kde je uveden druh prací vykonávaných zaměstnancem, datum přejímající inventury, označení hodnot, výslovný závazek zaměstnance převzít odpovědnost za hodnoty, které mu zaměstnavatel svěří a které je zaměstnanec povinen vyúčtovat. Inventurou se rozumí porovnání skutečného stavu se stavem účetním. Zaměstnanec, který odpovídá za vzniklý schodek, je povinen nahradit schodek v plné výši, tedy bez jakéhokoliv omezení. „Dohoda o hmotné odpovědnosti musí být uzavřena s každým odpovědným pracovníkem zvlášť, nelze připustit uzavření jedné dohody se všemi členy hmotně odpovědného kolektivu.“32

2.3.2. Dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů Dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů se týká pouze předmětů v hodnotě nad 50 000 Kč, které má zaměstnanec v dispozici, u předmětů niţší hodnoty za jejich ztrátu zaměstnanec odpovídá na základě potvrzení o převzetí předmětů, které by mělo být taktéţ zaloţeno v osobním spise zaměstnance. Jedná se zejména o pracovní nástroje a ochranné prostředky. Dohoda musí být uzavřena písemně a nesmí být uzavřena s občanem mladším 18 let. V dohodě je nutná specifikace převzatého předmětu.

2.4. Práce a chování zaměstnance „Hodnocení je jednou z klíčových personálních činností v efektivních organizacích. Jestliže zaměstnanci mají dobře pracovat, je nutné, aby dostávali pravidelnou zpětnou vazbu o své odvedené práci, o tom, jak si vedou.“33 Hodnocení by mělo probíhat v pravidelných intervalech. Musí být stanovena přesná kritéria hodnocení a musí být

31

Ministerstvo práce a sociálních věcí : Příručka pro personální a mzdovou agendu. [online]. Změněno 14. 1. 2011. [citováno 2011–02-08]. Dostupné z: 32 KAHLE, B. Praktická personalistika: po novele zákoníku práce od 1. 1. 2001. Praha : PRAGOEDUCA, 2000. s. 175. 33 ŠLAPÁK, Č. T. – PÁNEK, Z. – KOTOUS, J, Zaměstnanost a personální řízení. Praha : Univerzita Karlova v Praze Právnická fakulta, v nakl. IFEC, 2006. s. 52.

24

výslovně a písemně stanovena norma výkonu. Dokumentace o hodnocení by měla být zpracována jednotným způsobem. Podle Koubka by hodnocení pracovníků mělo spočívat zejména v zjišťování toho, jak pracovník vykonává svou práci, jak plní úkoly a poţadavky svého pracovního místa, jaké je jeho pracovní chování a vztahy ke spolupracovníkům, k zákazníkům, k dalším osobám, ve sdělení zjištěných výsledků pracovníkovi a hledání cesty ke zlepšení.34 Dokumenty pořízené při pravidelném hodnocení se zařazují do personálního spisu zaměstnance, stejně jako mimořádné hodnocení spočívající např. v zaslání vytýkacího dopisu, který upozorňuje zaměstnance na nedostatky jeho práce. Hodnocení slouţí jako podklad pro další personální činnosti (odměňování, školení, vyuţití pracovníka), proto by měl být kladen důraz především na spravedlnost a přesnost. S písemným záznamem hodnocení by měl být pracovník seznámen a měla by mu být dána moţnost se k hodnocení vyjádřit. Zaměstnanec nesmí být s nedostatky své práce seznámen aţ při ukončování pracovněprávního vztahu z důvodu nevyhovění poţadavkům zaměstnavatele, musí mít příleţitost své chyby napravit. Informace obsaţené v hodnocení pracovníka je nutné povaţovat za důvěrné a zaměstnavatel by měl zabezpečit, aby se s nimi nemohly seznámit další osoby.

2.5. Pracovní doba „Povinností každého zaměstnavatele a jeho personalisty je stanovit pracovní dobu, ve které bude zaměstnanec vykonávat práci. Při určení této pracovní doby musí dbát zaměstnavatelské organizace na příslušné zákonné předpisy.“35 Vedení evidence pracovní doby je jednou z nejdůleţitějších činností kaţdého personalisty, neboť slouţí jako podklad k odměňování zaměstnance. „Je zároveň podkladem pro kontrolu dodržování příslušných ustanovení zákoníku práce týkajících se pracovní doby a doby odpočinku, a to pro kontrolu ze strany zaměstnavatele, vnějších kontrolních orgánů, případně samotného zaměstnance.“36 Zaměstnavatel je povinen u jednotlivých zaměstnanců evidovat odpracovanou dobu, práci přesčas (event. další dohodnutou práci přesčas ve zdravotnictví), noční práci, dobu odpracovanou během pracovní pohotovosti a samotnou pracovní pohotovost během, které k výkonu práce 34

KOUBEK, J. Personální práce v malých podnicích. Praha : Grada Publishing, 1996. s. 11. KAHLE, B. Praktická personalistika : po novele zákoníku práce od 1. 1. 2001. Praha : PRAGOEDUCA, 2000. s. 58. 36 BUKOVJAN, P. - CHLÁDKOVÁ, A. Personalistika : Dvanáctero správného vedení personální agendy podle zákoníku práce od 1. 1. 2009. 2. rozšíř. a aktualiz. vyd. Praha : ASPI, 2009. s. 281. 35

25

nedošlo.37 Tyto evidence jsou obvykle vedeny mimo osobní sloţku zaměstnance, nejčastěji v elektronické podobě, výjimkou však není ani listinná evidence. Je nutno odlišovat evidenci pracovní doby od evidence docházky. V některých společnostech tyto evidence splývají, přestoţe to, ţe je zaměstnanec na pracovišti ještě neznamená, ţe pracuje. Z evidence pracovní doby by mělo být moţné vyčíst, zda byla zaměstnanci poskytnuta přestávka na jídlo a oddech, případně bezpečnostní přestávka a zkontrolovat zda byla dodrţena doba nepřetrţitého odpočinku mezi dvěma směnami a odpočinku v týdnu. Jakákoliv forma evidence by měla být přehledná a průkazná. Je moţné, aby si evidenci pracovní doby vedl sám zaměstnanec, pak ovšem musí být stanovena pravidla a způsob kontroly.

2.6. Doklad o splnění informační povinnosti zaměstnavatele V případě, ţe nebudou všechny podmínky práce uvedeny v pracovní smlouvě, musí být osobním spisu zaměstnance uloţen doklad, kde potvrzuje, ţe zaměstnavatel splnil svoji informační povinnost dle § 37 zákoníku práce, tedy ţe písemně informoval zaměstnance o právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru. Častější praxí je, ţe tyto údaje jsou uvedeny v pracovní smlouvě. Zaměstnanec musí být také seznámen s kolektivní smlouvou a vnitřními předpisy.

2.7. Doklad o absolvování vstupního školení BOZP „Během prvního dne zaměstnání by měl být nový pracovník seznámen s všeobecnými i podnikovými předpisy, týkajícími se bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci.“38 Tímto je nutné rozumět, ţe zaměstnanec bude seznámen s předpisy o bezpečnosti práce před tím, neţ práci začne vykonávat, nikoliv např. na konci prvního dne zaměstnání, kdy celý den fakticky pracoval. Doklad o absolvování vstupního školení z bezpečnosti a ochrany zdraví při práci by měl být zaloţen v osobní sloţce zaměstnance, stejně jako doklady o dalších školeních, které zaměstnanec absolvoval. Otázkou však zůstává, zda doklad v podobě prohlášení, ţe školení BOZP bylo absolvováno, prokazuje skutečné seznámení se zaměstnance s příslušnými předpisy. „Nestačí však, aby zaměstnanec při 37

§ 96 Zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. ŠLAPÁK, Č. T. – PÁNEK, Z. – KOTOUS, J, Zaměstnanost a personální řízení. Praha : Univerzita Karlova v Praze Právnická fakulta, v nakl. IFEC, 2006. s. 52. 38

26

nástupu do zaměstnání podepsal prohlášení, že byl seznámen s bezpečnostními předpisy, které musí při práci dodržovat. Zaměstnavatel má povinnost seznamovat zaměstnance s těmito předpisy v průběhu celého pracovního poměru, proškolovat je a jejich znalost vyžadovat.“39

2.8. Další informace Dalšími dokumenty, které je moţné zařazovat do osobního spisu, jsou např. doklady o vypořádání vzájemných pohledávek mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, souhlas zaměstnavatele s vedlejší pracovní činností zaměstnance, číslo bankovního účtu zaměstnance, pokud mají být plat nebo mzda zasílány tam, doklad, na jehoţ základě je ukončen pracovní poměr, potvrzení o převzetí listin obsahujících osobní údaje po skončení pracovního poměru a další.

39

JOUZA, L., Osobní spisy zaměstnanců v roce 2010 a povinnosti zaměstnavatelů. Účetnictví, daně a právo v zemědělství. 2010, č. 3/2010. s. 29.

27

3. PRACOVNÍ POSUDEK V případě, ţe o to zaměstnanec poţádá, je zaměstnavatel povinen vydat mu posudek o pracovní činnosti. Pokud zaměstnavatel odmítne, je moţné se vydání pracovního posudku domáhat soudní ţalobou. Pracovním posudkem se rozumí veškeré písemnosti, které se týkají hodnocení zaměstnance, jeho schopností, kvalifikace a další informace týkající se výkonu práce.40 „Obsahem pracovního posudku nesmějí být proto skutečnosti, které se týkají osobního či rodinného života zaměstnance.“41 Hodnocení zaměstnance se smí objevit pouze v posudku o pracovní činnosti, ne např. v potvrzení o zaměstnání nebo jiných dokumentech. V současné době obvykle nový zaměstnavatel posudek o pracovní činnosti od bývalého zaměstnance nevyţaduje a posudky bývají nahrazeny poskytováním referencí, ale vzhledem k tomu, ţe v souvislosti s pracovními posudky vznikaly spory, povaţuji za důleţité se ve své práci o tomto dokumentu, se kterým se v osobní sloţce zaměstnance můţeme setkat, zmínit. Pokud je však pracovní posudek zaloţen v osobním spisu zaměstnance, musí být zaměstnanci při skončení zaměstnání vrácen.

3.1. Vydání pracovního posudku Pracovní posudek musí být vydán zaměstnanci, nikoliv jiné osobě, nebo jinému zaměstnavateli, a to do 15 dnů od ţádosti o jeho vydání. Avšak zaměstnavatel nemá povinnost vydat posudek o pracovní činnosti dříve neţ dva měsíce před skončením pracovněprávního vztahu zaměstnance.42 Dva měsíce odpovídají minimální délce výpovědní lhůty.

O vydání pracovního posudku můţe zaměstnanec poţádat i po

skončení pracovněprávního vztahu, neexistuje ţádná lhůta, po které by povinnost zaměstnavatele posudek vydat zanikla. Výjimku představuje dle Nejvyššího soudu situace, kdy by se ze strany zaměstnance jednalo o zneuţití práva.43 Podle Bukovjana není vyloučeno, aby zaměstnavatel podal informace, které mohou být obsahem pracovního posudku, také jinému subjektu na jeho vyţádání, a to i bez souhlasu zaměstnance. Rozhodně by se měl ale vyvarovat poskytování informací nad tento rámec 40

§ 314 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. BUKOVJAN, P. - CHLÁDKOVÁ, A. Personalistika : Dvanáctero správného vedení personální agendy podle zákoníku práce od 1. 1. 2009. 2. rozšíř. a aktualiz. vyd. Praha : ASPI, 2009. s. 215. 42 § 314 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. 43 Rozsudek Nejvyššího soudu, ze dne 22. 4. 2003, sp. zn. 21 Cdo 1893/2002. 41

28

(viz různá telefonická doptávání se na nejrůznější záleţitosti), aniţ by k tomu měl souhlas zaměstnance.44 Tomuto odpovídá současná zjednodušená praxe, kdy budoucí zaměstnanec poskytne kontakt na bývalého zaměstnavatele pro moţnost získání referencí o jeho osobě. Bývalý zaměstnavatel ale nemá povinnost poţadované reference poskytnout. Přestoţe vypovídací hodnota referencí nemusí být vysoká, posudky bývají tímto způsobem zjišťování informací o potenciálním zaměstnanci často nahrazeny. Tato praxe je v souladu s odst. 2 § 314 zákoníku práce, kde je moţnost podávání informací, které mohou být obsahem pracovního posudku upravena.

3.2. Obsah Pracovní posudek můţe obsahovat pouze informace, které souvisí s výkonem práce. Základem tedy budou informace o odborných i osobních schopnostech zaměstnance a o vztahu zaměstnance k vykonávané práci. „Posudek o pracovní činnosti není co do šíře svého obsahu nijak limitován, je však omezen na hodnocení konkrétní pracovní činnosti, kterou

zaměstnanec

zaměstnavatele

na

vykonával vhodnost

nebo

vykonává.

budoucího

Nemůže

působení

vyjadřovat

zaměstnance

u

názor jiného

45

zaměstnavatele.“ Dalšími informacemi, které se mohou v pracovním posudku objevit, jsou např. iniciativa pracovníka, vztah ke spolupracovníkům, údaje o druhu vykonávané práce. Posudek by měl být napsán objektivně a takovým způsobem, aby byla zajištěna určitá vypovídající schopnost pro následujícího zaměstnavatele. Šíří informací v pracovním posudku se zabýval i Nejvyšší soud, který dospěl k názoru, ţe „Posudek o pracovní činnosti může obsahovat kromě hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace a schopností rovněž jakékoliv další skutečnosti, jestliže mají vztah k výkonu práce. Pracovní posudek tedy může obsahovat i hodnocení celkového vztahu zaměstnance ke spolupracovníkům a k práci, jakož i hodnocení těch jeho osobních vlastností, které mají bezprostřední vztah k výkonu jeho práce, jako je svědomitost, iniciativnost, dodržování pracovní kázně, schopnost k řízení a organizování pracovního procesu, schopnost zapojit se do týmové práce s ostatními zaměstnanci apod. Pracovní posudek se současně musí omezit na konkrétní hodnocení činnosti zaměstnance u 44

BUKOVJAN, P. Pracovní posudek. Doplnek.com [online]. Vydáno 3.1.2010 [citováno 2011-02-23]. Dostupné z: . 45 Odcházející zaměstnanec a jeho právo na pracovní posudek. BusinessInfo.cz [online]. Změněno 31. 5. 2010 [citováno 2011-02-23]. Dostupné z: .

29

bývalého zaměstnavatele a nemůže vyjadřovat v obecné rovině jeho subjektivní hodnotící názor (doporučení) na vhodnost budoucího působení zaměstnance v určitém okruhu pracovních činností.“46

3.3. Nesouhlas zaměstnance s pracovním posudkem V případě, ţe zaměstnanec s obsahem pracovního posudku nesouhlasí, můţe se do 3 měsíců po seznámení s jeho obsahem domáhat u soudu úpravy. Soud samotný nemůţe pracovní posudek změnit, můţe však zaměstnavateli uloţit, aby posudek upravil. Úpravu je nutno provést objektivními informacemi a není moţné do upraveného posudku zahrnout nové informace. Hodnotící údaje v posudku o pracovní činnosti mají význam zejména pro nového budoucího zaměstnavatele a Nejvyšší soud judikoval, ţe nesprávný pracovní posudek můţe zaměstnanci způsobit škodu v podobě ušlého zisku při nepřijetí do následujícího zaměstnání z důvodu nepříznivého pracovního posudku.47 Nepravdivými informacemi se rozumějí ty informace, které je zaměstnavatel nucen v pracovním posudku změnit nebo úplně vypustit. Brůha uvádí, ţe zaměstnavatel je povinen prokázat skutečnosti, které v posudku uvedl a které třeba jsou - podle názoru zaměstnance – nepravdivé.48 Unesení důkazního břemene můţe být v některých situacích velmi obtíţné.

46

Rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 17. 5. 2005, sp. zn. 21 Cdo 2152/2004. Rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 5. 4. 2007, sp. zn. 21 Cdo 1478/2006. 48 BRŮHA, D. Pracovní posudek či potvrzení o zaměstnání. Odborový svaz zdravotnictví a sociální péče ČR [online]. Změněno 25. 11. 2005 [citováno 2011-02-24]. Dostupné z: . 47

30

4. POVINNOSTI ZAMĚSTNAVATELE KE STÁTNÍM ORGÁNŮM Mezi jednu z nejčastějších činností personalisty můţeme zařadit komunikaci s vnějšími orgány. Informace s níţe uvedenými institucemi si zaměstnavatel vyměňuje nejen při přijímání nového pracovníka a při jeho propouštění z pracovněprávního vztahu, ale i v průběhu zaměstnání, pokud nastanou zákonem předpokládané situace nebo dojde ke změně poskytovaných údajů. Komunikace s vnějšími orgány často probíhá pomocí elektronických systémů, coţ zaměstnavatelům na jedné straně zjednodušuje práci, avšak na straně druhé mohou nastat komplikace s aktualizacemi systémů a zabezpečením ochrany osobních údajů. Níţe nejsou uvedeny veškeré instituce, s kterými zaměstnavatel, resp. jeho personální útvar, musí komunikovat. Chybí zde např. finanční úřad, avšak komunikaci s tímto úřadem řadím jiţ do mzdové agendy, kterou se ve své práci nezabývám.

4.1. K úřadu práce Úřad práce je správní orgán, jehoţ hlavní činností je poskytování informací týkajících se pracovního trhu, evidence uchazečů o zaměstnání a evidence volných pracovních míst (tzn. míst nově vytvořených nebo míst uvolněných, které hodlá zaměstnavatel obsadit na základě pracovní smlouvy nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr) a vyplácení podpory v nezaměstnanosti. Místní příslušnost úřadu práce se řídí místem zaměstnání. V případě, ţe se u zaměstnavatele vyskytne volné pracovní místo, ukládá mu zákon o zaměstnanosti povinnost tuto skutečnost do 10 dnů ohlásit příslušnému úřadu práce společně s charakteristikou volného místa. Charakteristika volného pracovního místa by měla obsahovat následující údaje: přesné určení druhu práce a místa výkonu práce, stanovené předpoklady a poţadavky na volné pracovní místo, základní informace o pracovních a mzdových podmínkách, informaci o tom, zda jde o zaměstnání na dobu určitou nebo neurčitou, informaci o moţnostech ubytování a dojíţdění a označení, zda jde o pracovní místo vhodné pro osobu se zdravotním postiţením.49 „Zaměstnavatel je povinen na vyžádání úřadu práce z hlášených volných pracovních míst vybrat místa vhodná pro uchazeče o zaměstnání, kterým je potřeba věnovat pro jejich zdravotní stav, 49

D'AMBROSOVÁ, H. – ČORNEJOVÁ, H. – LEŠTINSKÁ, V. aj. Abeceda personalisty 2009. 3. vyd. Olomouc : ANAG, 2009. s. 309.

31

věk, mateřské poslání apod. zvláštní péči.“50 Stejná lhůta, tedy 10 dní, platí i pro hlášení obsazení volného pracovního místa. Zde je však stanoveno, ţe obsazení se má hlásit neprodleně. Forma oznámení není nikde stanovena, ale pro prokázání skutečnosti, ţe oznamovací povinnost byla splněna lze doporučit formu písemnou. Oznamovací povinnost můţe zaměstnavatel splnit také u místně příslušného ţivnostenského úřadu. V případě rozvázání pracovního poměru se zaměstnancem, který je osobou se zdravotním postiţením, vzniká zaměstnavateli povinnost dle § 48 zákoníku práce toto písemně oznámit příslušnému úřadu práce. Pro toto oznámení není stanovena ţádná lhůta. Dále v případech hromadného propouštění jsou zaměstnavatelé povinni informovat příslušný úřad práce o důvodech plánovaných opatření, o celkovém počtu zaměstnanců, o počtu a struktuře zaměstnanců, o období, kdy dojde k hromadnému propouštění a o zahájení jednání s odborovou organizací nebo s radou zaměstnanců a následně doručit příslušnému úřadu práce písemnou zprávu o svém rozhodnutí o hromadném propouštění a výsledcích jednání s odborovou organizací nebo s radou zaměstnanců.51 Zaměstnavatel můţe také po dohodě s úřadem práce zřídit společensky účelné pracovní místo. Toto místo je pak obsazeno uchazeči, kterým nelze zajistit jiným způsobem pracovní uplatnění. Také můţe po dohodě s úřadem práce vytvořit nové pracovní příleţitosti ke krátkodobému pracovnímu umístění v podobě veřejně prospěšných prací. Úřad práce můţe zaměstnavateli pomoci také při rekvalifikaci jeho zaměstnanců. Povinností je také příslušnému úřadu práce oznámit, jakým způsobem plní zaměstnavatel, který zaměstnává více neţ 25 zaměstnanců, svoje povinnosti související se zaměstnáváním osob se změněnou pracovní schopností, a to vţdy do 15. února následujícího kalendářního roku. „Povinnost zaměstnávat občany se změněnou pracovní schopností může být splněná i odebíráním výrobků od zaměstnavatelů s vysokým počtem zaměstnaných občanů se změněnou pracovní schopností nebo odvodem finanční částky do státního rozpočtu.“52 Pokud je pro zaměstnavatele stanoven povinný podíl počtu občanů se změněnou pracovní schopností na celkovém počtu zaměstnanců, je zaměstnavatel povinen přijmout do zaměstnání občany se změněnou pracovní 50

KAHLE, B. Praktická personalistika : po novele zákoníku práce od 1. 1. 2001. Praha : PRAGOEDUCA, 2000. s. 14. 51 §62 zákona 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. 52 KAHLE, B. Praktická personalistika : po novele zákoníku práce od 1. 1. 2001. Praha : PRAGOEDUCA, 2000. s. 15.

32

schopností, které mu doporučí k přijetí příslušný úřad práce aţ do výše tohoto povinného podílu. Tato povinnost slouţí jako záruka vyšší ochrany osob se změněnou pracovní schopností a záruka moţnosti jejich pracovního uplatnění.

4.2. Ke správě sociálního zabezpečení „ČSSZ je největší a zcela výjimečnou finančně správní institucí státní správy ČR. Spravuje věci téměř 8 milionů pojištěnců, z toho je více než 2,5 milionu důchodců. Vyplácí přes 3 miliony důchodů a také nemocenské dávky.“53 Tyto dávky jsou vypláceny z vybraného pojistného na sociální zabezpečení a příspěvků na státní politiku zaměstnanosti. Zaměstnavatel nejen potvrzuje některé údaje potřebné pro posouzení nároku na výplatu důchodu a je povinen vést pro kaţdého zaměstnance evidenční list důchodového pojištění, který jednou ročně zasílá správě sociálního zabezpečení a jeden tiskopis předává zaměstnanci. Kaţdý nově vznikající zaměstnavatel je povinen přihlásit se do registru zaměstnavatelů, a to do 8 dnů od svého vzniku, stejně tak musí přihlásit kaţdou svoji mzdovou účtárnu. V případě přijetí nového zaměstnance musí jeho nástup, taktéţ pomocí předepsaného tiskopisu, oznámit do 8 dnů od nástupu zaměstnance a stejná lhůta platí i pro hlášení ukončení zaměstnání. Je moţné vyuţít i elektronické formuláře. Správě sociálního zabezpečení musí být také sdělovány údaje nutné pro posouzení nároku a výši dávek nemocenského pojištění. Správa sociálního zabezpečení vyplácí od 15. dne pracovní neschopnosti nemocenské (2011-2013 změna: prvních 21 dní je vyplácena náhrada mzdy zaměstnavatelem54), proto pokud trvá pracovní neschopnost zaměstnance déle neţ 14 dní, musí zaměstnavatel zaslat veškeré podklady k výplatě nemocenského. Správa sociálního zabezpečení naopak zaměstnavatele informuje o blíţícím se konci podpůrčí doby. Do roku 2010 měl kaţdý zaměstnavatel povinnost hlásit zaměstnání starobních důchodců, kteří u něj pracovali v pracovním poměru na dobu neurčitou nebo na dobu určitou delší neţ jeden rok (stejné podmínky platily pro zaměstnané na základě dohody o pracovní činnosti). Od 1. 1. 2010 došlo ke změně zákona o důchodovém pojištění a sjednání pracovněprávního vztahu na dobu určitou, nejdéle na 1 rok jiţ není podmínkou 53

Česká správa sociálního zabezpečení: O ČSSZ [online]. Změněno 28. 2. 2011 [citováno 2011-02-28]. Dostupné z: . 54 § 23 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů.

33

pro výplatu starobního důchodu u osoby, která dosáhla důchodového věku. Zaměstnavatel proto jiţ nemá povinnost hlásit plátci důchodů skutečnost zaměstnání starobních důchodců na dobu neurčitou nebo na dobu delší neţ 1 rok. Ohlašovací povinnost zaměstnavatele ve smyslu ust. § 41 odst. 1 zákona č. 582/1991 Sb. se od roku 2010 týká prakticky výlučně jeho zaměstnanců, kteří jsou poţivateli předčasných starobních důchodů a kteří vykonávají výdělečnou činnost zakládající účast na pojištění v období do dosaţení důchodového věku.55 Osoby pobírající invalidní důchod nejsou v moţnosti být zaměstnáni nijak omezeni, proto jejich zaměstnávání také nemusí být správě sociálního zabezpečení hlášeno. Zaměstnavatel však musí splnit svoji povinnost evidence pro účely důchodového pojištění, která mimo jiné musí obsahovat údaj o tom, zda zaměstnanec pobírá starobní nebo invalidní důchod.56

4.3. K zdravotní pojišťovně Dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání vzniká zaměstnavateli povinnost platit za zaměstnance pojistné na zdravotní pojištění, tato povinnost končí dnem skončení zaměstnání, proto platí pro zaměstnavatele osmidenní oznamovací lhůta pro hlášení nástupu zaměstnance do zaměstnání příslušné zdravotní pojišťovně. Dále je zaměstnavatel povinen hlásit případnou změnu zdravotní pojišťovny a to tím způsobem, ţe provede odhlášku placení pojistného u původní zdravotní pojišťovny a přihlášku u nové zdravotní pojišťovny. Stejný postup i lhůta platí i při ukončení zaměstnání. Zaměstnavatel je povinen oznamovat za zaměstnance i skutečnosti rozhodné pro vznik nebo zánik povinnosti státu platit pojistné, jestliţe jsou mu známy.57 V případě, ţe jsou informace sdělovány pomocí elektronického systému, mění se lhůta na lhůtu 8 dnů měsíce následujícího po měsíci, kdy ke změnám došlo. Zaměstnavatel je povinen u jednotlivých zdravotních pojišťoven, vůči kterým má povinnost platit pojistné, provést přihlášku plátce pojistného a následně hlásit případné změny (bankovní spojení, adresa…), tedy jednotlivá zaměstnavatelé musí být registrováni u kaţdé zdravotní pojišťovny, u které jsou pojištěni jejich zaměstnanci.

55

Česká správa sociálního zabezpečení: Nejčastější dotazy důchodové pojištění [online]. Změněno 28. 2. 2011 [citováno 2011-02-28]. Dostupné z: . 56 § 37 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů. 57 § 10 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, ve znění pozdějších předpisů.

34

Zaměstnavateli je také uloţena povinnost hlásit do 5. dne následujícího měsíce příslušné zdravotní pojišťovně pracovní úrazy. Zdravotní pojišťovně musí být zaslána kopie záznamu o pracovním úrazu, který je vyhotoven do 5 pracovních dnů po ohlášení úrazu. V souvislosti s pracovnímu úrazy je také nutno uvést, ţe zaměstnavatel má ze zákona povinnost pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání.

4.4. K soudu Pominu-li komunikaci se soudem v souvislosti sporů mezi zaměstnavateli a zaměstnanci, tak zaměstnavatel přijde do styku se soudy v souvislosti se sráţkami ze mzdy zaměstnance, které musí provádět. Sráţkami jsou uspokojovány finanční nároky oprávněných osob a postiţeny jsou pohledávky (zde mzdy či platy zaměstnanců), které má dluţník vůči třetím osobám (zde zaměstnavateli). „Přijme-li do pracovního poměru zaměstnavatel zaměstnance, z jehož mzdy jsou prováděny srážky ze mzdy na základě pravomocného a vykonatelného rozhodnutí, vzniká plátci mzdy, tj. zaměstnavateli oznamovací povinnost vůči soudu, který výkon rozhodnutí nařídil, a to bez odkladu.“58 O tom, ţe ze zaměstnancovi mzdy mají být prováděny sráţky ze mzdy se zaměstnavatel dozví ze zápočtového listu od bývalého zaměstnavatele. Stejně tak má zaměstnavatel povinnost informovat soud v případě ukončení zaměstnání a zaměstnanec má povinnost soudu ohlásit změnu plátce mzdy. Tedy, i v případě, ţe by zaměstnanec neměl k dispozici zápočtový list a nový zaměstnavatel by nebyl informován o sráţkách ze mzdy, bude nový zaměstnavatel informován ze strany soudu, neboť ten bude informaci o změně plátce mít od bývalého zaměstnavatele.59 V případě, ţe mají být prováděny sráţky ze mzdy ve prospěch více subjektů a poţádá-li o to zaměstnavatel, oprávněný nebo povinný, soud usnesením rozhodne, jaká částka má být v příslušném výplatním období ze mzdy povinného sraţena a kolik z ní připadne na kaţdou vymáhanou pohledávku.

58

Není-li takto rozhodnuto, můţe

D´AMBROSOVÁ, H. – KLÍMOVÁ, R. Vedení personálních a mzdových agend v praxi od roku 2004. Praha : PRAGOEDUCA, 2004. s. 100. 59 § 293 a násl. zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů.

35

zaměstnavatel zaslat částku sraţenou ze mzdy povinného soudu, který ji rozvrhne mezi jednotlivé oprávněné a sám provede výplatu.60 Obdobná pravidla platí i pro další případy nařízení výkonu exekuce sráţkami ze mzdy (nařízené exekutorem, správcem daně…).

60

FETTER, R. W. Jak na sráţky ze mzdy v případě souběhu exekucí. Měšec.cz. [online]. vydáno 6. 5. 2010 [citováno 2011-28-02]. Dostupné z: .

36

5. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ V rámci pracovněprávních vztahů dochází ke zpracování osobních údajů v různých podobách. Ochrana osobních údajů se musí vztahovat na údaje zpracovávané jak automatizovaně, tak manuálně, podléhá jí tedy jak vedení elektronických databází, tak sloţka s papírovými dokumenty. Pokud je zpracovávání osobních údajů definováno jako jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, je podle Bartíka a Janečkové zřejmé, ţe shromaţďování informací, které mají být obsahem osobního spisu je činnost systematická, která dílem vychází ze zákonného zmocnění, dílem z vůle zaměstnavatele a je třeba zkoumat, zda je vedení spisu v souladu se zákonem na ochranu osobních údajů.61 Je nutné mít na paměti, ţe zaměstnavatel pracuje se širší škálou osobních údajů, neţ které lze nalézt v osobním spise zaměstnance a i pro tyto další údaje platí stejné podmínky ochrany. Základní právní úpravu ochrany osobních údajů obsahuje zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů i Listina základních práv a svobod. K ochraně osobních údajů jsou členské státy Evropské unie povinny i vzhledem k směrnici 95/46/ES o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a s volným pohybem těchto údajů. Tato směrnice stanovuje členským státům povinnost zajistit fyzickým osobám ochranu základních svobod a práv, zejména jejich soukromí, v souvislosti se zpracováním osobních údajů a zároveň stanovuje, ţe nelze omezit ani zakázat volný pohyb osobních údajů mezi členskými státy z důvodu ochrany podle jejích ustanovení.

5.1. Osobní údaje Osobní údaje provází kaţdého člověka od jeho narození aţ po jeho smrt. V zákoně o ochraně osobních údajů lze nalézt následující definici: „Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální

61

BARTÍK, V. - JANEČKOVÁ E. Osobní spis zaměstnance jako zpracování osobních údajů. Práce a mzda. 2009, č. 7, s. 9.

37

identitu.“62 Osobním údajem je tedy jakýkoliv údaj nebo kombinace údajů, vztahující se k fyzické osobě, na základě kterých je nebo můţe být fyzická osoba identifikována. Pojem osobní údaj se nemůţe vztahovat k právnické osobě. Podle Hejlíka a Matoušové je mylné se domnívat, ţe osobním údajem je pouze identifikační údaj doloţený nějakým úředním záznamem nebo dokumentem.63 Podle Bartíka a Janečkové je moţné osobní údaje zaměstnance rozdělit do tří skupin: Osobní údaje, které zaměstnavatel v kaţdém případě potřebuje k plnění svých zákonných povinností, osobní údaje, které jsou potřebné pouze pro určitý účel, o kterém je potřeba zaměstnance informovat, osobní údaje, které zaměstnavatel nutně nepotřebuje a záleţí na zaměstnanci, zda mu je poskytne.64 Pro první dvě skupiny údajů není zásadně potřeba souhlasu zaměstnance se zpracováním, neboť se jedná o údaje nezbytné k plnění právních povinností zaměstnavatele nebo nezbytné pro plnění pracovní smlouvy, případně potřebné k ochraně práv a právem chráněných zájmů zaměstnavatele, ale zaměstnanec má právo být informován, který zákon zpracování nebo účel zpracování těchto údajů ukládá. Pokud by osobní údaje měly být shromaţďovány za jiným účelem, je souhlas zaměstnance s jejich zpracováním nezbytný. Souhrn osobních údajů, které zaměstnavatel obvykle o svých zaměstnancích zjišťuje, nalezneme v osobním dotazníku, o němţ jiţ bylo pojednáno. K zákonům, které zaměstnavateli ukládají povinnost zpracovávat osobní údaje, patří např. zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákon č. 586/1991 Sb., o daních z příjmu, zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, zákon č. 100/1988 Sb., o sociálním zabezpečení, zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění a další. Zvláštní skupinou osobních údajů jsou citlivé osobní údaje. Citlivými osobními údaji jsou údaje vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboţenství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním ţivotě a jakékoliv biometrické nebo genetické údaje.65 Pro citlivé osobní údaje platí zvláštní, přísnější reţim, neboť se týkají osobní integrity subjektu údajů a mohou být pouţity k diskriminaci subjektu. Citlivým osobním údajem není posouzení zdravotní způsobilosti zaměstnance vykonávat určitou práci. Zde je pouze uvedeno, zda smí či nesmí vykonávat danou 62

§ 4 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. HEJLÍK, L. – MATOUŠOVÁ, M. Osobní údaje a jejich ochrana. 2. dopl. a aktualiz. vyd. Praha: ASPI, Wolters Kluwer, 2008. s. 18. 64 BARTÍK, V. - JANEČKOVÁ E. Osobní spis zaměstnance jako zpracování osobních údajů. Práce a mzda. 2009, č. 7, s. 9. 65 § 4 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. 63

38

práci, nikoliv konkrétní zdravotnické údaje, naopak citlivým osobním údajem bude dokumentace vedená v souvislosti s pracovním úrazem nebo nemocí z povolání. Ani výpis z rejstříku trestů, který dokládá beztrestnost, není citlivým osobním údajem, neboť nevypovídá nic o konkrétním odsouzení za trestný čin. Údaj o mzdě či platu konkrétního zaměstnance je osobním údajem, ale nikoliv citlivým. Údaj o státní příslušnosti není citlivým osobním údajem o národnostním nebo etnickém původu. V České republice jsou rozlišovány institut národnosti a státní příslušnosti jako dvě naprosto odlišné informace a podle toho je s uvedenými informacemi potřeba zacházet. Úřad pro ochranu osobních údajů se zabýval otázkou, zda je osobním údajem emailová adresa. Ve své odpovědi došel k názoru, ţe záleţí na tom, zda je moţné na základě tohoto údaje jednoznačně identifikovat konkrétní subjekt. E-mailová adresa ve tvaru jméno+příjmení@poskytovatel.cz, kterou si můţe zaloţit jakýkoliv subjekt, osobním údajem nebude, ale adresa, kterou přidělí zaměstnavatel a bude ve tvaru jméno+příjmení@názevfirmy osobním údajem jiţ bude, neboť na základě údajů v adrese uvedených, lze identifikovat konkrétního zaměstnance konkrétní společnosti.66

5.2. Shromaţďování informací Za zpracování osobních údajů je moţné povaţovat jakoukoliv operaci nebo soustavu operací s osobními údaji. Zaměstnavatel je bezesporu správcem údajů, který údaje zpracovává nejčastěji shromaţďováním. Ţádný zaměstnavatel nemůţe svoji činnost vykonávat bez znalosti potřebných údajů o svých zaměstnancích, avšak musí dbát zaměstnancova práva na ochranu soukromí. Podle Kahleho je zaměstnavatel povinen zejména získávat informace osobního charakteru jen v rozsahu přiměřeném účelu, se souhlasem

zaměstnance

nebo

k realizaci

příslušných

právních

předpisů

a

neshromaţďovat nadbytečné údaje. Dále musí zaměstnavatel ověřovat, zda získané údaje jsou přesné a podle potřeby je aktualizovat.67 Účelem zpracování osobních údajů zaměstnavatelem je zejména plnění jeho povinností. Zpracovávání osobních údajů můţeme rozčlenit na zpracování ve fázi před vznikem pracovněprávního vztahu, za jeho trvání a po jeho skončení. Kaţdá etapa má svá specifika, o kterých se zmíním dále.

66

Úřad pro ochranu osobních údajů : často kladené dotazy [online]. Změněno 1. 3. 2011 [citováno 201103-01]. Dostupné z: 67 KAHLE, B. Praktická personalistika: po novele zákoníku práce od 1. 1. 2001. Praha : PRAGOEDUCA, 2000. s. 33.

39

5.2.1. Před vznikem pracovněprávního vztahu Před vznikem pracovněprávního vztahu smí zaměstnavatel zjišťovat jen údaje, které bezprostředně souvisí s přijetím jedince do zaměstnání. Tím se zamezuje zbytečnému shromaţďování údajů a jejich moţnému zneuţití a případné podprahové diskriminaci. Zákonem o zaměstnanosti jsou stanoveny údaje, které zaměstnavatel nesmí po potenciálním zaměstnanci vyţadovat. Jedná se o údaje týkající se národnosti, rasového a etnického

původu,

politických

postojů,

členství

v odborových

organizacích,

náboţenství, filozofického přesvědčení a sexuální orientace, ledaţe je vyţadování těchto informací v souladu se zákonem.68 U ostatních poţadovaných údajů musí zaměstnavatel prokázat jejich potřebnost. Rozsah informací, které zaměstnavatel bude před vznikem pracovněprávního vztahu vyţadovat, je tedy dosti omezen. Můţe vyţadovat základní identifikační údaje budoucího zaměstnance, kde by nemělo být zahrnuto rodné číslo, neboť tento údaj potřebuje zaměstnavatel aţ k plnění povinností po vzniku pracovněprávního vztahu, informace o vzdělání a praxi a dalších schopnostech a základní kontaktní údaje. Osobně se domnívám, ţe poskytování fotografie by mělo být vyţadováno pouze v případech, kdy to odpovídá povaze práce. Problémy mohou nastat v případě, kdy zaměstnavatel poţaduje po uchazeči prokázání trestní bezúhonnosti. V některých případech (mají-li být např. zaměstnanci svěřeny velké majetkové hodnoty) můţe být tento údaj pro zaměstnavatele opravdu důleţitý a v případě, ţe prokáţe jeho potřebnost, smí ho vyţadovat, situace je jednoznačnější, pokud trestní bezúhonnost zaměstnance vyţaduje zvláštní právní předpis. K zpracování osobních údajů za účelem výběru vhodného kandidáta a následného uzavření pracovní smlouvy není potřeba souhlasu uchazeče se zpracováním osobních údajů. Jedná se o výjimku, kdy pro zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíţ smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy uskutečněné na návrh subjektu údajů souhlas není nutný.69 Avšak po výběru vhodného pracovníka musí být informace o ostatních uchazečích zlikvidovány nebo jim vráceny. V případě, ţe by měly být údaje o uchazeči po nějakou dobu vedeny v databázi zaměstnavatele, pro případ, ţe se uvolní jiné pracovní místo, je jiţ souhlas se

68 69

§ 12 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů. § 5 zákona č. 101/200 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

40

zpracováním potřeba, „za přiměřenou dobu uchování osobních údajů v databázi potenciálních zaměstnanců pak lze odhadnout na cca 6 měsíců.“70

5.2.2. Během pracovněprávního vztahu Po vzniku pracovněprávního vztahu smí zaměstnavatel získávat o zaměstnanci jen informace, které souvisejí s výkonem práce a pracovněprávním vztahem. Osobní spis, jak uvádí Bartík a Janečková, můţe obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce, jedná se o obdobný limit, kterým zákon o ochraně osobních údajů stanovuje správcům údajů povinnost shromaţďovat osobní údaje pouze ke stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění tohoto účelu.71 Nemusí se jednat pouze o údaje stanovené zvláštním právním předpisem. „Je samozřejmě možné, aby zaměstnavatel zpracovával i jiné osobní údaje, pokud je přesvědčen, že je k výkonu zaměstnavatelských funkcí potřebuje a tato potřeba vychází např. ze zvláštních sociálních programů, pravidel nadstandartních požitků stanovených vnitřními předpisy zaměstnavatele, apod.“72 Takovéto údaje je však moţné zpracovávat pouze se souhlasem zaměstnance. „Zákaz požadovat informace o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech a trestněprávní bezúhonnosti neplatí, je-li věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a je-li tento požadavek přiměřený nebo v případech, kdy to stanoví zákon.“73 Zákaz poţadovat informace uvedené v § 316 zákoníku práce koresponduje s povinností, zpracovávat citlivé osobní údaje pouze pokud je zpracování nezbytné pro dodrţení povinností a práv správce odpovědného za zpracování v oblasti pracovního práva a zaměstnanosti, stanovené zvláštním zákonem. Do osobního spisu není moţné zakládat dokumenty, které obsahují informace o třetích osobách nebo údaje, které zaměstnavatel není oprávněn vyţadovat. Nelze zakládat např. kopii rodného listu, neboť zde jsou uvedeny osobní údaje dalších osob. Do osobního spisu postačí zaloţit dokument, na kterém je uvedeno, ţe potřebné údaje byly ověřeny, kdy a kým. Povinností personalisty je osobní spis zaměstnance průběţně aktualizovat a zajišťovat, aby shromaţďované údaje byly přesné a pravdivé. Je moţné, ţe se v osobní 70

BARTÍK, V. – JANEČKOVÁ E. Ochrana osobních údajů v aplikační praxi : Vybrané otázky. 2. vyd. Praha : Linde, 2010 s. 148. 71 Tamtéţ. s. 149. 72 Tamtéţ. s. 152. 73 HEJLÍK, L. – MATOUŠOVÁ, M. Osobní údaje a jejich ochrana. 2. dopl. a aktualiz. vyd. Praha: ASPI, Wolters Kluwer, 2008. s. 118.

41

sloţce dlouhodobých zaměstnanců najdou dokumenty, které tam v současné době, vzhledem k účinné právní úpravě, být jiţ nemají. Protoţe osobní údaje je moţné uchovávat pouze ke stanovenému účelu a po dobu nezbytnou k účelu jejich zpracování, musí být z osobních spisů zaměstnanců nadbytečné údaje, případně dokumenty, odstraněny. Kromě vyţadování dokladu o trestní bezúhonnosti, o kterém jsem se zmínila jiţ výše, můţe být za problematickou otázku povaţováno vyţadování fotografie zaměstnance. Zákoník práce zaměstnavateli povinnost vyţadovat fotografii neukládá, ale v některých zvláštních zákonech se můţeme setkat s předpokladem průkazu zaměstnance s jeho fotografií. Pokud se bude jednat o zpracování nezbytné pro dodrţení právní povinnosti zaměstnavatele, resp. bude-li náplní práce zaměstnance činnost, kdy na základě právních předpisů je potřeba sluţební průkaz, je zaměstnanec povinen fotografii poskytnout. V případech, kdy zpracování fotografie není povinností zaměstnavatele, ale chce ji vyuţít např. na přístupové karty nebo zpřístupnit v informačním systému, je nutný souhlas zaměstnance s takovýmto zpracováním. Domnívám se, ţe by se mělo jednat o výslovný souhlas, neboť fotografii povaţuji za citlivý osobní údaj, který můţe vypovídat o rasovém nebo etnickém původu. Problematickou se můţe jevit otázka, zda je zaměstnavatel povinen plnit oznamovací povinnost vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů. Odpověď je poskytnuta v § 16 a 18 zákona o ochraně osobních údajů. Pokud zaměstnavatel zpracovává pouze údaje, které mu ukládá zpracovávat zvláštní zákon nebo které jsou potřeba k plnění povinností a uplatňování práv daných mu zvláštním zákonem, oznamovací povinnost se na něj nevztahuje. Pokud by však shromaţďoval i některé další údaje nebo údaje zpracovával pro jiné účely, je toto zpracovávání povinen písemně oznámit Úřadu pro ochranu osobních údajů, následně bude zapsán do registru správců osobních údajů a můţe zpracování zahájit.

5.2.3. Po skončení pracovněprávního vztahu Zaměstnavatel smí uchovávat osobní údaje zaměstnanců pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování. Tato doba nekončí se zánikem zaměstnání a podle Chládkové a Bukovjana zaměstnavatel nikde nenajde odpověď na otázku, které z dokumentů obsahujících osobní údaje bývalých zaměstnanců si má nebo můţe po

42

skončení pracovního poměru ponechat, případně jak dlouho je archivovat.74 Problém nebývá u dokumentů, jejichţ konkrétní označení a délku uschování stanoví zákon (jedná se zejména o dokumenty pro účely důchodového pojištění) ani u dokumentů, které obsahují záznamy, které je zaměstnavatel povinen uschovávat pro účely stanovené zvláštním právním předpisem (zejména dokumenty pro účely nemocenského pojištění). Problém můţe nastat u dokumentů, které mají slouţit k ochraně práv a právem chráněných zájmů zaměstnavatele, tedy dokladů, které mohou slouţit jako důkazní prostředek v případě sporu nebo v případě kontroly. V těchto případech se můţe zdát být dostačující doba uchování 3 roky, neboť po třech letech dojde k promlčení pracovněprávních nároků. Promlčení pracovněprávních nároků se řídí občanským zákoníkem. Jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje shromáţděny, je nutné provést likvidaci těchto údajů. V osobní sloţce zaměstnance by po skončení zaměstnání určitě neměly zůstávat osobní dotazník, zápočtový list a posudek od bývalého zaměstnavatele, doklad o bezúhonnosti a další. Tyto dokumenty by měly být vráceny zaměstnanci. Jak uvádí Jouza, zaměstnavatel musí uschovávat doklady týkající se poskytování a výplaty dávek nemocenského pojištění, včetně evidence doby zaměstnání a evidence lhůt a podpůrčích dob po dobu 10 kalendářních let po roce, kterého se týkají, těmito doklady se rozumí doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního poměru, záznamy o úrazech a nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu. Pro účely důchodového pojištění musí zaměstnavatel uschovávat mzdové listy nebo účetní záznamy po dobu 30 let následujících po roce, kterého se týkají.75 Stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění je zaměstnavatel povinen uschovávat po dobu 3 let po roce, kterého se týkají.

5.3. Souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů „Souhlas se zpracováním osobních údajů je nepochybně jedním ze základních institutů zavedených zákonem o ochraně osobních údajů a je preferovaným právním titulem pro zpracování osobních údajů. Toto vyplývá jak z dikce zákona o ochraně

74

BUKOVJAN, P. - CHLÁDKOVÁ, A. Personalistika : Dvanáctero správného vedení personální agendy podle zákoníku práce od 1. 1. 2009. 2. rozšíř. a aktualiz. vyd. Praha : ASPI, 2009. s. 74. 75 JOUZA, L., Osobní spisy zaměstnanců v roce 2010 a povinnosti zaměstnavatelů. Účetnictví, daně a právo v zemědělství. 2010, č. 3/2010. s. 29.

43

osobních údajů, tak i směrnice.“76 Zaměstnavatel jako správce osobních údajů můţe tedy zpracovávat osobní údaje zásadně pouze se souhlasem zaměstnance. Výjimkou jsou situace, kdy je zpracování nezbytné pro dodrţení právní povinnosti zaměstnavatele, pro plnění smlouvy, které je dotčená osoba stranou nebo pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy uskutečněné na návrh subjektu údajů nebo pro ochranu práv a právem chráněných zájmů zaměstnavatele.77 Většina údajů, které zaměstnavatel bude potřebovat je moţno zařadit pod tyto výjimky, přesto je souhlas ke zpracování osobních údajů obvykle součástí osobního dotazníku společně s prohlášením, ţe zaměstnanec byl informován o účelu zpracování předaných osobních údajů. Je nutné rozlišit souhlas dávaný uchazečem o zaměstnání a jiţ přijatým zaměstnancem.

Údaje

o

uchazečích

jsou

zpracovávány za

účelem

výběru

nejvhodnějšího uchazeče a následného vzniku pracovněprávního vztahu, v takovémto případě není nutný souhlas uchazeče se zpracováním jeho osobních údajů, souhlas by byl třeba, pouze pokud by údaje měly být po nějakou dobu shromáţděny v databázi uchazečů. Po přijetí do zaměstnání většinu údajů shromaţďuje zaměstnavatel ke splnění povinností stanovených zákonem nebo k ochraně svým práv a právem chráněných zájmů, avšak je moţné shromaţďovat údaje i nad rámec zákonem stanovený. Zde je jiţ nezbytné mít souhlas zaměstnance se zpracováním těchto údajů. V praxi bude obvyklé, ţe souhlas bude dáván souhrnně ke zpracování všech poskytnutých údajů, s výjimkou údajů citlivých. Ke zpracování citlivých údajů je potřeba výslovného souhlasu zaměstnance, pokud zpracování nepředepisuje některý ze zvláštních zákonů. „Ani na základě souhlasu však nelze, zpracovávat osobní údaje absolutně vyňaté z diskrece zaměstnavatele, tedy údaje, resp. informace o sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách a hnutích a o příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti a to proto, že § 316 odst. 4 zákoníku práce stanoví, že zaměstnavatel nesmí tyto informace ani vyžadovat, což prakticky znamená absolutní zákaz takovými osobnímu údaji vůbec disponovat.“78 Paradoxem je, ţe informaci o členství v odborové organizaci zaměstnavatel získá, má-li strhávat ze mzdy členský příspěvek ve prospěch odborové organizace. Souhlas ke zpracování citlivých osobních údajů není potřeba, jde li o zpracování nezbytné pro dodrţení povinností a práv správce odpovědného za 76

MAŠTALKA, J. Osobní údaje a my. Praha : C. H. Beck, 2008. s. 48. § 5 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. 78 BARTÍK, V. – JANEČKOVÁ E. Ochrana osobních údajů v aplikační praxi : Vybrané otázky. 2. vyd. Praha : Linde, 2010 s. 151. 77

44

zpracování v oblasti pracovního práva a zaměstnanosti, stanovené zvláštním zákonem, jde o údaje podle zvláštního zákona nezbytné pro provádění nemocenského a důchodového pojištění nebo je to nezbytné pro zajištění a uplatnění právních nároků.79 Souhlas subjektu údajů musí být prokázán po celou dobu, kdy ke zpracování osobních údajů dochází a můţe být kdykoliv odvolán. Jedná se o jednostranný právní úkon, který musí splňovat náleţitosti dle občanského zákoníku, tedy musí být určitý, vědomý a svobodný. Písemná forma souhlasu není nikde stanovena, avšak v případě sporu a nutnosti prokázat souhlas subjektu údajů, je ústní forma nedostatečná. Musí se jednat o souhlas informovaný, tedy zaměstnanec musí být informován o účelu zpracování, o rozsahu zpracování, kterému správci je souhlas dáván a o tom, kdo bude mít přístup k jeho osobním údajům, stejně tak o svém právu nahlíţet do svého osobního spisu. Nemělo by být opomenuto ani elektronické zpracovávání osobních údajů.

5.4. Ochrana informací Pro správnou práci s osobními údaji a splnění povinností k jejich ochraně v pracovněprávních vztazích je nutné kombinovat zejména ustanovení zákoníku práce, zákona o zaměstnanosti a zákona o ochraně osobních údajů. Zaměstnavatel nesmí vyţadovat od zaměstnance informace, které nesouvisí s výkonem práce a pracovněprávním vztahem a poskytnuté osobní údaje zaměstnanců musí zabezpečit před neoprávněným přístupem jiných osob nebo zneuţitím, aby byl zaměstnanec chráněn před neoprávněnými zásahy do soukromého a osobního ţivota. Zaměstnavatel

musí

zejména

přijmout

taková

opatření,

aby

nedocházelo

k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení nebo ztrátě, neoprávněným přenosům nebo neoprávněnému zpracování. „Zaměstnanci, kteří shromažďují a zpracovávají osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo jejich zabezpečení. Povinnost trvá i po skončení zaměstnání.“80 Obvykle je rozsah a způsob práce s osobními údaji upraven vnitropodnikovou směrnicí, avšak i zákoník práce uvádí rozsah osob, které jsou oprávněny do osobního spisu nahlíţet. Jedná se o taxativní výčet, kde chybí osoby, které mají v pracovní náplni 79

BUKOVJAN, P. - CHLÁDKOVÁ, A. Personalistika : Dvanáctero správného vedení personální agendy podle zákoníku práce od 1. 1. 2009. 2. rozšíř. a aktualiz. vyd. Praha : ASPI, 2009. s. 59. 80 KAHLE, B. Praktická personalistika: po novele zákoníku práce od 1. 1. 2001. Praha : PRAGOEDUCA, 2000. s. 34.

45

vedení osobních spisů zaměstnanců. Povaţuji za důleţité zdůraznit, ţe do osobního spisu zaměstnance smí nahlíţet jemu nadřízený vedoucí zaměstnanec, nikoliv jakýkoliv vedoucí zaměstnanec. Ač to zákon neupravuje, je z povahy věci zřejmé, ţe do osobních sloţek zaměstnanců musí nahlíţet zaměstnanci personálních útvarů při plnění svých konkrétních pracovních úkolů a také správci elektronických databází. Mimo rámec správce mají právo nahlíţet do osobních sloţek zaměstnanci orgánů kompetentních k provádění kontrolní činnosti na úseku dodrţování pracovněprávních předpisů a předpisů s nimi souvisejícími a zaměstnanci orgánů kompetentních k provádění kontrolní činnosti na úseku ochrany osobních údajů, a to na základě písemného pověření k provedení kontroly, orgány činné v trestním řízení a soudy, a to v souvislosti s vyřizováním konkrétní věci. Mimo působnost správce se dále předávají určité osobní údaje poţadované příslušným právním předpisem jako např. podklady k ţádosti o důchod, informace ve věci řízení nemoci z povolání, atd. Písemná ţádost o tyto údaje musí obsahovat rozsah poţadovaných osobních údajů, označení příslušných ustanovení zákona, podle kterého jsou osobní údaje poţadovány a podpis a razítko ţadatele. Úřad pro ochranu osobních údajů také konstatoval, ţe poskytnutí personálně mzdové dokumentace kontrolním pracovníkům při kontrole odměňování zaměstnanců bez souhlasu těchto zaměstnanců není v rozporu se zákonem o ochraně osobních údajů.81 Všechny podklady, které budou v rámci kontroly orgánem kontroly vyţadovány, však musí být přiměřené účelu konkrétní kontroly. Oprávnění nahlíţet do osobního spisu uvedenému v zákoníku práce obvykle odpovídá oprávnění uvedených orgánů v jiných právních předpisech. Mimo působnost zaměstnavatele lze tedy poskytnout osobní údaje pouze na základě zákonem podloţeného důvodu nebo se souhlasem zaměstnance. V praxi se personalisté setkávají se situacemi, kdy je telefonicky kontaktuje banka, úvěrová společnost, apod. a ţádá potvrzení informace, zda u společnosti daný zaměstnavatel pracuje, případně potvrzení dalších údajů. Mnoho personalistů si neví rady s tím, jak tuto situaci řešit. Zaměstnavatel potvrdí poţadované údaje (mimo jiné obvykle výši mzdy) zaměstnanci na jeho ţádost na potvrzení, toto sdělení osobních údajů je se souhlasem zaměstnance, zde problém nevzniká, avšak následně si instituce poskytnuté údaje často telefonicky ověřují. Podle Bartíka a Janečkové by zaměstnavatel neměl sdělovat ani potvrzovat údaje o zaměstnanci na základě telefonického dotazu, aniţ by měl souhlas zaměstnance s poskytováním osobních údajů pro účely 81

Úřad pro ochranu osobních údajů : často kladené dotazy [online]. Změněno 1. 3. 2011 [citováno 201103-01]. Dostupné z: .

46

telefonického ověřování vydaného dokumentu.82 S uvedeným nelze neţ souhlasit, neboť těţko lze ověřit, kdo opravdu telefonuje a komu je informace poskytována. Zajímavou problematikou související s ochranou osobních údajů je zveřejňování jmen, příjmení, funkce a kontaktů jednotlivých zaměstnanců na webových stránkách společnosti nebo v propagačních materiálech. Informace v uvedeném rozsahu můţeme povaţovat za sdělení osobních údajů a vyvstává otázka, zda je k takovémuto zveřejnění potřeba souhlasu subjektu údajů. Dle Mokrého lze na uvedený případ aplikovat výjimku, kdy zpracování osobních údajů je nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce a souhlasu není potřeba.83 Takovéto zveřejnění však nijak nesmí zasahovat do soukromého ţivota zaměstnance. K podobné problematice se jiţ dříve vyjádřil Úřad pro ochranu osobních údajů, a ačkoliv se jedná o názor z doby před účinností současného zákona o ochraně osobních údajů, domnívám se, ţe je stále aktuální. Zaměstnavatel má pro plnění svých úkolů podle Úřadu právo (pokud jde o sdělení informací podle zvláštního zákona) pouţívat a případně i jiným osobám sdělovat ty osobní údaje zaměstnance, které se týkají výlučně jeho pracovních aktivit a zjevně nevypovídají o jeho soukromém ţivotě, za podmínky, ţe zaměstnavatel dodrţí všechny povinnosti, uloţené mu tímto zvláštním zákonem (např. zákoník práce). Zaměstnavatel také můţe, pokud je to potřebné k plnění jeho úkolů a zvláštní zákon nestanoví jinak, bez souhlasu zaměstnance sdělit jeho jméno a příjmení, akademický titul, funkční zařazení, kontaktní údaje zaměstnance na jeho pracoviště (číslo telefonu, faxu, adresu elektronické pošty).84 Je zřejmé, ţe v případě, kdy je náplní práce např. sjednávání obchodních záleţitostí, je pro obchodní partnery nezbytné vědět, koho a jakým způsobem mohou kontaktovat a bez uvedení těchto údajů o zaměstnancích bude zaměstnavatel jako celek plnit své úkoly jen velmi obtíţně. S ochranou osobních údajů se můţeme setkat i u některých dalších institutů upravených v zákoníku práce, kdy např. v pracovním posudku smí být uváděny pouze údaje týkající se zaměstnání, v potvrzení o zaměstnání smí být uvedeny pouze údaje taxativně vymezené a jiné informace smí být podávány jen se souhlasem zaměstnance.

82

BARTÍK, V. – JANEČKOVÁ E. Ochrana osobních údajů v aplikační praxi : Vybrané otázky. 2. vyd. Praha : Linde, 2010 s. 168. 83 MOKRÝ, L. Uvedení jmen zaměstnanců na firemních stránkách vs. Ochrana osobních údajů. Pracovní právo.com [online]. Vydáno 14. 9. 2010 [citováno 2011-26-02]. Dostupné z: . 84 Úřad pro ochranu osobních údajů: K problémům z praxe [online]. Změněno 1.3.2011 [citováno 201103-01]. Dostupné z: .

47

Není moţné opomenout technické zabezpečení osobních údajů. Osobní spisy zaměstnanců není moţné shromaţďovat na místech, kde k nim bude mít přístup prakticky kdokoliv, měly by být na uzamčeném místě, kde bude zřejmé, který z pracovníků k nim má přístup. V případě elektronické databáze je také nutné přístup do systému zabezpečit. U větších společností, kde můţe být počet osob oprávněných do osobní sloţky zaměstnance nahlíţet poměrně vysoký, by mělo být evidováno komu, kdy a za jakým účelem byly osobní údaje konkrétního zaměstnance zpřístupněny. Pokud zaměstnanec zjistí nebo se domnívá, ţe zaměstnavatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního ţivota nebo v rozporu se zákonnými předpisy můţe poţádat zaměstnavatele o vysvětlení nebo poţadovat, aby tento stav byl odstraněn. Nevyhoví-li zaměstnavatel ţádosti subjektu údajů, má subjekt údajů právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů. Při skončení pracovněprávního vztahu musí být zaměstnanci vráceny všechny dokumenty s jeho osobními údaji, dokumenty, které vznikly vlastní činností zaměstnavatele k plnění zákonem stanovených povinností, zaměstnavatel uchovává po dobu stanovenou zákonem a následně musí být taktéţ zlikvidovány.

48

ZÁVĚR Cílem mojí diplomové práce bylo uvést, jak můţe vypadat vedení personální agendy u zaměstnavatele a jakým způsobem je zaměstnavatel při této činnosti omezen. Jsem si vědoma, ţe práce není vyčerpávající, vzhledem k moţné šíři problematiky, avšak shrnula jsem základní činnosti, kterými se personalista kaţdé společnosti musí zabývat a jejich moţnou podobu. Při psaní této práce jsem vyuţila zkušenosti získané při praxi na konkrétním personálním oddělení. Podoba vedení personální agendy se u jednotlivých zaměstnavatelů můţe značně odlišovat, neboť ţádný předpis neuvádí, co a jakým způsobem personalista v této oblasti můţe vykonávat. Základní rámec je dán potřebami zaměstnavatele a zákonem o ochraně osobních údajů. Zaměstnavatel musí plnit řadu povinností, které pro něj vyplývají z pracovní smlouvy se zaměstnancem nebo ze zákonné úpravy (např. povinnosti v oblasti důchodového a nemocenského pojištění), a aby mohl tyto povinnosti řádně plnit je pro něj nezbytné pracovat s osobními údaji svých zaměstnanců. Zaměstnanec má však právo na ochranu soukromí a svých osobních údajů, které mu zaměstnavatel musí zabezpečit. V práci jsem se kromě vedení personální agendy během pracovněprávního vztahu zabývala i činností před vznikem pracovněprávního vztahu a po jeho ukončení, neboť práce personalisty ve vztahu ke konkrétnímu zaměstnanci není ohraničena trváním pracovněprávního vztahu. Řadu údajů zaměstnavatel potřebuje znát pro posouzení vhodnosti uchazeče o zaměstnání a řadu dokumentů, obsahujících osobní údaje, je zaměstnavatel povinen evidovat i po skončení zaměstnání. Dbát na ochranu osobních údajů musí zaměstnavatel ve všech fázích práce s údaji o zaměstnanci. Během trvání pracovněprávního vztahu je vedení osobního spisu zaměstnance jednou z nejdůleţitějších činností kaţdého personalisty. V práci jsem podrobněji pojednala o základních dokumentech, které se v osobní sloţce nebo elektronické evidenci o zaměstnanci obvykle vyskytují a o jejich podobě. Výčet není vyčerpávající. Pokud zaměstnavatel neporuší ustanovení zákonných předpisů, mohou být evidovány i jiné dokumenty. Personalista také musí poskytovat řadu informací orgánům mimo zaměstnavatele. Jedná se o plnění povinností stanovených zákonem především k úřadu práce, správě sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovně. V práci jsem uvedla, které údaje musí zaměstnavatel vnějším údajům sdělovat a za jakých podmínek. 49

V mé práci jsem se nezabývala činnostmi a údaji spadajícími pod vedení mzdové agendy, neboť se domnívám, ţe dokumentace související s výplatou mezd by měla být vedena odděleně. U menších zaměstnavatelů bude pravděpodobně vedení mzdové a personální agendy často splývat, přestoţe se jedná o samostatné činnosti. Vedení personální agendy je činnost rozsáhlá a jistě náročná a její konkrétní podoba je dána potřebami praxe. Kaţdý zaměstnavatel je nucen činnosti spadající pod vedení personální agendy vykonávat, a protoţe lidé jsou pro kaţdého zaměstnavatele důleţitým zdrojem, měl by být kladen důraz nejen na soulad s předpisy, ale i na efektivnost a systematičnost.

50

RESUMÉ

Personal work is a complex of important activities connected with human sources no employer can do without. When saying: to direct the personal agenda we mean all administrative activities connected with employment of people. The activities connected with engaging a new employee, employee's personal file management, turning off a person from her or his employment, communication with authorities as with the court, health insurance company etc are regarded to be the most important. The duties to outer authorities are set down by special legal regulations. The employer has a right not duty to keep employee personal file. But the duties which the employer has make him collect and use the information about his employees. Only document connected with work and working relations of the employee may be deposited in the personal file. The following documents will be usually deposited in the personal file: the application for job, curriculum vitae, personal questionnaire, employment certificate from their former employer, report on the work of the former employer, the copies of the certificates from schools, the health certificate from a doctor, employment contract and its amendments, further contract arrangements, job evaluation and employee behavior, the evidence of the working time etc. The personal questionnaire serves the employer to find out all personal data he should know about his employee. There is a difference between the data the employer requires from the applicant for a job and the data he requires from his employee. As regards an applicant it is necessary to know only the data which are necessary for considering his ability to do the work required. As regards the employee the employer must know more data, especially: his or her name and surname, when the employee is a woman her maiden name, academic title, the date and the place of birth, if he or she is married, ID number, the permanent address, the address for delivering, citizenship, the names and dates of birth of the children and the statement whether they still attend school, the data about their school education, about their preceding occupations, about their disability, about other gainful activity, rent, data about health insurance company. The employer needs these data for fulfillment of his duties arising from the employment contract or legal regulations. The personal questionnaire must be returned to the employee at the end of the employment. Every employer must give a certificate of the employment to the employee after the end of his or her employment and he can state only data designated by law. Other data 51

may be stated only with the agreement of the employee. The delivering of this document can not be blocked e. g. When the employer wants the employee to settle some obligations or him to return working equipment. In case the employee does not agree with this document he can ask for its modification at the court. In case the employer asks for employment report, the employer must write it. Only the data connected with the estimation of the employee, his abilities, qualification and his work achievements can be stated there. There must not be any information regarding his or her personal or private life. When the employee does not agree with the contents of this document, he can ask for its modification at the court. Now a days the employer does not usually require such a paper written by the preceding employer. But in the case he has it in the personal file of the employee, he must return it to the employee after he stops working in his firm. Further documents serve especially as documents for fulfillment of the legal duty of the employer or the law itself orders their existence. Every employer must protect the data which he collects from the misuse or from invading into the private life of the employee. Personal data which are not imposed by law can be collected only with the agreement of the employee and the employer is not allowed to collect data which are not connected with her or his performance or employment relationship. The Labour code states which people are allowed to see the personal documents of the employee.

52

Seznam pouţité literatury a dalších zdrojů Kniţní publikace a články BARTÍK, V. – JANEČKOVÁ, E. Ochrana osobních údajů v aplikační praxi : vybrané otázky. 2. vyd. Praha: Linde, 2010. 263 s. ISBN 9788072018130. BARTÍK, V. - JANEČKOVÁ E. Osobní spis zaměstnance jako zpracování osobních údajů. Práce a mzda. 2009, č. 7, s. 9. BUKOVJAN, P. - CHLÁDKOVÁ, A. Personalistika : dvanáctero správného vedení personální agendy od 1.1.2009. 2. rozšíř. a aktualiz. vyd. Praha : ASPI, 2009. 435 s. ISBN 9788073574048. D'AMBROSOVÁ, H. – ČORNEJOVÁ, H - LEŠTINSKÁ, V. aj. Abeceda personalisty 2009. 3. vyd. Olomouc : ANAG, 2009. 383 s. ISBN 9788072635122 D´AMBROSOVÁ, H. Vedení osobního spisu zaměstnance. Mzdy a personalistika v praxi. 2006, č. 10/2006, s. 25. D'AMBROSOVÁ, H. - KLÍMOVÁ, R. Vedení personálních a mzdových agend v praxi od roku 2004. Praha : Pragoeduca, 2004. 266 s. ISBN 8073100126. FOOT, M. - HOOK, C. - GALVAS, M. Personalistika. Přeloţil J. Bláha, Z. Kaňáková, A. Mateiciuc. Praha : Computer Press, 2002. 462 s. ISBN 80-7226-515-6. HEJLÍK, L. – MATOUŠOVÁ, M. Osobní údaje a jejich ochrana. 2. dopl. a aktualiz. vyd. Praha: ASPI, Wolters Kluwer, 2008. 455 s. ISBN 9788073573225. CHLÁDKOVÁ, A. Nad zápočtovým listem. Průvodce pracovněprávními předpisy. 2007, č. 7-8/2007, s. 10-14. JOUZA, L. Osobní spisy zaměstnanců v roce 2010 a povinnosti zaměstnavatelů. Účetnictví, daně a právo v zemědělství. 2010, č. 3/2010, s. 29.

53

KAHLE, B. Praktická personalistika : po novele zákoníku práce od 1.1.2001. 2. aktualiz. vyd. Praha : Pragoeduca, 2001. 211 s. ISBN 8085856948. KOUBEK, J. Personální práce v malých podnicích. Praha : Grada Publishing, 1996. 192 s. ISBN 8071692069. KOUBEK, J. Řízení lidských zdrojů : základy moderní personalistiky. 3. vyd. Praha : Management press, 2001. 367 s. ISBN 8072610333. MAŠTALKA, J. Osobní údaje a my. Praha : C. H. Beck, 2008. 212 s. ISBN 9788074000331. ŠLAPÁK, Č. T. – PÁNEK, Z. – KOTOUS, J. Zaměstnanost a personální řízení. Praha : Univerzita Karlova v Praze Právnická fakulta, v nakl. IFEC, 2006. 80 s. ISBN 8085889765. Právní předpisy a soudní rozhodnutí Zákon č. 2/1993 Sb., Listina základních práv a svobod, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů. Rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 24. 9. 2004, sp. zn. 21 Cdo 981/2004. Rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 20. 3.2003, sp. zn. 21 Cdo 1491/2002. Rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 5. 8. 2009, sp. zn. 7 Tdo 504/2009. Rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 22. 4. 2003, sp. zn. 21 Cdo 1893/2002. Rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 17. 5. 2005, sp. zn. 21 Cdo 2152/2004. Rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 5. 4. 2007, sp. zn. 21 Cdo 1478/2006.

54

Elektronické prameny BRŮHA, D. Pracovní posudek či potvrzení o zaměstnání. Odborový svaz zdravotnictví a sociální péče ČR [online]. Změněno 7. 11. 2005 [citováno 2011-02-24]. Dostupné z: . BUKOVJAN, P. Pracovní posudek. Doplnek.com [online]. Vydáno 3. 1. 2010 [citováno 2011-02-23]. Dostupné z: . Česká správa sociálního zabezpečení [online]. Změněno 28. 2. 2011 [citováno 2011-0228]. Dostupné z: . FETTER, R. W. Jak na sráţky ze mzdy v případě souběhu exekucí. Měšec.cz [online]. Vydáno 6. 5. 2010 [citováno 2011-28-02]. Dostupné z: . ISSN 1213-4414. Ministerstvo práce a sociálních věcí [online]. Změněno 14. 1. 2011. [citováno 2011–0208]. Dostupné z: <www.mpsv.cz>. MOKRÝ, L. Uvedení jmen zaměstnanců na firemních stránkách vs. Ochrana osobních údajů. Pracovní právo.com [online]. vydáno 14. 9. 2010 [citováno 2011-26-02]. Dostupné z: . Odcházející zaměstnanec a jeho právo na pracovní posudek. BusinessInfo.cz [online]. Změněno 31. 5. 2010 [citováno 2011-02-23]. Dostupné z: . Úřad pro ochranu osobních údajů [online]. Změněno 1. 3. 2011 [citováno 2011-03-01]. Dostupné z: .

55

Příloha č. 1

56

85

85

Zdroj: akciová společnost s více neţ 3400 zaměstnanci.

57

OSOBNÍ DOTAZNÍK Příjmení, jméno, titul_________________________________________Rodné příjmení __________________________ Další příjmení__________________________________ Místo narození_______________________________________ Datum narození _______________________________ RČ __________________________________________________

Rodinný stav_____________________ Datum sňatku, rozvodu, ovdovění_____________________________________ Státní příslušnost______________ČOP ____________________ Vydalo ____________________Dne ______________ Zdravotní pojišťovna_____________________________________________ Jste voják?_________________________ Změněná pracovní schopnost (datum přiznání)__________________________________________________________ Adresa trvalého bydliště ___________________________________________ PSČ__________ Telefon ____________ Adresa přechodného bydliště_______________________________________ PSČ__________ Telefon ____________ __________________________________________________________________________________________________

Adresa příbuzných (známých), na kterou má být v případě mimořádné události podána zpráva Vzdělání a kvalifikace Rok ukončení

Druh školy, obor

Druh zkoušky

Základní Vyučení Střední odborné Úplné střední všeobecné Úplné střední odborné Vyšší odborné Vysokoškolské Postgraduální Kursy, školení, stáže Nedokončené včetně současného studia při zaměstnání

Jazykové znalosti Jazyk

Stupeň znalosti (slovem, písmem, obojí)

58

Druh zkoušky

Odborné znalosti a dovednosti

(práce s počítačem, řidičský průkaz, státní zkoušky)

Průběh dosavadního zaměstnání Zaměstnavatel

Od - do

Zařazení

Rodinní příslušníci a ostatní vyţivované osoby Příjmení, jméno Příbuz. Datum Bydliště Zaměstnavatel manžel/ka, druh, narození poměr družka, děti

Máte ještě jiný pracovní poměr? (výdělečnou či podnikatelskou činnost)_____________________________________ Organizace (podnik)_____________________od_____________druh činnosti__________________úvazek__________ Pobíráte důchod ?

Druh_____________________datum přiznání_________________ ve výši____________Kč

Máte stanovené srážky ze mzdy?

Jaké____________________________________________________________

Souhlasím s: Prohlašuji, že veškeré údaje jsem uvedl dle svého nejlepšího vědomí a svědomí. Datum a podpis Poznámka:

86

________________________________________

Přílohou k osobnímu dotazníku je životopis, kde se prosím vyjádřete např. k předchozí pracovní činnosti, k publikační 86 a přednáškové činnosti a k rodinným poměrům.

Zdroj: společnost s ručením omezeným s více neţ 1500 zaměstnanci.

59

60

61